CHƯƠNG NHẬP MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I NHỮNG KHÁI NIỆM II CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I NHỮNG KHÁI NIỆM I.1 Quản trò Có nhiều đònh nghóa quản trò 1.Quản trò phương thức đạt mục tiêu chung thông qua phối hợp hoạt động cá nhân tổ chức 2.Quản trò nghệ thuật sử dụng nguồn lực nhằm đạt mục tiêu với hiệu mong muốn 3.Quản trò trình hoạch đònh, tổ chức, điều hành kiểm tra nguồn lực nhằm đạt mục tiêu chung I NHỮNG KHÁI NIỆM Nói đến quản trò nói đến yếu tố người thông qua hoạt động người để đạt mục tiêu Quá trình quản trò thường thực qua chức quản trò (PODC hay POLC) QUẢN : trì, ổn đònh, giữ vững TRỊ : thay đổi, động, biến đổi Do hiểu “Quản trò trì ổn đònh biến động” Vấn đề : Quản tri kinh doanh ? I NHỮNG KHÁI NIỆM I.2 Hành Hoạt động hành xuất gắn liền với đời nhà nước Nó có nghóa Theo nghóa rộng : hành gắn liền với tính quyền lực nhà nước Do :” Hành công việc quan quyền lực nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước quản lý điều hành xã hội” Khái niệm dẫn tới loại hình hành CÔNG I NHỮNG KHÁI NIỆM Theo nghóa hẹp : hành gắn liền với nghóa phục vụ (hỗ trợ) Do hiểu : “Hành hoạt động điều hành công việc tổ chức nhằm bảo đảm trình hoạt động thông suốt hiệu máy quản lý” Khái niệm dẫn tới loại hình hành TƯ Hành doanh nghiệp loại hành tư, diễn doanh nghiệp, phục vụ mục tiêu phát triển doanh nghiệp I NHỮNG KHÁI NIỆM Những lưu ý quan trọng Trên tầm vi mô, cần phân biệt quản trò hành Cần phân biệt hành công hành tư Mục tiêu hành doanh nghiệp ? Sự khác biệt hoạt động hành doanh nghiệp kinh tế kế hoạch hoá kinh tế thò trường I NHỮNG KHÁI NIỆM 1.3 Văn phòng Có nhiều cách tiếp cận Tiếp cận quyền lực : văn phòng nơi làm việc cấp quản lý (văn phòng thủ tướng, văn phòng phủ …) Tiếp cận chức : văn phòng nơi thực loại hình công việc (văn phòng luật sư, văn phòng công chứng …) Tiếp cận hoạt động : văn phòng trụ sở làm việc đơn vò (doanh nghiệp, quan …) I NHỮNG KHÁI NIỆM Tóm lại 1.Văn phòng đòa điểm làm việc tổ chức, trung tâm xử lý thông tin điều hành hoạt động, đồng thời trung tâm giao tiếp tổ chức với bên 2.Văn phòng doanh nghiệp máy điều hành tổng hợp, nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho quản trò, nơi bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật nhằm hỗ trợ phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp I NHỮNG KHÁI NIỆM Đối với doanh nghiệp Doanh nghiệp gắn liền với hoạt động văn phòng (ngay khái niệm văn phòng ảo) Hoạt động văn phòng gắn liền với yếu tố người, quản lý người Văn phòng mặt doanh nghiệp, nơi giao tiếp doanh nghiệp với khách hàng đối tác I NHỮNG KHÁI NIỆM Bốn yếu tố cấu thành văn phòng 1.Con người : nhà quản trò, nhân viên … 2.Hệ thống trang thiết bò : máy móc văn phòng, trang bò kỹ thuật, yếu tố vật chất … 3.Hệ thống nguyên tắc thủ tục : cấu, phân quyền, nguyên tắc, thủ tục … 4.Hệ thống nghiệp vụ hành văn phòng Hiệu hoạt động hành văn phòng phụ thuộc vào chất lượng mối quan hệ yếu tố I NHỮNG KHÁI NIỆM Hành văn phòng doanh nghiệp hoạt động thu thập xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp, hỗ trợ phục vụ cho máy quản lý doanh nghiệp, bảo đảm hoạt động hiệu doanh nghiệp Quản trò hành văn phòng trình hoạch đònh, tổ chức, điều hành kiểm soát hoạt động hành văn phòng doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông tin hỗ trợ kòp thời cho cấp quản lý đònh điều hành doanh nghiệp I NHỮNG KHÁI NIỆM Hệ thống hành văn phòng doanh nghiệp phải thiết kế quan điểm ASS : Hoạt động hành văn phòng doanh nghiệp trình Hành văn phòng doanh nghiệp đòi hỏi tính chuyên môn hoá tính chuyên nghiệp Hành văn phòng doanh nghiệp phải tuân thủ mục tiêu lợi nhuận doanh nghiệp Hành văn phòng đòi hỏi phải xác đònh tính quyền lực tương xứng với trách nhiệm II CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II.1 Chức hành văn phòng Hành văn phòng doanh nghiệp kinh tế thò trường có chức bản, chức thông tin (tham mưu tổng hợp) chức phục vụ hỗ trợ, chúng kết hợp tạo hệ thống hành văn phòng hỗ trợ (ASS : Administration Support System) 1.Chức thông tin : thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ, tham mưu, cung cấp thông tin … 2.Chức hỗ trợ : phục vụ & dòch vụ cho đơn vò máy quản lý II CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II.2 Nhiệm vụ  Xây dựng kế họach họat động cho máy quản lý chương trình hành động cho nhà quản trò  Thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ nhà quản trò trình quản trò  Theo dõi việc thực đònh, tham mưu cho cấp quản lý giải vấn đề phát sinh  Tổ chức công tác văn thư, biên tập ban hành văn II CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG  Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài liệu  Tổ chức họp, hội nghò, chuyến công tác, đàm phán …  Bảo đảm sở vật chất kỹ thuật cho máy quản lý trình quản lý doanh nghiệp  Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài sản III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG III.1 Khái niệm Nhà quản trò người có quyền lệnh điều hành công việc người khác chòu trách nhiệm trước kết họ Nhà quản trò phải có người quyền Nhà quản trò phải gắn bó chặt chẽ quyền trách nhiệm Có nhiều lọai nhà quản trò doanh nghiệp : nhà quản trò tổng quát nhà quản trò chức III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Nhà quản trò hành văn phòng nhà quản trò chức năng, có quyền tổ chức điều hành họat động hành văn phòng doanh nghiệp, chòu trách nhiệm kết họat động hành văn phòng theo quyền hạn trách nhiệm Vấn đề : Nhà quản trò hành văn phòng trước có đặc điểm khác biệt ? III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Cấu trúc nhà quản trò hành doanh nghiệp Cấp cao : giám đốc hành chính; phó GĐ hành tổ chức; trợ lý hành … Cấp : chánh phó văn phòng, trưởng phó phòng hành … Cấp thấp : tổ trưởng tổ phó; nhóm trưởng nhóm phó … Vấn đề : vò trí ảnh hưởng nhà quản trò hành văn phòng doanh nghiệp III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Nhà quản trò hành văn phòng cần có kỹ đònh Kỹ tư : khả nhận thức vấn đề, tư hành Kỹ nhân : nghệ thuật lãnh đạo người; giải mâu thuẫn Kỹ truyền thông : phát biểu; truyền đạt; thuyết phục … Kỹ chuyên môn : am hiểu nghiệp vụ hành văn phòng nghiệp vụ liên quan… III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Sự tồn cấp quản trò hành cấp cao phụ thuộc vào Qui mô họat động doanh nghiệp Đặc điểm ngành nghề họat động Mức độ phức tạp quan trọng công tác hành Nhu cầu mức độ giao tiếp họat động doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp nhỏ không cần nhà quản trò hành cấp cao III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG III.2 Tiêu chuẩn nhà quản trò HCVP Có khả quản trò Am hiểu chuyên môn nghiệp vụ hành Có khả huấn luyện đào tạo Khả giao tiếp ngọai giao Khả truyền thông Khả làm việc nhóm Tinh thần vững vàng, bình tónh hòa đồng Chòu đựng áp lực công việc [...]... doanh nghiệp I NHỮNG KHÁI NIỆM Hệ thống hành chính văn phòng doanh nghiệp phải thiết kế trên quan điểm ASS : Hoạt động hành chính văn phòng doanh nghiệp là một quá trình Hành chính văn phòng doanh nghiệp đòi hỏi tính chuyên môn hoá và tính chuyên nghiệp Hành chính văn phòng doanh nghiệp phải tuân thủ mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp Hành chính văn phòng đòi hỏi phải xác đònh tính quyền lực tương... TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Nhà quản trò hành chính văn phòng là những nhà quản trò chức năng, có quyền tổ chức điều hành các họat động hành chính văn phòng doanh nghiệp, chòu trách nhiệm về kết quả họat động hành chính văn phòng theo quyền hạn và trách nhiệm của mình Vấn đề : Nhà quản trò hành chính văn phòng trước đây và hiện nay có những đặc điểm khác biệt gì ? III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Cấu... quyền lực tương xứng với trách nhiệm II CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II.1 Chức năng của hành chính văn phòng Hành chính văn phòng doanh nghiệp trong kinh tế thò trường có 2 chức năng cơ bản, đó là chức năng thông tin (tham mưu tổng hợp) và chức năng phục vụ hỗ trợ, chúng kết hợp tạo ra hệ thống hành chính văn phòng hỗ trợ (ASS : Administration Support System) 1.Chức năng thông tin... hành chính; phó GĐ hành chính tổ chức; trợ lý hành chính … Cấp giữa : chánh phó văn phòng, trưởng phó phòng hành chính … Cấp thấp : tổ trưởng tổ phó; nhóm trưởng nhóm phó … Vấn đề : vò trí và ảnh hưởng của nhà quản trò hành chính văn phòng trong doanh nghiệp III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Nhà quản trò hành chính văn phòng cũng cần có những kỹ năng nhất đònh Kỹ năng tư duy : khả năng nhận thức...I NHỮNG KHÁI NIỆM Hành chính văn phòng doanh nghiệp là các hoạt động thu thập xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp, hỗ trợ và phục vụ cho bộ máy quản lý của doanh nghiệp, bảo đảm hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp Quản trò hành chính văn phòng là quá trình hoạch đònh, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng trong doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông... NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II.2 Nhiệm vụ  Xây dựng kế họach họat động cho bộ máy quản lý và chương trình hành động cho các nhà quản trò  Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ các nhà quản trò và quá trình quản trò  Theo dõi việc thực hiện quyết đònh, tham mưu cho các cấp quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh  Tổ chức công tác văn thư, biên tập và ban hành văn bản II CHỨC NĂNG &... chính Kỹ năng nhân sự : nghệ thuật lãnh đạo con người; giải quyết mâu thuẫn Kỹ năng truyền thông : phát biểu; truyền đạt; thuyết phục … Kỹ năng chuyên môn : am hiểu nghiệp vụ hành chính văn phòng và các nghiệp vụ liên quan… III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Sự tồn tại của cấp quản trò hành chính cấp cao phụ thuộc vào Qui mô họat động của doanh nghiệp Đặc điểm ngành nghề họat động Mức độ phức... hành văn bản II CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG  Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài liệu  Tổ chức các cuộc họp, hội nghò, chuyến công tác, đàm phán …  Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ máy quản lý và quá trình quản lý của doanh nghiệp  Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài sản III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG III.1 Khái niệm Nhà quản trò là những người... cầu và mức độ giao tiếp trong họat động của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp nhỏ không cần nhà quản trò hành chính cấp cao III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG III.2 Tiêu chuẩn của nhà quản trò HCVP 1 Có khả năng quản trò 2 Am hiểu chuyên môn nghiệp vụ hành chính 3 Có khả năng huấn luyện đào tạo 4 Khả năng giao tiếp và ngọai giao 5 Khả năng truyền thông 6 Khả năng làm việc nhóm 7 Tinh thần vững