TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ QUẢN TRỊ KINH DOANH HUỲNH TRẦN HUYỀN TRANG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH DV MINH ĐỨC LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế Toán Mã số ngành: 340301 05/2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ QUẢN TRỊ KINH DOANH HUỲNH TRẦN HUYỀN TRANG MSSV: B110301 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH DV MINH ĐỨC LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế Toán Mã số ngành: 340301 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN NGUYỄN THỊ DIỆU 05/2014 LỜI CẢM TẠ Quá trình thực hiện luận văn tốt nghệp là cơ hội quý báu vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn cũng như rèn luyện kỹ năng làm việc một cách khoa học. Xin chân thành cảm ơn Ban chủ nhiệm khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh và các Thầy, Cô trường Đại học Cần Thơ đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt những kiến thức hữu ích trong thời gian vừa qua. Xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đến Cô Nguyễn Thị Diệu, Cô đã luôn tận tình hướng dẫn, quan tâm, động viên, giúp đỡ trong suốt thời gian tôi thực hiện luận văn tốt nghiệp của mình. Xin gởi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Công ty TNHH dịch vụ Minh Đức đã cho phép và tạo điều kiện cho tôi thực tập tập tại Công ty. Tuy nhiên, do một số yếu tố khách quan và kiến thức còn hạn chế nên sẽ không thể tránh được những thiếu sót. Rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của quý Thầy, Cô để bài luận văn được hoàn thiện hơn. Cần thơ, ngày tháng năm 2014 Sinh viên thực hiện Huỳnh Trần Huyền Trang i TRANG CAM KẾT Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của tôi và các kết quả này chưa được dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác. Cần Thơ, này tháng năm 2014 Sinh viên thực hiện Huỳnh Trần Huyền Trang ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ………………………………………… Ngày tháng năm 2014 Giám đốc iii MỤC LỤC Trang Chương 1: GIỚI THIỆU..................................................................................1 1.1 Đặt vấn đề nghiên cứu............................................................................1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu ..............................................................................1 1.2.1 Mục tiêu chung................................................................................1 1.2.2 Mục tiêu cụ thể................................................................................1 1.3 Phạm vi nghiên cứu................................................................................2 1.3.1 Không gian nghiên cứu....................................................................2 1.3.2 Thời gian nghiên cứu.......................................................................2 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu ......................................................................2 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .............3 2.1 Cơ sở ly luận..........................................................................................3 2.1.2 Phân tích kế vốn bằng tiền và các khoản phải thu ..........................15 2.2 Phương pháp nghiên cứu......................................................................16 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu.........................................................16 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu .......................................................16 Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ MINH ĐỨC ..............................................................18 3.1 Lịch sử hình thành ...............................................................................18 3.2 Cơ cấu tổ chức .....................................................................................18 3.3 Tổng quan hoạt động kinh doanh .........................................................19 3.4 Tổ chức bộ máy kế toán .......................................................................19 3.4.1 Sơ đồ tổ chức.................................................................................19 3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán....................................20 3.4.3 Phương pháp kế toán.........................................................................21 3.5 Sơ lược kết quả hoạt động kinh doanh..................................................21 3.6 Những thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển............................23 3.6.1 Thuận lợi .......................................................................................23 3.6.2 Khó khăn.......................................................................................23 3.6.3 Định hướng phát triển....................................................................23 Chương 4: QUY TRÌNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH & DV MINH ĐỨC...............................24 4.1 Quy trình công tác kế toán vốn bằng tiền .............................................24 4.1.1 Quy trình kế toán tiền mặt .............................................................24 4.1.2 Quy trình kế toán tiền gởi ngân hàng .............................................34 4.2 Tìm hiểu quy trình kế toán phải thu khách hàng ...................................49 Chương 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU...........................54 5.1 Ưu, nhược điểm trong quy trình kế toán vốn bằng tiền.........................54 5.1.1 Ưu điểm ........................................................................................54 5.1.2 Nhược điểm...................................................................................54 5.2 Giải pháp .............................................................................................55 iv Chương 6: KẾT LUẬN .................................................................................56 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................57 v DANH SÁCH BẢNG Trang Bảng 3.1 Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2011 – 2013............22 vi DANH SÁCH HÌNH Trang Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý .............................................................18 Hình 3.2 Sơ đồ phòng kế toán tại công ty ..........................................................19 Hình 3.3 sơ đồ kế toán trên máy tính .................................................................20 Hình 4.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu tiền mặt ..........................................25 Hình 4.2 Phiếu thu tiền vận chuyển của CN Công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ Que Hàn – Xí nghiệp hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ ............................................26 Hình 4.3 Hoá đơn GTGT xuất cho CN Công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ Que Hàn – Xí nghiệp hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ .....................................................27 Hình 4.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt ..........................................29 Hình 4.5 Phiếu chi trả tiền cước chuyển phát nhanh ..........................................30 Hình 4.6 Hoá đơn GTGT của dịch vụ bưu chính ...............................................30 Hình 4.7 Sổ quỹ tiền mặt tháng 2/2014 của Công ty TNHH DV Minh Đức .......33 Hình 4.8 Lưu đồ luân chuyển chứng từ rút tiền gởi ngân hàng...........................35 nhập quỹ tiền mặt ..............................................................................................35 Hình 4.9 Phiếu chi tiền mặt nộp vào tài khoản tiền gởi ngân hàng .....................36 Hình 4.10 Giấy nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gởi ngân hàng ..........................36 Hình 4.11 Lưu đồ luân chuyển chứng từ rút tiền gởi ngân hàng.........................38 nhập quỹ tiền mặt ..............................................................................................38 Hình 4.12 Phiếu thu rút tiền gởi từ tài khoản ngân hàng nhập quỹ tiền mặt........39 Hình 4.13 Phiếu lĩnh tiền mặt rút từ tài khoản tiền gở ngân hàng.......................40 Hình 4.14 Lưu đồ luân chuyển chứng từ khách hàng trả nợ ...............................41 Hình 4.15 Lệnh thanh toán có tại ngân hàng do nhận chuyển khoản trả nợ của công ty TNHH TM & DV Gia Phát ...................................................................42 Hình 4.16 Lưu đồ luân chuyển chứng từ chuyển khoản trả nợ nhà cung cấp......43 Hình 4.17 Lệnh chi trả nợ nhà cung cấp là công ty xăng dầu Tây Nam Bộ ........44 Hình 4.18 Sổ chi tiết tiền gởi của Công ty TNHH DV Minh Đức ......................46 tại Ngân hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn – CN Quận Bình Thuỷ .46 Hình 4.19 Sổ chi tiết tiền gởi của Công ty TNHH DV Minh Đức ......................48 vii tại Ngân hàng Công thương – CN Tây Đô ........................................................48 Hình 4.20 Lưu đồ luân chuyển chứng từ cung cấp dịch vụ của Công ty.............50 Hình 4.21 Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu .................................................53 viii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DV MTV : : dịch vụ một thành viên TNHH : trách nhiệm hữu hạn ix CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động với tính thanh khoản cao, được sử dụng cho các hoạt động mua sắm, chi tiêu nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của một doanh nghiệp. Đồng thời nó cũng là một trong những căn cứ cơ bản để đánh giá khả năng thanh toán tức thời, có hiệu quả và tính chủ động. Tuy nhiên, tiền cũng là cũng là một trong những khoản mục khá nhạy cảm trong vấn đề quản lý vì nó gằn liền với sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, bên cạnh khoản mục tiền thì các khoản phải thu quan trọng không kém vì các khoản phải thu này tồn tại như một phần nguồn tiền bị chiếm dụng và ảnh hưởng không nhỏ đến khả năng hoạt động liên tục của mỗi doanh nghiệp. Theo dõi chính xác, thu hồi kịp thời các khoản phải thu cũng như công tác quản lý, tổ chức và sử dụng một cách có hiệu quả nguồn tiền là một trong những chiến lược sống còn của doanh nghiệp. Chính vì vậy em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn dịch vụ Minh Đức” để làm đề tài luận văn tốt nghiệp. 1,2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Mục tiêu chung của đề tài là tìm hiểu quy trình kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty để từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Tìm hiểu quy trình kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn dịch vụ Minh Đức. - Nêu lên những ưu, nhược điểm trong công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty. - Đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản thu tại Công ty. 1 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian nghiên cứu Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH và DV Minh Đức. 1.3.2 Thời gian nghiên cứu: - Đề tài được thực hiện trong thời gian từ 06/01/2014 đến 28/04/2014. - Số liệu sử dụng trong đề tài là số liệu từ năm 2011 đến năm 2013. 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu quy trình công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty TNHH và DV Minh Đức. 2 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu  Kế toán vốn bằng tiền: - Khái niệm: Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái tiền tệ và có tính thanh khoản cao nhất nên được xem là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp. Vốn bằng tiền gồm có tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gởi tại ngân hàng và tiền đang chuyển. - Một số quy định kế toán vốn bằng tiền: + Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ” và quốc tế là VND). + Đối với các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ. Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phản ánh số chênh lệch này trên tài khoản doanh thu, chi phí. Cuối kỳ, số dư của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo quy định ngay tại thời điểm lập Báo cáo tài chính năm. + Đối với vàng, bạc, đá quý chỉ phản ánh vào tài khoản thuộc nhóm vốn bằng tiền đối với doanh nghiệp không chuyên kinh doanh vàng, bạc, đá quý; đồng thời các doanh nghiệp này phải mở sổ theo dõi chi tiết vàng, bạc, đá quý theo từng loại, trọng lượng, quy cách, phẩm chất. Đối với các doanh nghiệp chuyên kinh doanh vàng, bạc, đá quý thì vàng, bạc, đá quý được phản ánh ở chi tiêu hàng tồn kho. Nhóm tài khoản vốn bằng tiền gồm: Tài khoản 111: tiền mặt Tài khoản 112: tiển gởi ngân hàng Tài khoản 113: tiền đang chuyển  Kế toán các khoản phải thu: Các khoản nợ phải thu là một loại tài sản của doanh nghiệp, giữ vị trí quan trọng về khả năng thanh toán của doanh nghiệp nhưng cũng rất dễ bị chiếm dụng. Vì vậy đòi hỏi kế toán cần hạch toán chính xác, kịp thời và đầy đủ cho từng đối tượng. 3 Một số quy định khi hạch toán các khoản phải thu: - Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, từng khoản nợ và từng lần thanh toán. Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. - Các khách hàng thanh toán bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả phải hoặc phải xử lý khoản nợ khó đòi cần có sự thoả thuận của hai bên và phải có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xoá nợ kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợ thất thu. - Tài khoản “Dự phòng phải thu nợ khó đòi” cần được thiết lập để tính toán khoản lỗ dự kiến về khoản phải thu khó có thể đòi được trong tương lai nhằm phản ánh giá trị thuần của các khoản phải thu. Nhóm tài khoản các khoản phải thu gồm: Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ Tài khoản 138 – Phải thu khác Tài khoản 139 – Dự phòng phải thu nợ khó đòi 2.1.1.1 Kế toán tiền mặt Tiền tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc đá quý. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111 – tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2 là: Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam. Tài khoản 1112 – Ngoại tệ. Tài khoản 1113 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. 4 Kết cấu tài khoản 111: TK 111 – Tiền mặt Nợ Có SDĐK: số tiền tồn quỹ đầu kỳ - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ. - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ. - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý thừa ở quỹ khi phát hiện kiểm kê. - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý thiếu ở quỹ khi phát hiện kiểm kê. - Khoản chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt là ngoại tệ). - Khoản chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt là ngoại tệ). SDCK: các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý còn tồn quỹ cuối kỳ. Chứng từ hạch toán: - Phiếu thu, phiếu chi. - Bảng kiểm kê xuất hoặc nhập ngoại tệ, vàng bạc, đá quý. - Bảng kiểm kê quỹ. 5 Sơ đồ tài khoản hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: 511, 512, 515, 711 111 152, 153, 156, 211, 214 Mua vật tư, hàng hoá, tài sản Doanh thu bán hàng Doanh thu hoạt động tài chính và hoạt động khác 621, 627, 641, 642, 635 3331 Chi phí sản xuất, kinh doanh Thuế GTGT phải nộp 311, 331, 334, 341, 342... 131, 138, 141 Thanh toán các khoản nợ phải trả Thu nợ khách hàng 3338, 344 144, 244 Hoàn trả các khoản ký cược, ký quỹ Nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn. Thu hồi tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn. 121, 128, 221, 222, 228 521, 531, 532 Chi trả các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Thu hồi vốn đầu tư ngắn hạn, dài hạn 3381 1381 Chênh lệch thừa do kiểm kê quỹ chờ xử lý Chênh lệch thiếu do kiểm kê quỹ chờ xử lý 311, 341, 112 Vay ngắn hạn, vay dài hạn. Rút tiền gởi ngân hàng về nhập quỹ 6 2.1.1.2 Kế toán tiền gởi ngân hàng Tiền gởi ngân hàng được sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm các khoản tiền gởi của doanh nghiệp tại ngân hàng. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 112 – Tiền gởi ngân hàng, có 3 tài khoản cấp 2 là: Tài khoản 1121 – Việt Nam đồng Tài khoản 1122 – ngoại tệ Tài khoản 1123 – vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Kết cấu tài khoản 112: TK 112 – Tiền gởi ngân hàng Nợ Có SDĐK: các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý hiện còn gởi tại ngân hàng. - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý gởi vào ngân hàng. - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ ngân hàng. - Khoản chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền gởi cuối kỳ. - Khoản chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ. SDCK: các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý hiện còn gởi tại ngân hàng. Chứng từ hạch toán: - Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng. - Giấy nộp tiền, bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản…. Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gởi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kềm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp và số liệu trên sổ của ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo ngay cho ngân hàng để đối chiếu, xác minh, xử lý kịp thời. Cuối tháng nếu chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng. Phần chênh lệch được ghi vào bên nợ của “tài khoản 138 – Phải thu khác” hoặc bên có của “tài khoản 338 – phải trả, phải nộp khác”. Sang tháng sau phải tiếp tục kiểm tra, đối chiếu để tìm nguyên nhân kịp thời xử lý và điều chỉnh số liệu ghi sổ. 7 Sơ đồ tài khoản hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: 112 111, 113 Tiền đang chuyển và tiền mặt gởi vào ngân hàng 152, 153, 156, 211,… Mua vật tư, hàng hoá, tài sản cố định,… bằng tiền gởi ngân hàng 133 131 Thuế GTGT Khách hàng trả nợ bằng tiền gởi ngân hàng 627, 641, 642, 635,… 511, 515, 711 Chi phí sản xuất, kinh doanh trả bằng tiển gởi ngân hàng Khách hàng trả nợ bằng tiền gởi ngân hàng 111 Rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 3331 Thuế GTGT 311, 331, 341,… 311, 341 Vay ngắn hạn, vay dài hạn Chuyển khoản thanh toán các khoản nợ phải trả 1381 3381 Chênh lệch thừa chờ xử lý Số liệu trên báo cáo thiếu so với bảng sao ngân hàng 8 2.1.1.3 Kế toán tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước, đã gởi bưu điện để chuyển cho ngân hàng hoặc đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo nợ hay bảng sao kê của ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng; - Chuyển tiền qua đơn vị khác để trả cho người bán; - Thu tiền bán hàng nộp thuế vào kho bạc Nhà nước (giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc Nhà nước). Tài khoản sử dụng: Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển, có 2 tài khoản cấp 2 là: Tài khoản 1131 – tiền Việt Nam Tài khoản 1132 – Ngoại tệ Kết cấu tài khoản 113: TK 113 – Tiền đang chuyển Nợ Có SDĐK: khoản tiền còn đang chuyển - Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ đã nộp vào ngân hàng hoặc đã gởi bưu điện chuyển vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có. - Khoản chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ. - Số kết chuyển vào tài khoản 112 – Tiền gởi ngân hàng hoặc tài khoản có liên quan. - Khoản chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ. SDCK: các khoản còn đang chuyển cuối kỳ. Chứng từ hạch toán: Hoá đơn dịch vụ chuyển tiền, giấy nộp tiền, phiếu thu nơi nhận tiền chuyển đi, giấy hồi báo khi đối tượng đã nhận được tiền đang chuyển. 9 Sơ đồ tài khoản hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: 112 111 Gởi tiền mặt vào ngân hàng nhưng chưa nhậ được giấy báo 112 Nhận GBC của ngân hàng số tiền đang chuyển kỳ trước 311, 331, 341, 342,… 131 Thu nợ khách hàng, khách hàng ứng trước tiền hàng gởi vào ngân hàng nhưng chưa nhận GBC Tiền đang chuyển đã về tài khoản của doanh nghiệp 112 112 Nhận GBN của ngân hàng số tiền chuyển trả nợ Chuyển tiền trả nợ cho người bán nhưng chưa nhận được GBN 511, 515, 711,… Thu tiền bán hàng, các khoản thu nhập khác bằng séc nộp thẳng vào ngân hàng 2.1.1.4 Kế toán các khoản phải thu 2.1.2.1 Kế toán phải thu khách hàng Tài khoản phải thu khách hàng dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán hàng hoá, dịch vụ… Tài khoản sử dụng: tài khoản 131 – Phải thu khách hàng 10 Kết cấu tài khoản 131: TK 131 – Phải thu khách hàng Nợ Có SDĐK: khoản tiền còn phải thu khách hàng - Số tiền phải thu của khách hàng về việc bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ … được xác định đã phát sinh trong kỳ. Số tiền chưa trả lại cho khách - - Số tiền khách hàng đã trả nợ. - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng. - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại. hàng. Doanh thu của hàng bán bị trả lại. - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. SDCK: Số tiền còn phải thu của khách hàng. Tài khoản 131 có thể có số dư cuối kỳ bên có khi doanh nghiệp nhận tiền trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng, chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Chứng từ hạch toán: - Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm hoá đơn ghi rõ chưa thu tiền khách hàng (có thời hạn thanh toán). - Phiếu thu, giấy báo có, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xoá nợ… Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: 11 Sơ đồ tài khoản hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: 511 521, 531, 532 112 Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ 3331 Thuế GTGT đầu ra 111, 112, … Nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng hay tiền khách hàng trả liên quan đến bán sản phẩm , dịch vụ 635 Chiết khấu thanh toán 2.1.2.2 Kế toán thuế giá trị gia tăng được khấu trừ “Tài khoản 133 – thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp. Thuế GTGT đầu vào bằng tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá, dịch vụ (bao gồm tài sản cố định) dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT, số thuế GTGT ghi trên chứng từ nộp thuế của hàng hoá nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phí nước ngoài theo quy định của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức, cad nhân nước ngoài có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam không thuộc các hình thức đầu tư theo Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Tài khoản sử dụng: tài khoản 133 – thuế GTGT được khấu trừ, có 2 tài khoản cấp 2 là: 12 Tài khoản 1331 – thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. Tài khoản 1332 – thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định. Kết cấu tài khoản 133: Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có SDĐK: khoản tiền còn phải thu khách hàng - Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. - Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. - Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá. - Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. SDCK: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn trả. Chứng từ hạch toán: căn cứ vào hoá đơn có thuế GTGT của bên bán. 2.1.2.3 Kế toán phải thu nội bộ Kế toán phải thu nội bộ là các khoản phải thu giữa các đơn vị cấp trên, cấp dưới, giữa các đơn vị cấp dưới với nhau trong đó đơn vị cấp trên là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, đơn vị cấp dưới là các đơn vị thành viên phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ, có 2 tài khoản cấp 2 là: Tài khoản 1361 – Vốn đơn vị kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc. Tài khoản 1368 – Phải thu nội bộ khác: phản ánh tất cả các tài khoản phải thu khác giữa các đơn vị nội bộ. Chứng từ hạch toán: - Biên bản giao vốn cấp trên xuống cấp dưới. - Các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, các chứng từ nội bộ khác… ddwwocj lập them liên hoặc bản sao để thể hiện mối quan hệ nội bộ công ty. 13 2.1.2.4 Kế toán phải thu khác Các khoản phải thu khác gồm: - Giá trị tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân đang chờ xử lý. - Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân hay tập thể trong hoặc ngoài đơn vị gây ra. - Các khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn, tài sản cố định có tính chất tạm thời không tính lãi. - Các khoản thu nhập phải thu của hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. - Các khoản đã chi trả cho hoạt động sự nghiệp, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất kinh doanh nhung không được cấp có thẩm quyền phê duyệt, phải thu hồi hoặc xử lý. - Các tài khoản tiền gởi vào tài khoản chuyên thu, chuyên chi để nhờ đơn vị uỷ thác xuất nhập khẩu hoặc nhận đại lý bán hàng nộp hộ các loại thuế của đơn vị có hàng đại lý hoặc đơn vị uỷ thác… Tài khoản sử dụng: Tài khoản 138 – Phải thu khác, có 3 tài khoản cấp hai là: Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý. Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hoá. Tài khoản 1388 – Phải thu khác. Kết cấu tài khoản 138: TK 138 – Phải thu khác Nợ Có SDĐK: - Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý. - Các kh ản ải thu khác. Giá trị tài sản thiếu cần được xử lý. - Số tiền đã thu được thuộc nợ phải thu khác. SDCK: Các khoản nợ khác còn phải thu. 2.1.2.5 Kế toán dự phòng phải thu nợ khó đòi Tài khoản “Dự phòng phải thu nợ khó đòi” dùng để phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập khoản dự phòng, các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán. 14 Tài khoản sử dụng: tài khoản 139 – Dự phòng phải thu nợ khó đòi Kết cấu tài khoản 139: TK 139 – Dự phòng phải thu nợ khó đòi Nợ Có SDĐK: - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi. - Xoá các khoản nợ phải thu khó đòi. - Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. SDCK: số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ. Sơ đồ tài khoản hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: 642 139 Hoàn nhập dự phòng 711 642 Trích lập dự phòng 111, 112, 131, 1388 Thu hồi các khoản nợ 642 Xoá nợ phải thu khó đòi 2.1.2 Phân tích kế vốn bằng tiền và các khoản phải thu Vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán là cơ sở để đánh giá thực lực kinh doanh hoạt động của doanh nghiệp, khả năng tài chính, khả năng thanh toán để tạo niềm tin cho các đối tác trực tiếp hay gián tiếp đối với doanh nghiệp . Mặt khác, vốn bằng tiền cũng thể hiện vòng lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp có hiệu quả hay không. Vì vậy công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu cần phải thực hiện chính xác, nghiêm túc và chặt chẽ. Thông qua tìm hiểu công tác kế toán vồn băng tiền và các khoản phải thu tại đơn vị kết hợp với các báo cáo tài chính, bảng lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán và các công cụ tính toán như “Hệ số khả năng thanh toán tức thời”, “Vòng quay các khoản phải thu” và “kỳ thu tiền bình quân”,… có thể đánh giá được mức độ quản lý khoản mục này của doanh nghiệp có hiệu quả hay không. Hệ số khả năng thanh toán tức thời 15 “Hệ số khả năng thanh toán tức thời” là chỉ tiêu được dùng để đánh giá khă năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của Công ty bằng tiền và tương đương tiền hiện có. Hệ số khả năng thanh toán tức thời = Tiền / tổng số nợ ngắn hạn Vòng quay khoản phải thu và kỳ thu tiền bình quân “Vòng quay khoản phải thu” và” kỳ thu tiền bình quân”: được dùng để đo lường hiệu quả và chất lượng quản lý khoản phải thu, khả năng thu hồi vốn của công ty nhanh hay chậm, có hiệu quả hay không. Vòng quay càng cao thì kỳ thu tiền càng thấp và ngược lại. Vòng quay khoản phải thu (vòng) = Doanh thu thuần / khoản phải thu bình quân. Kỳ thu tiền bình quân (ngày) = vòng quay khoản phải thu / 360 2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu Số liệu thứ cấp được thu thập từ phòng kế toán của công ty, từ việc quan sát quy trình hạch toán và luân chuyển chứng từ trong công ty. Ngoài ra, trong quá trình thực tập còn trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ các anh chị phòng kế toán. 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu - Phương pháp kế toán: + Phương pháp chứng từ kế toán: dùng để xác định và kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế cụ thể. Kế toán phải lập chứng từ đúng theo quy định chế độ kế toán hiện hành đối với tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. + Phương pháp đối ứng tài khoản: là phương pháp thông tin và kiểm tra sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh thông qua sử dụng hệ thống tài khoản kế toán để phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Phương pháp so sánh: là phương pháp xem xét, phân tích chỉ tiêu phân tích dựa trên việc so sánh với chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gốc). Đây là phương pháp phổ biến được sử dụng trong phân tích nhằm xác định xu hướng, mức độ biến động các chỉ tiêu phân tích. + So sánh số tuyệt đối: là hiệu số giữa chỉ tiêu của kỳ phân tích và chỉ tiêu cơ sở, thông qua đó giúp ta có thể so sánh chỉ tiêu cần phân tích của kỳ này so với kỳ trước để thấy được quy mô, tốc độ tăng giảm như thế nào. Nếu gọi A là phần chênh lệch các chỉ tiêu A1: chỉ tiêu năm sau (chỉ tiêu kỳ phân tích) 16 A0: chỉ tiêu năm trước (chỉ tiêu gốc) A = A1 – A0 + So sánh số tương đối: là tỉ lệ phần trăm (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích với chỉ tiêu gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỉ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng. 17 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ MINH ĐỨC 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ MINH ĐỨC Giấy phép kinh doanh: Số 1800655247 Địa chỉ: 43/8, Lê Hồng Phong, Thành phố Cần Thơ. Điện thoại: 07103 843 843 Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng. Giám đốc: Nguyễn Trọng Phan Được thành lập năm 2007, Công ty TNHH & DV Minh Đức là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực vận tải tại Tỉnh cần Thơ cũ và là Thành phố Cần Thơ hiện nay nói riêng và vùng Đồng bằng song Cửu Long nói chung. Với sự cạnh tranh khắc nghiệp trong nên kinh tế thị trường đổi mới và ngành vận tải, Công ty đã trải qua bao thảng trầm và vẫn đứng vững đến hôm nay. Công ty hoạt động với giấy phép kinh doanh số 1800655247, trụ sở đặt tại 43/8 Lê Hồng Phong , Thành phố Cần Thơ. Bằng sự nổ lực không ngừng của Ban lãnh đạo Công ty và đội ngũ cán bộ, nhân viên kỹ thuật trẻ, có trình độ và năng lực, Công ty TNHH & DV Minh Đức là một trong những đối tác có uy tín và lâu năm của các doanh nghiệp lớn như công ty cổ phần sữa Việt Nam chi nhánh Cần Thơ, công ty cổ phần Acecook Việt nam chi nhánh Vĩnh Long, tập đoàn Kinggroup,… góp phần xây dựng nền kinh tế ngày một ổn định. 3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật, bảo trì Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 18 Phòng kế toán Chức năng: - Giám đốc: đại diện cho Công ty, điều hành phó giám đốc, các phòng ban trong công ty. - Phó giám đốc: phụ trách kinh doanh, giám sát và chỉ đạo các phòng ban trong công ty. - Phòng kinh doanh: đảm nhận hoạt động kinh doanh, duy trì và mở rộng các đối tác cũng như phân tích và tìm kiếm thị trường. - Phòng kỹ thuật, bảo trì: chịu trách nhiệm về kỹ thuật, bảo trì và điều động các đội xe. - Phòng kế toán: thực hiện các nhiệm vụ, chức năng liên quan về mặt kế toán. 3.3 TỔNG QUAN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Công ty TNHH dịch vụ Minh Đức thành lập từ năm 2007 với chức năng chính là vận tải hàng hoá. Trong quá trinh hoạt động, công ty đã mở rộng địa bàn hoạt động kinh doanh không chỉ trong thành phố Cần Thơ mà còn sang các tỉnh lân cận trong vùng Đồng bằng sông Cửu Long và Thành phố Hồ Chí Minh với các đối tác khách hàng đa dạng, nhiều tiềm năng như Công ty cổ phần sữa Việt Nam, Công ty cổ phần Acecook Việt Nam, Công ty King-group...góp phần thông suốt con đường thương mại vận tải trong vùng nói chung và xây dựng uy tín phục vụ của Công ty nói riêng. 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức Kế toán trưởng Kế toán viên Thủ quỹ Hình 3.2 Sơ đồ phòng kế toán tại công ty - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm tổ chức, giám sát và kiểm tra các hoạt động kế toán trong công ty. Lập các báo cáo tài chính và tư vấn trực tiếp cho giám đốc về hoạt động kế toán cũng như phương hướng hoạt động của công ty. - Kế toán viên: có 2 kế toán viên: + Kế toán viên chịu trách nhiệm về thanh toán. 19 + Kế toán viên chịu trách nhiệm về TSCĐ và kho. - Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, lập sổ quỹ tiền mặt và theo dõi tình hình thu chi tiền mặt. 3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam được Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, quản lý trên Excell. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Sổ chi tiết Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hình 3.3: Sơ đồ kế toán trên máy tính Hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập liệu. Các tài khoản đã được nhập liệu sẽ cập nhật vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ quỹ và các sổ chi tiết. Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho,… được in sau khi nhập liệu vào máy tính dùng cho việc luân chuyển và lưu trữ. Cuối tháng, kế toán khoá sổ, đối chiếu các sổ sách có liên quan và in các sổ để lưu trữ. 20 3.4.3 Phương pháp kế toán: - Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. - Khấu hao tài sản theo phương pháp đường thẳng. - Nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. 3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Công ty TNHH dịch vụ Minh Đức được thành lập từ năm 2007 với chức năng hoạt động chủ yếu là vận tải hàng hoá. Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn bám sát và khai thác thị trường dịch vụ vận tải một cách khách quan và có hiệu quả nhất. Tổng quan quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm (20112013) được thể hiện trong bảng sau: 21 Bảng 3.1 Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2011 – 2013 Đơn vị tính: đồng 2012/2011 Chỉ tiêu/Năm 2011 2012 2013/2012 2013 Số tiền % Số tiền % Tổng doanh thu 15.608.674.550 15.365.257.560 12.656.026.880 (243.416.990) (1,56) (2.709.230.680) (17,63) Tổng chi phí 15.578.414.460 15.847.033.720 12.759.692.880 268.619.260 17,24 (3.087.340.832) (19,48) 30.260.087 (481.776.155) (103.666.000) (512.036.242) (1.692,11) (615.702.242) (127,80) Lợi nhuận trước thuế Nguồn số liệu: Tổng hợp từ phòng kế toán 22 Tổng doanh thu của Công ty giảm dần qua 3 năm, trong đó năm 2013 giảm mạnh khoảng 2,7 tỷ so với năm 2012 do bị thu hẹp thị trường, nhiều đối thủ cạnh tranh. Trong khi đó chi phí năm 2012 tăng nhẹ so với năm 2011 (khoảng 270 triệu) nhưng lại giảm mạnh so với năm 2013 (khoảng 3 tỷ); Vì doanh thu bị giảm do cạnh tranh nên lượng chi phí bỏ ra cũng giảm tương ứng, mặt khác trong năm 2012 Công ty đã thanh lý lỗ một số tài sản vẫn còn giá trị. Nhìn chung chi phí qua 3 năm hoạt động của Công ty có tổng chi phí có xu hướng tăng cao hơn so với tổng doanh thu đã dẫn đến lợi nhuận sau thế qua 3 năm đều giảm. 3.6 NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN 3.6.1 Thuận lợi - Được thành lập từ năm 2007 đến nay, Công ty đã có 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải thông qua mở rộng và duy trì quan hệ hợp tác cho các khách hàng lớn không chỉ trong địa bàn Thành phố Cần Thơ mà còn sang các tỉnh lận cận trong vùng Đồng bằng sông Cửu Long và Thành phố Hồ Chí Minh. Công ty đã tạo dựng được uy tín cũng như mạng lưới hoạt động rộng khắp trong vùng. - Ngoài ra đội ngũ nhân viên kỹ thuật, bảo trì có tay nghề; đội ngũ kinh doanh nhiệt huyết và bộ máy kế toán được tổ chức quy chuẩn; đội tài xế lành nghề…cùng trách nhiệm cao trong công việc đã trở thành tiền đề vững chắc cho Công ty duy trì hoạt động ổn định và phát triển. 3.6.2 Khó khăn - Công ty luôn đối mặt với thách thức ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh, giành giật khách hàng và thị trường. - Giá cả các loại nguyên liệu như xăng, dầu, vỏ xe,.. tăng cao cũng như các chi phí kiểm định xe, phí đường bộ… - Nguồn vốn vay từ ngân hàng cũng là một rào cản do sự khó khăn chung của nền kinh tế trong những năm vừa qua. 3.6.3 Định hướng phát triển - Công ty tìm kiếm, mở rộng thị trường mới để có thêm nhiều đối tác khách hàng. Đồng thời củng cố và giữ vững mối quan hệ với khách hàng cũ. - Nâng cao công tác quản lý trong đơn vị, đặc biệt là công tác kế toán để việc thu chi được phản ánh đúng đắn, kịp thời, tránh thất thoát, lãng phí. - Hoàn thiện và nâng cao hình ảnh của Công ty trong lĩnh vực vận tải. 23 CHƯƠNG 4 QUY TRÌNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH & DV MINH ĐỨC 4.1 Quy trình công tác kế toán vốn bằng tiền 4.1.1 Quy trình kế toán tiền mặt Công ty chỉ tồn quỹ tiền mặt Việt Nam đồng nên tài khoản 111 được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt. Các nghiệp vụ phát sinh thu, chi trong ngày sẽ được kế toán viên hạch toán và theo dõi, cuối ngày kế toán viên cùng thủ quỹ sẽ đối chiếu số liệu trên sổ sách. a. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt: Mỗi ngày khi các nghiệp vụ thu tiền mặt nhập quỹ phát sinh như nghiệp vụ cung cấp dịch vụ thu tiền vận chuyển, khách hàng trả nợ bằng tiền mặt, rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt,… kế toán viên sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc như hoá đơn GTGT , giấy đối chiếu công nợ,… tiến hành kiểm tra sau đó kế toán viên sẽ nhập liệu vào phần mềm excel để cập nhật đến các sổ như sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết tiền mặt và tiến hành in phiếu thu. Phiếu thu được lập thành một liên. Liên phiếu thu này cùng chứng từ gốc sẽ được chuyển đến cho thủ quỹ kiểm tra. Sau khi đã kiểm tra, thủ quỹ sẽ thu tiền, ký vào phiếu thu đồng thời tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt để theo dõi. Phiếu thu cùng chứng từ gốc này sẽ được chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, các phiếu thu cùng chứng từ gốc sẽ được kế toán viên tổng hợp để kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký và chuyển cho kế toán viên lưu trữ. 24 Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán viên Giám đốc Kế toán trưởng Bắt đầu Phiếu thu Chứng từ gốc Chứng từ gốc Chứng từ gốc Phiếu thu Chứng từ gốc Kiểm tra, nhập liệu Kiểm tra ký phiếu thu In phiếu thu, ghi sổ Sổ kế toán Kiểm tra ký thu tiền ghi sổ Phiếu thu Chứng từ gốc Phiếu thu Phiếu thu Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ gốc Tổng hợp phiếu thu, chứng từ gốc Phiếu thu Chứng từ gốc Kết thúc Hình 4.1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu tiền mặt 25 Phiếu thu Chứng từ gốc Ngày 7/2/2014 nghiệp vụ thu tiền vận chuyển cho khách hàng là CN công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ - Xí nghiệp Hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ phát sinh. Căn cứ vào hoá đơn GTGT (hình 4.3), kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết và tiến hành in 1 liên phiếu thu số 01/02 (hình 4.2), tổng số tiền thanh toán là 17.800.000 đồng. Sau đó, liên phiếu thu này và hoá đơn được chuyển sang cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra, ký xác nhận, ghi sổ quỹ tiền mặt (hình 4.7) và thu tiền. Phiếu thu và hoá đơn GTGT này được chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, kế toán viên trình kế toán trưởng và giám đốc ký sau đó tiến hành lưu trữ. Hình 4.2: Phiếu thu tiền vận chuyển của CN Công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ Que Hàn – Xí nghiệp hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ 26 Hình 4.3: Hoá đơn GTGT xuất cho CN Công ty TNHH MTV Hơi Kỹ Nghệ Que Hàn – Xí nghiệp hơi Kỹ Nghệ Cần Thơ Nhận xét: - Công ty đã thực hiện việc lưu trữ chứng từ theo đúng quy định. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh kịp thời, chính xác. - Ưu điểm: Phiếu thu do Công ty tự in đúng với quy định về hình thức. Nội dung trong phiếu thu tương đối đầy đủ, rõ ràng. Vì phiếu thu được lập trên máy tính và in nên nội dung diễn giải rõ ràng, sạch, đẹp, nhất là số tiền được viết cả bằng số và bằng chữ rất dễ đọc, sau khi in sẽ không thể gian lận hay thay đổi nội dung (thêm hay chỉnh sửa). - Nhược điểm: Không có nội dung phiếu thu theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC; thiếu phần định khoản nợ có tài khoản tương tứng; thiếu số liên phiếu thu và không có phần ký nhận của người nộp tiền. Phiếu thu phải được lập thành hai liên nhưng kế toán viên chỉ lập một liên là chưa đúng với quy định nhưng vì thông thường nếu người nộp tiền (mà chủ yếu là khách hàng) không yêu cầu nhận phiếu thu thì kế toán viên chỉ lập một liên phiếu thu để lưu nội bộ. Phiếu thu được đánh số theo tháng là sai quy định. 27 b. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt: Mỗi ngày khi nghiệp vụ chi tiền mặt phát sinh với số tiền nhỏ như chi tiền điện – nước, chi chuyển phát nhanh, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng,…) tiến hành kiểm tra sau đó kế toán viên sẽ nhập liệu vào phần mềm excel để cập nhật đến các sổ như sổ nhật ký chung , sổ nhật ký chi tiền, sổ chi tiết tiền mặt và tiến hành in phiếu chi. Phiếu chi được lập thành một liên. Liên phiếu chi này cùng chứng từ gốc sẽ được chuyển đến cho thủ quỹ kiểm tra. Sau khi đã kiểm tra, thủ quỹ sẽ chi tiền, ký vào phiếu chi đồng thời tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt để theo dõi. Phiếu chi cùng chứng từ gốc này sẽ được chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, các phiếu chi cùng chứng từ gốc sẽ được kế toán viên tổng hợp để kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký và chuyển cho kế toán viên lưu trữ 28 Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán viên Giám đốc Kế toán trưởng Bắt đầu Phiếu chi Chứng từ gốc Chứng từ gốc Chứng từ gốc Phiếu chi Chứng từ gốc Kiểm tra, nhập liệu Kiểm tra ký phiếu chi In phiếu chi, ghi sổ Sổ kế toán Kiểm tra ký chi tiền ghi sổ Phiếu chi Phiếu chi Chứng từ gốc Chứng từ gốc Phiếu chi Phiếu chi Sổ quỹ Chứng từ gốc Chứng từ gốc Tổng hợp phiếu chi, chứng từ gốc Phiếu chi Chứng từ gốc Kết thúc Hình 4.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt Ngày 18/2/2014 nghiệp vụ chi trả tiền cước chuyển phát nhanh phát sinh. Căn cứ vào hoá đơn GTGT dịch vụ bưu chính (hình 4.6), kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chi tiền, sổ chi tiết tiền mặt và tiến hành in 1 liên phiếu chi số 01/02 (hình 4.5), tổng số tiền thanh toán là 477.180 đồng. Sau đó, liên phiếu chi này và hoá đơn được chuyển sang cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra, ký xác nhận, ghi sổ quỹ tiền mặt (hình 4.7) và chi tiền. Phiếu chi và hoá đơn GTGT này được 29 chuyển trở lại cho kế toán viên. Cuối ngày, kế toán viên trình kế toán trưởng và giám đốc ký sau đó tiến hành lưu trữ. Hình 4.5 Phiếu chi trả tiền cước chuyển phát nhanh Hình 4.6 Hoá đơn GTGT của dịch vụ bưu chínhNhận xét: 30 Nhận xét: - Công ty đã thực hiện việc lưu trữ chứng từ theo đúng quy định. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh kịp thời, chính xác. - Ưu điểm: Phiếu chi do Công ty tự in đúng với quy định về hình thức. Nội dung trong phiếu chi tương đối đầy đủ, rõ ràng. Vì phiếu chi được lập trên máy tính và in nên nội dung diễn giải rõ ràng, sạch, đẹp, nhất là số tiền được viết cả bằng số và bằng chữ rất dễ đọc, sau khi in sẽ không thể gian lận hay thay đổi nội dung (thêm hay chỉnh sửa). - Nhược điểm: Không có nội dung phiếu chi theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC; thiếu phần định khoản nợ có tài khoản tương tứng; thiếu số liên phiếu chi và không có phần ký nhận của người nhận tiền. Phiếu chi phải được lập thành hai liên nhưng kế toán viên chỉ lập một liên là chưa đúng với quy định nhưng vì thông thường nếu người nhận tiền không yêu cầu nhận phiếu chi thì kế toán viên chỉ lập một liên phiếu chiđể lưu nội bộ. Phiếu chi được đánh số theo tháng là sai quy định. 31 CTY TNHH DV Minh Đức SỔ QUỸ TIỀN MẶT 43/8 Lê Hồng Phong, Q.Bình Thuỷ, TPCT Từ ngày 01/02/2014 đến 28/12/2014 Tài khoản: tiền mặt (VNĐ) Số hiệu TK: 111 Ngày Tài khoản đối ứng Số phiếu Diễn giải tháng Thu Chi Số tiền Thu Chi Tồn đầu kỳ Tồn 3.180.324.423 01/02/2014 PC01 Trả tiền cước điện thoại 6422 2.537.028 3.177.787.395 01/02/2014 PC01 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 253.703 3.177.533.692 05/02/2014 PC02 Trả tiền cước điện thoại 6422 2.389.129 3.175.144.563 05/02/2014 PC02 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 238.913 3.174.905.650 06/02/2014 PC03 Trả tiền sửa chữa xe 65N 1320 6421 15.145.455 3.159.760.195 06/02/2014 PC03 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1.514.545 3.158.245.650 06/02/2014 PC04 Trả tiền phí KĐ xe 65C 01595 6421 32 368.182 3.157.877.468 PC04 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 … …. … 28/02/2014 PC24 Trả gốc & lãi HĐ 040.11.00435/20011 28/02/2014 PC24 06/02/2014 … 28/02/2014 … PT16 36.818 3.157.845.650 … … 341 20.000.000 3.715.443.405 Trả lãi HĐ 040.11.00435/20011 635 6.968.889 3.708.474.516 Rút TGNH 1121 … 35.000.000 3.743.474.516 28/02/2014 PC25 Trả tiền bơm mực 6422 181.818 3.743.292.698 28/02/2014 PC25 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 18.182 3.743.274.516 28/02/2014 PC26 Trả tiền bảo dưỡng xe 65A 01779 6422 1.215.838 3.742.058.678 28/02/2014 PC26 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 121.584 3.741.937.094 28/02/2014 PC27 Chi hộ tiền nâng hạ - CTY Miền Tây 131 8.180.000 3.733.757.094 28/02/2014 PC28 Chi lương nhân viên T02/2014 334 69.301.500 3.664.455.594 Cộng phát sinh 912.070.800 427.939.629 Tồn cuối kỳ 3.664.455.594 Cần Thơ, ngày 28 tháng 02 năm 2014 Người ghi sổ Kế toán trưởng Hình 4.7 Sổ quỹ tiền mặt tháng 2/2014 của Công ty TNHH DV Minh Đức 33 Giám đốc Nhận xét chung: - Hệ thống sổ kế toán của Công ty được trình bày đúng với quy định về sổ sách kế toán doanh nghiệp. - Khi nghiệp vụ phát sinh trong ngày, kế toán tiến hành hạch toán ngay nên cột ngày ghi sổ trùng với ngày phát sinh nghiệp vụ. Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ theo dõi, các sổ kế toán kế toán viên theo dõi nên đảm bảo cho việc lưu trữ, đối chiếu các số liệu kế toán. 4.1.2 Quy trình kế toán tiền gởi ngân hàng Công ty không có tiền gởi ngân hàng là ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý,… nên tài khoản 1121 được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan với tiền gởi ngân hàng theo Việt Nam đồng. a. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng: Khi có yêu cầu nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gởi ngân hàng, kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tiền mặt, sổ nhật ký chi tiền và in phiếu chi (một liên) và. Phiếu chi sau khi được lập sẽ được trình cho kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra và ký xét duyệt. Phiếu chi đã xét duyệt được chuyển tới thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi, ký phiếu chi, ghi sổ quỹ tiền mặt và xuất quỹ; sau đó phiếu chi này sẽ được chuyển cho kế toán viên tiến hành lưu trữ. Kế toán viên nhận tiền từ thủ quỹ và đến ngân hàng nộp tiền. Kế toán viên nhận giấy nộp tiền có xác nhận của ngân hàng về lưu cùng phiếu chi. Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán viên lấy sổ phụ ngân hàng về kiểm tra và đối chiếu. 34 Kế toán viên Bắt đầu Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Phiếu chi Phiếu chi Ký duyệt Kiểm tra Ký Ghi sổ Chi tièn Nhập liệu Ghi sổ kế toán In phiếu chi Sổ kế toán Phiếu chi Phiếu chi Sổ quỹ Ngân hàng Tiền Phiếu chi Giấy nộp tiền Hình 4.8 Lưu đồ luân chuyển chứng từ rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt Ngày 25/2/2014 nghiệp vụ xuất quỹ nộp tiền vào tài khoản ngân hàng phát sinh. Kế toán viên tiến hành in phiếu chi số 23/2 và nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến các sổ kế toán có liên quan với tổng số tiền cần xuất quỹ là 42.800.000 đồng. Sau đó phiếu chi này được kế toán viên trình cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt (hình 4.9). Phiếu chi đã được ký duyệt này được chuyển đến cho thủ quỹ kiểm tra, ký và ghi sổ quỹ tiền mặt đồng thời xuất quỹ với số tiền tương ứng. Kế toán viên nhận số tiền này đến ngân hàng nộp vào tài khoản tiển gởi của công ty và nhận giấy nộp tiền có xác nhận đã giao dịch của ngân hàng về lưu trữ cùng với phiếu chi 23/2. 35 Hình 4.9 Phiếu chi tiền mặt nộp vào tài khoản tiền gởi ngân hàng Hình 4.10 Giấy nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gởi ngân hàng 36 Nhận xét: - Toàn bộ quy trình lưu chuyển chứng từ được thực hiện đúng với quy định. Tất cả các phiếu chi đều được ký duyệt của cấp có thẩm quyền và được thủ quỹ kiểm tra trước khi chi tiền. Giấy nộp tiền được lưu trữ cùng phiếu chi, thuận tiện cho việc kiểm tra. - Trong trình tự xử lý chứng từ này kế toán viên chỉ in một phiếu chi là chưa đúng theo quy định nhưng vì phiếu chi này chỉ luân chuyển trong nội bộ nên lập một liên phiếu chi cho thuận tiện. Phiếu chi được đánh số theo tháng là sai quy định. b. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: Khi Công ty có nhu cầu rút tiền gởi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, kế toán viên sẽ báo cáo cho kế toán trưởng và giám đốc. Khi nhận được Phiếu lĩnh tiền mặt hợp pháp từ giám đốc, kế toán viên mang Phiếu lĩnh tiền mặt này đến ngân hàng để rút tiền. Sau khi thực hiện giao dịch với ngân hàng, kế toán viên sẽ nhận được phiếu lĩnh tiền mặt đã đóng dấu xác nhận thực hiện giao dịch và ký nhận của nhân viên giao dịch từ ngân hàng. Căn cứ vào Phiếu lình tiền mặt này kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến các sổ kế toán có liên quan và in phiếu thu một liên, sau đó nộp tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu thu đối chiếu với phiếu lĩnh tiền mặt và ký phiếu thu đồng thời ghi sổ quỹ tiền mặt. Sau đó thủ quỹ giao lại bộ chứng từ này cho kế toán viên. Cuối ngày, kế toán viên tổng hợp các phiếu thu trình cho kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký duyệt để tiến hành lưu trữ. Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán viên lấy sổ phụ ngân hàng để kiểm tra, đối chiếu. 37 Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán viên Thủ quỹ 2 Phiếu lĩnh tiền mặt Bắt đầu Phiếu thu Phiếu lĩnh tiền mặt Ngân hàng Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Ký duyệt Phiếu lĩnh tiền mặt Kiểm tra, thu tiền ký, ghi sổ Phiếu thu Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Nhập liệu Ghi sổ In phiếu thu Sổ kế toán Phiếu thu Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Phiếu thu 3 Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Kiểm tra Ký phiếu thu 2 3 Phiếu thu Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Phiếu thu Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Phiếu thu Phiếu lĩnh tiền mặt đã thực hiện giao dịch Hình 4.11 Lưu đồ luân chuyển chứng từ rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt Kết thúc 38 Sổ quỹ Ngày 13/02/2014 nghiệp vụ rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt phát sinh. Kế toán viên nhận Phiếu lĩnh tiền mặt hợp pháp (có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng) từ giám đốc và mang đến ngân hàng tiến hành giao dịch. Ngân hàng sẽ đóng dấu xác nhận giao dịch lên Phiếu lĩnh tiền mặt (hình 4.13). Căn cứ vào Phiếu lĩnh tiền mặt này kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell đế cập nhật đến các sổ kế toán có liên quan và in phiếu thu số 03/2 với tổng số tiền nộp quỹ là 400.000.000 đồng. Toàn bộ tiền, Phiếu lĩnh tiền mặt và phiếu thu được chuyển qua cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu Phiếu lĩnh tiền mặt với phiếu thu và tổng số tiền nhận được và sau đó ký xác nhận lên phiếu thu, ghi sổ quỹ tiền mặt và nhận tiền nộp vào quỹ. Phiếu lĩnh tiền mặt và phiếu thu được trả về cho kế toán viên. Cuối ngày, phiếu thu này được trình cho kế toán trưởng và giám đốc ký và bộ chứng từ này được kế toán viên lưu trữ. Cuối tháng, kế toán viên nhận sổ phụ từ ngân hàng để kiểm tra, đối chiếu với sổ sách kế toán của công ty. Hình 4.12 Phiếu thu rút tiền gởi từ tài khoản ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 39 Hình 4.13 Phiếu lĩnh tiền mặt rút từ tài khoản tiền gở ngân hàng Nhận xét: - Trong nghiệp vụ rút tiền gởi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt này kế toán viên thực hiện chưa đúng quy định vì kế toán viên chỉ lập một phiếu thu. Tuy nhiên vì nghiệp vụ này chỉ tiến hành lưu trữ nội bộ chứng từ nên kế toán viên lập một liên phiếu thu cho thuận tiện việc luân chuyển và lưu trữ. - Ưu điểm: Phiếu thu do Công ty tự in đúng với quy định về hình thức. Nội dung trong phiếu thu tương đối đầy đủ, rõ ràng. Vì phiếu thu được lập trên máy tính và in nên nội dung diễn giải rõ rang, sạch, đẹp, nhất là số tiền được viết cả bằng số và bằng chữ rất dễ đọc, sau khi in sẽ không thể gian lận hay thay đổi nội dung (thêm hay chỉnh sửa). Phiếu thu có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan. - Nhược điểm: Không có nội dung phiếu thu theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC; thiếu phần định khoản nợ có tài khoản tương tứng; thiếu số liên phiếu thu. Phiếu thu đánh số theo tháng là sai quy định. 40 c. Khách hàng chuyển khoản trả nợ cho Công ty: Khách hàng chuyển tiền trả nợ cho Công ty khi đến hạn thanh toán và theo hình thức thoả thuận giữa khách hàng và Công ty là chuyển khoản thì Công ty sẽ nhận được Lệnh thanh toán lệnh có của ngân hàng gởi đến. Căn cứ vào lện thanh toán này kế toán viên tiến hành nhập liệu nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm Excell để cập nhật đến các sổ kế toán có liên quan và lưu trữ chứng từ. Kế toán viên Bắt đầu Lệnh thanh toán có Lệnh có Ngân hàng Nhập liệu Ghi các sổ kế toán Sổ kế toán Lệnh thanh toán có Lệnh có Kết thúc Hình 4.14 Lưu đồ luân chuyển chứng từ khách hàng trả nợ Ngày 12/2/2014 nhận được Lệnh thanh toán Lệnh Có của ngân hàng gởi tới về việc khách hàng là Công ty TNHH & DV Gia Phát thanh toán tiền cung cấp dịch vụ. Căn cứ vào Lệnh thanh toán này, kế toán viên tiến hành nhập liệu vào Excell và cập nhật đến các sổ kế toán có liên quan. 41 Hình 4.15 Lệnh thanh toán có tại ngân hàng do nhận chuyển khoản trả nợ của công ty TNHH TM & DV Gia Phát Nhận xét: - Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng về việc khách hàng trả nợ, kế toán viên đã không tiến hành lập phiếu thu để lưu trữ cùng Lệnh thanh toán Lệnh Có là sai quy định. Để khắc phục điểm yếu này, kế toán trưởng cần kiểm tra, rà soát các phiếu thu, chi cuối mỗi ngày cùng với việc đối chiếu sổ sách và có biện pháp nhắc nhở kế toán viên thực hiện đúng quy định lập và lưu trữ chứng từ. d. Chuyển khoản trả nợ nhà cung cấp bằng lệnh chi: Khi nhận được yêu cầu thanh toán từ nhà cung cấp cùng các chứng từ như giấy đối chiếu công nợ, hợp đồng mua bán,… kế toán viên tiến hành kiểm tra đối chiếu công nợ và lập lệnh chi. Lệnh chi cùng giấy đối chiếu công nợ được trình cho giám đốc kiểm tra và ký duyệt. Kế toán viên mang lệnh chi đã ký duyệt này đến ngân hàng để giao dịch. Kết thúc giao dịch, kế toán viên căn cứ vào lệnh chi đã được đóng dấu xác nhận giao dịch của ngân hàng để tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excell để cập nhật đến các sổ kế toán tương ứng. Khi nhận được giấy báo nợ hay sổ phụ của ngân hàng vào định kỳ hay cuối tháng, kế toán viên tiến hành đối chiếu và nhập liệu vào phần Excell để cập nhật lại nếu cần. 42 Kế toán viên Giám đốc Kế toán trưởng Bắt đầu Lệnhchi chi Lệnh Lệnh chi Yêu cầu thanh toán Yêu cầu thanh toán Lập lệnh chi Lệnhchi chi Lệnh Lệnh chi Kiểm tra Ký duyệt Yêu cầu thanh toán Lệnhchi chi Lệnh Lệnh chi Yêu cầu thanh toán Yêu cầu thanh toán Ngân hàng Lệnhchi chi Lệnh Lệnh chi Nhập liệu Ghi các sổ kế toán Sổ kế toán Lệnh thanh toán có Lệnh có Kết thúc Hình 4.16 Lưu đồ luân chuyển chứng từ chuyển khoản trả nợ nhà cung cấp 43 Ngày 13/2/2014 căn cứ vào yêu cầu thanh toán và hợp đồng đã ký tới hạn thanh toán với Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ, kế toán viên lập Lệnh Chi trình giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt để thanh toán tiền dầu cho công ty Xăng Dầu Tây Nam Bộ. Kế toán viên mang Lệnh chi đã ký duyệt này đến ngân hàng để thực hiện giao dịch. Ngân hàng sẽ đóng dấu xác nhận sau khi giao dịch được thực hiện (hình 4.17). Căn cứ vào Lệnh chi đã thực hiện giao dịch này, kế toán viên tiến hành nhập liệu vào Excell để cập nhật kịp thời đến các sổ kế toán có liên quan. Cuối tháng, kế toán viên nhận sổ phụ của ngân hàng để kiểm tra, đối chiếu với sổ sách kế toán của Công ty và tiến hành điều chỉnh nếu cần. Hình 4.17 Lệnh chi trả nợ nhà cung cấp là công ty xăng dầu Tây Nam Bộ Nhận xét: - Nghiệp vụ chuyển khoản trả nợ cho nhà cung cấp được kế toán căn cứ vào những chứng từ gốc hợp pháp như Lệnh chi để tiến hành hạch toán. - Giám đốc, kế toán trưởng đã kiểm tra chứng từ yêu cầu thanh toán, hợp đồng mua bán trước khi ký duyệt lệnh chi. - Kế toán viên đã thực hiện đúng quy định quy trình lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ trong nghiệp vụ này. 44 CTY TNHH DV Minh Đức SỔ CHI TIẾT TIỀN GỞI NGÂN HÀNG 43/8 Lê Hồng Phong, Q.Bình Thuỷ, TPCT Từ ngày 01/02/2014 đến 28/12/2014 MST: 1800655247 Ngân hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn – CN Quận Bình Thuỷ Đơn vị tính: đồng Ngày Tài khoản đối ứng Diễn giải Số tiền Thu Chi Số dư đầu kỳ Tồn 1.476.471 06/02/2014 Mua 01 quyển séc 6422 12/02/2014 CTy TNHH Cơ khí Cần Thơ trả 131 89.100.000 90.566.721 12/02/2014 CTy TNHH TM DV Gia Phát trả 131 26.724.060 117.290.781 12/02/2014 CTy TNHH TM An Hưng Phước trả 131 17.478.600 134.769.381 1302/2014 CTy TNHH Thiết Lập trả 131 1.977.525 136.746.906 13/02/2014 Rút TGNH – séc số AJ8791891 111 1402/2014 CTy CP CBTP Xuất Khẩu Miền Tây trả 131 17/02/2014 Trả phí SMS – 0979 707 570 6422 27.000 219.603.906 17/02/2014 Rút TGNH – séc số AJ8791892 111 218.000.000 1.603.906 17/02/2014 CTy TNHH King Group trả 131 6.566.725 8.170.631 21/02/2014 CTy TNHH TM SX Dương Dung trả 131 2.475.000 10.645.631 27/02/2014 CTy TNHH TM DV VT Hoa Lâm Trả 131 7.827.050 18.472.681 45 9.750 133.000.000 215.884.000 1.466.721 3.746.906 219.630.906 28/02/2014 Lãi TGNH 131 Tổng số phát sinh 31.600 368.064.560 18.504.281 351.036.750 Số dư cuối kỳ 18.504.281 Cần Thơ, ngày 28 tháng 02 năm 2014 Người ghi sổ Kế toán trưởng Hình 4.18 Sổ chi tiết tiền gởi của Công ty TNHH DV Minh Đức tại Ngân hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn – CN Quận Bình Thuỷ 46 Giám đốc CTY TNHH DV Minh Đức 43/8 Lê Hồng Phong, Q.Bình Thuỷ, TPCT SỔ CHI TIẾT TIỀN GỞI NGÂN HÀNG Từ ngày 01/02/2014 đến 28/12/2014 MST: 1800655247 Ngân hàng Công Thương – Chi nhánh Tây Đô Đơn vị tính: đồng Ngày Tài khoản đối ứng Diễn giải Số tiền Thu Chi Tồn Số dư đầu kỳ 27.780.275 03/02/2014 Trả phí SMS – 0913973593 6422 08/02/2014 Hoàn trả lãi vay HĐ 12.320103 – 16/09/2013 635 3.300.000 31.060.275 08/02/2014 Hoàn trả lãi vay HĐ 12.320103 – 13/12/2013 635 7.956.250 39.016.525 08/02/2014 Hoàn trả lãi vay HĐ 12.320103 – 15/01/2013 635 1.045.000 40.061.525 11/02/2014 CN Cty ACECOOK VN tại Vĩnh Long 131 229.717.070 269.778.595 …. … … 25/02/2014 Trả gốc vay HĐ 12.320104 25/02/2014 … 20.000 27.760.275 … … 341 10.700.000 10.980.720 Trả lãi vay HĐ 12.320103 – 14/02/2013 635 1.161.111 9.819.609 25/02/2014 Trả lãi vay HĐ 12.320103 – 15/01/2013 635 2.525.417 7.294.192 25/02/2014 Trả lãi vay HĐ 12.320103 – 13/12/2013 635 5.127.361 2.166.831 27/02/2014 CN Cty TNHH Nam Phương VN tại Vĩnh Long trả 131 28/02/2014 Rút TGNH 111 47 36.295.006 38.461.837 35.000.000 3.461.837 28/02/2014 Lãi TGNH 515 Tổng số phát sinh 59.138 3.520.975 1.537.172.464 1.561.431.764 Số dư cuối kỳ 3.520.975 Cần Thơ, ngày 28 tháng 02 năm 2014 Người ghi sổ Kế toán trưởng Hình 4.19 Sổ chi tiết tiền gởi của Công ty TNHH DV Minh Đức tại Ngân hàng Công thương – CN Tây Đô 48 Giám đốc 4.2 Tìm hiểu quy trình kế toán phải thu khách hàng Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ thu nợ tiền cung cấp dịch vụ: Khi khách hàng tới Công ty đề nghị cung cấp dịch vụ vận chuyển, nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập 3 liên đơn đặt hàng cung cấp dịch vụ trình trưởng phòng kinh doanh ký xét duyệt. Sau khi ký duyệt, một liên đơn đặt hàng sẽ được gởi cho khách hàng, một liên sẽ được chuyển qua phòng kỹ thuật-bảo trì, liên còn lại sẽ được lưu trữ tại bộ phận. Tại phòng kỹ thuật-bảo trì, đơn đặt hàng sẽ được kiểm tra và trình cho trưởng phòng kỹ thuật-bảo trì ký duyệt, ghi sổ nhật ký điều xe và tiến hành điều xe. Liên đơn đặt hàng này sẽ được chuyển cho tài xế chịu trách nhiệm vận chuyển. Tài xế chịu trách nhiệm vận chuyển sẽ đưa khách hàng ký nhận liên đơn đặt hàng này và mang về nộp lại cho phòng kỹ thuật-bảo trì.Nhân viên phòng kỹ thuật-bảo trì sẽ chuyển liên đơn đặt hàng này sang phòng kế toán để nhân viên kế toán tiến hành nhập liệu vào Excell để cập nhật đến các sổ kế toán có liên quan và sổ chi tiết công nợ phải thu (hình 4.22) để theo dõi. Cuối cùng nhân viên kế toán sẽ tiến hàng lưu trữ liên đơn đặt hàng này tại bộ phận. Các khoản phải thu khách hàng của Công ty được theo dõi chặt chẽ. Khi đến hạn thanh toán trong hợp đồng hoặc cuối tháng, kế toán viên tiến hành kiểm tra công nợ, thông báo yêu cầu khách hàng thanh toán. Khi khách hàng trả nợ cho Công ty bằng tiền mặt, Công ty sẽ thực hiện thu nợ theo quy trình kế toán vốn bằng tiền mặt (thu tiền mặt) như mục a trong 4.1.1; nếu khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản, Công ty thực hiện thu nợ theo quy trình thu nợ khách hàng qua chuyển khoản như mục c trong 4.1.2 49 Khách hàng Bắt đầu Phòng kinh doanh Đơn đặt hàng Kiểm tra Ký duyệt Đơn đặt hàng Phòng kỹ thuật, bảo trì Tài xế Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Kiểm tra, ký duyệt Ghi sổ nhật ký điều xe Điều xe Nhập liệu Đơn đặt hàng photo Đơn đặt hàng Phòng kế toán Đơn đặt hàng Ghi sổ chi tiết theo dõi nợ phải thu 1 1 Đơn đặt hàng Sổ chi tiết nợ phải thu Đơn đặt hàng 2 Đơn đặt hàng Ký xác nhận Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Hình 4.20 Lưu đồ luân chuyển chứng từ cung cấp dịch vụ của Công ty 2 50 Nhận xét: Công ty không mở sổ chi tiết theo dõi phải thu từng khách hàng mà chi lập sổ chi tiết phải thu cho tất cả các khách hàng, cách làm này tuy tiết kiệm được thời gian và thuận tiện cho quá trình ghi sổ nhưng sẽ gây khó khăn cho việc đối chiếu chi tiết số nợ. 51 CTY TNHH DV Minh Đức 43/8 Lê Hồng Phong, Q.Bình Thuỷ, TPCT SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI THU Tháng 2 năm 2014 MST: 1800655247 STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ PST PSG SDCK 1 Chi nhánh công ty cổ phần ACECOOK Việt Nam tại Vĩnh Long 229.717.070 467.391.210 229.717.070 467.391.210 2 Công ty cổ phần chế biến thực phẩm xuất khẩu Miền Tây 215.895.000 131.930.000 215.895.000 131.930.000 3 Chi nhánh công ty TNHH Nam Phương Việt Nam tại Vĩnh Long 36.295.006 36.295.006 0 4 Doanh nghiệp tư nhân Giang Sơn 5 Công ty TNHH King Group 6 16.000.000 31.500.000 6.566.725 3.300.000 Chi nhánh hoá dầu Cần Thơ – Tổng công ty hoá dầu Petrolimex 97.157.342 23.812.114 7 Công ty TNHH thương mại xuất khẩu An Hưng Phước 17.478.600 16.888.300 8 Công ty TNHH cơ khí Cần Thơ 89.100.000 9 Công ty TNHH thương mại dịch vụ Gia Phát 26.724.060 10 Công ty TNHH một thành viên Tôn Hiệp Hưng Cần Thơ 11 Công ty TNHH thương mại sản xuất Dương Dung 2.475.000 12 Uỷ ban nhân dân phường Trà Nóc 4.780.000 13 Công ty cổ phần nhựa Sài Gòn 14 Công ty TNHH Thiết Lập 15 Doanh nghiệp tư nhân cơ khí Huy Thông 23.940.000 16 Đoạn quản lý giao thông thuỷ bộ Cà Mau 14.300.000 17 Công ty TNHH một thành viên sản xuất thương mại Hạnh Đạt 26.105.112 47.500.000 6.556.725 120.969.456 17.478.600 16.888.3000 89.100.000 0 26.724.060 26.105.112 14.512.750 14.512.750 2.475.000 0 4.780.000 20.000.000 20.000.000 0 4.444.935 1.977.525 2.467.410 0 52 3.300.000 2.233.000 26.173.000 14.300.000 5.916.160 5.916.160 18 Công ty TNHH thương mại dịch vụ vận tải Hoa Lâm 19 Công ty TNHH Đại An 20 Công ty cổ phần sản xuất thương mại dịch vụ xúc tiến đầu tư Vinh Phát 7.827.050 33.871.200 810.276.982 7.827.050 0 23.100.000 56.971.200 58.789.060 58.789.060 841.772.712 654.056.036 997.993.658 Cần Thơ, ngày 28 tháng 02 năm 2014 Kế toán trưởng Người ghi sổ Hình 4.21 Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu 53 Giám đốc CHƯƠNG 5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 5.1 Ưu, nhược điểm trong quy trình kế toán vốn bằng tiền 5.1.1 Ưu điểm Công ty luôn nhận thức được vai trò của vốn bằng tiền và các khoản phải thu trong quá trình hoạt động kinh doanh. Vì thế, việc quản lý, hạch toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu luôn được Công ty cố gắng tổ chức hợp lý và ngày càng hoàn thiện hơn. Trong công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty có những ưu điểm sau: - Quy trình hạch toán và luân chuyển chứng từ của Công ty được tổ chức tương đối hợp lý. Nghiệp vụ phát sinh được phản ánh kịp thời, chính xác. - Số lượng nhân sự được phân công phù hợp với khối lượng công việc và trình độ đào tạo. - Công tác theo dõi, kiểm tra và đối chiếu vốn bằng tiền được thực hiện chặt chẽ, tiền mặt được đối chiếu với thủ quỹ cuối mỗi ngày, tiền gởi ngân hàng được theo dõi chi tiết với từng ngân hàng Công ty có mở tài khoản và cuối tháng đều lấy sổ phụ từ ngân hàng để tiến hành đối chiếu với số liệu sổ sách kế toán đảm bảo tính chính xác. 5.1.2 Nhược điểm Tuy nhiên, Công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong công tác kế toán như: - Phiếu thu/chi đánh số sai quy định, số liên phiếu thu/chi in không phù hợp cho quá trình luân chuyển. - Không lập phiếu thu khi khách hàng chuyển khoản trả nợ. - Đối với công tác phải thu khách hàng, Công ty chỉ theo dõi tất cả các khách hàng trong cùng một tháng mà không có sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng hay những khách hàng trọng yếu. Điều này sẽ dẫn đến việc khó đối chiếu công nợ. - Phần mềm kế toán Công ty sử dụng là excel, khá phổ biến và tiện dụng nhưng cũng rất dễ truy cập và chỉnh sửa thông tin nếu không có sự kiểm tra và quản lý chặt chẽ từ cấp trên. 54 5.2 Giải pháp - Công tác kế toán trong Công ty cần được Ban lãnh đạo, kế toán thường kiểm tra, rà soát để đảm bảo phản ánh một cách trung thực, hợp lý, chính xác. Cần thường xuyên cập nhật các văn bản sủa đổi, bổ sung của Bộ Tài Chính. Phiếu thu/chi đánh số lại theo quy định. Số liên phiếu thu/chi cần in phù hợp. - Lập phiếu thu khi khách hàng chuyển khoản trả nợ để lưu trữ. - Phân công theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, đến hạn nhắc nhở, đôn đốc khách hàng trả nợ để tránh tình trạng nợ phải thu rơi vào nợ khó đòi. Mở sổ theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách hàng. - Theo dõi chặt chẽ tình hình tiền mặt tại quỹ, quy trình kế toán các nghiệp vụ phát sinh thu tiền mặt, lượng tiền mặt tại quỹ của Công ty là rất lớn và chủ yếu trong khoản mục vốn bằng tiền. Có thể mua phần mềm kế toán hoặc tự viết phần mềm để đảm bảo tính bảo mật trong công tác kế toán của Công ty. 55 CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập tại công ty vừa qua, công ty đã tổ chức và vận hành công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tương đối hợp ly, nghiệp vụ phát sinh được phản ánh kịp thời, chính xác. Tuy vẫn còn một vài hạn chế nhưng Công ty đã cố gắng tận dụng triệt để những lợi thế về con người và vật chất để hoàn thiện bộ máy kế toán của mình nhằm mục tiêu hiệu quả kinh tế cao nhất. Sau 7 năm thành lập và phát triển trong lĩnh vực vận tải, Công ty TNHH TM DV Minh Đức đã trải qua những thuận lợi cũng như khó khăn và sự khắc nghiệt của cạnh tranh thị trường. Công ty đã không ngừng nâng cao trình độ quản lý, trình độ của đội ngũ nhân viên mà còn luôn tìm hiểu và mở rộng thị trường để đứng vững như ngày hôm nay và vươn cao phát triển trong tương lai. 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Phan Đức Dũng, 2006. Giáo trình kế toán tài chính. Nhà xuất bản thống kê. 2. Lê Trần Phước Huy. Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán. Đại học Cần Thơ. 57 [...]... trình kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty để từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Tìm hiểu quy trình kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn dịch vụ Minh Đức - Nêu lên những ưu, nhược điểm trong công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty -... tập trung nghiên cứu quy trình công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty TNHH và DV Minh Đức 2 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu  Kế toán vốn bằng tiền: - Khái niệm: Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái tiền tệ và có tính thanh khoản cao nhất nên được xem là... trị thu n của các khoản phải thu Nhóm tài khoản các khoản phải thu gồm: Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng Tài khoản 133 – Thu GTGT được khấu trừ Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ Tài khoản 138 – Phải thu khác Tài khoản 139 – Dự phòng phải thu nợ khó đòi 2.1.1.1 Kế toán tiền mặt Tiền tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc đá quý Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111 – tiền. .. Chuyển tiền trả nợ cho người bán nhưng chưa nhận được GBN 511, 515, 711,… Thu tiền bán hàng, các khoản thu nhập khác bằng séc nộp thẳng vào ngân hàng 2.1.1.4 Kế toán các khoản phải thu 2.1.2.1 Kế toán phải thu khách hàng Tài khoản phải thu khách hàng dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán hàng hoá, dịch vụ… Tài khoản. .. khoản phải thu cần phải thực hiện chính xác, nghiêm túc và chặt chẽ Thông qua tìm hiểu công tác kế toán vồn băng tiền và các khoản phải thu tại đơn vị kết hợp với các báo cáo tài chính, bảng lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán và các công cụ tính toán như “Hệ số khả năng thanh toán tức thời”, “Vòng quay các khoản phải thu và “kỳ thu tiền bình quân”,… có thể đánh giá được mức độ quản lý khoản mục... nhiều đối tác khách hàng Đồng thời củng cố và giữ vững mối quan hệ với khách hàng cũ - Nâng cao công tác quản lý trong đơn vị, đặc biệt là công tác kế toán để việc thu chi được phản ánh đúng đắn, kịp thời, tránh thất thoát, lãng phí - Hoàn thiện và nâng cao hình ảnh của Công ty trong lĩnh vực vận tải 23 CHƯƠNG 4 QUY TRÌNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH & DV MINH ĐỨC 4.1... tục của mỗi doanh nghiệp Theo dõi chính xác, thu hồi kịp thời các khoản phải thu cũng như công tác quản lý, tổ chức và sử dụng một cách có hiệu quả nguồn tiền là một trong những chiến lược sống còn của doanh nghiệp Chính vì vậy em đã chọn đề tài Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn dịch vụ Minh Đức để làm đề tài luận văn tốt nghiệp 1,2 MỤC... các khoản phải thu Vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán là cơ sở để đánh giá thực lực kinh doanh hoạt động của doanh nghiệp, khả năng tài chính, khả năng thanh toán để tạo niềm tin cho các đối tác trực tiếp hay gián tiếp đối với doanh nghiệp Mặt khác, vốn bằng tiền cũng thể hiện vòng lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp có hiệu quả hay không Vì vậy công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải. .. hỏi kế toán cần hạch toán chính xác, kịp thời và đầy đủ cho từng đối tượng 3 Một số quy định khi hạch toán các khoản phải thu: - Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, từng khoản nợ và từng lần thanh toán Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn - Các khách hàng thanh toán. .. lý khoản phải thu, khả năng thu hồi vốn của công ty nhanh hay chậm, có hiệu quả hay không Vòng quay càng cao thì kỳ thu tiền càng thấp và ngược lại Vòng quay khoản phải thu (vòng) = Doanh thu thuần / khoản phải thu bình quân Kỳ thu tiền bình quân (ngày) = vòng quay khoản phải thu / 360 2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu Số liệu thứ cấp được thu thập từ phòng kế toán của công