MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trên giới, việc tổ chức bảo quản tài liệu thư viện hình thành từ cách hàng chục năm trở thành công việc quan tâm nhiều đầu tư thích đáng Ờ nước ta, điều kiện kinh tế, sở hạ tầng hạn chế nguồn nhân lực mà việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện chưa quan tâm Tuy nhiên ngày phát triển mạnh mẽ kinh tế, văn hóa, giáo dục việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu trở thành vấn đề cấp thiết thư viện trọng hàng đầu Vốn tài liệu ngày tăng lên cơng tác tổ chức vốn tài liệu cần thiết Bất kỳ thư viện nào, phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu, từ việc xử lý tài liệu, xếp tài liệu vào kho thư viện, đến việc đảm bảo tài liệu tổ chức cách khoa học, thẩm mĩ Có thể nói tổ chức vốn tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu tăng cường việc luân chuyển tài liệu, phục vụ đắc lực cho việc kiểm kê, lọc, lý, đặc biệt hỗ trợ cho công tác bảo quản vốn tài liệu thư viện Tổ chức vốn tài liệu để phân biệt vốn tài liệu với kho tàng, tàng trữ tài liệu vốn tài liệu thư viện không tổ chức tốt trở thành mồ chôn sách Công tác bảo quản vốn tài liệu khâu cơng tác quan trọng q trình xử lý nghiệp vụ thư viện Tài liệu sản phẩm vật chất dễ bị xâm hại hư hỏng cho dù chúng có cấu thành từ chất liệu yếu tố khách quan ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ độ ẩm, xâm nhập côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên gây hư hại đến tài liệu Bên cạnh đó, yếu tố chủ quan việc sử dụng tài liệu chưa cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu khơng hợp lí ảnh hưởng làm hư hại tài liệu Do việc bảo quản vốn tài liệu cần phải thực cách thường xuyên nghiêm túc, nhằm giữ gìn di sản văn hoá dân tộc nhân loại, nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin, tiết kiệm ngân sách nhà nước Ý thức tầm quan trọng vấn đề Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội (ĐHSPHN 2) quan tâm đến việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện để đáp ứng tốt cho việc bảo tồn phục vụ thông tin tốt cho cán bộ, giảng viên sinh viên tồn Trường Với mục đích bước đầu xây dựng cơng trình nghiên cứu khoa học, vận dụng kiến thức tiếp thu Nhà trường vào thực tiễn để góp phần hồn thiện công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện, em lựa chọn đề tài: “Tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện Thư viện trường Đại học Sư phạm HàNội 2” làm đề tài khóa luận Tình hình nghiên cứu Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu hướng nghiên cứu nhiều nhà khoa học thư viện học thông tin học quan tâm Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu số quan thông tin thư viện khác như: - Bùi Thị Hồng Sâm (2012), Tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện Thư viện Tỉnh Vĩnh Phúc, Khóa luận tốt nghiệp đại học, Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Hà Nội - Nguyễn Thị Thúy (2012), Tìm hiểu cơng tác tổ chức bảo quản nguồn tin Thư viện trường Đại học Chính trị, Khóa luận tốt nghiệp đại học, Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Hà Nội - Nguyễn Thị Hảo (2012), Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Tỉnh Phú Thọ, khóa luận tốt nghiệp đại học, Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Hà Nội Ngồi cịn số báo đăng tạp chí thư viện Việt Nam loại tạp chí chuyên ngành khác Tại Thư viện trường ĐHSPHN có số đề tài nghiên cứu sau: - Nguyễn Hồng Quang, Phát triển nguồn lực thông tin Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ khoa học thư viện, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội - Nguyễn Việt Tiến, Nghiên cứu nhu cầu tin người dùng tin hoạt động thông tin thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Luận văn Thạc sĩ khoa học thư viện, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội Mỗi quan thông tin thư viện có nét đặc thù riêng, ảnh hưởng tới công tác tổ chức bảo quản tài liệu quan Do vậy, việc nghiên cứu cơng tác tổ chức bảo quản tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN vấn đề cần thiết nhằm nâng cao chất lượng hiệu phục vụ người dùng tin Trường bối cảnh đổi giáo dục đào tạo Tuy nhiên, chưa có cơng trình nghiên cứu vấn đề Trong q trình nghiên cứu, tác giả khóa luận kế thừa thành nghiên cứu tác giả trước kết hợp với kinh nghiệm thân để làm rõ vai trị cơng tác phục vụ người dùng tin việc đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục đào tạo Trường sở khảo sát thực trạng công tác tổ chức bảo quản tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN Kết nghiên cứu đề tài nhằm đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu công tác phục vụ người dùng tin Thư viện Trường Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích Đánh giá thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Trường ĐHSPHN Trên sở đề xuất giải pháp nhằm tăng cường hồn thiện cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Trường ĐHSPHN 3.2 Nhiệm vụ Để thực mục đích trên, khóa luận tập trung giải nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu sở lý luận công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện - Nghiên cứu nội dung, thành phần loại hình kho tài liệu cần thiết cho công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu - Phân tích đánh giá thực trạng tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội - Phạm vi thời gian: nghiên cứu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN năm trở lại (2007 - 2012) Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận Khóa luận thực dựa phương pháp luận vật biện chứng, sở phân tích quan điểm đạo đường lối, sách Đảng Nhà nước công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo công tác thư viện 5.2 Phương pháp cụ thể - Thu thập, phân tích tổng hợp tài liệu - Quan sát trực tiếp - Thống kê so sánh số liệu - Phỏng vấn, trao đổi vớingười dùng tinvà cán thư viện Ý nghĩa khóa luận - Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần nâng cao hồn thiện cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN giai đoạn tương lai - Về mặt thực tiễn: Khóa luận khảo sát, đánh giá thực trạng việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN từ đề xuất số giải pháp hữu ích nhằm tăng cường hồn thiện cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện Khóa luận giúp Thư viện hồn thiện cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu, giúp thư viện trở thành trung tâm thơng tin có phục vụ đắc lực cho công tác giáo dục đào tạo nhà trường giai đoạn đổi Bố cục khóa luận Ngồi phần mở đầu, kết luận, khóa luận bao gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 1.1 Khái quát lý luận công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1.1.1 Khái niệm tổ chức bảo quản vốn tài liệu *Khái niệm tổ chức vốn tài liệu Nói đến thư viện trung tâm thơng tin nói đến sách, báo, tài liệu vật mang tin khác, gọi chung tài liệu Tài liệu thư viện trung tâm thông tin sở vật chất quan trọng thiết yếu nhất, khơng có thư viện hay trung tâm thơng tin tồn mà khơng có tài liệu Vốn tài liệu muốn đưa sử dụng phục vụ tốt cho đông đảo người dùng tin trước hết cần phải thu thập tổ chức cách hợp lý, khoa học Tổ chức tài liệu hiểu cách đơn giản làm để xếp nhiều tài liệu nhất, tài liệu kho thư viện phải theo trật tự thống để dễ tìm thấy, dễ lấy, dễ sử dụng phục vụ đắc lực cho công tác bảo quản tài liệu Vậy tổ chức vốn tài liệu hình thức xếp tài liệu cho khoa học, hiệu Công tác tổ chức vốn tài liệu việc đăng ký, xử lý, xếp, kiểm kê, lọc hỗ trợ tốt cho việc bảo quản vốn tài liệu Nhờ có việc tổ chức tốt vốn tài liệu nên kho tài liệu ln có xếp trật tự, có hệ thống đảm bảo tính khoa học, giúp cho cán thư viện người dùng tin khai thác hiệu tài liệu, không để tài liệu chết kho Tổ chức tài liệu cách khoa học giúp việc tra tìm tài liệu diễn nhanh chóng, xác, dễ theo dõi giúp hồn thiện cơng tác thư viện thông tin *Khái niệm bảo quản vốn tài liệu thư viện Bảo quản vốn tài liệu thư viện thuật ngữ định nghĩa theo nhiều cách khác Bảo quản sách hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ tài liệu thư viện lưu trữ khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại hủy hoại, bao gồm phương pháp kỹ thuật đội ngũ chuyên môn đề Bảo quản vốn tài liệu thư viện trình thống liên tục tài liệu nhập vào thư viện tiếp tục thường xuyên thời gian bảo quản sử dụng Bên cạnh thuật ngữ “bảo quản”, người ta sử dụng thuật ngữ khác “an toàn vốn tài liệu”, “bảo tồn”… Việc bảo quản tài liệu thực thông qua công tác bảo vệ, bảo tồn, phục chế biện pháp kỹ thuật nhằm loại trừ nhân tố gây hại lên tài liệu + Bảo vệ: Là hệ thống biện pháp kỹ thuật – nghiệp vụ hành để vốn tài liệu thư viện không bị xâm hại Dùng quy định Pháp luật, quy định hành chính, biện pháp giáo dục + Phục chế: kỹ thuật ý kiến sử dụng nhân viên kỹ thuật việc làm cho tốt lại tài liệu thư viện lưu trữ bị hỏng thời gian, việc sử dụng nhân tố khác + Biện pháp kỹ thuật: Thơng gió, báo cháy, chữa cháy, chống trộm, hóa chất… Bảo quản vốn tài liệu cơng tác địi hỏi người làm công tác bảo quản phải sử dụng kiến thức nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác như: hóa học, vật lý, sinh học, phương pháp kỹ thuật…Đồng thời phương pháp bảo quản luôn nghiên cứu đổi cho phù hợp với phát triển thư viện Khoa học – Công nghệ đại Vốn tài liệu ngày tăng lên thư viện, nhiên tài liệu lưu giữ vật liệu dễ bị hủy hoại, xuống cấp.Vì vậy, bảo quản vốn tài liệu công tác cần thiết quan trọng hàng đầu quan thông tin – thư viện Công tác bảo quản tài liệu mang ý nghĩa quan trọng xã hội nói chung hoạt động thư viện nói riêng Liên quan tới vấn đề này, ngày 16/11/1972 Paris, tổ chức Văn hóa, Khoa học Giáo dục Liên hiệp Quốc - UNESCO thông qua công ước bảo vệ di sản văn hóa thiên nhiên Đến năm 1998 có 150 nước ký thơng qua cơng ước Gần đây, UNESCO lại thông qua hiến chương công tác bảo quản di sản kỹ thuật số Công tác bảo quản tài liệu mang ý nghĩa quan trọng xã hội nói chung hoạt động thư viện nói riêng + Cơng tác bảo quản, giữ gìn vốn tài liệu thư viện giúp giữ gìn di sản thành văn dân tộc + Công tác bảo quản góp phần vào việc tăng cường nguồn lực thơng tin khả đáp ứng yêu cầu thông tin thư viện + Cơng tác bảo quản góp phần tiết kiệm ngân sách dành cho thư viện 1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bảo quản vốn tàiliệu thư viện Vốn tài liệu có thành phần không đông (sách, chép tay, tranh ảnh, đồ, đĩa quang, vi phim, vi phiếu…) Mỗi loại hình tài liệu có thành phần cấu tạo, chất lượng, thời gian phục vụ, phương thức phục vụ hình thức tổ chức, xếp khác Vì có ảnh hưởng lớn đến cơng tác tổ chức bảo quản Hơn tài liệu bổ sung thư viện vào nhiều thời gian khác nhau, không bổ sung định kỳ vào khoảng thời gian định gây khó khăn cho việc xử lý tài liệu Phạm vi bảo quản lớn, số sách có thư viện lớn Hơn nữa, vốn sách ngày tăng lên Chẳng hạn Vốn tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN lên tới 78.876 tài liệu, số tài liệu phân chia thành nhiều kho, với số tài liệu lớn nên việc tổ chức không tập trung việc tổ chức bảo quản khơng tránh khỏi sai sót Đồng thời nguồn kinh phí cho cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu eo hẹp, vấn đề kinh phí cho cơng tác chưa quan tâm cách mực.Vì mà công tác chưa thực cách hoàn chỉnh tập trung đến tài liệu quý hiếm, tài liệu Thiếu quan tâm đến vấn đề từ Nhà nước tới nhà quản lý cán thư viện Họ quan tâm đến việc để xây dựng phát triển vốn tài liệu lớn mạnh, chưa quan tâm đến việc phải làm để tổ chức tốt bảo quản lâu dài chúng Ở thư viện người dùng tin cán thư viện thiếu ý thức, trách nhiệm việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu Họ người trực tiếp làm việc tiếp xúc với tài liệu khơng có thái độ quan tâm, q trọng mực với tài liệu yếu tố hàng đầu dẫn đến xuống cấp nhanh chóng tài liệu thư viện 1.2 Khái quát Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển Thư viện trường ĐHSPHN hình thành với thời gian thành lập trường Thư viện trải quan giai đoạn phát triển Giai đoạn thứ từ năm 1967-1975 giai đoạn nhà trường đặt địa điểm Cầu Giấy, Từ Liêm, Hà Nội, lúc phụ trách công tác thư viện có cán bộ; giai đoạn từ 1975 đến nhà trường có địa điểm phường Xuân Hoà, thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh phúc Và từ trường ĐHSPHN bước sang trang Những năm đầu Xuân Hoà, cán thư viện trực thuộc phòng giáo vụ với sở vật chất nhỏ bé, nghèo nàn, thiếu thốn, vốn tài liệu ỏi Năm 1978, Thư viện tái thành lập, năm 1981 thư viện có cán phụ trách cơng tác chun mơn Thư viện có chức xây dựng, phát triển quản lý nguồn lực thông tin phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học cán bộ, sinh viên toàn Trường Trải qua 40 năm hoạt động, Thư viện khơng ngừng phát triển hồ với lên Nhà trường Từ nguồn vốn tài liệu ban đầu kho sách Thư viện khoa cấp Phủ Lý – Nam Hà tài liệu trường Đại học Sư phạm Hà Nội chuyển lên, sở vật chất nghèo nàn, phòngđọc nhỏ bé, đội ngũ cán chưa tới 10 người, đa số tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác nhau, song thư viện trì hoạt động phát triển, tăng cường cán bộ, trang thiết bị đầu sách báo, tạp chí Năm 1999, giúp đỡ thư viện Quốc gia, Thư viện áp dụng phần mềm CDS/ISIS vào công tác quản lý xây dựng sở liệu thư viện, bước để xây dựng thư viện đại Năm 2004, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội đầu tư mức A “Dự án giáo dục đại học” từ quỹ nâng cao chất lượng Ngân hàng giới- World Bank, Trường dành phần ngân sách để nâng cấp Thư viện Đến thư viện có ngơi khang trang, với tổng diện tích sử dụng: 2.500, có hệ thống phịng đọc đại với trang thiết bị chuyên dụng như: bàn ghế, giá kê, tủ mục lục… đầu tư hoàn tồn Các thiết bị đại khác như: máy tính, máy in mã vạch, in thẻ, máy photocopy, hệ thống cổng từ, máy khử từ,…cùng với việc ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.5 với phân hệ hoạt động hiệu việc bổ sung, biên mục, lưu thông, OPAC (mục lục công cộng truy cập trực tuyến – Online Public Access Catalog) quản trị hệ thống Tài liệu gắn mã số, mã vạch, người dùng tin tra cứu mạng Internet 10 - Chuyển toàn kho giáo trình sở nhà đa để tiện cho việc quản lý phục vụ người dùng tin 3.2.8 Chuyển dạng tài liệu để bảo quản Hiện nay, tất thư viện phát triển theo xu hướng chung xây dựng thư viện điện tử việc chuyển dạng tài liệu từ tài liệu giấy sang điện tử q trình số hóa tài liệu Việc chuyển dạng tài liệu có ý nghĩa lớn công tác bảo quản vốn tài liệu, giúp hạn chế việc phải sử dụng phương pháp biện pháp kĩ thuật phức tạp tài liệu bị hư hỏng, đồng thời đáp ứng nhu cầu bảo quản lâu dài phục vụ tốt cho người dùng tin Để chuyển dạng tài liệu thư viện thường áp dụng biện pháp phơ-tơ tài liệu, số hóa tài liệu, hay chuyển dạng tài liệu sang phương tiện mang tin khác như: CDROM, vi phim, vi phiếu…nhưng phổ biến hình thức phơ-tơ số hóa tài liệu * Phơ-tơ tài liệu Phơ-tơ tài liệu hình thức áp dụng loại tài liệu có số lượng ít, tài liệu quý tài liệu có nguy bị hư hỏng Để tránh phải sử dụng để phục vụ nhân photocopy sử dụng cho người dùng tin Khi tiến hành phô-tô tài liệu phải nhẹ nhàng, cẩn thận, đặc biệt tài liệu mà giấy bị yếu loại giấy đặc biệt Hình thức thực nhiều loại tài liệu như: luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp, tài liệu đơn Do nhu cầu lớn người dùng tin mà loại tài liệu thường có bản, nên việc phục vụ cịn hạn chế Thư viện trường ĐHSPHN tiến hành phô-tô nhân tài liệu để phục vụ, đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu người dùng tin * Số hóa tài liệu Số hóa hình thức chuyển đổi liệu từ dạng văn hệ thống bên thành liệu dạng tín hiệu số máy tính hiểu lưu trữ 65 Thơng thường có văn tài liệu viết tay, tài liệu đượcin giấy, tài liệu quý hay ảnh kỷ niệm…chúng ta bảo quản cẩn thận để tránh hỏng hóc, mát, lưu lại thư viện để phục vụ cho mục đích sử dụng lâu dài người dùng tin Nhưng vấn đề giải số tài liệu khơn có khơng gian để bảo quản, diện tích kho tàng chật hẹp, điều kiện môi trường không đảm bảo để lưu trữ vốn tài liệu thư viện, việc số hóa tài liệu cần tiến hành Việc số hóa tài liệu nhằm ứng dụng: bảo vệ gốc, thể gốc, vượt gốc Số hóa tài liệu biện pháp tối ưu, giúp giải việc lưu trữ, phục vụ người dùng tin, chia sẻ hay tìm kiếm thơng tin dễ dàng Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý không gian lưu trữ Ngồi ra, số hóa tài liệu giúp thư viện chỉnh sửa tái sử dụng tài liệu, linh hoạt việc chuyển đổi sang dạng tài liệu số khác Mơ hình chung q trình số hóa tài liệu thư viện thực qua sơ đồ sau: 66 Cơng tác số hóa tài liệu giảm nhẹ cách nộp lưu chiểu xuất phẩm như: luận văn, luận án, khóa luận, cơng trình nghiên cứu khoa học, thư viện thường yêu cầu tác giả nộp kèm theo đĩa CD để việc số hóa tài liệu tiến hành cách đơn giản Hiện công tác số hóa tài liệu thư viện trọng, cơng việc khơng thể thiếu q trình xây dựng thư viện điện tử Việc số hóa giúp ích nhiều cho công tác bảo quản vốn tài liệu, đồng thời phục vụ người dùng tin hiệu 3.2.9 Đẩy mạnh công tác phục chế tài liệu hư hỏng Phục chế tài liệu phục hồi giá trị vật lý (vật chất) tài liệu bị cũ hư hỏng trở dạng ban đầu gần với dạng ban đầu Phục chế tài liệu hoạt động tiến hành nhằm khôi phục trạng thái ban đầu tài liệu hư hỏng gần với mặt vật chất thẩm mỹ 67 ban đầu tốt Đây cơng việc khó khăn tốn nhiều công sức với trợ giúp nhiều trang thiết bị đại loại hóa chất Cơng việc đặc trưng phục chế đóng sách Sau thời gian phục vụ tài liệu thường hay bị rách, nát, hư hỏng Để tăng tuổi thọ tài liệu cán tiến hành số việc nhằm phục chế chúng Với tài liệu bị hỏng hóc mức độ đơn giản cán thư viện tiến hành phục chế Các hình thức sửa chữa nhỏ như: Dán tờ rời, tay sách bị đứt, sửa chữa bìa cứng Thường gáy sách, góc sách hay bị hỏng nên nơi cần củng cố nơi khác Có thể áp dụng hình thức phục chế đơn giản như: + Dán trang bị rách, bị rời khỏi gáy sách Dùng băng dính nilơng màu trắng để dán chúng lại với Đối với trang bị rời phải dùng băng dính diện rộng dán trang liền Nếu có nhiều trang bị rời lúc mà dánnhư khơng đảm bảo bắt buộc phải dùng kim khâu lại + Đối với trang mục nát mà việc sửa chữa số chỗ không giải vấn đề dùng màng nilơng mỏng màu trắng dán lên toàn trang Chỉ dán mặt trang để tránh độ dày sách + Đóng bìa cứng: Nhiều thư viện sau mua sách tiến hành đóng lại sách gia cố thêm bìa màng nilơng mỏng trắng cách làm rõ ràng tăng thêm tuổi thọ nhiều cho sách Đối với cách làm Thư viện trường ĐHSPHN tiến hành đóng thành cho báo tạp chí theo tháng quý để tăng thêm tuổi thọ loại tài liệu Với tài liệu bị hư hỏng mức độ nặng cần phải áp dụng biện pháp phục chế tài liệu mức độ cao hơn, điều đòi hỏi trang thiết bị phải đại, cán thư viện cần phải huấn luyện, đào tạo cách chuyên sâu 68 3.2.10 Đào tạo cán chuyên trách công tác bảo quản tài liệu Bất kỳ ngành nghề đội ngũ cán cần đào tạo, huấn luyện cách Bảo quản tài liệu vậy, ngày bảo quản tài liệu trở thành nghề, cần tổ chức thư viện hoạt động nghiệp vụ Thư viện Việc lựa chọn cán làm công tác bảo quản có yêu cầu riêng, cần thiết để thiết lập phận chuyên làm công tác bảo quản vốn tài liệu Hiện việc đào tạo đội ngũ cán chuyên trách công tác bảo quản tài liệu chưa quan tâm Thư viện Trường ĐHSPHN 2, chưa có phận riêng cho cơng tác bảo quản, công tác bảo quản chưa coi hoạt động nghiệp vụ Thư viện Việc đào tạo người cán bảo quản cần tiến hành theo hai cách sau: • Thơng qua việc hồn thành chương trình sau đại học • Thơng qua thời gian học nghề dài cử cán tham gia lớp học nghiệp vụ bảo quản kho quan, thư viện tổ chức nước Tuy nhiên việc đào tạo cán chuyên trách công tác bảo quản tiến hành theo hai cách khó Mà Thư viện cần thiết để tổ chức lớp tập huấn ngắn hạn cách thường xuyên theo định kỳ công tác bảo quản, lập tổ nghiệp vụ chuyên trách công tác bảo quản, thường xuyên tổ chức việc tham quan học hỏi thư viện khác Sau tiến hành tập huấn cho cán thư viện công tác bảo quản tài liệu đòi hỏi phải nắm vững kỹ cần thiết để phục vụ tốt cho công tác Một số kỹ cán phụ trách cơng tác bảo quản tài liệu cần có: Sử dụng tốt trang thiết bị bình chữa cháy, máy hút ẩm, hút bụi, máy photocopy, máy in…; hiểu rõ chất liệu cấu tạo nên sách báo để áp dụng biện pháp bảo quản phù hợp; am hiểu kho sách thường xuyên 69 tiến hành kiểm tra, khảo sát tình trạng kho sách; có khả phục chế tài liệu hư hỏng đóng lại gáy, dán trang bị rách nát, sử dụng hóa chất quy cách… Trong q trình làm việc người cán phải tự học tập, rèn luyện để nâng cao trình độ thân đáp ứng yêu cầu cao công tác bảo quản vốn tài liệu thư viện KẾT LUẬN Đã có nhiều tài liệu thư viện lưu giữ trao tặng lại cho hệ bạn đọc ngày hơm nay, khơng sưu tập quý giá, tài sản chung toàn nhân loại mà cịn thấy tình cảm trân trọng vô với tài liệu thư viện Thơng qua vốn tài liệu đánh giá mức độ phát triển hiệu phục vụ người dùng tin thư viện Hiệu phục vụ người dùng tin không dựa vào số lượng vốn tài liệu mà hiệu đánh giá dựa nội dung tuổi thọ vốn tài liệu Vốn tài liệu sử dụng tốt sử dụng tồn lâu dài, muốn làm thư viện cần tổ chức bảo quản vốn tài liệu ln tình trạng tốt Do cơng tác tổ chức bảo quản có ý nghĩ vơ to lớn thư viện 70 Hiện để đáp ứng nhu cầu đào tạo hiệu chất lượng giáo dục đại đáp ứng nhu cầu xã hội, Thư viện trường ĐHSPHN xây dựng vốn tài liệu lớn, đa dạng nội dung, phong phú hình thức Việc quản lý tài liệu xây dựng máy tra cứu đại hồn thiện song song với q trình số hóa tài liệu để xây dựng thư viện điện tử, Thư viện trình phấn đấu để trở thành trung tâm thơng tin – thư viện toàn Trường Để làm điều đỏi hỏi công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện cần đẩy mạnh để bảo quản vốn tài liệu lâu dài, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin trước yêu cầu đổi giáo dục đào tạo Nhà trường nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu giải trí DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo tổng kết Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội năm 2012, Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Hà Nội 2.Công văn số 111 ngày 04 tháng 04 năm 1995, Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ, Hà Nội 3.Pháp lệnh Thư viện Việt Nam (2000), Ủy Ban thường vụ Quốc hội, Hà Nội 4.Quy hoạch phát triển khoa học công nghệ tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2030, UBND Tỉnh Vĩnh Phúc, Vĩnh Phúc Trần Xuân Bản (2011), Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Luận văn Thạc sĩ Khoa học Thư viện, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội Phạm Kiều Giang (2012), Công tác bảo quản tài liệu Thư viện Quốc gia Việt Nam, tạp chí Thư viện Việt Nam, số 06/20/12/2012, tr28 – tr.31 71 Nguyễn Thị Hảo (2012), Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện Tỉnh Phú Thọ, Khóa luận tốt nghiệp đại học, Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Hà Nội Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt (2005), Tổ chức bảo quản tài liệu, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 158tr Bùi Thị Hồng Sâm (2012), Tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện Thư viện Tỉnh Vĩnh Phúc, Khóa luận tốt nghiệp đại học, Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Hà Nội 10 Từ Văn Sơn (2008), Sổ tay công tác thư viện trường học, Giáo dục, Hà Nội, 222tr 11 Đồn Phan Tân (2007), Thơng tin học, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 385tr 12 Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề Thư viện, Văn hóa Thơng tin, Hà Nội, 630tr 13.http://www.hpu2.edu.vn 14.http://nlv.gov.vn LỜI CẢM ƠN Đề hồn thành khóa luận tốt nghiệp em nhận nhiều giúp đỡ người Trước tiên em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thạc Sĩ Hồng Thị Bích Liên, người hết lịng giúp đỡ em suốt q trình thực khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn tập thể thầy cô giáo khoa Công Nghệ Thông Tin cung cấp tảng kiến thức quý báu cho em năm đại học để em hồn thành khóa luận tốt nghiệp 72 Em xin cảm ơn tập thể cán công tác Thư viện trường ĐHSPHN nhiệt tình giúp đỡ em suốt trình thực tập, thu thập số liệu nghiên cứu Cuối em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, người thân bạn bè em, người động viên giúp đỡ em suốt trình học tập thực khóa luận Do hạn chế thời gian nên khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp để khóa luận em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày…tháng…năm 2013 Sinh viên thực Lương Thị Lụa LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận“Tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” cơng trình nghiên cứu thân em hướng dẫn Thạc Sĩ Hồng Thị Bích Liên Các số liệu khóa luận trung thực, bám sát với tình hình thực tiễn, khơng có chép ngun văn cơng trình nghiên cứu Một lần em xin khẳng định trung thực lời cam đoan Hà Nội, ngày…tháng…năm 2013 73 Sinh viên thực Lương Thị Lụa MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 1.1 Khái quát lý luận công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1.1.1Khái niệm tổ chức bảo quản vốn tài liệu 74 1.1.2Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện 1.2 Khái quát Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển .9 1.2.2Chức nhiệm vụ .12 1.2.3Cơ sở vật chất 13 1.2.4 Cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực 14 1.2.5Người dung tin nhu cầu tin 16 1.3 Vai trị cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện hoạt động thư viện Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 18 1.3.1 Vốn tài liệu thành tố quan trọng cấu thành thư viện 18 1.3.2 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu nhiệm vụ thư viện 20 1.3.3 Góp phần tàng trữ lâu dài di sản văn hóa thành văn dân tộc 21 1.3.4 Góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin 22 1.4 Đặc điểm vốn tài liệu Thư viện trường ĐHSPHN2 23 1.4.1 Đặc điểm hình thức tài liệu 23 1.4.2 Đặc điểm nội dung tài liệu .24 1.4.3 Tình trạng vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 25 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 30 2.1Tổ chức vốn tài liệu thư viện 30 2.1.1Nguyên tắc tổ chức kho Thư viện trường ĐHSPHN2 30 2.1.2 Phương thức tổ chức kho tài liệu 31 2.2 Bảo quản vốn tài liệu thư viện 36 2.2.1 Môi trường lưu trữ vốn tài liệu 36 2.2.2 Nhân nguồn kinh phí cho cơng tác bảo quản vốn tài liệu 40 75 2.2.3 Kiểm tra, sửa chữa, phục chế tài liệu .42 2.3 Nhận xét công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện Thư viện trường ĐHSPHN2 43 2.3.1 Ưu điểm .43 2.3.2Hạn chế .45 2.3.3 Các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu thư viện 46 Chương CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHSPHN2 50 3.1 giải pháp nâng cao công tác tổ chức vốn tài liệu thư viện 50 3.1.1 Nâng cao trình độ cán thư viện công tác tổ chức vốn tài liệu 50 3.1.2 Tuân thủ nguyên tắc tổ chức vốn tài liệu 51 3.2 Các giải pháp nâng cao công tác bảo quản vốn tài liệu thư viện 53 3.2.1Giải vấn đề môi trường 53 3.2.2Đảm bảo điều kiện vệ sinh 55 3.2.3 Lập kế hoạch bảo quản tài liệu 56 3.2.4 Thiết kế, xây dựng kho tài liệu tiêu chuẩn .57 3.2.5 Giáo dục tinh thần trách nhiệm cho cán thư viện người sử dụng thư viện 60 3.2.6 Đảm bảo kinh phí trang thiết bị cho công tác bảo quản tài liệu 61 3.2.7 Thường xuyên kiểm tra nâng cấp hệ thống kho lưu trữ tài liệu 63 3.2.8 Chuyển dạng tài liệu để bảo quản 65 3.2.9 Đẩy mạnh công tác phục chế tài liệu hư hỏng .67 3.2.10 Đào tạo cán chuyên trách công tác bảo quản tài liệu 68 KẾT LUẬN 70 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 71 76 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nghĩa từ viết tắt ĐHSPHN Đại học Sư phạm Hà Nội DDC Khung phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal classcification) OPAC Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (Online Public Access Catalog) 77 78 DANH MỤC BẢNG BIỂU Hình 1.1 –Sơ đồ cấu tổ chức phịng ban Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 Hình 3.1 –Mơ hình tổng quan hệ thống số hóa tài liệu Bảng 1.1 – Số lượng loại hình tài liệu Bảng 1.2 – Thành phần nội dung vốn tài liệu Bảng 1.3 – Số lượng đầu tài liệu bổ sung từ năm 2008 đến quý I năm 2013 Bảng 1.4 – Kết khảo sát tình trạng vốn tài liệu phịng mượn giáo trình nhà 10 Bảng 1.5 – Kết khảo sát tình trạng vốn tài liệu phòng mượn sách tham khảo Bảng 1.6 – Kết khảo sát tình trạng vốn tài liệu phịng đọc tra cứu Bảng 3.1 –Nhiệt độ độ ẩm thích hợp với loại tài liệu 79 ... tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI... nhiều 29 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2. 1 Tổ chức vốn tài liệu thư viện 2. 1.1 Nguyên tắc tổ chức kho Thư viện trường. .. luận công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội Chương 3: