Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu tham khảo Tin học hóa hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu
Phần mở đầu Giới thiệu tổng quan về đề tài I- Tên đề tài: Tin học hoá hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu tại công ty may Thăng Long II- Lý do lựa chọn đề tài: Ngày nay, tin học đợc ứng dụng trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội. Đặc biệt, đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, tin học là một bộ phận không thể thiếu của các doanh nghiệp nếu muốn hoạt động có hiệu quả.Thực tế cho thấy, từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự, tín dụng, marketting, các doanh nghiệp không những tiết kiệm đợc chi phí thuê nhân công mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục đ- ợc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ thực tế đó, em muốn nghiên cứu đề tài này trớc hết là để bắt kịp với nhu cầu và xu thế chung của xã hội, trên cơ sở đó tăng cờng khả năng kết hợp giữa kinh tế với tin học đồng thời phát huy những kiến thức của các bộ môn kinh tế đã đợc học trong nhà trờng, đặc biệt là bộ môn kế toán. Theo em, sự kết hợp giữa tin học và kinh tế là vô cùng cần thiết. Sự kết hợp giữa hai lĩnh vực này sẽ không ngừng bổ trợ cho nhau, thúc đẩy nhau ngày càng phát triển. Và hơn nữa, các thầy cô vẫn động viên chúng em TIN HOC- KINH tế _đó là một thế mạnh của sinh viên trờng ta và em thấy mình cần phải phát huy đợc thế mạnh đó. 1 III- Sự cần thiết của đề tài : Đứng trên giác độ kinh tế xã hội nói chung Theo nghiên cứu của các nhà kinh tế , nguyên nhân dẫn đến tình trạng hoạt động kém hiệu quả của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là do trình độ quản lý còn yếu kém. Mà thông tin lại là một trong những yếu tố đầu vào hết sức quan trọng phục vụ cho quá trình quản lý. Không có thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời thì nghệ thuật quản lý dù có hay đến đâu hệ thống sẽ vẫn hoạt động tồi tệ. Vì vậy theo em, xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và đặc biệt là đối với những doanh nghiệp lớn nh công ty may Thăng Long nói riêng càng là vấn đề cần thiết hơn bao giờ hết Đứng trên giác độ doanh nghiệp nói riêng: - Công ty may Thăng Long là công ty may lớn trong cả nớc, chuyên gia công may mặc hàng xuất khẩu, hàng nội địa, gia công thêu, mài Sản phẩm xuất khầu chiếm 80%-90% sản phẩm trung bình của công ty trong một năm. Do vậy, việc xây dựng HTTT quản lý cho công ty là vấn đề cần thiết. - Do qui mô lớn, hàng năm công ty xuất ra hàng triệu sản phẩm may mặc nên nhu cầu nguyên vật liệu là rất lớn. Một điều nữa rất khó khăn cho công ty là 80-90% sản phẩm của công ty là hàng gia công xuất khẩu, nên nguyên vật liệu phần lớn đợc gửi về từ nớc ngoài. Nếu để thất thoát, lãng phí, sai hỏng sẽ không có nguyên vật liệu thay thế, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng là vi phạm hợp đồng với nớc ngoài và phải đền bù, bồi thờng, phá bỏ hợp đồng. Do vậy, vấn đề nguyên vật liệu phải đợc quản lý thật chặt chẽ, chính xác, hiệu quả. Cho nên, thêo em hệ thống quản lý nguyên vật liệu cần phải đợc tin học hoá, cần phải xây dựng một phần mềm nhằm đáp ứng yêu cầu đang đặt ra hết sức bức thiết 2 - Mặt khác, sau khi khảo sát hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu, một vấn đề nữa em nhìn nhận thấy ở công ty cần phải giải quyết, đó là tình trạng công việc của kế toán nguyên vật liệu cũng nh th ký kho thờng bị dồn vào cuối tháng và cuối năm. Nguyên nhân là do doanh nghiệp sử dụng phơng pháp tính giá xuất kho Bình quân cả kỳ dự trữ , phải đợi đến cuối tháng mới tiến hành tính giá vật liệu xuất kho, sau đó mới ghi sổ, lên báo cáo dẫn đến thông tin có khi cung cấp không kịp thời. Do đó, cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin tự động giúp giảm bớt khối lợng công việc của nhân viên vào cuối kỳ, nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên, đồng thời khắc phục những sai sót trong quá trình thực hiên công việc. IV-Mục đích của đề tài : - Đợc ngời sử dụng chấp nhận - Giải quyết đợc hai vấn đề khó khăn của công ry + Tình trạng công việc của nhân viên kế toán và th ký kho bị dồn vào cuối tháng dẫn đến không cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên + Tình trạng khó khăn trong việc quản lý một số lợng nguyên vật liệu quá lớn nhập từ nớc ngoài và mua trong nớc - Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phân sản xuất, bộ phận kế hoạch thị trờng - Tận dụng năng lực tài nguyên( hệ thống máy tính) , năng lực con ng- ời( đội ngũ cán bộ trẻ vừa đợc nhận vào công ty) nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý - Giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm đội ngũ nhân công, tiết kiêm chi phí thất thoát lãng phí nguyên vật 3 liệu,giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý, đồng thời hỗ trợ cho ngời lao động trong công việc V- Nội dung thực hiện đề tài : - Khảo sát hệ thống kho nguyên vật liệu của công ty - Khảo sát hệ thống kế toán nguyên vật liệu của công ty - Thu thập thông tin ( phỏng vấn, thông tin đầu ra, thông tin đầu vào, tệp dữ liệu lu trữ trên máy tính) - Nghiên cứu hệ thống - Mô tả hệ thống và phân tích hệ thống + Mô tả bằng lời + Sơ đồ luồng thông tin (IFD) + Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) + Sơ đồ chức năng của hệ thống(BFD) - Thiết kế hệ thống : + Thiết kế lôgic hệ thống bằng 2 phơng pháp ( đi từ thông tin đầu ra và thiết kế bằng phơng pháp mô hình hoá) + Thiết kế các giải thuật sử dụng trong chơng trình + Thiết kế giao diện chơng trình VI- ý nghĩa của đề tài : -Đây là một đề tài mang tính ứng dụng, hệ thống thông tin mà đề tài xây dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh mức tác nghiệp, cung cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời, tạo ra các báo cáo cho các cấp quản lý khác và cho cấp trên, giúp họ có khả năng đa ra quyết định dựa trên tình hình thực tế. - Hỗ trợ cho hệ thống quản lý kho nguyên liệu của công ty may Thăng Long VII-Thời gian thực hiện đề tài : 4 20/9/2004-10/10/2004 Thu thËp th«ng tin 10/10/2004-1/11/2004 Ph©n tÝch hÖ thèng 1/11/2004-15/11/2004 ThiÕt kÕ hÖ thèng 15/11/2004-30/11/2004 LËp tr×nh 1/12 KiÓm tra phÇn mÒm 5 phần nội dung chơng I Giới thiệu về công ty và sơ lợc và công tác quản lý vật liệu I- Lịch sử hình thành công ty: -Tên gọi : Công ty cổ phần may Thăng Long -Tên giao dịch quốc tế : Thăng Long Garment Joint Stock Company -Tên viết tắt : THALOGA - Email : Thaloga@fpt.vn - fax : (84-4) 8623374 -Website : http://www.vitranet.com.vn/Thaloga -Trụ sở : 250 Minh Khai, Hai Bà Trng, Hà Nội Là một doanh nghiệp cổ phần, công ty may Thăng Long trực thuộc bộ công nghiệp, đợc thành lập vào ngày 08/05/1958 theo quyết định của bộ trởng với tên gọi là công ty may mặc xuất khẩu thuộc tổng công ty xuất khẩu tạp phẩm. Đây là công ty may mặc xuất khẩu đầu tiên của miền Bắc II- Chức năng của công ty: - Sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu, hàng nội địa, gia công thêu mài cho các nhu cầu tập thể, cá nhân, tổ chức kinh doanh ngành may. III-Mục tiêu, ph ơng châm, quan điểm của công ty: *Mục tiêu: - Công ty không ngừng nâng cao số lợng và chất lợng sản phẩm, giảm giá thành, tạo uy tín trên thị trờng trong nớc cũng nh quốc tế - Thị trờng công ty không ngừng đợc mở rộng ra nớc ngoài, đồng thời tăng c- ờng chiếm lĩnh thị trờng trong nuớc. 6 - Công ty phấn đấu đến năm 2005, sản phẩm của công ty sẽ lên đến 14 triệu mỗi năm. * Ph ơng châm, quan điểm của công ty : Công ty may Thăng Long coi uy tín, sự sáng tạo, chất lợng hàng hoá là hàng đầu. Vì vậy, công ty luôn chú trọng đến đào tạo đội ngũ công nhân viên, đổi mới trang thiết bị cho kịp thời đại, đồng thời công ty cũng luôn chú trọng đến công tác quản lý nguyên vật liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho sản xuất đảm bảo sản phâm của công ty luôn đạt chất lợng cao. IV- Hình thức tổ chức kinh hoanh : Ngày 01/03/2004, theo quyết định của bộ công nghiệp, công ty may Thăng Long đã chuyển thành công ty cổ phần may Thăng Long. Trớc đây, may Thăng Long là doanh nghiệp nhà nớc, nay đợc cổ phần hoá theo hình thức bán một phần giá trị doanh nghiệp rồi huy động thêm vốn của ngời lao động trong và ngoài doanh nghiệp. Nhà nớc vẫn nắm giữ 50% cổ phần, còn 50% cổ phần dành cho công nhân trong công ty và bên ngoài. Hình thức cổ phần này khiến cho công nhân trong công ty trở thành ngời chủ thực sự của doanh nghiệp, tạo thêm động lực cho sản xuất, kinh doanh và hình thành cơ chế kiểm soát có hiệu quả hơn của ngời lao động và xã hội đối với doanh nghiệp, tăng năng suất, tiết kiệm chi phí. V- Sản phẩm và thị tr ờng của công ty: - Sản phẩm của công ty là hàng may mặc chất lợng cao, rất đa dạng về số lợng và chủng loại(đồng phục, sơ mi nam nữ , comle, jacket, quần áo bò, áo khoác,quần áo trẻ em, veston ). Tuy nhiên, sản phẩm của công ty chủ yếu là hàng gia công cho nớc ngoài, bên cạnh đó cũng có những sản phẩm do công ty tự sản xuất ra( Hàng gia công là những hàng hoá đợc khách hàng đặt và gửi nguyên vật liệu về cho công ty sản xuất, với những mặt hàng này công ty chỉ cần theo dõi nguyên vật liệu về số lợng mà không phải theo dõi về giát trị). 7 - Hàng năm công ty sản xuất từ 8-9 triệu sản phẩm, trong đó hàng xuất khẩu chiếm 90% , hàng gia công chiếm 80%-90% - Thị trờng sản phẩm của công ty hiện rất lớn. Sản phẩm của công ty đang có mặt trên khoảng 30 quốc gia trên thế giới, cả những thị trờng khó tính nh Nhật Bản, Pháp, Hàn Quốc, Hồng Kông, Đài Loan, Đức, Thuỵ Điển, Hà Lan - Ngoài thị trờng trong nớc, hàng nội địa cũng đợc công ty chú trọng đầu t. Những sản phẩm tiêu thụ nội địa chủ yếu là quần âu, sơ mi cao cấp, quần áo bò, áo jacket, quần áo trẻ em .kiểu dáng phù hợp nên đợc nhiều ngời a thích. VI- Thành tích quan trọng của công ty trong quá trình công tác: - Thành lập từ ngày 08/05/1958 đến ngày 15/12/1958 công ty hoàn thành xuất sắc năm đầu tiên kế hoạch của mình với tổng sản lợng 391129 sản phẩm , đạt 112,8% so với kế hoạch. - Giai đoạn 1980-1986 : Mở rộng thị trờng Đức, Tiệp, Mông Cổ - Giai đoạn 1980-1986 : Xuất khẩu 5 triệu áo sơ mi, đợc nhà nớc tặng thởng 2 huân chơng lao động hạng 3 và một huân chơng lao động hạng nhất cùng nhiều bằng khen khác mặc dù đay là những năm đầu tiên chấm dứt thời kỳ bao cấp chuyển sang kinh tế thị trờng. - Ngày 08/02/1991: Xí nghiệp là đơn vị đàu tiên trong ngành may mặc đợc nhà nớc cấp giấy phép xuất khẩu trực tiếp, tạo thế chủ động, giảm phiền hà, chi phí. - Cho đến nay công ty vẫn không ngừng mở rộng thị trờng, nâng cao chất lợng sản phẩm, mẫu mã sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu ngời sử dụng. VII- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty : - Công ty may Thăng Long là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, trực thuộc tổng công ty may Việt Nam, tổ chức quản lý trực tuyến chức năng theo 2 cấp: 8 + Cấp xí nghiệp : Đứng đầu là giám đốc xí nghiệp, và giúp việc cho giám đốc xí nghiệp là các quản đốc, trởng bộ phận, nhân viên tác nghiệp, nhân viên tiền lơng, nhân viên cấp phát phụ liệu. Xí nghiệp không có bộ máy kế toán mà chỉ có nhiệm vụ tập hợp chi phí để chuyển cho kế toán công ty hạch toán. + Cấp công ty : Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều đợc chỉ đạo bởi ban giám đốc. Ban giám đốc gồm một tổng giám đốc, 3 phó tổng giám đốc. Ngoài ra cấp công ty còn có 7 phòng ban chức năng : phòng tổ chức lao động, phòng kế toán tài vụ, phòng kỹ thuật chất lợng, phòng kế hoạch thị trờng, phòng kinh doanh nội địa, phòng chuẩn bị sản xuất, xí nghiệp phụ trợ, cửa hàng thời trang. 9 Sau đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty 10 Chủ tịch HĐQT Tổng giám đốc Phó TGĐ điều hành SX Văn phòng công ty Phòng kế toán tài vụ XN phụ trợ Phó TGĐ điều hành KD Phòng Kế hoạch thị trường Phòng Kỹ Thuật Chất Lượng Phòng chuẩn bị SX Giám đốc các XN Phòng kinh doanh tổng hợp Cửa hàng thời trang Nhân viên thống kê ở các XN Các XN và PX [...]... - Toàn bộ hệ thống máy tính của công ty cũng đều đã nối mạng cục bộ X- Sơ lợc về công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty: -Nguyên vật liệu đợc quản lý trực tiếp ngay tại kho, tại đâyth ký kho tiến hành lập các phiếu nhập-xuất kho, đồng thời theo dõi thật chặt chẽ nguyên vật liệu về mặt số lợng, th ký kho có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với kế toán kho để thực hiện việc quản lý nguyên vật liệu một cách... chuyển cho từng nguyên vật liệu đợc tính vào cuối tháng theo phơng pháp bình quân cả tháng=tổng số tiền vân chuyển cho nguyên vật liệu trong cả tháng / Số lợng nguyên vật liệu đó đợc vận chuyển trong tháng Đối với nguyên vật liệu do công ty mua : Đối với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất chung : Nợ TK 627_Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng Có TK 152_Chi tiết liên quan Đối với nguyên vật liệu phục vụ sản... Xét theo nguồn gốc hình thành thì NVL của công ty bao gồm: 31 - Nguyên vật liệu do công ty mua - Nguyên vật liệu của khách thuê gia công Xét theo vai trò của nguyên vật liệu trong quà trình sản xuất : - Nguyên vật liệu chính - Nguyên vật liệu phụ 5- Phơng pháp tính giá 5.1 Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế Giá NVL nhập kho = mua Chi phí Thuế nhập khẩu + thu mua + (nếu có) - Giảm trừ... của dữ liệu, việc xử lý, lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ Các ký pháp của IFD : - Xử lý : Xử lý thủ công Giao tác ngời-máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lu trữ dữ liệu : Thủ công Tin học hoá - Dòng thông tin : - Điều khiển Sơ đồ luồng dữ liệu : 22 DFD dùng để mô tả chính hệ thống thông tin IFD nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý , các lu trữ dữ liệu. .. điểm nguyên vật liệu ở công ty: Công ty may Thăng Long là công ty chuyên gia công các sản phẩm may mặc cho nớc ngoài , nguyên vật liệu chủ yếu là do khách hàng mang đến, do đó những nguyên vật liệu này chỉ cần theo dõi về số lợng, còn lợng nguyên vật liệu công ty mua thờng chỉ chiếm số ít và thờng là các phụ liệu không cần nhập nh mex, kho , cúc mà khách hàng yêu cầu 4- Phân loại nguyên vật liệu ở... tiếp : Nợ TK 621_ Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng Có TK 152_Chi tiết liên quan Đối với nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê : Nợ TK 338 Có TK 152_Giá trị nguyên vật liệu thiếu theo đánh giá 7- Mô tả qui trình hạch toán nguyên vật liệu ở công ty : Công ty may Thăng Long là một công ty may mặc rất lớn, sản lợng hàng triệu sản phẩm một năm , cho nên qui trình quản lý nguyên vật liệu của công ty là rất chặt... tháng 4 là 22.050.000+7500*25000 1050+7500 -> ĐGBQ=24.509(đ/yd) 6- Hạch toán nguyên vật liệu : 6.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho : 32 + Nếu mua nguyên vật liệu mà cha thanh toán : Nợ TK 152_Giá mua không thuế Nợ TK 133_Thuế GTGT Có TK 331_Tổng giá thanh toán + Nếu mua nguyên vật liệu mà thanh toán ngay cho khách Nợ TK 152_Giá mua không thuế Nợ TK 133_Thuế... đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu rữ thừ trớc Kết quả xử lý ( Outputs ) sẽ đợc chuyển đến các đích ( Destination ) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu ( Storage ) Toàn bộ qui trình đợc thể hiện dới sơ đồ sau: Nguồn Thu thập Đích Xử lý & lưu trữ 14 Kho dữ liệu Phân phát 3- Phân loại HTTT : Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: -Hệ thống thông tin xử lý giao... chiếu số liệu giữa hai bên - Trên phòng kế toán, nguyên vật liệu cũng đợc theo dõi chi tiết cả về mặt số lợng và mặt giá trị, và đợc hạch toán theo từng kỳ kế toán - ở đây, em xin đợc xây dựng đề tài quản lý nguyên vật liệu cho phòng kế toán của công ty vì thực ra nó cũng sẽ bao gồm cả phần theo dõi số lợng nguyên vật liệu chơng II 12 Phơng pháp luận nghiên cứu : Phần tin học: I- Tổng quan về hệ thống. .. phù hợp với qui trình quản lý kế toán của công ty, phù hợp với tính chất đặc thù của đối tợng đợc quản lý( nguyên vật liệu ), có khả 30 năng xử lý đợc một khối lợng lớn dữ liệu của công ty, có khả năng lập báo cáo kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu của ngời quản lý Ngoài ra nó cũng phải đơn giản trong cách sử dụng II- Nguyên tắc, phơng pháp và qui trình hạch toán nguyên vật liệu ở công ty: 1- Phơng