TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KNH DOANH NGUYỄN THỊ KIM HẰNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán Mã số ngành: 52340301 Tháng 12 năm 2013 1 LỜI CẢM TẠ Để hoàn thành được luận văn tốt nghiệp này, ngoài vốn kiến thức bản thân tích lũy được trong quá trình học tập, kiến thức thu được trong quá trình thực tập tại Công ty thì không thể thiếu sự giúp đỡ hướng dẫn của Giảng viên, của nhân viên tại Công ty. Em xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy Cô trường Đại học Cần Thơ đã tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức cho em trong suốt thời gian theo học tại trường. Cảm ơn Thầy Lê Tín đã hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Cảm ơn Ban Lãnh Đạo, Cô Chú, Anh Chị tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn đã nhận em vào thực tập và tạo mọi điều kiện thuận lợi, giúp đỡ trong suốt quá trình thực tập tại Công ty Do vốn kiến thức còn hạn hẹp, chưa có nhiều kiến thức thực tế trong công tác kế toán và thời gian thực tập tại Công ty còn ngắn. Do đó không tránh khỏi việc mắc phải một số sai sót. Mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp của giáo viên hướng dẫn và Công ty. Em xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày…...tháng……năm 2013 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Kim Hằng 2 LỜI CAM ĐOAN Em tên Nguyễn Thị Kim Hằng , là sinh viên lớp KT1120L3 trường Đại học Cần Thơ. Em xin cam đoan với BGH, Khoa Kinh tế - Quản trị Kinh doanh rằng luận văn tốt nghiệp do chính bản thân em thực hiện tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn các tài liệu và số liệu thực tế, trung thực do Cty cung cấp với sự hướng dẫn của Thầy Lê Tín. Đồng thời em xin cam kết rằng đây là đề tài nghiên cứu độc lập của cá nhân em, không sao chép của người khác và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu hay trên các trang web nào khác. Cần Thơ, ngày…...tháng……năm 2013 Nguyễn Thị Kim Hằng 3 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU .................................................................................1 1.1. Sự cần thiết của đề tài...................................................................................1 1.2. Mục tiêu nghiên cứu .....................................................................................2 1.2.1. Mục tiêu chung..........................................................................................2 1.2.2. Mục tiêu cụ thể ..........................................................................................2 1.3. Phạm vi nghiên cứu ......................................................................................2 1.3.1. Không gian nghiên cứu..............................................................................2 1.3.2. Thời gian nghiên cứu.................................................................................2 1.3.3. Đối tượng nghiên cứu ................................................................................2 1.4. Lược khảo tài liệu.........................................................................................3 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .............4 2.1. Cơ sớ lý luận ................................................................................................ 4 2.1.1. Khái niệm về chi phí..................................................................................4 2.1.2. Kiểm soát chi phí.......................................................................................4 2.2. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 11 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu................................................................... 11 2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu ................................................................. 11 CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN .......................................... 14 3.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty .................................................... 14 3.2. Hoạt động chính của công ty ...................................................................... 15 3.3. Cơ cấu tổ chức của công ty ........................................................................ 16 3.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty .......................................................... 21 3.4.1. Tổ chức nhân sự ..................................................................................... 21 3.4.2. Chế độ kế toán và hình thức kế toán ........................................................ 22 CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỀN NÔNG THÔN ......... 24 4.1. Khái quát về các loại chi phí của công ty ................................................... 24 4.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí của công ty ......................................... 26 4.2.1. Nhân tố bên ngoài công ty ...................................................................... 26 4.2.2. Nhân tố bên trong công ty ....................................................................... 27 4.3. Phân tích biến động và cơ cấu chi phí của những sự kiện có quy mô nhỏ... 28 4 4.3.1. Phân tích biến động chi phí của công ty .................................................. 29 4.3.2. Phân tích cơ cấu chi phí của công ty ....................................................... 33 4.4. Phân tích biến động và cơ cấu chi phí của những sự kiện có quy mô lớn ... 36 4.4.1. Phân tích biến động chi phí của công ty .................................................. 36 4.4.2. Phân tích cơ cấu chi phí của công ty ....................................................... 43 4.5. Đánh giá tình hình thực hiện chi phí của công ty so với chi phí kế hoạch .. 47 4.5.1. Đánh giá việc thực hiện chi phí của công giữa chi phí thực tế so chi phí kế hoạch ........................................................................................................... 47 4.5.2. Đánh giá hiệu quả quản lý chi phí của công ty quam chỉ số tài chính ...... 53 CHƯƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN ...................................................................................... 55 5.1. Thuận lợi và khó khăn ............................................................................... 55 5.1.1. Thuận lợi ................................................................................................ 55 5.1.2. Khó khăn ................................................................................................ 55 5.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị chi phí tại công ty ............................................................................................................. 56 CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ..................................................... 58 6.1. Kết luận ..................................................................................................... 58 6.2. Kiến nghị ................................................................................................... 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 60 5 DANH SÁCH BẢNG Trang Bảng 4.1. Bảng tổng hợp chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ...........................30 Bảng 4.2. Bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ................34 Bảng 4.3. Bảng tổng hợp chi phí của các sự kiện có quy mô lớn ...........................38 Bảng 4.4. Bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô lớn ................44 Bảng 4.5. Bảng so sánh chi phí giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch năm 2010 .... 48 Bảng 4.6. Bảng so sánh chi phí giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch năm 2011 .... 50 Bảng 4.7. Bảng so sánh chi phí giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch năm 2012 .... 52 Bảng 4.8. Bảng tổng hợp tỷ suất chi phí giữa các năm...........................................54 6 DANH SÁCH HÌNH Trang Hình 2.1. Sơ đồ quá trình kiểm soát chi phí............................................................ 5 Hình 2.2. Sơ đồ quá trình lập dự toán chi phí.........................................................10 Hình 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty .................................................................16 Hình 3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty ...........................................21 Hình 3.3. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhât ký chung ........................................23 Hình 4.1. Biểu đồ biến động chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ......................31 Hình 4.2. Biểu đồ cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ...........................35 Hình 4.3. Biểu đồ biến động chi phí của các sự kiện có quy mô lớn ......................36 Hình 4.4. Biểu đồ cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô lớn............................45 Hình 4.5. Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch năm 2010 ..............................................................................................................49 Hình 4.6. Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch năm 2011 ..............................................................................................................51 Hình 4.7. Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch năm 2012 ..............................................................................................................53 7 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PTNT: Phát triển nông thôn GĐTT XTTM: Giám đốc trung tâm xúc tiến thương mại VP: Văn phòng HĐQT: Hội đồng quản trị CP: Chi phí HC: Hội chợ CPDD: Chi phí dàn dựng CP QBTT: Chi phí quảng bá tuyên truyền CP NC: Chi phí nhân công CP PVTT: Chi phí phục vụ tổng thể CP TCHĐ: Chi phí tổ chức các hoạt động CP TT: Chi phí trang trí 8 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Trong tình hình kinh tế thế giới ngày càng phát triển và ngày càng đa phương hóa, Việt Nam với nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa cũng đang dần dần từng bước hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Đặc biệt là từ khi Việt Nam gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới WTO, nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển mạnh mẽ với nhiều thành phần, nhiều hình thức với nhiều chủ thể. Bên cạnh những thuận lợi có được khi gia nhập WTO thì nền kinh tế nước ta cũng đứng trước không ít khó khăn và thách thức. Môi trường kinh tế luôn có sự cạnh tranh gay gắt, đặc biệt là các doanh nghiệp cùng ngành. Đứng trước thực trạng đó, đòi hỏi các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ. Đồng thời đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những chiến lược hoạt động đúng đắn. Bất cứ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nào cũng đều mong muốn rằng hoạt động kinh doanh của mình đạt hiệu quả cao nhất, nhằm đạt đến mục tiêu là đem về nguồn lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. Trong điều kiện cơ chế thị trường luôn có sự biến động và cạnh tranh gay gắt, điều quan trọng đối với doanh nghiệp là phải làm sao để bảo toàn được vốn và phải biết sử dụng đồng vốn ra sao cho hiệu quả. Để đánh giá một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hay không, không phải chỉ nhìn vào kết quả doanh thu của doanh nghiệp đó có cao hay không, mà phải xem xét từng yếu tố cụ thể. Doanh thu bao nhiêu là đạt, và để đạt được mức doanh thu đó thì doanh nghiệp phải bỏ ra một mức chi phí là bao nhiêu? Do đó, trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến vấn đề chi phí, vì mỗi đều đồng chi phí bỏ ra đều liên quan đến lợi nhuận. Vì vậy, một trong những vấn đề doanh nghiệp đặc biệt coi trọng là làm thế nào để kiểm soát được chi phí của doanh nghiệp, tiết kiệm được tối đa chi phí bỏ ra và mang lại hiệu quả cao nhất. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều cần phải có chi phí. Chi phí là khoản tiền mà doanh nghiệp phải bỏ ra cho công việc kinh doanh của mình nhằm tạo ra sản phẩm và cung cấp sản phẩm dịch vụ. Chi phí này phải được tính toán như thế nào để phù hợp, cân đối và quan trọng là phải tối thiếu nhất nhưng có thể đem về nguồn doanh thu cao nhất. Việc tính toán và phân tích chi phí này sẽ giúp cho nhà quản trị có thể kiểm soát được các khoản chi phí 9 , đưa ra những quyết định đúng đắn trong kinh doanh, và từ đó có thể lập được những kế hoạch cũng như những phương hướng hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Nhận thấy tầm quan trọng của việc phân tích chi phí trong doanh nghiệp nên em đã chọn đề tài “Phân tích thực trạng quản trị chi phí tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA)” làm đề tài thực tập tốt nghiệp. 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1. Mục tiêu chung Phân tích thực trạng quản trị chi phí tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA). 1.2.2. Mục tiêu cụ thể Phân tích và đánh giá tình hình biến động chi phí tại tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA). Đánh giá tình hình quản trị chi phí của công ty. Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị chi phí của công ty. Đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị chi phí tại Công ty Cồ phần Hội chợ quốc tế và phát triển nông thôn (IFA). 1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1. Không gian nghiên cứu Đề tài được thực hiện tại Công ty Cồ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA). 1.3.2. Thời gian nghiên cứu Số liệu sử dụng trong đề tài được thu thập trong giai đoạn 3 năm 2010, 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013. Thời gian thực hiện đề tài: đề tài được thực hiện trong thời gian từ tháng 9 đến tháng 12 năm 2013. 1.3.3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài chủ yếu là các loại chi phí phát sinh tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA). 10 1.4. LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU Lê Phương Thúy Oanh (2012) – Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty Dược phẩm Bidiphar 1. Tác giả đã sử dụng phương pháp thống kê, tổng hợp, so sánh để thực hiện đề tài. Tác giả cũng đã đưa ra một số nhược điểm của công ty như: về công tác xây dựng định mức, lập dự toán chi phí tại công ty: khâu lập dự toán là khâu quan trọng, tại công ty, công tác lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chủ yếu dựa trên cơ sở số liệu của các năm trước và dựa theo kinh nghiệm thực tế; công ty chưa lập dự toán chi phí linh hoạt để có thể dự báo mức chi phí ở các mức độ hoạt động khác nhau giúp nhà quản trị linh hoạt trong việc đưa ra quyết định kinh doanh; công ty chưa phân tích được các biến động chi phí, các khoản mục chi phí chưa được phân tích nên chưa đáp ứng được nhu cầu kiểm soát chi phí một cách có hiệu quả. Lê Thị Ánh Hoa ( 2012) – Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty Cổ phần Thương mại sản xuất Duyên Hải. Tác giả đã sử dụng phương pháp thống kế, tổng hợp, so sánh để thực hiện đề tài. Luận văn đã hệ thống hoá và phát triển các lý luận chung về quản trị chi phí trong doanh nghiệp sản xuất phục vụ hiệu quả cho quản trị nội bộ. Đánh giá thực trạng công tác kế toán quản trị chi phí tại công ty, những mặt đã làm được cũng như những vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán quản trị chi phí. Luận văn đã phân tích sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản trị chi phí và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại công ty. Nhìn chung, các tác giả đều có quan điểm chung là phân tích thực trạng quản trị chi phí tại công ty dưạ trên các nhận diện và phân loại chi phí, xác định định mức và lập kế hoạch chi phí, vai trò của kế toán quản trị chi phí đối với doanh nghiệp, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, hầu hết đều tập trung phân tích ở các công ty sản xuất thương mại. Cho đến nay theo tìm hiểu của tác giả chưa có bài viết hay tác giả nào nghiên cứu cụ thể về quản trị chi phí tại các công ty dịch vụ, mà cụ thể là công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn. Vì vậy, dựa trên cơ sở lược khảo tài liệu có liên quan và số liệu thực tế tại công ty, nên em đã tiến hành thực hiện đề tài này. Bài viết sẽ áp dụng phương pháp so sánh số tuyệt đối cũng như tương đối để so sánh số chênh lệch chi phí giữa các năm, cũng như giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh. Bên cạnh đó với việc phân tích các tỷ số chi phí giữa các năm sẽ đánh giá được hiệu quả quản lý chi phí của công ty. Từ đó tìm ra nguyên nhân cũng như đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại công ty. 11 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1. Khái niệm về chi phí Theo các nhà nghiên cứu kinh tế thế giới: "Mọi hoạt động của con người mà tạo ra thu nhập là hoạt động sản xuất, nền sản xuất của một quốc gia bao gồm các ngành sản xuất ra sản phẩm vật chất và các ngành sản xuất sản phẩm dịch vụ. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng và khai thác nguồn lao động, vật tư, tài sản, tiền vốn đủ để thực hiện việc sản xuất chế tạo sản phẩm, cung cấp dịch vụ. Trong quá trình đó doanh nghiệp phải bỏ ra các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá cho kinh doanh của mình, chi phí bỏ ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh được gọi là chi phí. Tóm lại chi phí là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp chi ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ. Kết quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh là doanh nghiệp sản xuất hoàn thành sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đáp ứng nhu cầu của sản xuất, tiêu dùng xã hội. 2.1.2 Kiểm soát chi phí 2.1.2.1. Kiểm soát chi phí là gì Kiểm soát chi phí là hành động chủ quan của các nhà quản lý doanh nghiệp nhằm kiểm soát chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để thực hiện các hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định. Để làm tốt chức năng này, nhà quản lý cần phải trả lời các câu hỏi sau: - Doanh nghiệp có các khoản mục chi phí nào? - Tiêu chuẩn định mức chi phí là bao nhiêu? - Chi phí nào hợp lý và chi phí nào chưa hợp lý? - Nguyên nhân vì sao? - Biện pháp giải quyết? Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát chi phí thích hợp cùng chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và 12 cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh. Những bước công việc đó có thể được thể hiện qua sơ đồ sau Quá trình kiểm soát chi phí Các tiêu chuẩn định mức Mục tiêu kiểm soát chi phí Điều chỉnh cụ thể Nguyên tắc kiểm soát chi phí Nội dung kiểm soát chi phí Phương tiện công cụ Hình thức kiểm soát chi phí Hệ thống kiểm soát chi phí Chi phí cho hoạt động kiểm soát Nguồn: Nguyễn Đại Thắng, 2003, Kiểm soát chi phí. Nhà xuất bản trẻ Hình 2.1: Sơ đồ quá trình kiểm soát chi phí 2.1.2.2. Sự cần thiết của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý doanh nghiệp, thẩm định tính đúng, sai, hợp lý của các khoản chi phí. Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh. Khác với các tổ chức không vì lợi nhuận như: các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội… Doanh nghiệp được thành lập vì mục đích thu được lợi nhuận. Các tổ chức kinh doanh khác nhau ở sản phẩm hay dịch vụ mà chúng cung cấp. Do vậy chúng ta có thể chia doanh nghiệp thành các loại hình như sau: - Doanh nghiệp sản xuất: Sản xuất ra sản phẩm và đem bán cho khách hàng; công ty thương mại hay một doanh nghiệp sản xuất khác. 13 - Doanh nghiệp thương mại: mua hàng do doanh nghiệp khác sản xuất rồi đem bán cho người tiêu dùng - Doanh nghiệp dịch vụ: cung cấp dịch vụ (như dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ ngân hàng, dịch vụ kế toán…) cho người sử dụng. Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động chủ yếu của các doanh nghiệp là chuyển hóa các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của doanh nghiệp được xem là chi phí. Như vậy chi phí là các khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích và được biểu hiện bằng tiền. Đối với nhà quản lý thì chi phí là mối quan tâm hàng đầu. Bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã bỏ ra. Do đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp. 2.1.2.3. Vai trò của kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí. Từ đó đưa ra những quyết định về chi phí ngắn hạn hay dài hạn của doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một hành động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý để kiểm soát được chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là những chi phí có thể kiểm soát được để đề ra các biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình, nếu không việc kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức và thời gian doanh nghiệp đã bỏ ra. Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động nhất định trong thời kỳ. Vì vậy một nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là phải xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Quản lý chi phí bao gồm: - Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí - Thiết lập một chính sách phân chia chi phí - Lập kế hoạch cho chi phí Mục đích của doanh nghiệp hầu hết đều là mong muốn đem về lợi nhuận cho doanh nghiệp. Mà như ta đã biết lợi nhuận được xác định bằng công thức sau: Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí 14 Như vậy để đem lại nhiều lợi nhuận, chúng ta chỉ có hai cách: - Một là tăng doanh thu. Điều này đồng nghĩa với việc tăng các khoản thu đối với khách hàng, nâng cao giá bán… nhưng đây là một giải pháp thiếu khả thi, vì trên thị trường đầy những đối thủ cạnh tranh. - Hai là giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Đó là kiểm soát các khoản chi mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm và sử dụng cớ hiệu quả. Do đó có thể thấy rằng, kiểm soát chi phí có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý của doanh nghiệp. 2.1.2.4. Nguyên tắc chung của kiểm soát chi phí Nguyên tắc 1: Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát Thực chất của nguyên tắc này là sự kết hợp của hai nguyên lý: kiểm soát có trọng điểm và nguyên lý độ đa dạng thích hợp. Sở dĩ như vậy là vì trong doanh nghiệp các chi phí rất đa dạng, phức tạp, mà không phải chi phí nào chúng ta cũng có thể thay đổi theo mong muốn vì có những khoản chi phí cố định theo các hợp đồng. Vì vậy, doanh nghiệp nên tập trung vào các khoản chi mang tính biến động lớn bằng sự tích cực của mình doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp sử dụng hiệu quả, tiết kiệm. Cũng theo nguyên tắc này, các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải xác định rõ tầm kiểm soát của mình để có thể xây dựng kế hoạch làm việc phù hợp với chức năng, quyền hạn các bộ phận cá nhân làm sao đảm bảo tính hệ thống và phát huy sự sáng tạo của mọi người. Có như vậy, trong phạm vi trách nhiệm, quyền lợi và quyền hạn của mình thì từng cá nhân sẽ thực hiện hiệu quả. Nguyên tắc 2: Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp không thể thay đổi. Thông thường những chi phí được xác định qua các hợp đồng lao động, thuê mặt bằng, khấu hao,… là cố định trong từng thời kỳ và doanh nghiệp không thể thay đổi. Nhưng với mục tiêu là sử dụng hiệu quả các khoản chi phí, doanh nghiệp cần đưa ra những giải pháp tối đa hóa hiệu quả, mà suy cho cùng là tăng năng suất lao động. Nguyên tắc 3: Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp Các nhà quản trị cần phải có thông tin kịp thời, chính xác và xác thực. Đó là điều kiện quan trọng để họ có những quyết định đúng đắn. Thông tin là 15 đầu vào của quyết định, vì thế để có thông tin họ cần được báo cáo kịp thời và đầy đủ. Báo cáo tài chính, mà trong đó báo cáo chi phí là bộ phận quan trọng đối với kiểm soát chi phí. Muốn có được các báo cáo chi phí liên tục thì hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp phải liên thông và quan trọng là phải có sự tham gia đầy đủ của mọi người. Các phòng ban cá nhân đều có thể tham gia, phản ánh khi chi phí có vấn đề. Có như vậy vấn đề chi phí sẽ được phát hiện kịp thời và chính xác, từ đó đưa ra những giải pháp thích hợp Nguyên tắc 4: Nguyên tắc khách quan Đây là một nguyên tắc chung chi chức năng kiểm soát chi phí trong bất kỳ loại hình tổ chức nào. Nhưng nó đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp và với chức năng kiểm soát chi phí. Vì chi phí là một phạm trù kinh tế phức tạp, liên quan đến nhiều người và bị chi phối bởi vần đề lợi ích. Kiểm soát chi phí không khách quan sẽ dễ đưa ra những quyết định tùy tiện theo chủ kiến của mình và khi không đúng thực tế sẽ gây ra những thông tin phản hồi thất thiệt cho các nhà quản lý và làm ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Nguyên tắc 5: Nguyên tắc chuẩn mực Nhiệm vụ của kiểm soát chi phí là đem lại hiệu quả sử dụng chi phí cho doanh nghiệp, đó là dấu mốc mà nhờ đó hoạt động kiểm soát chi phí có cơ sở để so sánh đánh giá. Hệ thống chuẩn mực này là những định mức đã được xây dựng trong kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp về thời hạn, số lượng, giá cả, các mối quan hệ với nguồn vốn của doanh nghiệp. Nguyên tắc 6: Nguyên tắc kinh tế Để chức năng kiểm soát chi phí được tiến hành, doanh nghiệp cần đến con người, công cụ, vì thế cần phải tốn chi phí. Nguyên tắc kinh tế đòi hỏi kiểm soát chi phí phải thu được hiệu quả tức là những lợi ích thu được phải lớn hơn chi phí doanh nghiệp đã bỏ ra để thực hiện chức năng kiểm soát một khoản chi phí nào đó, hoặc tổng thể chi phí của doanh nghiệp, tránh lãng phí cho những công việc không cần thiết mà đi ngược lại mục tiêu đã đề ra. 2.1.2.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp Kiểm soát chi phí bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nhưng tập trung lại có những nhân tố cơ bản sau: 16 Thông tin thực tế các khoản chi phí trong doanh nghiệp. Đó là điều kiện tiên quyết để các chủ thể quản lý thực hiện chức năng kiểm soát, chỉ khi nhận biết và hiểu thực tế chi phí trong doanh nghiệp thì mới có thể xác định được những khoản chi phí cần điều chỉnh cũng như những kinh nghiệm tốt từ những khoản chi hiệu quả. Nhân tố thứ hai đó là hệ thống tiêu chuẩn định mức mà doanh nghiệp xây dựng. Đó là những mục tiêu đã được số hoá trên những kế hoạch, chương trình mục tiêu của doanh nghiệp, trên cơ sở từ những kết quả phân tích kinh tế vi mô và mục tiêu của doanh nghiệp. Quan hệ cung cầu trên thị trường đầu vào cũng là nhân tố ảnh hưởng lớn tới kết quả chi phí. Sự biến động quan hệ cung cầu đầu vào biểu hiện qua giá cả, khi giá tăng chi phí sẽ tăng và giá giảm doanh nghiệp sẽ giảm được giá thành sản phẩm. Đây là nhân tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp chỉ có thể chấp nhận, thích ứng theo xu hướng biến động đó.Cuối cùng kiểm soát chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giải pháp, công cụ mà doanh nghiệp đưa ra. Trên cơ sở những thông tin có được, những giải pháp để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả sẽ được đưa ra và kết quả đạt được đến đâu phụ thuộc vào tính đúng đắn của những biện pháp đó. 2.1.2.6. Phân tích biến động chi phí trong kiểm soát chi phí Chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty cũng như lợi thế cạnh tranh của công ty. Giảm chi phí thì lợi nhuận có thể tăng hoặc ngược lại. Tăng chi phí để tăng sản lượng tiêu thụ thì có thể tăng lợi nhuận. Giảm chi phí thì có thể tăng khả năng cạnh tranh. Do đó, muốn tăng lợi nhuận và khả năng cạnh tranh thì phải tiến hành kiểm soát chi phí. Chi phí thực tế có thể cao hơn hay thấp hơn chi phí định mức. Do đó, muốn tiết kiệm chi phí thì phải nhận biết những lợi thế làm giảm chi phí để tận dụng tiếp tục, nhận biết những bất lợi làm tăng chi phí để có biện pháp khắc phục. Muốn nhận biết được lợi thế hay bất lợi trong chi tiêu để chi phí thực hiện có thể thấp hơn hay cao hơn định mức thì phải tiến hành phân tích sự biến động của chi phí. Phân tích biến động chi phí là so sánh chi phí thực tế và chi phí định mức để xác định biến động (chênh lệch) chi phí, sau đó tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động và đề xuất biện pháp thực hiện cho kỳ sau nhằm tiết kiệm chi phí. Phân tích biến động chi phí là kiểm soát sau khi kinh doanh xong và trước khi bắt đầu kinh doanh để tìm biện pháp tiết kiệm chi phí 17 2.1.2.7. Quy trình lập kế hoạch chi phí Dự toán chi phí sản xuất kinh doanh là những dự kiến (kế hoạch) chi tiết chỉ rõ cách thức huy động và sử dụng các nguồn lực cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách toàn diện và phối hợp, được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai, theo yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp. Lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh bắt đầu từ việc tổng hợp thông tin thực hiện như tình hình thực hiện dự toán năm trước, các định mức tiêu chuẩn… kết hợp với các thông tin hiện hành như kế hoạch kinh doanh của công ty, sự biến động cung – cầu trên thị trường. Trên cơ sở đó sẽ lập nên một bảng dự toán chi phí sản xuất kinh doanh hoàn chỉnh. Khi các hoạt động được tiến hành, các số liệu thực tế sẽ được ghi nhận và được so sánh với số liệu dự toán. Các chênh lệch sẽ được tính toán, phân tích, ghi nhận. Từ đó xác định được nguyên nhân và nhân tố ảnh hưởng. Lập kế hoạch chi phí là việc xác định toàn bộ mọi chi phí kinh doanh chi ra để hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông qua việc lập kế hoạch chi phí, doanh nghiệp có thể kiểm tra tình hình sử dụng chi phí, khả năng tiết kiệm chi phí để thúc đẩy cải tiến biện pháp quản lý kinh doanh. Lập kế hoạch chi phí sẽ phục vụ đắc lực cho việc hoàn thành nhiệm vụ tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp mình. Khi sản xuất kinh doanh, mục tiêu nhiệm vụ này luôn được doanh nghiệp cố gắng thực hiện và luôn tìm tòi khai thác tiềm năng hạ thấp chi phí của doanh nghiệp mình. Quy trình lập dự toán chi phí được thể hiện qua sơ đồ sau Số liệu (thông tin thực hiện) Thông tin hiện hành Lập dự toán (chi phí ước tính) Chi phí thực tế Phân tích biến động chi phí Xác định nguyên nhân Hành động hiệu chỉnh Nguồn: Tuyển tập báo cáo nghiên cứu khoa học lần VII – ĐH Đà Nẵng 2010 Hình 2.2: Sơ đồ quy trình lập dự toán chi phí 18 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu Phân tích dựa trên các chỉ tiêu số liệu thứ cấp về các loại chi phí phát sinh của công ty thu thập được trong Bảng cân đối kế toán, Bảng báo cáo kết quả kinh doanh, các số liệu chứng từ kế toán trong 3 năm 2010, 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn. 2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu Mục tiêu 1: Phân tích và đánh giá tình hình biến động chi phí tại tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA). Đối với mục tiêu này đề tài sử dụng phương pháp so sánh bằng số tuyệt đối và tương đối để thực hiện. Phương pháp số tương đối hay phương pháp so sánh số là một trong những phương pháp so sánh được sử dụng rất rộng rãi trong phân tích kinh doanh. Sử dụng phương pháp so sánh trong phân tích là đối chiếu các chỉ tiêu, các hiện tượng kinh tế đã được lượng hoá có cùng một nội dung, một tính chất tương tự để xác định xu hướng và mức độ biến động của các chỉ tiêu đó. Nó cho phép chúng ta tổng hợp được những nét chung, tách ra được những nét riêng của các hiện tượng kinh tế đưa ra so sánh, trên cơ sở đó đánh giá được các mặt phát triển hay các mặt kém phát triển, hiệu quả hay kém hiệu quả để tìm các giải pháp nhằm quản lý tối ưu trong mỗi trường hợp cụ thể. Vì vậy, để tiến hành so sánh cần phải thực hiện những vấn đề cơ bản sau đây: Lựa chọn tiêu chuẩn để so sánh: Tiêu chuẩn so sánh là chỉ tiêu được lựa chọn để làm căn cứ so sánh, được gọi là kỳ gốc so sánh. Tuỳ theo mục đích nghiên cứu mà lựa chọn kỳ gốc so sánh cho thích hợp. Các gốc so sánh có thể là: Tài liệu của năm trước (kỳ trước hay kế hoạch) nhằm đánh giá xu hướng phát triển của các chỉ tiêu. Các mục tiêu đã dự kiến (kế hoạch, dự đoán, định mức) nhằm đánh giá tình hình thực hiện so với kế hoạch, dự đoán và định mức. Các chỉ tiêu trung bình của ngành, của khu vực kinh doanh; nhu cầu hoặc đơn đặt hàng của khách hàng... nhằm khẳng định vị trí của các doanh nghiệp và khả năng đáp ứng nhu cầu. Các chỉ tiêu của kỳ được chọn để so sánh với kỳ gốc được gọi là chỉ tiêu kỳ thực hiện và là kết quả kinh doanh đã đạt được. 19 Ðiều kiện so sánh: Ðể thực hiện phương pháp này có ý nghĩa thì điều kiện tiên quyết là các chỉ tiêu được sử dụng trong so sánh phải đồng nhất. Trong thực tế, chúng ta cần quan tâm cả về thời gian và không gian của các chỉ ti êu và điều kiện có thể so sánh được giữa các chỉ ti êu kinh tế. Về thời gian: là các chỉ tiêu được tính trong cùng một khoảng thời gian hạch toán và phải thống nhất trên 3 mặt sau: Phải phản ánh cùng nội dung kinh tế. Các chỉ tiêu phải cùng sử dụng một phương pháp tính toán. Phải cùng một đơn vị đo lường. Phương pháp so sánh là phương pháp được áp dụng một cách rộng rãi trong tất cả các công đoạn của phân tích kinh doanh, so sánh giữa các năm rồi đi đến kết luận. Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến nhất trong phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh. So sánh bằng số tương đối Phương pháp so sánh số tương đối: Là tỷ lệ phần trăm (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu kỳ gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu kỳ gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng. Ta có công thức tính số chênh lệch tương đối như sau: F1 % F= x 100 - 100 F0 (2.1) Trong đó: %F: tỷ lệ chênh lệch giữa kỳ phân tích so với kỳ gốc F1: trị số chỉ tiêu kỳ phân tích F0: trị số chỉ tiêu kỳ gốc Phương pháp so sánh số tuyệt đối: Là phương pháp so sánh giữa trị số của chỉ tiêu kinh tế kỳ phân tích so với kỳ gốc. Kết quả so sánh biểu hiện biến động khối lượng, quy mô của các hiện tượng kinh tế 20 Ta có công thức tính số chênh lệch tương đối như sau: F = F1 – F0 (2.2) Trong đó: F: trị số chênh lệch giữa 2 kỳ phân tích F1: trị số chỉ tiêu kỳ phan tích F0: trị số chỉ tiêu kỳ gốc Mục tiêu 2: Đánh giá tình hình quản trị chi phí của công ty. Để đánh giá tình hình quản trị chi phí của công ty, ta áp dụng phương pháp so sánh bằng số tương đối và số tuyệt đối để thực hiện. Ngoài ra, ta áp dụng thêm phương pháp so sánh tỷ suất chi phí để tiến hành đánh giá hiệu quả quản trị của công ty. Tỷ suất chi phí là chỉ tiêu chất lượng phản ánh mối liên hệ giữa chi phí và doanh thu trong một thời kỳ nhất định, để đạt được một đồng doanh thu, doanh nghiệp cần phải bỏ ra bao nhiêu đồng chi phí. Ta có công thức tính tỷ số chi phi như sau: Tổng chi phí Tỷ suất chi phí (PCP) = x 100% Doanh thu Mục tiêu 3: Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị chi phí của công ty, đề tài sử dụng phương pháp so sánh để thực hiện. Phương pháp này dùng những ảnh hưởng của nhân tố bên ngoài công ty so sánh với những yếu tố bên trong công ty nhằm thể hiện tác động của từng yếu tố lên chi phí của công ty. Từ đó, có thể đưa ra những nhận định vể khó khăn cũng như thuận lợi của công ty. Mục tiêu 4: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị chi phí tại Công ty Cồ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông Thôn (IFA), đề tài thực hiện liên hệ thực tế, căn cứ và tình hình chi phí cụ thể của công ty mà đưa ra những giải pháp cụ thể. 21 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 3.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY Ngày 15/01/2007, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ban hành Quyết định số 119/QĐ- BNN- TCCB và Quyết định số 120/QĐ-BNN-TCCB về việc thành lập Ban chỉ đạo và Ban tổ chức Triển lãm hàng năm; Ngày 24/03/2007, ban hành Quyết định số 113/QĐ-BNN-VP về việc tặng giải thưởng “Bông lúa vàng Việt Nam- Thương hiệu vàng chất lượng” tại chuỗi hội chợ Bông lúa vàng Việt Nam; Ngày 30/06/2008, Báo Nông nghiệp Việt Nam ban hành quyết định số 46/NNVN-QĐ về việc thành lập Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế & PTNT (IFA) và bổ nhiệm các chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc công ty. Ngày 08 tháng 08 năm 2008, Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và phát triển nông thôn (IFA) chính thức được thành lập và đi vào hoạt động với chức năng chính là Nhà tư vấn và tổ chức chuyên nghiệp hội chợ triễn lãm, sự kiện, Festival, quảng cáo thương mại, dịch vụ du lịch trong nước và quốc tế. Tên giao dịch quốc tế: International Fair & Rural Development Corp Tên viết tắt: IFA Địa chỉ: 49 Lý Tự Trọng, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ Điện thoại: 0710.2221678 – 2221679 Fax: 0710.3733052 Email: bongluavangvietnam@ifa.com bongluavangvietnam@gmail.com Website: http://www.ifa.vn Tài khoản số: 011.100.0751831 tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam, chi nhánh Cần Thơ Mã số thuế: 1800718828 Các văn phòng đại diện Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh Địa chỉ: 58 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh 22 Điện thoại: 08. 39101376 Fax: 08. 39101376 Văn phòng đại diện tại Hà Nội Địa chỉ: 1059 Hồng Hà, Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại: 04. 38256492 Fax: 04.38252923 Với những năm đầu khởi nghiệp, Công ty IFA phải trải qua nhiều giai đoạn khó khăn, vừa phải làm thương hiệu, vừa xây dưng kế hoạch, vừa liên hệ với các địa phương, với đối tác, với doanh nghiệp để chứng minh năng lực, bảo vệ các chương trình,… thậm chí làm tư vấn và thực hiện những chương trình, sự kiện, hội chợ,…. không tính thù lao để xây dựng sự phát triển cho tương lai của IFA. Hiện nay, Công ty IFA đã thiết lập, xây dựng và phát triển mối quan hệ đối tác bền vững với nhiều địa phương, doanh nghiệp, công ty trong và ngoài nước…. Trong quá trình hoạt động, công ty cũng đã nhận được hơn 120 Bằng khen, giấy khen của các cấp lãnh đạo các tỉnh dành cho các cá nhân và tập thể Công ty IFA đã có thành tích đóng góp cho địa phương qua các kỳ hội chợ triển lãm – lễ hội, Festival…. Công ty IFA ngày càng khẳng định được uy tín, vị thế của mình cả về chất lượng và hiệu quả hoạt động. Với những thành quả đã đạt được, cùng với đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, sáng tạo, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động, Công ty IFA quyết tâm sẽ vượt qua những trở ngại, khó khăn để vươn tới những thành công, đảm bảo cung cấp các tiện ích cho các địa phương, đơn vị, doanh nghiệp khi quan hệ hợp tác với IFA, khẳng định và bảo vệ mục tiêu “Phục vụ sự thành đạt của doanh nghiệp”. 3.2. HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA CÔNG TY  Ngành nghề kinh doanh chính: Dịch vụ quảng cáo thương mại, tư vấn và trực tiếp tổ chức Festival, hội chợ triển lãm nông nghiệp - công nghiệp – thương mại – dịch vụ trong nước và quốc tế. Tổ chức hội thảo khoa học, tọa đàm, các chương trình PR hỗ trợ phát triển Thương hiệu doanh nghiệp. Tư vấn và trực tiếp tổ chức sự kiện: lễ hội, động thổ, khai trương khánh thành… 23 Thẩm định – xét duyệt – công nhận và trao tặng “Danh hiệu Bông lúa vàng Việt Nam – Thương hiệu vàng chất lượng”.  Các hoạt động kinh doanh khác: Tổ chức biểu diễn nghệ thuật, ca múa nhạc tổng hợp; Thực hiện các dịch vụ quảng cáo chuyên ngành: pano, áp phích, game show truyền hình du lịch và các dịch vụ du lịch. Dịch vụ phân phối các sản phẩm phân bón, thiết bị nông nghiệp. Dịch vụ chuyển giao công nghệ, môi giới mua bán hàng nông sản, thủy sản và đầu tư dự án nuôi trồng chế biến nông sản, thủy sản.  Phạm vi hoạt động: Trong nước và quốc tế. 3.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẢNG VÀ CÁC ĐOÀN THỂ BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC GĐ TÀI CHÍNH (KIÊM KẾ TOÁN TRƯỞNG) THƯỜNG TRỰC CÁC BTC-HĐ HOẠT ĐỘNG TẠI CÁC KỲ HỘI CHỢ GĐ TT XTTM GĐ KINH DOANH VP TỔNG HỢP GĐ TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC LIÊN KẾT Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty 24 GĐ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý công ty do Đại hội cổ đông bầu ra, số thành viên Hội đồng Quản trị do Đại hội cổ đông quyết định; Hội đồng Quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông. HĐQT có quyền và nhiệm vụ như sau: Quyết định chiến lược phát triển công ty Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty Thiết lập các quy chế quản trị trong công ty, quy chế về công tác cán bộ của công ty, cử người đại diện giữ các chức vụ quản lý điều hành trong công ty. Ban hành nội quy lao động, chế độ tiền lương, thưởng phạt và phúc lợi trên cơ sở chấp hành pháp luật của Nhà nước. Chủ tịch HĐQT có quyền lập chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐQT, quy định về lối làm việc trong HĐQT và phân công thành viên HĐQT; theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT; đề xuất với HĐQT việc bổ nhiệm giám đốc; Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông họp và bầu ra Ban kiểm soát (ngoài HĐQT) gồm từ 3-5 thành viên. Ban kiểm soát họp và cử ra 01 Trưởng ban. Ban kiểm soát phải có ít nhất 01 người có chuyên môn về kế toán. Ban kiểm soát có quyền và nhiệm vụ: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, trong sổ ghi chép kế toán và báo cáo tài chính. Thẩm định báo cáo tài chính hằng năm của công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liêm quan đến quản lý điều hành hoạt động của công ty. Báo cáo Đại hội cổ đông về tính chính xác, trung thực hợp pháp của việc ghi chép, lưu trữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo khác của công ty; tính trung thực hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của công ty Được quyền yêu cầu các cán bộ có trách nhiệm của công ty cung cấp tình hình, số liệu có liên quan đến hoạt động của công ty trong khi thi hành nhiệm vụ 25 Tổng giám đốc Chỉ đạo tổng thể thực hiện các chương trình kế hoạch, hành động của công ty, các nội dung hoạt động trong năm, từng hội chợ, tửng mảng kinh doanh cụ thể Nắm bắt và tận dụng triệt để các cơ hội, bền vững với Trung ương và các Tỉnh, các Tổng lãnh sự và các Hiệp hội Doanh nghiệp nước ngoài… Định hướng sáng tạo để thường xuyên đổi mới các nội dung, chương trình hoạt động, phương thức kinh doanh… Thường trực các BTC-HĐ hoạt động tại các kỳ hội chợ Thường trực công ty, thường trực các giải thưởng và vận động tài trợ. Lập kế hoạch và dự trù kinh phí để bảo vệ kế hoạch với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về viêc tổ chức giải thưởng Bông Lúa Vàng và chuỗi hội chợ Bông Lúa Vàng. Điều hành các chương trình trong khuôn khổ hội chợ Bông Lúa Vàng, cung cấp thông tin cho báo Nông nghiệp. Chỉ đạo trực tiếp bộ phận kinh doanh thực hiện các công việc theo định hướng kế hoạch và công việc phát sinh hằng ngày. Tiếp xúc và gặp gỡ khách hàng đến quan hệ với công ty, điều hành các công việc thường ngày của công ty. Giám đốc tài chính (kiêm kế toán trưởng) Phụ trách tài chính của công ty: kế toán, tài vụ. Đảm bảo công việc kết toán tài chính cuối năm và lập dự trù kinh phí tổ chức các cuộc hội chợ, tổ chức các sự kiện, các hoạt động kinh doanh khác. Đảm bảo mối quan hệ bển vững, thường xuyên với thuế vụ, kiểm toán, bảo hiểm, lao động, ngân hàng… để đảm bảo các quyền lợi và nghĩa vụ của công ty và cán bộ nhân viên công ty đối với Nhà nước, các cơ quan có liên quan. Tham mưu và chủ động cân đối dòng luân chyển của đồng vốn, chuận bị đáp ứng các điều kiện, phương tiện va cơ sở vật chất, phục vụ công tác kinh doanh thường xuyên và cụ thể tại các kỳ hội chợ, các cuộc tổ chức sự kiện và các hoạt động kinh doanh khác Thẩm định và tham mưu các bộ phận chuyên môn và lãnh đạo trong việc ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế. Giám Đốc tổ chức hành chính Phụ trách công tác Tổ chức – Hành Chính theo nghiệp vụ chuyên môn. Chịu trách nhiệm chính về công tác kiểm tra lực lượng dàn dựng gian hàng, bảo vệ, điện, kiểm tra trang trí trong và ngoài hội chợ, chỉ đạo thu hồi vật tư và các phương tiện sau khi kết thúc Hội chợ, các đợt tổ chức sự kiện. Chỉ đạo và thực hiện việc sắp xếp kho, quản lý kho (phối hợp với kế toán lập sổ quản lý kho của bộ phận Tổ chức – Hành chính), bảo quản vật tư và các 26 phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ các hoạt động kinh doanh. Chuẩn bị chu đáo và bố trí để trang bị( tại các điểm tác chiến) các phương tiện, vật tư, dụng cụ hành chánh và các trang thiết bị cần thiết để đủ tác nghiệp tại các kỳ Hội chợ, các đợt tổ chức sự kiện và các hoạt động kinh doanh khác. Liên hệ và giữ vững mối quan hệ với điện lực, công an, đơn vị cho thuê mặt bằng, lực lương bảo vệ chuyên nghiệp…của địa phương để tạo thuận lợi cần thiết cho phục vụ công tác kinh doanh của công ty. Giám Đốc Kinh Doanh Chủ động đề ra chương trình công tác và thực hiện hiệu quả các kế hoạch, Chủ trương của bộ phận kinh doanh và định hướng kế hoạch hành động của công ty. Phụ tá khai thực hiện các chương trình, nội dung có liên quan đến các hoạt động kinh doanh của công ty. Phân loại và ra đề ra lịch hoạt động tiếp thị với các đối tượng khách hàng: Khách hang Hội chợ, khách hàng tổ chức sự kiện và các hoạt động kinh doanh khác (khách hàng truyền thống, tiềm năng, triển vọng và khai thác khách hàng mới). Giữ mối quan hệ thường xuyên, thân thiện và bền vửng với từng đối tượng khách hàng. Lịch hoạt động phải được cụ thể đến từng tháng và được đúc kết, báo cáo kết quả và rút kinh nghiệm, trước mỗi kỳ hội chợ. Chủ động xây dựng và thường xuyên bổ sung nội dung, kế hoạch tham gia nhóm trực tiếp tác chiến tại các kỳ hội chợ và tổ chức sự kiện (bao gồm: tham gia sắp xếp, bố trí mặt bằng các gian hàng, giải quyết các mối quan hệ với khách hàng, vị trí gian hàng, tham gia góp ý kiến về điện, bảo vệ, trang trí cờ phướn…, thu thập ý kiến phản ánh từ khách hàng…). Thiết lập và giữ gìn mối quan hệ bền vững với các đơn vị cho thuê mặt bằng tổ chức hội chợ. Giám Đốc trung tâm xúc tiến thương mại Chủ động thiết lập mối quan hệ bền vững với đối tượng khách hàng tham gia khu thương mại dich vụ. Tham gia nhóm trực tại các kỳ hội chợ. Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến đối tượng khách hàng mình phụ trách (trên cơ sở định hướng về chủ trương giải quyết của lãnh đạo). Giám Đốc kế hoạch nghiệp vụ Đăng ký kế hoạch tất cả các cuộc hội chợ với các tỉnh có liên quan. Dự thảo tất cả các thư mời hội chợ của Bộ, của Tỉnh (hoặc của huyện, Thị, Thành…) để trình ký và in brochures. Soạn thư mời các cơ quan chức, các doanh ngiệp tài trợ, các VIP…tham dự lễ Khai mạc, cắt băng khai mạc các kỳ hội chợ của các quan chức: Bộ,Tỉnh, Huyện. Chủ động lên chương trình, lập kế hoạch tổng thể xin phép tất cả các hội thi được tổ chức tại các kỳ hội chợ (bao gồm những hội thi được tổ chức thường xuyên và những hội thi phát sinh theo yêu cầu của thực tế từng cuộc hội chợ). Theo dõi và điều hành tiến trình các Hội thi để tham mưu cho công 27 tác tooe chức thực hiện (bao gồm cả việc cải tiến, bổ sung những khiếm khuyết…). Đảm nhận vai trò Trưởng ban thư ký đảm nhận tất cả các Hội thi. Tìm, khai thác và Thiết lập mối quan hệ bền vững với các Tổng Lãnh sự quán của các nước, các Hiệp Hội Doanh nghiệp nước ngoài (tại TP Hồ Chí Minh), các Sở Công Thương, Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn, Trung tâm XTTM…của các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long và miền Đông Nam Bộ. Chủ động lên chương trình, lập kế hoạch đề xuất kế hoạch lãnh đạo làm việc với các đơn vị nêu trên. Văn Phòng Tổng Hợp Quản trị Văn phòng: qhuản lý và thực hiện các văn bản hành chính-văn thư, quản lý ồ sơ tổ chức, hồ sơ về vật tư- phương tiện kinh doanh-cơ sở vật chất (phối hợp với thủ kho và kế toán lập Sổ quản lý kho của bộ phận hành chính), phân công và kiểm tra việc trực cơ quan. Thiết lập biểu mẫu để thu thập thông tin phản hồi từ các đơn vị, địa phương, Doanh nghiệp tham gia Hội chợ, sự kiện và các hoạt động khác(nếu có)…của công ty. Tổng hợp- đánh giá và nêu những kiến nghị để công tác phục vụ doanh nghiệp luôn được cải tiến. Cập nhật những kết quả đạt được về công tác chăm sóc khách hàng của công ty và đề xuất những đề xuất và cải tiến khi cần thiết. Đơn vị trực thuộc liên kết Trung tâm xúc tiến thương mại Lĩnh vực trang trí, in ấn, quảng cáo… Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại- dịch vụ quảng cáo Phan Gia Cung cấp nhà bạt, dàn dựng gian hàng Công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Minh Tiến Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ Thái Vinh Công ty cổ phần xây dụng thương mại dịch vụ triển lãm Minh Tâm Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên dịch vụ Nguyễn Bình Âm thanh – ánh sáng biểu diễn Doanh nghiệp tư nhân – ánh sáng Huy Vũ Công ty trách nhiệm hữu hạn nghệ thuật Tiến Thịnh Công ty trách nhiệm hữu hạn Hào Phát VINA Thiết kế – bảo trì Website Công ty công nghệ truyền thông Miền tây net. 28 3.4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.4.1. Tổ chức nhân sự Tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau Kế toán trưởng Kế toán viên Thủ quỹ Hình 3.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Chức năng: ghi chép, theo dõi, tính toán các số liệu phát sinh, theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh và theo dõi các nghiệp vụ thu chi trong quá trình hoạt động của cộng ty. Nhiệm vụ: + Kế toán trưởng: tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy. Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty. Lập đầy đủ và giữ đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán công ty theo chế độ hiện hành. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán công ty. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng độ ngũ nhân viên kế toán trong công ty. + Kế toán viên: Là người có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu, chi của công ty, ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Quản lý sổ sách, tài chính, tham mưu và đề xuất các phương án sử dụng nguồn vốn có hiệu quả. Thực hiện lưu trữ toàn bộ hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán theo qui định của pháp luật và có trách nhiệm bảo vệ an toàn toàn bộ các tài liệu chịu trách nhiệm quản lý. Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng công ty, Giám đốc điều hành và Ban lãnh đạo của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban lãnh đạo và kế toán trưởng giao phó. + Thủ quỹ: Đảm nhiệm công tác thu – chi tại công ty, theo dõi sổ quỹ, ghi chép các khoản tăng (giảm) tiền mặt trong sổ quỹ hàng ngày và tổng kết, báo cáo kế toán. 29 3.4.2. Chế độ kế toán và hình thức kế toán Chế độ kế toán Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty là chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính ban hành “Chế độ Kế toán doanh nghiệp” áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước. Hình thức kế toán Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 30 Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Hình 3.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán Nhật ký chung 31 CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 4.1. KHÁI QUÁT VỀ CÁC LOẠI CHI PHÍ CỦA CÔNG TY Công ty Cổ Phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn là công ty dịch vụ, với hoạt động chính là tư vấn, trực tiếp tổ chức Festival, hội chợ triễn lãm nông nghiệp, công nghiệp, thương mại dịch vụ trong nước và quốc tế; tổ chức hội thảo khoa học tọa đàm, các chương trình PR hỗ trợ phát triển thương hiệu doanh nghiệp. Do công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nên các loại chi phí khác hẳn với các loại chi phí của doanh nghiệp sản xuất. Các loại chi phí phát sinh tại công ty chỉ bao gồm các loại chi phí như chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung (không có chi phí nguyên vật liệu trực tiếp). Do đó, đề tài sẽ chỉ phân tích những biến động của chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung. Chi phí nhân công Chi phí nhân công là chi phí chi trả cho nhân công thuê ngoài, lao động thời vụ trong thời gian chính thức diễn ra hội chợ. Tùy theo quy mô hội chợ lớn hay nhỏ mà số lượng nhân công thuê ngoài nhiều hay ít. Do đó, công ty phải bỏ ra một lượng chi phí chi trả cho nhân công thuê ngoài này. Chi phí sản xuất chung bao gồm các loại chi phí như chi phí dàn dựng (bao gồm chi phí dàn dựng gian hàng và chi phí dàn dựng sân khấu), chi phí in ấn, chi phí quảng cáo quảng bá tuyên truyền cho hội chợ (bao gồm chi phí quảng bá trực quan và chi phí truyền thông trên internet), chi phí phục vụ tổng thể sự kiện (bao gồm chi phí thuê mặt bằng, chi phí điện nước phục vụ sự kiện, chi phí tổ chức an ninh trong quá trình diễn ra sự kiện), chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ (bao gồm chi phí tổ chức các cuộc hội thảo, hội thi, tọa đàm, chi phí truyền hình trực tiếp), chi phí cơ sở vật chất trang trí phục vụ hội chợ… Chi phí dàn dựng Chi phí dàn dựng bao gồm chi phí dàn dựng gian hàng và chi phí dàn dựng sân khấu khai mạc. Dàn dựng gian hàng là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu trong bất cứ hội chợ hay Festival nào. Bất cứ hội chợ nào cũng cần phải có gian hàng, dù là hội chợ đó có quy mô lớn hay nhỏ.Và chi phí dàn dựng 32 này lớn hay nhỏ tùy thuộc vào quy mô của chương trình và diện tích mặt bằng tổ chức hội chợ. Dàn dựng sân khấu nhằm phục vụ cho chương trình khai mạc, bế mạc của hội chợ, các chương trình biểu diễn nghệ thuật, các hoạt động hội thảo, hội thi diễn ra trong khuôn khổ hội chợ. Chi phí quảng cáo quảng bá tuyên truyền cho hội chợ Quảng bá tuyên truyền cho sự kiện bao gồm quảng bá trực quan tác động trực tiếp đến khách tham quan và truyền thông trên internet. Đây là chi phí phục vụ cho công tác tuyên truyền, quảng bá hội chợ và các chương trình hoạt động trong khuôn khổ hội chợ đến các khách tham quan trong và ngoài địa bàn tổ chức hội chợ. Chi phí quảng bá trực quan này bao gồm các loại chi phí như chi phí thiết kế băng-rôn, cờ phướn, pano nhằm tuyên truyền cổ động trực quan đến khách tham quan; chi phí quảng bá tuyên truyền trên đài phát thanh truyền hình và các chi phí quảng cáo tại hội chợ như chi phí phát loa trước và trong khi diễn ra hội chợ,… nhằm đưa thông tin hội chợ đến khách tham quan trong và ngoài địa bàn diễn ra hội chợ. Đối với các sự kiện lớn có quy mô tầm cỡ quốc gia, thì ngoài việc quảng bá trực quan, thì còn phải thực hiện quảng bá truyền thông trên internet, chi ohi1 này thường bao gồm các loại chi phí như chi phí thiết kế xây dựng website riêng cho sự kiện, chi phí nhân viên trực website và cập nhật thông tin sự kiện… Chi phí in ấn Chi phí này chủ yếu tập trung vào in các mẫu brochures. Để chuẩn bị cho một hội chợ hay một Festival, thì brochures là một yếu tố không thể thiếu để vận động, mời gọi các đơn vị doanh nghiệp tham gia hội chợ. Brochures hội chợ là công cụ tiếp thị các thông tin chủ yếu của chương trình hội chợ đến các đối tượng khách hàng, chứa các thông tin giới thiệu chung về sự kiện mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng. Do đó, brochures cần phải được thiết kế đẹp, bắt mắt khách hàng và được in với số lượng lớn để gửi cho các đơn vị doanh nghiệp nhằm mời gọi khách hàng tham gia. Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện Chi phí này bao gồm các loại chi phí như chi phí thuê mặt bằng, chi phí điện nước, chi phí tổ chức an ninh. Cũng như yếu tố gian hàng, mặt bằng là yếu tố không thể thiếu cho bất cứ sự kiện hội chợ nào. Mặt bằng tổ chức hội chợ là nơi để dàn dựng gian hàng, nơi diễn ra tất cà các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ. Và tùy theo sự kiện lớn hay nhỏ, số lượng gian hàng nhiều hay ít mà diện tích mặt bằng thuê rộng hay hẹp. Do đó, chi phí thuê mặt bằng cũng 33 tùy thuộc vào diện tích nơi diễn ra hội chợ. Đồng thời, địa bàn tổ chức hội chợ cũng ảnh hưởng một phần đến chi phí thuê mặt bằng, hội chợ có quy mô nhỏ sẽ được tổ chức tại địa bàn huyện, do đó chi phí này sẽ có phần thấp hơn so với hội chợ được tổ chức tại địa bàn tỉnh, thành phố. Bên cạnh đó, chi phí phục vụ tổng thể còn bao gồm chi phí điện, nước phục vụ cho hội chợ trong quá trình diễn ra hội chợ và chi phí cho công tác tổ chức an ninh trong quá trình diễn ra sự kiện cũng là điều khá quan trọng trong chi phí phục vụ tổng thể của hội chợ, nhằm đảm bảo cho sự kiện được diễn ra một cách an toàn và hiệu quả. Chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ Tùy thuộc vào quy mô sự kiện ở cấp nào, cấp vùng hay cấp quốc gia mà số lượng các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ nhiều hay ít. Các hoạt động đó có thể là hoạt động an sinh phúc lợi xã hội (trao tặng học bổng, nhà tình thương,…); các hội thi, hội thảo, hội nghị, tọa đàm gắn liền với chủ đề của hội chợ; các chương trình văn nghệ phục vụ khách tham quan. Ngoài các hoạt động trên thì đối với một số sự kiện có quy mô lớn, thì còn kèm theo chương trình truyền hình trực tiếp, nhằm quảng bá đến các doanh nghiệp trong và ngoài nước cũng như các khách tham quan về chương trình hoạt động của sự kiện. Đây cũng là một điểm khác biệt giữa sự kiện có quy mô nhỏ và sự kiện có quy mô lớn, vì chỉ có những sự kiện có quy mô lớn mới có thêm loại chi phí này. Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ Ngoài các chi phí phục vụ cho việc dàn dựng gian hàng, chi phí tổ chức các hoạt động trong hội chợ thì chi phí cho việc trang trí trong hội chợ cũng chiếm một phần khá lớn trong tổng chi phí của một sự kiện hội chợ. Trang trí hội chợ nhằm tạo vẻ mỹ quan cho các gian hàng tại hội chợ, thu hút khách tham quan cũng như các doanh nghiệp mới đến với hội chợ. Bên cạnh đó, việc trang trí hội chợ còn nhằm khẳng định vị thế và nhằm quảng bá thương hiệu của các doanh nghiệp tham gia. Cơ sở vật chất trang trí hội chợ thường bao gồm các hoạt động như trang trí cổng chính, cổng phụ ra vào của khu hội chợ, trang trí đường phố, cổng hơi tại các tuyến đường,… 4.2. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHI PHÍ CỦA CÔNG TY 4.2.1. Nhân tố bên ngoài công ty 4.2.1.1. Biến động của giá cả thị trường Giá cả thị trường là một trong những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động của công ty. Biến động chung của giá cả thị trường là theo xu 34 hướng tăng theo từng năm. Do đó, hầu hết các loại chi phí phục vụ cho công tác hội chợ cũng có xu hướng tăng theo, chẳng hạn như chi phí dàn dựng, chi phí in ấn các mẫu Brochures, chi phí thiết kế các loại banner, quảng cáo, chi phí thuê mặt bằng… cũng đều tăng theo. Tuy giá cả thị trường là yếu tố bên ngoài, chỉ mang tính khách quan, nhưng cũng ảnh hưởng một phần không nhỏ đến tổng chi phí của công ty, công ty khó có thể kiểm soát được yếu tố này. Nhưng công ty có thể thực hiện tiết kiệm chi phí, cắt giảm những chi phí không cần thiết để có thể kiểm soát được chi phí của công ty mình. 4.2.1.2. Mức độ tham gia của các doanh nghiệp Bất cứ một sự kiện hội chợ hay Festival nào cũng cần có sự tham gia của các doanh nghiệp. Tuy là yếu tố bên ngoài, nhưng mức độ tham gia của các doanh nghiệp cũng tác động một phần không nhỏ đến tổng chi phí của công ty. Mức độ tham gia của các doanh nghiệp bao gồm số lượng doanh nghiệp tham gia trong một kỳ hội chợ và mức độ tài trợ của một doanh nghiệp dành cho hội chợ đó. Nếu trong một kỳ hội chợ, số lượng doanh nghiệp tham gia ít, điều đó có nghĩa là công ty phải bỏ ra một lượng chi phí để thực hiện hội chợ. Bên cạnh đó, vận động sự tài trợ của doanh nghiệp dành cho hội chợ hay Festival cũng khá quan trọng. Chi phí tăng, đồng nghĩa với việc vận động tài trợ của các doanh nghiệp gặp khó khăn. Nguồn kinh phí tài trợ của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trong đối với chi phí của công ty. Mặc dù khi doanh nghiệp tài trợ, công ty vẫn phải bỏ ra một lượng chi phí để phục vụ lại cho doanh nghiệp đó, chẳng hạn như đầu tư quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Tuy nhên, lượng kinh phí công ty bỏ ra để phục vụ lại cho đơn vị tài trợ thường ít hơn kinh phí mà doanh nghiệp tài trợ cho công ty. Do đó, nguồn kinh phí tài trợ của các doanh nghiệp cũng góp một phần quan trọng đối với việc làm giảm chi phí thực hiện của công ty. 4.2.2. Nhân tố bên trong công ty 4.2.2.1 Khả năng thanh toán nợ của các doanh nghiệp tham gia Đối với bất cứ sự kiện hay hội chợ, Festival nào, thì sự tham gia của các doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Sau công tác vận động mời gọi doanh nghiệp tham gia, trước khi diễn ra hội chợ và ngay sau khi ký kết hợp đồng, thường thì các doanh nghiệp tham gia sẽ thanh toán trước 50% chi phí tham gia cho công ty, và sau khi kết thúc hội chợ, doanh nghiệp sẽ thanh toán phần còn lại cho công ty. Do chỉ nhận được 50% chi phí của các doanh nghiệp tham gia nên công ty phải ứng trước một lượng chi phí để thực hiện hội chợ và số tiền còn lại công ty sẽ được nhận sau khi kết thúc kỳ hội chợ Tuy nhiên, có 35 một số trường hợp do nguyên nhân chủ quan hay khách quan, mà đơn vị doanh nghiệp tham gia có thể thanh toán chậm hoặc doanh nghiệp đó mất khả năng thanh toán, thì khả năng thu hồi được lượng chi phí mà công ty đã bỏ ra ban đầu là rất khó. Bên cạnh đó, ngoài sự tham gia cộng tác của các doanh nghiệp khách hàng truyền thống, thì công ty còn phải vận động thêm sự tham gia của các doanh nghiệp mới. Vì là những khách hàng mới của công ty nên uy tín về khả năng thanh toán của các doanh nghiệp này cũng là một trong những vấn đề mà công ty khó có thể kiểm soát. Do đó, rủi ro về khả năng thanh toán của các đơn vị doanh nghiệp tham gia cũng là điều rất đáng quan tâm. Tuy nhiên, trong 3 năm 2010, 2011 và 2012, rủi ro về khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tham gia được công ty kiểm soát khá hiệu quả và chưa làm ảnh hưởng đến tổng chi phí của công ty. Nhưng đây cũng là một trong những yếu tố mà khi xảy ra rủi ro thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến tổng chi phí của công ty, nên cũng cần phải quan tâm để thực hiện chi phí một cách tốt hơn. 4.2.2.2. Đánh giá sai về thị trường tổ chức sự kiện Việc xác định thị trường hoạt động của một kỳ hội chợ (địa điểm tổ chức) có yếu tố quyết định đến sự thành công của hội chợ đó. Đối với một thị trường hoạt động (địa điểm tổ chức) một kỳ hội chợ nhất định phải xét về nhiều yếu tố: đó là tính khả thi của thị trường, nhu cầu quảng bá thương hiệu, sản phẩm của doanh nghiệp tại thì trường đó, khả năng vận động nguồn kinh phí tài trợ từ các đơn vị, doanh nghiệp và số lượng cũng như nhu cầu thực tế của lượng khác tham quan… tất cả đều có sự ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả hoạt động cũng như sự thành của hội chợ đó. Vì vậy ngay từ ban đầu việc quyết định địa điểm (thị trường) hoạt động của một kỳ hội chợ đòi hỏi cần phải có sự tính toán kỹ lưỡng và đánh giá đúng đắn về nhu cầu và tính khả thi của hoạt động hội chợ tại một thị trường cụ thể. Nếu không trong quá trình triển khai và tổ chức các hoạt động của Hội chợ sẽ gặp nhiều khó khăn trong công tác vận động doanh nghiệp tham gia cũng như việc vận động nguồn kinh phí tài trợ cho hoạt động của hội chợ, đồng thời lượng khách tham quan cũng giảm… tất nhiên các yếu tố này sẽ có sự ảnh hưởng nhất định đến nguồn chi phí phục vụ hội chợ của công ty, điều này cũng có nghĩa lượng chi phí mà công ty chi ra sẽ tăng và lợi nhuận của công ty tất nhiên cũng sẽ bị giảm. 4.3. PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG VÀ CƠ CẤU CHI PHÍ CỦA NHỮNG SỰ KIỆN CÓ QUY MÔ NHỎ Sự kiện có quy mô nhỏ là sự kiện có số lượng gia hàng từ 80 – 120 gian hàng. Với quy mô nhỏ nên các sự kiện hội chợ thường được tổ chức tại địa 36 bàn huyện và mang tính chất thương mại là chủ yếu với các mặt hàng phục vụ tiêu dùng là chính. Đối tượng tham gia chủ yếu là các tiểu thương, cơ sở sản xuất kinh doanh có quy mô nhỏ. Những sự kiện hội chợ có quy mô nhỏ thường bao gồm các loại chi phí như chi phí dàn dựng, chi phí quảng cáo quảng bá tuyên truyền, chi phí thuê mặt bằng, chi phí in ấn, chi phí nhân công. 4.3.1. Phân tích biến động chi phí của công ty Tổng kết qua 3 năm 2010, 2011 và 2012, Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA) đã tổ chức được 19 sự kiện hội chợ có quy mô nhỏ với số lượng gian hàng tham gia từ 80 – 120 gian hàng. Cụ thể năm 2010, công ty tổ chức được 5 sự kiện có quy mô nhỏ, năm 2011 và năm 2012 công ty tổ chức được 7 sự kiện quy mô nhỏ mỗi năm. Ta có bảng tổng kết chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ qua 3 năm 2010, 2011 và 2012 như sau: 37 Bảng 4.1. Bảng tổng hợp chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ CHỈ TIÊU CHI PHÍ NĂM 2010 ĐVT: đồng NĂM 2011 NĂM 2012 CHÊNH LỆCH 2011/2010 SỐ TIỀN Chi phí nhân công 89.654.980 93.242.000 CHÊNH LỆCH 2012/2011 TỶ LỆ (%) SỐ TIỀN TỶ LỆ (%) 85.906.876 3.587.020 4,0 -7.335.124 -7,86 Chi phí sản xuất chung, trong đó 4.718.658.767 5.147.698.704 5.319.139.258 429.039.937 9,09 171.440.554 3,33 - Chi phí dàn dựng gian hàng 1.661.771.435 2.047.625.435 2.146.249.762 385.854.000 23,21 98.624.327 4,81 - Chi phí in ấn - Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền hội chợ - Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện (CP thuê mặt bằng) - Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ Tổng cộng 76.214.500 109.216.754 129.463.875 33.002.254 43,30 20.247.121 18,53 592.146.735 601.200.757 509.412.357 9.054.022 1,53 -91,788,400 -15,26 1.824.327.000 1.932.437.864 -29.323.000 -1,58 108.110.864 5,92 601.575.400 30.452.661 5,69 36.246.642 6,43 5.240.940.704 5.405.046.134 432.626.957 8,99 164.105.430 3,13 1.853.650.000 534.876.097 4.808.313.747 565.328.758 Nguồn: Phòng kế toán công ty 38 Qua bảng trên ta thấy chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ qua các năm tăng giảm không đồng đều, có sự chênh lệch khá cao giữa các năm. Sự biến động đó được thể hiện qua biểu đồ sau 2,500,000,000 CP DD 2,000,000,000 CP QBTT 1,500,000,000 CP NC 1,000,000,000 CP PVTT CP TT 500,000,000 CP in ấn 0 NĂM 2010 NĂM 2011 NĂM 2012 Hình 4.1: Biểu đồ biến động chi phí của sự kiện quy mô nhỏ qua các năm 4.3.1.1. Chi phí nhân công Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí này không biến động nhiều giữa các năm. Cụ thể năm 2010, chi phí chi trả cho nhân công là hơn 89 triệu đồng, đến năm 2011, chi phí này là 93 triệu đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta thấy chi phí này của năm 2011 có phần cao hơn năm 2010 là 3 triệu đồng, tương đương cao hơn 4%. Năm 2012, chi phí này là 85 triệu đồng, so với năm 2011, chi phí này lại có phần thấp hơn, giảm đi 7.87%, tương ứng giảm 7,3 triệu đồng. 4.3.1.2. Chi phí sản xuất chung  Chi phí dàn dựng Đối với sự kiện có quy mô nhỏ thì chi phí dàn dựng chủ yếu là là chi phí dàn dựng gian hàng. Đây là chi phí không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí dàn dựng không đồng đều giữa các năm, nhưng không có sự biến động quá lớn. Cụ thể năm 2010, chi phí dàn dựng là hơn 1,6 tỷ đồng, đến năm 2011, chi phí này là hơn 2 tỷ đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta thấy chi phí dàn dựng năm 2011 cao hơn năm 2010 là 385 triệu đồng, tương đương cao hơn 23,21%. Năm 2012, chi phí dàn dựng là hơn 2 tỷ đồng, so với năm 2011, chi phí này có phần tăng lên 4,81%, tương ứng tăng hơn 98 triệu đồng. Nguyên nhân của sự tăng giảm chi phí dàn dựng này là do số lượng sự kiện tổ chức của mỗi năm đều khác nhau. Năm 2010 với 5 sự kiện, năm 2011 và năm 2012 số lượng sự kiện được thực 39 hiện mỗi năm là 7 sự kiện. Do đó, ta thấy chi phí dàn dựng của năm 2010 thấp hơn so với chi phí dàn dựng gian hàng của năm 2011 và năm 2012 cũng là điều dễ hiểu.  Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền Đây cũng là một loại chi phí không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy, chi phí này cũng tăng giảm không ổn định qua các năm. Năm 2010, chi phí này là hơn 592 triệu đồng, đến năm 2011, chi phí này là hơn 601 triệu đồng, tương đương tăng hơn 9 triệu đồng, tức tăng 1.53% so với năm 2010. Đến 2012, chi phí này là hơn 509 triệu đồng. So với năm 2011, chi phí này có phần thấp hơn 91 triệu đồng, tương đương thấp hơn 15.26%.  Chi phí tổng thể phục vụ sự kiện Đây là chi phí không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Đối với những sự kiện nhỏ thì chi phí này chủ yếu chỉ là chi phí thuê mặt bằng. Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí này không đồng đều giữa các năm. Cụ thể năm 2010, chi phí thuê mặt bằng là hơn 1,85 tỷ đồng, đến năm 2011, chi phí này là 1,82 tỷ đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta thấy chi phí thuê mặt bằng năm 2011 có phần thấp hơn năm 2010 là khoảng 29 triệu đồng tương đương thấp hơn 1.58%. Năm 2012, chi phí này là hơn 1,9 tỷ đồng, so với năm 2011, chi phí này có phần cao hơn, tăng lên 5.92%, tương ứng tăng 108 triệu đồng. Nguyên nhân chủ yếu của sự tăng giảm chi phí này là do một phần tác động của giá cả thị trường, hay cụ thể hơn là giá thuê mặt bằng của sự từng nơi tổ chức sự kiện đều khác nhau và tùy thuộc vào số lượng sự kiện được tổ chức trong năm đó.  Chi phí in ấn Qua bảng tổng hợp chi phí trong 3 năm 2010, 2011, 2012 trên ta thấy chi phí in ấn cũng không ổn định theo từng năm, mà tùy thuộc và số lượng sự kiện tổ chức được trong năm. Năm 2010 công ty tổ chức được 5 sự kiện có quy mô nhỏ với tổng chi phí in ấn là hơn 76 triệu đồng. Đến năm 2011, số lượng sự kiện nhỏ được tổ chức là 7, nâng tổng chi phí in ấn là hơn 109 triệu đồng. So sánh giữa 2 năm ta thấy có sự tăng lên khá cao, tăng lên 43.30% tức tăng 33 triệu đồng. Đến năm 2012, chi phí in ấn cho 7 sự kiện là hơn 129 triệu đồng, tăng hơn so với năm 2011 với một khoản chi phí là 20 triệu đồng, tức tăng 18.53% so với năm 2011. Do số lượng sự kiện được tổ chức nhiều hơn nên chi phí in ấn các loại brochures, các bao thư, hợp đồng cũng tăng theo. Do đó, làm tổng chi phí in ấn của từng năm cũng tăng theo một lượng tương đương. 40  Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí cho việc trang trí hội chợ cũng không đồng đều giữa các năm, nhưng không có sự biến động quá lớn. Cụ thể năm 2010, chi phí này là hơn 534 triệu đồng, đến năm 2011, chi phí này là hơn 565 triệu đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta thấy chi phí trang trí hội chợ năm 2011 cao hơn năm 2010 là 30 triệu đồng, tương đương cao hơn 5,69%. Năm 2012, chi phí trang trí hội chợ là khoảng 601 triệu đồng, so với năm 2011, chi phí này có phần tăng lên 6,41%, tương ứng tăng hơn 36 triệu đồng. 4.3.2. Phân tích cơ cấu chi phí của công ty Để thực hiện được một sự kiện, cần phải có sự đóng góp của nhiều loại chi phí. Và trong tổng chi phí của một sự kiện, mỗi loại chi phí sẽ đóng góp khác nhau, và chắc chắn sẽ có loại chi phí chiếm tỷ lệ cao, có loại chi phí sẽ chiếm tỷ lệ thấp, tùy vào sự đóng góp của chi phí đó đối với tổng chi phí của sự kiện. Phân tích cơ cấu chi phí sẽ cho ta biết được chi phí nào chiếm tỷ trọng cao nhất, và chi phí nào có tỷ trọng thấp hơn trong tổng chi phí thực hiện, để từ đó có thể đưa ra những thuận lợi cũng như khó khăn của từng loại chi phí trong một sự kiện. Ta có bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ qua các năm như sau 41 Bảng 4.2. Bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của sự kiện quy mô nhỏ qua các năm Chỉ tiêu Chi phí nhân công Năm 2010 Số tiền Tỷ trọng (%) Chi phí sản xuất chung, trong đó 4.718.658.767 - Chi phí dàn dựng gian hàng 1.661.771.435 - Chi phí in ấn - Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền hội chợ - Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện (CP thuê mặt bằng) - Chi phí cơ sở vật chất trang trí HC Tổng cộng Năm 2011 Số tiền Tỷ trọng (%) 2 89.654.980 ĐVT: đồng 93.242.000 98 5.147.698.704 35 2.047.625.435 Năm 2012 Số tiền Tỷ trọng (%) 2 85.906.876 2 98 5.319.139.258 39 2.146.249.762 98 40 76.214.500 2 109.216.754 2 129.463.875 2 592.146.735 12 601.200.757 11 509.412.357 9 39 1.824.327.000 35 1.932.437.864 36 11 11 601.575.400 11 100 5.405.046.134 100 1.853.650.000 534.876.097 4.808.313.747 565.328.758 100 5.240.940.704 Nguồn: Phòng kế toán công ty 42 Qua bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của quy mô nhỏ trên ta thấy tỷ trọng của chi phí nhân công và tỷ trọng của chi phí sản xuất chung đồng đều giữa các năm. Tuy tổng tỷ trọng của chi phí sản xuất chung đồng đều giữa các năm, nhưng xét về cơ cấu từng loại chi phí của chi phí này thì lại có sự chênh lệch khác nhau giữa từng loại chi phí. Tình hình biến động cơ cấu chi phí của chi phí sản xuất chung của những sự kiện có quy mô nhỏ được thể hiện qua các biểu đồ sau NĂM 2010 NĂM 2011 11% 11% 35% 39% 35% 39% 2% 2% 2% 2% 12% NĂM 2012 11% CP DD 11% CP in ấn 40% CP QBTT CP NC 36% CP PVTT 2% 9% 2% CP TT Hình 4.2. Biểu đồ cơ cấu chi phí của sự kiện quy mô nhỏ qua các năm Qua bảng tổng hợp chi phí và các biểu đồ trên ta thấy được sự tương quan chi phí giữa các năm. Tuy có biến động tăng giảm từng năm của từng loại chi phí nhưng so về tỷ trọng, chi phí giữa các năm không có sự biến động nhiều. Cụ thể, chi phí dàn dựng năm 2010 chiếm 35% so với tổng chi phí, năm 2011 chi phí dàn dựng chiếm 39% so với tổng chi phí và đến năm 2012 thì tỷ trọng của chi phí này là 40% so với tổng chi phí của cả năm của các sự kiện có quy mô nhỏ. Đối với chi phí phục vụ tổng thể hội chợ cũng có sự tương quan tỷ trọng giữa các năm. Cụ thể năm 2010 chi phí phục vụ tổng thể hội chợ chiếm 39% so với tổng chi phí, năm 2011 chi phí này chiếm 35% trong tổng 43 chi phí của năm, và đến năm 2012 thì chi phí này chiếm 36% trong tổng chi phí. Các loại chi phí còn lại như chi phí in ấn, chi phí nhân công, chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ đều có tỷ trọng bằng nhau giữa các năm Nhìn chung về tổng quan ta thấy, tỷ trọng của các loại chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ qua 3 năm đều có điểm chung là chi phí dàn dựng, chi phí phục vụ tổng thể sự kiện là 2 loại chi phí có tỷ trọng cao nhất trong năm. Kế đến là chi phí quảng bá tuyên truyền hội chợ, chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ và thấp nhất là chi phí in ấn và chi phí nhân công. Do mang tính chất của sự kiện có quy mô nhỏ nên ta cũng dễ dàng nhận thấy điều này là hợp lý. Đối với chi phí dàn dựng và chi phí phục vụ tổng thể sự kiện mà cụ thể là chi phí thuê mặt bằng, thì đây là 2 loại yếu tố không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Do đây là những sự kiện có quy mô nhỏ nên so với các khâu trong sự kiện thì dàn dựng gian hàng và vị trí mặt bằng là 2 khâu quan trọng nhất. Bên cạnh đó, do sự kiện quy mô nhỏ mang tính chất thương mại là chủ yếu nên việc đầu tư chi phí cho gian hàng cũng là điều dễ hiểu. Đối với các loại chi phí như chi phí quảng bá tuyên truyền hội chợ, chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ cũng thế. Phụ thuộc vào quy mô sự kiện mà việc đầu tư cho 2 loại chi phí này cao hay thấp. Do ở tầm quy mô nhỏ nên việc quảng bá tuyên truyền hội chợ hay đầu tư cho cơ sở vật chất trang trí hội chợ cũng không đáng kể. Qua 3 năm ta thấy 2 loại chi phí này hầu như ổn định và không có sự chênh lệch nhiều. Cụ thể năm 2010 chi phí quảng bá chiếm 12% so với tổng chi phí vá chi phí trang trí hội chợ chiếm 11% so với tổng chi phí. Năm 2011, 2 chi phí này chiếm đồng đều 11% trong tổng chi phí. Và đến năm 2012 thì 2 loại chi phí này lần lượt chiếm 9% và 11% so với tổng chi phí của năm của các sự kiêm có quy mô nhỏ. Đối với 2 loại chi phí còn lại là chi phí in ấn và chi phí nhân công thì cũng tương tự như 2 loại chi phí trên. Do quy mô sự kiện nhỏ nên số lượng in ấn các loại Brochures, các bao thư, hợp đồng hay số lượng nhân công thuê ngoài cũng không nhiều. Do đó, trong tổng chi phí thì 2 loại chi phí này chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí. Và theo bảng số liệu ta thấy qua 3 năm, tỷ trọng của 2 chi phí in ấn và chi phí nhân công đều ổn định với tỷ trọng 2% trong tổng chi phí của năm của các sự kiện có quy mô nhỏ. 4.4. PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG VÀ CƠ CẤU CHI PHÍ CỦA NHỮNG SỰ KIỆN CÓ QUY MÔ LỚN 4.4.1. Phân tích biến động chi phí của công ty 44 Sự kiện có quy mô lớn là sự kiện có quy mô cấp tỉnh, thành phố, cấp khu vực, và cấp quốc gia với số lượng gian hàng tham gia từ trên 200 gian hàng. Với quy mô lớn nên số lượng doanh nghiệp tham gia khá nhiều nhưng hầu như đều không mang tính chất thương mại, mà chủ yếu là nhằm quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp mình. Do đó, đối tượng tham gia chu yếu các doanh nghiệp có quy mô lớn. Sự kiện có quy mô lớn ngoài những hoạt động thường có trong khuôn khổ hội chợ như triễn lãm, thương mại hàng hóa… thì còn bao gồm các hoạt động khác như chương trình hội thảo, hội thi, tọa đàm và truyền hình trực tiếp. Đây chính là điểm khác biệt giữa sự kiện có quy mô nhỏ và sự kiện có quy mô lớn. Do trong khuôn khổ hoạt động của sự kiện lớn tổ chức thêm các chương trình hội thảo, hội thi,… nên chi phí của sự kiện này thường là khá lớn. Do đó, ngoài các loại chi phí như chi phí dàn dựng gian hàng, chi phí nhân công, chi phí thuê mặt bằng,… thì còn có các chi phí khác như chi phí dàn dựng sân khấu, chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ. Tổng kết qua 3 năm 2010, 2011, 2012, công ty IFA đã tổ chức được 3 sự kiện có quy mô lớn có quy mô tầm cỡ quốc gia và sự kiện có quy mô cấp vùng. Cụ thể, năm 2010, công ty tổ chức Festival với chủ đề Festival Trái cây Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang (công ty phối hợp với công ty sự kiện CAT Event thực hiện); năm 2011, công ty tổ chức Festival Lúa gạo Việt Nam lần thứ hai tại Sóc Trăng; năm 2012, công ty tổ chức Hội chợ Tây Nam Bộ với chủ đề Hội chợ thành tựu 10 năm xây dựng và phát triển vùng Đồng bằng sông Cửu Long. Với những sự kiện có quy mô lớn như thế thì chi phí công ty bỏ ra để thực hiện là khá lớn. Ta có bảng tổng hợp chi phí theo sự kiện có quy mô lớn trong 3 năm 2010, 2011, và 2012 như sau: 45 Bảng 4.3. Bảng tổng hợp chi phí của các sự kiện lớn qua các năm CHỈ TIÊU CHI PHÍ Chi phí nhân công ĐVT: đồng NĂM 2011 NĂM 2010 NĂM 2012 CHÊNH LỆCH 2011/2010 Số tiền (đồng) (%) CHÊNH LỆCH 2012/2011 Số tiền (đồng) (%) 701.674.547 1.454.432.978 573.483.500 752.758.431 107 -880.949.478 -61 12.902.155.350 21.195.179.090 11.327.929.920 8.293.023.739 64 -9.867.249.163 -46 4.292.530.000 6.933.744.790 4.708.951.000 2.641.214.790 62 -2.224.793.790 -32 - CP dàn dựng gian hàng 1.455.793.500 2.501.202.790 1.759.276.000 1.045.409.290 72 -741.926.790 -30 - CP dàn dựng sân khấu 2.836.736.500 4.432.542.000 2.949.675.000 1.595.805.500 56 -1.482.867.000 -33 Chi phí in ấn 232.031.147 302.270.000 205.475.478 70.238.853 30 -96.794.522 -32 CP quảng bá tuyên truyền HC 307.543.500 1.142.105.962 324.458.368 834.562.462 271 -817.647.594 -72 307.543.500 957.717.962 324.458.368 650.174.462 211 -633.259.594 -66 - Chi phí truyền thông internet - 184.388.000 - 184.388.000 - - Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện 1.082.836.706 1.716.435.500 857.820.781 633.598.794 59 -858.614.719 -50 600.000.000 800.000.000 415.000.000 200.000.000 33 -385.000.000 -48 - CP điện nước phục vụ hội chợ 402.457.356 567.435.500 295.357.281 164.978.144 41 -272.078.219 -48 - CP tổ chức an ninh trong HC 80.379.350 349.000.000 147.463.500 268.620.650 334 -201.536.500 -58 3.228.946.000 5.039.187.640 3.157.853.000 1.810.241.640 56 -1.881.334.640 -37 2.745.000.000 3.310.187.640 3.157.853.000 565.187.640 21 -152.334.640 -5 483.946.000 729.000.000 - 245.054.000 51 - - 3.758.268.000 6.061.435.200 2.073.371.302 2.303.167.200 61 -3.988.063.898 -66 13.603.829.900 22.649.612.070 11.901.413.429 9.045.782.170 66 10.748.198.641 -47 Chi phí sản xuất chung, bao gồm Chi phí dàn dựng - Quảng bá trực quan - Chi phí thuê mặt bằng CP tổ chức các hoạt động trong HC - CP hội thảo, hội thi, diễn đàn - CP truyền hình trưc tiếp CP cơ sở vật chất trang trí HC Tổng cộng Nguồn: Phòng kế toán công ty 46 Qua bảng trên ta thấy chi phí của các sự kiện lớn qua các năm có sự biến động không đồng đều, có sự tăng giảm rõ nét qua các năm, tùy theo quy mô của từng sự kiện. Sự biến động chi phí này được thể hiện qua biểu đồ sau: 8,000,000,000 CP DD 7,000,000,000 6,000,000,000 CP QBTT 5,000,000,000 CP in ấn 4,000,000,000 CP NC 3,000,000,000 CP PVTT 2,000,000,000 CP TC HĐ 1,000,000,000 CP TT 0 NĂM 2010 NĂM 2011 NĂM 2012 Hình 4.3. Biểu đồ biến động chi phí của sự kiện quy mô lớn qua các năm 4.4.1.1. Chi phí nhân công Đây là một loại chi phí không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Tùy theo quy mô của sự kiện mà chi phí này cao hay thấp. Nhưng hầu hết ở các sự kiện có quy mô lớn, chi phí này đều khá cao, do số lượng công việc khá nhiều và cần nhiều người làm nên phải thuê nhân công lao động thời vụ. Do đó, chi phí nhân công ở những sự kiện có quy mô lớn này là khá cao. Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy, chi phí này cũng không ổn định theo từng năm. Cụ thể năm 2010, với Festival Trái cây Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang thì tổng chi phí nhân công là hơn 701 triệu đồng. Đến năm 2011, với quy mô tầm quốc gia, Festival lúa gạo lần thứ hai tại Sóc Trăng, tổng chi phí nhân công là hơn 1.4 tỷ đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta thấy chi phí nhân công năm 2011 cao hơn 752 triệu đồng, tức cao hơn 107% so với năm 2010. Đến năm 2012, với sự kiện có quy mô cấp vùng, thì tổng chi phí nhân công của năm 2012 là hơn 573 triệu đồng. So sánh giữa 2 năm 2011 và 2012, ta thấy chi phí nhân công của năm 2012 có phần thấp hơn so với chi phí nhân công của năm 2011 là 61%, tương đương thấp hơn hơn 880 triệu đồng so với năm 2011. Cũng như các loại chi phí khác, tùy theo quy mô của sự kiện lớn hay nhỏ mà chi phí nhân công này nhiều hay ít. Do đó, tuy 47 chi phí năm 2011 cao nhất trong 3 năm với tỷ lệ cao, nhưng nguyên nhân chính vẫn là do sự kiện trong năm 2012 có quy mô quá lớn. 4.4.1.2. Chi phí sản xuất chung  Chi phí dàn dựng Chi phí dàn dựng đối với sự kiện lớn bao gồm chi phí dàn dựng gian hàng và chi phí dàn dựng sân khấu. Chi phí dàn dựng chiếm một phần không nhỏ trong tổng chi phí của sự kiện. Qua bảng trên ta thấy, chi phí dàn dựng qua các năm đều không được ổn định. Nguyên nhân là do mỗi năm công ty đều tổ chức được những sự kiện lớn, nhưng ở quy mô khác nhau. Năm 2010, chi phí dàn dựng là hơn 4.2 tỷ đồng, đến năm 2011 chi phí này là hơn 6,9 tỷ đồng, tăng hơn 2 tỷ đồng, tương ứng tăng 62% so với năm 2010. Đến năm 2012, chi phí này lại giảm xuống chỉ còn hơn 4.7 tỷ đồng, tương đương giảm 32 %, tức giảm hơn 2,2 tỷ đồng so với năm 2011. Năm 2010, công ty chỉ tổ chức 01 sự kiện lớn là Festinal Trái cây Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang với quy mô 750 gian hàng, với tổng số tiền dàn dựng gian hàng là hơn 1,4 tỷ đồng và chi phí dàn dựng sân khấu là hơn 2,8 tỷ đồng. Nhưng đến năm 2011, sự kiện Festiaval lúa gạo lần thứ hai tại Sóc Trăng có quy mô cấp quốc gia với số lượng gian hàng là 900 gian hàng với số tiền dàn dựng gian hàng lên đến hơn 2,5 tỷ đồng và chi phí để dàn dựng sân khấu là hơn 4,4 tỷ đồng đã làm cho tổng chi phí dàn dựng của năm 2011 tăng vượt bậc so với năm 2010. Năm 2012, công ty thực hiện sự kiện Hội chợ Tây Nam Bộ với chủ đề thành tựu 10 năm xây dựng và phát triển vùng Đồng bằng sông Cửu Long với sự tham gia của 500 gian hàng thì tổng chi phí dàn dựng của năm 2012 đã giảm một lượng đáng kể là hơn 2,2 tỷ đồng, tương đương giảm 32% so với năm 2011. Với sự kiện lớn này thì tổng chi phí dàn dựng của 500 gian hàng tham gia trong năm 2012 là hơn 1,7 tỷ đồng và chi phí dàn dựng sân khấu là hơn 2,9 tỷ đồng.  Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền Đây cũng là một loại chi phí không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào, dù sự kiện đó có quy mô nhỏ hay lớn. Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy tổng chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền của 3 năm 2010, 2011 và 2012 cũng tăng giảm không ổn định. Năm 2011, tổng chi phí đầu tư cho việc quảng cáo, quảng bá tuyên truyền cho Festival Lúa gạo lần thứ hai tại Sóc Trăng là khoảng 1.14 tỷ đồng, so với năm 2010 với Fesival Trái cây Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang là 307 triệu đồng, tức tăng 834 triệu đồng, tương đương tăng 271%. Festival lúa gạo lần 48 thứ hai tại Sóc Trăng là một sự kiện có quy mô tầm quốc gia nên việc đầu tư cho việc quảng cáo, quảng bá tuyên truyền là khá lớn, số lượng banner, cờ phướn, posster khá nhiều, phát thông tin Festival trên các đài truyền hình… Đồng thời, do có tầm cỡ quốc gia nên Festival Lúa gạo năm 2011 có thêm một chi phí, đó là chi phí truyền thông trên internet (chi phí xây dựng website riêng, chi phí nhân viên trực internet,…) với tổng chi phí là hơn 184 triệu đồng. Do đó, chi phí quảng bá tuyên truyền của năm 2012 với sự kiện lớn có quy mô cấp vùng là Hội chợ Tây Nam Bộ vẫn thấp hơn nhiều so với chi phí quảng bá tuyên truyền của năm 2011. Cụ thể, năm 2012 tổng chi phí này là hơn 324 triệu đồng, thấp hơn 817 triệu đồng, tương đương thấp hơn 72% so với năm 2011.  Chi phí in ấn Chi phí này chủ yếu tập trung vào việc in ấn các mẫu Brochures để gửi cho các doanh nghiệp nhằm mời gọi các doanh nghiệp tham gia sự kiện với công ty. Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí này cũng không ổn định theo từng năm, mà tùy thuộc vào từng sự kiện của từng năm. Năm 2010, chi phí in ấn là 232 triệu đồng, đến năm 2011, chi phí này là 302 triệu đồng, tức tăng lên 70 triệu đồng, tương đương tăng 30% so với năm 2010. Năm 2012, chi phí này là hơn 205 triệu đồng. So với năm 2011, thì chi phí này, chi phí này lại thấp hơn 96,7 triệu đồng, tương ứng giảm 32%. Số lượng Brochures in ấn cho Fesival Trái cây Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang ít hơn số lượng Brochures in ấn cho Festival lúa gạo lần thứ hai tại Sóc Trăng. Với Festival lúa gạo tại Sóc Trăng, ngoài mẫu Brochures chính, còn có những mẫu Brochures phụ, thư mời, bao thư riêng… Tất cả đều được in với số lượng lớn nên đã làm cho chi phí này cao hơn hẳn trong 3 năm. Do yêu cầu của các mẫu Brochures cần phải đẹp, bắt mắt, thực hiện công phu nhằm thu hút sự quan tâm cũng như sự tham gia của các doanh nghiệp nên tổng chi phí để thực hiện viêc in ấn này cũng đóng góp một phần quan trọng trong tổng chi phí của một sự kiện Chi phí tổng thể phục vụ sự kiện Chi phí này bao gồm nhiều loại chi phí nhỏ như chi phí mặt bằng, chi phí điện nước, chi phí tổ chức an ninh,… Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy, chi phí thuê mặt bằng cũng không đồng đều qua các năm. Năm 2010 chi phí này là 600 triệu đồng. Đến năm 2011, chi phí này là 800 triệu đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta thấy chi phí thuê mặt bằng của năm 2011 cao hơn chi phí thuê mặt bằng của 49 năm 2010 là 33%, tương đương cao hơn 200 triệu đồng. Nguyên nhân chính là do năm 2011 với Festival lúa gạo Sóc Trăng, số lượng gian hàng tham gia là 900 gian hàng, trong khí đó, Festival trái cây Việt Nam tại Tiền Giang chỉ có 750 gian hàng tham gia. Đến năm 2012, với sự kiện Hội chợ Tây Nam Bộ, tổng chi phí thuê mặt bằng của năm là 415 triệu đồng. So sánh giữa 2 năm 2011 và 2012, ta thấy chi phí thuê mặt bằng của năm 2012 thấp hơn so với năm 2011 một mức là 48%, tương đương thấp hơn 385 triệu đồng. Năm 2012, tuy với sự kiện lớn trong năm, nhưng tổng gian hàng tham gia chỉ là 500 gian hàng. Do đó, diện tích thuê mặt bằng của năm có phần thấp hơn so với năm 2011. Chi phí thuê mặt bằng cao hay thấp tùy thuộc vào quy mô của từng sự kiện, số lượng gian hàng tham gia, bên cạnh đó còn phụ thuộc và địa bàn nơi tổ chức sự kiện.  Chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ Ngoài các hoạt động thường xuyên của một hội chợ như thương mại, triển lãm… thì sự kiện lớn thường kèm theo những hoạt động khác như tổ chức các cuộc hội thảo, tọa đàm, các hội thi… Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí này cũng không ổn định theo từng năm. Cụ thể năm 2011, chi phí này tăng vượt bậc so với năm 2010. Năm 2010, chi phí các tổ chức các hoạt động là hơn 3,2 tỷ đồng, đến năm 2011, chi phí này là hơn 5 tỷ đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2012 ta thấy chi phí năm 2011 cao hơn 56%, tức tăng hơn 1,8 tỷ đồng so với năm 2010. Năm 2010, với Festival Trái cây Việt Nam tại Tiền Giang, sự kiện này chỉ tổ chức các hoạt động như Hội chợ “Hàng Việt cho người Việt”, hội thảo “Giải pháp kết nối hiệu quả nhà nông - nhà khoa học – nhà quản lý và doanh nghiệp để nâng cao giá trị trái cây Việt Nam”, hội thảo “Trái cây Việt Nam – Cơ hội và thách thức của trái cây Việt Nam trong hội nhập kinh tế quốc tế. Nhưng đến năm 2011, Festival lúa gạo Sóc Trăng với quy mô tầm quốc gia đã tổ chức hàng loạt các hoạt động như: chương trình An sinh xã hội, lễ hội ẩm thực, hội thảo “Con đường phát triển lúa gạo chất lượng cao”, hội thảo “Gạo Việt Nam – Ai bán ai mua?”, hội thi “Gạo ngon thương hiệu Việt”, hội thi đờn ca tài tử, hội thi người đẹp Sóc Trăng, và rất nhiều chương trình biễu diễn nghệ thuật khác. Những hoạt động này đã là cho chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ của năm 2011 tăng vượt bậc so với năm 2010. Đến năm 2012, với sự kiện lớn Hội chợ Tây Nam Bộ cũng đã tổ chức các hoạt động như chương trình an sinh xã hội, hội chợ thương mại dịch vụ ẩm thực, hội thảo đầu tư liên kết phát triển nông nghiệp bền vững vùng Đồng bằng sông Cửu Long,… Với các hoạt động trên đã làm cho tổng chi phí các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ của năm 2012 khá cao, nhưng có phần thấp hơn so với năm 50 2011 một mức 37%, tương đương thấp hơn 1,8 tỷ đồng. Bên cạnh đó, do trong năm 2010 và 2011 với sự kiện cấp quốc gia nên tổng chi phí này còn bao gồm cả chi phí truyền hình trực tiếp nên tổng chi phí này của 2 năm là khá cao.  Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ Để hội chợ thành công, ngoài sự tham gia của các doanh nghiệp, các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ thì việc trang trí hội chợ cũng khá quan trọng. Vì đây là một phần nhằm thu hút sự chú ý cũng như tham gia của khách tham quan trong và ngoài địa bàn tổ chức hội chợ. Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí trang trí hội chợ chiếm một phần không nhỏ trong tổng chi phí của một sự kiện. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta thấy chi phí trang trí hội chợ của năm 2011 khá cao so với năm 2010. Năm 2010, chi phí này là hơn 3,7 tỷ đồng. Đến năm 2011, chi phí này là 6 tỷ đồng, tương đương tăng 2,3 tỷ đồng, tức tăng 61% so với năm 2010. Năm 2012, với tổng chi phí là 2 tỷ đồng, so với năm 2011, chi phí này thấp hơn một lượng chi phí là hơn 3,9 tỷ đồng, tương ứng thấp hơn 66%. 4.4.2. Phân tích cơ cấu chi phí của công ty Để thực hiện được một sự kiện, cần phải có sự đóng góp của nhiều loại chi phí. Và trong tổng chi phí của một sự kiện, mỗi loại chi phí sẽ đóng góp khác nhau, và chắc chắn sẽ có loại chi phí chiếm tỷ lệ cao, có loại chi phí sẽ chiếm tỷ lệ thấp, tùy vào sự đóng góp của chi phí đó đối với tổng chi phí của sự kiện. Phân tích cơ cấu chi phí sẽ cho ta biết được chi phí nào chiếm tỷ trọng cao nhất, và chi phí nào có tỷ trọng thấp hơn trong tổng chi phí thực hiện, để từ đó có thể đưa ra những thuận lợi cũng như khó khăn của từng loại chi phí trong một sự kiện. Ta có bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ qua các năm như sau 51 Bảng 4.4: Bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của sự kiện quy mô lớn qua các năm CHỈ TIÊU Chi phí nhân công NĂM 2010 Số tiền Tỷ trọng (%) 5 701.674.547 ĐVT: đồng NĂM 2011 Số tiền Tỷ trọng (%) 1.454.432.978 6 NĂM 2012 Số tiền Tỷ trọng (%) 573.483.500 5 12.902.155.350 95 21.195.179.090 94 11.327.929.920 95 4.292.530.000 32 6.933.744.790 31 4.708.951.000 40 232.031.147 2 302.270.000 1 205.475.478 2 307.543.500 2 1.142.105.962 5 324.458.368 3 - Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện 1.082.836.706 8 1.716.435.500 8 857.820.781 - Chi phí tổ chức các hoạt động trong HC 3.228.946.000 5.039.187.640 22 3.157.853.000 27 - Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ 3.758.268.000 28 6.061.435.200 27 2.073.371.302 16 13.603.829.900 100 22.649.612.070 100 11.901.413.429 100 Chi phí sản xuất chung - Chi phí dàn dựng gian hàng - Chi phí in ấn - Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền hội chợ Tổng cộng 23 Nguồn: Phòng kế toán công ty 52 7 Qua bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của quy mô lớn trên ta thấy tỷ trọng của chi phí nhân công và tỷ trọng của chi phí sản xuất chung khá đồng đều giữa các năm. Tuy tổng tỷ trọng của chi phí sản xuất chung đồng đều giữa các năm, nhưng xét về cơ cấu từng loại chi phí của chi phí này thì lại có sự chênh lệch khác nhau giữa từng loại chi phí. Tình hình biến động cơ cấu chi phí của chi phí sản xuất chung của những sự kiện có quy mô lớn được thể hiện qua các biểu đồ sau NĂM 2010 28% NĂM 2011 27% 32% 31% 1% 2% 5% 2% 23% 22% 5% 6% 8% 8% NĂM 2012 CP DD 16% CP in ấn 40% CP QBTT CP NC 27% CP PVTT 7% 2% 3% 5% CP TCHĐ CP TT Hình 4.4: Biểu đồ biến động cơ cấu chi phí của những sự kiện lớn Qua bảng số liệu cũng như biểu đồ về cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô lớn ta thấy có sự chênh lệch tương đối giữa các loại chi phí qua các năm. Nhìn chung tổng quan qua biểu đồ ta dễ dàng nhận thấy qua 3 năm các loại chi phí như chi phí như chi phí dàn dựng, chi phí tổ chức các hoạt động 53 trong khuôn khổ hội chợ và chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ là những chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất trong các loại chi phí. Cụ thể năm 2010, chi phí dàn dựng chiếm 31,55% trong tổng chi phí, năm 2011 chi phí này chiếm 30,61% và năm 2012 tỷ trọng của chi phí này là 39,57% trong tổng chi phí. Đối với chi phí tổ chức các hoạt động và chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ cũng thế. Đây cũng là 2 chi phí có tỷ trọng khá cao trong tổng chi phí. Cụ thể năm 2010, tỷ trọng của 2 chi phí này lần lượt là 23,74% và 27,63% trong tổng chi phí, năm 2011 tỷ trọng của 2 loại chi phí này là 17,83% và 26,76%, và đến năm 2012 là 26,53% và 17,42% trong tổng chi phí. So với các loại chi phí khác thì đây là 3 loại chi phí chiếm một phần tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí của năm của những sự kiện có quy mô lớn. Những chi phí như chi phí nhân công, chi phí phục vụ tổng thể sự kiện thì cũng chiếm một phần tỷ trọng đáng kể sau chi phí dàn dựng và chi phí tổ chức hoạt động cũng như chi phí trang trí hội chợ. Cụ thể qua 3 năm thì chi phí phục vụ tổng thể sự kiện chiếm tỷ trọng lần lượt là 7,96%, 7,58% và 7,21% trong tổng chi phí. Chi phí nhân công cũng chiếm một phần trong tổng chi phí, cụ thể năm 2010 chi phí nhân công chiếm 5,16%, năm 2011 chi phí này chiếm tỷ trọng cao hơn với tỷ lệ 10,84%, và năm 2012 thì tỷ trọng của chi phí này là 4,82%. Đối với các loại chi phí còn lại như chi phí in ấn, chi phí quảng bá tuyên truyền hội chợ thì chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí. Cụ thể chi phí in ấn chỉ chiếm lần lượt 1,71%, 1,33%, và 1,73% trong tổng chi phí của 3 năm 2010, 2011 và 2012. Chi phí quảng bá tuyên truyền hội chợ cũng thế, chỉ chiếm 2,26% trong tổng chi phí của năm 2010, 5,04% của năm 2011 và 2,73% của năm 2012 của những sự kiện có quy mô lớn. Sự chênh lệch tỷ trọng giữa các loại chi phí như trên cũng là điều dễ hiểu. Cũng như cơ cấu chi phí của những sự kiện có quy mô nhỏ, tỷ trọng của từng loại chi phí sẽ có sự thay đổi khác nhau tùy theo quy mô của sự kiện. Nếu như đối với sự kiện có quy mô nhỏ thì chi phí dàn dựng và chi phí phục vụ tổng thể là 2 loại chi phí có tỷ trọng cao nhất thì đối với sự kiệm có quy mô lớn thì lại khác, chi phí co tỷ trọng cao nhất là chi phí dàn dựng, chi phí tổ chức các hoạt động trong hội chợ và chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ. Do tính chất của sự kiện có quy mô lớn là quảng bá thương hiệu cho các doanh nghiệp là chủ yếu nên ngoài việc đều tư cho gian hàng thì hội chợ còn phải tổ chức thêm các chương trình khác như hội thảo, hội thi,… và thiết kế trang trí hội chợ sao cho đẹp mắt và thu hút khách tham quan. Do đó, tỷ trọng của các loại chi phí này chiếm khá cao trong tổng chi phí của công ty trong các năm cũng là điều dễ hiểu. Đối với các loại chi phí còn lại, ta thấy chiếm một phần tỷ trọng nhỏ tong tổng chi phí. Tuy là sự kiện có quy mô lớn, số 54 lượng in ấn các mẫu brochures, bao thư hay số lượng nhân công thuê ngoài nhiều hơn, nếu xét về giá trị thì các loại chi phí này chiếm giá trị khá cao trong tổng giá trị của tổng chi phí, nhưng xét về tỷ trọng ta thấy các loại chi phí này chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí của các năm của những sự kiện có quy mô lớn. 4.5. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ CỦA CÔNG TY SO VỚI CHI PHÍ KẾ HOẠCH 4.5.1. Đánh giá việc thưc hiện chi phí của công ty giữa chi phí thực tế so với chi phí kế hoạch Bất cứ công ty khi hoạt động đều lập ra những kế hoạch cụ thể. Và lập kế hoạch chi phí là một yêu cầu không thể thiếu trong việc kinh doanh của công ty. Đối với công ty Cồ phần hội chợ quốc tế và phát triển nông thôn cũng thế. Trước khi tổ chức sự kiện, công ty cũng phải lập kế hoạch dự trù kinh phí để hoạt động có hiệu quả hơn, và thường công ty chỉ lập dự trù ở những sự kiện có quy mô lớn với tầm cỡ cấp vùng, quốc gia. Trong 3 năm 2010, 2011, 2012 công ty đã tổ chức được 3 sự kiện có quy mô lớn: năm 2010 với Festival Trái cây Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang, năm 2011 với Festival Lúa Gạo lần thứ hai tại Sóc Trăng, và năm 2012 với Hội chợ Tây Nam Bộ: Hội chợ thành tựu 10 năm xây dựng và phát triển vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long. Khi thực hiện một sự kiện, chi phí thực hiện có thể phát sinh thêm, hoặc giảm đi. Do đó, tổng chi phí của một sự kiện có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với chi phí kế hoạch đã đề ra. Ta có bảng so sánh giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế của từng hội chợ theo từng năm như sau: 55 Bảng 4.5: Bảng so sánh chi phí giữa thực tế so với kế hoạch năm 2010 CHỈ TIÊU Chi phí nhân công CP KẾ HOẠCH ĐVT: đồng CP THỰC TẾ CHÊNH LỆCH TT/KH SỐ TIỀN TỶ LỆ (%) 609.645.000 701.674.547 92.029.547 15,10 Chi phí sản xuất chung 12.593.608.000 12.902.155.350 308.538.353 2,4 Chi phí dàn dựng 4.868.000.000 4.292.530.000 -575.470.000 -11,82 - Chi phí dàn dựng gian hàng 2.987.000.000 1.455.793.500 -1.531.206.500 -51,26 - Chi phí dàn dựng sân khấu 1.881.000.000 2.836.736.500 -955.736.500 -50,81 Chi phí in ấn 231.801.000 232.031.147 230.147 0,10 Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền HC 268.807.000 307.543.500 38.736.500 14,41 - Quảng bá trực quan 268.807.000 307.543.500 38.736.500 14,41 1.023.000.000 1.082.836.706 59.836.706 5,85 - Chi phí thuê mặt bằng 569.756.000 600.000.000 30.244.000 5,31 - Chi phí điện nước phục vụ hội chợ 345.098.000 402.457.356 57.359.356 16,62 - Chi phí tổ chức an ninh trong hội chợ 108.146.000 80.379.350 -27.766.650 -25,68 Chi phí tổ chức các hoạt động trong HC 4,057.000.000 3.228.946.000 -828.054.000 -20,41 - Chi phí hội thảo, hội thi, diễn đàn 2.989.000.000 2.745.000.000 -244.000.000 -8,16 - Chi phí truyền hình trưc tiếp 1.068.000.000 483.946.000 -584.054.000 -54,69 Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ 2.145.000.000 3.758.268.000 1.613.268.000 71,21 13.203.253.000 13.603.829.900 400.567.900 3 Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện Tổng cộng Nguổn: Phòng kế toán công ty 56 Qua bảng số liệu trên ta thấy có sự chênh lệch rõ nét giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh trong năm. Có loại chi phí sẽ vượt định mức kế hoạch, và cũng có loại chi phí thực hiện ít hơn so với chi phí kế hoạch được đề ra. Sự chênh lệch đó được thể hiện qua biểu đồ sau CP KẾ HOẠCH CP THỰC TẾ CP DD CP in ấn CP QBTT CP NC CP PVTT CP TC CP TT HĐ Hình 4.5: Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa thực tế và kế hoạch năm 2010 Qua bảng phân tích trên ta thấy, nhìn chung chi phí thực hiện của công ty theo từng sự kiện là chưa được tốt so với chi phí kế hoạch đã đề ra. Tổng chi phí kế hoạch của năm 2010 cho Festival Trái cây Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang là 13,2 tỷ đồng, tổng chi phí thực hện là 13,6 tỷ đồng, tương đương cao hơn chi phí kê hoạch 400 triệu đồng, tương ứng cao hơn 3% so với chi phí kế hoạch đề ra ban đầu. Đây là một biểu hiện chưa được tốt của công ty trong việc thực hiện chi phí. Qua biểu đồ ta thấy nguyên nhân chính cuả sự vượt định mức chi phí này là do chi phí cơ sở vật chất thực hiện quá lớn, trong kí đó, chi phí kế hoạch lại quá thấp. Tuy nhiên các loại chi phí như chi phí dàn dựng, chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ đều thực hiện khá tốt so với chỉ tiêu kế hoạch. Những loại chi phí còn lại như chí phí thuê nhân công, chi phí in ấn tuy có thực hiện có cao hơn so với kế hoạch, nhưng chỉ vượt định mức kế hoạch một phần nhỏ không đáng kể. Nguyên nhân là do có nhiều chi phí phát sinh thêm trong quá trình thực hiện sự kiện, chi phí in ấn, thiết kế các pano, cờ phướn, banner phục vụ quảng cáo cho hội chợ tăng, số lượng nhân công thuê ngoài nhiều hơn dự trù, … Đến năm 2011, công ty thực hiện khá tốt phần thực hiện chi phí so với kế hoạch. Ta có bảng so sánh giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh trong năm 2011 như sau 57 Bảng 4.6: Bảng so sánh chi phí giữa thực tế so với kế hoạch năm 2011 CHỈ TIÊU Chi phí nhân công CP KẾ HOẠCH ĐVT: đồng CP THỰC TẾ CHÊNH LỆCH TT/KH SỐ TIỀN TỶ LỆ (%) 1.946.600.000 2.454.432.978 507.832.978 26,09 21.953.800.000 20.195.179.909 -1.758.620.908 -8,0 Chi phí dàn dựng 7.961.000.000 6.933.744.790 -1.027.255.210 -12,90 - Chi phí dàn dựng gian hàng 3.525.000.000 2.501.202.790 -1.023.797.210 -29,04 - Chi phí dàn dựng sân khấu 4.436.000.000 4.432.542.000 -3.458.000 -0,08 Chi phí in ấn 426.140.000 302.270.000 -123.420.000 -29,07 Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền HC 823.160.000 1.142.105.962 318.945.962 38,75 - Quảng bá trực quan 623.160.000 957.717.962 334.557.962 53,69 - Chi phí truyền thông trên internet 200.000.000 184.388.000 -15.612.000 -7,81 Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện 1.480.000.000 1.716.435.500 236.435.500 15,98 - Chi phí thuê mặt bằng 790.000.000 800.000.000 10.000.000 1,27 - Chi phí điện nước phục vụ hội chợ 440.000.000 567.435.500 127.435.500 28,96 - Chi phí tổ chức an ninh trong hội chợ 250.000.000 349.000.000 99.000.000 39,60 CP tổ chức các hoạt động trong HC 6.208.500.000 4.039.187.640 -2.169.312.360 -34,94 - Chi phí hội thảo, hội thi, diễn đàn 4.228.500.000 3.310.187.640 -918.312.360 -21,72 - Chi phí truyền hình trưc tiếp 1.780.000.000 729.000.000 -1.051.000.000 -59,04 Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ 5.055.000.000 6.061.435.200 1.006.435.200 19,91 23.900.400.000 22.649.612.070 -1.250.787.930 -5,23 Chi phí sản xuất chung Tổng cộng Nguồn: Phòng kế toán 58 công ty Qua bảng số liệu trên ta thấy có sự chênh lệch rõ nét giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh trong năm. Có loại chi phí sẽ vượt định mức kế hoạch, và cũng có loại chi phí thực hiện ít hơn so với chi phí kế hoạch được đề ra. Sự chênh lệch đó được thể hiện qua biểu đồ sau CP KẾ HOẠCH CP THỰC TẾ CP DD CP in ấn CP CP NC QBTT CP PVTT CP TC CP TT HĐ Hình 4.6: Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa thực tế và kế hoạch năm 2011 Năm 2011, chi phí thực hiện Festival Lúa gạo lần thứ hai tại Sóc Trăng là 22 tỷ đồng, trong khi đó, chi phí kế hoạch đề ra cho sự kiện này là 23 tỷ đồng. So sánh ta thấy tổng chi phí kế hoạch của sự kiện này cao hơn so với tổng chi phí công ty đã thực hiện, hay nói cách khác, công ty đã thực hiện chi phí khá hiệu quả, thấp hơn 1,2 tỷ đồng, tương ứng thấp hơn 5,23% so với chi phí công ty đề ra. Điều này cũng chứng minh được việc thực hiện chi phí của công ty khá tốt. Cụ thể, chi phí dàn dựng thấp hơn 1tỷ đồng, tương ứng thấp hơn 12,9%, chi phí in ấn thấp hơn 29,07% tương ứng thấp 123.triệu đồng. Bên cạnh đó, cũng có một số chi phí gia tăng so với kế hoạch, chẳng hạn chi phí nhân công cao hơn 26,09% tức cao hơn 507 triệu đồng, chi phí phục vụ tổng thể sự kiện tăng 236 triệu đồng, tương ứng tăng 15,98% do chi phí thuê mặt bằng tăng, chi phí điện nước phục vụ hội chợ cũng tăng. Nhưng nhìn chung, tổng chi phí của Fesival Lúa gạo lần thứ hai của năm 2011 công ty cũng đã thực hiện khá tốt. Tuy nhiên đến năm 2012, việc thực hiện chi phí của công ty có phần thực hiện không tốt, ta có bảng so sánh giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh trong năm 2012 như sau 59 Bảng 4.7. Bảng so sánh chi phí giữa thực tế so với kế hoạch năm 2012 CHỈ TIÊU Chi phí nhân công ĐVT: đồng CP KẾ HOẠCH CP THỰC TẾ CHÊNH LỆCH TT/KH SỐ TIỀN TỶ LỆ (%) 590.000.000 573.483.500 -16.516.500 -2,80 10.928.768.000 11.328.229.920 399.461.920 3,65 Chi phí dàn dựng 4.508.000.000 4.709.251.000 201.251.000 4,46 - Chi phí dàn dựng gian hàng 3.078.000.000 1.759.276.000 -1.318.724.000 -42,84 - Chi phí dàn dựng sân khấu 1.430.000.000 2.949.975.000 1.519.975.000 106,29 Chi phí in ấn 193.000.000 205.475.478 12.475.478 6,46 Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền HC 305.768.000 324.458.368 18.690.368 6,11 - Quảng bá trực quan 305.768.000 324.458.368 18.690.368 6,11 - Chi phí truyền thông trên internet - - - - Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện 900.000.000 857.820.781 -42.179.219 -4,69 - Chi phí thuê mặt bằng 470.000.000 415.000.000 -55.000.000 -11,70 - Chi phí điện nước phục vụ hội chợ 297.000.000 295.357.281 -1.624.719 -0,55 Chi phí tổ chức an ninh trong hội chợ 133.000.000 147.463.500 14.463.500 10,87 CP tổ chức các hoạt động trong HC 2.987.000.000 3.157.853.000 170.853.000 5,72 - Chi phí hội thảo, hội thi, diễn đàn 2.987.000.000 3.157.853.000 170.853.000 5,72 - - - - 2.035.000.000 2.073.371.302 38.371.302 1,89 11.518.768.000 11.901.713.429 382.945.429 3,32 Chi phí sản xuất chung, trong đó - Chi phí truyền hình trưc tiếp Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ Tổng cộng Nguồn: Phòng kế toán công ty 60 Qua bảng số liệu trên ta thấy có sự chênh lệch giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh trong năm. Có loại chi phí sẽ vượt định mức kế hoạch, và cũng có loại chi phí thực hiện ít hơn so với chi phí kế hoạch được đề ra. Sự chênh lệch đó được thể hiện qua biểu đồ sau CP KẾ HOẠCH CP THỰC TẾ CP DD CP in ấn CP QBTT CP NC CP PVTT CP TC HĐ CP TT Hình 4.7: Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa thực tế và kế hoạch năm 2012 Nhưng đến năm 2012, ta thấy chi phí thực hiện lại có phần cao hơn so với chi phí kế hoạch. Với sự kiện Hội chợ Tây Nam Bộ, chi phí kế hoạch công ty đề ra là hơn 11,51 tỷ đồng, nhưng chi phí thực hiện có phần cao hơn với tổng chi phí phát sinh là hơn 11,9 tỷ đồng, cao hơn 382 triệu đồng, tương ứng cao hơn 3,32% so với kế hoạch đề ra. Ta thấy hầu hết các loại chi phí trong năm 2012 đều cao hơn so với chi phí kế hoạch. Chi phí dàn dựng, chi phí in ấn, các hoạt động trong hội chợ cũng đều tăng. Có nhiều nguyên nhân làm chi phí thực hiện này cao hơn chi phí kế hoạch. Số lượng gian hàng tham gia nhiều hơn dự kiến ban đầu, số lượng in ấn các loại Brochures cũng cao hơn, chi phí tổ chức các cuộc hội thảo tạo đàm cũng gia tăng… Tuy tổng chi phí thực hiện của công ty cao hơn so với kế hoạch, nhưng với tỷ lệ và mức độ không cao, nên cũng không đáng lo ngại. Tuy nhiên đây cũng là một điểm mà công ty cần lưu ý để có thể thực hiện chi phí một cách tốt hơn. 4.5.2. Đánh giá hiệu quả quản lý chi phí của công ty qua các chỉ số tài chính Để đánh giá công ty thực hiện chi phí có tốt hay không, ta tiến hành phân tích tỷ suất chi phí. Tỷ suất chi phí nói lên trình độ tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh cũng như chất lượng quản lý của công ty. Qua tỷ số này ta có 61 thể kết luận sơ bộ là công ty kinh doanh có hiệu quả hay không. Và tỷ số này được tính từ tổng chi phí và tổng doanh thu của công ty. Ta có bảng tỷ suất chi phí như sau Bảng 4.8. Bảng tỷ suất chi phí của công ty qua các năm CHỈ TIÊU Tổng CP Tổng DT LN trước thuế Tỷ suất CP (%) NĂM 2010 18,412,143,647 23,475,785,963 NĂM 2011 NĂM 2012 CHÊNH LỆCH 2011/2010 2012/2011 27,457,925,817 16,710,027,176 9,045,782,170 -10,747,898,641 34,067,453,739 22,075,786,480 10,591,667,776 -11,991,667,259 5,063,642,316 6,609,527,922 5,365,759,304 1,545,885,606 -1,243,768,618 78.43 80.60 75.69 2.17 -4.90 Nguồn: Phòng kế toán công ty Qua bảng số liệu trên ta thấy Năm 2010 tỷ suất chi phí là 78,43%. Điều này cho thấy tuy tỷ suất chi phí vẫn còn trong định mức cho phép nhưng vẫn khá cao. Điều này chứng tỏ công tác quản lý chi phí của công ty vẫn chưa có hiệu quả tối đa và tình hình hoạt động của công ty vẫn chưa đạt hiệu quả cao. Năm 2011, tỷ suất chi phí của công ty là 80,60%, tăng 2,17% so với năm 2011. Nguyên nhân cua việc tăng tỷ suất này là do trong năm 2011, công ty đã tổ chức được sự kiện có quy mô tầm cỡ quốc gia. Với sự kiện đó đã làm cho tổng doanh thu của công ty trong năm tăng lên và chi phí cũng vì vậy mà tăng lên kéo theo. Tuy nhiên sự gia tăng này vẫn là phù hợp mặc dù vẫn ở mức khá cao, và cũng đã chứng tỏ được công ty hoạt động có lợi nhuận. Năm 2012, tỷ suất chi phí là 75,69%, đã giảm 4,9% so với năm 2011. Nguyên nhân của sự giảm tỷ suất này la do doanh thu của năm 2012 không nhiều bằng doanh thu của năm 2011, do năm 2012 công ty chỉ tổ chức sự kiện lớn có quy mô cấp vùng. Tuy tỷ số chi phí năm 2012 giảm hơn so với năm 2011 nhưng vẫn ở còn mức khá cao. Vì thế công ty cần có những biện pháp để hạ thấp tỷ suất chi phí nhằm thực hiện và quản lý chi phí tốt hơn. Nhìn chung trong 3 năm, tỷ suất chi phí của công ty đều ở mức cho phép, nhưng vẫn với tỷ lệ khá cao. Điều này nói lên một phần hiệu quả quản lý chi phí của công ty vẫn chưa được thực hiện tốt nhất. Do đó công ty cần có những biện pháp thực hiện chi phí tiết kiệm và quản lý chi phí một cách tốt hơn. 62 CHƯƠNG 5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 5.1. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN 5.1.1 Thuận lợi Qua thời gian thực tập tại công ty, em có một số nhận xét về mặt thuận lợi của công ty như sau Được sự bảo trợ của Bộ Nông Nghiệp & PTNT, Báo Nông nghiệp Việt Nam, UBND các tỉnh/thành phố, Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế & PTNT (IFA) trong suốt những năm qua đã tổ chức thành công các kỳ hội chợ, sự kiện, Festival mang cấp quốc gia, quốc tế, được nhiều địa phương, đơn vị, doanh nghiệp biết đến như là một trong những công ty chuyên nghiệp, hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức hội chợ, sự kiện, Festival trên phạm vi trong và ngoài nước. Từ khi thành lập cho đến nay, Công ty IFA đã xây dựng được nền móng khá vững chắc trong công tác xây dựng thương hiệu (có đại diện thương hiệu ở Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long). Tạo được lòng tin đối với các địa phương, đơn vị doanh nghiệp, khách hàng… Đã thiết lập, xây dựng và phát triển mối quan hệ đối tác bền vững với các địa phương, nhất là các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long với hơn 1.500 doanh nghiệp trong và ngoài nước, đặc biệt là với các cơ quan Bộ, Ngành Trung ươngcạnh đó, lĩnh vực tổ chức sự kiện là một lĩnh vực khá mới mẻ, số lượng công ty hoạt động trong lĩnh vực này còn ít. Do đó công ty ít gặp phải sự cạnh tranh của các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Đội ngũ nhân viên khá chuyên nghiệp, năng động sáng tạo, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động. Điều này một phần tạo nên sự thành công sự thành công của các kỳ hội chợ và tạo được lòng tin đối với khách hàng. 5.1.2. Khó khăn Bên cạnh những thuận lợi của công ty như đã nêu ở trên, thì công ty vẫn có một số điểm khó khăn như sau Do là công ty dịch vụ, tổ chức sự kiện nhằm mục đích quảng bá thương hiệu cho các doanh nghiệp, nên doanh nghiệp là khách hàng chủ yếu của công 63 ty. Và do đó, nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu của công ty là sự vận động tài trợ cùa các doanh nghiệp, nên công ty khó có thể chủ động được tổng kinh phí hoạt động của công ty mình. Và như phân tích ở trên, khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp, nhưng không phải hội chợ hay sự kiện nào các doanh nghiệp là khách hàng thân thiết của công ty đều tham gia. Do đó, công ty phải tìm những khách hàng mới cho công ty. Và để có được nhiều khách hàng mới tham gia cộng tác với công ty thì đây lại là một vấn đề khó khăn của công ty. Bên cạnh đó, giá cả thị trường luôn biến động theo chiều hướng mỗi ngày một tăng theo thời gian không ổn định. Điều này cũng gây một phần khó khăn cho công ty trong việc lập kế hoạch cũng như việc công ty cố gắng thực hiện chi phí theo kế hoạch đã đề ra. 5.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY Hiện nay với nền kinh tế khó khăn, các doanh nghiệp các phải cạnh tranh nhau để tồn tại và phát triển. Mà đối với các nhà quản trị hiện nay, vấn đề quản lý chi phí là một trong những vấn đề được quan tâm nhiều hơn hết. Các nhà quản trị phải luôn tìm các biện pháp hữu ích sao cho chi phí được thực hiện một cách tốt nhất và nhằm mục đích cuối cùng là nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty, em xin có một số giải pháp để nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại công ty như sau: - Công ty nên lập ra những khoản mục chi phí nào là chi phí cần thiết và những khoản mục nào là chi phí không cần thiết để từ đó có thể tiết kiệm được được những khoản chi phí không cần thiết đối với công ty (chẳng hạn như chi phí thuê nhân công của những sự kiện có quy mô nhỏ nếu nhân viên công ty có thể thực hiện được những công việc đó). - Công ty nên lập kế hoạch chi phí cho cả những sự kiện có quy mô nhỏ. Qua tìm hiểu đề tài ta thấy công ty chỉ lập kế hoạch chi phi cho những sự kiện có quy mô lớn, còn những sự kiện có quy mô nhỏ thì công ty không lập kế hoạch chi phí. Các chi phí phát sinh đều theo thực tế phát sinh từ nhu cầu của sự kiện. Do đó, yếu tố này có thể ảnh hưởng phần nào đến tổng chi phí phát sinh của năm và cuồi cùng là dẫn đến hiệu quả doanh thu công ty mang về là không cao. Do đó, công ty nên lập kế hoạch chi phí cho cả các sự kiện có quy mô nhỏ. - Trong quá trình thực hiện hội chợ, công ty nên bám sát với chi phí kế hoạch đã đề ra, vì khi lập kế hoạch chi phí, công ty đều dựa trên những kinh 64 nghiệm của các kỳ hội chợ trước đây, và cập nhật thêm những thông tin biến động giá cả thị trường bên ngoài. Do đó khi thực hiện hội chợ, công ty nên cố gắng bám sát và thực hiện theo chi phí kế hoạch đã đề ra để chi phí được thực hiện một cách tốt nhất. - Sau mỗi kỳ hội chợ, công ty nên tiến hành tổng hợp và tiến hành phân tích chi phí, để từ đó có thể đánh giá được qua mỗi kỳ hội chợ công ty thực hiện tốt hay chưa và cần khắc phục ở điểm nào để thực hiện tốt hơn cho các kỳ hôị chợ sau. 65 CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1. KẾT LUẬN Chi phí là một trong những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Mỗi một sự tăng, giảm của chi phí sẽ dẫn đến sự tăng, giảm của lợi nhuận. Do đó, chúng ta cần xem xét tình hình thực hiện chi phí một cách hết sức cẩn thận để hạn chế sự gia tăng và có thể giảm các loại chi phí đến mức thấp nhất. Điều này đồng nghĩa với việc làm tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí là những khoản chi ra bằng tiền trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tính toán đúng các khoản chi phí bỏ ra giúp doanh nghiệp phác thảo được viễn cảnh kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài việc phân tích chi phí, tính toán chi phí, cần phải tìm mọi biện pháp để điều hành chi phí theo chiến lược thị trường là một trong những công việc cực kỳ quan trọng của các doanh nghiệp Qua quá trình thực tập tại công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn về thực trạng quản lý chi phí của công ty, cho ta thấy được về kết quả hoạt động, ta thấy trong 3 năm công ty đều hoạt động có hiệu quả. Doanh thu của công ty qua mỗi năm đều tăng. Đây là một mặt tích cực mà công ty cần cố gắng phát huy. Công tác thực hiện chi phí của công ty tương đối tốt. Tuy có biến động chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch nhưng với tỷ lệ không cao. Tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề cần giải quyết, cụ thể về công tác kế toán, nhìn chung công ty đáp ứng được yêu cầu thực tiễn của công tác kế toán tại công ty. Nhưng công ty vẫn cần phải có một số biện pháp để công tác kế toán được thực hiện tốt hơn, cụ thể ở đây là công tác quản lý chi phí của công ty. 6.2. KIẾN NGHỊ Qua thời gian tìm hiểu tình hình hoạt động của công ty, em có một số kiến nghị như sau: Công ty cần hoàn thiện hơn nữa bộ máy kế toán của mình. Đồng thời tạo điều kiện giúp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên trong công ty. Tổ chức hệ thống thông tin thông suốt, liên tục cập nhật các thông tin, quy định của nhà nước về công tác kế toán 66 Thường xuyên tổ chức các buổi kiểm tra nội bộ, kiểm tra thực hiện các chế độ chính sách tại công ty. Công ty nên lập kế hoạch sự kiện cho cả năm, để từ đó có thể dự trù được kinh phí thực hiện của cả năm và xây dựng được chiến lược cũng như hướng đi đúng đắn để mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty. Củng cố uy tín công ty đối với những khách hàng thân thiết của công ty. Bên cạnh đó, bộ phận kinh doanh tìm kiếm những khách hàng mới cho công ty, nâng cao uy tín công ty đối với các khách hàng mới cũng như thu hút sự tham gia, đầu tư của họ đối với những hoạt động của công ty. Để hội chợ thành công hơn mong đợi, yếu tố quan trọng là xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Do đó, trước khi diễn ra sự kiện, công ty cần lên kế hoạch cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng công ty cần hướng tới, đồng thời hạn chế những đối tượng khách hàng không có tiềm năng để có thể tổ chức được một sự kiện thành công và hiệu quả hơn. Công ty xây dựng lực lượng nhân sự hoạt động chuyên nghiệp hơn. Sự kiện sẽ được tổ chức thành công nếu xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ tham gia trong sự kiện đó. Do đó, công tác tuyển chọn, huấn luyện và tạo điều kiện cho đội ngũ nhân viên trong công ty có thể giao tiếp tốt với đối tượng khách hàng mục tiêu cũng là điều không kém phần quan trọng cho sự thành công của một sự kiện. 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO Lê Thị Ánh Hoa, 2012. Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty Cổ phần Thương mại sản xuất Duyên Hải. Luận văn Đại học. Trường Đại học Đà Nẵng. Lê Phương Thúy Oanh, 2012. Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty Dược phẩm Bidiphar. Luận văn Đại học. Trường Đại học Đà Nẵng. Ngô Thị Cẩm Giang, 2009. Phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh tại công ty cổ phần thương mại Cần Thơ. Luận văn Đại học. Trường Đại học Cần Thơ. Bùi Văn Trường, 2008. Kế toán quản trị. Nhà xuất bản lao động – xã hội. Phạm Văn Dược và Trần Văn Tùng, 2008. Một số giải pháp kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả (ngày truy cập 08/11/2013) Tạp chí kế toán, Một số giải pháp kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. (www.doanhnhan.net/mot-so-giai-phap-kiem-soat-chi-phi-trong-doanhnghiep.p53a8632.html) (ngày truy cập 10/11/2013) 68 [...]... chung 31 CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 4.1 KHÁI QUÁT VỀ CÁC LOẠI CHI PHÍ CỦA CÔNG TY Công ty Cổ Phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn là công ty dịch vụ, với hoạt động chính là tư vấn, trực tiếp tổ chức Festival, hội chợ triễn lãm nông nghiệp, công nghiệp, thương mại dịch vụ trong nước và quốc tế; tổ chức hội thảo khoa học... trong 3 năm 2010, 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu Mục tiêu 1: Phân tích và đánh giá tình hình biến động chi phí tại tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA) Đối với mục tiêu này đề tài sử dụng phương pháp so sánh bằng số tuyệt đối và tương đối để thực hiện Phương pháp số tương... kế toán quản trị chi phí tại công ty, những mặt đã làm được cũng như những vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán quản trị chi phí Luận văn đã phân tích sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản trị chi phí và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại công ty Nhìn chung, các tác giả đều có quan điểm chung là phân tích thực trạng quản trị chi phí tại công ty dưạ trên các... hiệu vàng chất lượng” tại chuỗi hội chợ Bông lúa vàng Việt Nam; Ngày 30/06/2008, Báo Nông nghiệp Việt Nam ban hành quyết định số 46/NNVN-QĐ về việc thành lập Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế & PTNT (IFA) và bổ nhiệm các chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc công ty Ngày 08 tháng 08 năm 2008, Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và phát triển nông thôn (IFA) chính thức được thành lập và đi vào... thể là công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn Vì vậy, dựa trên cơ sở lược khảo tài liệu có liên quan và số liệu thực tế tại công ty, nên em đã tiến hành thực hiện đề tài này Bài viết sẽ áp dụng phương pháp so sánh số tuyệt đối cũng như tương đối để so sánh số chênh lệch chi phí giữa các năm, cũng như giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh Bên cạnh đó với việc phân tích các... công ty Từ đó, có thể đưa ra những nhận định vể khó khăn cũng như thuận lợi của công ty Mục tiêu 4: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị chi phí tại Công ty Cồ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông Thôn (IFA), đề tài thực hiện liên hệ thực tế, căn cứ và tình hình chi phí cụ thể của công ty mà đưa ra những giải pháp cụ thể 21 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ... trợ phát triển thương hiệu doanh nghiệp Do công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nên các loại chi phí khác hẳn với các loại chi phí của doanh nghiệp sản xuất Các loại chi phí phát sinh tại công ty chỉ bao gồm các loại chi phí như chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung (không có chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) Do đó, đề tài sẽ chỉ phân tích những biến động của chi phí nhân công và chi phí. .. hàng và chi phí dàn dựng sân khấu), chi phí in ấn, chi phí quảng cáo quảng bá tuyên truyền cho hội chợ (bao gồm chi phí quảng bá trực quan và chi phí truyền thông trên internet), chi phí phục vụ tổng thể sự kiện (bao gồm chi phí thuê mặt bằng, chi phí điện nước phục vụ sự kiện, chi phí tổ chức an ninh trong quá trình diễn ra sự kiện), chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ (bao gồm chi phí. .. chung Chi phí nhân công Chi phí nhân công là chi phí chi trả cho nhân công thuê ngoài, lao động thời vụ trong thời gian chính thức diễn ra hội chợ Tùy theo quy mô hội chợ lớn hay nhỏ mà số lượng nhân công thuê ngoài nhiều hay ít Do đó, công ty phải bỏ ra một lượng chi phí chi trả cho nhân công thuê ngoài này Chi phí sản xuất chung bao gồm các loại chi phí như chi phí dàn dựng (bao gồm chi phí dàn... lợi trong chi tiêu để chi phí thực hiện có thể thấp hơn hay cao hơn định mức thì phải tiến hành phân tích sự biến động của chi phí Phân tích biến động chi phí là so sánh chi phí thực tế và chi phí định mức để xác định biến động (chênh lệch) chi phí, sau đó tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động và đề xuất biện pháp thực hiện cho kỳ sau nhằm tiết kiệm chi phí Phân tích biến động chi phí là kiểm