HC VIN HNH CHNH Tổ chức điều hành hoạt động công sở (Chng trỡnh Cao hc) Gs.tskh Nguyễn Văn Thâm Khoa Văn Công nghệ hành Gii thiệu Chúng ta ai?  Chúng ta muốn gì? - Muốn nâng cao trình độ mình? - Trở thành nhà quản lý, lãnh đạo có hiểu biết ? - Trở thành người nghiên cứu khoa học? v.v…  Mục tiêu, yêu cầu môn học     Nắm vấn đề lý luận điều hành hoạt động quan, tổ chức, công sở Biết kỹ cần thiết hiểu cách vận dụng vào thực tiễn tổ chức hoạt động công sở Thảo luận số vấn đề thực tiễn điều hành công sở nước ta Trao đổi số kinh nghiệm giới vấn đề nghiên cứu Phương pháp học tập     Cùng học tập Coi trọng việc tự học ( kể lớp học) Tích cực tham gia thảo luận nhóm Suy nghĩ cách vận dụng lý thuyết vào thực tế TÀI LiỆU THAM KHẢO - Nguyễn Văn Thâm: Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2003 - Nguyễn Bá Dương ( Chủ biên): Những vấn đề khoa học tổ chức Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2004 A TỔNG QUAN I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1 TỔ CHỨC       Tổ chức tập hợp có tính hệ thống Các thành phần tổ chức liên kết với theo nguyên tắc định Các mối liên kết định tính chất tổ chức Mỗi tổ chức ( xã hội) hoạt động theo mục tiêu gắn với lĩnh vực số lĩnh vực định Mục tiêu tổ chức định hướng hoạt động Tổ chức có thiết chế để làm sở cho tồn phát triển Q trình vận hành tổ chức hướng tới mục tiêu chịu tác động nhiều yếu tố khác Có u tố yếu tố phụ, khách quan chủ quan Có tổ chức cơng tổ chức tư, tổ chức trị -xã 1.2 CƠ QUAN    Là tổ chức xã hội Trong hoạt động ln gắn với chức chun biệt Ví dụ: Cơ quan điều tra, quan báo chí, quan Đảng… Cơ quan ln có chế riêng hoạt động theo trật tự rõ ràng 1.3 CÔNG SỞ (Nhà nước)     Là tổ chức xà hội, Là quan máy nhà nước thiết lập để kiểm soát công việc hành chính, quản lý mặt ®êi sèng x· héi; C«ng së cã qun lùc c«ng, sử dụng quyền lực để thực thi công vô (theo pháp luật) thông qua đội ngũ công chức, viờn chc, cỏn b mỡnh qun lý; Đây nơi xử lý thông tin để phục vụ cho hoạt động máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp phận cán bộ, công chức theo chế định nhằm thực chức nhiệm vụ nhà nước giao Cụng s gn với trụ sở làm việc Phân loại công sở      C«ng së cã thĨ phân loại dựa vào tiêu chí khác Các tiêu chí thường áp dụng tính chất nội dung hoạt động công sở Dựa theo tiêu chí phân loại công sở thành loại sau đây: Công sở hành chÝnh nhµ n­íc (gắn với trơ së lµm viƯc cđa quan nhà nước) Công sở nghiệp Công së cđa c¸c tỉ chøc (chính trị, x· héi) Cơng s cụng ớch (phi li nhun) 10 Phân loại biểu VHCS Các biểu liên quan đến nếp sống Các biểu liên quan đến điều kiện môi trường làm việc Các biểu liên quan đến cách thức làm việc công sở 100   Xây dựng văn hóa cơng sở: Quy định Chính phủ Quy chế văn hóa cơng sở 101 Xây dựng văn hóa cơng sở: Kinh nghiệm Nhật Bản phương pháp 5S SEISO Sạch SEIKETSU Săn sóc SEITON Sắp xếp 5.SHITSUKE Sẵn sàng SEIRI Sàng lọc 102 5S 5S Nội dung S1 Sàng lọc (Sort) Yêu cầu Phân loại thứ cần thiết không cần thiết Loại bỏ thứ không cần thiết S2 Sắp xếp (Organizing Set in order) S3 Sạch Sắp xếp vật, chỗ, có đánh số ký hiệu Dễ tìm, dễ thấy Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ ln (Standardizing) S4 S5S Săn sóc (Sustain) 5Sẵn sàng nguyện Duy trì 3S (Sàng lọc, xếp, sẽ) lúc nơi Rèn luyện việc tuân thủ 3S cách tự giác, tự (Self-Disciplin) 103 Sẵn sàng ‘02 Mục tiêu 5S n Sà ọc l g Các công cụ 5S (Lặp lặp lại 3S liên tục) g n S lọc p Sắp xế Săn Sạch ‘01 Săn só c sóc p Sắp xế Sắp xếp g Sàn Sạch Să ns óc Sạch s ẽ Sạc h Sạch Sắp xếp lọ c ‘00 l ọc g n S ‘99 ‘98 ‘97 Sắp xếp 104 Sàng lọc ‘96 NGUYÊN TẮC SẮP XẾP  Mọi thứ có chỗ quy định   Thứ chỗ thứ   Everything has its place Everything is at its place Cự ly phụ thuộc tần suất sử dụng Dễ nhìn - Dễ thấy - Dễ lấy - Dễ sử dụng 105 KỸ THUẬT THỰC TẾ CÁCH LƯU GIỮ CÁCVẬT DỤNG  SỬ DỤNG HẰNG GIỜ  SỬ DỤNG HÀNG NGÀY  THỈNH THOẢNG SỬ DỤNG  HỒ SƠ  ĐỂ NƠI GẦN TRONG TẦM TAY, DỄ LẤY  ĐỂ NƠI DỄ TÌM, DỄ LẤY  BẢO ĐẢM TÌM, LẤY NHANH CHĨNG SỬ DỤNG BẢNG, HÌNH VẼ, KÝ HIỆU MÀU ĐÁNH SỐ, KÝ HIỆU MÀU TRÊN KỆ VÀ THỨ TỰ  106 VÍ DỤ VỀ SẮP XẾP  Chụp hình TRƯỚC SAU dọn dẹp, xếp TỦ HỒ SƠ 108 www.vctel.com/www.vanchu ng.vn X Đổi hoạt động công sở Bối cảnh: Các truyền thống cũ nặng; Đổi kinh tế diễn sâu rộng nước ta; Khoa học kỹ thuật ngày phát triĨn; Héi nhËp kinh tÕ thÕ giíi ngµy cµng më rộng Yêu cầu: Hiệu điều hành; Hiện đại hoá sở vật chất; Trách nhiệm điều hành xác định cụ thể 109 X ổi hoạt động công sở (Tiếp theo) Căn pháp lý: Đề án đổi đại hoá công sở Chính phủ Phương hướng mục tiêu cụ thể: - Xây dựng kỹ điều hành; - Tổ chức công việc khoa học; - Quy trình điều hành chuẩn mực, thủ tục hợp lý; - Giảm nhẹ cường độ lao động, nâng cao suất lao động quản lý; 110 X ổi hoạt động công sở (Tiếp theo) Các giải pháp: áp dụng mô hình mẫu; Sử dụng thiết bị đại, công nghệ mới; Xây dựng định mức, mở rộng hợp đồng hành chính; Tăng cường công tác kiểm tra; Bồi dưỡng đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức 111 Phần kết: Công sở tương lai Là mạng lưới có tính liên hoàn, điều hành theo hệ thống liên kết, cấu mềm dẻo Quyền lực, chức vụ yếu tố định hoạt động công sở mà cách vận hành mục tiêu đặt Nguyên tắc chung việc điều hành công sở thích ứng; Các dịch vụ công ngày ®­ỵc më réng 112 KÕt ln chung   Công sở tổ chức xà hội với nhiều hình dạng, với chức nhiệm vụ khác Muốn điều hành công sở có hiệu cần phải có kỹ , phương pháp thích hợp Hình ảnh công sở việc điều hành công sở tạo nên văn hoá , tảng phát triển công sở Đổi hoạt động công sở luôn nhu cầu có tính khách quan phát triển mặt ®êi sèng x· héi 113 Câu hỏi kiểm tra điều kiện  Các nhà nghiên cứu nhận định 50% thành công điều hành công việc lệ thuộc vào trình chuẩn bị để triển khai Hãy thực tế để chứng minh điều nói rõ vai trị s ự chuẩn bị, nội dung cách thức triển khai công việc định điều hành hoạt động công sở 114 ... hiện; Triển khai công việc Đánh giá kết Điều chØnh 49 iIi KỸ NĂNG ThiÕt kÕ VÀ PHÂN CÔNG công việc Yêu cầu chung Phù hợp với mục tiêu công sở đơn vị thực công việc đư ợc đề Nội dung công việc phải... chất nội dung hoạt động công sở Dựa theo tiêu chí phân loại công sở thành loại sau đây: Công sở hµnh chÝnh nhµ n­íc (gắn với trơ së lµm viƯc quan nhà nước) Công sở nghiệp Công sở tổ chức (chớnh... Sự gắn bó cán bộ, công chức với mục tiêu công sở; động làm việc; đạo đức công vụ; kỹ giao tiếp thực tế, kỹ giải xung đột, kỹ hợp tác…  Yếu tố đầu ra: Các sản phẩm hoạt động công sở mang lại (