TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chương Query – Truy vấn Access Chương Query – Truy vấn Access 4.1 Khái Niệm Query câu lệnh SQL (Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc) loại ngơn ngữ phổ biến để tạo, hiệu chỉnh, truy vấn liệu từ sở liệu quan hệ 4.2 Các loại Query 4.3 Cách tạo select query Design View Để tạo query bạn chọn tab Create Ribbon, click nút query Design nhóm lệnh Queries Xuất cửa sổ thiết kế query cửa sổ Show table cho phép chọn bảng query tham gia truy vấn Chọn bảng chứa field mà bạn muốn hiển thị kết quả, field cần biểu thức tính tốn  Click nút Add để thêm bảng vào cửa sổ thiết kế query  Sau chọn đủ bảng query cần thiết, click nút close để đóng cửa sổ Show Table  Chọn field cần hiển thị kết vào lưới thiết kế cách drag chuột kéo tên field field list double click vào tên field  Nhập điều kiện lọc dòng Criteria  Click nút View để xem trước kết quả, click nút run để thực thi 4.3.1 Các thành phần cửa sổ thiết kế Query - Table/query pane: khung chứa bảng query tham gia truy vấn - Lưới thiết kế (Query by Example - QBE) : Chứa tên field tham gia vào truy vấn tiêu chuẩn sử dụng để chọn records Mỗi cột lưới QBE chứa thông tin field từ bảng query Table/query pane, bao gồm: ♦ Field: field tạo vào thêm vào hiển thị kết truy vấn ♦ Table: tên bảng chứa field tương ứng dòng Field ♦ Sort: định kiểu xếp liệu field query ♦ Show: định để hiển thị field Recordset ♦ Criteria: Nhập điều kiện lọc record ♦ Or: thêm điều kiện lọc tương ứng với phép OR, biểu thức điều kiện field đặt dịng tương ứng với AND 4.3.2 Cách nhập biểu thức điều kiện  Biểu thức điều kiện quy tắc lọc áp dụng cho liệu chúng chiết xuất từ sở liệu, nhằm giới hạn record trả truy vấn Ví dụ: người dùng muốm xem thông tin NHANVIEN tên Nga  Biểu thức điều kiện nhập dòng Criteria dòng Or lưới thiết kế query cột chứa giá trị biểu thức điều kiện lọc Ví dụ: Chuỗi điều kiện "Nga" giá trị field TenNV, chuỗi "Nga" nhập dịng Critetia cột TenVN Cách nhập biểu thức điều kiện  Các loại liệu dates, times, text, giá trị biểu thức điều kiện :  Toán tử sử dụng biểu thức điều kiện:  Ngoài hàm ngày giờ, hàm liệu chuỗi,… sử dụng biểu thức điều kiện 4.3.3 Truy vấn có nhiều điều kiện nhiều fields  Khi bạn muốn giới hạn records dựa nhiều điều kiện nhiều field khác nhau, Access kết hợp điều kiện lại với cách sử dụng toán tử And Or, cho hai trường hợp:  Nếu điều kiện phải thoả mãn đồng thời điều kiện phải liên kết phép AND, cách nhập điều kiện dịng Criteria lưới thiết kế query Ví dụ: Ví dụ: Hãy đưa nhân viên tên Nga lập hoá đơn Xuất:  Nếu cần thỏa mãn điều kiện điều kiện liên kết phép OR, cách nhập điều kiện dòng khác lưới thiết kế query 10 Ví dụ: tìm nhân viên chưa lập hóa đơn, bảng bảng NHANVIEN, bảng n bảng HOADON, field quan hệ field MANV - Chọn field quan hệ hai bảng → Next - Chọn field hiển thị kết → Next - Nhập tên cho query → Finish 34 4.8 Action Query Action query loại query mà thực thi làm thay đổi liệu bảng sở liệu, thay đổi làm cho sở liệu bị sai, trước thực thi loại action query bạn nên chép file dự phịng Có loại action query: 35 4.8.1 Update Query a) Chức Update query dùng để cập nhật liệu bảng b) Cách tạo - Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon chọn tab Create, nhóm lệnh Queries, click nút Query Design - Chọn bảng chứa liệu muốn cập nhật 36 - Thanh Ribbon chuyển sang tab Design - Trong nhóm lệnh Query Type, Click nút Update, Trong lưới thiết kế xuất dòng Update to - Chọn field chứa liệu cần cập nhật field chứa điều kiện - Tại field chứa liệu muốn cập nhật dòng Update to ta nhập biểu thức cập nhật liệu 37 c) Thực thi Update Query: - Click nút run để thực thi query - Khi thực thi query xuất hộp thoại thông báo số record Update - Nếu đồng ý → click yes - Xem kết bảng chứa liệu Update 38 4.8.2 Make-Table Query a) Chức Make-Table dùng để tạo bảng dựa bảng query có sẵn b) Cách tạo Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon chọn tab Create, nhóm lệnh Queries, click nút Query Design - Chọn bảng query làm liệu nguồn cho MakeTable Thanh Ribbon chuyển sang tab Design - Chọn field muốn hiển thị bảng - Trong nhóm lệnh Query Type, click nút Make - Table 39 Xuất hộp thoại Make Table với tùy chọn: ♦ Table name: Nhập tên bảng ♦ CurrentDatabase: Bảng lưu sở liệu hành ♦ Another Database: Bảng lưu sở liệu khác, click nút browse để tìm sở liệu chứa bảng Click nút OK để tạo Make-Table 40 c) Thực thi Make-Table Query - Click nút Run để thực thi query, xuất hộp thông báo số record đưa vào bảng - Nếu đồng ý → Click yes, bảng tạo, xem kết phần Table 41 4.8.3 Append Query 8.3 Append query : a) Chức Append query dùng để nối liệu vào cuối bảng có sẵn b) Cách tạo Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon chọn tab Create, nhóm lệnh Queries, click nút Query Design - Chọn bảng query làm liệu nguồn cho Append Query Thanh Ribbon chuyển sang tab Design - Chọn field chứa liệu nối vào bảng có sẵn, field chọn phải tương ứng với field bảng muốn nối liệu vào - Click nút Append nhóm lệnh Query Type 42 - Xuất hộp thoại Append → Chọn bảng muốn nối liệu vào - Trong lưới thiết kế xuất dòng Append to, chứa tên field tương ứng bảng có sẵn 43 c) Thực thi Append query - Click nút run để thực thi query - Xuất hộp thông báo số record nối vào - Nếu đồng ý → click yes, xem kết phần Table 44 4.8.4 Delete Query a) Chức năng: Delete query xóa record từ bảng, thông thường dựa điều kiện mà bạn cung cấp, Delete query xóa tất record bảng giữ nguyên cấu trúc bảng Delete Query nguy hiểm xóa vĩnh viễn liệu từ bảng sở liệu bạn, trước thực thi loại query cần phải có backup 45 b) Cách tạo: Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon chọn tab Create, nhóm lệnh Queries, click nút Query Design - Chọn bảng query chứa liệu cần xóa Thanh Ribbon chuyển sang tab Design - Click nút Delete nhóm Query Type - Chọn field chứa điều kiện xóa, lưới thiết kế xuất dịng Delete → field chứa điều kiện xóa ta chọn where 46 - Nhập điều kiện xóa dịng Criteria 47 c) Thực thi Delete Query - Click nút run để thực thi, xuất hộp thông báo số record bị xóa - Nếu đồng ý → yes, record bảng bị xóa, xem kết phần Table 48 ... Field ThanhTien:[SoLuong]*[GiaBan] 12 4. 4 Total Query ? ?Access cung cấp chức kết nhóm record thực phép thống kê liệu nhóm record Các hàm count, sum, min, max, avg hàm c Total Query Ví dụ:  Thơng tin... Ngoài hàm ngày giờ, hàm liệu chuỗi,… sử dụng biểu thức điều kiện 4. 3.3 Truy vấn có nhiều điều kiện nhiều fields  Khi bạn muốn giới hạn records dựa nhiều điều kiện nhiều field khác nhau, Access. .. thi query - Xuất hộp thông báo số record nối vào - Nếu đồng ý → click yes, xem kết phần Table 44 4. 8 .4 Delete Query a) Chức năng: Delete query xóa record từ bảng, thơng thường dựa điều kiện mà