CÂU HỎI VÀ ĐÁP ÁN VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ – VĂN PHÒNG HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

27 2.5K 11
CÂU HỎI VÀ ĐÁP ÁN VỀ VĂN THƯ  LƯU TRỮ – VĂN PHÒNG  HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

HOC VIấN HANH CHINH QUễC GIA CU HOI VA AP AN Vấ VN TH LU TR VN PHONG Văn phòng Câu 1: Trình bày cách hiểu khác Văn phòng. Văn phòng có chức nhiệm gì? Liên hệ thực tế quan anh (chị) công tác nhận xét chung việc thực chức năng, nhiệm vụ nêu? Văn phòng thuật ngữ xuất từ lâu lịch sử, Ngay từ thời La Mã cổ đại ngời ta lập nên Văn phòng "ngời biện hộ" với chức năng, nhiệm vụ có điểm tơng đồng với Văn phòng đại.Theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội Văn phòng ngày đợc nhận diện đầy đủ toàn diện hơn. Mi cỏch hiểu Văn phòng thời đại mang đậm du ấn lịch sử hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ. Khái niệm Văn phòng hiểu theo cách khác nhau: Văn phòng l máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo. cỏc Cơ quan thẩm quyền chung quy mụ ln thành lập Văn phòng, quan nhỏ cú phòng hành chính. Văn phòng đợc hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, l địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan đơn vị ú. Văn phòng đợc hiểu nơi làm việc cụ thể ngời có choc v, có tầm cỡ nh: Nghị sỹ, Tổng Giám đốc, Giám đốc Văn phòng l mt dng hoạt động quan, tổ chức din việc thu nhận, bảo quản lu trữ loại văn giấy tờ, tức công việc liên quan đến công tác văn th. Nghiên cứu v Văn phòng cần đề cập đến chức nhim v quan tổ chức. Trong số tài liệu nghiên cứu trớc ngời ta cho Văn phòng có ba chức năng: tham mu hậu cần quản trị. Cho đến chức Văn phòng đợc quan niệm bao gồm hai nội dung bản: tham mu tổng hợp hậu cần. Chức tham mu tổng hợp nhìn nhận giác độ quan hệ Văn phòng Thủ trởng quan. Trong hoạt động Văn phòng phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo tổ chức điều hành quan. Để tham vấn cho Thủ trởng quan có hiệu tất yếu phải đặt vấn đề thu thập phân tích tổng hợp thông tin vấn đề cần giải quyết. Từ thấy đợc mối quan hệ tổng hợp tham vấn thực tế tách bạch hai nôị dung điều không cần thiết. Chức hậu cần hình thức biểu mối quan hệ Văn phòng với toàn quan đơn vị. Với chức Văn phòng có vị trí quan trọng bảo đảm vận hành bình thờng quan tổ chức. Muốn vận hành đợc quan tổ chức phải có phơng tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. Các yếu tố cần có bàn tay can thiệp Văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu quan đơn vị. Ngày nay, ngời ta khẳng định vai trò Văn phòng hoạt động quan tổ chức. Vai trò đợc khẳng định nhiệm vụ đặt cho Văn phòng phức tạp hơn, đa dạng hơn. Về thấy Văn phòng có nhiệm vụ chủ yếu. -Xây dựng chơng trình công tác quan đôn đốc thực chơng trình đó, bố trí xếp chơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, tháng, năm quan. -Thu thập, xử lí, quản lý tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị quan; đề xuất kiến nghị biện pháp thực phục vụ đạo điều hành Thủ trởng. Thực nhiệm vụ t vấn văn cho Thủ trởng chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành. -Thực công tác văn th, lu trữ, giải văn th, tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan, tổ chức theo dõi việc giải văn th tờ trình đó. -Tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp quan tổ chức công tác th từ tiếp dân, giữ vai trò cầu nối quan tổ chức với quan tổ chức khác nh với nhân dân nói chung. -Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lơng, tiền thởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ Nhà nớc định Thủ trởng. -Mua sắm trang thiết bị, xây dựng bản, sửa chữa quản lý sở vật chất kỹ thuật, phơng tiện làm việc quan, bảo đảm yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác quan. -Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn quan; tổ chức phục vụ họp lễ nghi khánh tiết, thực công tác lễ tân, tiếp khách cách khoa học văn minh. -Thờng xuyên kiện toàn máy xây dựng đội ngũ công chức Văn phòng, bớc đại hoá công tác hành - Văn phòng, đạo hớng dẫn nghiệp vụ Văn phòng cho Văn phòng cấp dới hay đơn vị chuyên môn cần thiết. Cho đến nay, Văn phòng phận bị "Phàn nàn" nhiều vấn đề. Tình trạng nhân viên Văn phòng kiêm nhiệm trình độ, lực cha tơng xứng với yêu cầu ngày cao công tác Văn phòng phổ biến. Từ Văn phòng cha phát huy tốt vai trò tham mu giúp lãnh đạo quan tổ chức điều hành công việc. Chức hậu cần đợc thực cha có hiệu lãng phí, thiếu khoa học, lúng túng bố trí sử dụng quản lý phơng tiện, điều kiện vật chất quan, tổ chức. Câu 2: Tại phải tổ chức lao động khoa học Văn phòng. Nội dung tổ chức lao động khoa học Văn phòng gì? Tổ chức lao động khoa học Văn phòng đợc hiểu việc nghiên cứu áp dụng biện pháp tổng hợp, phơng tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho cán đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ với thời gian ngắn nhất, chi phí nhng hiệu quản lý Nhà nớc đợc đảm bảo không ngừng nâng cao. Một câu hỏi đợc đặt phải tổ chức lao động khoa học Văn phòng? Để trả lời cho câu hỏi câu nói Emercan đợc coi trả lời dẫn xác đáng cho tổ chức nói chung "Đối với tổ chức lao động đợc tổ chức khoa học lãnh đạo có tồi thiệt hại nhỏ nhất". Với ý nghĩa chung việc tổ chức lao động khoa học Văn phòng cần thiết tất yếu. góc độ cụ thể hơn, thân thiết tổ chức lao động khoa học Văn phòng phát huy đợc trình độ lực quan, tổ chức giúp giải đợc mối quan hệ quan tổ chức công chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cơng khoa học Văn phòng tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn thông suốt đạt đợc hiệu cao. Trên thực tế việc tổ chức lao động khoa học Văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho quan tổ chức, giảm thời gian lãng phí ách tắc giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục vụ cho phát triển quan tổ chức, tăng cờng khả sử dụng nguồn lực, thực tiết kiệm chi phí cho công tác Văn phòng, nâng cao suất lao động cho quan tổ chức. Trong điều kiện công đổi công tác Văn phòng vấn đề hiệu đợc đa lên hàng đầu tổ chức lao động khoa học Văn phòng đợc coi hiến pháp thích hợp nhất. Ngời ta nói đến vấn đề phát triển bền vững tổ chức thời đại nay. Chính lẽ để quan hành phát huy đợc vai trò chức có đợc vị trí xứng đáng hệ thống chủ thể quản lý ngời ta cho tổ chức lao động Văn phòng vấn đề không quan tâm cần phải đợc tiến hành thờng xuyên, động sáng tạo. Công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng không nằm yêu cầu tổ chức lao động khoa học quan hành nói chung, theo tổ chức lao động Văn phòng. -Thờng xuyên trang bị, hoàn thiện nâng cao trình độ chuyên môn hành cho cán bộ, công chức. -Nghiên cứu, đánh gía ảnh hởng môi trờng xã hội hoạt động quan, đời sống, tâm t nguyện vọng cán bộ, công chức. -Thờng xuyên hoàn thiện phong cách ngời lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái độ làm việc cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ lãnh đạo nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu công việc đơn vị nói riêng toàn quan nói chung. -Xây dựng triển khai thực có hiệu kế hoạch sở phối hợp, phát huy vai trò chức phận đơn vị, tận dụng hết khả sáng tạo điều hành thực thi công vụ. -Đảm bảo đầy đủ sử dụng triệt để có hiệu công cụ phơng tiện làm việc. -Làm tốt luôn hoàn thiện đổi công tác văn th - lu trữ. Cơ sở để tổ chức lao động khoa học Văn phòng quy chế hoạt động. Thực tế cho thấy nơi quy chế đợc xây dựng tốt nghĩa quy định phù hợp với thực tế, với thẩm quyền đợc giao việc điều hành có nhiều thuận lợi. Trái lại đơn vị quy chế quy chế đợc xây dựng qua loa việc tổ chức điều hành công việc gặp khó khăn. Khi có quy chế tốt, cán nhân viên trang quan xác định rõ trách nhiệm, công việc quan xác định rõ trách nhiệm, công việc phải làm yêu cầu công việc nh thân để phấn đấu thực tốt. Từ đó, suất lao động, quản lý đợc nâng cao hơn. Câu 3: Thế văn phòng đại? ý nghĩa Văn phòng đại cải cách hành chính. Văn phòng có chức tham mu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần quan tổ chức.Xây dựng Văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan tổ chức đổi phơng thức làm việc lãnh đạo nề lối làm việc, nâng cao chất lợng hiệu công tác lãnh đạo. Chính vậy, việc tăng cờng xây dựng tổ chức cải cách hoạt động Văn phòng quan tổ chức đợc đặc biệt quan tâm. Từ đặt vấn đề công tác Văn phòng xuất thuật ngc Văn phòng đại. Văn phòng đại Văn phòng, máy quan tổ chức thực chức thu thập xử lí tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành quan tổ chức phơng tiễn kỹ thuật nghiệp vụ hành đại, mặt khác đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan Nhà nớc cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý hiệu quả. Văn phòng đại có đặc trng bản: -Tổ chức máy Văn phòng khoa học, gọn nhẹ. -Lao động Văn phòng đợc tổ chức khoa học. -Tăng cờng áp dụng phơng tiện kỹ thuật mới, phơng pháp điều hành mới. -Xây dựng định mức cụ thể hợp lý. -Linh hoạt hiệu quả. Hiện cải cách hành vấn đề lớn đợc nhiều nớc giới thời đại ngày không phụ thuộc vào chế độ trị nào, t chủ nghĩa hay xã hội chủ nghĩa. Việc cải cách lĩnh vực quản lý hành để củng cố máy chế độ xã hội hành, giữ vững ổn định trị - xã hội thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội hoàn thiện cấu trị trở thành nhiệm vụ trị chủ yếu quốc gia đại. Mục tiêu công cải cách hành nâng cao hiệu lực, lực hiệu hoạt động hành công phục vụ dân. Với mục tiêu Văn phòng đại có ý nghĩa tích cực công cải cách hành chính. Điều đợc thể qua khía cạnh bản. -Một Văn phòng đại hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí quản lý điều hành mà đảm bảo tốt chất lợng công việc hàng ngày. Đồng thời giúp cho nhà quản lý thoát khỏi công việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán công chức Văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt nhiệm vụ tìm kiếm giải pháp tối u để điều hành công việc đạt hiệu cao nhất. -Chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp tránh nhiều cấp trung gian. -Khoa học hoá tiêu chuẩn hoá mẫu giấy tờ hành thủ tục hành nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành quan công dân, cải tiến thủ tục hành chính. -Giúp cho việc giải công việc quan đợc nhanh chóng xác có suất chất lợng đờng lối sách nguyên tắc chế độ. -Đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ kịp thời xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho công đổi nay. Câu 4: Đổi nghiệp vụ hành văn phòng có quan hệ nh với cải cách hành chính? Khái niệm nghiệp vụ hành văn phòng phong phú bao gồm tác nghiệp thủ tục hành liên quan đến hoạt động quản trị công sở; công tác văn th lu trữ. Sự am hiểu tờng tận thực thục kỹ thuật, nghiệp vụ hành văn phòng sở quan trọng để tiến hành có hiệu hoạt động công cụ. Khi nói nghiệp vụ hành văn phòng điều cần nhấn mạnh khái niệm nghiệp vụ thờng đợc dùng để việc thực nhiệm vụ đào tạo loại công việc định cho cán lĩnh vực hành (cũng nh số lĩnh vực khác). Đây kỹ thực hành tiến hành có tính thực tiễn loại công việc đời sống quản lý hàng ngày. Do nói khía cạnh nghiệp vụ hành văn phòng phản ánh khía cạnh kỹ thuật nghề nghiệp lĩnh vực này. Việc đổi nghiệp vụ hành giải pháp để nâng cao vai trò Văn phòng, hiệu hoạt động Văn phòng việc làm cần thiết phù hợp với xu hớng thời đại, đáp ứng đợc đòi hỏi công đổi công tác Văn phòng. Nội dung đổi nghiệp vụ hành Văn phòng. -Đổi nghiệp vụ văn th -Đổi nghiệp vụ lu trữ -Xây dựng mô hình mẫu quy trình chuẩn công tác Văn phòng. -Xây dựng định mức cần thiết thực việc tiêu chuẩn hoá công việc. -Đổi quy trình kiểm tra hoạt động Văn phòng, quan. Việc đổi nghiệp vụ hành Văn phòng có ý nghĩa thiết thực công cải cách hành chinhs. -Bảo đảm tính khoa học trình cải cách hành chính, hoạt động hành chính. Các nghiệp vụ hành đợc đổi khắc phục đợc tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu khoa học tơng đối phổ biến công tác Văn phòng. Các nghiệp vụ hành Văn phòng đại góp phần hợp lý hoá biên chế chống lại bệnh đắt nhiều đơn vị chức vụn vặt, bố trí cán không hợp lý. -Tiêu chuẩn hoá hoạt động hành Văn phòng sở để đổi quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lợng cán công chức. -Góp phần giảm bớt phiền hà thủ tục hành chính. Nghiệp vụ hành Văn phòng đợc đổi làm cho trình giải công tác hành nhanh chóng hơn, hiệu hơn, tối thiểu hoá loại giấy tờ không cần thiết. -Kiện toàn máy xây dựng đội ngũ công chức Văn phòng, bớc đại hoá công tác hành Văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ quan, tổ chức. -Đổi nghiệp vụ hành Văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn thông suốt, khoa học; bảo đảm hoạt động đồng thống nhất, liên tục phối hợp nhịp nhành quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động toàn quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cơng. Đó sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quan hệ thống hành Nhà nớc Câu 5: Thông tin có vai trò nh hoạt động quản lý Nhà nớc? Trình bày cách phân loại thông tin? Thông tin thời đại ngày đợc coi nhân tố định thắng lợi hoạt động quan tổ chức.Khái niệm "Thông tin" khái niệm đợc hiểu từ nhiều góc độ khác nhau. góc độ Thông tin có nội hàm riêng, đặc trng riêng. Dới góc độ quản lý Nhà nớc Thông tin đợc quan niệm tập hợp định thông tin đợc quan niệm tập hợp định thông báo khác kiện xảy hoạt động quản lý môi trờng bên có liên quan đến hoạt động quản lý đó, thay đổi thuộc tính hệ thống quản lý môi trờng xung quanh nhằm kiến tạo biện pháp tổ chức yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian thời gian khách thể quản lý. Thông tin quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý Nhà nớc: -Bảo đảm cho định quản lý hành Nhà nớc có đầy đủ khoa họ cá tính khả thi, yếu tố định vấn đề chất lợng định Nhà nớc. -Thông tin quản lý đa dạng thông tin pháp lý chiếm vị trí đặc biệt-hành lang pháp lý cho quản lý Nhà nớc. Nó thông tin bổ sung nâng cao chất lợng kiểm tra quản lý Nhà nớc. -Xét hiệu quả, sử dụng thông tin quản lý Nhà nớc gắn liền với hiệu quản lý. Nó cho thấy lực, tính khoa học quản lý thực tiễn. Thông tin có vai trò quan trọng hoạt động quản lý Nhà nớc. Để xử lý tốt thông tin, nâng cao hiệu sử dụng thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin cách khoa học. Việc phân loại thông tin dựa tiêu chí. 1. Phân loại theo kênh tiếp nhận. -Thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống thông tin đợc cập nhật theo chu kỳ, hệ thống định sẵn. Loại quy định thông tin có đặc điểm thờng đợc quy định trớc yêu cầu, nội dung, trình tự biểu mẫu thống tuyệt đại đa số cấp dới gửi lên cấp trên. -Thông tin không hệ thống thống tin không định kỳ, đợc cập nhật ngẫu nhiên dự kiến trớc thời gian nh nội dung diễn biến kiện thờng liên quan đến việc bất ngời xảy lờng trớc đợc trình hoạt động song đòi hỏi phải có can thiệp giải ngời nhận tin. 2.Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin. -Thông tin tra cứu thông tin đến cho ngời quản lý nội dung tài liệu có tính quy ứơc, cứ, kinh nghiệm cho hoạt động quản lý họ. -Thông tin báo cáo thông tin tình hình kiện, hoạt động xảy liên quan đến đối tợng bị quản lý nhằm đảm bảo điều kiện cho họ chủ đông xử lý đắn kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh. 3.Phân loại theo phạm vi lĩnh vực hoạt động. -Thông tin kinh tế thông tin phản ánh trình hoạt động mặt lĩnh vực hoạt động kinh tế. -Thông tin trị-xã hội thông tin liên quan đến tình hình văn hóa, y tế, giáo dục 4.Theo tính chất thời điểm nội dung: -Thông tin khứ thông tin liên quan đến việc đợc giải trình hoạt động qua quan quản lý. -Thông tin hành thông tin liên quan đến việc xảy hàng ngày quan thuộc hệ thống máy quản lý Nhà nớc. -Thông tin dự báo thông tin mang tính kế hoạch tơng lai, dự báo chiến lợc hoạt động mà máy quản lý cần dựa vào để hoạch định phơng hớng hoạt động mình. 5.Phân loại thông tin theo tiêu chí khác. -Theo nguồn thông tin: +Thông tin thức +Thông tin không thức. -Theo quản lý hệ quản lý: +Thông tin từ xuống dới +Thông tin từ dới lên +Thông tin ngang +Thông tin liên lạc đan chéo -Theo hớng quan hệ hệ thống quản lý đối tợng quản lý. +Thông tin trực tiếp. +Thông tin phản hồi. -Theo nội dung logic thông tin: +Thông tin chủ thể quản lý +Thông tin đối tợng quản lý +Thông tin thuộc tính quan hệ chủ thể đối tợng. -Theo hình thức thể thông tin: +Thông tin qua văn bản, tài liệu +Thông tin biểu qua lời nói +Thông tin biểu sơ đồ, đồ thị. +Thông tin biểu qua ký hiệu, đồ thị. -Theo yêu cầu: +Thông tin đạo +Thông tin báo cáo +Thông tin lu trữ -Theo chức +Thông tin pháp lý +Thông tin thực +Thông tin dự báo -Theo vị trí: +Thông tin gốc +Thông tin phát sinh +Thông tin kết +Thông tin tra cứu Cầu 6: Chơng trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa nh hoạt động quản lý Nhà nớc? Khi lập trờng trình kế hoạch công tác phải bảo đảm yêu cầu gì? Có nhiều ngời không đánh giá hết tầm quan trọng việc lập chơng trình kế hoạch công tác thực quản lý quan, công sở theo chơng trình kế hoạch. Không thể tổ chức công việc quan công sở cách nè nếp kế hoạch khoa học. Chơng trình kế hoạch công tác xác định mục tiêu cụ thể cần đạt đ ợc bớc cụ thể để đạt đến mục tiêu đó. Chơng trình kế hoạch công tác phơng án tổ chức công việc trình hoạt động quan, tổ chức. Chơng trình kế hoạch định hình, dự báo mục tiêu, định hớng phơng thức thực mục tiêu định hớng quan tổ chức thời gian định. Trong môi trờng đa nhân tố biến đổi vận động phát triển không ngừng hoạt động quản lý Nhà nớc. Chơng trình kế hoạch công tác có ý nghĩa đặc điểm quan trọng. Thứ nhất, chơng trình kế hoạch công tác sở để tổ chức lao động khoa học giúp cho cán công chức hoạt động có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, bố trí có trọng tâm công việc. Thứ hai, chơng trình kế hoạch công tác phơng tiện hoạt động quan, tổ chức nhằm đảm cho hoạt động diễn liên tục, thống mục đích yêu cầu đặt ra. Thứ ba, chơng trình kế hoạch công tác phơng tiện bảo đảm chủ động quan tổ chức với biến động môi trờng, tiền đề phát triển bền vững. Thứ t, chơng trình kế hoạch công tác phục vụ cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát hoạt động quan, tổ chức. Trên thực tế, chơng trình kế hoạch công tác có ý nghĩa công tác quản lý hành Nhà nớc đợc xây dựng khoa học hợp lý, thiết thực. Chính vậy, tất yếu phải đặt yêu cầu chơng trình kế hoạch công tác. Hiện nay, số tài liệu nghiên cứu cho chơng trình kế hoạch công tác phải bảo đảm yêu cầu, cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với lực cán bộ, với mục tiêu hoạt động quan, có thống biện pháp thực có tính khả thi. Một số khác khẳng định chơng trình kế hoạch công tác phải đờng lối, nguyên tắc, chế độ, khoa học, linh hoạt, khả thi. Tuy cha có thống yêu cầu số chơng trình kế hoạch song tựu chung chơng trình kế hoạch phải bảo đảm yêu cầu bản: -Phải phù hợp với chủ trơng, đờng lối sách Đảng, Nhà nớc; -Phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết rõ danh mục công việc dự kiến, ngời chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. Trong trờng hợp thật cần thiết nêu thêm chi phí cần thiết, phơng án dự phòng. -Nội dung phải đợc xây dựng pháp lý thực tiễn vững chắc, bảo đảm thực chức nhiệm vụ quan, đơn vị, tiêu mệnh lệnh cấp trên. -Bảo đảm tính hệ thống chơng trình kế hoạch công tác. Các công việc phải đợc xếp có hệ thống theo trình tự u tiên, liên hoàn có trọng tâm trọng điểm phải ăn khớp với chơng trình, kế hoạch tổ chức Đảng, đoàn thể cấp trên, địa phơng, bảo đảm cân đối chơng trình kế hoạch năm, quý, tháng. -Phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm, nhiều công việc mà khả thực không đợc phải phân bổ thời gian cho hợp lý, phải xếp sap cho có thời gian dự phòng để điều chỉnh đợc có kiện bất ngờ xảy (tính mở cửa chơng trình kế hoạch công tác). -Nâng cao chất lợng, trình độ chuyên môn phận lập kế hoạch bảo đảm chơng trình kế hoạch công tác phải đợc xây dựng đội ngũ có đủ lực trình độ. Có thể khẳng định vấn đề cốt yếu lập chơng trình kế hoạch. -Chơng trình kế hoạch công tác đợc xây dựng với nguyên tắc đặc thù, quán triệt nguyên tắc xây dựng kế hoạch Câu 7: ý nghĩa, vai trò họp hội nghị hoạt động quản lý Nhà nớc. Để tổ chức họp, hội nghị có kết phải ý vấn đề gì? Hội nghị hình thức hoạt động quan tiếp xúc có tổ chức mục tiêu tập thể nhằm định vấn đề thuộc thẩm quyền thảo luận lấy ý kiến để t vấn, kiến nghị. Trong hoạt động quản lý Nhà nớc họp, hội nghị có vai trò quan trọng. Về mục đích họp, mục đích thờng lúc giống nhau. Do vậy, muốn có kết quả, họp phải đợc xác định mục đích thật rõ ràng. Trong điều kiện thiếu thủ tục hành hũ hiệu văn pháp luật cần thiết hội họp có ý nghĩa, vai trò thiết thực hiệu quản lý Nhà nớc. -Tạo phối hợp hành động công việc, nâng cao tinh thần tập thể tạo suất lao động cao. -Phát huy tham gia rộng rãi vào công việc quan, đơn vị. -Khai thức trí tuệ tập thể, tạo hội cho ngời đóng góp ý kiến sáng tạo thân để xây dựng tổ chức vững mạnh; -Phổ biến t tởng, quan điểm mới, bàn bạc, thảo luận, tháo gỡ khó khăn, uốn nắn sửa chữa lệch lạc trình thực nhiệm vụ; -Nếu tổ chức tốt nhiều trờng hợp hội họp đem lại lợi ích kinh tế đáng kể. -Bảo đảm tính xác định hoạt động quản lý có ý nghĩa trực tiếp hiệu lực, hiệu quản lý. Hội họp có ý nghĩa vai trò quản lý Nhà nớc nh phụ thuộc lớn vào vấn để họp họp, hội nghị đợc tổ chức điều hành có khoa học hay không? Đối với họp, hội nghị muốn có kết nêu số yêu cầu: -Các họp phải có nội dung mục đích rõ ràng phải trả lời xác đáng câu hỏi việc họp có phải cần thiết. Không nên tổ chức họp với nội dung nghèo nàn không cần thiết. Những họp nh làm lãng phí thời gian ngời họp tạo nên ỷ lại ngời lãnh đạo, quản lý. -Các họp cần đợc tổ chức với cấu hợp lý thành phần tham dự. Việc triệu tập thành phần tham dự không thích hợp làm cho chất lợng họp bị hạ thấp đồng thời gây tốn vô ích. -Bảo đảm yếu tố vật chất cần thiết cho họp, yếu tố góp phần không nhỏ cho thành công họp cần ý đầy đủ yếu tố nh: chỗ ngồi, chỗ họp nhóm, chỗ nghĩ giải lao, phơng tiện truyền tin -Chơng trình nghị đợc xây dựng khoa học, hợp lý. -Các văn cần thông qua họp tài liệu cần thiết phải đợc chuẩn bị chu đáo. -Nắm vững yêu cầu trình thảo luận họp để không xa trọng tâm để ra. -Cân đối thời gian cho họp, hội nghị. -Dự tính, dự báo đợc tình phát sinh họp, hội nghị. Kết họp tổng hợp nhiều yếu tố kỹ điều hành ngời điều khiển có vai trò quan trọng. Câu 8: Trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân. Khi tiếp khách, tiếp công dân cần đảm bảo yêu cầu kỹ năng? Tiếp khách khái niệm rộng, đa dạng tiếp cận trừ nhiều góc độ. Tiếp khách đợc quan niệm "phơng tiện thiết lập, củng cố phá vỡ mối quan hệ xã hội"; "tiếp khách nghệ thuật xã giao"; tiếp khách hoạt động gặp gỡ, giao tiếp trao đổi bên chủ thể đợc gọi chủ nhà với chủ thể khác có quan hệ cha có quan hệ, liên hệ trớc đó". Tiếp khác hoạt động quản lý hành Nhà nớc có ý nghĩa riêng, có tính nghi lễ đợc quy định chặt chẽ. Trong tổ chức hoạt động Nhà nớc tiếp khách nghi lễ, công cụ quan trọng để Nhà nớc tiếp xúc với cá nhân tổ chức nớc. Cùng với hoạt động tiếp khách, quan Nhà nớc phải thực công tác tiếp công dân. Tiếp công dân hoạt động định kỳ quan Nhà nớc luật định để tìm hiểu tâm t nguyện vọng, ý kiến phản ánh công dân vấn đề liên quan đến thẩm quyền chức năng, nhiệm vụ quan. Hoạt động tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa vai trò quan trọng hoạt động quản lý Nhà nớc. -Bảo đảm hoạt động thông suốt hệ trình quản lý. -Tạo cầu nối, liên hệ với môi trờng bên phục vụ có hiệu cho việc thực chức nhiệm vụ quan đơn vị. -Giúp nhà quản lý có điều kiện, xem xét đánh giá hiệu công việc từ phía bên ngoài. -Bảo đảm chế dân chủ hoạt động. -Con đờng biện pháp để khắc phục sai sót, yếu hoạt động qua tiếp thu kiến nghị, đề xuất đặc biệt công dân. -Góp phần củng cố niềm tin quần chúng Nhà nớc, quyền. -Khằng định vị trí quan, đơn vị hệ thống chủ thể quản lý. (Có thể bổ sung ý nghĩa khác phân theo hai nội dung ý nghĩa tiếp khách tiếp công dân ý nêu có tính chất bản). Tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa vai trò quan trọng hoạt động quản lý Nhà nớc. Chính vấn đề xuất phát đại diện Nhà nớc, quan Nhà nớc hoạt động tiếp khách, tiếp công dân phải có yêu câù riêng có. # Yêu cầu chung: -Chủ động tiếp khách, tiếp công dân . -Bảo đảm thời gian thích hợp tiếp khách, tiếp công dân. -Bảo đảm yếu tố vật chất tối thiểu cho công tác tiếp khách, tiếp công dân. -Ngời đợc giao nhiệm vụ tiếp khách có kỹ cần thiết (truyền thống, nghi thức Nhà nớc). -Đảm bảo tính trang trọng, lịch giao tiếp. * Yêu cầu riêng: 1.Yêu cầu với tiếp khách: -Bảo đảm nguyên tắc "vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi", tôn trọng khách. -Bảo đảm tính trạng trọng vị quan đơn vị. 10 -Cấp phát chi trả lơng cho đối tợng; -Quyết toán quỹ lơng; *Quản lý tài sản cố định -Tài sản cố định quan hệ thống nhà xởng, thiết bị máy móc, phơng tiện kỹ thuật phơng tiện vận chuyển. Đó tài sản có giá trị lớn, định khả hoạt động quan nên cần đợc quản lý sử dụng cho có hiệu nhất. Để quản lý tài sản cố định Văn phòng thực nhiều tác nghiệp vụ cụ thể: phân loại tài sản cố định, lập hồ sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuất nhập sử dụng, sửa chữa, nắm số lợng, chất lợng; có quy chế quản lý, giao nhận trình sử dụng quy định chế độ trách nhiệm vật chất việc sử dụng tài sản cố định; thực việc kiểm kê cuối năm để đánh giá chất lợng nắm vững số lợng tài sản, quản lý vật t, hàng hoá, vật rẻ tiền mau hỏng. *Đảm bảo điều kiện làm việc cho quan. Văn phòng có trách nhiệm bảo đảm việc bố trí phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học; bảo đảm đầy đủ, kịp thời trang thiết bị phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức. *Các loại công vụ khác công tác hậu cần -Phục vụ xe cộ, phơng tiện lại công tác cán lãnh đạo; -Phục vụ nớc uống hàng ngày cho phòng làm việc; -Phục vụ việc tiếp khách quan; -Phục vụ điều kiện vật chất, hậu cần họp; -Phục vụ buổi lễ tân, khánh tiết quan; -Phục vụ sửa chữa vừa nhỏ. -Bảo vệ trật tự an toàn quan. Câu 10: Tại phải tổ chức lao động khoa học quan, đơn vị, doanh nghiệp? Nội dung tổ chức lao động khoa học quan, đơn vị doanh nghiệp gồm vấn đề gì? Tổ chức lao động khoa học việc vận dụng thành tựu khoa học kinh nghiệm thực tiễn để đảm bảo kết hợp yếu tố vật chất kỹ thuật, ngời cách tốt trình lao động nhằm đạt đợc hiệu lao động, tăng suất, đảm bảo sức khoẻ khơi dạy hăng hái lao động. Tổ chức lao động khoa học vấn đề đặt quan, tổ chức, vấn đề quan tâm hàng đầu nhà quản lý, tiêu chí đánh giá lực nhà quản lý. Chúng ta cắt nghĩa lý phải tổ chức lao động khoa học quan,đơn vị, doanh nghiệp. Thứ nhất, quan tổ chức có nguồn lực định. Đó nguồn tài lực, nguồn vật lực nguồn nhân lực. Các nguồn lực phát huy vai trò nh phục vụ cho hoạt động tổ chức phụ thuộc vaò vấn đề bố trí sử dụng. Tổ chức lao động khoa học biện pháp thay để sử dụng bố trí hợp lý nguồn lực quan tổ chức. Thứ hai, tổ chức lao động khoa học sở bảo đảm vận hành thông suốt, liên tục quan, đơn vị khắc phục gián đoạn chậm trễ. Thứ ba, tổ chức lao động khoa học tiền đề để phát triển ngời công vụ, doanh nghiệp. Tổ chức lao động khoa học sử dụng ngời, việc, bố trí cán công chức nhân viên hợp lý tạo động cơ, tâm lý tốt hoạt động; từ học có đóng góp thiết thực cho quan, đơn vị, doanh nghiệp. Thứ t, tổ chức lao động khoa học tạo thích nghi tổ chức trớc biến động môi trờng. Đó sở vấn đề phát triển bền vững. Thứ năm hệ mang tính chất tổng hợp, tổ chức lao động khoa học nâng cao suất lao động hiệu lực hiệu hoạt động quan, tổ chức. Trong 12 thời đại ngày vấn đề hiệu hoạt động vấn đề u tiên hàng đầu. Và đờng đến hiệu đờng khác tổ chức lao động khoa học nói nh Deming "tổ chức loay hoay tìm hiệu tổ chức lao động khoa học ánh sáng cuối đờng hầm". Tổ chức lao động khoa học tất yếu quan tổ chức nêu muốn hoạt động hiệu phát triển ổn định bền vững nh nội dung tổ chức lao động khoa học nh nào? Đối với quan, đơn vị, doanh nghiệp vấn đề tổ chức có khác biệt. đây, nêu nội dung chung áp dụng cho tổ chức. -Chia công việc, nhiệm vụ phải thực thành vấn đề, nhiệm vụ cụ thể theo yêu cầu vận hành cho công viẹc giải yêu cầu đặt ra. -Tập hợp nhiệm vụ đợc xác định thành vị trí để điều hành theo trật tự thích hợp. Các vị trí phải thoả mãn yêu cầu quản lý đợc có liên hệ với trình giải quyêt công việc đặt ra. Nh nội dung nhà quản lý có trách nhiệm phản làm sáng tỏ vị trí nhiệm vụ đề sắo xếp quan, đơn vị, tổ chức. Điều có ý nghĩa, lẽ cho phép nhà quản lý nắm đợc toàn trình vận hành công việc quan tổ chức điều chỉnh kịp thời cần thiết. -Lựa chọn nhân phận thực nhiệm vụ; -Bố trí điều kiện vật chất điều kiện khác phục vụ cho việc thực nhiệm vụ. -Xây dựng chế phối hợp phận tổ chức gắn mục tiêu tổ chức với mục tiêu chung. -Bố trí nhân dựa nguyên tắc quyền hạn trách nhiệm; nguyên tắc thay lẫn nhau, nguyên tắc hình chóp. -Xây dựng mối liên hệ công tác phạn quan, tổ chức với nhà quản lý tạo thống nội bộ. *Các biện pháp tổ chức lao động khoa học phải phù hợp với chức nhiệm vụ quan, chơng trình kế hoạch công tác quy hoạch kế hoạch đơn vị tạo lên phối hợp tác động tơng hỗ thúc đẩy phát triển tổ chức. Công tác văn th Câu 1: Công tác văn th có ý nghĩa nh hoạt động quản lý Nhà nớc? Nội dung công tác văn th gồm hoạt động gì? Công văn Cục Lu trữ Nhà nớc số 55/CV/TCCB ngày 01/03/1991 hớng dẫn thực Quyết định số 24-CT Chủ tịch Hội đồng Bộ trởng đa quan điểm công tác văn th nh sau: "Công tác văn th toàn trình xây dựng ban hành văn bản, trình quản lý văn phục vụ cho yêu cầu quản lý quan. Mục đích công tác văn th bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện đợc soạn thảo quản lý sử dụng theo nguyên tắc công tác văn th phơng tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động quan có hiệu quả". Đối với quan, tổ chức, công tác văn th hoạt động thiếu đợc. Làm tốt công tác văn th bảo đảm cho hoạt động có ý nghĩa sau đây. -Công tác văn th đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan giúp cho việc giải công việc quan đợc nhanh chóng, xác, có suất chất lợng đờng lối sách, nguyên tắc chế độ. -Công tác văn th tốt bảo đảm giữ gìn bí mật Đảng Nhà nớc, ngăn chặn việc sử dụng công văn, giấy tờ dấu quan để làm việc phi pháp. 13 -Công tác văn th có nề nếp góp phần giảm bớt công văn, giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm đợc công sức tiền của. Ngoài ra, công tác văn th giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ tra cứu giải công việc trớc mắt nộp lu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài. Nội dung công tác văn th bao gồm nhóm công việc: 1-Xây dựng ban hành văn bản: -Soạn thảo văn -Duyệt văn -Đánh máy, nhân -Ký, ban hành văn 2-Tổ chức quản lý giải văn hoạt động quan: -Tổ chức quản lý giải văn đến -Tổ chức chuyển giao văn -Tổ chức giải quản lý văn nội -Tổ chức giải quản lý văn mật. -Tổ chức công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ. 3-Tổ chức quản lý sử dụng dấu: -Đóng dấu văn bản. -Quản lý bảo quản dấu. Câu 2: Trình bày nội dung khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn th. Trình bày thực tế thực khâu Anh (chị) công tác (hoặc thực tế nói chung). Để đổi công tác văn th phải làm gì?. Công tác văn th bao gồm khâu nghiệp vụ chủ yếu sau đây: -Tổ chức giải quản lý văn đến. -Tổ chức giải quản lý văn đi. -Tổ chức giải quản lý văn nội bộ. -Tổ chức giải quản lý văn mật. -Tổ chức quản lý sử dụng dấu. -Công tác lặp hồ sơ. -ứng dụng công nghệ tin học công tác văn th Các nghiệp vụ chủ yếu nhìn trung có nội dung quy trình thực phức tạp. Chính khuôn khổ viết nhỏ trình bày nét khái quát chung nghiệp vụ. 1. Tổ chức giải quản lý văn đến. Nghiệp vụ đợc thực dựa số nguyên tắc: Nguyên tắc văn đến phải qua văn th quan; nguyên tắc chuyển văn đến cho thủ trởng quan chánh văn phòng trớc phân phối cho cá nhân đơn vị giải quyết; nguyên tắc giao nhận nguyên tắc giải văn đến; nhanh chóng, xác, bảo đảm bí mật. Quy trình giải quản lý văn đến gồm bớc. +Nhận văn đến: Kiểm tra địa gửi, bì văn . +Sơ phân loại, bóc bì văn bản: Văn đợc chia thành hai loại. -Loại bóc bì: Thờng báo tin, sách báo, th đích danh, văn Đảng, đoàn thể, văn mật. -Loại phải bóc bì. Các văn lại. +Bóc bì văn bản: Bảo đảm nguyên tắc u tiên. -Bóc bớc bảo đảm nguyên vẹn văn bản. -Có đối chiếu kiểm tra văn thực tế với thông tin bì phiếu gửi. +Đóng dấu đến, số đến ngày đến: Dấu đến đợc đóng dới số ký hiệu khoảng trống tác giả tiêu đề. +Vào sôe đăng ký: 14 -Ghi lại điểm cốt yếu văn bản. -Có ba hình thức đăng ký, đăng ký sổ, đăng ký kẻ đăng ký máy vi tính. +Trình văn bản: -Tuỳ thuộc vào chế độ văn th quan. +Chuyển giao văn bản: -Bảo đảm đối tợng, kịp thời, thích ứng. +Theo dõi việc giải văn đến: 2.Tổ chức giải quản lý văn đi: Mọi văn quan phải vào qua văn th để đăng ký vào sổ làm thủ tục phát hành thủ tục, phát hành đợc thực văn đạt yêu cầu nội dung hình thức. Quy trình tổ chức giải quản lý văn bản: 1-Soát lại văn bản: -Kiểm tra tính toán hoàn thiện văn bản. 2-Vào sổ đăng ký văn đi. -Ghi số văn bản: Số văn đợc ghi liên tục từ 01 ngày 01 tháng 01đến hết ngày 31 tháng 12 năm; đánh số chung cho loại. -Ghi ngày, tháng văn bản: Nguyên tắc chung văn gửi ngày gửi ngày ấy. Văn quy phạm pháp luật văn áp dụng pháp luật đề ngày, tháng thời điểm ký ban hành. -Đóng dấu: bảo đảm nguyên tắc đóng dấu. -Vào sổ văn xác, rõ ràng, ngắn gọn điểm cần thiết văn đi. 3-Chuyển giao văn đi: Chuyển giao kịp thời, địa bảo đảm an toàn văn đi. 4-Lu văn đi: Lu phận soạn thảo 01 bản, lu văn th quan 01 bản. 3.Tổ chức giải quản lý văn nội bộ: áp dụng nguyên lý chung văn nơi quản lý văn bản. 4.Tổ chức giải quản lý văn mật: Nghiệp vụ thực với nguyên tắc đặc thù: -Xác định mức độ mật. -Thực quy định phổ biến, lu hành, tìm hiểu, sử dụng, giao nhận, vận chuyển tiêu huỷ văn mật. -Văn th quan không đợc phân công nhiệm vụ phụ trách văn mật vào sổ bì văn chuyển giao cho phận có trách nhiệm giải quyết. -Việc chuyển giao văn mật phải bảo đảm an toàn theo quy định Nhà n ớc, có ký nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt. -Văn tuyệt mật, tối mật phải niêm phong Thủ trởng quan ngời đợc uỷ quyền đợc bóc văn bản. -Đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn mật chia làm phần: văn mật văn mật đến. 5-Tổ chức quản lý sử dụng dấu: Quản lý sử dụng dấu nghiệp vụ quan trọng công tác văn th, vấn đề liên quan đến quyền lực quan. Việc đóng dấu phải bảo đảm quy định : - Nội dung dấu phải trung với tên quan ban hành văn bản; -Đóng dâú vào văn có chữ ký thức, thẩm quyền, không đóng dấu khống; -Đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định mẫu mực dấu. -Việc quản lý dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt. -Ngời quản lý dấu Thủ trởng quan Chánh văn phòng định phải có tiêu chuẩn nghiệp vụ phẩm chất theo quy định. 15 -Việc quản lý dấu đợc đảm bảo thiết bị an toàn, không đợc mang dấu nhà, công tác (trừ trờng hợp đặc biệt). 6-Công tác lập hồ sơ. -Lập hồ sơ khâu nghiệp vụ cuối quan trọng công tác văn th. -Trong quan vào đặc trng văn có loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt hồ sơ công vụ. Vào cuối năm quan lập danh mục hồ sơ để thực cho năm mới. Danh mục hồ sơ liệt kê có hệ thống tên gọi hồ sơ mà quan cần phải lập năm đợc duyệt theo chế độ định. Danh mục hồ sơ có vai trò quan trọng việc bảo đảm thống nhất, chủ động công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực điều kiện vật chất cho công tác đợc thuận lợi. Quy trình lập hồ sơ đợc thực sở bớc sau đây: -Mở hồ sơ: cán đợc giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề. -Phân loại văn bản, tài liệu đa vào hồ sơ. -Sắp xếp văn tài liệu vào hồ sơ. -Biên mục hồ sơ. -Đóng -Nộp lu hồ sơ. Để đổi công tác văn th đòi hỏi phải có đổi nhiều phơng diện, liên quan đến nhiều chủ thể. -Trớc hết phải hoàn thiện hệ thống văn pháp luật, điều chỉnh hớng dẫn công tác văn th. Một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến yếu công tác văn th. -Đổi quan niệm t công tác văn th, vai trò công tác văn th. -Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ phẩm chất cân thiết cán nhân viên Văn phòng tình hình mới. -Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học công tác văn th thẩm định áp dụng vào thực tiễn. -áp dụng tiến khoa học kỹ thuật vào công tác văn th. Câu 3: Trình bày nguyên tắc, phơng pháp tổ chức giải quản lý "Công văn đến". Đối với nghiệp vụ này, thực tế thờng mắc sai lầm gì? cần có thống cách hiểu khái niệm "Công văn đến". Khái niệm công văn đợc nhìn nhận hai góc độ: Theo nghĩa hẹp công văn khái niệm tên loại văn bản, theo nghĩa rộng liên quan đến công văn, giấy tờ nói chung tức văn tài liệu. Trong nội dung câu hỏi cần hiểu tổ chức giải quản lý "Công văn đến" tổ chức giải quản lý văn đến. Nghiệp vụ đợc thực dựa nguyên tắc sau đây: -Mọi công dân đến phải qua văn th quan để đăng ký vào sổ quản lý thống nhất. -Công văn đến phải chuyển đến Thủ trởng quan, Chánh Văn phòng Trởng phòng hành trớc phân phối cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết. -Khi tiếp nhận chuyển giao văn phải đợc bàn giao, ký nhận rõ ràng. -Khi giải văn phải đảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, xác giữ gìn bí mật theo quy định Nhà nớc. Phơng pháp tổ chức giải quản lý "Công văn đến" cách thức , biện pháp mà phận văn th sử dụng để thực nghiệp vụ này. Thực chất vấn đề quy trình tổ chức giải văn đế nhng sâu vào nội dung phải làm nh nào? -Nhận văn đến: Văn th kiểm tra bì văn xem có địa hay không? Phong bì th có bị bóc trớc không? 16 -Sơ phân loại, bóc bì văn bản: Văn th vào tiêu chuẩn đề phận loại văn đến chủ yếu văn th làm theo tiêu chí loại bóc bì loại phải bóc bì. -Bóc bì văn bản: văn th lựa chọn công văn vần phải bóc trớc. +Bóc bì văn phơng pháp thủ công máy bóc bì văn bản. -Đóng dấu đến, ghi sổ đến ngày đến. +Dấu đến phải đóng rõ ràng thống vào khoảng trống dới số, ký hiệu, trích yếu khoảng trống tác giả tiêu đề công văn -Vào sổ đăng ký: +văn th vào yếu tố thể thức công văn đến ghi lại thông tin số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu +Theo quy chế hoạt động quan, số lợng văn đến văn th lựa chọn hình thức đăng ký cho phù hợp: đăng ký cho phù hợp: đăng ký thẻ đăng ký máy vi tính. -Trình văn bản: Chế độ trình văn đợc thực theo chế độ văn th quan. -Chuyển giao văn bản: Văn th đóng vai trò ngời chuyển giao văn bản. -Chuyển giao trực tiếp chuyển giao hệ thống băng chuyền tự động; hệ thống vận chuyển nén. -Theo dõi giải văn bản: Quy trình tổ chức giải quản lý văn đến đợc quy định chặt chẽ thực tế có nhiều sai phạm. Cụ thể là: -Tình trạng thiếu tôn trọng bớc trình làm theo thói quen hành chính. -Thực số khâu bớc mang tính chất hình thức không đạt yêu cầu: Nhận văn bản, bóc bì đăng ký vào sổ. -Chế độ trình văn nhiều nơi áp dụng thiếu khoa học, máy móc để dồn công văn đến cho lãnh đạo; chuyển văn đến không đơn vị, cá nhân có trách nhiệm. Câu 4: Trình bày bớc, nguyên tắc cần tiến hành quy trình gỉ công văn đi. thực tế khâu nghiệp vụ thờng mắc phải sai lầm gì? Những nguyên tắc chuyển giao văn đi: -Mọi công văn phải qua văn th, đăng ký, đóng dẫn làm thủ tục gửi đi. -Văn th tiếp nhận để phát hành văn đợc đánh máy quy định sẽ, không sửa chữa, tẩy xoá phải kiểm tra thủ tục hành đăng ký số, ngày tháng văn trớc truyển phận đánh máy nhân số lợng thời gian yêu cầu. #Các bớc tiến hành nghiệp vụ: -Bớc 1: Soát lại văn bản: Kiểm tra phần thể thức văn quy định pháp luật. Nếu phát có sai sót báo với ngời có trách nhiệm sửa chữa hoàn thiện. -Bớc 2: Vào sổ đăng ký vă đi. +Ghi số văn bản: Số văn đợc ghi liên tục từ số 01 bắt đầu vào ngày 01 01 đến ngày 31 - 12 năm. +Ghi ngày tháng văn bản: Về nguyên tắc văn gửi ngày ghi ngày ấy. Ngày tháng đợc ghi phía đầu văn để tiện việc vào sổ, việc xếp lu trữ tìm kiếm văn bản. Đối với văn quy phạm pháp luật văn áp dụng pháp luật đề ngày thời điểm ký ban hành. +Đóng dấu: Văn phải có chữ ký hợp lệ đóng dấu không đợc đóng dấu không. Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái chữ ký. +Vào sổ văn cần đầy đủ xác, rõ ràng vào cột mục điểm cần thiết văn để số ký hiệu, ngày tháng nơi gửi nơi nhận 17 -Bớc 3: Chuyển giao văn đi. Văn phải đợc chuyển ngày, chậm vào sáng ngày hôm sau ngày làm thủ tục phát hành. Riêng văn có mức độ khẩn văn th làm thủ tục phát hành ngày nhận đợc văn phận đơn vị. Văn đợc gửi trực tiếp gửi đờng bu điện nhng phải có sổ chuyển giao văn ngời nhận phải ký vào sổ. Bì đựng văn tuên theo quy định kích thớc bu điện. Bì văn ghi rõ ràng tên quan gửi, tên địa quan nhận văn số, ký hiệu số l ợng văn (nếu có). Chỉ gửi văn cho quan đợc nêu phần nơi nhận. Sau văn bản, đa văn lên mạng tin học phải bảo đảm yêu cầu thể thức. -Bớc 4: Công văn đợc lu để lập hồ sơ theo dõi công việc cấp thừa hành; 01 lu văn th tra tìm phục vụ cần thiết. Khuyết điểm lớn bớc soát lại văn bản. Đây bớc kiểm tra phần, thể thức xem theo quy định pháp luật cha. Nó có vai trò quan trọng đến hiệu lực, hiệu thực văn bản, giá trị pháp lý văn bản. Tuy nhiên bớc thực đại khái. Đó nguyên nhân văn có tình trạng sai thiếu vi phạm yêu cầu thể thức không bảo đảm yêu cầu nội dung kỹ thuật soạn thảo ngôn ngữ. -Bớc vào sổ đăng ký văn đợc thực cha tốt việt đăng ký vào sổ nhiều mang tính hình thức không rõ ràng không xác dẫn đến khó khăn nghiên cứu tìm hiểu, kiểm tra Câu 5: Trình bày nguyên tắc, phơng pháp tổ chức quản lý công văn nội công văn mật. Thực tế khâu nghiệp vụ thờng mắc khuyết điểm gì. Các nguyên tắc tổ chức quản lý công văn nội mật. Các văn nội phải qua văn th quan để vào sổ đăng ký thống quản lý. -Văn phải đợc chuyển giao cho ngời có trách nhiệm phải giải quản lý thẩm quyền. -Việc chuyển giao phải đợc ký nhận rõ ràng. -Thực quy định Nhà nớc phổ biến, lu hành tìm hiểu sử dụng, tiếp nhận, chuyển giao, tiêu huỷ văn mật. Phơng pháp tổ chức quản lý văn nội bộ. -Vào sổ đăng ký văn nội bộ: Mỗi loại văn nội phải vào sổ đăng ký riêng nêu rõ: số, ký hiệu, ngày tháng ký, ngời ký trích yếu nội dung, ngời nhận, nơi nhận, ký nhận. -Lập hồ sơ: Tuỳ nội dung, tính chất loại văn tiểu huỷ công văn không giá trị. Phơng pháp tổ chức quản lý văn mật. -Vào sổ đăng ký: Văn th quan không đợc giao nhiệm vụ phụ trách văn mật vào sổ bì bì văn bản. Bì văn mật có "dấu ngời có tên đợc bóc bì" văn th quan vào sổ bì. Chỉ phận đợc giao nhiệm vụ phụ trách văn mật đăng ký vào sổ bì văn bản. -Những ngời đợc giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài liệu mật phải thực quy định chế độ bảo mật. Các quan tổ chức có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu mật phải đợc cho phép thủ trởng quan có tài liệu mật. Việc chụp tài liệu mật phải đăng ký với văn th: Phiếu đăng ký phải ghi rõ nội dung chụp, số lợng, mục đích họ tên ngời sử dụng, địa chỉ. Văn th thực quy định vào sổ lu phiếu đăng ký chịu trách nhiệm công tác bảo mật khâu thực hiện. 18 -Tài liệu mật đợc bảo quản thiết bị an toàn (hòm kết). Tài liệu "tuyệt đối", tối mật" đợc bảo quản hồ sơ mật trực đạo thủ trởng quan định. -Các công văn mật đợc lu hồ sơ riêng. Việc lập hồ sơ mật trực đạo thủ trởng quan. -Tiêu huỷ: Các in thử, giấy nến, giấy than liên quan đến tài liệu mật không cần lu phải tiêu huỷ. Nhìn chung việc quản lý văn mật nớc ta đợc thực có hiệu bảo đảm đợc bí mật Đảng, Nhà nớc điều kiện giao lu quốc tế quốc tế hoá phát triển mạnh giới. Tuy nhiên số yếu chất lợng đội ngũ nhân viên văn th phục trách công tác bảo mật dẫn đến có sai phạm trình đăng ký vào sổ quản lý văn mật vi phạm quyền hạn gây nên xao trộn hoạt động quản lý (mặc dù hậu không lớn). Đối với việc quản lý văn nội thấy tình hình chung ch a đợc quan tâm mức cha thấy nghĩa việc quản lý văn nội bộ. Từ dẫn đến việc nhân viên phụ trách kiêm nhiệm tiêu chuẩn nghiệp vụ phẩm chất không đáp ngs đợc yêu cầu. Câu 6: Các nguyên tắc quản lý văn quan công tác quản lý văn quan gồm nội dung gì? Quản lý văn thực chất trình vận dụng công cụ, phơng pháp quản lý để nắm vững số lợng nội dung, tình trạng vật lý, hiệu lực pháp lý, lịch sử văn qúa trình hoạt động quan đơn vị. #Việc quản lý văn quan nhằm hai mục đích. *Quản lý văn để quản lý công việc để có sở kiểm tra, theo dõi, đạo đánh giá hoạt động quan. *Bảo vệ đợc bí mật quan Nhà nớc . Nguyên tắc quản lý văn bản. *Quản lý văn theo hệ thống chúng. Hệ thống văn đợc hình thành quan hệ quan đơn vị tạo lập sử dụng văn học theo chức quan, đơn vị. Quản lý theo hệ thống điều kiện quan trọng để quản lý toàn diện tổng hợp văn bản, tạo tiền đề để đánh giá tài liệu văn xác khoa học. *Nguyên tắc giá trị văn bản, giá trị văn đa dạng, không đồng nhất. Các văn khác hiệu lực pháp lý, thời hiệu áp dụng, tính chất thông tin. Quản lý theo giá trị tạo tổ chức máy quản lý khoa học, phân công phân cấp hợp lý quản lý văn bản. *Nguyên tắc thời điểm ban hành, hình thành. Thời điểm hình thành phản ánh tiến triển công việc thực tế. Các văn đợc hình thành thời điểm đặc biệt có giá trị đặc biệt. Chính việc quản lý phải vào thời điểm hình thành. Nguyên tắc số tài liệu đợc gọi nguyên tắc tính lịch sử. #Nội dung công tác quản lý văn bản. *Đăng ký vào sổ: Việc đăng ký vào sổ nội dung quan trọng quản lý văn bản. Đó ghi chép lại điểm cần thiết văn bản. Việc đăng ký vào sổ phải bảo đảm xác, rõ ràng, đầy đủ. Đăng ký vào sổ giúp cho quan nắm đợc số lợng văn chủ thể, nội dung hiệu lực phơng diện quan trọng khác việc văn bản. *Lập hồ sơ (Tham khảo câu 7, cầu 8, câu 2) Hồ sơ tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, kiện đối tợng cụ thể có chung đặc điểm thể 19 loại tác giả đợc hình thành trình giải công việc thuộc chức nhiệm vụ cụ thể số quan, cá nhân. Lập hồ sơ trình tập hợp, lựa chọn xếp văn hình thành hồ sơ trình giải công việc theo nguyên tắc phơng pháp định. Công tác lập hồ sơ. -Lập hồ sơ khâu nghiệp vụ cuối quan trọng công tác văn th. -Trong quan vào đặc trng văn có loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt hồ sơ công vụ. Vào cuối năm quan lập danh mục hồ sơ để thực cho năm mới. Danh mục hồ sơ liệt kê có hệ thống tên gọi hồ sơ mà quan cần phải lập năm đợc duyệt theo chế độ định. Danh mục hồ sơ có vai trò quan trọng việc bảo đảm thống nhất, chủ động công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực điều kiện vật chất cho công tác đợc thuận lợi. Quy trình lập hồ sơ đợc thực sở bớc sau đây: -Mở hồ sơ: cán đợc giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề. -Phân loại văn bản, tài liệu đa vào hồ sơ. -Sắp xếp văn tài liệu vào hồ sơ. -Biên mục hồ sơ. -Đóng -Nộp lu hồ sơ. Để đổi công tác văn th đòi hỏi phải có đổi nhiều phơng diện, liên quan đến nhiều chủ thể. -Trớc hết phải hoàn thiện hệ thống văn pháp luật, điều chỉnh hớng dẫn công tác văn th. Một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến yếu công tác văn th. -Đổi quan niệm t công tác văn th, vai trò công tác văn th. -Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ phẩm chất cân thiết cán nhân viên Văn phòng tình hình mới. -Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học công tác văn th thẩm định áp dụng vào thực tiễn. -áp dụng tiến khoa học kỹ thuật vào công tác văn th. Vị trí tác dụng công tác lập hồ sơ. -Lập hồ sơ khâu cuối quan trọng công tác văn th, khâu lề công tác lu trữ. -Công tác lập hồ sơ giúp cho cán nhân viên xếp công văn giấy tờ cách khoa học thuận tiện cho việc nghiên cứu đề xuất ý kiến giải công việc giúp cho việc giữ gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lu trữ. -Công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn công việc quan, phân loại công văn, giấy tờ cách có khoa học hạn chế công văn giấy tờ vô dụng, có kế hoạch lập bảo quản hồ sơ có giá trị tránh đợc việc lập hồ sơ trùng lập. *Tiêu huỷ văn bản: Việc tiêu huỷ văn đợc thực văn thực kết ý nghĩa, giá trị. Để xác định tài liệu văn có cần thiết phải bị tiểu huỷ quan phải thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng chịu đạo trực tiếp thủ trởng quan. Câu 7: Có bao nhiều loại hồ sơ? ý nghĩa vai trò công tác lập hồ sơ hoạt động quan? Trình bày quy trình lập hồ sơ công vụ: Hồ sơ tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, kiện đối tợng cụ thể có chung đặc điểm thể loại tác giả đợc hình thành trình giải công việc thuộc chức nhiệm vụ cụ thể số quan, cá nhân. Lập hồ sơ trình tập hợp, lựa chọn xếp văn hình thành hồ sơ trình giải công việc theo nguyên tắc phơng pháp định. 20 Vị trí tác dụng công tác lập hồ sơ. -Lập hồ sơ khâu cuối quan trọng công tác văn th, khâu lề công tác lu trữ. -Công tác lập hồ sơ giúp cho cán nhân viên xếp công văn giấy tờ cách khoa học thuận tiện cho việc nghiên cứu đề xuất ý kiến giải công việc giúp cho việc giữ gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lu trữ. -Công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn công việc quan, phân loại công văn, giấy tờ cách có khoa học hạn chế công văn giấy tờ vô dụng, có kế hoạch lập bảo quản hồ sơ có giá trị tránh đợc việc lập hồ sơ trùng lập. * Các loại hồ sơ: -Hồ sơ nguyên tắc tập hợp văn pháp quy công tác nghiệp vụ làm tra cứu giải công việc hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc bao gồm soa văn nhiều năm, không thuộc diện hồ sơ nộp lu quan. -Sắp xếp văn hồ sơ nguyên tắc theo vấn đề, việc. Trong vấn đề, việc lại xếp theo th tự thời gian. -Sắp xếp, hệ thống hoá tập công báo đầy đủ hồ sơ nguyên tắc cần thiết cho quan, đơn vị. -Hồ sơ nhân chứng lịch sử xác, đáng tin cậy để thủ trởng quan nghiên cứu sử dụng cán bộ. Bởi hồ sơ nhân thiếu đợc hoạt động quản lý Nhà nớc . -Hồ sơ nhân thờng đợc bảo quản túi theo mẫu thống nhất. Việc xếp tài liệu, văn túi hồ sơ theo qúa trình phát sinh, phát triển kết thúc vấn đề việc cán đó. Phòng tổ chức cán quản lý hồ sơ nhân theo trách nhiệm: phân cấp phan loại, xếp theo đặc trng vần chữ kết hợp với đặc trng cấu đơn vị. Hồ sơ nhân thuộc loại tài liệu mật nên phải có quy chế bảo mật khai thác, sử dụng hồ sơ. -Hồ sơ trình duyệt: Mỗi cán nghiên cứu trình thủ trởng duyệt, ký văn không đơn đa văn dự thảo mà phải kèm theo văn khác có liên quan tập hợp vào hồ sơ trình duyệt. Qua thủ trởng quan có thêm điều kiện nghiên cứu để duyệtm, phê chuẩn văn bản, dự thảo. #Hồ sơ trình duyệt thờng gồm phần: Phần I: Những văn nguyễn tắc làm sở cho dự thảo văn trình duyệtnhững văn yêu cầu đề nghị giải văn mà cán tiến hành điều tra nghiên cứu việc đó. Phần II: Dự thảo văn trình duyệt văn có liên quan. -Hồ sơ công vụ tập hợp văn bản, tài liệu hình thành trình giải công việc cụ thể. Sau công việc kết thúc theo quy định pháp luật đến thời hạn, hồ sơ phải đợc nộp lu. * Quy trình lập hồ sơ công cụ: 1.Mở hồ sơ: Mở hồ sơ việc cán đợc giao nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu năm ghi tiêu đề hồ sơ vào bìa hồ sơ vào danh mục hồ sơ dự kiến. Việc ghi tiêu để hồ sơ phải đảm bảo xác ngắn gọn nêu khái quát đợc vấn đề, kiện, nội dung. 2.Phân loại xếp văn tài liệu đa vào hồ sơ: Sau mở hồ sơ, văn bgản, tài liệu liên quan đến hồ sơ phải tập hợp đầy đủ để đa vào hồ sơ. Căn vào đặc trng văn tài liệu để chí thành hồ sơ. Hồ sơ đợc phân loại theo đặc trng: -Đặc trng tên gọi. -Đặc trng vấn đề. -Đặc trng tác giả. 21 -Đặc trng thời gian. -Đặc trng giao dịch. -Đặc trng địa d. 3. Sắp xếp văn bản, giấy tờ hồ sơ: Các văn bản, giấy tờ hồ sơ phải đợc xếp cách khoa học, hợp lý thể đợc liên quan văn giấy tờ hồ sơ diễn biến việc. Hồ sơ xếp theo tiêu chí: Theo tên loại văn bản; theo thứ tự thời gian, theo trình tự giải vấn đề thực tiễn; theo vấn đề kết hợp với thời gian theo tác giả kết hợp với thời gian, theo vần chữ 4.Biên mục hồ sơ: Biên mục hồ sơ việc giới thiệu khái quát thành phần nội dung yếu tố khác hồ sơ để khai thác tra cứu đợc nhanh chóng, thuận lợi, tạo điều kiện để bảo quản tốt hồ sơ bao gồm công việc (bên trong). +Đánh số tờ. +Viết mục lục văn bản. +Viết tờ kết thúc. * Biên mục bìa: +Ghi tên quan đơn vị lập hồ sơ. +Ghi số kí hiệu hồ sơ. +Ghi ngày tháng bất đầu kết thúc. +Ghí số tờ; ghi thời hạn bảo quản. 5. Đóng quyển: Hồ sơ sau biên mục xong cần đóng để cố định trật tự xếp văn tài liệu hồ sơ, giữ cho chúng khỏi bị bảo đảm thuận tiện cho việc nộp lu sử dụng lâu dài. 6. Nộp lu hồ sơ: Việp nộp lu hồ sơ áp dụng hồ sơ theo quy trỡnh phi np lu. Cõu 9.Hóy phõn tớch cỏc c trng lp h s sau õy "Báo cáo công tác bảo vệ môi trờng UBND quận thuộc địa bàn TP Hà Nội năm 2001". -Trình bày khái niệm lập hồ sơ. -Các đặc trng văn tài liệu để lập hồ sơ. -Vận dụng vào tình này. Hồ sơ nêu đợc lập dựa đặc trng bản: -Đặc trng tên gọi: Các văn có tên loại báo cáo. -Đặc trng vấn đề: Các văn đề cập đến nội dung công tác bảo vệ môi trờng. -Đặc trng tác giả: UBND quận. - Đặc trng địa d: Các quận thuộc địa bàn Hà Nội. *Lu ý: Trong phần ôn tập có vấn đề "Hãy lấy ví dụ hồ sơ cụ thể để phân tích cách xếp hồ sơ công vụ" lấy hồ sơ cộng tác quy hoạch địa điểm cách xếp. -Theo trình tự giải vấn đề: Văn đạo, văn -Theo vấn đề kết hợp thời gian: Văn bớc, giai đoạn quy hoạch Công tác lu trữ Câu 1: Tài liệu lu trữ gì? Vài trò tài liệu l u trữ quản lý Nhà n ớc? Tài liệu lữu trữ vật mang tin dới dạng giấy vải, vỏ cây, da thú dới dạng hình ảnh, âm đợc hình thành qúa trình hoạt động quan, cá nhân tiêu biểu có ý nghĩâ trị kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử ý 22 nghĩa khác đợc bảo quản kho lu trữ nhằm phục vụ cho mục đích định. Theo mục đích giáp độ tiếp cận khác có tài liệu lu trữ không giống nhau. Cách tiếp cận chung tài liệu lu trữ chia thành loại: Tài liệu hành loại tài liệu phổ biến nhất. Tài liệu kỹ thuật tài liệu đợc hình thành trình nghiên cứu khoa học, sản xuất quan hoạt động khoa học, kinh doanh sản xuất gồm: tài liệu thiết kế, chế tạo máy, thiết kế xây dựng, tài liệu khí tợng thuỷ văn, trắc địa, thăm dò mỏ, địa chính. Tài liệu phim ảnh, ghi âm: loại tài liệu gồm âm dơng phim phim, băng ghi hình, băng ghi âm có giá trị đợc bảo quản thống kê phơng pháp riêng, tài liệu đợc chế tác vật liệu riêng biệt. Tài liệu văn hoá, nghệ thuật: loài tài liệu bao gồm thảo, nháp, tác phẩm văn học nghệ thuật tài liệu khác văn hoá nghệ thuật có giá trị. Tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ có giá trị nh tài liệu lu trữ quốc gia. Đó tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ hình thành nên thu thập cá nhân, gia đình, dòng họ tặng bán cho quan lu trữ. Tài liệu lu trữ có vai trò quan trọng hoạt động quản lý Nhà nớc -Tài liệu lu trữ nguồn cung cấp thông tin, kinh nghiệm quản lý hình thành qua giai đoạn cho quản lý Nhà nớc khắc phục sai lầm quản lý. -Tài liệu lu trữ khoa học cho việc ban hành định quản lý, giải công việc hàng ngày hoạt động quản lý. -Tài liệu lữu trc chứng xác thực để đánh giá hoạt động quan, cá nhân thực tiễn quản lý Nhà nớc. Câu 2: Công tác lu trữ gồm chức gì? Phân tích quan hệ chức đó? Những thiếu sót thực tế? Công tác lu trữ việc lựa chọn giữ lại tổ chức khoa học văn giấy tờ có giá trị đợc hình thành trình hoạt động c quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin qúa khứ cần thiết. Công tác lu trữ đợc thực hai chức chủ yếu: -Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh an toàn tài liệu phòng lu trữ Quốc gia phòng lu trữ quan. -Tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực tốt đờng lối, chủ trơng sách nhiệm vụ trị Đảng pháp luật Nhà nớc đề gia đoạn. Hai chức công tác lu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thực tốt chức bảo quản tạo tiền đề để thực chức tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả. Vì nói nh vậy? Điều lý giải từ hai góc độ bản: số lợng tài liệu tổ chức tài liệu. Việc tổ chức sử dụng taì liệu thực thực hiệu tài liệu lu trữ có giá trị, có ý nghĩa. Tài liệu lu trữ thiếu đồng toàn diện tài liệu lạc hậu tính hữu dụng đời sống xã hội. Mặt khác, tài liệu có giá trị nhng đợc tổ chức thiếu khoa học, tản mạn, tuỳ tiện việc tổ chức sử dụng gặp nhiều khó khăn dẫn đến tốn thời gian, công sức. Vô hình dung tính hiệu quả, mục đích hiệu khai thác tài liệu không đạt đợc. Ngợc lại, tổ chức sử dụng tốt phòng lu trữ Quốc gia, phòng lu trữ quan động lực thúc đẩy thực chức bảo quản phòng tài liệu lu trữ. Thực chất chức tổ chức sử dụng tạo ý nghĩa vai trò chức bảo quản? Nó giải 23 đáp cho câu hỏi bảo quản để làm gì? Bảo quản tài liệu có mục đích tự thân mà xuất phát từ yêu cầu tổ chức sử dụng. Có đặt vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu cần phải bảo quản tài liệu, lu trữ tài liệu, tổ chức khoa học loại văn giấy tờ. Chức tổ chức sử dụng không đem lại giá trị đích thực nguyên cắt nghĩa chức bảo quản đợc làm cha tốt (tất nhiên có trờng hợp tài liậu bảo quản tốt mà tổ chức sử dụng yếu kém) phải hoàn thiện, phải đổi chức bảo quản. Có thể khẳng định công tác lu trữ dù cố gắng đổi hoàn thiện yếu kém, thiếu sót. Chỉ riêng chức bảo quản tài liệu có nhiêù vấn đề cần phải khắc phục, sửa chữa. Nhiều tài liệu có giá trị lịch sử không đợc bảo quản lu trữ tốt dẫn đến h hại đáng tiếc phục hồi (các định đạo thời kỳ kháng chiến chống Mỹ, Pháp không gốc chủ yếu đợc phục hồi theo trí nhớ nhân vật lịch sử). Không tài liệu bị thất lạc không đợc tập hợp, lu giữ. Mặt khác, tài liệu đợc bảo quản lu giữ đợc tổ chức thiếu khoa học việc tổ chức sử dụng gặp nhiều khó khăn. Chức tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ đợc thực hiệu quả. Phạm vi sử dụng hạn hẹp chủ yếu cho công tác nghiên cứu biên niên lịch sử mà cha biến hành "tri thức sống" hữu đời sống phục vụ thiết thực cho hoạt động đời sống Quốc gia. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu đa dạng mà thiếu chiều sâu phục vụ cho mục đích nhỏ trớc mắt chủ yếu. Câu 3: Phân biệt ý nghĩa, vai trò công việc đánh giá tài liệu? Để đánh giá tài liệu đợc đắn dựa vào nguyên tắc tiêu chuẩn nào? Xác định giá trị tài liệu nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho loại tài liệu hình thành hoạt động quan lựa chọn để đa vào phòng bảo quản, kho lu trữ tài liệu có giá trị mặt trị, kinh tế, văn hoá khoa học giá trị khác, đồng thời loại để tiêu huỷ tài liệu xét thấy thực nghĩa thực tiễn. Công việc đánh giá tài liệu công tác lu trữ có nhiều ý nghĩa vai trò. Về góp phần bảo quản tốt tài liệu có giá trị; loại tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; nâng cao chất lợng kho lu trữ giảm bớt chi phí không đáng có cho việc quản lý tài liệu lạc hậu, lỗi thời. Thông qua xác định giá trị tài liệu, tài liệu đợc nghiên cứu xem xét góc độ khía cạnh khác để tìm ý nghĩa gía trị đích thực tài liệu. Không xem xét đánh giá tài liệu nhiều tài liệu quý có bị mát tài liệu gía trị lại đợc bảo quản nâng niu làm cho kho lu trữ đợc tài liệu lu trữ có giá trị thực tiễn. Chí phí cho việc bảo quản tài liệu số nhỏ. Vấn đề đặt chi phí có hiệu nhất. Đánh giá tài liệu tiền đề, sở để chi phí lu trữ đợc sử dụng có hiệu quả. Nó trả lời xác cho câu hỏi chi phí vào vấn đề nào, tài liệu nào? chi phí nh nào? Khi xác định giá trị tài liệu cần dựa vào ba nguyên tắc bản: nguyên tắc tính lịch sử, nguyên tắc trị nguyên tắc đồng toàn diện. Các nguyên tắc phải đợc vận dụng đẩy đủ, liên quan chặt chẽ với nhau. Nếu không vận dụng đảy đủ nguyên tắc, có định hớng sai công tác đánh giá tài liệu. Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu. Có tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu. Thứ nhất, tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu. Thứ hai, tiêu chuẩn tác giả tài liệu. Thứ ba, tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành tài liệu. Thứ t, tiêu chuẩn lặp lại thông tin tài liệu. 24 Thứ năm, tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu. Thứ sáu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh khối lợng phòng lu trữ. Thứ bảy, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý. Thứ tám, tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu. Thứ chín, tiêu chuẩn ngôn ngữ kỹ thuật chế tác đặc điểm hình thức tài liệu. -------------------------------------------------------------------------Câu 4: Trình bày ý nghĩa tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ. Có hình thức đợc áp dụng để tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ? Hình thức đợc coi hiệu ? Vì sao? Tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ toàn công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho quan Nhà nớc xã hội thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hoá quân phục vụ quyền lợi đáng nhân dân. ý nghĩa: -Các tài liệu lu trữ đợc sử dụng thiết thực vào đời sống, từ giá trị lý thuyết đến giá trị thực tiễn, tạ ý nghĩa cho tài liệu lu trữ. -Bảo đảm tài liệu lu trữ đợc sử dụng mục đích, hiệu quả. -Bảo đảm công chủ thể xã hội việc sử dụng tài liệu lu trữ phục vụ cho đời sống cá nhân. Các hình thức sử dụng tài liệu lu trữ. -Tổ chức sử dụng phòng đọc. -Triển lãm tài liệu lu trữ. -Cấp phát chứng nhận lu trữ, lục trích tài liệu lu trữ. -Viết đăng báo phát truyền hình. -Công bố tài liệu lu trữ. Trong hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ, hình thức viết đăng báo, phát truyền hình hiệu nhất. -Tính thuyết phục cao nội dung, hình thức sinh động; phạm vi lớn. -Tâm lí, t truyền thống. -Tác động cố hữu vấn đề d luận xã hội. -Sự đa dạng phong phú đợc đề cập qua phơng tiện thông tin đại chúng. ---------------------------------------------------------------------------------Câu 5: Trình bày khâu "chỉnh lý khoa học tài liệu lu trữ". Những yếu kiém mắc phải. Chỉnh lý khoa học tài liệu kết hợp cách chặt chẽ hợp lý khâu nghiệp vụ công tác lu trữ: phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu để tổ chức khoa học phông lu trữ nhằm bảo quản sử dụng chúng toàn diện có hiệu nhất. *ý nghĩa: Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho toàn công tác lu trữ đặc biệt xây dựng hệ thống công cụ tr cứu khoa học nhằm khai thác triệt để, toàn diện tài liệu phòng kho lu trữ. *Nguyên tắc: -Chỉnh lý theo phông. -Xây dựng kế hoạch chỉnh lý. -Tiến hành bớc phân loại chỉnh lý. -Tổng kết công tác chỉnh lý. 25 C ỏc c õu h i Văn phòng Câu 1: Trình bày cách hiểu khác Văn phòng. Văn phòng có chức nhiệm gì? Liên hệ thực tế quan anh (chị) công tác nhận xét chung việc thực chức năng, nhiệm vụ nêu? Câu 2: Tại phải tổ chức lao động khoa học Văn phòng. Nội dung tổ chức lao động khoa học Văn phòng gì? Câu 3: Thế văn phòng đại? ý nghĩa Văn phòng đại cải cách hành . Câu 4: Đổi nghiệp vụ hành văn phòng có quan hệ nh với cải cách hành chính? Câu 5: Thông tin có vai trò nh hoạt động quản lý Nhà nớc? Trình bày cách phân loại thông tin? Cầu 6: Chuơng trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa nhu hoạt động quản lý Nhà nớc? Khi lập truờng trình kế hoạch công tác phải bảo đảm yêu cầu gì? Câu 7: ý nghĩa, vai trò họp hội nghị hoạt động quản lý Nhà nuớc. Để tổ chức họp, hội nghị có kết phải ý vấn đề gì? Câu 8: Trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân. Khi tiếp khách, tiếp công dân cần đảm bảo yêu cầu kỹ năng? Câu 9: Công tác hậu cần có ý nghĩa nhu hoạt động Văn phòng quan? Công tác hậu cần quan gồm nội dung gì? Câu 10: Tại phải tổ chức lao động khoa học quan, đơn vị, doanh nghiệp? Nội dung tổ chức lao động khoa học quan, đơn vị doanh nghiệp gồm vấn đề gì? Công tác văn th Câu 1: Công tác văn thu có ý nghĩa nhu hoạt động quản lý Nhà nuớc? Nội dung công tác văn thu gồm hoạt động gì? Câu 2: Trình bày nội dung khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thu. Trình bày thực tế thực khâu Anh (chị) công tác (hoặc thực tế nói chung). Để đổi công tác văn thu phải làm gì? Câu 3: Trình bày nguyên tắc, phuơng pháp tổ chức giải quản lý "Công văn đến". Đối với nghiệp vụ này, thực tế thuờng mắc sai lầm gì? Câu 4: Trình bày buớc, nguyên tắc cần tiến hành quy trình gỉ công văn đi. thực tế khâu nghiệp vụ thuờng mắc phải sai lầm gì? Câu 5: Trình bày nguyên tắc, phuơng pháp tổ chức quản lý công văn nội công văn mật. Thực tế khâu nghiệp vụ thuờng mắc khuyết điểm gì. Câu 6: Các nguyên tắc quản lý văn quan công tác quản lý văn quan gồm nội dung gì? Câu 7: Có bao nhiều loại hồ sơ? ý nghĩa vai trò công tác lập hồ sơ hoạt động quan? Trình bày quy trình lập hồ sơ công vụ: Cõu 9. Hóy phõn tớch cỏc c trng lp h s sau ay "Báo cáo công tác bảo vệ môi truờng UBND quận thuộc địa bàn thành phố Hà Nội năm 2001" 26 Công tác lu trữ Câu 1: Tài liệu luu trữ gì? Vài trò tài liệu luu trữ quản lý Nhà nớc? Câu 2: Công tác luu trữ gồm chức gì? Phân tích quan hệ chức đó? Những thiếu sót thực tế? Câu 3: Phân biệt ý nghĩa, vai trò công việc đánh giá tài liệu? Để đánh giá tài liệu đuợc đắn dựa vào nguyên tắc tiêu chuẩn nào? Câu 4: Trình bày ý nghĩa tổ chức sử dụng tài liệu luu trữ. Có hình thức đuợc áp dụng để tổ chức sử dụng tài liệu luu trữ? Hình thức đợc coi hiệu ? Vì sao? Câu 5: Trình bày khâu "chỉnh lý khoa học tài liệu luu trữ". Những yếu kiém mắc phải. 27 [...]... -Vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng, ngắn gọn các điểm cần thiết của văn bản đi 3-Chuyển giao văn bản đi: Chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ bảo đảm an toàn đối với văn bản đi 4-Lu văn bản đi: Lu tại bộ phận soạn thảo 01 bản, lu tại văn th cơ quan 01 bản 3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ: áp dụng các nguyên lý chung của mỗi văn bản nơi quản lý văn bản 4.Tổ chức giải quyết và quản lý văn. .. từng loại văn bản và tiểu huỷ những công văn không còn giá trị Phơng pháp tổ chức quản lý văn bản mật -Vào sổ đăng ký: Văn th cơ quan không đợc giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật thì chỉ vào sổ bì ngoài bì văn bản Bì văn bản mật có "dấu chỉ ngời có tên mới đợc bóc bì" văn th cơ quan cũng chỉ vào sổ ngoài bì Chỉ bộ phận đợc giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật mới đăng ký vào sổ bì trong văn bản -Những... đến: Văn th kiểm tra bì của văn bản xem có đúng địa chỉ hay không? Phong bì th có bị bóc trớc không? 16 -Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn th căn cứ vào các tiêu chuẩn đề phận loại văn bản đến chủ yếu văn th làm theo tiêu chí loại không phải bóc bì và loại phải bóc bì -Bóc bì văn bản: văn th lựa chọn công văn nào vần phải bóc trớc +Bóc bì văn bản bằng phơng pháp thủ công hoặc bằng máy bóc bì văn. .. quyết và quản lý văn bản: 1-Soát lại văn bản: -Kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản 2-Vào sổ đăng ký văn bản đi -Ghi số của văn bản: Số văn bản đợc ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm; có thể đánh số chung hoặc cho từng loại -Ghi ngày, tháng của văn bản: Nguyên tắc chung văn bản gửi đi ngày nào gửi đi ngày ấy Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng... có sổ chuyển giao văn bản và ngời nhận phải ký vào sổ Bì đựng văn bản tuên theo các quy định về kích thớc của bu điện Bì văn bản ghi rõ ràng tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận văn bản số, ký hiệu số l ợng văn bản (nếu có) Chỉ gửi văn bản cho những cơ quan đợc nêu trong phần nơi nhận Sau khi văn bản, đa văn bản lên mạng tin học và phải bảo đảm các yêu cầu về thể thức -Bớc 4: Công văn đi đợc... -Ký, ban hành văn bản 2-Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan: -Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến -Tổ chức chuyển giao văn bản đi -Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ -Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật -Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ 3-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: -Đóng dấu văn bản -Quản lý và bảo quản con dấu Câu 2: Trình bày... ỏc c õu h i Văn phòng Câu 1: Trình bày cách hiểu khác nhau về Văn phòng Văn phòng có chức năng và nhiệm là gì? Liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu? Câu 2: Tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Nội dung tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng là gì? Câu 3: Thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của Văn phòng hiện... bản: Chế độ trình văn bản đợc thực hiện theo chế độ văn th của từng cơ quan -Chuyển giao văn bản: Văn th đóng vai trò là ngời chuyển giao văn bản -Chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao bằng hệ thống băng chuyền tự động; hệ thống vận chuyển bằng hơi nén -Theo dõi giải quyết văn bản: Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến đợc quy định chặt chẽ trong thực tế có nhiều sai phạm Cụ thể là: -Tình... Nhận văn bản, bóc bì và đăng ký vào sổ -Chế độ trình văn bản nhiều nơi áp dụng thiếu khoa học, máy móc để dồn công văn đến cho lãnh đạo; chuyển văn bản đến không đúng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm Câu 4: Trình bày các bớc, các nguyên tắc cần tiến hành trong quy trình gỉ công văn đi thực tế khâu nghiệp vụ này thờng mắc phải những sai lầm gì? Những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi: -Mọi công văn đi... của văn bản: Số văn bản đợc ghi liên tục từ số 01 bắt đầu vào ngày 01 01 đến ngày 31 - 12 mỗi năm +Ghi ngày tháng của văn bản: Về nguyên tắc văn bản gửi đi ngày nào thì ghi ngày ấy Ngày tháng đợc ghi ở phía trên đầu văn bản để tiện việc vào sổ, việc sắp xếp lu trữ và tìm kiếm văn bản Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật thì đề ngày là thời điểm ký ban hành +Đóng dấu: Văn . động của cơ quan, đời sống, tâm t và nguyện vọng của cán bộ, công chức. -Thờng xuyên hoàn thiện phong cách ngời lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái độ làm việc của cán bộ, công chức, điều hoà quan. phòng có quan hệ nh thế nào với cải cách hành chính? Khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rất phong phú bao gồm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công. của Nhà n- ớc, có ký nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt. -Văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ Thủ trởng cơ quan và những ng- ời đợc uỷ quyền mới đợc bóc văn bản. -Đăng ký vào sổ: lập

Ngày đăng: 20/09/2015, 15:24

Từ khóa liên quan

Mục lục

  • C«ng t¸c v¨n th­

  • C«ng t¸c l­u tr÷

    • V¨n phßng

    • C«ng t¸c v¨n th­­

    • C«ng t¸c l­u tr÷

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan