NĂM MẸO SỬ DỤNG POWERPOINT CHUYÊN NGHIỆP Phần mềm PowerPoint hãng Microsoft phổ biến với người dùng Việt Nam. Đặc biệt với người hay phải thuyết trình, giảng dạy PowerPoint. Dưới xin giới thiệu mẹo giúp bạn sử dụng chuyên nghiệp Microsoft PowerPoint 2003. 1. Sử dụng mẫu PowerPoint sẵn có Microsoft để tận dụng thiết kế chuyên nghiệp (Microsoft PowerPoint templates) Các mẫu thiết kế sẵn việc có trang trí đồ họa chuyên nghiệp, định nghĩa font chữ, lề, số trang, ngày tháng,…. Cách chọn template sau: Từ menu Microsoft PowerPoint 2003 Chọn Format Chọn Slide Design… Bên phía tay phải Microsoft PowerPoint 2003 xuất mẫu thiết kế sẵn bạn chọn mẫu hợp với nội dung trình bày bạn. Phía template có ô vuông đặc biệt sau (xem hình). - Additional Design Templates: Đây chức cho phép bạn thêm template vào thư viện template sẵn có PowerPoint. Các template bạn có từ nguồn download mạng internet copy từ máy tính khác - Design Templates on Microsoft Office Online: Chức cho phép bạn tìm lấy thêm mẫu PowerPoint website Microsoft. Sau chọn template để dùng rồi, bạn chỉnh sửa cho hoàn toàn thích hợp với yêu cầu mình. Cách làm sau: Từ menu Microsoft PowerPoint 2003 Chọn View Chọn Master Chọn Slide Master. Lúc PowerPoint thiết kế gốc template. Từ bạn chỉnh sửa thứ template kết thúc, bạn ấn nút Close Master View Slide Master View. Kết chỉnh sửa áp dụng cho tất slide có cho Slide tạo mới. 2. Sử dụng hiệu ứng hoạt hình (Animation) Một thuyết trình tốt việc có hình ảnh minh họa trực quan việc mô tả quy trình chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung Animation) có tác dụng tốt cho người xem. Để thiết lập đối tượng Silde bạn chuyển động hoạt hình theo ý muốn. Bạn trỏ phải vào đối tượng Chọn Custom Animation Bên tay phải hình xuất hộp thoại để bạn thêm hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ xuống dưới,…). Ngọc phượng long bình 03-05-2011, 10:42 PM 3. Lưu font chữ sử dụng Slide bạn theo file PowerPoint http://quantrimang.com/photos/image/072007/15/PowerPoint.jpgViệc hữu ích Slide bạn có soạn thảo font chữ không phổ biến (TCVN, VNI, font thư pháp,…), giúp bạn mang file PowerPoint đến máy tính khác trình diễn mà máy font Slide bạn hiển thị nội dung mong muốn. Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, menu File PowerPoint Chọn Save as. Tại hộp thoại Save as, chọn Tools (bên tay phải, phía cùng), Chọn Save Option… Hộp thoại mở phía có lựa chọn Embed Truetype fonts. Sau lựa chọn ô này, bạn tiếp tục chọn hai lựa chọn phía dưới: - Embeb characters in use only (best for reducing file size): Lựa chọn giúp PowerPoint lưu font cần để hiển thị Slide cho bạn, người dùng không soạn thảo, thay đổi chữ có sử dụng font đặc biệt được. Ngược lại giúp kích cỡ file PowerPoint nhỏ gọn. - Embeb all characters (best for editing by others): Lựa chọn giúp PowerPoint lưu font cần để hiển thị Slide cho bạn cho phép người dùng soạn thảo, thay đổi chữ có sử dụng font chữ này. Ngược lại làm kích cỡ file PowerPoint lớn lên nhiều. 4. Chèn đoạn video, ảnh,… vào Slide Nếu bạn muốn trình diễn đoạn video thuyết trình nên làm theo cách sau: Từ menu Insert PowerPoint Chọn Movies and Sounds Chọn Movie from file Từ bạn chọn file video bạn muốn chèn vào Slide. Cách chèn ảnh, âm vào Slide tương tự trên. 5. Sử dụng phím tắt cách hữu dụng - Chuyển đổi chữ hoa chữ thường nhanh: Bôi đen ký tự cần chuyển đổi nhấn đồng thời Shift+F3 - Tắt hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình đen: Ấn lại phím B Màn hình trở bình thường. Tương tự ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại phím W Màn hình trở bình thường. - Ấn phím F5 để bắt đầu trình diễn Slide. Muốn trình diễn Slide tại, ấn đồng thời Shift+F5. - Để quay Slide đầu tiên: Ấn + Enter - Để nhảy tới Slide đó: Ấn số slide cần nhảy tới + Enter Ngọc phượng long bình Các công cụ PowerPoint 03-05-2011, 10:45 PM Thanh công cụ PowerPoint dùng để làm gì? PowerPoint có 13 công cụ, gồm Task Pane. Theo mặc định, Standard (thanh công cụ chuẩn), Formatting (thanh định dạng) Drawing (thanh công cụ vẽ) hiển thị sẵn. Các công cụ khác sử dụng cho chức riêng biệt PowerPoint. Hiện công cụ Từ menu View, chọn Toolbars sau lựa chọn công cụ mà bạn muốn hiển thị (bạn nhìn thấy dấu chọn bên cạnh công cụ hiển thị) Ẩn công cụ Từ menu View, chọn Toolbars Lựa chọn công cụ muốn ẩn (bạn không nhìn thấy dấu chọn bên cạnh công cụ ẩn) Ngọc phượng long bình 03-05-2011, 10:45 PM Thanh công cụ chuẩn Các biểu tượng công cụ chuẩn Standard thường hoạt động thường dùng văn bản. Khi đưa trỏ chuột lên biểu tượng, bạn thấy rõ tác dụng mô tả biểu tượng đó. Kích vào biểu tượng/hành động mà bạn muốn áp dụng cho slide. New Bắt đầu file trình chiếu Open Mở file trình chiếu Save Lưu file trình chiếu Permission Thiết lập cho phép việc mở thay đổi file trình chiếu E-mail Gửi file trình chiếu dạng email PrintIn file trình chiếu Print Preview Xem trước in Spelling Chương trình kiểm tra lỗi tả SearchHiển thị ô tìm kiếm Cut Cắt đoạn văn đối tượng Clipboard lựa chọn Copy Sao chép đoạn văn đối tượng Clipboard lựa chọn Paste Dán mục chọn từ Clipboard Format Painter Sao chép định dạng Undo Bỏ qua thao tác vừa làm RedoLặp lại hành động vừa bỏ qua Insert ChartVẽ biểu đồ Insert TableChèn bảng Table and Borders Hiển thị bảng công cụ Borders (đường viền) Insert Hyperlink Chèn siêu liên kết Expand All Mở rộng tiêu đề văn cho slide Outline tab Show Formatting Hiện ẩn ký tự định dạng Show/Hide Grid Hiện ẩn gridlines Color/Grayscale Hiện trình chiếu với màu, đen, trắng grayscale Zoom Phóng to Slide, vùng tab outline vùng tab Slide Ngọc phượng long bình 03-05-2011, 10:56 PM Thanh công cụ định dạng Thanh công cụ định dạng đặt vị trí gần phía hình. Mỗi biểu tượng công cụ có chức riêng cho phép bạn thay đổi hiệu ứng đối tượng slide PowerPoit. Các biểu tượng công cụ Formatting chức năng: Font Lựa chọn kiểu font từ danh sách thả xuống Font Size Lựa chọn kích cỡ font từ danh sách thả xuống Bold Áp dụng định dạng chữ đậm cho văn Italic Áp dụng định dạng chữ nghiêng cho văn Underline Áp dụng định dạng ngạch chân cho văn Shadow Áp dụng định dạng chữ bóng cho văn Align Left Căn lề văn đối tượng sang bên trái Center Căn lề văn đối tượng dòng Align Right Căn lền văn đối tượng sang bên phải Distributed Căn lề văn đối tượng Change Text Direction Thay đổi hướng văn (ngang - dọc) Numbering Thêm/bớt định dạng số vào đầu dòng đoạn văn lựa chọn Bullets Thêm/bớt định dạng ký tự vào đầu dòng đoạn văn lựa chọn Increase Font Size Tăng cỡ chữ Decrease Font Size Giảm cỡ chữ Decrease Indent Giảm lề đoạn văn Increase Indent Tăng lề đoạn văn Font Color Chuyển đổi màu chữ Slide Design Hiển thị Slide Design Task Pane New Slide Chèn slide Chèn thêm slide Từ menu Insert, kích vào New Slide. Hoặc kích vào biểu thượng New Slide công cụ Formatting Chèn Slide Từ menu Insert, kích vào Duplicat Slide Sao chép dán Slides Bạn chép va dán slide phần Normal View với tab Outline Slides chế độ xem Slide Sorter Sao chép slide với Outline Kích vào biểu tượng slide mà bạn muốn chép Kích vào biểu tượng Copy công cụ Standard. Hoặc kích chuột phải lên biểu tượng slide chọn Copy Dán slide Kích vào biểu tượng slide vị trí muốn đặt slide vừa chép Kích vào biểu tượng Paste công cụ Standard. Hoặc kích chuột phải lên biểu tượng slide lựa chọn Paste Chú ý: Bạn copy paste slide với tab Slides chế độ Slide Sorter. Ngọc phượng long bình 26-09-2007, 11:04 PM Xóa Slides Bạn xóa slide chế độ xem Normal với tab Outline Slides chế độ xem Slide Sorter Xóa slides với Outline Kích vào biểu tượng slide slide mà bạn muốn xóa Từ menu Edit, kích vào Delete Slide. Hoặc kích chuột phải lên biểu tượng slide slide mà bạn muốn xóa lựa chọn Delete Slide Xóa Slide với tab Slides Kích vào Slide thu nhỏ slide mà bạn muốn xóa Từ menu Edit, kích vào Delete Slide Hoặc kích chuột phải slide thu nhỏ slide bạn muốn xóa lựa chọn Delete Slide Xóa slides chế độ xem Slide Sorter Kích vào slide thu nhỏ slide bạn muốn xóa Từ menu Edit, kích Delete Slide. Hoặc kích chuột phải vào slide thu nhỏ slide bạn muốn xóa lựa chọn Delete Slide Ngọc phượng long bình 03-05-2011, 11:05 PM Tạo Slide trình diễn… Bắt đầu từ đâu? Câu trả lời Task Pane. Chỉ cần mở chương trình trình diễn PowerPoint, tác vụ xuất phía bên phải hình. Task Pane liệt kê thao tác phổ biến mà bạn thực PowerPoint. Giúp định vị thao tác nhanh hơn. Hiển thị Task Pane (trong trường hợp bị đóng) Từ menu View, kích vào Task Pane (hoặc dùng phím tắt Ctrl + F1) http://quantrimang.com/photos/Image/082007/24/powerpoint1.jpg Chọn Task Panes khác Kích vào mũi tên sổ xuống phần Other Task Panes chọn Task Pane từ menu đó. http://quantrimang.com/photos/Image/082007/24/powerpoint2.jpg Hiển thị mục New Presentation Từ menu File, kích vào New http://quantrimang.com/photos/Image/082007/24/powerpoint3.jpg Ngọc phượng long bình 03-05-2011, 11:05 PM Mở trình diễn có sẵn Từ phần New Presentation, kích vào From existing presentation… để hiển thị hộp thoại New from Existing Presentation, sau chọn file muốn mở Ví dụ, bạn chọn file trình diễn tạo từ 1. http://quantrimang.com/photos/Image/082007/24/powerpoint4.jpg Kích vào nút Create New. Bản trình diễn mở bạn thay đổi cần Tạo trình diễn Kích vào Blank Presentation New Presentation Pane kích vào biểu tượng New Standard (thanh công cụ chuẩn) Xuất phần Slide Layout cho phép bạn chọn mẫu trình diễn có sẵn theo cách bố trí văn bản, nội dung văn nội dung http://quantrimang.com/photos/Image/082007/24/powerpoint5.jpg Kích vào kiểu bố trí cụ thể bắt đầu tạo slide (bản trình chiếu) Ngọc phượng long bình 03-05-2011, 11:05 PM Outline Slides Tabs Tab Outline cho phép hiển thị đường bao tiêu đề văn slide trình diễn. Các Slides soạn thảo phạm vi đường bao này. Nếu bạn muốn chỉnh sửa văn slide vùng đường viền, công cụ Outlining dùng để thực công việc đó. Thay đổi kích thước Outline Slides Tabs Kích vào khu vực tab Slides Outline Kích vào mũi tên xuống bên cạnh ô Zoom Standard chọn phần trăm bạn thích. Slides Tab hiển thị tất slides trình diễn với hình ảnh nhỏ. Vùng Slides tab phương pháp dễ dàng để điều chỉnh trình diễn. Bạn thay đổi slide cách kích vào http://quantrimang.com/photos/Image/082007/24/powerpoint6.jpg cách hiển thị trình chiếu PowerPoint Để thấy cách hiển thị khác PowerPoint, Từ Menu, kích vào View, bạn nhìn thấy kiểu xem. Kích vào cụ thể để thấy rõ. http://quantrimang.com/photos/Image/082007/24/powerpoint7.jpg 1, Normal View (Chế độ xem thông thường): cách hiển thị mặc định PowerPoint. Tât slide chỉnh hiển thị, bao gồm Slide Pane, Outline Slides Notes Pane 2, Slide Sorter View (Chế độ xếp Slide): Cách hiển thị tất slides trình diễn nhỏ. Giúp bạn xếp lại thứ tự, thêm vào, xóa bỏ slide. Bạn xem trươc hình ảnh áp dụng cho slides 3, The Slide Show View (Chế độ trình chiếu Slide): Cách cho phép bạn xem trình diễn trình chiếu. Bản trình diễn bạn lệ tòan hình bạn xem hiệu ứng hoạt ảnh trình chiếu nó. 4, The Notes View (Chế độ xem có phần ghi chú): Phần ghi hiển thị in ấn ra. Phần ý phiên nhỏ slide nội dung ý nhập vào phần Notes Pane bên slide. Ngọc phượng long bình 03-05-2011, 11:05 PM Giới thiệu MS PowerPoint 2003 Bắt đầu với chương trình PowerPoint Kích vào nút Start, chọn Programs, tiếp chọn Microsoft Office kích vào Microsoft Office PowerPoint 2003. Chý ý: Ở phiên trước Office – Kích vào Start, chọn Programs, sau chọn Microsoft PowerPoint. Ngay lập tức, bạn nhìn thấy hình ảnh chương trình hình dưới. Phía bên phải Getting Started trợ giúp bạn sử dụng nhanh số chức thường dùng. http://www.quantrimang.com/photos/image/082007/14/powerpoint-2.jpg Nếu không sử dụng đến Getting Started bạn tắt cách kích vào biểu tượng Close (X). Bạn bắt đầu cách kích vào Create a new presentation…(Tạo trình bày mới) phía tác vụ. Thành phần hình PowerPoint 2003: http://www.quantrimang.com/photos/image/082007/14/powerpoint-3.jpg Ngọc phượng long bình 03-05-2011, 11:05 PM Để nhập văn trình chiếu Tại Slide pane PowerPoint, ô có nhãn “Click to add title”. Một thao tác đơn giản kích vào ô nhập dòng tiêu đề. Ví dụ, bạn nhập “Đây file trình chiếu tôi” Sau kích vào ‘Click to add subtitle’ để nhập thêm vài đoạn văn vào đó. Lưu đóng trình chiếu Tính cho phép bạn lưu giữ trình chiếu có sẵn đĩa, không lưu file, bạn xem trình chiếu đó. Mỗi lần lưu, bạn mở lại file để xem xếp lại. Cách lưu file trình chiếu Vào menu File, chọn Save http://quantrimang.com/photos/image/082007/14/powerpoint-4.jpg Nếu file mới, hộp thoại Save As hiển thị, bạn chọn vị trí thư mục/ổ đĩa để lưu file cách kích vào mũi tên phía bên phải Save in: kích xuống chọn vị trí mong muốn. Hoặc kích chọn theo số đối tượng bên cột trái (Gồm có Desktop, My Documents, My Computer…) Nhập tên file vào mục File name. Chế độ mặc định tên file Presentation1, bạn sử dụng đặt tên khác. Chúng ta để “presentation” cho tên file đầu tiên, kích vào nút Save để lưu lại. Chú ý: Lúc file ghi thư mục My Documents. Ngọc phượng long bình 03-05-2011, 11:05 PM Đóng file trình chiếu Vào menu File, chọn Close. Hoặc kích vào biểu tượng Close Window Nếu bạn chưa lưu file đóng xuất hộp thoại hỏi có muốn lưu trình chiếu trước đóng hay không? http://quantrimang.com/photos/image/082007/14/powerpoint-5.jpg Kích vào Yes để lưu trước đóng Hoặc Kích vào No để không lưu trước đóng. Kích vào Cancel để bỏ qua thao tác. Thoát khỏi Microsoft PowerPoint Kích vào biểu tượng Close (X) góc phía bên phải hình. Ngọc phượng long bình 03-05-2011, 11:05 PM Thủ thuật Powerpoint 1. Chèn Video Clip hay Flash vào Power Point Bước 1: Bấm vào menu View -> Toolbars, chọn Control Toolbox, công vụ Control Toolbox xuất hiện, bạn bấm vào biểu tượng More Controls chọn Windows Media Player (nếu muốn chèn videoclip) hay Shockwave Flash Object muốn chèn Flash. Bước 2: Khi nhắp chọn hai tuỳ chọn lúc trỏ chuột bạn biến thành dấu cộng, bạn di chuyển chuột lên vị trí hiển thị thích hợp sau kéo chuột tạo khung hiển thị Slide. Sau điều chỉnh kích thước vị trí thích hợp khung hiển thị theo ý muốn Slide, bạn nhắp chọn nhấn chuột vào nó, menu ngữ cảnh vừa xuất chọn Properties hộp thoại Properties bạn điền đường dẫn tương ứng đến file minh hoạ ổ cứng bạn vào URL (Chèn video clip) hay Movie (chèn Flash), hộp thoại bạn điều chỉnh lại thông số cho thích hợp khung hiển thị Slide show bạn. Sau bạn đóng hộp thoại lại nhấn F5 để xem kết nào. Lưu ý: Khi chạy chế độ slide show mà không hiển thị video clip (Flash) bạn cần kiểm tra lại đường dẫn đến file minh hoạ. http://quantrimang.com/photos/image/062007/28/powerpoint2007.jpg2. Lưu phông chữ vào soạn PowerPoint Giả sử ngày bạn chuẩn bị thuyết trình, máy tính lúc lại đủ phông chữ mà soạn thảo nhà. Đồng thời làm câu chữ lúc bạn thuyết trình lên lung tung ý nghĩa nó, lúc vấn đề thực trở nên nghiêm trọng. Để tránh trường hợp đáng tiếc xảy ra, bạn áp dụng qua thủ thuật sau: Bước 1: Sau soạn thảo giảng xong, bạn nhấp vào File (trên công cụ) > Save, Toolbar chọn Tools -> Save Options. Bước 2: Hộp thoại Save Options xuất hiện, mục Font options for current document only bạn đánh dấu check vào tuỳ chọn Embed True Type fonts. Lúc có hai lựa chọn dành cho bạn: + Embed characters in use only (best for reducing file size): Với tuỳ chọn dành cho người quan tâm đến dung lượng tập tin (vì dung lượng tăng thêm không đáng kể) lại không cho phép chỉnh sửa máy khác sau. + Embed all characters (best for editing by others): Với tuỳ chọn dành cho người không quan tâm đến dung lượng tập tin. Nhưng thuận tiên cho việc chỉnh sửa lại máy khác sau này. Sau lựa chọn xong bạn bấm OK lưu lại tập tin bình thường Ngọc phượng long bình 03-05-2011, 11:05 PM 3. “Truy tìm” slide trình chiếu PowerPoint Đang lúc thuyết trình, nhiên bạn cần mở slide khác để minh họa trả lời câu hỏi người nghe. Tất nhiên, bạn dùng phím mũi tên, nhấp chuột để chút di chuyển tới lui file thường lệ. http://quantrimang.com/photos/image/032007/13/slide.jpgHoặc quay lại cửa sổ làm việc PowerPoint làm người nghe tập trung “khoe” menu, thứ tự số lượng slide. Tuy nhiên, cách làm thiếu chuyên nghiệp. Trừ trường hợp cẩn thận tạo đường dẫn trước, thủ thuật sau giúp bạn mở nhanh slide mà không để lộ nội dung slide khác. Đầu tiên, bạn nhấn phím chữ A di chuyển chuột ngang qua hình để mở menu file trình chiếu tìm đến Go to Slide. Danh sách liệt kê slide file trình chiếu ra. Phần việc lại bạn nhớ chọn xác slide cần mở (xem hình). Ngọc phượng long bình 03-05-2011, 11:05 PM 4. Tạo CD trình chiếu độc lập Có bạn lâm vào tình trạng đến thuyết trình máy tính nơi chạy tập tin trình chiếu (PPT)? PowerPoint (http://office.microsoft.com/en-us/powerpoint/default.aspx) có công cụ giúp bạn giải rắc rối kiểu này: Package for CD. Bạn đừng nghĩ đơn giản chương trình chép tập tin PPT CD. Với chức này, bạn tạo CD-ROM cho phép tự động bật chương trình slide đưa đĩa vào, tự động gọi tập tin trình chiếu bạn, cho dù máy tính bạn sử dụng có cài đặt PowerPoint hay không. http://quantrimang.com/photos/Image/112006/06/PP.jpgNgoài ra, đảm nhiệm việc kèm theo tập tin font chữ, tập tin tham chiếu, video, âm vào CD cho bạn thiết lập mật mã truy xuất chỉnh sửa. Nói cách khác, chức tạo CD trình chiếu độc lập. Bạn tạo tập tin trình chiếu hoàn chỉnh mở chức Package for CD . menu Files PowerPoint. Cửa sổ Package for CD mở ra, yêu cầu bạn nhập vào tên CD số tham số khác. Trong phần Options, bạn thấy mục như: PowerPoint Viewer (trình chiếu mà không cần dùng PowerPoint), Linked Files (kèm theo tập tin media tập tin tham chiếu), Embedded TrueType Fonts (đính kèm tập tin fonts TrueType), Password (mật mã để mở để sửa file). Sau thiết lập lựa chọn Options, bạn có hai chọn lựa: ghi CD mới: Copy to CD (cần CD trắng nằm sẵn ổ ghi), hai chép thư mục để dùng máy cho việc khác sau này: Copy to Folder. 5. Trình diễn biểu đồ 3D PowerPoint Bạn thường sử dụng biểu đồ ( chart ) PowerPoint để trình diễn thông số nhập liệu. Tuy nhiên, với biểu đồ dạng 2D có thể làm cho Phần trình diễn bạn phần hấp dẫn, phần ảnh hưởng tới phần thuyết trình. Để cho phần trình diễn thêm phần sinh động, bạn sử dụng plug ins Wowchart để chèn nhanh biểu đồ 3D nhằm tăng thêm phần sinh động. Plug ins sau cài đặt nằm công cụ, bạn cần click chọn hình hiển thị tương ứng trình diễn cách nhấn phím Esc khung biểu đồ quay để có góc nhìn thích hợp. Ngoài ra, save , Wowchart tích hợp sẵn vào PowerPoint, không cần bạn phải công cài đặt lại máy tính trình diễn. Khi cần hiển thị biểu đồ 3D bạn cần click phải vào menu WowChart, chọn Animate để trình diễn. Để thay đổi thông số biểu đồ, bạn dùng thẻ Properties. Chương trình nói dễ sử dụng. Tuy nhiên, hiệu đem lại hoàn toàn tin tưởng. Ngoài PowerPoint, Wowchart tích hợp sẵn vào excel với tính tương tự. Bạn download plug ins Wowchart địa www.wowchart.com (http://www.wowchart.com/). Dung lượng 2216KB, tương thích cho PowerPoint 2000 trở lên. Ngọc phượng long bình Thủ thuật thuyết trình Powerpoint Microsoft Powerpoint tích hợp Office phần mềm thông dụng dùng cho việc thuyết trình hội thảo, giảng dạy . Đối với sinh viên tốt nghiệp đa số phải "đụng" tới Powerpoint vài lần cho việc thuyết trình luận văn tốt nghiệp. Một số kinh nghiệm việc sử dụng Powerpoint giúp bạn sinh viên soạn thuyết trình hấp dẫn, gây ấn tượng với hội đồng giám khảo, số mẹo hay để ứng phó với tình bất ngờ trình chiếu Powerpoint. Chọn màu cho dương Việc chọn màu sắc dương quan trọng. Màu sắc lòe loẹt gây khó chịu cho người xem. Bạn nên chọn màu đơn tối, vừa không chói mắt lại vừa làm bật màu chữ. Một gợi ý chọn màu xanh dương đậm. Cách làm sau: Mở chương trình Powerpoint, nhấn chuột phải vào dương chọn Background. Hộp thoại Background mở ra, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects. Hộp thoại Fill Effects mở ra, thẻ Gradient đánh dấu chọn One Color, nhấn mũi tên sổ xuống bên cạnh, chọn More Color, hộp thoại Colors xuất hiện, bạn chọn tiếp thẻ Custom chỉnh thông số sau, Color model: RGB, Red: 0, Blue: 0, Green: 155, nhấn OK để trở hộp thoại Fill Effects. Tại hộp thoại này, bạn đánh dấu chọn vào mục From title cùng, chọn kiểu trung tâm sáng ngoại vi tối mục Variants bên cạnh, xong nhấn OK Apply. Đó màu cho dương thứ nhất. Với dương thứ hai, ba, bốn . bạn muốn cho màu giống dương nhấn chuột phải vào dương nằm cột dọc bên trái (thẻ Slides), chọn New Slide hay vào menu Insert > Duplicate Slide. Màu kích cỡ cho Font chữ Chọn font chữ font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times, màu trắng, vàng, xanh cây, cam (nếu bạn chọn màu dương trên), kích cỡ giới hạn từ 20-44 pt. Không nên chọn kích cỡ 20 pt chữ nhỏ nhìn từ xa (trừ trình bày bảng số liệu chọn cỡ thấp 20 pt). Tạo hiệu ứng cho dương bản, có nên hay không? Nhiều người cho việc tạo hiệu ứng cho dương làm tăng tính hấp dẫn lôi người xem. Nhưng phải nói thật cách nên áp dụng cho buổi trình chiếu quảng cáo sản phẩm hay tiếp thị. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường có 20 phút, thời gian bạn sử dụng tối đa 30-40 dương bản, dương trình bày khoảng 30-45 giây, bạn tạo nhiều hiệu ứng làm thời gian vô ích. Do nên sử dụng đến hiệu ứng, bao gồm hiệu ứng chuyển trang hiệu ứng cho chữ. Để tạo hiệu ứng cho chữ, nhấn chuột phải vào khung chứa chữ, chọn Custom Amination. Cửa sổ Add Effect xuất bên phải, nhấp vào nút Add Effect để chọn hiệu ứng, ví dụ Fly in (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ), Diamond (lấp lánh) . Kinh nghiệm cho thấy hiệu ứng Random Bars thường sử dụng. Nếu bạn muốn áp dụng kiểu hiệu ứng cho toàn nội dung dương vào menu Slide Show->Amination Schemes. Cửa sổ Apply to selected Slides xuất bên phải, bạn việc nhấn chọn hiệu ứng vào Slide Show->View Show xem thử. Để tạo hiệu ứng chuyển trang, bạn vào Slide Show->Transition. Cửa sổ Slide Transition xuất bên phải, bạn nhấn chọn hiệu ứng vào Slide Show->View Show xem thử. Hiệu ứng Strips Right-Down thường dùng nhất. Slide cảm ơn hội đồng giám khảo Đây slide cuối cùng, không phần quan trọng. Bên cạnh lời cảm ơn, bạn chèn hình ảnh hoa, bạn tải hình hoa miễn phí địa http://www.animationfactory.com (http://www.animationfactory.com/) (bạn vào trang web tải file zip tên loài hoa, ví dụ red_rose.zip). Một số phím tắt cần nhớ trình chiếu Đang trình bày ngon trớn vị hội đồng giám khảo đột ngột bảo bạn cho xem lại dương đó, hay kêu bạn cho họ điểm quan trọng. Với tình bạn dùng phím tắt. " Ctrl - P: Lấy bút màu ra, dùng chuột vẽ đường gạch đít hay khoanh tròn điểm quan trọng. " Nhấn phím E: xóa đường gạch hay khoanh tròn. " Nhấn phím Esc: Cất bút màu đi. " Ctrl - H: Che dấu chuột nút nhấn (nằm góc trái hình) " Nhấn phím = (dấu bằng): hiển thị hay che dấu chuột. " Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng đến giải lao, nhấn lại phím để trở bình thường. " Page Up hay mũi tên lên: Đến dương trước. " Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến dương sau. " Nhấn số trang nhấn Enter: Đến dương theo số trang. Các tổ hợp phím hữu dụng PowerPoint Hầu hết chương trình, phần mềm hay tiện ích hỗ trợ tác vụ phím tắt để giúp bạn truy cập nhanh việc dùng chuột thông thường. Đó lý mà chương trình hay phần mềm cho bạn hệ thống hotkey truy cập nhanh. Chẳng hạn, PowerPoint, bạn truy cập nhanh đến menu Edit > Find với tổ hợp phím Ctrl + F. Cách dùng phím tắt để truy cập thật nhanh chóng. Tuy nhiên, bạn dùng bạn khó mà nhớ hết được, bạn nhớ số phím tắt thường dùng để trình làm việc nhanh chóng hơn. Kỳ này, xin giới thiệu với bạn tổ hợp phím nóng thông dụng hữu ích PowerPoint. Ngoài ra, bạn tham khảo thêm từ Office Assistant PowerPoint để tìm thêm tổ hợp phím hữu ích cho nhu cầu sử dụng mình. Chèn Slide Mới CTRL + M Di chuyển nhanh vùng soạn thảo (switch pane) F6 hay Shift + F6 Tạo file trùng tiêu đề CTRL + D Trình chiếu Slide show F5 Promote a paragraph ALT + SHIFT + LEFT ARROW Demote a paragraph ALT + SHIFT + RIGHT ARROW Apply subscript formatting CTRL + EQUAL SIGN (=) Apply superscript formatting CTRL + PLUS SIGN (+) Mở hộp thoại Font CTRL + T Lặp lại lần soạn thảo trước F4 CTRL + Y Mở hộp thoại Find CTRL + F Truy cập Hướng dẫn (view Guides) CTRL + G Xóa từ CTRL + BACKSPACE Chuyển chữ in hoa SHIFT + F3 Đánh dấu đậm CTRL + B Đánh dấu in nghiêng CTRL + I Chèn siêu liên kết CTRL + K Chọn tất CTRL + A Copy CTRL + C Paste CTRL + V Undo CTRL + Z Save CTRL + S Print CTRL + P Open CTRL + O Thêm số thủ thuật với Microsoft Office - PowerPoint Giấu slide Trong trình diễn Microsoft PowerPoint, bạn muốn ẩn slide – slide thông tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa chẳng hạn – truy cập đến slide cần thiết. Slide ẩn không lên hình trình diễn trừ bạn lệnh cho PowerPoint truy cập đến slide đó. Để ẩn slide trước tiên bạn chuyển trỏ chuột slide bạn muốn giấu vào Slide Show | Hide Slide. Bạn nhớ số thứ tự slide bị ẩn để trình trình diễn bạn dễ dàng truy cập đến slide ẩn cách nhấn phím số thứ tự slide ẩn ấn Enter. Nếu bạn có nhiều slide ẩn không nằm theo thứ tự bạn dùng phím tắt H để chuyển đến slide ẩn tiếp theo. Để quay trở lại trình diễn, bạn nhắp chuột phải vào hình trình diễn chọn Go | Previous Viewed. (Lệnh khác phiên PowerPoint khác nhau). Hoặc bạn tạo nút bấm chuyển đổi slide hình trình diễn bạn cách vào Slide Show | Action Settings. Căn chỉnh đối tượng http://quantrimang.com/photos/Image/082005/11/pw2508.jpg Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn tự động đặt vị trí hay chỉnh đối tượng mà không cần phải sử dụng đến lưới (grid) hay hướng dẫn (guide). Để thực tác vụ bạn thử sau đây. Trước tiên bạn lựa chọn tất đối tượng cần chỉnh vị trí (lưu ý lựa chọn nhiều đối tượng bạn giữ phím Ctrl). Sau bạn chọn nút Draw – nút nằm góc tận bên tay trái cửa sổ PowerPoint, nút Start Windows – chọn vào “Align or Distribute” sau chọn mô hình chỉnh thích hợp với bạn số mô hình mà PowerPoint đưa ra. Mỗi slide màu khác Nếu bạn muốn trình diễn thêm đa dạng phong phú cách đặt màu cho slide nhóm slide khác nhau. Để thực tác vụ bạn thử cách sau đây. Lựa chọn slide hay nhóm slide bạn muốn đặt màu khác với slide khác, chọn Format | Slide Background. Trong cửa sổ Slide Background, sau bạn lựa chọn màu thích hợp, đánh dấu chọn vào ô “Omit background graphics from master” sau chọn Apply. Bạn ý muốn. Di chuyển đối tượng xác Nếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng khoảng nhỏ nhiều không xác đạt yêu cầu cho lắm. Bạn dùng bàn phím thay thế. Trước tiên lựa chọn đối tượng bạn muốn di chuyển dùng phím mũi tên lên-xuống-sang tráisang phải để di chuyển đối tượng bạn. Mỗi lần di chuyển đối tượng di chuyển Trình diễn slide riêng biệt Trong bạn soạn thảo trình bày slide mình, bạn muốn xem trước xem slide hình trình diễn nào. Nhưng dùng tính xem trước PowerPoint bạn lại phải xem tất slide hình trình diễn toàn hình. Vậy thử ấn giữ thêm phím Ctrl bạn chọn View Show | Slide Show. Chỉ riêng slide bạn chỉnh sửa cửa sổ nhỏ thuận tiện cho bạn đó. Để tắt hình bạn click chuột phải chọn End Show. . http://quantrimang.com/photos/Image/082007/24 /powerpoint6 .jpg 4 cách hiển thị bản trình chiếu PowerPoint Để thấy các cách hiển thị khác nhau của PowerPoint, Từ thanh Menu, kích vào View, bạn. này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn, nhưng người dùng không soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font đặc biệt này được. Ngược lại nó giúp kích cỡ file PowerPoint. này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font chữ này. Ngược lại nó làm kích cỡ file PowerPoint