Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng BAN CHỦ NHIỆM CHƯƠNG TRÌNH MTQG GIÁO DỤC CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ NGÂN SÁCH THEO MỤC TIÊU DỰ ÁN NÂNG CAO NĂNG LỰC GIÁM SÁT - ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG TRÌNH MỤC TIÊU QUỐC GIA GIÁO DỤC TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK EXPRESS TRAO ĐỔI THƯ TÍN ĐIỆN TỬ (Tài liệu lưu hành nội bộ) HÀ NỘI, 07-2006 I KẾT NỐI MỘT MÁY TÍNH CÁ NHÂN LÊN INTERNET Trang Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 1.1 Các diều kiện để kết nối máy tính cá nhân lên Internet - Để kết nối máy tính cá nhân lên Internet phải đảm bảo yêu cầu sau: + Phải có thiết bị kết nối (thơng thường Modem) + Có đường truyền viễn thơng tốt + Có nhà cung cấp dịch vụ kết nối - Các phương thức kết nối Internet thông dụng là: + Quay số (Dial Up) + ADSL + Leased Lines 1.2 Thiết lập mối kết nối lên Internet qua Dial-Up - Trong tài liệu hướng dẫn thực Windows XP - Để kết nối máy tính lên Internet ngồi việc phải đảm bảo có điều kiện trình bày mục 2.1 cần phải có phần mềm thực việc kết nối, thông thường phần mềm kèm theo hệ điều hành, việc thực việc thiết lập (configuration) để chương trình thực - Các bước thao tác tiến hành việc thiết lập sau:  Start  All Programs  Accessories  Communications  Network Connections  xuất sau: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang  Nháy chuột vào Creat a new connection (vùng đánh dấu khoanh tròn)  xuất hộp thoại:  bấm nút Next  xuất hộp thoại: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang  chọn Connect to the Internet  bấm Next  xuất hộp thoại:  chọn Set up my connection manually  bấm Next  xuất hộp thoại: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang  chọn Connect using a dial-up modem  bấm Next  xuất hộp thoại:  nhập tên nhà cung cấp dịch vụ vào ISP Name (có thể đặt tên tuỳ ý, gợi nhớ mối nối kết kết nối tới nhà cung cấp dịch vụ nào: Việt Nam có nhà cung cấp dịch vụ phổ biến VDC FPT)  bấm Next  xuất hộp thoại:  Nhập số điện thoại cần kết nối tới vào Phone Number (có số điện thoại thơng dụng VDC cung cấp là: 1260, 1268, 1269 Nhưng để tiện sử dụng phù hợp với hệ thống viễn thông tỉnh nên chọn số 1269)  bấm Next  xuất hộp thoại: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang - Do chọn quay số 1269 số máy nhà cung cấp dịch vụ VDC - Cơng ty điện tốn truyền số liệu Cho nên phải khai báo sau: User name: vnn1269 Password: vnn1269 Confirm Password: vnn1269 Các kiểm đặt hình minh hoạ  bấm nút Next  xuất hộp thoại:  Đặt kiểm vào hộp Add a shortcut to this connection to my desktop để tạo biểu tượng kết nối lên hình  bấm Finish để hồn tất cơng việc thiết lập mối kết nối 1.3 Gỡ bỏ mối kết nối  Start  All Programs  Accessories  Communications  Network Connections  xuất sau: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang  chọn biểu tượng mối nối kết cần gỡ bỏ (trong mục Dial-up)  bấm phím Delete  xuất thông báo:  bấm Yes 1.4 Kết nối huỷ kết nối Internet - Để khai thác thông tin mạng gửi nhận thư tín điện tử, trước tiên phải kết nối dược máy tính vào Internet Thực cách kích hoạt mối kết tới nhà cung cấp dịch vụ thiết lập chương trình thực việc kết nối máy tính với Internet - Có thể thực cách kích kép vào biểu tượng kết nối hình hoặc:  Start  All Programs  Accessories  Communications  Network Connections  xuất sau: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang  Kích kép vào biểu tượng cần kết nối  xuất hộp thoại:  bấm Dial để thực việc quay số kết nối (nếu không muốn kết nối bấm nút Cancel)  xuất thơng báo chương trình thực việc kết nối: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang Khi chương trình thực xong việc kết nối, tự chuyển thành biểu tượng có máy tính kết nối với nhiệm vụ (taskbar) hình minh hoạ lúc có nghĩa máy tính kết nối với Internet - Việc kết nối nhiều khơng thành cơng, có nhiều ngun nhân: Hệ thống bận, đường truyền kém, cắm dây điện thoại chưa đúng, chưa bật công tắc điện cho Modem, sai mật User name - Khắc phục: + Hệ thống bận: chờ lát thực lại việc kết nối + Đường truyền kém: xác định cách dùng điện thoại bấm số 1269 nghe tiếng rít điện thoại, tiếng rít tín hiệu tốt, tiếng rít khơng khơng có tín hiệu yếu cần báo cho Bưu điện để khắc phục + Cắm dây điện thoại chưa đúng: Kiểm tra xem dây điện thoại cắm vào chân LINE Modem hay chưa, chưa cắm lại + Chưa bật điện cho Modem: Kiểm tra lại công tắc ổ cắm nguồn Modem, đèn Power Modem phải bật sáng + Sai mật khẩu, User name: nhập lại User name mật - Khi sử dụng mạng xong cần phải cắt máy tính khỏi mạng để tránh lãng phí khơng cần thiết Thực cách nháy phải chuọt vào biểu tượng kết nối mạng nhiệm vụ (taskbar)  chọn Disconnect Lưu ý: - Không nên sử dụng mạng rời có sấm sét, mưa to - Nên tháo bỏ dây điện thoại nối với Modem không sử dụng mạng, sử dụng mạng cắm dây điện thoại vào Modem Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 10 II THƯ TÍN ĐIỆN TỬ EMAIL 2.1 Giới thiệu hệ thống thư tín điện tử email - Muốn sử dụng thư tín điện tử người sử dụng phải nhà cung cấp dịch vụ cung cấp cho địa hộp thư (Account) để sử dụng email có nhiều nhà cung cấp dịch vụ thư tín điện tử, tài liệu đề cập đến hệ thống thư tín điện tử Dự án tăng cường lực quản lý, giám sát - đánh giá CTMTQG Giáo dục - Khi người cấp địa email nhận thư điện tử đâu gửi thư điện tử đến nơi giới - Khi người sử dụng gửi thông điệp đến người sử dụng khác, hệ thống không chuyển trực tiếp mà thông điệp chuyển đến lưu lại hệ thống máy chủ quản lý thư (Mail Server) đến người nhận đăng nhập vào hệ thống máy chủ quản lý thư máy chủ quản lý thư chuyển thư đến người nhận - Dự án có máy chủ thư (Mail Server) đặt Internet với tên miền tbsvn.org toàn hệ thống Bộ phận quản trị hệ thống mạng vận hành, quản lý khai thác Bộ phận quản trị hệ thống cấp cho tỉnh Account để sử dụng việc trao đổi thông tin Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh với Dự án - Để gửi nhận thư phải có chương trình thực việc gửi nhận thư: thông thường máy đặt văn phịng sử dụng Outlook Express (đây chương trình kèm theo hệ điều hành Windows) chương trình tải tồn thư tín điện tử gửi tới máy chủ máy tính để xử lý, ngồi văn phịng để tránh thơng tin sử dụng webmail, máy chủ thư (Mail Server) Dự án có hỗ trợ thực công việc 2.2 Các Thiết lập Outlook Express để gửi nhận E-mail 2.2.1 Thiết lập Account - Trong tài liệu lấy ví dụ: Sở Giáo dục Đào tạo Hồ Bình quản trị mạng cấp cho Account: hoabinh.tbsvn.org - Kích hoạt phần mềm Outlook Express  Start  All Programs  Outlook Express  xuất hình: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 16 - Để cho chương trình đến thư mục Inbox: Đặt kiểm vào hộp When starting, go directly to my “Inbox” folder (Trong thẻ Genaral nên đặt tất kiểm theo hình minh hoạ trên) - Để chương trình khơng tự động cắt kết nối thực hiện: chọn thẻ Connection  xuất hộp thoại:  Bỏ dấu kiểm mục Hang up after sending and receiving - Để chương trình cho phép mở file đính kèm: chọn thẻ Security  xuất hộp thoại:  bỏ kiểm hộp Do not allow attachments to be saved or opened that could potentially be a virus (nên đặt kiểm hình minh hoạ trên) Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 17  OK để ghi lại thay đổi thiết lập đóng lại hộp thoại 2.2.3 Gỡ bỏ Account khỏi Outlook Express - Khi khơng muốn sử dụng Account Outlook Express gỡ bỏ Account khỏi Outlook Express cách:  chọn Menu Tools  chọn Accounts  xuất hộp thoại:  chọn thẻ Mail  chọn Account cần gỡ bỏ  bấm nút Remove  xuất thông báo:  bấm nút Yes để đồng ý xố  Bấm nút Close để đóng lại hộp thoại 2.3 Sử dụng Outlook Express để gửi, nhận, trả lời xoá thư 2.3.1 Gửi thư: - Để gửi thư trước tiên máy tính phải kết nối Internet, sau kích hoạt chương trình Outlook Express  xuất hình sau: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 18  bấm nút Creat Mail  xuất hình New Message sau: + To: Nhập vào địa email cần gửi tới lưu ý địa phải gõ đầy đủ xác, thông thường địa email không chứa dấu cách Có thể gửi đồng thời tới nhiều địa chỉ, địa phân biệt dấu chấm phẩy (;) ví dụ: ngoclam@hoabinh.edu.vn; p.khtc@hoabinh.edu.vn; viethoang@yahoo.com; minhthuy@gmail.com + Cc: Nhập vào địa (các địa chỉ) thư điện tử đồng kính gửi (tương tự kính gửi) Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 19 + Subject: nhập vào chủ đề thư (nên viết vắn tắt đầy đủ ý để người nhận hiểu nội dung thư, dòng nên gõ chữ Việt khơng dấu để tránh việc mã hố người nhận khó hiểu; ví dụ: Bao cao cong tac thang 10 có nghĩa Báo cáo cơng tác tháng 10) + Toàn khung bên dùng để gõ nội dung trao đổi Tuy nhiên khung nên để gõ thơng tin ngắn mang tính thơng báo kiện, việc không dùng để gõ văn báo cáo, để gõ văn báo cáo vừa khó trình bày vừa tốn thời gian truy nhập Internet Để việc sử dụng thư tín có hiệu sử dụng phương pháp đính kèm file theo thư, file văn bản, liệu chuẩn bị trước, đến gửi thư đính kèm vào theo thư sau:  chọn menu Insert  chọn File Attachment (trên hình New Massage) bấm nút có biểu tượng hình ghim cơng cụ  xuất hộp thoại:  chọn file (hoặc file) cần đính kèm  bấm nút Attach  xuất hình tương tự dưới: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 20  bấm nút Send để gửi thư Lưu ý: gửi thư mà máy lưu lại mục Outbox folder có nghĩa máy chưa thực việc gửi cần xem lại địa gửi hay chưa, đường truyền có bị ngắt hay khơng Khi thư gửi hộp Outbox folder phải trống 2.3.2 Nhận trả lời thư: - Khi máy tính kết nối vào Internet, kích hoạt chương trình Outlook Express thơng thường máy tự nhận thư về, trường hợp để chắn nhận hết thư từ máy chủ bấm nút Send/Receive cơng cụ Outlook Express - Khi thư nhận có danh sách nằm mục Inbox thư chưa đọc có chữ đậm hình minh hoạ dưới: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 21  muốn đọc thư nháy kép chuột vào thư rên danh sách  máy xuất hình:  đọc, in lưu lại nội dung thư (tương tự thao tác soạn thảo văn bản) - Đối với thư có file đính kèm mở trực tiếp file đính kèm lưu lại Để mở trực tiếp file đính kèm nháy kép chuột vào tên file cần mở (lưu ý phải có chương trình tương ứng tạo file mở file) Để lưu lại lưu lại file đính kèm hay lưu lại tất file đính kèm: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 22 + Lưu lại file: nháy phải chuột vào tên file cần lưu lại  chọn Save As  xuất hộp thoại:  Thực thao tác tương tự thao tác lưu file văn + Lưu lại tất file: nháy phải chuột vào khung File Attachments vào file  chọn Save All  xuất hộp thoại:  bấm nút Browse xuất hộp thoại: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 23  chọn thư mục cần lưu trữ file  OK  quay lại hộp thoại trước  bấm OK để máy lưu lại toàn file vào thư mục chọn - Khi nhận thư nên trả lời thư nhằm thông báo cho người gửi biết nhận cách nhận thư xong bấm vào nút Reply cơng cụ (vị trí hình khoanh trịn hình minh hoạ dưới)  xuất hình tương tự hình soạn thư sau: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 24  việc gõ nội dung cần trả lời vào phần nội dung  bấm nút Send 2.3.3 Xoá bỏ thư - Khi thư đến xử lý xong: đọc, in ra, cất cần xố bỏ thư danh sách không danh sách có nhiều thư dễ gây nhầm lẫn Để xố bỏ thư chọn thư cần xố danh sách gõ phím Delele để xố, thao tác chương trình chuyển thư vào mục Deleted Items cịn để xố hẳn khỏi chương trình sử dụng tổ hợp phím Shift-Delete Khi sử dụng phương pháp xố hẳn chương trình xuất thơng báo:  bấm nút Yes để đồng ý No để huỷ bỏ 2.3.4 Một vài lưu ý gửi nhận thư - Khi nhận thư đến mà không rõ địa người gửi, không hiểu nội dung tiếng Anh, file đính kèm mang phần mở rộng BAT; EXE; COM; PIF tuyệt đối khơng mở mở thư Virus xâm nhập gây lỗi cho máy tính, nên sử dụng tổ hợp phím Shift-Delete để xoá hẳn thư khỏi hệ thống Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 25 - Khi dung lượng file đính kèm lớn 100Kb nên sử dụng phươg pháp nén liệu trước gửi để giảm chi phí đường truyền - Trong tài liệu đề cập đến việc sử dụng Winzip chương trình nén giải nén liệu dược cài đặt máy tính (có tài liệu Winzip kèm) với thao tác tắt đơn giản để thực việc nén giải nén file đính kèm - Để gửi file đính kèm theo thư đồng thời thực việc nén liệu, thao tác thực tương tự đính kèm file thơng thường  chọn menu Insert  chọn File Attachment (trên hình New Massage) bấm nút có biểu tượng hình ghim cơng cụ  xuất hộp thoại:  nháy phải chuột vào file cần nén để gửi  xuất menu hình minh hoạ dưới: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 26  chọn Add to tên_file.zip (khi chọn file tên file chương trình tự sinh menu có tên file tương ứng, ví dụ chọn file Confirm.frm chương trình tạo menu file Confirm.zip)  chọn lệnh chương trình tạo file tên_file.zip (cụ thể ví dụ file Confirm.zip)  chọn file nén tên_file.zip (cụ thể ví dụ file Confirm.zip)  bấm nút Attach để đính kèm file nén theo thư - Khi nhận thư có đính kèm file nén, tiến hành thao tác nhận thư thơng thường  xuất hình nhận thư tương tự hình minh hoạ dưới: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng  nháy kép chuột vào file nén  xuất hộp thoại:  chọn Open it  OK  xuất hình Winzip: Trang 27 Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 28  nháy kép chuột vào file cần mở  thực thao tác tương tự nhận file thông thường 2.4 Webmail số thiết lập Webmail 2.4.1 Sử dụng Webmail để gửi nhận thư - Khi khỏi văn phịng khơng nên thiết lập Outlook Express để gửi nhận thư, gửi nhận thư với địa emai cấp thông qua webmail Để thực công việc từ máy tính kết nối Internet, sử dụng trình duyệt Internet Explorer (IE) dịng địa gõ vào địa chỉ: http://webmail.tbsvn.org hình webmail xuất tương tự hình minh hoạ sau: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 29 - Email Address: nhập account cấp (ví dụ hoabinh) - Password: nhập mật (cấp ban đầu tbs123 sử dụng thay đổi để bảo mật thông tin)  bấm nút Login để đăng nhập vào hệ thống, xuất minh họa sau: Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng Trang 30 - Các thao tác gửi nhận thư tương tự như: Yahoo Mail, Gmail * Thay đổi mật khẩu:  chọn Settings  chọn Personal Settings  xuất minh họa sau: - Curent Password: nhập mật - New Password: nhập mật - Confirm New Password: xác nhận lại mật  OK ... 10 II THƯ TÍN ĐIỆN TỬ EMAIL 2.1 Giới thiệu hệ thống thư tín điện tử email - Muốn sử dụng thư tín điện tử người sử dụng phải nhà cung cấp dịch vụ cung cấp cho địa hộp thư (Account) để sử dụng email... vụ thư tín điện tử, tài liệu đề cập đến hệ thống thư tín điện tử Dự án tăng cường lực quản lý, giám sát - đánh giá CTMTQG Giáo dục - Khi người cấp địa email nhận thư điện tử đâu gửi thư điện tử. .. Không nên sử dụng mạng rời có sấm sét, mưa to - Nên tháo bỏ dây điện thoại nối với Modem không sử dụng mạng, sử dụng mạng cắm dây điện thoại vào Modem Bùi Ngọc Lâm - Tài liệu hướng dẫn sử dụng mạng