Đang tải... (xem toàn văn)
QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN Sự cần thiết của việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán. • Việc lưu trữ tài liệu kế toán có ý nghĩa rất lớn trong việc tổ chức, lãnh đạo, quản lí cũng như đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. • Thực tế, một phần công việc này đã lưu trữ, cung cấp các thông tin trong tài liệu phục vụ cho các nhận định quyết định cho hoạt động quản lí, kinh doanh của doanh nghiệp.Một phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc chấp hành các hoạt động thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng. Mặt khác, xét trên phương diện khoa học, qua tài liệu lưu trữ các nhà quản trị sẽ phần nào đó học hỏi, rút được kinh nghiệm trong quá trình điều hành và tiếp nhận các kỷ thuật, khoa học công nghệ để phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.
QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN Sự cần thiết việc bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán Việc lưu trữ tài liệu kế tốn có ý nghĩa lớn việc tổ chức, lãnh đạo, quản lí đưa định sản xuất kinh doanh doanh nghiệp • Thực tế, phần cơng việc lưu trữ, cung cấp thông tin tài liệu phục vụ cho nhận định định cho hoạt động quản lí, kinh doanh doanh nghiệp Một phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc chấp hành hoạt động tra, kiểm tra quan chức Mặt khác, xét phương diện khoa học, qua tài liệu lưu trữ nhà quản trị phần học hỏi, rút kinh nghiệm trình điều hành tiếp nhận kỷ thuật, khoa học công nghệ để phục vụ hoạt động doanh nghiệp • Trách nhiệm bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán 1.1 Khái quát chung tài liệu kế toán hoạt động lưu trữ tài liệu kế tốn: • Tài liệu kế tốn: Tại Khoản 8, Điều 4, Luật kế toán Số 03/2003/QH11 năm 2003 quy định “ Tài liệu kế toán chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán tài liệu khác có liên quan đến kế tốn” • Hoạt động lưu trữ Tại Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 quy định “ Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” • Trách nhiệm bảo quản lưu trữ tài liệu kế tốn • Trách nhiệm bảo quản lưu trữ Căn Điều 25, luật lưu trữ 2011 trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ: • Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ • Trường hợp tổ chức khơng sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định khoản Điều ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phải trả phí theo quy định pháp luật • Trách nhiệm bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán Tại Điều 40, luật 2003 quy định: • Khoản Tài liệu kế tốn phải đơn vị kế tốn bảo quản đầy đủ, an tồn trình sử dụng lưu trữ Khoản Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Theo định số 128/2000/QĐ- BTC Bộ tài quy định tại: Điều 6: “ Tại đơn vị, kế toán trưởng người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm giúp Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị tổ chức, phân loại, xếp tài liệu làm thủ tục đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ” Điều 9: “ Người giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị, trước pháp luật mát, hư hỏng cố khác tài liệu chủ quan gây ra” Và theo số 01/2011/QH13 Quốc hội quy định Luật lưu trữ Khoản 2- Điều 9: “Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan” • Yêu cầu bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Theo Điều 35-NĐ số 18/2004/NĐ-CP phủ quy định việc : Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tốn • Căn Điều 40 Luật Kế toán, việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán quy định sau: Tài liệu kế toán phải đơn vị kế tốn bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng Người làm kế tốn có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế tốn q trình sử dụng Tài liệu kế tốn lưu trữ phải theo quy định pháp luật cho loại tài liệu kế toán Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị bị huỷ hoại phải có biên kèm theo chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị bị huỷ hoại Đối với chứng từ kế tốn có cần phải lưu trữ hai nơi hai nơi lưu trữ chứng từ chụp theo quy định Điều 18 Nghị định Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán an toàn, đầy đủ hợp pháp tài liệu kế toán Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, xếp thành hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh theo kỳ kế toán năm Nơi lưu trữ tài liệu kế toán Theo Điều 36- NĐ số 128/2004/NĐ- CP quy định nơi lưu trữ tài liệu kế tốn sau: • Căn Điều 40 Luật Kế toán, nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định sau: Tài liệu kế toán đơn vị kế toán lưu kho lưu trữ đơn vị Kho lưu trữ tài liệu kế tốn phải bố trí gần địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở, phải có đầy đủ thiết bị bảo quản điều kiện bảo quản bảo đảm an tồn q trình lưu trữ theo quy định pháp luật • Trường hợp đơn vị kế tốn khơng tổ chức phận kho lưu trữ đơn vị phải thuê tổ chức, quan lưu trữ tài liệu kế toán sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy định pháp luật • Tài liệu kế tốn kỳ kế tốn năm cịn thời hạn lưu trữ đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập lưu trữ đơn vị thành lập Trường hợp tài liệu kế toán đơn vị kế toán bị chia, tách không phân chia cho đơn vị lưu trữ lại đơn vị bị chia, bị tách lưu trữ nơi theo định quan có thẩm quyền định chia, tách • Tài liệu kế toán đơn vị chấm dứt hoạt động gồm tài liệu kế toán kỳ kế toán năm thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán liên quan đến chấm dứt hoạt động lưu trữ nơi theo định quan có thẩm quyền định chấm dứt hoạt động • Tài liệu kế tốn an ninh, quốc phịng tài liệu lưu trữ vĩnh viễn phải đưa vào lưu trữ theo quy định pháp luật • • Theo Điều 29- NĐ số 129/2004/NĐ- CP quy định nơi lưu trữ tài liệu kế toán : Căn Điều 40 Luật kế toán,nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định sau: Tài liệu kế toán đơn vị kế toán lưu trữ kho đơn vị kế tốn đó.Kho lưu trữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản điều kiện bảo quản bảo đảm an tồn q trình lưu trữ theo quy định pháp luật.Đơn vị kế tốn thuê tổ chức lưu trữ thực lưu trữ tài liệu kế toán sở hợp đồng ký kết bên • Tài liệu kế tốn doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi, chi nhánh văn phịng đại diện doanh nghiệp nước ngồi hoạt động Việt Nam thời gian hoạt động Việt Nam theo Giấy phép đầu tư Giấy phép thành lập cấp,phải lưu trữ đơn vị kế tốn lãnh thổ nước cơng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Khi doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi, chi nhánh Văn phịng đại diện doanh nghiệp nước hoạt động Việt Nam kết thúc hoạt động Việt Nam tài liệu kế toán lưu trữ nơi theo định người đại diện theo pháp luật đơn vị kế tốn • Tài liệu kế tốn đơn vị giải thể, phá sản bao gồm tài liệu kế tốn kỳ kế tốn năm cịn thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể, phá sản lưu trữ nơi theo định người đại diện theo pháp luật đơn vị kế tốn • Tài liệu kế tốn đơn vị cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế tốn kỳ kế tốn năm cịn thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu lưu trữ đơn vị kế toán chủ sở hữu lưu trữ nơi theo định quan có thẩm quyền định cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu • Tài liệu kế toán kỳ kế toán năm thời hạn lưu trữ đơn vị chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: tìa liệu kế tốn phân chia cho đơn vị kế tốn phân chia lưu trữ đơn vị mới; tài liệu kế tốn khơng phân chia lưu trữ đơn vị kế toán bị chia bị tách lưu trữ nơi theo định quan có thẩm quyền định chia, tách đơn vị Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách lưu trữ đơn vị kế tốn chia, tách • Tài liệu kế tốn kỳ kế tốn năm cịn thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập đơn vị kế toán lưu trữ đơn vị nhận sáp nhập • Tài liệu kế tốn an ninh, quốc phịng phải đưa vào lưu trữ theo quy định pháp luật • • Các loại tài liệu kế toán thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán Các loại tài liệu kế toán Các loại tài liệu kế toán quy định theo Điều 34Nghị định 128/BTC/ 31/05/2004 Điều 27 - Nghị định 129/NĐ-CP/ (16/10/2013) Căn Điều 40 Luật Kế toán, loại tài liệu kế toán phải lưu trữ quy định sau: • • Chứng từ kế tốn • Sổ kế tốn chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp • Báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị Tài liệu khác có liên quan đến kế tốn ngồi tài liệu quy định khoản 1, khoản khoản Điều gồm: loại hợp đồng; tài liệu liên quan đến nhận sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế Nhà nước; tài liệu liên quan đến kiểm kê, đánh giá tài sản; tài liệu • liên quan đến kiểm tra, tra, kiểm toán; tài liệu liên quan đến chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động; biên tiêu huỷ tài liệu kế toán tài liệu kế tốn khác có liên quan đến kế tốn Thời hạn lưu trữ loại tài liệu kế toán: Căn Khoản Điều 40 Luật kế toán quy định tài liệu kế toán phải lưu trữ theo thời hạn sau đây: • Tối thiểu năm năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế toán, gồm chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính; • Tối thiểu mười năm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn báo cáo tài năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; • Lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phịng" • Cụ thể quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Điều 37, 38, 39 Nghị định 128 phủ số 128/2004/NĐ-CP sau: Điều 37 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu năm Căn Điều 40 Luật Kế toán, tài liệu kế tốn có thời hạn lưu trữ tối thiểu năm, gồm: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xun đơn vị kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài lưu trữ tối thiểu năm tính từ kết thúc kỳ kế tốn năm phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho khơng lưu tập chứng từ phịng kế tốn • Tài liệu kế tốn khác dùng cho quản lý, điều hành chứng từ kế toán khác khơng trực tiếp ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính." • Điều 38 Tài liệu kế tốn phải lưu trữ tối thiểu 10 năm Căn Điều 40 Luật Kế toán, tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, gồm: Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp, báo cáo tài tháng, quý, năm, báo cáo toán, biên tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài • • • • Tài liệu kế toán liên quan đến lý tài sản cố định Tài liệu kế toán báo cáo tốn vốn đầu tư dự án hồn thành Ban quản lý dự án Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động đơn vị kế toán Tài liệu kế toán khác đơn vị kế toán sử dụng số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ 10 năm thực lưu trữ theo quy định • Tài liệu, hồ sơ kiểm tốn quan Kiểm tốn Nhà nước.” • Điều 39 Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn Căn Điều 40 Luật Kế toán, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm: Báo cáo tổng toán ngân sách nhà nước năm Quốc hội phê chuẩn • Hồ sơ, báo cáo tốn vốn đầu tư xây dựng dự án thuộc nhóm A • • Tài liệu kế tốn khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán, ngành địa phương định sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải thời hạn lưu trữ từ 10 năm trở lên tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên tiêu huỷ theo định người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán." Thời điểm bắt đầu thời hạn lưu trữ Thời điểm bắt đầu thời hạn lưu trữ được quy định Điều 41, Nghị định 128 sau: • “Điều 41 Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán Căn Điều 40 Luật Kế tốn, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán quy định sau: Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán quy định Điều 37, khoản 1, khoản khoản Điều 38 Nghị định tính từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm • Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán quy định khoản Điều 38 Nghị định tính từ ngày Báo cáo tốn vốn đầu tư dự án hồn thành duyệt • Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán quy định khoản tài liệu, hồ sơ kiểm toán quy định • khoản Điều 38 Nghị định tính từ kết thúc cơng việc • Tiêu hủy tài liệu kế toán Tiêu hủy tài liệu kế toán Theo Điều 42- NĐ số 128/2004/NĐ- CP Điều 35- NĐ số 129/2004/NĐ- CP quy định việc tiêu hủy tài liệu kế tốn sau: • Căn Điều 40 Luật kế toán, việc tiêu hủy tài liệu kế toán quy định sau: Tài liệu kế toán hết hạn lưu trữ theo quy định phép tiêu hủy theo định người đại diện theo pháp luật đơn vị kế tốn, trừ có định quan nhà nước có thẩm quyền • Tài liệu kế tốn lưu trữ đơn vị kế tốn đơn vị kế tốn thực tiêu hủy • Tùy theo điều kiện cụ thể đơn vị kế toán để thực hiên tiêu hủy tài liệu kế toán hình thức tiêu hủy tự chọn Đối với tài liệu kế tốn bí mật tiêu hủy cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ máy thủ cơng, đảm bảo tài liệu kế tốn tiêu hủy sử dụng lại thông tin,số liệu • Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán Theo Điều 43- NĐ số 128/ 2004/ NĐ- CP Điều 36NĐ số 129/ 2004/ NĐ- CP quy định thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán sau: • Căn Điều 40 Luật kế tốn, thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán quy định sau: Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán định thành lập “ Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ ” Thành phần Hội đồng gồm có: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng đại diện phận lưu trữ • Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” “ Biên tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ ” • “ Biên tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập sau tiêu hủy tài liệu kế toán phải ghi rõ nội dung: loại tài liệu kế toán tiêu hủy, thời hạn lưu trữ loại, hình thức tiêu hủy, kết luận chữ ký thành viên Hội đồng tiêu hủy • Tình 1: Đầu năm 2010, Cơng ty may Sông Hồng ký kết nhiều hợp đồng nên kho lưu trữ tài liệu kế tốn khơng cịn đủ chỗ kế toán phản ánh lại với giám đốc mở rộng phịng ban lưu trữ Sau GĐ cử nhân viên kế tốn đem tiêu hủy hình thức đốt tất tài liệu kế toán có thời hạn sử dụng năm Hỏi việc làm Cơng ty X có vi phạm pháp luật k? Tại sao? Trả lời : + Thứ nhất: Theo Khoản 5- Điều 40- Luật kế toán 2003 quy đinh tài liệu kế toán phải lưu trữ theo thời hạn sau • • Tối thiểu năm năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế toán, gồm chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính; Tối thiểu mười năm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn báo cáo tài năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; • Lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng" Cụ thể quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Điều 37, 38, 39 Nghị định 128 phủ số 128/2004/NĐ-CP Điều 30, 31, 32 Nghị định 129 phủ số 129/2004/ NĐ- CP Trong trường hợp Giám Đốc công ty SH cử nhân viên tiêu hủy tất tài liệu kế toán thời hạn sử dụng năm Nếu tài liệu chứng từ kế tốn không sử dụng trực tiếp cho việc ghi sổ lập BCTC (như phiếu thu, phiếu chi, ) cơng ty phép tiêu hủy Còn chứng từ sử dụng trực tiếp cho việc ghi sổ hay BCTC hay tài liệu kế tốn có tính sử liệu ,có ý nghĩa… hành động tiêu hủy TLKT công ty SH trái pháp luật + Thứ hai: Theo Khoản 1- Điều 43- NĐ 128/2004/ NĐ- CP Khoản 1- Điều 36- NĐ128/ 2004/ NĐ- CP quy định : Căn Điều 40 Luật kế toán, thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán quy định sau: • Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán định thành lập “ Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ ” Thành phần Hội đồng gồm có: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng đại diện phận lưu trữ Trong trường hợp công ty SH không thành lập “ Hội đồng tiêu hủy tài liệu tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” tiêu hủy tài liệu kế toán hết hạn lưu trữ nên việc làm công ty trái pháp luật Các hành vi vi phạm hành lưu trữ tài liệu kế toán mức xử phạt: Tại Điều 12 Nghị định số105/2013/NĐ-CP Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành hành vi vi phạm quy định bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tốn sau: • “Ðiều 12 Xử phạt hành vi vi phạm quy định bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Ðưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm 12 tháng so với thời hạn quy định; b) Lưu trữ tài liệu kế tốn khơng đầy đủ theo quy định; c) Bảo quản tài liệu kế tốn khơng an tồn, để hư hỏng, mát tài liệu thời hạn lưu trữ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Sử dụng tài liệu kế tốn thời hạn lưu trữ khơng quy định; b) Không thực việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mát bị huỷ hoại Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng hành vi sau : a) Huỷ bỏ tài liệu kế toán chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định; b) Tiêu huỷ tài liệu kế tốn khơng thành lập Hội đồng tiêu huỷ, không thực phương pháp tiêu huỷ không lập biên tiêu huỷ theo quy định Căn điểm b khoản Điều 12 Nghị định số105/2013/NĐCP: "Tiêu huỷ tài liệu kế tốn khơng thành lập Hội đồng tiêu huỷ, không thực phương pháp tiêu huỷ không lập biên tiêu huỷ theo quy định." nên công ty may SH bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng Vậy trường hợp công ty may SH chịu mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng TÌNH HUỐNG 2: Trong năm 2010, công ty may Sông Hồng(NĐ) có nhiều hoạt động kinh doanh nên hồn thành xong cơng việc kế tốn thấy có số hợp đồng năm ngoái chưa lưu Khi kiểm tra thấy tài liệu 13 tháng kể từ ngày kết thúc cơng việc kế tốn Kế tốn lưu lại hợp đồng bị sót lại giám đốc giao cho nhiệm vụ tiêu hủy số tài liệu hết thời hạn lưu trữ Hỏi việc làm cơng ty may SH có vi phạm pháp luật khơng? có sao?mà mức xử phạt nào? Trả lời: • Thứ nhất: Căn theo khoản Điều 40 Luật kế toán số 03/2003/QH11 “Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm kết thúc cơng việc kế tốn.” trường hợp cơng ty SH lưu trữ tài liệu kế toán thời gian 12 tháng kể từ ngày kết thúc công việc kế toán nên hành vi vi phạm hành luật lưu trữ • Thứ hai: Theo Điều 12- NĐ 105/2013/ NĐ- CP quy định việc xử phạt vi phạm hành hành vi vi phạm quy định bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán sau: “Ðiều 12 Xử phạt hành vi vi phạm quy định bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Ðưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm 12 tháng so với thời hạn quy định; b) Lưu trữ tài liệu kế tốn khơng đầy đủ theo quy định; c) Bảo quản tài liệu kế tốn khơng an toàn, để hư hỏng, mát tài liệu thời hạn lưu trữ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Sử dụng tài liệu kế toán thời hạn lưu trữ không quy định; b) Không thực việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mát bị huỷ hoại Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng hành vi sau : a) Huỷ bỏ tài liệu kế toán chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định; b) Tiêu huỷ tài liệu kế tốn khơng thành lập Hội đồng tiêu huỷ, không thực phương pháp tiêu huỷ không lập biên tiêu huỷ theo quy định Nên trường hợp theo Điểm a, Khoản 1, Điều 12- NĐ 105/2013/NĐ- CP cơng ty may SH chịu mức phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng • Thứ ba: Căn Điều 43 nghị định 128/2004/NĐ-CP quy định: Căn Điều 40 Luật Kế toán, thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán quy định sau: Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán định thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” Thành phần Hội đồng gồm có: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng đại diện phận lưu trữ Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ” “Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” “Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập sau tiêu huỷ tài liệu kế toán phải ghi rõ nội dung: loại tài liệu kế toán tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ loại tài liệu kế tốn, hình thức tiêu huỷ, kết luận chữ ký thành viên Hội đồng tiêu hủy.” người đại diện công ty k thành lập Hội đồng tiêu hủy TLKT hết thời hạn lưu trữ, không tiến hành kiểm kê đánh giá phân loại theo lại kế tốn vs khơng lập danh mục TLKT tiêu hủy, Biên tiêu hủy TLKT hết thời hạn lưu trữ mà giao cho nhân viên kế toán tiêu hủy Vì hành vi hành vi vi phạm + Theo Điểm b, Khoản 3, Điều 12- NĐ 105/2013/NĐCP cơng ty may SH phải chịu mức phạt tiền từ 10.000.000đồng đến 20.000.000 đồng Vậy trường hợp công ty may SH chịu mức phạt từ 10.500.000 đồng đến 21.000.000 đồng Trường hợp công ty sơ suất bị cháy xưởng may số phòng ban bị thiệt hại Khi kiểm tra lại phòng kế toán thấy thiếu số hồ sơ, hợp đồng kinh doanh thấy số hồ sơ lưu q lâu chiếm nhiều khơng gian phịng lưu trữ chưa thấy xử lý nên Giám đốc bàn bạc thành lập hội đồng tiêu thủ sau tiêu huy số TLKT có hồ sơ tài liệu bị mà TLKT gần tới ngày phải tiêu huy Hỏi hành vi công ty hay sai? Vì mức xử phạt ntn? Sai: Thứ nhất: Căn Điều 40 luật kế toán số 03/2003/QH11 là: “ Tài liệu kế toán lưu trữ phải Trường hợp tài liệu kế tốn bị tạm giữ, bị tịch thu phải có biên kèm theo chụp có xác nhận; bị bị huỷ hoại phải có biên kèm theo chụp xác nhận.’’ công ty may Sông Hồng trường hợp khơng có biên kèm theo chụp xác nhận chứng tỏ tính pháp lý tài liệu kế tốn nên hành vi vi phạm Căn Điều 41 luật kế toán số 03/2003/QH11 quy định cơng việc kế tốn trường hợp tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại: Khi phát tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại, đơn vị kế tốn phải thực cơng việc sau đây: Kiểm tra, xác định lập biên số lượng, trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại thơng báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan quan nhà nước có thẩm quyền; Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng; Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để chụp xác nhận lại tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại; Đối với tài liệu kế tốn có liên quan đến tài sản phục hồi biện pháp quy định khoản khoản Điều phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại Trường hợp ta thấy cơng ty khơng khơng tìm biện pháp khôi phục tài liệu bị theo khoản 2,3,4 điều mà lại quy chúng TLKT đến thời hạn tiêu hủy đem tiêu hủy Thứ 2: khoản điều 40 luật kế toán số 03/2003/QH11 sau: “Tài liệu kế toán phải lưu trữ theo thời hạn sau đây: a) Tối thiểu năm năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế toán, gồm chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính; b) Tối thiểu mười năm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn báo cáo tài năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; c) Lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng.’’ Trường hợp cơng ty may SH sai kiểm tra TLKT biết tài liệu bị chưa tới thời hạn tiêu huy mà xếp TLKT vào TLKT đến thời hạn tiêu huy Hành vi hành vi vi phạm pháp luật Xử phạt hành vi vi phạm Theo Điều 12- NĐ 105/2013/ NĐ- CP quy định việc xử phạt vi phạm hành hành vi vi phạm quy định bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán sau: Điều 12 Xử phạt hành vi vi phạm quy định bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Cảnh cáo phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm 12 tháng so với thời hạn quy định; b) Lưu trữ tài liệu kế tốn khơng đầy đủ theo quy định; c) Bảo quản tài liệu kế tốn khơng an tồn, để hư hỏng, mát tài liệu thời hạn lưu trữ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Sử dụng tài liệu kế tốn thời hạn lưu trữ khơng quy định; b) Không thực việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mát bị hủy hoại Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Hủy bỏ tài liệu kế toán chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định; b) Tiêu hủy tài liệu kế tốn khơng thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực phương pháp tiêu hủy không lập biên tiêu hủy theo quy định Thứ nhất: Căn điểm c khoản Điều 12- NĐ 105/2013/ NĐ- CP : “Bảo quản tài liệu kế tốn khơng an tồn, để hư hỏng, mát tài liệu thời hạn lưu trữ.’’ nên công ty may SH bị cảnh cáo phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng Căn điểm b khoản Điều 12- NĐ 105/2013/ NĐ- CP: “Không thực việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mát bị hủy hoại.’’nên cty bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng Thứ 2: Căn điểm a khoản Điều 12- NĐ 105/2013/ NĐ- CP: “Hủy bỏ tài liệu kế toán chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định;” nên cty SH bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng Vậy trường hợp công ty may SH chịu mức phạt từ 15.500.000 đồng đến 21.000.000 đồng Tình Trong năm 2010, cơng ty may SH có nhiều hoạt động kinh doanh nên hồn thành xong cơng việc kế tốn thấy có số hợp đồng năm ngối chưa lưu Khi kiểm tra thấy tài liệu 13 tháng kể từ ngày kết thúc cơng việc kế tốn Kế tốn lưu lại hợp đồng bị sót lại giám đốc giao cho nhiệm vụ tiêu hủy số tài liệu hết thời hạn lưu trữ Hỏi việc làm công ty có vi phạm pháp luật khơng? có sao?mà mức xử phạt nào? Trả lời: • Thứ nhất: Căn theo khoản Điều 40 Luật kế toán số 03/2003/QH11 “Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm kết thúc cơng việc kế tốn.” trường hợp cơng ty lưu trữ tài liệu kế tốn thời gian 12 tháng kể từ ngày kết thúc cơng việc kế tốn nên hành vi vi phạm hành luật lưu trữ • Thứ hai: Theo Điều 12- NĐ 105/2013/ NĐ- CP quy định việc xử phạt vi phạm hành hành vi vi phạm quy định bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán sau: “Ðiều 12 Xử phạt hành vi vi phạm quy định bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Ðưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm 12 tháng so với thời hạn quy định; b) Lưu trữ tài liệu kế tốn khơng đầy đủ theo quy định; c) Bảo quản tài liệu kế tốn khơng an toàn, để hư hỏng, mát tài liệu thời hạn lưu trữ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Sử dụng tài liệu kế toán thời hạn lưu trữ không quy định; b) Không thực việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mát bị huỷ hoại Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng hành vi sau : a) Huỷ bỏ tài liệu kế toán chưa hếtthời hạn lưu trữ theo quy định; b) Tiêu huỷ tài liệu kế tốn khơng thành lập Hội đồng tiêu huỷ, không thực phương pháp tiêu huỷ không lập biên tiêu huỷ theo quy định Nên trường hợp theo Điểm a, Khoản 1, Điều 12- NĐ 105/2013/NĐ- CP cơng ty SH chịu mức phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng • Thứ ba: Căn Điều 43 nghị định 128/2004/NĐ-CP quy định: Căn Điều 40 Luật Kế toán, thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán quy định sau: Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán định thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” Thành phần Hội đồng gồm có: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng đại diện phận lưu trữ Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ” “Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” “Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập sau tiêu huỷ tài liệu kế toán phải ghi rõ nội dung: loại tài liệu kế toán tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ loại tài liệu kế tốn, hình thức tiêu huỷ, kết luận chữ ký thành viên Hội đồng tiêu hủy.” người đại diện công ty k thành lập Hội đồng tiêu hủy TLKT hết thời hạn lưu trữ, không tiến hành kiểm kê đánh giá phân loại theo lại kế tốn vs khơng lập danh mục TLKT tiêu hủy, Biên tiêu hủy TLKT hết thời hạn lưu trữ mà giao cho nhân viên kế toán tiêu hủy Vì hành vi hành vi vi phạm + Theo Điểm b, Khoản 3, Điều 12- NĐ 105/2013/NĐCP cơng ty SH phải chịu mức phạt tiền từ 10.000.000đồng đến 20.000.000 đồng Vậy trường hợp công ty may SH chịu mức phạt từ 10.500.000 đồng đến 21.000.000 đồng ... nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan” • Yêu cầu bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Theo Điều 35 -NĐ số 18/2004/NĐ-CP phủ quy định việc : Bảo quản, lưu trữ tài. .. vào lưu trữ theo quy định pháp luật • • Theo Điều 29- NĐ số 129/2004/NĐ- CP quy định nơi lưu trữ tài liệu kế toán : Căn Điều 40 Luật kế toán, nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định sau: Tài liệu kế. .. theo kỳ kế toán năm Nơi lưu trữ tài liệu kế toán Theo Điều 36 - NĐ số 128/2004/NĐ- CP quy định nơi lưu trữ tài liệu kế tốn sau: • Căn Điều 40 Luật Kế toán, nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định