Phân tích thiết kế cơng việc - CHƯƠNG IV PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CƠNG VIỆC I BẢN CHẤT CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Phân tích cơng việc cơng cụ thiết yếu chương trình quản trị nguồn nhân lực Nó công cụ để triển khai chiến lược nguồn nhân lực tổ chức, thông qua hoạt động như: tuyển mộ tuyển chọn, đào tạo phát triển, đánh giá thành tích, lương bổng, Phân tích cơng việc q trình thu thập, phân tích xếp cách hệ thống thông tin đặc điểm công việc cụ thể Kết phân tích cơng việc thể mơ tả công việc (Job Description) (phần việc, nhiệm vụ trách nhiệm) tiêu chuẩn thực công việc (bao gồm kiến thức, kỹ khả nhân viên) (Job Specification ) Bản mô tả công việc.(Job Description) Đó kết tiến trình phân tích cơng việc, mơ tả cách tóm tắt công việc Bản mô tả công việc liệt kê chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát tiêu chuẩn cần đạt thực công việc Bản mô tả công việc giúp cho hiểu nội dung, yêu cầu công việc hiểu quyền hạn, trách nhiệm thực công việc Bản tiêu chuẩn thực công việc.(Job Specification) Là văn liệt kê yêu cầu lực cá nhân trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả giải vấn đề, kỹ khác đặc điểm cá nhân thích hợp cho cơng việc Bản tiêu chuẩn thực công việc giúp hiểu doanh nghiệp cần loại nhân viên để thực cơng việc cách tốt II TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Tiến trình phân tích cơng việc bao gồm 10 bước mà nhóm gộp thành giai đoạn hình sau: GIAI ĐOẠN GIAI ĐOẠN GIAI ĐOẠN GIAI ĐOẠN Xác định phạm vi phân tích cơng việc • Xác định mục đích dự án • Xác định cơng việc cần phân tích • Xác định người phân tích cơng việc Chuẩn bị phân tích cơng việc • Xác định loại liệu cần thiết • Xác định nguồn liệu • Lựa chọn phương pháp cụ thể phân tích cơng việc Thu thập liệu phân tích • Thu thập liệu cơng việc • Phân tích thơng tin • Báo cáo kết cho tổ chức • Định kỳ kiểm tra thơng tin phân tích cơng việc Hình 4.1 - Tiến trình phân tích cơng việc Đánh giá giá trị chung phân tích cơng việc • Đánh giá kết dựa tiêu chuẩn lợi ích, chi phí tính hợp pháp - Quản trị nguồn nhân lực Giai đoạn 1: Xác định phạm vi phân tích cơng việc a Mục đích phân tích cơng việc Mục đích chung phân tích cơng việc thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự, đào tạo nhân viên, phát triển công cụ để đánh giá thành tích, thiết lập hệ thống trả lương Phân tích công việc cung cấp thông tin yêu cầu cơng việc gì, đặc điểm nhân viên cần có để thực cơng việc Sự mơ tả nhân viên thông tin cụ thể công việc sử dụng để định loại người chiêu mộ lựa chọn Thông tin phân tích cơng việc tư liệu cần thiết để phát triển chương trình đào tạo hệ thống đánh giá thành tích Thêm vào đó, thơng tin trợ giúp người giám sát nhân viên xác định rõ vai trị mình, giảm thiểu mâu thuẫn nhập nhằng quan hệ Thơng tin phân tích cơng việc sử dụng để xác định công việc tương tự làm sở để bố trí, luân chuyển đào tạo nhân viên, với mức chi phí thấp Tương tự, liệu sử dụng để xác định định hướng nghề nghiệp cho nhân viên Một ứng dụng phổ biến phân tích cơng việc đánh giá cơng việc thơng qua xác lập cấu trúc lương cơng Ứng dụng khác thơng tin phân tích cơng việc dự đốn tính chất cơng việc tương lai Môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, thay đổi cơng việc xảy nhanh nhiều so với khứ b Xác định cơng việc cần phân tích Có nhiều nhân tố khác để xác định loại công việc tổ chức nên phân tích Trước hết cơng việc có tầm quan trọng thành cơng tổ chức Lấy ví dụ, tổ chức theo đuổi chiến lược nâng cao chất lượng cơng việc kiểm sốt chất lượng đề cao, cần phải tiến hành phân tích cơng việc Những cơng việc khó học (nghiên cứu) khó thực (và địi hỏi đào tạo nhiều) đối tượng cần phân tích Các yêu cầu luật pháp lý để xác định cơng việc nên phân tích Những cơng việc nặng nhọc, điều kiện làm việc hạn chế có vài nhân viên nhân viên nữ thực nên phân tích để đảm bảo không xảy hành vi phân biệt đối xử việc sử dụng nhân viên Thêm vào đó, cơng việc nên phân tích cơng nghệ mơi trường cơng việc có thay đổi Trong tổ chức xuất vài công việc bị cắt bỏ nhiệm vụ phân chia vào cơng việc khác phân tích cơng việc thích hợp để làm rõ tính chất cơng việc có mở rộng c Ai tiến hành phân tích cơng việc Dự kiến tiến hành phân tích cơng việc Trong phần hoạch định lựa chọn tiến hành phân tích cơng việc Nếu tổ chức có nhu cầu khơng thường xun thơng tin phân tích cơng việc, th chun gia phân tích cơng việc tạm thời từ bên Những tổ chức khác có chuyên gia hữu Vẫn có số tổ chức khác sử dụng nhà giám sát (quản đốc), cơng nhân, có liên quan đến việc thu thập thơng tin phân tích cơng việc Phân tích thiết kế cơng việc - Khơng phân biệt người thu thập thông tin, cá nhân cần phải có am hiểu người, cơng việc, tồn hệ thống tổ chức Họ nên có kiến thức vững vàng cơng việc bắt nguồn tổ chức d Sử dụng biểu đồ cấu tổ chức Nhà phân tích cơng việc phải lựa chọn phương pháp thủ tục hữu hiệu để tiến hành phân tích cơng việc Tuy nhiên, trước việc lựa chọn hồn tất, nhìn tổng thể tổ chức cơng việc cần thiết Cái nhìn tổng quan cung cấp cho nhà phân tích tranh tồn diện xếp, bố trí phịng ban, đơn vị cơng việc Thêm vào đó, điều giúp cho nhà phân tích hiểu thấu đáo dịng cơng việc tổ chức Để đạt tranh hoàn chỉnh cấu trúc quan hệ tổ chức, hai loại biểu đồ sau đặc biệt hữu ích là: Sơ đồ cấu tổ chức giới thiệu mối quan hệ phòng ban đơn vị cấu thành tổ chức Mối quan hệ trực tuyến chức Một sơ đồ cấu tổ chức điển hình cung cấp thơng tin số lượng cấp tổ chức, số lượng phòng chức năng, mối quan hệ báo cáo tổ chức Loại biểu đồ thứ hai sơ đồ tiến trình, tập hợp công việc cụ thể liên quan đến cơng việc khác Vì vây, sơ đồ tiến trình khơng đơn giản mối quan hệ cấu số công việc (như sơ đồ cấu tổ chức điển hình) mà cịn dịng cơng việc công việc cần thiết để tạo sản phẩm dịch vụ mong muốn Giai đoạn 2: Chuẩn bị phân tích cơng việc Trong giai đoạn chuẩn bị phân tích cơng việc, nhà phân tích cơng việc phải xác định (1) loại thông tin cần thu thập, (2) nguồn để thu thập thông tin, (3) phương pháp phân tích cơng việc cụ thể sử dụng a Loại liệu Một số thơng tin thu thập tiến trình phân tích cơng việc Những thơng tin liên quan đến hoạt động công việc khác nhau, khả người, đặc tính cơng việc thông tin thiết bị sử dụng công việc Các loại thông tin thu thập phân tích cơng việc chung tính chất cụ thể vài tình Ví dụ, có ba cấp độ hoạt động công việc: Những hoạt động tảng: công việc không bị ràng buộc nội dung cơng nghệ thích hợp với nhiều loại loại công việc khác Những hoạt động trung gian có nội dung cơng nghệ áp dụng với số công việc Phương pháp phân tích tập trung vào mức độ khơng cung cấp kỹ cần thiết để làm công việc tổ chức Những hoạt động đặc thù định hướng vào công nghệ thường đặc trưng cho nhóm việc làm cụ thể, ví dụ chăm sóc bệnh nhân, chụp X quang Tương ứng với hệ thống cấp độ hoạt động công việc nhà nghiên cứu đưa hệ thống cấp độ khả lực Khả trí tuệ thể lực thích hợp cho cơng việc Ví dụ khả năng lực tri giác, khả khéo léo đôi tay, sức bền, nhận thức - Quản trị nguồn nhân lực lời, am hiểu quan niệm, ý tưởng, khả tưởng tượng, khả khái quát, Kỹ kiến thức tảng chung ràng buộc với nội dung cơng nghệ cụ thể bao gồm khả đọc, toán học, suy nghĩ định, hoạch định tổ chức Kỹ kiến thức công nghệ chung có nội dung cơng nghệ cần thiết cho nhóm cơng việc liên quan lấy ví dụ sử dụng cơng cụ tay công cụ động lực, nguyên tắc học, nguyên lý điện điện tử, đo lường đánh giá Kỹ kiến thức định hướng nghề nghiệp phổ biến nhóm định hướng nghề nghiệp, ví dụ sử dụng thiết bị trình bày đa phương tiện thích hợp cho công việc bán hàng, giảng dạy quan hệ cộng đồng vô nghĩa công việc dây chuyền sản xuất Kỹ kiến thức nghề nghiệp cụ thể áp dụng cho chức danh nghề nghiệp cụ thể, ví dụ sử dụng loại đặc biệt thiết bị laser không dây mà ứng dụng cho việc phẫu thuật, cho vài người Một định khác mà nhà phân tích cơng việc phải làm loại liệu cần thu thập liệu thu thập liệu theo định tính định lượng Dữ liệu định tính mơ tả tường thuật, lời hoạt động công việc, khả năng, phẩm chất, thiết bị liên quan đến công việc Dữ liệu định lượng đo lường số, phạm vi qua hoạt động, khả năng, phẩm chất thiết bị liên quan việc thực công việc b Nguồn thông tin thu thập Nguồn thông tin thu thập, bao gồm nguồn khác nhau: thông tin người phi người, mô tả hình sau Nguồn thơng tin cơng việc Nguồn phi người Nguồn người Các mô tả tiêu chuẩn cơng việc Nhà phân tích cơng việc Hồ sơ bảo trì thiết bị Nhân viên thực công việc Kế hoạch thiết kế thiết bị Giám sát viên Sơ đồ thiết kế nơi làm việc Các chun gia cơng việc Phim, hình ảnh nhân viên thực công việc Các tài liệu đào tạo hàng năm tài liệu khác Các ấn phẩm phổ biến, chẳng hạn tạp chí báo Dữ liệu mà nhà phân tích cơng việc nên quan tâm liệu phân tích cơng việc có sẵn Tuy nhiên, nhà phân tích nên cẩn trọng với liệu này, chúng xây dựng theo quy trình khơng thích hợp, chúng khơng cịn thích hợp với cơng việc Phân tích thiết kế cơng việc - Mặc dầu người chẳng hạn nhà phân tích công việc, người đào tạo, giám sát viên chun gia khác khơng trực tiếp thực cơng việc chính, họ am hiểu nội dung phạm vi cơng việc Lấy ví dụ, kỹ sư thiết kế lò phản ứng hạt nhân hiểu thấu đáo phần bên cơng việc người vận hành lị phản ứng hạt nhân Những cá nhân thực cung cấp thông tin phân tích cơng việc thường gọi chun gia vấn đề (Subject matter experts - SMEs) Có SME giỏi điều quan trọng may mắn phân tích cơng việc hai ngun nhân Trước hết, liệu công việc tảng cho nhiều hoạt động nguồn nhân lực khác để có tảng tốt, thơng tin phải thu thập từ nguồn xác đáng tin cậy Thứ hai, thơng tin phân tích đáng tin cậy sở mặt pháp lý để giải tranh chấp cần thiết Nhà phân tích cơng việc nên lực chọn SME, người có hội thích hợp để thực cơng việc quan sát công việc thực Theo vài nghiên cứu mức độ kiến thức, kinh nghiệm cơng việc khả nhận thức thực công việc ảnh hưởng đến tính xác độ tin cậy thông tin cung cấp c Phương pháp thu thập thơng tin Có bốn phương pháp sử dụng cách riêng lẻ kết hợp với q trình thu thập thơng tin phân tích công việc - quan sát, vấn, câu hỏi nhật ký làm việc Lần lượt tìm hiểu phương pháp giúp nhà phân tích chọn lựa phương pháp phù hợp với đối tượng cần phân tích c Quan sát Quan sát trực tiếp sử dụng cho công việc lao động chân tay, địi hỏi tiêu chuẩn hố, cơng việc có chu kỳ ngắn Ví dụ như, cơng việc lắp ráp dây chuyền sản xuất xe hơi, công việc văn thư công ty bảo hiểm, kiểm kê kho cơng việc điển hình sử dụng phương pháp Nhà phân tích phải quan sát mẫu đại diện cá nhân hồn thành cơng việc Quan sát khơng ln ln thích hợp với cơng việc liên quan đến trí óc cơng việc nhà nghiên cứu khoa học, luật sư nhà tốn học c.2 Phỏng vấn Có ba loại vấn để thu thập thơng tin phân tích cơng việc - Phỏng vấn cá nhân (là vấn riêng biệt người); Phỏng vấn nhóm nhân viên có cơng việc giống nhau; Phỏng vấn người giám sát người có kiến thức vững vàng cơng việc Nên sử dụng phương pháp vấn nào, nhà phân tích nên hiểu đầy đủ lý để vấn, để từ định hướng phương pháp vấn hiệu Phỏng vấn kỹ thuật sử dụng rộng rãi việc thu thập thông tin cho phân tích cơng việc Nó cho phép nhà phân tích trị chuyện trực tiếp với người vấn Người vấn yêu cầu nhà phân tích trả lời câu hỏi, thắc mắc Phương pháp vấn tạo hội cho nhà phân tích giải thích cách thức thu thập thơng tin, mục đích phân tích cơng việc lý họ chọn để vấn Phương pháp cho phép nhân viên báo cáo hoạt động mà phương pháp khác xác định Ví dụ, hoạt động quan trọng xuất ngẫu nhiên, giao tiếp khơng thức người giám sát sản xuất nhà quản lý bán hàng, điều rõ ràng sơ đồ tổ chức, phát nhờ vấn - Quản trị nguồn nhân lực Mặc dầu vấn mang lại thơng tin phân tích cơng việc hữu ích, cần ý đến hạn chế tiềm ẩn Đó bóp méo thơng tin, thơng thường phân tích cơng việc mở đầu việc thay đổi vấn đề lương bổng tổ chức, nên nhân viên có xu hướng nói trách nhiệm hạ thấp tầm quan trọng cơng việc người khác Vì vậy, để có thơng tin xác cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác Hơn nữa, vấn khó để tiêu chuẩn hóa vì, vấn viên khác hỏi câu hỏi khác kết nhận khác người vấn Cuối cùng, chi phí cho vấn cao, đặc biệt vấn nhóm, điều khơng thích hợp với mục đích ban đầu Mặc dù, có nhiều hạn chế phương pháp vấn sử dụng phổ biến Một số hướng dẫn sau giúp cho việc vấn thành cơng hình 4.2 Chuẩn bị cho vấn • • • Bắt đầu vấn • • • Chèo lái vấn • • • • • • • • • Kết thúc vấn • • • • Xây dựng quan tâm người vấn trước, thông qua việc thông báo chuẩn bị kỹ lưỡng; đảm bảo nguời vấn biết xác thời gian nơi vấn Lựa chọn nơi vấn đảm bảo riêng tư thoải mái Tránh giảm thiểu hình tượng địa vị hiển nhiên, tạo trạng thái địa vị cao người vấn so với người vấn Tạo thoải mái dễ dàng cho người vấn Nhớ tên nhân viên vấn trước Giới thiệu nói đề tài vui vẻ nhân viên thấy thoải mái Làm rõ mục đích vấn, làm cho nhân viên hiểu thông tin mà họ cung cấp hữu ích cho tổ chức cho họ Khuyến khích nhân viên nói Hãy nhã nhặn bày tỏ quan tâm đến điều mà họ nói Giúp đỡ nhân viên nói nhiệm vụ theo trình tự thứ tự logic, thể theo trật tự thời gian mà nhiệm vụ xảy theo thứ tự tầm quan trọng chúng công việc Giữ cho buổi vấn sinh động cách tìm kiếm thêm thơng tin, sử dụng ”sự tạm nghỉ mong đợi”, hỏi câu hỏi khiêm tốn trung lập, tóm tắt điều mà nhân viên vừa nói Dành thời gian cần thiết để nhân viên nghĩ trả lời câu hỏi Chỉ hỏi câu không thúc ép Tránh câu hỏi mà trả lời với “có” hay “không” Tránh câu hỏi hướng dẫn Sử dụng ngôn ngữ đơn giản dễ hiểu Tránh làm cho đôi bên phải hạ tránh biểu quan tâm cá nhân công nhân Cố gắng thiết lập bước vững chãi thoải mái cho vấn Cố gắng không để nhân viên bị lạc vấn đề Cố gắng thu thập tất thông tin cần thiết cơng việc mà nhân viên cung cấp Chỉ lúc vấn kết thúc câu hỏi thân thiện mà bạn hỏi biến tấu giọng điệu bạn Tóm tắt thơng tin mà nhân viên cung cấp Hỏi nhân viên liệu thơng tin có đầy đủ đại diện cho thảo luận hay khơng Giải thích cho cơng nhân thơng tin cung cấp có giá trị Kết thúc vấn cách thân thiện Hình 4.2 - Hướng dẫn cho vấn phân tích cơng việc Phân tích thiết kế cơng việc - c.3 Bản câu hỏi Sử dụng câu hỏi phương pháp tốn việc thu thập thông tin Nó cách thức hữu hiệu để thu thập số lượng lớn thông tin thời gian ngắn Một câu hỏi có cấu trúc thường bao gồm câu hỏi cụ thể công việc, yêu cầu công việc, điều kiện làm việc phương tiện Một câu hỏi cấu trúc, cách tiếp cận đóng-mở sử dụng để yêu cầu nhân công miêu tả công việc theo cách riêng họ Mẫu câu hỏi đóngmở cho phép nhân viên sử dụng ngôn từ ý tưởng riêng họ để mô tả công việc Mẫu cấp độ cấu trúc câu hỏi cần phải tránh đề tài có tính tranh cãi Nhà phân tích cơng việc có tham khảo cá nhân lĩnh vực Khơng có mẫu tốt cho câu hỏi Một vài gợi ý sau giúp cho câu hỏi dễ sử dụng: - Giữ cho ngắn tốt - người thường khơng thích hồn tất câu hỏi - Giải thích mục đích sử dụng câu hỏi - người muốn biết phải trả lời câu hỏi Hơn nữa, người lao động muốn biết câu trả lời họ sử dụng - Cố gắng tạo đơn giản cho câu hỏi - đừng cố gắng tạo ấn tượng cho người với thuật ngữ Sử dụng ngôn ngữ giản đơn câu hỏi - Thử nghiệm câu hỏi - trước sử dụng, yêu cầu vài công nhân trả lời cho ý kiến điểm đặc trưng câu hỏi Sự thử nghiệm cho phép nhà phân tích hiệu chỉnh lại mẫu câu hỏi trước sử dụng chúng Một câu hỏi thường bao gồm thành tố sau: - Thông tin chung: liên quan đến tên công việc, mã công việc, - Ra định: trình tư duy, suy luận để đưa định - Hoạch định tổ chức - Kiến thức, khả năng, hoạt động kỹ thực cơng việc - Kiểm sốt giám sát - Công cụ thiết bị sử dụng để hồn thành cơng việc - Sự lại, giao dịch - Giao tiếp: Mối quan hệ với người khác Những mối quan hệ với người cần để thực công việc - Sức khoẻ: Phạm vi công việc phạm vi vật lý, sức khoẻ xã hội để hồn tất cơng việc - Xử lý thơng tin - Những đặc tính cơng việc khác c.4 Nhật ký làm việc Nhật ký làm việc ghi lại nhiệm vụ, công việc tiến hành, tính thường xuyên nhiệm vụ nhiệm vụ hồn tất Kỹ thuật địi hỏi người nhân - Quản trị nguồn nhân lực viên phải ghi lại nhật ký Điều không may mắn hầu hết cá nhân không quen không rèn luyện đủ để lưu trữ thông tin nhật ký ngày làm việc Nếu nhật ký cập nhật theo thời gian ngày, cung cấp thông tin xác thực công việc Công tác so sánh theo ngày, tuần tháng cần phải thực Nó cho phép đánh giá việc thực công việc cách thường xuyên Nhật ký làm việc hữu ích trường hợp cố gắng phân tích cơng việc khó khăn cho việc quan sát, công việc thực kỹ sư, nhà khoa học nhà quản trị cấp cao Phương pháp hữu hiệu (khuyến khích nhân viên nghĩ điều họ làm) Điều có ý nghĩa việc tích luỹ kinh nghiệm công việc c.5 Lựa chọn phương pháp Có thể sử dụng bốn phương pháp cách riêng biệt kết hợp chúng Thực tế khơng có phương pháp phân tích cơng việc mang lại thơng tin tốt Thêm vào đó, phương pháp lại khơng thể thay nhau, phương pháp thích hợp tình cụ thể phương pháp khác Lựa chọn phương pháp tuỳ thuộc vào tình huống, hồn cảnh cụ thể, mục đích phân tích, ràng buộc thời gian tiền bạc để tiến hành phân tích cơng việc Giai đoạn III: Thu thập phân tích liệu a Thu thập thơng tin Khía cạnh quan trọng thu thập thông tin công việc phải làm cho tổ chức sẵn sàng Thứ hai, nhà phân tích phải nhận thức nguồn sai lệch tác động đến tính xác liệu thu thập Cuối dùng, nhà phân tích phải đảm bảo vấn, sử dụng phải tiến hành theo cách thức thành thạo, câu hỏi phải thiết lập với đầy đủ thông tin cần thiết cho loại cơng việc cần phân tích, phải đảm bảo kiểm nghiệm thực tế trước sử dụng thu thập thông tin b Làm cho tổ chức sẵn sàng Trước thu thập thơng tin nhà phân tích công việc phải chắn thành viên tổ chức hiểu cam kết với dự án Để đạt điều này, nhà phân tích sử dụng dẫn sau: Làm cho quản trị cấp cao tham dự vào từ bước dự án phân tích cơng việc Giới quản trị cấp cao phải thông báo cho nhân viên khuyến khích họ hỗ trợ cho dự án, mục đích lợi ích mà dự án mang lại cho tổ chức Hợp tác tất hoạt động liên quan đến dự án phân tích cơng việc thơng qua phận quản trị nguồn nhân lực tổ chức Trước nói với nhân viên nào, cần làm cho nhà quản trị trực tiếp biết lý nói chuyện đạt chấp thuận họ Cung cấp cho tất người liên quan giai đoạn thu thập liệu mục đích tính chất dự án phân tích cơng việc Cung cấp thông tin trước thu thập liệu, củng cố suốt trình thực dự án c Nguồn sai lệch Phân tích thiết kế cơng việc - Vấn đề việc thu thập thơng tin liệu phải thể tranh xác thực, đại diện cập nhật thường xuyên thông tin cơng việc Một nguồn sai lệch xảy suốt giai đoạn thu thập thơng tin bắt nguồn từ thủ tục chọn mẫu để thu thập liệu Như đề cập phần trước chương, thu thập liệu từ người thực công việc thực quan trọng nhân tố giới tính kinh nghiệm nhân viên thực cơng việc ảnh hưởng đến cách thức mà công việc miêu tả Cơng việc thay đổi qua thời gian Ví dụ, hoạt động nông dân vụ hè hoàn toàn khác với hoạt động vào vụ đơng Vì phân tích cơng việc nên đảm bảo phù hợp với thay đổi theo thời gian Công việc thư ký, người đánh báo cáo máy đánh chữ trước khác biệt đáng kể so với thư ký đánh máy sử dụng chương trình xử lý văn máy điện toán Cơng việc nhân viên bảo hiểm, thay đổi mạnh bão gầm rú khắp thành phố, thơng tin thu thập phải phản ánh tình thay đổi để chúng nhận thấy tương tác với tranh chung công việc Bằng cách lấy mẫu nhân viên, thời gian tình huống, nhà phân tích cơng việc giảm thiểu sai lệch liệu đem lại tranh chân thực công việc d Phân tích liệu cơng việc Một liệu định lượng công việc thu thập phải sẵn sàng để phân tích chúng Nhà phân tích cơng việc giỏi nên có kiến thức rộng thống kê, có khả làm việc chặt chẽ với chuyên gia phương pháp thống kê Trước thu thập thông tin, nhà phân tích nên định loại quy trình phân tích sử dụng Trừ phi định thực trước, nhà phân tích tìm thấy liệu thu thập không tn theo quy trình phân tích cơng việc muốn sử dụng Một liệu thu thập, nhà phân tích nên tiến hành kiểm tra tính đáng tin cậy liệu “Tính đáng tin cậy” trường hợp liên quan tới tính đáng tin cậy nội Nếu liệu công việc thu thập từ nhiều nguồn khác (thí dụ vài người thực cơng việc), nhà phân tích cơng việc nên kiểm tra để xác định nguồn có thống với đặc điểm công việc hay không Mức độ phù hợp thấp nguồn liệu vài dạng sai lệch khác công việc xuất phát từ nguồn liệu có e Báo cáo tái kiểm tra liệu cơng việc Khi tất phân tích hồn tất, nhà phân tích phải chuẩn bị báo cáo kết Báo cáo nên bao gồm mục đích phạm vi dự án, tóm tắt phương pháp cụ thể sử dụng chúng sử dụng, diễn giải phân tích tiến hành thơng tin thu được, chiến lược mà thông tin thu thập từ dự án sử dụng tương lai Báo cáo nên viết theo mẫu dành cho nhà quản trị khơng có chun mơn kỹ thuật phương pháp phân tích cơng việc hiểu Phần cuối tiến trình phân tích cơng việc phải định kỳ tái kiểm tra kết dự án phân tích cơng việc Vì cơng việc thường xuyên thay đổi, thông tin thu thập công việc hơm khơng xác thực cho cơng việc năm năm trước Vì liệu phải cập nhật định kỳ để tương thích với thay đổi cơng việc Mặc khác, tổ chức nhận thấy việc lựa chọn, đào tạo đánh giá thành tích nhân viên thực cơng việc cần có thay đổi 10 - Quản trị nguồn nhân lực Bản mô tả công việc Bản mơ tả cơng việc liệt kê xác súc tích điều mà nhân viên phải thực Nó cho ta biết nhân viên làm gì, làm nào, điều kiện mà nhiệm vụ thực Do đặc thù quy mơ, trình độ cách thức tổ chức doanh nghiệp mục đích phân tích cơng việc khác nên thực tế khơng có biểu mẫu thống cho mô tả công việc Trong khơng có mẫu chuẩn mực cho mơ tả công việc, hầu hết mô tả công việc hữu dụng trình bày kỹ chứa đựng thông tin sau: - Tên công việc Tên công việc thông tin giúp nhận dạng công việc - Bản tóm tắt Bản trình bày ngắn gọn mục đích cơng việc đầu mong đợi từ người lao động công việc - Thiết bị Bản mơ tả trình bày rõ ràng công cụ, thiết bị thông tin cần thiết để thực tốt công việc - Môi trường Mô tả điều kiện thực công việc, nơi làm việc tính chất liên quan khác mơi trường làm việc nguy hiểm mức độ tiếng ồn - Các hoạt động Bao gồm mô tả nhiệm vụ công việc, trách nhiệm thái độ hồn thành cơng việc Nó mơ tả tác động, tương tác xã hội đến cơng việc (ví dụ cỡ nhóm làm việc, mức độ phụ thuộc công việc) - Quyền hành người thực công việc: Nên xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành mặt tài nhân sự, thời gian giám sát sát đạo nhân viên quyền Bản chi tiết tiêu chuẩn thực công việc Bản chi tiết tiêu chuẩn thực công việc rút từ mơ tả cơng việc Nó trả lời câu hỏi “Những đặc điểm kinh nghiệm cần thiết để hồn tất cơng việc cách hiệu quả?” Bản chi tiết tiêu chuẩn công việc hữu ích việc hướng dẫn chiêu mộ mộ lựa chọn nhân viên Lấy ví dụ, giả sử bạn tìm kiếm chuyên gia quản trị nguồn nhân lực cho vị trí trình bày Từ chi tiết tiêu chuẩn thực công việc, bạn biết ứng viên thành cơng phải có văn đại học năm kinh nghiệm lĩnh vực nguồn nhân lực Mô tả công việc tiêu chuẩn thực công việc nhà quản trị nguồn nhân lực Tên công việc: Quản trị nguồn nhân lực Mô tả chung công việc: Chịu trách nhiệm thực hành chính, cơng việc quản lý hoạt động nguồn nhân lực tổ chức lớn hiệp hội Công việc bao hàm trách nhiệm cho việc hoạch định quản lý chương trình HRM như: tuyển mộ, thẩm tra, lựa chọn, đánh giá, bổ nhiệm, thăng tiến, luân chuyển thay đổi nhân viên Hệ thống thông tin phổ biến cho người công nhân cần thiết Các hoạt động - Tham gia việc hoạch định đề sách tổng quát nhằm cung cấp dịch vụ nhân hữu hiệu đồng - Truyền đạt sách xun suốt tổ chức thơng qua tin, họp hợp đồng cá nhân 16 - Quản trị nguồn nhân lực c Nhóm chất lượng: Đây dạng nhóm xung kích thu hút tồn người tình nguyện, huấn luyện kỹ để khắc phục nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, khó khăn cần thiết Nhóm chất lượng cấu trúc ổn định mà hình thành có nhu cầu, lúc thành viên nhóm liên quan đến vấn đề cần giải triệu tập để tham gia giải vấn đề, cơng việc hồn thành nhóm tự giải tán, thành viên trở làm việc phận làm việc Nhóm chủ yếu hoạt động ngồi giờ, thành viên nhóm thường khơng địi hưởng thù lao mà tự nguyện, họ doanh nghiệp cấp kinh phí để nghiên cứu Thiết kế công việc hướng vào người lao động Một khái niệm định làm cầu nối nhiệm vụ công ty với thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng thiết kế lại công việc định hướng vào người lao động Người lao động khuyến khích tham gia vào việc thiết kế lại cơng việc họ nhằm có lợi cho tổ chức họ Người lao động đề nghị thay đổi thiết kế công việc nhằm làm cho công việc họ hấp dẫn thỏa mãn hơn, họ phải cách thức tốt việc đạt thành mục tiêu phận tham gia Với cách tiếp cận đóng góp người cơng nhận, hướng nỗ lực họ vào việc hồn thành mục tiêu nhiệm vụ tổ chức Để nâng cao chất lượng sống cơng việc cần thiết kế hiệu Thiết kế công việc hiệu tìm hịa hợp tính hiệu nhân tố hành vi Yếu tố hiệu nhấn mạnh đến hiệu suất yếu tố hành vi lại quan tâm nhiều đến người lao động Vai trò chuyên gia nguồn nhân lực phải tạo cân nhân tố Khi cơng việc chun mơn hóa, nhà thiết kế cơng việc đơn giản chúng cách cắt giảm số lượng phần việc Nếu công việc đa dạng hóa (những kiểu thiết kế cơng việc kể ngoại trừ CMH), chúng phải mở rộng làm cho phong phú IV ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG Khi phân tích cơng việc cơng nhân ngồi việc vận dụng phương pháp khảo sát nghiên cứu trên, sử dụng kết hợp với phương pháp định mức lao động để xác định xác tiêu chuẩn cơng việc cơng nhân phải hồn thành Lý sử dụng phương pháp phương pháp định lượng khối lượng cơng việc hồn thành công nhân, kết làm việc cơng nhân đo lường xác cụ thể Bản chất định mức lao động: Mức lao động: Là lượng lao động hao phí quy định để hoàn thành đơn vị sản phẩm (hoặc khối lượng công việc) tiêu chuẩn chất lượng điều kiện tổ chức kỹ thuật định Lượng lao động hao phí thực tế thời gian làm việc cơng nhân Vì thế, mức lao động thể dạng mức thời gian, mức sản lượng, mức phục vụ mức biên chế Mức thời gian (được ký hiệu Mtg hoặcTtg): Là lượng thời gian hao phí quy định cho hay nhóm người lao động có trình độ nghiệp vụ thích hợp để hồn thành đơn vị sản phẩm (hoặc khối lượng công việc) tiêu chuẩn chất lượng, điều kiện tổ chức kỹ thuật định Phân tích thiết kế cơng việc - 17 Mức sản lượng (Msl): Là số lượng đơn vị sản phẩm (hoặc khối lượng công việc) quy định cho hay nhóm người lao động có trình độ thích hợp phải hồn thành đơn vị thời gian, tiêu chuẩn chất lượng điều kiện tổ chức kỹ thuật định Mối quan hệ mức sản lượng mức thời gian biểu theo công thức: M sl = T M tg Trong đó: T đơn vị thời gian tính mức sản lượng (1giờ, ca) Như vậy, mức sản lượng mức thời gian hai đại lượng tỷ lệ nghịch Mức phục vụ (ký hiệu Mpv): Là số lượng máy móc thiết bị, nơi làm việc khu vực sản xuất, quy định cho một nhóm cơng nhân có kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm thích hợp phải phục vụ, điều kiện tổ chức kỹ thuật định Thông thường cơng việc phục vụ mang tính ổn định lắp lại có tính chu kỳ Ví dụ cơng việc công nhân sửa chữa, điện nhà máy dệt, may, Mức biên chế (hay gọi mức định biên, ký hiệu Mbc): Là số lượng lao động có trình độ nghiệp vụ thích hợp quy định chặt chẽ để thực khối lượng công việc cụ thể, điều kiện tổ chức kỹ thuật định Đơn vị đo mức biên chế người công việc Mức áp dụng điều kiện cơng việc địi hỏi hoạt động phối hợp nhiều người mà kết không tách riêng cho người, xác định mức thời gian, mức sản lượng, mức phục vụ Các dạng biểu mức lao động gắn liền với điều kiện tổ chức kỹ thuật định, điều kiện thay đổi mức lao động thay đổi theo Xác định loại mức lao động tổ chức cơng việc phức tạp, địi hỏi phải có trình độ nghiệp vụ rõ ràng Vì vậy, muốn làm tốt cơng tác định mức lao động trước hết: • Phải coi công việc công tác quản trị nguồn nhân lực Xây dựng mức lao động xác, hợp lý sở để cơng nhân phấn đấu tăng suất lao động để tăng thu nhập mình; sở để xếp bố trí cơng nhân cơng đoạn q trình sản xuất; lập kế hoạch sản xuất; kế hoạch tiền lương; hoạch định nguồn nhân lực, chiêu mộ tuyển chọn, đào tạo nguồn nhân lực tổ chức • Hơn muốn làm tốt cơng tác định mức lao động phải có chuyên gia quản trị nguồn nhân lực am tường công tác định mức lao động tổ chức, thiếu tham gia chuyên gia giám sát, đốc công, tổ trưởng sản xuất; thu hút tham gia, chủ trì nhà quản trị cấp cao tổ chức Đối tượng để định mức lao động Quá trình sản xuất chia thành cơng đoạn sản xuất (cịn gọi ngun cơng hay bước cơng việc), công đoạn sản xuất hay bước công việc lại xác định hao phí lao động, tính lượng lao động tồn trình sản xuất sản phẩm Vì vậy, bước công việc đối tượng để định mức lao động 18 - Quản trị nguồn nhân lực Định nghĩa bước cơng việc phần q trình sản xuất hay nhóm cơng nhân tiến hành đối tượng lao động định nơi làm việc cố định Vì thế, đặc trưng bước công việc cố định yếu tố công nhân, đối tượng lao động, nơi làm việc Thay đổi yếu tố tạo thành bước cơng việc Kết cấu bước công việc thành phần bước cơng việc xác định theo hai tiêu thức mặt công nghệ mặt lao động Kết cấu bước công viêc mặt công nghệ: Về mặt công nghệ bước công việc chia thành giai đoạn chuyển tiếp chia thành bước chuyển tiếp Giai đoạn chuyển tiếp: Là phận đồng cơng nghệ bước cơng việc, biểu thị cố định bề mặt gia công, dụng cụ chế độ gia công Nếu yếu tố thay đổi có giai đoạn chuyển tiếp Ví dụ, bước cơng việc đánh vecni người thợ mộc có giai đoạn chuyển tiếp matic, làm nhẵn chi tiết, bụi, đánh vecni; bước cơng việc có giai đoạn chuyển tiếp Đặc điểm giai đoạn chuyển tiếp hồn thành nơi làm việc riêng biệt, tức tách thành bước công việc độc lập Trong sản xuất khối lượng lớn, trình độ chun mơn hố cao, bước cơng việc thường có giai đoạn chuyển tiếp, sản xuất hàng loạt vừa, hàng loạt nhỏ, đơn chiếc, bước cơng việc thường có nhiều giai đoạn chuyển tiếp Ở giai đoạn chuyển tiếp gồm phần việc lặp lặp lại Mỗi phần việc giới hạn bề mặt gia công định đối tượng lao động với loại dụng cụ chế độ gia cơng khơng thay đổi, tạo thành bước chuyển tiếp Ví dụ cơng việc xẻ khúc gỗ gồm mạch cưa, gồm bước cơng việc, giai đoạn chuyển tiếp, bước chuyển tiếp Mỗi mạch cưa bước chuyển tiếp Việc phân chia bước cơng việc mặt cơng nghệ nói lên đối tượng lao động gia cơng theo trình tự nào, cơng cụ theo chế độ gia công Kết cấu bước công việc mặt lao động Để định mức lao động cần phải biết hoạt động công nhân bước công việc Về mặt lao động bước công việc chia thành thao tác, thành động tác, cuối chia thành cử động • Thao tác: Là phận bước công việc, gồm tổ hợp động tác công nhân, nhằm mục đích định Ví dụ bước cơng việc tiện gồm có thao tác lắp chi tiết cần gia cơng vào máy, mở máy tiện, đóng máy, đo chi tiết, tháo chi tiết cho vào thùng sản phẩm • Động tác: Là phận thao tác, biểu thị cử động người công nhân, nhằm mục đích lấy hay di chuyển vật Ví dụ thao tác đo chi tiết, gồm động tác lấy thước đo, đo chi tiết, đặt thước đo chỗ cũ Yếu tố vật chất không đổi dấu hiệu chủ yếu để xác định giới hạn động tác lao động • Chuyển động (cử động, hay tiểu tác): phần động tác, yếu tố sơ đẳng hoạt động người, biểu thị di chuyển phận thể người trình thực cơng việc Các chuyển động phổ biến dịch Phân tích thiết kế cơng việc - 19 chuyển, giơ tay, cầm, nắm, nghiên Ví dụ: Động tác lấy phơi đưa vào mâm cặp, có cử động: Giơ tay; Nắm lấy phôi; Đưa phôi vào mâm cặp Phân loại hao phí thời gian làm việc người công nhân Thời gian làm việc người cơng nhân ngày làm việc chia làm hai loại: Thời gian để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất thời gian lãng phí trình sản xuất (xem hình 4.3: trang sau) Thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất: Bao gồm: Thời gian chuẩn kết, thời gian tác nghiệp, thời gian phục vụ, thời gian nghỉ ngơi nhu cầu cần thiết Thời gian chuẩn kết (ký hiệu Tck): Là thời gian người lao động dùng vào việc chuẩn bị phương tiện sản xuất để thực công việc giao tiến hành hoạt động có liên quan đến việc hồn thành cơng việc Thời gian thường hao phí vào lúc đầu cuối ngày làm việc Ví dụ thời gian nghe tổ trưởng phân công, hướng dẫn kỹ thuật, nhận nguyên liệu, thu dọn nơi làm việc, nộp sản phẩm kho, Thời gian tác nghiệp (ký hiệu Ttn): Là thời gian trực tiếp làm thay đổi trạng thái vật lý hố học đối tượng, lắp lắp lại qua đơn vị sản phẩm nhóm sản phẩm định Tỉ trọng loại thời gian thường lớn loại thời gian hao phí, ví dụ thời gian để dệt vải, gia cơng máy, Thời gian chia thành thời gian tác nghiệp (Tc) thời gian tác nghiệp phụ (Tp) Thời gian phục vụ (ký hiệu TPV): Là thời gian hao phí để trông coi đảm bảo cho nơi làm việc hoạt động liên tục suốt ngày làm việc Thời gian phục vụ bao gồm: thời gian phục vụ tổ chức thời gian phục vụ kỹ thuật Thời gian phục vụ tổ chức (ký hiệu TPVTC): Là thời gian hao phí để thực cơng việc phục vụ có tính chất tổ chức kiểm tra thiết bị, di chuyển phôi liệu, thành phẩm phạm vi nơi làm việc, quét dọn nơi làm việc Thời gian lau sạch, thu dọn máy móc thiết bị, dụng cụ lúc giao ca cuối ca, thời gian quét dọn nơi làm việc Thời gian phục vụ kỹ thuật (TPVKT): Là thời gian hao phí để làm cơng việc phục vụ có tính chất kỹ thuật, nhằm trì khả làm việc bình thường máy móc thiết bị Như điều chỉnh máy móc, sửa lại dụng cụ mịn Thời gian phục vụ trùng với thời gian chính, thường xác định thời gian tác nghiệp Thời gian phục vụ chịu ảnh hưởng nhân tố: Tổ chức phục vụ nơi làm việc, chất lượng máy móc thiết bị, dụng cụ đồ gá, Thời gian nghỉ ngơi nhu cầu cần thiết (TNC): Bao gồm thời gian nghỉ ngơi thời gian nghỉ nhu cầu cần thiết cơng nhân • Thời gian nghỉ ngơi: Là thời gian nghỉ cần thiết để trì khả làm việc bình thường cơng nhân suốt ca làm việc Thời gian nghỉ ngơi phụ thuộc vào yếu tố gây mệt mỏi, căng thẳng thần kinh, gắng sức, điều kiện làm viêc • Thời gian nghỉ nhu cầu cần thiết: Là thời gian ngừng làm việc để giải nhu cầu sinh lý tự nhiên như: uống nước, vệ sinh cá nhân Độ dài thời gian 20 - Quản trị nguồn nhân lực quy định phụ thuộc vào phương tiện giải nhu cầu sinh lý công nhân Thời gian ngừng công nghệ (NCN): Là thời gian ngừng làm việc yêu cầu công nghệ thời gian chờ máy chạy tự động, thời gian chờ thép đỏ lên Thời gian lãng phí Thời gian lãng phí bao gồm tất thời gian làm việc không nằm nhiệm vụ sản xuất, bao gồm: Thời gian lãng phí khơng sản xuất (ký hiệuTLPK): Là thời gian hao phí vào cơng việc khơng nằm nhiệm vụ sản xuất Ví dụ theo quy định, công nhân phụ phải mang vật liệu đến cho cơng nhân cung cấp khơng đủ, cơng nhân phải tự lấy vật liệu thời gian thời gian lãng phí khơng sản xuất, thời gian tìm cơng nhân phụ, thời gian giúp người khác thực công việc Thời gian lãng phí tổ chức (ký hiệu TLPTC): Là thời gian lãng phí cơng tác tổ chức gây nên Muốn khắc phục thời gian này, phải cải tiến tổ chức kỹ thuật, chuẩn bị tổ chức phục vụ nơi làm việc cho tốt Ví dụ: thời gian chờ nguyên vật liệu, chờ việc, chờ dụng cụ Thời gian lãng phí kỹ thuật (TLPKT): Là thời gian lãng phí cơng tác kỹ thuật tạo nên Để khắc phục thời gian cần trọng đến công tác quản lý kỹ thuật, tiến hành sửa chữa dự phòng, bảo dưỡng vật tư kỹ thuật theo kế hoạch Ví dụ, máy móc hư hỏng, gãy dụng cụ Thời gian lãng phí cơng nhân (TLPCN): Do công nhân vi phạm kỷ luật gây nên trễ sớm, nói chuyện riêng, đọc báo làm việc Tất lãng phí thời gian gọi lãng phí trơng thấy, ngồi cịn có lãng phí khơng trơng thấy, lãng phí thời gian thao tác cơng nhân chưa hợp lý gây ra, chưa sử dụng đầy đủ cơng suất máy móc thiết bị Thời gian làm việc Thời gian lãng phí Thời gian hữu ích CK TN TC PV TP PVTC NC LPK LPTC LPKT PVKT Hình 4.3 – Phân loại thời gian hao phí LPCN Phân tích thiết kế cơng việc - 21 Kết cấu mức thời gian Trong mức thời gian khơng tính đến loại thời gian lãng phí (lãng phí trơng thấy lãng phí khơng trơng thấy) khơng tính đến thời gian phụ thời gian phục vụ trùng lắp với thời gian Kết cấu mức thời gian: Mtgdd = tck + Mtgkdd Mtgkdd = ttn + tpv + tnc Mtgdd = tck + ttn + tpv + tnc Mtgdd = tck + ttnc + ttnp + tpvtc + tpvkt + tnc Trong đó: Mtgdd: Mức thời gian đầy đủ Mtgkdd: Mức thời gian không đầy đủ tck : Thời gian chuẩn kết cho đơn vị sản phẩm ttn : Thời gian tác nghiệp cho đơn vị sản phẩm ttnc, ttnp: Thời gian tác nghiệp chính, phụ tpv : Thời gian phục vụ cho đơn vị sản phẩm tnc : Thời gian nghỉ ngơi nhu cầu cho đơn vị sản phẩm Tck: Thời gian chuẩn kết cho loạt sản phẩm n : Số sản phẩm loạt tck = Tck /n Các phương pháp định mức lao động Sau số phương pháp định mức lao động thường sử dụng thực tế Phương pháp thống kê kinh nghiệm: phương pháp xây dựng định mức cho cơng việc dựa số liệu thống kê kết thực công việc công nhân, kết hợp với kinh nghiệm chuyên gia quản trị nguồn nhân lực, hay đốc công, nhân viên kỹ thuật, để hình thành mức Tiến trình thực phương pháp này, bao gồm bước; - Bước 1: Thống kê kết lao động công nhân - Bước 2: Xác định kết lao động bình quân - Bước 3: Xác định kết lao động trung bình tiên tiến - Bước 4: Kết hợp bước thứ ba với kinh nghiệm đốc công, nhân viên kỹ thuật, chuyên gia quản trị nguồn nhân lực để định mức Phương pháp định mức theo thống kê, thường đơn giản, tốn cơng sức, nhanh chóng định mức cho nhiều cơng việc khác thời gian ngắn Phương pháp khơng xác hợp lý hố nhiều mặt tồn tiêu cực tổ chức, khơng tính đến phương pháp làm việc hiệu quả, lực sản xuất, việc sử dụng thời gian công nhân trình sản xuất Vì thế, phương pháp thường ngày sử dụng doanh nghiệp 22 - Quản trị nguồn nhân lực Phương pháp phân tích khảo sát Phương pháp phân tích khảo sát định mức lao động dựa sở phân tích cơng đoạn q trình sản xuất, nhân tố ảnh hưởng đến thời gian làm việc công nhân, hồ sơ máy; chủ yếu tài liệu khảo sát thực tế hao phí thời gian làm việc cơng nhân q trình thực cơng việc Tiến trình phương pháp bao gồm bước: - Bước 1: Phân tích q trình sản xuất tạo sản phẩm hay thực dịch vụ tổ chức bao gồm công đoạn sản xuất Tình hình tổ chức phục vụ nơi làm việc, điều kiện làm việc công nhân, vấn đề an toàn sức khoẻ nơi làm việc - Bước 2: Phân tích phận hợp thành công đoạn sản xuất hợp lý mặt lao động công nghệ, nhằm loại bỏ phận thừa công đoạn sản xuất - Bước 3: Chọn công nhân để định mức phải người thành thạo kỹ thuật sản xuất, có khả làm việc trung bình tiên tiến, có thái độ làm việc đắn - Bước 4: Thử nghiệm hoạt động công nhân theo bước thiết lập, công nhân thành thạo, kết công việc ổn định chuyển sang bước - Bước 5: Tiến hành khảo sát thời gian làm việc công nhân nơi làm việc phương pháp chụp ảnh bấm (được trình bày phần sau) Căn vào tài liệu khảo sát để xây dựng định mức Theo phương pháp phân tích khảo sát mức lao động xây dựng xác, tổng kết phương pháp làm việc tiên tiến cơng nhân phổ biến phương pháp làm việc tiên tiến tổ chức để tăng suất lao động khảo sát nơi làm việc sở để cải tiến sản xuất, điều kiện làm việc Tuy nhiên, phương pháp đòi hỏi nhiều công sức, tiền bạc cần chuyên gia nguồn nhân lực am tường lĩnh vực Phương pháp so sánh điển hình Phương pháp thích hợp với tổ chức hoạt động sản xuất thay đổi, lặp lại công việc không nhiều khiến không đủ thời gian để định mức lao động phân tích khảo sát, ví dụ tổ chức tiểu thủ công nghiệp công việc đan len, mặc hàng mây tre, thuê thùa, Phương pháp so sánh điển hình phương pháp định mức lao động cách so sánh với mức lao động cơng đoạn (hay bước cơng việc) điển hình Tiến trình xây dựng mức bao gồm bước: - Bước 1: Phân bước cơng việc phải hồn thành nhóm theo đặc trưng định kết cấu quy trình cơng nghệ Trong nhóm chọn bước cơng việc tiêu biểu, thường bước cơng việc hay lặp lặp lại nhóm - Bước 3: Tương tự bước phương pháp phân tích khảo sát - Bước 4: Xây dựng mức lao động kỹ thuật cho bước cơng việc tiêu biểu phương pháp phân tích khảo sát - Bước 5: Xác định hệ số quy đổi (Ki) cho bước cơng việc nhóm với quy ước, hệ số bước công việc tiêu biểu K1 = 1; Hệ số bước công việc cịn lại xác định sở phân tích điều kiện tổ chức kỹ thuật, mức độ phức tạp Phân tích thiết kế cơng việc - 23 bước cơng việc đó, nhân tố ảnh hưởng đến hao phí thời gian hồn thành so sánh với bước cơng việc điển hình Nếu điều kiện thuận lợi bước cơng việc điển hình hệ số điều chỉnh Ki1 (với i=2,3,4 ) Căn vào mức lao động xây dựng cho cơng đoạn điển hình, ta xác định mức bước công việc nhóm, sau: Mtgi = Mtgc * Ki Msli = Mslc * Ki Trong thực tế so sánh tương đối nên mức xây dựng phương pháp so sánh điển hình khơng thật xác, để nâng cao chất lượng định mức, phải: • Thu hẹp quy mơ nhóm, tức phân bước công việc cần định mức bước nhỏ Mỗi nhóm nên có từ - 10 bước cơng việc • Chọn bước cơng việc điển hình phải thật xác, thường bước cơng việc có tần số xuất nhiều • Xây dựng mức cơng việc tiêu biểu thật xác • Quy định hệ số quy đổi Ki đáng tin cậy, việc nên kiên trì theo dõi điều chỉnh nhiều lần thời gian dài có hệ số xác Các phương pháp khảo sát thời gian làm việc Tiến trình định mức lao động có khoa học phải nghiên cứu có hệ thống hao phí thời gian làm việc cơng nhân Có hai phương pháp khảo sát thời gian làm việc chụp ảnh bấm a Chụp ảnh thời gian làm việc Bản chất chụp ảnh thời gian làm việc Chụp ảnh thời gian làm việc phương pháp quan sát trực tiếp trình thực cơng việc cơng nhân, nghiên cứu tất loại hao phí thời gian công nhân thiết bị thời gian định Điều cho phép phát lãng phí thời gian, lãng phí ngun vật liệu, ngun nhân khơng đạt mức để từ đưa biện pháp khắc phục; đồng thời tìm kiếm phương pháp làm việc tiên tiến công nhân sau phổ biến phương pháp để nâng cao suất lao động Việc quan sát tiến hành công nhân, công việc cá nhân mang tính độc lập để hồn thành Hoặc lúc phải khảo sát nhóm người, cơng việc hồn thành với hợp tác liên kết nhiều người Chụp ảnh cá nhân ngày làm việc Chụp ảnh cá nhân ngày làm việc phương pháp nghiên cứu khảo sát toàn thời gian hoạt động công nhân suốt ca làm việc Nên ghi chép đầy đủ, tỉ mỉ, tồn hoạt động cơng nhân Điều đó, giúp phát thời gian lãng phí trơng thấy không trông thấy; xác định nguyên nhân gây lãng phí thời gian để tìm biện pháp khắc phục Chụp ảnh cá nhân ngày làm việc gồm bước: chuẩn bị, tiến hành quan sát thu thập liệu, tổng hợp tài liệu 24 - Quản trị nguồn nhân lực Bước 1: Chuẩn bị khảo sát Xác định mục đích chụp ảnh, để giải thích cho công nhân rõ, chọn đối tượng quan sát thích hợp, để xây dựng mức phải chọn cơng nhân có trình độ khả làm việc trung bình tiên tiến, để nghiên cứu thời gian làm việc họ chọn công nhân nào, quan sát ghi chép nhiều người xác; Phải nắm vững tình hình tổ chức nơi làm việc; Chuẩn bị biểu mẫu, bút viết đồng hồ để ghi chép; chọn vị trí quan sát thích hợp, khơng gây ảnh hưởng đến thực công việc công nhân thuận tiện để quan sát hoạt động họ Bước 2: Tiến hành khảo sát thu thập liệu Ghi chép đầy đủ liên tục thời gian hao phí từ lúc bắt đầu kết thúc ngày làm việc, theo trình tự thực cơng việc người công nhân, theo mẫu chuẩn bị sẵn (Biểu 3.3) Yêu cầu ghi rõ ràng ngắn gọn, cụ thể, không ghi chung chung, không ghi kết hợp hai công việc làm lúc khó khăn cho q trình tổng hợp Số thứ tự vào cột A; tên nội dung quan sát vào cột B; Thời gian tức thời vào cột C D; số sản phẩm vào cột F; điều cần ghi vào cột G Trong q trình quan sát tuyệt đối khơng rời vị trí, khơng kết hợp làm việc khác Người quan sát phải tập trung tư tưởng để quan sát có phân tích nhằm xác định rõ nội dung hao phí thời gian, xác định rõ nguyên nhân gây ngừng việc Bước 3: Tổng hợp liệu Dựa vào biểu khảo sát qua ngày làm việc, tổng hợp tài liệu gồm hoạt động: • Tiến hành xác định thời hạn hao phí thời gian hoạt động • Phân loại thời gian hao phí hoạt động • Xác định tổng loại thời gian hao phí loại • Số lượng sản phẩm hay dịch vụ thực ngày làm việc • Xác định nguyên nhân gây lãng phí thời gian, đưa giải pháp để hạn chế • Xây dựng mức lao động Chụp ảnh tổ (nhóm) ngày làm việc Chụp ảnh tổ (nhóm) ngày làm việc tương tự chụp ảnh cá nhân, phức tạp công tác quan sát ghi chép, phải quan sát lúc nhiều người Có thể ghi chép theo hai cách gợi ý sau: Cách ghi đồ thị * Chuẩn bị phiếu ghi chép: Phiếu quan sát (phần để ghi chép hoạt động công nhân) chia thành nhiều lớp, lớp 60 phút phút thể đường kẻ dọc * Tiến hành khảo sát thu thập liệu: Phân tích thiết kế cơng việc - 25 Cách ghi chép: Ứng với việc thực tế ghi số công nhân tham gia đầu đoạn thẳng biểu diễn thời gian, số công nhân thay đổi, ghi số cơng nhân thay đổi thời điểm xảy thay đổi * Tổng hợp liệu: Thời hạn cho nội dung quan sát tính theo cơng thức T = Σ Li ni Trong đó: Li : độ dài đoạn thẳng thứ i có số công nhân nI : số công nhân ghi đầu đoạn thẳng i Cách kiểm tra: Vì cách ghi phức tạp, dễ bị nhầm lẫn nên cần kiểm tra để đảm bảo xác số liệu ghi chép Kiểm tra qua bước: Cộng cột dọc thời điểm bất kỳ, xem có đủ số lượng công nhân cần quan sát hay không, không đủ sai; Cộng thời gian tất cơng nhân làm việc lại, phải tích số số lượng cơng nhân cần quan sát nhân với 60, không ghi chép sai Ví dụ: Bảng khảo sát thời gian làm việc nhóm cơng nhân làm cơng việc dán ghép vải thuộc công ty cao su ĐN, biểu quan sát đây: Biểu 4.4 – Khảo sát thời gian làm việc nhóm TT Thåìi gian m äüt giåì N äüi dung c äng v iãûc 10 15 20 25 30 35 40 45 Täøn g 50 Ky ï 55 60 tg(ph) S aín hiãûu pháøm B àõt âáưu giåì N háûn v i  ãún m uäün C ho dáöu v o m ạy C høn bë v i lọt 75 20 15 K eïo v i lãn trủc 30  o c àõt 25 D ạn ghẹp v i 100 N oïi c huy ãûn 30 300 Cách ghi theo thời điểm Khi phải quan sát số lượng công nhân lớn công việc họ có nhiều khác biệt số lần lặp lại hoạt động ngày làm việc cách ghi chép phương pháp đồ thị dễ bị nhầm lẫn, nên áp dụng cách ghi theo thời điểm Chụp ảnh tập thể cách ghi theo thời điểm nghiên cứu tình hình sử dụng thời gian lao động đông công nhân phận sản xuất hay nhiều phận sản xuất, phân xưởng hay nhiều phân xưởng Phương pháp theo dõi hoạt động công nhân qua khoảng cách thời gian, cho phép không ghi thời gian kéo dài nội dung quan sát mà ghi số lần bắt gặp nội dung q trình quan sát, khơng địi hỏi người quan sát phải có trình độ cao Dựa vào bảng ta thấy tình hình sử dụng lao động cơng nhân mỏ đá SP xí nghiệp chưa thực hiệu quả, thời gian hao phí loại chiếm tỷ trọng cao, trung bình ngày thời gian lãng phí cơng nhân chiếm khoản 30.28%, tức khoản 0.3028*7*60=128 phút /công nhân /ngày, trung bình cơng nhân ngày 26 - Quản trị nguồn nhân lực mỏ đá sơn phước xí nghiệp làm việc thưc tế khoản 292 phút (tức 420-128), thực số lớn, thời gian lãng phí trung bình chiếm gần 70% tổng thời gian tác nghiệp người công nhân b Bấm Bản chất bấm Bấm nghiên cứu hao phí thời gian để thực bước công việc thường lặp lại ngày làm việc Điều cho phép xác định thời gian tác nghiệp cho đơn vị sản phẩm, hao phí thời gian lao động cho phận, để tính tốn cân đối dây chuyền sản xuất Có hai hình thức bấm bấm theo thời gian liên tục (hiện tại) bấm theo thời gian chọn lọc Bấm theo thời gian liên tục: Nghiên cứu thời gian hao phí thực tồn bước cơng việc, theo trình tự yếu tố hợp thành bước công việc Bấm liên tục từ lúc bắt đầu kết thúc bước công việc Bấm theo thời gian chọn lọc: Nghiên cứu thời gian hao phí thực số yếu tố hay phận hợp thành bước cơng việc Bấm theo thời gian liên tục có độ xác cao bấm theo thời gian chọn lọc việc khảo sát tiến hành liên tục khơng bị gián đoạn Tiến trình bầm Tiến trình bấm bao gồm bước Bước 1: Chuẩn bị bấm giờ: • Xác định mục đích bấm giờ, để lựa chọn đối tượng quan sát thích Nếu bấm để xác định thời gian tác nghiệp sản phẩm nhằm xác định mức lao động đối tượng quan sát phải cơng nhân có suất trung bình tiên tiến, bấm để nghiên cứu nguyên nhân gây hụt mức đối tượng quan sát phải cơng nhân có suất thấp, • Phân chia bước công việc thành thao tác xác định điểm ghi Điểm ghi điểm giới hạn thao tác Vì thế, bấm liên tục cần xác định điểm ghi cuối thao tác (tức thao tác trước hết thúc bắt đầu thao tác theo sau) Nếu bấm khơng liên tục xác định điểm ghi: Điểm ghi đầu điểm ghi cuối • Xác định số lần bấm giờ: Muốn số liệu xác phải đo nhiều lần, nhiều tốt, để tiết kiệm thời gian tránh tính tốn phức tạp nên cần có số lần bấm vừa đủ bảo đảm xác Số lần bấm (n) tính công thức: zs n = ( )2 aT z = Số độ lệch chuẩn để có độ tin cậy mong muốn s = Độ lệch chuẩn mẫu a = Mức sai sót chấp nhận T = Trung bình mẫu Một số giá trị z: Phân tích thiết kế công việc - 27 % Tin cậy ong Z muốn 90 1.65 95 1.96 95.5 2.00 98 2.33 99 2.58 Ví dụ: Thời gian lắp chi tiết 4.9 phút độ lệch chuẩn mẫu 1.1 phút Độ tin cậy mong muốn 95% Sai số chấp nhận +/- 10% Hãy xác định số lần bấm cần thiết: zs 1.96(1.1) ) = 19.36 (chọn 20) n = ( )2 = ( 0.10(4.9) ax • Chuẩn bị đồng hồ bấm giờ: Phải có đồng hồ bấm kim đồng hồ bấm kim Bấm liên tục phải có đồng hồ bấm kim, thao tác kéo dài phút sử dụng đồng hồ đeo tay có kim giây Bấm khơng liên tục dùng đồng hồ bấm kim Bước 2: Tiến hành khảo sát Khi tiến hành bấm phải theo điểm ghi xác định, phải ghi xác số đo vị trí kim dừng mặt đồng hồ Phải theo dõi hoạt động công nhân xem họ có thực trình tự thao tác chế độ vận hành máy móc thiết bị quy định không Phải bảo đảm số lần đo theo quy định Phải ghi đầy đủ lần đo có cố đột xuất ngẫu nhiên dẫn tới thiếu xác Số liệu ghi cho lần bấm liên tục thời gian tức thời bấm không liên tục thời hạn lần đo Bước 3: Phân tích kết • Xác định thời hạn lần đo: - Nếu bấm liên tục, thời hạn lần đo lấy thời gian tức thời lần đo sau trừ thời gian tức thời lần đo kề trước - Nếu bấm khơng liên tục: số liệu ghi thời hạn lần đo • Lập thành dãy số bấm giờ: Với số lần đo xác định thực thời hạn lần đo phận bước công việc mà ta nghiên cứu lập thành dãy số bấm • Đánh giá chất lượng dãy số: Dãy số chất lượng hệ số ổn định thực tế (Kodtt) không lớn hệ số ổn định tiêu chuẩn (Kodtc), Kodtt xác định công thức: Kodtt = Tmax/Tmin Và Kodtc cho biểu 4.9 Nếu Kodtt vượt Kodtc, cần loại bỏ Tmax hay Tmin tính lại loại dần số Tmax Tmin không nằm dãy số bấm hiệu Kết tính tốn chấp nhận số lượng thời gian loại khỏi dãy chiếm không 20% tổng số dãy 28 - Quản trị nguồn nhân lực Biểu 4.9 - Bảng quy định hệ số tiêu chuẩn (cho phép) Phương pháp hoàn thành thao tác Thủ cơng nửa khí Lượng thời gian hồn thành Kodtc - Dưới 10 giây 1.3 - Dưới 10 giây 1.5 - 10 đến 30 giây 1.3 - 31 đến 60 giây 1.2 - Hơn phút 1.1 Thời gian quan sát thực tế thành tố công việc (T - Observed Time): Tj = • 1.5 - Lớn phút • 1.7 - 31 đến 60 giây Hồn tồn khí - 10 đến 30 giây ∑t i n (i : đến n số hạn dãy số) Thời gian thực bình thường thành tố công việc (NT – Normal Time) Thời gian thực bình thường thành tố cơng việc thời gian quan sát thực tế điều chỉnh số mức thực hiện: NTj = Tj xPRj PR (Performance Rating) : Chỉ số thực hiện, ước tính để mức độ thực quan sát so với bình thường PR thường nhận giá trị từ 80 – 120% • Xác định thời hạn trung bình tồn bước cơng việc (NT - Normal Time): NT = ∑ NT j = ∑ T j xPR j ( j : đến m số phận có bước cơng việc ) • Thời gian định mức (Standard Time) ST = NTxAF AT hệ số cho phép (Allowance factor) để tính đến thời gian nghỉ ngơi cần thiết, nhu cầu cá nhân, chờ tiếp nhận, Nếu tính so với thời gian thực cơng việc, AF = + A Nếu tính so với thời gian ngày làm việc, AF = 1/(1-A’) Ví dụ ghi chép kết việc khảo sát tính toán tiêu biểu đây: Biểu 4.10- Ví dụ bấm liên tục cơng việc tiện: STT Nội dung quan sát Điểm ghi Số lần quan sát 10 Phân tích thiết kế cơng việc - 29 Lắp chi tiết Tay chạm cầu giao Lưỡi dao chạm phơi Bóc hết chi tiết Sản phẩm hết quay Tay chạm phôi Mở máy Tiện thơ Đóng máy Tháo chi tiết • 0.5 21.7 43 65.7 87.9 109.1 1.2 22.2 44.1 66.2 88.4 109.8 19 40.5 63 84.9 106.5 128.6 19.7 41.2 63.8 86 107.3 129.7 21 42.3 65 87.2 108.6 131 131.6 152.8 175 195.7 132.3 153.5 175.7 196.4 150.5 172.5 193 214 151.2 173.1 193.6 214.7 152.2 174.3 195.2 216 Các kết bấm giờ: Biểu 4.11 - Tính tốn tiêu STT Nội dung quan sát Lắp chi tiết Mở máy Tiện thơ Đóng máy Tháo chi tiết Số lần quan sát Điểm ghi Kodtt Kodtc 0.5 1.4 1.5 0.7 0.7 2.2 1.5 19 17.3 17.6 1.098 1.3 0.7 0.6 0.6 0.7 1.833 1.5 1.2 1.6 1.3 1.6 1.3 n hiệu Trung bình 10 0.5 0.7 0.7 0.7 0.7 0.5 0.6 0.6 0.7 0.7 0.5 1.1 0.5 0.5 0.7 0.7 0.7 17.8 18.3 18.9 18.7 18.1 18.8 18.2 0.7 0.7 0.8 1.1 0.8 1.1 1.3 Tay chạm cầu giao Lưỡi dao chạm phôi Bóc hết chi tiết Sản phẩm hết quay Tay chạm phôi 1.1 1.2 1.2 1.3 1.3 Biểu 4.12 - Tổng hợp kết xác định định mức Nội dung quan sát Lắp chi tiết Mở máy Tiện thô Đóng máy Tháo chi tiết Số lần quan sát Kodtt (tính lại) Kodtc Tổng ti PR NT 10 0.5 0.7 0.7 0.7 0.7 0.5 0.6 0.6 0.7 0.5 1.4 1.5 6.2 10 0.62 1.00 0.62 0.7 0.5 0.5 0.5 0.7 0.7 0.7 0.7 0.7 1.4 1.5 6.8 0.76 1.00 0.76 17.8 18.3 18.9 18.7 18.1 18.8 18.2 19 17.3 17.6 1.098 1.3 183 10 18.27 1.05 19.18 0.7 0.7 0.8 0.7 0.6 0.6 0.7 1.333 1.5 7.8 0.97 1.00 0.97 1.3 1.1 1.2 1.2 1.3 1.3 1.3 12.5 1.39 1.10 0.8 1.2 1.3 1.3 216 22.01 1.53 23.06 Tổng thời gian bình thường tồn cơng việc = 23.06 Hệ số cho phép = 0.1 Thời gian định mức cơng việc = 25.4 CÂU HỎI ƠN TẬP VÀ THẢO LUẬN Phân tích cơng việc gì? Kết phân tích cơng việc sử dụng vào mục đích gì? 30 - Quản trị nguồn nhân lực Tiến trình phân tích cơng việc? Nội dung giai đoạn tiến trình đó? Các phương pháp phân tích cơng việc? Hãy đề nghị nhiệm vụ phân tích cơng việc? Tiến hành phân tích cơng việc báo cáo kết quả? Thiết kế cơng việc gì? Các yếu tố ảnh hưởng phương pháp thiết kế công việc? Các xu hướng thiết kế công việc Khái niệm định mức lao động phương pháp định mức sử dụng? Hãy thực hành phương pháp bấm Tổ chức nhóm thực dự án “Phân tích cơng việc” ... 25 .4 CÂU HỎI ƠN TẬP VÀ THẢO LUẬN Phân tích cơng việc gì? Kết phân tích cơng việc sử dụng vào mục đích gì? 30 - Quản trị nguồn nhân lực Tiến trình phân tích cơng việc? Nội dung giai đoạn tiến trình. .. văn đại học năm kinh nghiệm lĩnh vực nguồn nhân lực Mô tả công việc tiêu chuẩn thực công việc nhà quản trị nguồn nhân lực Tên công việc: Quản trị nguồn nhân lực Mô tả chung công việc: Chịu trách... - Quản trị nguồn nhân lực Giai đoạn 1: Xác định phạm vi phân tích cơng việc a Mục đích phân tích cơng việc Mục đích chung phân tích cơng việc thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự, đào tạo nhân