CHƯƠNG V: GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ I Khái niệm giao tiếp giao tiếp quản lý II Các loại giao tiếp quản lý III.Các nguyên tắc giao tiếp quản lý IV Các kỹ giao tiếp quản lý V Các hình thức giao tiếp quản lý CHƯƠNG V: GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ I Khái niệm giao tiếp giao tiếp quản lý: : Giao tiếp hình thức đặc trưng cho mối quan hệ người với người, qua nảy sinh tiếp xúc tâm lý, thể trao đổi thông tin, hiểu biết, rung cảm tác động qua lại lẫn Giao tiếp quản lý tiếp xúc nhà quản lý với người khác có liên quan hoạt động quản lý nhằm đạt tới mục tiêu quản lý đề II Các loại giao tiếp quản lý: Giao tiếp xã giao giao tiếp mang tính chất thông cảm hình thức không gửi gắm lợi ích bên + Mục tiêu giao tiếp xã giao quản lý: - Để tạo cảm thông, hiểu biết - Để nắm bắt, tìm hiểu vấn đề người giao tiếp.(VD: Tìm tòi số thông tin thân thông qua người giao tiếp) Giao tiếp có mục tiêu xác đònh giao tiếp mà người quản lý phải thực với người giao tiếp để đạt tới hiệu cụ thể sau giao tiếp + Các loại giao tiếp có mục tiêu thường gặp là: - Giao tiếp với người nội hệ thống quản lý để giải vấn đề xảy giao nhiệm vụ, giải thích nhiệm vụ, xử lý xung đột, hiểu nhầm, tìm hiểu nguyện vọng, phát nhiễu, lấy ý kiến cho việc lựa chọn, đònh - Giao tiếp với người bên hệ thống với cấp để xin ý kiến, đề bạt nguyện vọng, tranh luận ; với quan, cá nhân, tổ chức bên xã hội, với nhà quản lý hệ thống khác + Yêu cầu giao tiếp có mục tiêu: -    Phải làm cho người giao tiếp hiểu rõ ý đồ, mục tiêu cách xác tán đồng với ý đồ, mục tiêu -    Giảm thiểu hiểu lầm không đáng có, tăng thêm cảm thông, ủng hộ lẫn -   Hiểu rõ ý đồ mục tiêu đối tượng giao tiếp, tìm giải pháp xử lý hợp lý có lợi cho bên giao tiếp -   Nếu không đạt ý đồ, mục tiêu lần đầu giao tiếp phải tạo lần giao tiếp Giao tiếp song phương giao tiếp nhà QL với người khác (cấp dưới, cấp trên, nhà QL hệ thống khác ) Giao tiếp đa phương giao tiếp nhà quản lý với nhiều người khác lúc * Ngoài có loại giao tiếp khác giao tiếp thức, giao tiếp không thức, giao tiếp gián tiếp   III Các nguyên tắc giao tiếp quản lý: Đàm thoại: Theo Anh (Chị), nhà quản lý có nên hứa với nhân viên điều cảm thấy chưa làm hay khơng? - Nên ha: - Khơng nên ha: III Các nguyên tắc giao tiếp quản lý: -Nguyên tắc có phù hợp với mối tương quan mặt xã hội bên giao tiếp - Nguyên tắc cố gắng cần đạt mục tiêu giao tiếp, có chuẩn bò kỹ lưỡng trước giao tiếp (nội dung giao tiếp, tình diễn giao tiếp) - Nguyên tắc phù hợp với ngữ cảnh giao tiếp - Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm đối tượng giao tiếp, có phong cách giao tiếp tốt - Nguyên tắc có chuẩn mực, có văn hoá, có thiện chí IV Các kỹ giao tiếp quản lý: Nhóm Kỹ đònh hướng kỹ dựa vào tri giác ban đầu, bề ( nhận thức cảm tính) để đoán biết diễn biến tâm lý diễn đối tượng giao tiếp Trong nhóm có kỹ năng: + Kỹ đọc nét mặt, cử chỉ, hành vi, lời nói + Kỹ chuyển từ tri giác bên ngồi vào nhận biết chất bên nhân cách đối tượng giao tiếp Việc định hướng giao tiếp diễn trước tiếp xúc, lúc bắt đầu tiếp xúc định hướng q trình giao tiếp  Thực chất định hướng phác thảo chân dung tâm lý đối tượng giao tiếp Sự phác thảo xác hiệu giao tiếp cao Dựa vào yêu cầu buổi lễ, mô tả buổi lễ anh ( chò) tổ chức Dựa vào mục đích, nội dung, yêu cầu việc người lãnh đạo toạ đàm với cấp dưới, tổ chức toạ đàm có hiệu 1.   Họp hành ( Tổ chức họp): a) Nguyên tắc: - Khéo léo điều khiển đối tượng ( chủ đề, mục đích) chung - Vạch chủ đề họp chung thống - Phải có người chòu trách nhiệm trì họp cho ý kiến phát biểu công khai cân - Bảo vệ người tham gia ý kiến, ngăn chặn công cá nhân (công kích, phê phán lẫn nhau) - Mỗi người tham gia họp cần phát biểu: Đi họp để làm gì? Và trách nhiệm người họp - Chủ tọa họp thủ trưởng hay thủ phó đơn vò để tránh tượng áp đặt ý kiến phương pháp ám thò, áp chế, giám sát họp tâm lý: " nghe bàn ý kiến lãnh đạo nói điều để lọt tai lãnh đạo" b.   Vai trò người tham gia họp: •  Chủ tọa: - Giữ vai trò trung lập - Lôi kéo, giúp đỡ người tập trung phát biểu ý kiến vào mục đích họp thuật tâm lý gợi ý để người phát biểu ý kiến, tóm tắt ý kiến, ngăn chặn ý kiến có tính chất công kích, phê phán cá nhân để tránh gây bầu không khí căng thẳng, đoàn kết - Ít nói, cố gắng kìm hãm cảm xúc cá nhân, chân thành, bình tónh, cởi mở - Nếu họp vượt điều khiển, toát lên bầu không khí căng thẳng nên cho giải lao - Chủ tọa cần biết cách tế nhò ứng xử với số người đặc biệt VD: Người đến muộn không nên cho phát biểu chưa nắm vấn đề không tóm tắt ý kiến phát biểu khuyến khích họ muộn Người nóng nảy thờ nên ngào, nhẹ nhàng, khéo léo để họ tham gia mức, phê phán, công kích họ - Chủ tọa không tạo đối đầu với thành viên họp theo kiểu đôi co •  Thư ký: Là người giao trọng trách ghi chép toàn ý kiến họp Thư ký có nhiệm vụ: Ghi hết ý kiến cách trung thành, xác, không sai sót, không lệch lạc mà gây mâu thuẫn cho hội nghò, ghi lược ý chính, bỏ chi tiết vụn vặt, không quan trọng - Giữ vai trò trung lập, viết trước mặt người Cuối buổi họp phải đọc lại biên để người kiểm tra - Không can thiệp cách công khai vào công việc chủ tọa, không ghi lời nhận xét hay bình luận theo quan điểm chủ quan - Ghi chép tốt có tác dụng: + Giúp cho người tham gia thảo luận sôi nổi, tin tưởng lẫn + Giúp cho chủ tọa tổng kết hội nghò không sai sót thiên vò + Giúp cho thủ trưởng cấp lãnh đạo tham khảo ý kiến sau •  Những thành viên tham gia: - Phải tham gia ý kiến đóng góp vào việc đònh - Sau họp có trách nhiệm thực thi đònh thông qua họp - Yêu cầu: + Nói ngắn gọn với giọng nói ôn tồn, với từ ngữ lòch + Cần có suy nghó kỹ càng, nên có chuẩn bò ghi tóm tắt vấn đề phát biểu cho khỏi lạc hướng, lạc trọng tâm + Muốn phát biểu phải giơ tay, chủ tọa phát biểu Tuyệt đối không chen ngang, đả kích, phê phán cá nhân, không dùng ngôn từ có tính chất châm biếm + Theo dõi họp từ đầu đến cuối, tin tưởng vào chủ tọa thư ký + Sáng suốt, dũng cảm bảo vệ ý kiến tự tin đắn •   Thủ trưởng ( cấp trên): - Luôn tôn trọng thành viên họp, tôn trọng ý kiến họ - Bình tónh trước ý kiến trái ngược với quan điểm - Không can dự trực tiếp,công khai vào điều khiển chủ tọa thư ký - Chuẩn bò tốt cho họp: Lập kế hoạch, chương trình nghò sự, đặc điểm, thành phần, thời gian, dự kiến chủ tọa, thư ký - Mỗi họp nên chia thành phần rõ rệt: + Báo tin, thông báo tin tức + Nội dung gồm giai đoạn: Giai đoạn đầu thông qua chương trình họp nghi thức khác bầu chủ tọa, thư ký cần Giai đoạn 2: Thảo luận vấn đề Gai đoạn 3: Thông qua đònh: Tức biểu quyết, thông qua biên có trí tư tưởng c)Nơi họp, thời gian, tiện nghi: - Nơi họp thoáng đãng, rộng vừa phải, có đủ độ chiếu sáng, mùa hè mát, mùa đông ấm - Có đầy đủ tiện nghi quạt máy điều hoà phương tiện khác - Bàn ghế nên theo kiểu vòng tròn, lưng quay cửa vào để tránh phân tán tư tưởng - Phòng họp nên xếp cho trang nghiêm - Thời gian họp vừa phải, không dài, chừng có nghỉ giải lao 2. Mít tinh buổi lễ quan trọng Đây hình thức họp độc thoại lớn, có nhiều người tham dự với mục đích để động viên tinh thần người vui tươi, phấn khởi, tin tưởng, hăng hái làm việc Vì buổi mít tinh hay lễ phải long trọng, vui, gọn Yêu cầu: - Đòa điểm cần trang trí đẹp, thuận tiện cho phần lễ nghi lẫn liên hoan - Các phát biểu cần ngắn gọn (5 – 10 %), báo cáo nên dài 30 phút, cần biểu dương thành tích cá nhân, đơn vò nhỏ( báo cáo tổng kết) Người đọc phải hào hùng, có khả diễn thuyết - Người điều khiển chương trình phải người có kinh nghiệm người giữ vai trò quan trọng bậc đònh thành công hay thất bại buổi lễ Nếu cần nên luyện tập trước tránh lúng túng, nhầm lẫn, gián đoạn - Phần giới thiệu khách cần rõ ràng, đầy đủ ( họ tên, chức danh, chức vụ ) đừng bỏ sót - Nếu phát phần thưởng cần có bố trí trước:Ai nhận, phát, trao cho cần chuẩn bò trước - Nên có nhạc đệm trình lễ hội - Sau nghi lễ phần văn nghệ nên kéo dài 60 –80 phút, thấy người dự chán ngán bỏ cần kết thúc ( lễ nghi nên kéo dài 2h) 3. Người lãnh đạo tọa đàm với cấp dưới: a.  Mục đích tọa đàm: - Kiểm tra thực nghò quyết, chương trình, kế hoạch đơn vò - Đánh giá tiến độ công việc đơn vò để kòp thời uốn nắn sai sót động viên kòp thời người tốt, việc tốt - Đánh giá cán cấp lực làm việc, phẩm chất đạo đức, lực chuyên môn, khả tổ chức công việc Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng bầu không khí tâm lý đơn vò, người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ b Nội dung tọa đàm: - Hiện trạng công việc - Những khó khăn, nguyên nhân - Biện pháp khắc phục: Điều kiện, phương tiện, thời gian, biện pháp đề phòng hậu tiêu cực c. Yêu cầu người lãnh đạo tọa đàm: - Sử dụng phong cách dân chủ giao tiếp ( xoá bỏ hàng rào tâm lý) - Luôn theo dõi xúc cảm người tọa đàm - Khéo léo làm chủ tình - Thông minh, khích lệ để người tọa đàm nói hoạt bát, phát huy tự tư tưởng - Sử dụng câu hỏi đòi hỏi câu trả lời "mở ", cần có dung lượng công việc, cụ thể tốt nhiêu - Biết lắng nghe hướng nội dung tọa đàm trọng tâm tránh biến tọa đàm thành buổi hỏi cung - Tránh nhấn mạnh quyền lực đòa vò công tác mình, tránh khoe khoang trình độ, hiểu biết kinh nghiệm cá nhân Kính Chúc Thầy, Cô giáo sức khỏe, hạnh phúc thành công! E-mail: tranthumai@gmail.com ĐT: 0982970369 [...]... tượng giao tiếp ở giai đoạn này gắn với hiện thực và tương đối ổn định + Hành vi ứng xử trong giao tiếp của chủ thể phù hợp với nhu cầu, nguyện vọng, đặc điểm tâm lý, hồn cảnh của đối tượng giao tiếp  Muốn có kỹ năng này, nhà quản lý cần phải rèn luyện nhiều trong hoạt động nghề nghiệp, tiếp xúc nhiều lần với đối tượng GT IV Các kỹ năng giao tiếp trong quản lý: 3 Nhóm Kỹ năng điều khiển quá trình giao. .. giao tiếp nào của nhà quản lý được thể hiện trong trường hợp sau: “ Khi giao tiếp qua điện thoại, cơng văn - thư tín hay khi tiếp xúc trực tiếp, ln ln biết dựa vào ý nghĩ của đối phương mà tiến hành hoạch định ra được những chiến lược trao đổi cho phù hợp” A B C D Kỹ năng định hướng Kỹ năng định vị Kỹ năng điều khiển q trình giao tiếp Cả A và C V  Các hình thức giao tiếp trong quản lý: - Tổ chức họp -...IV Các kỹ năng giao tiếp trong quản lý: 2 Nhóm Kỹ năng đònh vò là khả năng biết xác đònh vò trí trong giao tiếp, biết đặt vò trí của mình vào vò trí của đối tượng, biết tạo điều kiện để đối tượng chủ động giao tiếp với mình; biết xác đònh đúng thời gian và không gian giao tiếp, xác đònh lúc nào mình chủ động, lúc nào mình lắng nghe, xác đònh mình... Kỹ năng giao tiếp nào của nhà quản lý được thể hiện trong trường hợp sau: “Nhà quản lý biết chăm chú lắng nghe và tìm mọi cách kích thích - khuyến khích nhân viên để họ tự nói về bản thân mình một cách đầy đủ Trên cơ sở đó biết nói ra những điều đúng với sở thích, ý nghĩ và hồi bão của họ trong tồn bộ q trình tiếp xúc” A B C D Kỹ năng định hướng Kỹ năng định vị Kỹ năng điều khiển q trình giao tiếp Cả... Kỹ năng giao tiếp nào của nhà quản lý được thể hiện trong trường hợp sau: “ Trong khi phân tích lỗi lầm, NQL cần biết đặt địa vị của mình trên bình diện quyền lợi của nhân viên mà nhận xét, phán quyết Điều đó sẽ góp phần làm cho họ có thể tự nhận ra được thiếu sót của mình một cách tự giác” A B C D Kỹ năng định hướng Kỹ năng định vị Kỹ năng điều khiển q trình giao tiếp Cả B và C Kỹ năng giao tiếp nào... tượng GT IV Các kỹ năng giao tiếp trong quản lý: 3 Nhóm Kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp thể hiện ở chỗ biết thu hút đối tượng, tìm ra đề tài giao tiếp, duy trì nó, xác đònh được nguyện vọng, hứng thú của đối tượng, biết làm chủ trạng thái xúc cảm của bản thân và biết sử dụng hợp lý các phương tiện giao tiếp Nhóm kỹ năng này bao gồm: -Kỹ năng làm chủ trạng thái bản thân -Kỹ năng phát hiện những... mặt, cử chỉ, điệu bộ, vận động của tồn bộ cơ thể… của đối tượng GT -Kỹ năng nghe: Biết tập trung chú ý lắng nghe đối tượng giao tiếp nói để hiểu nội dung ngơn ngữ nói của họ -Kỹ năng xử lý thơng tin  KN này là kết quả của sự tổng hợp tri thức, vốn sống, tình cảm, thái độ của nhà quản lý Để trở thành người CBQLnghe giỏi 1 Nghe với một thái độ quan tâm 2 Hướng mặt và cơ thể về phía người nói 3 Ngồi thẳng... vọng và bầu không khí tâm lý trong đơn vò, của từng người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ b Nội dung tọa đàm: - Hiện trạng công việc - Những khó khăn, nguyên nhân - Biện pháp khắc phục: Điều kiện, phương tiện, thời gian, biện pháp và đề phòng hậu quả tiêu cực c. Yêu cầu đối với người lãnh đạo khi tọa đàm: - Sử dụng phong cách dân chủ khi giao tiếp ( xoá bỏ hàng rào tâm lý) - Luôn theo dõi xúc cảm... nảy hoặc thờ ơ nên ngọt ngào, nhẹ nhàng, khéo léo để họ tham gia đúng mức, chớ phê phán, công kích họ - Chủ tọa không bao giờ được tạo ra sự đối đầu với bất cứ thành viên nào trong cuộc họp theo kiểu đôi co •  Thư ký: Là người được giao trọng trách ghi chép toàn bộ những ý kiến cuộc họp Thư ký có nhiệm vụ: Ghi hết những ý kiến một cách trung thành, chính xác, không sai sót, không lệch lạc mà gây ra mâu... thư ký + Sáng suốt, dũng cảm bảo vệ ý kiến của mình nếu tự tin là đúng đắn •   Thủ trưởng ( cấp trên): - Luôn tôn trọng mọi thành viên trong cuộc họp, tôn trọng ý kiến của họ - Bình tónh trước những ý kiến trái ngược với quan điểm của bản - Không bao giờ được can dự trực tiếp, công khai vào sự điều khiển của chủ tọa và thư ký - Chuẩn bò tốt cho cuộc họp: Lập kế hoạch, chương trình nghò sự, đặc điểm, thành ... điểm cần trang trí đẹp, thuận tiện cho phần lễ nghi lẫn liên hoan - Các phát biểu cần ngắn gọn (5 – 10 %), báo cáo nên dài 30 phút, cần biểu dương thành tích cá nhân, đơn vò nhỏ( báo cáo tổng