Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên LỜI NÓI ĐẦU 1. Sự cần thiết của việc nghiên cứu Trong xu thế tự do hóa kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi phải có sự quan tâm đến chất lượng sản phẩm dịch vụ, các phương thức marketing và bán hàng tốt nhất để có thể đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Để đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp phải dựa vào một trong những tài sản quan trọng nhất đó chính là Nguồn nhân lực. Do vậy, doanh nghiệp cần phải chú trọng tới công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực, một trong những nội dung quan trọng của quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Có như vậy, mới có thể nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm dịch vụ, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dự báo cầu nhân lực chính là một trong những bước đầu tiên của quá trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực, là cơ sở để doanh nghiệp xác định được nhu cầu lao động cần thiết đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc của doanh nghiệp. Đối với Công ty cổ phần in Diên Hồng hiện nay thì công tác này rất cần thiết. Vì quy mô lao động và cơ cấu lao động có nhiều biến động do Công ty đang có kế hoạch mở rộng và đa dạng hóa sản phẩm. Đồng thời, dự báo cầu nhân lực tốt sẽ giúp Công ty chủ động trong quá trình bảo tồn và phát triển nguồn nhân lực. Hơn nữa, công tác dự báo cầu nhân lực được thực hiện hiệu quả sẽ giúp cho quá trình bố trí, sắp xếp lao động phù hợp với công việc và giảm được những chi phí không đáng có khi phân công lao động diễn ra không hợp lý, từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Chính vì vậy, tác giả đã chọn đề tài: “Dự báo cầu nhân lực tại Công ty cổ phần in Diên Hồng: Thực trạng và giải pháp” để đáp ứng yêu cầu thực tiễn trên. 2. Mục đích nghiên cứu đề tài Nhằm phân tích thực trạng công tác dự báo cầu nhân lực tại Công ty cổ phần in Diên Hồng và đưa ra những phương hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác dự báo cầu nhân lực tại Công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng nhu cầu nhân lực của Công ty. Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần in Diên Hồng. 4. Phương pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp tra cứu tài liệu, phương pháp thống kê mô tả và phương pháp phỏng vấn trực tiếp. 5. Câu hỏi nghiên cứu Làm thế nào để hoàn thiện công tác dự báo cầu nhân lực tại Công ty cổ phần in Diên Hồng? 6. Kết cấu của đề tài Nội dung của chuyên đề, ngoài lời mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, bao gồm: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác dự báo cầu nhân lực Chương 2: Thực trạng công tác dự báo cầu nhân lực tại Công ty cổ phần in Diên Hồng. Chương 3: Phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác dự báo cầu nhân lực tại Công ty cổ phần in Diên Hồng Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC DỰ BÁO CẦU NHÂN LỰC 1. Kế hoạch hóa Nguồn nhân lực và dự báo cầu nhân lực là gì 1.1. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực 1.1.1. Khái niệm “Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng kế hoạch lao động để đáp ứng được các nhu cầu đó” (Nguyễn Vân Điềm Nguyễn Ngọc Quân, 2004, tr. 65). 1.1.2. Nội dung Thực chất của quá trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực bao gồm các công việc sau: • Dự báo cầu nhân lực: Ước tính xem cần bao nhiêu người có trình độ lành nghề thích ứng để thực hiện các nhiệm vụ đã đề ra. Khi xác định cầu nhán lực phải xem xét và tính đến ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài và bên trong tổ chức. • Dự báo cung nhân lực: Ước tính có bao nhiêu người sẽ làm việc cho tổ chức. Dự báo cung nhân lực từ hai nguồn: Cung nhân lực từ bên trong tổ chức và cung nhân lực từ bên ngoài tổ chức. • Lựa chọn các giải pháp để cân đối cung và cầu nhân lực của tổ chức tại thời điểm thích ứng trong tương lai. Kết quả so sánh cầu và cung nhân lực của tổ chức sẽ xảy ra ba trường hợp: Cầu nhân lực lớn hơn cung nhân lực (thiếu nhân lực); cầu nhân lực nhỏ hơn cung nhân lực (thừa nhân lực); cầu nhân lực bằng cung nhân lực (cân đối) (Nguyễn Vân Điềm - Nguyễn Ngọc Quân, 2004). Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 4 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên 1.1.3. Quy trình Quy trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực được thực hiện như sau: Môi trường bên ngoài Môi trường bên trong Hoạch định chiến lược Kế hoạch hóa nguồn nhân lực Dự báo cầu nhân lực So sánh những yêu cầu và khả năng sẵn có về nhân lực Cung = Cầu Không tuyển dụng Dư thừa nhân lực Dự báo cung nhân lực Thiếu nhân lực Tuyển mộ - Hạn chế tuyển dụng - Giảm giờ làm - Cho thôi việc - Nghỉ tạm thời Tuyển chọn Sơ đồ 1: Quy trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực (R. Wayne Mondy - Robert M. Noe, 2002, tr. 103) Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 5 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Như vậy, quy trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực được thực hiện qua 4 bước sau đây: Bước 1: Dự báo cầu nhân lực hay chính là việc tổ chức xác định nhu cầu nhân lực năm kế hoạch. Bước 2: Dự báo cung nhân lực, tức là ước tính có bao nhiêu người sẽ làm việc cho tổ chức. Bước 3: So sánh giữa cung và cầu nhân lực. Xảy ra 3 khả năng: - Cung = Cầu: Không tuyển dụng. - Cung < Cầu: Hạn chế tuyển dụng, giảm giờ làm, cho thôi việc… - Cung > Cầu: Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực. Bước 4: Xem xét những ảnh hưởng của môi trường bên trong và môi trường bên ngoài, từ đó xây dựng kế hoạch hóa nguồn nhân lực cho tổ chức. 1.2. Dự báo cầu nhân lực 1.2.1. Khái niệm “Cầu nhân lực là số lượng và cơ cấu lao động cần thiết để hoàn thành số lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc khối lượng công việc của tổ chức trong một thời kỳ nhất định” ( Nguyễn Vân Điềm - Nguyễn Ngọc Quân, 2004, tr. 65). 1.2.2. Cơ sở Công tác dự báo nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp thường áp dụng cho các mục tiêu, kế hoạch dài hạn và được thực hiện trên cơ sở các dự báo về: • Khối lượng công việc cần thiết phải thực hiện. • Trình độ trang bị kỹ thuật và khả năng thay đổi về công nghệ kỹ thuật. • Sự thay đổi về tổ chức hành chính làm nâng cao năng suất lao động như: Áp dụng nhóm chất lượng, nhóm tự quản, làm phong phú công việc. • Cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu của công việc. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 6 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên • Khả năng nâng cao chất lượng nhân viên. • Tỷ lệ nghỉ việc trong nhân viên. • Yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ. • Khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể thu hút được lao động trên thị trường. 1.2.3. Quy trình Trình tự dự báo thiếu hoặc thừa nguồn nhân lực cho mỗi công việc hoặc loại nghề được diễn ra như sau: Trước hết ta sẽ điều tra hiện tại, tức là điều tra số lượng người hiện tại trong nhóm đang nghiên cứu. Từ số lượng đó trừ đi những thiếu hụt dự kiến, đó là số người dự kiến ra khỏi nhóm trong khoảng thời gian giữa thời điểm hiện tại và thời điểm về hưu, thời điểm trong kế hoạch thăng tiến. Xảy ra 2 khả năng: - Số lượng còn lại được cộng với thăng tiến dự kiến theo mục tiêu Quản trị nguồn nhân lực thì ra số lượng đáp số là cung nhân lực bên trong được dự báo. Từ đó xác định được thừa nguồn nhân lực cho mỗi công việc hoặc loại nghề. - Số lượng còn lại cộng với nhu cầu thay thế, tiếp tục cộng với sự tăng lên cần thiết bởi những mục tiêu của tổ chức sẽ được nhu cầu nhân lực dự báo. Từ đó xác định được thiếu nguồn nhân lực cho mỗi công việc hoặc loại nghề. Những sự thiếu hay thừa nguồn nhân lực sẽ được thỏa mãn bởi cung bên ngoài tổ chức. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 7 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Sơ đồ: Bắt đầu Điều tra hiện tại Số lượng người hiện tại trong nhóm đang được nghiên cứu Từ số lượng đó, trừ đi Những thiếu hụt dự kiến Số người dự kiến ra khỏi nhóm trong khoảng thời gian giữa thời điểm hiện tại và thời điểm về hưu, thời điểm trong kế hoạch thăng tiến Số lượng còn lại cộng với Thăng tiến dự kiến Theo mục tiêu Quản trị nguồn nhân lực Nhu cầu thay thế Số lượng đáp số, cộng với Số lượng đáp số Cung nhân lực bên trong được dự báo Sự tăng lên cần thiết Được xác định bởi những mục tiêu của tổ chức Thừa Thiếu Số lượng đáp số là nhu cầu nhân lực được dự báo Được thỏa mãn bởi cung bên ngoài Sơ đồ 2: Trình tự dự báo thiếu hoặc thừa nguồn nhân lực cho mỗi công việc hoặc loại nghề (William P. Anthony - Pamela L. Perrewé & K. Michele Kacmar, 1996, tr. 202) Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 8 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên 2. Tầm quan trọng của công tác dự báo cầu nhân lực Theo tác giả Hà Văn Hội trong cuốn “Quản trị nhân lực trongDoanh nghiệp” (2007) thì dự báo cầu nhân lực là công cụ phục vụ quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Nó cho phép tổ chức vào thời điểm mong muốn sẽ có được những ứng viên có đủ năng lực và động lực để hoàn thành tốt các yêu cầu công việc và thực hiện các hoạt động cần thiết cho sự vận hành và phát triển của tổ chức. Dự báo cầu nhân lực sẽ phân tích những chêch lệch dự kiến về nguồn nhân lực như tình trạng thừa, thiếu nhân lực của từng bộ phận, phòng, ban. Từ đó áp dụng các biện pháp phù hợp nhằm điều chỉnh nguồn lực sao cho hợp lý và hiệu quả. Quá trình dự báo cầu nhân lực còn cho phép nhà quản lý lường trước tình trạng thừa, thiếu biên chế. Bời khi dự báo cầu nhân lực, ta đã tính đến số lượng người sẽ về hưu tại thời điểm dự báo, nên có thể xác định được số lượng người thiếu hụt hoặc sẽ không cần tuyển thêm lao động để đưa vào biên chế. Ngoài ra, công tác dự báo cầu nhân lực được thực hiện tốt sẽ hạn chế được các chi phí phát sinh khi không bố trí “đúng người”, “đúng việc”. chẳng hạn dự báo cầu nhân lực sẽ xác định nhu cầu của Phòng Kế toán là 8 nhân viên, những trên thực tế với khối lượng công việc như vậy chỉ cần 7 nhân viên. Nhu vậy, dự báo cầu nhân lực không tốt sẽ làm tăng chi phí của tổ chức đó là việc sẽ phải trả thêm tiền lương cho 1 lao động thừa, không cần thiết. 3. Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác dự báo cầu nhân lực 3.1. Các nhân tố bên ngoài tổ chức Thị trường sức lao động làm ảnh hưởng đến quá trình điều tiết nhu cầu nhân lực. Thị trường lao động rất đa dạng về loại hình lao động bao gồm cả lao động phổ thông và những lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 9 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Doanh nghiệp sẽ dự báo nhu cầu lao động của mình trên cơ sở đối chiếu với những thông tin trên thị trường lao động để tìm được những lao động phù hợp nhất với yêu cầu công việc trong tổ chức. 3.2. Các nhân tố bên trong tổ chức 3.2.1. Kế hoạch sản xuất kinh doanh Dự báo cầu nhân lực có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch sản xuất kinh doanh của tổ chức. Quy mô và cơ cấu lực lượng lao động của tổ chức phải được xác định dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của tổ chức đó: Tổ chức cần những loại lao động nào, số lượng, chất lượng ra sao để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch sản xuất kinh doanh được xây dựng ở ba mức: Dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn (khoảng 3 năm trở lên): Người quản lý cấp cao trong tổ chức phải định rõ những sản phẩm và dịch vụ sẽ sản xuất trong những năm tới; điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức; lợi thế cạnh tranh; sự biến động của môi trường. Từ kế hoạch đó đòi hỏi tổ chức phải phân tích được cơ cấu lao động với những thay đổi về nhân khẩu học, văn hóa, xã hội để đưa ra những dự báo chính xác nhất về nhu cầu nhân lực trong tương lai. Kế hoạch sản xuất kinh doanh trung hạn (khoảng từ 2 đến 3 năm) và kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn (1 năm): Xác định các mục tiêu cụ thể của tổ chức biểu hiện như sản lượng, doanh thu, lợi nhuận, khả năng tăng năng suất lao động. Để đạt được những mục tiêu đó, tổ chức phải có một lực lượng lao động thích ứng. Dự báo cầu nhân lực ngắn hạn sẽ xác định được tỷ lệ thiếu hụt lực lượng lao động, số lượng lao động cần thiết với từng công việc, ngành nghề cụ thể. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 10 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên 3.2.2. Cơ cấu tổ chức Đối với những tổ chức quy mô lớn thì tổ chức sẽ luôn phải đối mặt với những biến động về lao động. Chính vì vậy, công tác dự báo cầu nhân lực phải được thực hiện thực sự hiệu quả, tránh tình trạng mất cân đối về nhân lực sẽ gây ra những tổn thất nặng nề cho tổ chức. Những tổ chức có quy mô nhỏ hơn (khoảng vài trăm công nhân) thì ít có sự biến động về lao động. Tuy nhiên, tổ chức cũng phải làm tốt công tác dự báo cầu nhân lực để nắm rõ được tình trạng lao động, chủ động trong công tác quản lý. 3.2.3. Phân tích công việc “Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc” ( Nguyễn Vân Điềm - Nguyễn Ngọc Quân, 2004, tr. 50). Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi nhờ phân tích công việc mà người quản lý có thể xác định được rõ ràng những kỳ vọng với người lao động, còn người lao động có thể nắm rõ nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình đối với công việc. Kết quả của phân tích công việc là ba bản, đó là: Bản mô tả công việc: Thường gồm ba nội dung là phần xác định công việc, phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc và các điều kiện làm việc. Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: Là bản liệt kê những đòi hỏi của công việc đối với người lao động như kiến thức, kỹ năng, trình độ học vấn, kinh nghiệm và một số yêu cầu cụ thể khác tùy từng tổ chức. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 11 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là hệ thống chỉ tiêu, tiêu chí phản ánh yêu cầu về chất lượng và số lượng sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. Từ các kết quả đó, người quản lý sẽ xác định rõ nhu cầu lao động với từng công việc. Chính vì vậy, phân tích công việc là một trong những cơ sở để dự báo cầu nhân lực. 3.2.4. Đánh giá thực hiện công việc “Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động” (Nguyễn Vân Điềm - Nguyễn Ngọc Quân, 2004, tr. 142). Hệ thống đánh giá thực hiện công việc bao gồm ba yếu tố cơ bản sau: • Các tiêu chuẩn thực hiện công việc. • Đo lường sự thực hiện công việc. • Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực. Đánh giá thực hiện công việc có vai trò quan trọng đối với người lao động và tổ chức nói chung. Nó giúp cho người quản lý nắm bắt được kết quả thực hiện công việc của người lao động một cách cụ thể và chính xác. Người quản lý sẽ xác định được những nhân viên có kết quả thực hiện công việc đạt và không đạt yêu cầu của tổ chức. Từ đó đưa ra những quyết định nhân sự đúng đắn và hợp lý như thôi việc, tuyển mộ, thăng tiến. Chính vì vậy, đánh giá thực hiện công việc là cơ sở để dự báo cầu nhân lực chính xác và hiệu quả. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 12 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên 3.2.5. Định mức lao động “Định mức lao động là việc xác định mức cho các loại công việc và xây dựng các loại mức phù hợp với từng công việc” (Nguyễn Ngọc Quân - Lê Minh Thạch, 1994, tr. 1). Quá trình định mức lao động cần làm rõ những công việc sau: • Nghiên cứu cụ thể điều kiện tổ chức kỹ thuật ở nơi sản xuất. • Đề ra, đưa vào sản xuất các biện pháp về tổ chức kỹ thuật. • Xây dựng mức và đưa mức vào sản xuất. • Quản lý và điều chỉnh mức. Mức lao động: Là lượng lao động hao phí được quy định để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc một khối lượng công việc đúng tiêu chuẩn chất lượng trong những điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định. Thông qua mức lao động ta có thể dự đoán được cầu nhân lực của tổ chức, Do đó, định mức lao động là cơ sở của dự đoán cầu nhân lực. 4. Các phương pháp dự báo nhu cầu nhân lực 4.1. Dự báo nhu cầu nhân lực ngắn hạn Theo tác giả Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân (2004), một số phương pháp dự báo cầu nhân lực ngắn hạn bao gồm: 4.1.1.Phương pháp tính theo lượng lao động hao phí: Xác cầu nhân lực cho năm kế hoạch căn cứ vào tổng số lượng lao động hao phí để hoàn thành số lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc, quỹ thời gian làm việc bình quân của một lao động năm kế hoạch và hệ số tăng năng suất lao động dự tính năm kế hoạch. Công thức tính: n D= ∑ t xSL i =1 i i Tn xK m Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 13 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Trong đó: D: Cầu lao động năm kế hoạch của tổ chức (người). t i : Lượng lao động hao phí để sản xuất một đơn vị sản phẩm i (giờ-mức). SLi : Tổng số sản phẩm i cần sản xuất năm kế hoạch. Tn : Quỹ thời gian làm việc bình quân của một lao động năm kế hoạch (giờ/người). K m : Hệ số tăng năng suất lao động dự tính năm kế hoạch. n: Số loại sản phẩm cần sản xuất năm kế hoạch. Để xác định lượng lao động hao phí cho 1 đơn vị sản phẩm, ta phải dựa vào mức lao động, tức là mức thời gian hao phí cho từng bước công việc theo từng nghề. Quỹ thời gian làm việc bình quân của một lao động năm kế hoạch xác định thông qua xây dựng bảng cân đối thời gian lao động của một lao động năm kế hoạch trên cơ sở phân tích bảng cân đối thời gian lao động của một lao động năm báo cáo. Ưu điểm: Phương pháp này cho kết quả chính xác , thường sử dụng cho những nghề như cơ khí, dệt, may. Nhược điểm: Để tính được hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm phải thực hiện tính toán cho từng bước công việc nên tốn thời gian và phức tạp. 4.1.2.Phương pháp tính theo năng suất lao động: Phương pháp tính theo năng suất lao động là lấy tổng sản lượng năm kế hoạch chia cho năng suất lao động của một người lao động năm kế hoạch sẽ được cầu nhân lực năm kế hoạch của tổ chức. Công thức: D= Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Q W Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 14 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Trong đó: D: Cầu lao động năm kế hoạch. Q: Tổng sản lượng năm kế hoạch. W: Năng suất lao động bình quân của một lao động năm kế hoạch. Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán. Nhược điểm: Phải thống nhất đơn vị tính toán giữa tổng sản lượng và năng suất lao động. 4.1.3. Phương pháp tính theo tiêu chuẩn định biên: Theo phương pháp này dự đoán cầu nhân lực năm kế hoạch sẽ căn cứ vào nhiệm vụ cần hoàn thành năm kế hoạch. Tiêu chuẩn định biên là khối lượng công việc/nhiệm vụ mà một người phải đảm nhận. Ưu điểm: Thích hợp cho các ngành giáo dục, y tế, phục vụ. Nhược điểm: Kết quả chưa chính xác. Ví dụ: Theo báo cáo kết quả nghiên cứu, khảo sát, xây dựng định mức lao động và cơ cấu cán bộ công chức của các đơn vị y tế tuyến tỉnh và tuyến huyện của Bộ y tế (1999) thì tiêu chuẩn định biên y tế cho tuyến huyện và tuyến tỉnh được xây dựng trên cơ sở 3 tiêu chuẩn gốc sâu đây: - Tiêu chuẩn định biên chung: Là lượng lao động hao phí cho đơn vị phục vụ. Tiêu chuẩn định biên chung dược xác định là tổng lượng lao động hao phí cho một giường bệnh của các loại hao phí lao động gồm: Hao phí lao động quản lý cho một giường bệnh, hao phí lao động lâm sàng cho một giường bệnh, hao phí lao động phục vụ cho một giường bệnh. - Tiêu chuẩn định biên cơ cấu: Là hao phí lao động theo chức danh công chức y tế và các cán bộ lao động trong đơn vị y tế, có 2 loại tiêu chuẩn định biên cơ cấu: Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 15 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên + Tiêu chuẩn định biên cơ cấu chức danh công chức: Là hao phí lao động của mỗi chức danh công chức cho một đơn vị phục vụ. + Tiêu chuẩn định biên cơ cấu bộ phận: Là hao phí lao động của mỗi bộ phận trong cơ cấu tổ chức cho một đơn vị thực hiện phục vụ. - Hệ số điều chỉnh: Là hệ số dùng để điều tiết giữa các yếu tố đặc thù với yếu tố tiêu chuẩn, thường sử dụng hệ số điều chỉnh vùng là hệ số điều chỉnh lượng lao động hao phí của các vùng đặc thù so với vùng chuẩn. Để xác định tiêu chuẩn định biên hợp lý nên sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp thống kê khảo sát: Là phương pháp thu thập số liệu thống kê khảo sát về lao động tại một mẫu khảo sát đã xác định. - Phương pháp delphi: Là phương pháp dự đoán theo kinh nghiệm của các nhà lãnh đạo lâu năm hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực y tế. - Phương pháp thiết kế công việc: Là phương pháp xác định tiêu chuẩn định biên trên cơ sở thiết kế quy trình công nghệ lao động một cách khoa học. Từ việc tính toán lượng lao động hao phí cho đơn vị phục vụ nhành y tế, sẽ tính toán nhu cầu nhân lực tại các đơn vị. 4.2. Dự báo nhu cầu nhân lực dài hạn 4.2.1. Các phương pháp định lượng Cũng theo tác giả Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân (2004), một số phương pháp để dự báo cầu nhân lực dài hạn, đó là: Phương pháp dựa vào nhu cầu nhân lực của từng đơn vị: Theo phương pháp này, người quản lý ở từng đơn vị (phân xưởng, phòng, ban) dựa vào mục tiêu của đơn vị, xác định khối lượng công việc cần phải hoàn thành cho thời kỳ kế hoạch, dự đoán cần bao nhiêu nhân lực để hoàn thành khối lượng công việc đó. Cầu nhân lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch sẽ được tổng hợp từ cầu nhân lực của từng đơn vị. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 16 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Công thức: n D= ∑D i =1 i Trong đó: D: Cầu nhân lực của tổ chức năm kế hoạch. Di : Cầu nhân lực năm kế hoạch của đơn vị i. n: Tổng số đơn vị trong tổ chức. Ưu điểm: Người quản lý ở từng đơn vị trong tổ chức thường có những thông tin chính xác về nhiệm vụ, sản lượng, khối lượng công việc mà đơn vị mình sẽ hoàn thành trong thời kỳ kế hoạch, do đó sẽ dự đoán cầu nhân lực tương đối chính xác. Nhược điểm: Để tính được cầu nhân lực cho tổ chức đòi hỏi phải có sự phối hợp của nhiều người trong đơn vị. Hơn nữa, mỗi người quản lý ở từng bộ phận có thể sử dụng những giả định khác nhau để dự đoán cầu nhân lực, dẫn đến tình trạng thiếu đồng bộ trong đánh giá. Khắc phục nhược điểm: Người đứng đầu tổ chức thông báo rõ mục tiêu dài hạn của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch và đưa ra những ràng buộc về vốn, lao động, tài chính cho người quản lý của từng đơn vị. Phương pháp ước lượng trung bình: Dự đoán cầu nhân lực của tổ chức thời kỳ kế hoạch dựa vào cầu nhân lực bình quân hàng năm của tổ chức trong thời kỳ trước. Ưu điểm: Tính toán đơn giản, số liệu dễ thu thập. Nhược điểm: Vì sử dụng số liệu quá khứ nên khi dự đoán cầu nhân lực có thể không thấy hết được biến động của thời kỳ kế hoạch. Phương pháp này chỉ nên sử dụng khi tình hình sản xuất kinh doanh của tổ chức ít có sự biến động. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 17 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Phương pháp tính theo tiêu chuẩn hao phí lao động của một đơn vị sản lượng: Phương pháp này lấy tiêu chuẩn hao phí lao động để sản xuất ra một đơn vị sản lượng (tính theo giờ - mức) nhân với tổng sản lượng năm kế hoạch, sau đó chia cho quỹ thời gian làm việc bình quân của một lao động năm kế hoạch ra được cầu lao động năm kế hoạch. Công thức: D= Qxt T Trong đó: D: Cầu nhân lực năm kế hoạch. Q: Tổng sản lượng năm kế hoạch. t: Tiêu chuẩn hao phí lao động cho một đơn vị sản lượng năm kế hoạch. T: Tổng số giờ làm việc bình quân của một lao động năm kế hoạch. Ưu điểm: Tính toán đơn giản. Nhược điểm: Kết quả chưa chính xác. Phân tích hồi quy tuyến tính: Sử dụng hàm số toán học đẻ phản ánh mối quan hệ giữa cầu nhân lực và các biến số như doanh số, sản lượng, năng suất kỳ kế hoạch, từ đó tính ra cầu nhân lực năm kế hoạch. Để áp dụng phương pháp này cần phải thu thập các số liệu phản ánh mối quan hệ theo chuỗi thời gian. Ví dụ: y = f(x1, x2, x3,…) Chuỗi thời gian càng dài thì kết quả càng chính xác. Ưu điểm: Kết quả chính xác, phù hợp với tổ chức có môi trường kinh doanh ổn định. Nhược điểm: Cần có mẫu số liệu lớn. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 18 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên 4.2.2. Các phương pháp định tính Ngoài những phương pháp định lượng để dự báo cầu nhân lực dài hạn thì theo tác giả Trần Kim dung (2005), có thể dự báo cầu nhân lực dài hạn bằng một số phương pháp định tính như: Phương pháp theo đánh giá của các chuyên gia: Phương pháp này được sử dụng rộng rãi trong thực tiễn. Một nhóm nhỏ các chuyên gia sẽ được mời đến thảo luận và dự báo nhu cầu nhân lực trên cơ sở đánh giá, phân tích ảnh hưởng của các yếu tố môi trường có ảnh hưởng tới tổ chức. Sau đó, các chuyên gia sẽ cho ý kiến của cá nhân họ về nhu cầu nhân lực trong tương lai. Kết quả đánh giá sẽ được xử lý và thông báo lại cho tổ chức. Tổ chức thảo luận lại và ra quyết định. Ưu điểm: Chuyên gia là những người có nhiều kinh nghiệm nên kết quả có tính chính xác cao. Nhược điểm: Kết quả sẽ không khách quan nếu các chuyên gia chịu ảnh hưởng của một thành viên quan trọng trong tổ chức. Phương pháp Delphi: Cũng dựa trên cơ sở nhận định của các chuyên gia nhưng không để họ gặp gỡ, thảo luận. Để thực hiện phương pháp này, một người có trách nhiệm dự đoán cầu nhân lực của tổ chức sẽ thực hiện các công việc sau: - Lựa chọn danh sách các chuyên gia am hiểu về tổ chức, có kiến thức và kinh nghiệm dự báo nhân lực. - Xác định rõ những vấn đề có ảnh hưởng đến dụ báo cầu nhân lực: Khó khăn, thuận lợi, mục tiêu và chiến lược phát triển của tổ chức trong tương lai. - Soạn một bảng hỏi về dự báo cầu nhân lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch và gửi đến các chuyên gia. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 19 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Các chuyên gia sẽ được mời dự báo riêng lẻ. Kết quả dự báo sẽ được thông báo lại cho từng người. Kết quả dự báo của các chuyên gia khác sẽ giúp cho mỗi chuyên gia tự suy ngẫm và điều chỉnh lại dự báo của họ. Sau vài vòng như vậy, kết quả dự báo có thể tương đối khách quan và đáng tin cậy. Ưu điểm: Phương pháp này cho kết quả chính xác và mang tính khách quan. Đây là một phương pháp được dánh giá là có hiệu quả nhất khi có nhiều quan điểm không thống nhất với nhau. Nhược điểm: Tốn thời gian và chi phí. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 20 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ BÁO CẦU NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN DIÊN HỒNG 1. Tổng quan về Công ty cổ phần in Diên Hồng 1.1. Giới thiệu chung về Công ty Một vài nét chung.Công ty cổ phần in Diên Hồng, tiền thân là Nhà máy in Diên Hồng là doanh nghiệp được thành lập dưới hình thức Công ty cổ phần và chọn hình thức “Bán một phần vốn Nhà nước có tại doanh nghiệp phát hành cổ phiếu thu hút thêm vốn” theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định số 64/2002/NĐ - CP ngày 19/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ về chuyển doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty cổ phần. Công ty cổ phần in Diên Hồng là công ty con của Nhà xuất bản Giáo dục, có tư cách pháp nhân đầy đủ, tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh, hạch toán độc lập, có con dấu riêng và có tài khoản tại Ngân hàng Công thương Hà Nội. Tên gọi Công ty : Công ty cổ phần in Diên Hồng Tên giao dịch tiếng Anh : Dien Hong Printing Join Stock Company Tên viết tắt : DIPCO Trụ sở chính : 187B - Giảng Võ - Quận Đống Đa - Thành phố Hà Nội Điện thoại : (84.4) 8 513 981 Fax : (84.4) 8 516 067 Mã số thuế : 01011493697 Thị trường và đối thủ cạnh tranh. Ngành in là một trong những ngành phát triển với tốc độ nhanh ở nước ta. Sản lượng toàn ngành in đã tăng trên 10%/năm trong thời kỳ 2001 - 2005. Đặc biệt, trong lĩnh vực in sách giáo khoa, hiện tại có khoảng 352 cơ sở in tham gia in gần 7 triệu bản sách giáo khoa trong thời kỳ 2001 - 2005. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 21 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Theo quy hoạch phát triển ngành xuất bản, in, phát hành sách đến năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa Thông tin ngày 31/12/2002, ngành in đặt ra mục tiêu duy trì nhịp độ tăng trưởng bình quân hàng năm 15 - 20% về số đầu sách, 10 - 15% về trang in, đến năm 2010 dự kiến đạt 6 bản sách/người/năm và 785 tỷ trang in tiêu chuẩn. Hiện tại có 82 nhà in trên toàn quốc tiến hành in sách giáo khoa cho Nhà Xuất bản Giáo dục như: Nhà in Nghệ An, khánh hòa, Nhà in thành phố Hồ Chí Minh, nhà in Trần Phú… Vị thế doanh nghiệp. Hiện nay có 4 công ty in trực thuộc Nhà xuất bản Giáo dục với quy mô sản xuất tương tự nhau là Công ty cổ phần in Diên Hồng, Công ty cổ phần in Sách giáo khoa tại thành phố Hà Nội, Công ty cổ phần in Sách giáo khoa Hòa Phát, và Công ty cổ phần in Sách giáo khoa tại thành phố Hồ Chí Minh. Hàng năm, công ty In Diên Hồng thực hiện in khoảng 14,5% tổng số trang in của Nhà Xuất bản Giáo dục. Quy mô và công nghệ của Công ty ở mức trung bình so với toàn ngành nhưng có uy tín lâu năm và được sự hỗ trợ của Công ty mẹ - Nhà Xuất bản Giáo dục. 1.2. Quá trình hình thành và phát triển Diên Hồng là một trong những Công ty có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời trong ngành in Việt Nam. Quá trình phát triển của Công ty trải qua nhiều giai đoạn bao gồm các mốc thời gian như sau : 1.2.1. Thời kỳ 1954 - 1968 Trước năm 1953, Công ty là một Nhà in tư nhân của Pháp chuyên in báo và có trụ sở đóng tại 15 Hai Bà Trưng - Hà Nội. Sau năm 1954, dưới sự quản lý của một nhà tư sản Việt Nam, Nhà in đã lấy tên là Nhà in Kiến Thiết chuyên in các giấy tờ bằng phương pháp TyPô, trực thuộc Sở văn hoá thông tin Hà Nội. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 22 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Năm 1958, Nhà in đổi tên thành Liên xưởng in 9 trong đó bao gồm nhiều Nhà in nhỏ nhập lại : Đại Đồng, Thống Nhất, Kiến Thiết, Thủ Đô, Đức Thắng, Thọ Xương, Mai Hưng và Sông Lô. Năm 1963, sát nhập thêm Nhà in Công tư hợp doanh Á Châu và đổi tên thành Nhà in Diên Hồng Công tư hợp doanh, do Cục xuất bản Bộ văn hoá quản lý. Ngày 28/6/1968, Bộ văn hoá đã tổ chức ký kết bàn giao Nhà máy sang Bộ Giáo dục. 1.2.2. Thời kỳ 1969 - 1991 Ngày 14/01/1969, Bộ Giáo dục ra quyết định chính thức thành lập Nhà máy in Diên Hồng. Ngày 09/5/1974, Bộ Giáo dục ra quyết định số 326/QĐ phân hạng Nhà máy in Diên Hồng vào loại xí nghiệp hạng 4. Công việc của Nhà máy là in sách giáo khoa, các loại tạp chí. Ngày 04/6/1991, Giám đốc Nhà xuất bản Giáo dục đã ký quyết định số 55/QĐ chuyển tên Nhà máy in Diên Hồng thành Xưởng chế bản - In Nhà xuất bản Giáo dục. 1.2.3. Thời kỳ 1992 - 1996 Trong giai đoạn này, Xưởng đã thay đổi toàn bộ quy trình sản xuất từ phương pháp in TyPô sang phương pháp in Offset với các thiết bị chế bản in và hoàn thiện sách, không ngừng được đổi mới theo hướng đồng bộ và hiện đại. Nhiệm vụ chính của Xưởng là in sách giáo khoa, các tài liệu dạy và học của các ngành học thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo. 1.2.4. Thời kỳ 1996 đến nay Bước sang năm 1999, Nhà máy tiếp tục mở rộng sản xuất thêm mặt hàng mới là giấy vở học sinh. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 23 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Ngày 29/3/2004, thực hiện chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp của Nhà nước, theo Quyết định số 1574/QĐ-BGĐ&ĐT-TCCB, Nhà máy in Diên Hồng đã thực hiện việc cổ phần hoá và chuyển đổi thành Công ty cổ phần in Diên Hồng trực thuộc nhà xuất bản Giáo dục với vốn điều lệ 10 tỷ đồng, đồng thời đăng ký mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh, sản xuất thêm mặt hàng mới là thiết bị và tranh ảnh giáo dục. Ngày 04/12/2006, Công ty chính thức niêm yết cổ phiếu trên sàn giao dịch chứng khoán Hà Nội. Như vậy, trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển, Công ty cổ phần in Diên Hồng đã đạt được rất nhiều thành tích đóng góp cho sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước trong thời kỳ đổi mới hiện nay. 1.3. Lĩnh vực, đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ 1.3.1. Lĩnh vực sản xuất • In sách giáo khoa, sách khác, báo, tạp chí ,tập san, nhãn, biểu, tranh ảnh giáo dục, sản phẩm bao bì và các giấy tờ quản lý kinh tế xã hội. • Sản xuất và kinh doanh các loại sản phẩm: Giấy kẻ, vở học sinh, nhãn vở, sổ tay và các loại văn phòng phẩm khác. • Xuất nhập khẩu các loại vật tư, hàng hoá, thiết bị kỹ thuật in phục vụ sản xuất kinh doanh . • Sản xuất và mua bán Thiết bị giáo dục; đại lý sách giáo khoa, sách tham khảo và các ấn phẩm văn hoá khác. • Kinh doanh vật tư, thiết bị ngành in và các loại hàng hoá khác. 1.3.2. Đặc điểm sản xuất Việc tổ chức sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của Công ty được thực hiện theo kế hoạch của Nhà xuất bản Giáo dục theo hợp đồng ngắn hạn mang tính thời vụ. Quá trình sản xuất của Công ty được tiến hành từ khâu nhận tài liệu, bản gốc ở Nhà xuất bản Giáo dục chuyển xuống hoặc tài liệu gốc, chế bản của Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 24 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên đơn vị khách hàng. Vì vậy, những sản phẩm của Công ty phải có chất lưọng cao và đáp ứng được các yêu cầu khác nhau từ phía đơn đặt hàng. 1.3.3. Quy trình công nghệ Việc tổ chức sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của Công ty được thực hiện theo kế hoạch của Nhà xuất bản Giáo dục theo hợp đồng ngắn hạn mang tính thời vụ. Quá trình sản xuất của Công ty được tiến hành từ khâu nhận tài liệu, bản gốc ở Nhà xuất bản Giáo dục chuyển xuống hoặc tài liệu gốc, chế bản của đơn vị khách hàng. Vì vậy, những sản phẩm của Công ty phải có chất lưọng cao và đáp ứng được các yêu cầu khác nhau từ phía đơn đặt hàng. Quy trình công nghệ của Công ty cổ in Diên Hồng là quy trình sản xuất phức tạp, chế biến liên tục, sản phẩm là kết quả của nhiều công đoạn. Hiện nay, Công ty dang sử dụng công nghệ in Offset. Đây là công nghệ in hiện đại và tiên tiến hiện nay với hệ thống các thiết bị chế bản in và hoàn thiện sách là những máy móc bán tự động. Quy trình công nghệ của Công ty cổ phần in Diên Hồng được thể hiện qua sơ đồ sau: Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 25 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Quy trình: Chế bản, bình bản, phơi bản Kế hoạch In Offset Cắt rọc giấy theo yêu cầu Nhập kho Máy dao trắng Hoàn thiện sách KCS tờ in Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ in tại Công ty cổ phần in Diên Hồng (Phòng Tổ chức - Hành chính, 2007) Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 26 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên 1.4. Cơ cấu tổ chức 1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Đại hội đồng cổ đông Ban Kiểm soát Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phòng Tổ Phòng chức kế toán hành chính Đội bảo vệ Tổ bếp ăn Tổ cơ Tổ chế điện bản Phó giám đốc thị trường Phòng Dịch vụ Thị trưòng Tổ KCS Phó giám đốc sản xuất Phân Phòng Phân xưởng in Kế xưởng Offset hoạch hoàn thiện sản xuất sách Tổ Cắt Tổ sản rọc xuất vở và TBGD Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần in Diên Hồng (Trung tâm giao dịch Chứng khoán Hà Nội, 2007) Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 27 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên 1.4.2. Chức năng của các bộ phận Đại hội đồng Cổ đông Đại hội đồng cổ đông gồm các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyền lực cao nhất quyết định các công việc của Công ty. Hội đồng Quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có quyền nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến việc xác định và thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ, quyền lợi của Công ty. Hội đồng quản trị có 05 thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu và miễn nhiệm. Ban Kiểm soát Ban Kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãi miễn. Ban Kiểm soát là người thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty. Ban Giám đốc Giám đốc điều hành do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, có nhiệm kỳ 5 năm. Giám đốc là người đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch kinh doanh, là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Giúp việc cho Giám đốc có các Phó Giám đốc bao gồm Phó Giám đốc kỹ thuật, Phó Giám đốc thị trường, Phó giám đốc sản xuất. Phó Giám đốc được uỷ quyền thay mặt Giám đốc điều hành Công ty khi Giám đốc vắng mặt, được uỷ quyền ký các hợp đồng kinh tế theo quy định của Công ty, trực tiếp quản lý các phòng ban, phân xưởng, tổ công tác theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 28 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Phòng Kế toán Phòng Kế toán có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực hoạt động tài chính, chịu trách nhiệm về tài chính kế toán, tính toán, ghi chép, phản ánh và phân tích chính xác, toàn diện, liên tục các hoạt động kinh tế của Công ty, tham gia vào việc lập kế hoạch tài chính hàng năm, phân tích, tổng hợp các hoạt động kinh doanh, lập báo cáo định kỳ. Phòng Dịch vụ thị trường Phòng Dịch vụ thị trường có nhiệm vụ tổ chức thực hiện sản xuất mua bán thiết bị giáo dục, cắt rọc giấy sản xuất kinh doanh, giấy vở học sinh và văn phòng phẩm, đại lý sách giáo khoa, sách tham khảo, các ấn phẩm văn hoá và khai thác thêm các hợp đồng in khác. Phòng Kế hoạch sản xuất Phòng Kế hoạch sản xuất chuyên dự toán chi phí vật tư, cung ứng bảo quản, cấp phát vật tư, phân bổ kế hoạch sản xuất, trực tiếp theo dõi sản xuất, đảm bảo số lượng, chất lượng cũng như tiến độ sản xuất; tiếp nhận, cấp phát vật tư do khách hàng gửi đến để gia công; cung ứng các loại nguyên vật liệu khác phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Phân xưởng hoàn thiện sách Nhiệm vụ của Phân xưởng bao gồm tham gia xây dựng kế hoạch định kỳ hàng năm, tổ chức thực hiện lệnh sản xuất của giám đốc, quản lý điều phối lao động, quản lý máy móc thiết bị trong phân xưởng, nguyên vật liệu đã tiêu hao, chuẩn bị đầy đủ các loại vật tư, thực hiện các quy cách kỹ thuật về gia công và hoàn thiện đảm bảo xuất xưởng, lập và gửi các báo cáo thống kê sản lượng, phối hợp tham gia tổ chức thi nâng bậc hàng năm. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 29 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Phân xưởng in offset Nhiệm vụ của phân xưởng bao gồm: Tham gia xây dựng kế hoạch định kỳ hàng năm, tổ chức thực hiện lệnh sản xuất của giám đốc và Phòng Kế hoạch sản xuất; thực hiện công tác in, chuẩn bị vật tư, quản lý điều phối lao động, quản lý máy móc thiết bị đảm bảo về kĩ thuật và chất lượng trong quá trình in; lập và gửi các báo cáo thống kê sản lượng; phối hợp tham gia tổ chức thi nâng bậc hàng năm. Phòng Tổ chức hành chính Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của phòng Tổ chức hành chính là xây dựng kế hoạch và biên chế lao động hàng năm của Công ty, xác định số lượng lao động tăng, giảm trong từng thời kỳ, xây dựng qui chế đào tạo tuyển dụng, hợp đồng lao động, chế độ bảo hộ lao động, tổ chức bồi dưỡng thi nâng bậc hàng năm…., tổ chức xây dựng và quản lý định mức lao động, đơn giá tiền lương, tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện công tác lao động tiền lương của Công ty, tham mưu cho Giám đốc trong việc thành lập và giải thể các phòng, ban, phân xưởng, tổ sản xuất, xây dựng định biên lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ quản lý, lãnh đạo. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 30 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên 1.5. Tình hình sử dụng lực lượng lao động 1.5.1. Cơ cấu lao động Năm 2006 2007 Số Tỷ Số Tỷ 2007 - 2006 (2007 - lượng trọng lượng trọng (Người) 2006)/2007 (%) lao động Theo giới tính : (Người) 220 (%) 100 (Người) 207 (%) 100 -13 -6,3 - Nam 105 47,73 97 46,86 -8 -3,9 - Nữ Theo chức năng : 115 220 52,27 100 110 207 53,14 100 -5 -13 -2,4 -6,3 - Lao động trực tiếp 182 82,73 173 83,57 -9 -4,4 - Lao động gián tiếp Theo trình độ 38 220 17,27 100 34 207 16,43 100 -4 -13 -1,9 -6,3 - Đại học 20 9,1 18 8,7 -2 -1 - Cao đẳng 10 4,5 08 3,7 -2 -1 - Trung cấp 18 8,2 16 7,7 -2 -1 - Phổ thông 172 78,2 165 79,9 -7 -3,3 Cơ cấu chuyên môn : Bảng 1: Cơ cấu lao động của Công ty cổ phần in Diên Hồng (Phòng Tổ chức - Hành chính, 2007) Như vậy, cơ cấu lao động của Công ty khá cân bằng về giới tính qua các năm. Cụ thể: Năm 2006, nam chiếm 47,73% và nữ chiếm 52,27%. Năm 2007, nam chiếm 46,86% và nữ chiếm 53,14%. Sự cân bằng giữa nam và nữ sẽ thuận tiện cho những sinh hoạt Đoàn thể cũng như các hoạt động lao động theo tổ, nhóm bởi có thể tổng hợp được cả những điểm mạnh và hạn chế những điểm yếu của cả 2 giới. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 31 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Về cơ cấu lao động theo chức năng: Trong 2 năm 2006 và 2007 thì lao động trực tiếp đều gấp hơn 5 lần so với lao động gián tiếp. Đây cũng là điều hợp lý bởi Công ty cổ phần in Diên Hồng là một doanh nghiệp sản xuất nên số lượng lao động trực tiếp sẽ chiếm đại đa số nhằm phục vụ tốt cho nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Về cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn: Năm 2006, lao động có trình độ Đại học chiếm 9,1%, Cao đẳng và Trung cấp chiếm 12,7% và lao động phổ thông là 78,2%. Năm 2007, lao động có trình độ Đại học chiếm 8,7%, Cao đẳng và Trung cấp chiếm 11,4% và lao động phổ thông là 79,9%. Có thể thấy rằng số lượng lao động có trình độ cao là thấp, trong khi đó lao động phổ thông luôn gấp 4 lần lao động có trình độ. Thêm vào đó, so với năm 2006 thì năm 2007 số lượng lao động của Công ty giảm đều là những lao động có trình độ Đại học, Cao đẳng và Trung cấp. Đây cũng là những hạn chế mà công ty cần xem xét để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp nhằm đáp ứng với yêu cầu ngầy càng cao của thị trường. Ngoài ra, năm 2007 số lượng lao động đã giảm so với năm 2006 là 13 người, tương ứng 6,3%. Đây cũng là một tín hiệu tốt đối với Công ty vì hiện nay các doanh nghiệp đều đang có gắng xây dựng bộ máy gọn nhẹ. Tuy nhiên, Công ty cũng cần phải xem xét đối tượng lao động giảm đi là những lao động có trình độ như thế nào, hiệu quả thực hiện công việc trước đây của họ ra sao để có nhận định xác đáng nhằm giữ gìn nguồn nhân lực có chất lượng của Công ty. 1.5.2. Hiệu quả sử dụng lao động Chỉ tiêu Đơn vị Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Năm Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 32 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên 2005 Giá trị sản xuất 2006 2007 Trang in 2.290.125.760 2.315.686.380 2.344.258.590 Tổng quỹ lương Đồng Thu nhập bình Đồng 3.351.972.779 5.016.178.299 5.360.596.252 1.968.642 2.548.675 2.571.600 quân lao động/Năm Bảng 2: Hiệu quả sử dụng lao động tại Công ty cổ phần in Diên Hồng (Phòng Kế toán, 2007) Sản lượng của Công ty qua các năm đều tăng, tuy nhiên sự gia tăng sản lượng chưa đáng kể. Song với kế hoạch sản xuất luôn ổn định thì Công ty đã nâng cao được mức thu nhập cho người lao động trong các năm vừa qua. Với mức thu nhập khoảng 2,5 triệu đồng/tháng/lao động mới chỉ là mức thu nhập trung bình trên thị trường lao động Việt Nam hiện nay. Chính vì vậy, trong những năm tới Công ty nên có những chích sách mới để khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, đồng thời cũng nâng cao mức thu nhập bình quân đảm bảo cuộc sống ngày càng tốt hơn cho người lao động. 1.6. Kết quả sản xuất kinh doanh giai đoạn 2005 - 2008 Tình hình lỗ, lãi của Công ty Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 33 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Năm Khoản mục Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ Doanh thu hoạt động tài chính Chi phí tài chính Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Thu nhập khác Chi phí khác Lợi nhuận khác Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế Chi phí thuế TNDN hiện hành Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 2005 41.620 38 2006 37.873 4 2007 38.595 105 41.582 37.870 38.490 34.033 30.731 32.911 7.549 7.138 5.579 28 332 716 2.620 3.908 218 1 217 4.126 43 159 476 2.918 3.629 1.342 39 1.304 4.933 692 4.241 76 4 708 2.966 1.977 1.533 209 1.324 3.301 462 2.839 4.126 Bảng 3: Tình hình lỗ, lãi của Công ty cổ phần in Diên Hồng (Phòng Kế toán, 2007) Doanh thu thuần của Công ty năm 2006 giảm so với năm 2005 là 3.745 triệu đồng, tương ứng với tốc độ giảm là 9,9%. Đến năm 2007, doanh thu thuần đã tăng lên 722 triệu đồng, tương ứng với tốc độ tăng là 1,9%. Như vậy, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong 3 năm vừa qua không ổn định. Đây là vấn đề Công ty phải xem xét để nâng cao được doanh thu của mình. Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh giảm liên tục trong 2 năm 2006, 2007, đặc biệt là năm 2007 giảm tới 1.652 triệu đồng, tương ứng với tốc độ giảm là 83,56%, đồng thời kéo theo lợi nhuận sau thuế giảm liên tục trong 2 năm vừa qua. Đây là con số đáng báo động với hoạt động kinh Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 34 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên doanh của Công ty. Điều này được lý giải là do nguyên vật liệu tăng cao mà giá trang in lại không thay đổi nên lợi nhuận của Công ty đã bị giảm đáng kể. Song, Công ty cũng cần có sự chủ động để nâng cao năng suất, tiết kiệm vật liệu nhằm ổn định hoạt động kinh doanh trong những năm tiếp theo. 1.7. Chiến lược phát triển của Công ty • Đa dạng hoá sản phẩm phục vụ ngành giáo dục từ sách giáo dục (sách giáo khoa, sách tham khảo, sách đại học, dạy nghề, sách dân tộc, các tạp chí, tạp san, sách khác của ngành giáo dục, tranh ảnh giáo dục) tới các sản phẩm khác như văn hoá phẩm các loại, vở học sinh các loại phục vụ trong nước và xuất khẩu, sổ sách, giấy tờ quản lý trong nhà trường, thiết bị giáo dục, bao bì, tem nhãn, dịch vụ giáo dục, dịch vụ ngành in. • Nâng cao chất lượng kỹ - mỹ thuật của sản phẩm đáp ứng nhu cầu chất lượng ngày càng cao của giáo dục và của xã hội về giáo dục. • Khai thác triệt để thị trường trong nước và quốc tế. Phát triển thị trường đến toàn bộ các vùng, miền trong phạm vi toàn quốc, từng bước vươn ra thị trường ngoài nước. • Xây dựng nhà máy tại khu Láng - Hòa Lạc để mở rộng quy mô sản xuất nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu trong và ngoài nước. 1.8. Những thách thức trong giai đoạn Hội nhập • Nguồn nguyên liệu khan hiếm, chi phí đầu vào không ngừng tăng khiến cho các Công ty in phải đương đầu với bài toán "lợi nhuận - chi phí” vô cùng nan giải và phức tạp. • Từ năm 2009, theo quyết định của Chính phủ, Nhà xuất bản Giáo dục sẽ không còn độc quyền về sách giáo khoa. Chính vì vậy mà việc xuất bản hay in ấn sách giáo khoa sẽ được đưa ra đấu thầu giữa các nhà xuất bản. Do đó, đơn đặt hàng từ phía Nhà xuất bản Giáo dục cho Công ty sẽ không còn ổn định như trước mà còn phải căn cứ vào nhà xuất bản Giáo dục có nhận được hợp đồng đấu thầu hay không. Trước tình hình như vậy, Công ty cổ phần in Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 35 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Diên Hồng cần nâng cao khả năng tự kinh doanh của mình để chủ động trước sự biến động của môi trường kinh doanh. • Hiện tại, ngành in cũng như những ngành khác đang gặp phải sự cạnh tranh gay gắt về giá cả. Vì vậy, các Công ty in phải đưa ra mức giá hợp lý để có thể thu hút được các đơn đặt hàng. 2. Thực trạng công tác dự báo cầu nhân lực tại Công ty cổ phần in Diên Hồng 2.1. Thực trạng các công tác làm cơ sở cho quá trình dự báo cầu nhân lực 2.1.1. Kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty 2.1.1.1. Kế hoạch ngắn hạn Hàng năm, dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc cùng với sự phối hợp của Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức - Hành chính và Phòng Kế hoạch sản xuất sẽ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho năm tiếp theo. Kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn bao gồm 3 bảng kế hoạch lớn là kế hoạch sản lượng và kế hoạch tài chính và kế hoạch lao động. Các căn cứ xây dựng kế hoạch sản lượng: • Sản lượng và công suất của máy in và các thiết bị trước và sau in. • Khả năng đảm nhận và số lượng đội ngũ công nhân để xác định số ca sản xuất (thường là 2 ca). • Số ngày làm việc trong năm: Được xác định là 273 ngày, 92 ngày còn lại bao gồm 72 ngày nghỉ cuối tuần, 8 ngày nghỉ lễ tết… Các căn cứ xây dựng kế hoạch tài chính: • Kế hoạch sản lượng in sách giáo khoa và đơn giá công in theo Quyết định số 822QĐ/KTT ngày 12/12/2003. • Dự báo khả năng khai thác công việc và gia công trên thị trường. • Cơ sở thực hiện năm trước tính đến nhu cầu của thị trường và giá giấy in trong năm tới. • Định mức tiêu hao của Công ty và tình hình sử dụng nguyên vật liệu năm kế hoạch. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 36 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên • Khấu hao tài sản cố định được xác định theo quy định của Bộ tài chính. • Chi phí tiền lương xây dựng trên doanh thu công in và đơn giá tiền lương được duyệt. Cụ thể, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2008 như sau: Kế hoạch sản lượng TT Diễn giải 1 Tổng trang in CN khổ 14,5x20,5 : - Sách giáo khoa - Các tài liệu khác ngoài sách giáo khoa - Vở học sinh và thiết bị 2 Trang in TP khổ 14,5x20,5 Sách giáo khoa Các tài tiệu khác ngoài sách giáo khoa Vở học sinh và thiết bị Ước TH 2007 4.358.685.020 Dự kiến kế hoạch 2008 4.429.436.596 3.452.858.799 818.244.383 3.452.858.799 818.224.383 87.581.838 2.344.258.590 158.333.414 2.448.508.533 1.715.275.658 17.158.275.658 538.359.022 583.232.875 90.623.910 150.000.000 Bảng 4: Kế hoạch sản lượng năm 2008 của Công ty cổ phần in Diên Hồng (Phòng Kế toán, 2007) Kế hoạch tài chính Đơn vị tính : 1000đồng Ước TH Kế hoạch 2007 40.057.225 2008 38.860.800 - Doanh thu in sách Nhà xuất bản Giáo dục 29.160.518 24.860.800 - Doanh thu in sản phẩm ngoài 6.975.224 12.000.000 - Doanh thu vở học sinh 1.963.349 2.000.000 TT 1 Chỉ tiêu Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ : Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 37 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên - Doanh thu khác 1.958.143 Giá vốn hàng bán : 34.108.558 33.055.691 - Giá vốn in sách Nhà xuất bản Giáo dục 25.367.589 20.814.450 - Giá vốn in sản phẩm ngoài 5.835.787 10.711.241 - Giá vốn vở học sinh 1.501.970 1.530.000 3 - Giá vốn khác Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp 1.403.212 5.948.667 5.805.109 4 dịch vụ Kết quả hoạt động tài chính : 66.182 -10.998 - Doanh thu hoạt động tài chính 70.002 70.002 - Chi phí tài chính 3.820 81.000 5 6 7 - Kết quả Chi phí bán hàng Chí phí quản lý doanh nghiệp Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 66.182 808.549 2.868.273 2.338.027 -10.998 754.632 3.044.489 1.994.990 8 (3+4-5-6) Kết quả khác : 1.252.772 1.550.000 - Thu nhập khác 1.371.984 1.550.000 895.191 1.074.000 2 Trong đó : Thu bán giấp lề, phế liệu - Chí phí khác 119.212 9 - Kết quả khác Tổng lợi nhuận trước thuế (7+8) : 1.252.772 3.590.799 1.550.000 3.544.990 10 11 - Tỷ lệ cổ tức Quỹ tiền lương Các khoản nộp ngân sách : 13,8 % 5.087.041 943.427 12,91 % 5.313.264 593.143 53.582 53.582 178.269 125.000 - Thuế vốn, thuế đất, thuế môn bài - Thuế GTGT - Thuế thu nhập doanh nghiệp Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 38 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên - Thuế thu nhập cá nhân 682.435 384.561 - Các khoản nộp ngân sách khác 29.141 30.000 Bảng 5: Kế hoạch tài chính năm 2008 của Công ty cổ phần in Diên Hồng (Phòng Kế toán, 2007) Theo trên, ta thấy rằng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty được xây dựng khá đầy đủ các chỉ tiêu và cụ thể về số liệu. Tuy nhiên, nhìn vào kế hoạch sản xuất kinh doanh lại không sát với thực tế hoạt động của một Công ty, cụ thể: Doanh thu thuần năm 2008 giảm, giá vốn năm 2008 giảm, thu nhập phế liệu năm 2008 tăng và lợi nhuận thuần năm 2008 giảm so với năm 2007. Mặc dù những chỉ tiêu này được đưa ra chủ yếu là áp dụng cho đơn đặt hàng của Nhà xuất Bản giáo dục, song đây là nhưng chỉ tiêu rất bất cấp với một doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ cạnh tranh trên thị trường, không thể biện minh cho việc giảm doanh thu hay giảm lợi nhuận từ lý do giá nguyên vật liệu tăng mà sản phẩm in lại không được tăng giá. Công ty cần phải chủ động trong việc nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu và giảm các khoản chi phí không đáng có để nâng cao được hiệu quả kinh doanh trong những năm tới. Kế hoạch lao động Kế hoạch năm 2008 Năm 2007 Trong đó TT Đơn vị Tổng số 1 Ban giám đốc 03 Biên chế và hợp đồng 6 tháng trở lên 03 Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Vụ việc Khoán Thử việc Bổ xung Tổng số 2008 03 Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tổng cộng Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế toán Phòng Sản xuất Kinh doanh Tổ cắt rọc Chế bản Cơ điện Phân xưởng in Offset Phân xưởng sách KCS Đội bảo vệ Bếp ăn 39 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên 09 06 02 04 14 04 14 10 06 08 41 09 05 08 37 77 13 14 05 204 70 11 14 05 186 01 09 01 05 14 01 03 01 01 01 06 07 06 02 10 03 05 14 10 07 08 47 83 13 14 05 218 Bảng 6: Kế hoạch nhân sự năm 2008 của Công ty cổ phần in Diên Hồng (Phòng Tổ chức - Hành chính, 2007) Thuyết minh: Căn cứ tình hình lao động năm 2007 và yêu cầu kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2008, Công ty dự kiến tuyển dụng bổ xung lao động cho các đơn vị. Cụ thể : - Phòng kế toán bổ sung 01 làm công tác kế toán vật tư giá thành. - Tổ chế bản bổ sung 01 lao động làm bình bản và học phơi bản. - Phân xưởng in Offset bổ sung 06 lao động do trang bị thêm 01 máy in (04 thợ) và 01 máy dao (02 thợ). - Phân xưởng hoàn thiện bổ sung 06 lao động do trang bị thêm 01 máy bắt liên hoàn. Dự kiến năm 2008 là : 218 CBCNV Trong đó: - Khối gián tiếp Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo : 24 Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 40 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên - Khối trực tiếp sản xuất : 194, gồm : + Cán bộ quản lý phân xưởng : 05 + Hỗ trợ kỹ thuật và kĩ sư : 03 + Đội bảo vệ và bếp ăn : 19 + Lao động trực tiếp : 167 2.1.1.2. Kế hoạch dài hạn Hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần in Diên Hồng còn mang nhiều tính bị động, phụ thuộc khá nhiều vào sự chỉ đạo của Nhà xuất bản Giáo dục. Đồng thời, với nhận thức còn mang nặng tính “Nhà nước” nên Công ty chưa chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh dài hạn. Đây cũng là những hạn chế có ảnh hưởng lớn tới công tác dự báo cầu dài hạn của Công ty. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của công ty là cơ cấu Trực tuyến - Chức năng, với 3 cấp quyền lực dọc theo 4 cấp quản lý. Ngoài ra còn có mối quan hệ cung cấp thông tin ngang giữa các Phòng như: Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Kế toán, Phòng Sản xuất - Kinh doanh... Đa phần mỗi cá nhân trong Công ty chỉ chịu sự quản lý trực tiếp từ một cán bộ cấp trên duy nhất, điều này sẽ tránh được tình trạng chồng chéo mệnh lệnh. Với tổng số lao động là hơn 200 người thì cơ cấu tổ chức ít phân cấp sẽ khá phù hợp với quy mô của Công ty hiện nay, vừa đảm bảo tính linh hoạt , gọn nhẹ đồng thời lại tăng được tốc độ ra quyết định và thông tin nhanh chóng được đưa đến cho người lao động, nâng cao hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, số cấp bậc quyền lực ít đồng nghĩa với việc phạm vi quản lý rộng. Điều này có thể làm cho cán bộ quản lý không theo dõi sát sao tới từng nhân viên, công nhân của mình. Các cán bộ quản lý sẽ không có những hổ trợ kịp thời khi nhân viên, công nhân gặp khó khăn, cần hướng dẫn. Với chủ trương tinh giảm bộ máy quản lý thì sẽ có ảnh hưởng trực tiếp Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 41 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên đến công tác dự báo cầu nhân lực của Công ty. Đó sẽ là định hướng cho các phòng, các phân xưởng và các tổ sản xuất đưa ra định biên lao động hợp lý cho bộ phận mình, tránh tình trạng dôi dư lao động không cần thiết, gây thêm gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp. 2.1.3. Phân tích công việc Hiện nay, công tác phân tích công việc của Công ty còn sơ sài và mang tính chất chung chung, chưa rõ ràng. Đối với lao động quản lý, đã xây dựng bản mô tả và bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện, tuy nhiên các yêu cầu lại chưa đầy đủ. Chưa có bản tiêu chuẩn công việc nên sự đánh giá lao động quản lý còn rất chung chung và mang tính chủ quan. Đối với công nhân trực tiếp sản xuất lại diễn ra tình trạng: Chưa hình thành bản mô tả và bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn công việc, chỉ có quy trình thao tác, kiểm tra kỹ thuật ở các giai đoạn công nghệ in sách của Công ty. Chính vì vậy sẽ còn rất nhiều bất cập cho công tác dự báo cầu nhân lực. Ví dụ: Tiêu chuẩn phân loại chất lượng của KCS (kiểm tra) tờ in Nội dung công việc A (dung sai) B (dung sai) 1. Đảm bảo phân loại đúng 7 chỉ tiêu Không để lọt Để lọt 2 chỉ tiêu (trừ chỉ chất lượng sản phẩm offset trong toàn tiêu 1) bộ lô sản phẩm 2. Để lọt trắng mặt, thiếu màu Không để lọt * Trường hợp khâu sau không phát Phân định đền bù thiệt hại và hình thức kỷ luật hiện được ở mỗi công đoạn sau khi khắc phục hậu quả 3. Sản phẩm in sau khi KCS xong Không thiếu Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 42 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên - Phải đếm đủ số lượng theo ram - Dỗ bằng phẳng, ngay ngắn để cách băng - Chồng sản phẩm không được cao quá 1,2m, các phiếu giao sản phẩm ghi đủ thông tin cần thiết 2 tờ/10.000 sản phẩm Vi phạm Vi phạm Bảng 7: Tiêu chuẩn phân loại chất lượng của KCS (kiểm tra) tờ in (Nhà máy In Diên Hồng, 2002, tr. 23) Như vậy, công tác phân tích công việc được thực hiện chưa bài bản, thiếu tính đồng bộ, khó hiểu đối với người sử dụng lại được xây dựng quá lâu không còn phù hợp với tình trạng máy móc thiết bị hiện nay. Công ty nên chú trọng đến công tác phân tích công việc để giúp người lao động dễ nắm bắt công việc và người quản lý cũng tiện kiểm tra, đánh giá. Đồng thời, quá trình phân tích công việc diễn ra bài bản sẽ hỗ trợ rất lớn cho vấn đề bố trí, thuyên chuyển lao động một cách hợp lý, vừa nâng cao được hiệu quả công việc mà còn giảm được chi phí phát sinh không đáng có. 2.1.4. Đánh giá thực hiện công việc Đối với lao động trực tiếp sản xuất: Công ty thiết kế sổ ghi chép thống kê cho từng Tổ trưởng, Tổ phó, Quản đốc, Phó quản đốc phân xưởng để thống kê sản lượng trang sách được hoàn thành theo từng khâu, bước công việc, số điểm ngày làm việc rồi gửi lên Phòng Tổ chức - Hành chính làm căn cứ để tính lương, thưởng. Đối với lao động gián tiếp: Việc đánh giá cũng được thực hiện tương tự thông qua mẫu tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc được giao theo từng tuần, bảng chấm công ngày làm việc do tổ bảo vệ theo dõi. Thông qua đó Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 43 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Trưởng bộ phận sẽ đánh giá theo điểm cho từng người và đây là căn cứ cho việc xếp loại thành tích để bình xét thi đua theo quý và tính lương, thưởng cho từng tháng. Dưới đây là một mẫu đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tổng hợp tiền lương thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính: TT 1 2 3 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO Hoàn thành việc chuyển lượng cũ sang lượng mới - thông báo cho cán bộ công nhân viên biết Thanh toán lương kỳ II tháng 2 Chuẩn bị xong các nội dung phục vụ Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Đã hoàn thành Đã hoàn thành tốt Hoàn thành tốt MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH Tự đánh Được giá đánh giá 90 % 100 % 100 % Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 4 5 6 44 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên ban an toàn quy chế hoạt động Chuẩn bị hồ sơ bổ sung giấp phép kinh doanh Xây dựng phương án trả lương khoán sản phẩm đối với sản phẩm in offset Làm các quyết định tuyển lao động cho công nhân thử việc và giải quyết các công việc chuyên môn khác của Phòng Đã xong, chuyển sang Phòng Dịch vụ Thị trường Cơ bản xây dựng xong trình Giám đốc Hoàn thành tốt 100 % 80 % 90 % Bảng 8: Mẫu đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tổng hợp tiền lương (Phòng Tổ chức - Hành chính, 2007) Có thể thấy rằng, công tác đánh giá thực hiện công việc của Công ty đã được người lao động chấp hành và thực hiện nghiêm túc, tạo ra bầu không khí thi đua, nâng cao dần ý thức trách nhiệm của người lao động. Song, quá trình đánh giá còn chưa có tiêu thức cụ thể và mang tính cảm quan của người quản lý, gây tâm lý không thoải mái cho người lao động, có thể ảnh hưởng đến cả những người lao động có nhiều đóng góp và tâm huyết cho Công ty, bởi kết quả đánh giá ảnh hưởng trực tiếp tới tiền lương và thưởng của người lao động. 2.1.5. Định mức lao động Trong những năm gần đây, do nhận thức được tầm quan trọng của định mức lao động nên công tác này ngày càng được trú trọng và quan tâm. Định mức lao động có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và tâm lý của người lao động. Hàng năm, tùy thuộc vào vụ mùa và kết quả hoàn thành mức của năm trước đó, Công ty sẽ tiến hành định mức cho từng công việc trên từng máy móc, phân xưởng. Việc định mức lao động được thực hiện bởi Phòng Tổ chức Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 45 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên - Hành chính và được xây dựng bằng phương pháp chụp ảnh, bấm giờ và thống kê kinh nghiệm có khoa học, ngoài ra còn căn cứ vào các yếu tố như định biên công việc, ngày công chế độ cấp bậc, giờ tác nghiệp, đơn giá tiền lương. Theo thống kê của Phòng Tổ chức - Hành chính thì tình hình thực hiện mức của người lao động khá tốt, nhiều công đoạn sản xuất vượt mức với mức thấp nhất là 102,8% và mức cao nhất là 124.7%. Như vậy, nó phù hợp với khả năng của người lao động và tình hình sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, có nhiều công việc đã định mức từ lâu, chỉ điều chỉnh mức khi nhập máy móc thiết bị mới. Chính vì vậy mà độ chính xác không còn cao nữa, người lao động có thể luôn vượt mức với những công việc lâu chưa được định mức lại do quen việc và có kinh nghiệm gây nên tình trạng bất công bằng trong trả lương so với những người lao động phải thực hiện những mức mới, đã được điều chỉnh đòi hỏi sự thực hiện công việc là khó khăn hơn. Do đó, Công ty cần sớm có những thay đổi một cách đồng bộ để có thể định mức lại những công việc hiện đang còn bất cập, vừa nâng cao năng suất lao động, đồng thời đảm bảo tính công bằng, tạo ra bầu không khí tâm lý thoải mái khi làm việc cho người lao động. 2.2. Dự báo cầu nhân lực ngắn hạn 2.2.1. Đối với lao động trực tiếp Sử dụng phương pháp tiêu chuẩn định biên: Căn cứ vào tính năng, tác dụng và yêu cầu thao tác kỹ thuật để định biên số lượng lao động của một máy móc thiết bị. Căn cứ vào sản lượng kế hoạch và công suất máy móc thiết bị để xây dựng số ca làm việc trong ngày. Từ đó xác định được số lượng lao động và loại lao động cần thiết cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất theo công thức: Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 46 D= GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên n ∑L i =1 db xK i Trong đó: L db : Số lượng lao động định biên cho máy i K i : Số ca làm việc của máy i Số trang in kế hoạch cho từng máy K= Số lượt trang in x Số lượt in trung bình 1 ca x số ngày sản xuất trong năm n: Số máy móc thiết bị của Công ty đang hoạt động Bảng định biên lao động cho các máy chính kế hoạch năm 2008 của một số phân xưởng: • Phân xưởng in Offset TT 1 2 3 4 5 6 Tên máy Máy in A1 (1màu) Máy in A3 (2màu) Máy in A4 (2màu) Máy in A5 (2màu) Máy in A7 (4 màu) Máy in A8 (4màu) Định biên (Người/máy) (B5 + B3) (B5 + B4) (B5 + B4) (B5 + B4) (B6 + B4) (B6 + B5 + 2B4) Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Tổng số lao Số ca sản xuất theo kế hoạch 2 2 2 2 2 2 động/máy theo định biên 4 4 4 4 4 8 Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 7 8 9 10 Máy in A9 (4màu) Máy in A10( 1/1màu) Máy dao 1 mặt Máy A11 (1/1màu) Tổng 47 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên (B6 + B5 + 2B4) (B6 + B5 + B4) (B4 + B3) (B6 + B5 + B4) 2 3 2 3 8 6 4 6 52 Bảng 9: Bảng định biên lao động cho các máy tại phân xưởng in Offset (Phòng Tổ chức - Hành chính, 2007) Và mức sản lượng Công ty xây dựng cho các máy năm 2008 như sau: TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tên máy Máy in A1 (1màu) Máy in A3 (2màu) Máy in A4 (2màu) Máy in A5 (2màu) Máy in A7 (4 màu) Máy in A8 (4màu) Máy in A9 (4màu) Máy in A10 ( 1/1màu) Máy in A11 (1/1màu) Sản lượng in/ca 22000 27500 27500 23000 20000 5600 5600 5600 4200 Thời gian tác nghiệp/ca 5,5h 5,5h 5,5h 5,5h 5h 5h 5h 5,5h 5,5h Bảng 10: Bảng định biên mức sản lượng cho các máy tại phân xưởng in Offset (Phòng Tổ chức - Hành chính, 2007) Từ đó, ta có bảng cơ cấu lao động theo bậc thợ: Bậc thợ Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Số lượng (Người) Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 48 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Bậc III Bậc IV Bậc V Bậc VI Tổng 4 22 16 10 52 Bảng 11: Bảng cơ cấu lao động theo bậc thợ cho các máy tại phân xưởng in Offset Qua bảng định biên lao động của phân xưởng in offset thì tổng số lao động mà cần thiết để hoàn thành khối lượng công việc của phân xưởng là 52 người, trong đó bao gồm 4 công nhân bậc III, 22 công nhân bậc IV, 16 công nhân bậc V và 10 công nhân bậc VI. Tuy nhiên, trên thực tế thì số lượng lao động của phân xưởng tính hết đến tháng 12 năm 2007 chỉ có 41 lao động. Như vậy, theo định biên thì phân xưởng còn cần tuyển thêm 11 lao động nữa. Theo đó, năm 2008 thì Công ty sẽ phải tuyển thêm 11 lao động mới cho phân xưởng này. Qua đó thấy rằng, tình trạng thiếu lao động đang trở nên vô cùng cấp bách đối với Công ty. • Phân xưởng hoàn thiện sách TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tên máy Máy dao 1 mặt Máy gấp MBO T540 Máy gấp STANL Máy gấp 570 Máy bắt sách Máy khâu thép (4 máy) Máy khâu chỉ (4 máy) Máy vào bìa hồ nóng PMB Máy vào bìa hồ nóngYoshino Máy dao 3 mặt Máy gấp Shoei Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Định biên (Người/máy) (B4 + B3) (B5 + B4) (B5 + B4) (B4 + B3) (B4 +3B2) B4 B4 (B4 + 2B3) (B5 + 3B3) (B4 + B3) B5 + B4 Số ca sản Tổng số lao xuất theo động/máy kế hoạch 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 theo định biên 4 4 4 4 8 8 8 6 8 4 4 Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 49 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Tổng 62 Bảng 12: Bảng định biên lao động cho các máy tại phân xưởng hoàn thiện sách (Phòng Tổ chức - Hành chính, 2007) Tương tự, ta có bảng cơ cấu lao động theo bậc thợ: Bậc thợ Bậc II Bậc III Bậc IV Bậc V Tổng Số lượng (Người) 6 16 32 8 62 Bảng 13: Bảng cơ cấu lao động theo bậc thợ cho các máy tại phân xưởng hoàn thiện sách Đối với phân xưởng hoàn thiện sách, theo định biên thì phân xưởng cần 62 lao động nhưng trên thực tế tính đến hết năm 2007 thì phân xưởng lại đang có 77 lao động. Với 15 lao động thừa so với định biên cũng không phải là vấn đề quá đáng lo ngại cho Công ty bởi thống kê thông tin về những lao động của phân xưởng này thì số lao động sắp đến tuổi về hưu có khoảng gần 10 lao động. Đồng thời, ngành in vốn là ngành sản xuất theo mùa vụ nên có những thời điểm rất cần nhiều lao động, đặc biệt là giai đoạn gần vào năm học nên số lao động dôi dư này cũng góp phần phục vụ đáng kể cho kế hoạch sản xuất của Công ty. Thêm vào đó, vấn đề cho người lao động nghỉ việc là vấn đề khá nhạy cảm, Công ty có thể thuyên chuyển những người lao động dôi dư trong phân xưởng này làm những công việc mà đang thiếu lao động, hoặc Công ty có thể động viên người lao động về nghỉ hưu sớm nếu họ thực sự mong muốn. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 50 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Các Tổ cơ điện, Tổ chế bản và Tổ KCS thì việc định biên lao động cũng diễn ra tương tự. Theo đó, đến năm 2008 các Tổ này không có nhu cầu tuyển thêm lao động. Tuy nhiên, với kế hoạch chuyển Công ty đến Láng - Hòa Lạc vào năm 2009 và chiến lược sẽ mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh thì ngay từ bây giờ Công ty cần có kế hoạch tuyển lao động mới, tránh tình trạng bị động, gây ngừng trệ hoặc ảnh hưởng không tốt đến sản xuất. 2.2.2. Đối với lao động gián tiếp Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, phân xưởng, Công ty sẽ xác định tổng khối lượng công việc, nhiệm vụ phải hoàn thành. Sau đó, xây dựng định biên lao động cho từng phòng, ban, phân xưởng bao gồm quy định về số lượng lao động, loại lao động cần thiết. Từ đó, Trưởng bộ phận sẽ phân công công việc cho các nhân viên trong phòng. Ví dụ như Tờ trình của Phòng Tổ chức - Hành chính: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tổ chức - Hành chính đã được Giám đốc Công ty quy định. Căn cứ trình độ năng lực chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ nhân viên trong phòng. Phòng Tổ chức - Hành chính xin báo cáo Giám đốc về việc dự kiến phân công công việc từng cán bộ nhân viên trong phòng. * Chuyên viên quản lý nhân lực - Chức trách : + Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện nhiệm vụ được trưởng phòng phân công. + Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và đề xuất các biện pháp điều chỉnh để thực hiện tốt kế hoạch về định biên lao động, tổ chức và quản lý lao động, định mức sản phẩm và đơn giá tiền lương, cách tính và trả lương Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 51 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên đảm bảo khoa học, kịp thời. Phân tích đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện công việc được giao. + Soạn thảo các văn bản cần thiết phục vụ cho công tác tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, tổ chức và quản lý lao động, tiền thưởng, thu nhập, thông tin, thống kê lưu trữ tư liệu, số liệu về công tác tổ chức cán bộ quản lý lao động, định mức sản phẩm và đơn giá tiền lương, cơ chế trả thưởng. + Phối hợp với các viên chức nghiệp vụ trong phòng và các phòng liên quan trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. + Chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính (Xem thêm Phụ lục 1). Khi công việc quá nhiều: • Trưởng bộ phận phân công lại nhiệm vụ hoặc thực hiện làm thêm giờ. • Trưởng bộ phận viết Tờ trình đề nghị Phòng Tổ chức - Hành chính cho tuyển thêm người. Phòng sẽ xem xét và đệ trình lên Ban Giám đốc. Nhận xét: Ưu điểm: Với bộ máy quản lý ít phân cấp, số lượng không nhiều thì phương pháp định biên lao động sẽ mang lại kết quả dự báo chính xác và được thực hiện nhanh chóng. Hạn chế: • Định biên lao động cho các phòng ban, phân xưởng đã được Công ty xác định từ năm 1999 không còn phù hợp với giai đoạn hiện nay. Do từ năm 1999 đến nay, Công ty đã có rất nhiều thay đổi về lao động bao gồm thay đổi cả về số lượng và chất lượng lao động, đặc biệt là từ sau giai đoạn cổ phần hóa, Công ty đã giảm được 20 lao động về theo Nghị định 41. Thêm vào đó, một số máy móc thiết bị được trang bị mới như máy gấp Shoei, máy A11. Chính vì vậy mà định biên lao động cần phải đổi mới để phù hợp với tình hình hiện nay của Công ty. • Việc xác định nhu cầu nhân lực còn mang tính chung chung, chưa Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 52 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên đưa ra được các tiêu chí chất lượng kèm theo. • Xác định còn mang tính chủ quan của người quản lý. • Chưa đưa ra được những đánh giá về tình trạng hiện tại của trang thiết bị. 2.3. Dự báo cầu nhân lực dài hạn Do chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác dự báo cầu nhân lực dài hạn nên Công ty chưa xây dựng được phương pháp tính cầu nhân lực dài hạn để áp dụng cho doanh nghiệp mình. Chính vì vậy mà Công ty cần xem xét để sớm thấy được tầm quan trọng của công tác này, không nên bị động trước sự biến động của môi trường kinh doanh. Có thể thấy rằng, tình hình sản xuất kinh doanh cũng như công tác dự báo cầu nhân lực của Công ty còn khá nhiều bất cập và hạn chế, cụ thể: Về tình hình sản xuất kinh doanh. Vấn đề đáng quan tâm nhất chính là việc lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh giảm liên tục trong 2 năm 2006, 2007, đặc biệt là năm 2007 giảm tới 1.652 triệu đồng. Đây là con số đáng báo động với hoạt động kinh doanh của Công ty. Nguyên nhân chủ yếu khiến lợi nhuận giảm liên tục được lý giải là do nguyên vật liệu tăng cao mà giá trang in lại không thay đổi. Ngoài ra, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty chưa thực sự hiệu quả một phần do Công ty chưa thực sự chủ động thoát ra khỏi “cái bóng” của Nhà xuất bản Giáo dục để độc lập hoàn toàn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Về tình hình tài chính. ROE, ROA giảm liên tục trong 2 năm 2006, 2007 thể hiện hiệu quả kinh doanh của Công ty đang đi xuống. Đây chính là hệ quả của việc hoạt động sản xuất kinh doanh chưa thực sự hiệu quả. Về lao động. Hai vấn đề hạn chế lớn nhất về lao động là trình độ lao động tại còn thấp và thiếu lao động quản lý làm đúng chuyên ngành được đào tạo. Nguyên nhân chủ yếu do Công ty quy mô còn nhỏ, chi phí dành cho đào tạo và còn hạn chế. Đồng thời, chưa thực sự quan tâm sát sao tới các chương trình đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho người lao động. Chính vì vậy dẫn đến trình độ lao động nói chung tại Công ty còn thấp. Thêm vào đó, vấn đề đáng quan tâm của Công ty hiện nay chính là việc thiếu một số lượng công nhân in khá lớn để có thể đáp ứng được yêu cầu về sản xuất kinh doanh. Công Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 53 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên ty cần có những chính sách đãi ngộ tốt để có thể thu hút được lao động có chất lượng. Về công tác dự báo cầu nhân lực. Điểm tồn tại lớn nhất chính là việc Công ty chưa xây dựng công tác dự báo cầu nhân lực dài hạn do chưa thực sự nhận thức được tầm quan trọng của công tác này. CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN CÔNG TÁC DỰ BÁO CẦU NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN DIÊN HỒNG 1. Hoàn thiện công tác dự báo cầu nhân lực ngắn hạn 1.2. Đối với lao động trực tiếp Như đã phân tích ở trên, quy trình công nghệ của Công ty là liên tục nhưng mỗi công đoạn lại được thực hiện trên các máy khác nhau nên không trên một băng chuyền. Do vậy, mức Công ty xây dựng chủ yếu là mức sản lượng cho từng máy. Chính vì vậy, áp dụng phương pháp định biên lao động là hợp lý. Tuy nhiên, cần xem xét lại một số yếu tố khác khi định biên để kết quả chính xác hơn. Căn cứ vào: - Tính năng, tác dụng, và yêu cầu thao tác kỹ thuật để định biên số lượng lao động của 1 thiết bị. - Kết quả phân tích công việc, đáng giá thực hiện công việc, định mức lao động. - Kế hoạch sản lượng, kế hoạch chi phí và kế hoạch lao động. Đồng thời, sử dụng công thức tính định biên lao động giống như của Công ty, kết hợp với quy trình vận hành máy móc (phụ lục 2) và quy định cho các bậc thợ (phụ lục 3), ta có bảng định biên mới cho lao động tại phân xưởng in offset như sau: Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 54 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Đơn cử với máy A10. Theo định biên thì máy A10 sẽ có 1 công nhân bậc VI, một công nhân bậc V và 1 công nhân bậc IV đứng máy. Công việc tại máy A10 sẽ bao gồm: Thợ chính phụ trách đầu ra sản phẩm, phụ trách toàn bộ quá trình giao nhận sản phẩm và đôn đốc các thợ phụ. Thợ phụ có tay nghề tương đối cao sẽ quản lý đầu vào của sản phẩm, nạp giấy vào máy dưới sự điều hành của thợ chính. 1 thợ phụ còn lại sẽ đảm nhận các công việc đơn giản khác như: Xách nước rửa cao su, rửa ống… hỗ trợ cho công việc của 2 thợ kể trên. Tuy nhiên, trên thực tế thì máy A10 chỉ có 1 công nhân bậc VI (thợ chính) và 1 công nhân bậc IV (thợ phụ) đứng máy, nguyên nhân là do Công ty đang thiếu rất nhiều công nhân in. Do đó, xuất hiện rất nhiều khó khăn cho công nhân làm việc tại máy A10, cụ thể là: Người thợ chính phải kiêm nhiệm cả đầu vào và đầu ra của sản phẩm nên sản phẩm không được theo dõi sát sao dẫn đến hỏng, phải bỏ đi, gây tình trạng lãng phí nguyên vật liệu. 1 thợ phụ sẽ phải kiêm nhiệm công việc của 2 thợ phụ khiến tình trạng làm việc rất nặng nhọc, có những ca thợ phụ tay nghề chưa cao, chưa đảm nhận hết được toàn bộ khối lượng công việc khiến ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả làm việc của thợ chính. Với khối lượng công việc nặng như thế, để đảm bảo được tiến độ của sản xuất thì trong 1 tuần có đến 3, 4 ngày công nhân phải làm tới 12 tiếng đồng hồ dẫn đến tình trạng công nhân mệt mỏi, hay phải nghỉ việc vì sức khỏe không tốt, ảnh hưởng rất nhiều tới hoạt động của Phân xưởng. Chính vì vậy, để đảm bảo được hiệu quả sản xuất: Ổn định sản lượng in và chi phí nhân công không quá lớn, cũng như đảm bảo sức khỏe cho công nhân thì theo tác giả nên định biên tại máy A10 là 1 thợ bậc VI, 1 thợ bậc IV và 1 thợ bậc II. Tương tự cũng định biên lao động như vậy cho máy A11 vì A10 và A11 độ phức tạp tương đương nhau. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 55 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Với các máy đơn giản như A1 (1 màu) thì ta nên để 2 thợ bậc III đứng máy vì công việc không đòi hỏi sự phức tạp. Đối với các máy A4 và A5, độ phức tạp vừa phải nên bố trí 2 có tay nghề cao là có thể xử lý tốt các vấn đề kỹ thuật cũng như đảm bảo chất lượng sản phẩm in, như máy A5 sẽ bố trí 1 thợ bậc VI và 1 thợ bậc IV. Tương tự với các máy còn lại, ta có bảng định biên mới cho lao động tại Phân xưởng in offset như sau: TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Định biên Tên máy Máy in A1 (1màu) Máy in A3 (2màu) Máy in A4 (2màu) Máy in A5 (2màu) Máy in A7 (4 màu) Máy in A8 (4màu) Máy in A9 (4màu) Máy in A10( 1/1màu) Máy dao 1 mặt Máy A11 (1/1màu) Tổng Số ca sản xuất theo (Người/máy) kế hoạch 2B3 (B3 + B2) (B5 + B4) (B6 + B4) (B6 + B4) (B5 + B4 + B3 + B2) (B5 + B4 + B3 + B2) (B6 + B4 + B2) (B6 + B4) (B6 + B4 + B2) 2 2 2 2 2 2 2 3 2 3 Tổng số lao động/máy theo định biên 4 4 4 4 4 8 8 6 4 6 52 Trong đó, cơ cấu theo bậc thợ là: Bậc thợ Bậc II Bậc III Bậc IV Bậc V Bậc VI Tổng Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Số lượng (Người) 10 10 16 6 10 52 Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 56 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên Từ bảng định biên trên, ta thấy rằng nhu cầu nhân lực của Công ty tại Phân xưởng in offset năm kế hoạch sẽ là 52 lao động bằng với số lao động theo định biên cũ của Công ty. Tuy nhiên, cơ cấu theo bậc thợ sẽ thay đổi, bao gồm 10 công nhân bậc II, 10 công nhân bậc III, 16 công nhân bậc IV, 6 công nhân bậc V và 10 công nhân bậc VI. Trong khi đó, cơ cấu lao động theo bậc thợ của Công ty trước đây sẽ bao gồm 4 công nhân bậc III, 22 công nhân bậc IV, 16 công nhân bậc V và 10 công nhân bậc VI. Với bảng định biên mới của tác giả thì cơ cấu theo bậc thợ có sự đồng đều giữa các loại bậc thợ hơn so với định biên cũ của Công ty, điều này sẽ giúp cho sự hỗ trợ giữa các công nhân, giữa các loại bậc thợ là tốt hơn, tránh tình trạng bất đồng quan điểm không thể dung hòa khi có quá nhiều thợ bậc cao. Đồng thời, nhiều thợ bậc cao cũng khiến cho quỹ lương chi trả cho công nhân của Công ty là lớn hơn, nếu sử dụng bảng định biên mới của tác giả thì Công ty cũng tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. Thêm vào đó, bảng định biên mới nay đã có sự tập hợp ý kiến từ phía công nhân cũng như người quản đốc phân xưởng. Chính vì vậy, sẽ đảm bảo sự hợp lý về bố trí lao động. Tương tự cách phân tích như trên, ta sẽ xác định được lao động định biên cho các phân xưởng và các tổ còn lại. 1.1. Đối với lao động gián tiếp Theo tác giả, với các điều kiện là công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc đã được làm tốt thì Công ty cũng nên sử dụng phương pháp tính theo tiêu chuẩn định biên đối với lao động gián tiếp (Nguyễn Vân Điềm - Nguyễn Ngọc Quân, 2004, tr. 74). Vì phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp với những Công ty có quy mô không quá lớn như Công ty cổ phần in Diên Hồng. Đồng thời, phương pháp này xác định nhu cầu lao động dựa trên khối lượng công việc/nhiệm vụ mà một người phải đảm nhận nên thuận tiện cho việc bố trí lao động gián tiếp dựa vào khối lượng công việc Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 57 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên mà họ phải hoàn thành. Từ đó, người quản lý vừa có thể kiểm tra kết quả thực hiện công việc của người lao động, đồng thời có thể bố trí được lao động hợp lý cả về số lượng và chất lượng. 2. Hoàn thiện công tác dự báo cầu nhân lực dài hạn Để dự đoán cầu nhân lực dài hạn, Công ty có thể áp dụng phương pháp ước lượng trung bình (Nguyễn Vân Điềm - Nguyễn Ngọc Quân, 2004, tr. 76 77). Đây là phương pháp tính cầu nhân lực đơn giản, số liệu dễ thu thập. Phương pháp này cũng rất phù hợp với quy mô, cơ cấu và tình hình lao động của Công ty vì Công ty cổ phần in Diên Hồng là Công ty có quy mô lao động nhỏ, cấu lao động đơn giản, ít có sự biến động qua các năm. Chính vì vậy, sử dụng phương pháp ước lượng trung bình sẽ tăng được ưu điểm và hạn chế được những nhược điểm của nó. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 58 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, Công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực nói chung và công tác dự báo cầu nhân lực nói riêng có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển bền vững của mỗi tổ chức. Dự báo cầu nhân lực hiệu quả sẽ giúp cho tổ chức lường trước được những khó khăn, giảm thiểu rủi ro đồng thời tăng tính chủ động, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của tổ chức. Dự báo cầu nhân lực còn giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác nhất về lực lượng lao động hiện có, dự đoán được nhu cầu nhân lực trong ngắn hạn và dài hạn để có những giải pháp tối ưu nhằm thực hiện thắng lợi những mục tiêu của tổ chức. Qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần in Diên Hồng, tác giả đã có cơ hội được tiếp cận thực tế các hoạt động sản xuất của Công ty với cả những thuận lợi và khó khăn mà Công ty đang phải đối mặt. Với bài chuyên đề này sẽ giúp người đọc có cái nhìn tổng quát về hoạt động sản xuất kinh doanh của Diên Hồng, đặc biệt là nhìn nhận thực trạng cũng như giải pháp hoàn thiện cho công tác dự báo cầu nhân lực đang diễn ra tại Công ty. Song, do những hạn chế về thời gian và một số nguồn lực khác nên bài chuyên đề sẽ có những thiếu sót. Mong muốn trong tương lai, Công ty cổ phần in Diên Hồng sẽ được nghiên cứu sâu sắc hơn nữa để có thể xây dựng công tác dự báo cầu nhân lực thật sự bài bản và chuyên nghiệp. Cuối cùng, tác giả xin bày tỏ sự biết ơn chân thành tới người hường dẫn là ThS. Nguyễn Đức Kiên. Xin chân thành cảm ơn ông Nguyễn Mạnh Trường, Phó Trưởng Phòng Tổ chức - Hành chính, người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả tại Công ty cổ phần in Diên Hồng đã tạo điều kiện thuận lợi và tận tình giúp đỡ tác giả trong thởi gian vừa qua để có thể hoàn thành tốt nhất bài chuyên đề thực tập tốt nghiệp này./. Hà Nội, ngày 27 tháng 04 năm 2008. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 59 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Anthony, W.P - Perrewé, P.L & Kacmar, K.M (1996). Strategic human resource management. Fort Worth: The Dryden Press. 2. Công ty cổ phần chứng khoán Sài Gòn. Tình hình tài chính Công ty cổ phần in Diên Hồng. Lấy vào ngày 23/02/2008, từ địa chỉ website: http://ssi.com.vn/Default.aspx?tabid=161&stockId=132 3. Cục xuất bản - Bộ văn hóa (1972). Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật của công nhân ngành in. 4. Hà Văn Hội (2007). Quản trị nhân lực trong Doanh nghiệp. Hà Nội: NXB Bưu điện. 5. Nguyễn Huyền San (1996). Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển Nhà máy In Diên Hồng. 6. Nhà máy In Diên Hồng (2002). Quy trình thao tác, kiểm tra kỹ thuật ở các giai đoạn công nghệ in sách của nhà máy in Diên Hồng. 7. Nguyễn Hữu Thân (2003). Quản trị nhân sự. Hồ Chí Minh: NXB Thống kê. 8. Nguyễn Ngọc Quân & Lê Minh Thạch (1994). Tổ chức lao động khoa học. Hà Nội: NXB Giáo dục. 9. Nguyễn Vân Điềm & Nguyễn Ngọc Quân (2004). Quản trị nhân lực. Hà Nội: NXB Lao động - Xã hội. 10. Phòng Kế toán (2007). Báo cáo tài chính. 11. Phòng Kế toán (2008). Tổng hợp kế hoạch sản lượng, kế hoạch tài chính năm 2008. 12. Phòng Tổ chức - Hành chính (2007). Danh sách cán bộ công nhân viên Công ty cổ phần in Diên Hồng. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 60 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên 13. Monday, R.W & Noe, R.M (2002). Human resource management. Upper Saddle River: Pearson Education International. 14. Trần Kim Dung (2005). Quản trị nguồn nhân lực. Hà Nội: NXB Thống kê. 15. Trần Xuân Cầu (2002). Phân tích lao động xã hội. Hà Nội: NXB Lao động - Xã hội. 16. Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội. Hồ sơ Công ty cổ phần in Diên Hồng. Lấy vào ngày 20/02/2008, từ địa chỉ website: http://hse.org.vn/thongtin_TCDKGD.asp? MenuId=114120&StockType=2&IssuerID=95 Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 61 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên PHỤ LỤC 1 BẢNG TIÊU CHUẨN CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ CỦA VIÊN CHỨC QUẢN LÝ, CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ, THỪA HÀNH VÀ PHỤC VỤ NHÀ MÁY IN DIÊN HỒNG - 1999 * Chuyên viên quản lý nhân lực Chức trách : + Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện nhiệm vụ được Trưởng phòng phân công. + Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và đề xuất các biện pháp điều chỉnh để thực hiện tốt kế hoạch về định biên lao động, tổ chức và quản lý lao động, định mức sản phẩm và đơn giá tiền lương, cách tính và trả lương đảm bảo khoa học, kịp thời. Phân tích đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện công việc được giao. + Soạn thảo các văn bản cần thiết phục vụ cho công tác tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, tổ chức và quản lý lao động, tiền thưởng, thu nhập, thông tin, thống kê lưu trữ tư liệu, số liệu về công tác tổ chức cán bộ quản lý lao động, định mức sản phẩm và đơn giá tiền lương, cơ chế trả thưởng. + Phối hợp với các viên chức nghiệp vụ trong Phòng và các Phòng liên quan trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. + Chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của Trưởng Phòng Tổ chức - Hành chính. Hiểu biết : + Nắm được các chính sách chung của Nhà nước , Bộ giáo dục và Đào tạo, Nhà xuất bản Giáo dục và Nhà máy trong công tác tổ chức cán bộ, quản lý hợp đồng lao động, tiền lương, tiền thưởng, các chế độ khác đối với người lao động. + Hiểu được tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Nắm được những kiến thức cơ bản về Quản trị nhân lực. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 62 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên + Hiểu về các thủ tục, nguyên tắc hành chính theo quy định của pháp luật. + Viết được các văn bản quy định và hướng dẫn thực hiện công tác tổ chức cán bộ, tiền lương, các chế độ chính sách đối với người lao động trong nhà máy. Làm được: + Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện định biên lao động, quản lý và điều hành lực lượng lao động trong nhà máy, định mức sản phẩm và đơn giá tiền lương, đề xuất các biện pháp điều chỉnh cho phù hợp. + Theo dõi và đề xuất giải quyết các công việc liên quan để chế độ chính sách đối với người lao động: Chế độ tuyển dụng, ký kết, thanh lý hợp đồng lao động, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, các chế độ khuyến khích người lao động, cơ chế tiền thưởng.... Yêu cầu trình độ: + Có trình độ Đại học (hoặc tương đương), đúng chuyên ngành, đã qua lớp bồi dưỡng về công tác tổ chức, lao động, tiền lương. + Đọc hiểu được tài liệu, hồ sơ, sách chuyên môn của 1 ngoại ngữ, sử dụng thành thạo máy vi tính. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 63 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên PHỤ LỤC 2 NHÀ XUẤT BẢN GIÁO DỤC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Công ty cổ phần in Diên Hồng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY TRÌNH VẬN HÀNH MÁY IN A10 1. Vào giờ làm việc phải sử dụng đầy đủ bảo hộ lao động đã được trang bị. 2. Khi vào tiếp nhận ca phải đọc kỹ sổ bàn giao về tình trạng máy móc thiết bị và yêu cầu kỹ thuật của tài liệu in. 3. Không có trách nhiệm, không được sự phân công của Trưởng ca hoặc Phụ trách Phân xưởng thì không được vận hành các thiết bị máy móc. 4. Nghiêm cấm mọi hành vi tự tháo các thiết bị an toàn của máy. Máy không đủ thiết bị an toàn không được vận hành. 5. Trước khi vận hành máy phải kiểm tra an toàn của máy. Kiểm tra đảm bảo mới bấm cho máy chạy nhích 1 (chạy chậm) đủ 1 vòng quay của máy mới được bấm máy chạy nhanh dần. 6. Thợ chính phải chịu trách nhiệm về an toàn thiết bị và chất lượng sản phẩm in ra. Thợ phụ giúp việc thợ chính và chịu trách nhiệm điều hành của thợ chính. Thợ chính, thợ phụ phải làm đúng trách nhiệm được giao không được bỏ vị trí sản xuất khi máy hoạt động. 7. Không để các vật dụng đồ nghề trên thành máy khi máy đang hoạt động. 8. Nghiêm cấm căn chỉnh áp lực mực, nước, lấy giấy in hỏng ra khỏi máy khi máy đang hoạt động. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 64 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên 9. Trong khi vận hành máy móc thiết bị nếu thấy hiện tượng khác thường phải dừng máy và báo cho Phụ trách Phân xưởng, Tổ cơ điện biết để kiểm tra, khắc phục sửa chữa. 10. Kiểm tra hệ thống hơi áp lực đảm bảo, áp suất hơi đúng tiêu chuẩn. Xả nước trong bình hơi (nếu có). 11. Thường xuyên kiểm tra sản phẩm, phát hiện kịp thời những đơn vị in bị sai hỏng. 12. Trong trường hợp mất điện, sửa chữa máy, nghỉ việc phải ngắt cầu dao nguồn và cầu dao tại máy. 13. Hết giờ làm việc phải để dụng cụ gọn gàng, ngăn nắp, vệ sinh máy, thiết bị, nhà xưởng sạch sẽ. Thợ chính phải ghi sổ bàn giao cho ca sau về tình hình sản xuất và tình trạng thiết bị. 14. Thực hiện nghiêm túc công tác vệ sinh công nghiệp hàng tuần. 15. Không được uống bia, rượu trước và trong giờ làm việc. Uống bia rượu không được vận hành máy. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 65 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên PHỤ LỤC 3 QUY ĐỊNH CHO TỪNG BẬC THỢ Bậc II: Hiểu: + Các nguyên nhân gây ra bẩn bản và tác dụng của các nguyên liệu, hóa chất đối với bản như: Axits, dầu rửa lô, dầu rửa cao su... + Nguyên lý sắp xếp các ống của máy in offset 1 màu và 2 màu. + Vị trí sắp xếp các loại lô của máy in offset 1 màu, 2 màu và các chức năng của từng loại. + Nguyên tắc của sự truyền giấy in và nguyên lý của các bộ phận đặt giấy. + Nguyên lý cấu tạo của các loại máy in thử thường và tự động. + Các phương pháp bảo quản, bảo dưỡng máy và lô. + Các phương pháp sử dụng các dụng cụ, đồ nghề, dụng cụ đo và kiểm tra. Biết: + Tên các bộ phận máy mình làm, các dụng cụ đồ nghề, dụng cụ đo và kiểm tra. + Các vị trí của các lỗ tra dầu và tính chất của các loại dầu cần thiết dùng cho máy. + Những công việc cần thiết để chuẩn bị cho một bản in như sử dụng được bộ phận đặt giấy, vuốt giấy, đếm giấy, chồng giấy lên bàn và các công việc phụ khác. + Vận chuyển các bộ phận đặt giấy và cách xử lý cho từng loại giấy khác nhau. + Cách lau chùi, bảo quản máy móc và dụng cụ, đồ nghề theo đúng chế độ đã được quy định. Công việc làm: Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 66 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên + Tra dầu vào các vị trí không bị sót, phát hiện được các trường hợp dầu bị tắc báo cho trưởng kíp biết. + Rửa được lô nước không bị làn sóng, rửa được cao su, ống sắt và ống truyền giấy, “gồm” được kẽm, khi máy đứng không bị vệt cũng như rửa được kẽm khi máy chạy. + Đếm và dỗ được các loại giấy dầy, mỏng, điều khiển tốt bộ phận đặt giấy và các loại nút điện, điều khiển máy chạy và máy đứng. + Giúp thợ chính làm tốt các công việc chuẩn bị in của máy in offset. Bậc IV: Hiểu: + Cách phân biệt các loại giấy và sử dụng cho công việc in theo yêu cầu chất lượng khác nhau. + Cách đo đạc trong bộ phận máy in như: Đo độ ẩm của giấy, chiều dày của giấy và chiều dày của kẽm. + Tính chất của các màng phơi trên kẽm. + Tính chất của từng loại mực in và giấy in. + Tính chất của các loại gia giảm như: Dầu nóng, dầu pha mực, mỡ pha mực, chất mau khô, chất chống khô và cách sử dụng các chất gia giảm đó cho từng loại giấy in. + Nguyên lý cơ bản về ánh sáng và màu sắc. + Cấu tạo của các loại máy xay mực, trộn mực. + Cấu tạo và công dụng của từng bộ phận của máy mình phụ trách. + Nguyên tắc tháo lắp và điều chỉnh các bộ phận chính của máy. Biết: + Tác dụng của các lô nước, lô mực, chà bản và áp lực của các ống sắt, ống bản, ống cao su và áp lực của các lô chà bản. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 67 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên + Sự vận chuyển của tờ giấy in và sự liên quan của díp chuyển giấy, ống sắt và các hàng díp đưa giấy ra phía sau. + Phân tích các màu mực trên bài mẫu, màu chủ yếu để điều chỉnh mực in. + Cấu tạo tầng thứ điểm tơ - ram, ưu và nhược điểm của màng thuốc phơi bản, lắc xa kẽm, đánh giá được chất lượng của bản phơi ra. + Thành phần tham gia trong mực in mầu tổng hợp và pha được mực in thử đùng theo màu mẫu. + Sử dụng và bảo quản các loại máy xay mực, trộn mực. + Cách tháo lắp, điều chỉnh máy, phát hiện những sai hỏng về kỹ thuật in và phân biệt được máy chạy không bình thường để kiểm tra, xử lý kịp thời. + Các phương pháp bảo quản các loại giấy in. Công việc làm: + Sửa chữa, điều chỉnh những hỏng hóc thông thường của máy trong khi in, thuộc phạm vi người sử dụng. + In thử được tài liệu từ 4 - 6 màu đúng với tầng thứ bản kẽm. + In được bản tơ - ram từ 2 - 6 màu như: Bưu ảnh, ký họa. tranh tuyên truyền cổ động, tranh truyện, phụ trương và các công việc tương đương khác, đảm bảo kỹ thuật. + Pha được các loại mực hỗn hợp thông thường. + Sửa chữa được sự biến dạng của điểm tơ - ram khi in lên giấy. + Sử dụng thành thạo 1 kiểu máy in offset cuốn (nếu có). Bậc VI: Hiểu : + Phương pháp phân tích kết quả các phương pháp sửa màu bằng đồ thị. + Nguyên lý chữa màu bằng các loại bản che trước, trong và sau khi tách mẫu. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 68 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên + Phương pháp phục chế mầu đen, trắng, phân tích được những thiếu sót của bài mẫu cũng như biết cách khắc phục được việc sử dụng nguyên liệu không đúng quy định cho công việc thực tế. + Quá trình chế bản và in của hai hệ thống in Typô và Offset. Biết : + Biết cách kế chụp cho các loại bài mẫu có tính chất đặc biệt và định hướng phương pháp chụp thích hợp. + Tính năng, tác dụng toàn bộ cơ cấu chi tiết của các bộ phận trong máy chụp ảnh. + Sửa được các sai hỏng của máy móc, thiết bị, nguyên liệu, hóa chất và ánh sáng trong phạm vi của người sử dụng. + Phát hiện một cách chính xác những sai hỏng của máy móc, thiết bị để chỉ dẫn thợ điện, cơ sửa chữa. + Điều chỉnh các loại hóa chất trong dung dịch thuốc trong chụp ảnh. Công việc làm : + Thiết kế được toàn bộ phương pháp chụp phóng tơ - ram làm theo cách chụp trực tiếp và gián tiếp, lấy được tầng thứ theo yêu cầu. + Chụp tách mẫu trực tiếp và gián tiếp trên tất cả các bài mẫu khó : Khuôn khổ khác nhau với những bản che trước và trong khi tách mầu như tranh sơn mài, bột màu, thuốc nước, ảnh màu thiên nhiên có những đường nét kèm theo. + Làm được các loại bản che đen, trắng và màu nước, trong và sau khi tách màu như : cấp I, II, III bản che ánh sáng da cam, các loại bản che khác và làm được những công việc tương đương khác. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 69 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên PHỤ LỤC 4 DANH MỤC CÂU HỎI PHỎNG VẤN Đối với Phó Quản đốc Phân xương In Offset: 1. Trên thực tế hiện nay, số lượng và loại bậc thợ đang đứng máy tại mỗi máy in là bao nhiêu? 2. Tình hình về sản lượng giao nhận và năng suất của công nhân qua từng Quý? 3. Vấn đề thu nhập và sức khỏe của người công nhân hiện nay như thế nào? 4. Với định biên của Công ty đã phù hợp với tình hình sản xuất hiện nay hay không? 5. Ý kiến của Ông để hoàn thiện tốt hơn nữa định biên lao động cho từng máy in trong Phân xưởng? Đối với công nhân trực tiếp đứng máy: 1. Trên thực tế hiện nay, số lượng và loại bậc thợ đang đứng máy tại mỗi máy in là bao nhiêu? 2. Các công việc chính tại từng máy in là gì? 3. Những khó khăn trong quá trình sản xuất? 4. Tình hình về sản lượng giao nhận và năng suất của công nhân qua từng Quý? 5. Vấn đề thu nhập và sức khỏe của người công nhân hiện nay như thế nào? 6. Với định biên của Công ty đã phù hợp với tình hình sản xuất hiện nay hay không? 7. Ý kiến của Ông để hoàn thiện tốt hơn nữa định biên lao động cho từng máy in trong Phân xưởng Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 70 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN...............................................................................................................71 Tác giả xin cam đoan chuyên đề này hoàn toàn do tác giả nghiên cứu, không sao chép của người khác hay bất cứ tài liệu nào. Những đoạn tham khảo, tác giả đã có trích dẫn nguồn tham khảo. Số liệu trong chuyên đề là hoàn toàn chính xác, nếu sai tác giả xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước khoa và trường...................................................71 Sinh viên..............................................................................................................................71 PHỤ LỤC 1......................................................................................................59 PHỤ LỤC 2.....................................................................................................61 PHỤ LỤC 3.....................................................................................................63 PHỤ LỤC 4.....................................................................................................67 XÁC NHẬN CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP............................................................. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 71 GVHD: ThS. Nguyễn Đức Kiên LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan chuyên đề này hoàn toàn do tác giả nghiên cứu, không sao chép của người khác hay bất cứ tài liệu nào. Những đoạn tham khảo, tác giả đã có trích dẫn nguồn tham khảo. Số liệu trong chuyên đề là hoàn toàn chính xác, nếu sai tác giả xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước khoa và trường. Sinh viên Hoàng Thị Phương Thảo Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A [...]... Nhược điểm: Tốn thời gian và chi phí Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 20 GVHD: ThS Nguyễn Đức Kiên CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ BÁO CẦU NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN DIÊN HỒNG 1 Tổng quan về Công ty cổ phần in Diên Hồng 1.1 Giới thiệu chung về Công ty Một vài nét chung .Công ty cổ phần in Diên Hồng, tiền thân là Nhà máy in Diên Hồng là doanh nghiệp được... Nhà in thành phố Hồ Chí Minh, nhà in Trần Phú… Vị thế doanh nghiệp Hiện nay có 4 công ty in trực thuộc Nhà xuất bản Giáo dục với quy mô sản xuất tương tự nhau là Công ty cổ phần in Diên Hồng, Công ty cổ phần in Sách giáo khoa tại thành phố Hà Nội, Công ty cổ phần in Sách giáo khoa Hòa Phát, và Công ty cổ phần in Sách giáo khoa tại thành phố Hồ Chí Minh Hàng năm, công ty In Diên Hồng thực hiện in khoảng... tự kinh doanh của mình để chủ động trước sự biến động của môi trường kinh doanh • Hiện tại, ngành in cũng như những ngành khác đang gặp phải sự cạnh tranh gay gắt về giá cả Vì vậy, các Công ty in phải đưa ra mức giá hợp lý để có thể thu hút được các đơn đặt hàng 2 Thực trạng công tác dự báo cầu nhân lực tại Công ty cổ phần in Diên Hồng 2.1 Thực trạng các công tác làm cơ sở cho quá trình dự báo cầu nhân. .. lượng công việc đúng tiêu chuẩn chất lượng trong những điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định Thông qua mức lao động ta có thể dự đoán được cầu nhân lực của tổ chức, Do đó, định mức lao động là cơ sở của dự đoán cầu nhân lực 4 Các phương pháp dự báo nhu cầu nhân lực 4.1 Dự báo nhu cầu nhân lực ngắn hạn Theo tác giả Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân (2004), một số phương pháp dự báo cầu nhân lực ngắn... động Quy trình công nghệ của Công ty cổ phần in Diên Hồng được thể hiện qua sơ đồ sau: Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 25 GVHD: ThS Nguyễn Đức Kiên Quy trình: Chế bản, bình bản, phơi bản Kế hoạch In Offset Cắt rọc giấy theo yêu cầu Nhập kho Máy dao trắng Hoàn thiện sách KCS tờ in Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ in tại Công ty cổ phần in Diên Hồng (Phòng Tổ chức... được thành lập dưới hình thức Công ty cổ phần và chọn hình thức “Bán một phần vốn Nhà nước có tại doanh nghiệp phát hành cổ phiếu thu hút thêm vốn” theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định số 64/2002/NĐ - CP ngày 19/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ về chuyển doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty cổ phần Công ty cổ phần in Diên Hồng là công ty con của Nhà xuất bản Giáo dục, có tư cách pháp nhân đầy đủ, tự chịu trách... nhân lực dài hạn 4.2.1 Các phương pháp định lượng Cũng theo tác giả Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân (2004), một số phương pháp để dự báo cầu nhân lực dài hạn, đó là: Phương pháp dựa vào nhu cầu nhân lực của từng đơn vị: Theo phương pháp này, người quản lý ở từng đơn vị (phân xưởng, phòng, ban) dựa vào mục tiêu của đơn vị, xác định khối lượng công việc cần phải hoàn thành cho thời kỳ kế hoạch, dự. .. những sản phẩm của Công ty phải có chất lưọng cao và đáp ứng được các yêu cầu khác nhau từ phía đơn đặt hàng Quy trình công nghệ của Công ty cổ in Diên Hồng là quy trình sản xuất phức tạp, chế biến liên tục, sản phẩm là kết quả của nhiều công đoạn Hiện nay, Công ty dang sử dụng công nghệ in Offset Đây là công nghệ in hiện đại và tiên tiến hiện nay với hệ thống các thiết bị chế bản in và hoàn thiện sách... QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 23 GVHD: ThS Nguyễn Đức Kiên Ngày 29/3/2004, thực hiện chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp của Nhà nước, theo Quyết định số 1574/QĐ-BGĐ&ĐT-TCCB, Nhà máy in Diên Hồng đã thực hiện việc cổ phần hoá và chuyển đổi thành Công ty cổ phần in Diên Hồng trực thuộc nhà xuất bản Giáo dục với vốn điều lệ 10 tỷ đồng, đồng thời đăng ký mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh, sản xuất... am hiểu về tổ chức, có kiến thức và kinh nghiệm dự báo nhân lực - Xác định rõ những vấn đề có ảnh hưởng đến dụ báo cầu nhân lực: Khó khăn, thuận lợi, mục tiêu và chiến lược phát triển của tổ chức trong tương lai - Soạn một bảng hỏi về dự báo cầu nhân lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch và gửi đến các chuyên gia Sinh viên: Hoàng Thị Phương Thảo Lớp: QTNL46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 19 GVHD: ThS ... báo cầu nhân lực Chương 2: Thực trạng công tác dự báo cầu nhân lực Công ty cổ phần in Diên Hồng Chương 3: Phương hướng giải pháp nhằm hoàn thiện công tác dự báo cầu nhân lực Công ty cổ phần in Diên. .. đề tài Nhằm phân tích thực trạng công tác dự báo cầu nhân lực Công ty cổ phần in Diên Hồng đưa phương hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác dự báo cầu nhân lực Công ty Đối tượng phạm vi nghiên... quan Công ty cổ phần in Diên Hồng 1.1 Giới thiệu chung Công ty Một vài nét chung .Công ty cổ phần in Diên Hồng, tiền thân Nhà máy in Diên Hồng doanh nghiệp thành lập hình thức Công ty cổ phần