Invoice – C/O – C/I A. Invoice Đặt trong xu thế hội nhập hiện nay, bất kì một quốc gia nào muốn tồn tại và phát triển đều phải tăng cường hợp tác với các nước trên thế giới. Quan hệ hợp tác giữa các nước ban đầu biểu hiện ở lĩnh vực kinh tế sau phát triển rộng ra ở tất cả các lĩnh vực: chính trị, ngoại giao, văn hóa xã hội trong đó quan hệ kinh tế chủ yếu là ngoại thương đóng vai trò chủ đạo là cơ sở cho các mối quan hệ quốc tế khác tồn tại và phát triển. Các hoạt động thương mại quốc tế ngày càng chiếm giữ một vị trí quan trọng trong nền kinh tế của mỗi quốc gia đóng góp không nhỏ vào sự tăng trưởng kinh tế hàng năm. Nhưng để có thể vận hành tốt được lĩnh vực thương mại quốc tế thì chúng ta không chỉ cần hiểu rõ các điều kiện thương mại trong thực tế mà còn phải lựa chọn được một phương thức thanh toán thích hợp nhất để mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp và tránh được những rủi ro trong thương mại quốc tế. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của trong các phương thức thanh toán quốc tế thì phương thức thanh toán tín dụng chứng từ ngày càng phổ biến, cùng với và trò của bộ chứng từ cũng ngày càng trở nên quan trọng hơn. Bộ chứng từ bao gồm các chứng từ thương mại và chứng từ tài chính. Trong đó các chứng từ về hàng hóa và chứng từ bảo hiểm cũng ngày càng được quan tâm nhiều hơn. I. Hóa đơn thương mại. (commercial invoice) 1. Định nghĩa: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa. Hóa đơn thương mại do người bán phát hành xuất trình cho người mua sau khi hàng hóa được gửi đi. Là yêu cầu của người bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng theo những điều kiện cụ thể ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải .v.v Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế.v.v… 2. Tác dụng: Hóa đơn thương mại có những tác dụng sau: • Trong việc thanh toán tiền hàng, hóa đơn thương mại giữ vai trò trung tâm trong bộ chứng từ thanh tóan. Trong trường hợp bộ chứng từ có hối phiếu kèm theo, thông qua hóa đơn, người trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội dung của hối phiếu. Nếu không dùng hối phiếu để thanh toán, hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền. • Khi khai báo hải quan, hóa đơn nói lên giá trị hàng hóa và là bằng chứng cho việc mua bán, trên cơ sở đó người ta tiến hành giám quản và tính tiền thuế. • Trong nghiệp vụ tín dụng, hóa đơn với chữ kí chấp nhận trả tiền của người mua có thể làm vai trò của một chứng từ bảo đảm cho việc vay mượn. • Hóa đơn cũng cung cấp những chi tiết về hàng hóa, cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu hàng hóa với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng. • Trong một số trường hợp nhất định bản sao của hóa đơn được dùng như một thư thông báo kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bị nhập hàng và chuẩn bị trả tiền hàng. Nhìn chung, hóa đơn thương mại đã trở nên phổ biến trong thời đại hội nhập ngày nay, bất kì một hoạt động giao dịch thương mại nào (xuất khẩu hay nhập khẩu) đều phải cần hóa đơn. Từ đó cho thấy việc nhận biết và thành lập một hóa đơn đúng đang là một yêu cầu cấp bách đối với tất cả các doanh nghiệp VN, vì khi một hóa đơn bị sai sót thì sẽ gây ra nhiều trở ngại cho các nhà xuất khẩu lẫn nhà nhập khẩu. 3. Nội dung: a. Nội dung hóa đơn thương mại: Một hóa đơn thương mại bao gồm những nội dung chi tiết căn bản giống như một hóa đơn bán hàng ( dịch vụ ) trong nước như: - Số hóa đơn - Ngày lập hóa đơn - Họ tên và địa chỉ người bán hàng - Họ tên và địa chỉ của người mua và người thanh toán (nếu không là một) - Điều kiện giao hàng (theo địa điểm) - Điều kiện thanh toán - Số lượng, đơn giá và trị giá của từng mặt hàng theo từng đơn đặt hàng (nếu có) - Tổng số tiền phải thanh toán. Phần tổng số tiền có thể phải kèm theo phần ghi trị giá bằng chữ. Tuy nhiên, trong thương mại quốc tế do người bán và người mua trong đa số trường hợp không gặp nhau trực tiếp để thực hiện việc thanh toán nên một hóa đơn thương mại quốc tế có một số điểm khác hẳn với các hóa đơn bán hàng (dịch vụ) trong nước. Cụ thể như sau: • Nếu không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn thì ngôn ngữ thông thường được sử dụng là tiếng Anh, trong khi các hóa đơn bán hàng hay cung cấp dịch vụ trong nước đa phần bao giờ cũng lập bằng ngôn ngữ bản địa. • Các hóa đơn thương mại quốc tế được lập với loại hình tiền tệ là đồng tiền được thỏa thuận trong các hợp đồng mua bán với các điều kiện giao hàng và thanh toán phù hợp với các quy định trong các hợp đồng mua bán này và phù hợp với luật hay tập quán quốc tế trong thương mại. T h eo UCP 600 m ột hóa đ ơ n t h ư ơ ng m ạ i: * Phải thể hiện do người thụ hưởng phát hành (trừ trường hợp quy định tại điều 8) *. Phải được lập cho người mở thư tín dụng (trừ trường hợp nêu trong điều 38g) *. Phải được lập trùng với đơn vị tiền tệ nêu trong thư tín dụng *. Không cần phải ký Một ngân hàng chỉ định hành động theo sự chỉ định ngân hàng xác nhận nếu có hoặc ngân hàng phát hành có thể chấp nhận một HĐTM được phát hành với số tiền vượt quá số tiền L/C cho phép và quyết định của ngân hàng này sẽ ràng buộc tất cả các bên miễn là ngân hàng đó không thanh toán hay chiết khấu cho số tiền vượt quá L/C cho phép. 1 2 3 4 13 5 6 8 7 9 10 11 12 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Việc mô tả hàng hóa , dịch vụ hay các giao dịch khác trong HĐTM phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C. b. Mẫu hóa đơn thương mại: 1) SHIPPER/ EXPORTER ( Nhà xuất khẩu): - The name and address of the principal party responsible for effecting export from the United States. The exporter as named on the Export License. (Tên và địa chỉ của đối tác chính chịu trách nhiệm xuất khẩu những hàng hoá được liệt kê.) 2) CONSIGNEE (Người nhận hàng) - The name and address of the person/company to whom the goods are shipped for the designated end use, or the party so designated on the Export License. (Tên và địa chỉ của cá nhân hoặc công ty mà hàng hoá được gửi đến cuối cùng) 3) INTERMEDIATE CONSIGNEE (Trung gian) - The name and address of the party who effects delivery of the merchandise to the ultimate consignee, or the party so named on the Export License.(Tên và địa chỉ của người chịu trách nhiệm phân phối hàng hoá đến cho người nhận cuối cùng.) 4) FORWARDING AGENT (Đại lý chuyển giao/hãng vận chuyển quá cảnh)- The name and address of the duly authorized forwarder acting as agent for the exporter. (Tên và địa chỉ của người được ủy quyền hợp pháp, hoạt động với vai trò là đại lý của nhà xuất khẩu.) 5) COMMERCIAL INVOICE NO. - Commercial Invoice number assigned by the exporter. (Mã số hoá đơn định bởi nhà xuất khẩu) 6) CUSTOMER PURCHASE ORDER NO. - Overseas customer's reference of order number. (Mã số đơn đặt hàng của khách hàng) 7) B/L, AWB NO. - Bill of Lading, or Air Waybill number, if known.( Mã số vận đơn hàng hải hay hàng không ) 8) COUNTRY OF ORIGIN - Country of origin of shipment. (Xuất xứ của hàng hoá được vận chuyển) 9) DATE OF EXPORT - Actual date of export of merchandise. (Ngày xuất khẩu thực tế) 10) TERMS OF PAYMENT (điều kiện thanh toán) - Describe the terms, conditions, and currency of settlement as agreed upon by the vendor and purchaser per the Pro Forma Invoice, customer Purchase Order, and/or Letter of Credit. (Mô tả những điều khoản, phương thức thanh toán, loại tiền tệ được thoả thuận giữa người mua và người bán theo hoá đơn chiếu lệ, đơn đặt hàng của khách hàng, hay tín dụng thư) 11) EXPORT REFERENCES - May be used to record other useful information, e.g. - other reference numbers, special handling requirements, routing requirements, etc. (Dùng để trình bày những thông tin cần thiết khác, ví dụ như các mã số, yêu cầu đặc biệt về việc vận chuyển hàng…) 12) AIR/OCEAN PORT OF EMBARKATION - Ocean port/pier, or airport to be used for embarkation of merchandise. (Cảng hàng không, hay hàng hải nơi bốc hàng (đưa hàng lên tàu)) 13) EXPORTING CARRIER/ROUTE - (Hãng vận tải): Record airline carrier/flight number or vessel name/shipping line to be used for the shipment of merchandise. (Hãng vận tải do nhà xuất khẩu chọn để vận chuyển hàng hoá.) 14) PACKAGES - Record number of packages, cartons, or containers per description line. (Mã số trên kiện, thùng cactông hay container theo mỗi dòng mô tả.) 15) QUANTITY (Số lượng)- Record total number of units per description line. (Tổng số đơn vị hàng hóa theo mỗi dòng mô tả) 16) NET WEIGHT (Khối lượng tịnh)/GROSS WEIGHT ( Khối lượng gộp) - Record total net weight and total gross weight (includes weight of container) in kilograms per description line. Tổng khối lựơng tịnh theo mỗi dòng mô tả./ tổng khối lượng gộp ( bao gồm cả khối lượng bao bì) theo mỗi dòng mô tả 17) DESCRIPTION OF MERCHANDISE (Mô tả hàng hoá) - Provide a full description of items shipped, the type of container (carton, box, pack, etc.), the gross weight per container, and the quantity and unit of measure of the merchandise. (Mô tả đầy đủ về hàng hoá được vận chuyển, loại bao bì ( thùng cacton, hộp, kiện…), trọng lượng gộp mỗi container, số lượng và đơn vị tính của hàng hoá ) 18) UNIT PRICE (Đơn giá)/TOTAL VALUE (Tổng giá trị) - Record the unit price of the merchandise per the unit of measure, compute the extended total value of the line.(Giá của mỗi đơn vị hàng hoá/ tổng giá trị hàng hoá theo mỗi dòng mô tả) 19) PACKAGE MARKS (Ký mã hiệu)- Record in this Field, as well as on each package, the package number (e.g. - 1 of 7, 3 of 7, etc.), shippers company name, country of origin (e.g. - made in USA), destination port of entry, package weight in kilograms, package size (length x width x height), and shipper's control number (e.g. - C/I number; optional).(Ký hiệu hay mã số để nhận biết trên container) 20) MISC. CHARGES (Chi phí hỗn hợp) - Record any miscellaneous charges which are to be paid for by the customer - export transportation, insurance, export packaging, inland freight to pier, etc…( Tất cả các loại phí mà khách hàng phải trả như: phí vận chuyển, bảo hiểm, phí đóng gói xuất khẩu, phí vận chuyển trên bộ) 21) CERTIFICATIONS (Chứng nhận) - any certifications or declarations required of the shipper regarding any information recorded on the commercial invoice: ( Tất cả những chứng nhận và cam kết liên quan đến bất cứ thông tin nào trong hoá đơn mà nhà xuất khẩu yêu cầu) 22) INVOICE CURRENCY: Loại tiền tệ mà giá trị của hoá đơn được tính theo đó 23) DATE (Ngày tháng): Ngày tháng lập hoá đơn. Ngoài mẫu trên người ta cũng có thể lập những hoá đơn thương mại với nhiều cách thức khác nhau do không có một biểu mẫu tiêu chuẩn quy định cho chung cho hóa đơn thương mại.Nhưng nội dung của một hóa đơn thương mại cơ bản vẫn đầy đủ những thông tin cần thiết như trên. Sau đây là một mẫu hóa đơn thương mại cụ thể: [...]...1/ Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) : 1/ Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) : Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice) Hóa đơn hải quan CUSTOMS INVOICE 4 Phân loại: Trong thực tiễn buôn bán, các hoạt động giao dịch rất nhiều và phức tạp, bên cạnh đó mỗi loại giao dịch thường đòi hỏi mỗi hóa... chính thức (Final invoice) : Là hóa đơn thương mại xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng và là cơ sở thanh toán dứt khoát tiền hàng ■ Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice ): Trong hóa đơn chi tiết , giá cả được phân tích ra thành những mục rất chi tiết Nội dung của hóa đơn được chi tiết đến mức độ nào là tùy theo yêu cầu cụ thể, không có tính chất cố định ■ Hóa đơn trung lập (Neutral invoice) : Với loại... phân loại hóa đơn như sau: ■ Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) : Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán mà được dùng làm chúng từ để khai hải quan, xin giấy phép nhập khẩu, làm cơ sở cho việc khai trị giá hàng hóa đem đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng ■ Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice) : Là hóa đơn trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng... phiếu đóng gói trong khi bán lại hàng cho người thứ ba ■ Hóa đơn xác nhận (Certified invoice) : Là hóa đơn có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hoá Nhiều khi hóa đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hóa đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ ■ Hóa đơn hải quan (Custom Invoice) : Là hóa đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính... quan (Custom Invoice) : Là hóa đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan Hóa đơn này ít quan trọng trong lưu thông ■ Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice) : Là hoá đơn xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán Hoá đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ (xem mục chứng từ hải quan) 5 Những lỗi thường gặp . chiếu lệ (Proforma Invoice) :