TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐỖ THỊ HỒNG OANH ỨNG DỤNG MS ACCESS VÀO CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DỊCH VỤ - XÂY DỰNG KIẾN LẠC CẦN THƠ NĂM 2013 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế Toán Mã số ngành: 52340301 Tháng 11 – 2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐỖ THỊ HỒNG OANH MSSV: LT11235 ỨNG DỤNG MS ACCESS VÀO CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DỊCH VỤ - XÂY DỰNG KIẾN LẠC CẦN THƠ NĂM 2013 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế Toán Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN HỒ HỮU PHƯƠNG CHI Tháng 11 – 2013 LỜI CẢM ƠN  Đầu tiên tôi xin gửi lời cám ơn chân thành đến Ban Giám Đốc Công ty Kiến Lạc đã tạo điều kiện cho tôi thực tập và hoàn thành Luận văn tốt nghiệp. Bên cạnh đó tôi cũng xin gửi lời cám ơn đến các anh, chị - nhân viên trong Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi để tôi có thể thuận lợi hoàn thành Luận văn tốt nghiệp, đặc biệt là Chị Dung và chị Trinh ở bộ phận Kế Toán. Ngoài ra, tôi cũng gửi lời cám ơn chân thành, sâu sắc đến Cô Hồ Hữu Phương Chi – Giảng viên hướng dẫn luận văn đã hết lòng giúp đỡ và chỉ dạy tận tình để tôi có thể hoàn thành tốt Luận văn tốt nghiệp. Xin gửi lời cám ơn đến các Thầy, Cô những người đã truyền đạt kiến quý báu để từ đó tôi có thể vận dụng và hoàn thiện đề tài tốt nghiệp của mình. Sinh viên thực hiện Đỗ Thị Hồng Oanh i LỜI CAM ĐOAN  Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất kỳ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Ngày …. tháng …. năm 2013 Sinh viên thực hiện (ký và ghi họ tên) Đỗ Thị Hồng Oanh ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP  ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Cần Thơ, ngày…….tháng….. năm 2013 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ iii MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................... i LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ..................................................... iii MỤC LỤC ........................................................................................................ iv DANH MỤC HÌNH ........................................................................................ viii DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT ........................................................................... x CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU .............................................................................. 1 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ........................................................................... 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU .................................................................... 2 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ....................................................................... 2 1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU ....................................................................... 3 CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU................................................................................................................... 4 2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN ......................................................................... 4 2.1.1 Kế toán tiền lương ............................................................................ 4 2.1.2 Các khoản trích theo lương .............................................................. 6 2.1.3 Quy trình hạch toán ......................................................................... 7 2.1.4 MS Access....................................................................................... 12 2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU......................................................... 16 2.2.1 hương há thu th 2.2.2 hương há h n tích li u ....................................................... 16 li u ..................................................... 16 CHƯƠNG 3 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG KIẾN LẠC ......................................................................................... 17 3.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG KIẾN LẠC ...................................................................................... 17 3.1.1 Giới thi u chung ............................................................................. 17 3.1.2 Quá trình hình thành, hát triển, những thu n lợi và khó khăn của Công ty .................................................................................................... 18 3.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC ............................................................................. 19 3.2.1 Sơ đồ tổ chức Kiến Lạc .................................................................. 19 3.2.2 Chức năng của từng bộ h n ......................................................... 19 iv 3.3 Tổ chức bộ máy kế toán ......................................................................... 20 3.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ...................................................... 20 3.3.2 Chức năng và quyền hạn của từng chức vụ ................................... 20 3.3.3 Chế độ kế toán á dụng và trình tự ghi ổ kế toán ........................ 21 3.4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUA 03 NĂM 2010, 2011, 2012 VÀ 06 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 TẠI CÔNG TY KIẾN LẠC ........ 24 3.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh ....................................................... 24 CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN - XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG KIẾN LẠC BẰNG MS ACCESS .................................................... 29 4.1 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN ................................................................... 29 4.1.1 Quy trình tính lương tại Công ty .................................................... 29 4.1.2 Hạch toán một nghi vụ hát inh tại Công ty ........................ 29 4.2 MỘT SỐ QUY ƯỚC TRONG VIỆC XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU 40 4.2.1 Thang bảng lương .......................................................................... 40 4.2.2 Ký hi u của các hòng ban và mã nh n viên ................................. 42 4.3 XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐẦU VÀO ........................................ 42 4.3.1. Thiết kế Bảng dữ li u (Table) ....................................................... 42 4.4 THIẾT KẾ TRUY VẤN DỮ LIỆU (QUERY)...................................... 52 4.4.1 Crosstab Query .............................................................................. 52 4.4.2 Select Query ................................................................................... 53 4.5 THIẾT KẾ BIỂU MẪU (FORM) .......................................................... 56 4.5.1 Thông tin nhân viên ........................................................................ 56 4.5.2 Bảng chấm công ............................................................................. 57 4.6 THIẾT KẾ BÁO CÁO (REPORT) ........................................................ 57 4.6.1 Bảng lương cơ bản ......................................................................... 57 4.6.2 Bảng các khoản trích theo lương ................................................... 58 4.6.3 Bảng thanh toán lương ................................................................... 59 4.7 XÂY DỰNG GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH ..................................... 60 4.8 BẢO MẬT CƠ SỞ DỮ LIỆU................................................................ 62 4.9 ƯU ĐIỂM CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH TÍNH LƯƠNG BẰNG MS ACCESS ................................................................................... 62 4.10 HẠN CHẾ CỦA CHƯƠNG TRÌNH TÍNH LƯƠNG BẰNG MS ACCESS ....................................................................................................... 63 v 4.11 ĐÁNH GIÁ VỀ ỨNG DỤNG MS ACCESS TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG ................. 64 CHƯƠNG 5 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG KIẾN LẠC ......................................... 66 5.1 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHÁI TRÍCH THEO LƯƠNG ..................................... 66 5.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY KIẾN LẠC ....... 67 CHƯƠNG 6 : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .............................................. 69 6.1 KẾT LUẬN ............................................................................................ 69 6.2 KIẾN NGHỊ ........................................................................................... 69 TÀI LIỆU THAM KHẢO vi DANH MỤC BẢNG Trang Bảng 3.1 Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 03 năm 2010, 2011, 2012 ............................................................................................ 25 Bảng 3.2 Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 06 tháng đầu năm 2012, 2013 ......................................................................................... 26 Bảng 4.1 Quy ước kí hiệu khi nhập liệu Bảng phụ cấp ................................... 46 Bảng 4.2 Quy ước nhập liệu trong Bảng hệ số lương ..................................... 47 Bảng 4.3 Quy ước khi nhập liệu của Bảng chấm công.................................... 48 Bảng 4.4 Quy ước khi nhập liệu vào Bảng thưởng ......................................... 50 vii DANH MỤC HÌNH Trang Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến Lạc.................................................................................................................... 19 Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ......................................................... 20 Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo quyết định 48/BTC theo hình thức Nhật ký chung ........................................................................................................... 22 Hình 3.4 Sơ đồ kết chuyển lương .................................................................... 23 Hình 3.5 Sơ đồ các khoản phải trích theo lương ............................................. 24 Hình 4.1 Bảng PHONGBAN ........................................................................... 43 Hình 4.2 Bảng PHONGBAN – chế độ nhập liệu (Datasheet view) ................ 44 Hình 4.3 Bảng THONGTIN_NV ở chế độ thiết kế (Design View) ................ 45 Hình 4.4 Bảng THONGTIN_NV ở chế độ nhập liệu (Datasheet View) ......... 45 Hình 4.5 Bảng PHUCAP ở chế độ thiết kế ( Design View) ............................ 46 Hình 4.6 Bảng PHUCAP sau khi nhập liệu ..................................................... 47 Hình 4.7 Bảng HESOLUONG ........................................................................ 48 Hình 4.8 Bảng CHAMCONG ở chế độ thiết kế .............................................. 49 Hình 4.9 Bảng chấm công ở chế độ nhập liệu ................................................. 49 Hình 4.10 Bảng THUONG ............................................................................. 50 Hình 4.11 Liên kết giữa các Bảng ................................................................... 51 Hình 4.12 Query thống kê nhân viên các phòng ban ....................................... 52 Hình 4.13 Kết quả truy vấn Crosstab query thống kê nhân viên ..................... 53 Hình 4.14 Truy vấn thống kê nhân viên chính thức tại công ty ...................... 53 Hình 4.15 Truy vấn thống kê nhân viên thuê ngoài ........................................ 54 Hình 4.16 Bảng Thongkeluongnvct ở chế độ thiết kế ..................................... 54 Hình 4.17 Liên kết giữa query Thongkeluongnvct và table CHAMCONG .... 55 Hình 4.18 Form THONGTINNV ở chế độ thiết kế ......................................... 56 Hình 4.19 Form THONGTINNV sau khi thiết kế hoàn thành ........................ 56 Hình 4.20 Form THONGTINNV sau khi thiết kế hoàn thành ........................ 57 Hình 4.21 Bảng lương căn bản ở chế độ thiết kế............................................. 58 Hình 4.22 Bảng lương căn bản ở chế độ xem trước khi in .............................. 58 Hình 4.23 Bảng các khoản trích theo lương ở chế độ thiết kế ........................ 59 Hình 4.23 Bảng các khoản trích theo lương ở chế độ xem trước khi in .......... 59 viii Hình 4.24 Bảng thanh toán lương ở chế độ xem trước khi in ......................... 60 Hình 4.25 Macro mở Report Lương căn bản ................................................... 61 Hình 4.26 Form Giao Diện hoàn thành ........................................................... 62 ix DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp BHXH: Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm y tế CNMTC: Công nhân máy thi công CNXDCB: Công nhân xây dựng cơ bản CPQL: Chi phí qản lý CT: Chính thức DT BH & CCDV: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ DTTC: Doanh thu tài chính GTDT: Giảm trừ doanh thu GVHB: Giá vốn hàng bán KPCĐ: Kinh phí công đoàn TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TV: Thời vụ x CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hiện nay, việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại các Doanh nghiệp nhỏ và vừa có ý nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng cũng như việc quản lý trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán. Nếu có ứng dụng thì chỉ mang tính chất hình thức chưa đáp ứng được tính thường xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin. Bên cạnh đó, một số ít doanh nghiệp thì lại ít quan tâm đến vấn đề này, đặc biệt có các doanh nghiệp còn chưa rõ “doanh nghiệp mình đang sử dụng Hệ điều hành nào của Microsoft và MS Access là gì?!” vì điều kiện trang thiết bị và cơ sở vật chất chưa cho phép, sự nhận thức và trình độ hiểu biết về tin học, giá thành của các trang thiết bị, phần mền kế toán là những nguyên nhân khách quan ảnh hưởng đến sự nhận thức của các nhà quản lý doanh nghiệp trong việc ứng dụng tin học hóa trong công tác kế toán. Đối với một số doanh nghiệp đã đưa máy tính vào sử dụng thì trình độ sử dụng máy vi tính của những người làm kế toán cũng rất khác nhau. Có doanh nghiệp dùng máy vi tính chỉ phục vụ cho công tác văn phòng như soạn thảo văn bản, hợp đồng hoặc ứng dụng riêng lẻ như: Bảng tính lương, chấm công, quản lý lao động bằng excel. Nếu việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại các Doanh nghiệp nhỏ và vừa được thực hiện tốt thì sẽ góp phần rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả, tính kịp thời, nhanh chóng, chính xác của thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Góp phần tinh gọn bộ máy kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động của kế toán viên. Đi cùng với xu thế tin học hóa trong công tác kế toán Ban lãnh đạo Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây dựng Kiến Lạc đã tiến hành việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại công ty. Công ty sử dụng phần mềm kế toán VietSun, phần mềm đáp ứng theo các tiêu chuẩn của Bộ Tài Chính, đáp ứng được tính nhanh chóng, thường xuyên và kịp thời của thông tin. Bên cạnh những thuận lợi mà phần mềm kế toán VietSun mang lại thì các yếu tố khác như giá thành, yêu cầu về trang thiết bị cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quyết định của Ban lãnh đạo công ty trong việc ứng dụng tin học tại đơn vị nói riêng và các doanh nghiệp nhỏ và vừa khác trên địa bàn Thành phố Cần Thơ nói chung. 1 Chính vì các yếu tố trên, em muốn vận dụng những kiến thức đã được học từ những môn học như: Nguyên lý kế toán, Kế toán tài chính 1, Kế toán tài chính 2, Tin học nâng cao… dựa trên nền ứng dụng MS Access của bộ ứng dụng Microsoft Office để xây dựng một phần mềm quản lý lương và các khoản trích theo lương đơn giản, có tính ứng dụng cao, dễ sử dụng và không mất quá nhiều chi phí. Vì vậy, đề tài “Ứng dụng Access vào công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương tại Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây dựng Kiến Lạc” đã được thực hiện. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU - Mục tiêu chung: Nghiên cứu công tác tổ chức kế toán, quy trình tính lương, các tài liệu liên quan đến công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương như: Bảng chấm công, bảng tạm ứng, bảng lương, bảng các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây dựng Kiến Lạc tại Cần Thơ. Từ đó xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý lương bằng Access (xây dựng phần mềm quản lý lương bằng Access) - Mục tiêu cụ thể: + Nghiên cứu quy trình tính lương tại công ty. + Nghiên cứu công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty. + Xây dựng cơ sở dữ liệu ban đầu. + Ứng dụng Access vào công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương. + Xây dựng và hoàn thiện phần mềm tính lương bằng Access. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU - Không gian nghiên cứu: Đề tài được thực hiện tại Bộ phận kế toán của Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây dựng Kiến Lạc tại Cần Thơ trong năm 2013 . - Thời gian nghiên cứu : từ 15/8 – 23/11/2013. - Đối tượng nghiên cứu: Chứng từ, sổ sách kế toán có liên quan đến công tác kế toán tiền lương như Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Quản lý thông tin nhân viên hay thống kê số lượng nhân viên ở các phòng ban. 2 1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU - Huỳnh Đức Dũng, Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền (2010) “Ứng dụng Access trong công tác nhân sự và Kế toán tiền lương”. Tuyển tập Báo cáo Hội nghị sinh viên nghiên cứu Khoa học lần thứ 7, Đại học Đà Nẵng. Các tác giả đã tập trung nghiên cứu và xây dựng nên một chương trình quản lý nhân sự và tiền lương chạy trên nền MS Access. Chương trình gọn nhẹ, có tính ứng dụng thích hợp trong việc quản lý nhân sự, tính lương, xử lý các số liệu kế toán, ghi sổ, in sổ liên quan đến phần hành kế toán tiền lương và các báo cáo kế toán. Tuy nhiên chương trình này được xây dựng phù hợp với các cơ quan hành chính nhà nước hơn là các doanh nghiệp nhỏ và vừa. - Võ Văn Quyền (2011) “ Xây dựng hệ thống quản lý và tính lương nhân viên bằng Access”, đồ án môn học, Trường Cao đẳng Công thương Thành phố Hồ Chí Minh. Tác giả đã thu thập các số liệu thứ cấp, từ các báo cáo, trên internet sau đó tiến hành xây dựng chương trình quản lý lương dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Chương trình tính lương có tính ứng dụng, tính kinh tế cao, giao diện đơn giản dễ sử dụng tuy nhiên việc tính lương và các khoản trích theo lương chưa sát với thực tế tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Qua lược khảo tài liệu cho thấy các nghiên cứu trước đây đều sử dụng các số liệu thứ cấp được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như các báo cáo. trên internet…Từ đó, các tác giả tập trung nghiên cứu và tiến hành xây dựng chương trình quản lý lương và các khoản trích theo lương trên ứng dụng MS Access 2003 của Microsoft. Tuy nhiên, các tác giả trên đã không đề cập đến quá trình hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp mà chỉ tập trung vào việc xây dựng phần mềm. Do vây, nghiên cứu này là việc kế thừa quá trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương của Huỳnh Đức Dũng. Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền (2010) và Võ Văn Quyền (2011) đồng thời cũng đề cập đến quá trình hạch toán lương, các khoản trích theo lương thực tế phát sinh tại doanh nghiệp của tác giả. 3 CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN 2.1.1 Kế toán tiền lương 2.1.1.1 Khái niệm về tiền lương Tiền lương là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động nhằm bù đắp lại hao phí sức lao động của họ đã bỏ ra trong quá trình lao động và nó cũng là một khoảng chi phí sản xuất hình thành nên giá thành sản phẩm. * Kế toán tiền lương là nhằm phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cùng các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động (bao gồm người lao động thuộc biên chế của doanh nghiệp trả lương và lao động thuê ngoài) và tình hình thanh toán các khoản này của doanh nghiệp đối với người lao động trong kỳ kế toán. * Quỹ tiền lương: Là tổng số tiền lương và phụ cấp phải trả cho người lao động mà doanh nghiệp quản lý và sử dụng, bao gồm lao động trong biên chế, lao động hợp đồng ngắn hạn, lao động hợp đồng dài hạn và lao động thời vụ. 2.1.1.2 Hình thức tính lương Có các hình thức tính lương cơ bản: Lương theo sản phẩm, lương theo thời gian, lương theo thời gian có thưởng và lương khoán. * Lương theo sản phẩm - Lương theo sản phẩm: phù hợp tính lương cho người lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm, cơ sở để tính lương là “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”. Tiền lương được hưởng Số lượng sản phẩm = Đơn giá x Hoàn thành 1 đvsp - Lương theo sản phẩm lũy tiến: Tiền lương sản phẩm tính cho khối lượng sản phẩm tăng dần. Là hình thức trả lương mà ngoài tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp doanh nghiệp còn căn cứ vào mức độ vượt định mức quy định để tính thêm tiền lương theo tỷ lệ lũy tiến. 4 + Hình thức này áp dụng các đơn giá khác nhau: Đối với sản phẩm thuộc định mức: áp dụng đơn giá sản phẩm mà doanh nghiệp đã xây dựng ban đầu. Đối với sản phẩm vượt định mức: áp dụng đơn giá sản phẩm cao hơn đơn giá ban đầu. * Lương theo thời gian - Lương theo thời gian tháng: Hình thức tính lương này phù hợp với nhân viên quản lý, hành chính sự nghiệp hoặc trả cho những người thợ có tay nghề bậc cao, tạo ra các sản phẩm tinh xảo, chất lượng sản phẩm quan trọng hơn số lượng. Cơ sở để tính lương là “Bảng chấm công” hàng tháng. Tiền lương cơ bản hàng tháng của người lao động được tính như sau: Tiền lương = Hệ số lương x Mức lương tối thiểu cơ bản tháng Số ngày x làm việc thực tế 26 - Lương theo thời gian ngày: Là tiền lương trả cho người lao động theo mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Mức lương Mức lương tháng theo = bình quân / ngày bậc lương ( các khoản phụ cấp) Tiền lương Số ngày làm việc : Bình quân trong tháng Số ngày làm việc = thực lãnh trong tháng thực tế trong tháng Mức lương x bình quân /ngày - Lương giờ: Căn cứ vào mức lương ngày và số giờ làm việc trong ngày. Lương giờ thường dùng để tính lương trả thuê cho người lao động do làm thêm ca, thêm giờ. Mức lương giờ Mức lương ngày = Số giờ làm việc trong ngày theo quy định - Lương công nhật: Là tiền lương trả cho người lao động làm những công tạm chưa sắp xếp được vào các thang bậc lương. 5 * Lương theo thời gian có thưởng Là hình thức trả lương theo thời gian giản đơn kết hợp thêm tiền thưởng như: thưởng do nâng cao chất lượng chất lượng sản phẩm, thường do tiết kiệm nguyên liệu, thưởng do tăng năng suất lao động…nhằm kích thích người lao động hoàn thành tốt việc được giao. Tiền lương theo thời gian có thưởng Trả lương theo = thời gian giản đơn Các khoản + tiền thưởng * Lương khoán: - Lương khoán theo công việc: Áp dụng đối với những khối lượng công việc hoặc những công việc cần phải hoàn thành trong một thời gian nhất định. - Lương khoán trực tiếp theo doanh thu: Lương doanh thu = Doanh thu x % tiền lương/doanh thu 2.1.2 Các khoản trích theo lương Kế toán các khoản trích theo lương là nhằm phản ánh tình hình trích nộp, thanh toán các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ giữa doanh nghiệp với người lao động, với cơ quan chức năng về BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trong kỳ kế toán. 2.1.2.1 Bảo hiểm xã hội (BHXH) Tỷ lệ trích BHXH hàng tháng là 24% theo tiền lương và phụ cấp (chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề); trong đó, doanh nghiệp chi cho người lao động là 17% (tính vào chi phí cho đối tượng sử dụng lao động), người lao động đóng góp 7% trừ vào tiền lương hàng tháng. Doanh nghiệp nộp hết 24% cho cơ quan BHXH. 2.1.2.2 Bảo hiểm Y tế (BHYT) Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế là 4,5% tháng theo tiền lương và phụ cấp (chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề); trong đó, doanh nghiệp chi cho người lao động là 3% (tính vào chi phí cho đối tượng sử dụng lao động), người lao động đóng góp 1,5% trừ vào lương hàng tháng. Doanh nghiệp nộp hết 4,5% cho cơ quan BHYT. 6 2.1.2.3 Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) Tỷ lệ trích bảo hiểm thất nghiệp hàng tháng là 3% theo tiền lương và phụ cấp (chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề); trong đó, doanh nghiệp chi cho người lao động là 1% (tính vào chi phí cho đối tượng sử dụng lao động), người lao động đóng 1% được trừ vào lương hàng tháng. Ngân sách nhà nước hỗ trợ 1%. Doanh nghiệp nộp 2% vào ngân sách và 1% cho cơ quan BHXH. 2.1.2.4 Kinh phí công đoàn (KPCĐ) Tỷ lệ trích hàng tháng là 2% theo tiền lương và phụ cấp (chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề); trong đó, doanh nghiệp chi hết 2% (tính vào chi phí cho đối tượng sử dụng lao động – doanh nghiệp). Doanh nghiệp nộp 1% cho Liên đoàn lao động địa phương, 1% giữ lại để chi cho các hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. 2.1.3 Quy trình hạch toán 2.1.3.1 Quy trình hạch toán lương. 2.1.3.1.1 Tài khoản sử dụng Tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên Bên Nợ: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác đã ứng, đã trả cho công nhân viên. - Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên. Bên Có: - Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản còn phải trả cho CNV. - Số dư Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản còn phải trả cho CNV - Tài khoản 334: phải trả công nhân viên, có thể có số dư Nợ, nhưng rất ít trường hợp số tiền đã trả, đã thanh toán lớn hơn số tiền phải trả,phải thanh toán cho CNV. 7 2.1.3.1.2 Nguyên tắc hạch toán a/ Nghi vụ tính lương và các khoản thu nh hái trả cho người lao động Hàng tháng dựa vào bảng thanh toán tiền lương, tính số tiền lương phải trả cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 154: Lương của công nhân sản xuất sản phẩm Nợ TK 622: Lương của công nhân sản xuất sản phẩm Nợ TK 623: Lương của công nhân điều khiển máy thi công Nợ TK 641: Lương của bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Lương của bộ phận quản lý Nợ TK 241: Lương của công nhân xây dựng cơ bản Có TK 334: Tổng lương phải trả người lao động trong kỳ - Khi ứng trước tiền lương cho người lao động, dựa vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Khi tính tiền thưởng, phúc lợi cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 3531, 3532: Quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK 334: Tiền thưởng, tiền phúc lợi phải trả cho NLĐ - Khi tính tiền ăn ca phải trả cho người lao động. kế toán ghi: Nợ TK 154: Lương của công nhân sản xuất sản phẩm Nợ TK 154: Lương của công nhân sản xuất sản phẩm Nợ TK 623: Tiền ăn ca của nhân viên điều khiển máy thi công Nợ TK 627: Tiền ăn ca của nhân viên quản lý phân xưởng Nợ TK 641: Tiền ăn ca của nhân viên bán hàng Nợ TK 642: Tiền ăn ca của nhân viên quản lý Nợ TK 241: Tiền ăn ca của công nhân xây dựng cơ bản Có TK 334: Tổng tiền ăn ca phải trả trong kỳ - Khi tính BHXH (nghỉ, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động) cho người lao động ghi: Nợ TK 338(3): Số BHXH phải thanh toán trong kỳ Có TK 334: Số BHXH phải thanh toán trong kỳ 8 - Trường hợp trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 622: Số tiền lương nghỉ phép trích trước định kỳ Có TK 635: Số tiền lương nghỉ phép trích trước định kỳ + Hàng tháng khi tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh, dựa vào bảng lương ghi: Nợ TK 335: Số tiền lương nghỉ phép phát sinh Có TK 334: Số tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh + Khi trả lương nghỉ phép thực tế phát sinh cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 334: Số tiền lương thực tế phát sinh Có TK 111: Số tiền lương thực tế phát sinh - Cuối năm dựa vào số tiền lương thực tế phát sinh và số tiền lương nghỉ phép dự kiến đã tạm trích đưa vào chi phí để tất toán tài khoản 335 – Chi phí phải trả. + Nếu số tiền lương nghỉ phép thực tế > tiền lương nghỉ phép dự kiến đã trích. Nợ TK 622: Số chênh lệch lớn hơn Có TK 335: Số chênh lệch lớn hơn + Nếu số tiền lương nghỉ phép thực tế < tiền lương nghỉ phép đã trích. ghi: Nợ TK 335: Số chênh lệch nhỏ hơn Có TK 622: Số chênh lệch nhỏ hơn b/ Các nghi vụ khấu trừ vào lương của lao động - Khi khấu trừ vào tiền lương của người lao động, dựa vào bảng tính lương, kế toán ghi: Nợ TK 334: Tổng số phải trừ của người lao động Có TK 141: Trừ tiền tạm ứng Có TK 138(8): Trừ tiền điện, nước bồi thường vật chất Có TK 338 (3, 4): Trừ 9,5% BHXH, BHYT, BHTN Có TK 333 (8): Trừ thuế thu nhập người lao động nộp 9 c/ Các nghi vụ chi trả lương cho người lao động - Nếu chi trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng dựa vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 334: Số tiền lương phải trả cho người lao động Có TK 111, 112: Số tiền lương phải trả cho người lao động - Nếu chi trả bằng sản phẩm hàng hóa, dựa vào chứng từ kế toán ghi: + Trị giá sản phẩm, hàng hóa xuất kho tính vào giá vốn hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 632: Trị giá xuất kho Có TK 155: Trị giá xuất kho + Thanh toán cho người lao động dựa vào hóa đơn bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 334: Giá bán + thuế VAT Có TK 512: Trị giá bán chưa thuế Có TK 333: Thuế VAT đầu ra 2.1.3.2 Quy trình hạch toán các khoản trích lương. 2.1.3.2.1 Tài khoản sử dụng Tài khoản 338 – Phải trả. phải nộp khác Nội dung và kết cấu tài khoản 338 Bên Nợ: - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các khoản có liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý. - BHXH phải trả cho công nhân viên - Số BHXH, BHYT và KPCĐ đã nộp cho cơ quan cấp trên. - Các khoản khác đã trả đã nộp. Bên Có: - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết - Giá trị tài sản thừa phải trả theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay được nguyên nhân. - Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chí phí sản xuất Kinh doanh. - Khoản công nhân viên phải nộp về tiền nhà, điện nước đối với ở tập thể. 10 - Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trừ vào lương của công nhân viên. - Các khoản phải trả khác. Số dư Có: - Số tiền còn phải trả, phải nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ nộp chưa đủ cho cơ quan cấp trên hoặc sổ quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết. Tài khoản 338 – phải trả, phải nộp khác, có thể có Số dư Nợ: phản ánh số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp. Tài khoản 338 có các tài khoản cấp 2 như sau: Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế Tài khoản 3389: Bảo hiểm thất nghiệp 2.1.3.2.2 Nguyên tắc hạch toán a/ Trích BHXH, BHTN, BHYT, K CĐ Hàng tháng trên cơ sở tiền lương, phụ cấp trích BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ, ghi: Nợ TK 622 : 23% x (Tổng tiền lương + phụ cấp của CNSX) Nợ TK 623: 23% x (Tổng tiền lương + phụ cấp của CNTC) Nợ TK 627: 23% x (Tổng tiền lương + phụ cấp của NVQLPX) Nợ TK 641: 23% x (Tổng tiền lương + phụ cấp của NVBH) Nợ TK 642: 23% x (Tổng tiền lương + phụ cấp của NVQL) Nợ TK 241: 23% x (Tổng tiền lương + phụ cấp của CNXDCB) Nợ TK 334: 9,5% x (Tổng tiền lương + phụ cấp toàn đơn vị) Có TK 338: 32,5% x (Tổng tiền lương + phụ cấp trích trong kỳ) b/ Tính BHXH hải trả cho người lao động Dựa vào Bảng thanh toán BHXH, kế toán ghi: Nợ TK 338(3): Số BHXH phải thanh toán Có TK 334: Số BHXH phải thanh toán 11 c/ Nộ BHXH. BHTN. K CĐ và mua BHYT cho người lao động Khi doanh nghiệp nộp BHXH 23%, BHTN 2%, BHYT 4,5% , KPCĐ 1% lên cấp trên, dựa vào chứng từ nộp, mua, kế toán ghi: Nợ TK 338: Tổng số nộp lên cấp trên Có TK 111, 112: Tổng số nộp lên cấp trên d/ Chi K CĐ cho các hoạt động tại doanh nghi Phần kinh phí công đoàn doanh nghiệp giữ lại 1% sẽ dùng để chi cho các hoạt động tại doanh nghiệp dựa vào các chứng từ chi, kế toán hạch toán: Nợ TK 338(2): Số tiền thực chi cho hoạt động công đoàn Có TK 111,112: Số tiền thực chi cho hoạt động công đoàn 2.1.4 MS Access 2.1.4.1 Khái niệm MS Access Microsoft Office hay Microsoft Access nói chung hay Access nói riêng là một “ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ ” được sản xuất bởi tập đoàn Microsoft. Access là sự kết hợp công cụ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ với giao diện người dùng dạng đồ họa và bộ công cụ dùng để phát triển phần mềm. Ms Access lưu trữ dữ liệu theo định dạng riêng của nó dựa trên Access Jet Database Engine đồng thời các bảng dữ liệu lấy trong Access tương thích các bảng dữ liệu trong các hệ cơ sở dữ liệu khác như Foxpro, SQL Server, Oracle…Access có thể liên kết hoặc lấy dữ liệu trực tiếp từ các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác hoặc từ file text hay file excel. 2.1.4.2 Đối tượng trong Access 2.1.4.2.1 Table Bảng (Table) là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó. Mỗi dòng trong bảng chứa một chứa một thể hiện riêng của đối tượng dữ liệu được gọi là một mẩu tin (Record). Mỗi cột trong bảng được gọi là một trường (Field). Tên một bảng có thể là ký tự trắng và có tối đa 64 ký tự, tuy nhiên nên đặt tên bảng sao cho ngắn gọn và dễ nhớ. Bảng trong Access có thể chứa tối đa 1GB dữ liệu và có tối đa 255 cột. Khi tạo bảng cần lưu ý: + Số lượng trường (Field) và tên của từng trường trong bảng. + Kiểu dữ liệu và độ rộng của từng trường trong bảng. 12 + Cách hiển thị dữ liệu, cách nhập dữ liệu cho từng trường trong bảng. + Các quy tắc kiểm tra sự hợp lệ của dữ liệu cho từng trường trong bảng. + Các ràng buộc khác. 2.1.4.2.2 Query Truy vấn (Querry) của Access là ngôn ngữ thao tác trên CSDL quan hệ. Nó giúp ta đáp ứng các yêu cầu truy vấn số liệu. Truy vấn cho phép xem, sửa, xóa và phân tích hay tổng hợp số liệu với nhiều hình thức khác nhau, tạo ra nguồn số liệu cung cấp cho các đối tượng khác như Form, Reports… Có hai hai phương tiện để tạo Query: + Tạo bằng câu lệnh SQL chuẩn hoặc lệnh SQL của Access. + Tạo Query bằng QBE (Query By Example) Một số dạng truy vấn thông dụng - Select Query Là truy vấn thông dụng nhất dùng để tìm kiếm hoặc thống kê dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng có quan hệ với nhau. Chọn ra một số trường thỏa điều kiện cho trước. Tạo ra các biểu thức tính toán dựa trên các trường đã có trong bảng. Tổng hợp dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng có mối quan hệ với nhau. Có thể tổng hợp dữ liệu thành từng nhóm. - Update Query Dùng để cập nhật dữ liệu hàng loạt lên một hay nhiều record của một hay nhiều bản có quan hệ với nhau. - Append Query Thêm dữ liệu vào bảng đã tồn tại. Dữ liệu được thêm vào có thể lấy từ các bảng khác hoặc nhập từ bàn phím thông qua tham số hoặc là các hằng số đã biết trước. - Delete Query Xóa bỏ một hay nhiều record của một bảng hay nhiều bảng có quan hệ với nhau. 13 - Make Table Query Tạo ra một bảng dùng để chứa kết quả của mỗi lần thực hiện yêu cầu truy vấn. - CrossTab Query Giúp tạo ra các bảng số liệu được tổng hợp theo nhóm (nhóm theo từ 2 đến 4 trường). Loại truy vấn này thích hợp để tạo ra nguồn dữ liệu cho các báo cáo (report) hay đồ thị tổng hợp số liệu. - Find Duplicates Query Tìm các mẫu tin có giá trị trùng nhau ở một hoặc nhiều trường. - Find Unmatched Query Tìm những mẫu tin trong bảng/ Query A mà giá trị của một trường nào đó không có trong trường tương ứng của bảng/ Query B. 2.1.4.2.3 Forms Biểu mẫu (Form) là công cụ hỗ trợ đắc lực của Access để trình bày và mô tả thông tin trong CSDL quan hệ theo ý muốn. Thông tin trong biểu mẫu thường được xây dựng dựa trên một số tài nguyên CSDL sẵn có như bảng (Table), truy vấn (Query) nhưng cũng có khi là những thông tin cô lập. Các tài nguyên này gọi là nguồn dữ liệu của Form (Record Source) Có 02 loại biểu mẫu: + Biểu mẫu gắn kết (Bound): biểu mẫu được tạo dựa trên cơ sở là các bảng (Table) hoặc truy vấn (Query). + Ngược lại ta gọi là biểu mẫu không gắn kết (Unbound). Tương tự như vậy, ta cũng có thông tin gắn kết và thông tin không gắn kết. Thông tin trong biểu mẫu được thể hiện qua các đối tượng Text Box, List Box, Combo box, Label…Các đối tượng này được gọi là điều khiển (Control), mỗi điều khiển đảm nhận một chức năng trong biểu mẫu. 2.1.4.2.4 Report Báo cáo (Report) là công cụ hữu hiệu để trình bày số liệu dạng in ấn. Chúng ta có thể tự thiết kế và thay đổi mọi thành phần trong Report. Hầu hết dữ liệu cung cấp cho Report đều chứa trong các Table, Query hay câu lệnh SQL. Nếu dữ liệu lấy từ Query thì các Query này phải là Select Query. Các thành phần trong Report: 14 Report Header: các điều khiển trong phần này chỉ xuất hiện ở đầu báo cáo. Page Header: các điều khiển trong phần này sẽ xuất hiện ở đầu mỗi trang của báo cáo. Detail: thể hiện chi tiết dữ liệu của báo cáo. Report Footer: các điều khiển trong phần này chỉ xuất hiện ở cuối báo cáo. Page Footer: các điều khiển trong phần này sẽ xuất hiện ở cuối mỗi trang báo cáo. Group Header: các điều khiển trong phần này sẽ xuất hiện ở đầu mỗi nhóm của báo cáo Group Footer: các điều khiển trong phần này chỉ xuất hiện ở cuối mỗi nhóm của báo cáo. Có các dạng báo cáo: Columnar Report, Tabular Report 2.1.4.2.5 Macros Macro là một dãy các hành động (action) liên tiếp đã được quy định sẵn để thực hiện các tác vụ nào đó. Macro giúp tự động hóa một số công việc thông thường như mở Form, in một Report..khi click (nhấp chuột) vào nút lệnh. Có 02 loại Macro: Macro gắn kết: Là Macro được tạo ra để đáp ứng một sự kiện của một điều khiển trên một Form hay một Report nào đó. Macro độc l : Là Macro có thể chạy độc lập bằng cách click vào nút Run trên thanh Toolbar. Sử dụng Macro có thể tạo ra: Các hành động gồm một loạt các thao tác được dung lặp đi. lặp lại nhiều lần một cách nhiều lần và nhanh chóng. Xây dựng giao diện ứng dụng bằng cách gán mỗi mục tiêu trong hệ thống Menu ứng dụng một Macro. Gài các thao tác kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi có một thao tác chỉnh sửa dữ liệu nào đó trên Form. Tạo ra các phím tắt, các chương trình tự động thực hiện khi vừa mở một ứng dụng 15 2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phương pháp thu th p số liệu: Số liệu được sử dụng trong luận văn tốt nghiệp là số liệu thứ cấp được thu thập tại Phòng Kế toán, Công ty TNHH Tư vấn - Dịch vụ Xây dựng Kiến Lạc. Số liệu sử dụng được thu thập từ bảng chấm công, bảng lương, phiếu chi lương, phiếu tạm ứng và các số liệu từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua 03 năm 2010, 2011, 2012 và 06 tháng đầu năm 2013. 2.2.2 Phương pháp ph n tích số liệu: Phương pháp được sử dụng là phương pháp thống kê mô tả và phương pháp hạch toán kế toán. Phương pháp hạch toán kế toán: dựa theo các chứng từ tập hợp về tiền lương như bảng chấm công, bảng làm thêm giờ, bảng thanh toán lương…tiến hành tổng kết và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ của tiền lương dựa trên nguyên tắc hạch toán các tài khoản 334, 641, 642, 627 (Phương pháp luận: từ trang 7-12). + Công thức tính lương: đã được đề cập ở Phương pháp luận (trang 46). 16 CHƯƠNG 3 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG KIẾN LẠC 3.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG KIẾN LẠC 3.1.1 Giới thiệu chung 3.1.1.1 Thông tin về công ty - Tên công ty: Công ty TNHH Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến Lạc. - Trụ sở chính: 47 Đường số 2 Khu dân cư Hồng Phát, Phường An Bình. Quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ. - Điện thoại: 07103. 895 766 - Fax: 07103. 895 766 - Tài khoản ngân hàng: 100314851009738 tại Ngân hàng Eximbank chi nhánh Cần Thơ. - Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh và đăng ký thuế công ty TNHH số 1800772039 3.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh chính - Kiểm định, đánh giá chất lượng công trình xây dựng. - Tư vấn, thiết kế quy hoạch, kiến trúc công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp. - Tư vấn thiết kế xây dựng công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị. - Tư vấn, giám sát đê kè, công trình thủy nông, đường bộ. - Tư vấn lập dự toán, lập hồ sơ mời thầu, dự thầu và xét thầu. - Khảo sát địa hình, địa chất công trình. - Đào tạo và chuyển giao công nghệ, đào tạo họa viên thiết kế kiến trúc và kết cấu công trình xây dựng. - Kiểm tra, chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn chịu lực và chứng nhận sự phù hợp về chất lượng công trình xây dựng. - Sản xuất mua bán vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí nội thất, điện nước gia dụng, hóa chất xây dựng, hóa chất xử lý môi trường và đánh giá tác động môi trường. 17 3.1.2 Quá trình hình thành, phát triển, những thu n lợi và khó khăn của Công ty 3.1.2.1 Quá trình hình thành, phát triển Thành lập ngày 09 tháng 01 năm 2009, theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1800772039 do sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Cần Thơ cấp, đăng ký thay đổi và cấp lại lần 03 vào ngày 12 tháng 9 năm 2012. Tuy công ty thành lập chưa lâu nhưng với sự lãnh đạo của Ban giám đốc và trên cơ sở hợp tác với Trung tâm Kiểm định và Tư vấn xây dựng Trường Đại Học Cần Thơ, đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động xây dựng và đã hoạt động từ năm 1995. Công ty đã có nhiều hợp đồng xây dựng có giá trị trong các lĩnh vực như: giám sát, kiểm định, thi công, tư vấn và thiết kế các công trình xây dựng ở thành phố Cần Thơ và các tỉnh thành lân cận khác. 3.1.2.2 Thu n lợi và khó khăn Thuận lợi - Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, giám sát và thiết kế. - Sự nhanh nhạy, quyết đoán của Hội đồng quản trị khi đưa ra các quyết định trong kinh doanh cho từng giai đoạn phát triển của công ty trong giai đoạn khó khăn - Sự quan tâm, lãnh đạo kịp thời của Ban giám đốc. - Đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt tình, có tinh thần cầu tiến trong công việc, chịu khó học hỏi từ những người đi trước. - Sự đoàn kết, quyết tâm của tập thể công ty đã góp phần không nhỏ vào sự thành công của Kiến Lạc hôm nay. Khó Khăn - Công ty được thành lập năm 2009 là thời điểm mà ngành xây dựng phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên, đến đầu năm 2010 cho đến nay ngành xây dựng gặp nhiều khó khăn do khủng hoảng kinh tế. - Do công ty chỉ mới được thành lập trong thời gian gần đây nên uy tín cũng như trên danh tiếng trong lĩnh vực xây dựng vẫn chưa được nhiều người biết đến. Mặc dù có liên kết và nhận được sự hỗ trợ từ Trung tâm kiểm định chất lượng của Đại học Cần Thơ. - Sự đóng băng của thị trường nhà đất. 18 - Sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp khác. - Giá nguyên vật xây dựng biến động đã ảnh hưởng không ít đến tình hình kinh doanh của công ty. 3.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.2.1 Sơ đồ tổ chức HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG THI CÔNG PHÒNG KỸ THUẬT Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến Lạc 3.2.2 Chức năng của từng bộ ph n * Hội đồng quản trị Quản lý chung toàn bộ hoạt động kinh doanh, có quyền đưa ra quyết định cao nhất để thực hiện công tác quản trị, đề ra những mục tiêu kinh doanh cho từng giai đoạn của công ty để phù hợp với tình hình thực tế * Ban giám đốc Chịu trách nhiệm chung, quản lý và theo dõi toàn bộ hoạt động của công ty . Là cơ quan điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. * Phòng thi công Quản lý về tiến độ và chất lượng thi công, đồng thời chịu trách nhiệm về an toàn lao động các công trình xây dựng công ty thực hiện. 19 Lập báo cáo hàng tháng và hàng tuần đối với các công trình trọng điểm theo yêu cầu của Ban giám đốc. * Phòng kỹ thuật Chịu trách nhiệm về lĩnh vực kỹ thuật, thẩm định, chất lượng các công trình của công ty. Kiểm tra hồ sơ thiết kế dự toán giá cả để tham gia đấu thầu, quản lý kiểm tra về kỹ thuật thi công các công trình của công ty. Lập báo cáo định kỳ và đột xuất về lĩnh vực phòng quản lý theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu của Ban giám đốc. * Phòng kế toán Chịu trách nhiệm về việc thực hiện công tác kế toán theo chế độ chính sách của nhà nước quy định. Lập báo cáo tài chính theo định kỳ, cung cấp thông tin kế toán một cách đầy đủ chính xác và kịp thời khi được yêu cầu từ Ban giam đốc hay Hội đổng quản trị 3.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.3.2 Chức năng và quyền hạn của từng chức vụ 3.3.2.1 Kế toán trưởng - Là người giúp Giám đốc làm công việc chung về tài chính của công ty. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế của công ty. - Phân tích kết quả sản xuất, tình hình sản xuất. - Tính toán, quyết toán các khoản ngân sách. - Phản ánh chính xác, kịp thời các kết quả, các khó khăn trong sản xuất để nộp Báo cáo cho Giám đốc. 20 - Tổ chức kiểm tra kế toán thường xuyên và định kỳ. - Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. 3.3.2.2 Kế toán tổng hợp - Có nhiệm vụ ghi nhận các số liệu, các hóa đơn, chứng từ, lập phiếu thu và phiếu chi…. - Lập báo cáo, sổ sách theo yêu cầu của kế toán trưởng. 3.3.2.3 Thủ quỹ - Thực hiện theo dõi việc thu, chi tiền mặt. - Thường xuyên tổ chức kiểm kê quỹ tiền mặt trong công ty. 3.3.3 Chế độ kế toán áp dụng và trình tự ghi sổ kế toán 3.3.3.1 Chế độ kế toán áp dụng - Công ty TNHH Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến Lạc thuộc quy mô vừa và nhỏ, do đó công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 48 của Bộ Tài Chính. - Áp dụng hình thức ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, tài khoản sử dụng, sổ sách, biểu mẫu đều theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC. - Niên độ kế toán là 01 năm , bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm. - Công ty nộp thuế Giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp khấu trừ. 3.3.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, đầu tiên ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ các số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản phù hợp. Nếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến các đối tượng cần theo dõi chi tiết thì từ chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ ghi vào sổ Nhật ký chung sẽ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Sổ Nhật ký đặc biệt: hàng ngày căn cứ vào chứng từ được dùng để ghi sổ,ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời ở nhiều sổ Nhật ký đặc biệt. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập bảng cân đối số dư và số phát sinh. 21 Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. * Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức Nhật ký chung Chứng từ KT Sổ quỹ Sổ nh t ký đặc biệt Sổ nh t ký chung Sổ Cái Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng c n đối số phát sinh Chú thích: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Báo cáo Tài chính Đối chiếu kiểm tra Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo quyết định 48/BTC theo hình thức Nhật ký chung 22 3.3.3.3 Sơ đồ kết chuyển tiền lương và các khoản phải trích theo lương * Sơ đồ kết chuyển tiền lương TK 141,138, 333 TK 334 TK 622, 154 Các khoản khấu Tiền lương, ăn ca phải lương của NLĐ trả cho CNTTSX TK 627 TK 111, 1112 Trả lương bằng Tiền lương, ăn ca phải tiền mặt, chuyển khoản trả cho NV QLPX TK 641, 642 TK511 Tiền lương, ăn ca phải trả cho BPBH, QLDN TK 33311 338 Trả lương Tiền BHXH bằng SP trả cho nhân viên TK 3531, 3532 Tiền thưởng, phúc lợi trả cho nhân viên Hình 3.4 Sơ đồ kết chuyển lương 23 * Sơ đồ các khoản phải trích theo lương TK 334 TK 622, 627, 641, 642 TK 338 Các khoản phải trả Trích các khoản phải trích theo lương DN chịu trả cho NLĐ TK 111, 112 TK 334 Nộp BHXH, BHYT Các khoản trích KPCĐ, BHTN theo lương NLĐ chịu Hình 3.5 Sơ đồ các khoản phải trích theo lương 3.4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUA 03 NĂM 2010, 2011, 2012 VÀ 06 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 TẠI CÔNG TY KIẾN LẠC 3.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh 3.4.1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 03 năm 2010, 2011, 2012 và 06 tháng đầu năm 2013 24 Bảng 3.1 Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 03 năm 2010, 2011, 2012 ĐVT: 1000 đ Chỉ tiêu* DT BH & CCDV Các khoản GTDT DTT GVHB LN gộp DT TC Chi phí lãi vay CPQL LN Thuần TN khác CP Khác LN khác LN trước thuế CP thuế LN sau thuế 2010 7.750.491,7 (-) 7.750.491,7 4.338.920,2 3.411.571,6 62.162,8 13.495,4 1.421.578,6 2.038.660,4 7.800 4.500 3.300 2.041.960,4 510.490,1 1.531.470 2011 2012 9.056.472,9 (-) 9.056.472,9 5.119.571,7 3.936.901,2 149.568,9 79.863,1 1.597.397,4 2.409.209,7 35.000 24.500 10.500 2.419.709,7 604.927,4 1.814.782,3 Nguồn 8.241.390,4 (-) 8.241.390,4 4.812.397,4 3.428.993 74.784,5 202.223,9 1.517.527,5 1.784.026 36.750 23.030 13.720 1.797.746 449.436,5 1.348.309,5 Chênh lệch 2011/2010 Tiền % 1.305.981,2 16,9 (-) (-) 1.305.981,2 16,9 780.651,5 18 525.329,6 15,4 87.406,1 140,6 66.367.7 491,8 175.818,8 12,4 370.549,3 18,2 27.200 348,7 20.000 444,4 7.200 218,2 377.749,3 18,5 94.437,3 18,5 283.312,3 18,5 Chênh lệch 2012/2011 Tiền % (815.082,5) (9) (-) (-) (815.082,5) (9) (307.174,3) (6) (507.908,2) (12,9) (74.784,4) (50) (122.360,8) 153,2 (79869,9) (5) (625.183,7) (26) 1.750 5 (1.470) (6) 3.220 30,7 (621.963,7) (25,7) (155.490,9) (25,7) (466.472,8) (25,7) hòng Kế toán, Công ty Kiến Lạc Cần Thơ * Các chỉ tiêu trên Bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua 03 năm 2010 - 2012 -2013 của công ty Kiến Lạc đã được làm tròn 25 lên 1 đơn vị Bảng 3.2 Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 06 tháng đầu năm 2012, 2013 ĐVT: 1000 đ Chỉ tiêu * DT BH & CCDV Các khoản GTDT DTT GVHB LN gộp DTTC Chi phí lãi vay CPQL LN Thuần TN khác CP Khác LN khác LN trước thuế CP thuế LN sau thuế 06 tháng đầu năm 2012 06 tháng đầu năm 2013 3.708.625,7 (-) 3.708.625,7 2.179.657,3 1.528.968,3 33.653 82.345,7 682.887,4 797.388,3 17.567,5 16.438 1.129,5 798.517,8 199.629,5 598.888,4 Nguồn 3.274.596 (-) 3.274.596 1.963.897,5 1.310.698,5 23.456,7 91.456,2 653.010,9 589.688,2 12.862,5 8.060,5 4.802 594.490,2 148.622,6 445.867,6 Chênh lệch 06 tháng đầu năm 2012 và 06 tháng đầu năm 2013 Tiền % ( 434.029,7 ) (11,7) (-) (-) ( 434.029,7 ) (11,7) (215.761,8) (9,9) (218.269,8) (14,3) (10.196,3) (30,3) 9.110,5 11,1 (29.876,5) (4,4) ( 207.700,1) (26,1) (4.705) (26,8) (8.377,5) (51) 3.672,5 325,1 (204.027,6) (25,5) (51.006,9) (25,5) (153020,8) (25,5) hòng Kế toán, Công ty Kiến Lạc Cần Thơ * Các chỉ tiêu trên Bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 06 tháng đầu năm 2012 và 2013 của công ty Kiến Lạc đã được làm tròn 26 lên 1 đơn vị 3.4.1.2 Nh n xét về kết quả kinh doanh của đơn vị * Kết quả kinh doanh qua 03 năm 2010, 2011 và 2012 Qua Bảng 3.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 03 năm 2010 – 2013 của Công ty Kiến Lạc nhìn chung doanh thu có sự tăng giảm không đều qua các năm . Doanh thu tăng mạnh ở năm 2011 và bắt đầu giảm khi bước qua năm 2012. Cụ thể năm 2010 doanh thu là 7.750.491.738 đồng và doanh thu trong năm 2011 là 9.056.472.92 đồng, tăng 1.305.981.185 đồng tương đương với 16,9% so với năm 2010 kết quả đạt được là sự cố gắng của tập thể công ty trong việc xây dựng các công trình tạo uy tín cho công ty trong giai đoạn đầu thành lập công ty. Đến năm 2012 cho đến nay thì thị trường Bất động sản ở Việt Nam rơi vào tình trạng khó khăn nói chung và tại địa bàn Cần Thơ nói riêng đã tác động không nhỏ đến kết quả kinh doanh của Công ty. Cụ thể, doanh thu năm 2012 là 8.241.390.360 đồng, giảm 815,082,563 đồng so với năm 2011, tương đương với giảm 9,0% . * Kết quả kinh doanh trong 06 tháng đầu năm 2012, 2013 Tình trạng khó khăn này còn kéo dài cho đến 06 tháng đầu năm 2013 tác động không ít đến tình hình kinh doanh hiện tại của công ty. Doanh thu 06 tháng đầu năm 2013 là 3.274.596.039 đồng so với 06 tháng đầu năm 2012 là 3.708.625.662 đồng, giảm 434.029.623 đồng tương đương với 11,7%. Bên cạnh sự tăng giảm của doanh thu thì các khoản các như giá vốn hàng bán, chi phí quản lý, chi phí khác đều có sự tăng giảm nhưng không đáng kể. Riêng khoản mục chi phí lãi vay qua các năm có sự biến động đáng kể. Cụ thể: năm 2011 chi phí lãi vay chỉ có 13.495.387 đồng đến năm 2011 là 79.863.076 đồng tăng 66.367.689 đồng, tương đương với 491,8%. Đến năm 2012 thì chi phí lãi vay lại tiếp tục tăng cao, tăng 122.360.814 đồng so với năm 2011 , tương đương với 153,2%. 06 tháng đầu năm 2013 chi phí lãi vay lại tiếp tục tăng so với 06 tháng đầu năm 2012 là 91.456.200 đồng so với 82.345.670, tương đương với 11,1%. Sự gia tăng chi phí này đặc biệt là trong năm 2011 là do sự mở rộng kinh doanh của công ty, sự tăng giảm lãi suất của ngân hàng….  Qua phân tích khái quát kết quả hoạt động của Công ty TNHH Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến Lạc qua 03 năm 2010 – 2012 và 06 tháng đầu năm 2013, ta thấy doanh thu và chi phí có sự tăng giảm không đều qua các năm. Trong giai đoạn kinh tế khó khăn hiện nay, nhiều doanh nghiệp trong ngành xây dựng đã đang đứng trên bờ vực phá sản thì Công ty Kiến Lạc vẫn 27 đứng vững và kinh doanh có lợi nhuận đây là một dấu hiệu đáng mừng, tuy nhiên để đạt được lợi nhuận mong muốn thì doanh nghiệp cần phải cố gắng hơn nữa để khẳng định được uy tín cũng như chất lượng trong từng công trình mà công trình do công ty xây dựng tạo nên vị thế cho Kiến Lạc. 28 CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN - XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG KIẾN LẠC BẰNG MS ACCESS 4.1 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN 4.1.1 Quy trình tính lương tại Công ty Do đặc thù của công việc ngành xây dựng nói chung và đặc thù công việc của công ty nói riêng nên tại Công ty THNN Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến Lạc. Quy trình tính lương được chia thành 02 quy trình: * Đối với nhân viên chính thức (Ký hợp đồng lao động dài hạn Mã công nhân viên _ MANV là CT) Hàng tháng căn cứ vào số ngày công lao động, quản lý của từng bộ phận sẽ tổng hợp số ngày công và tính lương cơ bản cho nhân viên. Sau đó chuyển qua bộ phận Kế toán tổng hợp sẽ tiến hành tính lương, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ vào lương của nhân viên như tạm ứng, các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH, KPCĐ, kế toán tổng hợp và hoàn thiện bảng lương cho nhân viên, đưa cho Giám đốc ký duyệt chi lương. Chi lương bằng tiền mặt thì lập phiếu chi chuyển qua cho thủ quỹ tiến hành chi lương và nhân viên ký xác nhận đã nhận lương. * Đối với nhân viên lao động thời vụ (Không ký hợp đồng Mã công nhân viên_ MANV là TV có kèm theo Bản cam kết theo mẫu số 23/CKTNCN) Hàng tháng quản lý công trình căn cứ vào ngày lao động thực tế của nhân viên thời vụ, tiến hành tổng hợp ngày công, phụ cấp nếu có lập bảng kê thanh toán chuyển qua bộ phận kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên. Sau đó đưa cho thủ trưởng ký duyệt là lập phiếu chi tiến hành thanh toán lương cho người lao động. Người lao động ký xác nhận đã nhận lương. 4.1.2 Hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh tại Công ty - Ngày 19/5/2013 công nhân Võ Minh Tâm quản lý công trình lắp đặt nhà tiền chế, đề nghị tạm ứng lương cho nhân viên số tiền là 600.000đ. 29 * Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số: 02 TT (Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) Quyển sổ: …. GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 19 tháng 5 năm 2013 Kính gửi: Ban Giám Đốc Cty Kiến Lạc Số: 0105 Nợ TK 334: 600.000 Tên tôi là: Võ Minh Tâm Địa chỉ: Công trình lắp đặt nhà tiền chế Có TK 111: 600.000 Số tiền: 600.000 đồng Bằng chữ: Sáu trăm ngàn đồng chẵn Lý do tạm ứng: Tạm ứng lương cho nhân viên công trình lắp đặt nhà tiền chế Thời hạn thanh toán: Trừ vào lương thực lĩnh tháng này Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ tiền: Sáu trăm ngàn đồng chẵn * Dựa vào Giấy đề nghị tạm ứng của công nh n, kế toán tiến hành vi c hạch toán. Nợ TK 334 ( VMT ) : 600.000đ Có TK 111 : 600.000đ - Ngày 22/5/2013 Quản lý công trình thi công lắ đặt nhà tiền chế l bảng chấm công và đề nghị đề nghị thanh toán lương lương tuần từ 14/9 – 21/9/2010. S tiền là 4.430.000đ. 30 BẢNG CHẤM CÔNG Công trình Lắ đặt nhà tiền chế STT Họ và tên Từ ngày 14/5- 21/5/2013 Ngày Công Tổng 14 15 16 17 18 19 20 21 1 Trần Văn Hồ x x x x x x x x 6 2 Trần Hồng Quân x x x x x x x x 6 3 Nguyễn Thị Mỹ Trinh x x x x 0 0 x x/2 4.5 4 Lê Thành Nghĩa x x x 0 x x x x 5 5 Lê Thạch Lam 0 x x 0 x 0 x x/2 3.5 6 Vũ Thị Thơ x x x x x 0 x x 5 7 Trần Văn Viện x x x x 3 8 Nguyễn Văn Hoàng x x x x 3 Ghi chú: x: làm nguyên ngày 0: Nghỉ x/2: làm nửa ngày Sau khi nhận được Bảng Chấm Công và Bảng kê thanh toán lương từ cán bộ quản lý công trường thi công lắp đặt nhà tiền chế. Kế toán tiến hành tính lương sau đó đưa Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, lập phiếu chi lương và tiến hành trả lương cho người lao động. * Bảng kê thanh toán lương 31 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc L p – Tự Do – Hạnh Phúc -----o0o----BẢNG KÊ THANH TOÁN TIỀN NHÂN CÔNG CÔNG TRÌNH LẮP DỰNG NHÀ THÉP TIỀN CHẾ Từ ngày 14/5/2013 – 21/5/2013 STT 1 2 3 4 5 6 7 8 Họ & Tên Trần Văn Hồ Trần Hồng Quân Nguyễn Thị Mỹ Trinh Lê Thành Nghĩa Lê Thạch Lam Vũ Thị Thơ Trần Văn Viện Nguyễn Văn Hoàng TỔNG CỘNG: CMND Chức vụ 362358751 362173351 361898511 362191015 361095421 361365479 361734927 365124081 Thợ Thợ Phụ thợ Thợ Phụ thợ Phụ thợ Phụ thợ Thợ Ngày công 6 6 4.5 5 3.5 5 3 3 Phụ cấp 150.000 50.000 130.000 50.000 130.000 150.000 50.000 130.000 130.000 130.000 30.000 150.000 50.000 Đơn giá Tạm ứng Thành tiền 950.000 950.000 585.000 800.000 455.000 450.000 390.000 500.000 Thực lĩnh 950.000 950.000 585.000 800.000 455.000 450.000 390.000 500.000 5.080.000 Ký nhận Cần Thơ, ngày 21 tháng 5 năm 2013 Người lập Quách Ngọc Dung CB chấm công Võ Minh Tâm 32 Giám Đốc Lư Nhựt Quỳnh * Phiếu chi Mẫu số: 01 TT (Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển sổ:………… Ngày 22 tháng 05 năm 2013 Họ và tên người nhận tiền: Võ Minh Tâm Địa chỉ: Cty Kiến Lạc Lý do chi: Chi lương công trình lắp đặt nhà tiền chế Số tiền: 4.480.000 đồng Viết bằng chữ: B n tri u b n trăm ba mươi ngàn đồng chẵn. Kèm theo: 02 chứng từ gốc Ngày 22 tháng 5 năm 2013 Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Người lập phiếu Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ tiền: Bốn triệu bốn trăm ba mươi ngàn đồng chẵn. * Hạch toán nghiệp vụ Nợ TK 334 ( CT nhà tiền chế ) : 5.080.000 đ Có TK 111 : 4.480.000 đ Có TK 141 : 600.000 đ 33 - Chị Trinh bộ h n kế toán tạm ứng 1.400.000đ đi mua văn hòng hẩm. Hóa đơn 00981 tổng tiền đã thanh toán là 1.210.000, tiền còn lại khấu trừ vào lương. * Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số: 02 TT (Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Quyển sổ:……… Ngày …. tháng …năm 2013 Kính gửi: Ban Giám Đốc Cty Kiến Lạc Số: Tên tôi là: Nguyễn Thị Vĩnh Trinh Nợ TK 141: Địa chỉ: Phòng Kế toán – Cty Kiến Lạc Có TK 111: Số tiền: 1.400.000 đồng Bằng chữ: Một tri u b n trăm ngàn đồng chẵn Lý do tạm ứng: Tạm ứng mua văn phòng phẩm ( giấy in, mực in…..) Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: Một triệu hai trăm ngàn đồng chẵn 34 * Hóa đơn mua hàng HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: 01AA/11P Liên 1: Lưu Số: 000981 Ngày………tháng………năm 20..... Đơn vị bán hàng: CTy TNHH A Mã số thuế:........................................................................................................... Địa chỉ:..........................................................Số tài khoản.................................... Điện thoại:............................................................................................................. Họ tên người mua hàng: Chị Trinh Tên đơn vị.: Cty Kiến Lạc Mã số thuế: 1800772039 Địa chỉ: 339, 91B, An Khánh, Ninh Kiều, TP CT Số tài khoản..................... STT 1 01 02 03 04 Tên hàng hóa, dịch vụ 2 Giấy A4 Giấy A3 Mực máy in Bìa Cứng đựng hồ sơ Đơn vị tính 3 Thùng Thùng Bình Cái Số lượng Đơn giá 4 4 2 1 6 5 85.000 150.000 250.00 35.000 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuếGTGT: Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền viết bằng chữ: Một triệu hai trăm mười ngàn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thành tiền 6=4x5 340.000 300.000 250.000 210.000 1.100.000 110.000 1.210.00 Người bán hàng (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn 35 * Hạch toán nghiệp vụ Nợ TK 141 (Chị Trinh) Có TK 111 : 1.400.000 : 1.200.000 Nợ TK 152 : 1.100.000 Nợ TK 133 : 110.000 Có TK 141 : 1.210.000 Nợ TK 334 (chị Trinh) Có TK 141 : 190.000 : 190.000 - Cùng ngày Kế toán tiến hành tổng hợ tiến hành tính lương và các khoản trích theo lương cho các bộ h n tại công ty, đồng thời chuyển tiền nộ BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan cấ trên. * Bảng chấm công cho nh n viên của Công ty 36 BẢNG CHẤM CÔNG Từ ngày 01/5/2013 đến ngày 31/5/2013 STT Họ và tên 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ngày Công Tổng 10 11 12 13 14 15 … 24 25 26 27 28 29 30 31 1 Lư Nhựt Quỳnh x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 2 Nguyễn Ngọc Khương x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 3 Nguyễn Xuân Phát x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 4 Võ Minh Tâm x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 5 Quách Ngọc Dung x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 6 Nguyễn Hoàng Tuấn x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 7 Nguyễn Thị Vĩnh Trinh x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 8 Võ Minh Toàn x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 9 Đỗ Thành Xuân x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 10 Nguyễn Thừa Vốn x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 11 Võ Thanh Lến x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 Cần Thơ, ngày 31 tháng 5 năm 2013 Người lập Quách Ngọc Dung CB chấm công Nguyễn Ngọc Khương 37 Giám Đốc Lư Nhựt Quỳnh BẢNG LƯƠNG CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG KIẾN LẠC Tháng 5 năm 2013 Họ và Tên STT CV NC HSL Lg Tối Thiểu Tổng LCB Phụ cấp Tổng Lương 1 Lư Nhựt Quỳnh GĐ 26 3,33 2.100.000 6.993.000 1.050.000 8.043.000 2 Nguyễn Ngọc Khương PGĐ 26 3 2.100.000 6.300.000 1.050.000 7.350.000 3 Nguyễn Xuân Phát TPKT 26 3 2.100.000 6.300.000 840.000 7.140.000 4 Võ Minh Tâm TPTC 26 2,67 2.100.000 5.607.000 840.000 6.447.000 5 Quách Ngọc Dung KTT 26 3 2.100.000 6.300.000 840.000 7.140.000 6 Nguyễn Hoàng Tuấn NV 26 2,41 2.100.000 5.061.000 5.061.000 7 Nguyễn Thị Vĩnh Trinh KT 26 2,34 2.100.000 4.914.000 4.914.000 8 Võ Minh Toàn NV 26 2,34 2.100.000 4.914.000 4.914.000 9 Đỗ Thành Xuân TX 26 2,26 2.100.000 4.746.000 10 Nguyễn Thừa Vốn NV 26 2,41 2.100.000 5.061.000 5.061.000 11 Võ Thanh Lến NV 26 1,86 2.100.000 2.906.000 2.906.000 TỔNG 59.102.000 38 100.000 4.620.000 4.846.000 63.722.000 Ghi chú BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG & CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DV XÂY DỰNG KIẾN LẠC Tháng 5 năm 2013 STT Họ và Tên CV Tổng Lương Tạm ứng BHXH(7%) ĐVT: đ BHYT(1,5%) BHTN(1%) Thực Lãnh 1 Lư Nhựt Quỳnh GĐ 8.043.000 147.000 31.500 21.000 7.843.500 2 Nguyễn Ngọc Khương PGĐ 7.350.000 147.000 31.500 21.000 7.150.500 3 Nguyễn Xuân Phát TPKT 7.140.000 147.000 31.500 21.000 6.940.500 4 Võ Minh Tâm TPTC 6.447.000 147.000 31.500 21.000 6.247.500 5 Quách Ngọc Dung KTT 7.140.000 147.000 31.500 21.000 6.940.500 6 Nguyễn Hoàng Tuấn NV 5.061.000 147.000 31.500 21.000 4.861.500 7 Nguyễn Thị Vĩnh Trinh KT 4.914.000 147.000 31.500 21.000 4.524.500 8 Võ Minh Toàn NV 4.914.000 147.000 31.500 21.000 4.714.500 9 Đỗ Thành Xuân TX 4.846.000 147.000 31.500 21.000 4.646.500 10 Nguyễn Thừa Vốn NV 5.061.000 147.000 31.500 21.000 4.861.500 11 Võ Thanh Lến NV 2.906.000 147.000 31.500 21.000 2.706.500 1.617.000 346.500 231.000 61.337.500 TỔNG 63.722.000 190.000 190.000 Kí Nhận Cần Thơ, ngày 31 tháng 5 năm 2013 Người lập Kế toán trưởng 39 Giám Đốc * Hạch toán nghiệp vụ - Lương và các khoản trích theo lương Nợ TK 642: Có TK 334: 63.722.000 63.722.000 Nợ TK 642: 2.100.000 x 11 x 23% = 5.313.000 Nợ TK 334: 2.100.000 x 11 x 9,5% = 2.194.500 Có TK 338 : 7.507.500 - Chuyển khoản nộp BHXH, KPCĐ, BHYT, BHTN cho cơ quan cấp trên. Nợ TK 3382: 231.000 Có TK 112: 231.000 Nợ TK 3383: 1.617.000 Có TK 112: 1.617.000 Nợ TK 3384: 346.500 Có TK 112: 346.500 Nợ TK 3389: 231.000 Có TK 112: 231.000 4.2 MỘT SỐ QUY ƯỚC TRONG VIỆC XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU 4.2.1 Thang bảng lương Thang bảng lương của Phần mềm quản lý lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tư Vấn – Dịch Vụ Xây dựng Kiến Lạc được xây dựng dựa trên “Hệ thống thang bảng lương năm 2013” theo Nghị định số 49/2013/NĐ – CP.  Nhân viên chính thức: Mức lương tối thiểu doanh nghiệp áp dụng hàng tháng đối với nhân viên chính thức là : 2.100.000đ/ tháng (Mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động).  Mức lương cơ bản tháng: Tiền lương Hệ số lương x Mức lương tối thiểu = x cơ bản tháng 26 Số ngày làm việc thực tế VD: Lương cơ bản tháng 5 của nhân viên Võ Thành Tâm, ngày công là 26 ngày, hệ số lương là 2,67, lương cơ bản là: 40 Tiền lương = 2,67 x 2.100.000 cơ bản tháng x 26 = 5.607.000 26  Mức lương cơ bản ngày: Mức lương Mức lương tháng = bình quân / ngày Số ngày làm việc : trong tháng VD: Lương bình quân/ ngày của nhân viên Võ Thành Tâm trong tháng 5 là: + Mức lương tháng = Lương cơ bản tháng + Phụ cấp chức vụ = 5.607.000 + ( 2.100.000 x 0,4 ) = 6.447.000 đ + Lương bình quân/ngày Mức lương = 6.447.000 : 26 = 247.962 đ bình quân/ngày  Mức lương làm thêm: Mức lương bình quân/ngày x 1,5 VD: Lương làm thêm của nhân viên Võ Thành Tâm vào ngày chủ nhật = 247.962 x 1,5 = 371.943 đ/ngày Hệ số lương áp dụng theo Nghị định 204/NĐ – CP ban hành ngày 14/12/2004 của Chính phủ gồm: + Đại học: 2,34 + Cao đẳng: 2,1 + Trung cấp: 1,86  Bậc lương: cứ mỗi năm nhân viên chính thức sẽ lên một bậc lương. Khoảng cách tăng bậc là trình độ đại học 0,33; trình độ cao đẳng 0,31; trình độ trung cấp là 0,2.  Nhân viên thời vụ: Mức lương cho nhân viên thời vụ (thuê ngoài) là : 150.000đ/người/ngày đối với thợ chính; 130.000đ/người/ngày đối với thợ phụ. Phụ cấp đối với nhân viên thời vụ khi làm thêm ngày chủ nhật là 50.000 đ/người/ngày đối với thợ chính; 30.000đ/người/ngày đối với thợ phụ.  Phụ cấp gồm có: + Phụ cấp chức vụ : Lương tối thiểu tháng x 0,5 (đối với Ban Giám đốc); phụ cấp đối với cấp trưởng phòng là 0,4. 41 + Phụ cấp điện thoại : 100.000đ/tháng + Phụ cấp công tác phí ngoại tỉnh: 130.000đ/người/ngày . + Phụ cấp công tác phí trên cùng địa bàn: 70.000đ/người/ngày nếu là công tác trên địa bàn Thành phố Cần Thơ. + Phụ cấp khác: 300.000đ/người/tháng.  Thưởng: Mức độ thưởng do Ban giám đốc Công ty quyết định tùy theo từng thành tích mà cán bộ nhân viên hoàn thành công việc được giao + Hoàn thành công trình vượt tiến độ. + Sáng kiến, tiết kiệm nguyên vật liệu trong xây dựng. 4.2.2 Ký hiệu của các phòng ban và mã nh n viên 4.2.2.1 Ký hiệu đối với các phòng ban GĐ: Phòng Giám đốc KYT: Phòng Kỹ thuật KT: Phòng Kế toán TC: Phòng Thi công 4.2.2.2 Mã nhân viên CT: Đây là những nhân viên có ký hợp đồng dài hạn. Doanh nghiệp chi trả lương chính, phụ cấp, tiền thưởng đồng thời doanh nghiệp cũng chịu thêm các chi phí khác như: BHXH, BHYT,KPCĐ… TV: Mã nhân viên dành cho công nhân thuê ngoài thi công cho từng công trình. Chỉ trả lương chính, phụ cấp làm thêm và doanh nghiệp không phải chịu thêm bất cứ khoản chi phí nào khác như: BHXH, BHYT, KPCĐ... 4.3 XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐẦU VÀO 4.3.1. Thiết kế Bảng dữ liệu (Table) 4.3.1.1 Cơ sở dữ liệu tính lương Để xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu tính lương cho nhân viên ta tiến hành thiết lập các Bảng cơ sở dữ liệu nguồn như sau : Bảng thông tin nhân viên (THONGTIN_NV), Bảng thông tin về phòng ban (PHONGBAN), Bảng thông tin hệ số lương (HESOLUONG), Bảng thông tin về phụ cấp (PHUCAP), Bảng chấm công nhân viên (CHAMCONG). 42 * Bảng Phòng Ban (PHONGBAN) - Dùng để thống kê các phòng ban trong công ty, tên người lãnh đạo của từng phòng ban. - Bảng phòng ban: PHONGBAN (MAPHONG, TENPHONG, TENLĐ), trong đó MAPHONG là khóa chính. Dưới đây là Bảng PHONGBAN ở chế độ thiết kế (Desgin View) Hình 4.1 Bảng PHONGBAN - Khi mở Bảng (Table) ở chế độ thiết kế thì ta tiến hành thiết lập các thuộc tính (định dạng) cho từng trường trong Bảng PHONGBAN như: + Tên trường hay cột trong bảng (Field name): khi thiết lập thì tên các trường hay cột không được trùng nhau. VD: Trường đầu tiên là MAPHONG thì tiếp theo là TENPHONG hay TENLĐ thứ tự không quan trọng. + Thiết lập Data Type hay kiểu dữ liệu cho từng trường (cột). VD: Ở cột đầu tiên là MAPHONG thì có thể chọn kiểu dữ liệu là Text; ngoài ra còn có các kiểu dữ liệu khác như: number (số), currency (tiền tệ)… + Description: Dùng mô tả hay diễn giải các ý nghĩa của từng cột (đây là phần không bắt buộc), tuy nhiên vẫn nên sử dụng phần mô tả này để làm rõ nghĩa hơn cho cột. + Primary Key (Khóa chính của bảng – biểu tượng chiếc chìa khóa): Dùng để phân biệt các mẩu tin (record) khác nhau trong cùng một bảng 43 Bảng PHONGBAN sau khi thiết lập các thuộc tính, ta sẽ chuyển sang chế độ chế độ Nhập Liệu (Datasheet view). Hình 4.2 Bảng PHONGBAN – chế độ nhập liệu (Datasheet view) Trong đó: + Record (mẫu tin): là một dòng ngang thể hiện thông tin liên quan của một đối tượng như, mẫu tin thứ nhất trong Bảng PHONGBAN là: GĐ Phòng Giám Đốc Lư Nhựt Quỳnh + Field (tên trường hay tên của cột): gồm có 03 trường là MAPHONG, TENPHONG, TENLĐ. MAPHONG TENPHONG TENLĐ * Bảng Thông tin nhân viên (THONGTIN_NV) - Bảng THONGTIN_NV dùng để truy vấn và quản lý thông tin nhân viên của từng phòng ban như về họ tên, giới tính, địa chỉ, trình độ học vấn…., đồng thời dùng để cập nhật thêm dữ liệu của nhân viên mới cũng như nhân viên thời vụ đang lao động tại các công trình. - Bảng thông tin nhân viên chi tiết: THONGTIN_NV (MANV, HONV,TENNV, GIOITINH, NGAYSINH, DIACHI, CHUCVU, TRINHDO, MAHSL, MAPC, MAPHONG, MATHUONG, BHXH, BHYT, BHTN), trong đó MANV là khóa chính. - Các bước thiết kế tương tự như Bảng PHONGBAN, tuy nhiên lưu ý ở trường GIOITINH thì ta chọn Data type là định dạng là Yes/No, thể hiện 02 giá trị là Nam hoặc Nữ, nếu là nữ sẽ có dấu check ở trường giới tính, còn 03 trường BHXH, BHYT, BHTN kiểu dữ liệu là có thể là Memo (lưu văn bản với dạng nhiều dòng hoặc nhiều cột ) hoặc số các trường này chỉ để giải thích 44 thêm không ảnh hưởng nhiều đến quá trình tính toán hay truy xuất dữ liệu sau này. + Ngoài ra các trường MAHSL, MAPC, MAPHONG, MATHUONG do có liêt kết với những bảng dữ liệu khác nên khi thiết kế bảng phải thống nhất được kiểu dữ liệu của các trường này với các trường tương ứng khi liên kết (được minh hoạt ở hình 4.7), kiểu dữ liệu dùng là Text đối với MAHSL, MAPC, MAPHONG riêng đối với trường MATHUONG thì kiểu dữ liệu cần định dạng là kiểu dữ liệu số. Hình 4.3 Bảng THONGTIN_NV ở chế độ thiết kế (Design View) Hình 4.4 Bảng THONGTIN_NV ở chế độ nhập liệu (Datasheet View) 45 * Bảng Phụ cấp (PHUCAP) - Liệt kê các loại phụ cấp của từng nhân viên trong tháng bao gồm các loại phụ cấp như: phụ cấp chức vụ, phụ cấp công tác phí, phụ cấp điện thoại… - Bảng phụ cấp: PHUCAP (MAPC, TIENPC) trong đó MAPC là khóa chính. - Khi thiết kế bảng PHUCAP cần lưu ý về các định dạng của kiểu dữ liệu (Data Type), MAPC thì kiểu dữ liệu là chữ (text), TIENPHUCAP là kiểu dữ liệu sô (number). Hình 4.5 Bảng PHUCAP ở chế độ thiết kế ( Design View) - Quy ước kí hiệu khi nhập liệu Mã phụ cấp Tên phụ cấp Tiền phụ cấp CV01 Phụ cấp chức vụ (ban giám đốc) 1.050.000/ngày CV02 Phụ cấp chức vụ (trưởng phòng) 840.000/ngày ĐT Phụ cấp tiền điện thoại 100.000/ngày CTNT Phụ cấp công tác ngoại tỉnh 130.000/ngày CT Phụ cấp công tác trên địa bàn Cần Thơ KHAC Phụ cấp khác (tháng) TV01 Phụ cấp cho thợ chính (LĐ thuê ngoài) 50.000/ngày TV02 Phụ cấp cho thợ phụ (LĐ thuê ngoài) 30.000/ngày C Không có phụ cấp 70.000/ngày 300.000* 0 * Là khoản hụ cấ tháng do Công ty thỏa thu n với người lao động Bảng 4.1 Quy ước kí hiệu khi nhập liệu Bảng phụ cấp 46 - Bảng PHUCAP sau khi nhập liệu hoàn thành: Hình 4.6 Bảng PHUCAP sau khi nhập liệu * Bảng Hệ số lương (HESOLUONG) Liệt kê hệ số lương của từng nhân viên trong các phòng ban, tạo sự thuận lợi trong việc truy xuất dữ liệu, từ hệ số lương ta có thể biết được trình độ học vấn cũng như thâm niên công tác trong công ty. - Quy ước trong nhập liệu Bảng HESOLUONG là: MAHSL HSOLUONG LGTT A 3,33 2.100.000 B 3 2.100.000 C 2,67 2.100.000 D 2,41 2.100.000 E 2,34 2.100.000 F 2,26 2.100.000 G 1,86 2.100.000 H 1 2.100.000 * LGTT là lương t i thiểu theo vùng * H là h lương dành cho lao động hổ thông Bảng 4.2 Quy ước nhập liệu trong Bảng hệ số lương - Định dạng các kiểu dữ liệu trong bảng như sau: MASHL là kiểu kiểu chữ , HSOLUONG và LGTT là kiểu định dạng số (number). 47 - Bảng hệ số lương: HESOLUONG (MAHSLUONG, HSLUONG, LGTT), trong đó HESOLUONG là khóa chính. Hình 4.7 Bảng HESOLUONG * Bảng Chấm công (CHAMCONG) Bảng chấm công dùng để thống kê số lượng ngày làm việc thực tế, số ngày làm thêm của từng nhân viên là cơ sở đầu tiên cho việc tính lương. Bảng chấm công: CHAMCONG (MACONG, MANV, SNLAM, SNLAMTHEM, HSLUONG, TTHUONG, TIENPC, TAMUNG), trong đó MACONG là khóa chính. Định các kiểu dữ liệu trong bảng tương tự như các bảng trên, riêng trường hệ số lương (HSLUONG) thì định dạng là kiểu số ở cột Field size chọn là Double, Index là Yes (Duplicates OK) có ý nghĩa là chấp nhận các giá trị trùng nhau cho những mẫu tin khác nhau. Ta quy ước mã chấm công (MACONG) như sau: Mã chấm công Tên phòng ban tương ứng A Phòng giám đốc B Phòng kỹ thuật C Phòng Kế toán D Phòng thi công T Lao động thuê ngoài Bảng 4.3 Quy ước khi nhập liệu của Bảng chấm công 48 Hình 4.8 Bảng CHAMCONG ở chế độ thiết kế Hình 4.9 Bảng chấm công ở chế độ nhập liệu * Bảng Thưởng (THUONG ) - Bảng thưởng: THUONG (MATHUONG, TIENTHUONG) trong đó MATHUONG là khóa chính, định dạng dữ liệu của MATHUONG, TIENTHUONG đều là dạng số (number). - Bảng thưởng dùng để liệt kê các mức thưởng dành cho nhân viên do Ban giám đốc quyết định, trong đề tại này để tạo thuận tiện trong việc nhập liệu và truy xuất thông tin thì dựa theo các mức thưởng thông thường tại công ty thì tác giả đã thống kê được các mức thưởng khác nhau. 49 Mã thưởng Mức thưởng tiền 1 300.000 2 500.00 3 1.000.000 4 0 Bảng 4.4 Quy ước khi nhập liệu vào Bảng thưởng Hình 4.10 Bảng THUONG 4.3.1.2 Tiến hành nh p liệu cho Bảng Bước 1: Đầu tiên tiến hành nhập liệu cho Bảng Phòng Ban (PHONGBAN), Bảng Thưởng (THUONG), Bảng phụ cấp (PHUCAP) và Bảng hệ số lương trong đó Mã phòng (MAPHONG), Mã thưởng (MATHUONG), Mã Phụ cấp (PHUCAP) và MãHSL (MAHSL) giữa các trường phải khác nhau. Trong 04 bảng này ta tiến hành nhập liệu bảng nào trước cũng được. Bước 2: Tiến hành nhập dữ liệu cho Bảng Thông tin nhân viên (THONGTIN_NV). Mỗi nhân viên sẽ có một Mã nhân viên là duy nhất (MANV). Trong đó, trường Mã phòng, Mã Phụ cấp, Mã Hệ số và Mã thưởng phải được quy định lần lượt trong các Bảng Phòng Ban (PHONGBAN), Bảng Phụ Cấp (PHUCAP), Bảng Thưởng (THUONG). Bước 3: Nhập liệu ở Bảng Chấm công (CHAMCONG). Trong đó, Mã Chấm công (MACONG) phải khác nhau giữa các trường vì mỗi nhân viên chỉ tồn tại một mã chấm công duy nhất. Mã Nhân viên (MANV) ở Bảng chấm công cũng 50 là duy nhất khác nhau giữa các trường và phải được quy định trong Bảng Thông tin nhân viên (THONGTIN_NV), dữ liệu nhập vào ở mục Hệ số lương (HESOLUONG) phải được quy định trong Bảng Hệ Số lương, tiền thưởng phải được quy định trong Bảng tiền thưởng và Tiền phụ cấp phải được quy định trong Bảng phụ cấp. Thiết lập quan hệ cho các bảng (Relationship) Sau khi tạo xong liên kết cho các Bảng. Ta tiến hành nhập cơ sở dữ liệu cho từng Bảng để tạo thành một cơ sở dữ liệu liên kết hoàn chỉnh. Tạo liên kết cho các Bảng cơ sở dữ liệu như sau: Bảng THONGTIN_NV liên kết 1 – n với Bảng CHAMCONG thông qua trường MANV. Bảng PHONGBAN liên kết 1 – n với Bảng THONGTIN_NV thông qua trường MAPHONG. Bảng HESOLUONG liên kết 1 – n với Bảng THONGTIN_NV thông qua trường MAHSL. Bảng PHUCAP liên kết 1 – n với Bảng THONGTIN_NV thông qua trường MAPC. Bảng THUONG liên kết 1 – n với Bảng THONGTIN_NV thông qua trường MATHUONG. Hình 4.11 Liên kết giữa các Bảng Khi tạo liên kết giữa các Bảng cần lưu ý: - Kiểu dữ liệu liên kết của trường (field) phải phù hợp với nhau. 51 VD: Liên kết giữa Bảng THONTIN_NV và THUONG thông qua trường MATHUONG thì Field Size của MATHUONG ở cả hai bảng phải là Long Interger hoặc Integer. - Nhập các giá trị trường khóa trùng nhau. - Không nhập các giá trị hoặc để trống các giá trị của trường khóa. 4.4 THIẾT KẾ TRUY VẤN DỮ LIỆU (QUERY) 4.4.1 Crosstab Query Truy vấn dữ liệu Crosstab Query dùng để thống kê số lượng nhân viên ở các phòng ban hiện tại của công ty, tên người lãnh đạo của các phòng ban và cho biết sự tăng giảm nhân sự của các phòng ban. Ở truy vấn này ta sử dụng dữ liệu nguồn là của 02 Bảng THONGTIN_NV và Bảng PHONGBAN. Trong đó trường tên phòng được nhóm theo hàng, trường mã phòng được nhóm theo cột và trường mã nhân viên thực hiện phép đếm. Crosstab Query ở chế độ thiết kế Hình 4.12 Query thống kê nhân viên các phòng ban Khi thực hiện truy vấn ta sẽ được thống kê như sau: (chọn chế độ Datasheet View hay nhấn chọn nút Run – Biểu tượng dấu chấm than màu đỏ trên màn hình) 52 Hình 4.13 Kết quả truy vấn Crosstab query thống kê nhân viên 4.4.2 Select Query Ta dùng Select Query để liệt kê nhân viên chính thức của công ty cũng như số lượng lao động thuê ngoài hiện có. Đồng thời ta có thể dùng truy vấn này để thống kê lương, phụ cấp cũng như trình độ, chức vụ của từng nhân viên. Ở truy vấn này ta chỉ cần sử dụng dữ liệu của Bảng THONGTIN_NV Kết quả của truy vấn như sau của việt thực hiện truy vấn thống kê nhân viên chính thức của công ty như sau: Hình 4.14 Truy vấn thống kê nhân viên chính thức tại công ty Truy vấn thống kê nhân viên thuê ngoài ta chỉ đổi điều kiện từ Mã nhân viên chính thức sang mã nhân viên thời vụ, mã quy ước này đã có đề cập ở phần trên ( Ở dòng Criteria thay đổi điều kiện từ “CT*” sang “TV*”) 53 Hình 4.15 Truy vấn thống kê nhân viên thuê ngoài - Truy vấn thống kê lương, phụ cấp, các khoản phụ cấp và tạm ứng lương trong tháng của từng nhân viên trong các phòng ban + Đầu tiên ta tạo Select query thống kê lương nhân viên chính thức của các phòng ban (Thongkeluongnvct) từ 04 bảng THONGTIN_NV, HESOLUONG, CHAMCONG và PHONGBAN ta lần lượt đưa các trường : MANV, HoTen, GIOITINH, SNLAM, SNLAMTHEM, LGTT, HESOLUONG, BHXH, BHYT, BHTN, TAMUNG, MAPC Hình 4.16 Bảng Thongkeluongnvct ở chế độ thiết kế + Trong query Thongkeluongnvct, ta cần thiết lập các công thức cho các trường như sau: HoTen = [HONV] & [TENNV] BHXH = [LGTT] * 0,07 54 BHYT = [LGTT] * 0,015 BHTN = [LGTT] * 0,01 LGCB = [LGTT] * [HESOLUONG] TIENPC: IIf([MAPC]="CV01",1050000,IIf([MAPC]="CV02",840000,IIf([MAP C]="C",0,IIf([MAPC]="TVC",50000,IIf([MAPC]="TVP",30000))))) + Tạo liên kết giữa query Thongkeluongnvct và bảng CHAMCONG tạo nền bảng lương hoàn chỉnh. Hình 4.17 Liên kết giữa query Thongkeluongnvct và table CHAMCONG + Khi tạo liên kết giữa 02 bảng này ta cần lưu ý: Đưa các trường:MACONG, MANV,HoTen, SNLAM, SNLAMTHEM, LGCB, TIENPC, TienLamThem, các khoản phải trích theo lương, tạm ứng. Riêng ở 02 trường TienLamThem và LgThucLanh ta thiết lập công thức như sau: TienLamThem: ([LGCB]+[TIENPC]/[SNLAM])*1.5*[SNLAMTHEM] LgThucLanh: [LGCB]+[TIENPC]-[BHXH]-[BHYT]-[BHTN]-[TAMUNG] * Lương nhân viên thuê ngoài cũng được truy vấn và tạo liên kết tương tự 55 4.5 THIẾT KẾ BIỂU MẪU (FORM) 4.5.1 Thông tin nhân viên Thiết kế biểu mẫu thông tin nhân viên chủ yếu trình bày và mô tả đầy đủ thông tin của từng nhân viên theo ý muốn của người sử dụng tạo sự thuận lợi trong việc thao tác các phần khác có liên quan. Biểu mẫu thông tin nhân viên được lấy nguồn từ Bảng THONGTIN_NV, sau khi hiển thị bảng THONGTIN_NV ta kéo và thả các trường vào phần Detail và tiến hành chỉnh sửa. Hình 4.18 Form THONGTINNV ở chế độ thiết kế Ngoài ra , ta còn có thể điều chỉnh các dạng khác như hình ảnh hoặc tệp tin, kiểu chữ từ Toolbox. Hình 4.19 Form THONGTINNV sau khi thiết kế hoàn thành 56 4.5.2 Bảng chấm công Trình bày đơn giản, ngắn gọn các thông tin chi tiết về tên của từng nhân viên, số lương ngày công, ngày làm thêm. Được thực hiện tương tự từng bước như Form THONGTINNV Hình 4.20 Form THONGTINNV sau khi thiết kế hoàn thành 4.6 THIẾT KẾ BÁO CÁO (REPORT) 4.6.1 Bảng lương cơ bản * Bảng Lương căn bản Báo cáo bảng lương căn bản được thiết kế từ Query LGCANBAN. Đầu tiên ta chọn thiết kế báo cáo ở chế độ trợ giúp (create report by using wizard) sau đó đưa các trường cần dùng làm thông tin chính cho report lương căn bản của Query LGCANBAN vào như: mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, phòng ban, lương căn bản của mỗi nhân viên. Chọn chế độ hiển thị dữ liệu như một danh sách (Layout: Tabular). Sau đó tiến hành tùy chỉnh báo cáo trong hộp thoại Properties và thêm các thông tin hay hình ảnh ở công cụ Toolbox. Ngoài ra, bảng lương căn bản có thiết kế thêm một dòng là tổng lương, được đặt ở Report footer, tính tổng lương căn bản cho nhân viên chính thức: Công thức: được tạo bằng Textbox ở dạng không liên kết (unbound) Tổng Lương = Sum([LGCB]) 57 Hình 4.21 Bảng lương căn bản ở chế độ thiết kế Hình 4.22 Bảng lương căn bản ở chế độ xem trước khi in 4.6.2 Bảng các khoản trích theo lương Bảng các khoản trích theo lương được lấy dữ liệu nguồn từ Query LgThucLanh, các bước thiết kế cũng được tiến hành tương tự như báo cáo lương cơ bản. Ta cũng lần lượt đưa các trường như: mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, phòng ban trực thuộc, các khoản phải trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ). 58 Hình 4.23 Bảng các khoản trích theo lương ở chế độ thiết kế Đồng thời ở Report Footer ta cũng tiến hành thiết lập các công thức tỉnh tổng các khoản phải trích cho nhân viên. Công thức : = Sum([BHXH]), = Sum([BHYT]), = Sum([BHTN]). Hình 4.23 Bảng các khoản trích theo lương ở chế độ xem trước khi in 4.6.3 Bảng thanh toán lương Bảng thanh toán lương được lấy dữ liệu nguồn từ Query LgThucLanh. Các bước thiết kế được tiến hành tương tự như Bảng lương cơ bản. 59 Hình 4.23 Bảng thanh toán lương ở chế độ thiết kế Hình 4.24 Bảng thanh toán lương ở chế độ xem trước khi in 4.7 XÂY DỰNG GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH Mục đích của việc xây dựng giao diện chương trình nhằm tạo sự thuận lợi cho người sử dụng trong công việc tính lương, quản lý thông tin nhân viên cũng như công việc in ấn để lưu trữ hồ sơ. Để tạo giao diện cho chương đầu tiên ta tạo ra các Macro (các hành động liên tiếp đã được quy định sẵn để thực hiện các tác vụ tự động như mở Form , Report, Table). Lưu ý, các Macro đang sử dụng là dạng Macro gắn kết ( là Macro được tạo ra để đáp ứng một sự kiện của một điều khiển trên Form) 60 Bước 1: - Tiến hành tạo một số Macro để tự động mở một số bảng báo cáo cơ bản như: Bảng thanh toán lương, Bảng các khoản trích theo lương, Bảng lương căn bản. + Đầu tiên chọn Macro  New; ở cột Action ta chọn các hành động tương ứng như: OpenTable (mở bảng), OpenReport (mở các báo cáo)…Ở cột Comment ta có thể ghi hay không ghi diễn giải cũng không quan trọng nhưng riêng tác giả đề nghị nên ghi diễn giải để tránh có sự nhầm lẫn khi tiến hành tạo Macro ở Form Giao diện. + Ở phần Action Arguments ta chọn: Report Name LGCANBAN View (chế độ xem): Print Preview (xem trước khi in), Print (in) hoặc Desgin (thiết kế). Những phần còn lại là mặc định - Ví dụ minh họa cho việc tạo Macro mở bảng lương căn bản (Report LGCANBAN). Hình 4.25 Macro mở Report Lương căn bản - Các Macro còn lại trong ứng dụng này đều được tạo tương tự. Bước 2: - Tạo một Form mới đặt tên là Form Giao Diện - Dùng Label ở hộp công cụ Toolbox tạo tiêu đề cho Form Giao diện cũng như các tiêu đề khác trên các Macro để phân biệt Macro đó dùng để mở những đối tượng nào. 61 - Tạo các Command Button (nút lệnh điều khiển) để khi click vào thì có thể mở các đối tượng cần thiết. Hình 4.26 Form Giao Diện hoàn thành 4.8 BẢO MẬT CƠ SỞ DỮ LIỆU Bảo mật cơ sở dữ liệu để nhằm hạn chế quyền đăng nhập, sửa hay thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu đối với những người không có nhiệm vụ trong phòng kế toán. Đầu tiên ta mở chương trình Access sau đó chọn File cần mở, tiếp tục chọn Open Exlusive. Sau đó ta vào Tools\Security\Set Database Password. + Tiếp theo ta nhập khẩu vào Password và Retype Password. + Thực hiện xong nhấp Ok. Ngoài ra, ta cũng có thể chia nhỏ dữ liệu để tăng cường thêm tính bảo mật cho cơ sở dữ liệu này. + Chia cơ sở dữ liệu ta sử dụng lệnh: Tools/Database Utilities\Database Splitter. 4.9 ƯU ĐIỂM CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH TÍNH LƯƠNG BẰNG MS ACCESS - Chương trình tính lương bằng MS Access đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và chính xác của thông tin đầu ra như Bảng lương, Bảng chấm công, Thông tin nhân viên, Phòng ban trong công ty. - Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa (Số người lao động dưới 30 người). 62 - Có tính tương tác với nhiều ứng dụng khác có thể liên kết hoặc mở rộng cơ sở dữ liệu trên nền các ứng dụng khác như Foxpro, SQL Server, Oracle nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động. - Giao diện dễ sử dụng. - Không hạn chế người dùng, không yêu cầu người dùng phải có trình độ cao hay kiến thức chuyên ngành nhiều, chỉ cần đáp ứng được trình độ tin học căn bản A, B. - Không mất quá nhiều chi phí đầu tư. - Không yêu cầu cao về cơ sở vật chất hay trang thiết bị đi kèm. 4.10 HẠN CHẾ CỦA CHƯƠNG TRÌNH TÍNH LƯƠNG BẰNG MS ACCESS Do kiến thức bản thân còn hạn chế về Access và thời gian thực tập có giới hạn nên Đề tài tốt nghiệp “Ứng dụng MS Access vào công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương tại Công ty TNHH Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến Lạc” của em vẫn còn nhiều thiếu sót và hạn chế. Tuy nhiên vẫn đáp ứng được những chức năng cơ bản của công tác quản lý lương, nhân sự và các khoản trích theo lương tại Công ty. Chương trình Quản lý lương và các khoản phải trích theo lương là một Cơ sở dữ liệu Kế toán còn khá đơn giản, còn khá nhiều hạn chế về các mặt như: + Tính bảo mật: Phần mềm vẫn có chức năng đăng nhập hạn chế người dùng, chỉ có những người có trách nhiệm mới có thể có mật khẩu (Password) để đăng nhập và thao thác. Tuy nhiên nếu những người đã sử dụng thành thạo Access thì chỉ bằng một vài thủ thuật đơn giản vẫn có thể đăng nhập dễ dàng. + Chưa tạo hoàn chỉnh giao diện, cũng như lối tắt để mở nhanh chương trình. + Vẫn còn thiếu sót về mặt báo cáo, cách trình bày cũng như cách thiết kế báo cáo chưa được hoàn chỉnh. + Chỉ hoàn thiện về về phần quản lý lương, quản lý nhân viên. Sổ sách kế toán chi tiết cũng như phần sổ sách kế toán tổng hợp chưa hoàn thành . + Chưa tối ưu hóa được cơ sở dữ liệu. 63 4.11 ĐÁNH GIÁ VỀ ỨNG DỤNG MS ACCESS TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Hiện nay xu hướng tin học hóa trong công tác kế toán ngày càng phát triển. Tuy nhiên, chỉ một số ít doanh nghiệp mới đủ khả năng đầu tư đồng bộ phần mềm kế toán để phục vụ cho công ty vì chi phí đầu tư tương đối cao. Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ thì chỉ ứng dụng một phần nhỏ vào công tác kế toán chủ yếu là sử dụng MS Word và MS Excel đồng thời chưa khai thác hết thế mạnh của của MS Access. Trong quá trình thực hiện và hoàn thành Luận văn tốt nghiệp này, theo sự tìm hiểu của sinh viên thì hiện nay trên địa bàn Thành phố Cần Thơ hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa khai thác phần ứng dụng MS Access trong công tác quản lý và các khoản trích theo lương. Đề tài “Ứng dụng Access vào công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương tại Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây dựng Kiến Lạc” được sinh viên thực hiện dựa trên cơ sở tham khảo việc xây dựng cơ sở dữ liệu (mối liên kết giữa các bảng, các bảng dữ liệu nguồn) của 02 đề tài khác là: + Huỳnh Đức Dũng, Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền (2010) “Ứng dụng Access trong công tác nhân sự và Kế toán tiền lương”. + Võ Văn Quyền (2011) “Xây dựng hệ thống quản lý và tính lương nhân viên bằng Access”. Tuy nhiên, đề tài này cũng có sự khác biệt nhất định về hình thức cũng như các cách tính lương đối với 02 phần ứng dụng về MS Access đề cập trên. + Phần ứng dụng MS Access của Huỳnh Đức Dũng, Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền (2010) hướng đến đối tượng người dùng là các cơ quan nhà nước có hoạt động sản xuất kinh doanh. + Phần ứng dụng của Võ Văn Quyền (2011) hướng đến đối tượng người dùng là các doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Cách tính lương theo phương pháp lương theo sản phẩm. + Đề tài do sinh viên thực hiện theo hướng đơn giản hơn so với 02 ứng dụng trên. Giao diện tương đối đơn giản giúp người sử dụng dễ truy cập đến các phần khác. + Cơ sở dữ liệu đầu vào được xây dựng tương đối phù hợp với thực tế tại Công ty Kiến Lạc. 64 + Cách tính lương, các khoản trích theo lương đều dựa trên những quy định mới được ban hành trong năm 2013. + Phương pháp tính lương là lương theo thời gian tháng đối với nhân viên chính thức, lương theo ngày đối với nhân viên thời vụ tại các công trình đang thi công. 65 CHƯƠNG 5 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG KIẾN LẠC 5.1 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHÁI TRÍCH THEO LƯƠNG * Về chế độ tiền lương, thưởng, phụ cấp Chế độ lương, thưởng và phụ cấp của công ty được thực hiện một cách chặt chẽ và phù hợp với những quy định cũng như các chế độ về tiền lương, thưởng và phụ cấp mà nhà nước ban hành. Cập nhật kịp thời những quy định cũng như các thông tư về chế độ tiền lương, thưởng và phụ cấp nhằm đảm bảo lợi ích của người lao động. Hiện nay, công ty áp dụng mức lương tối thiểu theo vùng là 2.100.000đ/tháng theo Nghị định 103/2012/NĐ – CP ban hành ngày 04 tháng 12 năm 2012. (Thi hành vào ngày 01/01/2013) Công ty Kiến Lạc áp dụng hình thức trả lương theo thời gian (tháng) đối với nhân viên chính thức và lương theo thời gian (ngày) đối với nhân công thuê ngoài. Hình thức trả lương này phù hợp với đặc điểm của công ty là một doanh nghiệp về xây dựng. Các khoản như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cũng được công ty đóng đầy đủ cho nhân viên chính thức và có những chính sách hỗ trợ đối với những nhân viên thuê ngoài nhằm đảm bảo quyền lợi cũng như khuyến khích cho người lao động yên tâm làm việc. Chế độ khen thưởng hợp lý khuyến khích nhân viên làm việc có hiệu quả tốt hơn. Chế độ phụ cấp tương đối đầy đủ và tách bạch giữa phụ cấp dành cho nhân viên chính thức cũng như các khoản phụ cấp dành cho nhân viên thời vụ của công ty góp phần mang lại hiệu quả trong công việc. Ngoài ra Công ty có những chế độ thăm hỏi, quan tâm đến đời sống vật chất cũng như tinh thần của nhân viên, kịp thời giúp đỡ những nhân viên gặp khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống. 66 * Về công tác hạch toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương Công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tương đối chính xác, nhanh chóng và theo đúng Quyết định 48/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006 về “ Chế độ Kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ”. Quy trình hạch toán lương giữa nhân viên chính thức và thời vụ rõ ràng, tách bạch giữa hai tài khoản là 154(2) và 642 góp phần cho việc đối chiếu kiểm tra dễ dàng Sổ sách và chứng từ kế toán như: Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Giấy đề nghị tạm ứng…được trình bày đầy đủ, chi tiết đảm bảo được tính chính xác trong việc tính lương, các khoản phải trích theo lương và phụ cấp nhằm đảm bảo cho việc tính lương người lao động là tính đúng và đủ. 5.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY KIẾN LẠC * Về công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương Thực tế thì công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương tại Công ty Kiến Lạc là khá tốt. Tuy nhiên, trên thực tế thì Kế toán tổng hợp kiêm luôn nhiệm vụ của Kế toán tiền lương. Cần tách riêng một kế toán phụ trách về công tác tiền lương cho Công ty và cho công tác tổng hợp, tính lương của những công trình xây dựng riêng lẻ. Góp phần giảm tải công việc cho kế toán tổng hợp, đảm bảo sự chính xác, nhanh chóng và kịp thời của thông tin đầu ra. * Chính sách lương, thưởng, phụ cấp Chế độ lương tại công ty luôn áp dụng theo những quy định của nhà nước. Tuy nhiên, cần quy định chính sách lương, thưởng, nâng bậc lương của Công ty một cách cụ thể, linh hoạt, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và tình hình thực tế. Có như vậy, thì nhân viên mới yên tâm làm việc và gắn bó lâu dài góp phần vào sự phát triển ngày một lớn mạnh của Kiến Lạc. * Chế độ dành cho người lao động thuê ngoài Công ty nên có những chính sách hỗ trợ cho người lao động thuê ngoài (thời vụ) về các vấn đề như BHYT, Bảo hiểm tai nạn vì đa phần đây là những lao động mang tính chất thời vụ, không cố định và làm việc riêng lẻ ở những công trình mà công ty xây dựng. Nếu có thêm chính sách hỗ trợ một phần về các khoản bảo hiểm như: bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm y tế…sẽ giúp người lao động yên tâm và góp phần thúc đẩy nhanh tiến độ của công việc. 67 VD: Công ty có thể hỗ trợ một phần tiền để giúp người lao động thời vụ có điều kiện tham gia các chính sách bảo hiểm tự nguyện. Đối với thợ chính có tay nghề và kinh nghiệm thực tế cao thì có thể tăng thêm mức phụ cấp làm thêm giờ hoặc tăng thêm tiền lương thực tế. 68 CHƯƠNG 6 : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN Công tác tổ chức kế toán của Công ty Kiến Lạc tương đối hoàn chỉnh, sự phân chia trách nhiệm và công việc giữa những kế toán viên khá tốt, không trùng lặp nên hiệu quả công việc đạt được là khá tốt. Mỗi kế toán viên đều thực hiện những phần công việc riêng biệt đúng với công tác kế toán mà mình phụ trách đáp ứng được tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác của thông tin kế toán đầu ra phục vụ cho công việc quản lý của Ban giám đốc cũng như trong công tác hạch toán kế toán của chính mình. Tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, hình thức ghi sổ kế toán là hình thức “ Nhật Ký Chung” phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa chỉ có một doanh nghiệp chính nói chung và phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty Kiến Lạc nói riêng. Hệ thống sổ sách kế toán, phương pháp hạch toán, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán cũng như việc lưu trữ bảo quản đều thực hiện đúng các chế độ, chuẩn mực Kế toán và theo Quyết định 48 “ Chế độ Kế toán dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ” do Nhà nước quy định. Về hạch nghiệp vụ kinh tế phát sinh khá đầy đủ và chính xác. Hệ thống sổ sách kế toán được ghi đầy đủ, rõ ràng và cụ thể thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu và cung cấp thông tin khi có nhu cầu cần thiết. Việc thực hiện công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN) theo đúng chế độ, quy định của Nhà nước cũng như quy chế của công ty. Quá trình hạch toán cũng như trình tự luân chuyển chứng từ của công tác kế toán tiền lương được thực hiện đầy đủ, đúng quy định. Thực hiện đúng từng bước hạch toán nghiệp vụ, sổ sách đầy đủ rõ ràng đảm bảo cho quyền lợi của của người lao động cũng như quyền lợi của công ty. Để đạt được kết quả như trên là do Bộ phận kế toán của Kiến Lạc tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán, sự kết hợp giữa Kế toán trưởng và kế toán viên công việc, quá trình cập nhật các quy định, chế độ về lương của Công ty cũng góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành tốt công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Kiến Lạc. 6.2 KIẾN NGHỊ * Đối với Ngân Hàng Cần tạo nhiều điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp xây dựng trong việc vay vốn đầu tư xây dựng cũng như đầu tư vào trang thiết bị máy móc đối với những doanh nghiệp có triển vọng phát triển trong tương lai. 69 Đồng thời dãn nợ, khoanh nợ cho các doanh nghiệp đang trong tình trạng khó khăn hoặc Ngân hàng có những chính sách hỗ trợ doanh nghiệp để giúp đỡ doanh nghiệp cải thiện tình hình kinh doanh. Cần có những chính sách lãi suất hợp lý. * Đối với Cơ quan Thuế Ngoài những chính sách như: gia hạn thêm thời gian nộp thuế đối với thuế thu nhập doanh nghiệp đồng thời miễn giảm thuế đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đặc biệt là miễn, giảm thuế đối với các doanh nghiệp xây dựng nhỏ và vừa trong tình hình xây dựng đang khó khăn như hiện nay cũng góp phần vào việc hỗ trợ doanh nghiệp. * Đối với nhà nước Cần có những chính sách quản lý chặt chẽ đối với giá cả nguyên vật liệu xây dựng như sắt, thép hạn chế nhập khẩu những mặt hàng mà các doanh nghiệp vật liệu xây dựng sản xuất được trong nước để giúp doanh nghiệp xây dựng ổn định được nguồn nguyên vật liệu đồng thời bảo vệ quyền lợi của những nhà sản xuất nguyên vật liệu trong nước. Đẩy mạnh giải ngân vốn đầu tư đối với các công trình, dự án xây dựng cơ bản nhà nước đang quản lý. Tăng cường thu hút vốn đầu tư nước ngoài trực tiếp hay các nguồn vốn hỗ trợ chính thức. Cần có những chính sách hỗ trợ đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu xây dựng, xây lắp, các chủ đầu tư xây dựng nhà ở để bán nhưng đang ở giai đoạn xây dựng như: giãn thời gian trả nợ hoặc khoanh nợ. 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đặng Văn Sáng và Nguyễn Ngọc Hiến, 2010 . Hướng dẫn thực hành viết hần mềm Kế toán trên Acce s. Tp Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Giao Thông Vận Tải. Nguyễn Thị Thủy Chung, Dương Văn Hiếu và Nguyễn Công Danh, 2011. Giáo trình Tin học chứng chỉ B Acce 2003, Đại học Cần Thơ. Trần Quốc Dũng, 2009.Giáo trình Kế toán tài chính 1, Đại học Cần Thơ. Website: - Doanh nghiệp nhỏ và vừa: Thực trạng và giải pháp hỗ trợ năm 2013 [Ngày truy cập lần 1 ngày 14 tháng 10 năm 2013; Truy cập lần 2 ngày 18 tháng 11 năm 2013] - Nghị định 103/2012/NĐ-CP ban hành ngày 04/12/2012, Nghị định quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động. .[Ngày truy cập: 25 tháng 8 năm 2013] - Thông tư 103/2005/TT-BTC ban hành ngày 24/11/2005, Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mền kế toán. .[Ngày truy cập: 17 tháng 8 năm 2013] - Thông tư 138/2011/TT-BTC ban hành ngày 4/11/2011, Thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành kèm theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. .[Ngày truy cập: 29 tháng 8 năm 2013] - Công văn số 727/BHXH-BT ngày 21/02/2013, Công văn thu BHXH, BHYT, BHTN căn cứ mức lương tối thiểu vùng. .[Ngày truy cập: 29 tháng 8 năm 2013] - 10 Thủ thuật bảo mật cơ sở dữ liệu Access .[Ngày truy cập: 17 tháng 9 năm 2013] [...]... lương tại công ty + Nghiên cứu công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty + Xây dựng cơ sở dữ liệu ban đầu + Ứng dụng Access vào công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương + Xây dựng và hoàn thiện phần mềm tính lương bằng Access 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU - Không gian nghiên cứu: Đề tài được thực hiện tại Bộ phận kế toán của Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây. .. 1, Kế toán tài chính 2, Tin học nâng cao… dựa trên nền ứng dụng MS Access của bộ ứng dụng Microsoft Office để xây dựng một phần mềm quản lý lương và các khoản trích theo lương đơn giản, có tính ứng dụng cao, dễ sử dụng và không mất quá nhiều chi phí Vì vậy, đề tài Ứng dụng Access vào công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương tại Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây dựng Kiến Lạc ... chung: Nghiên cứu công tác tổ chức kế toán, quy trình tính lương, các tài liệu liên quan đến công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương như: Bảng chấm công, bảng tạm ứng, bảng lương, bảng các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây dựng Kiến Lạc tại Cần Thơ Từ đó xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý lương bằng Access (xây dựng phần mềm quản lý lương bằng Access) - Mục tiêu... TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG KIẾN LẠC 3.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG KIẾN LẠC 3.1.1 Giới thiệu chung 3.1.1.1 Thông tin về công ty - Tên công ty: Công ty TNHH Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến Lạc - Trụ sở chính: 47 Đường số 2 Khu dân cư Hồng Phát, Phường An Bình Quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ - Điện thoại: 07103 895 766... hạch toán 2.1.3.1 Quy trình hạch toán lương 2.1.3.1.1 Tài khoản sử dụng Tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên Bên Nợ: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác đã ứng, đã trả cho công nhân viên - Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên Bên Có: - Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản còn phải trả cho CNV - Số dư Có: Các khoản tiền lương, tiền. .. gọn bộ máy kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động của kế toán viên Đi cùng với xu thế tin học hóa trong công tác kế toán Ban lãnh đạo Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây dựng Kiến Lạc đã tiến hành việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại công ty Công ty sử dụng phần mềm kế toán VietSun, phần mềm đáp ứng theo các tiêu chuẩn của Bộ Tài Chính, đáp ứng được tính nhanh chóng, thường xuyên và kịp thời... internet…Từ đó, các tác giả tập trung nghiên cứu và tiến hành xây dựng chương trình quản lý lương và các khoản trích theo lương trên ứng dụng MS Access 2003 của Microsoft Tuy nhiên, các tác giả trên đã không đề cập đến quá trình hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp mà chỉ tập trung vào việc xây dựng phần mềm Do vây, nghiên cứu này là việc kế thừa quá trình xây dựng phần mềm... giao Tiền lương theo thời gian có thưởng Trả lương theo = thời gian giản đơn Các khoản + tiền thưởng * Lương khoán: - Lương khoán theo công việc: Áp dụng đối với những khối lượng công việc hoặc những công việc cần phải hoàn thành trong một thời gian nhất định - Lương khoán trực tiếp theo doanh thu: Lương doanh thu = Doanh thu x % tiền lương/ doanh thu 2.1.2 Các khoản trích theo lương Kế toán các khoản trích. .. sổ kế toán theo quyết định 48/BTC theo hình thức Nhật ký chung 22 3.3.3.3 Sơ đồ kết chuyển tiền lương và các khoản phải trích theo lương * Sơ đồ kết chuyển tiền lương TK 141,138, 333 TK 334 TK 622, 154 Các khoản khấu Tiền lương, ăn ca phải lương của NLĐ trả cho CNTTSX TK 627 TK 111, 1112 Trả lương bằng Tiền lương, ăn ca phải tiền mặt, chuyển khoản trả cho NV QLPX TK 641, 642 TK511 Tiền lương, ăn ca phải. .. khoản ngân hàng: 100314851009738 tại Ngân hàng Eximbank chi nhánh Cần Thơ - Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh và đăng ký thuế công ty TNHH số 1800772039 3.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh chính - Kiểm định, đánh giá chất lượng công trình xây dựng - Tư vấn, thiết kế quy hoạch, kiến trúc công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp - Tư vấn thiết kế xây dựng công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị - Tư