Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Trung Văn.DOC

Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Trung Văn

LỜI NÓI ĐẦU

Công ty Cổ phần Trung Văn được thành lập từ rất sớm với hình thức là một xí nghiệp chế biến lâm sản của Nhà Nước Trải qua một thời kỳ phát triển lâu dài có những lúc phải đương đầu với những khó khăn mà dường như công ty có thể dễ dàng sụp đổ Song Công ty vẫn đứng vững và đi đến một quyết định quan trọng năm 2007 là cổ phần hoá thành một công ty cổ phần Từ đó hoạt động của công ty có nhiều nét mới.

Công ty Cổ Phần Trung Văn sản xuất các mặt hàng từ gỗ Đặc tính chất lượng của gỗ quyết định chất lượng và giá thành sản phẩm của Công ty.Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất của công ty (70 – 80%)

Để hoạt động sản xuất đạt hiệu quả cao, nguyên vật liệu cần được quản lý tốt.Công tác quản lý NVL phải đảm bảo thực hiện chặt chẽ trong tất cả các khâu thu mua - bảo quản, dự trữ - sử dụng Do đó việc ghi chép và phản ánh về tình hình NVL tại Công ty Cổ phần Trung Văn là vô cùng quan trọng.

Vì vậy em đã lựa chọn viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài:

Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Trung Văn.

Nội dung chuyên đề của em có ba phần:

Phần I: Tổng quan về công ty cổ phần Trung Văn.

Phần II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Trung Văn.

Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Trung Văn.

Với lượng kiến thức tích luỹ còn hạn chế Bản thân em đã cố gắng vận dụng những kiến thức đã được nhà trường đào tạo để hoàn thành chuyên đề này Chuyên đề của em chắc chắn có nhiều thiết sót, em rất mong nhận được sự xem xét và góp ý của Cô giáo hướng dẫn.

Cuối cùng em xin chân thành cám ơn sự hướng dẫn của PGS.TS Phạm Thị Gái và sự giúp đỡ nhiệt tình của các Cán bộ trong phòng kế toán tài chính của Công ty Cổ phần Trung Văn đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.

I/ TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

1.1/Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần Trung Văn có trụ sở chính tại xã Trung Văn, huyện Từ Liêm, Hà Nội.

Công ty được thành lập vào ngày 3/3/1970 theo quyết định của Tổng cục Lâm Nghiệp với hình thức doanh nghiệp Nhà Nước, có tên gọi là Xí nghiệp chế biến lâm sản I Trong thời gian đầu mới đi vào hoạt động công ty thực hiện chế biến lâm sản và bảo quản hàng cho một số xí nghiệp khác.

Tháng 1/1971 Tổng cục lâm nghiệp quyết định đổi tên Xí nghiệp chế biến lâm sản I thành Công ty chế biến và bảo quản lâm sản Lúc này hoạt động chủ yếu của công ty là cung cấp mây tre và chế biến gỗ phục vụ cho nhân dân, đóng bàn ghế cho các trường học và bảo quản sản phẩm của các xí nghiệp thành viên đợi phân phối.

Để phát triển sản xuất, mở rộng thị trường ra nước ngoài Năm 1976 công ty đã sát nhập với công ty lâm sản Hà Nội thành Xí nghịêp chế biến lâm sản Hà Nội, thuộc công ty lâm sản xuất khẩu Hà Nội Lúc này ngoài sản xuất các mặt hàng phục vụ trong nước công ty còn sản xuất thêm một số mặt hàng phục vụ cho suất khẩu Đến những năm 1990 công ty sản xuất thêm các mặt hàng phục vụ cho xuất khẩu

Tháng 2/1993 Xí nghiệp chế biến lâm sản Hà Nội đổi tên thành Xí nghiệp chế biến lâm sản Trung Văn.

Tháng 6/1995 Xí nghiệp chế biến lâm sản Trung Văn đổi tên thành Công ty chế biến lâm sản Trung Văn (TRUVACO).Thời gian này do tình trạng khai thác gỗ rừng không có kế hoạch, làm cạn kiệt nguồn tài nguyên, hơn nữa còn gây ra mất cân bằng sinh thái, lũ lụt hạn hán nên chính phủ đã ra quyết định cấm chặt phá rừng bừa bãi, cấm xuất khẩu gỗ Điều này khiến cho công ty bị thiếu nguyên liệu đầu vào nghiêm trọng, hoạt động sản xuất của

công ty vô cùng khó khăn Cho đến cuối năm 1996, với nỗ lực tìm giải pháp của ban lãnh đạo và các phòng ban, công ty đã đi đến quyết định đổi mới công nghệ sản xuất, nhằm tiết kiệm nguyên liệu và nâng cao chất lượng Nhờ đó công ty đã vượt qua được giại đoạn khó khăn này.

Sau một thời gian tiến hành cổ phần hoá, ngày 5 tháng 12 năm 2006 công ty chuyển đổi thành hình thức công ty cổ phần với tên là công ty cổ phần Trung Văn theo quyết định số 3710/QĐ/BNN/- ĐMDN của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn.Công ty có 30 cổ đông Từ đó công ty chính thức hoạt động theo Luật doanh nghiệp Quy mô của công ty thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hiện nay ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là:  Công nghiệp chế biến gỗ và lâm sản

 Dịch vụ vật tư kỹ thuật đời sống

 Chế biến và kinh doanh hàng nông sản  Lắp đặt và trang trí nội ngoại thất

 Xây dựng các công trình dân dụng, hạ tầng, lâm nghiệp và phục vụ nông thôn.

 Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, hàng hóa

Sau cổ phần hoá, tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh và hiệu năng quản lí của công ty được nâng lên rõ rệt Công ty tích cực tìm kiếm các thị trường xuất khẩu tiềm năng và mở rộng xuất khẩu ra nhiều nước trên thế giới Sản phẩm của công ty ngày càng đa dạng nhiều mẫu mã, nhiều chủng loại, được làm bằng nhiều chất liệu khác nhau đảm bảo tính độc đáo và tiện dụng phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng Đặc biệt là mặt hàng ván sàn tre, với ưu điểm là thẩm mỹ cao, khả năng chịu lực nặng tốt, bền rất được ưa chuộng trên thị trường Doanh số xuất khẩu mặt hàng liên tục tăng.,,,

Năm 2008, do tác động của khủng hoảng kinh tế toàn cầu, hoạt động xuất khầu của công ty gặp nhiều khó khăn, tuy nhiên công ty vẫn giữ được mức doanh thu theo kế hoạch

*Chức năng nhiệm vụ của công ty:

Công ty cung cấp các sản phẩm gỗ dân dụng phục vụ cho nhu cầu của xã hội, huy động và sử dụng vốn hiệu quả theo cam kết của tập thể người lao động và của toàn xã hội Phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng xuất khẩu nhằm mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, đảm bảo thu nhập cho người lao động, tăng lợi tức cho các cổ đông, đóng góp cho ngân sách Nhà nước và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh.

Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính của công ty trong vài năm gần đây được thể hiện bảng dưới đây:

Bảng 01: Bảng chỉ tiêu kinh tế tài chính (Đơn vị: triệu đồng)

Nguồn báo cáo tài chính Công ty CP Trung Văn

Nhận xét:

Dựa vào bảng số liệu trên ta thấy từ năm 2006 sang năm 2007( Công ty chuyển từ hình thức doanh nghiệp nhà nước sang hình thức công ty cổ phần) tình hình hoạt động và quy mô tài sản của công ty có sự thay đổi rõ rệt Năm

4 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3177,72 5262,6 5958,12

2007, vốn chủ sở hữu sau cổ phần hóa tăng lên 9.425 triệu đồng,đầu tư vào tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn cũng tăng theo mang lại kết quả tốt hơn năm 2006 rất nhiều Lãi sau thuế tăng hơn 5 tỷ, Doanh thu tăng mạnh Như vậy cổ phần hóa là hướng lựa chọn phù hợp, kịp thời có tác động tích cực đến toàn công ty, mở ra cơ hội phát triển mạnh mẽ, tăng thêm lao động và thu nhập cho cán bộ và công nhân của công ty.

Năm 2008, do lạm phát tăng cao Giá các yếu tố đầu vào tăng, tình hình nền kinh tế vĩ mô bất ổn định Công ty cổ phần Trung văn nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam đều gặp rất nhiều khó khăn Tuy nhiên ban giám đốc cùng các phòng chức năng đã nỗ lực khắc phục khó khăn Các chỉ tiêu tài chính tăng nhẹ Góp phần củng cố niềm tin của các cổ đông.

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh

1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng Giám đốc công ty là người có quyền quyết định trực tiếp mọi vấn đề, các phòng chức năng có trách nhiệm về lĩnh vực chuyên sâu của mình và tư vấn cho giám đốc ra quyết định Công ty có ba xí nghiệp trực thuộc, mỗi xí nghiệp chịu sự quản lý chung của các phòng chức năng Mệnh lệnh được truyền từ trên xuống, các phòng chức năng đảm bảo chuyên môn.

Sơ đồ 01: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty

Đại hội đồng cổ đông

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng:

Đại hội đồng cổ đông: có thẩm quyền cao nhất của Công ty Cổ phần gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Đại hội đông cổ đông có quyền: phát hành cổ phiếu; đầu tư phát triển Công ty; xây dựng điều lệ Công ty.

Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi chủ trương, đường lối theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ của Công ty, mọi vấn đề quyền lợi của cổ đông

Giám đốc Công ty kiêm chủ tịch hội đồng quản trị: là người có quyền lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty và trực tiếp điều khiển việc quản lý của Công ty thông qua các Trưởng phòng.

Phòng kế toán: phán ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ sổ sách theo đúng quy định của chế độ hiện hành Cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định quản lý, lập và nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan chức năng Nhà nước.

Phòng kế hoạch: nghiên cứu thị trường đầu vào và đầu ra, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và tiêu thụ hàng tháng, quỹ, năm.

Phòng tổ chức hành chính: quản lý các chính sách về người lao động, theo dõi thời gian làm việc, các chính sách về tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, kỷ luật lao động.

Phòng sản xuất: thiết kế mẫu sản phẩm mới phù hợp với yêu cầu của khách hàng, nghiên cứu điều hành, bảo dưỡng máy móc công nghệ, đề xuất các phương án tiết kiệm nguyên liệu, xử lý phế liệu đảm bảo tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

1.2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh:

a/ Bố trí cơ cấu sản xuất: Hiện nay công ty có ba mặt hàng chính là đồ gỗ dân dụng, đồ gỗ xuất khẩu và hàng mây tre đan xuất khẩu Ba loại sản phẩm này được sản xuất tại ba xí nghiệp như trên sơ đồ cơ cấu tổ chức.

b/ Đặc điểm quy trình sản xuất:

) Sơ đồ 02: Công nghệ chế biến gỗ:

Gỗ được chế biến qua hai giai đoạn:

Giai đoạn I: tất cả các nguyên liệu gỗ tròn được sơ chế giống nhau theo các bước thể hiện ở sơ đồ dưới đây.

Giai đoạn II: Tuỳ theo từng yêu cầu về chủng loại và mẫu mã của sản phẩm trong đơn đặt hàng, công nhân chọn ra các nguyên liệu đã được sơ chế ở giai đoạn I, rồi tiếp tục sản xuất thành các sản phẩm hoàn thành.

Giai đoạn I: Giai đoạn II:

1.3/Đặc điểm tổ chức công tác kế toán:

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung Do quy mô của công ty ở mức vừa và nhỏ nên phòng kế toán chỉ có năm nhân viên Mỗi nhân viên

kế toán kiêm một số phần hành nhất định Đảm bảo mọi công việc kế toán đều được bao quát hết, và công việc không bị chồng chéo Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra lại kết quả công việc của các nhân viên kế toán đảm bảo cho hoạt động kế toán trong công ty đúng theo chế độ và chuẩn mực kế toán Việt Nam Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán như sau:

Sơ đồ 03: Sơ dồ tổ chức bộ máy kế toán:

 Chức năng nhiệm vụ của từng kế toán

Kế toán trưởng: phân chia, theo dõi và kiểm tra công tác kế toán của các kế toán phần hành Xây dựng các chính sách kế toán phù hợp với đặc điểm của công ty,đảm bảo việc ghi chép kế toán đúng chế độ và cung cấp thông tin kế toán tái chính và kế toán quản trị, tư vấn cho cac nhà quản trị về các vần đề tài chính trong công ty.

Kế toán tổng hợp: phản ánh tất cả các nghiệp vụ về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các nghiệp vụ thanh toán,nghiệp vụ xuất nhập khẩu, nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh và các nghiệp vụ ít phát sinh không thuộc phần hành còn lại Kế toán tổng hợp có trách nhiệm lập ra các báo cáo tài chính và các bảng khai thuế.

Kế toán lương kiêm thủ quỹ: phản ánh và tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian và kêt quả lao động, tính lương và các khoản trích theo lương, theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp Ngoài ra có nhiệm vụ giữ tiền trong két và đảm bảo thu quỹ xuất quỹ theo đúng yêu cầu quản lý.

Kế toán tài sản: theo dõi và phản ánh vào sổ sách tình hình tăng giảm tài sản cố định, nguyên vật liệu, thành phẩm tồn kho Tính và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất.

Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm: tập hợp chi phí sản xuất,phân bổ và kết chuyển tính ra giá thành sản phẩm hoàn thành và chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.

1.3.2 Hình thức sổ kế toán:

Hình thức kế toán đang được áp dụng tại Công ty là hình thức nhật ký chứng từ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Hiện tại công ty sử dụng phần mềm kế toán ACSOFT Hàng ngày kế toán cập nhật số liệu vào phần hành kế toán mà mình chịu trách nhiệm, hàng tháng kế toán tổng hợp in ra các bảng khai thuế để nộp cho cơ quan thuế, cuối mỗi quỹ kế toán in ra bàng khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính để nộp lên cơ quan thuế Cuối năm kế toán phần hành tiến hành in ra các bàng phân bổ, bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ chi tiết, các bảng tổng hợp chi tiết, các sổ cái thuộc phần hành của mình, sau đó đóng thành quyển và thực hiện lưu giữ Kế toán tổng hợp in ra các báo cáo tài chính để nộp lên nhà quản trị và nộp cho các cơ quan chức năng

Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký - chứng từ

1.3.3 Đặc điểm kinh tế tài chính khác:

Công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ, biểu mẫu, sổ sách theo chế độ hiện hành (Quyết định Số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp).

Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại Công ty áp dụng theo Quyết định Số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp.

Công ty mở chi tiết một số tài khoản theo phân xưởng như:

Niên độ kế toán là một năm Kỳ kế toán trùng với năm dưong lịch.

Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 26 tháng 3 năm 2006 Trong đó, công ty chủ yếu sử dụng bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, còn báo cáo lưu chuyển tiền tệ ít được sử dụng Cuối kỳ kế toán tổng hợp in ra các báo cáo tài chính để trình lên ban quản trị và các cơ quan chức năng Nhà nước Riêng đối với cơ quan thuế kết toán cần căn cứ vào các báo cào này tiến hành nhập số liệu vào Hệ thống hỗ trợ kê khai thuế, khi đã khớp số liệu thì tiến hành in ra các báo cáo trình cơ quan thuế.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUNG VĂN

2.1 Đặc điểm NVL và tổ chức quản lý NVL tại Công ty CP Trung Văn2.1.1 Đặc điểm NVL

Nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng với nhiều loại gỗ, tre, cót nan Mỗi loại có chất lượng rất khác nhau Đặc thù của sản phẩm gỗ là chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng quyết định đến chất lượng sản phẩm Chi phí NVLTT chiếm 70 – 80 % giá thành sản phẩm.

Gỗ là loại nguyên liệu dễ bảo quản, ít bị hao mòn hữu hình, tuy nhiên nếu để ở trời nắng hoặc mưa lâu ngày gỗ có thể bị cong hoặc phình, chất lượng gỗ, giảm đáng kể Bên cạnh đó gỗ là loại vật liệu cồng kềnh, cần có kho bãi rộng, kho bãi cũng cần phải thoáng mát và vệ sinh sạch sẽ để chống mối mọt.

Nguyên vật liệu của công ty được mua ở trong nước và nhập khẩu Cót nan được đặt mua tại làng nghề ở Quốc Oai, Hà Nội, Tuyên Quang, Bắc Giang, Thanh Hoá Một số loại gỗ được mua trong nước, nhưng do tình trạng khai thác tài nguyên rừng của nước ta quá bừa bãi khiến nguồn gỗ tự nhiên cạn kiệt, nên hiện nay phần lớn các loại gỗ tròn công ty phải nhập khẩu ở các nước Nam phi, Cam Pu Chia, Lào…

Do gỗ là một một tài nguyên quý nên hiện nay Nhà nước có chính sách kiểm soát và quản lý việc khai thác, sử dụng, xuất nhập khẩu rất chặt chẽ Gỗ phải được theo dõi về nguồn gốc xuất xứ Phải có giấy tờ chứng minh nguồn gốc rõ ràng.

2.1.2 Tổ chức quản lý NVL:

● Bảo quản: Công ty có lợi thế là diện tích rộng, khoảng 400m2, công

ty xây dựng 2 kho nguyên liệu gồm: kho cót nan và kho gỗ Các kho được xây dựng gần các xưởng sản xuất và đều nằm trong khuôn viên của công ty, tạo điều thuận tiện cho việc nhập kho cũng như xuất kho nguyên liệu sản xuất Kho rộng và thoáng đảm bảo nguyên liệu được bảo quản tốt.

Hiện công ty chỉ có một nhân viên làm thủ kho Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi tình trạng vật liệu trong các kho cũng đồng thời có trách nhiệm bảo vệ các nguyên liệu trong kho đó kết hợp với bảo vệ của Công ty.

Đối với các lô vật liệu mua về, sau khi làm thủ tục nhập kho, Công ty phải thuê ngoài để bốc dỡ vật liệu rồi sắp xếp vào kho theo sự chỉ đạo của thủ kho Do có một số loại gỗ rất khó phân biệt bằng mắt thường nên thủ kho thường đánh dấu trực tiếp lên thân gỗ để dễ dàng nhận biết theo dõi chính xác hơn.

● Phân loại:

Do nguyên vật liệu của công ty có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò khác nhau trong sản xuất kinh doanh Để thuận tiện theo dõi và quản lý các loại vật liệu này Công ty tiến hành phân loại dựa theo hai tiêu chí: theo vai trò công dụng của vật liệu và theo xưởng sản xuất.

- Căn cứ theo vai trò công dụng, NVL được phân loại thành các nhóm sau:

 Nguyên vật liệu chính: gỗ tròn, gỗ xẻ, gỗ ép

 Nguyên vật liệu phụ: sơn lót, sơn mỡ, chất làm cứng, thuốc phòng mục, keo dán, cồn khóa, ke, vecni, đinh …

 Nhiên liệu gồm: điện, dầu máy, …

 Phế liệu thu hồi: Gỗ vụn, mùn cưa, phôi bào,…

- Căn cứ vào xưởng sản xuất, nguyên vật liệu được phân loại thành:

 NVL xưởng cót

Sự phân loại này làm cơ sở để theo dõi NVL trên sổ sách và phần mềm kế toán Kế toán lập một hệ thống mã NVL khai báo tên, loại vật liệu, xưởng sản xuất, đơn vị tính và một số quy cách khác.Khi tiến hành nhập NVL phần mềm sẽ làm xuất hiện chi tiết theo dõi theo công dụng và theo xưởng sản xuất.

● Dự trữ: Quá trình thu mua nhập khẩu gỗ mất khá nhiều thời gian hơn

nữa Công ty sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng Nghĩa là khi công ty ký được đơn đặt hàng mới thì sẽ tiến hành sản xuất Công ty không sản xuất các sản phẩm bán sẵn cho các cửa hàng nội thất Tuy nhiên Công ty cũng có một số đơn đặt hàng thường xuyên hàng năm chẳng hạn như: sản xuất hộp đạn cho các đơn vị quốc phòng nên ngoại trừ các đơn hàng này thì khối lượng sản xuất của Công ty phụ thuộc khá nhiều vào phía khách hàng Điều này cùng với yêu cầu quay vòng vốn lưu động nhanh trong một công ty mà vốn còn rất hạn hẹp khiến cho việc xác định khối lượng vật liệu cần phải dự trữ là rất khó khăn

Do vậy, để đáp ứng yêu cầu NVL kịp thời cho sản xuất và đảm bảo đúng chủng loại, chất lượng gỗ yêu cầu và đáp ứng yêu cầu quay vòng vốn nhanh đòi hỏi công tác lập kế hoạch dự trữ NVL phải được tính toán kỹ lưỡng sao cho dữ trữ NVL một cách hợp lý nhất vừa đảm bảo đảm đáp ứng các đơn đặt hàng vừa không gây ứ đọng vốn, tránh được chênh lệnh giá vật liệu.

Hiện nay phòng kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch mua sắm và dự trữ vật tư từ đầu năm, hàng tháng căn cứ vào số lượng sản phẩm mà hợp đồng khách hàng yêu cầu tính toán ra số lượng vật tư cần mua thêm Do quy mô

của công ty ở mức vừa, chưa có phòng vật tư riêng nên cán bộ phòng kế hoạch đảm nhận việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu và chịu trách nhiệm đáp ứng đủ vật tư cần thiết cho nhu cầu sản xuất.

● Tính giá NVL:

+) Tính giá nguyên vật liệu nhập kho:

Tất cả nguyên liệu của công ty đều được mua ngoài Công ty thuê ngoài để vận chuyển vật liệu, do đó chi phí vận chuyển là một phần của chi phí thu mua cấu thành nên giá thực tế nguyên liệu nhập kho.

Do đặc điểm nguyên liệu của công ty có một số nguyên liệu (cót nan) được mua từ hộ gia đình nên không có hoá đơn GTGT, do đó giá thực tế NVL nhập kho là:

Còn các nguyên liệu khác mua của các tổ chức kinh doanh đều có hoá đơn GTGT nên giá thực tế NVL nhập kho là:

Đối với NVL nhập khẩu thì:

Giá mua trên

hoá đơn + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua

- Công ty mua gỗ ép tại Công ty cổ phần Thanh Hà, giá thanh toán ghi trên hoá đơn là 27.500.000 đã bao gồm cả thuế GTGT 10%; chi phí vận chuyển 1.500.000đ

Giá thực tế gỗ ép nhập kho là: 27.500.000/1.1 +500.000 = 26.500.000đ

+) Tính giá NVL xuất kho:

Hiện nay công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá vật liệu xuất kho trong kỳ.

Trong đó:

Ví dụ:

Lượng cót mê hoa tồn đầu tháng 2 là 800m2 - trị giá 28.400.000đ Lượng cót mê hoa nhập trong tháng 2 là 2010m2 - trị giá 80.560.000đ

Giá thực tế VL tồn đầu tháng và nhập trong tháng Lượng thực tế VL tồn đầu tháng và nhập trong tháng

2.1.3 Tổ chức hạch toán chi tiết NVL

Kế toán chi tiết NVL là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư.

Công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư Phải tổng hợp được tình hình luân chuyển và tồn của từng danh điểm theo từng kho

Hiện nay Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL.

Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.

Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó.

Cuối kỳ, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tư Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị của từng kho Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và nhập số liệu vào phần mềm kế toán Sổ liệu sẽ được tự động kết chuyển vào các sổ chi tiết theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị ở từng kho Cuối tháng Số liệu tổng cộng của các số liệu này sẽ được kết chuyển vào Bảng tổng hợp tiết NVL.

Cuối kỳ kế toán tiến hành in ra báo cáo tổng hợp NVL, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu Sau đó đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp.

Sơ đồ 05: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

Về tổ chức hạch toán tổng hợp NVL có thể khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 06: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức nhật ký chứng từ

Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là hình thức nhật ký - chứng từ Từ các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ NVL kế toán tổng hợp nhập số liệu vào phần mềm kế toán Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào các bảng kê số 3, 8, 9, 10 và vào các nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 6, sau đó số liệu được tổng hợp vào sổ cái TK 152.

Tài khoản sử dụng để hạch toán NVL: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

TK 621: Chi phí NVL trực tiếp

Đơn vị không sử dụng TK 151: Hàng mua đang đi đường

Hiện tại kế toán của công ty chưa thực hiện đối chiếu đối hàng tháng

giữa bảng tổng hợp chi tiết NVL với sổ kế toán tổng hợp Công ty chỉ in các

bảng kê và các nhật ký - chứng từ một lần vào cuối năm Đến khi đó sổ cái được đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết.

2.2.Hạch toán thu mua và nhập kho NVL 2.2.1 Tổ chức thu mua NVL

Hàng tháng phòng kế hoạch lập kế hoạch mua sắm vật tư và tổ chức thu mua vật tư theo kế hoạch đó, trong phòng có một cán bộ làm công tác cung ứng vật tư Cán bộ cung ứng có trách nhiệm trực tiếp đi thu mua vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty hoàn toàn được mua ngoài, một số loại gỗ đặc biệt Công ty phải nhập từ nước ngoài, số còn lại công ty mua của các đơn vị bán sỉ trong nước, riêng đối với nguyên liệu để sản xuất cót nan thì Công ty phải đặt mua trực tiếp với từng gia đình ở các làng nghề ven Hà Nội.

Đối với nguyên liệu gỗ nhập khẩu : Công ty thường nhập của một số Nhà cung cấp quen thuộc trong nhiều năm ở các nước Lào, Campuchia, Nam phi… Dựa vào kế hoạch mua vật tư, Ban giám đốc lập đơn đề nghị xem báo giá của các đối tác, sau đó lựa chọn nhà cung cấp, tiếp đến thoả thuận ký kết hợp đồng mua bán, nhân viên kế toán đến ngân hàng Agribank Láng hạ mở LC, cán bộ thu mua lên cửa khẩu làm các thủ tục hải quan để nhận hàng rồi thuê xe chở về kho công ty.

Đối với nguyên liệu gỗ mua trong nước thường là các loại gỗ xẻ, gỗ ép…Công ty chủ yếu mua của các nhà cung cấp quen thuộc như Công ty TNHH Hưng Hà, Công ty Cổ phần Thương Mại & Sản Xuất Ngọc Diệp…

Đối với nguyên liệu tre, cót, nan, đồ thủ công mỹ nghệ: mua ở các làng nghề thủ công cũ thì cán bộ cung ứng vật tư sẽ lập giấy tạm ứng để tạm ứng

tiền mua vật tư rồi đi thu mua theo đặt hàng trước đối với từng hộ gia đình, trong trường hợp này không có hoá đơn mua hàng, cán bộ vật tư chỉ lập bảng kê mua hàng liệt kê tên hàng, số lượng, giá mua Hiện công ty không có xe chở vật tư, công ty phải thuê ngoài để vận chuyển.

2.2.2 Thủ tục Chứng từ:

Chứng từ sử dụng: hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư.

Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Giao cho cán bộ cung ứng Liên 2: Giao cho người bán

Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ

Sơ đồ 07: Sơ đồ luân chuyển phiếu nhập kho:

Nhập VT lưu

Cán bộ cung ứng đi mua vật liệu và thuê xe chở về Công ty Tiếp theo, Ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra về số lượng chất lượng và các tiêu chuẩn kỹ thuật khác, nếu đủ tiêu chuẩn như kế hoạch thì cho nhập kho, sau đó lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và cán bộ cung ứng lập phiếu nhập kho Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi vào thẻ kho Sau đó định kỳ

hàng tuần thủ kho tập hợp PNK mang lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp nhập số liệu vào máy tính.

Ví dụ:Ngày 19 tháng 02 Công ty CP Trung văn dùng tiền gửi ngân hàng

mua một số NVL của Công ty TNHH SX Và TM Hưng Hà, hàng về kho trong ngày, cán bộ thu mua lập phiếu nhập kho, Ban kiểm nghiệm vật tư kiểm tra chất lượng vật liệu đạt tiêu chuẩn cho nhập kho và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư.

Theo đó có các chứng từ liên quan sau cần được lập:

- Hoá đơn mua hàng do bên bán giao cho cán bộ cung ứng đem về:

Biểu 01: Hoá đơn GTGT

Đơn vị bán hàng: C.TY TNHH SX VÀ TM HƯNG HÀ Địa chỉ: Liên Trung - Đan Phượng - Hà Tây

Số tài khoản:

Điện thoại: Mã số: 0500495350 Họ tên người mua hàng: Trịnh Xuân Hoà Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Trung Văn Địa chỉ: Xã Trung Văn - Từ Liêm – Hà Nội Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: chuyển khoản Mã số: 0100102943

STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng 173.900.000 Thuế suất GTGT:10% Ti ền thu ế GTGT: 17.390.000 Tổng cộng tiền thanh toán 191.290.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm chín mươi mốt nghìn hai trăm chín mươi

GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao cho khách hàng

Ngày 19 tháng 02 năm 2009

Ng ày 19 th áng 02 n ăm 2009 của Bộ trưởng BTC

Họ, tên người giao hàng: TRịnh Xuân Hoà

Theo: H Đ số 67983 ngày 14 tháng 02 năm 2009 của Cty TNHH SX và TM

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Ngày 19 tháng 02 năm 2009 số 05 - Căn cứ Quyết định số 54 ngày 19 tháng 02 năm 2009 của Giám đốc Công ty cổ phần Trung Văn

- Ban kiểm nghiệm gồm:

+ Ông Nguyễn Văn Chung……… Chức vụ: NV kỹ thuật… Trưởng ban + Ông Nguyễn Văn Ninh …………Chức vụ: Thủ kho ……… Uỷ Viên + Bà Trần Thị Thanh Nga…………Chức vụ: Cán bộ cung ứng Uỷ Viên Đã kiểm nghiệm các loại:

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: vật tư đủ tiêu chuẩn Đại diện kỹ thuật

2.2.3 Trình tự ghi sổ kế toán nhập vật liệu

Dựa vào các chứng từ đã lập ở trên kế toán và thủ kho tiến hành ghi chép và cập nhật số liệu vào máy tính.

Tại kho: Thủ kho lập thẻ kho theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật

Biểu 04: Thẻ kho

- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Gỗ xẻ N 4+6

m3 số: VLC57

Tại Phòng kế toán: Kế toán căn cứ vào các chứng từ để tiến hành nhập

số liệu vào phần mềm kế toán Phần mềm kế toán sẽ chuyển số liệu vào sổ chi tiết nguyên vật liệu Nếu cần thiết cuối tháng in ra để kiểm tra Tuy nhiên thông thường tại công ty cuối năm mới in ra các sổ sách kế toán.

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ theo dõi chi tiết cho từng loại vật liệu tại từng kho vừa theo số lượng vừa theo giá trị.

Tiếp theo ví dụ trên, nghiệp vụ nhập kho nguyên liệu này sẽ được vào sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ như sau.

Biểu 05: Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ)

Năm: 2009

Tài khoản: 152 Tên kho: Kho gỗTên nguyên vật liệu: Gỗ thông xẻ

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ)

Năm: 2009

Tài khoản: 152 Tên kho: Kho gỗTên nguyên vật liệu: Gỗ xẻ N 4+6

Biểu 06: Bảng tổng hợp chi tiết NVL

Công ty có ba hình thức thanh toán với nhà cung cấp: thanh toán ngay bằng tiền mặt, hoặc tiền gửi ngân hàng, thanh toán chậm, ứng tiền trước cho nhà cung cấp và khi hàng về kho Công ty thì thanh toán trừ tạm ứng.

+) Thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng: Trong một số trường hợp số lượng vật liệu ít, giá trị nhỏ, hoặc mua của Nhà cung cấp mới, … Công ty thường phải thanh toán ngay.

Sau khi hàng về nhập kho, dựa vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho kế toán tính ra số tiền phải trả cho người bán Kế toán viết phiếu chi tiền mặt có sự phê duyệt của thủ trưởng đơn vị, rồi chuyển cho thủ quỹ thanh toán cho người giao hàng.

Nghiệp vụ này được ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 1.

Tiếp ví dụ trên kế toán căn cứ vào Hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho kế toán định khoản:

Đã ghi Sổ cái ngày … tháng năm 2009

Nếu thanh toán ngay bằng chuyển khoản thì kế toán viết uỷ nhiệm chi (4liên), khi uỷ nhiệm được giám đốc duyệt thì kế toán mang đến ngân hàng Agribank chi nhánh Láng hạ để làm thủ tục thanh toán Cho tới khi kế toán

nhận được giấy báo nợ thì cập nhật vào máy tính, máy tính sẽ chuyển số liệu