Đang tải... (xem toàn văn)
Hội họp là hoạt động cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, là nơi để trao đổi và bàn bạc. Cần chuẩn bị chu đáo, kỹ càng để đạt hiệu quả, tránh mất thời gian, tiền của. Kết quả cuộc họp phụ thuộc rất lớn vào vai trò của người chủ trì cuộc họp. Người chủ trì cần có những kỹ năng cơ bản nhất về tổ chức một cuộc họp thành công.
KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP 25/10/2014 09:15 Là cấp quản lý bạn phải thường xuyên điều hành họp quan trọng. Thành công họp ảnh hướng lớn đến suất chất lượng công việc. Nhưng để tổ chức điều hành họp thành công dễ đòi hỏi chuẩn bị có phải kỹ nhà quản lý. Mục tiêu khóa học : · Hiểu rõ tầm quan trọng của các cuộc họp hiệu quả vai trò của cấp quản lý, người điều hành cuộc họp ảnh hưởng đến xuất và chất lượng công việc. · Nâng cao kỹ năng, củng cố tự tin, tạo động lực và chia sẻ các phương pháp hữu ích để trở thành người điều hành cuộc họp hiệu quả & chuyên nghiệp. · · · Hiểu loaị hình hội họp ý nghĩa họp hiệu quả; Nhận biết dấu hiệu tích cực/tiêu cực biện pháp xử lí họp Biết cụ thể hóa 5W + 1H · Hạn chế sai sót triển khai thoả thuận họp; · Nâng cao chất lượng họp anh/chị tổ chức tham dự. Nội dung khóa học : · Phần : Tổng quan về tổ chức cuộc họp : Các thách thức và ảnh hưởng của cấp quản lý đối với hiệu quả của buổi họp. · Phần 2: Chuẩn bị tổ chức cuộc họp hiệu quả. · Phần 3: Tiến trình tổ chức cuộc họp · Phần 4: Kết thúc cuộc họp và đề kế hoạch hành động. Vai trò chức hội họp Các giải pháp cho vướng mắc giới thực tìm thấy xuyên qua họp thảo luận nhóm. Một họp tốt điện thoại, máy fax, hội nghị video, máy vi tính, sản phẩm khác công nghệ thông tin cá nhân làm việc mình. Những cuộcc họp đóng vai trị quan trọng, nơi mà bầu không khí văn hoá tổ chức trì, cách thức để tổ chức nói với đội ngũ nhân viên rằng: “Bạn thành viên tập thể” Nếu bạn tổ chức họp buồn tẻ, yếu mà lại kéo dài lê thê, nhân viên bắt đầu tin làm việc cho công ty tẻ nhạt, cỏi quý trọng thời gian Các chức họp: * Tranh đấu * Sự hình thành nhóm * Chia kiến thức, kinh nghiệm, đánh giá, truyền thống dân gian * Công việc tập thể đóng góp cá nhân * Ra định đoán cam kết * Đức tính lãnh đạo nhóm/ công việc nhóm Các kiểu họp: * Hội nghị * Hội đồng * Ủy ban * Thường xuyên * Điều đình, thỏa thuận * Động viên * Ra định * Hàng ngày * Hàng tuần hàng tháng * Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt. Những công việc cần chuẩn bị cho họp thành công • Kỹ Năng Hội Họp Aug 1, 2011 98 Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho họp, người thư ký cần làm theo bước sau: + Nắm rõ mục đích yêu cầu họp. + Thảo chương trình nghị (Agenda) để trình người chủ trì họp duyệt. Trong nghị phải phân chia họp theo nội dung với thời gian ấn định cụ thể. + Nắm thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến phận. Bộ phận có báo cáo họp, người thư ký cần nhắc lại thư mời họp. Có nơi phận gửi báo cáo văn phòng chánh văn phòng biên tập báo cáo, sau trực tiếp báo cáo họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi trình độ tổng hợp lực quản trị tốt. + In ấn chương trình nghị kèm theo tài liệu cần thiết cho họp. Gửi đến cho thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết thành viên nhận hồ sơ dự họp. Chuẩn bị khâu phục vụ họp người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước bắt đầu họp, người thư ký điều hành họp phải đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo. + Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt thành ngữ tiếng Pháp (!) Respond s’il vous plait – tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theo tên người liên lạc số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị thư mời họp quan trọng, đồng thời chủ động đựơc số người dự họp để chuẩn bị cho chu đáo. Kỹ điều hành họp hiệu • Kỹ Năng Hội Họp Feb 16, 2013 180 Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc để giải vấn đề đó. Muốn họp thành công người điều hành họp phải có kỹ để điều hành tốt họp mình. Một nhiệm vụ quan trọng để họp hành hiệu xác định mục đích họp. Chuẩn bị thứ cần thiết cho họp Việc chuẩn trước họp ngắn lại mang lại hiệu tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần.Trong khoảng thời gian này, bạn xác định mục đích, thời gian họp, công cụ hỗ trợ (máy chiếu,tài liệu…) đặc biệt xem xét lại thành phần tham dự họp. Có mục đích rõ ràng nghiêm khắc thời gian Một nhiệm vụ quan trọng để họp hành hiệu xác định mục đích họp. Mục đích họp phải viết giấy nêu bắt đầu họp. Việc xác địnhcuộc họp giúp bạn xác định trọng tâm, không lạc đề điều chỉnh thành viên dự họp có muốn câu kéo thời gian mà chuyển đề tài sang chuyện khác. Bắt đầu họp bạn cần nêu nội dung: • Mục đích họp Thành phần tham dự • Thời gian buổi họp • • Các nội dung chi tiết Tại doanh nghiệp Việt Nam, thấy tình trạng chờ đợi họp xảy phổ biến. Là người quản lý, bạn bắtđầu giờ, từ chối nêu lại nội dung trình bày có người khác đến trễ. Việc gâysốc cho nhiều người, buổi họp thật quan trọng với họ lần sau chắn họ cân nhắcviệc đến giờ. Bạn chốt cửa sau khoảng phút để bắt đầu họp. Những người vào trễkhông có lý không tham dự. Nhiều người nghĩ tiến hành vậy, người quan trọng làm hỏng họp họ khôngtham dự sao? can đảm tiến hành nên có biên họp. Biên họp nên ý kiến tập thể, nếu”người quan trọng” không đồng ý kết họp, dùng biên họp làm chứng. Bạn có thểtổ chức lại họp với “người quan trọng”, động thái cứng rắn bạn khiến cho “người quantrọng” lần họp sau với bạn khó mà trễ được. Thể vai trò người điều hành cách hiệu Người điều hành người chịu trách nhiệm nội dung kết họp. Trước hết bạn phải tuân thủ xác thời gian. Bạn phải giám sát trình tranh luận chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn cãi lộn. Cần quan sát thành viên ghi nhớ thái độ, ý kiến họ họp. Nếu bạn tạo điều kiện cho thành viên có hội chào hỏi xã giao trước họp, điều phần giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ họp căng thẳng. Khuyến khích người thảo luận định Có nhiều họp đặc biệt công ty nhà nước thường theo kiểu sếp nói nhân viên nghe mà sựtrao đổi hai chiều. Điều nguy hiểm, vừa thời gian vừa không hiệu quả. Nếu theo kiểu mộtchiều vậy, tốt phát tài liệu để nhà đọc. Bản chất họp thảo luận tìm vấn đề để gia tăng lực định định hướng, dođó, việc để người nêu ý kiến giúp họp hiệu hơn. Để khuyến khích người thảoluận, bạn cần thực hiện: Nêu rõ điểm cần thảo luận (nêu rõ đề bài) Mời người cho ý kiến với dẫn dắt bạn. Bạn định thấy có rụt rè trongđám đông bạn muốn nghe ý kiến họ. Ghi nhận lại đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến vậy. Để người cho ý kiến điều mà thành viên họp nêu trường hợp bạn cho ý kiếncủa họ hợp lý bạn chưa đủ thông tin để định. Ra định để gút lại vấn đề. Khi bạn có ý kiến, bạn cần thể lực lãnh đạo quyếtđịnh. Các định phải ghi vào biên họp. Kết thúc họp Đến giai đoạn này, bạn có đủ thông tin, bạn bắt đầu giai đoạn kết thúc họp. Kết thúc họp, bạn thực : • Xác định lại vấn đề xem xét Nêu lại định buổi họp • Không quên hỏi thư ký ghi nhận đủ hay chưa. • • Kết thúc họp cảm ơn Sau buổi họp Hãy chuyển biên họp cho thành viên họp người liên quan. Ghi nhận lại kế hoạch quan điểm thống làm sở để thực hiện. Có đánh giá vui giới công sở họ hay nói “sau buổi họp lại phát sinh nhiều buổi họp vàsau buổi họp lại phát sinh vấn đề tiếp theo”, theo điều bạn khôngtuân thủ nguyên tắc họp hành. Hãy xem họp công cụ điều hành, đừng biến thành cỗ máy nuốt thờigian nhân viên. . thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động đựơc số người dự họp để chuẩn bị cho chu đáo. Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả • Kỹ Năng Hội Họp Feb 16, 2013 180 Cuộc họp là nơi để trao. KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP 25/10/2014 09:15 Là một cấp quản lý bạn sẽ phải thường xuyên điều hành những cuộc họp quan trọng. Thành công của một cuộc họp ảnh hướng rất lớn đến năng. cho cuộc họp thành công • Kỹ Năng Hội Họp Aug 1, 2011 98 Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người thư ký cần làm theo các bước như sau: + Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp. + Thảo