BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH PHẠM NGUYỄN QUỲNH THANH HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHO CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH – Năm 2011 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH PHẠM NGUYỄN QUỲNH THANH HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHO CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Chun ngành: Kế tốn – Kiểm tốn Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS.PHẠM CHÂU THÀNH TP. HỒ CHÍ MINH – Năm 2011 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG TỔ CHỨC 1 1.1. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1 1.2. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ. 2 1.2.1 Môi trường kiểm soát 2 1.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý 3 1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức 3 1.2.1.3 Phương pháp ủy quyền 4 1.2.1.4 Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát 4 1.2.1.5 Trình độ và phẩm chất của cán bộ nhân viên 4 1.2.1.6 Các chính sách về nguồn nhân lực 4 1.2.1.7 Sự trung thực và các giá trị đạo đức 4 1.2.2 Đánh giá rủi ro 5 1.2.3 Hoạt động kiểm soát 6 1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ 7 1.2.3.2 Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động 8 1.2.3.3 Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin 8 1.2.3.4 Kiểm tra độc lập 9 1.2.3.5 Phân tích rà soát 10 1.2.4 Thông tin và truyền thông 10 1.2.4.1 Chứng từ kế toán 11 1.2.4.2 Sổ sách kế toán 12 1.2.4.3 Báo cáo kế toán trong đơn vị: 12 1.2.5 Việc giám sát 12 1.2.5.1 Giám sát thường xuyên 12 1.2.5.2 Giám sát định kỳ 12 1.3. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT 13 1.3.1 Phân loại theo mục tiêu 13 1.3.1.1 Kiểm soát phòng ngừa 13 1.3.1.2 Kiểm soát phát hiện 13 1.3.1.3 Kiểm soát bù đắp 13 1.3.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát 13 1.3.2.1 Kiểm soát chung 13 1.3.2.2 Kiểm soát trực tiếp 14 1.4 CÔNG TÁC TỔ CHỨC HT KSNB TẠI DOANH NGHIỆP …………… 14 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY VỪA VÀ NHỎ 16 2.1. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 16 2.2. NỘI DUNG KHẢO SÁT 17 2.3. PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT 18 2.4. KẾT QUẢ KHẢO SÁT 18 2.4.1. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 18 2.4.1.1 Môi trường kiểm soát 18 2.4.1.2 Đánh giá rủi ro 20 2.4.1.4 Thông tin và truyền thông 21 2.4.1.5 Giám sát 22 2.4.2. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT 24 2.4.2.1. Kiểm soát phòng ngừa 24 2.4.2.2 Kiểm soát phát hiện 33 2.4.2.3. Kiểm soát bù đắp 38 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 42 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 43 3.1. GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 43 3.1.1 Môi trường kiểm soát 43 3.1.2 Đánh giá rủi ro 44 3.1.3 Các hoạt động kiểm soát 45 3.1.4 Thông tin liên lạc 45 3.2. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT 46 3.2.1 Kiểm soát phòng ngừa 46 3.2.1.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng 46 3.2.1.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng 51 3.2.1.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự 55 3.2.1.4 Giải pháp đề nghị cho việc quản lý các thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính 57 3.2.1.5 Giải pháp cho quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định 58 3.2.1.6 Giải pháp cho quản lý công nợ 60 3.2.1.7 Giải pháp trong kiểm soát tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 61 3.2.1.8 Giải pháp trong kiểm soát chi phí 61 3.2.2 Kiểm soát phát hiện 62 3.2.2.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng 62 3.2.2.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng 63 3.2.2.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự 63 3.2.2.4 Giải pháp đề nghị cho việc quản lý các thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính 63 3.2.2.5 Giải pháp cho quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định 64 3.2.2.6 Giải pháp trong kiểm soát chi phí 64 3.2.3 Kiểm soát bù đắp 64 3.2.3.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng 64 3.2.3.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng 65 3.2.3.3 Giải pháp cho quản lý tổ chức nhân sự 65 KẾT LUẬN 66 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT COSO: Committee Of Sponsoring Organizations. KSNB: Kiểm soát nội bộ. TSCĐ: Tài sản cố định LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp luôn luôn tồn tại những rủi ro hiện hữu và rủi ro tiềm tàng. Những rủi ro này xuất phát từ chính bên trong nội bộ của doanh nghiệp hay từ các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài. Bên cạnh đó cuộc khủng hoảng tài chính thế giới trong những năm gần đây và tình hình cạnh tranh toàn cầu gay gắt đã thúc đẩy các gian lận xảy ra. Vì vậy, bất cứ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển cũng cần phải xây dựng cho mình hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Tùy vào loại hình doanh nghiệp, mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành khác nhau. Hiện nay, trong nền kinh tế của Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đang hoạt động. Đây là một thành phần kinh tế quan trọng và góp phần không nhỏ vào việc đóng góp GDP, tạo ra công ăn việc làm cho người lao động và là nguồn thu của ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, các doanh nghiệp này chưa đặt sự quan tâm đúng mức đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Chính yếu tố này đã làm cho hoạt động của doanh nghiệp kém hiệu quả và giảm tính cạnh tranh bền vững. Hệ thống kiểm soát nội bộ được coi như là một công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý điều hành nhằm đạt được các mục tiêu đề ra thông qua việc kiểm soát, ngăn chặn và phát hiện các hành vi thiếu trung thực và gian lận trong nội bộ doanh nghiệp. Vì vậy, thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ chung trong phạm vi bài nguyên cứu, tác giả muốn đem đến một số giải pháp trong việc ”Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam” 2. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và thực tế khảo sát tại một số công ty vừa và nhỏ để đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các công ty có quy mô này. 3. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp chủ yếu được áp dụng đó là phương pháp duy vật biện chứng. Đây là phương pháp được sử dụng xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu để hoàn thành luận văn. Ngoài ra, thông qua khảo sát thực tiễn luận văn đi sâu phân tích, hệ thống, để chọn lọc các vấn đề lý luận và thực tiễn phù hợp với điều kiện thực tế của công ty. 4. Những đóng góp mới của luận văn Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết và khảo sát thực tiễn, đưa ra các chu trình hoạt động cụ thể và công tác tổ chức một hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp vừa và nhỏ. 5. Phạm vi nghiên cứu Luận văn tập trung nguyên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của các Doanh nghiệp vừa và nhỏ tập trung tại địa bàn TP. Hồ Chí Minh. 6. Bố cục luận văn Luận văn gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát trong tổ chức. Chương 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các công ty vừa và nhỏ. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG TỔ CHỨC 1.1. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của báo cáo COSO là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu theo phạm trù sau đây: - Tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động. - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Sự tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành. Phạm trù thứ nhất đề cập đến việc thiết lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động cơ bản của hầu hết các doanh nghiệp là lợi nhuận; bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Phạm trù thứ hai liên quan đến việc xây dựng các phương pháp hạch toán kế toán để thiết lập các báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và có độ tin cậy cao. Gồm các báo cáo quản trị nội bộ phục vụ cho việc ra quyết định của Ban giám đốc, và các số liệu công bố trước công luận phục vụ cho bên thứ ba: nhà cung cấp, cơ quan thuế, ngân hàng…Phạm trù thứ ba đề cập đến việc tuân thủ các quy định, luật lệ được áp dụng cho doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ được thực hiện thông qua các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục. Việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ thuộc về trách nhiệm của Hội đồng quản trị và người quản lý. Quá trình thực hiện kiểm soát nội bộ tại đơn vị chủ yếu là quá trình thiết lập, thực hiện, kiểm tra và đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục. Hội đồng quản trị (nếu có) là một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kiểm soát của đơn vị thông qua 2 việc tác động đến các chính sách và quan điểm kiểm soát của nhà quản lý. Các nhân viên khác trong tổ chức chính là người thực hiện các thủ tục kiểm soát hàng ngày thông qua việc tuân thủ các quy trình của hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy khả năng, tinh thần và phẩm chất của họ quyết định rất lớn đến sự thành công của kiểm soát nội bộ. Qua quá trình vận hành và thực hiện các thủ tục kiểm soát, Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra các giải pháp để cải tiến những điểm yếu kém và lạc hậu tồn tại trong hệ thống. 1.2. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ. Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ năm thành phần cơ bản sau và chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau: - Môi trường kiểm soát. - Đánh giá rủi ro. - Các hoạt động kiểm soát. - Thông tin và truyền thông. - Giám sát. 1.2.1 Môi trường kiểm soát Thông thường khi công ty phát triển càng lớn thì người chủ doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý, giám sát và kiểm soát các rủi ro và gian lận. Vì vậy thái độ và ý thức kiểm soát của người quản lý ảnh hưởng rất nhiều vào sự kiểm soát của đơn vị. Nếu nhà quản lý cấp cao nhận thức kiểm soát là vấn đề quan trọng, thì các nhân viên khác cũng hết sức tôn trọng các quy trình kiểm soát. Ngược lại, nếu nhà quản lý không thực sự chú tâm vào vấn đề kiểm soát trong đơn vị thì chắc chắn hệ thống kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi. Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản lý đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát, cũng như tính . hệ thống kiểm soát nội bộ tại các công ty vừa và nhỏ. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ. LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG TỔ CHỨC 1 1.1. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1 1.2. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ. 2 1.2.1 Môi trường kiểm soát 2 1.2.1.1. Trên cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và thực tế khảo sát tại một số công ty vừa và nhỏ để đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các công ty có quy mô