BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HCM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỀ TÀI: PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC CỦA SỞ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG THÁI BÌNH GIÁO VIÊN HD: LÊ THANH HÙNG LỚP : CAO ĐẲNG TIN HỌC 8 THÁI BÌNH KHÓA:2006-2009. SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ THỊ TÂM Thái Bình, tháng 06 năm 2009. LỜI MỞ ĐẦU Bùng nổ khoa học công nghệ trong thời đại hiện nay là một tâm điểm chú ý của nhân loại. Trong đó Công nghệ thông tin là một nghành trọng yếu trong sự phát triển và nắm bắt công nghệ của cả đất nước. Trong đó phần mềm bản quyền là một lĩnh vực nhỏ làm nền tảng cho sự phát triển ngành công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin ngày càng khẳng định vai trò của mình trong cuộc sống con người, từ những ngành khoa học công nghệ cao đến những ứng dụng nhỏ nhất trong cuộc sống Đối với những nguời thực sự gắn bó với công nghệ thông tin thì ngoài việc áp dụng những thành tựu sẵn có của tin học còn phải biết xây dựng thiết kế những chương trình ứng dụng phục vụ cho yêu cầu thực tế công việc của mình, và cao hơn nữa là phục vụ cho xã hội Trên thế giới đã có rất nhiều công ty phần mềm, các hãng phần mềm như: Microsoft, Intel, Adobe,…. Nắm được sự phát triển này cũng như nắm được sự phát triển sự đi đầu của sự phát triển trên thế giới Trong quá trình thực hiện để tài này chúng em được sự giúp đỡ, góp ý và hướng dẫn tận tình của thầy: GV.Lê Thanh Hùng trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu, thực tế, tìm tòi, xây dựng trang web để hoàn thành đề tài. Xong do thời gian có hạn cũng như những kiến thức về thương mại điện tử còn khá mới, nên dề tài của chúng em không thể tránh được những thiếu xót. Chúng em rất mong nhận được sự quan tâm và đóng góp ý kiến nhiều hơn nữa của thầy cô và các bạn để nhóm em hoàn thiện tốt đề tài. 2 LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn khoa Công Nghệ Thông Tin trường Đại Học Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện cho em được thực tập để em thực hiện được đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn Thầy Lê Thanh Hùng đã giảng dạy, hướng dẫn, chỉ bảo cho em hoàn thành tốt đè tài tốt nghiệp này Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin đã tận tình giảng dạy, trang bị cho em những kiến thức quý báu trong quá trình học tập tại trường đã đóng góp rất nhiều để hoàn thành đề tài Để xây dựng một đồ án là một trong những việc khó khăn mà em phải hoàn thành trong suốt quá trình học. Trong quá trình thực hiện đề tài chúng em đã gặp rất nhiều khó khăn và bỡ ngỡ. Mặc dù đã cố gắng hoàn thành đề tài này trong khả năng cho phép nhưng do thời gian có hạn nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự thông cảm, góp ý tận tình chỉ bảo của quý thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! 3 NHẬN XÉT (Của giảng viên hướng dẫn) Giáo viên hướng dẫn 4 NHẬT KÝ THỰC TẬP Tuần số: 01 Công việc thực hiện Người hướngdẫn Mức độ Nhận xét của người hướng dẫn công việc Thứ Ngày Hai 17/5 Nghe giám đốc sở giới thiệu về một số tổng quan về phần mềm, Giới thiệu về Demo một số giải pháp phần mềm do Trung tâm xây dựng: Đỗ Như Lâm Nguyễn ThànhPhúc, Ba 18/5 Chọn đề tài làm đồ án và người hướng dẩn Nguyễn ThànhPhúc Tư 19/5 Gặp giáo viên hướng dẩn vạch đề cương xây dựng đề tài Lê Thanh Hùng Năm 20/5 Viết đề mô cho đề tài Nguyễn Thành Phúc 5 Sáu 21/5 Mục tiêu đề tài, mục tiêu của các chức năng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc Nguyễn Thành Phúc Bảy 22/5 Phân tích các chức năng của phần mềm Lê Thanh Hùng CN 23/5 Nghỉ Tuần số: 02 Công việc thực hiện Người hướng dẫn Mức độ Nhận xét của người hướng dẫn công việc Thứ Ngày Hai 24/5 Chụp các giao diện, các chức năng thêm, sữa, xóa, tìm kiếm Nguyễn Thành Phúc Ba 25/5 Phân tích các chức năng thêm, sữa, xóa, tìm kiếm Nguyễn Thành Phúc Tư 26/5 Phân tích các chức năng thêm, sữa, xóa, tìm kiếm Nguyễn Thành Phúc Năm 27/5 Phân tích thiết kế dữ liệu Lê Thanh Hùng Sáu 28/5 Thiết kế chi tiết các bảng trong hệ thống Lê Thanh Hùng 6 Bảy 29/5 Thiết kế chi tiết giao diện của hệ thống Nguyễn Thành Phúc CN 30/5 Nghỉ Tuần số: 03 Công việc thực hiện Người hướng dẫn Mức độ Nhận xét của người hướng dẫn công việc Thứ Ngày Hai 1/6 Thiết kế chi tiết giao diện của hệ hống Nguyễn Thành Phúc Ba 2/6 Đánh giá thực trạng và giải pháp Lê Thanh Hùng 7 Mục lục Chương 1.Chức năng của phần mềm LỜI MỞ ĐẦU NHẬT KÝ THỰC TẬP Mục đích sử dụng phần mềm Mô tả các chức năng phần mềm 1.1. Mô hình các chức năng phần mềm 15 1.2. Mô tả mô hình các chức năng phần mềm 16 Quản lý văn bản đến: 16 Các chức năng Quản lý văn bản đến gồm: 17 văn bản đến: 17 Nhập các thông tin văn bản đến vào sổ VB đến ; 17 Tích hợp với máy quét (Scanner) để đưa nguyên bản bản giấy văn bản đến vào hệ thống.17 Chỉnh sửa, xoá văn bản đến đã nhập. 17 Cập nhật mới cập nhật lại 17 Quản lý văn bản đi 20 Quản lý Hồ sơ công việc: 22 Mục đích: Quản lý các thông tin hồ sơ công việc và các tài liệu được lưu trữ trong Hồ sơ công việc; Quản lý việc giải quyết công việc thông qua Hồ sơ công việc. 22 1.3. Quản lý quy trình công việc 22 1.3.1. Chỉnh sửa quy trình công việc 23 1.3.2. Ủy quyền. 26 Cho phép ủy quyền phân phối và xử lý văn bản theo quy định của tổ chức. 26 Quản lý văn bản dùng chung. 26 Khai thác thông tin. 26 Mục đích Các chức năng khai thác thông tin gồm: 26 Tra cứu văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình, Các văn bản trong kho dùng chung, HSCV) 26 Theo các tiêu thức (Theo thể loại, Theo nơi gửi/nhận, Theo cấp cơ quan, Theo mức độ quan trọng, ) 26 Theo thời gian (Theo năm, tháng) 26 Tra cứu văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình) theo tình trạng xử lý : 26 Đang xử lý 26 Đang phải theo dõi 26 Đã hoàn thành 26 Tìm kiếm văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình, HSCV) 26 Theo các trường thông tin quản lý của văn bản tài liệu 26 Tìm kiếm toàn văn đối với những văn bản, tài liệu có nội dung là file điện tử đính kém (Không kể file ảnh) 26 Lập và in sổ văn bản đến/ đi/nội bộ/ tờ trình/ phiếu giao việc 26 Theo số văn bản 26 Theo thời gian nhận, gửi văn bản 26 Thống kê VB đến, Phiếu giao việc theo tình trạng xử lý 26 Theo đơn vị/ cá nhân xử lý 26 Khai thác các thông tin được quản lý trong hệ thống. 27 8 Quản lý ủy quyền 27 Quản trị danh mục 27 Quản trị người sử dụng 27 1.3.3. Quản trị người dùng 27 Quản trị hệ thống 28 Mô tả thiết kế của phần mềmMô hình kiến trúc 1.4. Mô tả mô hình kiến trúc 29 Hệ thống ứng dụng nền tảng và cơ sở dữ liệu 29 Doc_Individual 39 Doc_Level 40 DocDepartment 40 Department 40 Users 41 Hệ thống tích hợp các thành phần nghiệp vụ 54 Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc 57 Yêu cầu môi trường vận hành hệ thống 1.5. Mô hình cài đặt 57 1.6. Mô tả mô hình cài đặt 58 1.7. Yêu cầu về môi trường vận hành hệ thống 59 Yêu cầu về phần cứng 59 Yêu cầu về phần mềm 60 Yêu cầu về truyền thông 61 Các chức năng khác 1.8. Các chức năng nâng cấp từ phần mềm. 61 Quản lý tờ trình 61 Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung phiếu giao việc cũng như quy trình lập, giao việc và xử lý, báo cáo kết quả công việc của Cơ quan 62 1.9. Quản lý lịch làm việc 62 1.9.1. Lịch làm việc của lãnh đạo 62 7. Đánh giá thực trạng, giải pháp quản lý văn bản và hồ sơ cán bộ, công chức 64 7.1 Một số kiến nghị và giải pháp. …………………………………………. 65 7.2 Kết luận và hướng phát triển. ……………………………………………… 67 7.1.1 Kết luận: 69 7.1.2 Khả năng và hướng phát triển mở rộng 70 9 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Do nhu cầu sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu và công văn rất lớn. quản lý giấy tờ tài liệu đơn giản và khoa học, Rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, Tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu, Giải quyết vấn đề nhân sự cho đơn vị, hiệu quả công việc cao hơn rất nhiều so với thông thường, Xử lý thông tin nhanh gọn và an toàn,Đẩy mạnh sự phát triển của đơn vị. Đề tài này cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng thể về phần mềm Quản lý văn bản & Hồ sơ công việc cũng như các lợi ích mà phần mềm đem lại cho cơ quan, tổ chức, cho người dùng.Đối tượng đọc báo cáo này là tất cả những ai có quan tâm đến việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc. Để có được thông tin mới nhất về sản phẩm của phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, xin vui lòng truy nhập đến trang Web của sở thông tin và truyền thông thái bình: www.thiaibinh.gov.vn. 10 [...]... của người dùng theo từng văn bản đi — Cho phép quản lý nhiều sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi trong ngành, sổ văn bản đi ngoài ngành), nhiều cấp sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi của Bộ, sổ văn bản đi của Cục) — Cho phép gửi văn bản đi theo đường fax, theo đường công văn mạng Ví dụ Công văn đi của sở thông tin và truyền thông truyền thông thái bình Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung 20... bảo mật thông tin cá nhân) Mục đích sử dụng phần mềm -Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc dùng để quản lý các văn bản tài liệu điện tử và quy trình luân chuyển xử lý văn bản, tài liệu điện tử; Quản lý việc xử lý văn bản tài liệu bằng Hồ sơ công việc trong Doanh nghiệp - Giúp cho cơ quan tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như kinh phí Tiết kiệm không gian lưu trữ các chứng từ hồ sơ và đặc biệt... các thông tin hồ sơ công việc và các tài liệu được lưu trữ trong Hồ sơ công việc; Quản lý việc giải quyết công việc thông qua Hồ sơ công việc Các chức năng của Hồ sơ công việc gồm Tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa HSCV: HSCV sẽ được tạo mới khi có nhu cầu xử lý một công việc thông qua HSCV Những người tham gia xử lý sẽ trao đổi thông tin, ý kiến qua HSCV và kết quả sẽ được cập nhật vào hồ sơ Chuyển... luồng công việc điện tử để phù hợp với các yêu cầu thực tế của tổ chức Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc cho phép tổ chức: • Nâng cao khả năng quản lý công việc: kiểm soát tiến độ xử lý văn bản trong toàn bộ tổ chức, theo dõi tình trạng xử lý chi tiết đến từng văn bản hoặc từng người dùng, quản lý phiên bản tài liệu theo từng văn bản; quản lý lịch làm việc của lãnh đạo cũng như lịch làm việc của. .. vừa và nhỏ đến các tổng công ty, các bộ, nghành với quy trình nghiệp vụ phức tạp, phân tán trên nhiều khu vực địa lý khác nhau Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc hỗ trợ tổ chức nâng cao khả năng quản lý công việc, tăng tốc độ luân chuyển văn bản, tăng khả năng chia sẻ thông tin và giảm thiểu các chi phí giấy tờ 11 Bên cạnh đó, phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc còn cho phép cán bộ quản. .. chức năng phần mềm 1.1 Mô hình các chức năng phần mềm 15 1.2 Mô tả mô hình các chức năng phần mềm Quản lý văn bản đến: Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung văn bản đến cũng như quy trình luân chuyểnxử lý văn bản đến của Cơ quan Lợi ích của việc sử dụng văn bản đến -Tiếp nhận văn bản đến theo các hình thức sau: bằng bản giấy, qua đường công văn mạng và qua đường fax Đối với văn bản đến bằng bản giấy,... quyết của đơn vị được phân xử lý có thể thực hiện việc thu hồi VB để tiến hành phân phối lại Quản lý văn bản đi — Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung văn bản đi cũng như quy trình lập, phê duyệt và phát hành văn bản đi của Cơ quan Quản lý việc phát hành VB đi – gồm các chức năng sau: Cập số văn bản và phát hành văn bản đi Hiển thị danh sách các văn bản chờ cấp số; chuyển các văn bản chờ cấp số vào... quy trình công việc điện tử, người dùng có khả năng cho ý kiến xử lý vào từng văn bản Ví dụ một số công văn đến của sở thông tin và truyền thông thái bình thống kê được: Số đến Tên loại và nội dung công văn 372 Báo cáo tổng kết công tác thông tin đối ngoại năm 2008 của ủy ban nhân dân tỉnh 390 Báo cáo công tác phổ biến giáo dục pháp luật 2008 387 tổng kết công tác năm 2008 và công trình công tác 2009... quét văn bản -Hệ thống cho phép quản lý nhiều sổ văn bản đến (ví dụ: sổ văn bản đến trong ngành, sổ vănbảnđến ngoài ngành); quản lý nhiều cấp sổ văn bản đến (ví dụ: văn bản đến cấp Bộ, văn bản đến cấp Cục) -Hệ thống cho phép theo dõi các văn bản đến cần xử lý, chương trình có dấu hiệu nhận biết văn bản mới đến, văn bản khẩn hoặc mật khẩu cho người sử dụng 16 Phần mềm cho phép luân chuyển văn bản theo... kết/bỏ liên kết các văn bản, tài liệu liên quan vào HSCV) Nhập kết quả giải quyết công việc, kết thúc HSCV 1.3 Quản lý quy trình công việc 22 1.3.1 Chỉnh sửa quy trình công việc - Thông báo khi có thay đổi công việc (công việc mới, ý kiến xử lý mới, thời hạn xử lý ) - Quản lý công việc đã nhận (Với nhân viên) - Quản lý công việc đã giao cho cá nhân khác (Với lãnh đạo) Thông báo công việc 23 — Cho phép . 17 Quản lý văn bản đi 20 Quản lý Hồ sơ công việc: 22 Mục đích: Quản lý các thông tin hồ sơ công việc và các tài liệu được lưu trữ trong Hồ sơ công việc; Quản lý việc giải quyết công việc thông. đến việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc. Để có được thông tin mới nhất về sản phẩm của phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, xin vui lòng truy nhập đến trang Web của sở. dụng phần mềm -Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc dùng để quản lý các văn bản tài liệu điện tử và quy trình luân chuyển xử lý văn bản, tài liệu điện tử; Quản lý việc xử lý văn bản tài