Đang tải... (xem toàn văn)
Khái niệm Hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc trưng nhất định như: tên gọi, tác giả, vấn đề,... được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc một cá nhân. Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tùy theo số lượng văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ quá dày có thể chia thành các ĐVBQ. Hồ sơ có nhiều loại, căn cứ vào đặc điểm và nội dung của văn bản mà người ta có thể chia thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc,... Khái niệm lập hồ sơ: là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ cụ thể được giao, dựa vào danh mục hồ sơ của cơ quan (nếu có) hoặc dựa trên một số đặc trưng phổ biến giống nhau của tài liệu mà tập hợp tài liệu được sản sinh trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc, từng người hoặc từng tập tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu hàng ngày và lâu dài về sau. 2. Tác dụng Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả, khi cần nhanh chóng tìm được văn bản, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan công ty đối với việc lập hồ sơ Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ nhân viên. Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 3. Vị trí Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc. Công tác lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. 4. Yêu cầu lập hồ sơ 1. Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ riêng, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan gồm nhiều loại: loại do cơ quan sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống, loại do cấp dưới gửi lên, loại do các cơ quan ngang cấp gửi đến... Mục đích các loại tài liệu cũng khác nhau: loại để chỉ đạo, loại để thi hành, giải quyết hoặc để biết, để tham khảo... Vì vậy, không phải tất cả tài liệu đều lập hồ sơ mà phải lựa chọn những tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình để lập hồ sơ. Có như vậy hồ sơ lập ra mới có giá trị để phục vụ cho công việc nghiên cứu trước mắt cũng như lâu dài. Điều 2 Điều lệ về công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghị định 142 CP ngày 2891963 quy định: Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ. 2. Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ hoàn chỉnh. Muốn hồ sơ lập ra phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, thuận tiện cho việc tra tìm thì tài liệu trong hồ sơ phải bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ với nhau theo một đặc trưng nhất định như tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian,... khi thu thập tài liệu cần bảo đảm đầy đủ tài liệu của một hồ sơ. 3. Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị.Nội dung tài liệu có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn, loại có giá trị lâu dài (những tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học), loại có giá trị tạm thời, có loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc tài liệu hết giá trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ cần lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào hồ sơ, những tài liệu hết giá trị cần loại ra xét huỷ (xem bài: xác định giá trị tài liệu). 5. Trách nhiệm lập hồ sơ Thủ trưởng cơ quan: có trách nhiệm chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ Trưởng phòng tổ chức hành chính: giúp thủ trưởng cơ quan trực tiếp chỉ đạo công tác lập hồ sơ; Cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ: Giúp thủ trưởng, trưởng phòng TCHC về mặt nghiệp vụ làm danh mục hồ sơ và lập hồ sơ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan; Các phòng ban và cán bộ trong cơ quan: + Mỗi phòng, ban lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ của mình; + Cán bộ phụ trách và cán bộ phần hành được giao trách nhiệm giải quyết việc gì có trách nhiệm lập hồ sơ về những việc mình phụ trách. đây là bộ phận chủ yếu lập hồ sơ trong công ty; + Cán bộ được phân công làm thư ký các cuộc họp, các đoàn đi tiêu chuẩn, đi kiểm tra, trao đổi kinh nghiệm,…ghi chép biên bản, thu thập tài liệu, lập hồ sơ,… + Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập đầy đủ các tập lưu công văn đi, hồ sơ hội nghị cơ quan, hội nghị ngành do cơ quan tổ chức. + Thư ký riêng của các Thủ trưởng lập hồ sơ những việc do Thủ trưởng phụ trách và những hồ sơ do hoạt động của thủ trưởng mà hình thành. Điều 21 Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo nghị định 142 CP của Phủ Thủ tướng ngày 2891963 đã quy định: Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm. Có quy định trên là vì cán bộ trực tiếp giải quyết công việc là người hiểu rõ hơn ai hết về công việc mình đã làm, biết được quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc của sự việc và những loại tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc nên có điều kiện để thu thập đầy đủ tài liệu đưa vào hồ sơ. Do đó, hồ sơ lập ra được hợp lý, chính xác, có chất lượng cao; đồng thời sẽ phục vụ thiết thực cho bản thân cán bộ đó trong quá trình giải quyết công việc. Để thực hiện đúng điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác
Chủ đề :Tổ chức lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Điều Pháp lệnh bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc gia Hội đồng nhà nước ban hành năm 1982 quy định: “Các quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân trình hoạt động phải tổ chức công tác lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ quan, đơn vị; đến thời hạn nộp lưu phải nộp vào quan lưu trữ nhà nước theo quy định Hội đồng Bộ trưởng” Điều 21 Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ quy định: “Các bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ cán nhân viên làm công tác chuyên môn khác, có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ phải lập hồ sơ công việc làm” I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, VỊ TRÍ, TÁC DỤNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ Khái niệm Hồ sơ: tập tài liệu có liên quan chặt chẽ với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc trưng định như: tên gọi, tác giả, vấn đề, hình thành trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân Một hồ sơ dày mỏng tùy theo số lượng văn hình thành trình giải công việc Hồ sơ dày chia thành ĐVBQ Hồ sơ có nhiều loại, vào đặc điểm nội dung văn mà người ta chia thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, Khái niệm lập hồ sơ: vào chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị nhiệm vụ cụ thể giao, dựa vào danh mục hồ sơ quan (nếu có) dựa số đặc trưng phổ biến giống tài liệu mà tập hợp tài liệu sản sinh trình giải công việc thành vấn đề, việc, người tập tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu hàng ngày lâu dài sau Tác dụng - Việc lập hồ sơ giúp cho người xếp văn có khoa học, giữ đầy đủ có hệ thống văn cần thiết việc, giúp cho việc giải công việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu quả, cần nhanh chóng tìm văn bản, nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan công ty việc lập hồ sơ - Giúp cán lãnh đạo nắm toàn công việc, quan, đơn vị công việc cán nhân viên - Quản lý chặt chẽ tài liệu để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Vị trí - Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác văn thư, giải xong công việc chưa lập hồ sơ coi chưa hoàn thành công việc - Công tác lập hồ sơ mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Yêu cầu lập hồ sơ Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ riêng, tài liệu hình thành trình hoạt động quan gồm nhiều loại: loại quan sản sinh ra; loại cấp gửi xuống, loại cấp gửi lên, loại quan ngang cấp gửi đến Mục đích loại tài liệu khác nhau: loại để đạo, loại để thi hành, giải để biết, để tham khảo Vì vậy, tất tài liệu lập hồ sơ mà phải lựa chọn tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị để lập hồ sơ Có hồ sơ lập có giá trị để phục vụ cho công việc nghiên cứu trước mắt lâu dài Điều Điều lệ công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghị định 142 - CP ngày 28-9-1963 quy định: "Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động quan có giá trị để tra cứu, tham khảo phải lập thành hồ sơ" Tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phải đầy đủ hoàn chỉnh Muốn hồ sơ lập phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu hồ sơ phải bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ với theo đặc trưng định tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, thu thập tài liệu cần bảo đảm đầy đủ tài liệu hồ sơ Tài liệu hồ sơ phải có giá trị.Nội dung tài liệu có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn, loại có giá trị lâu dài (những tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học), loại có giá trị tạm thời, có loại có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải xong công việc tài liệu hết giá trị Vì vậy, lập hồ sơ cần lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần loại xét huỷ (xem bài: xác định giá trị tài liệu) Trách nhiệm lập hồ sơ - Thủ trưởng quan: có trách nhiệm đạo thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ - Trưởng phòng tổ chức hành chính: giúp thủ trưởng quan trực tiếp đạo công tác lập hồ sơ; - Cán chuyên trách văn thư, lưu trữ: Giúp thủ trưởng, trưởng phòng TCHC mặt nghiệp vụ làm danh mục hồ sơ lập hồ sơ cho cán bộ, nhân viên quan; - Các phòng ban cán quan: + Mỗi phòng, ban lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ mình; + Cán phụ trách cán phần hành giao trách nhiệm giải việc có trách nhiệm lập hồ sơ việc phụ trách phận chủ yếu lập hồ sơ công ty; + Cán phân công làm thư ký họp, đoàn tiêu chuẩn, kiểm tra, trao đổi kinh nghiệm,…ghi chép biên bản, thu thập tài liệu, lập hồ sơ,… + Cán văn thư có trách nhiệm lập đầy đủ tập lưu công văn đi, hồ sơ hội nghị quan, hội nghị ngành quan tổ chức + Thư ký riêng Thủ trưởng lập hồ sơ việc Thủ trưởng phụ trách hồ sơ hoạt động thủ trưởng mà hình thành Điều 21 Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ ban hành kèm theo nghị định 142 - CP Phủ Thủ tướng ngày 28-91963 quy định: "Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ phải lập hồ sơ công việc làm" Có quy định cán trực tiếp giải công việc người hiểu rõ hết công việc làm, biết trình phát sinh, phát triển kết thúc việc loại tài liệu hình thành trình giải công việc nên có điều kiện để thu thập đầy đủ tài liệu đưa vào hồ sơ Do đó, hồ sơ lập hợp lý, xác, có chất lượng cao; đồng thời phục vụ thiết thực cho thân cán trình giải công việc - Để thực điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, cán bộ, nhân viên cần xác định trách nhiệm phải lập hồ sơ công việc làm; coi việc làm thường xuyên hàng ngày, từ có ý thức lưu giữ tài liệu, giải xong công việc đưa tài liệu vào hồ sơ II TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ A Xây dựng danh mục hồ sơ a Khái niệm: Danh mục hồ sơ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm văn thư quan, đơn vị, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng theo chế độ quy định b Tác dụng: - Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ quan chủ động, hợp lý, xác có chất lượng - Giúp cán lãnh đạo nắm toàn công việc, quan, đơn vị công việc cán nhân viên - Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan việc lập hồ sơ - Quản lý chặt chẽ tài liệu để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan c Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ Để xây dựng danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động quan công ty cần vào: - Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác quan, đơn vị công việc cán - Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư quan công ty - Các loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị danh mục hồ sơ năm trước bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan - Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, quan giao dịch, thời gian (xem phần phương pháp lập hồ sơ) d Cách làm danh mục hồ sơ: có hai cách * Cách 1: Cán văn thư, lưu trữ quan công ty dự kiến danh mục hồ sơ cho đơn vị tổ chức quan, sau gửi đơn vị tham gia ý kiến Cán văn thư, lưu trữ giúp văn phòng quan tập hợp danh mục hồ sơ đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt ban hành Cách làm tiến hành tương đối nhanh khó khăn việc dự kiến hồ sơ cụ thể đòi hỏi cán văn thư, lưu trữ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cụ thể cán bộ, nắm yêu cầu nghiên cứu cán dự kiến danh mục hồ sơ sát hợp * Cách 2: Từng cán nghiên cứu vào nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác năm kinh nghiệm năm trước, dự kiến hồ sơ cần lập năm, đưa cho cán phụ trách đơn vị góp ý kiến Cán phụ trách đơn vị tập hợp dự kiến danh mục hồ sơ cán đơn vị (bổ sung hồ sơ thiếu, bỏ hồ sơ trùng lặp không cần thiết) thành danh mục hồ sơ đơn vị Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng quan tập hợp danh mục hồ sơ đơn vị (bổ sung hồ sơ thiếu, bỏ hồ sơ trùng lặp ) thành danh mục hồ sơ chung quan, trình thủ trưởng xét duyệt ban hành Cách làm có ưu điểm: danh mục hồ sơ lập đầy đủ, xác để bảo đảm hoàn thành thời gian có chất lượng, cán văn thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ Văn phòng quan cần có kế hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốc thường xuyên đơn vị Danh mục hồ sơ năm làm lần vào cuối năm trước Những quan có tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ thay đổi, cần đầu tư thời gian làm danh mục hồ sơ lần đầu, năm sau điều chỉnh, bổ sung số hồ sơ cụ thể cho phù hợp với nhiệm vụ, chương trình công tác năm tiếp tục sử dụng (Mẫu danh mục hồ sơ - xem phụ lục số 1) e Cách sử dụng danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ thủ trưởng phê duyệt cần thành nhiều bản: Trưởng phòng tổ chức hành giữ để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ Cán văn thư giữ để theo dõi lập hồ sơ thuộc phần phụ trách đồng thời theo dõi để ghi vào mục lưu hồ sơ dấu đến (khi đóng vào công văn đến) cột lưu hồ sơ sổ đăng ký công văn đi, đến Cán lưu trữ giữ để nắm số lượng hồ sơ cần lập năm mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho đơn vị đồng thời làm sở để theo dõi, hướng dẫn cán quan lập hồ sơ thu hồ sơ lưu trữ Phòng Tổ chức hành (hoặc trích sao) gửi phòng công ty để thực Cán nghiệp vụ vào danh mục hồ sơ, xem phải lập hồ sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ (như danh mục hồ sơ) Trong trình giải công việc tài liệu thuộc hồ sơ đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ kết thúc công việc giải xong (hoặc hết năm văn thư tập lưu công văn đi) * Một số điểm cần lưu ý - Danh mục hồ sơ dự kiến trước nên có trường hợp chưa sát với thực tế, trình giải công việc có vấn đề nảy sinh cần bổ sung vào danh mục (trong danh mục cần để số hồ sơ trống để dự phòng) - Cuối năm có trường hợp hồ sơ dự kiến danh mục thực tế không thực công việc, không lập hồ sơ ghi vào cột ghi danh mục hồ sơ: không hình thành hồ sơ - Nếu hết năm công việc chưa giải xong, chưa kết thúc hồ sơ ghi vào cột ghi danh mục hồ sơ: chuyển sang năm sau Tóm lại: Danh mục hồ sơ đóng vai trò quan trọng thiết thực công tác lập hồ sơ Vì vậy, để danh mục hồ sơ phát huy tác dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho cán quan thực dễ dàng, xây dựng cần nghiên cứu kỹ, làm dần bước, tránh làm qua loa, đại khái, hình thức Qua năm có rút kinh nghiệm để điều chỉnh, bổ sung danh mục hồ sơ ngày hoàn chỉnh B Lập hồ sơ Hình thành hồ sơ a Đối với quan xây dựng danh mục hồ sơ, cần dựa vào danh mục hồ sơ để đưa tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ) b Đối với quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ, cán nhân viên cần vào nhiệm vụ dựa vào đặc trưng sau để hình thành hồ sơ * Đặc trưng tên gọi: Tên gọi tên loại tài liệu như: Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Những tài liệu có tên gọi, tác giả, nhiệm kỳ năm lập hồ sơ Đặc trưng thường áp dụng để lập tập lưu công văn văn thư: Ví dụ: Các tập Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, * Đặc trưng vấn đề: Những tài liệu có tên gọi khác nhau, tác giả khác nói vấn đề, việc, thời gian định, lập hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ v/v thanh, toán công trình nhà làm việc Công ty Dịc vụ kỹ thuật Dầu khí 154 Nguyễn Thái Học Năm 2000 Hồ sơ bàn giao kinh doanh xăng dầu từ Xí nghiệp Cảng dịch vụ dầu khí sang Xí nghiệp dịch vụ vật tư thiết bị nhiên liệu Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Năm 1997 * Đặc trưng tác giả: Tác giả quan ban hành tài liệu Tài liệu có tên gọi khác nhau, nội dung khác tác giả sản sinh thời gian định lập hồ sơ Đặc trưng thường áp dụng để lập hồ sơ tài liệu quan khác gửi đến Ví dụ: Quyết định, công văn Tổng công ty Dầu khí Việt Nam, Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khív/v phê duyệt đơn giá tiền lương năm 1994 Báo cáo thực đầu tư xây dựng năm 1993 Công ty PTSC Báo cáo cân đối kế toán quý, tháng năm 1996 Văn phòng đại diện PTSC Ban quản lý công trình * Đặc trưng quan giao dịch: Tài liệu trao đổi quan với quan khác vấn đề, thời gian định, lập hồ sơ Ví dụ: Tài liệu trao đổi Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước với Văn phòng Tổng Công ty Dầu khívề việc tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn thư, lưu trữ quan, công ty thuộc Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam Năm 2005 Thoả thuận hợp tác Công ty PTSC với Công ty giám sát hợp đồng phân chia sản phẩm, Công ty thăm dò khai thác dầu khí năm 1993 * Đặc trưng địa dư: Địa dư khu vực, đơn vị hành như: thành phố, huyện, xã Những tài liệu có tên gọi giống nhau, sản sinh thời gian định khu vực hành có đặc điểm đặc biệt giống lập thành hồ sơ Ví dụ: Báo cáo nghiên cứu khả thi xây dựng ba trạm kinh doanh nhiên liệu PTSC Bắc Giang Năm 2000-2001 * Đặc trưng thời gian: Thời gian năm, tháng mà nội dung tài liệu nói đến, đặc trưng thường kết hợp với đặc trưng khác để lập hồ sơ Ví dụ: Công văn Tổng Công ty DKVN, Xí nghiệp xây dựng v/v toán công trình xây dựng Năm 2001-2002 Tóm lại: Có đặc trưng để hình thành hồ sơ, lập hồ sơ cần vận dụng linh hoạt, đặc trưng cần kết hợp số đặc trưng khác để lập hồ sơ Trong thực tế thường áp dụng phổ biến đặc trưng: tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian Phân chia đơn vị bảo quản Để thuận tiện cho việc bảo quản phục vụ khai thác, hồ sơ (đơn vị bảo quản) không nên dày 200 tờ (đơn vị bảo quản đơn vị để thống kê lưu trữ) Sau thu thập đủ tài liệu đưa vào hồ sơ, cần loại giấy nháp, tư liệu tham khảo, tài liệu trùng, tài liệu hết giá trị khỏi hồ sơ Một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản (Nếu khối lượng tài liệu hồ sơ nhiều 200 tờ nên chia thành nhiều tập, tập đơn vị bảo quản) Khi phân chia thành đơn vị bảo quản, cần dựa vào mối liên hệ nội dung, thời gian giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý Ví dụ: - Nếu định nhân năm nhiều nên dựa vào nội dung để phân chia thành đơn vị bảo quản + Quyết định việc tiếp nhận, điều động cán + Quyết định việc xếp lương + Quyết định việc khen thưởng + Quyết định việc kỷ luật + - Nếu công văn năm nhiều nên dựa vào thời gian để chia thành hai đơn vị bảo quản: + Công văn từ tháng đến tháng + Công văn từ tháng đến tháng 12 - Hồ sơ hội nghị, hội thảo nhiều tài liệu nên dựa vào giá trị tài liệu để phân chia đơn vị bảo quản + Tài liệu chuẩn bị Hội nghị, hội thảo + Các tài liệu Hội nghị, hội thảo + Các tham luận đại biểu + Tài liệu phục vụ Hội nghị, hội thảo + Sắp xếp tài liệu đơn vị bảo quản Sau phân chia đơn vị bảo quản (ĐVBQ) cần xếp tài liệu ĐVBQ, bảo đảm mối liên hệ tài liệu với nhau, phản ánh vấn đề rõ ràng, thuận tiện cho tra tìm, nghiên cứu Có cách xếp tài liệu sau: a Sắp xếp theo số thứ tự công văn: Nếu ĐVBQ có loại văn (Nghị Chỉ thị, ) tài liệu đơn vị bảo quản xếp theo trình tự: số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau Cách xếp thường áp dụng để xếp tập lưu công văn b Sắp xếp theo ngày, tháng, năm tài liệu: Nếu đơn vị bảo quản có loại tài liệu (NQ, QĐ ) quan gửi đến tài liệu có ngày, tháng, năm sớm xếp trước, tài liệu có ngày, tháng, năm muộn xếp sau c Sắp xếp theo trình giải công việc: Tài liệu giải trước xếp trước, tài liệu giải sau xếp sau Cách thường áp dụng để xếp hồ sơ hội nghị, vấn đề, vụ việc (nếu hồ sơ đơn vị bảo quản) Ví dụ: Hồ sơ hội nghị xếp theo trình tự - Giấy triệu tập - Danh sách đại biểu - Chương trình hội nghị - Đề án, báo cáo trình bày hội nghị - Nghị (nếu có) - Biên hội nghị d Sắp xếp theo mức độ quan trọng tài liệu: Nếu tài liệu nên phải lập nhiều loại tài liệu tác giả vào ĐVBQ phải xếp theo thứ tự tầm quan trọng loại tài liệu Trong loại tài liệu lại xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm Ví dụ: Chương trình, báo cáo, công văn Phòng Tổ chức Cán bộ, Tổng cục Dầu khí năm 1988 e Sắp xếp theo mức độ quan trọng tác giả: Nếu ĐVBQ gồm tài liệu nhiều tác giả xếp tài liệu quan cấp trước, tài liệu quan cấp sau, quan, xếp theo tầm quan trọng loại tài liệu, loại tài liệu xếp theo ngày, tháng, năm Ví dụ: Tài liệu Tổng cục Dầu khí, Công ty Dịch vụ kỹ thuật dầu khí năm 1990 g Sắp xếp theo vần chữ cái: Nếu đơn vị bảo quản có nhiều tên người, tên quan (cùng cấp) nhiều tên địa phương xếp thứ tự tên người, tên quan, tên địa phương theo thứ tự vần chữ Ví dụ: - Quyết định việc tiếp nhận, điều động cán - xếp theo thứ tự: Trần Văn A Lê Văn C Một số điểm cần ý xếp tài liệu: - Nếu ĐVBQ có phim, ảnh kèm cho phim, ảnh vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc: phim, ảnh bảo quản đâu, ghi rõ ký hiệu tra tìm) - Trong ĐVBQ tài liệu cần giữ bản, chọn (nếu dùng thay thế) có đầy đủ thể thức, giấy tốt, chữ rõ - Các chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết năm, xếp vào năm mà nội dung tài liệu nói đến - Các chương trình, kế hoạch công tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội dung tài liệu nói đến Ví dụ: Kế hoạch công tác năm 1981 - 1985 xếp vào năm 1981 - Các báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu nói đến Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác năm 1981 - 1985 xếp vào năm 1985 Biên mục hồ sơ, đơn vị bảo quản Sau xếp tài liệu ĐVBQ theo trật tự định tiến hành biên mục Việc biên mục gồm: đánh số tờ, viết mục lục tài liệu, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ a Đánh số tờ: Số tờ số lượng tờ tài liệu có hồ sơ, ĐVBQ - Mục đích: Đánh số tờ để cố định thứ tự tài liệu hồ sơ, ĐVBQ, bảo đảm không bị thất lạc, mát, thuận tiện cho việc quản lý tra tìm tài liệu - Yêu cầu: Đánh số tờ phải rõ ràng, xác, tờ tài liệu đánh số bút chì đen, mềm; tranh, ảnh, đồ đánh số mặt sau, ảnh cho vào phong bì đánh số bì (ảnh bì đựng ảnh chung số) Những tài liệu khổ rộng phải gấp cho vừa khổ hồ sơ đánh số Trong trường hợp để sót số tờ phép đánh số trùng thêm chữ a, b,c (ví dụ: 15, 15a, 15b, 15c, ); đánh sai, đánh nhảy số nhiều phải đánh lại (cho phép sai số 5%) Nếu ĐVBQ, có kèm sách in, cần đánh số chung cho (không đánh số tờ sách) ghi vào chứng từ kết thúc (kèm sách trang) - Tất sai sót sửa chữa đánh số cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc - Vị trí: Số tờ đánh vào góc bên phải, cách mép tài liệu cm b Viết mục lục tài liệu - Mục lục tài liệu văn kiện thống kê cách có hệ thống tài liệu có đơn vị bảo quản vị trí xếp chúng - Mục đích: Mục lục tài liệu nhằm thống kê cố định thứ tự xếp tài liệu hồ sơ, ĐVBQ thuận tiện cho việc quản lý tra tìm - Yêu cầu: viết đầy đủ, xác thành phần cần thiết tài liệu vào mục lục, không tuỳ tiện viết tắt từ ngữ không thông dụng; tài liệu thời gian, tác giả, người biên mục phải xác minh cho vào dấu [ ] - Những hồ sơ, đơn vị bảo quản có thời hạn lưu tạm thời (từ 20 năm trở xuống) không viết mục lục tài liệu - Vị trí: Mục lục tài liệu đặt đầu đơn vị bảo quản, sau tờ bìa đánh số trang riêng (Mẫu mục lục tài liệu - xem phụ lục số 2) c Viết chứng từ kết thúc - Chứng từ kết thúc phản ánh số lượng tờ tài liệu hồ sơ (ĐVBQ) - Mục đích: phản ánh tình trạng, chất lượng tài liệu hồ sơ (ĐVBQ) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý bảo quản tài liệu - Yêu cầu: ghi số tờ phải cộng thêm số tờ trùng trừ số tờ khuyết (nếu có); Ghi rõ ngày, tháng, năm, người lập hồ sơ ký, ghi rõ họ tên - Vị trí: Tờ chứng từ kết thúc đặt cuối hồ sơ (ĐVBQ) (Mẫu chứng từ kết thúc - xem phụ lục số 3) d Viết bìa hồ sơ Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, xác tên hồ sơ (đvbq) thông tin cần thiết khác để thuận tiện cho tra tìm quản lý Chữ viết cần rõ ràng, đẹp, không viết tắt phải dùng loại mực tốt Bìa hồ sơ tham khảo mẫu in sẵn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (Mẫu bìa hồ sơ - xem phụ lục số 4) Tên hồ sơ (ĐVBQ) cần phản ánh đầy đủ thành phần: tên loại, tác giả, nội dung, thời gian tài liệu hồ sơ (ĐVBQ) III NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN - Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu: Để công tác lập hồ sơ, nộp lưu thực chặt chẽ, đặn thủ trưởng quan, trưởng phòng Tổ chức hành cần đạo chặt chẽ thường xuyên đôn đốc công tác lập hồ sơ quan cán bộ, nhân viên Nội dung đạo gồm: + Cuối năm, đôn đốc phòng chức lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu hồ sơ giải xong hết hạn lưu giữ phòng vào lưu trữ quan; + Quá trình đạo công tác quan, thủ trưởng Trưởng phòng TCHC phát việc đột xuất chưa có lập hồ sơ giao cho cán lập kịp thời bổ sung vào DMHS Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ có cán thay đổi công tác - Hồ sơ lập xong để lại phòng công tác năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết, sau vào đầu năm sau, đơn vị tập trung hồ sơ giải xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ quan Ví dụ: Hồ sơ năm 2004 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2005, vào đầu năm 2006 phòng nộp lưu vào lưu trữ quan công ty Những hồ sơ mà cán cần giữ lại thời gian để nghiên cứu sử dụng phải làm thủ tục mượn lại Khi nộp lưu vào lưu trữ quan, phòng xem xét lựa chọn hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài (đã ghi DMHS), kèm theo mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ quan; Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại phòng chức năng, hết hạn đánh giá lại Nếu không cần lưu thêm làm thủ tục loại hủy Cán lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc đơn vị nộp lưu hồ sơ Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ cần yêu cầu phòng chức có hồ sơ bổ sung cho đủ ký nhận vào biên nộp lưu (Mẫu biên nộp lưu hồ sơ - xem phụ lục số 5) Cán lưu trữ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê xếp lên giá tủ, làm công cụ tra tìm phục vụ cho khai thác, sử dụng Tóm lại: Công tác công văn giấy tờ hình thành trình hd quan, tổ chức nhiều Để thuận tiện cho công việc hàng ngày, để giải nhanh chóng, xác, không để sót việc, chậm việc, giữ gìn bí mật quản lý chặt chẽ hồ sơ giữ đầy đủ hồ sơ cần thiết, phải tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Muốn lập hồ sơ tốt, không trùng lặp, không bỏ sót – quan, phòng ban phải lập danh mục hồ sơ, danh mục hồ sơ phải thủ trưởng quan ký duyệt; Lập hồ sơ vận dụng đặc trưng thích hợp để xếp khoa học tài liệu, phản ảnh hình thành tự nhiên công việc thuận tiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu; Mỗi cán giao làm việc phải lập hồ sơ tốt việc Thủ trưởng quan có trách nhiệm đạo, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ, nộp lưu quan Cán văn thư, lưu trữ chuyên trách có trách nhiệm hướng dẫn mặt nghiệp vụ lập hồ sơ, thu nhận hồ sơ có chất lượng tổ chức quản lý, phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ quan tốt Xây dựng danh mục hồ sơ lập hồ sơ khâu quan trọng công tác văn thư Mỗi cán bộ, quan cần làm tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày nghiên cứu lâu dài sau Đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ thuận tiện thực chặt chẽ, đặn thủ trưởng quan, trưởng phòng Tổ chức hành cần đạo chặt chẽ thường xuyên đôn đốc công tác lập hồ sơ quan cán bộ, nhân viên Nội dung đạo gồm: + Cuối năm, đôn đốc phòng chức lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu hồ sơ giải xong hết hạn lưu giữ phòng vào lưu trữ quan; + Quá trình đạo công tác quan, thủ trưởng Trưởng phòng TCHC phát việc đột xuất chưa có lập hồ sơ giao cho cán lập kịp thời bổ sung vào DMHS Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ có cán thay đổi công tác - Hồ sơ lập xong để lại phòng công tác năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết, sau vào đầu năm sau, đơn vị tập trung hồ sơ giải xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ quan Ví dụ: Hồ sơ năm 2004 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2005, vào đầu năm 2006 phòng nộp lưu vào lưu trữ quan công ty Những hồ sơ mà cán cần giữ lại thời gian để nghiên cứu sử dụng phải làm thủ tục mượn lại Khi nộp lưu vào lưu trữ quan, phòng xem xét lựa chọn hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài (đã ghi DMHS), kèm theo mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ quan; Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại phòng chức năng, hết hạn đánh giá lại Nếu không cần lưu thêm làm thủ tục loại hủy Cán lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc đơn vị nộp lưu hồ sơ Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ cần yêu cầu phòng chức có hồ sơ bổ sung cho đủ ký nhận vào biên nộp lưu (Mẫu biên nộp lưu hồ sơ - xem phụ lục số 5) Cán lưu trữ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê xếp lên giá tủ, làm công cụ tra tìm phục vụ cho khai thác, sử dụng Tóm lại: Công tác công văn giấy tờ hình thành trình hd quan, tổ chức nhiều Để thuận tiện cho công việc hàng ngày, để giải nhanh chóng, xác, không để sót việc, chậm việc, giữ gìn bí mật quản lý chặt chẽ hồ sơ giữ đầy đủ hồ sơ cần thiết, phải tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Muốn lập hồ sơ tốt, không trùng lặp, không bỏ sót – quan, phòng ban phải lập danh mục hồ sơ, danh mục hồ sơ phải thủ trưởng quan ký duyệt; Lập hồ sơ vận dụng đặc trưng thích hợp để xếp khoa học tài liệu, phản ảnh hình thành tự nhiên công việc thuận tiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu; Mỗi cán giao làm việc phải lập hồ sơ tốt việc Thủ trưởng quan có trách nhiệm đạo, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ, nộp lưu quan Cán văn thư, lưu trữ chuyên trách có trách nhiệm hướng dẫn mặt nghiệp vụ lập hồ sơ, thu nhận hồ sơ có chất lượng tổ chức quản lý, phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ quan tốt Xây dựng danh mục hồ sơ lập hồ sơ khâu quan trọng công tác văn thư Mỗi cán bộ, quan cần làm tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày nghiên cứu lâu dài sau Đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ thuận tiện [...]... phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ cơ quan được tốt Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ là khâu quan trọng của công tác văn thư Mỗi cán bộ, cơ quan cần làm tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày và nghiên cứu lâu dài về sau Đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo được thuận tiện thực hiện được chặt chẽ, đều đặn thủ trưởng cơ quan, trưởng phòng Tổ chức hành chính... thống kê vào mục lục hồ sơ và tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Ví dụ: Hồ sơ năm 2004 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2005, vào đầu năm 2006 các phòng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan công ty Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu sử dụng phải làm thủ tục mượn lại Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, các phòng xem xét lựa chọn những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu... trong quá trình hd của mỗi cơ quan, tổ chức rất nhiều Để thuận tiện cho công việc hàng ngày, để giải quyết nhanh chóng, chính xác, không để sót việc, chậm việc, giữ gìn được bí mật và quản lý chặt chẽ hồ sơ và giữ được đầy đủ các hồ sơ cần thiết, phải tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Muốn lập được hồ sơ tốt, không trùng lặp, không bỏ sót – các cơ quan, phòng ban phải lập danh... sơ phải được thủ trưởng cơ quan ký duyệt; Lập hồ sơ là vận dụng các đặc trưng thích hợp để sắp xếp khoa học tài liệu, phản ảnh được sự hình thành tự nhiên của công việc và thuận tiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu; Mỗi cán bộ được giao làm việc gì thì phải lập hồ sơ tốt việc đó Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ, nộp lưu trong cơ quan Cán bộ văn thư, lưu... nội dung, thời gian của tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) III NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN - Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu: Để công tác lập hồ sơ, nộp lưu thực hiện được chặt chẽ, đều đặn thủ trưởng cơ quan, trưởng phòng Tổ chức hành chính cần chỉ đạo chặt chẽ và thường xuyên đôn đốc công tác lập hồ sơ trong cơ quan hoặc đối với từng cán bộ, nhân viên Nội dung chỉ đạo gồm: + Cuối năm, đôn đốc các... xuyên đôn đốc công tác lập hồ sơ trong cơ quan hoặc đối với từng cán bộ, nhân viên Nội dung chỉ đạo gồm: + Cuối năm, đôn đốc các phòng chức năng lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn lưu giữ ở phòng vào lưu trữ cơ quan; + Quá trình chỉ đạo công tác của cơ quan, thủ trưởng hoặc Trưởng phòng TCHC... thống kê vào mục lục hồ sơ và tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Ví dụ: Hồ sơ năm 2004 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2005, vào đầu năm 2006 các phòng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan công ty Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu sử dụng phải làm thủ tục mượn lại Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, các phòng xem xét lựa chọn những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu... trong quá trình hd của mỗi cơ quan, tổ chức rất nhiều Để thuận tiện cho công việc hàng ngày, để giải quyết nhanh chóng, chính xác, không để sót việc, chậm việc, giữ gìn được bí mật và quản lý chặt chẽ hồ sơ và giữ được đầy đủ các hồ sơ cần thiết, phải tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Muốn lập được hồ sơ tốt, không trùng lặp, không bỏ sót – các cơ quan, phòng ban phải lập danh... sơ phải được thủ trưởng cơ quan ký duyệt; Lập hồ sơ là vận dụng các đặc trưng thích hợp để sắp xếp khoa học tài liệu, phản ảnh được sự hình thành tự nhiên của công việc và thuận tiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu; Mỗi cán bộ được giao làm việc gì thì phải lập hồ sơ tốt việc đó Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ, nộp lưu trong cơ quan Cán bộ văn thư, lưu... trách có trách nhiệm hướng dẫn về mặt nghiệp vụ khi lập hồ sơ, thu nhận hồ sơ có chất lượng và tổ chức quản lý, phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ cơ quan được tốt Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ là khâu quan trọng của công tác văn thư Mỗi cán bộ, cơ quan cần làm tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày và nghiên cứu lâu dài về sau Đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp ... nhiệm vụ quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ riêng, tài liệu hình thành trình hoạt động quan gồm nhiều loại: loại quan sản sinh ra; loại cấp gửi xuống, loại cấp gửi lên, loại quan. .. khí năm 1988 e Sắp xếp theo mức độ quan trọng tác giả: Nếu ĐVBQ gồm tài liệu nhiều tác giả xếp tài liệu quan cấp trước, tài liệu quan cấp sau, quan, xếp theo tầm quan trọng loại tài liệu, loại tài... toàn công việc, quan, đơn vị công việc cán nhân viên - Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan việc lập hồ sơ - Quản lý chặt chẽ tài liệu để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan c Cơ sở