TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA LUẬT  LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN LUẬT KHÓA 38 (2012 – 2015) Đề tài: QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: Ths. Võ Duy Nam Trƣơng Ngọc Oanh Bộ môn Luật Hành Chính MSSV: S120060 Lớp: Luật VB2-ĐT Cần Thơ, Tháng Năm 2014 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài 2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3. Mục đích và phƣơng pháp nghiên cứu 4. Bố cục luận văn Chƣơng 1 ............................................................................................................................. 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ....................................................................... 9 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ............................... 9 1.1.1. Khái niệm văn phòng công chứng ..................................................................................9 1.1.2. Đặc điểm của văn phòng công chứng .............................................................. 10 1.2. QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ................ 11 1.2.1. Khái niệm và đặc điểm của công tác quản lý nhà nƣớc đối với văn phòng công chứng..................................................................................................................... 11 1.2.1.1 Khái niệm về công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng ...........12 1.2.1.2. Đặc điểm về quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng ............................12 1.2.2. Các nguyên tắc quản lý nhà nƣớc đối với văn phòng công chứng................. 15 1.2.2.1. Nguyên tắc đảm bảo sự quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng từ TW đến địa phương ..........................................................................................................................15 1.2.2.2. Nguyên tắc đảm bảo sự độc lập và tự chịu trách nhiệm của Công chứng viên trong thực hiện hoạt động công chứng .......................................................................................16 1.2.2.3. Nguyên tắc đảm bảo pháp chế xã hội chủ nghĩa trong quản lý hoạt động của Văn phòng công chứng ....................................................................................................................16 1.2.3. Nội dung quản lý nhà nƣớc đối với văn phòng công chứng ........................... 17 1.2.3.1. Quản lý văn phòng công chứng về mặt hình thức.....................................................17 1.2.3.2. Quản lý văn phòng công chứng về mặt nội dung là việc quản lý đối với các hợp đồng giao dịch thông qua hoạt động của văn phòng công chứng...............................18 1.2.3.3. Quản lý văn phòng công chứng thông qua hoạt động thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm .................................................................................................................................................20 1.3. PHÂN BIỆT PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ... 21 1.4. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG CHỨNG .......................... 24 CHƢƠNG 2 ...................................................................................................................... 28 NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ........................................................... 28 2.1 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ............................................................ 28 2.1.1 Địa vị pháp lý của văn phòng công chứng......................................................... 28 2.1.2 Tên gọi của văn phòng công chứng .................................................................... 29 2.1.3 Bổ nhiệm công chứng viên đối với văn phòng công chứng .............................. 29 2.1.4 Miễn nhiệm công chứng viên .............................................................................. 31 2.1.5 Mua trách nhiệm bảo hiểm nghề nghiệp cho công chứng viên ....................... 32 2.1.6. Điều kiện, hồ sơ thành lập văn phòng công chứng .......................................... 34 2.1.7 Nguồn tài chính của phòng công chứng ............................................................ 35 2.2. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ...................... 36 2.2.1. Hoạt động của Văn phòng công chứng ............................................................. 36 2.2.2. Hoạt động của Công chứng viên ....................................................................... 39 2.2.3 Hình thức của văn bản công chứng .................................................................. 44 2.2.4 Thủ tục chung công chứng hợp đồng giao dịch ............................................... 48 Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản ................................................................... 50 Công chứng di chúc ........................................................................................................... 50 Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản ............................................................ 51 Công chứng văn bản khai nhận di sản .............................................................................. 51 Nhận lưu giữ di chúc .......................................................................................................... 52 2.2.5. Hồ sơ công chứng và chế độ lƣu trữ ................................................................. 52 2.2.6. Giải quyết khiếu nại, tố cáo ............................................................................... 55 CHƢƠNG 3 ...................................................................................................................... 58 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP VÀ KIẾN NGHỊ ............... 58 3.1 CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG Ở TỈNH ĐỒNG THÁP ......... 58 3.1.1. Tên gọi của văn phòng công chứng ở tỉnh Đồng Tháp ................................... 59 3.1.2. Bổ nhiệm công chứng viên đối với Văn phòng công chứng ở tỉnh Đồng Tháp ........................................................................................................................................ 59 3.1.3. Loại hình tổ chức hành nghề công chứng ở tỉnh Đồng Tháp ......................... 60 3.1.4. Mô hình hoạt động.............................................................................................. 60 3.1.5. Nguyên tắc quản lý ............................................................................................. 62 3.1.6. Quyền và nghĩa vụ của cán bộ - nhân viên....................................................... 62 3.1.7. Quy trình tiếp nhận, xử lý và hoàn trả hồ sơ ................................................... 63 3.1.8. Quản lý tài chính ................................................................................................ 66 3.1.9. Chế độ khen thƣởng và kỷ luật ......................................................................... 67 3.2. NHỮNG MẶT TÍCH CỰC TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP ............................. 67 3.3. MỘT SỐ HẠN CHẾ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP ............................................. 73 3.3.1. Về ban hành văn bản quản lý ............................................................................ 73 3.3.2. Về tổ chức thực hiện quản lý ............................................................................. 73 3.3.3. Về thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm đối với các Văn phòng công chứng .. 75 3.4. KIẾN NGHỊ ............................................................................................................... 77 3.4.1. Nâng cao đội ngũ công chứng viên theo hƣớng chuyên nghiệp hóa .............. 77 3.4.2. Thành lập Hiệp hội nghề công chứng trên địa bàn tỉnh ................................. 78 3.4.4. Xây dựng kho lƣu trữ dữ liệu để Hiệp hội nghề công chứng tra cứu thông tin nhanh chóng ............................................................................................................ 79 3.4.5. Xây dựng một hệ thống thanh tra, kiểm tra đối với hoạt động công chứng . 79 KẾT LUẬN……………………………………………………………………………...80 TÀI LIỆU THAM KHẢO NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Sự xuất hiện và phát triển của nền kinh tế thị trường, kinh tế hàng hóa đã làm cho các mối quan hệ trong xã hội ngày càng phát triển, nhất là mối quan hệ giao dịch. Các quan hệ giao dịch không có sự hướng dẫn, quản lý của Nhà nước bằng pháp luật sẽ trở nên lộn xộn, các tranh chấp, vi phạm sẽ xảy ra ngày càng nhiều, gây khó khăn thiệt hại cho công dân, cơ quan, tổ chức hoặc nhà nước. Trong cuộc sống đời thường cũng như trong các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, khi có tranh chấp xảy ra, các đương sự thường có xu hướng tìm kiếm những chứng cứ để bênh vực cho lý lẽ của mình hoặc bác bỏ lập luận của đối phương. Điều đó đòi hỏi Nhà nước phải có những biện pháp hữu hiệu để quản lý các giao dịch dân sự, kinh tế cũng như bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, công dân, góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của toàn xã hội. Và hơn hết, chính bản thân những người tham gia vào giao dịch dân sự, bản thân họ cũng mong muốn có thể phòng ngừa và đảm bảo pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế thương mại mà chính họ tham gia, họ cần đến chứng cứ có giá trị pháp lý hợp pháp, được pháp luật bảo hộ đó là “chứng cứ công chứng” - loại chứng cứ xác thực, chứng cứ đáng tin cậy hơn hẳn các loại giấy tờ không có chứng cứ xác thực. Chính vì vậy, sự ra đời của Luật Công chứng đã đánh dấu một bước ngoặc không nhỏ trong lĩnh vực hành chính, nó là một hoạt động quan trọng. một thể chế không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền. Cùng với sự ra đời của Luật Công chứng là sự xuất hiện của các Văn phòng công chứng. Điều này đã khắc phục được những hạn chế đáng kể như sự quá tải của các Phòng công chứng, cũng như việc phân định giữa công chứng và chứng thực, vấn đề phân cấp, phân quyền trong quản lý nhà nước về công chứng…Sự ra đời của Văn phòng công chứng đã góp phần chuyên nghiệp hóa và xã hội hóa hoạt động công chứng được, bước đột phá trong cải cách hoạt động công chứng ở Việt Nam. Tuy nhiên việc ra đời của Văn phòng công chứng bên cạnh Phòng công chứng cũng đặt ra những vấn đề cấp bách trong quản lý mà Luật Công chứng không thể tiên liệu được trước những vướng mắc, khó khăn khi triển khai thực hiện. Thực tế với nhiều biến động. Thực tế trên địa bàn cả nước nói chung và địa bàn tỉnh Đồng Tháp nói riêng vấn đề quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng vẫn còn là một vấn đề bức thiết cần được các cấp chính quyền quan tâm. Với ý nghĩa quan trọng đặt ra trong quản lý nhà nước về xu hướng “xã hội hóa dịch vụ công” thì công tác quản lý nhà nước đối với các văn phòng công chứng trong giai đoạn hiện nay về mặt lý luận và thực tiễn là thật sự cần thiết. Chính vì lý do đó, tác giả chọn đề tài “Quản lý nhà nước đối với các văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp” để làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình. 2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: a. Đối tượng nghiên cứu: Những quy định của pháp luật về lĩnh vực công chứng và quản lý nhà nước về văn phòng công chứng bằng cách nêu lên những khái niệm và các đặc điểm về công chứng và văn phòng công chứng, bên cạnh đó tác giả cũng sẽ so sánh như thế nào là công chứng và chứng thực, so sánh giữa Văn phòng công chứng và Phòng công chứng để làm rõ thêm hai khái niệm này. Về công tác quản lý nhà nước đối với các văn phòng công chứng tác giả sẽ nêu lên một cách khái quát về các đặc điểm và nguyên tắc trong công tác quản lý. Bên cạnh đó đối tượng nghiên cứu của tác giả trong luận văn này sẽ là thực trạng quản lý nhà nước đối với các văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp. b. Phạm vi nghiên cứu: Về thời gian: Hoạt động quản lý nhà nước đối với công chứng nói chung và hoạt động quản lý nhà nước đối văn phòng công chứng nói riêng từ khi có Luật Công chứng. Về không gian: Nghiên cứu các văn phòng công chứng đang hoạt động trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp. 3. Mục đích và phƣơng pháp nghiên cứu a. Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng và thực tiễn quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng thì luận văn sẽ đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp hiện nay. b. Phương pháp nghiên cứu: Cơ sở để tác giả dùng để làm phương pháp luận nghiên cứu trong đề tài là phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, các phương pháp nghiên cứu khoa học khác cụ thể như phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp đánh giá, phương pháp điều tra, thống kê nhằm mục đích là làm sáng tỏ nội dung nghiên cứu của đề tài. 4. Bố cục luận văn Luận văn gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng công chứng và quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng. Chương 2: Những quy định của pháp luật về công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng. Chương 3: Thực trạng về công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp và kiến nghị. Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 1.1.1. Khái niệm văn phòng công chứng Trong các Nghị định trước đây, cụ thể là ở Nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng 2 năm 1991, Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 và Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 đều xác định công chứng ở nước ta là Nhà nƣớc thực hiện công chứng chứ chưa hướng đến việc xã hội hóa các hoạt động về công chứng. Ở các nước khác trên thế giới, mô hình văn phòng công chứng đã có từ rất sớm nhưng mãi đến khi Luật công chứng 2006 ra đời thì nước ta mới thừa nhận mô hình văn phòng công chứng, tồn tại song song bên cạnh phòng công chứng và là một trong hai hình thức được quy định tại Điều 23 của Luật công chứng. Có thể nói với sự ra đời của văn phòng công chứng đã đánh dấu một bước tiến mới trong hoạt động công chứng ở nước ta hiện nay, là bước ngoặt quan trọng trong lĩnh vực công chứng tư, là cơ sở để nhà nước quản lý các giao dịch dân sự, thúc đẩy chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng nói chung và xã hội hóa hoạt động công chứng nói riêng. Tại Điều 26 Luật Công chứng quy định như sau: Điều 26. Văn phòng công chứng 1. Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập. Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên. 2. Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. Chính phủ quy định con dấu của Văn phòng công chứng. 3. Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc. Từ những quy định trên của pháp luật, có thể hiểu một cách khái quát: Văn phòng công chứng không phải là cơ quan hành chính nhà nước mà là một doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp nhưng vẫn mang tính quyền lực nhà nước. Văn phòng công chứng có ít nhất một công chứng viên trở lên thành lập, được tổ chức theo hình thức Doanh nghiệp tư nhân hoặc là công ty hợp danh, thực hiện các hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật và đặt dưới sự quản lý của nhà nước. Văn phòng công chứng ra đời đánh dấu một bước phát triển xã hội hóa dịch vụ công, xóa bỏ độc quyền của Nhà nước trong lĩnh vực công chứng, trở thành bệ phóng cho Nhà nước dần rút khỏi việc trực tiếp cung ứng dịch vụ công chứng tiến tới chuyển giao hẳn cho các chủ thể phi nhà nước thực hiện, Nhà nước chỉ đóng vai trò duy nhất là chủ thể quản lý nhà nước. 1.1.2. Đặc điểm của văn phòng công chứng1 - Về tổ chức của văn phòng công chứng Theo quy định tại Điều 26 của Luật Công chứng, Văn phòng công chứng là tổ chức dịch vụ công do một hoặc một số công chứng viên hành nghề tự do thành lập, Văn phòng công chứng do một Công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo mô hình Doanh nghiệp tư nhân; do hai công chứng viên trở lên thành lập thì hoạt động theo mô hình công ty hợp danh. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là trưởng phòng công chứng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên. VPCC có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu nhập hợp pháp khác. 1 Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội, http://luanvan.net.vn/luanvan/luan-van-quan-ly-nha-nuoc-doi-voi-cac-van-phong-cong-chung-tren-dia-ban-thanh-pho-ha-noi-34428/ [ngày truy cập 12-8-2014] - Về hoạt động của Văn phòng công chứng Hoạt động của Văn phòng công chứng vừa mang tính công quyền (nhân danh nhà nước vì lợi ích nhà nước), vừa mang tính dịch vụ công (nhằm mục đích phục vụ ngày càng tốt hơn cho lợi ích của các tổ chức, cá nhân có nhu cầu công chứng, trên cơ sở phù hợp với lợi ích của xã hội). Tính chất dịch vụ công của công chứng hướng đến ba lợi ích: + Lợi ích của Nhà nước: Sự ra đời của Văn phòng công chứng đã giúp nhà nước vừa giảm bớt gánh nặng cho mình vừa phát huy được tối đa nguồn lực trong xã hội, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. + Lợi ích của các bên tham gia giao dịch: Văn phòng công chứng đã giúp cho các tổ chức, cá nhân thực hiện các giao dịch của minh một cách thuận lợi, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch. + Lợi ích của Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng khi thực hiện hoạt động công chứng được thu phí và thù lao công chứng theo quy định. - Nguồn tài chính của Văn phòng công chứng Văn phòng công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu nhập hợp pháp khác, bao gồm: + Kinh phí đóng góp của công chứng viên theo Luật Doanh nghiệp. + Phí công chứng: phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng. Mức thu phí công chứng được áp dụng thống nhất đối Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng. Bộ tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp quy định mức thu, chế độ quản lý, sử dụng phí công chứng. + Thù lao công chứng: là khoản tiền do Văn phòng công chứng thu được từ việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến công việc công chứng. Mức thù lao đối với từng loại việc do tổ chức hành nghề công chứng xác định. + Các nguồn thu khác: Là khoản tiền do Văn phòng công chứng thu từ việc người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của Văn phòng công chứng. Mức thu phí này do tổ chức hành nghề công chứng và người yêu cầu công chứng thỏa thuận. 1.2. QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 1.2.1. Khái niệm và đặc điểm của công tác quản lý nhà nƣớc đối với văn phòng công chứng 1.2.1.1 Khái niệm về công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng2 Từ khi ra đời Văn phòng công chứng thì hoạt động công chứng được biết đến như một hoạt động dịch vụ pháp lý để đảm bảo cho các giao dịch, nếu nhà nước không có những chính sách quản lý phù hợp thì vô hình chung hoạt động văn phòng công chứng có thể trở thành công cụ tiếp sức cho các hành vi vi phạm pháp luật, thực tế thì sau khi các văn phòng công chứng được thành lập một cách ồ ạt không có quy hoạch tổng thể, bản thân đây là lĩnh vực mới gần như quản lý nhà nước đang bỏ ngỏ, vì thế thời gian qua đã có những hậu quả vô cùng to lớn. Quản lý Nhà nước với Văn phòng công chứng là việc Nhà nước dùng các biện pháp, công cụ có được tác động vào lĩnh vực công chứng để hệ thống văn phòng công chứng hoạt động đúng định hướng, mục tiêu mà Nhà nước mong muốn. Trong thời gian qua, hoạt động của văn phòng công chứng ở nước ta có những đóng góp tích cực cho sự phát triển cho nền kinh tế - xã hội cho đất nước, khẳng định ngày càng rõ hơn vị trí vai trò quan trọng của công chứng trong đời sống xã hội, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về công chứng của nhân dân trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, đồng thời là công cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước có hiệu quả, đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch, góp phần tích cực vào việc phòng ngừa các tranh chấp có thể xảy ra bất cứ lúc nào, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. 1.2.1.2. Đặc điểm về quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng - Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng nhằm đảm bảo sự ổn định và phát triển của các văn phòng công chứng theo hướng xã hội hóa Với vai trò, chức năng và vị trí đặc biệt nên các tổ chức hành nghề công chứng phải mang tính ổn định và bền vững rất cao. Không giống như sự phát triển của các mô hình dịch vụ công khác, sự phát triển của các tổ chức hành nghề công chứng cần có sự điều tiết, phân bổ và kiểm soát trong một quy hoạch, nhất là sau khi hoạt động công chứng đã được xã hội hóa. Chính vì vậy, rất cần thiết có quy hoạch phát triển các mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng, cũng như thực hiện quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh Đồn Tháp để đảm bảo các tổ chức hành nghề công chứng được thành lập và phân bố một cách hợp lý, khoa học, đáp ứng các yêu cầu công chứng của người dân một cách đầy đủ và thuận tiện. Mục tiêu xã hội hóa công chứng là phát triển rộng mạng lưới công chứng, xóa bỏ việc kiêm nhiệm chức năng công chứng của các cơ quan hành chính, nâng cao chất lượng 2 Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội, http://luanvan.net.vn/luanvan/luan-van-quan-ly-nha-nuoc-doi-voi-cac-van-phong-cong-chung-tren-dia-ban-thanh-pho-ha-noi-34428/ [ngày truy cập 12-8-2014] dịch vụ công. Cải cách xã hội với cải cách tư pháp là một trong những quan tâm hàng đầu. Nếu Nhà nước buông lỏng quản lý, hậu quả sẽ vô cũng nghiêm trọng. Thực tế đã chứng minh, do chúng ta chưa có một hệ thống trải rộng và thống nhất trong việc áp dụng, chưa có một ngân hàng hồ sơ lưu trữ tốt nên đã có rất nhiều tranh chấp phát sinh từ hoạt động của công chứng. Điều đó thêm một lần nữa khẳng định vai trò đặc biệt quan trong của Văn phòng công chứng trong sự nghiệp phát triển ổn định kinh tế xã hội tại Việt Nam hiện nay. Việc xã hội hóa dịch vụ công chứng cũng đồng nghĩa với việc nâng cao trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước đối với hoạt động cung ứng loại hình dịch vụ này. Quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng sau khi hệ thống các văn phòng công chứng được thành lập có những điểm mới thay đổi căn bản, theo đó, đối tượng của hoạt động quản lý nhà nước hiện nay ngoài các phòng công chứng còn bao gồm các văn phòng công chứng. Hoạt động quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng gắn liền với việc quy định các tiêu chuẩn thành lập văn phòng công chứng, cấp phép thành lập, bổ nhiệm Công chứng viên, giám sát, kiểm tra, đánh giá hoạt động công chứng. - Quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng nhằm đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp cũng như hiệu lực của văn bản công chứng Với vai trò của công chứng là chứng nhận tính xác thực, vì thế văn bản công chứng có ý nghĩa là chứng cứ trước tòa, là căn cứ pháp lý hợp pháp để xác lập quyền sở hữu cho các bên có quyền liên quan (ví dụ văn bản công chứng hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất là căn cứ để cơ quan đăng ký nhà đất cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất cho các chủ thể…). Ngoài ra, công chứng còn có vai trò tư vấn: Công chứng viên tư vấn cho người yêu cầu công chứng về các thủ tục pháp lý trong hoạt động công chứng. Có thể nói, công chứng có mặt trong hầu hết các lĩnh vực, đời sống của cá nhân, của con người từ lúc sinh ra đến lúc mất đi, đảm bảo cho mọi hoạt động cũa xã hội được phát triển bền vững, an toàn. Văn bản công chứng là hành lang pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức, phù hợp với Hiến pháp và pháp luật, ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật, phòng ngừa rủi ro, tranh chấp hoặc khi có rủi ro, tranh chấp xảy ra các cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào văn bản công chứng để giải quyết các vụ việc tranh chấp. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và Công chứng viên là người được nhà nước bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với những giao dịch, hợp đồng mà mình chứng nhận, vì thế, nó có giá trị hiệu lực đối với các bên. - Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng nhằm đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng công chứng đúng phạm vi quy định của pháp luật, không trái đạo đức pháp luật và đạo đức xã hội Quản lý nhà nước có vai trò định hướng sự phát triển của ngành theo lĩnh vực công chứng, xuất phát từ bản chất của hoạt động công chứng là một hoạt động công quyền của nhà nước, công chứng là hoạt động được nhà nước ủy quyền để chứng nhận tính hợp pháp, tính xác thực của hợp đồng, giao dịch. Vì thế, việc xác định phạm vi, ranh giới các việc công chứng, nói cách khác là xác định thẩm quyền của văn phòng công chứng được làm những việc gì có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà nước trong quản lý đối với Văn phòng công chứng, nhằm phòng ngừa những vi phạm rất dễ xảy ra trong lĩnh vực này. Sự ra đời của các văn bản quy định về công chứng không ngừng thay đổi và hoàn thiện đã cho thấy hoạt động công chứng ở nước ta ngày càng phát triển, có thể nhận thấy rằng do sự phát triển của nền kinh tế thị trường đã tạo điều kiện cho các mối quan hệ kinh tế và thương mại ngày càng phong phú, mặt khác trình độ dân trí ngày càng cao kéo theo sự nhận thức pháp luật của người dân về quyền và nghĩa vụ pháp lý trong các quan hệ dân sự ngày càng phát triển, bên cạnh đó những phần tử xấu cũng biết lợi dụng lỗ hổng của pháp luật để trục lợi cho bản thân, nếu như việc xác định mục đích và nội dung hợp đồng công chứng của các công chứng viên trong những trường hợp này không được nhạy bén, trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa cao, chưa rõ ràng thì phải chịu trách nhiệm pháp lý rất nặng nề. Chính vì vậy, nắm bắt được những khó khăn và vướng mắc đang còn tồn tại bên trong hoạt động công chứng nên ngày 30 tháng 10 năm 2012 Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 11/2012/TT-BTP về “Ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng” để đảm bảo việc các công chứng viên thực hiện đúng nhiệm vụ và làm đúng theo quy định của pháp luật. Hoạt động ban hành văn bản nói trên của Nhà nước cũng góp phần vào công tác quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng nói chung và hoạt động của công chứng viên nói riêng. Pháp luật quy định, công chứng viên của văn phòng công chứng là do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm và được phép hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật. Trong công tác chuyên môn nghiệp vụ, công chứng viên không chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý kể cả Trưởng phòng mà phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật. Pháp luật đã giao cho công chứng viên sự độc lập khi tác nghiệp chính vì thế mà công chứng viên không bị lệ thuộc vào cấp trên, đảm bảo cho hoạt động công chứng của công chứng viên không bị tác động bởi một khía cạnh nào, đảm bảo cho việc công chứng được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Với hướng phát triển này, Nhà nước đã định liệu hai vấn đề cơ bản. Thứ nhất, đó là việc xác định sai phạm trong hoạt động công chứng của công chứng viên. Nếu các cơ quan quản lý thấy có bất kỳ một hành động sai trái nào của công chứng viên trong công việc của mình thì sẽ dễ dàng xác minh vấn đề và xử lý một cách khách quan, triệt để đúng người đúng tội. Thứ hai, để đảm bảo công chứng viên làm việc đúng pháp luật, văn phòng công chứng phải đảm bảo bằng việc mua bảo hiểm các công chứng viên. Tuy nhiên, dù đã định liệu được hai vấn đề nêu trên để đảm bảo an toàn pháp lý cho hoạt động công chứng tránh rủi ro nhưng pháp luật về quản lý nhà nước vẫn chưa thật sự sát sao trong việc quy định về chế định mua bảo hiểm cho công chứng viên. Luật Công chứng chỉ quy định việc mua bảo hiểm chỉ dành riêng cho công chứng viên của văn phòng công chứng chứ không quy định việc mua bảo hiểm cho công chứng viên của phòng công chứng. Điều này đặt ra một câu hỏi cho người yêu cầu công chứng: Có phải chỉ công chứng viên ở văn phòng công chứng mới có sai sót, còn công chứng viên ở phòng công chứng thì không? Hay, chỉ những văn bản do công chứng viên của văn phòng công chứng công chứng thì mới được đảm bảo và bồi thường khi có rủi ra xảy ra còn văn bản do công chứng viên phòng công chứng công chứng thì không, nếu có xảy ra rủi ro thì sẽ không được bồi thường? Nhưng trên thực tế, việc mua bảo hiểm như thế nào, và đền bù ra sao khi các công chứng viên thực hiện công chứng sai quy định của pháp luật thì gần như trong các văn bản quản lý nhà nước đều chưa tiên liệu được điều này. Thiết nghĩ, Nhà nước phải có những biện pháp hữu hiệu hơn, quy định chi tiết hơn, luật và các nghị định phải quy định đồng nhất tránh tình trạng không biết làm thế nào cho đúng vì dù thế nào đi nữa thì cuối cùng những bên tham gia giao dịch không được đảm bảo sẽ phải hứng chịu. 1.3.1. Các nguyên tắc quản lý nhà nƣớc đối với văn phòng công chứng 1.3.1.1. Nguyên tắc đảm bảo sự quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng từ TW đến địa phương Ở nước ta, pháp luật về công chứng xác định công chứng là một tổ chức, là một bộ phận thuộc các cơ quan hỗ trợ tư pháp, Văn phòng công chứng có tư cách pháp nhân, có trụ sở riêng, có tài khoản riêng và có con dấu theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng có Trưởng phòng, công chứng viên, chuyên viên và các nhân viên hành chính khác. Với những đặc điểm vừa nói trên thì Văn phòng công chứng đủ điều kiện là một tổ chức. Văn phòng công chứng hiện nay không phải là cơ quan quản lý nhà nước, không phải là đơn vị sản xuất kinh doanh cũng không phải là cơ quan tư pháp. Nội dung của nguyên tắc này thể hiện ở chổ, Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về văn phòng công chứng; Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trong phạm vi toàn quốc; UBND cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên phạm vi địa phương. 3 1.3.1.2. Nguyên tắc đảm bảo sự độc lập và tự chịu trách nhiệm của Công chứng viên trong thực hiện hoạt động công chứng Công chứng viên thực hiện việc công chứng một cách độc lập, không bị chi phối hoặc chịu sự áp đặt bởi bất cứ tổ chức, cá nhân nào, chính vì thế người thực hiện hành vi công chứng phải chịu trách nhiệm độc lập trước pháp luật về công việc mà mình chịu trách nhiệm độc lập trước pháp luật về công việc mà mình thực hiện. Theo quy định hiện hành, công chứng là một trong các nghề bổ trợ tư pháp, Công chứng viên là một chức danh tư pháp, Công chứng viên hoạt động độc lập, tuân theo pháp luật, thủ trưởng cơ quan công chứng không chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do công chứng viên thực hiện. Theo quy định hiện nay, quan hệ giữa công chứng viên và Trưởng văn phòng công chứng chỉ là quan hệ hành chính khi được phân công thực hiện các việc công chứng, còn khi thực hiện các hành vi công chứng thì công chứng viên nhân danh mình với tư cách là công chứng viên. Ngoài ra, Công chứng viên còn phải đảm bảo giữ bí mật tuyệt đối về nội dung công chứng và các thông tin liên quan đến hoạt động công chứng, trừ những trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, truy tố, xét xử vụ việc có liên quan đến việc đã công chứng. 1.3.1.4. Nguyên tắc đảm bảo pháp chế xã hội chủ nghĩa trong quản lý hoạt động của Văn phòng công chứng Công chứng ở nước ta hoạt động theo nguyên tắc việc công chứng phải tuân theo quy định của pháp luật về công chứng. Thực hiện nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa trong hoạt động công chứng có nghĩa là những người thực hiện hành vi công chứng và những người yêu cầu công chứng phải nghiêm chỉnh và triệt để tuân thủ pháp luật khi thực hiện nghĩa vụ và quyền hạn của mình, đồng thời cơ quan quản lý Văn phòng công chứng phải thực hiện việc quản lý, điều hành, phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về công chứng, đảm bảo cho pháp luật được tôn trọng và thi hành nghiêm minh. 3 Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội, http://luanvan.net.vn/luanvan/luan-van-quan-ly-nha-nuoc-doi-voi-cac-van-phong-cong-chung-tren-dia-ban-thanh-pho-ha-noi-34428/ [ngày truy cập 12-8-2014] Mọi công dân, tổ chức đều có quyền đến cơ quan công chứng để yêu cầu thực hiện công chứng trong khuôn khổ pháp luật quy định, đảm bảo sự thống nhất về kỷ cương, trật tự, hiệu lực quản lý các hoạt động giao dịch, đảm bảo dân chủ và công bằng xã hội, đồng thời tránh khuynh hướng tùy tiện trong công tác công chứng, chứng thực. Khi thực hiện công chứng các Văn phòng công chứng phải tuân thủ các nguyên tắc, trình tự, thủ tục được quy định trong Nghị định về tổ chức và hoạt động công chứng. Hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng nhằm giúp đỡ pháp lý cho công dân, tổ chức trong việc thực hiện quyền và bảo vệ lợi ích hợp pháp của họ. Vì vậy, công chứng viên phải có trách nhiệm giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của họ, cũng như ý nghĩa pháp lý của việc công chứng mà họ yêu cầu. 1.4.1. Nội dung quản lý nhà nƣớc đối với văn phòng công chứng Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng gồm: thành lập, hoạt động, giải thể, kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm về công chứng, có thể chia làm ba nội dung chính. 1.4.1.1. Quản lý văn phòng công chứng về mặt hình thức Công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng về mặt hình thức được thống nhất từ TW đến địa phương và được cụ thể hóa thông qua Luật Công chứng 2006 và các văn bản khác như: - Thông tư 11/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 6 năm 2011 về việc “Hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng”. - Thông tư 11/2012/TT-BTP ngày 30 tháng 10 năm 2012 về việc “Ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng”. - Nghị định 04/2013/NĐ-Cp ngày 07 tháng 01 năm 2013 về việc “Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng”. Các văn bản nói trên đều có các quy định về tổ chức, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng, tiêu chuẩn, điều kiện bổ nhiệm, quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, quản lý nhà nước về công chứng…. Với định hướng xã hội hóa dịch vụ công nên Nhà nước khuyến khích thành lập các văn phòng công chứng. Chỉ thành lập phòng công chứng trong trường hợp không phát triển được văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tạo điểu kiện và hỗ trợ cho việc thành lập các văn phòng công chứng ở những địa bản khó khăn. Theo đó, Công chứng viên muốn thành lập Văn phòng công chứng thì phải có hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng gửi UBND cấp tỉnh, hồ sơ gồm có: - Đơn đề nghị thành lập VPCC theo quyết định số 01/2008/QĐ-BTP ngày 20/02/2008 của Bộ Tư pháp. - Đề án thành lập Văn phòng công chứng cần phải nêu rõ sự cần thiết của việc thành lập văn phòng công chứng, dự kiến về tổ chức nhân sự, tên gọi, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện về vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện. Pháp luật về công chứng cũng quy định về trụ sở của Văn phòng công chứng, Văn phòng công chứng phải có trụ sở riêng, có phòng làm việc cho công chứng viên, nhân viên, phòng tiếp ngưởi yêu cầu công chứng và kho lưu trữ hồ sơ công chứng. Quy định như vậy nhằm mục đích thắc chặt công tác quản lý nhà nước hơn đối với việc chuẩn bị các thủ tục thành lập văn phòng công chứng, để cho công chứng viên thấy rõ hoạt động công chứng phải tương xứng với vai trò, nhiệm vụ và tính chất của một tổ chức thay mặt Nhà nước thực hiện dịch vụ công, hoạt động của tổ chức phải được thực hiện một cách quy cũ. Tránh tình trạng trụ sở là nơi tạm bợ hoặc là nơi kết hợp nhiều hình thức dịch vụ khác không phù hợp tính chất nghiêm túc của hoạt động công chứng. 1.4.1.2. Quản lý văn phòng công chứng về mặt nội dung là việc quản lý đối với các hợp đồng giao dịch thông qua hoạt động của văn phòng công chứng Luật Công chứng được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2006, bắt đầu có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2007 đến nay đã và đang thực sự đi vào đời sống xã hội. Hiện nay, ngoài loại hình Phòng công chứng (trước đây là Phòng công chứng nhà nước) thì loại hình Văn phòng công đang phát triển khá mạnh mẽ ở nhiều địa phương, nhất là ở các tỉnh, thành phố lớn. Hoạt động của các Văn phòng công chứng này giúp giảm thiểu sự quá tải tại các Phòng công chứng Nhà nước trước đây, góp phần vô cùng quan trọng trong việc bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật và tăng cường pháp chế XHCN, có thể nói sự ra đời của văn phòng công chứng chính là sự “san sẻ” một phần quyền lực của nhà nước cho các Công chứng viên. Vai trò của các Công chứng viên bây giờ giống như một “thẩm phán phòng ngừa”. Chính vì vậy, việc thẩm định kỹ càng các văn bản trước khi công chứng là việc vô cùng quan trọng của các văn phòng này. Bởi nếu việc chứng thực không chính xác sẽ mang lại nhiều rủi ro cho khách hàng, gây thiệt hại lớn thì công chứng viên phải bồi thường bằng tài sản của mình hoặc khách hàng có thể kiện công chứng viên, văn phòng công chứng ra tòa. Tại Điều 2 Luật Công chứng quy định: “Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Tuy nhiên, sau một thời gian dài áp dụng Luật Công chứng, hoạt động của các Văn phòng công chứng đã bộc lộ khá nhiều bất cập. Trong đó đáng kể là sự non kém về nghiệp vụ và kinh nghiệm của không ít công chứng viên dẫn đến tình trạng công chứng ẩu, ký xác thực công chứng mà không đọc kỹ văn bản, không thẩm định, xác minh tài sản, nhân thân của người ký hợp đồng giao dịch. Kết quả là có nhiều bản công chứng bị cơ quan chức năng trả lại, không chấp thuận. Đã có trường hợp Văn phòng công chứng chứng nhận giấy ủy quyền ra tòa để giải quyết vụ việc, nhưng lại bị tòa án trả lại vì trong giấy ủy quyền đó, người được ủy quyền chưa ký mà công chứng viên đã ký xác nhận rồi hoặc gây ra tranh chấp trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản. Chính thực trạng này đã tạo điều kiện cho những Công chứng viên hạn chế về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp bị trục lợi, kéo theo sự nghi ngại của người yêu cầu công chứng cũng như các cơ quan hữu quan đối với các tổ chức hành nghề công chứng sau khi xã hội hóa cũng vì thế mà không dễ gì thay đổi. Hệ thống các Văn phòng công chứng thiếu sự liên kết thông qua mạng nội bộ để chia sẻ thông tin, không có cơ sở dữ liệu chung để kiểm soát thực trạng các hợp đồng dẫn đến thực trạng một căn nhà đem bán cho hai người, một hợp đồng mang đi công chứng tại 2 Văn phòng khác nhau, một tài sản đem thế chấp, bảo lãnh ở nhiều người, nhiều nơi, người đã chết nhưng vẫn công chứng “giao dịch”, công chứng cho người có tài sản đã bán đấu giá thành để thi hành án, công chứng hợp đồng bán đấu giá thành trước khi tổ chức bán đấu giá tài sản... gây hậu quả pháp lý rất nghiêm trọng. Ngoài ra, chưa kể tới chuyện lệ phí tại các Văn phòng này, mỗi nơi quy định một kiểu, mạnh ai nấy thu. Thậm chí, gần đây còn xảy ra hiện tượng tranh chấp giữa những người góp vốn cùng Công chứng viên để mở Văn phòng khiến dư luận xã hội rất quan tâm...Có nhiều ý kiến cho rằng, bên việc tăng cường quản lý của các cơ quan chức năng, cần sớm xây dựng cơ sở dữ liệu chung về công chứng viên trên internet để giúp cho các công chứng viên ở các văn phòng công chứng tại các tỉnh, thành phố phát hiện những hợp đồng công chứng phạm pháp; thành lập Hiệp hội Công chứng và cho rằng Bộ Tư pháp cũng với Sở Tư pháp ở các địa phương nên thường xuyên phối hợp mở các lớp nghiệp vụ để dạy, bồi dưỡng, nâng cao năng lực cho đội ngũ công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng là hết sức cần thiết để tránh những thiệt hại không đáng có xảy ra. 1.4.1.3. Quản lý văn phòng công chứng thông qua hoạt động thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm Trong công tác quản lý nhà nước, hoạt động công chứng đóng vai trò vô cùng quan trọng, hoạt động công chứng góp phần bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật và tăng cường pháp chế XHCN. Điều 11 Luật Công chứng quy định Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng và có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng. Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương và có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng trong phạm vi địa phương mình (Sở Tư pháp là cơ quan chuyên môn giúp UBND cấp tỉnh thực hiện các quyền này). Thanh tra, kiểm tra về công chứng nhằm mục đích đưa hoạt động công chứng đạt được các mục tiêu mà Nhà nước đã đề ra. Qua thanh tra, kiểm tra sẽ đánh giá được thực trạng về tổ chức, biên chế; nắm bắt được những vướng mắc về nghiệp vụ cũng như phát hiện được những vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng, từ đó có kết luận, kiến nghị cụ thể để cấp có thẩm quyền kịp thời xem xét, có biện pháp chấn chỉnh (về tổ chức, biên chế), giải quyết kịp thời những vướng mắc về nghiệp vụ, xử lý nghiêm minh những hành vi vi phạm pháp luật, từng bước đưa công tác công chứng vào nề nếp. Khi đó, để thực hiện tốt được nhiệm vụ, công tác thanh tra trong ngành tư pháp (Thanh tra Bộ, Thanh tra Sở) đòi hỏi phải được kiện toàn về tổ chức bộ máy, tăng cường biên chế; nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ thanh tra, tăng cường sự phối hợp giữa Thanh tra Bộ với Thanh tra Sở các địa phương trong toàn quốc nhằm tạo ra sức mạnh đồng bộ đưa công tác thanh tra của ngành hoạt động có hiệu quả, phục vụ tốt công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo. Chính vì vây, quản lý nhà nước không thể thiếu hoạt động thanh tra, kiểm tra. Đây là nội dung quan trọng trong công tác lãnh đạo và chỉ đạo. Từ trước đến nay, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm và coi trọng công tác kiểm tra, đó cũng là một bộ phận rất quan trọng trong công tác xây dựng Đảng. Do đó, có thể nói quản lý nhà nước về công chứng giai đoạn hiện nay phải cần được tăng cường hơn nữa, trong đó thanh tra với vai trò là một khâu thiết yếu trong quản lý hành chính nhà nước cũng cần phải được tăng cường.Thanh tra về công chứng nhằm mục đích đưa hoạt động công chứng đạt được các mục tiêu mà Nhà nước đã đề ra. Qua thanh tra sẽ đánh giá đúng thực trạng việc thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật đối với các văn phòng công chứng, ở các ngành hoặc ở những cơ quan được thanh tra, kiểm tra với những nhận xét ưu, khuyết điểm, thiếu sót sẽ nắm bắt được những bất cập, mâu thuẫn, khó khăn, vướng mắc về nghiệp vụ cũng như phát hiện được những vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng, từ đó có kết luận, kiến nghị cụ thể để cấp có thẩm quyền kịp thời xem xét, có biện pháp chấn chỉnh về tổ chức, hoạt động; sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hệ thống pháp luật về công chứng, giải quyết kịp thời những vướng mắc về nghiệp vụ, xử lý nghiêm minh những hành vi vi phạm pháp luật, từng bước đưa công tác công chứng vào nề nếp. 1.3. SỰ GIỐNG VÀ KHÁC NHAU GIỮA PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG Để phân biệt được Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, trước tiên ta phải phân biệt được công chứng và chứng thực. Theo quy định tại Điều 2 Luật Công chứng 2006 thì “Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Còn theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì “Chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực”. Cần phải nói thêm việc tách biệt công chứng và chứng thực như vậy vừa là đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính (không lẫn lộn chức năng của cơ quan hành chính công quyền với chức năng của tổ chức sự nghiệp, dịch vụ) vừa là điều kiện để chuyển tổ chức công chứng sang chế độ dịch vụ công. Nội dung Công chứng Chứng thực Tiêu chí Tính chất Công chứng là hoạt động mang Hoạt động chứng thực là hành vi tính chất dịch vụ công do công mang tính chất hành chính của các chứng viên thực hiện cơ quan hành chính công quyền. Đối tượng Đối tượng của hoạt động công chứng là các hợp đồng, giao dịch về dân sự, kinh tế, thương mại v.v. Thẩm quyền Đối tượng của hoạt động chứng thực là các giấy tờ, tài liệu. Ví dụ: chứng thực sao y giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ v.v. Trưởng, Phó phòng Tư pháp, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp Công chứng viên xã,Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài). Việc phân biệt rõ những vấn đề này là yếu tố rất quan trọng góp phần giảm thiểu những rủi ro pháp lý mà các bên tham gia giao dịch dân sự mắc phải, đồng thời cũng bảo đảm cho hợp đồng không bị vô hiệu và có ý nghĩa chứng cứ về sau nếu xảy ra tranh chấp giữa các bên cũng như tranh chấp với bên thứ ba. Như chúng ta đã biết, khi Luật Công chứng có hiệu lực thi hành thì đã trở thành một văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao, điều chỉnh một cách toàn diện và đồng bộ lĩnh vực công chứng là một nhu cầu cấp thiết trong giai đoạn hiện nay. Trong đó, Luật Công chứng quy định hai hình thức tổ chức công chứng là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Theo đó, tại Chương III của Luật Công chứng quy định rõ cách thức tổ chức, trình tự, thủ tục thành lập, quyền, nghĩa vụ của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng v.v. Những quy định về tổ chức hành nghề công chứng thể hiện rất rõ nét tinh thần đổi mới hình thức tổ chức công chứng theo hướng xã hội hoá và dịch vụ hoá. Đối với Văn Phòng công chứng: theo quy định tại Điều 26 Luật Công chứng thì Văn Phòng công chứng do công chứng viên thành lập. Trong đó, Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân; Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. Đây là quan điểm hoàn toàn mới là một trong những quan điểm tiến bộ nhất từ trước đến nay đối với các văn bản pháp luật quy định về công chứng và cũng là một bước bứt phá ra khỏi sự ràng buộc và quan niệm công chứng phải là cơ quan công quyền của Nhà nước, do Nhà nước quản lý, thành lập, quyết định và cho chỉ tiêu biên chế v.v...Văn phòng công chứng được quy định trong Luật Công chứng thể hiện một bước xã hội hoá hoạt động công chứng ngay tại thời điểm khi Luật công chứng có hiệu lực thi hành. Về tên gọi của Văn phòng công chứng: Theo quy định thì “tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn”. Nhưng, “không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc” 4 4 Khoản 3, Điều 2 Luật Công chứng 2006 Đối với Phòng công chứng: Do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, được quy định là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp. Trưởng Phòng công chứng phải là công chứng viên và do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức. Tên gọi của Phòng công chứng theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập5. Việc thành lập Phòng công chứng do Sở Tư pháp xây dựng Đề án trên cơ sở xét thấy nhu cầu công chứng của địa phương. Đề án thành lập quy định cần nêu rõ các vấn đề như sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện. Sau khi xây dựng đầy đủ Đề án, Sở Tư pháp trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Khi có quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thành lập Phòng công chứng thì trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày có quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi quyết định thành lập Phòng công chứng đó. Nội dung đăng báo cần phải có đầy đủ các quy định như: tên gọi, địa chỉ trụ sở của phòng; số ngày, tháng, năm quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng. Trường hợp Uỷ ban nhân dân tỉnh thay đổi tên gọi hoặc trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp có nhiệm vụ phải đăng báo những nội dung thay đổi đó để cá nhân, tổ chức được biết. 6 Như vậy, điểm khác biệt cơ bản của hai hình thức này là: Phòng công chứng do Nhà nước thành lập, công chứng viên và một số nhân viên là viên chức nhà nước, Nhà nước đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc cho Phòng công chứng nếu không tự trang trải được. Đối với Văn phòng công chứng do công chứng viên đề nghị thành lập, tự đăng ký hoạt động, tự đầu tư cở sở vật chất, trụ sở làm việc, tự trang trải trả lương cho công chứng viên, nhân viên phục vụ, phải mua bảo hiểm trách nhiệm cho công chứng viên và nộp thuế theo quy định của pháp luật Sự giống nhau giữa hai hình thức hành nghề công chứng là: Việc hành nghề công chứng mang tính chất công, nhiệm vụ, trách nhiệm nghề nghiệp trong thực hiện các việc công chứng được quy định như nhau, mức thu phí của Văn phòng công chứng và Phòng công chứng được Nhà nước quy định theo một giá nhất định. Việc thành lập Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được giao cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập khi thấy có nhu cầu và đều không phải có chấp thuận của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Về giá trị pháp lý của văn bản công chứng được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 6 cũng cho thấy không có sự phân biệt về giá trị văn bản công chứng của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Chính quy định này trong Luật 5 6 Điều 24 Luật Công chứng 2006 Điều 25 Luật Công chứng 2006 đã giải quyết được những ý kiến băn khoăn của người yêu cầu công chứng và người muốn thành lập Văn phòng công chứng. Ngoài quy định về địa vị pháp lý, trình tự, thủ tục thành lập Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, Luật còn có quy định về quyền hạn của tổ chức hành nghề công chứng tại Điều 31 và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng tại Điều 32. Tại đây cũng cho chúng ta thấy được về cơ bản không có sự phân biệt giữa quyền và nghĩa vụ của hai tổ chức hành nghề công chứng này. So với các văn bản pháp luật quy định về công chứng trước đây thì chế định về Văn phòng công chứng là một chế định hoàn toàn mới, là một trong những quan điểm tiến bộ nhất từ trước đến nay. Đây cũng là một bước bứt phá ra khỏi sự ràng buộc về quan niệm công chứng phải là cơ quan công quyền của Nhà nước, do Nhà nước quản lý, thành lập, quyết định và cho chỉ tiêu biên chế vv.... Mô hình Văn phòng công chứng là một hình thức mới của tổ chức hành nghề công chứng. Về lâu dài hình thức Văn phòng công chứng sẽ là hình thức phổ biến của tổ chức hành nghề công chứng ở nước ta. 1.5. Lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động công chứng ở Việt Nam 7 - Thời kỳ Pháp thuộc đến trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 Hoạt động công chứng xuất hiện khá sớm ở Việt Nam, kể từ khi thực dân Pháp xâm lược nước ta. Hoạt động công chứng ở nước ta ở giai đoạn này đều áp dụng theo mô hình của Pháp, chủ yếu là phục vụ cho chính sách cai trị của Pháp tại Đông Dương nói chung và Việt Nam nói riêng. Tiêu biểu là Sắc lệnh ngày 24 tháng 8 năm 1931 của Tổng thống Cộng hòa Pháp về Tổ chức công chứng (được áp dụng ở Đông Dương theo quyết định ngày 7 tháng 10 năm 1931 của Toàn quyền Đông Dương P. Pasquies). Theo đó, người thực hiện công chứng là công chứng viên mang quốc tịch Pháp do Tổng thống Pháp bổ nhiệm và giữ chức vụ suốt đời. Công chứng viên hoạt động với tư cách là người thi hành công vụ, hoạt động mang tính chất của người hành nghề tự do. Khi đó, ở Việt Nam chỉ có một văn phòng công chứng ở Hà Nội, ba phòng công chứng ở Sài Gòn, ngoài ra còn có ở Thành phố Hải Phòng, Nam Định, Đà Nẵng thì việc công chứng cho Chánh lục sự Tòa án sở thẩm kiêm nhiệm. - Thời kỳ sao Cách mạng tháng 8/1945 đến năm 1991 Sau khi Cách mạng tháng 8 thành công, khai sinh ra nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, ngày 1 tháng 10 năm 1945 Bộ trưởng Bộ Tư pháp Vũ Trong Khánh đã ký quyết định về một số vấn đề liên quan đến hoạt động công chứng như: bãi chức công chứng viên người Pháp tên Deroche tại văn phòng công chứng, bổ nhiệm một công chứng viên người Việt Nam là ông Vũ Quý Vỹ đang là luật sư tập sự tại Tòa thượng thẩm Hà Nội thay thế 7 Bài tập luật “Lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động công chứng, chứng thực ở Việt Nam”, http://www.hlu.edu.vn/baitapluat.blog.com/2014/05/lich-su-hinh-thanh-va-phat-trien-cong-chung-chung-thuc-oVietnam.html [ngày truy cập 31-7-2014] cho công chứng viên người Pháp tại Hà Nội, những quy định cũ về công chứng của Pháp vẫn được áp dụng, trừ những quy định trái với chính thể Việt Nam dân chủ cộng hòa. Đặc biệt người Việt Nam quốc tịch Pháp còn được nhà nước tiếp nhận. Thời kỳ đó công chứng viên phải chịu trách nhiệm và chịu sự kiểm tra, giám sát của các Ủy ban hành chính các cấp. Để đáp ứng nhu cầu giao dịch dân sự của nhân dân, ngày 15 tháng 11 năm 1945 Hồ Chủ tịch ký Sắc lệnh 59/SL quy định thể lệ thị thực các giấy tờ với nội dung trình tự thủ tục thị thực giấy tờ với nội dung trình tự thủ tục thị thực giấy tờ cho công dân trong giao lưu dân sự như mua bán, trao đổi, chứng nhận địa chỉ cụ thể của một người tại địa phương. Ngày 29/2/1952 Hồ Chủ tịch ký Sắc lệnh 85 quy định về thể chế trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất. Do hoàn cảnh lịch sử lúc bấy giờ nên Sắc lệnh 85 chỉ áp dụng đối với những vùng tự do hoặc những vùng thuộc Ủy ban kháng chiến. Có thể thấy rằng, hoạt động công chứng trong giai đoạn này không được phát triển, do nhiều nguyên nhân, cụ thể: Trước tiên là do hoàn cảnh đất nước đang trong giai đoạn chiến tranh khó khăn, thiếu thốn về nhiều. Đặc biệt là nền kinh tế nước nhà giai đoạn này rất kém phát triển. Thứ hai là do nhà nước ta lúc bấy giờ không chấp nhận chế độ sở hữu của các thành phần kinh tế khác ngoài quốc doanh và tập thể, trong khi đó hoạt động công chứng lại chủ yếu chứng thực các quan hệ sở hữu tư nhân; mọi giao lưu kinh tế, dân sự chủ yếu được xác lập theo quan hệ hành chính, thương mại gần như không phát triển. Do vậy, nên các tổ chức công chứng không được thành lập trong giai đoạn này. Giai đoạn từ năm 1954 – 1981 có rất ít quy phạm điều chỉnh hoạt động công chứng. Đến năm 1981 có Nghị định 143 của Hội đồng Bộ trưởng quy định về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Bộ Tư pháp. Trên cơ sở của Nghị định 143, năm 1987 có Thông tư 574/QLTP quy định về công tác công chứng nhà nước được ban hành cùng với nó là sự ra đời của Phòng công chứng thành phố Hồ Chí Minh, phòng công chứng Hà Nội và một số phòng công chứng ở các địa bàn khác (nếu có nhu cầu), công tác công chứng của UBND cũng được kiện toàn. Sau đó, để tạo điều kiện thuận lợi cho các địa phương tiếp cận với hoạt động công chứng, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 858/QLTPK ngày 15/10/1987 hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng, tại thời điểm này chủ thể duy nhất thực hiện công chứng là phòng công chứng. Căn cứ vào những văn bản này thì các tỉnh thành trên cả nước đã lập ra các phòng công chứng dần dần hình thành mạng lưới các phòng công chứng trên cả nước. Tại miền Nam Việt Nam sau Hiệp định Giơ-ne-vơ 1954, công chứng dưới thời chính quyền Ngụy – Sài Gòn được điều chỉnh bợi Dụ 43 ngày 29/11/1954 quy định về ngạch Chưởng khế (ngạch Chưởng khế là người Việt Nam) do Bảo Đại ký với tư cách là Quốc trưởng. Mục đích là lập một quản hạt của mỗi Tòa sơ thẩm thuộc Bộ Tư pháp một phòng công chứng, nhưng trên thực tế thì chỉ thiết lập được một phòng công chứng hoạt động tại Sài Gòn và tồn tại đến năm 1975. - Thời kỳ từ năm 1991 đến nay * Thời kỳ từ năm 1991 đến trước khi Luật Công chứng năm 2006 có hiệu lực. Giai đoạn này, kể từ khi đại hội Đảng VI năm 1986 nước ta đã có những chuyển biến to lớn sang thời kỳ của mở của hội nhập. Nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân dân thời kỳ này và theo quan điểm chỉ đạo của Đảng, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/2/1991 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước. Theo quy định của Nghị định này thì: “Phòng công chứng Nhà nước là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng ở ngân hàng, có con dấu mang hình quốc huy”. Tiếp đó Chính phủ ban hành Nghị định 31/CP về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước vào ngày 18/5/1996 thay thế cho Nghị định số 45/HĐBT, theo đó phòng công chứng là thuộc Sở Tư pháp, quy định này là nhằm chuyên môn hóa hoạt động công chứng và giải tải cho Ủy ban nhân dân. Sau một thời gian, do tình hình kinh tế nước ta ngày càng phát triển kéo theo sự gia tăng của các quan hệ kinh tế, thương mại khiến cho các quy định của Nghị định 31/CP đã trở nên lạc hậu. Ngày 08/02/2000 Chính phủ ban hành Nghị định 75/NĐ-CP về công chứng, chứng thực; tổ chức phòng công chứng, chứng thực; công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã thành phố thuộc tỉnh và UBND cấp xã, phường, thị trấn. Bằng hoạt động công chứng, chứng thực của mình, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực thi công tác công chứng đã góp phần cho việc bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa hành vi vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Cũng từ Nghị định này thì thuật ngữ “Phòng công chứng nhà nước” đã được thay thế bằng “Phòng công chứng” thể hiện quan điểm xã hội hóa hoạt động công chứng của Nhà nước ta. Đây là Nghị định có nhiều điểm mới so với các văn bản trước đây như khái niệm về công chứng, chứng thực được phân biệt rạch ròi; phạm vi công chứng, chứng thực được quy định rộng hơn; trình tự thủ tục được quy định rõ ràng, cụ thể…Về tính chất hành vi công chứng, chứng thực là một lại hoạt động bổ trợ tư pháp, là một loại dịch vụ công nhằm xác định tính chân thực và đúng pháp luật của bản sao của các loại hồ sơ, giấy tờ mang tính chất pháp lý của các giao dịch dân sự. Theo quy định tại Nghị định 75/2000/NĐ-CP các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực gồm có: các phòng công chứng nhà nước; UBND cấp huyện; UBND cấp xã;c các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài. Bên cạnh đó, cơ quan tổ chức cấp bản gốc các loại hồ sơ, giấy tờ mang tính chất pháp lý cũng có quyền chứng thực bản sao. Mặc dù, nhiều cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực như trên, nhưng trong thực tế, đa số người dân có nhu cầu công chứng, chứng thực đều đến các phòng công chứng nhà nước gây ra tình trạng quá tải. * Từ ngày 1/7/2007 (ngày Luật Công chứng có hiệu lực) đến nay Do nhu cầu về công chứng của người dân ngày càng cao khiến cho mối quan hệ trong hoạt động công chứng ngày càng phức tạp nên Luật Công chứng đã được Quốc hội thông qua vào ngày 29/11/2006 và chính thức cơ hiệu lực ngày 1/7/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cũng được triển khai, từ đây hai hành vi công chứng và chứng thực được phân biệt rõ ràng cụ thể. CHƢƠNG 2 NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 2.1 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 2.1.1 Địa vị pháp lý của văn phòng công chứng Theo quy định tại Điều 26 của Luật Công chứng thì Văn phòng công chứng là một tổ chức dịch vụ công do một hay nhiều công chứng viên thành lập dưới hình thức là doanh nghiệp, nếu do một công chứng viên thành lập thì sẽ hoạt động dưới hình thức là doanh nghiệp tư nhân, còn nếu có từ hai công chứng viên thành lập thì sẽ hoạt động dưới hình thức là công ty hợp danh. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng văn phòng công chứng và phải là công chứng viên. Văn phòng công chứng có trụ sở và con dấu riêng, kinh phí hoạt động theo nguyên tắc “tự chủ về tài chính” do các công chứng viên đóng góp, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. Việc lựa chọn tên của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, đảm bảo không gây nhầm lẫn, không ảnh hưởng đến thuần phong mỹ tục. Việc xác định Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình Doanh nghiệp tư nhân hay công ty hợp danh nhằm xác định về thuế, thuê lao động, kế toán, thống kê… So với Luật Công chứng 2014 đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 20 tháng 6 năm 2014 và sẽ có hiệu lực vào ngày 01 tháng 01 năm 2015 thì ở Luật mới này, những quy định về văn phòng công chứng có nhiều thay đổi. Cụ thể tại Điều 22, quy định các VPCC về sau phải chuyển sang hoạt động dưới hình thức là công ty hợp danh, các văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Việc thành lập phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên thì mới được thành lập và phải có ít nhất hai năm hành nghề công chứng. Nếu như ở Luật Công chứng hiện hành thì việc quy định về con dấu chưa thật sự rõ ràng dẫn đến nhiều bất cập trong công tác quản lý thì đến Luật Công chứng 2014, Nhà nước ta đã quy định cụ thể hơn về con dấu của các văn phòng công chứng. Con dấu của các Văn phòng công chứng không có quốc huy, quy định này rất có lợi cho công tác quản lý vì sẽ dễ dàng truy rõ trách nhiệm, không gây nhầm lẫn với các văn phòng công chức khác, xử lý vi phạm đúng người, đúng tội. Những quy định của pháp luật về công chứng nói chung và văn phòng công chứng nói riêng còn khá nhiều bất cập và lỗ hổng pháp lý, phần này người viết sẽ đề cập chi tiết hơn ở Chương 3 của luận văn. Tuy nhiên cũng phải nhìn nhận sự cố gắng này của Nhà nước ta trong công tác quản lý. Văn phòng công chứng thật sự đã góp phần tạo môi trường pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại phát triển, phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật, góp phần tạo sự ổn định cho xã hội. Điều đáng ghi nhận hơn là sự ra đời của văn phòng công chứng đã phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện để người dân bước đầu hình thành ý thức sử dụng các công cụ pháp lý, biện pháp hợp pháp để bảo vệ mình trong đời sống dân sự, kinh tế, thương mại. 2.1.2. Tên gọi của văn phòng công chứng Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng", không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc. (Khoản 3 Điều 26 Luật Công chứng 2006). Theo quy định tại Luật Công chứng 2014 thì tên gọi của văn phòng công chứng phải kèm theo tên của công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng hoặc họ tên của tất cả các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng 8. So với quy định cũ về tên gọi của văn phòng công chứng thì quy định này thắc chặt công tác quản lý hơn. Nếu như ở quy định cũ của Luật Công chứng 2006 để chống trùng tên cho Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp phải có văn bản gửi Bộ Tư pháp để xin ý kiến vì chưa có thông tin nối mạng để kiểm tra, công việc này làm mất thời gian và tốn kém cho ngân sách nhà nước thì đến quy định của luật mới, cơ bản đã khắc phục được vấn đề này. Đây cũng là một điểm mới đáng ghi nhận trong Luật Công chứng 2014. 2.1.3. Bổ nhiệm công chứng viên đối với văn phòng công chứng9 Tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên quy định tại Điều 13 Luật Công chứng được áp dụng cho cả Văn phòng công chứng và Phòng công chứng, tiêu chuẩn đó là: - Có bằng cử nhân luật; - Có thời gian công tác pháp luật từ 5 năm trở lên tại cơ quan, tổ chức; (phù hợp với mặt bằng chung với các chức danh tư pháp khác như Thẩm phán, Kiểm sát viên); - Có giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng; - Đã qua thời gian tập sự hành nghề công chứng; - Có sức khoẻ bảo đảm hành nghề công chứng. Thời gian đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề công chứng được tính vào thời gian công tác pháp luật. 8 Khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng 2014 Huỳnh Tấn Hiệp, luận văn “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng ở quận Bình Thủy, thành phố Cần Thơ”, trường Đại học Cần Thơ, 2009-2013, tr. 16 9 Để tránh tuỳ tiện trong việc xác định thời gian đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề công chứng, Luật quy định thời gian đào tạo nghề công chứng cụ thể là 6 tháng và thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng. Luật công chứng quy định một số trường hợp sau đây được xem xét bổ nhiệm công chứng viên để thành lập Văn phòng công chứng được miễn đào tạo nghề công chứng và miễn tập sự hành nghè công chứng, đó là các trường hợp sau đây: - Đã là thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên; luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên. - Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật. - Đã là thẩm tra viên cao cấp ngành toà án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật. Đối với luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên khi được bổ nhiệm công chứng viên để thành lập Văn phòng công chứng thì khi làm thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng phải có xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật sư và chấm dứt hành nghề luật sư. Đối với luật sư được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng đang hoạt động thì cũng phải xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật sư và chấm dứt hành nghề luật sư. + Việc chấm dứt hành nghề luật sƣ đƣợc thể hiện bằng một trong các giấy tờ cụ thể sau đây: - Đối với luật sư hành nghề với tư cách cá nhân thì phải có giấy xác nhận đã nộp giấy đăng ký hành nghề luật sư cho cơ quan có thẩm quyền đã cấp; - Đối với luật sư thành lập Văn phòng luật sư hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên thì phải có giấy xác nhận đã nộp lại giấy đăng ký hoạt động Văn phòng luật sư hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên cho cơ quan có thẩm quyền đã cấp; - Đối với luật sư là thành viên Công ty luật hợp danh hoặc thành viên sáng lập Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì phải có giấy xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên Công ty luật hợp danh hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; - Đối với luật sư là thành viên góp vốn trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì phải có giấy xác nhận đã chấm dứt tư cách thành viên trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; - Đối với luật sư làm việc theo hợp đồng cho tổ chức hành nghề luật sư phải có giấy xác nhận đã chấm dứt hợp đồng làm việc cho tổ chức hành nghề luật sư. + Đối với cán bộ, công chức đã nghỉ hƣu hoặc có nguyện vọng thôi việc thì thủ tục bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng đƣợc quy định nhƣ sau: - Cán bộ, công chức đã nghỉ hưu hoặc có nguyện vọng thôi việc được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng, ngoài các tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 13 của Luật công chứng thì phải kèm theo giấy tờ chứng minh là đã nghỉ hưu hoặc thôi việc. - Công chứng viên của Phòng công chứng thôi việc theo nguyện vọng hoặc đã nghỉ hưu thì vẫn được giữ chức danh công chứng viên và có quyền thành lập Văn phòng công chứng hoặc tham gia Văn phòng công chứng đang hoạt động. Công chứng viên đã nghỉ hưu không quá một năm có quyền hành nghề công chứng theo quy định và không phải làm thủ tục bổ nhiệm công chứng viên. Thời gian không quá một năm đối với công chứng viên nghỉ hưu được tính từ ngày có quyết định nghỉ hưu đến ngày nộp hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng. 2.1.4. Miễn nhiệm công chứng viên Các trường hợp miễn nhiệm công chứng viên được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 20 Luật Công chứng còn trình tự, thủ tục miễn nhiệm công chứng viên được thực hiện theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 20 Luật Công chứng. Điều 20. Miễn nhiệm công chứng viên 1. Công chứng viên được miễn nhiệm theo nguyện vọng của cá nhân hoặc chuyển làm công việc khác. 2. Công chứng viên bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau đây: a) Không còn đủ tiêu chuẩn công chứng viên theo quy định tại Điều 13 của Luật này; b) Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; c) Kiêm nhiệm công việc khác; d) Không hành nghề công chứng kể từ ngày được bổ nhiệm công chứng viên từ hai năm trở lên hoặc không hành nghề công chứng liên tục từ một năm trở lên; đ) Đã bị xử phạt hành chính đến lần thứ hai trong hoạt động hành nghề công chứng mà còn tiếp tục vi phạm hoặc bị xử lý kỷ luật bằng hình thức cảnh cáo trở lên đến lần thứ hai mà còn tiếp tục vi phạm hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc; e) Bị kết tội bằng bản án của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật. 3. Bộ trưởng Bộ Tư pháp tự mình hoặc theo đề nghị của Sở Tư pháp ở địa phương nơi công chứng viên đang hành nghề công chứng, của Sở Tư pháp nơi đề nghị bổ nhiệm công chứng viên trong trường hợp công chứng viên chưa hành nghề công chứng quyết định miễn nhiệm công chứng viên. Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải có đơn xin miễn nhiệm của công chứng viên, văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Hồ sơ của Sở Tư pháp đề nghị miễn nhiệm công chứng viên trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này phải có văn bản đề nghị của Sở Tư pháp và các tài liệu liên quan làm căn cứ cho việc đề nghị miễn nhiệm. 4. Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định miễn nhiệm công chứng viên và quyết định thu hồi thẻ công chứng viên. Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên là 01 bộ, được nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ cơ quan Bộ Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Bộ Tư pháp, ngoài bì ghi rõ “Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên”. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thu hồi Thẻ công chứng viên đối với công chứng viên đã bị miễn nhiệm. Trình tự, thủ tục thu hồi Thẻ được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp. 2.1.5. Mua trách nhiệm bảo hiểm nghề nghiệp cho công chứng viên Hoạt động công chứng với những tính chất rất đặc thù mà nếu có rủi ro, hơn ai hết người dân phải hứng chịu hậu quả. Bởi thế, khi một công chứng viên hành nghề đã được mua bảo hiểm thì khách hàng sẽ an tâm hơn nhiều. Theo khoản 5 Điều 32 của Luật Công chứng: “Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ bồi thường thiệt hại do lỗi mà công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng gây ra cho người yêu cầu công chứng”. Bên cạnh đó Luật cũng quy định: “Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình”.(Khoản 7 Điều 32 của Luật công chứng). Đây là quy định được xem là có lợi cho cả công chứng viên và người dân trong trường hợp chẳng may có rủi ro, nếu đã tham gia bảo hiểm thì khoản bồi thường cho khách hàng thì công chứng viên sẽ không phải “móc tiền túi” cá nhân mà việc này sẽ do bảo hiểm chi trả. Thấy rõ những lợi ích của việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên nên ngay sau khi Luật Công chứng có hiệu lực, nhiều Văn phòng công chứng đã tự nguyện mua bảo hiểm. Ban đầu việc này còn khó khăn do nhiều công ty bảo hiểm không muốn bán vì còn xa lạ với hoạt động công chứng. Tuy nhiên, đến nay việc mua bảo hiểm đã trở nên phổ biến với nhiều Văn phòng công chứng, tuy mức bảo hiểm ở mỗi văn phòng là khác nhau. Nhiều ý kiến cho rằng rủi ro trong hoạt động công chứng có thể xảy ra đối với bất kỳ công chứng viên nào, dù thuộc Văn phòng công chứng hay Phòng công chứng. Khi có rủi ro thì trách nhiệm của công chứng viên rất lớn, nhất là khi giá trị hợp đồng càng lớn, thiệt hại càng cao. Tuy nhiên, Luật Công chứng hiện hành qui định việc mua bảo hiểm nghề nghiệp chỉ áp dụng cho công chứng viên thuộc văn phòng công chứng là không phù hợp. Tại khoản 5, Điều 33 Luật Công chứng 2014 thì việc mua bảo hiểm nghề nghiệp không còn quy định riêng cho công chứng viên của văn phòng công chứng nữa mà đã áp dụng cho cả công chứng viên thuộc Phòng công chứng. Bởi nếu không quy định, khi có rủi ro thì việc truy cứu trách nhiệm bồi thường sẽ khó khăn. 10 Việc Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình sẽ được điều chỉnh theo quy định của Luật Kinh doanh bảo hiểm, theo đó Văn phòng công chứng mua bảo hiểm tại doanh nghiệp bảo hiểm được phép hoạt động tại Việt Nam và mức mua bảo hiểm bao nhiêu là do thoả thuận giữa doanh nghiệp bảo hiểm và Văn phòng công chứng. Luật Kinh doanh bảo hiểm quy định: Phí bảo hiểm là khoản tiền mà bên mua bảo hiểm phải đóng cho doanh nghiệp bảo hiểm theo thời hạn và phương thức do các bên thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm. Điều 8 của Luật kinh doanh bảo hiểm (Luật số 24/2000/QH10 ngày 09 tháng 12 năm 2000) quy định bảo hiểm bắt buộc như sau: Bảo hiểm bắt buộc là loại bảo hiểm do pháp luật quy định về điều kiện bảo hiểm, mức phí bảo hiểm, số tiền bảo hiểm tối thiểu mà tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm và doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện. Bảo hiểm bắt buộc chỉ áp dụng đối với một số loại bảo hiểm nhằm mục đích bảo vệ lợi ích công cộng và an toàn xã hội. Bảo hiểm bắt buộc bao gồm: - Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới, bảo hiểm trách nhiệm dân sự của người vận chuyển hàng không đối với hành khách; - Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với hoạt động tư vấn pháp luật; 10 Huỳnh Tấn Hiệp, luận văn “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng ở quận Bình Thủy, thành phố Cần Thơ”, trường Đại học Cần Thơ, 2009-2013, tr. 17 - Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của doanh nghiệp môi giới bảo hiểm; - Bảo hiểm cháy, nổ. Tương lai khi Tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên được thành lập thì việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên có thể được thực hiện thông qua Quỹ bảo hiểm nghề nghiệp của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng. Như vậy sẽ tạo điều kiện cho các công chứng viên trên toàn quốc cùng chia sẻ trách nhiệm, hợp tác và giúp đỡ nhau trong hành nghề công chứng phù hợp với thông lệ quốc tế. Bộ Tư pháp đang xây dựng Đề án thành lập Tổ chức - xã hội nghề nghiệp của công chứng viên theo hướng các công chứng viên sẽ tự nguyện đứng ra thành lập Tổ chức - xã hội nghề nghiệp trong khuôn khổ theo quy định của pháp luật. 2.1.6. Điều kiện, hồ sơ thành lập văn phòng công chứng Việc tổ chức thành lập tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng phải tuân theo quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng khá đơn giản, thủ tục tương đối dễ dàng, thông thoáng nhằm mục đích khuyến khích việc thành lập các Văn phòng công chứng. Theo quy định tại Điều 24 Luật công chứng, công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng gửi Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, gồm đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng và đề án thành lập văn phòng công chứng. Đối với Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập đơn đề nghị phải đúng theo quy định tại Mẫu TP-CC-02 (Quyết định số 01/2008/QĐ-BTP ngày 20/02/2008 cuat Bộ Tư pháp). Đối với Văn phòng công chứng từ hai công chứng viên trở lên thành lập thì đơn đề nghị phải đúng với mẫu TP-CC-03 (Quyết định số 01/2008/QĐ-BTP ngày 20/02/2008 cuat Bộ Tư pháp). - Đề án thành lập.11 + Đề án thành lập cần phải nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên. 11 Huỳnh Tấn Hiệp, luận văn “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng ở quận Bình Thủy, thành phố Cần Thơ”, trường Đại học Cần Thơ, 2009-2013, tr. 18 . + Văn phòng công chứng có trụ sở riêng với địa chỉ cụ thể và phải đáp ứng các yêu cầu như phải đủ diện tích làm việc cho công chứng viên, nhân viên, tiếp người yêu cầu công chứng và lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật. Mục đích của việc quy định này là để công chứng viên khi chuẩn bị các thủ tục thành lập Văn phòng công chứng phải xác định rõ: hoạt động công chứng phải tương xứng với tính chất là một tổ chức thay mặt Nhà nước thực hiện dịch vụ công, phải được tổ chức thực hiện một cách quy củ, tránh tình trạng tạm bợ của hoạt động công chứng hoặc kết hợp thực hiện các dịch vụ khác không phù hợp với tính nghiêm túc của hoạt động công chứng. - Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên. Sở Tư pháp là cơ quan giúp Uỷ ban nhân dân tiếp nhận, xem xét, kiểm tra hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Sau khi được cấp phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương nơi cho phép thành lập trong thời hạn 90 ngày. 2.1.7 Nguồn tài chính của phòng công chứng Văn phòng công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. - Kinh phí đóng góp của công chứng viên - Phí công chứng Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng. Mức thu phí công chứng được áp dụng thống nhất đối với Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Bộ tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ tư pháp quy định mức thu, chế độ quản lý, sử dụng phí công chứng. Căn cứ Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04/01/2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng, Bộ Tài chính đã phối hợp với Bộ Tư pháp ban hành Thông tư Liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng. Sau khi Thông tư Liên tịch này được ban hành sẽ là cơ sở để Văn phòng công chứng thu phí công chứng và thay thế Thông tư liên tịch số 91/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17/10/2008 của liên Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng. - Thù lao công chứng Là khoản tiền do Văn phòng công chứng thu từ việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến công việc công chứng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Mức thù lao đối với từng loại việc do tổ chức hành nghề công chứng xác định. - Chi phí khác Là khoản tiền do Văn phòng công chứng thu từ việc người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của Văn phòng công chứng. Mức chi phí này do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thoả thuận. 2.2. Nội dung hoạt động của văn phòng công chứng 2.2.1. Hoạt động của Văn phòng công chứng12 Hoạt động của Văn phòng công chứng thể hiện ở hai nội dung cơ bản đó là hoạt động quản lý điều hành (theo Luật doanh nghiệp) và hoạt động thực hiện các việc công chứng do công chứng viên đảm nhiệm. Về hoạt động quản lý điều hành, văn phòng công chứng là cơ quan được nhà nước giao thực hiện một chức năng nhất định đó là chức năng công chứng. Ngoài chức năng này, Văn phòng công chứng không còn chức năng nào khác. Vì vậy, tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm cả Phòng công chứng và Văn phòng công chứng) đều không phải là cơ quan hành chính nhà nước nên không thể tổ chức giống như cơ quan chuyên môn và cơ quan quản lý hành chính Nhà nước khác được. Văn phòng công chứng hoạt động độc lập giống cơ quan Tòa án, Viện kiểm sát, Thi hành án nhưng phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Một vấn đề cần phải lưu ý rằng, hoạt động của Văn phòng công chứng không phải là hoạt động chứng nhận các việc công chứng. Cùng với Phòng công chứng, Văn phòng công chứng cũng chỉ là bộ máy quản lý công chứng, bộ máy này có chức năng theo dõi, đánh giá hoạt động công chứng viên về mặt bồi dưỡng nâng cao trình độ, đạo đức, phẩm hạnh, giải quyết tranh chấp thẩm quyền giữa các công chứng viên. Hoạt động của Văn phòng công chứng có mối quan hệ trực tiếp với hoạt động của Trưởng Văn phòng công chứng thay mặt cơ quan trong quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác; thực hiện chính sách cán bộ theo chế độ đã được phân công, gaiir quyết khiếu nại theo thẩm quyền. Báo cáo kịp thời những khó khăn vướng mắc và những vấn 12 Huỳnh Tấn Hiệp, luận văn “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng ở quận Bình Thủy, thành phố Cần Thơ”, trường Đại học Cần Thơ, 2009-2013, tr. 20 đề mới phát sinh trong qua trình thực hiện công chứng, xin ý kiến hướng dẫn chỉ đạo về tổ chức, nhân sự nghiệp vụ, thực hiện chế độ báo cáo sáu tháng hàng năm về tổ chức và hoạt động công chứng với Giám đốc Sở Tư pháp. Quyền của tổ chức hành nghề công chứng13 - Thuê nhân viên làm việc cho tổ chức hành nghề công chứng 14 Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật về lao động; mở Sổ theo dõi việc sử dụng lao động của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định của pháp luật. 15 - Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác 16 Điều 14 Thông tư 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 có quy định: + Khi thực hiện việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác, tổ chức hành nghề công chứng phải lập đầy đủ hóa đơn, chứng từ; ghi sổ kế toán các khoản thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác và bảo quản, lưu trữ sổ kế toán, hồ sơ kế toán theo quy định của pháp luật về tài chính, kế toán và lưu trữ; thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật về thuế. + Mức thù lao công chứng đối với việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng do tổ chức hành nghề công chứng xác định và phải được niêm yết công khai, rõ ràng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Tổ chức hành nghề công chứng không được thu thù lao cao hơn mức thù lao đã niêm yết. Các chi phí trong trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về nguyên tắc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác liên quan đến việc công chứng. 13 Điều 31 Luật Công chứng 2006 14 Khoản 1 Điều 31 Luật Công chứng 2006 15 Điều 15 Thông tư 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 16 Khoản 2, Điều 31, Luật công chứng). Bên cạnh đó, để đảm bảo cho việc thu đúng, thu đủ thì tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện việc thu phí công chứng đúng theo quy định tại Thông tư liên tịch số 18/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012. - Các quyền khác theo quy định của Luật Công chứng và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng 17 - Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. - Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước. - Chấp hành các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê. - Chấp hành các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra. - Bồi thường thiệt hại do lỗi mà công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng gây ra cho người yêu cầu công chứng. - Lưu trữ hồ sơ công chứng. + Tổ chức hành nghề công chứng phải lập các loại sổ sau đây: Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch: được sử dụng để ghi các việc công chứng đã được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng, phục vụ việc theo dõi, tra cứu, kiểm tra và thống kê số liệu công chứng (theo Mẫu TP-CC-07 ban hành kèm theo Thông tư 11/2011/TT- BTP của Bộ Tư Pháp ngày 27/06/2011 về Hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng); Sổ theo dõi việc sử dụng lao động: được sử dụng để ghi việc sử dụng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng (theo Mẫu TP-CC-08 ban hành kèm theo Thông tư 11/2011/TT- BTP của Bộ Tư Pháp ngày 27/06/2011 về Hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng). Hai loại Sổ này phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ, được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối và phải được bảo quản chặt chẽ, lưu giữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. 17 Điều 32 Luật Công chứng 2006 + Ngoài các loại sổ theo quy định tại khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng phải lập sổ về văn thư, lưu trữ, sổ về kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan. + Việc ghi chép, bảo quản, lưu giữ các loại sổ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ, thống kê, pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan. - Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình. + Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình thông qua hợp đồng mua bảo hiểm giữa Văn phòng công chứng với doanh nghiệp bảo hiểm. + Thời điểm mua bảo hiểm của Văn phòng công chứng được thực hiện chậm là nhất 60 ngày kể từ ngày Văn phòng công chứng được cấp Giấy đăng ký hoạt động. + Văn phòng công chứng thoả thuận với doanh nghiệp bảo hiểm về các thủ tục cần thiết khi mua bảo hiểm, mức phí bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, sự kiện bảo hiểm, thời gian bảo hiểm và các nội dung khác có liên quan. + Việc mua bảo hiểm cho công chứng viên phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của Văn phòng công chứng. Chậm nhất là mười ngày làm việc kể từ khi mua bảo hiểm hoặc kể từ khi thay đổi, gia hạn hợp đồng bảo hiểm, Văn phòng công chứng có trách nhiệm thông báo và gửi bản sao hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng thay đổi, gia hạn bảo hiểm cho Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. - Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng và các quy định khác của pháp luật có liên quan. 2.2.2. Hoạt động của Công chứng viên Nhiệm vụ của công chứng viên Theo Khoản 2 Điều 22. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên thì công chứng viên có nghĩa vụ. 2. Công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây: a) Tuân thủ nguyên tắc hành nghề công chứng; b) Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng; c) Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác; d) Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng. Luật Công chứng đã ràng buộc trách nhiệm của công chứng viên khi thực hiện công chứng. Công chứng viên là chủ thể của hoạt động công chứng cũng là người có nhiệm vụ bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Nhiệm vụ của công chứng viên là góp phần phòng ngừa tranh chấp trong quan hệ giao dịch dân sự nói chung và giao dịch đảm bảo nói riêng. Văn bản công chứng do công chứng viên chứng nhận có giá trị pháp lý cao, bảo đảm tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên là người kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ, xem xét hồ sơ nếu thấy đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì mới thực hiện công chứng. Khi thực hiện công chứng cả công chứng viên phòng công chứng và công chứng viên của văn phòng công chứng đều có những nhiệm vụ chung đó là phổ biến trình tự, thủ tục, thực hiện công chứng cho người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật. Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu công chứng xuất trình; trực tiếp thực hiện công chứng, ký văn bản công chứng và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng do mình thực hiện; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa pháp lý của việc công chứng; lập hồ sơ, soạn thảo hợp đồng khi có yêu cầu; xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu; xem xét các hợp đồng nếu thấy không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì công chứng, phải có thái độ hòa nhã, đúng mức, lịch thiệp, tôn trọng nhân dân. Về cơ bản, quyền của công chứng viên của phòng công chứng và công chứng viên của văn phòng công chứng không có sự khác biệt giữa, tuy nhiên nếu là công chứng viên của văn phòng công chứng thì sẽ không được lựa chọn nơi để hành nghề công chứng. Tại Điều 2 Luật Công chứng quy định: “Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Văn bản công chứng chỉ có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Để nhìn nhận một cách khách quan về trách nhiệm của công chứng viên trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch, chúng ta cần biết về giá trị pháp lý của văn bản công chứng (tại khoản 1, 2 điều 6 Luật công chứng) quy định: “Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan;” và “Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh”. Điều đó, đã nói lên được tầm quan trọng và trách nhiệm của công chứng viên trong việc thực hiện ký chứng nhận một văn bản công chứng. Công chứng viên sau khi xem xét thấy hợp đồng, giao dịch đầy đủ, chính xác về mặt pháp lý sẽ chứng nhận vào hợp đồng, giao dịch đó. Lời chứng trong các hợp đồng, giao dịch là sự khẳng định hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên kiểm tra chặt chẽ về: thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Những quy định trong Luật công chứng đã thể hiện công chứng viên là người làm chứng, người thứ ba chứng nhận một sự việc có thật. Họ là những luật gia bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; là người xác nhận quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch, bảo đảm cho hợp đồng, giao dịch có hiệu lực. Điều quan trọng khi có yêu cầu công chứng, cá nhân, tổ chức cần tìm đến công chứng viên, cần biết về thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, về trách nhiệm của công chứng viên đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch để tránh được các rủi ro trong giao kết hợp đồng. Hoạt động của công chứng viên không chỉ dừng lại ở việc soạn thảo ra văn bản mà còn bao gồm cả nhiệm vụ tư vấn cho đương sự. Văn bản công chứng được công chứng viên ký xác nhận sẽ mang lại cho đương sự sự tin cậy đầy đủ về hợp đồng. Yêu cầu của hoạt động công chứng nói chung và hoạt động của công chứng viên nói riêng là phải đảm bảo tính khách quan, chính xác của các giấy tờ giao dịch. Vì vậy, quá trình hoạt động của công chứng viên phải tuân thủ tuyệt đối những quy định của pháp luật, phải phán ánh chính xác sự kiện pháp lý diễn ra. Tính xác thực của hoạt động công chứng phụ thuộc hoàn toàn vào quá trình hoạt động của công chứng viên. Muốn bảo đảm được tính khách quan chính xác thì công chứng viên phảo tuân thủ theo nguyên tác bắt buộc là: Phải kiểm tra, xác minh, đánh giá hoàn thiện và có kết luận chính xác, sau đó tiến hành ra văn bản công chứng và chứng nhận. Về phương diện pháp lý, các văn bản do công chứng viên thực hiện phải đáp ứng yêu cầu của Nhà nước, nghĩa là văn bản do công chứng viên thực hiện phải đúng thẩm quyền. Vì vậy, khi chứng nhận bất kỳ một hành vi pháp lý nào, công chứng viên cần phải xem xét đối chiếu với pháp luật hiện hành xem có thuộc phạm vi cho phép của pháp luật có đúng thẩm quyền về công việc cũng như về địa hạt hay không. Trường hợp chủ thể của quan hệ giao dịch hoạt động trái với pháp luật, trái với đạo đức xã hội thì công chứng viên không được phép chứng nhận. Trong hoạt động công chứng công chứng viên phải tuân thủ các quy định của pháp luật, đây là nguyên tắc pháp chế trong hoạt động công chứng, đồng thời, công chứng viên phải từng bước nâng cao hiểu biết về công việc. Trong điều kiện nước ta hiện nay, pháp luật về công chứng chưa hoàn chỉnh, tuy nhiên, nhân tố mang tính quyết định tính xác thực của hoạt động công chứng vẫn là trình độ hiểu biết pháp luật của công chứng viên khi tham gia quan hệ giao dịch với tư cách đại diện cho Nhà nước và thể hiện ý chí của một người làm chứng... Nói chung, hoạt động công chứng là hoạt động của Nhà nước, Nhà nước giao cho công chứng viên thay mặt Nhà nước thực hiện các việc công chứng. Hoạt động này một mặt chứng nhận sự thực khách quan của các quan hệ giao dịch, một mặt là áp dụng pháp luật một cách tuyệt đối chính xác nhằm hướng cho các hoạt động giao dịch tuân theo một trật tự của pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ. Trước khi thực hiện các việc công chứng, công chứng viên phải giải thích cho đương sự hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ cũng như ý nghĩa pháp lý của việc công chứng mà họ yêu cầu. Quyền hạn của công chứng viên Theo khoản 1, Điều 22, Luật Công chứng, khi thực hiện công chứng, công chứng viên có quyền: - Được lựa chọn nơi để hành nghề công chứng, trừ công chứng viên của Phòng công chứng; - Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng – có liên quan đến vấn đề xác minh. - Các quyền khác quy định tại Luật này. Các quyền của công chứng viên còn được quy định rãi rác ở các điều khác trong Luật Công chứng, cụ thể như: Tại khoản 4 Điều 35 Luật công chứng qui định về công chứng hợp đồng, giao dịch: "Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng". Tại khoản 2 Điều 48 Luật công chứng qui định về công chứng di chúc: "Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe doạ hoặc cưỡng ép thì công chứng viên từ chối công chứng di chúc đó hoặc theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định". Tại khoản 3 Điều 49 qui định về công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản: "Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh". Đối với hoạt động công chứng, nhiều trường hợp phải thực hiện xác minh để bảo đảm tính có thật, tính xác thực của đối tượng hợp đồng, giao dịch, bảo đảm được an toàn pháp lý cao cho văn bản công chứng. Xác minh trong hoạt động công chứng do công chứng viên hoặc có thể do cơ quan có chức năng chuyên ngành thực hiện nhằm thu thập thông tin, tài liệu, chứng cứ từ các đối tượng cần xác minh. Từ đó, để có cơ sở cho công chứng viên xác nhận chính xác người tham gia giao dịch có đủ năng lực hành vi dân sự hoặc mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội hoặc đối tượng của hợp đồng giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch. Xác minh trong hoạt động công chứng là xem xét những sự việc có thật liên quan tới nội dung cần công chứng để làm căn cứ đánh giá, kết luận cho việc công chứng đúng pháp luật. Việc xác minh là để làm rõ tính xác thực của nội dung hợp đồng, giao dịch mà cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng nhằm ngăn chặn vi phạm pháp luật, ngăn ngừa các tranh chấp xảy ra. Trong hoạt động công chứng những sự việc cần xác minh mà bỏ qua hoặc xác minh không chính xác sẽ gây thiệt hại đến quyền lợi của những người liên quan khi tham gia công chứng hợp đồng, giao dịch. Trong thủ tục, trình tự công chứng việc tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ và xử lý hồ sơ rất quan trọng, các bước tác nghiệp này cần có nhận định chính xác, cần có kỹ năng nghề nghiệp mới nhận biết được vấn đề cần xác minh. Công chứng viên phải nhận định được pháp luật liên quan để áp dụng và yêu cầu bổ sung giấy tờ cần thiết để chứng minh. Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng có dấu hiệu mất năng lực hành vi dân sự hoặc mất năng lực hành vi dân sự một phần, công chứng viên cần phải kiểm tra những câu hỏi liên quan đến nội dung của hợp đồng, giao dịch để kiểm tra, xác minh năng lực hành vi dân sự. Việc yêu cầu công chứng hết sức đa dạng, cụ thể như: yêu cầu công chứng về chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà, thế chấp, phân chia tài sản chung, tài sản riêng của vợ chồng, khai nhận di sản thừa kế, Di chúc, vv... Trong mỗi loại hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng đều liên quan đến nhiều đối tượng cần phải xác minh khác nhau, kết quả xác minh để làm căn cứ cho việc chứng nhận tính xác thực, tính chính xác của hợp đồng, giao dịch. Xác minh trong hoạt động công chứng có thể thực hiện theo các biện pháp sau: Biện pháp đơn giản là công chứng viên nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc yêu cầu công chứng, trao đổi với người yêu cầu công chứng để đạt được mục đích xác minh hoặc công chứng viên phải đến nơi cần xác minh để tìm hiểu, thu thập chứng cứ các vấn đề cần xác minh. Trường hợp phức tạp phải yêu cầu cơ quan có chức năng, thẩm quyền xác minh sau đó cung cấp thông tin kết luận việc xác minh cho công chứng viên. Hiện nay, vấn đề xác minh trong hoạt động công chứng còn gặp nhiều khó khăn, bất cập do hệ thống pháp luật còn nhiều chồng chéo, không thống nhất, các văn bản hướng dẫn chưa kịp thời dẫn đến khi công chứng hợp đồng, giao dịch các giấy tờ không hợp lệ, thiếu, không đầy đủ. Vấn đề này do nhiều nguyên nhân nhưng trong đó có sự không đồng bộ của hệ thống pháp luật làm cho việc xác minh trong công chứng phải tốn kém, mất nhiều thời gian, công sức. Từ chối thực hiện công chứng - Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng. (Theo quy định tại Khoản 4, Điều 35 Luật công chứng). - Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng. (Theo quy định tại Khoản 5, Điều 35 Luật công chứng). 2.2.3 Hình thức của văn bản công chứng 18 Khái niệm văn bản công chứng được quy định lần đầu tiên tại Thông tư số 858/QLTP ngày 15-10-1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng và tiếp tục được quy định tại nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác về tổ chức và hoạt động công chứng của nước ta như Nghị định số 45/HĐBT ngày 27-02-1991, Nghị 18 Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật – Bộ Tư pháp: Chuyên đề về công chứng và chứng thực. Đặc san Tuyên truyền pháp luật số 14 (tháng 7/2007). định số 31/CP ngày 18-5-1996, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08-12-2000 và các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thực hiện các Nghị định này. Cùng với sự hoàn thiện và phát triển của chế định công chứng qua các thời kỳ, khái niệm văn bản công chứng được quy định ngày một rõ nét, đầy đủ và phù hợp hơn. Nếu như tại Điều 14 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định “văn bản công chứng là những hợp đồng, giao dịch, bản sao giấy tờ, chữ ký cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho các giao dịch được Phòng công chứng chứng nhận” thì tại Điều 4 của Luật công chứng, văn bản công chứng được quy định như sau: “Hợp đồng, giao dịch bằng văn bản đã được công chứng theo quy định của Luật này gọi là văn bản công chứng. Văn bản công chứng bao gồm các nội dung sau đây: - Hợp đồng, giao dịch; - Lời chứng của công chứng viên. Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.” Với quy định trên có thể thấy quy định về văn bản công chứng của Luật công chứng có những điểm mới cơ bản so với Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, theo đó văn bản công chứng có các đặc điểm sau đây: a) Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch bằng văn bản được công chứng viên công chứng (không bao gồm bản sao, bản dịch, chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho các giao dịch). Thực tế trong những năm qua, do nhận thức của chúng ta về công chứng chưa đầy đủ, còn đơn giản nên đã coi công chứng tương tự như chứng thực. Mặc dù trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực đã có sự phân biệt giữa thuật ngữ “Công chứng” và “Chứng thực” nhưng đó mới chỉ là phân biệt về mặt chủ thể thực hiện hành vi (hành vi công chứng được dùng cho Phòng công chứng, hành vi chứng thực được dùng cho Uỷ ban nhân dân). Chính vì vậy, khái niệm văn bản công chứng được quy định trong Nghị định này còn bao hàm cả những bản sao, bản dịch giấy tờ, chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho các giao dịch. Cùng với việc thực hiện chủ trương xác định rõ phạm vi của công chứng và chứng thực, theo đó công chứng được xác định là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch thì Luật công chứng cũng quy định văn bản công chứng là những hợp đồng, giao dịch bằng văn bản được công chứng theo quy định của pháp luật (bao gồm các hợp đồng, giao dịch mà theo quy định của pháp luật phải công chứng như hợp đồng chuyển nhượng, thuê, thế chấp quyền sử dụng đất, hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất trong trường hợp bên có quyền sử dụng đất là tổ chức ... hoặc các hợp đồng, giao dịch pháp luật không yêu cầu công chứng nhưng tổ chức, cá nhân tự nguyện yêu cầu công chứng như hợp đồng mua bán nhà ở trong trường hợp bên bán nhà là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở, di chúc ...). Bản sao, bản dịch giấy tờ, chữ ký cá nhân trong các giấy tờ không được coi là văn bản công chứng. Đây là điểm mới cơ bản của Luật công chứng so với các quy định của các văn bản quy phạm pháp luật trước đây về vấn đề này. b) Văn bản công chứng là kết quả hoạt động của công chứng viên Trước đây, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định văn bản công chứng là những văn bản được Phòng công chứng chứng nhận, trong đó công chứng viên chỉ là người thực hiện nhiệm vụ của Phòng Công chứng. Nay Luật công chứng quy định “công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác ...” hay nói cách khác, công chứng viên là chủ thể thực hiện công chứng, là người xem xét và bảo đảm tính xác thực, tính hợp pháp cho các hợp đồng, giao dịch được giao kết hoặc xác lập và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng đó. Phòng công chứng, Văn phòng công chứng chỉ là hình thức tổ chức hành nghề của công chứng viên, không phải là chủ thể thực hiện công chứng. Đây cũng là một điểm mới của Luật công chứng, phù hợp với thông lệ của trường phái công chứng Latine trên thế giới. c) Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng Việc xác định ngày có hiệu lực của văn bản công chứng có ý nghĩa pháp lý quan trọng vì chỉ khi văn bản công chứng có hiệu lực thì mới làm phát sinh các quyền, nghĩa vụ của các bên trong văn bản công chứng cũng như trách nhiệm của công chứng viên đối việc công chứng đã thực hiện. Tuy nhiên cần phân biệt ngày có hiệu lực của văn bản công chứng với thời điểm có hiệu lực của hợp đồng, giao dịch. Theo quy định của pháp luật về dân sự, tương ứng với mỗi loại hình thức hợp đồng thì thời điểm giao kết hợp đồng được xác định một cách phù hợp trên cơ sở công nhận hiệu lực của cam kết, thoả thuận giữa các bên. Theo nguyên tắc chung, đó là hợp đồng được giao kết vào thời điểm bên đề nghị nhận được trả lời chấp nhận giao kết. Đối với hợp đồng bằng văn bản, thời điểm giao kết là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản và thời điểm có hiệu lực của loại hợp đồng này được tính từ thời điểm giao kết nêu trên hoặc cũng có thể có hiệu lực vào thời điểm khác do các bên có thoả thuận hoặc pháp luật có quy định. Đối với hợp đồng văn bản được công chứng, trong một số trường hợp theo quy định của pháp luật, hợp đồng sẽ phát sinh hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng nghĩa là kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, cũng giống như đối với các hợp đồng bằng văn bản khác, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng được công chứng cũng có thể không trùng với ngày có hiệu lực của văn bản công chứng mà có thể sẽ có hiệu lực vào một thời điểm khác sau đó do các bên thoả thuận (ví dụ: các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thoả thuận về ngày có hiệu lực của hợp đồng giao dịch là một ngày cụ thể hoặc khi xảy ra một sự kiện nào đó trong tương lai sau thời điểm công chứng hoặc có thể là khi một bên đáp ứng một điều kiện nào đó) hoặc do pháp luật có quy định (ví dụ: pháp luật về đất đai quy định hợp đồng chuyển đổi, chuyển nhượng, thuê, thuê lại quyền sử dụng đất; hợp đồng hoặc văn bản tặng cho quyền sử dụng đất; hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất). d) Văn bản công chứng được thực hiện theo một trình tự, thủ tục chặt chẽ về nội dung và hình thức, bảo đảm về tính xác thực, tính hợp pháp. Có thể nói đây là một trong những đặc điểm quan trọng nhất của văn bản công chứng, được khẳng định trong pháp luật của hầu hết các nước theo trường phái công chứng Latine trên thế giới. Vì vậy, ngoài những điểm mới như đã nêu trên, kế thừa quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, Luật công chứng bằng nhiều quy định khác nhau cũng đã thể hiện đặc trưng quan trọng này của văn bản công chứng. Theo quy định tại các Điều 35 và Điều 36 của Luật công chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện theo hai cách: công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn hoặc công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Tuy nhiên, dù làm theo cách nào thì văn bản công chứng cũng đều được công chứng viên xem xét theo một trình tự, thủ tục chặt chẽ cả về nội dung và hình thức theo quy định của pháp luật trên cơ sở thoả thuận của các bên, cụ thể như sau: - Về nội dung, văn bản công chứng phải bao gồm hai thành phần đó là hợp đồng, giao dịch và lời chứng của công chứng viên. Nội dung của văn bản công chứng trước hết là hợp đồng, giao dịch. Các hợp đồng, giao dịch này được công chứng viên xem xét về các khía cạnh pháp lý khác nhau như về năng lực hành vi dân sự của người tham gia hợp đồng, giao dịch, về sự tự nguyện giao kết của họ, cũng như kiểm tra xem nội dung của hợp đồng, giao dịch có vi phạm pháp luật hay không, đối tượng của hợp đồng giao dịch là có thật hay không... Trong quá trình xem xét này, công chứng viên thông qua hoạt động của mình được thể hiện dưới nhiều hình thức như bằng lời nói (ví dụ: giải thích về quyền, nghĩa vụ của các bên khi giao kết hợp đồng), bằng văn bản (ví dụ: gửi các phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, xác minh, giám định), bằng hành vi cụ thể (ví dụ: từ chối công chứng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật) và ở nhiều thời điểm khác nhau (từ khi các bên bày tỏ ý định giao kết hợp đồng cho đến khi đặt bút ký vào hợp đồng và được kết thúc bằng một hợp đồng đã được công chứng) qua đó giúp các bên thể hiện ý chí của mình đúng pháp luật và bảo đảm sự công bằng trong cam kết của họ. Một nội dung không thể thiếu nữa của văn bản công chứng đó là lời chứng của công chứng viên. Hay nói cách khác, lời chứng của công chứng viên là một bộ phận cấu thành của văn bản công chứng. Theo quy định tại Điều 5 của Luật công chứng thì lời chứng của công chứng viên phải ghi rõ thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. - Về hình thức, để bảo đảm tính xác thực của văn bản công chứng, bên cạnh việc quy định về nội dung của văn bản này, Luật công chứng cũng quy định văn bản công chứng phải được bảo đảm các yêu cầu về chữ viết, cách ghi trang, tờ trong văn bản công chứng, về việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng, về việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng tại các Điều 40, 41, 42 và 43. 2.2.4 Thủ tục chung công chứng hợp đồng giao dịch 19 Luật công chứng đã có những quy định về thủ tục công chứng theo hƣớng công khai hoá, minh bạch hoá, để khi đến công chứng ngƣời dân biết rõ ngƣời yêu cầu công chứng phải làm gì? công chứng viên phải làm gì? Luật công chứng quy định được công chứng trong hai trường hợp: - Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn; - Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Cả hai trường hợp nêu trên thì người yêu cầu công chứng đều phải nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, gồm các giấy tờ sau đây: + Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu; + Bản sao giấy tờ tuỳ thân; + Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký 19 Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật – Bộ Tư pháp: Chuyên đề về công chứng và chứng thực. Đặc san Tuyên truyền pháp luật số 14 (tháng 7/2007). quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; + Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Các bản sao nêu trên có thể là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Ngoài ra, hai trường hợp nêu trên có sự khác nhau như sau: + Đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn thì người yêu cầu công chứng còn phải nộp dự thảo hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng. + Đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì người yêu cầu công chứng nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch. Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản, nhận lữu giữ di chúc Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản được áp dụng theo thủ tục riêng dưới đây, đồng thời theo thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch mà không trái với thủ tục riêng. Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản, trừ trường hợp nhiều bất động sản thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau cùng được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế chấp đó do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản thực hiện. Một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải do công chứng viên đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng. Trường hợp công chứng viên công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu chuyển sang tổ chức hành nghề công chứng khác, không còn hành nghề công chứng hoặc không thể thực hiện việc công chứng thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hợp đồng thế chấp công chứng hợp đồng đó. Công chứng di chúc Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng di chúc; không ủy quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc. Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên từ chối công chứng di chúc đó hoặc theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định. Trong trường hợp tính mạng người lập di chúc bị cái chết đe dọa thì người yêu cầu công chứng không phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 35 của Luật công chứng nhưng phải ghi rõ trong văn bản công chứng. Di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu bất kỳ công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ đó. Trong trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đó biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc. Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì họ có quyền yêu cầu công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản. Trong văn bản thoả thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần quyền hưởng di sản của mình cho người thừa kế khác. Trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó. Trong trường hợp thừa kế theo pháp luật, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế. Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình di chúc. Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh. Văn bản thoả thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản. Công chứng văn bản khai nhận di sản Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản. Trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó. Trong trường hợp thừa kế theo pháp luật, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế. Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình di chúc. Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh. Văn bản thoả thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản. Công chứng văn bản từ chối nhận di sản Người thừa kế có thể yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản. Khi yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản, người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân. Nhận lưu giữ di chúc Người lập di chúc có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc của mình. Khi nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên phải niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, ghi giấy nhận lưu giữ và giao cho người lập di chúc. Đối với di chúc đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ nhưng sau đó giải thể hoặc chấm dứt hoạt động thì trước khi giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng phải thoả thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác lưu giữ di chúc. Trường hợp không thoả thuận được thì phải trả lại di chúc và phí lưu giữ di chúc cho người lập di chúc. Việc công bố di chúc lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về dân sự. 2.2.5 Hồ sơ công chứng và chế độ lưu trữ Lưu trữ hồ sơ công chứng là một công đoạn trong hoạt động công chứng và đã được thể chế hoá trong các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng. Một vai trò rất lớn của việc lưu trữ hồ sơ công chứng đó là cấp bản sao theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch và người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch. Pháp luật về công chứng quy định lưu trữ bản sao có tác dụng chống trường hợp đương sự sử dụng bản sao được công chứng từ văn bằng, chứng chỉ giả hoặc đương sự chỉnh sửa nội dung của bản sao sau khi công chứng để sử dụng trái pháp luật. Khoản 3 Điều 54 của Luật công chứng quy định: “Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng”. Trên thực tế, cơ quan chức năng đã phát hiện một số trường hợp sử dụng văn bằng, chứng chỉ giả thông qua việc kiểm tra, đối chiếu với bản sao được lưu trữ tại Phòng công chứng. Nhờ có hồ sơ công chứng được lưu trữ tại Phòng công chứng, nhiều sự thật đã được làm sáng tỏ đem lại công bằng cho xã hội và tạo niềm tin đối với nhân dân. Nghị định số 45/HĐBT ngày 27-2-1991 của Hội đồng Bộ trưởng về công chứng nhà nước và Nghị định số 31/CP ngày 18-5-1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước đã có những quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng. Tuy nhiên, những quy định này chưa đầy đủ, rõ ràng và cụ thể. Có thể nói, do điều kiện lịch sử, công tác lưu trữ hồ sơ công chứng chưa được chú trọng trong giai đoạn này. Ngày 08-12-2000, Chính phủ ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực đánh dấu bước ngoặt trong công tác công chứng, chứng thực của nước ta. Bên cạnh việc quy định rất cụ thể trình tự, thủ tục công chứng, chứng thực, Điều 62 của Nghị định này còn quy định rõ ràng về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng, chứng thực. Khoản 1 Điều 62 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định: “Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, sổ công chứng, sổ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực”. Theo quy định này thì Phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp huyện phải thực hiện lưu trữ hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, sổ công chứng, sổ chứng thực lâu dài. Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực phải lưu trữ lâu dài bao gồm hồ sơ về hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng, chứng thực và hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải công chứng nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu. Đối với hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch, Nghị định quy định thời hạn lưu trữ là năm năm kể từ thời điểm công chứng, chứng thực. Để đảm bảo cho việc lưu trữ này, khoản 2 Điều 62 của Nghị định số 75/2000/NĐCP quy định: “Cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, ẩm ướt, mối mọt đối với hồ sơ, sổ công chứng, sổ chứng thực”. Ngoài việc phải lưu trữ hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực bằng bản giấy, Nghị định cũng quy định Phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp huyện phải nhập vào máy vi tính các việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch. Đây cũng là một biện pháp lưu trữ mà pháp luật yêu cầu đối với hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực. Như vậy, đối với hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực mà pháp luật quy định lưu trữ lâu dài thì phải thực hiện hai biện pháp lưu trữ là lưu trữ bản giấy và lưu trữ trên máy vi tính. Thực hiện chủ trương xã hội hoá hoạt động công chứng, cải cách hành chính tạo thủ tục thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu công chứng, ngày 29-11- 2006, Quốc hội đã thông qua Luật công chứng. Luật công chứng có rất nhiều điểm mới, một trong những điểm mới quan trọng đó là vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng. Luật công chứng dành một chương riêng quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng trong đó cách thức lưu trữ, chế độ lưu trữ được quy định rất cụ thể (Chương V). Điều 53 của Luật Công chứng quy định về hồ sơ công chứng: “Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng”. Luật Công chứng cũng quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ: “Bản chính văn bản công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là hai mươi năm; các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là năm năm”. 20 Với yêu cầu nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng, phát triển nghề công chứng phục vụ phát triển kinh tế, thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng như trên là cần thiết và đáp ứng yêu cầu thực tiễn. Luật công chứng chỉ điều chỉnh vấn đề công chứng, do vậy hồ sơ công chứng được quy định ở đây chỉ là hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch và quy định về thời hạn lưu trữ như vậy là hoàn toàn phù hợp. Một trong những điểm mới thể hiện bước đột phá trong hoạt động công chứng của nước ta đó là Luật công chứng quy định có hai loại hình tổ chức hành nghề công chứng là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Vấn đề đặt ra là hồ sơ công chứng đang được lưu trữ tại Phòng công chứng, Văn phòng công chứng sẽ được giải quyết như thế nào nếu tổ chức này giải thể hay chấm dứt hoạt động. Để đảm bảo công tác lưu trữ được thực hiện đúng quy định của Luật công chứng, khoản 4 Điều 54 của Luật công chứng đã 20 Khoản 2, Điều 54 Luật Công chứng 2006 quy định rõ về vấn đề này: “Trong trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định. Trong trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thoả thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được thì báo cáo Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng”. Như vậy, có thể nói rằng, chúng ta đã có đầy đủ quy định pháp luật để điều chỉnh vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng. 2.2.6. Giải quyết khiếu nại, tố cáo Khiếu nại, tố cáo là một trong những quyền cơ bản của công dân được quy định trong Hiến pháp 1992, theo đó “Công dân có quyền khiếu nại, tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về những việc làm trái pháp luật của cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân hoặc bất cứ cá nhân nào” (Điều 74). Điều đó có ý nghĩa vô cùng to lớn, một mặt tạo cơ sở pháp lý để nhân dân thực hiện quyền giám sát hoạt động của các cơ quan nhà nước đồng thời bảo vệ hiệu quả quyền, lợi ích hợp pháp của mình, mặt khác có ý nghĩa bắt buộc các cơ quan nhà nước phải tôn trọng quyền khiếu nại của mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân. Trong lĩnh vực tư pháp, Luật Công chứng được Quốc hội thông qua và có hiệu lực từ ngày 01/7/2007 đã đánh dấu một bước phát triển mới, theo đó hoạt động công chứng không chỉ còn là một hoạt động bổ trợ tư pháp mà là một nghề như mọi nghề khác trong xã hội. Việc xã hội hóa hoạt động công chứng đã kéo theo sự phát triển của nghề công chứng, và do vậy các quy định để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong hoạt động công chứng cũng cần phải được hoàn thiện. Khiếu nại, tố cáo theo quy định của Luật Công chứng là một bước tiến mới, một khâu cải cách thủ tục hành chính so với các quy định trước đây. Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước chỉ có duy nhất một điều luật (Điều 35) quy định về khiếu nại, tố cáo trong hoạt động công chứng, theo đó việc giải quyết khiếu nại tố cáo “được giải quyết theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo”. Như vậy, việc giải quyết về khiếu nại, tố cáo về cơ bản vẫn chưa có quy định riêng. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực, tại Điều 67 quy định về thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Phòng Công chứng, theo đó việc khiếu nại lần đầu đối với việc từ chối công chứng sẽ do Trưởng Phòng Công chứng giải quyết trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết đơn khiếu nại. Giám đốc Sở Tư pháp là người giải quyết khiếu nại lần hai nếu người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của Trưởng Phòng Công chứng và có đơn khiếu nại tiếp. Giám đốc Sở Tư pháp phải giải quyết trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu nại. Người khiếu nại có quyền khiếu nại tiếp lên Bộ trưởng Bộ Tư pháp nếu vẫn không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của Giám đốc Sở Tư pháp .Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu nại, Bộ trưởng Bộ Tư pháp phải giải quyết. Quyết định giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ Tư pháp là quyết định cuối cùng. Đối với khiếu nại về công chứng phức tạp, thì thời hạn giải quyết khiếu nại của Giám đốc Sở Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Tư pháp có thể được kéo dài nhưng không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, tại Điều 70 quy định: “việc tố cáo hành vi trái pháp luật của người thực hiện công chứng…được giải quyết theo quy định của pháp luật về tố cáo”. Theo Điều 63 Luật công chứng: “Người yêu cầu công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Trưởng Phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng có trách nhiệm giải quyết khiếu nại đối với việc từ chối công chứng trong thời hạn không quá ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận được khiếu nại. Trường hợp không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của Trưởng Phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng, người khiếu nại có quyền khiếu nại đến Giám đốc Sở Tư pháp. Trong thời hạn không quá năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm giải quyết”. Theo Điều 64 Luật công chứng: “Trong trường hợp giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng thì các bên có quyền khởi kiện vụ việc ra Toà án để giải quyết tranh chấp đó”. Như vậy, Luật Công chứng quy định về việc khiếu nại và giải quyết khiếu nại theo hướng đơn giản hơn về thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi cho người khiếu nại. Thời hạn giải quyết khiếu nại về hành vi từ chối công chứng rút ngắn hơn (Trưởng Phòng Công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng giải quyết khiếu nại lần đầu trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, Giám đốc Sở Tư pháp giải quyết khiếu nại lần hai trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn; theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP là 5 ngày và 10 ngày, trường hợp khiếu nại về công chứng phức tạp, thì thời hạn giải quyết khiếu nại của Giám đốc Sở Tư pháp tối đa không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết). Luật Công chứng đã rút bớt một cấp khiếu nại (người khiếu nại không có quyền khiếu nại tiếp tới Bộ trưởng Bộ Tư pháp). CHƢƠNG 3 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG Ở TỈNH ĐỒNG THÁP Trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp có tất cả là 05 Văn phòng công chứng đang hoạt động, dự kiến đến cuối năm 2014 sẽ thành lập thêm 01 Văn phòng công chứng tại huyện Hồng Ngự, tỉnh Đồng Tháp. Tên Loại Quyết định VPCC hình VPCC thành lập VPCC Công Số 140/QĐ- 393, đường Lấp ty hợp UBND-TL 3/2 ấp Bình Vò danh ngày 17/10/2011 Thạnh, thị trấn Lấp Vò, huyện Lấp Vò, Đồng Tháp 02 VPCC Châu Thành Doanh nghiệp tư nhân Số 124/QĐUBND-TL ngày 26/9/2011 130, Quốc lộ 80, ấp Tân Thạnh, xã An Nhơn, huyện Châu Thành, Đồng Tháp 1 Võ Lê 03 VPCC Đồng Tháp Công ty hợp danh 24, Nguyễn Trãi, khóm Bình Thuận, 6 Nguyễn Hữu Chỉnh 4 Nguyễn Văn Hoàng STT 01 Địa chỉ Số Trưởng lượng CCV VPCC 3 Nguyễn Thị Ngọc Hiếu Thụy thị trấn Mỹ Thọ, huyện Cao Lãnh, Đồng Tháp 04 VPCC Tháp Mười Công ty hợp danh Số 108/QĐUBND-TL ngày Số 01, Lô N, đường Cách mạng tháng 8, Ghi chú 12/8/2011 khu hành chính, khóm 3, thị trấn Mỹ An, huyện Tháp Mười, Đồng Tháp 05 VPCC Đất Doanh nghiệp Số 75/QĐUBND-TL Số 8, Thoại Ngọc Hầu, Qúy tư nhân ngày 13/6/2013 khóm 1, phường An 1 Nguyễn Văn Yên Thạnh, thị xã Hồng Ngự, Đồng Tháp 3.1.1. Tên gọi của văn phòng công chứng ở tỉnh Đồng Tháp Tất cả các Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp đều do Công chứng viên đặt tên và đảm bảo việc đặt tên đúng với quy định tại khoản 3 Điều 26 của Luật Công chứng 2006 là không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không sử dụng từ ngữ ký hiệu phạm vi truyền thống lịch sử, văn hóa đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc. Hầu hết các Văn phòng công chứng nêu trên đều đặt tên gắn với địa danh nơi đặt trụ sở làm việc, riêng có Văn phòng công chứng Đất quý tại thị xã Hồng Ngự thì có tên khác. Tuy nhiên, việc đặt tên này không vi phạm quy định của pháp luật. Đối với Văn phòng công chứng Đất quý thì người viết có đến gặp trực tiếp Trưởng Văn phòng công chứng để hỏi thêm về việc đặt tên trên có ý nghĩa như thế nào, thì được ông Nguyễn Văn Yên – Trưởng văn phòng công chứng cho biết, sở dĩ ông đặt tên cho Văn phòng công chứng của mình với tên Đất Quý là có liên quan đến gia đình ông, đất mà ông đang kinh doanh này là do cha ông để lại, ban đầu nó không mang lại giá trị kinh tế cao nên ông để đó không làm gì, nhưng sau khi nghĩ việc tại Phòng Tư pháp, bản thân ông ở nhà thì buồn nên quyết định thành lập Văn phòng công chứng tư trên mảnh đất cha ông cho ông nên ông lấy tên là Đất Quý. 3.1.2. Bổ nhiệm công chứng viên đối với Văn phòng công chứng ở Đồng Tháp Hiện nay trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp số lượng công chứng viên hiện có so với nhu cầu công chứng còn rất thấp, trên 40% công chứng viên ở tỉnh chưa được đào tạo một cách bài bản về kỹ năng hành nghề, đa phần những người này đều thuộc diện được miễn đào tạo nghề và tập sự hành nghề công chứng. Cụ thể như ở Văn phòng công chứng Đồng Tháp và Văn phòng công chứng Tháp Mười, công chứng viên ở hai văn phòng này đều thuộc dạng miễn đào tạo nghề công chứng và miền tập sự hành nghề công chứng, là vì họ đều là những Luật sư đã có trên 03 năm hành nghề luật sư nên họ được xét bổ nhiệm là công chứng viên theo khoản 2 Điều 18 Luật Công chứng. Hay là trường hợp công chứng viên Nguyễn Văn Hoàng – là công chứng viên của Phòng Công chứng số 3 đã nghỉ hưu nhưng vẫn được giữ chức danh công chứng viên và được phép thành lập Văn phòng công chứng theo Khoản 1, Điều 66 Luật Công chứng 2006. 3.1.3. Loại hình tổ chức hành nghề công chứng ở tỉnh Đồng Tháp Đầu tiên phải nói đến hai VPCC Lấp Vò và VPCC Tháp Mười Văn phòng công chứng Lấp Vò ban đầu được thành lập dưới hình thức là Doanh nghiệp tư nhân theo Quyết định số 140/QĐ-UBND-TL ngày 17/10/2011 nhưng hiện nay Văn phòng công chứng này hoạt động dưới hình thức là công ty hợp danh và được Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp cho phép chuyển đổi tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh thông qua Quyết định số 68/QĐ-UBND-TL, ngày 06/6/2013 do bà Nguyễn Thị Ngọc Hiếu là Công chứng viên làm Trưởng Văn phòng. Cũng giống như Văn phòng công chứng Lấp Vò, Văn phòng công chứng Tháp Mười ban đầu cũng tổ chức và hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân theo Quyết đinh số 108/QĐ-UBND-TL, ngày 12/8/2011 nhưng hiện nay Văn phòng công chứng này cũng đã tiến hành thay đổi cách thức tổ chức và hoạt động, đã được Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp phê duyệt bằng Quyết định số 67/QĐ-UBND-TL, ngày 06/6/2013do ông Nguyễn Văn Hoàng là Công chứng viên làm Trưởng Văn phòng. Văn phòng công chứng Đất quý được tổ chức và thành lập theo loại hình Doanh nghiệp tư nhân được Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp ra quyết định thành lập số 75/QĐUBND-TL, ngày 13/6/2013 do ông Nguyễn Văn Yên là Công chứng viên làm Trưởng Văn phòng. 3.1.4. Mô hình hoạt động Cả 5 văn phòng công chứng đang hoạt động trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp đều hoạt động theo mô hình Luật Doanh nghiệp.  Văn phòng công chứng Lấp Vò + Hợp đồng trong biên chế: - 01 Trưởng Văn phòng (đồng thời cũng là công chứng viên): quản lý chung cho cả văn phòng, tổ chức nhân sự, hành chính và ký công chứng. - 02 công chứng viên – là thành viên hợp danh, không nắm giữ vai trò quản lý chung mà chỉ ký công chứng. - 03 nhân viên nghiệp vụ, bao gồm: 01 kế toán, 01 thủ quỹ, 01 nhân viên văn phòng – lưu trữ + Hợp đồng ngoài biên chế: - 01 Nhân viên photocopy - 01 bảo vệ khiêm tạp vụ  Văn phòng công chứng Châu Thành + Hợp đồng trong biên chế: - 01 Trưởng Văn phòng (đồng thời cũng là công chứng viên): quản lý chung cho cả văn phòng, tổ chức nhân sự, hành chính và ký công chứng. - 02 nhân viên nghiệp vụ, bao gồm: 01 kế toán khiêm thủ quỹ, 01 nhân viên văn phòng – lưu trữ + Hợp đồng ngoài biên chế: - 01 bảo vệ khiêm tạp vụ  Văn phòng công chứng Tháp Mười + Hợp đồng trong biên chế: - 01 Trưởng Văn phòng (đồng thời cũng là công chứng viên): quản lý chung cho cả văn phòng và ký công chứng. - 03 công chứng viên – là thành viên hợp danh, đảm nhận nhiệm vụ công chứng. Trong đó có 01 Công chứng viên khiêm thủ quỹ. - 02 nhân viên nghiệp vụ, bao gồm: 01 kế toán, 01 nhân viên văn phòng – lưu trữ + Hợp đồng ngoài biên chế: - 01 Nhân viên photocopy - 01 tạp vụ  Văn phòng công chứng Đồng Tháp + Hợp đồng trong biên chế: - 01 Trưởng Văn phòng (đồng thời cũng là công chứng viên): quản lý chung cho cả văn phòng, tổ chức nhân sự, hành chính và ký công chứng. - 05 công chứng viên – là thành viên hợp danh, trong đó có 01 công chứng viên giữ vai trò là Chủ tịch Hội đồng thành viên, mỗi công chứng viên trong văn phòng này đảm nhiệm mỗi lĩnh vực khác nhau. Người yêu cầu công chứng đến văn phòng này rất thuận lợi, không phải chờ lâu vì mỗi người đảm nhận một lĩnh vực riêng biệt. - 07 nhân viên nghiệp vụ, bao gồm: 01 kế toán, 01 thủ quỹ, 03 nhân viên văn phòng, 02 lưu trữ + Hợp đồng ngoài biên chế: - 03 nhân viên photocopy. - 02 bảo vệ. - 02 tạp vụ.  Văn phòng công chứng Đất Quý Do Văn phòng công chứng này mới được thành lập nên cơ cấu nhân viên còn nhiều hạn chế, một người có thể khiêm nhiệm nhiều công việc và hiện nay văn phòng này không có hợp đồng ngoài biên chế. + Hợp đồng trong biên chế: - 01 Trưởng Văn phòng (đồng thời cũng là công chứng viên): quản lý chung cho cả văn phòng, tổ chức nhân sự, hành chính và ký công chứng. - 01 nhân viên nghiệp vụ đảm nhiệm công tác công tác văn thư lưu trữ. - 01 nhân viên nghiệp vụ: đảm nhiệm vai trò kế toán khiêm thủ quỹ 3.1.5. Nguyên tắc quản lý Trưởng Văn phòng là người trực tiếp quản lý và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Văn phòng theo Luật doanh nghiệp. Tập thể Cán bộ - Nhân viên phải đề cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân, chịu sự phân công, phân việc của Trưởng Văn phòng, chấp hành và thực hiện nghiêm kỷ luật lao động, giờ làm việc, lịch trực và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tuyệt đối tôn trọng nguyên tắc, đạo đức hành nghề công chứng, đoàn kết nội bộ, giữ bí mật cho Văn phòng và Khách hàng khi thi hành nhiệm vụ. Tập thể Cán bộ - Nhân viên cùng có trách nhiệm, đề xuất ý kiến về hoạch định chiến lược phát triển văn phòng công chứng luôn luôn hoạt động ổn định, giữ vững thương hiệu, tồn tại lâu dài 3.1.6. Quyền và nghĩa vụ của cán bộ - nhân viên - Quyền lợi + Được giao quyền tương xứng với nhiệm vụ + Được bảo đảm trang thiết bị và các điều kiện làm việc + Được cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn được giao + Được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ + Được hưởng lương cơ bản theo khung lương, hệ số ngành, nghề đảm nhận + Được hưởng phụ cấp làm thêm giờ, trực nhật ngoài giờ hành chính (Thứ 7, Chủ nhật) + Được mua bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế + Được phép nghỉ lễ, nghỉ hàng năm, nghỉ để giải quyết việc riêng theo quy định của pháp luật về lao động - Nghĩa vụ - Chấp hành nghiêm chỉnh đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước - Tôn trọng và nhã nhặn, tận tình hướng dẫn người đến yêu cầu công chứng, - Lắng nghe ý kiến đóng góp của tập thể - Không tiết lộ thông tin công chứng mà mình biết được khi hành nghề. - Không tiết lộ mọi thông tin về tổ chức và hoạt động của văn phòng mình cho văn phòng khác biết. - Thực hiện đúng, đầy đủ và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao - Có ý thức tổ chức kỉ luật, nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức, đơn vị. - Chủ động và phối hợp chặt chẽ trong thi hành công vụ, giữ gìn đoàn kết tổ chức 3.1.7. Quy trình tiếp nhận, xử lý và hoàn trả hồ sơ MÔ TẢ QUY TRÌNH TT 1 2 NGƢỜI CÓ TRÁCH NHIỆM MÔ TẢ CÔNG VIỆC Khách hàng - Người Tiếp xúc khách hàng (1) Tiếp yêu cầu công chứng xúc hồ sơ Người tiếp nhận yêu cầu - Công chứng viên Công chứng viên Quyết định nhận hồ sơ (2a) MẪU BIỂU THỰC HIỆN Phiếu yêu cầu công chứng (theo loại việc) Bản liệt kê Danh mục hồ sơ công chứng (theo loại việc) Thông báo phí và thù lao công chứng Thông báo từ chối công 3 Trưởng Văn phòng hoăc hoàn trả (2b) chứng Công chứng viên và Giải quyết hồ sơ công chứng Phiếu yêu cầu xác minh Chuyên viên giúp việc (3a) Xác minh Hoàn trả hồ sơ Thông báo từ chối công sau khi kết quả xác minh cho chứng Soạn thảo hợp đồng, thấy không đủ điều kiện (3b) giao dịch (theo mẫu) Soạn Soạn thảo văn bản công chứng 4 Công chứng viên và lời chứng của CCV (theo mẫu) Ký hồ sơ công chứng (4) Chuyên viên giúp việc 5 6 Kế toán Thủ quỹ Văn Thông báo lệ phí (5) Thu lệ Thông báo phí và thù lao thư phí Cho số công chứng Đóng dấu công chứng Phiếu thu phí CC Phiếu thu thù lao Hoá đơn GTGT Văn thư Trả hồ sơ văn bản đã công chứng cho khách hàng (6) 7 Văn thư Lưu trữ Lập phiếu lưu trữ hồ sơ (7) Chuyển hồ sơ lên phòng lưu trữ Phiếu lưu trữ hồ sơ (1) Tiếp xúc khách hàng: Người có yêu cầu công chứng trình bày nội dung cần công chứng và hồ sơ tài liệu mang theo với Công chứng viên (hoặc chuyên viên được phân công - gọi chung là người tiếp nhận) tại bàn tiếp khách. (2) Tiếp xúc hồ sơ: Người tiếp nhận có nhiệm vụ lắng nghe và kiểm tra hồ sơ theo bản liệt kê. Cần xác định càng sớm càng tốt yêu cầu công chứng có thuộc thẩm quyền hay không và hợp đồng, giao dịch là có phù hợp quy định của pháp luật hay không. (2a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các bên tham gia giao dịch đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật thì Người có yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng để VPCC tiếp nhận hồ sơ chính thức. Người tiếp nhận hồ sơ thông báo ngay (bằng miệng) cho khách hàng phí công chứng, thù lao công chứng để khách hàng biết và thoả thuận trước khi thực hiện các công việc nghiệp vụ (cần nói rõ thù lao soạn thảo hợp đồng đối với các trường hợp khách hàng không có hợp đồng hoặc không có văn bản giao dịch đã được soạn sẵn và chi phí photocopy nếu phải photo thêm tài liệu). Trường hợp hồ sơ thiếu: Người tiếp nhận ghi phiếu hướng dẫn các hồ sơ cần bổ sung trước khi hoàn trả hồ sơ cho khách hàng. (2b) Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Người tiếp nhận xin ý kiến Trưởng phòng để giải thích lý do từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách yêu cầu trả lời bằng văn bản thì Người có yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng, Người tiếp nhận viết phiếu hẹn ngày nhận văn bản trả lời trong vòng 3 ngày làm việc. (3) Nhận và giải quyết hồ sơ: (3a) Trường hợp khách hàng không có hợp đồng hoặc không có văn bản giao dịch (gọi chung là văn bản công chứng) đã được soạn sẵn thì Người tiếp nhận cung cấp mẫu để khách hàng ghi các thông tin cần thiết vào mẫu. Công chứng viên kiểm tra nội dung hợp đồng, văn bản công chứng, bổ sung hoặc chỉnh sửa nếu thấy cần thiết trước khi cho đánh máy văn bản công chứng và cho in ra 1 bản để thông qua khách hàng. Sau khi thông qua xong, cho in đủ số bản cần thiết để công chứng (3 bản, nếu khách hàng không có yêu cầu nhiều hơn) Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách hàng, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; kiểm tra thông tin ngăn chặn. Công chứng viên hướng dẫn khách ký tên và điểm chỉ vào phần bên dưới chữ ký tại trang cuối của hợp đồng trước mặt mình và đối chiếu dấu vân tay so với dấu vân tay trên CMND (kể cả người làm chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng không biết chữ hoặc khiếm thị thì phải có người làm chứng. Người làm chứng phải xác nhận trên hợp đồng đã đọc nguyên văn nội dung hợp đồng cho người yêu cầu công chứng nghe rõ hoặc là người nước ngoài không biết tiếng Việt thì phải có người phiên dịch) (3b) Trường hợp cần xác minh thông tin về hồ sơ, Người tiếp nhận viết phiếu hẹn ngày nhận kết quả xác minh (trong vòng 15 ngày làm việc). Nếu kết quả xác minh cho thấy không có đủ điều kiện công chứng thì Người tiếp nhận làm Thông báo trả lời. Nếu kết quả xác minh cho thấy có đủ điều kiện công chứng thì thực hiện việc công chứng theo thủ tục chung. (4) Ký công chứng: Công chứng viên ký chứng nhận hợp đồng/văn bản. Thư ký viết Thông báo phí công chứng và thù lao công chứng, tách tài liệu làm bộ hồ sơ lưu trữ và tài liệu trả khách hàng; chuyển toàn bộ hồ sơ cho bộ phận Hành chính. (5) Thu phí, cho số công chứng, đóng dấu: Kế toán kiếm tra mức lệ phí và thù lao công chứng ghi trên Thông báo phí và thù lao công chứng, nếu thấy chính xác thì chuyển Thông báo cho khách hàng để khách hàng chuẩn bị tiền. Thủ quỹ thu được tiền của khách hàng, Kế toán viết Phiếu thu phí công chứng, Hoá đơn GTGT giao khách hàng cùng tìền thừa (thối lại). Cùng lúc văn thư cho số công chứng, đóng dấu hồ sơ công chứng, trả hồ sơ đã được công chứng cho khách hàng. Trường hợp phức tạp (soạn thảo hợp đồng, văn bản công chứng) thì công chứng viên viết phiếu hẹn lại nhưng không quá 02 ngày làm việc. 3.1.8. Quản lý tài chính Trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp có 5 văn phòng công chứng nhưng so về mặt bằng chung thì Văn phòng công chứng Đồng Tháp là văn phòng lớn nhất, có quy mô nhất nên có cách quản lý tài chính không giống như các văn phòng công chứng còn lại. Đối với việc quản lý tài chính ở Văn phòng công chứng Đồng Tháp được thực hiện như sau: Trưởng Văn phòng công chứng là chủ tài khoản của Tổ chức tín dụng Ngân hàng mà văn phòng công chứng đăng ký mở tài khoản. Đồng thời Trưởng văn phòng ủy quyền cho Nhân viên kế toán đồng đứng tên chủ tài khoản để xử lý việc thu – chi tài chính của văn phòng khi cần thiết. Việc trả lương cho các nhân viên trong văn phòng đều do Trưởng văn phòng quyết định đương nhiên là phải đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật nói chung và pháp luật về công chứng nói riêng. Hai bộ phận kế toán và thủ quỹ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính. Kế toán ở Văn phòng công chứng Đồng Tháp phải thực hiện đúng nhiệm vụ của một kế toán, thu thập số liệu kế toán về thu – chi theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó kế toán cũng phải làm bảng lương trình Trưởng văn phòng xem xét và phê duyệt, phải phán ánh đầy đủ, trung thực, hoàn thành chứng từ kế toán đúng quy định. Đối với cá nhân làm công tác kế toán thì phải chịu trách nhiệm cất giữ tiền mặt các nguồn thu – chi trong ngày của Văn phòng. Nhập toàn bộ số tiền mà văn phòng công chứng thu được trong ngày. Cách quản lý tài chính của Văn phòng công chứng này khá là rõ ràng, không gây phiền hà trong nội bộ, tương đối công bằng. Hơn nữa, ở Văn phòng công chứng này, mỗi một nhân viên đều có tài khoản riêng trong ngân hàng nên được trả lương qua thẻ thay vì qua tiền mặt như các văn phòng khác. Còn đối với Văn phòng công chứng Lấp Vò, Văn phòng công chứng Tháp Mười cũng là công ty hợp danh nhưng quy mô vừa, số lượng người dân đến yêu cầu công chứng không cao so với Văn phòng công chứng Đồng Tháp nên về việc quản lý tài chính cũng tương đối dễ dàng hơn. Mặt dù các văn phòng này đều có Thủ quỹ và kế toán độc lập, không có trường hợp 1 người vừa là kế toán vừa làm thủ quỹ. Ở đây, việc thu chi đều do Trưởng văn phòng quyết định. Đối với hai văn phòng hoạt động dưới hình thức là Doanh nghiệp tư nhân thì số lượng nhân viên rất ít so với các văn phòng nói trên, chính vì vậy, khi tuyển dụng nhân sự Trưởng văn phòng đã thỏa thuận mức lương với họ theo hợp đồng lao động. Ở các văn phòng này, công việc của kế toán và thủ quỹ tương đối nhẹ nhàng. Chứng từ, sổ sách đơn giản nhưng vẫn đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật. 3.1.9. Chế độ khen thƣởng và kỷ luật Theo quá trình đi khảo sát thực tế của chúng tôi ở các văn phòng công chứng thì ở mỗi văn phòng có chế độ khen thưởng và kỷ thuật khác nhau. Ở văn phòng công chứng Đồng Tháp, Trưởng văn phòng công chứng sẽ đề ra chỉ tiêu đối với mỗi công chứng viên, đến định ky hàng tháng, quý, năm Trưởng văn phòng căn cứ vào hiệu quả tài chính mà những công chứng viên mang lại sẽ làm căn cứ để khen thưởng, tuy nhiên việc khen thưởng cũng thông quan hoạt động bình chọn của cả tập thể. Còn ở những văn phòng công chứng còn lại, sau khi được chúng tôi tìm hiểu thì hầu hết các văn phòng này đều căn cứ vào thu nhập 3 tháng hoặc 6 tháng để khen thưởng, mức thưởng giữa các nhân viên phục vụ là bằng nhau, riêng Trưởng văn phòng và công chứng viên thì sẽ căn cứ vào mức độ mang lại thu nhập cho văn phòng mà khen thưởng, tuy nhiên có văn phòng do mới được thành lập nên lợi nhuận chưa cao, thông thường chỉ đến cuối năm Trưởng văn phòng mới thưởng thêm tháng lương thứ 13 cho họ. Đối với chế độ kỷ luật tất cả các văn phòng đều căn cứ vào những cuộc họp, thông qua ý kiến của tất cả các nhân viên trong văn phòng để đưa ra quyết định kỷ luật một cá nhân nào đó. Nhìn chung, chế độ kỷ luật ở các văn phòng công chứng khá công bằng và phân minh, xử lý đúng người đúng sai phạm. 3.2. NHỮNG MẶT TÍCH CỰC TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP - Về tổ chức triển khai, tuyên truyền phổ biến, quán triệt Luật Công chứng Thực hiện Kế hoạch triển khai thi hành Luật Công chứng của Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành các Kế hoạch, Chỉ thị triển khai thi hành Luật Công chứng. Theo đó, Sở Tư pháp tổ chức triển khai, quán triệt đến các Phòng Công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh; đồng thời phối hợp với các Sở, ngành, đoàn thể, địa phương tổ chức tuyên truyền rộng rãi Luật Công chứng, các căn bản liên quan sâu rộng đến đội ngũ cán bộ, công chức và toàn thể nhân dân. Nhìn chung, công tác triển khai thi hành Luật Công chứng, công tác tuyên truyền, phổ biến và quán triệt Luật Công chứng đã được thực hiện đồng bộ, toàn diện và sâu rộng trên địa bàn tỉnh. Luật Công chứng và những văn bản hướng dẫn thi hành luật đã dần đi vào cuộc sống, ý thức của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và nhân dân, xác định được quyền, nghĩa vụ quy định của pháp luật về công chứng, là cơ sở để xác định được những điểm đổi mới căn bản, hàng đầu của Luật Công chứng, có phân biệt rõ về bản chất, chức năng, nhiệm vụ, đối tượng và nguyên tắc hoạt động của công chứng, phân biệt rõ ràng, tách bạch giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực, đồng thời việc tuyên truyền, quán triệt Luật Công chứng cũng là tiền đề cần thiết cho việc triển khai có hiệu quả Luật Công chứng trên phạm vi toàn tỉnh. - Công tác chuyển đổi tổ chức và hoạt động của các phòng công chứng theo quy định Luật Công chứng Việc chuyển đổi tổ chức và hoạt động của các Phòng Công chứng theo quy định của Luật Công chứng có nhiều thuận lợi vì tại thời điểm thi hành Luật Công chứng các Phòng Công chứng đã hoạt động theo chế độ đơn vị sự nghiệp và đang ở giai đoạn chuyển tiếp thực hiện chế độ đơn vị sự nghiệp theo quy định tại Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập, đồng thời để phù hợp với quy định của Luật Công chứng, Ủy ban nhân dân Tỉnh đã ban hành Quyết định số 930/QĐ-UBND-HC ngày 09 tháng 7 năm 2007 bãi bỏ Quyết định số 44/QĐ.UB ngày 01 tháng 11 năm 1996 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp quy định về việc phân định địa hạt công chứng nhà nước có liên quan đến bất động sản và có kế hoạch từng bước chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch đang thực hiện tại Ủy ban nhân dân Tỉnh cấp huyện, cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng. Thực hiện Luật Công chứng, Nghị định số 02/2008/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP (tại Điểm 8 của Thông tư số 03/2008/TT-BTP đã quy định rõ về việc từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện) và các văn bản liên quan đã góp phần tháo gỡ những khó khăn, bất cập trong hoạt động công chứng thời gian qua, đẩy nhanh tiến độ xã hội hóa công chứng, đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển nghề công chứng, đưa tổ chức và hoạt động công chứng từng bước trưởng thành và dần đi vào hoạt động ổn định và có nề nếp. Thực hiện Công văn số 2604/BTP-BTTP ngày 19 tháng 8 năm 2010 của Bộ Tư pháp về việc cấp thẻ công chứng viên và rà soát, thống kê các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh đã chỉ đạo Sở Tư pháp rà soát lại đội ngũ công chứng viên, thống kê các tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Bộ Tư pháp. Kết quả, đến tháng 01 năm 2011, 100% trường hợp đủ điều kiện trên địa bàn tỉnh đã được cấp thẻ công chứng viên theo quy định. - Về thực trạng tổ chức và hoạt động của công chứng viên + Về số lƣợng, chất lƣợng công chứng viên Qua 5 năm thi hành Luật Công chứng, số lượng và chất lượng công chứng viên đã có bước phát triển đáng kể, đội ngũ công chứng viên ở tỉnh Đồng Tháp đã và đang phát triển về chất lượng và số lượng. Tính đến tháng 8/2012, trong tỉnh có 19 công chứng viên, tăng 09 công chứng viên (đạt tỷ lệ 90%) so với năm 2007. Cùng với sự phát triển về số lượng, chất lượng của đội ngũ công chứng viên ở tỉnh Đồng Tháp đã và đang từng bước được nâng lên. Tất cả Công chứng viên là những người có phẩm chất đạo đức tốt, yêu nghề và có tâm với nghề, ý thức tuân thủ và chấp hành pháp luật cao, tận tâm trong hoạt động nghề nghiệp phục vụ khách hàng. Về trình độ, có 36,84% đã tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng viên và 63,15% là những người từng là Điều tra viên, Kiểm sát viên, Thẩm phán chuyển sang làm công chứng viên. + Về tổ chức hành nghề công chứng Trong 5 năm triển khai thi hành Luật Công chứng, toàn tỉnh đã phát triển được 05 tổ chức hành nghề công chứng, đưa số lượng tổ chức hành nghề công chứng từ 03 tổ chức hành nghề công chứng năm 2007 lên thành 8 tổ chức hành nghề công chứng (tăng 166,66%), trong đó có 03 phòng công chứng và 05 Văn phòng công chứng . Ngoài ra, có 01 Văn phòng công chứng do 01 công chứng viên sáng lập đã được Ủy ban nhân dân Tỉnh cho phép thành lập, nhưng do quá hạn quy định, không đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp (theo quy định trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép thành lập), nên Sở Tư pháp tiến hành lập biên bản và đang đề nghị Ủy ban nhân dân Tỉnh xem xét, giải quyết. Nhìn chung, các tổ chức hành nghề công chứng đã hoạt động ổn định, công tác quản trị, điều hành tổ chức, hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng được cải tiến theo hướng chuyên nghiệp, từ đó yêu cầu công chứng của tổ chức và cá nhân được giải quyết nhanh chóng, kịp thời, đúng quy định của pháp luật, không để tồn đọng, gây phiền hà, chất lượng phục vụ được nâng cao, đa số công chứng viên đều sử dụng thành thạo phần mềm MASTER trong soạn thảo văn bản và quản lý hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch. + Về hoạt động hành nghề công chứng Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, trong hoạt động, các tổ chức hành nghề công chứng thường xuyên có sự quan hệ với các cơ quan có liên quan như cơ quan quản lý đất đai, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, cơ quan quản lý nhà ở, công trình cấp tỉnh, huyện; Phòng Tư pháp, Cơ quan Thuế huyện, thị, thành phố và Ủy ban nhân dân cấp xã để có sự trao đổi, phối hợp về các nội dung các quy định của pháp luật có liên quan, thẩm quyền, thủ tục, trình tự, thời gian giải quyết đối với từng loại việc thuộc cơ quan quản lý chuyên ngành có liên quan đến nghiệp vụ công chứng. Từ đó, hoạt động hành nghề công chứng ở tỉnh Đồng Tháp đã có những đóng góp quan trọng trong việc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia ký hợp đồng, giao dịch như mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, thừa kế, di chúc, ủy quyền ... Nhu cầu công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân ngày càng cao. Có thể nói rằng, trong 5 năm qua, hoạt động công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã cho cá nhân, tổ chức đã tăng cả về số lượng và nâng cao một bước về chất lượng. Theo báo cáo của các tổ chức hành nghề công chứng và Phòng Tư pháp các huyện, thị, thành phố, trong 5 năm (2007 - 2012) đã tham gia công chứng, chứng thực 399.117 hợp đồng, giao dịch, tổng phí thu được là 39.921.235.000đ, tổng số thù lao công chứng, chi phí khác thu được 1.209.475.000đ, tổng số tiền nộp ngân sách, nộp thuế 10.534.004.000đ. Về chất lượng công chứng các hợp đồng, giao dịch tại các tổ chức hành nghề công chứng và chứng thực các hợp đồng, giao dịch tại Ủy ban nhân dâncấp huyện, cấp xã cũng đã được nâng lên. Đa số các công chứng viên ở các tổ chức hành nghề cồng chức, công chức thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dâncấp huyện, cấp xã có tinh thần trách nhiệm cao trong thực thi nhiệm vụ, cẩn trọng, tỉ mỉ từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận, xử lý hồ sơ và giao trả kết quả ..., những thiếu sót, sai phạm được khắc phục kịp thời. Nhất là từ khi có Công văn liên tịch số 1046/HD-STNMT-STP ngày 18 tháng 12 năm 2009, số 200/STN&MT-STP ngày 07 tháng 3 năm 2011 của Sở Tài nguyên và Môi trường và Sở Tư pháp hướng dẫn chứng nhận các các hợp đồng, giao dịch quyền sử dụng đất đối với đất hộ gia đình. + Về xã hội hóa hoạt động công chứng Chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, tách bạch hoạt động công chứng và chứng thực, đồng thời kết hợp với chủ trương từng bước chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch đang thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng cũng được Ủy ban nhân dân Tỉnh quan tâm thực hiện; bên cạnh việc tiếp tục duy trì, củng cố và phát triển hoạt động của các phòng công chứng, Ủy ban nhân dân Tỉnh cũng đã cho phép thành lập các văn phòng công chứng, từng bước chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch (hiện nay đã chuyển giao được 4 nơi: Thị xã Hồng Ngự, Sa Đéc, thành phố Cao Lãnh và huyện Cao Lãnh); xem xét, có chính sách khuyến khích phát triển loại hình Văn phòng công chứng do hai Công chứng viên trở lên thành lập và chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập sang loại hình Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập; từ đó tạo nên sự cạnh tranh lành mạnh trong hoat động công chứng, vai trò, trách nhiệm, năng lực, thái độ phục vụ ngày càng được nâng lên rõ rệt, đáp ứng được yêu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân. Để tạo sự đồng thuận trong hoạt động giữa Ủy ban nhân dân cấp huyện với các tổ chức hành nghề công chứng (nơi tổ chức hành nghề công chứng được Ủy ban nhân dân Tỉnh cho phép thành lập và Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động), Sở Tư pháp chủ động phối hợp, thống nhất với UBND huyện, thị, thành phố nơi tổ chức hành nghề công chứng hoạt động trước khi trình Ủy ban nhân dân Tỉnh quyết định từng bước chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng. - Công tác quản lý nhà nƣớc về công chứng Trên cơ sở các các văn bản của Trung ương, Ủy ban nhân dân Tỉnh đã tích cực xây dựng, ban hành các kế hoạch, đề án về phát triển hoạt động công chứng, các định hướng chuyển giao thẩm quyền công chứng. Qua đó, tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng phát triển về số lượng và chất lượng công chứng. Đồng thời, để quản lý chặt chẽ hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh, Ủy ban nhân dân Tỉnh chỉ đạo Sở Tư pháp tăng cường, củng cố kiện toàn đội ngũ công chức làm công tác bổ trợ tư pháp để tham mưu Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân Tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công chứng. Bên cạnh đó, Sở Tư pháp Tỉnh cũng đã thực hiện tốt, đúng quy định việc kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng, việc đề nghị Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên và việc xem xét, cấp Giấy đăng ký hoạt động cho các tổ chức hành nghề công chứng. Công tác kiểm tra, thanh tra về tổ chức và hoạt động hành nghề công chứng cũng được Sở Tư pháp quan tâm thực hiện. Hàng năm có xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh, để kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc. Đồng thời, chấn chỉnh những hạn chế, thiếu sót trong lĩnh vực công chứng tại địa phương. Các cấp ủy đảng, chính quyền, cơ quan, tổ chức, ban ngành ở địa phương và mọi công dân đã nhận thức đúng và đầy đủ vai trò của hoạt động công chứng và các tổ chức hành nghề công chứng, từ đó đã có sự chuyển biến cơ bản trong hành động, sự quan tâm, chỉ đạo và hỗ trợ trong quá trình hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thể chế về công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đã được hoàn thiện một bước. Đội ngũ công chứng phát triển về số lượng, chất lượng công chứng đã được nâng lên. Tổ chức hành nghề công chứng lần lượt ra đời, quản trị, điều hành bước đầu được củng cố theo hướng chuyên nghiệp. Trong 05 năm thi hành Luật Công chứng ở tỉnh Đồng Tháp chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng đã hình thành rõ nét và từng bước phát triển ổn định. Sự tồn tại và phát triển của các tổ chức hành nghề công chứng phụ thuộc vào sản phẩm và chất lượng dịch vụ, sự nhanh chóng, thuận tiện, chính xác của hoạt động công chứng, việc thu thập tài liệu của công chứng viên, của nhân viên công chứng nhằm phục vụ khách hàng, điều này đã tạo ra động lực nâng cao tính chủ động, tích cực và ý thức trách nhiệm của công chứng viên khi thực hiện nhiệm vụ, đa số tổ chức hành nghề công chứng đã được củng cố, kiện toàn về cơ cấu, tổ chức và bước đầu cải tiến về lề lối làm việc, điều hành, thực hiện tương đối tốt chức năng; hoạt động công chứng đã thực sự khởi sắc, số lượng vụ việc và chất lượng phục vụ khách hàng ngày càng tăng và hiệu quả ngày càng cao. Với những kết quả đã đạt được, hoạt động hành nghề của công chứng viên trong thời gian qua đã đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân dân và xã hội, bảo đảm sự an toàn pháp lý của các hợp đồng, giao dịch và sự ổn định kinh tế - xã hội, công cuộc cải cách tư pháp và hội nhập quốc tế, tạo công ăn việc làm và đóng góp nguồn thu không nhỏ vào ngân sách nhà nước. Ủy ban nhân dân Tỉnh cũng đã thực hiện trách nhiệm trong việc nâng cao năng lực quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động công chứng, thường xuyên chỉ đạo Sở Tư pháp tăng cường hiệu quả công tác kiểm tra, thanh tra đối với tổ chức và hoạt động công chứng tại tỉnh.Việc từng bước chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch đang thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng, tách bạch hoạt động công chứng và chứng thực, bảo đảm về độ an toàn pháp lý các hợp đồng, giao dịch, do công chứng được thực hiện theo quy trình Luật định, lực lượng công chứng viên chuyên nghiệp, chịu trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm bồi thường, đồng thời khuyến khích cá nhân có khả năng, năng lực tham gia thành lập tổ chức hành nghề công chứng nhằm thực hiện tốt Đề án phát triển hành nghề công chứng ở tỉnh, giảm bớt việc cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, để các cấp này có điều kiện, thời gian giải quyết tốt công việc khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình. Tuy thời gian đầu thực hiện việc chuyển giao thẩm quyền công chứng chưa được sự đồng thuận cao của một số cá nhân, tổ chức, nhưng sau đó hoạt động dần vào nề nếp. 3.3. MỘT SỐ HẠN CHẾ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP 3.3.1. Về ban hành văn bản quản lý Việc ban hành văn bản quản lý là công cụ quản lý có tầm quan trọng đặc biệt bởi vì hoạt động công chứng là vận dụng các quy định của pháp luật để công chứng các hợp đồng giao dịch mà các tổ chức cá nhân yêu cầu. Nhà nước đã có một hệ thống các văn bản pháp luật điều chỉnh các mặt liên quan đến các tổ chức hành nghề công chứng và các hoạt động công chứng. Tiêu biểu như: Bộ Luật Dân sự, Bộ Luật Lao động, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Thương Mại, Luật Hôn nhân và gia đình…Với mục tiêu là xây dựng nhà nước pháp quyền, xã hội chủ nghĩa mọi người sống và làm việc theo pháp luật, thì công chứng là một trong những vấn đề bao trùm rộng khắp của pháp luật nói chung. Mà công chứng viên phải áp dụng các quy định của pháp luật để chứng nhận các hợp đồng giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại khi có yêu cầu. Các văn bản pháp luật, luật nội dung là khung pháp lý mà công chứng viên phải tuân thủ để hợp đồng giao dịch công chứng có hiệu lực pháp luật. Tuy nhiên, đối với việc ban hành một văn bản quản lý Văn phòng công chứng, đây là mô hình hoàn toàn mới, bởi vì khi một văn bản quản lý công chứng được ban hành thì sẽ liên quan đến các cơ quan nhà nước khác như Phòng Tài nguyên và môi trường, Văn phòng đăng ký đất và nhà, các cơ quan đăng ký giao dịch đảm bảo, thuế, ngân hàng,… Thời gian vừa qua, khi người dân đến các Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp sau đó đến các cơ quan khác để thực hiện các thủ tục tiếp theo tại các cơ quan nói trên thì gặp rất nhiều trường hợp ách tắc vì nhiều lý do khác nhau, trong đó có một phần là do các quy định của pháp luật ở mỗi văn bản một khác nhau, hiểu khác nhau, áp dụng khác nhau. 3.3.2. Về tổ chức thực hiện quản lý Hạn chế đầu tiên phải kế đến đó là do địa bàn tỉnh Đồng Tháp là một địa bàn có diện tích trải dài, có nhiều huyện giáp với Campuchia nên dân số lớn và phức tạp. Chẳng hạn như việc giao dịch bất động sản ở huyện Hồng Ngự và huyện Tân Hồng, phần lớn người dân ở hai địa bàn này làm ăn và sinh sống ở Campuchia, thậm chí nhiều người dân sống ở vùng sát biên giới canh tác đất thường không có giấy chứng nhận, khả năng mất đất rất cao, việc họ đứng tên trong giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là khó khăn, họ phải nhờ người thân đứng ra giao dịch, hoặc nhờ người khác đứng tên hoặc phải chứng minh với rất nhiều điều kiện đi kèm thì việc phát sinh tranh chấp là chuyện dễ hiểu. Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp luôn quan tâm sát sao với hai huyện biên giới đầu nguồn này, luôn có những chính sách khuyến khích người dân canh tác lâu dài trên đất thậm chí còn cho họ vay vốn để có đất hợp pháp nhưng do đất ở đây có rất nhiều vùng giáp thậm chí khó tách rời với nước bạn Campuchia nên việc này rất khó khăn dẫn đến hệ quả là việc công chứng các tài sản liên quan đến bất động sản và động sản của những người dân nơi đây cũng có hạn chế. Hạn chế tiếp theo là do trình độ cán bộ và bản thân của Công chứng viên còn nhiều hạn chế. Dẫn đến tình trạng “vừa đánh trống xuôi vừa thổi kèn ngược”, bản thân cán bộ kiểm tra trình độ cũng không đạt chuẩn, nên cũng chưa phát huy hết được việc thanh tra, kiểm tra, chưa kịp thời chấn chỉnh lại những sai phạm. Trong khi đó, đa số những Công chứng viên đang làm việc tại các Văn phòng công chứng đều là những cán bộ đã công tác tịa Tòa án, Viện kiểm sát, Luật sư…nhưng lĩnh vực công chứng là một lĩnh vực hoàn toàn khác, đòi hỏi Công chứng viên phải có một trình độ chuyện môn toàn diện cũng với một sự hiểu biết nhất định, chỉ đơn giản như vấn đề hộ gia đình hay là giấy tờ tùy thân, mỗi văn phòng cũng làm khác nhau, không nhất quán, dẫn đến tình trạng người yêu cầu công chứng không làm được ở chổ này thì lại chổ khác làm, đến khi phát hiện được vi phạm thì không khắc phục được hậu quả. Hệ thống pháp luật còn chồng chéo lên nhau, mâu thuẫn dẫn đến tình trạng luật thì không có giá trị áp dụng hơn các văn bản liên ngành. Điều này làm ảnh hưởng chung đến hoạt động công chứng, “ở trên” cứ đinh ninh “ở dưới” làm được, thực hiện được nhưng thực chất chỉ là những “giải quyết tạm thời” mang tính chất đối phó với những phát sinh đã xảy ra rồi nên khi nhìn lại thì lỗ hổng quá lớn, khó khắc phục. Trình độ dân trí hiểu biết về pháp luật còn hạn chế, làm gì, đi đâu, gặp ai cũng chủ yếu dựa vào quen biết mà không hiểu pháp luật quy định như thế nào. Có một trườn hợp “dỡ khóc dỡ cười” xảy ra tại Văn phòng công chứng huyện Châu Thành. Điển hình như vụ ông Huỳnh Văn Hiểu, ngụ xã Phú Hữu, huyện Châu Thành, tỉnh Đồng Tháp, ông đến văn phòng yêu cầu công chứng việc chuyển quyền sử dụng đất của ông sang cho con của mình nhưng khi công chứng viên yêu cầu ông trình giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của ông ra thì mới có cơ sở công chứng nhưng ông lại không đưa ra vì ông chưa có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chính vì thế mà công chứng viên không giải quyết yêu cầu công chứng của ông. Ông bức xúc cho rằng công chứng viên gây khó dễ, phiền hà. 3.3.3. Về thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm đối với các Văn phòng công chứng Thực hiện Quyết định số 09/QĐ-STP ngày 20/02/2014 của Giám đốc Sở Tư pháp về thanh tra chuyên ngành tổ chức và hoạt động của các Văn phòng công chứng: từ ngày 03/3 đến ngày 14/3/2014 Đoàn Thanh tra Sở Tư pháp đã tiến hành thanh tra chuyên ngành tại 03 Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp là: Văn phòng công chứng Lấp Vò (huyện Lấp Vò), Văn phòng công chứng Đất Quý (thị xã Hồng Ngự) và Văn phòng công chứng Tháp Mười (huyện Tháp Mười). Sau khi kết thúc cuộc thanh tra, Đoàn Thanh tra đã có kết quả Thanh tra và Giám đốc Sở Tư pháp đã ký ban hành Kết luận thanh tra. Ngày 28/3/2014 Sở Tư pháp tiến hành công khai Kết luận thanh tra chuyên ngành về tổ chức và hoạt động của các Văn phòng công chứng. Kết luận được công bố tại cuộc họp với thành phần bao gồm lãnh đạo Sở Tư pháp, Đoàn Thanh tra, Trưởng các Văn phòng Công chứng. Đây là cuộc thanh tra trong kế hoạch năm 2014 của Thanh tra Sở Tư pháp được Giám đốc Sở Tư pháp phê duyệt, với mục đích kịp thời phát hiện những kẽ hở, bất cập của pháp luật để kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền biện pháp khắc phục, tháo gỡ vướng mắc trong việc quản lý nhà nước về hoạt động công chứng; chấn chỉnh các sai sót, tồn tại và xử lý đối với các vi phạm của các cá nhân, tổ chức trong quá trình hành nghề công chứng. Nội dung thanh tra đối với 03 Văn phòng Công chứng là việc chấp hành pháp luật về công chứng được quy định tại Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành. Kết luận thanh tra nêu rõ: thực hiện các quy định của Luật Công chứng năm 2006 và các văn bản hướng dẫn thi hành, các Văn phòng Công chứng đã chấp hành đầy đủ trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng, cụ thể: Các Văn phòng Công chứng đều niêm yết thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng; mở đầy đủ các loại sổ sách theo quy định; sổ công chứng hợp đồng, giao dịch được thể hiện rõ ràng, ghi chép đầy đủ thông tin; thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước; chấp hành các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính; chấp hành các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, thanh tra, kiểm tra; lưu trữ hồ sơ công chứng; trụ sở khang trang, với trang thiết bị đầy đủ, đáp ứng được cơ bản yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Công chứng viên đều mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đầy đủ. Các Văn phòng Công chứng trong thời gian qua đã không ngừng được hoàn thiện về cơ sở vật chất và đã giải quyết được một lượng lớn các vụ việc công chứng. Trong quá trình hoạt động các Văn phòng Công chứng đã có ý thức trong việc chấp hành các quy định của pháp luật về công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan. Về cơ bản, các hợp đồng, giao dịch được công chứng viên của các Văn phòng Công chứng công chứng đúng thẩm quyền, nội dung của các hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Việc công chứng hợp đồng, giao dịch được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tiện, đáp ứng được cơ bản yêu cầu của người yêu cầu công chứng và phù hợp với quy định của pháp luật. Công tác lưu trữ hồ sơ công chứng đã được chú trọng. Mặc dù có những ưu điểm như trên, nhưng hoạt động của các Văn phòng Công chứng được thanh tra vẫn còn có những sai sót, cụ thể như: - Không ghi ngày mở và khóa sổ; không đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối. - Phiếu yêu cầu công chứng không đúng với mẫu quy định; không ghi đầy đủ thông tin trong Phiếu yêu cầu; không có người ký nhận hồ sơ. - Công chứng hợp đồng mua bán xe mô tô (tài sản chung của vợ chồng) còn bỏ sót đồng sở hữu. - Trong nội dung của hợp đồng ủy quyền thiếu điều khoản về thù lao ủy quyền. - Chấp thuận cho khách hàng tham gia giao dịch khi chứng minh nhân dân đã quá hạn sử dụng. - Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất trồng lúa nhưng hồ sơ không có giấy tờ chứng minh bên nhận chuyển nhượng đúng là người trực tiếp sản xuất nông nghiệp. - Hợp đồng, giao dịch của pháp nhân có từ hai thành viên trở lên hồ sơ còn thiếu biên bản họp Hội đồng thành viên. - Các hợp đồng tặng cho, hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, bên tặng cho, thế chấp chỉ có một người đứng tên nhưng hồ sơ không có giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân hoặc giấy tờ chứng minh tài sản riêng. - Khi công chứng Văn bản phân chia di sản thừa kế đã ra thông báo niêm yết việc thuận phân trước thời điểm có yêu cầu công chứng. - Hợp đồng chuyển nhượng tài sản trong đó bên chuyển nhượng có đồng sở hữu đã chết nhưng không làm thủ tục phân chia di sản trước. - Công chứng viên không ký vào từng trang của hợp đồng mà chỉ ký ở trang lời chứng; hợp đồng thế chấp không có chữ ký tắt vào từng trang của bên nhận thế chấp. - Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng không đúng quy định. Thông qua buổi công bố kết luận thanh tra, Lãnh đạo Sở đã yêu cầu các trưởng Văn phòng Công chứng cần phải rà soát, chấn chỉnh, khắc phục sớm những sai sót mà Kết luận thanh tra đã nêu và nghiêm túc thực hiện đúng theo quy định của pháp luật Công chứng, không để xảy ra sai phạm trong hoạt động công chứng thời gian tới. Đối với Thanh tra Sở, Phòng Bổ trợ Tư pháp tăng cường hơn nữa công tác thanh tra, nhất là kiểm tra sau thanh tra; hướng dẫn và tích cực tham mưu tăng cường công tác quản lý nhà nước về công chứng cũng như theo dõi đề xuất tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của các tổ chức hành nghề công chứng trong quá trình tổ chức và hoạt động công chứng. 3.4. KIẾN NGHỊ 3.4.1. Nâng cao đội ngũ công chứng viên theo hƣớng chuyên nghiệp hóa Công chứng viên không chỉ là người được đào tạo cơ bản về luật pháp, về nghề công chứng, tinh thông nghề nghiệp, giàu kinh nghiệm, vốn sống mà còn phải có phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp (trung thực, vô tư, khách quan, liêm khiết, nhiệt tình, yêu nghề và có trách nhiệm với nghề…) Bên cạnh đó, họ - những người công chứng viên phải trau dồi thêm kiến thức về ngoại ngữ, tin học để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội đối với công chứng. Các văn phòng công chứng đang hoạt động trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp đều có hệ thống bộ máy nhân sự hoạt động trong các lĩnh vực trợ giúp cho hoạt động của Công chứng viên và hoạt động chung của văn phòng đó là cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, kế toán, thủ quỹ, nhân viên lưu trữ, nhân viên văn phòng, bảo vệ. Về cơ bản các văn phòng chỉ thiết lập một bộ máy làm việc đúng như đề án Đăng ký thành lập văn phòng công chứng. Đây được coi là yếu tố quyết định sự thành bại của hoạt động công chứng. Công chứng viên phải được đào tạo một cách chuyên nghiệp hóa. Bên cạnh đó, các Văn phòng công chứng phải tuyển dụng, đào tạo nhân viên có trình độ phù hợp với vị trí công tác tại văn phòng và làm việc độc lập như: Chuyên ngành kế toán tài chính đối với nhân viên kế toán, chuyên ngành văn thư lưu trữ đối với nhân viên lưu trữ, chuyên ngành luật đối với các cán bộ trợ giúp về mặt hướng dẫn khách hàng, tiếp nhận hồ sơ, soạn thảo văn bản liên quan đến hoạt động công chứng. Trước mắt, các cơ quan quản lý cần phải rà soát, sắp xếp lại hệ thống cơ quan công chứng, đánh giá chất lượng đội ngũ Công chứng viên trên phạm vi cả nước để có giải pháp tăng cường, củng cố, kiện toàn tổ chức cơ quan công chứng và có chính sách đào tạo, đào tạo lại đội ngũ Công chứng viên theo hướng chuyên nghiệp. Cần đánh giá kịp thời hiệu quả quản lý nhà nước đối với tổ chức hoạt động công chứng, chứng thực. Xác định rõ thẩm quyền và phân cấp quản lý, làm rõ trách nhiệm của ngành, cấp đối với lĩnh vực công chứng. Nghiên cứu thành lập tổ chức tự quản nghề công chứng để tách bạch thẩm quyền quản lý nhà nước và thẩm quyền quản lý nghề công chứng, giảm bớt gánh nặng quản lý cho nhà nước. Để nâng cao đội ngũ công chứng viên theo hướng chuyên nghiệp hóa, Sở Tư pháp cần phải xây dựng kế hoạch, chiến lược đào tạo toàn diện. Công việc đầu tiên là phải làm tốt công tác đào tạo nghề công chứng với việc xây dựng chương trình, giáo trình chuẩn và đội ngũ giáo viên chuyên nghiệp, kết hợp nhuần nhuyễn giữa giảng dạy, lý thuyết và thực hành. Đồng thời, cần phải xây dựng quy tắc đạo đức nghề nghiệp của Công chứng viên, đảm bảo các nguyên tắc bổ nhiệm Công chứng viên với điều kiện bổ nhiệm và quy trình bổ nhiệm chặt chẽ. Đổi mới chế độ chính sách đối với công chứng viên, tạo động lực để Công chứng viên phát huy tính tích cực, chủ động, đề cao trách nhiệm phục vụ trong hoạt động nghề nghiệp của mình. 3.4.2. Thành lập Hiệp hội nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Không chỉ riêng công chứng viên trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp mà tất cả công chứng viên cả nước đều mong muốn thành lập Hiệp hội nghề công chứng. Hầu hết các công chứng viên đều bày tỏ mong muốn tăng cường sự liên kết chia sẻ thông tin và tiến tới thành lập Hiệp hội công chứng của tỉnh. Chính vì lẽ đó, đề nghị Sở Tư pháp yêu cầu nhứng Phòng công chứng trên địa bàn tỉnh phải liên kết lại với nhau, sau đó nếu có thông tin ngăn chặn thì có thể thông báo cho các Văn phòng công chứng. Từ phía các nhà quản lý cũng nhìn nhận được đây là một nhu cầu chính đáng nhằm bảo đảm việc công chứng có hiệu quả. Sự liên kết này sẽ đảm bảo cho hợp đồng, giao dịch không bị trùng lắp. Thêm vào đó, việc chia sẽ thông tin cũng giúp ngăn chặn được các hành vi sai phạm như trường hợp đã xảy ra là một hợp đồng lại thực hiện giao dịch ở hai nơi khác nhau. Đặc biệt, với tầm quan trọng của vấn đề, Sở Tư pháp cần phải xây dựng một mạng cơ sở dữ liệu chung, tuy nhiên việc này đòi hỏi cần kinh phí không nhỏ. Trưởng phòng công chứng Tháp Mười nói: “Văn phòng sẳn sàng đóng góp cả vật chất lẫn nhân sự để ủng hộ cho việc thành lập Hiệp hội”. Song song với việc thành lập, để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của công chứng viên cũng như là đảm bảo quyền lợi của Văn phòng công chứng thì Sở Tư pháp phải quy hoạch phát triển cho phù hợp về vị trí địa lý cũng như là khả năng cạnh tranh lành mạnh. Tỉnh sẽ ưu tiên phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại các huyện vung sâu, vùng xa với các điều kiện hỗ trợ cụ thể như giảm thuế cho các Văn phòng mở tại vùng này. Bên cạnh đó, các cấp chính quyền cũng phải tạo điều kiện cho phép thành lập Hiệp hội nghề công chứng để có một tổ chức bảo vệ quyền lợi cho công chứng viên và thống nhất các hoạt động cho các tổ chức hành nghề công chứng. Hiệp hội nghề công chứng sẽ đóng góp vai trò to lớn trong việc chia sẽ thông tin nghiệp vụ giữa các tổ chức hành nghề công chứng, giải quyết các mối quan hệ nội bộ trong các văn phòng công chứng. Hiệp hội nghề công chứng được thành lập và hướng dẫn nghiệp vụ, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cho công chứng viên thì chắc chắn sẽ thuận lợi hơn, mặt khác, sự uy tín của cả Hiệp hội đối với người yêu cầu công chứng, Hiệp hội phải có trách nhiệm hơn đối với Công chứng viên, khi công chứng viên gặp khó khăn về nghiệp vụ cần có sự giúp đỡ của Hiệp hội. Do đó, cần phải thành lập Hiệp hội nghề công chứng, vì nó là cầu nối, là diễn đàn sinh hoạt chung của cả tổ chức hành nghề công chứng để chia sẻ kinh nghiệm, thông tin. Mặt khác, đây là nơi tập hợp tiếng nói chung để đóng góp cho Nhà nước những sáng kiến về quản lý, những phát hiện về vướng mắc phát sinh trong thực tế để tìm giải pháp khắc phục. Hơn nữa, những người thường trực của Hiệp hội công chứng phải xuất thân từ các tổ chức hành nghề công chứng cử ra thì mới am hiểu về công chứng. Nhà nước cũng có thể thông qua Hiệp hội nghề công chứng để gián tiếp thực hiện vai trò quản lý nhà nước đối với công chứng. 3.4.4. Xây dựng kho lƣu trữ dữ liệu để Hiệp hội nghề công chứng tra cứu thông tin nhanh chóng Song song với việc thành lập Hiệp hội nghề công chứng là việc xây dựng cơ sở dữ liệu đễ tra cứu thông tin nhanh chóng. Đây được coi là hình thức liên kết khác giúp hạn chế rủi ro trong hoạt động công chứng. Hiện nay việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến bất động sản, cũng như một số lĩnh vực mang tính chất nhạy cảm có tình trạng khá lộn xộn, thiếu sự gắn kết giữa các tổ chức hành nghề công chứng, thậm chí là sự đối lập nhau trong hoạt động nghiệp vụ thể hiện ở hiện tượng nơi này từ chối công chứng vì có thông tin ngăn chặn giao dịch, giấy tờ không hợp lệ nhưng nơi kia lại công chứng vì không được chia sẽ thông tin. Nghiêm trọng hơn là hiện tượng một tài sản được công chứng ở nhiều tổ chức hành nghề công chứng với những chủ thể khác nhau không phải là hiếm gặp. Chính thực trạng này đã tạo điều kiện cho những Công chứng viên hạn chế về trình độ nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp trục lợi, sự nghi ngại của người yêu cầu công chứng cũng như các cơ quan hữu quan đối với các tổ chức hành nghề công chứng sau khi xã hội hóa cũng vì thế mà không dễ gì thay đổi. 3.4.5. Xây dựng một hệ thống thanh tra, kiểm tra đối với hoạt động của Văn phòng công chứng Đây cũng được coi là điều kiện tiên quyết đảm bảo hiệu quả xã hội hóa dịch vụ công chứng. Do đó, việc xã hội hóa dịch vụ công chứng phải đi đôi với việc xây dựng được đội ngũ thanh tra chuyên nghiệp để thanh tra, kiểm tra loại hình dịch vụ quan trọng này. Nhà nước cần xây dựng quy chế thanh tra, kiểm tra phù hợp với đặc thù của hoạt động công chứng. Bản chất của hoạt động công chứng vừa mang tính chất tư pháp vừa mang tính chất dịch vụ hành chính nên việc thanh tra, kiểm tra không chỉ là trách nhiệm của cơ quan quản lý mà còn cần có sự tham gia của các chủ thể khác có liên quan. Trước hết có thể mở rộng trách nhiệm của hệ thống thanh tra nhà nước đối với hoạt động công chứng. Tiến tới là xây dựng đoàn thanh tra có sự phối hợp tham gia của các cơ quan khác nhau với trách nhiệm phân công từng nhóm công tác. Đoàn thanh tra, kiểm tra có quyền tạm đình chỉ thi hành một văn bản hoặc có thể kiến nghị Tòa án có thẩm quyền hủy bỏ giá trị pháp lý của một văn bản công chứng. Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm với mô hình Văn phòng công chứng có vai trò nhất định trong việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro. Nhưng để thực hiện tốt và đồng bộ đối với công tác quản lý này thì trước tiên phải: - Kiểm soát đầu vào: Chất lượng đào tạo, chuyên môn, kinh nghiệm công tác, phẩm chất đạo đức, năng lực công tác của người được bổ nhiệm làm công chứng viên. Tất cả những điều này nếu không được kiểm soát tốt sẽ là nguyên nhân tiềm ẩn rủi ro tranh chấp trong hoạt động công chứng do nhận thức về pháp luật không đầy đủ, do thiếu kinh nghiệm dẫn đến lỗi bất cẩn hoặc do không giữ được sự khách quan khi hành nghề. - Kiểm soát đầu ra: Đó là kiểm tra điều kiện, cở sở vật chất, đội ngũ nhân sự…ngay từ khi bắt đầu thành lập một Văn phòng công chứng mới. Bởi vì mức độ độc lập và chịu trách nhiệm trước pháp luật của công chứng viên có thể bị ảnh hưởng nếu: Chủ đầu tư cơ sở vật chất là một hay nhiều người khác, Công chứng viên với vai trò chỉ là người làm công và hưởng lương do chủ đầu tư ở một mức độ nhất định về mặt kinh tế. Nếu có sự xung đột giữa chủ đầu tư và công chứng viên thì việc ảnh hưởng đến tính ổn định, liên tục của hoạt động công chứng là không tránh khỏi. Các văn phòng công chứng được Nhà nước chuyển giao một phần quyền của Nhà nước để thực hiện chức năng của Nhà nước trong một lĩnh vực cụ thể là công chứng các hợp đồng giao dịch. Bên cạnh đó, chính là trách nhiệm và nghĩa vụ to lớn là phải thực hiện công chứng một cách đúng pháp luật, bảo đảm lợi ích của Nhà nước. Để đảm bảo hài hòa cả hai yếu tố trên Nhà nước đã có một loạt các công cụ, biện pháp để đảm bảo việc thực thi. Nhưng trên thực tế, các biện pháp ngăn chặn của Nhà nước đối với loại mô hình này chưa kịp thời vì đây là loại hình tiềm ẩn loại tội phạm tinh vi, sự biến tướng khôn lường. KẾT LUẬN Cùng tồn tại song song với Phòng công chứng thì Văn phòng công chứng ngày nay cũng đã gặt hái được những thành tựu riêng của mình, góp phần tăng trưởng, phát triển kinh tế tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực đó thì cũng tồn tại nhiều hạn chế mà một quốc gia dù đang phát triển vượt trội như thế nào cũng khó mà tránh khỏi. Chính vì vậy mà công tác quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng càng được đánh giá cao, được các cấp chính quyền quan tâm. Đây cũng là một vấn đề cần thiết và cấp bách cho sự phát triển lâu dài và bền vững của toàn xã hội. Mô hình Văn phòng công chứng ra đời đã tạo điều kiện cho mọi người dân, mọi tầng lớp, địa vị trong xã hội, mọi cá nhân có thành phần kinh tế khác nhau đều bình đẳng, dễ tiếp cận với dịch vụ công chứng, xóa bỏ tâm lý e ngại khi tiếp cận công chứng. Có thể nói sự ra đời của Văn phòng công chứng là cuộc cách mạng trong lĩnh vực công chứng ở nước ta. Mặc dù là “sinh sau đẻ muộn” hơn so với các nước trên thế giới nhưng phải ghi nhận ở Nhà nước ta một điều là từ khi có Luật Công chứng 2006 thì vấn đề công chứng dường như được tháo gỡ nhiều khó khăn vướng mắc. Cũng từ khi có Luật Công chứng thì mô hình Văn phòng công chứng cũng được quan tâm. Sự phát triển của Văn phòng công chứng gắn liền với sự phát triển của quản lý nhà nước. Đến nay với sự phát triển không ngừng của tổ chức này đã hình thành nên một mạng lưới đã và đang được triển khai rộng khắp trên toàn quốc, đáp ứng được phần lớn các yêu cầu về chứng nhận hợp đồng, giao dịch dân sự của cá nhân, tổ chức. Hoạt động quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng ngày càng được chuyên nghiệp hóa góp phần tiếp cận với người dân hơn, giúp người dân tìm đến công chứng ngày càng thuận tiện, nhanh chóng. Điều đó chứng tỏ công tác quản lý của nhà nước đối với Văn phòng công chứng đã và đang thực hiện tốt, đi đúng chủ trương, theo kịp sự phát triển của đất nước và thế giới. Tuy nhiên, nếu so với các nước khác mô hình Văn phòng công chứng của ta còn non trẻ, vướng nhiều lỗ hổng, bất cập mà đến Luật Công chứng 2014 mới thật sự được khắc phục và sửa chữa. Tuy nhiên, đến giai đoạn này, không phải là quá muộn để sửa chữa nhưng cũng không còn là quá sớm để theo kịp tiến độ phát triển của các nước khác trên thế giới. Bằng những phương pháp nghiên cứu đúng đắn, kết hợp với những căn cứ khoa học và quá trình khảo sát thực tiễn của hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh, luận văn đã góp phần làm sáng tỏ những hạn chế trong quy định của pháp luật về công chứng năm 2006, thực tiễn áp dụng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp đưa đến cho những người quan tâm đến lĩnh vực công chứng nói chung và Văn phòng công chứng nói riêng một tổng quan về mô hình công chứng. Vì vây, người viết mong rằng với kết quả nghiên cứu của luận văn “Quản lý nhà nƣớc đối với các Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp” sẽ góp một phần sức nhỏ vào công cuộc đổi mới, hoàn thiện quy chế quản lý nhà nước đối với dịch vụ công nói chung và quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng nói riêng, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác ban hành văn bản quản lý, tổ chức thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm …Đồng thời cũng là bước đệm cho các nghiên cứu chuyên sâu nhằm đưa ra những giải pháp thiết thực, có hiệu quả trong hoạt động nói trên, thúc đẩy sự phát triển của xã hội hóa dịch vụ công ở nước ta giai đoạn hiện nay. TÀI LIỆU THAM KHẢO I. Danh mục văn bản quy phạm pháp luật 1. Luật Công chứng 2006 2. Luật Công chứng 2014 3. Luật Doanh nghiệp 2005 4. Luật Luật sư 2006 5. Luật Luật sư sửa đổi bổ sung 2012 6. Nghị định 143/HĐBT ngày 22/11/1981 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp. 7. Nghị định 45/HĐBT ngày 27/02/1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức và hoạt động công chứng. 8. Nghị định 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước. 9. Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/02/2000 quy định về công chứng, chứng thực. 10. Nghị định 163/2006/NĐ-CP của Chính phủ ngày 29/12/2006 về giao dịch bảo đảm. 11. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ vè cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. 12. Nghị định 02/2008/NĐ-CP của Chính phủ ngày 04/01/2008 về quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng. 13. Thông tư 03/2001/TT-BTP-CC của Bộ Tư pháp ngày 14/3/2001 về hướng dẫn thi hành Nghị đinh 75/2000/NĐ-CP ngày 08/02/2000 quy định về công chứng, chứng thực. 14. Thông tư 92/2008/TTLT-BTC-BTP của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp ngày 17/10/2008 hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực. 15. Thông tư 11/2011/TT-BTP của Bộ Tư pháp ngày 27/6/2011 hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng. 16. Thông tư 17/2011/TT-BTP của Bộ Tư pháp ngày 14/10/2011 hướng dẫn một số quy định của Luật Luật sư, Nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Luật sư, Nghị định hướng dẫn thi hành các quy định của Luật Luật sư về tổ chức xã hội - nghề nghiệp của Luật sư. 17. Thông tư 08/2012/TTLT-BTC-BTP của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp ngày 19/01/2012 hướng dẫn về mức thu, chế độ tu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng. 18. Thông tư 11/2012/TT-BTP của Bộ Tư pháp ngày 30/10/2012 về ban hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng. 19. Thông tư số 01/2014/TT-BTp của Bộ Tư pháp ngày 03/01/2014 về hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng. 20. Quyết định số 615/QĐ-UBND.HC của UBND tỉnh Đồng Tháp ngày 27/5/2009 về Phê duyệt đề án phát triển Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp. II. Danh mục sách, báo tạp chí 1. Tuấn Đạo Thanh: Về bản chất và những nét đặc trưng của hoạt động công chứng – Tạp chí Luật học. Trường Đại học Luật Hà Nội, số 5/2006, tr. 54 – 60. 2. Tuấn Đạo Thanh: Về tính xác thực trong hoạt động công chứng, Tạp chí nghiên cứu lập pháp, Số 4/2007, tr. 45 – 51. 3. Tuấn Đạo Thanh: Mấy bình luận về đề án cái cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, Tạp chí Nguyên cứu lập pháp, số 11/2011, tr. 36 – 44 4. Đỗ Văn Đại: Bồi thường thiệt hại do công chứng viên gây ra, Tạp chí Nghiên cứu lập pháp, Số 14/2011, tr. 44 – 52. 5. Lê Quốc Hùng: Kiến nghị hoàn thiện Luật Công chứng, Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp, số 1 + 2/2012, tr. 101 – 105. 6. Trần Thi Diễm Hằng: Luật Công chứng những kết quả và hạn chế sau 5 năm thực hiện, Tạp chí Dân chủ và Pháp luật, Số chuyên đề tháng 5/2012, tr. 2 – 6 7. Phùng Ngọc Hùng Cường: Thực tiễn hoạt động công chứng cần một hệ thống quy phạm pháp luật đồng bộ. Tạp chí Dân chủ và Pháp luật. Bộ Tư pháp, Số chuyên đề tháng 5/2012, tr. 16 – 19. 8. Tuấn Đạo Thanh, Nguyễn Quang Trung: Bàn về tính xác thực, hợp pháp của nội dung văn bản công chứng, Tạp chí Dân chủ và Pháp luật số 7(244)-2012 III. Danh mục trang thông tin điện tử 1. TS. Lê Quốc Hùng – Đại học Đông Đô: Luật Công chứng và vấn đề xã hội hóa hoạt động Công chứng. - http://luatminhkhue.vn/hanh-chinh/luat-cong-chung-va-van-dexa-hoi-hoa-hoat-dong-cong-chung.aspx, [ ngày truy cập 18/9/2014] 2. Nguyễn Văn Thái: Xã hội hoá hoạt động công chứng. http://www.nhandan.com.vn/phapluat/giai-dap-thac-mac/item/. [ ngày truy cập 15/8/2014] 3. Nguyễn Thị Thanh Hà – Vài nét về sự phát triển của hoạt động công chứng, chứng thực - http://pccs2-tthue.vn/views/InfoTwo.aspx?OneID=7&TwoID=46. [ngày truy cập 10/9/2014] 4. Nguyễn Thị Vân – Cục Bổ trợ Tư pháp: Một số điểm mới của Luật Công chứng (sửa đổi) - http://www.moj.gov.vn/bttp/News/Lists/ttcc/View_Detail.aspx?ItemId=425 [ngày truy cập 29/8/2014]. 5. TS. Phan Hải Hồ - Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh: Hoàn thiện pháp luật về quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng http://vnclp.gov.vn/ct/cms/tintuc/Lists/CacDuAnLuat/View_detail.aspx?ItemID=113 [ngày truy cập 25/8/2014] 6. Nguyễn Tiến Mạnh – Đại học Luật thành phố Hồ Chí Minh: Công chứng và một số kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện pháp luật về công chứng http://vnclp.gov.vn/ct/cms/tintuc/Lists/CacDuAnLuat/View_detail.aspx?ItemID=113 [ngày truy cập 25/8/2014] IV.Danh mục tài liệu tham khảo khác 1. Vụ phổ biến, giáo dục pháp luật – Bộ Tư Pháp: Chuyên đề về công chứng và chứng thực. Đặc san tuyên truyền pháp luật số 14 (tháng 7/2007). 2. Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp: Báo cáo tổng kết 05 năm thi hành Luật Công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp. 3. Sở Tư pháp tỉnh Đồng Tháp: Tờ trình về việc chấn chỉnh hoạt động hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, ngày 01/10/2013. 4. Báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng năm 2013 của Văn phòng công chứng Lấp Vò ngày 15/10/2013 5. Báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng năm 2013 của Văn phòng công chứng Châu Thành ngày 17/10/2013 6. Báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng năm 2013 của Văn phòng công chứng Tháp Mười ngày 15/10/2013 7. Báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng năm 2013 của Văn phòng công chứng Đất Quý ngày 15/10/2013 8. Báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng năm 2013 của Văn phòng công chứng Đồng Tháp ngày 08/10/2013 [...]... theo đó, đối tượng của hoạt động quản lý nhà nước hiện nay ngoài các phòng công chứng còn bao gồm các văn phòng công chứng Hoạt động quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng gắn liền với việc quy định các tiêu chuẩn thành lập văn phòng công chứng, cấp phép thành lập, bổ nhiệm Công chứng viên, giám sát, kiểm tra, đánh giá hoạt động công chứng - Quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng nhằm... tổ chức hành nghề công chứng và người yêu cầu công chứng thỏa thuận 1.2 QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của công tác quản lý nhà nƣớc đối với văn phòng công chứng 1.2.1.1 Khái niệm về công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng2 Từ khi ra đời Văn phòng công chứng thì hoạt động công chứng được biết đến như một hoạt động dịch vụ pháp lý để đảm bảo cho... Văn phòng công chứng thu từ việc người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của Văn phòng công chứng Mức chi phí này do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thoả thuận 2.2 Nội dung hoạt động của văn phòng công chứng 2.2.1 Hoạt động của Văn phòng công chứng1 2 Hoạt động của Văn phòng công chứng thể hiện ở hai nội dung cơ bản đó là hoạt. .. nhà nƣớc đối với văn phòng công chứng Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng gồm: thành lập, hoạt động, giải thể, kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm về công chứng, có thể chia làm ba nội dung chính 1.4.1.1 Quản lý văn phòng công chứng về mặt hình thức Công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng về mặt hình thức được thống nhất từ TW đến địa phương và được... NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 2.1 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 2.1.1 Địa vị pháp lý của văn phòng công chứng Theo quy định tại Điều 26 của Luật Công chứng thì Văn phòng công chứng là một tổ chức dịch vụ công do một hay nhiều công chứng viên thành lập dưới hình thức là doanh nghiệp, nếu do một công chứng viên thành lập thì sẽ hoạt động dưới hình... chỉ dành riêng cho công chứng viên của văn phòng công chứng chứ không quy định việc mua bảo hiểm cho công chứng viên của phòng công chứng Điều này đặt ra một câu hỏi cho người yêu cầu công chứng: Có phải chỉ công chứng viên ở văn phòng công chứng mới có sai sót, còn công chứng viên ở phòng công chứng thì không? Hay, chỉ những văn bản do công chứng viên của văn phòng công chứng công chứng thì mới được... vụ hoá Đối với Văn Phòng công chứng: theo quy định tại Điều 26 Luật Công chứng thì Văn Phòng công chứng do công chứng viên thành lập Trong đó, Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân; Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh Văn phòng công chứng có... của nguyên tắc này thể hiện ở chổ, Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về văn phòng công chứng; Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trong phạm vi toàn quốc; UBND cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên phạm vi địa phương 3 1.3.1.2 Nguyên tắc đảm bảo sự độc lập và tự chịu trách nhiệm của Công chứng. .. đồng mà mình chứng nhận, vì thế, nó có giá trị hiệu lực đối với các bên - Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng nhằm đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng công chứng đúng phạm vi quy định của pháp luật, không trái đạo đức pháp luật và đạo đức xã hội Quản lý nhà nước có vai trò định hướng sự phát triển của ngành theo lĩnh vực công chứng, xuất phát từ bản chất của hoạt động công chứng là một hoạt. .. nhận các việc công chứng Cùng với Phòng công chứng, Văn phòng công chứng cũng chỉ là bộ máy quản lý công chứng, bộ máy này có chức năng theo dõi, đánh giá hoạt động công chứng viên về mặt bồi dưỡng nâng cao trình độ, đạo đức, phẩm hạnh, giải quyết tranh chấp thẩm quyền giữa các công chứng viên Hoạt động của Văn phòng công chứng có mối quan hệ trực tiếp với hoạt động của Trưởng Văn phòng công chứng thay ... Thực trạng công tác quản lý nhà nước văn phòng công chứng địa bàn tỉnh Đồng Tháp kiến nghị Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 1.1 KHÁI... nhà nước văn phòng công chứng địa bàn tỉnh Đồng Tháp b Phạm vi nghiên cứu: Về thời gian: Hoạt động quản lý nhà nước công chứng nói chung hoạt động quản lý nhà nước đối văn phòng công chứng nói riêng... nhà nước văn phòng công chứng thực tiễn quản lý nhà nước văn phòng công chứng luận văn đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý nhà nước văn phòng công chứng địa bàn tỉnh Đồng Tháp b Phương