Đang tải... (xem toàn văn)
... giá công tác kế toán vốn tiền khoản phải thu Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ; - Phân tích khoản vốn tiền khoản phải thu Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ; - Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán, ... giá công tác quản lý kế toán vốn tiền khoản phải thu Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ; từ đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán, quản lý vốn tiền khoản phải thu Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ. .. triển thời gian tới 41 CHƢƠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 4.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 42 4.1.1 Kế toán tiền mặt quỹ 42 4.1.1.1
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ & QTKD NGUYỄN PHAN THU TRANG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: KẾ TOÁN Mã số ngành: 52340301 Cần Thơ, tháng 12/2014 TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ & QTKD NGUYỄN PHAN THU TRANG MSSV: C1200392 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: KẾ TOÁN Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƢỚNG DẪN Ts.NGUYỄN HỮU ĐẶNG Cần Thơ, tháng 12/2014 LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình học tập tại trƣờng Đại học Cần Thơ, em đã đƣợc sự hƣớng dẫn tận tình của Quý Thầy Cô và đã tiếp thu đƣợc rất nhiều kiến thức bổ ích, đặc biệt là trong quá trình thực hiện luận văn tốt nghiệp em đã đƣợc sự giúp đỡ của quý thầy cô. Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Hiệu trƣờng Đại học Cần Thơ đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em học tập, nghiên cứu, cảm ơn các thầy cô trƣờng Đại học Cần Thơ đặc biệt là các thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt cho chúng em về sau này. Đặc biệt em chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Hữu Đặng đã hƣớng dẫn em tận tình và cho em những ý kiến quý báo để giúp em có thể hoàn thành luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ, em cũng xin cảm ơn các anh chị phòng tài chính kế toán Công ty đã hƣớng dẫn, giới thiệu và giúp đỡ em rất nhiều trong việc tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu ở Công ty. Tuy nhiên, do thời gian thực tập và kiến thức còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong đƣợc sự đóng góp chân tình của quý Thầy Cô, cơ quan thực tập và các bạn để đề tài đƣợc hoàn chỉnh hơn. Em kính chúc quý Thầy Cô, Ban Giám Đốc và toàn thể nhân viên trong Công ty dồi dào sức khỏe, gặt hái đƣợc nhiều thành công. Cần Thơ, ngày tháng năm 2014 Sinh viên thực hiện Nguyễn Phan Thu Trang ii LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam kết luận văn này đƣợc hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chƣa đƣợc dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác. Cần Thơ, ngày tháng năm 2014 Ngƣời thực hiện Nguyễn Phan Thu Trang iii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Ngày … tháng… năm 2014 Thủ trƣởng đơn vị iv MỤC LỤC Trang CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ................................................................. 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ...................................................................... 2 1.2.1 Mục tiêu chung ....................................................................................... 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể ....................................................................................... 2 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ........................................................................ 2 1.3.1 Phạm vi về không gian ........................................................................... 2 1.3.2 Phạm vi về thời gian ............................................................................... 2 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu ............................................................................. 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CỞ SỞ LÝ LUẬN ...................................................................................... 3 2.1.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ................................................................. 3 2.1.1.1 KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN .......................................................................... 3 2.1.1.2 PHƢƠNG PHÁP HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN........................... 4 2.1.2 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU ................................................... 10 2.1.2.1 Khái niệm, nội dung và nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu...... 10 2.1.2.2 Kế toán các khoản phải thu khách hàng .............................................. 12 2.1.2.3 Kế toán thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ ......................................... 14 2.1.2.4 Kế toán các khoản phải thu nội bộ....................................................... 16 2.1.2.5 Kế toán các khoản phải thu khác ......................................................... 18 2.2 LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU ....................................................................... 20 2.3 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......................................................... 21 2.3.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu.................................................................. 21 2.3.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu ................................................................ 21 CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH ....................................................................... 26 v 3.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ...................................................... 27 3.2.1 Chức năng ............................................................................................... 27 3.2.2 Nhiệm vụ................................................................................................. 28 3.2.3 Lĩnh vực hoạt động ................................................................................. 28 3.3 CÔNG TÁC TỔ CHỨC .......................................................................... 30 3.3.1 Công tác tổ chức quản lý ........................................................................ 30 3.3.2 Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận ........................................... 31 3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ....................................................... 34 3.4.1 Bộ máy kế toán ....................................................................................... 34 3.4.2 Chế độ kế toán, hình thức kế toán và sổ sách báo cáo kế toán ............... 35 3.4.3 Phƣơng pháp kế toán .............................................................................. 39 3.5 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY ............................................................................................. 40 3.5.1 Thuận lợi ................................................................................................. 40 3.5.2 Khó khăn ................................................................................................. 40 3.5.3 Phƣơng hƣớng phát triển trong thời gian tới .......................................... 41 CHƢƠNG 4 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 4.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ................................................................ 42 4.1.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ .......................................................................... 42 4.1.1.1 Chứng từ và sổ sách ............................................................................. 42 4.1.1.2 Luân chuyển chứng từ ......................................................................... 43 4.1.1.3 Các nghiệp vụ phát sinh ....................................................................... 44 4.1.1.4 Thực hiện kế toán chi tiết .................................................................... 46 4.1.1.5 Thực hiện kế toán tổng hợp ................................................................. 46 4.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng ..................................................................... 47 4.1.2.1 Chứng từ và sổ sách ............................................................................. 47 vi 4.1.2.2 Luân chuyển chứng từ ......................................................................... 48 4.1.2.3 Các nghiệp vụ phát sinh ....................................................................... 49 4.1.2.4 Thực hiện kế toán chi tiết .................................................................... 50 4.1.2.5 Thực hiện kế toán tổng hợp ................................................................. 50 4.1.3 Kế toán tiền đang chuyển ....................................................................... 51 4.1.3.1 Chứng từ và sổ sách ............................................................................. 51 4.1.3.2 Luân chuyển chứng từ ......................................................................... 52 4.1.3.3 Các nghiệp vụ phát sinh ....................................................................... 53 4.1.3.4 Thực hiện kế toán chi tiết .................................................................... 53 4.1.3.5 Thực hiện kế toán tổng hợp ................................................................. 53 4.2 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU................................................... 54 4.2.1 Kế toán phải thu khách hàng .................................................................. 54 4.2.1.1 Chứng từ và sổ sách ............................................................................. 54 4.2.1.2 Luân chuyển chứng từ ......................................................................... 55 4.2.1.3 Các nghiệp vụ phát sinh ....................................................................... 56 4.2.1.4 Thực hiện kế toán chi tiết .................................................................... 56 4.2.1.5 Thực hiện kế toán tổng hợp ................................................................. 56 4.2.2 Kế toán thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ ............................................ 58 4.2.2.1 Chứng từ và sổ sách ............................................................................. 58 4.2.2.2 Luân chuyển chứng từ ......................................................................... 59 4.2.2.3 Các nghiệp vụ phát sinh ....................................................................... 60 4.2.2.4 Thực hiện kế toán chi tiết .................................................................... 60 4.2.2.5 Thực hiện kế toán tổng hợp ................................................................. 60 4.2.3 Kế toán phải thu nội bộ ........................................................................... 62 4.2.3.1 Chứng từ và sổ sách ............................................................................. 62 4.2.3.2 Luân chuyển chứng từ ......................................................................... 63 4.2.3.3 Các nghiệp vụ phát sinh ....................................................................... 64 4.2.3.4 Thực hiện kế toán chi tiết .................................................................... 64 4.2.3.5 Thực hiện kế toán tổng hợp ................................................................. 64 vii 4.2.4 Kế toán phải thu khác ............................................................................. 65 4.2.4.1 Chứng từ và sổ sách ............................................................................. 65 4.2.4.2 Luân chuyển chứng từ ......................................................................... 66 4.2.4.3 Các nghiệp vụ phát sinh ....................................................................... 67 4.2.4.4 Thực hiện kế toán chi tiết .................................................................... 67 4.2.4.5 Thực hiện kế toán tổng hợp ................................................................. 67 4.3 PHÂN TÍCH CÁC KHOẢN VỐN BẰNG TIỀN VÀCÁC KHOẢN PHẢI THU ...................................................................................................... 69 4.3.1 Phân tích tình hình biến động vốn bằng tiền và các khoản phải thu ...... 69 4.3.2 Đánh giá khả năng thanh toán ................................................................ 71 4.3.3 Đánh giá tình hình quản lý dòng tiền...................................................... 74 CHƢƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN, QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 5.1 NHẬN XÉT CHUNG .............................................................................. 78 5.1.1 Nhận xét về công tác kế toán .................................................................. 78 5.1.1.1 Về thực hiện chế độ kế toán................................................................. 78 5.1.1.2 Về tổ chức công tác kế toán ................................................................. 79 5.1.2 Nhận xét về công tác quản lý vốn bằng tiền và các khoản phải thu ........................................................................................... 80 5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN ................ 81 5.3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU .......................................................... 82 CHƢƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN ............................................................................................... 83 6.2 KIẾN NGHỊ.............................................................................................. 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 85 PHỤ LỤC........................................................................................................ 86 viii DANH SÁCH BẢNG Trang Bảng 4.1: Phân tích biến động và tỷ trọng vốn bằng tiền và các khoản phải thu trong giai đoạn 2011 – 2013 ............................................................................ 69 Bảng 4.2: Đánh giá các hệ số thanh toán trong giai đoạn 2011- 2013 ............ 71 Bảng 4.3: Đánh giá các chỉ tiêu phải thu trong giai đoạn 2011 – 2013 ........... 74 Bảng 4.4: Đánh giá khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền trong giai đoạn 2011 – 2013 . ................................................................................................... 76 Bảng 4.5: Đánh giá khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền 6 tháng 2014 so với 6 tháng 2013 .............................................................................................. 77 ix DANH SÁCH HÌNH Trang Hình 2.1: Sơ đồ hạch toán tiền mặt tại quỹ ....................................................... 5 Hình 2.2: Sơ đồ hạch toán tiền giử ngân hàng ................................................... 7 Hình 2.3: Sơ đồ hạch toán tiền đang chuyển ..................................................... 9 Hình 2.4: Sơ đồ hạch toán khoản phải thu khách hàng ................................... 13 Hình 2.5: Sơ đồ hạch toán thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ ........................ 15 Hình 2.6: Sơ đồ hạch toán khoản phải thu nội bộ............................................ 17 Hình 2.7: Sơ đồ hạch toán khoản phải thu khác .............................................. 19 Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý tại công ty ....................................... 31 Hình 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty .................................................... 34 Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy vi tính.... 36 Hình 3.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung…………………………………………………………………………37 Hình 4.1: Luân chuyển chứng từ tiền mặt tại quỹ ........................................... 43 Hình 4.2: Luân chuyển chứng từ tiền giử ngân hàng ...................................... 48 Hình 4.3: Luân chuyển chứng từ tiền đang chuyển ......................................... 52 Hình 4.4: Luân chuyển chứng từ khoản phải thu khách hàng ......................... 55 Hình 4.5: Luân chuyển chứng từ thuế giá trị gia tăng khấu trừ ....................... 59 Hình 4.6: Luân chuyển chứng từ khoản phải thu nội bộ ................................. 63 Hình 4.7: Luân chuyển chứng từ khoản phải thu khác .................................... 66 x DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT GTGT : Giá trị gia tăng LVTN : Luận văn tốt nghiệp BQ : Bình quân CCDC : Công cụ dụng cụ TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TĐXDVN : Tập đoàn xăng dầu Việt Nam 6th 2013 : 6 tháng năm 2013 6th 2014 : 6 tháng năm 2014 TSNH : Tài sản ngắn hạn TSCĐ : Tài sản cố định xi CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc kế toán là một công cụ quan trọng phục vụ cho việc hạch toán và quản lý kinh tế, nó còn có vai trò tích cực đối với việc quản lý các tài sản và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Với xu thế ngày càng phát triển và hoàn thiện của nền kinh tế thị trƣờng ở nƣớc ta thì hệ thống kế toán cũng phải dần hoàn thiện để đáp ứng kịp nhu cầu quản lý, cung cấp thông tin. Để có đƣợc những số liệu phục vụ hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh, chúng ta không thể không nhắc đến vai trò to lớn của bộ phận kế toán. Thông qua các số liệu kế toán cung cấp, nhà quản lý sẽ hiểu rõ đƣợc thực trạng nguồn vốn của doanh nghiệp, từ đó sẽ có những quyết định đầu tƣ đúng đắn hay những cơ hội kinh doanh để tìm kiếm lợi nhuận. Vì vậy việc quản lý vốn bằng tiền và theo dõi các khoản phải thu sao cho mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất là vấn đề rất đáng quan tâm. Vốn bằng tiền và các khoản phải thu là một phần của vốn lƣu động, là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Sử dụng hợp lý vốn bằng tiền và theo dõi các khoản phải thu giúp cho tình hình tài chính của doanh nghiệp lành mạnh và ngày càng kinh doanh có hiệu quả. Mặt khác, doanh nghiệp cũng phải tìm mọi cách để làm giảm đến mức tối thiểu các khoản nợ của khách hàng và tránh tình trạng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp. Trong hoạt động kế toán của các doanh nghiệp nói chung và Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ nói riêng thì kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu là một trong những vấn đề đƣợc quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị. Bởi vì việc quản lý vốn bằng tiền và theo dõi các khoản phải thu có ảnh hƣởng trực tiếp tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác mọi chi phí phát sinh của doanh nghiệp đều xuất phát từ nguồn gốc vốn bằng tiền và khả năng phải thu của doanh nghiệp, đảm bảo chi phí đầu vào, vốn bỏ ra vừa đủ để đạt đƣợc hiệu quả kinh tế cao nhất. Thực tế ở nƣớc ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, hiệu quả sử dụng vốn đầu tƣ nói chung và vốn bằng tiền nói riêng cũng nhƣ việc theo dõi thu hồi lại các khoản nợ phải thu còn rất thấp, chƣa khai thác đƣợc hiểu quả và tiềm năng sử dụng chúng trong nền kinh tế thị trƣờng để phục vụ sản xuất kinh doanh. 1 Dựa vào các cơ sở quan trọng đƣợc nêu ở trên về công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu cũng nhƣ để củng cố kiến thức đã học đƣợc và đem áp dụng vào thực tế, em đã thực hiện đề tài “Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ” cho luận văn tốt nghiệp của mình. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1. Mục tiêu chung Đánh giá công tác quản lý kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ; từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán, quản lý vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Đánh giá công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ; - Phân tích các khoản vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ; và - Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán, quản lý vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ. 1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1. Phạm vi về không gian Đề tài đƣợc thực hiện tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ Cần Thơ. 1.3.2. Phạm vi về thời gian - Thời gian số liệu nghiên cứu trong đề tài thu thập từ năm 2011 đến năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 đƣợc cung cấp từ phòng kế toán tại Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ. - Thời gian của số liệu về kế toán: đề tài sử dụng số liệu từ các chứng từ kế toán phát sinh trong tháng 4/2014. - Thời gian thực hiện đề tài: từ ngày 11/08/2014 đến ngày 17/11/2014 1.3.3. Đối tƣợng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài chủ yếu nghiên cứu về chế độ kế toán và tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ. 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.1.1.1 KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN a) Khái niệm và nguyên tắc hạch toán Khái niệm Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lƣu động trong doanh nghiệp dƣới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các ngân hàng, Kho bạc Nhà nƣớc và các khoản tiền đang chuyển. Với tính lƣu hoạt cao - vốn bằng tiền đƣợc dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí. Vốn bằng tiền đƣợc thể hiện ở tài khoản nhóm 11 gồm: tiền tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Nguyên tắc hạch toán - Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là VNĐ). - Trƣờng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh là ngoại tệ phải đồng thời theo dõi chi tiết theo nguyên tệ và đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch. Ngoại tệ đƣợc hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên Tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”. Doanh nghiệp có thể sử dụng ngoại tệ để ghi sổ (phải xin phép), nhƣng khi lập báo cáo tài chính sử dụng ở Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch. - Cuối niên độ kế toán, số dƣ cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải đƣợc đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng. - Đối với vàng, bạc, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các đơn vị không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Khi tính giá xuất có thể áp dụng một trong những phƣơng pháp tính giá hàng xuất kho nhƣ: Giá thực tế đích danh, Giá bình quân gia quyền, Giá nhập trƣớc xuất trƣớc, Giá nhập sau xuất trƣớc. 3 b) Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền - Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp; khóa sổ kế toán tiền mặt cuối mỗi ngày để có số liệu đối chiếu với thủ quỹ. - Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán nhằm thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện kịp thời các trƣờng hợp chi tiêu lãng phí… - So sánh, đối chiếu thƣờng xuyên, kịp thời số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán tiền mặt với số kiểm kê thực tế nhằm kiểm tra, phát hiện kịp thời các trƣờng hợp sai lệch để kiến nghị các biện pháp xử lý. 2.1.1.2 PHƢƠNG PHÁP HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN a) Kế toán tiền mặt - Tiền mặt tại quỹ Tiền tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Mọi nghiệp vụ thu, chi bằng tiền mặt và việc bảo quản tiền mặt tại quỹ do thủ quỹ của doanh nghiệp thực hiện - Chứng từ sổ sách Phiếu thu, phiếu chi; Phiếu xuất, phiếu nhập kho vàng, bạc, đá quý; Biên lai thu tiền, Bảng kê vàng, bạc, đá quý; Biên bản kiểm kê quỹ… - Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt” để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ. Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2: TK 1111: Tiền Việt Nam; TK 1112: Ngoại tệ; TK 1113: Vàng bạc, kim khí quý, đá quý. 4 - Sơ đồ hạch toán TK 112 TK 111 TK 112 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Gửi tiền mặt vào ngân hàng TK 121, 128, 221, 222, 223, 228 TK 121, 128, 221, 222, 223, 228 Thu hồi chứng khoán, vốn đầu tƣ Giá gốc TK 515 Lãi TK 635 Tổng số Lỗ thu Đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn bằng tiền mặt TK 141, 627, 641, 642, 241, 635, 811 TK 131, 136, 138, 141, 144, 244 Thu hồi nợ phải thu, các khoản ký quỹ, ký cƣợc bằng tiền mặt TK 311, 341 Vay ngắn hạn, dài hạn bằng tiền mặt về nhập quỹ tiền mặt Chi tạm ứng và các chi phí phát sinh bằng tiền mặt TK 133 TK 211, 213, 217, 152, 153, 156, 157, 611 Thuế GTGT đầu vào TK 333 Nhận trợ cấp trợ giá từ NSNN bằng tiền mặt Mua vật tƣ, hàng hóa, công cụ, TSCĐ… bằng tiền mặt TK 338, 344 Nhận ký quỹ, ký cƣợc bằng tiền mặt TK 411 Nhận vốn đƣợc cấp, góp bằng tiền mặt nhập quỹ tiền mặt TK 511, 512, 515, 711 Doanh thu, thu nhập khác bằng tiền mặt nhập quỹ tiền mặt TK 338(1) TK 311, 315, 331, 333, 334, 336, 338 Thanh toán nợ phải trả bằng tiền mặt TK 138(1) Tiền mặt thiếu phát hiện qua kiểm kê Tiền mặt thừa phát hiện qua kiểm kê Hình 2.1: Sơ đồ hạch toán tài khoản 111 5 b) Kế toán tiền gửi ngân hàng - Tiền gửi ngân hàng Tiền của doanh nghiệp phần lớn đƣợc gởi ngân hàng, Kho bạc, công ty tài chính để thực hiện việc thanh toán không dùng tiền mặt. Lãi từ khoản tiền gửi ngân hàng đƣợc hạch toán vào thu nhập hoạt động tài chính của doanh nghiệp. - Chứng từ sổ sách Giấy báo có; Giấy báo nợ; Bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc bảo chi…),… - Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền gửi ngân hàng (Kho bạc nhà nƣớc hay công ty tài chính). TK 112 có 03 tài khoản cấp 2: TK 1121 – Tiền Việt Nam; TK 1122 – Ngoại tệ; TK 1123 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý. 6 - Sơ đồ hạch toán TK 112 TK 111 Gửi tiền mặt vào ngân hàng Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt TK 121, 128, 221, 222, 223, 228 TK 121, 128, 221, 222, 223, 228 Đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn bằng TGNH Thu hồi vốn đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn bằng tiền gửi Giá gốc TK 111 TK 515 Lãi TK 211, 213, 217, 241 TK 635 Mua TSCĐ, BĐSĐT, chi đầu tƣ XDCB… Lỗ TK 131, 136, 138 TK 411 Thu các khoản nợ phải thu bằng tiền gửi Thuế GTGT đầu vào TK 152, 153, 156, 157, 611… TK 311, 341 Mua vật tƣ, hàng hóa, công cụ,… bằng tiền gửi TK 311, 315, 333, 336, 338, 341, 342 Vay ngắn hạn, dài hạn bằng tiền mặt về nhập quỹ tiền mặt TK 144, 244 Thu hồi các khoản ký quỹ, ký cƣợc bằng tiền gửi TK 411 Nhận vốn góp liên doanh, liên kết, cổ phần… bằng tiền gửi TK 511, 512, 515, 711 Doanh thu, thu nhập khác bằng tiền gửi Thanh toán nợ phải trả, nợ vay bằng tiền gửi TK 144, 244 Ký cƣợc, ký quỹ bằng TGNH TK 411, 421, 415, 418 Trả lại vốn góp, cổ tức, lợi nhuận cho các bên góp vốn, chi các quỹ bằng tiền gửi TK 521, 531, 532 Thanh toán khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại bằng tiền gửi TK 3331 Thuế GTGT Hình 2.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản 112 7 c) Kế toán tiền đang chuyển - Tiền đang chuyển Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo có của ngân hàng, kho bạc hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền qua bƣu điện để thanh toán nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo của đơn vị đƣợc thụ hƣởng. - Chứng từ sổ sách Chứng từ sử dụng làm căn cứ hạch toán tiền đang chuyển gồm: Phiếu chi, Giấy nộp tiền, Biên lai thu tiền, Phiếu chuyển tiền, Phiếu kế toán… Tài khoản 113 có 2 tài khoản cấp 2: TK 1131: Tiền Việt Nam; TK 1132: Ngoại tệ. 8 - Sơ đồ hạch toán TK 131 TK 112 TK 113 Thu tiền nợ của khách hàng nộp thẳng vào ngân hàng nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Có của ngân hàng Nhận đƣợc giấy báo Có của ngân hàng về số tiền đã gửi vào ngân hàng TK 331 TK 511, 512, 515, 711 Thu tiền bán hàng hoặc các khoản thu nhập khác nộp thẳng vào ngân hàng nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Có của ngân hàng Thuế GTGT Nhận đƣợc giấy báo Nợ của ngân hàng về số tiền đã trả ngƣời bán TK 3331 TK 111 Chuyển tiền gửi vào ngân hàng nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Có TK 131 TK 413 Cuối kỳ đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ của ngoại tệ đang chuyển (chênh lệch tỷ giá tăng) Cuối kỳ đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ của ngoại tệ đang chuyển (chênh lệch tỷ giá giảm) Hình 2.3: Sơ đồ hạch toán tài khoản 113 9 2.1.2 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 2.1.2.1 Khái niệm, nội dung và nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu - Khái niệm Nhóm các khoản phải thu dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Nội dung các khoản phải thu Các khoản phải thu bao gồm nợ phải thu của khách hàng, của cấp trên hoặc cấp dƣới trong nội bộ doanh nghiệp của cá nhân, tập thể và ngoài doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ….. - Nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu Khi theo dõi và hạch toán các khoản phải thu cần tôn trọng một số nguyên tắc sau: Nợ phải thu cần đƣợc hạch toán chi tiết cho từng đối tƣợng phải thu, từng khoản nợ và từng lần thanh toán. Kế toán phải theo dõi chặt từng khoản nợ phải thu và thƣờng xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dƣa. Những đối tƣợng có quan hệ giao dịch thƣờng xuyên hoặc có số dƣ nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu các đối tƣợng xác nhận số nợ phải thu bằng văn bản. Các đối tƣợng không thanh toán các khoản nợ phải thu cho doanh nghiệp bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (trƣờng hợp đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả hoặc phải xử lý khoản nợ khó đòi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan nhƣ biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xóa nợ…. Trên Bảng cân đối kế toán các khoản phải thu đƣợc trình bày riêng biệt thành ngắn hạn và dài hạn tùy theo thời hạn của chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp nhƣ sau: Đối với các doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thƣờng trong vòng 12 tháng các khoản nợ phải thu phân ngắn hạn và dài hạn nhƣ sau: Các khoản nợ phải thu hồi trong vòng 12 tháng tới kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, đƣợc xếp vào loại nợ phải thu ngắn hạn. 10 Các khoản nợ phải thu đƣợc thu hồi sau 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, đƣợc sắp xếp vào loại nợ dài hạn. Đối với các doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thƣờng dài hơn 12 tháng các khoản nợ phải thu đƣợc phân thành ngắn hạn và dài hạn nhƣ sau: Các khoản nợ phải thu đƣợc thu hồi trong vòng một chu kỳ kinh doanh bình thƣờng đƣợc xếp vào loại nợ phải thu ngắn hạn. Các khoản nợ phải thu hồi trong thời gian dài hơn một chu kỳ kinh doanh bình thƣờng đƣợc xếp vào loại nợ phải thu dài hạn. Đối với doanh nghiệp do tính chất hoạt động không thể dựa vào chu kỳ kinh doanh để phân biệt giữa ngắn hạn và dài hạn thì các khoản nợ phải thu đƣợc trình bày theo tính thanh khoản giảm dần. Phải xác định tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chƣa và khó khả năng thu hồi đƣợc để làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về các khoản phải thu này. Các tài khoản phải thu chủ yếu có số dƣ bên nợ, nhƣng trong quan hệ với từng đối tƣợng phải thu có thể xuất hiện số dƣ bên có (trong trƣờng hợp nhận tiền ứng trƣớc, trả trƣớc của khách hàng hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu). Cuối kỳ kế toán, khi lập báo cáo tài chính, khi tính toán các tiêu chí phải thu, phải trả cho phép lấy số dƣ chi tiết của các đối tƣợng nợ phải thu để lên hai tiêu chí bên “Tài sản” và “Nguồn vốn” của Bảng cân đối kế toán. Đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ cần phải đƣợc ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch (tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ), đồng thời theo dõi theo nguyên tệ. Cuối niên độ kế toán, các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ đƣợc trình bày trên Bảng cân đối kế toán theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm khóa sổ lập Báo cáo tài chính. Chênh lệch tỷ giá hối đoái: đánh giá lại các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ sau khi bù trừ giữa lỗ và lãi tỷ giá hối đoái đƣợc ghi nhận vào Báo cáo kết quả kinh doanh. 11 2.1.2.2 Kế toán các khoản phải thu khách hàng - Nội dung Các khoản phải thu của khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Trong điều kiện sản xuất thị trƣờng và lƣu thông hàng hoá càng phát triển thì việc bán chịu ngày càng tăng để đẩy mạnh bán ra. Do vậy mà các khoản phải thu của khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu và có xu hƣớng tăng lên trong các khoản phải thu của doanh nghiệp. - Chứng từ sổ sách Chứng từ căn cứ hạch toán tài khoản phải thu khách hàng: Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn thuế giá trị gia tăng; Phiếu thu, phiếu chi; Giấy báo có ngân hàng; Biên bản bù trừ công nợ,… 12 - Sơ đồ hạch toán TK 131 TK 511 Doanh thu chƣa thu tiền TK 635 Chiết khấu thanh toán Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán TK 521, 531, 532 TK 333 Chiết khấu thƣơng mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại Thuế GTGT đầu ra TK 333 Thuế GTGT (nếu có) Thuế GTGT đầu ra TK 111, 112, 113 TK 711 Thu nhập khác chƣa thu tiền Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán Khách hàng ứng trƣớc hoặc thanh toán tiền TK 152, 153, 156, 611 … Khách hàng thanh toán bằng hàng TK 111,112 Các khoản chi hộ khách hàng TK 133 Thuế GTGT (nếu có) TK 413 TK 331 Bù trừ nợ Chênh lệch tỷ giá tăng khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ TK 139 Số đã lập dự phòng Nợ khó đòi phải xử lý xóa sổ Chênh lệch tỷ giá giảm khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ TK 642 Số chƣalập dự phòng TK 004 Đồng thời ghi Hình 2.4: Sơ đồ hạch toán tài khoản 131 13 2.1.2.3 Kế toán thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ (GTGT) - Nội dung Thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ chỉ phát sinh ở những đơn vị kinh doanh thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. Thuế GTGT đƣợc khấu trừ là số thuế GTGT đầu vào của những hàng hoá, dịch vụ, tài sản cố định mà cơ sở kinh doanh mua vào để dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT. Chứng từ sử dụng để hạch toán thuế GTGT đƣợc khấu trừ phải là hoá đơn GTGT do bên bán lập khi cơ sở mua hàng hoá, dịch vụ hoặc tài sản cố định. - Chứng từ sổ sách Chứng từ căn cứ hạch toán tài khoản thuế GTGT đƣợc khấu trừ là: Hóa đơn thuế giá trị gia tăng khi mua bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn đặt thù (tem, vé cƣớc vận tải,…);…. Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp hai: TK 1331: “Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ”: dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào của vật tƣ hàng hoá, dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ; TK 1332: “Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của tài sản cố định”: phản ánh số thuế GTGT đầu vào của quá trình mua sắm tài sản cố định dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT. 14 - Sơ đồ hạch toán TK 333 TK 133 TK 152, 153, 156, 211, 241, 611, 627, 641, 642. Thuế GTGT đã đƣợc khấu trừ TK 111, 112, 331,.. TK 142, 242, 627, 632, 641, 642, … Khi mua vật tƣ, hàng hóa, tài sản, dịch vụ, TCSĐ trong nƣớc Thuế GTGT đầu vào không đƣợc khấu trừ TK 333 TK 111, 112 Thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp NSNN nếu đƣợc khấu trừ Thuế GTGT đã đƣợc hoàn TK 152, 153,156, 211… Hàng mua trả lại ngƣời bán hoặc giảm giá Hình 2.5: Sơ đồ hạch toán tài khoản 133 15 2.1.2.4 Kế toán phải thu nội bộ - Nội dung Khoản phải thu nội bộ là các khoản công nợ phải thu của doanh nghiệp với cấp trên hoặc đơn vị trực thuộc, phụ thuộc hoặc các đơn vị khác trong một doanh nghiệp độc lập, một tổng công ty về các khoản đã chi hộ, trả hộ, thu hộ, các khoản mà các đơn vị cấp dƣới có nghĩa vụ nộp lên cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dƣới. - Chứng từ sổ sách Hóa đơn thuế giá trị gia tăng; hóa đơn thông thƣờng; Hóa đơn vận chuyển kiêm phiếu xuất kho nội bộ; Phiếu thu, phiếu chi; Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho nội bộ; Biên bản bù trừ công nợ nội bộ; Sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ nội bộ. Tài khoản 136 – phải thu nội bộ có 2 tài khoản cấp hai: Tài khoản 1361: vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc; Tài khoản 1362: phải thu nội bộ khác 16 - Sơ đồ hạch toán TK 411 TK 111, 112 TK 136 Các khoản làm tăng vốn kinh doanh ở Nhận lại vốn do đơn vị trực thuộc hoàn trả Các đơn vị trực thuộc do nhà nƣớc cấp trực tiếp, do nhận viện trợ, do tăng TSCĐ đƣợc đài thọ từ nguồn vốn đầu tƣ XDCB, quỹ phát triển kinh doanh, do bổ sung từ kết quả. TK 111, 112, 152 Cấp vốn kinh doanh cho đơn vị cấp dƣới bằng tiền, bằng vật liệu TK 411 Khoản vốn kinh doanh nộp cho nhà nƣớc do đơnvị trực thuộc hiện theo ủy quyền TK 211 (213) Cấp TSCĐ còn mới Giá trị còn lại TK 214 Cấp TSCĐ đã có hao mòn Giá trị hao mòn Hình 2.6: Sơ đồ hạch toán tài khoản 136 17 2.1.2.5 Kế toán các khoản phải thu khác - Nội dung Phải thu khác là các khoản phải thu ngoài những nội dung đã đề cập ở trên bao gồm: Giá trị tài sản thiếu chƣa rõ nguyên nhân chờ xử lý. Các khoản phải thu về bồi thƣờng vật chất do tập thể hoặc cá nhân trong và ngoài đơn vị gây ra nhƣ gây mất mát, hƣ hỏng tài sản, vật tƣ hàng hoá hay tiền bạc đƣợc xử lý bắt bồi thƣờng. Các khoản đã vay mƣợn tài sản, tiền bạc có tính chất tạm thời. Các khoản phải thu về cho thuê tài sản cố định, lãi về đầu tƣ tài chính. Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, cho đầu tƣ xây dựng cơ bản... nhƣng không đƣợc cấp trên phê duyệt phải thu hồi hoặc chờ xử lý. Các khoản gửi vào tài khoản chuyển thu, chuyển chi để nhờ đơn vị nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hoặc nhận đại lý bán hàng nộp hộ thuế. Các khoản phải thu khác (phí, lệ phí, các khoản nộp phạt, bồi thƣờng...). Kế toán các khoản phải thu khác phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối trƣờng hợp thiếu tài sản, về số lƣợng, giá trị, ngƣời chịu trách nhiệm vật chất và tình hình xử lý. Đồng thời phải theo dõi cho từng khoản, từng đối tƣợng phải thu, số đã thu, số còn phải thu... - Chứng từ sổ sách Phiếu thu, phiếu chi; Giấy báo nợ, giấy báo có; Biên bản kiểm kê quỹ; Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, hàng hóa; Biên bản xử lý tài sản thiếu,... Tài khoản 138 - phải thu khác có 3 tài khoản cấp hai: Tài khoản 1381: tài sản thiếu chờ xử lý; Tài khoản 1385: thu về cổ phần hóa; Tài khoản 1388: phải thu khác. 18 - Sơ đồ hạch toán TK 111, 112, 152, 153… TK 111, 112 TK 138 Khi cho vay, cho mƣợn vật tƣ, tiền vốn tạm thời, các khoản chi hộ khách hàng và các khoản phải thu khác Khi thu đƣợc tiền các khoản nợ phải thu TK 331, 338 TK 138 (1381) Số tiền phải thu bồi thƣờng của đơn vị, cá nhân về tài sản thiếu theo quyết định xử lý Bù trừ vào nợ phải trả ngƣời bán hoặc phải trả khác TK 515 TK 111, 334 Định kỳ khi xác định tiền lãi phải thu và số cổ tức, lợi nhuận đƣợc chia TK 161, 241, 641, 642,… Các khoản chi hoạt động sử nghiệp, dự án, chi đầu tƣ XDCB chi phí SXKD, nhƣng không đƣợc cấp thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi Nếu phải thu bồi thƣờng Khi có quyết định xử lý nợ TK 139 phải thu khác Nếu đƣợc bù đắp bằng không khoản dự phòng phải thu có khả khó đòi năng thu hồi TK 642 Nếu đƣợc tính vào chi phí SXKD Hình 2.7: Sơ đồ hạch toán tài khoản 138 19 2.2 LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU Nguyễn Minh Xuân An (2011) nghiên cứu “Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH TMDV giao nhận Thế Kỷ Mới”, báo cáo thực tập trong giai đoạn 2009 - 2011. Tác giả đã thu thập đƣợc số liệu thứ cấp, quan sát đƣợc quy trình luân chuyển chứng từ và một số thông tin đƣợc tác giả hỏi nhân viên kế toán. Kế toán xử lý số liệu đa phần trên phần mềm, phƣơng pháp ghi chép phù hợp với quy mô của công ty, luôn kịp thời và khớp nhau. Chứng từ luân chuyển nhanh gọn, lập rõ ràng đầy đủ chữ ký.Tuy nhiên trong quá trình quản lý việc thu hồi nợ của công ty vẫn có những khoản nợ mà khách hàng đã nợ quá hạn mà chƣa có biện pháp xử lý hợp lý mà công ty không có khoản dự phòng khó đòi. Nguyễn Khánh Ngân (2012) nghiên cứu “Kế toán các khoản phải thu tại Công ty TNHH Nielsen”, đề tài thực tập tốt nghiệp, Đại học Hoa Sen. Tác giả đã thu thập số liệu thứ cấp từ công ty, kết hợp hỏi kế toán viên và quan sát quy trình luân chuyển chứng từ để đánh giá tổ chức kế toán. Bên cạnh đó tác giả còn tiến hành hạch toán một số nghiệp vụ, ghi sổ, phân tích báo cáo tài chính bằng cách so sánh tƣơng đối và tuyệt đối thông qua giai đoạn 2009 - 2011, đánh giá các chỉ số thông qua tỷ lệ và hệ số. Kết quả nghiên cứu cho thấy, bên cạnh những ƣu điểm về cơ cấu bộ máy, sổ sách, chứng từ, kiểm soát nội bộ, quản lý công nợ thì còn có một số nhƣợc điểm nhƣ kế toán phải thu chƣa theo dõi thật sát sao việc thu thập số liệu từ các phòng ban liên quan để làm cơ sở cập nhật số liệu chính xác, kịp thời. Kế toán gặp khó khăn trong việc bù trừ công nợ cho khách hàng và dễ gây ra hiểu lầm khi ban giám đốc chƣa có chế độ cụ thể bằng văn bản dành cho khách hàng đƣợc hƣởng chế độ chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán mà chỉ hứa hẹn với khách hàng bằng miệng. Qua lƣợc khảo tài liệu cho thấy, các nghiên cứu trƣớc đây đa phần phân tích dựa trên tài liệu thứ cấp của công ty, quy trình ghi sổ cũng dựa vào quá trình phỏng vấn kế toán và quan sát quá trình luân chuyển chứng từ trong thực tế tại đơn vị. Từ đó tác giả thực hiện hạch toán một số nghiệp vụ thực tế phát sinh để tiến hành ghi sổ và phân tích thông qua các chỉ số để có giải pháp tốt trong kinh doanh. Do vậy, nghiên cứu này kế thừa phƣơng pháp nghiên cứu của tác giả Nguyễn Khánh Ngân (2012) và Nguyễn Xuân Minh An (2011) để thực hiện phân tích quy trình hạch toán và luân chuyển chứng từ đƣa ra giải pháp nhằm giảm bớt khoản phải thu và trong công ty. 20 2.3 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.3.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu - Số liệu sơ cấp: đề tài có sử dụng một số thông tin sơ cấp về thực hiện chế độ kế toán và tổ chức công tác kế toán bằng phƣơng pháp quan sát và trao đổi trực tiếp với Kế toán trƣởng và các nhân viên kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp tại Phòng kế toán của Công ty. Bên cạnh đó, các chứng từ kế toán đƣợc thu thập trực tiếp từ Phòng kế toán của Công ty. - Số liệu thứ cấp: Số liệu thứ cấp của đề tài bao gồm số liệu về kết quả hoạt động kinh doanh, các khoản vốn bằng tiền và các khoản phải thu đƣợc thu thập từ các báo cáo tài chính năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng 2014. 2.3.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu - Phƣơng pháp kế toán a) Phƣơng pháp chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là phƣơng pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ là giấy tờ hoặc vật chứng đựng thông tin, làm bằng chứng xác nhận sự phát sinh và hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế. Phƣơng pháp chứng từ kế toán nhằm sao chụp nguyên tình trạng và sự vận động, đƣợc sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đƣợc hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh và các bản chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tƣợng hạch toán kế toán, kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh. b) Phƣơng pháp tính giá Tính giá là phƣơng pháp thông tin và kiểm tra về chi phí trực tiếp và gián tiếp cho từng loại hoạt động, từng loại tài sản nhƣ: tài sản cố định, hàng hóa, vật tƣ, sản phẩm,... Phƣơng pháp tính giá sử dụng thƣớc đo tiền tệ để tính toán, xác định giá trị của từng loại tài sản của đơn vị thông qua việc mua vào, nhận góp vốn, đƣợc cấp, đƣợc tài trợ hoặc sản xuất ra theo những nguyên tắc nhất định. c) Phƣơng pháp tổng hợp và cân đối kế toán Tổng hợp và cân đối kế toán là phƣơng pháp khái quát tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hạch toán qua từng thời kỳ nhất định bằng cách lập các báo cáo có tình tổng hợp và cân đối 21 nhƣ: bảng cân đối kế toán; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo lƣu chuyển tiền tệ;... - Phƣơng pháp so sánh a) Phƣơng pháp so sánh bằng số tuyệt đối Là kết quả phép trừ giữa trị số của kỳ phân tích với kỳ gốc của chỉ tiêu kinh tế. y y1 y 0 (2.1) Trong đó: y0: Chỉ tiêu năm trƣớc. y1: Chỉ tiêu năm sau. y : Là phần chênh lệch tăng, giảm của các chỉ tiêu kinh tế. Phƣơng pháp này sử dụng để so sánh số liệu năm tính với số liệu năm trƣớc của các chỉ tiêu xem có biến động không để trên cơ sở đó tìm ra nguyên nhân biến động của các chỉ tiêu kinh tế, từ đó đề ra biện pháp khắc phục. b) Phƣơng pháp so sánh bằng số tƣơng đối Là kết quả của phép chia giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế. %y Trong đó: y 100% y0 (2.2) y0: Chỉ tiêu năm trƣớc. y : Chênh lệch Y1 – Y0. % y: Biểu hiện tốc độ tăng hay giảm của các chỉ tiêu kinh tế. Phƣơng pháp này dùng làm rõ tốc độ biến động của các chỉ tiêu kinh tế trong thời gian nào đó. Trên cơ sở đó so sánh tốc độ biến động giữa các chỉ tiêu. Từ đó tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục. - Phƣơng pháp tỷ số Phân tích các chỉ số tài chính giúp chúng ta hiểu rõ hơn về bản chất và khuynh hƣớng tài chính của doanh nghiệp. Sau đây là nhóm các chỉ số tài chính đƣợc sử dụng: 22 a) Nhóm tỷ số về khả năng thanh toán Tỷ số thanh toán ngắn hạn Tỷ số thanh toán ngắn hạn thể hiện mối quan hệ so sánh giữa tài sản ngắn hạn và các khoản nợ ngắn hạn. 𝑇ỷ𝑠ố𝑡ℎ𝑎𝑛ℎ 𝑡𝑜á𝑛 𝑛𝑔ắ 𝑛 ℎạ 𝑛= 𝑇à𝑖 𝑠ả 𝑛 𝑛𝑔 ắ 𝑛 ℎạ 𝑛 𝑇ổ 𝑛𝑔 𝑛ợ𝑛𝑔 ắ 𝑛 ℎạ 𝑛 (2.3) Tỷ số này cho biết cứ một đồng nợ ngắn hạn đƣợc đảm bảo bao nhiêu đồng tài sản ngắn hạn. Tỷ số này cho thấy khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của công ty có đƣợc đảm bảo hay không, chỉ tiêu nay càng cao chứng tỏ công ty hoàn toàn đủ khả năng để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Tuy nhiên tỷ số này quá cao cũng không hẵn là tốt, nó chỉ cho thấy sự dồi dào đảm bảo khả năng thanh toán của công ty, nhƣng có thể dẫn đến việc quản lý và sử dụng không hiệu quả các loại tài sản của mình. Nguyên tắc cơ bản cho thấy tỷ số này là 2:1, tức là tỷ số này bằng 2 thì doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn, tình hình tài chính bình thƣờng. Tuy nhiên sự biến động của tỷ số này còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố và điều kiện khác nhau nhƣ: loại hình kinh doanh chu kỳ hoạt động của doanh nghiệp. Một tỷ số thanh toán ngắn hạn quá thấp sẽ là gánh nặng cho việc trả các khoản nợ ngắn hạn, lúc này doanh nghiệp không đủ khả năng để thanh toán các khoản nợ đến hạn, tình trạng mất khả năng thanh toán có thể xảy ra. Khi phân tích chỉ tiêu này cần chú ý loại trừ những tài sản khó hoán chuyển thành tiền: nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, hàng tồn kho kém phẩm chất, các thiệt hại chờ xử lý,... Tỷ số thanh toán nhanh Tỷ số thanh toán nhanh biểu hiện mối quan hệ so sánh giữa tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền so với các khoản nợ ngắn hạn. Các khoản tƣơng đƣơng tiền đƣợc xem là những tài sản có tốc độ luân chuyển thành tiền nhanh: đầu tƣ tài chính ngắn hạn và các khoản phải thu ngắn hạn khác. Cần lƣu ý khi tính đến chỉ tiêu này cần nên loại bỏ những tài sản tồn kho, vì đây là bộ phận phải dự trữ thƣờng xuyên đảm bảo cho quá trình kinh doanh mà giá trị cũng nhƣ thời gian hoán chuyển thành tiền của nó không chắc chắn. 𝑇ỷ𝑠ố𝑡ℎ𝑎𝑛ℎ 𝑡𝑜á𝑛 𝑛ℎ𝑎𝑛ℎ = 𝑇à𝑖 𝑠ả 𝑛 𝑛𝑔 ắ 𝑛 ℎạ 𝑛 −𝑇ổ 𝑛𝑔 ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ 𝑛 𝑘ℎ𝑜 23 𝑇ổ 𝑛𝑔 𝑛ợ𝑛𝑔 ắ 𝑛 ℎạ 𝑛 (2.4) Tỷ số này thể hiện khả năng trả nợ ngắn hạn của doanh nghiệp, tỷ số này cho thấy có bao nhiêu đồng tài sản ngắn hạn cho một đồng nợ ngắn hạn và đánh giá xem có bao nhiêu đồng tài sản ngắn hạn có đủ khả năng thanh toán cho một đồng nợ ngắn hạn mà không cần phải bán hàng tồn kho hay không. Nếu tỷ số ngày nhỏ hơn 1 và dƣới 0,5 sẽ khó có khả năng hoàn trả các khoản nợ ngắn hạn, và nếu tỷ số nhà nhỏ hơn hẳn tỷ số thanh toán ngắn hạn thì điều đó có nghĩa là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp phụ thuộc quá nhiều vào hàng tồn kho. Tỷ số thanh toán tức thời Tỷ số thanh toán tức thời chỉ tính đến các tài sản có khă năng hoán chuyển thành tiền nhanh nhất, đó là vốn bằng tiền. 𝑇ỷ𝑠ố𝑡ℎ𝑎𝑛ℎ 𝑡𝑜á𝑛 𝑡ứ 𝑐 𝑡ℎờ 𝑖= 𝑇𝑖ề 𝑛 𝑣à 𝑐á𝑐 𝑘ℎ𝑜ả 𝑛 𝑡ươ 𝑛𝑔 đươ 𝑛𝑔 𝑡𝑖ề 𝑛 𝑇ổ 𝑛𝑔 𝑛ợ𝑛𝑔 ắ 𝑛 ℎạ 𝑛 (2.5) Tử số trong chỉ tiêu này có thể bao gồm các khoản đầu tƣ chứng khoán ngắn hạn, nếu sự chuyển hóa thành tiền của các khoản đầu tƣ chứng khoán là thuận lợi và nhanh chóng. Các hệ số trên đây có ý nghĩa riêng biệt của nó, nhƣng nó không cung cấp đƣợc đầy đủ thông tin cần thiết, trong nhiều trƣờng hợp chỉ tiêu này không còn ý nghĩa, vì việc xác định thời gian cấp thiết để trả nợ cũng nhƣ khả năng hoán chuyển thành tiền không rõ ràng, không chắc chắn. Chỉ tiêu này đòi hỏi phải có sẵn tiền để thanh toán các khoản nợ bất kỳ thời điểm nào xem doanh nghiệp của đủ nguồn lực sẵn có để thanh toán khoản nợ hay không. Nếu hệ số này lớn hơn 0,5 thì tình hình thanh toán tƣơng đối không khả quan do dự trữ quá nhiều tiền dẫn đến vòng quay tiền chậm lại giảm hiệu quả sử dụng vốn, nếu hệ số này nhỏ hơn 0,1 thì doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán công nợ. b) Nhóm tỷ số giữa các khoản phải thu so với tổng các khoản phải trả 𝑇ỷ𝑠ố𝑐á𝑐 𝑘ℎ𝑜ả 𝑛 𝑝ℎả 𝑖 𝑡ℎ𝑢 𝑠𝑜 𝑣ớ 𝑖 𝑡ổ 𝑛𝑔 𝑝ℎả 𝑖 𝑡𝑟ả= 𝑇ổ 𝑛𝑔 𝑐á𝑐 𝑘ℎ𝑜ả 𝑛 𝑝ℎả 𝑖 𝑡ℎ𝑢 (2.6) 𝑇ổ 𝑛𝑔 𝑐á𝑐 𝑘ℎ𝑜ả 𝑛 𝑝ℎả 𝑖 𝑡𝑟ả Tỷ số này cũng để đánh giá xem các khoản phải thu có ảnh hƣởng gì đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tỷ lệ này càng lớn thì chứng tỏ doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và ngƣợc lại. c) Nhóm tỷ số về hiệu suất sử dụng vốn 𝐾ℎ𝑜ả 𝑛 𝑝ℎả 𝑖 𝑡ℎ𝑢 𝑘ℎá𝑐ℎ ℎà𝑛𝑔 𝑏ì𝑛ℎ 𝑞𝑢â𝑛 (𝐵𝑄) = 𝑆ố𝑣ò𝑛𝑔 𝑞𝑢𝑎𝑦 𝑐á𝑐 𝑘ℎ𝑜ả 𝑛 𝑝ℎả 𝑖 𝑡ℎ𝑢 = 24 𝑇ổ 𝑛𝑔 𝑛ợ𝑝ℎả 𝑖 𝑡ℎ𝑢 đầ 𝑢 𝑘ỳ+𝑐𝑢 ố 𝑖 𝑘ỳ 2 𝐷𝑜𝑎𝑛ℎ 𝑡ℎ𝑢 𝑡ℎ𝑢ầ 𝑛 𝐾ℎ𝑜ả 𝑛 𝑝ℎả 𝑖 𝑡ℎ𝑢 𝑐ủ 𝑎 𝑛𝑔ư 𝑖 𝑚𝑢𝑎 𝐵𝑄 ờ (2.7) Số vòng quay các khoản phải thu cho biết mức độ hợp lý của số dƣ các khoản phải thu và hiệu quả của việc thu hồi nợ phải thu. Nếu số vòng quay của khoản phải thu lớn, chứng tỏ doanh nghiệp thu hồi tiền hàng kịp thời, ít chiếm dụng vốn. 𝐾ỳ 𝑡ℎ𝑢 𝑡𝑖ề 𝑛 𝑏ì𝑛ℎ 𝑞𝑢â𝑛 = 𝑇ổ 𝑛𝑔 𝑐á𝑐 𝑘ℎ𝑜ả 𝑛 𝑝ℎả 𝑖 𝑡ℎ𝑢 𝑥 𝑠ố𝑛𝑔 à𝑦 𝑇ổ 𝑛𝑔 𝑑𝑜𝑎𝑛 ℎ 𝑡ℎ𝑢 𝑡ℎ𝑢ầ 𝑛 (2.8) d) Tỷ số khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền 𝐾ℎả𝑛ă𝑛𝑔 𝑏ù đắ 𝑝 𝑛ợ𝑛𝑔ắ 𝑛 ℎạ 𝑛 𝑏ằ 𝑛𝑔 𝑡𝑖ề 𝑛= 𝐷ò𝑛𝑔 𝑡𝑖ề 𝑛 𝑡ℎ𝑢ầ 𝑛 𝑡ừℎ𝑜ạ 𝑡 độ 𝑛𝑔 𝑘𝑖𝑛 ℎ 𝑑𝑜𝑎𝑛 ℎ 𝑁ợ𝑛𝑔 ắ 𝑛 ℎạ 𝑛 (2.9) Khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền có thể đo lƣờng khả năng thanh toán bằng tiền mặt của doanh nghiệp trong ngắn hạn. Sử dụng dòng tiền trong mối tƣơng quan với thu nhập đôi khi sẽ cho ta những thông tin xác thực hơn về khă năng thanh toán nợ của công ty, đơn giản là vì thông thƣờng các hóa đơn đƣợc thanh toán bằng tiền mặt. CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 25 VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ là một trong những đơn vị trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam – Bộ Thƣơng Mại. - Tên công ty: Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ - Tên giao dịch quốc tế: Petrolimex TÂY NAM BỘ - Trụ sở: Số 21, đƣờng cách mạng tháng 8, Phƣờng Thới Bình, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ - Điện thoại: (0710) 3821 656 – 765 767 – 826 906 – 823 913 - Fax: (071) 822 746 - Website: http://www.taynambo.petrolimex.com.vn - Mã số thuế: 1800158559 - Số tài khoản: Tại ngân hàng Công thƣơng TP Cần Thơ: 10201000285209 Tại ngân 011.137.000791.8 hàng Ngoại Thƣơng TP Cần Thơ (USD): Tại ngân 011.1.00.000047.4 hàng Ngoại Thƣơng TP Cần Thơ (VND): Trƣớc ngày 30/4/1975, thị trƣờng xăng dầu ở phía nam cũng nhƣ ở Thành phố Hồ Chí Minh đều do 3 hãng lớn là: Catlex (Mỹ), Esso (Anh), Shell (Hà Lan) chiếm lĩnh toàn bộ thị trƣờng. Sau ngày niềm Nam hoàn toàn giải phóng. Ban quân quản tiếp quản toàn bộ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của 3 hãng trên và thành lập Công ty xăng dầu Miền Nam trực thuộc Tổng cục Vật tƣ. Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ đƣợc thành lập vào tháng 5/1975 từ hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật (kho, bồn bể, đƣờng ống,...) do các hãng của tƣ bản nhƣ hãng Catlex, Esso, Shell để lại với tên gọi ban đầu là Công ty xăng dầu cấp I khu vực Tây Nam Bộ. Ngày 07/01/1976, Tổng cục Vật tƣ bằng văn bản số 03/VH-KH quyết định thành lập Tổng kho xăng dầu Khu vực Tây Nam Bộ, trực thuộc Công ty xăng dầu Miền Nam (Công ty xăng dầu Khu vực II ngày nay). Tháng 7/1977, Tổng Công ty xăng dầu có quyết định số 221/XD – QĐ đổi tên “Tổng kho xăng dầu Khu vực Tây Nam Bộ” thành “Tổng kho xăng dầu Cần Thơ” trực thuộc Công ty xăng dầu Khu vực II. 26 Ngày 11/9/1984, Giám đốc Công ty xăng dầu Khu vực II ban hành quyết định số 134/TC – QĐ đổi tên “Tổng kho xăng dầu Cần Thơ” thành “Xí nghiệp xăng dầu Hậu Giang. Ngày 26/12/1988, Tổng giám đốc Công ty xăng dầu Việt Nam ban hành quyết định số 2209/ XD – QĐ đổi tên “Xí nghiệp xăng dầu Hậu Giang” thành “Công ty xăng dầu Hậu Giang” và trực thuộc Petrolimex Việt Nam. Ngày 01/01/2004, theo quyết định số 1680/2003/QĐ – BTM ngày 08/12/2003 của Bộ trƣởng Bộ Thƣơng mại, đổi tên “Công ty xăng dầu Hậu Giang” thành “Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ” trực thuộc Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam. Từ ngày 01/7/2012 Công ty chuyển đổi loại hình doanh nghiệp sang Công ty TNHH Một thành viên thuộc Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam. Từ khi thành lập đến nay, Công ty không ngừng lớn mạnh, ngoài trụ sở chính tại Thành phố Cần Thơ, Công ty còn có 03 chi nhánh trực thuộc ở 03 tỉnh Hậu Giang, Sóc Trăng và Bạc Liêu cùng hệ thống kho bể với sức chứa trên 120.000 m3/ tấn. Với những đóng góp cho sự phát triển kinh tế và đảm bảo an ninh quốc phòng Công ty đã đƣợc Nhà nƣớc trao tặng huân chƣơng lao động hạng Ba, huân chƣơng lao động hạng Nhì và nhiều danh hiệu cá nhân khác. 3.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 3.2.1 Chức năng Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam. Công ty có chức năng chính là kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu.... đáp ứng cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội, đảm bảo cho nhu cầu của an ninh quốc phòng và yêu cầu phát triển kinh tế trong địa bàn đƣợc phân công. Ngoài mặt hàng chủ yếu và xăng dầu Công ty còn tổ chức kinh doanh nhiều loại hình dịch vụ nhƣ: kinh doanh kho bể (giữ hộ hàng hóa, cấp lẻ, nhập ủy thác,...), vận tải xăng dầu, dịch vụ hàng dự trữ quốc gia nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tốt hơn cho khách hàng. Bên cạnh đó Công ty còn có chức năng thực hiện hợp đồng tái xuất sang Campuchia theo sự ủy nhiệm của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam. 3.2.2 Nhiệm vụ Cung cấp xăng dầu cho các tỉnh Miền Tây ngoài ra còn tham gia xuất sang thị trƣờng Campuchia. 27 Phát huy nguồn lực, tổ chức kinh doanh có hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ kế hoạch mà Tổng Công ty giao. Ngày càng mở rộng thêm các loại hình dịch vụ trong lĩnh vực kinh doanh nhằm gia tăng thị phần. Bên cạnh đó, phải khai thác một cách có hiệu quả tài sản, nguồn vốn do ngân sách nhà nƣớc cấp, đồng thời chống lãng phí gây thất thoát nhầm mang lại lợi ích cho Công ty và xã hội. Trong công tác kinh doanh tạo cho đƣợc khả năng nguồn hàng có lợi thế hơn, xây dựng một thị trƣờng bán buôn, bán lẻ vững chắc và ổn định. Phấn đấu cho Công ty là trung tâm phân phối nguồn hàng xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong vùng, đồng thời đẩy mạnh trình độ phát triển các điểm bán lẻ, tổ chức và kinh doanh có hiệu quả nhằm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên và nguồn thu cho ngân sách Nhà nƣớc góp phần đẩy mạnh tốc độ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc. Ngoài ra, Công ty còn có nhiệm vụ dự trữ xăng dầu Quốc gia đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế, tiêu dùng xã hội và an ninh quốc phòng khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long. 3.2.3 Lĩnh vực hoạt động a) Lĩnh vực hoạt động của Công ty bao gồm: - Kinh doanh xăng dầu; - Các sản phẩm hóa dầu và khí hóa lỏng; - Kinh doanh kho, cảng (giữ hộ, cấp lẻ, ủy thác); - Vận chuyển xăng dầu; - Vật tƣ, thiết bị phục vụ ngành xăng dầu; - Cung ứng tàu biển; - Dịch vụ do lƣờng, rửa xe... b) Hình thức kinh doanh - Bán buôn; - Bán lẻ; - Bán qua tổng đại lý, đại lý; - Điều động nội bộ ngành; - Tái xuất. c) Địa bàn kinh doanh 28 Mạng lƣới hoạt động của Công ty tập trung chủ yếu ở khu vực miền Tây Nam Bộ. Bao gồm Văn phòng Công ty đƣợc đặt tại trung tâm Thành phố Cần Thơ và các chi nhánh trực thuộc ở các tỉnh: Hậu Giang, Sóc Trăng và Bạc Liêu. Ngoài ra Công ty còn xây dựng hệ thống kho, bể chứa gồm: Tổng kho xăng dầu Miền Tây và các hệ thống kho khác và nhiều cửa hàng đại lý kinh doanh xăng dầu. d) Các sản phẩm kinh doanh XĂNG Xăng không chì đƣợc chia làm 03 loại: RON 90, RON 92, RON 95, trong đó: RON là chữ viết tắt của chỉ số ốc tan theo phƣơng pháp nghiên cứu. Các số 90, 92, 95 là chỉ số ốc tan của xăng trong chì, đƣợc xác định theo phƣơng pháp thử ASTMD 2699. DIESEL Dầu diesel là một loại nhiên liệu lỏng, sản phẩm tinh chế từ dầu mỏ có thành phần chƣng cất nằm giữa dầu hỏa và dầu bôi trơn. Chúng thƣờng có nhiệt độ bốc hơi từ 175 – 370oC, còn gọi là dầu Mazut. Nhiên liệu diesel đƣợc dùng trong các động cơ diesel và các tuabin hơi của tàu thủy. Dựa vào hàm lƣợng lƣu huỳnh, nhiên liệu diesel đƣợc chia làm 03 loại: Ký hiệu (S)% Hàm lƣợng lƣu huỳnh DO 0,05S Đến 0,05 DO 0,25S Trên 0,05 đến 0,25 DO 0,5S Trên 0,25 đến 0,5 DẦU HỎA Dầu hỏa là tên chung một phân đoạn chƣng cất dầu mỏ, sôi chủ yếu trong khoảng 200 – 300oC. Nó có thể làm nhiên liệu cho máy kéo, động cơ phản lực..., đồng thời sử dụng nhiều trong sinh hoạt hằng ngày (đun bếp, thắp sáng, sƣởi ấm,..,) và cũng đƣợc dùng trong mỏ cắt kim loại bằng dầu hỏa, dung môi trong sản xuất keo sơn, vãi tẩm dầu.... Vì vậy, dầu hỏa còn đƣợc gọi là dầu hỏa dân dụng. MAZUT 29 Mazut còn gọi là nhiên liệu đốt lò hay dầu FO. Mazut là phần cặn của quá trình chƣng cất dầu mỏ ở áp suất khí quyển hoặc cặn chƣng cất các sản phẩm của quá trình chế biến sâu của các phân đoạn nguyên liệu của dầu thô, phần tách chiết ra trong công nghệ sản xuất dầu nhờn truyền thống. Mazut đƣợc dùng trong các lò nồi hơi, các lò nung trong công nghệ sành sứ, thủy tinh, luyên gang thép và cho thiết bị động cơ của tàu thủy. 3.3 CÔNG TÁC TỔ CHỨC 3.3.1 Công tác tổ chức quản lý Cơ quan quản lý cao nhất là Ban Giám đốc Đứng đầu Ban Giám đốc là Giám đốc do Tổng công ty xăng dầu Việt Nam ủy nhiệm. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của công ty, là ngƣời lãnh đạo cao nhất; đồng thời cũng là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất đại diện cho nghĩa vụ và quyền lợi của công ty trƣớc pháp luật và Tổng công ty về mọi hoạt động của công ty. Dƣới Ban Giám đốc là hai Phó Giám đốc, là giúp việc cho Giám đốc. Các Phó Giám đốc đƣợc Giám đốc phân công phụ trách một số công việc và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc. Phó Giám đốc thay mặt Giám đốc điều hành công ty khi Giám đốc đi vắng. Phó Giám đốc kỹ thuật: phụ trách về mặt kỹ thuât, các trang thiết bị, chất lƣợng xăng dầu, tiến hành công tác nghiên cứu, thiết bị phục vụ cho việc đầu tƣ các công trình. Phó Giám đốc kinh doanh: phụ trách về hoạt động kinh doanh. Cụ thể tổ chức giao dịch với khách hàng, marketing, tổ chức kế toán, xúc tiến bán hàng. Phó Giám đốc nội chính: chỉ đạo điều hành các công tác lao động tiền lƣơng, công tác thanh tra, an toàn phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh môi trƣờng. Dƣới quyền Ban Giám đốc là các phòng ban theo các chức năng nhiệm vụ đƣợc giao và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc. - Sơ đồ tổ chức 30 Giám Đốc P. Giám Đốc Tài Chính P. Giám Đốc Nội Chính Phòng Kinh Doanh Chi Nhánh Xăng Dầu Sóc Trăng Phòng Kế Toán Chi Nhánh Xăng Dầu Bạc Liêu P. Giám Đốc Kỹ Thuật Phòng Kinh Doanh Tổng Hợp Tổng Kho Xăng Dầu Miền Tây Chi Nhánh Xăng Dầu Hậu Giang Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Kỹ Thuật Hệ Thống Kho Khác Nguồn: Phòng Tài chính kế toán Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ 3.3.2 Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận - Giám đốc công ty Là ngƣời điều hành công ty, đại diện theo pháp luật của công ty chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời bổ nhiệm và trƣớc pháp luật về thực hiện các quyền, nghĩa vụ đƣợc giao theo quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nƣớc và Điều lệ tổ chức hoạt động của công ty. Giám đốc công ty chịu trách nhiệm chỉ đạo, hƣớng dẫn thủ trƣởng các đơn vị trực thuộc là cấp trên trực tiếp của các đơn vị. Trƣờng hợp có các ý kiến khác nhau Giám đốc công ty và thủ trƣởng các đơn vị, các phòng nghiệp 31 Các Cửa Hàng Trực Thuộc Công Ty vụ công ty và đơn vị có trách nhiệm phối hợp, nghiên cứu và đề xuất biện pháp giải quyết, tuy nhiên quyết định cuối cùng là của Giám đốc công ty. - Phó giám đốc công ty Phó giám đốc công ty là ngƣời giúp việc của Giám đốc, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các phòng nghiệp vụ đã đƣợc phân công phụ trách, đồng thời chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và trƣớc Pháp luật về nhiệm vụ đƣợc phân công và ủy quyền. Phó giám đốc công ty là ngƣời thay mặt cho Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo hƣớng dẫn cho thủ trƣởng các đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực chuyên môn của mình phụ trách và ngƣời quyết định cuối cùng về các biện pháp chuyên môn đó. Trƣờng hợp giải quyết những vấn đề trong sản xuất kinh doanh vƣợt quá lĩnh vực và quyền hạn của mình. Phó giám đốc chủ động đề xuất, bàn bạc, phối hợp với các thủ trƣởng các phòng nghiệp vụ liên quan đề tìm hiểu biện pháp giải quyết. Trƣờng hợp có ý kiến khác nhau thì Giám đốc công ty là ngƣời quyết định cuối cùng. - Phòng kế toán tài chính Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung hình thức này tất cả các công việc đề tập trung ở phòng kế toán nhƣ: theo dõi các hiện tƣợng kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra phân loại chứng từ, định khoản trên chứng từ, vào sổ chi tiết, nhật ký sổ cái và lập báo cáo tài chính theo quy định. Thực hiện quản lý vốn và các tài sản, theo dõi tình hình thu chi của doanh nghiệp, hàng tháng tiến hàng kiểm kê, tập hợp chứng từ, số liệu để báo cáo lên ban lãnh đạo. Kế toán trƣởng: Có trách nhiệm tổ chức, thực hiện công tác kế toán của công ty, giúp Giám đốc giám sát tài chính tại công ty theo Pháp luật về tài chính kế toán. Kế toán trƣởng kiểm tra việc tính toán ghi chép và phản ảnh kịp thời, chính xác, trung thực, đầy đủ toàn bộ tài sản, phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty và cho biết kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời, kế toán trƣởng sẽ chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và trƣớc Pháp luật về nhiệm vụ đƣợc phân công và ủy quyền. - Phòng kinh doanh Là cơ quan tham mƣu cho Giám đốc trong việc lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi việc thực hiện quản lý thông tin về khách hàng, chăm sóc khách hàng, truyền thông, tìm hiểu khách hàng mục tiêu, phát triển thị trƣờng. Thiết lập 32 các mục tiêu kinh doanh qua việc dự đoán và phát triển việc gia tăng kinh doanh. - Phòng kinh doanh tổng hợp Là cơ quan kinh doanh các mặt hàng nhƣ dầu, nhựa đƣờng, sơn, nƣớc giặt, bảo hiểm, ... - Phòng quản lý kỹ thuật Phụ trách trang thiết bị, chất lƣợng xăng dầu trong toàn công ty, nghiên cứu, thiết kế và xây dựng công trình. Đồng thời, tổ chức công tác đầu tƣ phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật. - Phòng tổ chức hành chính Xây dựng kế hoạch cán bộ, phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật và con ngƣời, tổ chức đời sống cán bộ nhân viên, văn thƣ hành chính, giữ kín trật tự an toàn cho công ty. - Tổng kho xăng dầu Miền Tây Tổng kho xăng dầu Miền Tây là đơn vị trực thuộc nằm trong cơ cấu tổ chức quản lý của công ty xăng dầu Tây Nam Bộ, có chức năng giúp Giám đốc quản lý toàn bộ hàng hóa cùng các hoạt động nhập xuất, pha chế tồn chứa, bảo quản xăng dầu và các hoạt động hỗ trợ khác (bảo trì, bảo dƣỡng, vệ sinh môi trƣờng, phòng cháy chữa cháy,...) đối với toàn bộ hệ thống tổng kho nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh công ty có hiệu quả. - Các chi nhánh xăng dầu Các chi nhánh xăng dầu Hậu Giang, Sóc Trăng, Bạc Liêu có chức năng làm công tác giao dịch, tiếp thị, đại diện cho công ty tại nơi mở chi nhánh. Mọi hoạt động cung ứng hàng hóa điều nằm trong sự kiểm soát của công ty. - Các đại lý, các cửa hàng bán lẻ Các đại lý và cửa hàng bán lẻ có chức năng thực hiện chỉ tiêu doanh số bán ra, phục vụ tốt các yêu cầu của khách hàng, đảm bảo an toàn lao động, quản lý hàng hóa, tài sản ở đơn vị mình; định kỳ báo cáo với Giám đốc về kết quả kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản của công ty tại cửa hàng. Trong nội bộ công ty thực hiện điều hành theo mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc chỉ đạo thực hiện cho tất cả các phòng ban, trực tiếp giao nhiệm vụ cho các phòng ban, các phòng ban căn cứ nhiêm vụ đƣợc giao và các quan hệ đối chiếu, bổ sung cho nhau tạo ra một bộ máy hoạt động trật tự và có kiểm soát. 33 3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 3.4.1 Bộ máy kế toán Kế toán trƣởng Kế toán bán hàng Kế toán kho Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Nguồn: Phòng Tài chính kế toán Hình 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ - Kế toán trưởng: là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất trong bộ máy kế toán. Kiểm soát và điều tiết các hoạt động kinh doanh của Công ty. Đồng thời báo cáo tình hình tài chính cho Giám đốc nhằm đƣa ra giải pháp kinh doanh mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. - Kế toán tổng hợp: thu thập, cập nhật, lƣu trữ số liệu phục vụ cho công tác kế toán nhằm đảm bảo cho việc kiểm tra số liệu phát sinh và làm cơ sở để báo cáo vào cuối tháng, quý, năm. - Kế toán bán hàng: là ngƣời chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép quá trình mua bán hằng ngày của Công ty cập nhật kịp thời số lƣợng nhập – xuất – tồn hàng, báo cáo cho kế toán trƣởng. - Kế toán kho: thƣờng xuyên kiểm tra, kiểm soát, theo dõi và cập nhật liên tục số lƣợng hàng hóa xuất – nhật – tồn hàng, từ đó đối chiếu với các chứng từ, sổ sách có liên qua đến kế toán. - Thủ quỹ: là ngƣời chịu trách nhiệm cho việc thu, chi và thanh toán các khoản nợ, các khoản phải nộp khác. Bên cạnh đó, thủ quỹ có trách nhiệm đối chiếu sổ quỹ và tiền mặt. 34 3.4.2 Chế độ kế toán, hình thức kế toán và sổ sách báo cáo kế toán a) Chế độ kế toán Công ty thực hiện các quy định về kế toán, luật kế toán và chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC, ngày 20/03/2006. Hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC. b) Hình thức kế toán Công ty thực hiện theo hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phƣơng pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán. Tổng công ty quy định thống nhất sử dụng hình thức là kế toán trên máy vi tính, hạch toán theo hình thức Nhật ký chung; quy trình đƣợc thực hiện nhƣ sau: - Hàng ngày kế toán tiến hành cập nhật chứng từ và xử lý dữ liệu máy tính: Đối với chứng từ do bộ phận kế toán phát hành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán, ... cập nhật vào máy tính theo yêu cầu thiết kế của phần mềm kế toán. Đối với chứng từ ngoại lai hoặc chứng từ do bộ phận khác chuyển đến dƣới dạng dữ liệu điện tử nhƣ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng,... kế toán kiểm tra các yếu tố của chứng từ, cập nhật bổ sung dữ liệu kế toán và định khoản kế toán cho các chứng từ. Tùy theo yêu cầu quản lý kế toán tiến hành rút số dƣ các tài khoản để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra và các yêu cầu quản trị. - Định kỳ kế toán in các sổ chi tiết, đối chiếu với các bộ phận liên quan, ký xác nhận vào sổ chi tiết hoặc bảng kê chi tiết để phân định trách nhiệm quản lý của các phần hành kế toán. Cụ thể: Đối với kế toán các khoản tiền vốn: Định kỳ, căn cứ vào số lƣợng chứng từ phát sinh, kế toán in sổ kế toán chi tiết các tài khoản vốn bằng tiền. Từ ngày ... đến ngày ... đối chiếu, ký xác nhận và đóng kèm chứng từ thay bảng kê chứng từ. Cuối tháng, bộ phận kết toán chi tiết tiến hành in sổ chi tiết các tài khoản (Riêng số chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết chi phí in theo năm), đóng thành quyển theo tháng, cuối năm đóng gộp thành quyển cho cả năm. Ngoài ra, kế toán chi tiết còn phải in các loại nhật ký, bảng kê, bảng cân đối theo nhóm tài khoản (công việc) đƣợc phân công phụ trách để kiểm tra, đối chiếu, ký xác nhận số liệu và chuyển cho kế toán tổng hợp theo dõi và lƣu trữ: 35 - Cuối tháng kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra, đối chiếu các nhật ký, bảng kê, bảng cân đối phát sinh do các phần hành kế toán chi tiết chuyển đến, lập Bảng cân đối phát sinh bàn cờ, Bảng cân đối tài khoản để lƣu trữ thay sổ Cái hàng tháng. - Kết thúc kỳ báo cáo năm, báo cáo giữa niên độ: Kế toán tiền hành đối chiếu, rút số dƣ các tài khoản, lập các báo cáo theo chế độ. In bảng cân đối phát sinh kiểu bàn cờ, bảng cân đối tài khoản cho khoảng thời gian từ đầu năm tài chính đển thời điểm kết thúc kỳ báo cáo. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Hình 3.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính - Quy trình hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung đƣợc công ty thực hiện trên máy vi tính nhƣ sau: (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). 36 (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Hình 3.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 37 c) Chế độ sổ sách và lập báo cáo kế toán Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng, phƣơng pháp hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán. - Hình thức sổ kế toán Hệ thống sổ kế toán áp dụng trong công ty xăng dầu Tây Nam Bộ theo hình thức nhật ký chung bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Cái, sổ Nhật ký; Bảng cân đối tài khoản; Bảng cân đối phát sinh kiểu bàn cờ (đối với hình thức nhật ký chung); Sổ kế toán chi tiết: Sổ và các thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể, đơn vị tổ chức hệ thống sổ, thẻ kế toán chi tiết nhƣng phải đảm bảo yêu cầu theo dõi chi tiết theo quy định; các nghiệp vụ kế toán tổ chức theo dõi chi tiết bao gồm: Kế toán Vốn bằng tiền: sổ chi tiết Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Tiền đang chuyển. Kế toán Hàng tồn kho: Thẻ kho, bảng kê Nhập – Xuất – Tồn hàng tồn kho. Kế toán Công nợ: Sổ chi tiết Công nợ, Bảng kê công nợ. Kế toán các khoản đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn: Sổ theo dõi các khoản đầu tƣ. Kế toán Kết quả kinh doanh: Sổ chi tiết chi phí. Kế toán Nguồn vốn, quỹ: Sổ chi tiết các loại nguồn vốn, quỹ. - Lập báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo của công ty đƣợc xây dựng khá hoàn chỉnh dựa trên quy định của Tập đoàn nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh bao gồm ba hệ thống báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo tài chính; Hệ thống báo cáo quản trị; Hệ thống báo cáo kiểm kê. 38 Trong đó hệ thống báo cáo tài chính bao gồm các báo cáo: Bảng cân đối kế toán; Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; Bảng lƣu chuyển tiền tệ; Thuyết minh báo cáo tài chính. 3.4.3 Phƣơng pháp kế toán Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Đây là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh liên tục, tình hình nhập xuất hàng hóa thực tế so với sổ sách. Phƣơng pháp tính trị giá hàng xuất kho theo phƣơng pháp nhập trƣớc – xuất trƣớc (FIFO). Phƣơng pháp thuế giá trị gia tăng: công ty áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ. Phƣơng pháp trích khấu hao tài sản cố định theo thông tƣ số 45/2013/TT –BTC ngày 25/4/2013 của Bộ Tài Chính và theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. Nguyên tắc định giá tài sản cố định theo nguyên giá, khấu hao theo đƣờng thẳng. 39 3.5 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 3.5.1 Thuận lợi Uy tín là thuận lợi hàng đầu của Công ty, điều này đã tạo nên nét văn hóa riêng trong kinh doanh của Công ty. Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ là thành viên của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam đây là doanh nghiệp Nhà nƣớc kinh doanh xăng dầu lớn nhất Việt Nam nên nguồn hàng luôn đƣợc đảm bảo về số lƣợng và chất lƣợng. Về vị trí địa lý, Công ty nằm ở trung tâm Thành phố Cần Thơ là trung tâm của Đồng bằng Sông Cửu Long nên rất thuận lợi cho quan hệ giao dịch mua bán. Về mặt cơ sở vật chất kỹ thuật, có thể nói Tổng kho Miền Tây là một kho lớn và hiện đại nhất tại khu vực và rất thuận lợi cho việc vận chuyển đƣờng thủy cũng nhƣ đƣờng bộ. Về kênh phân phối, Công ty đã thiết lập đƣợc một mạng lƣới kinh doanh phủ kín tất cả các địa bàn trong khu vực. Bên cạnh đó, Công ty còn có đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm, lao động lành nghề đƣợc đào tạo chuyên sâu, có tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc xem lợi ích Công ty với lợi ích cá nhân. 3.5.2 Khó khăn Nhiều đầu mối nhập khẩu trực tiếp đã có mặt tại Thành phố Cần Thơ với hệ thống kho cảng hiện đại, khả năng cạnh tranh cao nhƣ: Saigon petro, công ty liên doanh dầu khí Mekong (Petro Mekong), công ty dầu khí Đồng Tháp, Vinapco.... Hoạt động theo cơ chế bán hàng đƣợc hƣởng chiết khấu, trên thực tế đã hạn chế tính chủ động khả năng linh hoạt trong kinh doanh của công ty, nhất là thời điểm giá xăng dầu thế giới biến động lớn. Tốc độ phát triển mạng lƣới bán lẻ của tƣ nhân khá nhanh, phƣơng thức bán hàng linh hoạt (bán hàng tận nơi, thanh toán chậm, hậu mãi, ...) vì chất lƣợng không đúng tiêu chuẩn nhƣ xăng RON 92 lại pha chung với xăng RON 90 hoặc dầu trắng và phẩm màu, không đủ hàng. Bên cạnh đó, Công ty là doanh nghiệp Nhà nƣớc luôn chấp hành nghiêm chỉnh các quy định làm cho sức cạnh tranh ở khu vực bán lẻ giảm sút. 40 Sự quản lý của Nhà nƣớc đối với thị trƣờng xăng dầu còn hạn chế, từ chính sách thuế thiếu đồng bộ và không nhất quán dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các đơn vị kinh doanh. 3.5.3 Phƣơng hƣớng phát triển trong thời gian tới Trong tình trạng hiện nay quan hệ - cung cầu mất cân đối, cầu vƣợt xa cung, áp lực cạnh tranh gay gắt phải đƣơng đầu với các đơn vị kinh doanh chung ngành hàng về số lƣợng, chất lƣợng, thị trƣờng tiêu thụ, Công ty cần phải khắc phục những hạn chế vẫn còn mắc phải. Bên cạnh đó Công ty cần phải không ngừng nâng cao hơn nữa những ƣu điểm để tạo thuận lợi cho việc mở rộng thị trƣờng nhằm đạt lợi nhuận cao hơn. Phát triển các loại hình dịch vụ nhƣ: vận tải xăng dầu, đo lƣờng, ... nhằm hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động kinh doanh chính của Công ty. Tiếp tục xây dựng phát triển hệ thống cửa hàng xăng dầu, đầu tƣ để hiện đại hóa các cửa hàng tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng mua lẻ. Song song đó để đảm bảo nguồn doanh thu ổn định Công ty phải mở rộng thị trƣờng mới, đứng vững trên thị trƣờng đã có trong điều kiện hiện nay. Để kinh doanh có hiệu quả đảm bảo sự phát triển của đơn vị cũng nhƣ toàn ngành đòi hỏi Công ty phải thực hiện triệt để tiết kiệm và giảm chi phí bán hàng, đầu tƣ xây dựng có hiệu quả và không ngừng phát triển thị trƣờng, đảm bảo an toàn tài chính. 41 CHƢƠNG 4 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 4.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 4.1.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ 4.1.1.1 Chứng từ và sổ sách a) Chứng từ công ty sử dụng - Phiếu thu (Mẫu 01 – TT); - Phiếu chi (Mẫu 02 – TT); - Biên lai thu tiền (Mẫu 06 – TT); - Biên bản kiểm kê quỹ (Mẫu 08a – TT); - Bảng kê vàng, bạc, đá quý (Mẫu 08b – TT); - Bảng kê chi tiền (Mẫu 09 – TT). b) Sổ sách công ty sử dụng - Sổ Cái tài khoản tiền mặt (Mẫu S03b – DN) - Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Mẫu S07a – DN) 42 4.1.1.2 Luân chuyển chứng từ 43 Hình 4.1: Luân chuyển chứng từ tiền mặt tại công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ 4.1.1.3 Các nghiệp vụ phát sinh Trong tháng 4/2014 có các nghiệp vụ phát sinh tại công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ liên quan tới thu chi tiền mặt: (ĐVT: đồng) 1) Ngày 11/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn giá trị gia tăng, gồm thuế suất 10% số 23412 (phụ lục số 18) về việc Cửa hàng xăng dầu số 1 thanh toán tiền mua xăng A95 và A92 từ công ty 27.558.850 đồng, đã thu đủ tiền theo phiếu thu số 1236 (phụ lục số 16) do anh Nguyễn Văn Toàn nộp vào. 2) Ngày 12/4/2014 căn cứ hóa đơn mua hàng số 0002354 nhận từ công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Thiên Phú về việc mua công cụ dụng cụ (CCDC) cho Cửa hàng số 3 với số tiền 1.300.000 đồng, thuế suất 10%, đã thanh toán theo phiếu chi số 1242 (phụ lục số 17). 3) Ngày 12/4/2014 căn cứ vào hồ sơ nộp thuế; giấy nộp tiền vào ngân ngân sách nhà nƣớc, công ty đã tiến hành chi theo phiếu chi 1243 cho việc nộp thuế bảo vệ môi trƣờng tháng 4/2014 số tiền 11.391.000 đồng. 4) Ngày 13/4/2014 căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng của ông Nguyễn Thành Nam về chi tạm ứng lƣơng số tiền 10.000.000 đồng, đã chi tiền theo phiếu chi số 1244. 5) Ngày 13/4/2014 căn cứ vào biên bản thanh lý tài sản cố định, công ty chi trả phần chi phí liên quan việc thanh lý là 1.573.000 đồng gồm 10% thuế GTGT, theo phiếu chi 1245, thu nhập từ việc thanh lý tài sản cố định 5.700.000 đồng phiếu thu số 1237 kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng số 0001345. 6) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn GTGT số 23417 về việc bán hàng Cửa hàng xăng dầu số 2 số tiền 19.197.228 đồng, đã thu tiền theo phiếu thu 1238 do anh Nguyễn Văn Thành đại diện nộp vào. 7) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào hợp đồng mua bánvề việc khách hàng đã vi phạm hợp đồng, công ty đã thu số tiền 2.300.000 đồng kèm theo phiếu thu số 1239. 8) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng số 00125, thuế suất 10%, đã thanh toán tiền chi tiếp khách tổng số tiền 1.743.000 đồng kèm theo phiếu chi số 1246. 44 9) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào thông báo của ngân hàng Ngoại thƣơng công ty thanh toán tiền lãi vay ngân hàng theo phiếu chi số 1247 với số tiền 4.819.300 đồng. 10) Ngày 15/4/2014 căn cứ vào bảng lƣơng tháng 4/2014 chi lƣơng theo phiếu chi số 1248 cho cán bộ nhân viên của công ty số tiền 85.456.700 đồng đã thanh toán. 11) Ngày 15/4/2014 căn cứ theo hóa đơn giá trị gia tăng số 0003454, thuế suất 10%, công ty đã thanh toán tiền mua một số văn phòng phẩm với giá 2.148.500 đồng kèm theo phiếu chi số 1249. 12) Ngày 15/4/2014 căn cứ vào hợp đồng mua bán về việc thu khoản tiền 2.601.712 đồng theo phiếu thu số 1240 về việc doanh nghiệp tƣ nhân Thành Phát mua hàng trả chậm. 13) Ngày 16/4/2014 căn cứ vào hợp đồng mua bán về cƣớc vận chuyển gửi về từ công ty TNHH Tín Thành, đã thanh toán số tiền 5.500.000 đồng theo phiếu chi số 1250. 14) Ngày 17/4/2014 căn cứ vào sổ quỹ tiền mặt tiến hành trích nộp vào tài khoản tại ngân hàng Ngoại thƣơng số tiền 65.000.000 đồng theo phiếu chi số 1251 và đã nhận giấy báo có từ ngân hàng số 46. 15) Ngày 17/4/2014 căn cứ hợp đồng mua bán công ty đƣợc hƣởng chiết khấu thanh toán với số tiền 2.088.000 đồng về việc mua ghế cho nhân viên. Đã nhập quỹ theo phiếu thu số 1241. 16) Ngày 17/4/2014 căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của nhân viên Đặng Minh Kiên về việc thanh toán công tác phí số tiền 600.000 đồng theo phiếu chi số 1252. 17) Ngày 18/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0012458 về việc thanh toán tiền điện tháng 4/2014 số tiền 15.608.000 đồng, thuế suất 10%. Đã thanh toán theo phiếu chi số 1253. 18) Ngày 19/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn GTGT số 23500 và hợp đồng mua bán về việc công ty TNHH Khải Hoàn mua lô hàng xăng A92 với số tiền 38.422.230 đồng, đã thu đủ tiền theo phiếu thu số 1242. 19) Ngày 19/4/2014 căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng số 0013008, 10% thuế suất, công ty thanh toán số tiền 420.000 đồng về phí đƣờng bộ kèm theo phiếu chi số 1254. 45 20) Ngày 20/4/2014 căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng cho công tác hội thảo của ông Nguyễn Nhã Lâm tiến hàng chi theo phiếu chi số 1255 số tiền 2.000.000 đồng. 21) Ngày 20/4/2014 căn cứ vào phiếu kế toán số 111 công ty thu đƣợc khoản nợ khó dòi của khách hàng Tô Thanh Lâm với số tiền 2.940.000 đồng theo phiếu thu số 1243, công ty đã xử lý xóa nợ khó đòi của khách hàng. 4.1.1.4 Thực hiện kế toán chi tiết - Sổ chi tiết tiền mặt (phụ lục 1) 4.1.1.5 Thực hiện kế toán tổng hợp -Sổ cái tài khoản 111 (phụ lục 2) Nhận xét: Về chế độ kế toán - Về chứng từ kế toán: công ty tuân thủ và thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài chính. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính nên việc thiết kế các mẫu chứng từ điều làm đúng mẫu quy định theo quyết định 15 và có đủ số lƣợng các chứng từ bắt buộc liên quan tới kế toán tiền mặt tại quỹ nhƣ: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền,... Các thông tin trên chứng từ đƣợc kế toán cập nhật vào máy dựa trên chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra thông tin và lƣu chứng từ tại bộ phận kế toán. Việc cập nhật đƣợc thực hiện theo trình tự thời gian chứng từ phát sinh đƣợc thực hiện một cách đầy đủ, các thông tin trên phiếu thu đƣợc cập nhật đầy đủ nhƣng bên cạnh đó có một số phiếu chi chƣa cập nhật đầy đủ thông tin trên mẫu nhƣ thiếu địa chỉ, tên khách hàng, thiếu chữ ký của giám đốc,... các chứng từ gốc kèm theo phiếu thu hoặc phiếu chi đƣợc kế toán thực hiện đầy đủ và chính xác. Số lƣợng chứng từ đầy đủ và đƣợc đóng thành quyển lƣu tại bộ phận kế toán. - Về sổ sách kế toán: việc thực hiện công tác kế toán bằng phần mềm kế toán đƣợc thiết kế dựa trên quy định của Bộ Tài chính nên việc mẫu sổ thông tin bắt buộc điều thực hiện tốt, công ty cũng mở đủ các sổ sách giúp công tác kế toán đƣợc thực hiện tốt. - Phản ánh nghiệp vụ vào sổ sách: do kế toán chỉ cập nhật vào phiếu thu hoặc phiếu chi thì phần mềm tự động cập nhật vào các sổ có liên quan nên việc ghi sổ trở nên tiết kiệm thời gian hơn so với công tác kế toán bằng thủ công, đƣợc thực hiện một cách chính xác, kịp thời và đúng nguyên tắc, nguyên lý kế toán vào các sổ kế toán có liên quan. Nhƣng do phần mềm tự làm nên việc kế toán có cập nhật sai về số tiền hay nội dung thì cũng khó phát hiện. 46 Về tổ chức công tác kế toán: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày liên quan tới kế toán tiền mặt tại quỹ đƣợc kế toán tổ chức và thực hiện tốt, các chứng từ gốc cũng nhƣ phiếu thu hoặc phiếu chi đƣợc kế toán cập nhật, in ra cuối kỳ hoặc theo yêu cầu đầy đủ số lƣợng, nhƣng do trong một tháng có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà việc in chứng từ đƣợc thực hiện vào cuối tháng nếu không có yêu cầu khác của nhà quản lý thì công việc đối chiếu số lƣợng nghiệp vụ cũng nhƣ tính xác thực trở nên khó khăn với kế toán viên. 4.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng 4.1.2.1 Chứng từ và sổ sách a) Chứng từ công ty sử dụng - Giấy báo Nợ; - Giấy báo Có; - Bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc bảo chi,...). b) Sổ sách công ty sử dụng - Sổ Cái tài khoản tiền gửi ngân hàng (Mẫu S03b – DN); - Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (Mẫu S08 – DN). 47 4.1.2.2 Luân chuyển chứng từ 48 Hình 4.2: Luân chuyển chứng từ tiền gửi ngân hàng tại công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ 4.1.2.3 Các nghiệp vụ phát sinh 1) Ngày 11/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 23413 gửi cho công ty Phƣơng Trang số tiền 12.310.045 đồng, gồm thuế suất 10%; đã nhận đƣợc giấy báo có số 42 (phụ lục số 19) từ ngân hàng Ngoại Thƣơng về số tiền công ty Phƣơng Trang thanh toán. 2) Ngày 12/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn GTGT số 23414 công ty nhận đƣợc giấy báo cáo số 43 số tiền 18.952.230 đồng từ ngân hàng Ngoại Thƣơng về việc thu tiền bán hàng của cửa hàng số 3. 3) Ngày 12/4/2014 căn cứ vào giấy báo có số 44 nhận đƣợc từ ngân hàng Ngoại thƣơng về số tiền lãi về khoản tiền gửi không kỳ hạn là 11.281.084 đồng. 4) Ngày 13/4/2014 căn cứ vào hợp đồng mua bán và hóa đơn GTGT nhận đƣợc từ công ty TNHH Thiên Minh số tiền 47.520.225 đồng về việc thanh toán tiền cƣớc vận chuyển thông qua ủy nhiêm chi đã lập tại ngân hàng Ngoại thƣơng và đã nhận đƣợc giấy báo nợ số 40 của ngân hàng về việc thanh toán hoàn tất. 5) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0056821 và giấy báo nợ số 41 của ngân hàng Ngoại Thƣơng về việc thanh toán tiền mua xăng A92 của Tổng công ty xăng dầu khu vực II với đơn giá 22.900 đồng/lít, thuế suất 10%. 6) Ngày 15/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn GTGT số 23418 và nhận đƣợc giấy báo có số 45 số tiền 50.720.285 đồng của ngân hàng Ngoại Thƣơng về việc bán hàng cho chi nhánh Hậu Giang. 7) Ngày 16/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 001242 số tiền 10.500.000 đồng, thuế suất 10% về việc trả tiền phí kiểm định trạm xăng và đã nhận đƣợc giấy báo nợ số 42 từ ngân hàng. 8) Ngày 17/4/2014 căn cứ vào số dƣ tài khoản tiền mặt trích nộp vào ngân hàng và đã nhận đƣợc giấy báo có số 46 của ngân hàng Ngoại thƣơng số tiền 65.000.000 đồng. 9) Ngày 18/4/2014 căn cứ giấy báo nợ số 43 của ngân hàng Ngoại thƣơng việc trả phí ngân hàng số tiền 148.891 đồng. 49 4.1.2.4 Thực hiện kế toán chi tiết - Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (phụ lục 3). 4.1.2.5 Thực hiện kế toán tổng hợp - Sổ cái tài khoản 112 (phụ lục 4). Nhận xét: Về chế độ kế toán: - Về chứng từ kế toán: kế toán căn chứng vào chứng từ gốc đƣợc ngân hàng gửi đến bao gồm các giấy báo nợ, giấy báo có, giấy nộp tiền,... Kế toán tiến hành cập nhật vào phần mềm cập nhật vào theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ một cách chính xác và đầy đủ số lƣợng theo quy định của công ty cũng nhƣ theo quyết định 15 của Bộ Tài chính. Các thông tin đƣợc phản ánh kịp thời trên chứng từ và các chứng từ kèm theo đƣợc kiểm tra thông tin sau đƣợc đƣợc đóng thành quyển và lƣu tại bộ phận kế toán. - Về sổ sách: công ty sử dụng phần mềm kế toán nên các mẫu sổ đƣợc thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính và công ty mở đầy đủ các sổ liên quan tới tiền gửi ngân hàng về số lƣợng và các sổ theo yêu cầu quản lý của công ty. Việc thực hiện cập nhật vào các sổ đƣợc phần mềm làm đồng thời khi kế toán cập nhật các nghiệp vụ phát sinh nên tiết kiệm thời gian nhƣng việc so sánh đối chiếu chỉ thực hiện tiến hành khi có yêu cầu in các sổ hoặc cuối tháng nên việc sai sót khó tìm thấy và dẫn tới mất thời gian. - Về phản ánh nghiệp vụ: các nghiệp vụ kinh tế đƣợc kế toán phản ánh từ thông tin trên chứng từ gốc mà kế toán đã kiểm tra cập nhật vào phần mềm một cách chính xác, kịp thời và đúng nguyên tắc, nguyên lý kế toán, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan. Về tổ chức công tác kế toán: do công ty thực hiện kế toán trên máy đã giảm đi rất nhiều thời gian cho việc ghi sổ nên đã giảm tải đƣợc công việc của kế toán viên. 50 4.1.3 Kế toán tiền đang chuyển 4.1.3.1 Chứng từ và sổ sách a) Chứng từ công ty sử dụng - Phiếu kế toán b) Sổ sách công ty sử dụng - Sổ kế toán chi tiết tiền đang chuyển - Sổ Cái tài khoản 113 51 4.1.3.2 Luân chuyển chứng từ Hình 4.3: Luân chuyển chứng từ tiền52đang chuyển tại công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ 4.1.3.3 Các nghiệp vụ pháp sinh 1) Ngày 11/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ và phiếu kế toán số 102 việc thu tiền bán hàng từ cửa hàng xăng dầu số 9 số tiền 15.975.000 đồng nhƣng cửa hàng nộp chậm cuối ngày vẫn chƣa thu đƣợc. 2) Ngày 12/4/2014 căn cứ vào thông báo của ngân hàng và phiếu kế toán số 103 về số tiền thanh toán tiền hàng từ cửa hàng xăng dầu số 10 số tiền 175.280.000 đồng nhƣng cuối ngày vẫn chƣa nhận đƣợc giấy báo có của ngân hàng. 3) Ngày 13/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng và phiếu kế toán số 104 về việc thu tiền bán hàng từ cửa hàng xăng dầu số 4 số tiền 25.750.000 đồng nhƣng cuối ngày nhân viên bên cửa hàng vẫn chƣa nộp tiền vào. 4) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào phiếu kế toán số 105 và ủy nhiệm chi lập để trả tiền mua hàng hóa từ Tổng công ty xăng dầu số tiền 327.609.000 đồng đã nộp tiền vào ngân hàng để thực hiện việc chuyển trả thanh toán nhƣng cuối ngày vẫn chƣa nhận đƣợc giấy báo nợ từ ngân hàng Ngoại thƣơng. 5) Ngày 15/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng và phiếu kế toán số 106 về việc thu tiền bán hàng từ cửa hàng xăng dầu số 11 số tiền 10.500.000 đồng cuối ngày nhân viên chƣa nộp vào. 6) Ngày 16/4/2014 căn cứ vào phiếu kế toán số 107 và số dƣ cuối ngày của sổ quỹ tiền mặt số tiền 35.000.000 đồng tiến hành trích nộp vào ngân hàng nhƣng ngân hàng chƣa gửi giấy báo có về cho công ty. 7) Ngày 17/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng và phiếu kế toán số 108 về việc thu tiền bán hàng từ cửa hàng xăng dầu số 1 số tiền 14.500.000 đồng nhân viên cuối ngày vẫn chƣa nộp về công ty. 4.1.3.4 Thực hiện kế toán chi tiết - Sổ theo dõi tiền đang chuyển (phụ lục 5) 4.1.3.5 Thực hiện kế toán tổng hợp - Sổ cái tài khoản 113 (phụ lục 6) Nhận xét: Về chế độ kế toán - Về chứng từ kế toán: các nghiệp vụ kế toán tiền đang chuyển đa số là các nghiệp vụ về việc các cửa hàng nộp tiền trễ vào cuối ngày, kế toán căn cứ vào đó cập nhật vào phần mềm để tiến hành cập nhật các phiếu kế toán để 53 phản ánh các nghiệp vụ tiền đang chuyển và đƣợc thực hiện một cách đầy đủ về số lƣợng cũng nhƣ chính xác về mặt nội dung trên chứng từ. - Về sổ sách kế toán: phần mềm đƣợc thiết kế các mẫu sổ liên quan tới tiền đang chuyển bao gồm sổ theo dõi tiền đang chuyển, sổ cái tài khoản về tiền đang chuyển, việc cập nhật vào sổ đƣợc diễn ra đồng thời khi kế toán cập nhật các phiếu kế toán vào phần mềm. Số lƣợng các sổ đƣơc mở theo yêu cầu quản lý của công ty. Việc ghi sổ đã đƣợc phần mềm hỗ trợ nên giảm tải thời gian. - Về phản ánh nghiệp vụ: kế toán thực hiện theo trình tự phát sinh nghiệp vụ vào cuối ngày khi các cửa hàng trƣởng thông báo về việc nộp tiền trễ cho ngày hôm đó, kế toán thực hiện theo đúng nguyên tắc và nguyên lý kế toán. Nhƣng do cuối ngày mới thực hiện các nghiệp vụ này nên việc phản ánh cũng có thể không kịp thời. Về tổ chức công tác kế toán: phòng kế toán bố trí các kế toán viên về các phần hành khác nhau nhƣ kế toán tiền đang chuyển vẫn do kế toán tiền mặt kiêm nhiệm mà việc số lƣợng công việc là rất lớn và cuối ngày xảy ra các nghiệp vụ này khiến cho công việc của kế toán trở nên khó khăn. 4.2 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 4.2.1 Kế toán phải thu khách hàng 4.2.1.1 Chứng từ và sổ sách a) Chứng từ công ty sử dụng - Hóa đơn thuế giá trị gia tăng; - Hóa đơn bán hàng; - Phiếu thu; - Giấy báo có của ngân hàng;.... b) Sổ sách công ty sử dụng - Sổ chi tiết phải thu khách hàng - Sổ Cái tài khoản 131 54 4.2.1.2 Luân chuyển chứng từ Hình 4.4: Luân chuyển chứng từ khoản phải 55 thu khách hàng tại công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ 4.2.1.3 Các nghiệp vụ phát sinh Trong tháng 4/2014 công ty có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: 1) Ngày 11/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng và theo hóa đơn GTGT số 23412 về cửa hàng xăng dầu số 1 thanh toán tiền mua hàng xăng A95 và A92 từ công ty số tiền 27.558.850 đồng, đã thu tiền theo phiếu thu số 1236 do anh Nguyễn Văn Toàn nộp. 2) Ngày 11/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 23413 và nhận đƣợc giấy báo có số 42 từ ngân hàng Ngoại thƣờng về số tiền công ty Phƣơng Trang thanh toán tiền mua hàng số tiền 12.310.045 đồng. 3) Ngày 12/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn GTGT số 23414 công ty nhận đƣợc giấy báo có số 43 số tiền 18.952.230 đồng từ ngân hàng Ngoại thƣơng về việc thu tiền bán hàng cửa hàng số 3. 4) Ngày 13/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 23415 và phiếu xuất kho số 384 bán hàng cho chi nhánh Bạc Liêu số tiền 27.252.500 đồng, thuế suất 10% chƣa thu tiền. 5) Ngày 13/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 23416 và phiếu xuất kho số 385 xuất bán cho doanh nghiệp tƣ nhân Thành Phát xăng A92 và A95, thuế suất 10%, công ty vẫn chƣa thu đƣợc tiền hàng số tiền 9.737.800 đồng. 6) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn GTGT số 23417 về việc bán hàng cho Cửa hàng xăng dầu số 2 số tiền 19.197.228 đồng, đã thu tiền theo phiếu thu số 1237 do anh Nguyễn Văn Thành đại diện công ty nộp vào. 7) Ngày 15/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn GTGT 23418 và nhận đƣợc giấy báo có số 45 số tiền 50.720.285 đồng của ngân hàng Ngoại thƣơng về việc bán hàng cho chi nhánh Hậu Giang. 8) Ngày 19/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng và hóa đơn GTGT số 23500 về việc công ty TNHH Khải Hoàn mua lô hàng xăng A92 với số tiền 38.392.200 đồng, đã thu đủ tiền theo phiếu thu số 1241. 4.2.1.4 Thực hiện kế toán chi tiết - Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng (phụ lục 7) 4.2.1.5 Thực hiện kế toán tổng hợp - Sổ cái tài khoản 131 (phụ lục 8) 56 Nhận xét Về chế độ kế toán - Về chứng từ kế toán: công ty sử dụng phần mềm thiết kế đầy đủ các mẫu chứng từ đƣợc quy định theo Quyết định 15 của Bộ Tài chính, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán cập nhật vào phần mềm về thông tin liên quan tới các khoản phải thu, do cập nhật trên phần mềm việc chữ ký trên phần mềm chỉ đƣợc thực hiện sau khi đƣợc in ra và đối chiếu rồi chuyển đến cho các bộ phận có liên quan. Số lƣợng chứng từ liên quan tới các khoản phải thu và các chứng từ kèm theo đƣợc thực hiện tốt và đƣợc đóng thành quyển lƣu tại bộ phần kế toán. - Về sổ sách kế toán: các mẫu sổ sách đƣợc phần mềm thiết kế sẵn và phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, và số lƣợng các sổ mở phục vụ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng đầy đủ, việc ghi sổ đƣợc thực hiện do phần mềm kế toán khi kế toán viên nhập chứng từ gốc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh tiết kiệm thời gian, nhƣng sổ chi tiết các khoản phải thu chƣa theo dõi đƣợc các khoản nợ trong thời hạn cũng nhƣ quá hạn. - Về phản ánh nghiệp vụ: kế toán đã thực hiện theo trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm theo nguyên tắc và nguyên lý kế toán, số lƣợng chứng từ có liên quan đƣợc lƣu trữ đầy đủ tại bộ phận. Về công tác kế toán: việc tổ chức bộ máy kế toán cho các khoản phải thu đƣợc công ty thực hiện đầy đủ số lƣợng về kế toán viên, và đƣợc sự hỗ trợ của phần mềm nên công việc của kế toán đƣợc tiết kiệm thời gian và giảm tải đƣợc khối lƣợng công việc. 57 4.2.2 Kế toán thuế giá trị gia tăng đầu vào đƣợc khấu trừ 4.2.2.1 Chứng từ và sổ sách a) Chứng từ công ty sử dụng - Hóa đơn GTGT; - Hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho nội bộ. b) Sổ sách công ty sử dụng - Sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng đầu vào; - Sổ Cái tài khoản 133. 58 4.2.2.2 Luân chuyển chứng từ Hình 4.5: Luân chuyển chứng từ kế toán thuế59 GTGT đƣợc khấu trừ tại công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ 4.2.2.3 Các nghiệp vụ pháp sinh 1) Ngày 12/4/2014 căn cứ hóa đơn mua hàng số 0002354 nhận từ công ty TNHH Thiên Phú về việc mua CCDC cho Cửa hàng số 3 với số tiền 1.300.000 đồng, thuế suất 10%, đã thanh toán theo phiếu chi số 1242. 2) Ngày 13/4/2014 căn cứ vào biên bản thanh lý tài sản cố định, công ty chi trả phần chi phí liên quan việc thanh lý là 1.573.000 đồng gồm thuế suất GTGT 10%, theo phiếu chi 1245, kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng số 0001345. 3) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng số 00125, thuế suất 10%, đã thanh toán tiền chi tiếp khách tổng số tiền 1.743.000 đồng kèm theo phiếu chi số 1246. 4) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0056821 và giấy báo nợ số 41 của ngân hàng Ngoại Thƣơng về việc thanh toán tiền mua xăng A92 của Tổng công ty xăng dầu khu vực II với đơn giá 22.900 đồng/lít, thuế suất 10%. 5) Ngày 15/4/2014 căn cứ theo hóa đơn giá trị gia tăng số 0003454, thuế suất 10%, công ty đã thanh toán tiền mua một số văn phòng phẩm với giá 2.148.500 đồng kèm theo phiếu chi số 1249. 6) Ngày 16/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 001242 số tiền 10.500.000 đồng, thuế suất 10% về việc trả tiền phí kiểm định trạm xăng và đã nhận đƣợc giấy báo nợ số 42 từ ngân hàng. 7) Ngày 18/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0012458 về việc thanh toán tiền điện tháng 4/2014 số tiền 15.608.000 đồng, thuế suất 10%. Đã thanh toán theo phiếu chi số 1253. 8) Ngày 19/4/2014 căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng số 0013008, 10% thuế suất, công ty thanh toán số tiền 420.000 đồng về phí đƣờng bộ kèm theo phiếu chi số 1254. 4.2.2.4 Thực hiện kế toán chi tiết - Sổ theo dõi thuế GTGT khấu trừ (phụ lục 9) 4.2.2.5 Thực hiện kế toán tổng hợp - Sổ cái tài khoản 133 (phụ lục 10) 60 Nhận xét Về chế độ kế toán - Về chứng từ kế toán: công ty sử dụng phần mềm thiết kế đầy đủ các mẫu chứng từ đƣợc quy định theo Quyết định 15 của Bộ Tài chính, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán cập nhật vào phần mềm về thông tin liên quan tới các khoản thuế GTGT đƣợc khấu trừ; hóa đơn GTGT đƣợc công ty tự in theo hƣớng dẫn và phù hợp với quản lý của công ty; hóa đơn có thêm phần tiếng anh khi thực hiện các giao dịch nƣớc ngoài. - Về sổ sách kế toán: các mẫu sổ sách đƣợc phần mềm thiết kế sẵn và phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, và số lƣợng các sổ mở phục vụ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng đầy đủ, việc ghi sổ đƣợc thực hiện do phần mềm kế toán khi kế toán viên nhập chứng từ gốc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh tiết kiệm thời gian. - Về phản ánh nghiệp vụ: kế toán đã thực hiện theo trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm theo nguyên tắc và nguyên lý kế toán, số lƣợng chứng từ có liên quan đƣợc lƣu trữ đầy đủ tại bộ phận. Về công tác kế toán: việc tổ chức bộ máy kế toán cho các khoản thuế GTGT đƣợc khấu trừ đƣợc công ty thực hiện với số lƣợng về kế toán viên đủ đáp ứng với công việc, và đƣợc sự hỗ trợ của phần mềm nên công việc của kế toán đƣợc tiết kiệm thời gian và giảm tải đƣợc khối lƣợng công việc. 61 4.2.3 Kế toán phải thu nội bộ 4.2.3.1 Chứng từ và sổ sách a) Chứng từ công ty sử dụng - Hóa đơn thuế giá trị gia tăng; - Phiếu kế toán; - Hóa đơn vận chuyển kiêm phiếu xuất kho nội bộ; - Phiếu thu, phiếu chi; - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho nội bộ; - Biên bản bù trừ công nợ nội bộ. b) Sổ sách công ty sử dụng - Sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ nội bộ; - Sổ Cái tài khoản 136. 62 4.2.3.2 Luân chuyển chứng từ Hình 4.6: Luân chuyển chứng từ63khoản phải thu nội bộ tại công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ 4.2.3.3 Các nghiệp vụ phát sinh 1) Ngày 18/4/2014 căn cứ vào giấy báo có 47 nhận từ ngân hàng Ngoại thƣơng về việc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (TĐXDVN) chuyển tiền cho công ty về việc TĐXDVN thu giùm khoản doanh thu bán hàng với số tiền 482.891.600 đồng. 2) Ngày 28/4/2014 căn cứ vào giấy báo nợ số 57 nhận từ ngân hàng Ngoại thƣơng về việc cuối ngày chuyển tiền về TĐXDVN số tiền 336.809.000 đồng. 3) Ngày 29/4/2014 căn cứ vào hợp đồng số mua bán và nhận giấy báo nợ số 58 từ ngân hàng Ngoại thƣơng về việc chuyển trả tiền cho TĐXDVN đã thanh toán việc mua hàng cho công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ số tiền 591.121.000 đồng. 4) Ngày 29/4/2014 căn cứ vào biên bản bù trừ công nợ số 04 tháng 4/2014 tiến hành bù trừ công nợ với TĐXDVN số tiền 40.722.500 đồng. 4.2.3.4 Thực hiện kế toán chi tiết - Sổ chi tiết công nợ phải thu nội bộ (phụ lục 11) 4.2.3.5 Thực hiện kế toán tổng hợp - Sổ cái tài khoản 136 (phụ lục 12) Nhận xét Về chế độ kế toán - Về chứng từ kế toán: công ty sử dụng phần mềm thiết kế đầy đủ các mẫu chứng từ đƣợc quy định theo Quyết định 15 cũng nhƣ yêu cầu quản lý của công ty, căn chứng vào các chứng từ gốc kế toán cập nhật vào phần mềm về thông tin liên quan tới các khoản phải thu nội bộ, các chứng từ đƣợc lƣu đã theo dõi thu nội bộ đƣợc thực hiện đầy đủ về số lƣợng cũng nhƣ theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ. Các chứng từ đƣợc kế toán sắp xếp theo thời gian và số lƣợng đầy đủ đóng thành quyển và lƣu tại bộ phận trong thời gian quy định. - Về sổ sách kế toán: các mẫu sổ sách đƣợc phần mềm thiết kế sẵn và phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, và số lƣợng các sổ mở phục vụ phản ánh cũng đầy đủ, nhƣng sổ chi tiết các khoản phải thu chƣa theo dõi đƣợc các khoản nợ của nội bộ trong thời hạn cũng nhƣ quá hạn. 64 - Về phản ánh nghiệp vụ: kế toán đã thực hiện theo trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm theo nguyên tắc và nguyên lý kế toán, số lƣợng chứng từ có liên quan đƣợc lƣu trữ đầy đủ tại bộ phận. Về công tác kế toán: việc tổ chức bộ máy kế toán cho các khoản phải thu đƣợc công ty thực hiện đầy đủ số lƣợng về kế toán viên, và đƣợc sự hỗ trợ của phần mềm nên công việc của kế toán đƣợc tiết kiệm thời gian và giảm tải đƣợc khối lƣợng công việc. 4.2.4 Kế toán phải thu khác 4.2.4.1 Chứng từ và sổ sách a) Chứng từ công ty sử dụng - Phiếu thu, phiếu chi; - Giấy báo nợ, giấy báo có; - Biên bản kiểm kê quỹ; - Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, hàng hóa; - Biên bản xử lý tài sản thiếu,... b) Sổ sách công ty sử dụng - Sổ chi tiết công nợ phải thu khác - Sổ Cái tài khoản 138 65 4.2.4.2 Luân chuyển chứng từ Hình 4.7: Luân chuyển chứng từ khoản phải thu khác tại công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ 66 4.2.4.3 Các nghiệp vụ phát sinh 1) Ngày 8/4/2014 căn cứ vào giấy báo có số 39 nhận đƣợc từ ngân hàng về việc thu tiền thuê mặt bằng công ty TNHH Nhựa Đƣờng Petrolimex số tiền 37.780.783 đồng. 2) Ngày 9/4/2014 căn cứ vào giấy báo có số 40 nhận đƣợc từ ngân hàng về việc thu tiền mặt bằng công ty cổ phần vận tải xây dựng đƣờng thủy (CP VTXD) Petrolimex số tiền 28.570.000 đồng. 3) Ngày 10/4/2014 căn cứ vào giấy báo có số 41 nhận từ ngân hàng về việc thu tiền bán hàng từ công ty TNHH Nhựa Đƣờng Petrolimex số tiền 144.074.215 đồng. 4) Ngày 29/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 6000211 về việc thu tiền điện kho Nhựa Đƣờng tháng 4/2014, thuế suất 10% số tiền 47.849.723 đồng. 4.2.4.4 Thực hiện kế toán chi tiết - Sổ chi tiết công nợ phải thu khác (phụ lục 13). 4.2.4.5 Thực hiện kế toán tổng hợp - Sổ cái tài khoản 138 (phụ lục 14). Nhận xét Về chế độ kế toán - Về chứng từ kế toán: công ty sử dụng phần mềm thiết kế đầy đủ các mẫu chứng từ đƣợc quy định theo Quyết định 15 cũng nhƣ theo yêu cầu quản lý của công ty, căn chứng vào các chứng từ gốc kế toán cập nhật vào phần mềm về thông tin liên quan tới các khoản phải thu khác, các chứng từ gốc cũng nhƣ các biên bản kiểm kê đƣợc lƣu đã theo dõi thu khác đƣợc thực hiện đầy đủ về số lƣợng cũng nhƣ theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ. Số lƣợng chứng từ đầy đủ và nội dung thể hiện trên các chứng từ là chính xác và đƣợc lƣu đầy đủ đóng thành quyển lƣu tại bộ phận kế toán. - Về sổ sách kế toán: các mẫu sổ sách đƣợc phần mềm thiết kế sẵn và phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, và số lƣợng các sổ mở phục vụ phản ánh cũng đầy đủ. Việc ghi sổ đƣợc thực hiện do phần mềm hỗ trợ. - Về phản ánh nghiệp vụ: kế toán đã thực hiện theo trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm theo nguyên tắc và nguyên lý kế toán. 67 Về công tác kế toán: việc tổ chức bộ máy kế toán cho các khoản phải thu đƣợc công ty thực hiện đầy đủ số lƣợng về kế toán viên, và đƣợc sự hỗ trợ của phần mềm nên công việc của kế toán đƣợc tiết kiệm thời gian và giảm tải đƣợc khối lƣợng công việc. 68 4.3 PHÂN TÍCH CÁC KHOẢN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 4.3.1 Phân tích tình hình biến động vốn bằng tiền và các khoản phải thu Bảng 4.1 Phân tích biến động và tỷ trọng vốn bằng tiền và các khoản phải thu trong giai đoạn 2011 – 2013. ĐVT: triệu đồng Năm 2011 Chỉ tiêu Số Tiền Tài sản ngắn hạn Tỷ Trọng Năm 2012 Số Tiền Tỷ Trọng Năm 2013 Số Tiền Tỷ Trọng Chênh lệch 2012/2011 Biến động Chênh lệch 2013/2012 Biến động 83.182 100 63.818 100 47.078 100 (19.364) (16.740) 6.591 7,92 872 1,37 1.374 2,92 (5.719) 502 Khoản phải thu ngắn hạn 61.775 74,26 53.949 84,54 35.989 76,45 (7.826) (17.960) Hàng tồn kho 11.508 13,83 7.972 12,49 8.736 18,56 (3.536) 764 3.308 3,99 1.025 979 2,07 (2.283) (46) Tiền và các khoản tương đương tiền Tài sản ngắn hạn khác 1,60 Nguồn: Bảng cân đối kế toán phòng Tài chính kế toán năm 2011, 2012, 2013 69 Khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền (chủ yếu là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng bằng Việt Nam đồng) năm 2012 là 872 triệu đồng chiếm 1,37% trong tài sản ngắn hạn so với năm 2011 là 6.591 triệu đồng chiếm 7,92% trong tài sản ngắn hạn nhƣ vậy biến động năm 2012 so với 2011 là giảm 5.719 triệu đồng do chủ yếu công ty giảm lƣợng tiền mặt tại quỹ do biến động nền kinh tế giá xăng trong năm 2011 và 2012 là lớn do tình hình kinh tế có biến động lớn với chính sách của Nhà nƣớc ít nhiều cũng ảnh hƣởng tới hoạt động của công ty nói chung và vốn bằng tiền của công ty. Năm 2013 là 1.374 triệu đồng chiếm 2,92% trong tài sản ngắn hạn so với năm 2012 biến động tăng 502 triệu đồng nhờ việc thực hiện các chính sách điều chỉnh kịp thời theo hƣớng dẫn của Nhà nƣớc nên việc thực hiện kinh doanh của công ty đã đƣợc giảm áp lực nhiều so với năm 2012. Khoản phải thu ngắn hạn (chủ yếu là khoản phải thu khách hàng) nhìn chung giảm qua các năm cụ thể năm 2012 là 53.949 triệu đồng chiếm 84,54% trong tài sản ngắn hạn so với năm 2011 là 61.775 triệu đồng chiếm 74,26% tài sản ngắn hạn biến động năm 2012 so với 2011 giảm 7.826 triệu đồng, năm 2013 là 35.989 triệu đồng chiếm 76,45% trong tài sản ngắn hạn so với năm 2012 biến động giảm 17.960 triệu đồng, do từng năm công ty có những biện pháp cụ thể hiệu quả trong việc thu hồi công nợ tránh tiền trạng bị chiếm dụng vốn của công ty và giảm số tiền khách hàng thiếu nợ nhƣng công ty cũng cần chú ý tuy số tiền đã giảm về việc phải thu khách hàng nhƣ bên cạnh đó tỷ trọng năm 2013 so với 2012 là tăng nhƣng chiếm tỷ trọng không đáng kể. Nhận xét: từ những phân tích trên cho thấy công ty sử dụng vốn tiền mặt theo kế hoạch đề ra của công ty tích cực điều chỉnh để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và giảm đáng kể khoản phải thu khách hàng qua các năm sẽ giảm đƣợc cái rủi ro trong việc khách hàng chiếm dụng vốn công ty. 70 4.3.2 Đánh giá khả năng thanh toán Bảng 4.2 Đánh giá các hệ số thanh toán trong giai đoạn 2011 – 2013. ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu STT Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 1 Tài sản ngắn hạn 83.182 63.818 47.078 2 Tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền 6.591 873 1.374 3 Hàng tồn kho 11.508 7.971 8.736 4 Nợ ngắn hạn 94.543 146.828 176.494 5 Hệ số thanh toán ngắn hạn (lần) 0,88 0,43 0,27 0,76 0,38 0,22 0,070 0,006 0,008 (5=1/4) 6 Hệ số thanh toán nhanh (lần) (6=(1-3)/4) 7 Hệ số thanh tức thời (lần) (7=2/4) Nguồn: Bảng cân đối kế toán phòng Tài chính kế toán năm 2011, 2012, 2013 71 Hệ số thanh toán ngắn hạn năm 2011 hệ số thanh toán ngắn hạn là 0,88 lần nghĩa là cứ một đồng nợ phải trả đƣợc đảm bảo bằng 0,88 đồng tài sản ngắn hạn (TSNH), năm 2012 là 0,43 lần nghĩa là cứ một đồng nợ phải trả đƣợc đảm bảo bằng 0,43 tài sản ngắn hạn. So với năm trƣớc là 0,88 thì thấp hơn 0,45 đồng. Năm 2013 tỷ lệ tiếp tục giảm là 0,27 nghĩa là cứ một đồng nợ ngắn hạn đƣợc đảm bảo bằng 0,27 đồng giá trị tài sản ngắn hạn. Điều ngày chứng tỏ khả năng trả nợ của công ty ngày càng giảm, cần chú ý nếu hệ số này thấp quá sẽ là gánh nặng khả năng để thanh toán các khoản nợ đến hạn và tình trạng mất khả năng thanh toán có thể xảy ra. Nguyên nhân là do các khoản phải thu ngắn hạn có khả năng khó đòi của công ty qua các năng tuy có giảm nhƣng không đáng kể. Trong năm 2011 cứ một đồng nợ ngắn hạn phải trả thì công ty có sẵn 0,76 tài sản có khả năng thanh toán còn năm 2012 công ty có sẵn 0,38 cho đến năm 2013 thì hệ số này chỉ còn 0,22. Qua đó hệ số thanh toán nhanh qua các năm càng giảm, hệ số này nhỏ hơn 0,5 chứng tỏ khả năng thanh toán của công ty tƣơng đối không khả quan, công ty đang thiếu tiền thanh toán nhanh. Ngoài nguyên nhân công ty đã thanh toán bớt nợ và vay dài hạn, nhƣng nợ ngắn hạn của công ty vẫn còn khá cao, ngoài ra lƣợng hàng tồn kho của công ty là lớn tuy đã giảm dần qua các năm nhƣng vẫn không đáng kể. Chúng ta còn phân tích thêm hệ số thanh toán tức thời của công ty, từ đó có đánh giá chính xác hơn về khả năng đảm bảo thanh toán của công ty. Căn cứ vào bảng phân tích trên, cho chúng ta thấy hệ số thanh toán bằng tiền mặt của công ty qua các năm nhìn chung là giảm. Trong năm 2011 công ty có 0,070 đồng thanh toán ngay các khoản nợ ngắn hạn vào bất cứ thời điểm nào, nhƣng đến năm 2012 hệ số này giảm ở mức 0,006 đồng, tức là công ty đã mất 0,064 đồng để đáp ứng nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt, nguyên nhân của sự giảm này là do các khoản phải thu của năm 2011 là khá cao, nhƣng công ty vẫn chƣa thu đƣợc, ảnh hƣởng đến tình hình sử dụng vốn của công ty bên cạnh đó công ty cần phải trang trải những chi phí cần thiết của công ty. Năm 2013 hệ số này tăng nhẹ tăng lên ở mức 0,008 đồng. Điều này nếu so sánh với tiêu chuẩn đƣa ra là hệ số này tối thiểu bằng 0,1 thì trong 03 năm công ty điều không có sẵn tiền để thanh toán. Năm 2013 tuy có sự tăng nhẹ nhƣng hệ số này còn quá thấp, ảnh hƣởng không tốt đến công ty nếu có các nhu cầu thanh toán khi bất kỳ thời điểm nào cần thanh toán. 72 Đánh giá chung khả năng thanh toán: ta thấy khả năng thanh toán của công ty qua 3 năm 2011 – 2013 là không khả quan, vốn lƣu động không đủ trang trải hết các khoản nợ ngắn hạn của công ty, do khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng quá lớn nên khả năng thanh toán của 3 năm này là thấp, cho thấy vốn bằng tiền của công ty bị chiếm dụng rất lớn. 73 4.3.3 Đánh giá tình hình quản lý dòng tiền Bảng 4.3 Đánh giá các chỉ tiêu phải thu trong giai đoạn 2011 – 2013. Nhóm các tỷ số ĐVT Chênh lệch 2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012 (6.562.817.473) (14.500.814.792) Khoản phải thu khách hàng Đồng Số vòng quay khoản phải thu Lần 148 130 121 (18) (9) Kỳ thu tiền bình quân Ngày 3,23 2,92 2,65 (0,31) (0,27) Lần 0,65 0,37 0,20 (0,21) (0,17) Tổng số phải thu/ phải trả 54.365.778.152 47.802.960.679 33.302.145.887 Nguồn: Bảng cân đối kế toán phòng Tài chính kế toán năm 2011, 2012, 2013 74 Khoản phải thu khách hàng nhìn chung qua các năm đều giảm, căn cứ vào bảng cân đối kế toán ta thấy khoản phải thu chỉ có mục phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn. Năm 2012 là 47.802.960.679 đồng so với năm 2011 là 54.365.778.152 đồng giảm 6.562.817.473 đồng đến năm 2013 là 33.302.145.887 đồng giảm 14.500.814.792 đồng giảm mạnh so với năm 2012 qua 3 năm thì thì tình hình các khoản phải thu giảm theo thời gian do công ty có những chính sách cũng nhƣ quy định về mua hàng thiếu đối với khách hàng để tránh tình trạng công ty bị chiếm dụng vốn. Nhƣng do phải thu khách hàng là cao nên vẫn ảnh hƣởng không tốt đến công ty cần chú ý đến yếu tố này. Số vòng quay phải thu qua 3 năm thì giảm nhƣng không đáng kể vòng quay khoản phải thu vẫn còn lớn năm 2012 là 130 lần so với năm 2011 là 148 lần giảm 18 lần và năm 2013 là 121 lần giảm 9 lần so với năm 2012, tuy qua 3 năm số lần quay vòng giảm nhƣng không nhiều tốc độ thu hồi nợ của công ty là kịp thời, khả năng chuyển đổi nợ phải thu sang tiền mặt là cao, điều này giúp công ty nâng cao luồng tiền mặt, tạo ra sử chủ động trong việc tài trợ nguồn vốn lƣu động trong kinh doanh. Kỳ thu tiền bình quân nhìn chung qua 3 năm là giảm nhƣng vẫn không đáng kể năm 2012 là 2,92 ngày so với năm 2011 là 3,23 ngày giảm 0,31 ngày và với năm 2013 là 2,65 ngày giảm 0,27 ngày so với năm 2012. Thời gian qua 3 năm cho thấy tốc độ có thể chậm lại qua các năm nhƣng mặt khác sẽ khuyến khích ngƣời mua đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa. Tổng phải thu trên tổng phải trả nhìn chung trong giai đoạn 2011 – 2013 thì chỉ số này là giảm năm 2011 là 0,65 lần đến năm 2012 là 0,37 lần giảm 0,21 lần, đến năm 2013 chỉ số này là 0,20 lần giảm 0,17 lần. Điều này nói lên tỷ số này càng giảm thì tỷ lệ bị chiếm dụng vốn của công ty càng giảm sẽ tạo thuận lợi về tài chính cho công ty. 75 Bảng 4.4 Đánh giá các chỉ tiêu khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền trong giai đoạn 2011 – 2013. ĐVT: triệu đồng Chênh lệch STT Chỉ tiêu 2011 2012 2013 2012 so 2011 2013 so 2012 Dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh 34.371 25.358 33.809 (9.013) 8.451 2 Nợ ngắn hạn 94.543 146.828 176.494 52.285 29.666 3 Khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền 0,36 0,17 0,19 (0,19) 0,02 1 (3=1/2) Khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền nhìn chung qua 3 năm thì tỷ số này là giảm năm 2012 là 0,17 lần so với năm 2011 là 0,36 lần giảm 0,19 lần và năm 2013 là 0,19 lần tăng 0,02 lần so với năm 2012 cho thấy tỷ lệ tiền tạo ra từ hoạt động kinh doanh là giảm năm 2012 so với 2011 và tăng trở lại ở năm 2013 so với 2012 do thời điểm này nền kinh tế cũng đã ổn định đặc biệt là giá xăng dầu và cũng cho thấy hiệu quả của công ty sử dụng tiền tạo ra từ hoạt động kinh doanh để bù đắp cho các khoản nợ ngắn hạn tuy qua 3 năm điều không ổn định nhƣng công ty vẫn còn khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng lƣợng tiền từ hoạt động kinh doanh này mặc cho những biến động về kinh tế trong 3 năm nhất là năm 2012 so với 2011 là giảm rất nhiều nhƣng công ty vẫn có đủ khả năng bù đắp nợ ngắn hạn. Bên cạnh đó công ty vẫn phải chú ý để các khoản nợ ngắn hạn để giảm việc chiếm dụng vốn của công ty. 76 Bảng 4.5 Đánh giá các chỉ tiêu khả năng bù đắp nợ ngắn hạn 6 tháng 2014 so 6 tháng 2013. ĐVT: triệu đồng Chênh lệch STT Chỉ tiêu 6th/2013 6th/2014 6th/2014 so 6th/2013 1 Dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh 16.714 12.511 (1.943) 2 Nợ ngắn hạn 67.543 68.370 (15.322) 3 Khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền 0,25 0,18 (0,07) (3=1/2) Khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền nhìn chung 6 tháng 2014 so với 6 tháng 2013 là giảm nhƣng không nhiều, 6 tháng 2014 là 0,18 lần so với 0,25 lần của 6 tháng năm 2013 là giảm 0,07 lần, tỷ lệ tiền tạo ra từ hoạt động kinh doanh là giảm và khả năng bù đắp nợ ngắn hạn từ hoạt động kinh doanh tuy giảm và cần chú ý đến chỉ tiêu này để có những điều chỉnh cho 6 tháng cuối năm đạt đƣợc những chỉ tiêu mà đầu năm đã đề ra. 77 CHƢƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 5.1 NHẬN XÉT CHUNG 5.1.1 Nhận xét về công tác kế toán 5.1.1.1 Về thực hiện chế độ kế toán - Ƣu điểm Về chứng từ kế toán: công ty sử dụng các mẫu chứng từ kế toán theo Quyết định 15 và đƣợc thiết kế vào phần mềm kế toán phù hợp yêu cầu quản lý của công ty; nội dung thông tin trên các chứng từ kế toán bắt buộc đƣợc công ty thực hiện tốt và theo yêu cầu quản lý; quá trình quản lý thu thập chứng từ đƣợc công ty sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian, số lƣợng chứng từ phát sinh đầy đủ và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật; việc bảo quản cũng nhƣ lƣu trữ đƣợc thực hiện tốt theo đúng quy định của pháp luật. Ngoài ra công ty đã tự in hóa đơn GTGT theo hƣớng dẫn của Bộ Tài chính và hóa đơn GTGT đƣợc có thêm phần tiếng anh khi thực hiện giao dịch với các doanh nghiệp nƣớc ngoài. Về sổ sách kế toán: do công ty sử dụng phần mềm kế toán nên việc thiết kế các mẫu sổ theo quy định của Bộ Tài chính bắt buộc cũng nhƣ các sổ theo yêu cầu quản lý của công ty về hình thức và các nội dung đều đƣợc thể hiện đầy đủ trên giao diện của phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng; công ty căn cứ vào yêu cầu quản lý của mình đã mở đầy đủ số lƣợng các sổ kế toán nhƣ sổ tổng hợp cũng nhƣ các sổ chi tiết để phục vụ quản lý cũng nhƣ phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian cũng nhƣ nội dung thông tin chính xác của các nghiệp vụ đã phát sinh đƣợc phần mềm tự động cập nhật khi kế toán viên cập nhật chứng từ gốc vào phần mềm; công ty thực hiện đúng theo quy định về mở sổ, ghi sổ, xóa và sửa chữa sổ kế toán theo quy định, cũng nhƣ quyền truy cập theo phần hành quản lý của từng kế toán viên. Về phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh: công ty căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng của đơn vị theo Quyết định 15 để căn cứ vào đó phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty đã cụ thể hóa, bổ sung các tài khoản cấp 3 và cấp 4 để hạch toán và theo dõi chi tiết các tài khoản, và việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hiện một cách 78 chính xác, kịp thời và đúng nguyên tắc, nguyên lý kế toán vào các sổ có liên quan và cũng đƣợc thiết kế trong phần mềm kế toán giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian. - Nhƣợc điểm Về chứng từ kế toán: bên cạnh những ƣu điểm thì việc thực hiện công tác chứng từ kế toán của công ty cần chú ý vẫn còn một số thông tin trên chứng từ vẫn chƣa cập nhật đầy đủ, chữ ký của ngƣời mua cũng vẫn còn một số không ký tên, việc lƣu trữ tuy đã đƣợc thực hiện một cách khoa học nhƣng do đa số việc quản lý chứng từ trên phần mềm nên việc kèm theo các chứng từ có liên quan chỉ đƣợc thực hiện sau khi in ra, hoặc định kỳ mới đƣợc in ra đóng cuốn dẫn tới có thể xảy ra các rủi ro sai sót có thể xảy ra. Về sổ sách kế toán: tuy công ty đã mở đầy đủ các sổ tổng hợp, sổ chi tiết, các bảng kê để theo dõi một cách chi tiết, nhƣng do việc quản lý sổ sách đƣợc thực hiện trên phần mềm kế toán nên việc đối chiếu kiếm tra chỉ đƣợc thực hiện sau khi đƣợc in ra, nên việc phát hiện sai sót là không cao, mất thời gian tìm kiếm nghiệp vụ nào đƣợc cập nhật sai dẫn tới phần mềm kế toán ghi sổ sai kéo theo; chƣa có sổ theo dõi các khoản công nợ quá hạn. Về phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh: việc cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh là do kế toán kiểm tra thông tin trên các chứng từ gốc sau đó cập nhật vào các chứng từ do bộ phận kế toán phát hành nhƣ: phiếu thu, phiếu chi, biên lai, phiếu kế toán,.... việc cập nhật sai thông tin trên chứng từ cũng nhƣ sai số dẫn tới việc khó phát hiện ra, do lúc cập nhật thì trên các sổ đƣợc ghi sổ cũng đƣợc đồng bộ và cả các báo cáo tài chính đƣợc đồng bộ dẫn tới sai sót kéo theo; và những nghiệp vụ không hợp lý với nguyên tắc, nguyên lý kế toán phần mềm cũng không phát hiện đƣợc. 5.1.1.2 Về tổ chức công tác kế toán - Ƣu điểm Đội ngũ cán bộ của công ty đƣợc qua đào tạo, tập huấn, có kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ kế toán đủ năng lực đảm nhiệm công việc do kế toán trƣởng giao. Công ty đƣợc trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại và đã thực hiện công tác kế toán trên phần mềm kế toán nên việc giảm tải công việc cũng nhƣ công việc ghi sổ đã đƣợc thực hiện cùng lúc khi kế toán viên cập nhật chứng từ gốc vào phần mềm kế toán. Tổ chức công tác kế toán từ việc lập, xử lý chứng từ, mở tài khoản, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo tài chính đƣợc thực hiện một cách khoa học, 79 chặt chẽ, cung cấp đầy đủ thông tin, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu quản lý điều hành của công ty và điều đƣợc kế toán đã qua đào tạo thực hiện trên phần mềm kế toán. - Nhƣợc điểm Việc sử dụng phần mềm kế toán thực hiện tổ chức công tác kế toán ngoài những ƣu điểm bên cạnh đó cũng có xảy ra một số rủi ro lớn nhƣ việc công ty chƣa phân quyền truy cập, quyền sử dụng số liệu kế toán, bảo mật hệ thống cơ sở dữ liệu của công ty. Việc chƣa đảm bảo an toàn về cơ sở dữ liệu của công ty nói chung cũng nhƣ số liệu kế toán liên quan tới các hoạt động kinh doanh của công ty nhƣ việc phần mềm kế toán bị lỗi, bị xâm nhập truy cập bất hợp pháp. Việc cập nhật, nhập số liệu kế toán đôi khi cũng bị sai sót nhƣ bị bỏ sót nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi trùng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra tổ chức theo dõi các khoản nợ phải thu đến hạn thanh toán cũng chƣa đƣợc kế toán thực hiện một cách hiệu quả. Công việc khóa sổ kế toán và in các sổ cũng nhƣ báo cáo tài chính của công ty đƣợc thực hiện vào cuối tháng, hoặc có yêu cầu nên việc đối chiếu các sổ với nhau có thể xảy ra các sai sót. 5.1.2 Nhận xét về công tác quản lý vốn bằng tiền và các khoản phải thu - Ƣu điểm Công ty đã sử dụng vốn bằng tiền theo kế hoạch chỉ tiêu đề ra cũng nhƣ đã có những điều chỉnh phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2011 – 2013 và giảm đáng kể khoản phải thu khách hàng qua các năm; đến 6 tháng năm 2014 thì tình hình sử dụng vốn bằng tiền đƣợc công ty sử dụng có bƣớc tiến nhiều tiết kiệm và đạt hiệu quả cao, bên cạnh đó thì việc thu hồi các khoản nợ trong 6 tháng đầu năm 2014 đã thực hiện hiệu quả cao và giảm đƣợc việc chiếm dụng vốn của công ty một cách đáng kể điều này giúp công ty có luồng tiền mặt đƣợc chủ động trong kinh doanh. Ngoài ra khả năng bù đắp bằng tiền của công ty vẫn đƣợc đảm bảo và đƣợc điều chỉnh một cách phù hợp với từng giai đoạn của công ty. Các luồng tiền từ hoạt động kinh doanh phục vụ cho các hoạt động trong công ty vẫn đƣợc thực hiện một cách ổn định. 80 - Nhƣợc điểm Bên cạnh những ƣu điểm công ty đã đạt đƣợc thì trong giai đoạn 2011 – 2013 cũng nhƣ 6 tháng 2014 và 6 tháng 2013 cùng kỳ các khả năng thanh toán của công ty vẫn còn những vấn đề cần đƣợc chú ý, tuy các khoản phải thu từ khách hàng đƣợc công ty thực hiện tốt qua các năm nhƣng do việc tồn hàng hóa nhiều trong kho ảnh hƣởng việc chuyển hóa từ hàng sang tiền ảnh hƣởng tới tài chính của công ty. Việc vay nợ từ bên ngoài của công ty qua các năm từ 2011 – 2013 và 6 tháng 2013 so 6 tháng 2014 tuy đã có giảm nhƣng vẫn không đáng kể cũng ảnh hƣởng tới tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy luồng tiền của công ty vẫn đƣợc ổn định nhƣng so với tỷ lệ khoản nợ phải thu của khách hàng cũng nhƣ khoản vay bên ngoài thì tốc độ luồng tiền các năm tuy có giảm nhƣng vẫn thanh toán đƣợc các khoản nợ đến hạn, nhƣng các khoản nợ quay vòng cùng một lúc quá lớn thì khả năng thanh toán của công ty là không khả quan. 5.2 CÁC GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN Trong quá trình phân tích các ƣu và nhƣợc điểm phần trên cho chúng ta thấy đƣợc tình hình vốn bằng tiền và các khoản phải thu của công ty vẫn còn những khiếm khuyết. Tuy kiến thức còn hạn chế nhƣng trong quá trình thực tập tại công ty em xin có những giải pháp, ý kiến đóng góp của mình nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ. Hoàn thiện chứng từ kế toán: đối với các chứng từ do bộ phận kế toán phát hành nhƣ phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán,... kế toán viên cần phải cập nhật đầy đủ thông tin ngƣời mua hoặc ngƣời bán, và những thông tin bắt buộc cần đƣợc kiểm tra đầy đủ trƣớc khi lƣu lại trên phần mềm, kế toán có thể tạo một cơ sở dữ liệu về khách hàng cũng nhƣ nhà cung cấp bao gồm những nội dung cơ bản (mã số khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại,...) lƣu lại với tên trƣờng khách hàng, việc quản lý chứng từ đƣợc in ra do bộ phận kế toán phát hành cũng phải đƣợc kiểm tra thƣờng xuyên để kèm theo các chứng từ gốc giúp cho công việc kế toán vào cuối kỳ đƣợc giảm tải công việc. Hoàn thiện về sổ sách kế toán: các sổ sách kế toán hằng ngày kế toán in các sổ kế toán chi tiết để có thể so sánh đối chiếu với sổ cái trên phần mềm hoặc kiểm tra với các chứng từ gốc về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để phát hiện ra sai sót kịp thời, tiết kiệm đƣợc thời gian; sử dụng thêm các sổ theo dõi các khoản công nợ quá hạn để tiến hành xử lý kịp thời. 81 Hoàn thiện về việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh: việc cập nhật đƣợc kiểm tra lại sau khi cập nhật rồi mới lƣu lại vào phần mềm, tự động hóa việc đánh số thứ tự các phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán,... và các chứng từ do bộ phận kế toán phát hành tránh cập nhật sai, trùng nghiệp vụ hoặc sai sót nghiệp vụ; bên cạnh đó cần có những trƣờng hợp không có lƣu lại trên phần mềm kế toán do việc định khoản ghi sổ không hợp lý về các khoản Nợ và Có theo nguyên lý và nguyên tắc hạch toán theo quy định của Bộ Tài chính và yêu cầu quản lý của công ty, thì sẽ tránh đƣợc tình trạng sai theo do phần mềm cập nhật đồng bộ với các sổ sách có liên quan và cả báo cáo tài chính cuối kỳ đƣợc xuất ra từ phần mềm. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán: phân quyền truy cập vào phần mềm kế toán khi sử dụng số liệu kế toán, đặt mật khẩu tránh những ngƣời không liên quan truy cập vào phần mềm kế toán; nâng cấp bảo trì phần mềm kế toán thƣờng xuyên tránh phần mềm bị lỗi, nâng cao hệ thống bảo mật số liệu kế toán; việc lƣu trữ sao lƣu dự phòng cũng đƣợc tiến hành theo lịch; kiểm tra vùng dữ liệu, kiểm tra tính hợp lý, kiểm tra tính tuần tự khi cập nhật dữ liệu mà phần mềm cần nâng cấp thực hiện tốt hơn; các khoản nợ nào đến hạn phải đƣợc theo dõi riêng giúp công việc thu hồi nợ đƣợc diễn ra theo kế hoạch; các công việc mở khóa sổ kế toán in ấn đƣợc diễn ra vào cuối ngày để việc kiểm tra số liệu tránh sai sót cho công tác kế toán khi mỗi ngày nghiệp vụ phát sinh càng nhiều, giảm thiểu đƣợc thời gian tìm kiếm sai sót. 5.3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU Hoàn thiện quản lý vốn bằng tiền và khoản phải thu: công ty dự trữ tiền mặt tại quỹ theo đúng quy định của pháp luật cũng nhƣ theo yêu cầu quản lý của công ty, các khoản nợ phải thu của công ty đối với khách hàng cần phải có một chính sách hợp lý để tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn công ty với thời gian quá dài, đƣa ra các hình thức chiết khấu thanh toán trƣớc hạn để khuyến khích việc trả nợ của khách hàng, giúp luồng tiền đƣợc chuyển hóa từ hàng hóa với tốc độ có thể đáp ứng các yêu cầu quản lý của công ty và giảm bớt lƣợng hàng tồn kho lƣu trong kho quá lớn tránh đƣợc những rủi ro. Hoàn thiện dòng luân chuyển tiền có thể bù đắp nợ ngắn hạn: các hoạt động từ kinh doanh các luồng tiền có khả năng bù đắp nợ ngắn hạn còn bị hạn chế các khoản vay bên ngoài cần đƣợc hạn chế hơn cũng nhƣ việc phải trả nội bộ về các việc thu hộ và trả hộ cần đƣợc thực hiện với một số chính sách tốt hơn. 82 CHƢƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN Việc phân tích kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty là một vấn đề phức tạp nhƣng rất quan trọng, vì nó tồn tại trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Sự tăng hay giảm các khoản nợ phải thu cũng nhƣ việc bố trí cơ cấu nguồn vốn bằng tiền đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty cũng tác động rất lớn đến hiệu quả kinh doanh. Việc bố trí cơ cấu nguồn vốn bằng tiền cũng cho thấy đƣợc khả năng tài chính lành mạnh của công ty. Khi mà tỷ lệ nợ của doanh nghiệp chịu tác động của các nguồn lực bên ngoài, công ty không chủ động đƣợc các nguồn vốn bằng tiền để đảm bảo hoạt động kinh doanh, điều này sẽ ảnh hƣởng không tốt và ảnh hƣởng đến khă năng thanh toán của công ty. Trƣớc tình hình đó công ty cần có kế hoạch điều chỉnh cơ cấu tài chính hợp lý cũng nhƣ đƣa ra các biện pháp hiệu quả nhất để thu hồi công nợ, hạn chế các nợ phải thu quá hạn, nợ khó đòi tăng cao. Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của cả công ty và giảm thiểu sự phụ thuộc vào nguồn lực bên ngoài, đảm bảo khả năng thanh toán. 6.2 KIẾN NGHỊ - Đối với cơ quan Nhà nƣớc Nhà nƣớc cần xây dựng chiến lƣợc ổn định, lâu dài, rõ ràng, minh bạch, tạo ra hành lang thông thoáng cho doanh nghiệp hoạt động, khi Đảng và Nhà nƣớc ban hành Nghị quyết, Nghị định,... thì các bộ ngành phải nhanh chóng hƣớng dẫn, triển khai bằng các thông tƣ, đồng thời sau khi có hiệu lực thì phải quy định rõ thời gian thực hiện, quá thời hạn theo quy định thì kiến nghị giao lãnh đạo các tỉnh, thành có nhiệm vụ hƣớng dẫn thực hiện để các chủ trƣơng, chính sách sớm đi vào cuộc sống. Các chính sách về bình ổn giá cả xăng dầu phải đƣợc thực hiện và tiến hành một cách kịp thời, và cũng có các chính sách hỗ trợ cho công ty ở các thời điểm giá cơ sở chƣa kết cấu đủ định mức lợi nhuận ảnh hƣởng lớn tới việc kinh doanh của công ty. Nhà nƣớc nên thƣờng xuyên tăng cƣờng hiệu lực và công tác quản lý để thiết lập trật tự kỷ cƣơng trong kinh doanh xăng dầu theo quy định của pháp luật. Từng bƣớc ổn định thị trƣờng, chống tình hình nhập lậu, tiêu thụ các nguồn xăng dầu bất hợp pháp, ngăn chặn kịp thời tình hình gian lận thƣơng mại kinh doanh xăng dầu. 83 Tăng cƣờng kiểm tra kiên quyết xóa bỏ các điểm bán xăng dầu không có giấy phép và giấy chứng nhận không đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu, xử lý nghiêm các trƣờng hợp kinh doanh xăng dầu kém chất lƣợng, đầu cơ, găm hàng, cạnh tranh không lành mạnh, và gây ô nhiễm cho môi trƣờng. Cần quản lý chặt chẽ thủ tục đăng ký kinh doanh mặt hàng xăng dầu tránh tình trạng các cá nhân, doanh nghiệp không đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu mà vẫn đƣợc đăng ký gây ra tình trạng kinh doanh tràn lan trên thị trƣờng làm mất cân đối. 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO Phan Đức Dũng, 2008, Kế toán tài chính, Đại học Kinh tế Hồ Chí Minh, Khoa Kinh tế, Nhà xuất bản thống kê. Trần Quốc Dũng, 2009, Bài giảng Kế toán tài chính phần 1&2, Đại học Cần Thơ. Bùi Văn Dƣơng, 2010, Kế toán tài chính phần 1&2, Nhà xuất bản Lao động. Đinh Quốc Khánh, 2003, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, Nhà xuất bản Văn hóa. Võ Văn Nhị, 2003, Hướng dẫn thực hành Kế toán doanh nghiệp ghi sổ kế toán theo các hình thức sổ kế toán, lập, đọc, phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính. Nguyễn Năng Phúc, 2010, Giáo trình Phân tích báo cáo tài chính, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân. Bùi Văn Trƣờng, 2006, Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Thống kê. Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính đã đƣợc sửa đổi bổ sung theo Thông tƣ 161/2007/TT – BTC ngày 21 tháng 12 năm 2007 của Bộ Trƣởng Bộ Tài chính. http://www.webketoan.com http://www.petrolimex.com.vn http:///www.ketoanthucte.com 85 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sổ chi tiết tiền mặt Mẫu số S07a – DN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) SỔ CHI TIẾT TIỀN MẶT Loại quỹ: C001 – SỔ QUỸ TIỀN MẶT VND Tài khoản: 1111 – Tiền mặt VND Từ ngày: 01/4/2014 Đến ngày: 30/4/2014 ĐVT: đồng Ngày chứng từ Ngày hạch toán A B Số hiệu chứng từ Diễn Giải Thu Chi C D E Thu Chi F 1 2 Dƣ đầu kỳ ... .... 11/4 11/4 PT1236 .... ........ ..... Thu nợ bán hàng HĐ 23412 86 131 Số tồn Ghi chú 3 G x 11.990.000 Tổng phát sinh trong kỳ .... Số phát sinh TK đối ứng x x x ...... ...... ... 27.558.850 x .... Ngày chứng từ Ngày hạch toán 12/4 12/4 Số hiệu chứng từ TK đối ứng Diễn Giải Thu Chi PC1242 Mua CCDC cho cửa hàng số 3 Số phát sinh Thu Số tồn Chi 153 1.300.000 x 1331 130.000 x 12/4 12/4 PC1243 Nộp tiền thuế BVMT 3338 11.391.000 x 13/4 13/4 PC1244 Chi tạm ứng tiền lƣơng 141 10.000.000 x 1.430.000 x 13/4 PC1245 Chi thanh lý tài sản cố định 811 13/4 1331 143.000 x 13/4 13/4 PT1237 Thu thanh lý tài sản cố định 711 5.700.000 14/4 14/4 PT1238 Thu nợ khách hàng theo hóa đơn số 23417 131 19.197.228 14/4 14/4 PT1239 Thu tiền vi phạm hợp đồng 711 2.300.000 14/4 14/4 PC1246 Chi tiếp khách x x x 641 1.743.000 x 1331 174.300 x x 14/4 14/4 PC1247 Thanh toán lãi vay ngân hàng 635 4.819.300 15/4 15/4 PC1248 Thanh toán lƣơng 4/2014 334 85.456.700 87 x Ghi chú Ngày chứng từ Ngày hạch toán 15/4 15/4 Số hiệu chứng từ TK đối ứng Diễn Giải Thu Chi PC1249 Chi mua văn phòng phẩm Số phát sinh Thu Số tồn Chi 641 2.148.500 x 1331 214.850 x Khoản thu từ việc thanh toán chậm của khách hàng 515 16/4 PC1250 Thanh toán cƣớc vận chuyển 331 5.500.000 x 17/4 17/4 PC1251 Trích quỹ nộp ngân hàng 112 65.000.000 x 17/4 17/4 17/4 18/4 15/4 15/4 16/4 PT1240 2.601.712 x Thu từ chiết khấu thanh toán 515 17/4 PC1252 Thanh toán tiền công tác phí 641 600.000 x PC1253 Thanh toán tiền điện 4/2014 641 15.608.000 x 18/4 1331 1.560.800 x 19/4 19/4 19/4 19/4 20/4 20/4 20/4 20/4 PT1241 PT1242 Thu nợ theo hóa đơn số 23500 x 38.422.230 x 641 420.000 x 1331 42.000 x PC1255 Chi tạm ứng chi phí hội thảo 141 2.000.000 x Thu từ nợ khó đòi 711 PC1254 Thanh toán phí đƣờng bộ PT1243 131 2.088.000 88 2.940.000 x Ghi chú Ngày chứng từ Ngày hạch toán .... ..... Số hiệu chứng từ Diễn Giải Thu Chi ..... ..... ...... Số dƣ cuối kỳ Số phát sinh TK đối ứng Thu Chi ..... ..... ...... .... 9.817.00 Nguồn:Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ Ngƣời lập (Ký, họ tên) Số tồn Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 89 Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Ghi chú Phụ lục 2: Sổ cái tài khoản 111 Mẫu số S03b – DN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 111 Từ ngày: 01/4/2014 Đến ngày: 30/4/2014 NỢ ĐẦU KỲ CÓ 11.990.000 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số hiệu Ngày, tháng Nhật ký chung Diễn Giải Trang số STT dòng TK đối ứng Nợ Có x x ...... ...... ...... 27.558.850 Số phát sinh trong kỳ .... .... ..... ..... 11/4 PT1236 11/4 Thu nợ bán hàng HĐ 23412 x x 131 12/4 PC1242 12/4 Mua CCDC cho cửa hàng số 3 x x 153 90 Phát sinh 1.300.000 x x 1331 130.000 12/4 PC1243 12/4 Nộp tiền thuế BVMT x x 3338 11.391.000 13/4 PC1244 13/4 Chi tạm ứng tiền lƣơng x x 141 10.000.000 x 811 1.430.000 PC1245 13/4 Chi thanh lý tài sản cố định x 13/4 x x 1331 143.000 13/4 PT1237 13/4 Thu thanh lý tài sản cố định x x 711 5.700.000 14/4 PT1238 14/4 Thu nợ khách hàng theo hóa đơn số 23417 x x 131 19.197.228 14/4 PT1239 14/4 Thu tiền vi phạm hợp đồng x x 711 2.300.000 x 641 1.743.000 PC1246 14/4 Chi tiếp khách x 14/4 x x 1331 174.300 14/4 PC1247 14/4 Thanh toán lãi vay ngân hàng x x 635 4.819.300 15/4 PC1248 15/4 Thanh toán lƣơng tháng 4/2014 x x 334 85.456.700 x 641 2.148.500 PC1249 15/4 Chi mua văn phòng phẩm x 15/4 x x 1331 214.850 15/4 PT1240 15/4 Khoản thu từ việc thanh toán chậm của khách hàng x x 515 16/4 PC1250 16/4 Thanh toán cƣớc vận chuyển x x 331 91 2.601.712 5.500.000 17/4 PC1251 17/4 Trích quỹ nộp ngân hàng x x 112 17/4 PT1241 17/4 Thu từ chiết khấu thanh toán x x 515 17/4 PC1252 17/4 Thanh toán công tác phí x x 641 600.000 x 641 15.608.000 PC1253 18/4 Thanh toán tiền điện tháng 4/2014 x 18/4 x x 1331 1.560.800 x x 131 x x 641 420.000 x x 1331 42.000 2.000.000 19/4 PT1242 19/4 Thu nợ theo số hóa đớn 23500 19/4 PC1254 19/4 Thanh toán phí đƣờng bộ 20/4 PC1255 20/4 Chi tạm ứng chi phí hội thảo x x 141 20/4 PT1243 20/4 Thu nợ khó đòi x x 711 .... ..... ........ ... ... ...... ....... Cộng số phát sinh tháng Số dƣ cuối kỳ 65.000.000 2.088.000 38.422.230 2.940.000 ......... ..... x x 9.817.00 (Nguồn: Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ) Ngƣời lập (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 92 Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 3: Sổ chi tiền gửi ngân hàng Mẫu số S08 – DN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày SỔ CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) Tài khoản: 1121 – Tiền gửi ngân hàng bằng VND Số tài khoản:011.1.00.000047.4 – Ngân hàng Ngoại Thƣơng Từ ngày: 01/4/2014 Đến ngày: 30/4/2014 ĐVT: đồng Ngày, tháng ghi sổ A Chứng từ Số hiệu Ngày, tháng Diễn Giải B C D Số phát sinh TK đối ứng Gửi vào Rút ra E 1 Số còn lại Ghi chú 2 3 F Dƣ đầu kỳ 1.671.561 Tổng phát sinh trong kỳ x x x ..... ...... ...... .... .... .... .... ........ 11/4 GBC42 11/4 Thu nợ khách hàng hóa đơn số 23413 131 12.310.045 x 12/4 GBC43 12/4 Thu nợ bán hàng cửa hàng số 3 131 18.952.230 x 93 Chứng từ TK đối ứng Số phát sinh Ngày, tháng ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng 12/4 GBC44 12/4 Lãi tiền gửi không kỳ hạn 515 13/4 GBN40 13/4 Thanh toán cƣớc vận chuyển 331 47.520.225 x 343.500.000 x GBN41 14/4 Thanh toán tiền mua hàng xăng A92 156 14/4 1331 34.350.000 x Diễn Giải Gửi vào Số còn lại Rút ra 11.281.084 x 15/4 GBC45 15/4 Thu tiền chi nhánh Hậu Giang 131 10.500.000 x GBN42 16/4 Thanh toán phí kiểm định trạm xăng 641 16/4 1331 1.050.000 x 17/4 GBC46 17/4 Trích nộp quỹ vào ngân hàng 111 18/4 GBN43 18/4 Trả phí ngân hàng 641 .... ..... ..... ...... ..... Số dƣ cuối kỳ 50.720.285 65.000.000 x 148.891 ..... ...... x ... 1.000.000 Nguồn:Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ Ngƣời lập (Ký, họ tên) x Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 94 Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Ghi chú Phụ lục 4: Sổ cái tài khoản 112 Mẫu số S03b – DN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 112 Từ ngày: 01/4/2014 Đến ngày: 30/4/2014 NỢ ĐẦU KỲ CÓ 1.671.561 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số hiệu Ngày, tháng Nhật ký chung Diễn Giải Trang số STT dòng đối ứng Số phát sinh trong kỳ .... ..... ..... 11/4 GBC42 11/4 .... Thu nợ khách hàng hóa đơn số 23413 95 Phát sinh TK ... ... ...... x x 131 Nợ Có x x ...... ...... 12.310.045 12/4 GBC43 12/4 Thu nợ bán hàng cửa hàng số 3 x x 131 18.952.230 12/4 GBC44 12/4 Lãi tiền gửi không kỳ hạn x x 515 11.281.084 13/4 GBN40 13/4 Thanh toán cƣớc vận chuyển x x 331 47.520.225 x 156 343.500.000 GBN41 14/4 Thanh toán tiền mua hàng xăng A92 x 14/4 x x 1331 34.350.000 x x 131 x x 641 10.500.000 x x 1331 1.050.000 15/4 GBC45 15/4 Thu tiền chi nhánh Hậu Giang 16/4 GBN42 16/4 Thanh toán phí kiểm định trạm xăng 17/4 GBC46 17/4 Trích nộp quỹ vào ngân hàng x x 111 18/4 GBN43 18/4 Trả phí ngân hàng x x 641 .... ..... ........ ... ... ...... ....... Cộng số phát sinh tháng Số dƣ cuối kỳ 50.720.285 65.000.000 148.891 ......... ..... x x 1.000.000 (Nguồn: Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ) Ngƣời lập (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 96 Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 5: Sổ theo dõi tiền đang chuyển Mẫu số S08 – DN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày SỔ THEO DÕI TIỀN TIỀN ĐANG CHUYỂN 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Tài khoản: 1131 – Tiền tiền đang chuyển bằng VND Từ ngày: 01/4/2014 chế độ kế toán doanh nghiệp) Đến ngày: 30/4/2014 ĐVT: đồng Ngày, tháng ghi sổ A Chứng từ Số hiệu Ngày, tháng Diễn Giải B C D Nợ Có E 1 Số dƣ đầu kỳ .... .... .... 11/4 PKT 102 11/4 12/4 PKT 103 13/4 PKT 104 Số phát sinh TK đối ứng Số dƣ Ghi chú 2 3 F ...... .... .... 15.898.700 ........ ..... ...... Tiền đang chuyển từ cửa hàng số 9 131 15.975.000 x 12/4 Thu đang chuyển từ cửa hàng số 10 131 175.280.000 x 13/4 Thu tiền đang chuyển từ cửa hàng số 4 131 25.750.000 x 97 Chứng từ Ngày, tháng ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng Diễn Giải A B C 14/4 PKT 105 15/4 Số phát sinh TK đối ứng Nợ Có D E 1 2 14/4 Tiền đang chuyển về thanh toán mua hàng từ Tổng công ty 336 PKT 106 15/4 Tiền đang chuyển từ cửa hàng số 11 131 10.500.000 x 16/4 PKT 107 16/4 Tiền đang chuyển trích nộp vào ngân hàng 111 35.000.000 x 17/4 PKT 108 17/4 Tiền đang chuyển từ cửa hàng số 1 131 14.500.000 x .... ..... ..... ..... ..... ...... Số dƣ cuối kỳ 327.609.000 Ghi chú 3 F x ... 10.986.500 Nguồn:Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ Ngƣời lập (Ký, họ tên) ...... Số dƣ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 98 Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 6: Sổ cái tài khoản 113 Mẫu số S03b – DN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 113 Từ ngày: 01/4/2014 Đến ngày: 30/4/2014 NỢ ĐẦU KỲ CÓ 15.898.700 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số hiệu Ngày, tháng Nhật ký chung Diễn Giải Trang số STT dòng Tài khoản đối ứng Số phát sinh trong kỳ Phát sinh Nợ Có x x ...... .... ..... ..... .... ... ... ...... ...... 11/4 PKT 102 11/4 Tiền đang chuyển từ cửa hàng số 9 x x 131 15.975.000 99 12/4 PKT 103 12/4 Tiền đang chuyển từ cửa hàng số 10 x x 131 175.280.000 13/4 PKT 104 13/4 Tiền đang chuyển từ cửa hàng số 4 x x 131 25.750.000 14/4 PKT 105 14/4 Tiền đang chuyển thanh toán cho Tổng công ty x x 336 15/4 PKT 106 15/4 Tiền đang chuyển từ cửa hàng số 11 x x 131 10.500.000 16/4 PKT 107 16/4 Tiền đang chuyển trích nộp vào ngân hàng x x 111 35.000.000 17/4 PKT 108 17/4 Tiền đang chuyển từ cửa hàng số 1 x x 131 14.500.000 .... ..... ........ ....... ... ... ...... ......... ..... x x Cộng số phát sinh tháng Số dƣ cuối kỳ 327.609.000 10.986.500 (Nguồn: Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ) Ngƣời lập (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 100 Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 7: Sổ chi tiết phải thu khách hàng Mẫu số S31 – DN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI THU Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày: 01/4/2014 Đến ngày: 30/4/2014 ĐVT: đồng Chứng từ Ngày, tháng ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng Diễn Giải A B C D Số phát sinh TK đối ứng Nợ Có E 1 2 Dƣ đầu kỳ Ghi chú F 34.671.200 Tổng phát sinh trong kỳ x x ...... ...... .... .... .... ........ ..... 11/4 HĐ 23412 11/4 Thu tiền bán hàng cửa hàng số 1 111 27.558.850 11/4 HĐ 23413 11/4 Thu tiền bán hàng của công ty Phƣơng Trang 112 12.310.045 101 .... Chứng từ Ngày, tháng ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng 12/4 HĐ 23414 12/4 Thu tiền hàng cửa hàng số 3 13/4 HĐ 23415 13/4 Bán hàng chi nhánh Bạc Liêu 13/4 HĐ 23416 13/4 TK đối ứng Diễn Giải Số phát sinh Nợ Ghi chú Có 112 Bán hàng theo hóa đơn 23416 18.952.230 511 27.252.500 3331 2.725.250 511 9.737.800 3331 973.780 14/4 HĐ 23417 14/4 Thu tiền bán hàng cho cửa hàng số 2 111 19.197.228 15/4 HĐ 23418 15/4 Thu tiền từ chi nhánh Hậu Giang 112 50.720.285 ..... ...... .... 19/4 HĐ 23500 19/4 .... ..... ..... ..... ..... Thu tiền công ty Tấn Phát ...... 111 ...... ..... Số phát sinh Số dƣ cuối kỳ 38.392.200 ..... ...... x x 17.945.200 Nguồn:Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ Ngƣời lập (Ký, họ tên) ...... Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 102 Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 8: Sổ cái tài khoản 131 Mẫu số S03b – DN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131 Từ ngày: 01/4/2014 Đến ngày: 30/4/2014 NỢ ĐẦU KỲ CÓ 34.671.200 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số hiệu Nhật ký chung Ngày, tháng Diễn Giải Trang số STT dòng TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ .... ..... ..... 11/4 HĐ 23412 11/4 11/4 HĐ 23413 11/4 .... Phát sinh Nợ Có x x ...... ...... ... ... ...... Thu tiền bán hàng cửa hàng số 1 x x 111 27.558.850 Thu tiền bán hàng của công ty Phƣơng Trang x x 112 12.210.045 103 12/4 HĐ 23414 12/4 Thu tiền hàng cửa háng số 3 13/4 HĐ 23415 13/4 Bán hàng chi nhánh Bạc Liêu 13/4 HĐ 23416 13/4 Bán theo hóa đơn số 23416 x x 112 18.952.230 x x 511 27.252.500 x x 3331 2.725.250 x x 511 9.737.800 x x 3331 973.780 14/4 HĐ 23417 14/4 Thu tiền bán hàng cho cửa hàng số 2 x x 111 19.197.228 15/4 HĐ 23418 15/4 Thu tiền từ chi nhánh Hậu Giang x x 112 50.720.285 .... ..... ..... ....... ... ... ...... 19/4 HĐ 23500 19/4 Thu tiền công ty Tấn Phát x x 111 ... ..... .... ....... ... ... ..... Cộng số phát sinh tháng Số dƣ cuối kỳ ....... ..... 38.392.200 ........ ..... x x 17.945.200 (Nguồn: Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ) Ngƣời lập (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 104 Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 9: Sổ theo dõi thuế GTGT Mẫu số S61 – DN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) SỔ THEO DÕI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG Từ ngày: 01/4/2014 Đến ngày: 30/4/2014 ĐVT: đồng Ngày, tháng ghi sổ A Chứng từ Số hiệu Ngày, tháng Diễn Giải Số thuế giá trị gia tăng đã nộp Số thuế giá trị gia tăng phải nộp Ghi chú B C D 1 2 E Dƣ đầu kỳ x x Tổng phát sinh trong kỳ x x ...... ...... .... .... .... ........ 12/4 HĐ 2354 12/4 Mua CCDC cửa hàng số 3 130.000 13/4 HĐ 1345 13/4 Thanh toán thanh lý tài sản cố định 143.000 105 Chứng từ Ngày, tháng ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng 14/4 HĐ 125 14/4 Chi tiếp khách 14/4 HĐ 56821 14/4 Mua hàng Tổng công ty khu vực II 15/4 HĐ 3454 15/4 Mua văn phòng phẩm 16/4 HĐ 1242 16/4 Phí kiểm định ..... ..... ....... 18/4 HĐ 12458 18/4 Tiền điện tháng 4/2014 19/4 HĐ 13008 19/4 Phí đƣờng bộ .... ..... ..... Số thuế giá trị gia tăng đã nộp Diễn Giải Số thuế giá trị gia tăng phải nộp 174.300 34.350.000 214.850 1.050.000 ..... ...... ....... 1.000.000 42.000 ...... ..... ...... Số phát sinh x x Số dƣ cuối kỳ x x Nguồn:Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ Ngƣời lập (Ký, họ tên) Ghi chú Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 106 Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 10: Sổ cái tài khoản 133 Mẫu số S03b – DN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 133 Từ ngày: 01/4/2014 Đến ngày: 30/4/2014 NỢ ĐẦU KỲ CÓ x ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Nhật ký chung Chứng từ Diễn Giải Số hiệu Ngày, tháng Trang STT số dòng đối ứng Số phát sinh trong kỳ .... ..... ..... .... ... 107 ... Phát sinh TK ...... Nợ Có x x ...... ...... 12/4 HĐ 2354 12/4 Mua CCDC cho cửa hàng số 3 x x 111 130.000 13/4 HĐ 1345 13/4 Thanh lý tài sản cố định x x 111 143.000 14/4 HĐ 125 14/4 Chi tiếp khách x x 111 174.300 14/4 HĐ 56821 14/4 Mua hàng Tổng công ty Khu vực II x x 112 34.350.000 15/4 HĐ 3454 15/4 Mua văn phòng phẩm x x 111 214.850 16/4 HĐ 1242 16/4 Phí kiểm định x x 112 1.050.000 .... ..... ..... ....... ... ... ...... ....... 18/4 HĐ12458 18/4 Tiền điện tháng 04/2014 x x 111 1.560.800 19/4 HĐ 13008 19/4 Phí đƣờng bộ x x 111 42.000 ... ..... .... ... ... ..... ....... ... ........ ..... Cộng số phát sinh tháng x x Số dƣ cuối kỳ x x (Nguồn: Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ) Ngƣời lập (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 108 Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 11: Sổ chi tiết công nợ phải thu nội bộ Mẫu số S38 – DN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI THU Tài khoản: 136 – Phải thu nội bộ Từ ngày: 01/4/2014 Đến ngày: 30/4/2014 ĐVT: đồng Chứng từ Ngày, tháng ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng Diễn Giải A B C D Có Nợ Có E 1 2 3 4 x x x x ...... ...... .... ........ x x 15.892.000 Tổng phát sinh trong kỳ .... .... 18/4 GBC47 18/4 Số dƣ Nợ Dƣ đầu kỳ .... Số phát sinh TK đối ứng ........ ..... TĐXDVN chuyển tiền cho công ty về việc thu tiền giùm 112 109 482.891.600 Chứng từ Ngày, tháng ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng Diễn giải .... ....... ...... ...... 28/4 GBN57 28/4 Chuyển tiền về TĐXDVN 112 29/4 GBC58 29/4 Thu từ TĐXDVN về tiền công ty đã trả hộ 112 29/4 BB04 29/4 Bù trừ công nợ với tập đoàn 336 Số phát sinh Nợ Có Nợ Có ...... ...... ........ ....... ........ x x 591.121.000 x x 40.722.500 x x x x x x Số phát sinh 336.809.000 x Số dƣ cuối kỳ 10.892.000 Nguồn:Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ Ngƣời lập (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 110 Số dƣ TK đối ứng x Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 12: Sổ cái tài khoản 136 Mẫu sốS03b – DN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 136 Từ ngày: 01/4/2014 Đến ngày: 30/4/2014 NỢ ĐẦU KỲ CÓ 15.892.000 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Nhật ký chung Chứng từ Diễn Giải Số hiệu Ngày, tháng Trang số STT dòng đối ứng Số phát sinh trong kỳ .... ..... ..... .... ... ... ...... 18/4 GBC47 18/4 TĐXDVN chuyển tiền cho công ty về việc x x 112 111 Phát sinh TK Nợ Có x x ...... ...... 482.891.600 thu tiền giùm bán hàng ..... ...... ...... 28/4 GBN57 28/4 29/4 GBC58 29/4 BB04 ....... ... ... ....... Chuyển tiền về TĐXDVN x x 112 29/4 Thu từ TĐXDVN về tiền công ty đã trả hộ x x 112 591.121.000 29/4 Bù trừ công nợ với tập đoàn x x 336 40.722.500 Cộng số phát sinh tháng ....... 336.809.000 x Số dƣ cuối kỳ ..... x 10.892.000 (Nguồn: Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ) Ngƣời lập (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 112 Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 13: Sổ chi tiết công nợ phải thu khác Mẫu số S38 – DN (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI THU Tài khoản: 138 – Phải thu khác Từ ngày: 01/4/2014 Đến ngày: 30/4/2014 ĐVT: đồng Chứng từ Ngày, tháng ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng Diễn Giải A B C D 8/4 9/4 .... GBC39 GBC40 Số dƣ Nợ Có Nợ Có E 1 2 3 4 ...... .... ........ Dƣ đầu kỳ .... Số phát sinh TK đối ứng 37.780.783 .... ........ ..... 8/4 Thu tiền thuê mặt bằng công ty TNHH Nhựa Đƣờng Petrolimex 112 37.780.783 x x 9/4 Thu tiền thuê mặt bằng công ty CP VTXD đƣờng thủy Petrolimex 112 28.570.000 x x 113 ...... Chứng từ Ngày, tháng ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng Diễn Giải A B C D 10/4 GBC41 10/4 ....... ....... ....... 29/4 HĐ6000211 29/4 Thu bán hàng từ công ty TNHH Nhựa Đƣờng Petrolimex Số phát sinh Nợ Có Nợ Có E 1 2 3 4 x x ........ ...... 112 ...... ....... Tiền điện kho Nhựa Đƣờng tháng 4/2014 144.074.215 ....... ........ 627 47.849.723 x x 3331 4.784.972 x x x x Số phát sinh x Số dƣ cuối kỳ x 52.634.695 Nguồn:Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ Ngƣời lập (Ký, họ tên) Số dƣ TK đối ứng Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 114 Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 14: Sổ cái tài khoản 138 Mẫu số S03b – DN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày VĂN PHÕNG CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành SỔ CÁI TÀI KHOẢN 138 Từ ngày: 01/4/2014 chế độ kế toán doanh nghiệp) Đến ngày: 30/4/2014 NỢ ĐẦU KỲ CÓ 37.780.783 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số hiệu Ngày, tháng Diễn Giải Nhật ký chung TK Trang số đối ứng STT dòng Số phát sinh trong kỳ .... ..... ..... .... ... 115 ... ...... Phát sinh Nợ Có x x ...... ...... 8/4 GBC39 8/4 Thu tiền thuê mặt bằng công ty TNHH Nhựa Đƣờng Petrolimex x x 112 37.780.783 9/4 GBC40 9/4 Thu tiền thuê mặt bằng công ty CP VTXD đƣờng thủy Petrolimex x x 112 28.570.000 10/4 GBC41 10/4 Thu bán hàng từ công ty TNHH Nhựa Đƣờng Petrolimex x x 112 144.074.215 .... ..... ..... ... ... ...... ....... HĐ6000211 627 47.849.723 29/4 29/4 3331 4.784.972 ....... Tiền điện kho Nhựa Đƣờng tháng 4/2014 Cộng số phát sinh tháng x Số dƣ cuối kỳ ..... x 52.634.695 (Nguồn: Phòng kế toán tài chính công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ) Ngƣời lập (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 116 Ngày… tháng … năm 2014 Giám Đốc (Ký, họ tên) Phụ lục 15: Sổ nhật ký chung tháng 4 năm 2014 Đơn vị: Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ Địa chỉ: 21 CMT8, Q.Ninh Kiều, TPCT Mẫu số: S03a-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm: 2014 Ngày tháng ghi sổ A Chứng từ Số hiệu B Ngày tháng C Diễn giải 8/4 GBC39 8/4 …. ….. …. D Số trang trƣớc chuyển sang Thu tiền thu mặt bằng công ty TNHH Nhựa Đƣờng ….. 10/4 GBC41 10/4 Thu từ công ty Nhựa Đƣờng 11/4 HĐ 23412 11/4 Bán hàng cho CH số 1 11/4 PT1236 11/4 Thu nợ bán hàng HĐ 23412 11/4 GBC42 11/4 Thu nợ bán hàng HĐ 23413 Chuyển sang trang sau 117 ĐVT: đồng Đã ghi sổ cái STT dòng E x x x …. x x x x x x x x x x F x x x …. x x x x x x x x x x Số hiệu TK đối ứng G x 112 138 ….. 112 138 131 511 3331 111 131 112 131 x Số phát sinh Nợ Có 1 2 x 37.780.783 ….. 144.074.215 x 37.780.783 …... 144.074.215 27.558.850 25.053.500 2.505.350 27.558.850 27.558.850 12.310.045 x 12.310.045 x Số trang trƣớc chuyển sang 11/4 HĐ 23413 11/4 Bán hàng cho công ty Phƣơng Trang 11/4 PKT102 11/4 Tiền đang chuyển cửa hàng số 9 12/4 HĐ 23414 12/4 Bán hàng cho CH số 3 12/4 GBC43 12/4 Thu tiền bán hàng CH số 3 12/4 PC1242 12/4 Mua CCDC cho cửa hàng số 3 12/4 PC 1243 12/4 Nộp thuế bảo vệ môi trƣờng 12/4 GBC 44 12/4 Nhận lãi tiền gởi không kỳ hạn 12/4 PKT103 12/4 Tiền đang chuyển CH số 10 13/4 HĐ 23415 13/4 Bán hàng cho chi nhánh Bạc Liêu 13/4 PC1244 13/4 Chi tạm ứng lƣơng Chuyển sang trang sau 118 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 131 511 3331 113 131 131 511 3331 112 131 153 1331 111 3338 111 112 515 113 131 131 511 3331 141 111 x x 12.310.045 x 11.190.950 1.119.095 15.975.000 15.975.000 18.952.230 17.229.300 1.722.930 18.952.230 18.952.230 1.300.000 130.000 1.430.000 11.391.000 11.391.000 11.281.084 11.281.084 175.280.000 175.280.000 29.977.750 27.252.500 2.725.250 10.000.000 x 10.000.000 x Số trang trƣớc chuyển sang 13/4 13/4 HĐ 23416 PC 1235 13/4 13/4 Bán hàng cho DNTN Thành Phát Chi thanh lý TSCĐ 13/4 PT 1237 13/4 Thu thanh lý TSCĐ 13/4 PKT104 13/4 Tiền đang chuyển từ CH số 4 13/4 GBN40 13/4 Thanh toán cƣớc vận chuyển 14/4 HĐ 23417 14/4 Bán hàng cho CH số 2 14/4 PT1238 14/4 Thu nợ khách hàng theo HĐ 23417 14/4 PT 1239 14/4 Thu tiền khách hàng vi phạm hợp đồng 14/4 14/4 PC 1246 PC 1247 14/4 14/4 Chi tiếp khách Trả lãi vay ngân hàng Chuyển sang trang sau 119 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 131 511 3331 811 133 111 711 111 113 131 331 112 131 511 3331 111 131 111 711 641 133 111 635 111 x x 10.711.580 x 9.737.800 973.780 1.430.000 143.000 1.573.000 5.700.000 5.700.000 25.750.000 25.750.000 47.520.225 47.520.225 19.197.228 17.452.025 1.745.203 19.197.228 19.197.228 2.300.000 2.300.000 1.743.000 174.300 1.917.300 4.819.300 x 4.819.300 x Số trang trƣớc chuyển sang 14/4 GBN41 14/4 Toàn tiền mua xăng từ Tổng công ty KV II 14/4 PKT105 14/4 Tiền đang chuyển thanh toán cho Tổng công ty 15/4 GBC46 15/4 Thu tiền chi nhánh Hậu Giang 15/4 HĐ 23418 15/4 Bán hàng cho chi nhánh Hậu Giang 15/4 PT 1240 15/4 Thu tiền khách hàng mua hàng trả chậm 15/4 PC 1249 15/4 Mua văn phòng phẩm 15/4 PKT106 15/4 Tiền đang chuyển từ CH số 1 15/4 PC1248 15/4 Chi lƣơng tháng 04/2014 16/4 PC1250 16/4 Thanh toán cƣớc vận chuyển 16/4 PKT107 16/4 Tiền đang chuyển trích nộp vào ngân hàng Chuyển sang trang sau 120 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 156 133 112 336 113 112 131 131 511 3331 111 515 641 133 111 113 131 334 111 331 111 113 111 x x 343.500.000 34.350.000 x 377.850.000 327.609.000 327.609.000 50.720.285 50.720.285 50.720.285 46.109.350 4.610.935 2.601.712 2.601.712 2.148.500 214.850 2.363.350 10.500.000 10.500.000 85.456.700 85.456.700 5.500.000 5.500.000 35.000.000 x 35.000.000 x Số trang trƣớc chuyển sang 16/4 GBN 42 16/4 Trả phí kiểm định trạm xăng 17/4 PC1251 17/4 Trích quỹ nộp ngân hàng 17/4 PT 1241 17/4 Nhận chiết khấu thanh toán 17/4 PC 1252 17/4 Thanh toán công tác phí 17/4 PKT108 17/4 Tiền đang chuyển từ CH số 1 18/4 HĐ 012458 18/4 Thanh toán tiền điện 18/4 GBN 43 18/4 Trả phí ngân hàng 18/4 GBC48 18/4 Thu từ TĐXDVN 19/4 HĐ 23500 19/4 Bán hàng cho công ty Khải Hoàn 19/4 HĐ 001308 19/4 Nhận quà từ khách hàng Chuyển sang trang sau 121 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 641 133 112 112 111 111 515 641 111 113 131 641 133 111 641 112 112 136 131 511 3331 153 711 x x 10.500.000 1.050.000 x 11.550.000 65.000.000 65.000.000 2.088.000 2.088.000 600.000 600.000 14.500.000 14.500.000 15.608.000 1.560.800 17.168.800 148.891 148.891 482.891.600 482.891.600 38.422.230 34.929.300 3.492.930 4.198.000 x 4.198.000 x Số trang trƣớc chuyển sang 19/4 19/4 PT1242 PC 1254 19/4 19/4 Thu tiền bán hàng hóa đơn 23500 Trả phí đƣờng bộ 20/4 PT 1243 20/4 Thu đƣợc khoản nợ khó đòi 20/4 PC1255 20/4 Chi tạm ứng hội thảo …. ….. ….. …….. 28/4 GBN57 28/4 Chuyển tiền về TĐXDVN 29/4 GBC58 29/4 Thu từ TĐXDVN về tiền đã trả hộ 29/4 29/4 HĐ 6000211 BB04 29/4 29/4 Thu tiền kho Nhựa Đƣờng T04/2014 Bù trừ công nợ với Tập đoàn Tổng cộng x x x x x x x x x x ….. x x x x x x x x x x x x x x x x x x x ….. x x x x x x x x x x 111 131 641 133 111 111 711 141 111 ….. 136 112 136 112 627 3331 138 336 136 x 38.422.230 38.422.230 420.000 42.000 462.000 2.940.000 2.940.000 2.000.000 …… 336.809.000 2.000.000 …… 336.809.000 591.121.000 591.121.000 47.849.723 4.784.972 52.634.695 40.722.500 x 122 x 40.722.500 x Phụ lục 16: Phiếu thu Mẫu số 01 – TT Đơn vị: Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ Văn phòng Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU THU Họ và tên ngƣời nộp tiền: Nguyễn Văn Toàn Loại tiền: VNĐ Số phiếu thu: 1236 TK Nợ: 111 Mã khách hàng: KH0018 MTK: 0000003050 Địa chỉ: Cửa hàng xăng dầu số 1 Nội dung: Thu công nợ Diễn giải Số tiền Thu công nợ Tài khoản có 27.558.850 131 Bằng chữ: Hai mƣơi bảy triệu năm trăm năm mƣơi tám ngàn tám trăm năm mƣơi đồng. Kèm theo: chứng từ gốc. Giám Đốc (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời nộp tiền (Ký, họ tên) 123 Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày 11 tháng 4 năm 2014 Ngƣời lập (Ký, họ tên) Phụ lục 17: Phiếu chi Mẫu số 02 – TT Đơn vị: Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ Văn phòng Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC PHIẾU CHI ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) Loại tiền: VNĐ Số phiếu chi: 1242 Họ và tên ngƣời nhận tiền: Công ty TNHH Thiên Phú TK Có: 112 Mã khách hàng: TP00198 MTK: 0000004081 Địa chỉ: 288 CMT8, P Bùi Hữu Nghĩa, Q Bình Thủy, TPCT Nội dung: Mua công cụ dụng cụ Diễn giải Số tiền Công cụ dụng cụ Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Tài khoản nợ 1.300.000 153 130.000 1331 Bằng chữ: Một triệu bốn trăm ba mƣơi ngàn đồng chẵn. Kèm theo: chứng từ gốc Giám Đốc (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời nhận tiền (Ký, họ tên) 124 Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày… tháng … năm 2014 Ngƣời lập (Ký, họ tên) Phụ lục 18: Hóa đơn giá trị gia tăng TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ Mẫu số: 01GTKT2/002 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: CT/12P (Liên 1: Lưu) Số: 23412 Ngày 11 tháng 4 năm 2014 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ Mã số thuế: 1800158559 Địa chỉ: 21, Cách Mạng Tháng Tám, P Thới Bình, Q Ninh Kiều, TP Cần Thơ Cửa hàng số: 1 Ngƣời mua hàng: Cửa hàng xăng dầu số 1 Mã số thuế: Đơn vị mua hàng:Cửa hàng xăng dầu số 1 Địa chỉ: Phƣơng thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 1 Xăng A95 Lít 800 22.900 18.320.000 2 Xăng A92 Lít 300 22.445 6.733.500 Cộng tiền hàng Tiền thuế GTGT 10% Tiền phí khác Tổng tiền thanh toán Tổng tiền thanh toán bằng chữ: Hai mƣơi bảy triệu năm trăm năm mƣơi tám ngàn đồng tám trăm năm mƣơi đồng. Ngƣời mua hàng (Ký, họ tên) Ngƣời bán hàng (Ký, họ tên) 125 25.053.500 2.505.350 27.558.850 Phụ lục 19: Giấy báo có Số: 42 TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ GIẤY BÁO CÓ Ngày 11 tháng 4 năm 2014 Đơn vị nhận báo có: CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ Mã khách hàng:11050000 Địa chỉ: 21, Cách Mạng Tháng Tám, P Thới Bình, Q Ninh Kiều, TP Cần Thơ Số tiền: 12.310.045 đồng Nội dung: Công ty Phƣơng Trang thanh toán công nợ Chứng từ kèm theo: CV, HĐGTGT số 23413 Tổng tiền thanh toán bằng chữ: Mƣời hai triệu ba trăm mƣời ngàn không trăm bốn mƣơi lăm ngàn đồng Ngƣời lập (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 126 [...]... giá công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ; - Phân tích các khoản vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ; và - Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán, quản lý vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Phạm vi về không gian Đề tài đƣợc thực hiện tại Công ty xăng. .. tài Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ cho luận văn tốt nghiệp của mình 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Đánh giá công tác quản lý kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ; từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán, quản lý vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ 1.2.2... chế độ kế toán và tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp) 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.1.1.1 KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN a)... công tác kế toán bằng phƣơng pháp quan sát và trao đổi trực tiếp với Kế toán trƣởng và các nhân viên kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp tại Phòng kế toán của Công ty Bên cạnh đó, các chứng từ kế toán đƣợc thu thập trực tiếp từ Phòng kế toán của Công ty - Số liệu thứ cấp: Số liệu thứ cấp của đề tài bao gồm số liệu về kết quả hoạt động kinh doanh, các khoản vốn bằng tiền và các khoản phải thu đƣợc thu thập... toán tài khoản 113 9 2.1.2 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 2.1.2.1 Khái niệm, nội dung và nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu - Khái niệm Nhóm các khoản phải thu dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - Nội dung các khoản phải thu Các khoản phải thu bao gồm nợ phải thu của khách hàng, của cấp... cũng phải tìm mọi cách để làm giảm đến mức tối thiểu các khoản nợ của khách hàng và tránh tình trạng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp Trong hoạt động kế toán của các doanh nghiệp nói chung và Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ nói riêng thì kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu là một trong những vấn đề đƣợc quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị Bởi vì việc quản lý vốn bằng tiền và theo dõi các khoản phải. .. dƣới trong nội bộ doanh nghiệp của cá nhân, tập thể và ngoài doanh nghiệp, thu giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ… - Nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu Khi theo dõi và hạch toán các khoản phải thu cần tôn trọng một số nguyên tắc sau: Nợ phải thu cần đƣợc hạch toán chi tiết cho từng đối tƣợng phải thu, từng khoản nợ và từng lần thanh toán Kế toán phải theo dõi chặt từng khoản nợ phải thu và thƣờng xuyên... nhận tiền ứng trƣớc, trả trƣớc của khách hàng hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu) Cuối kỳ kế toán, khi lập báo cáo tài chính, khi tính toán các tiêu chí phải thu, phải trả cho phép lấy số dƣ chi tiết của các đối tƣợng nợ phải thu để lên hai tiêu chí bên “Tài sản” và “Nguồn vốn của Bảng cân đối kế toán Đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ cần phải đƣợc ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam. .. Đối với các doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thƣờng trong vòng 12 tháng các khoản nợ phải thu phân ngắn hạn và dài hạn nhƣ sau: Các khoản nợ phải thu hồi trong vòng 12 tháng tới kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, đƣợc xếp vào loại nợ phải thu ngắn hạn 10 Các khoản nợ phải thu đƣợc thu hồi sau 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, đƣợc sắp xếp vào loại nợ dài hạn Đối với các doanh... nhuận Vì vậy việc quản lý vốn bằng tiền và theo dõi các khoản phải thu sao cho mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất là vấn đề rất đáng quan tâm Vốn bằng tiền và các khoản phải thu là một phần của vốn lƣu động, là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh Sử dụng hợp lý vốn bằng tiền và theo dõi các khoản phải thu giúp cho tình hình tài chính của doanh nghiệp lành mạnh và ngày càng kinh doanh