2.2 Sự thay đổi liên tục công nghệ ứng dụng Cho dù có cải tiến lớn lao khả tác dụng hệ thống thông tin, công nghệ tiếp tục phát triển cách nhanh chóng Sự xuất quy trình hệ thống chủ yếu đòi hỏi thị trường người tiêu dùng có ảnh hưởng tương đối nhỏ Các nhà sản xuất phần cứng phần mềm máy tính tìm cách tăng thị phần cách đưa sản phẩm với đặc điểm tính tăng cường Hệ quan, tổ chức tiến hành nâng cấp hệ thống thường xuyên vài năm lần, thay đổi hoàn toàn hệ thống máy tính Tuổi thọ tương đối ngắn phần mềm phần cứng có tác động quan trọng việc bảo quản lâu dài tài liệu điện tử Các quan, tổ chức thay hệ thống mà nhà cung cấp họ ngừng cung cấp hệ thống lạc hậu hay mà sản phẩm hứa hẹn nhiều điểm ưu việt phần mềm cũ Để đảm bảo tài liệu tạo từ hệ thống cũ sẵn sàng, hiểu sử dụng người sử dụng hệ thống quan, tổ chức phải chuyển đổi tài liệu cũ sang hệ thống Đa số hệ thống phần mềm ngày bảo đảm “tương thích với trước đó” phiên cũ nhà cung cấp phần mềm, chẳng hạn phiên loại phần mềm xử lý văn Tuy nhiên, tương thích sản phẩm cạnh tranh điều thường gặp Các hệ thống phức tạp phát triển cho trình hoạt động riêng biệt hay cải biên để đáp ứng yêu cầu quan, tổ chức thường khó di trú sang hệ thống Việc chuyển giao tài liệu từ hệ thống mang tính độc quyền cũ - thường gọi hệ thống di sản - sang công nghệ hành đòi hỏi chuyển thể tái cấu trúc tài liệu Một trình không tốn mà đòi hỏi thay đổi sâu sắc cấu trúc định dạng tài liệu - đặc tính tạo nên toàn vẹn thống tài liệu với vai trò chứng Song song với việc công nghệ thông tin tiếp tục phát triển quan, tổ chức tìm kiếm phương pháp để áp dụng máy tính vào việc xử lý thông tin giao tiếp, lưu trữ buộc phải chuẩn bị sẵn sàng để đưa khuyến nghị hướng dẫn môi trường động