Công tác quản trị vật tư tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương

23 286 0
  • Loading ...
1/23 trang

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 13/04/2013, 09:30

Phân tích cơ sở dữ liệu .,thiết kế mô hình ,liên kết hệ thống Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Lời mở đầu Ngày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các nghành kinh tế: quản lý sản xuất, kinh doanh gần nh đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Máy tính điện tử với việc sử dụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lợng sản xuất hùng mạnh, tiên tiến của thời đại. Mức độ tin học hoá trong quản lý sản xuất, kinh doanh đã là một thớc đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là đảm bảo sống còn trớc sự cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trờng. áp dụng công nghệ thông tin vào các nghành sản xuất, các lĩnh vực cuộc sống đã trở nên tối cần thiết, đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vự quản lý. Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong quảnkinh doanh rất quan trọng. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đề ra đợc những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm đợc điều đó đòi hỏi phải sử dụng hệ thống máy tính lu trữ, xử lý thông tin một cách khoa học nhanh nhạy với khối lợng thông tin phức tạp, đồ sộ để đa ra những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý. Công tác quảnvật t đợc coi là một bộ phận quan trọng của hệ thống quảnkinh tế. Có thể nói việc sử lý chính xác, tốc độ các thông tin liên quan đến vấn đề này là yêu cầu cực kỳ quan trọng nếu không muốn nói là quan trọng hàng đầu, giúp ngời lãnh đạo có những quyết định đúng đắn kịp thời. Công nghệ thông tin có vai trò to lớn nh vậy song đối chiếu với cách thức quản lý hiện nay cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng tuy đã đợc trang bị hệ thống máy tính hiện đại nhng cha có phần mềm ứng dụng tin học vào công tác quản lý mà mới chỉ dừng lại ở mức khai thác các phần mềm soạn thảo nh: Winword, Excel Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó em mạnh dạn ứng dụng môn học Access vào trong "công tác quảnvật t tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng". Với thời gian thực tập không dài, với vốn kiến thức tiếp thu đợc còn nhiều hạn chế và cha có kinh nghiệm, chắc chắn báo cáo của em còn nhiều hạn chế và thiếu xót. Vì vậy em kính mong các thầy cô giáo chỉ bảo và giúp đỡ để báo cáo của em đợc hoàn chỉnh hơn. 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Báo cáo gồm 4 phần: Phần I: Phân tích nghiệp vụ quản lý. Phần II: Thiết kế cơ sở dữ liệu. Phần III: Phân tích cơ sở dữ liệu và thiết kế mô hình liên kết hệ thống. Phần IV: Phụ lục. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy cô giáo đã tận tình dạy dỗ, giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập. 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phần I Phân tích chung I.Phân tích nghiệp vụ Trớc đây khi công nghệ thông tin cha phát triển rộng khắp thì hầu hết các doanh nghiệp đều quản lý hạch toán thống kê theo phơng pháp thủ công.Trong cơ chế thị trờng hiện nay,việc sản xuất kinh doanh rất đa dạng, diễn ra dới nhiều hình thức nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng ngày càng cao. Vì vậy các bộ phận trong doanh nghiệp phải phối hợp nhịp nhàng,việc phản ánh và sử lý các thông tin phải kịp thời và chính xác. Để khắc phục những nhợc của phơng pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về tính chính xác, đầy đủ nhanh chóng cùng với việc phát triển mạng thông tin phát triển rộng khắp thì yêu cầu về một phần mềm quản lý là hết sức bức thiết. Trong giới hạn đề tài này em xin đề cập đến việc thiết kế chơng trình quảnvật t của một cửa hàng kinh doanh kinh doanh văn phòng phẩm. Đó là cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng. Tổ chức bộ máy quảncủa cửa hàng gồm cửa hàng trởng, cửa hàng phó, kế toán và các nhân viên. Cửa hàng trởng là ngời đứng đầu điều hành hoạt động chung đồng thời chỉ đạo trực tiếp kinh tế của toàn cửa hàng. Kế toán là ngời chỉ đạo toàn diện công tác thống kê thông tin kế toán tổng hợp các nghiệp vụ nhập - xuất vật t phát sinh trong kỳ. Các nhân viên với công việc cụ thể là quản lý các kho vật t của công ty, là ngời nắm vững tình hình cụ thể về số lợng nhập - xuất vật t trong kho của mình quản lý trong kỳ báo cáo. II. Phân tích ngôn ngữ Trong quá trình học tập đợc sự giảng dậy của thầy cô giáo về các môn tin học nói chung và các ngôn ngữ lập trình nói riêng. Em thấy việc áp dụng tin học vào công tác quảnvà giải quyết các bài toán kinh tế là một yêu cầu tất yếu đối với tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng nh các đơn vị kinh tế. Song để chọn lựa đợc một phơng án quản lý có hiệu quả nhất ta phải hiểu rõ nội dung công 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 việc cần làm để lựa chọn công cụ quản lý. Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ để lập trình nh: Microsoft EXCEL, Pascal, Foxpro, Microsoft Access. Mỗi ngôn ngữ đều có những u nhợc điểm riêng: 1. Ngôn ngữ lập trình Pascal. + Ưu điểm: Cấu trúc chặt chẽ, thích hợp cho việc giảng dậy + Nhợc điểm: Không thiết kế để phục vụ cho việc viết các bài toán CSDL, khả năng in ấn kém . 2. Bảng tính EXCEL. + Ưu diểm: Dễ sử dụng, tính toán tốt, hình thức đẹp + Nhợc điểm: Chơng trình lớn không tạo đợc một chơng trình trọn gói độc lập, không mang tính chất của một ngôn ngữ lập trình. 3. Ngôn ngữ lập trình Foxpro 2.6 +Ưu điểm: Foxpro 2.6 là một hệ thống chơng trình quản lý và khai thác các tệp CSDL đợc xây dựng trên cơ sở FoxBase nhng u việt hơn nhiều. Tất cả các lệnh, các hàm và các tham số của FoxBase và Foxpro Vesion cũ đều có mặt ở Foxpro 2.6. Song ở Foxpro 2.6 đã xuất hiện thêm hàng loạt các hàm, các lệnh và các tham số mới, giải quyết hầu hết các khó khăn mà FoxBase và Foxpro Vesion cũ và các ngôn ngữ khác đã gặp phải. +Nhợc điểm: Ngời lập trình phải viết từng câu lệnh cụ thể. 4.Microsoft Access: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoạt động trong môi trờng Windows, do đó đã kế thừa và phát huy đựơc các chức năng rất mạnh của môi tr- ờng Windows: Cho một giao diện rất đẹp, thân thiện với ngời dùng Chạy theo chế độ đa nhiệm Các thao tác về in ấn thuận tiện, nhanh chóng Hệ thống phông chữ tiện dụng và đa dạng. Hơn vậy trong Access có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để sản sinh các trơng trình cho hầu hết các bài toán thờng gặp trong quản lý thống kê và kế toán. Với Access ngời lập trình không phải viết từng câu lệnh cụ thể nh trong Pascal hay Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu của công việc cần giải quyết. Nếu với những ngôn ngữ C, Pascal,Foxpro việc tạo những đối tợng đồ họa bằng những chơng trình là một cực hình, tốn công sức thì với Access vấn đề lại ngợc lại, bởi những gì thấy trong khi thiết kế thì sẽ thấy khi chạy chơng trình. 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Từ những đặc điểm trên đây của hệ quản trị cơ sở sữ liệu Microsoft Access cho ta thấy ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu này vào trong công tác quảnđặc biệt là công tác quản lý trong doanh nghiệp kinh doanh là rất hợp lý và cần thiết. Do đó để tận dụng kiến thức đã học về môn tin học đồng thời để thực hiện một phần công việc nhỏ của công tác kế toán, em ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Acces để lập chơng trình quảnvật t tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng. 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phần Ii Thiết kế cơ sở dữ liệu I.THIếT Kế CáC BảNG: 1.Bảng danh mục vật t : T1 DM VAT TU Bảng này đợc sử dụng để lu giữ các thông tin liên quan đến vật t của cửa hàng. Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau: -Mavt -Tenvt -Qcach -Donvi Trong đó trờng Mavt là khoá chính của bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các trờng đợc thể hiện trong bảng sau Tên trờng Kiểu Độ rộng ý nghĩa Mavt Text 5 Mã vật t Tenvt Text 15 Tên vật t Qcach Text 15 Quy cách vật t Donvi Text 5 Đơn vị tính 2.Bảng danh mục kho: T2 DM KHO Dùng bảng này để lu giữ các thông tin các kho đợc sử dụng trong cửa hàng . Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau: - Makho - Tenkho - Dckho Trong đó Makho là khoá chính trong bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các tr- ờng đợc thể hiện trong bảng sau: Tên trờng Kiểu Độ rộng ý nghĩa Makho Text 5 Mã kho Tenkho Text 20 Tên kho Dckho Text 20 Địa chỉ kho 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 3. Bảng khách hàng:T3 KHACH HANG Bảng này dùng để lu giữ thông tin về khách hàng giao dịch với cửa hàng. Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau: -Makhach -Hoten -Dckhach -Dienthoai Trong bảng Makhach là khoá chính. Thuộc tính và ý nghĩa của các trờng đợc thể hiện trong bảng sau: Tên trờng Kiểu Độ rộng ý nghĩa Makhach Text 5 Mã khách hàng Hoten Text 30 Tên khách hàng Dckhach Text 30 Địa chỉ của khách hàng Dienthoai Number Điên thoại của khách hàng 4.Bảng danh sách nhân viên: T4 DS NHAN VIEN Bảng này dùng để lu giữ các thông tin về nhân viên làm việc trong cửa hàng. Bảng đợc xây dựng gồm các trờng sau: - Manv - Tennv - Ngaysinh - Diachi - Luong - Ghichu Trong bảng Manv là khoá chính. Thuộc tính và ý nghĩa các trờng đợc thể hiện trong bảng sau: Tên trờng Kiểu Độ rộng ý nghĩa Manv Text 5 Mã nhân viên Tennv Text 30 Tên nhân viên Ngaysinh Date/Time Ngày sinh của nhân viên Diachi Text 30 Địa chỉ của nhân viên Luong Number Lơng của công nhân viên Ghichu Text 30 5.Bảng phát sinh: T5 PHAT SINH Bảng này để lu giữ các thông tin về các phát sinh nhập xuất vật t của cửa hàng. Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau: 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Ngay - Sohoadon - Loai - Lydo - Manv - Makho - Makhach - Mavt - Soluong - Dongia - Thanhtien Trờng Manv đợc tham chiếu bằng Lookupwinzard với trờng Manv của bảng T4 DS NHAN VIEN. Trờng Makho đợc tham chiếu bằng Lookupwinzard với tr- ờng Makho của bảng T2 DM KHO. Trờng Mavt đợc tham chiếu bằng Lookupwinzard với trờng Mavt của bảng T1DM VAT TU Trờng Makhach đợc tham chiếu bằng Lookupwinzard với trờng Makhach của bảng T3 KHACH HANG. Thuộc tính và ý nghĩa của các trờng đợc thể hiện trong bảng sau: Tên trờng Kiểu Độ rộng ý nghĩa Ngay Date/time Ngày nhập hoặc xuất Sohoadon Number Số hoá đơn Loai Text Loại nhập hoặc xuất Lydo Text Lý do Manv Text 5 Mã nhân viên Makhach Text 5 Mã khách hàng Makho Text 5 Mã kho Mavt Text 5 Mã vật t Soluong Number Số lợng Dongia Number Đơn giá Thanhtien Number Thành tiền II . Mô hình liên kết thực thể: 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 PhÇn III 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phân tích cơ sở dữ liệu và thiết kế mô hình hệ thống: I.Phân tích cơ sở dữ liệu 1. Thông tin vào của hệ thống: Dữ liệu đầu vào của chơng trình chủ yếu là chứng từ phát sinh nhập xuất vật t và các bảng danh mục vật t, bảng danh mục khách hàng, bảng danh sách nhân viên, Các dữ liệu này đợc lập đầu tiên và đợc quản lý trên các Table là: Danh mục khách hàng, danh mục vật t, danh mục nhân viên, danh mục kho, danh mục phát sinh với các dữ liệu liên quan bao gồm: Mã khách hàng, Họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại Mã vật t, tên vật t, đơn vị tính, quy cách Mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, lơng, ghi chú Mã kho, tên kho, địa chỉ Ngày, số chứng từ, loại, số lợng, đơn giá, thành tiền Dữ liệu đầu vào của chơng trình sẽ đợc ngời dùng nhập/xem/sửa thông qua các form nhập liệu mà nguồn của các form này chính là các Table hay các query tạo từ các Table trên. 2.Thông tin ra của hệ thống: Sau khi nhập liệu và tính toán nguồn dữ liệu lấy ra thông qua các Report là bảng kê các phát sinh, bảng kê vật t và bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Dữ liệu đa ra nhằm cho ngời sử dụng có thể xem/in các thông tin về phát sinh nhập xuất vật t, bảng kê nhập hoặc bảng kê xuất vật t. 10 [...]... KHO chính tại cửa hàng Nhập Khách hàng Xuất QuảnKinh doanh 2 Sơ đồ chức năng của hệ thống Nhập vật Tổng hợp Bán vật tW 11 tính giá Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 3 Sơ đồ phân cấp chức năng: Quảnvật t Danh mục Cập nhật Tra cứu Phát sinh Báo biểu DM vật t Vật t Nhập vật t Bảng kê phát sinh DM KHO Hoạt động kho Xuất vật t Bảng kê vật t DM khách hàng Bảng... đỉnh: Vật t KHách hàng KHO Nhập vật Nhân viên Xuất vật Quảnkinh doanh Bảng kê phát sinh Bảng kê vật t Bảng kê nhập xuất tồn 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 5 Sơ đồ luồng dữ liệu các chức năng a Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng nhập vật t: Danh mục kho Mã kho Xác định kho nhập Xác định vật t Mã Vật Danh mục Vật Xác định khách hàng Mã Khách hàng Danh... Khách hàng Danh mục khách hàng Phát sinh DBF QL hoá đơn Nhập vật 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 b Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng xuất vật t: Danh mục kho Mã kho Xác định nơi bán Xác định loại Vật Xác định loại khách hàng Chi tiết phát sinh DBF QL hoá đơn Nhập vật 15 Mã Vật Mã Khách hàng Danh mục Vật (tồn) Danh mục khách hàng Website: http://www.docs.vn... phát sinh nhập xuất vật t: 16 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 17 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 3.Form tình hình nhập xuất của từng kho trong cửa hàng: Dùng form này để kiểm tra các hoạt động tại các kho trong cửa hàng 4 Form danh mục vật t hàng hoá: Với form này ngời sử dụng có thể nhập mới, xem, sửa danh mục vật t 18 Website:... trong cửa hàng: Form này dùng xem lý lich và hoạt động nghiệp vụ của các nhân viên và tuyển nhân viên mới 6.Form liệt kê danh sách nhân viên nhân viên: Với Form này ngời sử dụng có thể xem danh sách các nhân viên trong cửa hàng 19 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 7.Form danh sách các khách hàng: Form này dùng để xem danh sách các khách hàng giao dịch với cửa hàng. .. Report bảng kê vật t nhập: 20 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 2 Report bảng kê các phát sinh từng tháng: 3.Report báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn vật t: 21 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 22 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Kết luận Sau thời gian tìm hiểu thực tế và thực tập tại phòng máy của... hiểu thực tế và thực tập tại phòng máy của trờng, qua thời gian học tập, các thầy, cô giáo trong trờng đã tận tình giúp đỡ chúng em hoàn thành đợc báo cáo thực tập của mình đúng thời gian quy định của phòng đào tạo cũng nh của tổ môn tin học Do thời gian thực hiện báo cáo không dài và khả năng của bản thân còn hạn chế nên kết quả báo cáo còn khiêm tốn và không tránh khỏi những sai sót 23 . kinh doanh văn phòng phẩm. Đó là cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng. Tổ chức bộ máy quản lý của cửa hàng gồm cửa hàng trởng, cửa hàng phó,. của công tác kế toán, em ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Acces để lập chơng trình quản lý vật t tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh
- Xem thêm -

Xem thêm: Công tác quản trị vật tư tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương, Công tác quản trị vật tư tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương, Công tác quản trị vật tư tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương

Từ khóa liên quan

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn

Nhận lời giải ngay chưa đến 10 phút Đăng bài tập ngay