Phần 3: MICROSOFT EXCEL Dùng để soạn thảo văn có tính chất bảng tính Start / Programs / Microsoft Excel Địa ô hành Thanh nội dung ô Tên Cột Tên Hàng Tên trang bảng tính KHÁI NIỆM CƠ BẢN      Tập tin Bảng tính - WorkBook (*.XLS) Trang Bảng tính - Sheet (Sheet) Cột Hàng - Row & Column (A,B,C, … - 1,2,3, …) Ô Vùng - Cell & Reference (A1,B5, … A1:B10, C5:C15, …) Địa chỉ: dùng để xác định vị trí vùng [!][!]|| | CÁC BƯỚC THỰC HIỆN BẢNG TÍNH Xác định kích thước giấy in Nhập số liệu thơ thực phép tính cho bảng Các cơng cụ chuyên dùng Định dạng bảng tính In bảng tính Một số cơng cụ khác 1 Xác định kích thước giấy in File / Page Setup… Nhập liệu thô … Các Loại liệu      Loại Loại Loại Loại Loại Văn (text) Số (Number) Ngày – Giờ (Date – Time) Luận Lý (Logical) Biểu thức tính tốn (Expression) Nhập liệu thơ … Các phép toán dùng biểu thức     Phép toán số học: + - * / % ^ Phép toán so sánh: < >= = Phép toán nối chuỗi: & Các hàm thường dùng: Cú pháp tổng quát: ([])  Danh sách hàm thường dùng  Nhập liệu thô … Sao chép (di chuyển) liệu   Địa tương đối tuyệt đối Sao chép Đặc biệt (Edit / Paste Special ) Nhập liệu thô … Nhập liệu tự động   Xác định vùng nhập Edit/Fill/Series…   Tạo dãy liệu Tools/Option… Nhập liệu thơ … Xóa (Thêm) nội dung bảng tính         Xóa bảng tính Xóa dịng Xóa cột Xóa trang bảng tính Thêm Thêm dịng Thêm cột Thêm trang bảng tính Nhập liệu thô … Đặt tên ô vùng   Di chuyển trỏ đến ô đánh dấu khối vùng cần đặt tên Chọn Insert/Name Nhập tên Các công cụ chuyên dùng (Các chức thực đơn Data)          Nhập liệu cho bảng tính (Form) Sắp xếp liệu theo thứ tự (Sort) Rút trích liệu (Filter) Tính tốn theo nhóm liệu (SubTotal) Tạo phần giải thích cho cột/dịng liệu (Validation) Tạo bảng liệu theo công thức (Table) Tạo bảng thống kê chéo (Pivot) Tổng hợp số liệu từ nhiều bảng (Consolidate) Một số hàm CSDL 3 Các cơng cụ chun dùng (Data) Xét bảng tính quản lý Thu – Chi  Nhập liệu    Di chuyển trỏ vào bảng tính Chọn Data/Form… Chú ý:   Các có cơng thức Excel tự động tính Sắp xếp nội dung    Di chuyển trỏ vào bảng tính Chọn Data/Sort… Chú ý:   Excel cho phép tối đa khoá xếp Khoá sau có tác dụng nội dung khố kế trước trùng 3 Các công cụ chuyên dùng (Data) Data / Filter  Lọc liệu  Với điều kiện đơn giản: Mang tính chất tìm kiếm  Chọn Data/Filter/AutoFilter …   Với điều kiện phức tạp (Advanced Filter)  Lập bảng điều kiện: bao gồm hai phần nội dung:   Phần tên điều kiện Phần nội dung điều kiện 3 Các công cụ chuyên dùng (Data) Xét bảng tính quản lý Thu – Chi    Ví dụ: Trích CTPS với loại tiền VND Khách hàng Nhà cung cấp Biểu thức toán: (LOAITIEN=“VND”) AND (MAKH=“KH*” OR MAKH=“NC*”) Lập bảng điều kiện: Các công cụ chuyên dùng (Data) Data / Subtotal…   Dùng để thực phép tốn SUM, COUNT, MAX, MIN nhóm CSDL  Di chuyển trỏ vào vùng liệu  Chọn Data/SubTotal … Chú ý: Nội dung phải xếp theo nhóm trước thực chức Đếm số chứng từ phát sinh theo loại tiền Các công cụ chuyên dùng Data/Table …   Chức Table dùng để tạo bảng số liệu theo cơng thức có sẳn Có hai loại cơng thức: Loại biến loại hai biến 3 Các công cụ chuyên dùng (Data) Chức Pivot Table  Dùng để tạo bảng số liệu thống kê với số tính chất:      Page Column Row Data Xét ví dụ Thu-Chi, tạo bảng thống kê theo mẫu sau: Loại Tiền TênKH USD N.V.A X N.V.B ……… X VND X X Các công cụ chuyên dùng (Data) Chức Consolidate   Dùng để tổng hợp số liệu từ nhiều bảng tính có cấu trúc giống Xét ví dụ •Tên cột •Thứ tự cột 3 Các công cụ chuyên dùng (Data) Các hàm thường dùng  Cú pháp tổng quát: (,,)  Trong đó:     : địa bảng liệu bao gồm tên cột : số thứ tự cột CSDL dùng để tính tốn : lập bảng điều kiện tương tự phần Advanced Filter Một số hàm thường dùng Định dạng bảng tính  Nội dung thực đơn Format        Cell Row Column Sheet AutoFormat Conditional Formatting Style     Chèn hình ảnh (Insert/Picture…) Chức Tools/AutoCorrect Options Kiểm tra cơng thức Tools/Formula Auditing … Chức Tools/Option… 5 In nội dung bảng tính File/Print … Một số cơng cụ khác   Vẽ đồ thị Tạo Macro đơn giản  ...  Với điều kiện phức tạp (Advanced Filter)  Lập bảng điều kiện: bao gồm hai phần nội dung:   Phần tên điều kiện Phần nội dung điều kiện 3 Các công cụ chuyên dùng (Data) Xét bảng tính quản... điều kiện tương tự phần Advanced Filter Một số hàm thường dùng Định dạng bảng tính  Nội dung thực đơn Format        Cell Row Column Sheet AutoFormat Conditional Formatting Style    ... Sắp xếp liệu theo thứ tự (Sort) Rút trích liệu (Filter) Tính tốn theo nhóm liệu (SubTotal) Tạo phần giải thích cho cột/dịng liệu (Validation) Tạo bảng liệu theo công thức (Table) Tạo bảng thống