CÁC KỸ NĂNG TRÌNH BÀY TRƯỚC CÔNG CHÚNG; TƯ VẤN; XÂY DỰNG KẾ HOẠCH; GIÁM SÁT ĐÁNH GIÁ A. KỸ NĂNG TRÌNH BÀY TRƯỚC CÔNG CHÚNG I. Giới thiệu chung Trình bày là hình thức giao tiếp giữa một người với một hoặc nhiều người để cung cấp thông tin nào đó. Ví dụ: - Cán bộ Văn hóa, Thông tin trình bày thực trạng bạo lực gia đình trên địa bàn xã trong những năm gần đây; - Chủ nhiệm Câu lạc bộ trình bày nội dung sinh hoạt với chủ đề: Thực trạng tệ nạn xã hội và một số biện pháp phòng, chống tệ nạn xã hội tại gia đình và cộng đồng. 1. Các bước của việc trình bày 1.1 Chuẩn bị cho việc trình bày: + Thời gian: ngày, từ mấy giờ đến giờ ngày + Tập hợp tài liệu chủ yếu và các tài liệu liên quan đến chủ đề, nội dung trình bày + Phương tiện phục vụ cho bài trình bày: đề cương hoặc bài viết về nội dung sẽ trình bày, tranh ảnh minh họa, đèn chiếu + Trang phục của người trình bày: lịch sự, phù hợp 1.2 Xây dựng cấu trúc, nội dung của bài trình bày - Phần mở đầu: Nêu vấn đề định trình bày (Chú ý nêu chủ đề và các phần mục định trình bày) - Phần nội dung: Những nội dung cơ bản theo các phần mục đã xác định. - Phần kết luận: + Tóm tắt lại những điểm chính đã nêu. 1 + Đưa ra những hành động cần làm. + Cám ơn người nghe (có thể hứa hẹn những điều trong phạm vi thẩm quyền giải quyết). 1.3 Xác định và phân loại thông tin sẽ cung cấp trong buổi trình bµy a. Thông tin phải biết: là những điều thiết yếu phải cung cấp để đáp ứng mục tiêu đề ra. Cần dành nhiều thời gian, trình bày rõ ràng, cụ thể làm cho người nghe nắm vững những thông tin này. b. Thông tin cần biết: là những điều cung cấp để làm rõ thêm những thông tin trọng tâm. c. Thông tin nên biết: là những thông tin mở rộng làm phong phú thêm nội dung trình bày. II. Một số kỹ năng trình bày 1. Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ nói - Nói chậm rãi, to, rõ ràng (tùy ý định của diễn giả để có thể nói lúc nhanh, lúc chậm hơn). - Giọng nói: rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ phổ thông, tránh nói đều đều buồn tẻ hoặc gây cười không ăn nhập với nội dung trình bày. - Nói vừa phải, đủ nghe, không hét hoặc thì thầm. - §«i lóc t¹m dõng ®Ó nhÊn m¹nh ý hoÆc chuyÓn sang ®o¹n sau. 2. Kỹ năng sử dông ng«n ng÷ kh«ng lêi - Đứng tự nhiên, thoải mái, thỉnh thoảng đi lại. - Dùng tay để nhấn mạnh ý hay khích lệ người nghe. - Dùng ánh mắt thiện cảm để bao quát, đôi khi tập trung nhìn vào mắt, khuôn mặt của một, hai người trong lúc trình bày nhằm tạo cảm giác cho người nghe đang được tham gia vào nội dung trình bày tức là hoạt động giao tiếp giữa người trình bày và người nghe bằng ngôn ngữ không lời. 2 - Nét mặt tươi vui, không biểu hiện sự lo âu, căng thẳng. - Thái độ lịch sự, chân thành, tự tin, bình tĩnh. - Phong thái tự nhiên, ung dung. 3. Kỹ năng sử dụng các phương tiện hỗ trợ Nên chuẩn bị và sử dụng một số phương tiện hỗ trợ trong khi trình bày như tranh ảnh minh họa, đèn chiếu (bài tập kéo chun, bài tập quan sát tranh hoặc quan sát một tờ giấy), việc sử dụng phương tiện hỗ trợ sẽ đem lại một hiệu quả tốt và người trình bày có thể đo được, nhận biết được trên gương mặt hay những tiếng xì xào, tán thưởng của người nghe. Tuy nhiên tránh lạm dụng phương tiện, sử dụng quá nhiều phương tiện trong cùng một buổi trình bày, bởi điều này có thể làm cho người nghe quên nội dung chính mà chỉ nhớ đến những chi tiết được minh họa bằng phương tiện hỗ trợ. 4. Một số biÖn ph¸p kh¾c phôc nçi lo sî khi tr×nh bµy Đối với những người chưa quen trình bày, hoặc không thường xuyên trình bày trước công chúng sẽ xuất hiện cảm giác lo âu, thậm chí mất bĩnh tĩnh đến mức quên chủ đích cũng như nội dung chính của bài trình bày. Điều này có thể làm gãy, đứt mạch trình bày, người nghe không chú ý, hiệu quả trình bày thấp. Có thể chỉ ra một số nguyên nhân sau: Chưa nắm vững, chưa “nhập tâm” toàn bộ nội dung trình bày; chuẩn bị tâm thế thiếu kỹ càng; không hiểu biết nhiều về đối tượng nghe (độ tuổi, giới tính, trình độ chung của đa số người nghe). Có thể áp dụng một số biện pháp sau đây để khắc phục nỗi lo sợ khi trình bày. 4.1. Chuẩn bị kỹ cho buổi trình bày + Đọc, nhập tâm nội dung tài liệu định trình bày. + Có thể tập trình bày, tập nói trước gương, (đặc biệt tập nói thật trôi chảy phần đặt vấn đề, tạo tình huống hấp dẫn ngay từ những phút đầu) nhằm 3 ôn tập, ghi nhớ những nội dung chính, nội dung cần thiết, đồng thời giúp bản thân tự đánh giá mức độ trôi chảy, tính phù hợp trong tốc độ nói, đo được thời gian trình bày trong mỗi phần nội dung + ChuÈn bÞ các ph¬ng tiÖn cÇn thiÕt phù hợp với yêu cầu của nội dung bài trình bày, phù hợp với điều kiện ở nơi tổ chức (điện, ánh sáng, số lượng người nghe, diện tích nơi diễn ra hoạt động ) + Nắm thông tin về đối tượng (ngêi nghe). + Đến trước giờ quy định để làm quen khung cảnh, môi trường. 4. 2 Tạo ấn tượng tốt khi bắt đầu trình bày + Trấn tĩnh, thở sâu vài hơi trước lúc trình bày, có thể nhấp vài ngụm nước trước khi đứng vào vị trí trình bày. + Quan sát toàn bộ khung cảnh diễn ra hoạt động và đối tượng nghe trình bày. + Nhìn một vài người và hỏi một vài câu để làm quen (tránh nhìn lên trần nhà hoặc nhìn ra phía ngoài). Đây có thể coi là một hoạt động khởi động, tạo không khí gần gũi giữa người bài trình bày và người nghe. + Giữ phong thái tự nhiên, thoải mái. 4.3 Làm chủ toàn bộ thời gian trình bày + Trình bày theo đề cương đã chuẩn bị. Có thể tài liệu bài trình bày được chia thành 2 bản: một bản đề cương và một bản đầy đủ nội dung trình bày, có thể sử dụng bút mầu gạch chân các mục, tiểu mục để dễ dàng nhận diện, không bị nhầm lẫn + Các động tác cần chủ động, không lúng túng, rụt rè. + Nói chậm hoặc dừng vài giây nếu hồi hộp. + Khi quên ý nên bình tĩnh lướt nhìn đề cương + Chủ động đề nghị người nghe đặt câu hỏi. 4 + Lắng nghe, sắp xếp các câu hỏi rồi trả lời từng câu hoặc ghi nhận nếu chưa trả lời được. + Hãy nêu những ví dụ cụ thể trong thực tế để chứng minh, những ví dụ đó cộng với sự dí dỏm của bạn trong việc sử dụng các từ ngữ của địa phương sẽ làm cho không khí buổi sinh hoạt sẽ trở nên sinh động và đạt hiệu quả cao. + Tận dụng các phương tiện nghe nhìn nhưng đừng lạm dụng chúng. Việc sử dụng linh hoạt những hình ảnh, bảng biểu minh hoạ sẽ có tác dụng thu hút sự chú ý của người nghe. Hiệu ứng trợ giúp việc xuất hiện của những dòng chữ và con số sẽ ngăn ngừa sự xao lãng của khán giả. Chúng cũng giúp bạn giải thích dữ liệu một cách hiệu quả. Chẳng hạn, khi bạn muốn giải thích những khái niệm mới, bạn cần đến hình ảnh minh họa. Thông thường, phương pháp giải quyết từng vấn đề một tỏ ra rất hiệu quả và các phương tiện nghe nhìn có thể trợ giúp bạn một cách đắc lực. Tuy nhiên, bạn chỉ nên sử dụng những hình ảnh đơn giản và không nên quá lạm dụng vì quá nhiều hình ảnh minh hoạ sẽ làm khán giả mất tập trung vào nội dung bạn đang thuyết trình. + Không nên lo lắng và thể hiện thái độ lo lắng trong lúc trình bày, cảm giác lo lắng sẽ mất đi khi bạn làm chủ nội dung bài trình bày và thực hiện đặt câun hỏi cho người nghe. + Xử lý tình huống khi ngêi nghe ®a ra c©u hái khã. Dù rằng một số người có thể hỏi để đưa ra những lời nhận xét mang tính chất xây dựng, cũng có rất nhiều người hỏi chỉ vì tò mò và thích thú những vấn đề bạn đang trình bày. Những câu hỏi sẽ giúp bạn nhìn nhận vấn đề ở nhiều góc độ khác nhau và xem xét nhiều phương pháp khác nhau. Với những vấn đề còn đang gây tranh cãi, bạn cũng đừng ngại khi nói ra ý kiến 5 của cá nhân bạn. Nếu có những phần kiến thức mà bạn không biết hoặc chưa sẵn sàng để trả lời, đừng lo lắng. Bạn có thể trả lời một cách chân thành rằng, vấn đề này bạn sẽ nghiên cứu và trả lời trong dịp khác. Sẽ không ai cười hay trách mắng bạn gì cả, vì suy cho cùng bạn không thể nói tất cả chỉ trong một bài trình bµy. B. KỸ NĂNG TƯ VẤN I. Giới thiệu chung 1. Tư vấn là một quá trình giao tiếp hai chiều mặt đối mặt giữa người cung cấp thông tin và người nhận thông tin nhằm giúp họ có khả năng tự mình đưa ra quyết định đúng, có lợi sau khi đã được cung cấp đầy đủ những thông tin khách quan và chia sẻ về mặt tình cảm. Ví dụ: Tư vấn về cách ứng xử khi xảy ra mâu thuẫn gia đình khi có dư luận người vợ ngoại tình. 2. Tư vấn là cung cấp phương tiện, chứ không phải là khuyên bảo. Tư vấn viên không phải không phải là người đưa ra lời khuyên nhủ. Tư vấn viên phải là người tạo điều kiện để đối tượng tự khám phá chính bản thân mình. 3. Đặc điểm của tư vấn: - Cả người cung cấp và người nhận thông tin có mặt và ý thức được tình huống của cuộc nói chuyện - Mỗi người đều vừa là người cung cấp thông tin vừa là người nhận thông tin - Thông tin trao đổi thông qua thái độ và hành vi của hai phía. 4. Các bước trong hoạt động tư vấn Bước 1 - Chào hỏi, đón tiếp niềm nở, chú ý đến đối tượng.một cách có thiện cảm; Bước 2 - Hỏi thăm một cách ân cần bằng những câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu về bản thân họ (ví dụ: sức khoẻ, công việc làm ăn, quan hệ trong gia đình); Bước 3 - Nói với đối tượng về thái độ cảu bản thân đã sẵn sàng chia 6 sẻ, trao đổi về vấn đề mà đối tượng cần tư vấn; Bước 4 - Tư vấn, cung cấp kiến thức, kỹ năng mà đối tượng quan tâm. Cùng chia sẻ những băn khoăn, chưa được đối tượng cảm thấy thoải mái; Bước 5 - Hẹn gặp lại đối tượng trong dịp tiếp theo. II. Một số kỹ năng trong tư vấn 1. Luôn xác định rõ mục tiêu của tư vấn Bạn hãy luôn nhớ rằng mục tiêu của tư vấn là: - Thiết lập mối quan hệ tin tưởng mà ở đó người đến tư vấn(đối tượng) có thể trao đổi mối quan tâm, chia sẻ những vấn đề khó khăn, cảm xúc, tình cảm, các cách ứng xử với tư vấn viên mà không sợ bị đánh giá hay phê phán. - Bạn cần phải làm được việc khuyến khích đối tượng để họ coi quá trình giải quyết vấn đề là trách nhiệm của cả tư vấn viên và đối tượng mà họ là người chủ động quyết định, bạn cần giúp họ thấy được giá trị của ý kiến của bản thân và củng cố thêm nỗ lực của họ. - Bạn hãy làm giảm nỗi lo và sự thiếu tin tưởng của đối tượng trong quá trình tư vấn và từ đó khuyến khích họ tiếp tục tham gia vào quá trình này. 2. Luôn tôn trọng đối tượng - Có sáng tạo và óc tưởng tượng phong phú: Trong khi tiếp cận thông tin từ phía đối tượng, bạn phải biết đặt câu chuyện của đối tượng trong đời sống nội tâm của mình và biết lường tính đến những diễn biến, những tác động sẽ ảnh hưởng đến đối tượng, để từ đó có sự đồng điệu trong cảm xúc với đối tượng và tỉnh táo để có thể cùng đối tượng xác định phương pháp ứng phó phù hợp. - Bạn hãy khẳng định bản lĩnh của mình bằng cách không áp đặt suy nghĩ hay đưa ra “đáp án” của mình cho đối tượng. - Là tư vấn viên bạn cần có sự nhạy bén trong đời sống hằng ngày và có sự nhận thức xã hội sâu sắc, đây là một điều kiện rất quan trọng để bạn biết 7 lắng nghe, biết chia sẻ, hiểu vấn đề mà đối tượng đang gặp phải. Muốn vậy hãy quan sát và tích lũy kinh nghiệm, hãy thu nhận và tích lũy kiến thức về nhiều mặt của cuộc sống. - Tôn trọng đối tượng, hãy coi đối tượng là người bạn đã lâu không gặp và ở họ đã có sự trải nghiệm cũng như sự hiểu biết nhất định, chỉ vì mệt mỏi hay quá lo âu mà họ tìm đến với bạn để được bạn chia sẻ. Nhận thức được như vậy bạn sẽ không vội vàng nhận xét hay “phán bảo” đối tượng. 3. Biết tránh những điều cần tránh trong quá trình tư vấn - Thái độ điều khiển, ra lệnh - Cảnh cáo đe doạ - Tranh luận hay thuyết phục - Giảng giải đạo đức - Phủ nhận, nhận xét, phê phán - Chế nhạo, dán nhãn - An ủi hay tỏ ý thương xót - Bỏ cuộc, hoang mang 4. Biểu lộ sự đồng cảm chứ không phải là thương xót Lắng nghe đối tượng và cố gắng hiểu được tình cảm của họ. Hãy nhìn vào mắt họ và tự hỏi “Điều đó sẽ như thế nào, nếu mình ở vào địa vị của họ Biết bày tỏ và kiễn nhẫn lắng nghe. Lắng nghe là cả một nghệ thuật. Lắng nghe một cách chân tình sẽ giúp bạn rút ngắn khoảng cách đến thành công hơn. Bạn đừng thể hiện thái độ sốt ruột khi đối tượng diễn đạt không rõ ràng, tránh đưa ra những câu nói: “anh/chị nói gì mà tôi chẳng hiểu” hoặc “anh/chị nói nhanh lên, nói ngắn thôi” làm cho đối tượng lúng túng hoặc không muốn trình bày nữa. 5. Biết đưa ra những câu hỏi mở và khích lệ đối tượng trả lời chi tiết Tránh đưa ra loại hỏi câu hỏi để đối tượng chỉ có câu trả lời là có hoặc không 8 5.1 Khi nào nên sử dụng hình thức tư vấn? - Khi đối tượng có hoàn cảnh đặc biệt; có vấn đề mà tự bản thân họ khó giải quyết hoặc chưa tìm ra cách giải quyết, nhất là những vấn đề không muốn nhiều người biết để giữ thể diện (thí dụ: mang thai trước hôn nhân, nhiễm HIV, bị chồng/vợ bỏ rơi vị không đáp ứng sinh hoạt tình dục…) - Khi đối tượng có những vướng mắc khó nói, cần hỏi ý kiến bạn (thí dụ: thay đổi sinh lí của tuổi dậy thì, tuổi tiền mãn kinh, thiếu hoà hợp về tình dục giữa hai vợ chồng ) - Khi đối tượng lo lắng về một vấn đề nào đó (thí dụ: con cái có những biểu hiện lệch lạc về giới tính) 5.2 Khi tư vấn, bạn làm gì để giúp đối tượng? - Tìm hiểu những nỗi lo lắng của đối tượng và giải thích cho họ - Nói cho đối tượng biết hoặc giới thiệu cho họ tài liệu về vấn đề họ đang quan tâm - Giúp đối tượng có thể tự quyết định vì lợi ích của bản thân mình - Phát cho đối tượng các phương tiện tránh thai nếu đối tượng cần - Chỉ đẫn đối tượng đến nơi có dịch vụ phù hợp 5.3 Bạn nên làm gì khi tư vấn? - Tuyệt đối tôn trọng và giữ bí mật chuyện riêng của đối tượng - Nếu đối tượng có bạn tình hoặc chồng/vợ, có thể mời họ cùng tham gia nếu đối tượng đồng ý - Giải thích cho đối tượng những gì đối tượng cần biết - Giúp đối tượng tự lựa chọn, tự quyết định 5.4 Bạn không nên làm gì? - Tránh không cho đối tượng biết những thông tin gây lo lắng cho họ một cách không cần thiết - Tránh thực hiện tư vấn ở những nơi có người khác nhìn thấy, nghe thấy được 9 - Tránh chỉ trích, phê phán đối tượng C. KỸ NĂNG XÂY DỰNG kÕ ho¹ch ho¹t ®éng 1. Lập kế hoạch là gì? Lập kế hoạch là quá trình chuẩn bị thực hiện một hoạt động nào đó sẽ được tiến hành sao cho đạt được mục tiêu đề ra bằng biện pháp tốt nhất. Kế hoạch là công cụ quan trọng, không thể thiếu của người quản lý ở bất kỳ cấp nào. Việc lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất của người quản lý Có nhiều loại kế hoạch như: kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch cho từng công việc cụ thể. 2. Tại sao phải lập kế hoạch hoạt động? Kế hoạch đối với người quản lý cũng như chiếc la bàn hay tấm bản đồ đối với người đi đường. Một kế hoạch được xây dựng tốt, chi tiết và chính xác sẽ giúp cho việc thực hiện công việc thêm thuận lợi. Lập kế hoạch hoạt động là một công việc mang tính khoa học và cần thiết nhằm: - Xác định mục tiêu, thực chất là làm rõ những mong muốn thay đổi. - Để sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả. - Để chủ động về thời gian, sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. - Thu hút tối đa sự tham gia của mọi người vào việc thực hiện kế hoạch. - Tạo cơ sở giúp người quản lý có căn cứ để kiểm tra, giám sát và đánh giá. 3. Các đặc điểm cơ bản của một kế hoạch hoạt động - Thường diễn ra trong một thời gian xác định (1 đến 2 năm hoặc ít hơn). - Phạm vi tương đối hẹp và có giới hạn. 10 [...]... Thiu s ỏnh giỏ chớnh xỏc tỡnh hỡnh - Thi gian k hoch quỏ ngn hoc quỏ di - Khụng ngi thc hin hoc ngi thc hin kộm nng lc - Vn nhy cm gii khụng c xem xột - Thiu ngun lc D Kỹ năng giám sát và đánh giá hoạt động 1 Giám sát việc thực hiện kế hoạch 1.1 Khỏi nim giỏm sỏt Giỏm sỏt l mt hot ng qun lý thng xuyờn nhm xem xột vic thc hin ton b hay mt k hoch hot ng ó c hoch nh giỳp cỏc nh qun lý luụn bỏm sỏt k . CÁC KỸ NĂNG TRÌNH BÀY TRƯỚC CÔNG CHÚNG; TƯ VẤN; XÂY DỰNG KẾ HOẠCH; GIÁM SÁT ĐÁNH GIÁ A. KỸ NĂNG TRÌNH BÀY TRƯỚC CÔNG CHÚNG I. Giới thiệu chung Trình bày là hình thức giao. thông tin cho đánh giá. - Xây dựng báo cáo đánh giá. So sánh giữa giám sát và đánh giá STT Các điểm Giám sát Đánh giá 15 khác nhau 1 Mục tiêu Thúc đẩy hoàn thành hoặc điều chỉnh kế hoạch Xác. có khả năng góp phần đạt được mục tiêu của chương trình/ kế hoạch đã được xác định từ trước hay không. 1.4 Các bước giám sát - Lập kế hoạch giám sát: quyết định cái gì cần phải giám sát. - Thu