Đang tải... (xem toàn văn)
Chương I: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức quản lý. Chương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH thương mại Huy Phát. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH thương mại Huy Phát.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Luận văn tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH TM Huy Phát, em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía thầy cô cũng như các cán bộ tại công ty. Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Phan Kim Chiến đã dạy dỗ, chỉ bảo em trong suốt quá trình thực tập. Em cũng xin chân thành cảm ơn các các bộ tại công ty TNHH TM Huy Phát đã tạo điều kiện cho em thực tập tại công ty trong suốt thời gian qua. Sinh Viên Vương Thị Thoả Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Luận văn tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến MỤC LỤC 1 MỤC LỤC 2 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .5 LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I- CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ .3 I - MỘT SỐ KHÁI NIỆM LIÊN QUAN .3 1. Khái niệm tổ chức .3 2. Khái niệm về tổ chức quản lý 4 3. Vai trò của tổ chức quản lý .5 4. Khái niệm về cơ cấu tổ chức .6 5. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức .6 5.1. Chiến lược 6 5.2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức .8 5.3. Công nghệ .8 5.4. Thái độ của nhà lãnh đạo cấp cao và trình độ của đội ngũ nhân viên 9 5.5. Môi trường 10 6. Phân loại cơ cấu tổ chức 10 II - Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 12 1. Sự kết hợp giữa tổng hợp hoá và chuyên môn hoá những chức năng nhiệm vụ công việc .12 2. Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận. .14 Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Luận văn tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến 2.1.Mô hình tổ chức đơn giản 14 2.2.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng 15 2.3.Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm, khách hàng, địa dư .16 2.4. Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược 17 2.5.Mô hình tổ chức ma trận 19 3. Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức và các mô hình cơ cấu xét theo mối quan hệ quyền hạn .20 3.1.Khái niệm .20 3.2.Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức .20 4. Cấp quản lý, tầm quản lý và các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo cấp quản lý .23 4.1. Cấp quản lý và tầm quản lý 23 4.2.Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo cấp quản lý 24 5. Phân bố quyền hạn giữa các cấp quản lý - tập trung và phân quyền trong quản lý tổ chức .27 5.1. Các khái niệm .27 5.2. Mức độ phân quyền trong tổ chức .28 6. Phối hợp các bộ phận trong tổ chức .29 6.1. Vai trò của công tác phối hợp .29 6.2. Các công cụ phối hợp 30 III- Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức 32 1. Vai trò của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy. 33 2. Nôi dung phân tích, hoàn thiện cơ cấu tổ chức .34 CHƯƠNG II- THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HUY PHÁT .37 I - GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY .37 1. Lịch sử hình thành công ty TNHH thương mại Huy Phát 37 Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Luận văn tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến 2. Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh 38 3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty .38 4. Chiến lược phát triển của công ty .40 5. Giới thiệu về sản phẩm của công ty. 40 II - CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY HIỆN NAY .41 1. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay .41 2. Chức năng nhiệm vụ của ban lãnh đạo và các phòng ban .42 2.1. Nguyên tắc chung 42 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 43 3.Phân tích ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức quản lý của công ty .49 3.1. Ưu điểm 49 3.2. Nhược điểm .50 3.3. Nguyên nhân của những tồn tại 51 CHƯƠNG III- MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HUY PHÁT 54 I – MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN .54 1. Mục đích 54 2. Phương hướng .54 II – MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC .55 1. Sắp xếp lại các phòng ban trong bộ máy .55 2. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 56 3. Hoàn thiện kỹ năng quản lý cho nhà lãnh đạo 58 4. Chế độ đãi ngộ hợp lý 60 5. Tăng cường sự phân quyền trong tổ chức .62 III- XÂY DỰNG MÔ HÌNH MỚI .62 Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Luận văn tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến 1. Bộ phận công đoàn 63 2. Trợ lý giám đốc .64 IV – ĐIỀU KIỆN THỰC THI CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CƠ CẤU TỔ CHỨC MỚI VỚI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HUY PHÁT 64 1. Điều kiện để thực thi giải pháp .64 2. Các kiến nghị đối với công ty .65 KẾT LUẬN 67 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .68 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT GĐ: Giám đốc. NXB: Nhà xuất bản. PGS.TS: Phó giáo sư. Tiến sĩ. TNHH: Trách nhiệm hữu hạn. TM: Thương mại. VN: Việt Nam. WTO: Tổ chức thương mại thế giới. Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 1 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến LỜI MỞ ĐẦU. Việt Nam là một quốc gia có xuất phát điểm thấp, tuy nhiên nhiều năm gần đây, với sự nỗ lực của cả nước, nền kinh tế đã có những chuyển biến rõ rệt và có xu hướng ngày càng phát triển. Đi cùng với sự phát triển của nền kinh tế là hàng loạt các công ty, các doanh nghiệp trẻ ra đời ngày càng nhiều. Hệ thống hàng hoá, sản phẩm ngày càng đa dạng, lượng hàng hoá xuất nhập khẩu ngày càng gia tăng. Điều này khẳng định sự mở cửa, mở rộng lưu thông với nước ngoài là một quyết định rất đúng đắn. Hiện nay, số lượng quốc gia Việt Nam đặt mối quan hệ ngày càng nhiều, những nước đặt quan hệ như: Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản,… Càng ngày thì mối quan hệ của chúng ta với các nước ngày càng gần gũi hơn và từ đó hiệu quả kinh tế ngày càng cao hơn. Kết quả là hàng loạt các doanh nghiệp trong đó có các doanh nghiệp tư nhân ra đời. Các doanh nghiệp tư nhân này trong đó chiếm phần lớn là các doanh nghiệp tư nhân thương mại và hiện nay các doanh nghiệp này ngày càng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú, dựa trên việc phân tích và tổng hợp những thế mạnh và điểm yếu của mình mà doanh nghiệp lựa chọn con đường kinh doanh cho bản thân. Không như hệ thống các doanh nghiệp nhà nước, hệ thống doanh nghiệp tư nhân hoạt động rất năng động. Đặc biệt những công ty loại hình thương mại, luôn phải trao đổi, mua bán với nước ngoài thì sự năng động là một yếu tố rất quan trọng và cần thiết có. Công ty TNHH thương mại Huy Phát là một công ty với số năm hoạt động còn là số nhỏ, tuy nhiên với hoạt động của mình, hàng năm vẫn luôn đóng góp phần thu nhập vào nền kinh tế quốc dân. Nhận biết được thế mạnh của mình, công ty TNHH thương mại Huy Phát đã xác định lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của mình là chuyên các loại vòng bi công nghiệp, Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 2 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến các thiết bị vệ sinh. Công ty là một công ty hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực nhưng lĩnh vực hoạt động chính được công ty chú trọng là kinh doanh các loại vòng bi công nghiệp. Tong quá trình thực tập ở công ty TNHH thương mại Huy Phát, em thấy được cơ cấu tổ chức của công ty đã có những ưu điểm nhưng nền kinh tế thì luôn biến động và do vậy cơ cấu tổ chức của công ty cần phải đáp ứng được yêu cầu của sự biến động đó. Chính vì vậy mà em đã lựa chọn đề tài là: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý cho công ty TNHH thương mại Huy Phát”. Kết cấu bản luận văn bao gồm 3 chương như sau: Chương I: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức quản lý. Chương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH thương mại Huy Phát. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH thương mại Huy Phát. Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Phan Kim Chiến đã trực tiếp hướng dẫn và luôn chỉ bảo em trong quá trình em làm chuyên đề này. Do kiến thức còn có những hạn chế, em rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô để em có thể hoàn thiện hơn bài của mình cũng như nâng cao kiến thức cho bản thân. Em xin chân thành cảm ơn! Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 3 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến CHƯƠNG I- CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ I - MỘT SỐ KHÁI NIỆM LIÊN QUAN. 1. Khái niệm tổ chức. Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng nhiều trong đời sống hàng ngày đặc biệt là trong các cơ quan đoàn thể. Nhưng để có thể định nghĩa một cách chuẩn xác về tổ chức thì rất khó bởi vì bản thân nó là một từ có rất nhiều cách hiểu khác nhau. Có rất nhiều nhà tâm lý học đã nghiên cứu và đưa ra những khái niệm khác nhau về tổ chức, mỗi khái niệm của các nhà tổ chức khác nhau lại mang những sắc thái cũng như những đặc điểm khác nhau. Điển hình như hai nhà tâm lý quản lý T.D. Mooney và A.C. Reiley cho rằng “ Tổ chức là một hình thức tổ hợp của những người có mục đích chung. Một tổ chức quần thể muốn đạt được mục tiêu một cách hiệu quả thì mỗi người làm mỗi việc khác nhau, nhưng phải dựa trên nguyên tắc hiệp đồng hợp tác” 1 . Tổ chức được hình thành nhằm mang lại sự hoạt động hiệu quả cho tổ chức và mang lại sự thuận tiện cho người lãnh đạo trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh cũng như quản lý nguồn nhân lực của mình. Khi quy mô của tổ chức càng lớn thì đồng thời công việc của các nhà quản lý cũng tăng lên và yêu cầu các nhà quản lý phải có những phương pháp cũng như kinh nghiệm để giải quyết các công việc. Trên thực tế thì khái niệm về tổ chức rất đa dạng và được sử dụng linh hoạt. Dưới đây là khái niệm tiêu biểu về tổ chức: Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhất định. Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 4 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến 1 Gaston, lãnh đạo và quản lý-Một nghệ thuật, NXB Chính trị quốc gia, HN năm 1994, trang 15 Mỗi tổ chức được hình thành dựa trên việc hợp tác của nhóm người hay nhóm bộ phận, phân hệ trong đó người dẫn đầu có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo, dẫn đường và chỉ ra xu hướng phát triển tổ chức của mình. Xét về bản chất của tổ chức thì tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao cho tổ chức. Như vậy, xét về nguồn gốc tạo ra năng suất lao động cao chính là việc người lãnh đạo xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý và hướng tổ chức hoạt động hiệu quả. Trong công tác tổ chức, những yêu cầu cơ bản là phân công khoa học, phân cấp rõ ràng, chỉ rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp, từng bộ phận trong tổ chức. Từ đó tìm ra phương pháp kết hợp giữa các bộ phận để tạo ra hiệu quả cao trong hoạt động. Như vậy đối với những tổ chức hoạt động với quy mô lớn, phức tạp thì công việc tổ chức của các nhà quản lý ngày càng trở nên khó khăn và phức tạp hơn. 2. Khái niệm về tổ chức quản lý. Tổ chức quản lý là tập hợp các cá nhân riêng lẻ cùng làm việc trong bộ phận quản lý nhằm hướng tới những mục tiêu chung của tổ chức. Tổ chức quản lý khi được xây dựng phải đảm bảo những yêu cầu nhất định sau: - Tính tối ưu: Tổ chức quản lý được đưa ra phải thoả mãn yêu cầu tính tối ưu, đó chính là mô hình hợp lý nhất, mang lại sự hiệu quả cao nhất cho tổ chức. Điều này thể hiện bằng hiệu quả thực tế, đó chính là kết quả doanh thu hàng tháng, hàng quý hay hàng năm mà công ty nhận được. - Tính linh hoạt: Đó là việc cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích nghi với bất kỳ sự thay đổi nào khác của môi trường xung quanh. Môi trường là một yếu tố không cố định, luôn thay đổi vì vậy, muốn hiệu quả thì tổ chức Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 5 GVHD: PGS.TS. Phan Kim Chiến quản lý cũng phải luôn biến đổi cho phù hợp với mội trường, thích hợp với môi trường. - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức quản lý phải đáp ứng được tính kinh tế nghĩa là chi phí quản lý không được quá cao, yêu cầu sự tính toán kỹ lưỡng cuả các nhà quản lý về sự cân đối giữa chi phí và kết quả và từ đó mới đưa ra kết luận về việc sử dụng tổ chức quản lý nào, sử dụng như thế nào. - Tính uy tín: Tổ chức quản lý phải mang lại sự tin cậy cao, thông tin phải hoàn toàn chính xác nhằm mang lại hiệu quả cao trong hoạt động của tổ chức. Tổ chức quản lý phải thoả mãn được các tính chất trên thì sẽ đạt được hiệu quả tối ưu cho tổ chức. Tuy nhiên không phải tổ chức quản lý cuả doanh nghiệp nào cũng thoả mãn các tính chất trên hoặc sẽ thoả mãn ở những mức độ nhất định. 3. Vai trò của tổ chức quản lý. Tổ chức quản lý được điều hành dưới đội ngũ của những người lãnh đạo trong công ty. Những người này có vai trò dẫn đường, chỉ đạo hướng đi cho cả một tổ chức và vạch ra chiến lược phát triển phù hợp. Trong một tổ chức, sự đoàn kết và làm việc của mọi người tạo ra thành quả lao động. - Vai trò dẫn đường: Tổ chức quản lý có vai trò tiên phong, dẫn đường cho tổ chức hoạt động. Có thể nói nó có vai trò rất quan trọng và có tầm quyết định đến hoạt động của tổ chức. - Vai trò của tổ chức quản lý như một kim chỉ nam, chỉ hướng hành động cho cả một tập thể, cả một tổ chức. Tổ chức này luôn tìm ra những điểm mới, những điểm phù hợp nhất để áp dụng vào tổ chức của mình. Hướng tổ chức tiến tới sự phù hợp nhất và theo kịp sự biến đổi của thời đại. Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 [...]... đó tìm ra được xu hướng phát triển hợp lý cho doanh nghiệp mình 6 Phân loại cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức được phân chia thành hai loại: cơ cấu tô chức chính thức và cơ cấu tổ chức không chính thức Ở các tổ chức khác nhau, cơ cấu tổ chức được sử dụng là khác nhau, điều này dựa trên các yếu tố bên trong của tổ chức và chiến lược mà tổ chức đặt ra - Cơ cấu tổ chức chính thức: Là tổng hợp các bộ phận, phân... Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 23 GVHD: PGS.TS Phan Kim Chiến 4 Cấp quản lý, tầm quản lý và các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo cấp quản lý 4.1 Cấp quản lý và tầm quản lý - Tầm quản chính là số người, số bộ phận mà nhà quản lý có thể kiểm soát hiệu quả Tầm quản lý và cấp quản lý có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, khi tầm quản lý càng rộng thì cấp quản lý sẽ ít và ngược lại, cấp quản lý nhiều... trình quản lý 4.2.Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo cấp quản lý 4.2.1 Cơ cấu tổ chức nằm ngang - Cơ cấu tổ chức nằm ngang là loại hình cơ cấu chỉ có một vài cấp quản lý và hướng tới một nền kinh tế phi tập trung Trong cơ cấu này, mọi thành viên trong tổ chức đều được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định Các ý kiến của các thành viên được tập hợp, sàng lọc và lực chọn loại hình cơ cấu phù... GVHD: PGS.TS Phan Kim Chiến 4 Khái niệm về cơ cấu tổ chức Xét theo mối quan hệ của các thành viên trong bộ máy thì có thể chia cơ cấu tổ chức thành hai loại đó là cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu tổ chức phi chính thức Có rất nhiều nhà tâm lý quản lý đưa ra các khái niệm về cơ cấu tổ chức, dưới đây em xin đưa ra khái niệm mà mọi người hay dùng: Cơ cấu tổ chức là tập hợp các bộ phận (các đơn vị và... các biện pháp giải quyết những vấn đề quản lý phát sinh - Cơ cấu tổ chức mới thích hợp hơn và được áp dụng trong tổ chức - Đạt được thành tích mong đợi khi chiến lược mang lại hiệu quả cao Khi tổ chức thay đổi chiến lược cũng có nghĩa là tổ chức đó phải xem xét lại sự phù hợp giữa cơ cấu tổ chức của mình với chiến lược phát triển của công ty Khi phát hiện ra điểm không phù hợp có nghĩa là tổ chức đó... hai loại cơ cấu tổ chức này được kết hợp trong cùng một tổ chức yêu cầu ban lãnh đạo trong công ty cần có những giải pháp kết hợp hiệu quả để đạt được mục đích mong đợi Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 12 GVHD: PGS.TS Phan Kim Chiến II - Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 1 Sự kết hợp giữa tổng hợp hoá và chuyên môn hoá những chức năng nhiệm vụ công việc - Tổng hợp... hình công nghệ khác nhau và mức độ tân tiến của công nghệ cũng là khác nhau Do đó mức độ tác động của công nghệ đối với từng tổ chức là khác nhau Cơ cấu tổ chức hiện tại phải đảm bảo sao cho phù hợp với cơ cấu tổ chức và tạp khả năng thích nghi trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ Nhưng trên thực tế, cơ cấu tổ chức và công nghệ thường không phù hợp với nhau mà luôn có sự khác biệt, cơ cấu tổ chức. .. niệm của các nhà lãnh đạo thì cơ cấu của tổ chức sẽ được quyết định xây dựng với những mô hình khác nhau 5 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Như đã xét ở trên, cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào rất nhiều những yếu tố khác nhau, không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định đến cơ cấu của một tổ chức, ngược lại cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố cả bên trong tổ chức hay bên ngoài môi trường... phận hay tổ chức khác nhau • Không có cấp quản lý • Chia sẻ nhiều đặc điểm của cơ cấu tổ chức nằm ngang Cơ cấu tổ chức mạng lưới được áp dụng trong những tập đoàn, những công ty liên minh, liên kết với nhau 5 Phân bố quyền hạn giữa các cấp quản lý - tập trung và phân quyền trong quản lý tổ chức 5.1 Các khái niệm - Quyền hạn trong tổ chức là mức độ độc lập dành cho mỗi người thông qua việc trao cho họ... đổi một trong hai, chiến lược hoặc cơ cấu tổ chức của mình Một tổ chức tồn tại sự không phù hợp giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức thì sẽ không thể Vương Thị Thoả Lớp:KT & Quản lý công 47 Luận văn tốt nghiệp 8 GVHD: PGS.TS Phan Kim Chiến phát triển được Một chiến lược được xây dựng, để xem xét hiệu quả của chiến lược thì chúng ta có thể xem xét qua hiệu quả tác động của cơ cấu tổ chức mang lại cho công