Chương XÂY DỰNG KẾ HOẠCH THỰC HIỆN, LẬP KẾ HOẠCH, DỰ ĐOÁN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC Eric Verzuh • Yêu cầu: Xây dựng kế hoạch nhằm hướng tới tối ưu hóa cho Dự án Ie: Tập trung vào bước XDKH Đặt vấn đề? Điều tuyệt diệu đêm nhạc Rock trình diễn đậm đà sắc thái phong cách diễn viên múa Và để có điều họ tập thời gian định để đạt đến trình độ hoàn thiện thế! Một dự án nổ lực mang tính tạm thời nhằm tạo sản phẩm độc nhất! Nhóm dự án họ có hội để thực tập họ có trình diễn điều tốt họ đạt mục đích từ lần đầu!  Đêm nhạc Rock có biên đạo múa thực việc biên đạo luyện tập cho vũ công!  Nhà quản lý dự án phải dựa vào kế hoạch hành động cụ thể để biên đạo cho nhóm! Các kế hoạch hình thành tảng cho dự đoán, cân đối, giao tiếp, quản lý phạm vi nhiều chức quản lý dự án khác! Xây dựng kế hoạch chi tiết, cần giải số câu hỏi? Chính xác công việc hoàn thành dự án? Các kỹ cần thiết cho công việc? Ai phân công cụ thể cho công việc? Mỗi dự án cần ngày cần nổ lực chi phí bao nhiêu? Tác nghiệp cần theo trình tự định hay không? Quy mô nhóm dự án?  Những vấn đề xử lý lược đồ mạng lưới, biểu đồ Gantt, bảng tính toán nguồn lực, cấu trúc phân tích công việc LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Khái niệm: Lập kế hoạch dự án việc xác định phân bổ công việc dự án theo trình tự logic, qui định rõ công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực thời gian cần thiết để hoàn thành mục tiêu xác định dự án Vị trí: Lập kế hoạch tiến hành chi tiết hóa mục tiêu dự án thành công việc cụ thể hoạch định chương trình biện pháp để thực công việc Là bước khởi đầu cho giai đoạn thực dự án Có ý nghĩa quan trọng định việc biến dự án thành thực QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI TIẾT MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI TIẾT Từ định nghĩa dự án Các quy tắc dự án Hoạch định Phạm vi Tiền hoạch định quản lí rủi ro: Bước 1: Phát triển cấu trúc công việc (WBS) - Phương thức phát triển - Các tác vụ quản lí rủi ro Bước 2: Tập hợp tác vụ Lược đồ mạng lưới Các tác vụ dự án Bước 3: Dự đoán, thẩm định gói công việc Dự đoán thời gian Các yêu cầu trang tiết bị ước lượng kỹ phân công Bước 4: Tính toán kế hoạch ban đầu Chi phí lao động Bước 6: Phát triển ngân sách Đường găng Các giới hạn tài nguyên kết Bước 5: Cấp phát, cân đối nguyên: - Hoạch định khả thi - Dự báo tài nguyên tài Kế hoạch dự án: Các tác vụ, Kế hoạch,Trách nhiệm Ngân sách, Dự báo tài nguyên Chi phí nguyên vật liệu BƯỚC 1: CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS) (WBS: Work Breakdown Structure) Định nghĩa WBS: WBS xác định tất tác vụ dự án Sử dụng WBS để đơn giản hóa danh sách tác vụ Ie: Nó chuyển công việc lớn, độc nhất, mang tính chất bí mật, hay khối công việc - dự án thành nhiều tác vụ nhỏ quản lý WBS: Có thể thiết lập dạng đồ họa (H1) hay dạng biểu mẫu đơn giản (H2) Xây dựng WBS giúp chúng ta: - Cung cấp minh họa chi tiết phạm vi dự án - Giám sát quy trình: tác vụ loại hình công việc đo lường - Cho phép dự báo xác chi phí thời gian - Xây dựng nhóm dự án H1 WBS dạng đồ họa Dự án Biệt thự Thiết kế, Chuẩn bị mặt Xây dựng Trang trí nội thất Hoàn thiện Hoạt động Xây móng Điện – Nước Nội thất Hoạt động Tường trần tầng Cửa Hoạt động Tường Trần tầng Cầu thang … Hoạt động Sân thượng Các thiết bị khác … H2 WBS dạng đơn giản Dự án Thiết kế Xây dựng: Tường rào Nhà Xây dựng: - Móng, trụ, tường 2- Điện, nước 3- Tường rào 4- Nội thất Gói công việc Tác vụ Nguyên tắc gói công việc Đảm bảo gói công việc hiệu quả, kiểm soát được; gói công việc tuân theo nguyên tắc phổ biến sau: Nguyên tắc 8/80: Không có tác vụ hay lớn 80 công lao động Ie: Giới hạn thời gian gói công việc nằm khoản 1-10 ngày lao động (tính hướng dẫn) Nguyên tắc thời gian báo cáo: Không tác vụ dài khoảng cách điểm trạng thái Ex: Nếu bạn trì họp giao ban tuần, không tác vụ dài tuần Ưu điểm sát việc, tượng hoàn thành tỷ lệ %?? Nguyên tắc “nếu hữu ích”: Tác vụ dự đoán Tác vụ dễ định Tác vụ theo dõi cách dễ dàng Tóm lại: Nếu việc phân tách công việc theo cách không hữu ích, Ie: Việc dự báo, theo dõi phân công chúng không thuận lợi, khuyên bạn đừng nên tách chúng ĐƯA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO CẤU TRÚC CÔNG ViỆC (WBS) Mục đích: đưa hoạt động quản lý vào cấu trúc phân tách công việc Và xem “ Việc quản lý dự án” Dự án Phát triển sản phẩm A Phát triển sản phẩm B Quản lý dự án Chọn nhà thầu Quản lý dự án BƯỚC ĐỊNH NGHĨA (Tập hợp) CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG VIỆC • Xác định mối quan hệ công việc - theo trình tự công việc chi tiết - gói công việc • Minh họa tác vụ từ dự án làm đẹp phong cảnh sau: Các tác vụ bao gồm: Thu thập vật liệu cho bãi cỏ Loại bỏ mảnh vụn Chuẩn bị đất đai Gieo hạt cho bãi cỏ Trồng bụi  Khi chủ nhà thiếu niên thành viên gia đình; người thực dự án, qua tác vụ!  Và vấn đề trình tự công việc cho hợp lý? EX: Trình tự Vật liệu, đá; mảnh vụn; cỏ dại phải loại bỏ trước gieo hạt Nếu ngược lại hạt gieo hạt! H2.1 Tác vụ 1,2 công việc phải thực trước nó! Và có đủ nguồn lực thực đồng thời H1,2 Minh họa H2.1: Bảng công việc thực theo trình tự Dự án làm đẹp phong cảnh Tác vụ Thu thập vật liệu cho bãi cỏ Loại bỏ mảnh vụn Chuẩn bị đất đai Gieo hạt cho bãi cỏ Trồng bụi Việc thực trước Tài nguyên Chủ nhà 1, Nhóm thiếu niên Các thiếu niên Các thiếu niên Các thiếu niên Minh họa sơ đồ mạng H1 Không (tác vụ 4, bị dồn nguồn lực, vấn đề sai lầm thông thường nhất) Kết thúc Bắt đầu H2 Đúng Bắt đầu Kết thúc Các cột mốc điểm đánh dấu hữu dụng Trong dự án có nhiều gói công việc, kiện; nhà quản lý dự án thấy hữu ích đánh dấu kiện bật điểm gọi điểm mốc! Các điểm mốc có thời gian không! Có lý do: Các dấu mốc đánh dấu bắt đầu kết thúc dự án; giúp ta đọc kế hoạch dễ dàng Các mốc sử dụng để đánh dấu đầu vào từ bên tham gia (các báo cáo tác động môi trường )! Một cột mốc thể cho số kiện quan trọng chưa thể gói công việc hay tác vụ? Ex Việc chi trả khoản dựa mứt độ hoàn thành công việc CÁC MỐI QUAN HỆ THỜI ĐiỂM PHỤ THUỘC GIỮA CÁC CÔNG VIỆC Kết thúc – Bắt đầu (FS) Kết thúc – Kết thúc (FF) A A B B Bắt đầu – Bắt đầu (SS) A B BƯỚC DỰ TÍNH CÁC GÓI CÔNG ViỆC - Để xác định chi phí thời gian toàn dự án; Chúng ta cần xây dựng dự báo chi phí thời gian cho gói công việc; gọi dự báo từ lên - Việc dự báo kế hoạch cho tác vụ đo lường thời gian từ lúc khởi động đến lúc kết thúc! Sự dự báo gọi thời gian tồn tác vụ - Ex: Có thể ngày để mua hàng, song 10 ngày để giao hàng tổng cộng 11 ngày? - Việc Dự báo chi phí đến từ nguồn: Lao động Các thiết bị Nguyên vật liệu Các chi phí cố định BƯỚC TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU Tính toán kế hoạch ban đầu tính toán cách sử dụng sơ đồ mạng lưới thời lượng cho gói công việc nhằm xác định ngày bắt đầu kết thúc cho tác vụ dự án Thời điểm bắt đầu sớm - Early Start (ES) Thời điểm hoàn tất sớm - Early Finish (EF) Thời điểm bắt đầu trễ - Late Start (LS) Thời điểm kết thúc trễ - Late Finis (LF)  Việc tính toán kế hoạch xác định thời điểm quy trình gồm bước: TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU Bước tiến tiến độ: (Cho tác vụ) - Thời điểm bắt đầu sớm - Thời điểm hoàn tất sớm Bước lùi tiến độ: Xác định thời gian bắt đầu trể thời gian hoàn thành trể Tính toán thời lượng linh động: Nếu dự án có ngày hoàn thành áp đặt từ bên cho phép có nhiều thời gian để hoàn tất tất tác vụ linh động Ex: Việc mua sắm cho ngày Giáng sinh Ngày 25.12 ngày áp đặt từ bên (ngay từ đầu năm, có đến 200 ngày cho việc mua sắm đến ngày Noel, không bị áp lực nhiều thời gian linh động để thực hiện) Đường găng Khi kế hoạch ban đầu tính xong, dự án bắt đầu định hình Một tính việc hoạch định ban đầu đường găng! Thuật ngữ đường găng sử dụng rộng rãi thường bị hiểu nhầm nhiều nhất! Trong thuật ngữ quản lý dự án Song, khái niệm thật đơn giản Đường găng đường dài xuyên suốt mạng lưới (nghĩa thời gian lâu nhất, không thiết đường có tác vụ nhiều nhất?)! Sơ đồ PERT: Đường găng A4 A2 A1 A3 A6 A5 A7 BƯỚC PHÂN BỔ VÀ CÂN BẰNG CÁC NGUỒN LỰC Mục đích: Là nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực thiết bị phân phối cho dự án Quy trình cân nguồn lực: Thuật ngữ khái niệm “nguồn lực”, Các nguồn lực: Con người, thiết bị, nguyên vật liệu Cân tuân theo bước: - Dự đoán yêu cầu nguồn lực xuyên suốt dự án - Xác định đỉnh nhu cầu nguồn lực - Tại đỉnh, trì hoãn tác vụ không cần thiết; Song không thay đổi chất lượng tiến độ - Khi trì hoãn loại bỏ phải đánh gía lại gói công việc Ex: Thay 2, người cần người Vấn đề: Chúng ta làm KH Cân NL không thực tiễn? BƯỚC XÂY DỰNG CHI TIẾT VỀ NGÂN SÁCH Nguồn gốc liệu cho ngân sách chi tiết: Chi phí lao động nội Chi phí thiết bị nội Chi phí bên thiết bị Chi phí nguyên vật liệu Tạo hoạch định lưu chuyển tiền mặt NHỮNG CẠM BẨY TRONG LẬP KẾ HOẠCH Các yếu tố sau tạo cạm bẩy việc lập kế hoạch: Cấp độ lập kế hoạch không uyển chuyển Phương pháp lập kế hoạch kiềm chế tính sáng tạo Lập kế hoạch thời gian chi phí lạc quan: Ex: Cắt giảm tùy tiện % , Kinh nghiệm không đầy đủ? Đánh giá nguồn nhân lực cao lực khả họ Bỏ sót hoạt động! The End [...]... không hữu ích, Ie: Việc dự báo, theo dõi và phân công chúng không thuận lợi, thì khuyên bạn đừng nên tách chúng ĐƯA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO CẤU TRÚC CÔNG ViỆC (WBS) Mục đích: là đưa các hoạt động quản lý vào cấu trúc phân tách công việc Và xem là “ Việc quản lý dự án Dự án Phát triển sản phẩm A Phát triển sản phẩm B Quản lý dự án Chọn nhà thầu Quản lý dự án BƯỚC 2 ĐỊNH NGHĨA (Tập hợp) CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG... A1 0 2 A3 5 A6 1 4 3 A5 6 A7 4 3 BƯỚC 5 PHÂN BỔ VÀ CÂN BẰNG CÁC NGUỒN LỰC Mục đích: Là nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực và các thiết bị được phân phối cho dự án Quy trình cân bằng nguồn lực: Thuật ngữ và khái niệm nguồn lực , Các nguồn lực: Con người, thiết bị, nguyên vật liệu Cân bằng tuân theo 4 bước: - Dự đoán các yêu cầu nguồn lực xuyên suốt dự án - Xác định đỉnh của nhu cầu nguồn lực - Tại... Kết thúc – Bắt đầu (FS) Kết thúc – Kết thúc (FF) A A B B Bắt đầu – Bắt đầu (SS) A B BƯỚC 3 DỰ TÍNH CÁC GÓI CÔNG ViỆC - Để xác định chi phí và thời gian của toàn bộ 1 dự án; Chúng ta cần xây dựng 1 dự báo về chi phí và thời gian cho mỗi gói công việc; đây được gọi là sự dự báo từ dưới lên - Việc dự báo kế hoạch cho mỗi tác vụ đo lường thời gian từ lúc khởi động đến lúc kết thúc! Sự dự báo này được gọi... lưu chuyển tiền mặt NHỮNG CẠM BẨY TRONG LẬP KẾ HOẠCH Các yếu tố sau đây có thể tạo những cạm bẩy trong việc lập kế hoạch: 1 Cấp độ lập kế hoạch không uyển chuyển 2 Phương pháp lập kế hoạch kiềm chế tính sáng tạo 3 Lập kế hoạch về thời gian và chi phí quá lạc quan: Ex: Cắt giảm tùy tiện % , Kinh nghiệm không đầy đủ? 4 Đánh giá nguồn nhân lực quá cao về năng lực và khả năng của họ 5 Bỏ sót các hoạt động!... (tác vụ 4, 5 bị dồn nguồn lực, đây là vấn đề sai lầm thông thường nhất) 1 Kết thúc Bắt đầu 2 3 4 5 H2 Đúng 1 3 4 Bắt đầu Kết thúc 2 5 Các cột mốc là những điểm đánh dấu hữu dụng Trong dự án có nhiều gói công việc, sự kiện; và nhà quản lý dự án thấy rằng rất hữu ích nếu đánh dấu các sự kiện nổi bật và các điểm đó gọi là các điểm mốc! Các điểm mốc có thời gian bằng không! Có 3 lý do: 1 Các dấu mốc đánh... Finish (EF) 3 Thời điểm bắt đầu trễ nhất - Late Start (LS) 4 Thời điểm kết thúc trễ nhất - Late Finis (LF)  Việc tính toán các kế hoạch xác định 4 thời điểm trên là quy trình gồm 3 bước: TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU 1 Bước tiến tiến độ: (Cho mỗi tác v ) - Thời điểm bắt đầu sớm nhất - Thời điểm hoàn tất sớm nhất 2 Bước lùi tiến độ: Xác định thời gian bắt đầu trể nhất và thời gian hoàn thành trể nhất 3 Tính... hàng và tổng cộng 11 ngày? - Việc Dự báo chi phí có thể đến từ 4 nguồn: 1 Lao động 2 Các thiết bị 3 Nguyên vật liệu 4 Các chi phí cố định BƯỚC 4 TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU Tính toán kế hoạch ban đầu được tính toán bằng cách sử dụng sơ đồ mạng lưới và thời lượng cho mỗi gói công việc nhằm xác định ngày bắt đầu và kết thúc cho mỗi tác vụ cũng như cả dự án 1 Thời điểm bắt đầu sớm nhất - Early Start (ES)...Cấu trúc phân tách công việc (WBS) 1 WBS: Phân tách tất cả các công việc trong dự án thành các tác vụ (hoạt động) riêng lẻ 2 Thông thường có 2 tác vụ trong một WBS (H 2): - Các gói công việc - Các tác vụ tóm lược (một số công việc ph ) Quy mô gói công việc: Thực tiễn kiểm chứng và phổ biến nhất hiện nay mà các dự án thường vượt quá kế hoạch chính là, các gói công việc quá... bắt đầu và kết thúc dự án; giúp ta đọc được kế hoạch dễ dàng hơn 2 Các mốc có thể sử dụng để đánh dấu đầu vào từ các bên tham gia (các báo cáo tác động môi trường )! 3 Một cột mốc có thể thể hiện cho 1 số sự kiện quan trọng chưa được thể hiện bằng 1 gói công việc hay 1 tác vụ? Ex Việc chi trả các khoản dựa trên mứt độ hoàn thành công việc CÁC MỐI QUAN HỆ THỜI ĐiỂM PHỤ THUỘC GIỮA CÁC CÔNG VIỆC Kết thúc... xong, dự án bắt đầu được định hình Một trong những tính năng của việc hoạch định ban đầu là đường găng! 2 Thuật ngữ đường găng được sử dụng rộng rãi nhất và cũng thường bị hiểu nhầm nhiều nhất! Trong các thuật ngữ về quản lý dự án Song, khái niệm về nó thật khá đơn giản 3 Đường găng là đường dài nhất xuyên suốt mạng lưới (nghĩa là thời gian lâu nhất, không nhất thiết là đường có tác vụ nhiều nhất ?)! Sơ ... Nhà quản lý dự án phải dựa vào kế hoạch hành động cụ thể để biên đạo cho nhóm! Các kế hoạch hình thành tảng cho dự đoán, cân đối, giao tiếp, quản lý phạm vi nhiều chức quản lý dự án khác! Xây dựng. .. nhóm dự án?  Những vấn đề xử lý lược đồ mạng lưới, biểu đồ Gantt, bảng tính toán nguồn lực, cấu trúc phân tích công việc LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Khái niệm: Lập kế hoạch dự án việc xác định phân bổ. .. VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO CẤU TRÚC CÔNG ViỆC (WBS) Mục đích: đưa hoạt động quản lý vào cấu trúc phân tách công việc Và xem “ Việc quản lý dự án Dự án Phát triển sản phẩm A Phát triển sản phẩm B Quản