hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại công ty tnhh may xuất khẩu việt thành

80 542 2
hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại công ty tnhh may xuất khẩu việt thành

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH  ĐỖ THỊ THANH NHANH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU VIỆT THÀNH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán – Kiểm toán Mã số ngành: 52340301 Tháng 11/2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH  ĐỖ THỊ THANH NHANH MSSV: 4104163 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU VIỆT THÀNH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán – Kiểm toán Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN THS. PHAN THỊ ÁNH NGUYỆT Tháng 11/2013 LỜI CẢM TẠ Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH May Xuất khẩu Việt Thành, em đã hoàn thành xong luận văn tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại công ty TNHH May Xuất khẩu Việt Thành”. Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình, ngoài sự nổ lực học hỏi của bản thân còn có sự chỉ dẫn nhiệt tình của các thầy cô và các anh chị trong công ty. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty TNHH May Xuất khẩu Việt Thành đã tạo điều kiện cho em tiếp xúc với môi trường làm việc tại công ty trong suốt thời gian thực tập. Em cũng xin cảm ơn các anh chị, đặc biệt là các chị trong phòng kế toán đã chỉ bảo em, giúp em tìm hiểu thêm nhiều kiến thức thực tiễn. Em vô cùng biết ơn quý Thầy Cô trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh trường Đại học Cần Thơ đã tận tình giảng dạy em trong hơn ba năm học vừa qua, truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm vô cùng quý báu. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Phan Thị Ánh Nguyệt đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Cuối cùng, em xin kính chúc quý Thầy Cô luôn luôn mạnh khỏe, vui vẻ và công tác tốt, kính chúc Ban lãnh đạo công ty May Việt Thành cùng các anh chị dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và gặt hái được nhiều thành công, chúc cho công ty May Việt Thành ngày càng phát triển. Cần Thơ, ngày…. tháng…. năm 2013 Sinh viên thực hiện (Kí và ghi rõ họ tên) Đỗ Thị Thanh Nhanh LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan rằng đề tài nầy là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Cần Thơ, ngày…. tháng…. năm 2013 Sinh viên thực hiện (Kí và ghi rõ họ tên) Đỗ Thị Thanh Nhanh NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ............................................................................................................. ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... Cần Thơ, ngày…. tháng…. năm 2013 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ...................................................................................1 1.1 Lí do chọn đề tài.............................................................................................. 1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................1 1.2.1 Mục tiêu chung.........................................................................................1 1.2.2 Mục tiêu cụ thể .........................................................................................2 1.3 Phạm vi nghiên cứu .........................................................................................2 1.3.1 Về không gian ..........................................................................................2 1.3.2 Về thời gian .............................................................................................. 2 1.4 Đối tượng nghiên cứu ......................................................................................2 1.5 Sơ lược tài liệu có liên quan ............................................................................2 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .....3 2.1. Phương pháp luận...........................................................................................3 2.1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ .......................................................................3 2.1.1.1. Khái niệm............................................................................................. 3 2.1.1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ ................................ 4 a) Môi trường kiểm soát....................................................................................5 b) Đánh giá rủi ro .............................................................................................. 8 c) Hoạt động kiểm soát......................................................................................9 d) Thông tin và truyền thông .............................................................................10 e) Giám sát........................................................................................................11 2.1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ .............................................................. 12 2.1.1.4. Các nguyên tắc cơ bản để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.............12 2.1.1.5. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ.................................................13 2.1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu trong doanh nghiệp .......................14 2.1.2.1. Đặc điểm, nội dung chu trình doanh thu ...............................................14 2.1.2.2. Chức năng, vai trò của chu trình doanh thu...........................................15 2.1.2.3. Mục tiêu kiểm soát của chu trình doanh thu..........................................18 2.1.2.4. Các thủ tục kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu ..............................................................................................................18 2.1.2.5. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chu trình doanh thu .....................23 2.2. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................24 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu...................................................................24 2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu.................................................................25 CHƯƠNG 3: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU VIỆT THÀNH ................................................................................................................26 3.1. Lịch sử hình thành và phát triển......................................................................26 3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển............................................................... 26 3.1.2. Vị trí địa lí............................................................................................... 26 3.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh........................................................26 3.3. Cơ cấu tổ chức................................................................................................ 27 3.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của công ty May Việt Thành .....................27 3.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận ...............................................27 3.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty May Việt Thành ....................................30 3.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán ..........................................................................30 3.4.2. Tổ chức hình thức kế toán và chế độ kế toán ...........................................30 3.4.2.1. Hình thức kế toán .................................................................................30 3.4.2.2. Chế độ kế toán......................................................................................30 3.4.2.3. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty.................................................31 3.5. Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2010 đến sáu tháng đầu năm 2013 ......................................................................................................................33 3.6. Phương hướng hoạt động................................................................................35 CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH .....................36 4.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu tại công ty May Việt Thành ....................................................................................................................36 4.1.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty May Việt Thành .............36 4.1.1.1. Môi trường kiểm soát ...........................................................................36 4.1.1.2. Đánh giá rủi ro......................................................................................36 4.1.1.3. Hoạt động kiểm soát.............................................................................37 4.1.1.4. Thông tin và truyền thông.....................................................................37 4.1.1.5. Giám sát ............................................................................................... 37 4.1.2. Đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ...........................................38 4.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại công ty May Việt Thành ....................................................................................................................39 4.2.1. Tìm hiểu chu trình doanh thu tại công ty .................................................39 4.2.2. Thủ tục kiểm soát đối với từng loại hoạt động .........................................39 4.2.2.1. Hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng...................................................39 a) Mô tả hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng bằng lưu đồ .............................. 40 b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng .................43 c) Đánh giá thủ tục kiểm soát hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng .................44 d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ....................45 4.2.2.2. Hoạt động xuất kho ..............................................................................46 a) Mô tả hoạt động xuất kho bằng lưu đồ ..........................................................46 b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát............................................................................49 c) Đánh giá thủ tục kiểm soát ............................................................................50 d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ....................51 4.2.2.3. Hoạt động lập hóa đơn..........................................................................52 a) Mô tả hoạt động bằng lưu đồ.........................................................................52 b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát............................................................................53 c) Đánh giá thủ tục kiểm soát ............................................................................54 d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ....................55 4.2.2.4. Hoạt động thu tiền ................................................................................56 a) Mô tả hoạt động thu tiền bằng lưu đồ ............................................................ 56 b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát............................................................................56 c) Đánh giá thủ tục kiểm soát ............................................................................57 d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ....................58 CHƯƠNG 5: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH ...........................................60 5.1. Cơ sở đề ra giải pháp ......................................................................................60 5.2. Giải pháp........................................................................................................61 CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .........................................................64 6.1. Kết luận..........................................................................................................64 6.2. Kiến nghị........................................................................................................64 6.2.1. Đối với doanh nghiệp ..................................................................................64 6.2.2. Đối với nhà nước .........................................................................................65 TÀI LIỆU THAM KHẢO .....................................................................................66 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI Cùng với sự phát triển nhanh, mạnh và liên tục của các tập đoàn kinh tế thì các hình thức sai sót, thậm chí có thể là gian lận đã xảy ra, gây nhiều thiệt hại và làm tổn thất không nhỏ tại các công ty. Chính vì vậy mà hoạt động kiểm soát ngày càng được xã hội và các doanh nghiệp quan tâm. Dệt may là ngành có vai trò quan trọng, đóng góp hiệu quả vào sự phát triền của nền kinh tế Việt Nam. Tuy nhiên, các doanh nghiệp trong Ngành đang đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức nhất là đảm bảo lành mạnh về tài chính và tăng sức cạnh tranh. Bởi vậy, nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp dệt may là một trong những phương pháp quản lí hữu hiệu cần triển khai thực hiện. Việc lập ra một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lí tại các doanh nghiệp và cũng là yếu tố quan tâm hàng đầu của các nhà quản lí. Có thể nói, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ và hợp lí góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng, tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động kinh doanh tại các doanh nghiệp. Ngày nay, công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện hầu hết ở các doanh nghiệp. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc bán hàng và thu tiền diễn ra thường xuyên. Một trong những giải pháp mà đơn vị cần quan tâm hiện nay là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng và thu tiền để đảm bảo doanh thu được tính đủ, tính chính xác và tránh thất thoát tiền thu bán hàng. Nếu như xảy ra những sai sót, gian lận sẽ làm thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng đến kết quả kinh doanh, làm ảnh hưởng đến tính trung thực và hợp lí của báo cáo tài chính. Do đó, hoạt động kiểm soát mà người quản lí lập ra phải phù hợp với quy trình doanh thu, đòi hỏi các hoạt động kiểm soát này phải ngày càng phát triển và hoàn thiện hơn. Xuất phát từ những lí do nêu trên, đồng thời với mong muốn ứng dụng những kiến thức đã học trong nhà trường, so sánh với thực tiễn, nắm bắt, mở rộng hiểu biết, em quyết định chọn đề tài “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình. 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1 1.2.1. Mục tiêu chung Luận văn phân tích làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành nhằm tìm ra những hạn chế còn tồn tại. Trên cơ sở đó, luận văn đề ra các giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại đơn vị. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Phân tích sơ bộ về kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty. - Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty. - Tìm hiểu và phân tích, đưa ra nhận xét về kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại công ty. - Đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu. 1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1. Về không gian Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành, số liệu được lấy từ Phòng Kế toán của công ty, ngoài ra còn thu thập thêm thông tin từ nhà quản lí. 1.3.2. Về thời gian - Nguồn số liệu thứ cấp được lấy trong 3 năm 2010 – 2012 và 6 tháng năm 2013. - Thời gian thực hiện đề tài từ ngày 12/8/2013 đến ngày 18/11/2013. 1.3.3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành. 1.4. LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU CÓ LIÊN QUAN - Lê Thị Na (2010). Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần dệt Hòa Khánh – Đà Nẵng. Nội dung: Đề tài tập trung tìm hiểu các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty sau đó rút ra những tồn tại yếu kém tại công ty đồng thời đề ra những giải pháp để khắc phục. 2 CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN 2.1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1.1.1. Khái niệm Trong mọi hoạt động của tổ chức, mọi đơn vị thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lí. Do đó, khi tổ chức hoạt động của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp nhân sự, cơ sở vật chất, nhà quản lí luôn có những kiểm soát trên các phương diện thông qua các thủ tục, chính sách quy định về hoạt động. Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ, ta có thể nhắc đến một vài quan điểm sau: - Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu:  Bảo vệ tài sản của đơn vị không sử dụng lãng phí, gian lận hoặc kém hiệu quả.  Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin báo cáo.  Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lí và các chính sách của đơn vị.  Bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động. - Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế số 400 (ISA 400): Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lí chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lí, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn. - Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lí; nhằm bảo vệ, quản lí và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. 3 - Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là Ủy ban các tổ chức tài trợ) có thể xem là quan điểm đầy đủ và chính xác nhất về kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ là quy trình chịu ảnh hưởng Hội đồng quản trị, các nhà quản lí và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lí trong việc thực hiện các mục tiêu:  Báo cáo tài chính đáng tin cậy  Các luật lệ và quy định được tuân thủ  Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả  Đối với báo cáo tài chính đáng tin cậy thì hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo được mục tiêu này. Đây là mục tiêu rất quan trọng, nó phản ánh tính trung thực và tính chính xác của các số liệu trên báo cáo tài chính. Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp hạn chế tối thiểu những rủi ro có thể xảy ra, làm cho báo cáo tài chính có độ tin cậy cao và phản ánh đúng giá trị của doanh nghiệp.  Đối với tính tuân thủ các luật lệ và quy định thì kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo chấp hành hợp lí việc tuân thủ các quy định của nhà nước, các chuẩn mực kế toán hay các quy định của đơn vị. Vì vậy, doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật các thông tư, quyết định của nhà nước một cách kịp thời và chính xác nhất để áp dụng vào doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ cũng phải hướng mọi thành viên trong đơn vị làm việc theo nguyên tắc, theo những quy định đã định sẵn, qua đó đảm bảo được mục tiêu của đơn vị.  Đối với mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả thì kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo quản được tài sản, cơ sở vật chất, thông tin bảo mật và có thể đối phó với những tình huống xấu có thể xảy ra để thực hiện chiến lược kinh doanh của đơn vị. Như vậy, với định nghĩa trên ta có thể hiểu: hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lí. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập 4 được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty. 2.1.1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Để đáp ứng nhu cầu quản lí cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với năm yếu tố chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. a)Môi trường kiểm soát “Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị” (theo VSA 400). Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, quan điểm, thái độ và hành động của người quản lí trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát, do đó nó là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của kiểm soát nội bộ, có ảnh hưởng quan trọng đến sự nhất quán giữa các chính sách của các nhà quản lí và tính hiệu quả của hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát mạnh mẽ sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát, hạn chế phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Tuy nhiên, môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh, vì bản thân môi trường kiểm soát chưa đủ để đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát đặt ra nền tảng ý thức của doanh nghiệp, có tác động đến ý thức kiểm soát của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. Môi trường kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóa của môt doanh nghiệp. Các nhân tố cấu thành môi trường kiểm soát gồm: - Tính chính trực và giá trị đạo đức Tính chính trực và giá trị đạo đức liên quan đến tất cả con người tham gia trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Đó là các chuẩn mực đạo đức và nguyên tắc cư xử mà các nhà quản lí đặt ra nhằm ngăn cản và hạn chế nhân viên trong tổ chức thực hiện các hành vi bị coi là phạm pháp và thiếu đạo đức. Tính chính trực và giá trị đạo đức còn bao gồm cả việc làm gương của nhà quản lí về việc cư xử đúng đắn, tuân thủ các chuẩn mực và giảm các áp lực nhằm thỏa mãn các mục tiêu hão huyền. - Đảm bảo về năng lực 5 Là đảm bảo cho nhân viên có được những kĩ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lí chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ đã được giao, và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên. 6 - Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán Hội đồng quản trị là những người đại diện của các cổ đông được bầu vào có trách nhiệm là giám sát quản trị, bao gồm luôn cả việc đánh giá và phê chuẩn chiến lược kinh doanh cơ bản của doanh nghiệp. Còn Ủy ban kiểm toán là những người nằm trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lí và là những chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm toán. Ủy ban kiểm toán thường thực hiện chức năng giám sát sự chấp hành pháp luật của đơn vị, kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính và dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Hội đồng quản trị với các kiểm toán viên độc lập nhưng ở Việt Nam không có ủy ban này. Do có các chức năng quan trọng nên hoạt động hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán và Hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Ở Việt Nam, Luật Doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò tương tự như Ủy ban kiểm toán. - Triết lí quản lí và phong cách điều hành của nhà quản lí Triết lí quản lí thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lí, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lí rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Một số nhà quản lí khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Sự khác biệt về triết lí quản lí và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Triết lí quản lí và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lí sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều nhà quản lí trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên. Ngược lại, có những nhà quản lí chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị… Đó là những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lí. Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, cách tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp bởi vì chính các nhà quản lí này sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. 7 - Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức trong một công ty chính là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lí trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lí đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai và kiểm tra, giám sát các quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu hợp lí còn góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lí phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả các nhà quản lí phải tuân thủ các nguyên tắc: + Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. + Thực hiện sự phân chia rành mạch giữa ba chức năng: xử lí nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. + Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. - Chính sách nhân sự Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lí về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỉ luật. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát 8 thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức. b) Đánh giá rủi ro Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lí phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra. Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lí phải đựa trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro. - Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lí. - Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động tới tổ chức ở mức độ toàn đơn vị (sự đổi mới kĩ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, chính sách nhà nước, trình độ nhân viên không đáp ứng được nhu cầu, thay đổi quản lí…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán,…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn. Nhà quản lí có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên. Với các doanh nghiệp nhỏ, nhà quản lí có thể tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ. - Phân tích và đánh giá rủi ro: Đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó định lượng. Một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm: ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro. Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lí của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc không thuộc quyền sở hữu của đơn vị; đánh giá tài sản và các khoản nợ phải 9 trả không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán; khai báo không đầy đủ thu nhập và chi phí; trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán… c) Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lí được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Các hoạt động kiểm soát chủ yếu: - Phân chia trách nhiệm đầy đủ: là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng đồng thời giảm cơ hội cho bất kì thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình. Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng: chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán, chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản, chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán… - Kiểm soát quá trình xử lí thông tin và các nghiệp vụ: Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lí thông tin, cần phải đảm bảo rằng phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn, cụ thể là:  Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách: + Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng + Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra + Thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau + Chứng từ phải được tổ chức luân chuyển một cách khoa học và kịp thời + Đối với ghi chép thủ công, sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ kí xét duyệt + Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu khoa học, an toàn , đúng quy định, và dễ dàng truy cập khi cần thiết 10  Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động: cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lí trong quyền hạn cho phép. Có hai loại phê chuẩn: + Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lí ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị + Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lí phải xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không thể đưa ra chính sách chung. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên hoặc nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung. - Kiểm soát vật chất Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp cận các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu của đơn vị. Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kì. Khi có bất kì chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân để phát hiện được những yếu kém về thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp. - Kiểm tra độc lập việc thực hiện: là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra, soát xét lại. Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình vi phạm, vì thế hoạt động này vẫn rất cần thiết. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện kiểm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kì lí do nào. - Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kì trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện giúp nhà quản lí biết được một cách tổng quát là mọi 11 thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lí có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp. d) Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông có nghĩa là các thông tin về kế hoạch, môi trường kiểm soát, rủi ro, các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng đều phải được báo cáo lên trên, xuống dưới và ngang cấp trong một doanh nghiệp. Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống thu nhận, xử lí, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo cho nội bộ bên ngoài. - Hệ thống thu nhận, xử lí và ghi chép thông tin Mục đích của hệ thống là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các hoạt động của doanh nghiệp để sẵn sàng cung cấp cho những người cần thiết. Qua đó, cấp quản lí nhận diện được các rủi ro. Trong đó, hệ thống thông tin kế toán (hệ thống sổ sách và chứng từ, bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị và kế toán chi phí) đóng vai trò quan trọng. Các nhân viên kế toán cần được trang bị kiến thức về phân loại, tính hợp lệ, cách thức ghi chép chứng từ vào sổ. Mục tiêu của hệ thống kế toán là: + Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật + Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết để ghi chép đúng giá trị của chúng + Xác định đúng kì của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để phản ánh một cách đúng đắn - Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và thông tin ra bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng… bằng các mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn. Việc truyền thông tin đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó giúp cho nhân viên hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ và biết được công việc của họ có liên quan đến người khác như thế nào và họ được yêu cầu báo cáo thông tin đến những ai. Đối với hệ thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán và các báo cáo kế toán là phương tiện truyền thông hữu hiệu. Nó giúp cho việc xử lí các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong từng đơn vị. Thông qua đó, cấp quản lí biết được tình hình tài chính, hoạt động chung của doanh nghiệp cũng như của từng bộ 12 phận. Việc thông tin có thể được thực hiện bằng bất kì phương tiện, từ văn bản chính thức cho tới những email, hệ thống chat trong tổ chức. e) Giám sát Giám sát là bộ phận cuối cùng của hệ thống kiểm soát nội bộ, là việc đánh giá việc thực hiện kiểm soát nội bộ. Mục đích của việc giám sát là xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ có được thiết kế đầy đủ và được thực hiện hợp lí và hiệu quả hay không, có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Trong khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình thì việc đánh giá hiệu quả của nó được thực hiện từng thời điểm riêng lẻ. nó được tiến hành thông qua các hoạt động giám sát thường xuyên và giám sát định kì. - Giám sát thường xuyên: đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường. - Giám sát định kì: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kì do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện. 2.1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ - Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ phận kế toán xử lí và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của nhà quản lí. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, tính kịp thời về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. - Bảo vệ tài sản của đơn vị: Kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, tránh bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát thích hợp. - Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lí: bảo đảm hợp lí việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của nhà quản lí đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. - Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lí: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết lập nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kì các nhà quản lí thường 13 đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao khả năng quản lí, điều hành của bộ máy quản lí trong doanh nghiệp. 2.1.1.4. Các nguyên tắc cơ bản để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải dựa trên một số nguyên tắc sau: - Nguyên tắc hoạt động liên tục: Theo nguyên tắc này thì hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện thông qua sự vận hành liên tục không ngừng của các quy chế kiểm soát trên các hoạt động của đơn vị. - Nguyên tắc huy động: Theo nguyên tắc này thì hệ thống kiểm soát nội bộ phải huy động được toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát. Mỗi người, mỗi bộ phận thông qua việc tự kiểm soát sẽ góp phần đảm bảo được quy chế dân chủ trong doanh nghiệp. - Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm của tổ chức và hoạt động của đơn vị: Theo nguyên tắc này, hệ thống kiểm soát nội bộ khi được xây dựng, cụ thể là quy chế kiểm soát nội bộ, bộ phận thực hiện việc kiểm soát hoặc kiểm toán nội bộ phải phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Về cơ bản, đặc điểm của một đơn vị bao gồm: + Quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị + Mức độ phân tán về mặt địa lí + Chính sách quản lí, kinh doanh + Trình độ nhân viên + Các lĩnh vực trong hoạt động của đơn vị - Nguyên tắc tinh giản, tiết kiệm: Nguyên tắc này đỏi hỏi với một nguồn lực nhất định dành cho hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống này phải mang lại hiệu quả cao nhất. Những hệ thống kiểm soát nội bộ được chấp nhận và chọn lọc bằng cách đem so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính. Đối với các nhà quản lí, họ thường quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập sẽ giảm bao nhiêu khi kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là tốt và rủi ro kiểm soát là thấp. Tuy nhiên, đây thực sự không phải là lợi ích duy nhất của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lí cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại cho doanh nghiệp. - Những người làm công tác kiểm soát nội bộ phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao. Ở đây muốn đề 14 cập đến chất lượng của bộ phận hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổng thể hệ thống. Một doanh nghiệp không đảm bảo được các yêu cầu trên đối với bộ máy kiểm soát nội bộ thì không thể nào duy trì được một hệ thống kiểm soát nội bộ đúng đắn và hợp lí. 2.1.1.5. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ Ở bất kì đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn hữu hiệu. Bất kể một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành tốt đến mấy thì nó cũng chỉ cung cấp đảm bảo hợp lí việc đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định của pháp luật. Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau: - Hệ thống kiểm soát nội bộ được tiến hành bởi con người: Sự xét đoán của con người có thể đúng mà cũng có thể sai. Tổn thất vẫn có thể xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao nhãng, sai lầm trong xét đoán hoặc hiểu sai hướng dẫn của cấp trên. Ngoài ra, hệ thống kiểm soát nội bộ do cấp quản lí thiết kế, do đó nó không ngăn ngừa được những hành vi cố ý sai phạm của cấp quản lí và thông đồng giữa các nhân viên trong doanh nghiệp với nhau hoặc với bên ngoài. - Quan hệ giữa lợi ích và chi phí: không phải mọi rủi ro đều có thủ tục kiểm soát tương ứng vì chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để ngăn ngừa những rủi ro đó là không hợp lí, vượt quá mức do sai phạm có thể xảy ra. - Hệ thống kiểm soát nội bộ không bao quát được những rủi ro không cần thiết: Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng trên cơ sở dự tính trước các rủi ro gian lận có thể xảy ra, nhưng khó có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm đột xuất hay bất thường không lường trước được. Bên cạnh đó, hoạt động kiểm soát thường nhằm vào các hoạt động thường xuyên phát sinh mà ít chú ý tới những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó các sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua. - Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp. 2.1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình Doanh thu trong doanh nghiệp 2.1.2.1. Đặc điểm, nội dung chu trình doanh thu Doanh thu (bán hàng – thu tiền) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa dịch vụ qua quá trình trao đổi hàng – tiền. Đây là một chu trình 15 không thể thiếu được trong bất kì doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại dịch vụ nào vì việc bán hàng là yếu tố đầu ra quyết định khả năng tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chu trình này tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và cách thức quản lí mà có sự khác nhau nhưng hai nghiệp vụ chính vẫn là bán chịu và thu tiền. Chu trình doanh thu được bắt đầu bằng yêu cầu của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền và nó có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau. Chẳng hạn, theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp về két hoặc thu qua ngân hàng. Bán hàng theo phương pháp trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theo phương thức gửi hàng… Theo cách thức của chu trình trao đổi thì hàng hóa sản xuất ra và dịch vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng thông qua phương thức bán lẻ hoặc gián tiếp thông qua phương pháp bán buôn, bán hàng qua đại lí,… Với mỗi phương thức bán hàng này thì trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, tổ chức công tác kế toán diễn ra khác nhau, kiểm soát khác nhau. Nguyên tắc để ghi nhận doanh thu trong chu trình doanh thu: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 - Doanh thu của doanh nghiệp được ghi nhận khi thõa mãn đồng thời các điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý như người sở hữu sản phẩm, hàng hóa hoặc quyền kiểm soát sản phẩm, hàng hóa. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp sẽ thu hoặc đã thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 2.1.2.2. Chức năng, vai trò của chu trình doanh thu Theo định nghĩa trên, thì ta có thể khái quát hai chức năng chính của chu trình doanh thu đó chính là cung cấp, thực hiện công việc bán sản phẩm cho khách hàng và chức năng theo dõi thanh toán. Trong đó bao gồm các chức năng cụ thể sau: - Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu. - Triển khai, thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng. - Chuẩn bị hàng giao. - Giao hàng (lập phiếu xuất kho, xuất kho, vận chuyển) - Lập hóa đơn. - Nhận tiền (nếu khách hàng trả tiền ngay) - Ghi sổ doanh thu, ghi sổ tiền mặt, ghi sổ khoản phải thu (nếu khách hàng chưa thanh toán ngay) và chuẩn bị lập báo cáo. Các chức năng của chu trình doanh thu được thể hiện cụ thể ở sơ đồ 1.1 16 Lập báo cáo doanh thu Nhận và xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu Thực hiện đơn đặt hàng Ghi sổ doanh thu Chuẩn bị hàng bán và giao hàng Lập hóa đơn cho hàng bán Cung cấp sản phẩm, hàng hóa Nhận tiền Ghi sổ, lập báo cáo Theo dõi thanh toán (Nguồn: Theo Ngô Hà Tấn, Nguyễn Hữu Cường, Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản Đà Nẵng, năm 2009) Sơ đồ 1.1. Các chức năng của chu trình doanh thu Với đặc trưng bản chất của chu trình doanh thu, ta cụ thể hóa từng chức năng như sau: - Xử lí đơn đặt hàng của người mua Đơn đặt hàng của người mua được xem là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Về mặt pháp lí thì đó là một lời đề nghị mua hàng theo một phương thức mua hàng cụ thể, người bán thông qua cơ sở này để đưa ra quyết định bán. - Xét duyệt bán chịu Trước khi bán chịu, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau từ trong và ngoài đơn vị, người có thẩm quyền ra quyết định về chuẩn y bán chịu, đồng thời phê chuẩn phương thức thanh toán với mục đích hạn chế tối đa các khoản nợ phải thu khó đòi phát sinh sau này. Việc xét duyệt này phải được tính toán trên cơ sở lợi ích của hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh thông qua tỉ lệ chiết khấu thanh toán. - Chuyển giao hàng hóa Là thời điểm chuyển giao tài sản và quyền sở hữu của doanh nghiệp giao cho khách hàng, đây là cơ sở để ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh 17 nghiệp. Khi giao hàng, bên bán phải lập chứng từ vận chuyển (vận đơn). Vận đơn là bằng chứng giao hàng cho khách hàng. - Lập hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng Do hóa đơn là một phương tiện thông tin gửi cho khách hàng về số tiền mà họ sẽ phải trả, bởi vậy nó cần phải được lập chính xác và đúng thời gian. Thông thường, hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với kế toán và bán hàng. Bộ phận độc lập này có trách nhiệm: 1. Đánh số thứ tự cho chứng từ gởi hàng 2. So sánh lệnh bán hàng với các chứng từ gởi hàng, đơn đặt hàng 3. Viết tất cả những dữ liệu liên quan đến hóa đơn 4. Ghi giá vào hóa đơn dựa trên cơ sở bảng giá hiện hành của doanh nghiệp hoặc đơn giá theo sự phê chuẩn của người có thẩm quyền 5. Tính ra số tiền từng loại và cho cả hóa đơn Cần kiểm tra lại dữ liệu ghi trên hóa đơn trước khi gởi cho khách hàng để đảm bảo tất cả hàng hóa gởi đi đều đã viết hóa đơn, từng hóa đơn sẽ được sử dụng ghi vào tài khoản chi tiết để theo dõi công nợ của khách hàng. - Xử lí, ghi sổ về doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, về thu tiền Khi các điều kiện bán hàng thỏa mãn, kế toán ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu. Đối với các khoản phải thu được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết các khoản phải thu theo đúng số tiền, đúng thời kì. Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Trong một số trường hợp hàng hóa chuyển giao cho khách hàng không được chấp nhận vì không đúng quy cách phẩm chất hoặc kém chất lượng thì khách hàng có quyền trả lại hàng hóa hoặc yêu cầu giảm giá. Khi đó, doanh nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt cũng như khấu trừ trên những khoản nợ phải thu hoặc trả lại tiền cho khách hàng trong trường hợp khách hàng đã thanh toán liên quan đến lô hàng này. Doanh thu bị trả lại hay được giảm giá phải được vào sổ nhanh chóng và chính xác. - Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản thiệt hại nợ phải thu khó đòi được tính trước vào chi phí kinh doanh nhằm bù đắp thiệt hại thực tế khi các khoản phải thu khó đòi không có khả năng thu hồi được. Thông thường, doanh 18 nghiệp lập dự phòng khi có những bằng chứng tin cậy về khả năng không thu hồi được khoản phải thu như: công ty khách hàng đệ đơn xin phá sản, doanh nghiệp khách hàng gặp thiệt hại lớn về tài sản dẫn đến mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp đã tiến hành đòi nợ nhiều lần nhưng không thu hồi được… - Xóa sổ các khoản phải thu không đòi được Nếu trong thời gian quy định của đơn vị, khi không còn hi vọng thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lí có thể xem xét hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép xóa sổ các khoản nợ đó. Căn cứ vào quyết định được chuẩn y, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ sách. 2.1.2.3. Mục tiêu kiểm soát của chu trình Doanh thu Chu trình Doanh thu trong doanh nghiệp cần tuân thủ các mục tiêu sau: 1. Tính có căn cứ hợp lí: các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền phải có căn cứ hợp lí, không có các nghiệp vụ “ma” trong sổ sách kế toán. 2. Sự phê chuẩn: các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền phải được sự phê chuẩn đúng đắn từ các cá nhân có liên quan, tránh tình trạng gây thất thoát tài sản doanh nghiệp. 3. Tính đầy đủ: các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền đã phát sinh đều phải được ghi sổ. Mục tiêu này yêu cầu tất cả doanh thu phát sinh hợp lí, phản ánh đầy đủ không bị bỏ sót. Nếu mục tiêu này không được tuân thủ sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 4. Sự đánh giá và tính toán: các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền phải được đánh giá và tính toán đúng đắn, thể hiện ở khoản tiền thu được đúng với số tiền trên hóa đơn, phiếu thu tiền, phải được kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng tương ứng. 5. Sự phân loại: các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền đều phải được phân loại đúng đắn, rõ ràng từng nội dung. 6. Tính đúng kì và kịp thời: doanh thu phản ánh đúng kì, các khoản tiền thu được phản ánh kịp thời tại thời điểm phát sinh. 7. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp: các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền được ghi chép đúng đắn vào các sổ chi tiết đã mở và tổng hợp chính xác. 2.1.2.4. Các thủ tục kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình Doanh thu 19 Trong mỗi giai đoạn cụ thể của chu trình, tương ứng với mỗi mục tiêu kiểm soát luôn cần những thủ tục kiểm soát tương ứng trong những quy trình kiểm soát nhất định. 20 a. Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng Bảng 2.1. Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng Mục tiêu kiểm soát Quá trình kiểm soát Thủ tục kiểm soát Doanh thu ghi sổ của hàng gởi thực tế thực hiện cho khách hàng - Quá trình vào sổ của doanh thu được chứng minh bằng các chứng từ vận chuyển đã được phép và các đơn đặt hàng đã được phép của khách hàng - Xem lại sổ nhật kí bán hàng, sổ cái tổng hợp, sổ phụ các khoản phải thu đối với các khoản mục lớn, bất thường - Đối chiếu các bút toán trên sổ nhật kí bán hàng với bản sao hóa đơn bán hàng và các chứng từ - Các hóa đơn bán hàng vận chuyển được đánh số thứ tự - Đối chiếu chứng từ vận chuyển trước và theo dõi, ghi với bút toán của hàng gởi trong chép đúng đắn sổ sách - Đối chiếu các bút toán trong sổ nhật kí bán hàng với các phiếu tiêu thụ về sự tán thành phương thức bán chịu Các nghiệp vụ tiêu thụ được sự phê chuẩn đúng đắn (sự cho phép) Sự phê chuẩn cụ thể hay sự phê chuẩn chung phải có ở ba điểm chính thông qua thể thức đúng đắn: - Kiểm tra chứng từ về sự phê chuẩn ba điểm chính đó - So sánh giá trên hóa đơn bán hàng với bảng giá đã được phê chuẩn - Chuẩn y sự bán chịu trước khi gởi hàng - Gởi hàng - Xác định giá, phương thức, cước phí vận chuyển, các khoản chiết khấu Các tiêu hữu sổ đủ) nghiệp vụ thụ hiện được ghi (tính đầy - Các chứng từ vận - Đối chiếu các chứng từ vận chuyển được đánh số chuyển với các hóa đơn bán trước và ghi chép hàng và bút toán vào sổ nhật kí - Hóa đơn bán hàng bán hàng cùng sổ phụ các khoản được đánh số trước và phải thu ghi chép - Ghi chép trọn vẹn chuỗi thứ tự của các chứng từ vận chuyển và của các hóa đơn bán hàng 21 Doanh thu ghi sổ là số tiền của hàng hóa gởi đi được tính đúng và vào sổ chính xác (sự đánh giá) Một nhân viên độc lập thực hiện kiểm tra quá trình lập hóa đơn và chuyển sổ Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn - Sử dụng một sơ đồ tài Xem lại các chứng từ chứng khoản đầy đủ minh sự phân loại đúng đắn của - Xem xét lại và kiểm các nghiệp vụ tiêu thụ Doanh thu ghi sổ được ghi nhận đúng thời gian - Các thủ tục quy định về việc tính tiền và thời điểm ghi vào sổ doanh thu - Tính lại thông tin trên các hóa đơn bán hàng - Đối chiếu các bút toán trên sổ nhật kí bán hàng với các hóa đơn bán hàng - Đối chiếu các chi tiết trên hóa đơn bán hàng với các chứng từ vận chuyển, danh sách giá và các đơn đặt hàng của khách tra nội bộ So sánh ngày của các nghiệp vụ tiêu thụ đã vào sổ và ngày trên các chứng từ vận chuyển tương ứng - Kiểm tra nội bộ Các nghiệp vụ bán hàng được phản ánh đúng trong các sổ chi tiết và được tổng hợp chính xác - Trách li trách nhiệm ghi sổ nhật kí bán hàng với ghi sổ phụ các khoản phải thu… Tổng cộng các sổ nhật kí và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ cái tổng hợp và sổ phụ các khoản phải thu - Gởi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng - Kiểm tra nội bộ b. Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền  Phương thức bán hàng thu tiền ngay Bảng 2.2. Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền ngay Mục tiêu kiểm soát Quá trình kiểm soát Các khoản thu tiền Cách li trách nhiệm giữa mặt ghi sổ là số quản lí tiền mặt và ghi tiền thực tế công ty sổ sách nhận được 22 Thủ tục kiểm soát Xem lại sổ nhật kí thu tiền mặt, sổ cái tổng hợp, sổ phụ các khoản phải thu đối với số tiền lớn và bất thường Các khoản chiết - Chính sách chiết khấu khấu tiền mặt đã tiền mặt phải tồn tại phê chuẩn - Sự phê chuẩn của các khoản chiết khấu tiền mặt Xem xét sổ nhật kí thu tiền và hóa đơn bán hàng tương ứng để xem các chiết khấu được phê chuẩn có phù hợp với chính sách của công ty hay không Tiền thực thu đều - Cách li trách nhiệm Đối chiếu phiếu thu tiền, phải ghi vào sổ giữa người quản lí tiền giấy báo nợ của ngân hàng nhật kí thu tiền mặt và ghi sổ sách với sổ nhật kí thu tiền - Kí tắt trên các phiếu thu và giấy báo nợ của ngân hàng Các khoản thu tiền - Quy định thời gian ghi So sánh ngày ghi trên phiếu phải được ghi sổ sổ thu tiền với ngày nộp tiền đúng thời gian quy - Kiểm tra nội bộ vào quỹ định Các khoản thu tiền được ghi sổ đúng đắn và tổng hợp chính xác - Cách li trách nhiệm Cộng tổng các sổ nhật kí và giữa việc ghi sổ nhật kí theo dõi quá trình vào sổ thu tiền với sổ nhật kí cái phải thu - Kiểm tra nội bộ  Phương thức bán chịu Các khoản phải thu phát sinh từ chu trình doanh thu do việc chậm trễ trong việc thanh toán so với quá trình phát sinh nghiệp vụ liên quan nên số tiền ghi trên khoản mục này của Bảng cân đối kế toán cũng như số dư của tài khoản phải thu là số lũy kế từ các quá trình kinh doanh trước đến cuối kì kinh doanh này. Cùng với thời điểm phát sinh và thời hạn thanh toán khác nhau, các khoản phải thu còn liên quan đến nhiều người mua có đặc điểm, điều kiện kinh doanh, quản lí và khả năng thanh toán khác nhau và có thể dẫn đến các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không đòi được ở người mua. Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu là nhiệm vụ quan trọng để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa tổn thất và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu gắn liền với việc theo dõi khả năng thanh toán của người mua. Thủ tục kiểm soát đối với khoản phải thu: - Thực thi các nguyên tắc quản lí: 23 + Nguyên tắc phân công phân nhiệm: cần phân chia nhiệm vụ cho từng khâu như khâu phê duyệt của người có thẩm quyền về việc phát sinh nghiệp vụ, khâu bán hàng, xuất kho, thu tiền, ghi sổ doanh thu, sổ thu tiền, sổ công nợ phải thu…Từ đó tạo phong cách làm việc theo nhóm tại doanh nghiệp nhằm đem lại năng suất lao động cao. + Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: phân chia trách nhiệm giữa người thu tiền và người ghi sổ thu tiền, người ghi sổ khoản phải thu và người phê chuẩn nghiệp vụ phát sinh, chiết khấu… Ví dụ, nếu sổ bán hàng, sổ thu tiền, sổ công nợ phải thu được ba kế toán theo dõi độc lập nhau và sổ thu tiền có người kiểm soát độc lập, đối chiếu định kì với sổ cái, sổ quỹ sẽ tạo ra sự kiểm tra chéo, tăng độ tin cậy của thông tin. Mặt khác, để ngăn ngừa gian lận, trong một số trường hợp phải ngăn cách độc lập nơi làm việc của thủ quỹ và những người ghi chép các nhật kí bán hàng, nhân viên ghi chép sổ sách công nợ không được quyền tiếp cận với các khoản thanh toán của khách hàng; giữa chức năng bán hàng, xuất hàng với chức năng duyệt bán chịu cũng như cần phân cách để phòng ngừa những tiêu cực có thể xảy ra trong khâu bán hàng, xuất kho và khả năng thất thu trong khâu thanh toán… + Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng. Tuy nhiên, ở nhiều công ty, việc ghi đúng bán chịu được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng hóa do một người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỉ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán. Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do người mua mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong quá trình thỏa thuận ban đầu. - Lập sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng, từng đơn vị thành viên, đặc biệt là những khách hàng có nghiệp vụ phát sinh nhiều, thường xuyên… - Thông báo cho người mua về những khoản nợ sắp hết hạn thanh toán - Cuối kì, lập bảng phân tích công nợ với các chỉ tiêu quan trọng như số tiền nợ, thời gian nợ, số nợ quá hạn, khả năng thanh toán của người mua; căn cứ vào đó lập kế hoạch thu hồi nợ và lập dự phòng đối với các khoản phải thu khó đòi 24 Bảng 2.3. Quá trình kiểm soát nợ phải thu Mục tiêu kiểm soát nợ phải thu Quá trình kiểm soát Các khoản phải thu là thực sự Đối chiếu công nợ thường xuyên: đối hiện hữu chiếu để lấy và theo dõi xác nhận của người mua về các khoản phải thu Các khoản chiết khấu được phê - Tồn tại một chính sách tín dụng chuẩn đúng đắn - Xem xét hồ sơ gốc của khách hàng để xác định khoản doanh thu bán chịu có được phê chuẩn phù hợp với chế độ chính sách của công ty hay không Các khoản phải thu được phân - So sánh chứng từ gốc liên quan với sơ loại đúng đắn đồ tài khoản hướng dẫn việc phân loại - Kiểm tra nội bộ việc phân loại Các khoản phải thu được ghi sổ Kiểm tra việc tính toán trên các hóa đơn: theo đúng số hàng hóa, dịch vụ so sánh khối lượng (số lượng, số tiền) đã cung cấp trên hóa đơn bán hàng và sổ giao hàng. Kiểm soát việc quy đổi tỉ giá ngoại tệ (nếu có bán hàng thu ngoại tệ) Tất cả các khoản phải thu đều - Cộng bảng cân đối các khoản phải thu phải được ghi sổ và đối chiếu với sổ cái. - Đối chiếu hóa đơn bán hàng và phiếu vận chuyển với sổ thu tiền và sổ theo dõi khoản phải thu. - Đối chiếu công nợ với người mua - Kiểm tra việc ghi sổ Các khoản phải thu đều được ghi Kiểm tra thời gian trên các chứng từ sổ đúng thời kì giao hàng và được chấp nhận thanh toán nhưng chưa tính tiền và ghi sổ doanh thu, sổ phải thu khách hàng. Các khoản phải thu được ghi sổ, Đối chiếu giữa sổ chi tiết bán hàng, sổ chuyển sổ và tổng hợp chính xác phải thu khách hàng, sổ cái TK131, 136, 138, điều tra một số hệ thống chứng từ bán hàng. 2.1.2.5. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chu trình Doanh thu a) Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu 25 - Đơn đặt hàng của khách hàng: là yêu cầu của khách hàng về hàng hóa, dịch vụ thông qua hình thức thư, điện thoại, mẫu in sẵn của doanh nghiệp gởi cho khách hàng… - Phiếu bán hàng: Đây là chứng từ ghi sổ về mẫu mã, số lượng, quy cách, phẩm chất và các thông tin liên quan tới hàng hóa mà khách hàng đặt mua. - Chứng từ vận chuyển: là chứng từ được lập khi chuyển giao hàng hóa ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa bán ra, các điều kiện chuyển giao hàng hóa. - Hóa đơn bán hàng: là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng giá vốn, giá bán của hàng hóa thông tin của nhà cung cấp và của khách hàng. Hóa đơn thường được lập ba liên. b) Tổ chức tài khoản kế toán và sổ sách kế toán Các tài khoản kế toán sử dụng cho chu trình bao gồm: - Vốn bằng tiền: TK111, TK112 - Các khoản phải thu: TK131, TK138 - Hàng tồn kho: TK155, TK156 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK511 - Giá vốn hàng bán:TK 632 - Chi phí bán hàng: TK641 - Chi phí quản lí doanh nghiệp: TK 642 - Các khoản giảm trừ doanh thu: TK521, 531, 532 Các loại sổ sách và báo cáo kế toán phục vụ chu trình: - Sổ nhật kí bán hàng, sổ nhật kí thu tiền - Sổ theo dõi chi tiết các khoản phải thu khách hàng - Sổ tổng hợp các khoản phải thu khách hàng - Sổ nhật kí doanh thu bị trả lại và giảm giá hàng bán - Sổ hạch toán hàng tồn kho - Sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng - Sổ theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp - Báo cáo tổng hợp doanh thu, báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn. 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 26 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu - Thu thập số liệu sơ cấp thông qua bảng câu hỏi phỏng vấn nhà quản lí, các nhân viên trong công ty, quan sát, điều tra, tiếp cận thu thập thông tin. - Thu thập số liệu thứ cấp bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ phòng kế toán của công ty, đồng thời còn thu thập thêm một số thông tin từ tạp chí, nguồn Internet để phục vụ thêm cho việc phân tích. 27 2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu Để thực hiện đề tài này, người viết sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích, đối chiếu với thực tế, chứng minh để làm rõ vấn đề, để hiểu được kiểm soát nội bộ thực tế tại công ty để đưa ra nhận xét và góp ý kiến hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngoài ra, người viết còn sử dụng phương pháp so sánh số liệu tương đối giữa các năm để nắm sơ bộ về tình hình kinh doanh của đơn vị trong những năm gần đây. 28 CHƯƠNG 3 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU VIỆT THÀNH 3.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỀN 3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành ( gọi tắt là Công ty May Việt Thành) có tên giao dịch là Việt Thành Garment Company, được thành lập vào ngày 15/7/1999 theo quyết định số 000026QĐ/TLDN-UBT ngày 15/7/1999 của UBND tỉnh Cần Thơ (nay là UBND TP. Cần Thơ) và chính thức đi vào hoạt động vào tháng 1/2000 dưới sự giám sát của Sở Công Nghiệp. Đây là công ty TNHH với bốn thành viên góp vốn, tổng nguồn vốn đầu tư là gần 12 tỉ đồng (chủ yếu là dành đầu tư xây dựng cơ bản và mua sắm các trang thiết bị máy móc hiện đại chuyên dụng cho may công nghiệp). Mặc dù trải qua không ít khó khăn do xí nghiệp được thành lập đầu tiên và đi tiên phong hoạt động ở khu công nghiệp Cái Sơn – Hàng Bàng mới này, nhưng công ty may Việt Thành đã và đang cố gắng khẳng định vị trí, chỗ đứng của mình trong thị trường may mặc cả nước và tạo được nhiều uy tín hơn trong thị trường trong những năm tới. 3.1.2. Vị trí địa lí Tổng diện tích của công ty may Việt Thành là 9330m2, diện tích dành cho nhà xưởng là 1440m2, trụ sở chính nằm ở khu công nghiệp mới Cái Sơn – Hàng Bàng, thuộc quận Ninh Kiều, Tp. Cần Thơ. 3.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Công ty may Việt Thành có chức năng chính là sản xuất các sản phẩm may mặc mà mặt hàng chính ở đây là các loại quần tây, quần kaki, quần âu phục vụ cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu. Phương thức chính để sản xuất của công ty là nhận gia công toàn bộ, nhận sản xuất hàng xuất khẩu và hàng phục vụ tiêu dùng nội địa. 29 3.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của công ty May Việt Thành Hội đồng thành viên Ban Giám đốc Phòng kế toán 1 2 Xưởng Phòng tổ chức hành chính 3 4 5 6 7 Cắt Phòng kĩ thuật KCS Ủi Phòng kế hoạch Bảo trì Kho Sơ đồ 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lí của công ty May Việt Thành 3.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận  Hội đồng thành viên Là bộ phận cao nhất của công ty, bao gồm tất cả những người tham gia góp vốn và từ Hội đồng thành viên sẽ chỉ định ra Ban Giám đốc và các phòng ban.  Giám đốc (gồm Giám đốc và Phó Giám đốc) Giám Đốc: là người điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quyết định tổ chức bộ máy quản lí, đảm bảo hoạt động có hiệu quả, chịu trách nhiệm báo cáo trước Hội đồng quản trị. Phó Giám Đốc: là người chỉ đạo cụ thể cho từng đơn vị trong lĩnh vực phụ trách tiến hành công việc cho phù hợp với hệ thống chất lượng, nắm tình hình sản xuất của xí nghiệp, giải quyết ngay những khó khăn trong quá trình sản xuất.  Phòng kế toán Phòng kế toán quản lí theo dõi, thực hiện công tác tài chính kế toán tại đơn vị, tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính của công ty; theo dõi 30 tình hình biến động, hiệu quả sử dụng tài sản và nguồn vốn, lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lí, cơ quan thuế.  Phòng tổ chức hành chính Phòng tổ chức hành chính tổ chức quản lí nhân sự, nghiên cứu đề xuất với Giám đốc trong việc bố trí, sắp xếp đội ngũ lao động, tổ chức bộ máy lao động phù hợp với yêu cầu của sản xuất, giải quyết các chế độ chính sách, thực hiện công tác quản trị hành chính, văn thư, y tế, thanh tra, bảo vệ. Tổ bảo vệ: Thuộc phòng tổ chức hành chính dưới sự chỉ đạo của người phụ trách bảo vệ thường xuyên kiểm tra giám sát, canh gác mọi hoạt động ra vào thuộc lĩnh vực được phân công, phát hiện kịp thời những hành vi sai trái để xử lý và tuân thủ các quy định mà nội quy và quy chế đã đề ra.  Phòng kĩ thuật Phòng kĩ thuật xây dựng các định mức kinh tế kĩ thuật sử dụng nguyên phụ liệu gia công các loại sản phẩm may theo đơn đặt hàng, chịu trách nhiệm về công tác vận hành và bảo trì thiết bị, thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng, phù hợp với khả năng của công ty, điều hành sản xuất đúng tiến độ kế hoạch.  Phòng kế hoạch Phòng kế hoạch phụ trách việc kinh doanh (lập kế hoạch và theo dõi quá trình sản xuất kinh doanh: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tiêu thụ…), quản lí các đơn đặt hàng gia công, thực hiện các thủ tục giao nhận, giao dịch với khách hàng từ khâu kí kết hợp đồng đến thanh lí hợp đồng.  Bộ phận quản lí phân xưởng - Quản đốc phân xưởng có nhiệm vụ: + Chỉ đạo hoạt động sản xuất cho toàn phân xưởng, kiểm tra, giám sát, phân công công việc cho từng khâu, từng công đoạn may, xử lí các trường hợp vi phạm. + Tổng hợp số liệu về vật tư tiêu hao, số lượng máy móc thiết bị, số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động. - Thủ kho: thực hiện thủ tục xuất nhập hàng, theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn, theo dõi hàng tồn kho tối thiểu, sắp xếp hàng hóa trong kho, đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho. - Nhân viên thống kê có nhiệm vụ: 31 + Tổ chức, ghi chép, thu thập, tổng hợp số liệu về tình hình sử dụng lao động, số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động. + Theo dõi, kiểm tra, căn cứ bảng chấm công để tính lương mỗi ngày cho nhân viên phân xưởng; cung cấp các tài liệu cho quản đốc phân xưởng, cho phòng kế toán và cho các phòng ban có liên quan. - Tổ trưởng, tổ phó các chuyền + Theo dõi, định kì lập báo cáo cho quản đốc phân xưởng về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất. + Theo dõi số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động của các nhân viên trong chuyền mình phụ trách mỗi ngày. + Đôn đốc các chuyền trực tiếp xuống lấy nguyên phụ liệu vải (vải, chỉ, nút…) về phân phối cho nhân viên từng công đoạn may ở các chuyền mình phụ trách. - Tổ cắt, ép + Nhận các mẫu mà bộ phận kĩ thuật giao, tiến hành thực hiện công đoạn cắt trên vải một cách chính xác theo mẫu, thực hiện việc sấy, ép, ủi thẳng giúp cho công đoạn may dễ dàng. + Nhân viên ra hàng phân loại đánh số thứ tự các sản phẩm vải đã cắt, ép giao cho các chuyền - Tổ ủi Các sản phẩm hoàn thành từ các chuyền may sau khi kiểm tra đạt tiêu chuẩn chất lượng sẽ được chuyển xuống chỗ ủi, ủi thẳng sau đó đóng gói, nhập kho thành phẩm. - Tổ kiểm soát (KCS) Kiểm tra và ghi nhận số sản phẩm đạt hay chưa đạt chất lượng và báo cáo cho quản đốc phân xưởng để tiện việc giám sát. - Tổ bảo trì Thường xuyên kiểm tra vệ sinh, bảo trì các trang thiết bị, máy móc trong xí nghiệp, kịp thời phát hiện và khắc phục sửa chữa những hư hỏng của máy móc. Tổ bảo trì chịu trách nhiệm kiểm tra, quản lí hệ thống điện sử dụng trong nhà xưởng. - Các chuyền may: 32 Thông qua sự hướng dẫn của các kĩ thuật viên cắt may, công nhân tạo ra các thành phẩm hoàn chỉnh. Mỗi công nhân may một công đoạn theo sự phân công của cấp quản lí nhằm bảo đảm tính hiệu quả và liên tục trong dây chuyền sản xuất. Đây là bộ phận sản xuất chính đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy luôn được công ty quan tâm, hướng dẫn, đào tạo để nâng cao tay nghề, nâng cao chất lượng sản phẩm giúp cho công ty kinh doanh hiệu quả hơn. 33 3.4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Trong cơ cấu bộ máy quản lí, phòng Kế toán được sự lãnh đạo, quản lí trực tiếp của Ban Giám đốc nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp thời về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị. Phòng kế toán phải đáp ứng nhu cầu và chịu trách nhiệm về công việc được phân công trước ban lãnh đạo và pháp luật của nhà nước để cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và mang tính hiệu quả cao. Do tính chất yêu cầu công việc khá đơn giản, và việc phải cân đối giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được trong công tác kế toán, nên bộ máy kế toán tại công ty Việt Thành chỉ có ba thành viên nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành tốt công tác kế toán của mình, đáp ứng kịp thời yêu cầu của nhà quản lí. Chức năng cụ thể của các thành viên trong phòng Kế toán: Kế toán viên chính: theo dõi, tập hợp số liệu tổng hợp của công ty, quyết toán tổng hợp số liệu và lập các báo cáo tài chính, kí duyệt các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê và các tài liệu liên quan đến việc thanh toán lương, thưởng và các chi phí khác; theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, thành phẩm, định kì lập báo cáo nhập xuất tồn vật tư, thành phẩm, theo dõi công nợ. Kế toán viên phụ: nhập số liệu vào Excel, phụ giúp kế toán viên chính. Thủ quỹ: quản lí tiền mặt, thu tiền và chi tiền kèm theo các chứng từ liên quan, lập các báo cáo quỹ. 3.4.2. Tổ chức hình thức kế toán và chế độ kế toán 3.4.2.1. Hình thức kế toán Công ty may Việt Thành lựa chọn và áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ làm hình thức kế toán áp dụng cho đơn vị mình vì đây là hình thức kế toán phù hợp với loại hình kinh doanh của đơn vị. 3.4.2.2. Chế độ kế toán - Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ tài chính về việc hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ - Niên độ kế toán: niên độ kế toán độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12. 34 3.4.2.3. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty  Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền: Bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 03 tháng kể từ ngày mua, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo. Trong năm, các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ liên quan đến các tài khoản thuộc loại doanh thu, chi phí, tài sản cố định, hàng tồn kho được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.  Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Được xác định trên cơ sở giá gốc, giá gốc bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền và được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị thành phẩm được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được (giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng).  Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu Các khoản phải thu được trình bày theo giá trị ghi sổ các khoản phải thu từ khách hàng và phải thu khác sau khi cấn trừ các khoản dự phòng được lập cho các khoản phải thu khó đòi. Dự phòng nợ phải thu khó đòi thể hiện phần giá trị các khoản phải thu từ khách hàng mà công ty dự kiến không có khả năng thu hồi tại ngày kết thúc niên độ kế toán năm. Tăng hoặc giảm số dư tài khoản dự phòng được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất. Áp dụng theo thông tư 228/2009/TT của Bộ Tài Chính trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là: 35 Nợ quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm: 30% Nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm: 50% Nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm: 70% Nợ quá hạn từ 3 năm trở lên: 100%  Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Khi bán hàng hóa, doanh thu được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với sở hữu hàng hóa đó được chuyển giao cho người mua và không còn tồn tại yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền, chi phí kèm theo hoặc khả năng hàng bán bị trả lại. Khi cung cấp dịch vụ, doanh thu được ghi nhận khi không còn những yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền và chi phí kèm theo. Trường hợp dịch vụ được thực hiện trong nhiều kỳ kế toán thì việc xác định doanh thu trong từng kỳ được thực hiện căn cứ vào tỷ lệ hoàn thành dịch vụ tại ngày kết thúc năm tài chính. Tiền lãi cổ tức và lợi nhuận được chia được ghi nhận khi Công ty có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch, doanh thu được xác định chắc chắn. Tiền lãi được ghi nhận trên cơ sở thời gian và lãi suất từng kỳ. Cổ tức và lợi nhuận được chia ghi nhận khi cổ đông được quyền nhận cổ tức hoặc các bên tham gia góp vốn được quyền nhận lợi nhuận từ việc góp vốn.  Tài sản cố định Hiện tại, công ty áp dụng thông tư 45/2013/TT-BTC từ ngày 10/6/2013 để quản lí, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định theo quy định của Bộ Tài chính Khấu hao tài sản cố định hữu hình và khấu trừ tài sản cố định vô hình được trích theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng ước tính của các tài sản như sau: Nhà cửa và vật kiến trúc 5 – 50 năm Máy móc, thiết bị động lực 6 – 20 năm Máy móc, thiết bị công tác 3 – 20 năm Thiết bị, phương tiện vận tải 6 – 30 năm Dụng cụ quản lí 3 – 10 năm Tài sản cố định vô hình khác 2 – 20 năm 36 3.5. KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TỪ NĂM 2010 ĐẾN SÁU THÁNG ĐẦU NĂM 2013 Trong ba năm 2010, 2011, 2012 Việt Thành kinh doanh có lời. Năm 2011, lợi nhuận cao hơn năm 2010 8%. Năm 2011 lợi nhuận tăng là do năm 2011 ngành công nghiệp dệt may bắt dầu phục hồi sau khủng hoảng, đơn đặt hàng gia công từ các công ty may mặc tăng lên, dẫn đến tăng doanh thu. Doanh thu tăng 27% và từ đó chi phí cũng tăng theo 30%. Doanh thu và chi phí tăng xấp xỉ gần nhau nhưng do doanh thu lớn hơn chi phí nên dù phần trăm tăng của chi phí cao hơn doanh thu nhưng lợi nhuận vẫn tăng. Năm 2012, doanh nghiệp kinh doanh vẫn có lời nhưng không bằng năm 2011 (lợi nhuận giảm 38%) dù doanh thu vẫn có tăng thêm (16%). Tốc độ tăng chi phí năm 2012 lại tiếp tục cao hơn tốc độ tăng doanh thu. Chi phí luôn nhỏ hơn doanh thu nhưng số chi phí tăng lên (tăng 6.781.511.274 đ) lại cao hơn cả phần tăng của doanh thu (tăng 5.331.731.405 đ) làm lợi nhuận giảm hơn so với năm trước. Chi phí tăng một phần do ảnh hưởng của sự tăng giá điện, giá điện trong năm 2012 có đến 2 lần tăng giá. Trong sáu tháng đầu năm 2011, lợi nhuận chiếm tỉ trọng nhỏ trong doanh thu (7,07%), chi phí chiếm tới 92,3% doanh thu cho thấy tình hình kinh doanh của doanh nghiệp chưa hiệu quả. Sáu tháng đầu năm 2012, chi phí tăng hơn 29% so với cùng kì năm trước trong khi doanh thu chỉ tăng trưởng 15% dẫn tới kinh doanh lỗ 853.146.947 đồng. Sáu tháng đầu năm 2013 công ty kinh doanh tiếp tục thua lỗ, lỗ nhiều hơn sáu tháng đầu năm 2012 gấp 1,42 lần (lỗ 1.207.242.746 đ). Tốc độ tăng chi phí (18%) vẫn còn cao hơn tốc độ tăng doanh thu (17%). Tình hình kinh doanh của công ty Việt Thành được thể hiện cụ thể qua Bảng 3.1. 37 Bảng 3.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty May Việt Thành trong giai đoạn 2010 – 6 tháng đầu năm 2013 ĐVT: đồng 2011 Chỉ tiêu 2012 Năm 2010 6 tháng 2013 6 tháng đầu Cả năm 6 tháng đầu Cả năm 2011/2010 2012/2011 6t12/6t11 6t13/6t12 (số %) (số %) (số %) (số %) 1. Doanh thu 26.872.248.546 15.388.632.220 34.155.069.237 17.659.184.253 39.486.800.642 20.664.590.323 27 16 15 1,17 2. Chi phí 23.371.852.310 14.300.232.658 30.382.515.516 18.512.331.200 37.164.026.790 21.871.833.069 30 22 29 1,18 3.500.396.236 1.088.399.562 3.772.553.721 -853.146.947 2.322.773.852 -1.207.242.746 8 -38 -228 42 3. Lợi nhuận (Nguồn tổng hợp từ BCTC giai đoạn 2010 – 6 tháng đầu năm 2013) 38 3.6. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG - Nâng cao năng lực quản lí toàn diện, đặc biệt là đầu tư cho con người và môi trường làm việc. - Xây dựng nền tài chính lành mạnh. - Xây dựng và phát triển thương hiệu công ty, mở rộng kênh phân phối trong và ngoài nước. - Bằng nhiều biện pháp nhằm tạo điều kiện và chính sách tốt nhất chăm lo đời sống và giữ người lao động. 39 CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH 4.1. TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH 4.1.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty may Việt Thành 4.1.1.1. Môi trường kiểm soát - Cơ cấu tổ chức: Công ty May Việt Thành có bộ máy tổ chức gọn nhẹ. Qua tìm hiểu, cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia các chức năng riêng biệt theo từng bộ phận. Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận. Mỗi thành viên của từng bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người. Tuy nhiên, sự phân chia công việc, phân công trách nhiệm quyền hạn giữa các cá nhân, bộ phận chưa được quy định cụ thể thành văn bản. Do là doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên có xảy ra tình trạng kiêm nhiệm. - Chính sách nhân sự: Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do phòng tổ chức hành chính đảm nhận. Các công nhân viên trong công ty đều được đào tạo tay nghề trước tiếp nhận công việc. Đối với các nhân viên văn phòng, họ đều có một trình độ chuyên môn nhất định trước khi vào công ty. Để môi trường làm việc, sản xuất được văn minh, lành mạnh, đảm bảo quá trình sản xuất, công ty cũng có đưa ra những quy định, yêu cầu cụ thể khi tuyển chọn công nhân viên cho mình. Ví dụ, khi tuyển dụng có nội dung quy định không tuyển dụng nam có đeo khuyên tai, xâm mình, hút thuốc, không tuyển dụng đối với người nữ đang mang thai, không tuyển dụng đối với người làm việc tạm thời, bán thời gian... 4.1.1.2. Đánh giá rủi ro Hiện nay, khách hàng chính và duy nhất của công ty May Việt Thành là Công ty Cổ phần May Nhà Bè. Do vậy, tình hình tài chính của công ty phụ thuộc rất nhiều vào khách hàng. Việt Thành là một trong số nhiều đối tác may gia công cho công ty May Nhà Bè vì thế số lượng đối thủ cạnh tranh là rất lớn. Công ty có thể bị cạnh tranh về giá cả gia công hay sự lôi kéo công nhân lành nghề qua làm việc tại công ty đối thủ. Tuy nhiên, rủi ro này có khả năng xảy ra thấp do các công ty đối thủ khác phân bố rộng khắp, không tập trung nhiều 40 vào một địa bàn kinh doanh. Bên cạnh đó, mẫu mã sản phẩm thông thường không cố định một mẫu mà hay thay đổi theo yêu cầu của khách hàng, mà mỗi công nhân thường quen tay, chuyên môn hóa trong một giai đoạn sản xuất. Sự thay đổi mẫu liên tục có thể dẫn đến sự nhầm lẫn do chưa quen tay, chưa kịp thích nghi với cách sản xuất mẫu mới. Rủi ro này có thể thường xảy ra trong bộ phận sản xuất tại công ty. Một rủi ro khác trong công ty đó là công ty không có thiết lập một văn bản hay một tài liệu gì về quy định trong nội bộ trong công ty, điều đó có thể dẫn đến thái độ chủ quan trong việc xử lí vấn đề, cách giải quyết vấn đề không được thống nhất, đồng bộ, giải quyết vấn đề theo cảm tính chưa khách quan, có thể dẫn đến làm sai nguyên tắc do chưa có quy định cụ thể,...Do là công ty nhỏ nên kế toán thường kiêm nhiệm nhiều chức năng, vừa là người ghi chép, xử lí nghiệp vụ, vừa là người kiểm tra, đối chiếu lại sổ sách nên có thể xảy ra sai sót trong quá trình đối chiếu hoặc có thể xảy ra gian lận vì không có người kiểm tra. 4.1.1.3. Hoạt động kiểm soát Tại công ty, hoạt động kiểm soát phân chia trách nhiệm đầy đủ được thiết lập. Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ (do Giám đốc phê chuẩn) được tách biệt với chức năng thực hiện nghiệp vụ (là chức năng của phòng kế toán và phòng kế hoạch); tách biệt giữa chức năng bảo quản tài sản (thủ kho) với chức năng kế toán và chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với bảo quản tài sản. Do Giám đốc không thể giám sát, quản lí tất cả các tài sản của công ty nên đã trao quyền kiểm soát, quản lí cho một số bộ phận. Việc kiểm tra và soát xét việc thực hiện tại công ty chưa được thực hiện độc lập, người kiểm tra sổ sách là kế toán cũng là người thực hiện nghiệp vụ và ghi chép vào sổ sách kế toán, ít có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận. 4.1.1.4. Thông tin và truyền thông Hầu hết việc truyền đạt thông tin từ cấp quản lí xuống cấp dưới đều được truyền đạt dưới hình thức truyền miệng, bằng mệnh lệnh. Do các phòng ban, phòng Giám đốc đều nằm tập trung trong cùng một khuôn viên cùng với phân xưởng sản xuất nên việc truyền đạt thông tin bằng miệng là rất hiệu quả, đảm bảo thông tin được truyền đạt nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống thông tin kế toán trong công ty được thực hiện thủ công và xử lí kịp thời trên máy tính. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán lập chứng từ ghi sổ và tiến hành ghi vào sổ cái, từ sổ cái kế toán tiến hành cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán. Kế toán tại công ty May Việt Thành sử dụng phần mềm kế toán Misa là phần mềm kế toán được thiết kế sẵn ưa dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 4.1.1.5. Giám sát 41 Hoạt động giám sát được thực hiện hàng ngày. Hàng ngày, Giám đốc đều xuống xưởng may để xem xét quá trình làm việc của nhân viên, xem xét tiến độ làm việc để hoàn thành sản phẩm. Hoạt động giám sát này thường không tiến hành vào một thời gian cụ thể mà kiểm tra vào bất cứ thời điểm nào trong ngày. Hoạt động giám sát thường giám sát tại bộ phận phân xưởng, ít khi giám sát tại các phòng ban trong công ty. 4.1.2. Đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ Bảng 4.1. Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Câu hỏi 1. Công ty có văn bản về quy định nội bộ không? 2. Công ty có tài liệu gì mô tả công việc chi tiết không? 3. Các cấp quản lí có thường xuyên thăm nhà máy và tổ chức các cuộc họp với nhân viên không? 4. Công ty có tổ chức đào tạo cho công nhân viên không? 5. Quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp, các bộ phận có được phân định rõ bằng văn bản không? 6. Có thực hiện phân chia trách nhiệm giữa chức năng bảo quản tài sản và kế toán không? 7. Có thực hiện phân chia trách nhiệm giữa chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và bảo quản tài sản không? 8. Có thực hiện phân chia trách nhiệm giữa chức năng thực hiện nghiệp vụ và kế toán không? 9. Công ty có sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán không? 10. Hệ thống chứng từ trong công ty có được: - đánh số trước khi sử dụng không? - đánh số liên tục không? - lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra không? - thiết kế đơn giản, dễ dàng, dễ hiểu và được sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau không? - tổ chức luân chuyển một cách khoa học và kịp thời? 11. Hệ thống sổ sách trong công ty có được: - đóng chắc chắn không? - đánh số trang không? - quy định nguyên tắc ghi chép không? - có chữ kí xét duyệt không? 12. Đơn vị có đưa ra chính sách phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể không? 13. Công ty có sử dụng phần mềm kế toán không? 14. Người kiểm tra, đối chiếu có phải là người ghi chép và xử lí nghiệp vụ hay không? Có Không X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Nhận xét: hiện tại, hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty khá hiệu quả với những thủ tục kiểm soát cơ bản, đơn giản. Các nhân viên làm việc tận tâm, 42 hoàn thành tốt công việc của mình, thực hiện đầy đủ bổn phận và trách nhiệm của mình. Để bảo vệ tài sản của đơn vị và hạn chế gian lận của nhân viên, công ty có phân nhiệm giữa chức năng bảo quản tài sản và kế toán, chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và bảo quản tài sản, chức năng thực hiện nghiệp vụ và kế toán. Hệ thống kiểm soát được thiết lập với mục tiêu sản xuất kinh doanh hiệu quả, trình tự lưu chuyển chứng từ hợp lí, chứng từ được lưu trữ và bảo quản cẩn thận, giảm thiểu sai sót xảy ra. Công ty vẫn chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập thực hiện công tác kiểm soát. 4.2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH 4.2.1. Tìm hiểu chu trình doanh thu tại công ty Chu trình doanh thu tại công ty Việt Thành được thể hiện qua sơ đồ 4.1. Hóa đơn GTGT Hàng + phiếu xuất kho Xuất kho phiếu xuất kho Lập hóa đơn hóa đơn GTGT Hàng Kho hàng Kế toán phải thu Khách hàng Đặt hàng Trả lời đặt hàng Giấy báo có Nhận và xử lí đơn đặt hàng Ngân hàng Thu tiền Giấy báo có Sơ đồ 4.1. Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 mô tả chu trình doanh thu 4.2.2. Thủ tục kiểm soát đối với từng loại hoạt động 4.2.2.1. Hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng Trước khi một nghiệp vụ bán hàng được thực hiện thì công việc đầu tiên là nhận và xử lý đơn đặt hàng từ khách hàng. Đó là lời đề nghị mua hàng nhận được từ khách hàng yêu cầu về một hay một số loại hàng hoá của doanh 43 nghiệp. Vì vậy, công việc nhận và xử lý đơn đặt hàng là rất quan trọng, nó quyết định việc thực hiện nghiệp vụ bán hàng của công ty. 44 a ) Mô tả hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng bằng lưu đồ Quá trình tiếp nhận và xét duyệt đơn đặt hàng được mô tả qua lưu đồ 4.1. Phòng kế hoạch Giám đốc Kế toán Bắt đầu Theo dõi, lưu trữ Kí duyệt Phụ kiện Hợp đồng Đơn đặt hàng đãPhụ kí duyệt kiện đã kí Khách hàng Phụ kiện đã kí duyệt duyệt Kiểm tra lao động, xem xét đơn giá N Phụ kiện Giao cho khách hàng Khách hàng Phụ kiện đã kí duyệt Kết thúc Lưu đồ 4.1. Lưu đồ tiếp nhận và xử lí đơn đặt hàng Trước khi khách hàng đến đặt hàng tại công ty đều tiến hành thỏa thuận, kí kết Hợp đồng kinh tế với công ty. Hợp đồng này quy định về hàng hóa, hình thức cung cấp sản phẩm, thời gian và địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, xử lí vi phạm, giải quyết tranh chấp và những điều khoản chung của hai bên. Hợp đồng được thỏa thuận, kí kết giữa hai đại diện của hai bên mà đại diện tại công ty Việt Thành luôn là Giám đốc, người quản lí cao nhất tại công ty. 45 Khi hợp đồng đã được kí kết, khách hàng sẽ tiến hành đặt hàng. Đơn đặt hàng được lập dựa trên hợp đồng kinh tế nào được gọi là Phụ kiện (được đánh số thứ tự) thuộc hợp đồng kinh tế đó. Phụ kiện hợp đồng được khách hàng lập và chuyển đến đơn vị. Trên phụ kiện thể hiện tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, ngày giao,...Phụ kiện được gởi đến phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch tiến hành xem xét đơn giá và thời hạn thanh toán, kiểm tra tình hình lao động sản xuất. Nếu cảm thấy ở mức giá đó công ty sản xuất có lãi, có thể sản xuất đúng tiến độ giao cho khách hàng, phòng kế hoạch tiến hành trình lên Giám đốc xem xét, kí duyệt. Nếu tại mức giá đó, công ty sản xuất không có lãi hoặc không thể sản xuất, phòng kế hoạch tiến hành đàm phán, thỏa thuận với khách hàng để tìm ra mức giá thích hợp hơn. Sau khi đã thỏa thuận mức giá mới, công ty khách hàng sẽ gởi lại Phụ kiện mới cho phòng kinh doanh trình Giám đốc phê duyệt. Sau đó, phòng kế hoạch gởi lại Phụ kiện đã được Giám đốc kí cho khách hàng, sao lại một bản đưa cho kế toán lưu trữ và theo dõi. Phụ kiện được Giám đốc kí giao cho khách hàng nhằm xác nhận việc mua bán đã được kí kết. Ví dụ: Phụ kiện hợp đồng của khách hàng gởi tới công ty sau khi đã kí kết hợp đồng kinh tế và xác nhận Phụ kiện của Giám đốc: PHỤ KIỆN SỐ: 05 Thuộc Hợp đồng số: 02/13/NBC-MVT/GC Kí ngày:29/12/2012 Hôm nay, ngày 5 tháng 6 năm 2013 BÊN A: TỔNG CÔNG TY MAY NHÀ BÈ – CÔNG TY CỔ PHẦN P. Tân Thuận Đông, Quận 7, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam Tel: 8720077 – 8722515 STK: 007.137.008207.5 tại VietCom Bank Tp. Hồ Chí Minh MST: 0300398889 Đại diện bởi: PHẠM KIỀU OANH Chức vụ: Giám đốc điều hành BÊN B: CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU VIỆT THÀNH KCN Cái Sơn – Hàng Bàng, Quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ Tel: 0710.3911555 46 STK: 4250649 (VNĐ) tại Ngân hàng Á Châu (ACB) Chi nhánh Cần Thơ MST: 1800348020 Đại diện bởi: Nguyễn Đình Ngộ Chức vụ: Giám đốc Căn cứ theo hợp đồng số 02/13/NBC-MVT/GC, hai bên cùng đồng ý kí kết Phụ kiện này với những điều kiện và điều khoản sau: NỘI DUNG PHỤ KIỆN: Hai bên cùng đồng ý bổ sung tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá và ngày giao hàng cho hợp đồng chính như sau: Tên hàng TROUSER TROUSER TROUSER Khách hàng TROUSER TROUSER QRI QRI JUST JAMIE JUST JAMIE JUST JAMIE Dospunt Decelco TROUSER ... TMDM ... TROUSER SKIRT Mã hàng T0901 T0910 T523910= M509757 T523919= M509765 S531115= M509055 P2576 DWQ13VCB14 (size ngoại cỡ) DP24QN ... Tổng cộng 30.200,60 43.738,80 42.697,40 75,501,500 43,738,800 51.663.854 Ngày giao hàng 25/6/13 25/6/13 28/6/13 1,40 29.159,20 53.769.565 15/6/13 CH 2.10 43.738,80 38.927.532 28/6/13 4.310 61 CH CH 1,75 5,00 36.449,00 104.140,00 157.095.190 6.352.540 8/6/13 10/6/13 1.068 ... CH ... 1,60 ... 33.324,80 ... 35.590.886 ... 6/6/13 ... 2.500 1.000 1.210 Đơn vị tính CH CH CH Đơn giá (USD) 1,45 2,10 2,05 1.844 CH 890 Số lượng 146.710 Đơn giá (VNĐ) Trị giá (VNĐ) 4.618.484.032 Đọc số: Bốn tỉ sáu trăm mười tám triệu bốn trăm tám mươi bốn nghìn không trăm ba mươi hai đồng Đơn trên giá bao gồm: chi phí Cắt, May, Ủi, Đóng gói và vận chuyển (chưa VAT 10%) Đây là phần thêm vào và không thể tách rời của hợp đồng số 02/13/NBC-MVT/GC. Tất cả các điều khoản và điều kiện khác của hợp đồng số 02/13/NBC-MVT/GC không thay đổi. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 47 (đã kí, đóng dấu) (đã kí, đóng dấu) Phạm Kiều Oanh Nguyễn Đình Ngộ Nhận xét: Phụ kiện này được thiết lập chặt chẽ, có căn cứ, cơ sở dựa vào Hợp đồng đã kí trước đó. Nó đóng vai trò như là một hợp đồng phụ, có đầy đủ những điều khoản, điều kiện quy ước trước sự đồng ý của đại diện hai bên. Phụ kiện hợp đồng có quy ước cụ thể về chi phí vận chuyển, đơn giá. Những điều khoản khác không thể hiện cụ thể trong hợp đồng cũng được nhắc đến trong quy ước trong văn bản khác vẫn còn đang có hiệu lực, đó là Hợp đồng chính thức giữa hai công ty. b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng Bảng 4.2. Mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát Mức độ kiểm soát Các Phụ kiện hợp đồng đều Ghi các thông tin trên Phụ kiện được ghi nhận đầy đủ, chính vào sổ theo dõi xác Các phụ kiện đều được lưu trong cùng một tập cũng với Hợp đồng đã kí của cùng một khách hàng Cao Việc tiếp nhận sự đặt hàng Phòng Kế hoạch là nơi tiếp nhận (Phụ kiện) chỉ do người có Phụ kiện từ khách hàng nhiệm vụ đó mới được thực hiện (sự phân chia trách nhiệm) Khá cao Các nghiệp vụ chấp nhận đặt Các Phụ kiện đặt hàng công ty hàng đều được phê chuẩn chấp nhận trước khi gởi lại cho khách hàng đều phải có chữ kí của Giám đốc Cao Giá mà công ty đồng ý cung Lập phiếu tính giá thành, xây cấp sản phẩm là hợp lí dựng sẵn mức lợi nhuận mong muốn Trung bình Phụ kiện được phê chuẩn Giao trách nhiệm phòng Kế phải có tính xác thực, khách hoạch về tìm hiểu khách hàng, hàng là có thật quy trách nhiệm Khá cao Hoạt động hữu hiệu và hiệu Phụ kiện đã được kí được quả chuyển sang cho kế toán từ lúc bắt đầu phát sinh nghiệp vụ để Khá cao 48 Cao theo dõi cả quá trình bán hàng và thu tiền Cập nhật thông tin đúng Mỗi phụ kiện khi phát sinh đều được ghi số thứ tự, lưu trữ theo từng hợp đồng để tiện việc theo dõi, cập nhật thông tin Đảm bảo cung cấp sản phẩm Xem xét khả năng sản xuất, thời kịp thời gian giao hàng trước khi chấp nhận sự đặt hàng Cao Trung bình Nhận xét: hầu hết các thủ tục kiểm soát đều đạt được mức độ kiểm soát cao, kiểm soát được việc phê chuẩn và quá trình luân chuyển chứng từ. Riêng đối với việc xác định giá của dịch vụ may cho từng mặt hàng cụ thể thì chưa đảm bảo tuyệt đối về sự chính xác. Thông thường, công ty lập bảng tính giá thành ước lượng trước các khoản chi phí phát sinh và dựa vào đó làm căn cứ tính giá thành. Vì giá thành công ty tính ra là giá kế hoạch nên không chính xác lắm. Đối với các mặt hàng thường đặt hàng may nhều, công ty hay ước chừng giá dựa vào giá cả đã thỏa thuận trước đó của mặt hàng đó mà không lập bảng tính giá thành. Thủ tục kiểm soát này vẫn chưa được áp dụng triệt để, khả năng kiểm soát rủi ro chưa cao lắm. c) Đánh giá thủ tục kiểm soát hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng Bảng 4.3. Bảng câu hỏi đối với hoạt động tiếp nhận và xử lí đơn đặt hàng Câu hỏi Có 1. Phụ kiện có đánh số thứ tự không? 2. Có phân chia bộ phận nào nhận Phụ kiện không? 3. Phụ kiện có nhất thiết phải có Giám đốc kí không? 4. Phụ kiện có được lưu chung với hợp đồng không? 5. Các Phụ kiện của khách hàng gởi tới có được xem xét bởi phòng kế hoạch trước khi chấp nhận Phụ kiện đó không? 6. Có kiểm tra tình hình sản xuất trước khi chấp nhận một đơn đặt hàng (Phụ kiện) mới không? 7. Các thông tin trên Phụ kiện có được theo dõi không? 8. Các điều khoản trên Phụ kiện có tương thích với hợp đồng đã kí trước đó không? 9. Công ty có đặt ra sẵn mức lợi nhuận mong muốn không? 10. Có phân chia nhân viên nào chịu trách nhiệm về tìm hiểu khách hàng không? 11. Có xem xét khả năng thanh toán của khách hàng trước khi nhận đặt hàng không? 12. Số lượng khách hàng của công ty có nhiều không? X X X X X 49 Không X X X X X X X 13. Số lượng đặt hàng hàng tháng có nhiều không? 14. Có theo dõi quá trình sản xuất theo từng Phụ kiện (kèm theo Hợp đồng) không? X X Nhận xét: qua bảng câu hỏi tìm hiểu thủ tục kiểm soát, tác giả nhận thấy thủ tục kiểm soát hoạt động tiếp nhận và xử lí đơn đặt hàng khá hữu hiệu, có thể đảm bảo khả năng cung ứng hàng kịp thời cho khách hàng, đảm bảo sự ghi chép, cập nhật thông tin đúng. Tuy nhiên, do số lượng khách hàng ít và là khách hàng lớn nên công ty khá phụ thuộc vào khách hàng, xem khách hàng là khách hàng thân thiết, hợp tác lâu dài mà mang thái độ chủ quan, không tìm hiểu kĩ khả năng thanh toán trước khi nhận đặt hàng. d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán Misa đối với hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng Hình 4.1. Màn hình nhập liệu đơn đặt hàng Phần mềm kế toán Misa là phần mềm kế toán dễ sử dụng. Khi nhập vào dòng đối tượng, nó sẽ hiện ra tùy chọn danh sách nhà cung cấp, khách hàng để chúng ta chọn. Nếu nhà cung cấp hoặc khách hàng không có trong danh mục, chúng ta cũng có thể thêm trực tiếp tại nút thêm tại dòng đối tượng, nó sẽ tự động cập nhật vào danh mục khách hàng, nhà cung cấp mà chúng ta không cần phải quay trở lại phần danh mục để nhập. Khi mục đối tượng đã được chọn, các thông tin về nhà cung cấp như địa chỉ, mã số thuế, người liên hệ cũng được cập nhật tự động. Đây là một ưu điểm của phần mềm, nó tự động liên kết với danh mục nhà cung cấp, đảm bảo thống nhất thông tin về nhà cũng cấp. Ngày đơn hàng và số đơn hàng là những thông số bắt buộc nhập, khi ta 50 quên nhập, phần mềm sẽ thông báo lỗi, nó giúp ta kiểm soát quá trình nhập, tránh việc thiếu sót khi khai báo các thông tin bắt buộc. Mã hàng cũng phải là những hàng hóa có trong danh mục hàng hóa của đơn vị, có thể được thêm trực tiếp trong quá trình nhập. Trong tùy chọn mã hàng có thể hiện sẵn số lượng tồn kho của từng mặt hàng. Số lượng và đơn giá là số ta bắt buộc nhập trực tiếp từ bàn phím, từ đó hàng thành tiền sẽ tự tính ra chính xác số tiền. Tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán sẽ được tự động tính sẵn vào cuối mỗi đơn đặt hàng. Như vậy, ta có thể đối chiếu giữa tổng số tiền trên Phụ kiện đặt hàng với số tiền trên phần mềm đã tính để kiểm tra có sai sót trong quá trình tính toán hay không. 4.2.2.2. Hoạt động xuất kho a) Mô tả hoạt động xuất kho bằng lưu đồ Phòng kế hoạch Giám đốc Thủ kho Kế toán Xuất kho, kí nhận, đưa khách hàng kí Ghi sổ chi tiết Bắt đầu Xem, kí duyệt Lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho đã Phiếu duyệt xuất kho đãđãduyệt duyệt Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Phiếukíxuất đã được nhậnkho đãđãđược đượckíkínhận nhận Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Ghi thẻ kho Thẻ kho Phiếu xuất kho đã được kí nhận N Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho đã được nhận Phiếukíxuất kho đãđãđược kíkínhận được nhận Khách hàng Lưu đồ 4.2. Lưu đồ xuất kho hàng hóa 51 Sổ chi tiết Trên lý thuyết việc xuất kho và chuyển giao hàng cho khách hàng trước hết phải là thủ tục lập phiếu xuất kho. Vì vậy, các thủ tục kiểm soát từ khi lập phiếu xuất kho cho đến khi giao hàng là rất quan trọng. Phòng kế hoạch có nhiệm vụ theo dõi sản xuất, đôn đốc việc thực hiện để đúng tiến độ giao hàng. Khi đến hạn giao hàng, nhân viên phòng kế hoạch sẽ xuống kho kiểm tra xem đã đủ số lượng hàng giao chưa để căn cứ vào số lượng đó về lập phiếu xuất kho. Tại công ty May Việt Thành, phiếu xuất kho (3 liên) sau khi được phòng kế hoạch lập sẽ được đưa cho Giám đốc công ty để ký duyệt, việc ký duyệt này tạo ra tác dụng kiểm soát đó là việc xuất hàng được phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Tiếp theo, phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho, thủ kho căn cứ vào số lượng ghi trên phiếu xuất kho mà xuất theo đúng số lượng, rồi ký vào, đồng thời người nhận hàng (khách hàng) cũng phải ký vào, thủ tục này là để kiểm soát số lượng hàng thực xuất và để xác nhận khách hàng hoặc người nhận hàng đã ký nhận hàng. Sau đó, thủ kho chuyển phiếu xuất kho này cho khách hàng, 1 liên chuyển cho phòng kế toán, phòng kế toán lưu phiếu xuất kho này và làm căn cứ để ghi sổ, liên còn lại thủ kho dùng ghi thẻ kho và lưu tại kho. Thông thường, khách hàng nhận hàng tại kho của công ty họ (công ty tự vận chuyển): người nhận hàng sẽ là người ở phòng kế hoạch, người này được công ty giao cho trách nhiệm nhận hàng của khách hàng và làm nhiệm vụ vận chuyển hàng. Người vận chuyển sẽ kí vào phiếu xuất kho xác nhận là đã nhận số hàng đó với số lượng đó. Khi đó, phiếu xuất kho đóng vai trò như là một phiếu giao hàng gởi cho khách hàng. Trong trường hợp hiếm, công ty không thể điều phối xe kịp thời vận chuyển cho khách hàng (phải thông qua công ty vận tải): người nhận hàng sẽ là người ở phòng kế hoạch, người này được công ty giao cho trách nhiệm nhận hàng của khách hàng và làm nhiệm vụ gửi hàng (giao hàng cho người vận chuyển). Khi người gửi hàng giao hàng cho người vận chuyển thì sẽ có một phiếu giao hàng đã đánh số thứ tự trước, người gửi hàng và người vận chuyển cùng ký xác nhận là đã giao nhận số hàng đó. Phiếu giao hàng được lập căn cứ vào phiếu xuất kho. Phiếu giao hàng lập thành 2 liên, mỗi bên giữ một liên. Sau khi đã vận chuyển hàng đến cho khách hàng đơn vị vận chuyển sẽ xuất hóa đơn vận chuyển gửi về công ty kèm theo biên bản giao nhận hàng giữa người vận chuyển và khách hàng, xác nhận đơn vị vận chuyển đã hoàn thành công việc. Chi phí vận chuyển là do công ty chịu, do đó chứng từ vận chuyển được chuyển đến công ty, sau đó kế toán căn cứ để ghi sổ chi phí. 52 Nhận xét: Ở đây, bộ phận kinh doanh là nơi lập phiếu xuất kho, theo dõi hàng hóa tiêu thụ nhưng không có giữ lại phiếu xuất kho nào để theo dõi hàng hóa. Mỗi hoạt động xuất kho đều phải thông qua sự phê duyệt của người có thẩm quyền là Giám đốc. Phiếu xuất kho được giao cho khách hàng, thủ kho và kế toán để có thể đối chiếu, kiểm tra giữa người xuất và người nhận, giữa người xuất hàng và người ghi chép sổ sách. Công ty có xe tải vận chuyển riêng cho công ty nên việc vận chuyển thông qua công ty vận tải ít xảy ra, ít giao dịch qua lại với các hãng vận tải nên chưa thể có sự tin tưởng tuyệt đối được. Mỗi lần xuất kho hay giao hàng hóa từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ cá nhân này sang cá nhân khác đều có sự kí nhận, vì vậy có thể đảm bảo hàng hóa không bị mất và có thể quy trách nhiệm. Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành Phòng Kế hoạch PHIẾU GIAO HÀNG Số: 1046 Ngày 28 tháng 06 năm 2013 Họ tên người gửi hàng: Nguyễn Hữu Trí Chức vụ: Nhân viên Địa chỉ: Phòng Kế hoạch Họ tên người vận chuyển: Lê Minh Thông Đơn vị vận chuyển: Công ty vận tải Thái Minh Địa chỉ: 12 Đại lộ Hòa Bình, tầng 5 tòa nhà VCCI, Q. Ninh Kiều, Tp. Cần Thơ Số hàng giao nhận giữa 2 bên cụ thể như sau: STT Tên, quy cách hàng Đvt Số Đơn giá chưa Thành tiền hóa lượng thuế 01 T523885 docket pcs Theo báo cáo 25 21913 # black 02 T523885 docket pcs 1690 Theo báo cáo 21914 # black 03 T523891 docket pcs 635 Theo báo cáo 21891 # black Tổng cộng 2350 Tổng số lượng hàng: 2350 pcs Hàng được đóng thành ...47...kiện, mỗi kiện có 50 pcs 53 Địa điểm giao hàng đến: Tổng Công ty May Nhà Bè – Công ty Cổ phần Địa chỉ: 04 đường Bến Nghé, P. Tân Thuận Đông, Quận 7, Tp. HCM Cần Thơ ngày 28/6/2013 Người gửi hàng (Ký, họ tên) Người vận chuyển (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát hoạt động xuất kho Một trong những mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm bảo vệ tài sản đơn vị đang quản lí không bị thất thoát, gian lận. Chính vì vậy mà trong chu trình doanh thu việc xuất kho hàng hóa cũng cần phải đảm bảo rằng doanh nghiệp đã kiểm soát tốt để tài sản của đơn vị mình quản lí không bị mất mát, gian lận. Tại công ty May Việt Thành thì cũng không phải là ngoại lệ. Do đó, các thủ tục kiểm soát trong giai đoạn này phải đạt được các mục tiêu sau: Bảng 4.4. Mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với hoạt động xuất kho Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát Mức độ kiểm soát Xuất đủ, đúng số lượng - Thủ kho xuất hàng dựa trên Cao và chất lượng hàng phiếu xuất kho mà phòng kế hoạch lập - Mở thẻ kho cho từng mặt hàng Cao - Thủ kho kí xác nhận vào phiếu Cao xuất kho và chịu trách nhiệm - Quy định vị trí của từng mặt Thấp hàng trong kho để lấy đúng hàng - Đề nghị khách hàng, người nhận Khá cao hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng và kí nhận vào phiếu xuất kho Hàng xuất kho hợp lệ, - Trước khi xuất kho phải có sự Cao được chấp nhận đồng ý, phê duyệt của Giám đốc - Trình bảo vệ phiếu xuất kho Trung bình (Giám đốc đã kí) trước khi ra khỏi công ty - Kiểm tra bất thường nhằm phát Thấp hiện các trường hợp xuất kho không được phép Việc ghi sổ chi tiết, ghi Thực hiện đúng quy trình lưu Khá cao thẻ kho phải đảm bảo chuyển chứng từ tính đầy đủ, tính chính xác 54 Giao hàng đúng thời Điều động xe hợp lí gian, địa điểm Khá cao Nhận xét: thủ tục kiểm soát đối với hoạt động xuất kho được áp dụng với mức độ kiểm soát khá cao, đảm bảo hàng xuất kho đều có sự cho phép của người có thẩm quyền và có thể đảm bảo xuất đúng, đủ số lượng. Tuy nhiên, còn có thủ tục kiểm soát còn chưa hoàn thiện đó là việc quy định cụ thể vị trí từng mặt hàng trong kho, do công ty may gia công nhiều mặt hàng nhưng chỉ có một kho, các loại mặt hàng hay thay đổi nên quy định về vị trí đặt hàng không được khả thi cho lắm, khó có thể làm được. Đối với thủ tục kiểm soát kiểm tra bất thường hoạt động xuất kho thì thủ tục này có tính kiểm soát cao, có thể ngăn chặn hành vi gian lận nhưng vẫn chưa được thực hiện nhiều, vì thế vẫn chưa phát huy được tác dụng cho nên mức độ kiểm soát thấp. c) Đánh giá thủ tục kiểm soát hoạt động xuất kho Bảng 4.5. Bảng câu hỏi đối với hoạt động xuất kho Câu hỏi 1. Có bộ phận kiểm tra hàng ra khỏi công ty không? 2. Có kiểm tra bất thường nhằm phát hiện hành vi xuất kho trái phép không? 3. Việc kiểm tra đột xuất có thực hiện thường xuyên không? 4. Có phân định vị trí riêng biệt cho từng loại hàng hóa không? 5. Có thực hiện đúng trình tự ghi sổ chứng từ không? 6. Khi xuất kho có cần sự đồng ý, kí duyệt của Giám đốc không? 7. Khi giao hàng, có đề nghị khách hàng kiểm tra số lượng không? 8. Có chứng từ gì để khách hàng kí xác nhận số hàng đã nhận không? 9. Việc xuất kho có dựa trên chứng từ xuất hàng đã được đánh số trước không? 10. Có tách biệt giữa thủ kho và nhân viên kế toán không? 11. Việc tiếp nhận ở kho hàng có được kiểm soát không? Có X X Không X X X X X X X X X Nhận xét: Thủ tục xuất kho được thiết kế hợp lí, có sự kiểm soát chặt chẽ quá trình lưu chuyển chứng từ. Quá trình xuất kho được theo dõi và kiểm tra nhằm đảm bảo việc xuất kho hợp lệ, xuất đúng, đủ số lượng. Có sự tách biệt giữa chức năng bảo quản và ghi chép và có thể đối chiếu kiểm tra số liệu giữa các bộ phận. Thủ tục kiểm soát, kiểm tra bất thường hàng xuất kho ít khi được thực hiện nên thủ tục này cũng không mang lại hiệu quả nhiều. 55 d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán Misa đối với hoạt động xuất kho Hình 4.2. Màn hình nhập liệu xuất kho Nhận xét: cũng giống như nghiệp vụ đặt hàng, các đối tượng trong nghiệp vụ xuất kho đã được liên kết với danh mục khách hàng, nhà cung cấp để đưa ra các tùy chọn cho người nhập. Trong tùy chọn mã hàng cũng có thể hiện số lượng tồn kho cụ thể cho từng mặt hàng. Các trường kho, TK Nợ, TK Có cũng được tự động cập nhật khi chọn mã hàng do đã được liên kết với các thông tin khai báo ban đầu. Tại hoạt động xuất kho này có một sự kiểm soát đó là sẽ không cho phép xuất với số lượng vượt quá số lượng hàng tồn kho, khi nhập số lượng xuất lớn hơn số lượng tồn thì sẽ không thực thi hoạt động này được, hệ thống sẽ cảnh báo lỗi. Thế nhưng, thủ tục kiểm soát trên phần mềm kế toán này vẫn chưa được gọi là hoàn hảo. Hệ thống cảnh báo nhập liệu không thành công khi kế toán đã nhập tất cả mặt hàng, số lượng, đơn giá vào hệ thống và cất dữ liệu. Kế toán phải tìm lại mặt hàng mình nhập sai và sửa chữa, mất thời gian. Thay vào đó, phần mềm có thể cảnh báo ngay lúc kế toán nhập sai số lượng. Thêm vào đó, trong dòng dữ liệu đầu tiên, phần mềm thường để sẵn số lượng là 1, điều này có thể dẫn đến rủi ro kế toán quên nhập số lượng nhưng hệ thống vẫn thể hiện số lượng xuất là 1. 56 4.2.2.3. Hoạt động lập hóa đơn a) Mô tả hoạt động lập hóa đơn bằng lưu đồ Giám đốc Kế toán Bắt đầu Kí duyệt Thông báo đã nhận hàng Phiếu xuất khoĐơn đặt Hóa đơn GTGT đã kí duyệt Hóa đơn GTGT đã kí duyệt hàng Viết hóa đơn GTGT Khách hàng Thông báo đã nhận hàng Phiếu xuất kho Hóa đơn Hóa đơn Hóa đơn GTGT GTGT N A N Hóa đơn GTGT đã xác nhận Khách hàng Ghi nhận doanh thu và nợ phải thu, lập phiếu hạch toán Hóa đơn GTGT đã xác nhận Phiếu hạch toán A N Kết thúc 57 Lưu đồ 4.3. Lưu đồ thể hiện quy trình lập hóa đơn Việc lập hóa đơn cho số hàng đã gia công do phòng kế toán lập. Cụ thể, đối với trường hợp bán theo hợp đồng, đơn đặt hàng, sau khi đã có phiếu xuất kho hoàn chỉnh do thủ kho gửi tới, sau khi có thông báo khách hàng đã nhận đủ hàng, phòng kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho và đơn đặt hàng để viết Hóa đơn GTGT (3 liên). Hóa đơn GTGT được in theo mẫu của bộ tài chính, đã có sẵn số thứ tự liên tục nên rất thuận lợi cho công việc kiểm soát. Để kiểm tra sự đầy đủ của việc vào sổ các hóa đơn chỉ cần kiểm tra tính liên tục của số hóa đơn. Như vậy sẽ hạn chế được sai sót khi vào sổ, hạn chế gian lận khi nhân viên kế toán cố tình không ghi sổ một nghiệp vụ bán hàng nào đó nhằm biển thủ khoản thanh toán từ khách hàng. Quy trình lưu chuyển hóa đơn GTGT thể hiện các thủ tục kiểm soát trong việc lập và lưu chuyển hóa đơn tại công ty như sau: Hóa đơn sau khi được lập sẽ chuyển cho Giám đốc ký duyệt, thủ tục này nhằm chứng tỏ nghiệp vụ bán hàng này được xác nhận và được ký duyệt. Sau đó liên 1 lưu tại bộ phận, giao cho khách hàng ký 2 liên còn lại để kí xác nhận đã mua hàng và chấp nhận thanh toán. Khi khách hàng ở xa thì phần chữ ký của người mua hàng sẽ do nhân viên có nhiệm vụ giao hàng gửi cho khách hàng ký vào. Hóa đơn sau khi đã có chữ ký đầy đủ của người bán hàng, người mua hàng, Giám đốc, sẽ được giao cho khách hàng giữ liên 2, liên 3 được chuyển đến phòng kế toán giao cho kế toán để ghi nhận doanh thu và nợ phải thu. Hủy hóa đơn: Trong trường hợp kế toán viết sai hoá đơn, nếu cần huỷ thì kế toán phải viết biên bản huỷ hoá đơn, nêu rõ số seri hoá đơn huỷ, lý do huỷ và phải có sự chứng kiến của bên mua hàng, nếu mua hàng qua điện thoại thì phải có sự chứng kiến trưởng phòng kế hoạch. Biên bản này được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản để đối chứng sau này. Đây cũng là một biện pháp kiểm soát nhằm hạn chế gian lận khi nhân viên kế toán cố tình thủ tiêu một hoá đơn nào đó (thủ tiêu một nghiệp vụ bán hàng) nhằm biển thủ tài sản của công ty. Nhận xét: Hóa đơn làm căn cứ ghi sổ doanh thu và nợ phải thu phải hợp lí, khi đã được Giám đốc và khách hàng kí. Hóa đơn được đánh số liên tục trước nên có thể kiểm tra và phát hiện hóa đơn bị mất. Hóa đơn thường hay luân chuyển ra ngoài công ty cho khách hàng kí nên có thể xảy ra tình trạng mất hóa đơn do nhân viên vô ý hoặc cố ý. b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát đối với hoạt động lập hóa đơn Hóa đơn chính là chứng từ quan trọng nhất trong chu trình, là cơ sở để ghi sổ doanh thu, nợ phải thu. Vì vậy, kiểm soát việc lập hóa đơn là rất quan trọng, nó thể hiện ở tính chính xác của hóa đơn, đảm bảo hóa đơn được lập 58 trên cơ sở nghiệp vụ bán hàng có xảy ra thực sự, đảm bảo việc kiểm tra, đối chiếu khi lập hóa đơn được thực hiện đầy đủ, hạn chế gian lận, sai sót. Do đó, mà các mục tiêu kiếm soát của công ty đề ra ở giai đoạn lập hóa đơn đó chính là: Bảng 4.6. Mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với hoạt động lập hóa đơn Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát Mức độ Hóa đơn được lập phải có Hóa đơn được lập căn cứ vào căn cứ hợp lí phiếu xuất kho do thủ kho gởi tới và phụ kiện hợp đồng được đánh số Cao Hóa đơn phải có sự phê Hóa đơn khi gởi đến khách hàng chuẩn đúng đắn là hóa đơn có chữ kí của Giám đốc mới được khách hàng tiếp nhận, coi là hợp lệ Cao Các hóa đơn phải được vào Hóa đơn được đánh số liên tục sổ đầy đủ (sự đầy đủ) Cao Nhận xét: Các thủ tục thiết kế để đạt được mục tiêu kiểm soát trong hoạt động lập hóa đơn được thực hiện với mức độ kiểm soát cao, đảm bảo có sự phê chuẩn. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động này còn đơn giản, còn ít thủ tục để kiểm soát hoạt động lập hóa đơn chặt chẽ hơn, chưa đảm bảo được tính chính xác trong quá trình lập hóa đơn vì không có bộ phận kiểm tra sự liên tục của hóa đơn để có thể phát hiện ra sai sót, mất hóa đơn. c) Đánh giá thủ tục kiểm soát lập hóa đơn Bảng 4.7. Bảng câu hỏi đối với hoạt động lập hóa đơn Câu hỏi Có 1. Hóa đơn có được người phụ trách lưu trữ theo thứ tự không? 2. Có sự phân nhiệm đầy đủ giữa nhân viên xuất hóa đơn, xử lí khoản phải thu tiền và các chức năng đối chiếu? 3. Hóa đơn có được kiểm tra độc lập trước khi gởi đi không? 4. Hóa đơn trước khi gởi đi có được sự phê chuẩn không? 5. Hóa đơn được lập có được dựa trên một căn cứ nào không? 6. Hóa đơn có được đánh số liên tục không? 7. Hóa đơn được lập có dựa trên bảng giá đã kí kết với khách hàng không? X 59 Không X X X X X X Nhận xét: Quy trình lập hóa đơn được thiết kế đơn giản, khá hiệu quả, có thể giảm bớt được những rủi ro. Các hóa đơn được lập có căn cứ hợp lí, được đánh số liên tục trước nên có thể kiểm tra được có mất hóa đơn hay không. Bên cạnh đó, do được thiết kế đơn giản, không có nhiều bộ phận tham gia để có thể kiểm soát lẫn nhau nên khó tránh khỏi sai sót trong quá trình lập hóa đơn do không có bộ phận kiểm tra lại hóa đơn đã được lập. d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán Misa đối với hoạt động lập hóa đơn Hình 4.3. Màn hình nhập liệu cho hóa đơn bán hàng chưa thu tiền Nhận xét: nhìn chung, các hình thức mẫu biểu, thiết kế trong Misa chưa có tính thẩm mỹ lắm, bù lại, những thiết kế đó đơn giản, giao diện giữa các phần hành gần như giống nhau, dễ sử dụng, sử dụng ngôn ngữ Tiếng Việt, phù hợp cho các nhân viên kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ có vốn Tiếng Anh còn hạn chế. Các khoản tiền chiết khấu, thanh toán, thuế GTGT được tính toán sẵn, thể hiện đầy đủ phía dưới màn hình giúp kế toán có thể kiểm tra lại số tiền đã tính trên hóa đơn xem có chính xác hay không. 60 4.2.2.4. Hoạt động thu tiền a) Mô tả hoạt động thu tiền bằng lưu đồ Kế toán Bắt đầu Ngân hàng Giấy báo có Ghi sổ cái, đối chiếu, ghi sổ chi tiết Giấy báo có Sổ cái Phải thu khách hàng Kết thúc Lưu đồ 4.4. Lưu đồ thể hiện hoạt động thu tiền Khi gần đến hạn thanh toán tiền hàng, kế toán tiến hành gọi điện nhắc nhở khách hàng. Các đơn hàng đều có giá trị rất lớn và khách hàng ở xa nên khách hàng không có trả hàng bằng tiền mặt mà luôn luôn thanh toán qua ngân hàng. Quá trình thu tiền hàng bắt đầu từ Giấy báo có của ngân hàng. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, ngân hàng gởi Giấy báo có đến cho phòng kế toán của công ty. Kế toán nhận được Giấy báo có tiến hành ghi sổ cái, sau đó đối chiếu số nợ phải thu và ghi vào sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng làm giảm nợ phải thu. Quá trình thu tiền được bắt đầu và kết thúc tại phòng kế toán, do kế toán xử lí toàn bộ nghiệp vụ thu tiền. b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát hoạt động thu tiền Bảng 4.8. Mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với hoạt động thu tiền Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát Mức độ kiểm soát Doanh thu ghi sổ là có thật, Ghi nhận doanh thu dựa vào hóa Cao và phải có căn cứ hợp lí đơn Doanh thu phải ghi đúng giá - Chỉ một kế toán theo dõi doanh Khá cao 61 trị, phản ánh đúng số tiền, thu để tránh nhầm lẫn, kế toán không ghi khống, ghi thiếu đó theo dõi doanh thu từ lúc lập hóa đơn - Làm dấu trên những chứng từ đã ghi nhận doanh thu Doanh thu được ghi nhận Tiến hành ghi nhận doanh thu đúng thời điểm phát sinh ngay sau khi lập hóa đơn gởi cho khách hàng Thu tiền hàng đúng hạn - Lập đề nghị về thời hạn thanh toán - Theo dõi chặt chẽ công nợ khách hàng, đôn đốc thu hồi nợ Theo dõi kịp thời các khoản - Theo dõi chặt chẽ công nợ phải thu khách hàng - Định kì, lập biên bản đối chiếu công nợ gởi khách hàng Các khoản phải thu được - Theo dõi chặt chẽ công nợ đảm bảo ghi sổ đầy đủ, khách hàng không bỏ sót - Lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng Ghi sổ đầy đủ, chính xác - Nhận giấy báo có từ ngân hàng và nhập liệu vào hệ thống - Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với số dư trong sổ chi tiết TK112 - Sắp xếp giấy báo theo thứ tự - Đối chiếu, kiểm tra giữa các giấy báo liên tiếp Cao Khá cao Cao Cao Cao Cao Cao Cao Cao Cao Khá cao Khá cao Nhận xét: Đối với hoạt động theo dõi nợ và thu tiền, công ty đã đề ra khá nhiều thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát này có mức độ kiểm soát cao, kiểm soát chặt chẽ các khoản nợ đảm bảo khách hàng thanh toán đúng, đủ và kịp thời thời hạn thanh toán, chủ động trong việc thu tiền nợ của khách hàng, đảm bảo khả năng tài chính cho công ty. c) Đánh giá thủ tục kiểm soát hoạt động thu tiền Bảng 4.9. Bảng câu hỏi đối với hoạt động thu tiền Câu hỏi 1. Có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán không? 2. Công ty có phân nhiệm đầy đủ giữa người lập phiếu thu và thu tiền? 3. Các phiếu thu có được đánh số thứ tự trước một cách liên tục hay không? 4. Các phiếu thu có được lập thành nhiều liên không? 62 Có X X X X Không 5. Có cập nhật công nợ khách hàng ngay sau khi thu tiền không? 6. Định kì có in báo cáo tuổi nợ khách hàng và xem xét lại? 7. Có đối chiếu giữa sổ chi tiết TK 111 và sổ quỹ không? 8. Có đối chiếu định kì giữa sổ chi tiết TK 112 với sổ phụ ngân hàng không? 9. Có lập đề nghị về thời hạn thanh toán không? 10. Công ty có quy trình theo dõi nợ phải thu trễ hạn không? 11. Có theo dõi chặt chẽ công nợ khách hàng không? 12. Hàng tháng có lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng không? 13. Có sắp xếp giấy báo theo thứ tự không? X X X X X X X X X Nhận xét: các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ theo dõi nợ phải thu và thu tiền khách hàng được thiết kế chặt chẽ, mang tính kiểm soát cao. Hầu hết là thủ tục kiểm soát thanh toán tiền qua ngân hàng. Doanh nghiệp chưa đưa ra thủ tục kiểm soát cụ thể cho các khoản thu tiền bằng tiền mặt do khách hàng hầu như thanh toán qua ngân hàng vì số tiền hàng lớn. d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán Misa đối với hoạt động thu tiền Hình 4.4. Màn hình nhập liệu khoản thu tiền khách hàng 63 Nhận xét: với nhu cầu thuần nhất về chức năng kế toán doanh nghiệp cho doanh nghiệp kế toán vừa và nhỏ như Việt Thành, Misa thật sự là một phần mềm phù hợp, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kế toán hiện hành và sử dụng đơn giản với giá cả phù hợp. Misa cho phép quản lí chặt chẽ các khoản nợ, đồng thời tự động bù trừ giữa các khoản phải thu của khách hàng với các khoản khách hàng đã trả. 64 CHƯƠNG 5 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH 5.1. CƠ SỞ ĐỀ RA GIẢI PHÁP Công ty đươc thành lập khá lâu (khoảng 14 năm) nhưng vẫn chưa có văn bản cụ thể về những quy định chung trong công ty hay văn bản quy định về quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong công ty. Hầu hết những quy định trong công ty được truyền miệng, hay ngầm hiểu. Điều đó có thể dẫn đến sự đùn đẩy trách nhiệm, thiếu trách nhiệm trong việc quản lí hay thực thi các hoạt động. Là một công ty may gia công, Việt Thành còn khá thụ động trong việc chủ động tìm hiểu khách hàng hay tìm kiếm khách hàng mới, chưa có kế hoạch tìm kiếm thêm khách hàng trong tương lai, thường hợp tác với một khách hàng duy nhất trong thời gian dài. Điều đó làm cho tình hình kinh doanh của công ty phụ thuộc vào một công ty khác, rất là rủi ro. Do thời gian hợp tác lâu dài nên thường có thái độ chủ quan, tin tưởng vào công ty lớn. Nếu công ty lớn phá sản hay đột ngột bỏ rơi thì Việt Thành sẽ trong tình trạng nguy đốn khi nguồn vốn là khoản phải thu bị mất, chưa kịp thời tìm ra và kí kết hợp đồng với khách hàng khác. Hoạt động giám sát được công ty thực hiện thường xuyên, xuyên suốt nhưng hoạt động giám sát đó chỉ được tập trung tại một bộ phận phân xưởng sản xuất. Các phòng ban liên quan thường ít được giám sát hơn. Ngoài ra, Giám đốc thường rất ít khi yêu cầu kế toán lập các báo cáo tài chính hay báo cáo quản trị để theo dõi, chỉ yêu cầu lập khi có cuộc họp với Hội đồng quản trị. Hiện tại, hoạt động kiểm tra hàng hóa xuất ra khỏi công ty chưa được kiểm tra chặt chẽ. Bảo vệ chỉ có thể kiểm tra hàng hóa có được phép xuất hay không nhưng không thể kiểm tra từng mặt hàng trong đó có giống như trong phiếu xuất. Ban Giám đốc rất ít khi kiểm tra đột xuất vấn đề này. Công ty không có bộ phận tín dụng để phân tích tình hình tài chính khách hàng, bộ phận này thu thập thông tin, phân tích và tìm hiểu tình hình tài chính của khách hàng nhằm đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng. Công ty chưa có phân nhiệm vụ cho một nhân viên nào đó chịu trách nhiệm tìm hiểu khách hàng. 65 Do đơn đặt hàng được đặt thường xuyên, xuyên suốt nên công ty không có thủ tục tìm hiểu khả năng thanh toán của khách hàng trước khi nhận đặt hàng. Bộ phận kế hoạch theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, là nơi lập phiếu xuất kho mà không có giữ lại một phiếu xuất kho nào để có thể tự theo dõi hàng hóa. Hóa đơn do phòng kế toán lập và trực tiếp gởi cho khách hàng, không có bộ phận nào độc lập kiểm tra lại sự chính xác của hóa đơn, có thể có tình trạng hóa đơn viết sai mà vẫn gởi cho khách hàng. Không có bộ phận kiểm tra tính liên tục của hóa đơn. Việc ghi sổ chứng từ tài khoản ngân hàng, đối chiếu sổ chi tiết TK 112 và sổ phụ ngân hàng chỉ do kế toán thanh toán thực hiện, không có sự kiểm tra độc lập của bất cứ người nào. Ngoài ra, cũng không có nhân viên độc lập nào kiểm tra việc đối chiếu sổ quỹ và sổ kế toán tiền mặt mà chỉ do kế toán thanh toán và thủ quỹ tự đối chiếu với nhau. Những việc này có thể gây ra tình trạng sai sót mà không phát hiện được và cũng có thể gian lận nếu những nhân viên này cố ý gian lận hoặc thông đồng. Hiện tại, công ty vẫn chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ hay một bộ phận kiểm tra độc lập việc thực hiện. Hiện tại, nhân viên xuất hóa đơn là kế toán tổng hợp kiêm luôn công việc hạch toán, xử lí nghiệp vụ và đối chiếu. Do công ty là công ty nhỏ, ít nghiệp vụ kế toán xảy ra nên một nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng. Trong bộ phận kế toán có một kế toán kho quản lí kho trên Excel, còn lại tất cả các công việc khác đều do kế toán tổng hợp chuyên trách, xử lí thông qua phần mềm kế toán, sự phân công trong phòng kế toán vẫn chưa hợp lí. Việc phân định vị trí của từng mặt hàng được thiết lập nhưng thủ tục kiểm soát này vẫn chưa khả thi do số lượng mặt hàng nhiều và hay thay đổi mặt hàng, các mặt hàng đều tương tự nhau, rất dễ gây nhầm lẫn. Hơn nữa, mặt bằng kho nhỏ, không thể chia nhỏ ra cho tất cả các mặt hàng khi mà không phải mặt hàng nào cũng luôn tồn trong kho, tại mỗi thời điểm, số mặt hàng đều khác nhau. Như vậy, cần thiết lập sự kiểm soát hàng trong kho chặt chẽ hơn nữa. 5.2. GIẢI PHÁP Công ty cần xây dựng nội quy, quy định chung trong công ty. Sau đó thiết lập văn bản quy định công việc cụ thể của từng phòng ban kèm theo sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động tại công ty. Văn bản nên thể hiện những quy tắc 66 trong quá trình xử lí, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận. Thêm vào đó, công ty nên lập ra những quy định khen thưởng và xử phạt đối với các hành vi sai phạm để mọi người trong công ty tuân thủ theo những quy định và phấn đấu đạt kết quả tốt hơn. Công ty cần phải tập trung và quy trách nhiệm trong việc điều hành cho các cá nhân đứng đầu bộ phận. Những hoạt động mà không ai chịu trách nhiệm dễ bị xem thường và không được quan tâm đúng mức sẽ có hoạt động không tốt đến những hoạt động của những bộ phận khác. Ngoài việc quy trách nhiệm cho trưởng bộ phận, công ty cần xác định rõ trách nhiệm cho từng cá nhân cụ thể. Việc giao hẳn trách nhiệm cho một cá nhân nào đó, buộc người này phải có ý thức đến công việc mình đang làm, gia tăng khả năng hoàn thành tốt công việc với ít gian lận và sai sót. Sự vận hành của một công ty là kết hợp những hoạt động, những công việc riêng lẻ với nhau. Do đó, trong việc ủy nhiệm và phân định trách nhiệm cần bao gồm cả trách nhiệm phối hợp công việc giữa các bộ phận và các cá nhân với nhau. Công ty nên chủ động tìm kiếm khách hàng, thiết lập nhiều mối quan hệ hơn, không nên quá bị động, phụ thuộc vào một mối. Ban giám đốc công ty thường xuyên giám sát hoạt động sản xuất là rất tốt, có thể tiếp xúc và trao đổi những khó khăn với công nhân viên. Tuy vậy, Giám đốc cũng nên quan sát hoạt động của các phòng ban vì đây là những bộ phận chủ chốt của công ty, nắm giữ các hoạt động chính nhưng vẫn chưa được theo dõi đúng mức, tình hình kinh doanh hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều các bộ phận này. Các báo cáo tài chính hay báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh cũng nên được xem xét kĩ và tìm hiểu nguyên nhân để đề ra giải pháp, kế hoạch. Ban Giám đốc nên có sự kiểm tra bất thường hoạt động xuất kho, hoạt động này không cần thường xuyên nhưng cũng cần phải tiến hành, để cảnh báo cho những trường hợp xuất kho trái phép. Công ty nên chủ động tìm hiểu khách hàng, thiết lập thêm nhiệm vụ mới đó là tìm hiểu về đối tác mới, về tình hình kinh doanh và khả năng thanh toán của khách hàng hiện tại để có thể đưa ra quyết định có hợp tác may gia công hay không vì hoạt động cung cấp dịch vụ này thường phải cho khách hàng thiếu nợ, ít thanh toán liền, chủ động tìm kiếm khách hàng thêm cho mình. Nhiệm vụ mới này nên giao cho một nhân viên ở phòng kế hoạch thực hiện và giao trách nhiệm hẳn hòi cho một nhân viên cụ thể. 67 Bộ phận kế hoạch nên lập phiếu xuất kho 4 liên để có 1 liên giữ tại bô phận để theo dõi sự xuất, nhập của hàng tồn kho. Hóa đơn khi bộ phận kế toán lập nên thông qua bộ phận kế hoạch kiểm tra và nhân viên bộ phận kế hoạch sẽ giao hóa đơn đó cho khách hàng. Do bộ phận kế hoạch lập thêm một phiếu xuất kho nên có thể đối chiếu, kiểm tra lại hóa đơn. Việc hóa đơn khi gởi đi đến khi nhận về sẽ được cả hai bộ phận theo dõi giảm được tình trạng quên mất hóa đơn. Cuối kì, bộ phận kế hoạch kiểm tra tính liên tục của hóa đơn tại phòng kế toán, kiểm tra xem có thiếu sót hóa đơn nào hay không. Ta nhận thấy sự phân chia công việc tại phòng kế toán chưa thật sự cân xứng. Một kế toán có vai trò quản lí kho, theo dõi, nhập liệu đơn giản trên Excel, còn một kế toán đảm nhận hết tất cả các vai trò còn lại, ngay cả việc lập hóa đơn, xử lí dữ liệu trên phần mềm và cả công việc đối chiếu số liệu. Nguyên nhân có thể là do nhân viên kế toán kho là nhân viên mới, chưa có kinh nghiệm, nghiệp vụ chưa vững. Tuy vậy, vẫn cần phải chia sẻ lại công việc giữa hai nhân viên để có thể giảm bớt gánh nặng cho một nhân viên, công việc ít hơn và đạt kết quả hơn. Cụ thể, kế toán kho sẽ làm công việc đối chiếu số liệu giữa các chứng từ, sổ sách và sẽ dễ phát hiện ra sai sót hơn một nhân viên vừa làm vừa kiểm tra. Như thế, khi kiểm tra, kế toán kho sẽ thắc mắc nhiều vấn đề mà vấn đề đó có thể đúng, có thể sai. Thắc mắc ở vấn đề đúng, kế toán tổng hợp xem xét lại và giải thích sẽ giúp cho kế toán kho nắm vững hơn về chuyên môn nghiệp vụ, còn vấn đề sai cả hai sẽ trao đổi tìm ra điểm sai sót hợp lí để sửa đổi. Như vậy, sau khi phân chia trách nhiệm lại, thủ tục kiểm tra, kiểm soát được kiểm soát chặt chẽ hơn. Khi hoạt động kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và thủ quỹ, nên cho kế toán kho đứng vào vai trò kiểm soát vì kế toán kho hoàn toàn độc lập với hoạt động này. Do quy mô tổ chức công ty nhỏ nên không thể có quá nhiều nhân viên, bộ phận trong công ty sẽ gây lãng phí nguồn tài nguyên. Để quản lí kho hàng hiệu quả, tránh tình trạng lấy nhầm hàng, công ty nên sắp xếp cho một nhân viên quản lí, trực tiếp sắp xếp hàng tồn kho. Những hoạt động nhập xuất kho hàng, sắp đặt vị trí sản phẩm đều phải thông qua sự quản lí, bố trí, sắp đặt của nhân viên này. Trên mỗi mặt hàng cụ thể, sẽ có tên mặt hàng mã hàng cụ thể để nhân viên quản lí tốt hơn, không nhầm lẫn. 68 CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1. KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Nó hỗ trợ cho kiểm toán trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Nó được coi là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống quản lí doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện. Qua đề tài này đã cho chúng ta thấy được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung cũng như kiểm soát nôi bộ chu trình doanh thu nói riêng. Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp cho nhà lành đạo có thể nâng cao hiệu quả quản lí, bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục và hiệu quả. Từ việc nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ thì doanh nghiệp mới chú trọng vào xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh. Và để xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh thì đòi hỏi doanh nghiệp phải dựa trên nhiều yếu tố khác nhau sao cho phù hợp với điều kiện thực tế tại đơn vị mình. Tuy nhiên, một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt đến đâu thì nó vẫn tồn tại những hạn chế vốn có của nó mà khó có nhà quản trị nào có thể kiểm soát tốt được. 6.2. KIẾN NGHỊ 6.2.1. Đối với doanh nghiệp Thị trường kinh doanh hàng may mặc hiện nay càng khó khăn, doanh nghiệp nên cần chủ động hơn trong quá trình tìm kiếm đối tác khách hàng, tự tạo thêm cho mình cơ hội. Thị trường xuất khẩu luôn đòi hỏi khắc khe về chất lượng hàng hóa, vì thế doanh nghiệp cần tập trung chú trọng vào tay nghề của công nhân viên, đảm bảo hàng hóa sản xuất ra đảm bảo chất lượng yêu cầu. Như thế mới có thể níu chân khách hàng tiếp tục đặt hàng sản xuất và thu hút thêm khách hàng mới. Để hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn, công ty nên ra văn bản hoặc quyết định quy định cụ thể về nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của từng phòng ban để đảm bảo tất cả các công việc được thực thi và được thực hiện bởi người có quyền. Doanh nghiệp nên ban hành văn bản về các quy định chung trong công ty, đặt ra chính sách khen thưởng công 69 nhân viên thực hiện tốt quy định tại công ty và đưa ra mức xử phạt cho các hành vi vi phạm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên thiết lập sự kiểm tra chéo về chứng từ, sổ sách giữa các bộ phận có liên quan như giữa phòng kế toán và phòng kế hoạch, giữa kế toán và thủ quỹ. Đẩy mạnh mối quan hệ với các cơ quan, ban ngành trong và ngoài tỉnh, các cơ quan tài chính nhằm nắm vững những chủ trương, chính sách kịp thời, tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. 6.2.2. Đối với nhà nước Nhà nước cần chỉ đạo kịp thời những thông tin, những thay đổi trên thị trường để công ty có kế hoạch điều chỉnh ứng phó. Nhà nước cần có sự hỗ trợ, có chính sách ưu đãi đối với doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động nữ như công ty Việt Thành. Hiện nay có sự mất cân đối giữa ngành dệt và ngành may. Hiện nay, ngành dệt vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu về nguyên phụ liệu cho ngành may. Điều này đặt ra yêu cầu là cần phải đầu tư ngành dệt theo chiều sâu, hình thành một số cụm sản xuất dệt, in nhuộm với công nghệ hiện đại nhằm đáp ứng cho ngành may xuất khẩu. Nhà nước cần phải có huy hoạch phát triển ngành dệt theo chiều sâu nhằm đảm bảo sự cân đối cho ngành dệt và may, có chính sách khuyến khích về tín dụng và thuế đối với doanh nghiệp và ngành dệt, có chính sách khuyến khích các doanh nghiệp may sử dụng nguồn nguyên liệu trong nước. Nhà nước cần chủ trương đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động đầu tư, nhất là thủ tục cho thuê đất nhằm hạn chế tối đa phiền hà cho doanh nghiệp; có cơ chế, chính sách cụ thể để phát triển công nghiệp phụ trợ ngành may và thu hút các dự án lớn giúp tăng nhanh giá trị sản lượng cho toàn ngành, nhanh chóng triển khai việc bảo lãnh tín dụng và hỗ trợ lãi suất cho các doanh nghiệp theo chủ trương của chính phủ; tiếp tục hoàn thiện cơ chế, chính sách cụ thể nhằm khuyến khích các doanh nghiệp dệt may đầu tư mở rộng sản xuất, đổi mới công nghệ. 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán-Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP. HCM. 2004. Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán. Sửa đổi và bổ sung lần 2. Nhà Xuất bản Thống kê - Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán-Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM. Kiểm toán. Tái bản lầm thứ năm. Nhà Xuất bản Lao động xã hội. - Lê Phước Hương, 2011. Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán II. Khoa Kinh tế-Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Cần Thơ - Ngô Hà Tấn và Nguyễn Hữu Cường, 2009. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán. Nhà Xuất bản Đà Nẵng - http://www.mof.gov.vn 71 [...]... tài là hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành 1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU CÓ LIÊN QUAN - Lê Thị Na (2010) Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần dệt Hòa Khánh – Đà Nẵng Nội dung: Đề tài tập trung tìm hiểu các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty sau đó rút ra những tồn tại yếu kém tại công ty đồng... hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty - Tìm hiểu và phân tích, đưa ra nhận xét về kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại công ty - Đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Về không gian Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành, số liệu được lấy từ Phòng Kế toán của công ty, ngoài ra còn thu thập thêm thông... tiêu chung Luận văn phân tích làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành nhằm tìm ra những hạn chế còn tồn tại Trên cơ sở đó, luận văn đề ra các giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại đơn vị 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Phân tích sơ bộ về kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty - Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát. .. hiệu quả của hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát mạnh mẽ sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát, hạn chế phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát Tuy nhiên, môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh, vì bản thân môi trường kiểm soát chưa đủ để đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát đặt ra... quan, tuân thủ pháp luật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao Ở đây muốn đề 14 cập đến chất lượng của bộ phận hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổng thể hệ thống Một doanh nghiệp không đảm bảo được các yêu cầu trên đối với bộ máy kiểm soát nội bộ thì không thể nào duy trì được một hệ thống kiểm soát nội bộ đúng đắn và hợp lí 2.1.1.5 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ Ở bất kì đơn vị nào, dù đã đầu... quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập sẽ giảm bao nhiêu khi kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là tốt và rủi ro kiểm soát là thấp Tuy nhiên, đây thực sự không phải là lợi ích duy nhất của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lí cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại cho doanh nghiệp - Những người làm công tác kiểm soát nội bộ phải độc lập, khách quan,... và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị” (theo VSA 400) Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, quan điểm, thái độ và hành động của người quản lí trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát, do đó nó là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của kiểm soát nội bộ, có ảnh hưởng... soát nội bộ đối với chu trình Doanh thu 19 Trong mỗi giai đoạn cụ thể của chu trình, tương ứng với mỗi mục tiêu kiểm soát luôn cần những thủ tục kiểm soát tương ứng trong những quy trình kiểm soát nhất định 20 a Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng Bảng 2.1 Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng Mục tiêu kiểm soát Quá trình kiểm soát Thủ tục kiểm soát Doanh thu ghi sổ của hàng gởi thực... thì hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện thông qua sự vận hành liên tục không ngừng của các quy chế kiểm soát trên các hoạt động của đơn vị - Nguyên tắc huy động: Theo nguyên tắc này thì hệ thống kiểm soát nội bộ phải huy động được toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát Mỗi người, mỗi bộ phận thông qua việc tự kiểm soát. .. việc thất thoát tài sản công ty 2.1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Để đáp ứng nhu cầu quản lí cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với năm yếu tố chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát a)Môi trường kiểm soát “Là những nhận thức, ... SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH .36 4.1 Hệ thống kiểm soát nội chu trình doanh thu công ty May Việt Thành 36 4.1.1 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội. .. DOANH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH 4.1 TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH 4.1.1 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội công ty may Việt Thành 4.1.1.1 Môi trường kiểm soát. .. sơ hệ thống kiểm soát nội 38 4.2 Hệ thống kiểm soát nội chu trình doanh thu công ty May Việt Thành 39 4.2.1 Tìm hiểu chu trình doanh thu công ty 39 4.2.2 Thủ tục kiểm soát

Ngày đăng: 09/10/2015, 23:35

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan