Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH MTV Tổng Công ty CNTT Nam Triệu.doc

Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH MTV Tổng Công ty CNTT Nam Triệu

LỜI MỞ ĐẦU

 Lý do chọn đề tài

Sự nghiệp đổi mới của Đảng và Nhà nước ta đã và đang đạt được những thắng lợi to lớn Trong đó thành tựu về chiến lược phát triển kinh tế xã hội được đánh giá là một thành tựu nổi bật khi mà nền kinh tế nước ta chuyển từ kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường năng động.

Việt Nam trên con đường đi lên CNXH, công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước có nhiều bước phát triển mới, đặc biệt quá trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới đã và đang tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam.

Một thực tế có thể dễ dàng nhận thấy là để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp cần phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau Một trong những công cụ quản lý vô cùng quan trọng, không thể thiếu ở bất kỳ doanh nghiệp nào đó là nghiệp vụ quản lý thông tin Thông tin được xử lý đúng cách là tiền đề cho bộ máy của công ty hoạt động có hiệu quả Bộ phận quản lý thông tin cho các cơ quan, tổ chức được gọi là văn phòng Văn phòng được coi là “cửa ngõ” của cơ quan, tổ chức, là tai, là mắt, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo bởi văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành Văn phòng còn là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng quan hệ trực tiếp tới các phòng ban trong tổ chức Với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được coi là thứ vũ khí không thể thiếu được của các nhà quản trị Công tác văn phòng vì thế cũng góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của ngành đóng tàu, Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu (Nasico) với cơ sở vật chất, dây chuyền công nghệ đóng tàu tiên tiến, đội ngũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật trẻ, lành nghề và có quy mô lớn trong Tập đoàn đang ngày càng phát triển toàn diện và bền vững, nâng cao năng lực cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế, thực hiện thành công mục tiêu: “Xây dựng Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ (CNTT) Nam Triệu trở thành một trong những đơn vị chủ lực của Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam”.

Để thực hiện được mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu đó là nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng Trong quá trình thực tập em nhận thấy công tác văn phòng tại Tổng công ty bên cạnh những kết quả đã đạt được vẫn

còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục Chính vì vậy em đã lựa chọn đề

tài “Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tạiCông ty THHH MTV Tổng Công ty CNTT Nam Triệu” với mong muốn đóng góp

một phần nhỏ vào việc củng cố, hoàn thiện nhằm phát huy hơn nữa hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty.

 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng.

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu để thấy được những điểm mạnh, điểm yếu; trên cơ sở đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng tại Tổng công ty.

 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu

Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của khoá luận là cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng; thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu, cụ thể là:

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty.

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Tổng công ty, đặc biệt là của bộ máy văn phòng.

- Nghiên cứu thực trạng về công tác văn phòng tại Tổng công ty như: công tác tham mưu, tổng hợp; công tác thông tin; công tác văn thư - lưu trữ; công tác tổ chức hội nghị, hội thảo; công tác hậu cần, phục vụ.

- Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của văn phòng Tổng công ty; chỉ ra những điểm mạnh, những mặt còn hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó.

- Đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng tại Tổng công ty.

 Phương pháp nghiên cứu

Khoá luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp duy vật biện chứng.

- Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp đối thoại, phỏng vấn.

LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P

2

1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng1.1.1 Khái niệm văn phòng

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnh vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan Nó đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả Vậy văn phòng là gì?

Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khác nhau - Theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức - Theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.

- Theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.

- Ngoài ra, văn phòng còn có thể hiểu:

+ Văn phòng là trụ sở làm việc của doanh nghiệp, tổ chức xã hội, cơ quan Nhà nước Ví dụ: văn phòng Trường Đại học Dân lập Hải Phòng…

+ Văn phòng là nơi làm việc của một cá nhân thường có chức danh Ví dụ: văn phòng luật sư, văn phòng Thủ tướng, văn phòng Chính phủ…

+ Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động liên quan đến văn bản, giấy tờ, sổ sách… + Văn phòng là nơi đóng bộ máy điều hành của đơn vị.

+ Văn phòng là bộ mặt của các tổ chức.

Tóm lại:

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức; là nơi làmviệc của các cấp quản trị doanh nghiệp, quản trị đơn vị; nơi đặt đầu não quản lý;là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan Văn phòng thể hiện là nơi thu, phátcác loại thông tin (thông tin cấp trên, thông tin cấp dưới, thông tin bên ngoài,thông tin nội bộ) nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo Vănphòng là nơi chăm lo mọi vấn đề hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất chohoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả Vì vậy mọi tổ chức không thểthiếu được văn phòng.

1.1.2 Vị trí của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức bởi vì các cơ quan, tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến

và văn bản nội bộ Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban và đơn vị khác trong tổ chức Chính vì vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho lãnh đạo.

Văn phòng là bộ phận gần gũi, luôn có mối quan hệ mật thiết với các nhà lãnh đạo, nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp về công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý.

Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức Văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; giữ vai trò là cầu nối giữa tổ chức với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cơ quan cấp dưới và với nhân dân.

Khác với các bộ phận khác trong cơ quan, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc cả ngày lẫn đêm; ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động; trong những ngày nghỉ lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan.

1.1.3 Vai trò của văn phòng

Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất yếu khách quan Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan; là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý; đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao.

Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện trên các phương diện sau:

Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của

cơ quan, tổ chức Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan Như vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng Các bộ phận, phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt Nếu văn phòng không làm việc thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ.

Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ

đối ngoại của cơ quan Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan, tổ chức Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng Từ Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

4

những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ Đây là hoạt động vô cùng quan trọng Nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.

Văn phòng còn là nơi giải quyết mọi vấn đề của cơ quan Ví dụ: khi trang thiết bị trong cơ quan bị hỏng thì phải thông qua bộ phận văn phòng để trình văn bản cho thủ trưởng ký để giải quyết.

Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo Văn phòng là bộ

máy làm việc giúp thủ trưởng Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý như việc ra văn bản; tập hợp đưa ra các phương án…

Thứ tư, văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của

cơ quan, tổ chức Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân, phòng ban tới thủ trưởng để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan, tổ chức.

Thứ năm, văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong và

ngoài tổ chức Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộ phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên quan Các thông tin phản hồi cũng được thông qua văn phòng để chuyển đến thủ trưởng.

Thứ sáu, văn phòng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt

động của các phòng ban, đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng như: xây dựng mới, sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động…

1.1.4 Chức năng của văn phòng

Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị cho các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan để có được năng suất cao nhất, hiệu quả nhất Do vậy văn phòng có chức năng sau:

1.1.4.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải quan tâm đẩy mạnh công tác văn phòng vì văn phòng hỗ trợ rất nhiều cho lãnh đạo, cho tổ chức trong việc ra các quyết định quản lý.

Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng Nội dung tổng hợp nghiêng về vấn đề thống kê, xử lý thông tin, dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất của hai nội dung này nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan Nếu hai chức năng này tách rời nhau thì hoạt động quản lý sẽ rơi vào tình trạng thiếu căn cứ khoa học, phiến diện và chủ quan.

 Chức năng tham mưu

Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý Vì vậy, để ra được những quyết định đúng đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như: những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, của nhân viên cấp dưới, của những người trợ giúp tham mưu Tất cả những ý kiến đó được văn phòng chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản lý Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu.

 Chức năng tổng hợp

Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết Tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý.

Quá trình thu thập và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý Đó cũng là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.

1.1.4.2 Chức năng hậu cần

Đây là chức năng mà bất kỳ văn phòng nào cũng có Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, các công cụ, thiết bị, tài chính… Các điều kiện và phương tiện này phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị; cho các bộ phận và cá nhân trong tổ chức Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng Phương châm hoạt động chung của công tác văn phòng là: “chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”.

Trụ sở và văn phòng cần phải được xếp đặt phù hợp với mỗi loại công việc, với mọi cán bộ công chức trong từng điều kiện, từng môi trường cụ thể.

Những vật dụng thường xuyên như các nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng.

Để cơ quan, tổ chức có thể hoạt động thì cần phải có những nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và tài chính Song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

6

thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào đối với mỗi cơ quan, tổ chức.

Tóm lại:

Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông quacác chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần Các chức năng này vừa độc lập, vừahỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại, duytrì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó.

1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng người ta lại phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết Những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗi không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ Theo những chức năng nêu trên, văn phòng có thể xây dựng nhiều nhiệm vụ Ví dụ: với chức năng tham mưu sẽ có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay nhiệm vụ đột xuất Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, tham mưu về công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự…Đó là những nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng phải thực hiện chức năng tham mưu Tương tự như vậy với chức năng hậu cần và tổng hợp Với cách tiếp cận này, nhiệm vụ chính của văn phòng tập trung vào các công việc sau đây:

1.1.5.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị Do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng.

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.

1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan,đơn vị

Các phòng ban, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm; còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần…cần phải có kế hoạch, chương trình

cụ thể Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau như kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và thực hiện Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện.

Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ được làm ra với chất lượng tốt, giá thành giảm Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn.

1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, hành chính…; những thông tin thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo Thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này Người trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” vì tất cả thông tin đến hay đi đều được chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng Tất cả những thông tin tiếp nhận được (cả bên ngoài và nội bộ) đều được văn phòng phân loại theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng Nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Vì vậy văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác văn thư - lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý một cách khoa học và đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được những quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác Nếu không, quyết định của họ sẽ không hiệu quả, gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.

1.1.5.4 Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu Hiện nay có rất nhiều cơ quan, tổ chức sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

8

hành hoạt động Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ một cách chặt chẽ các quy định về công tác lưu trữ và ban hành văn bản.

Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự…Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như: điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính.

Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm quyền, có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin Bộ phận đó chính là văn phòng.

1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơquan, tổ chức

Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có các yếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sự hoạt động của tổ chức, vừa là vật trung gian để gắn kết tổ chức với môi trường Đồng thời nó còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.

Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của mình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện truyền và nhận thông tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục Vì vậy văn phòng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Nếu các yếu tố đó không được cung cấp đầy đủ về chất lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao…đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này các cơ quan, tổ chức thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ.

1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần

tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệ thống.

Tuy nhiên cũng cần phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú của công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung Trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phòng Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng yêu cầu rất cao trong công tác tổ chức quản lý và điều hành công việc.

1.1.5.7 Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòngnói riêng

Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại; vừa lập quy vừa thực thi; vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ quan, tổ chức Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn phòng (tham mưu tổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức Vì lý do đó mà ngoài bộ phận nhân sự làm việc trong giờ hành chính văn phòng còn có một bộ phận phải làm việc vào ban đêm, làm việc cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan, tổ chức.

Như vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức theo dõi các hoạt động của mình cho phù hợp với các hoạt động trên Vì thế để duy trì hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong toàn cơ quan, tổ chức.

1.1.6 Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc

 Tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc Mọi hoạt động của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng.

Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

10

hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để tránh sự trùng lặp không cần thiết.

 Phân công công việc

Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công công việc phải dựa vào những cơ sở sau:

- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền Hai yếu tố này do luật (pháp luật) quy định Mỗi cơ quan, tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau Vì vậy, đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau Từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan, đơn vị đó cũng khác nhau.

- Phân công theo khối lượng công việc Việc phân công này phải dựa vào kế hoạch công tác được duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu của công việc trong thực tế.

- Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức đó là biên chế cơ quan.

- Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người đảm nhiệm.

- Không có tổ chức, con người nào lại không được phân công nhiệm vụ.

- Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều người đảm nhiệm.

1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng

Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng.

Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dưới quyền thực hiện tốt nhất công việc được giao; đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách chính xác và kịp thời triển khai công việc được giao.

Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu cần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc để đem lại hiệu quả cao nhất.

Để tránh hiện tượng trì trệ của công việc văn phòng thì công tác điều hành phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của người thực thi - Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hoà, có thể hỗ trợ nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan.

- Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện.

1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc

Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải được cụ thể hoá bằng hệ thống văn bản Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để cụ thể hoá cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hoá quan hệ công tác, cách thức phối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng.

Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại:

Thứ nhất là quy chế mang tính quy phạm chung được áp dụng cho toàn bộ các

cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như: tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo…

Thứ hai là quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị,

phòng ban mang tính chất đặc thù Quy chế làm việc tốt góp phần:

- Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi công vụ.

- Có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tuỳ tiện - Là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ - Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan, tổ chức - Là công cụ để phát huy dân chủ trong cơ quan, tổ chức - Là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp - Gián tiếp tạo năng suất lao động.

- Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát.

1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn phòng Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao

Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiện cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên những hiểu biết của mình về “vấn đề” mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người đang quan tâm.

Qua hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ biến, truyền bá; những khó khăn, thách thức được bàn bạc, tháo gỡ; các công việc được triển khai nhanh và ít sai sót mang lại hiệu quả tốt hơn.

Về mặt kinh tế, nếu hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc.

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P

12

1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ

Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư - lưu trữ rất quan trọng Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và có hiệu quả.

 Công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin quản lý bằng văn bản Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội.

Nội dung của công tác văn thư bao gồm:

- Xây dựng văn bản: đó là việc soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, duyệt văn bản, trình ký, in ấn và ban hành văn bản.

- Quản lý văn bản bao gồm: quản lý văn bản đi, lưu trữ văn bản, lập và nộp hồ sơ - Quản lý con dấu.

Công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu về tính nhanh chóng, chính xác, tính bí mật và tính hiện đại.

 Công tác lưu trữ

Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết.

Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:

- Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức tài liệu phông lưu trữ quốc gia như: phân loại; xác định giá trị; bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ; thống kê và kiểm tra tài liệu; tổ chức phòng đọc, giới thiệu, công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu.

- Nghiệp vụ lưu trữ cần phải được tiến hành theo phương pháp khoa học lưu trữ Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ là xây dựng hệ thống lý luận khoa học về lưu trữ.

- Xây dựng một hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ương đến cơ sở, có sự chỉ đạo và quản lý thống nhất, có những quy định chặt chẽ về lựa chọn, bổ sung, bảo quản và sử dụng tài liệu, áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức tài liệu.

Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác lưu trữ bao gồm: - Phân loại tài liệu lưu trữ.

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

- Bổ sung tài liệu vào các phông, kho lưu trữ - Thống kê tài liệu lưu trữ.

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tiêu huỷ tài liệu khi đến hạn.

1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị

Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và trong hoạt động văn phòng nói riêng

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.

Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.

Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau:

- Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm: + Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức.

+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó.

+ Tổ chức và sử dụng các nguồn lực sao cho có hiệu quả cao nhất.

+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan, tổ chức + Kiểm tra việc thực hiện công việc.

1.1.6.7 Công tác hậu cần

Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan; cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động; các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng.

Nội dung của công tác hậu cần bao gồm:

- Quản lý chi tiêu, kinh phí (lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, giao dịch, khánh tiết…).

- Quản lý biên chế quỹ lương, tài sản cố định, vật tư - Đảm bảo điều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức - Các loại công vụ khác như:

+ Phục vụ phương tiện đi lại, phục vụ các chuyến công tác cho lãnh đạo cơ quan + Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ nhân viên trong tổ chức.

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P

14

+ Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan, tổ chức.

+ Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, lễ tân, khánh tiết của cơ quan.

+ Dịch vụ sửa chữa vừa và nhỏ cho cơ quan, tổ chức + Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan, tổ chức.

Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.

1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực

Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng tuỳ thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của các thành viên trong tổ chức nói riêng.

Công tác quản lý nguồn nhân lực bao gồm các nội dung sau:

- Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị.

- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quyết định ban hành trong cơ quan - Quản lý về số lượng, chất lượng lao động.

- Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ công nhân viên - Công tác đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực - Chế độ chính sách cho người lao động.

- Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng.

1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng

Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trường văn phòng phù hợp với yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế văn phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn nhân lực và thực hiện các hoạt động văn phòng.

Tổ chức khoa học văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao.

Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, tổ chức Vì vậy văn phòng có được tổ chức khoa học mới đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan diễn ra trôi chảy, thuận lợi, không chồng chéo và giảm bớt gánh nặng cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan, tổ chức phải được tiến hành thường xuyên, kịp thời nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.

Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau:

- Trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp xếp đúng người, đúng việc Đây là cơ sở cho công tác quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao.

- Căn cứ vào các hoạt động tâm lý xã hội tác động đến cơ quan và văn phòng - Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng.

1.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng

Văn phòng của cơ quan, đơn vị khi đi vào hoạt động sẽ chịu nhiều ảnh hưởng của các yếu tố.

Thứ nhất là việc sắp xếp nhân sự Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt

động văn phòng của cơ quan Nếu việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì sẽ không đem lại hiệu quả trong công việc Tuỳ theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức dựa trên cơ sở cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực.

Thứ hai là tổ chức lao động Tổ chức lao động là việc áp dụng những biện

pháp tổng hợp, kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào thực hiện công việc văn phòng nhằm khai thác một cách có hiệu quả nhất các nguồn vật chất và lao động; đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp đều nhằm làm cho người lao động làm việc có hiệu quả cao, làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển.

Thứ ba là công tác công nghệ thông tin Do sự phát triển không ngừng của

khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của mình Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả của công tác văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác Chính vì vậy yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời.

Thứ tư là công tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư - lưu trữ nằm trong

nghiệp vụ hành chính Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

16

của cơ quan, tổ chức Thực hiện tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao.

Thứ năm là môi trường làm việc Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng

trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên Nó tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng, giúp tạo dựng động cơ, thúc đẩy nhiệt tình trong công việc Các điều kiện này cũng góp phần làm giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể chất Điều này sẽ làm cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện.

Các yếu tố của môi trường làm việc bao gồm: - Âm thanh, tiếng ồn - Yếu tố văn hoá tổ chức

1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng

Thuật ngữ nguyên tắc được hiểu là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức và cá nhân phải tuân theo Các nguyên tắc được xây dựng trên cơ sở thực tiễn do vậy nó không phải là bất biến Khi điều kiện khách quan thay đổi các nguyên tắc cũng thay đổi theo.

Việc tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan phải đảm bảo theo đúng các nguyên tắc được ban hành, sau đây là một số nguyên tắc chính

1.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế

Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban hành buộc mọi cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác.

Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng và ban hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận và tuân theo các quy chế, quy định đó Đồng thời nhà quản trị phải giáo dục, tuyên truyền cho các thành viên trong văn phòng thực hiện nghiêm chỉnh Trong quá trình thực hiện nếu ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tuỳ thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan, tổ chức.

1.1.9.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ

Nguyên tắc này nhằm đảm bảo thu hút cán bộ công nhân viên cùng tham gia vào công tác quản lý của cơ quan, tổ chức Đối với hoạt động văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy tối đa năng lực, tinh thần trách nhiệm của các cá nhân trong tổ chức Đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực, hiệu quả của hoạt động văn phòng.

1.1.9.3 Nguyên tắc liên tục

Văn phòng của cơ quan, tổ chức là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo thực hiện các dịch vụ hành chính đáp ứng các nhu cầu của tổ chức Do vậy, dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt Nguyên tắc này thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính, thực hiện chế độ thường trực, giải quyết công việc hàng ngày; chế độ phân công uỷ quyền trách nhiệm; các chế độ về báo cáo, thống kê, văn thư…không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị với nhau.

1.1.9.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm

Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là tập hợp những người có mối quan hệ với nhau thông qua hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức Có nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng với thẩm quyền được giao Nguyên tắc này là con đường dẫn tới thành công của tổ chức do đó cần phải được coi trọng thực hiện.

1.1.9.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyênmôn nghiệp vụ hành chính

Vì nhà quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức, tạo động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao Trình độ của người quản lý tỷ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý Điều đó có nghĩa là người quản lý có trình độ chuyên môn nghiệp vụ càng cao thì phạm vi và cấp bậc quản lý cho phép sẽ càng lớn.

Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh, vai trò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng Người lãnh đạo phải kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng.

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P

18

1.2 Công tác văn phòng

1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng

Nếu hiểu công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:

- Ở đầu vào, công tác văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo, tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức.

- Ở đầu ra, công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo.

Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn.

1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng

Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong cơ quan, tổ chức Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, tổ chức…Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả.

Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cho tổ chức và cho xã hội Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn Hoạt động thông tin lại gắn với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.

Tuy nhiên, để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học Thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh Một văn phòng trì trệ, yếu kém là biểu hiện của sự thiếu quan tâm của lãnh đạo Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng, Phó phòng Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng Hàng ngày, Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công

việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng.

1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng

Cơ quan, tổ chức muốn đi vào hoạt động cần phải có nguồn nhân lực, vật lực, tài lực và hệ thống thông tin Song hiệu quả hoạt động phải tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của văn phòng mỗi cơ quan, tổ chức Phương châm hoạt động chung của công tác văn phòng đó là: “chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”.

Văn phòng tuy không phải là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất, không trực tiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho tổ chức nhưng những chi phí mà văn phòng bỏ ra để phục vụ cho hoạt động của mình và hoạt động của các phòng ban khác không phải là nhỏ Đó là chi phí điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm, tiền xăng xe ô tô, chi phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các khoản chi phí phục vụ cho việc sửa chữa lớn nhỏ khu văn phòng…Nếu các khoản chi phí này được sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm sẽ giảm thiểu một khoản chi phí khá lớn trong tổng chi phí của toàn cơ quan, tổ chức

Để đạt hiệu quả cao nhất thì đòi hỏi văn phòng phải có những kế hoạch, chương trình hành động phù hợp mà không làm lãng phí nguồn kinh phí của cơ quan, tổ chức.

Ngoài ra, hiệu quả của công tác văn phòng còn thể hiện ở khía cạnh định tính tức là thực hiện đúng quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước.

Kết luận:

Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng nêu trên, ta thấy văn phòng giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức Văn phòng là mắt xích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau; là tiền đề cho cơ quan, tổ chức phát triển Bởi vậy trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng Từ đó, nâng cao hiệu quả công tác văn phòng là việc làm hết sức cần thiết đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường hiện nay với những đòi hỏi ngày càng khắt khe trên tất cả các lĩnh vực, trong đó có công tác văn phòng.

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P

20

Chương 2

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU2.1 Tổng quan về Tổng công ty CNTT Nam Triệu

2.1.1 Giới thiệu chung

Tổng công ty CNTT Nam Triệu (Tổng công ty VINASHIN Nam Triệu) là doanh nghiệp Nhà nước do Tập đoàn CNTT Việt Nam (Tập đoàn kinh tế VINASHIN) đầu tư 100% vốn điều lệ Tổng công ty được thành lập theo Quyết định số 1061/QĐ-CT ngày 18 tháng 04 năm 2007 của Chủ tịch HĐQT Tập đoàn CNTT Việt Nam trên cơ sở tổ chức lại, chuyển đổi từ Công ty CNTT Nam Triệu.

- Tên tiếng Việt: Tổng công ty CNTT Nam Triệu.

- Tên giao dịch quốc tế: Nam Trieu Shipbuilding Industry Corporation - Tên viết tắt: Nasico.

- Trụ sở chính: thôn Nghi, xã Tam Hưng, huyện Thuỷ Nguyên, TP Hải Phòng - Số điện thoại: 031.3775533.

- Fax: 031.3875135.

- Email: namtrieu@nasico.com.vn

- Website: http:// www.nasico.com.vn

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Ngày 01/01/1966 Công trường đóng thuyền biển - tiền thân của Công ty CNTT Nam Triệu ra đời Qua nhiều lần đổi tên; bổ sung thêm nhiều chức năng, nhiệm vụ mới, đến nay Công ty CNTT Nam Triệu đã trở thành một trong những đơn vị hàng đầu của ngành Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam.

Lịch sử 43 năm phát triển của Công ty được chia làm 3 giai đoạn:

Thời kỳ 1: 1966-1975

Trong bối cảnh cuộc chiến tranh phá hoại của Mỹ ngày càng mở rộng và ác liệt Công trường đóng thuyền biển - tiền thân của Công ty CNTT Nam Triệu ngày nay - ra đời với nhiệm vụ tiếp nhận tàu đánh cá của Bộ Thuỷ sản để sửa chữa và hoán cải thành tàu vận tải, lắp máy và sửa chữa các loại tàu nói trên.

Đến tháng 11/1966 Công trường đóng thuyền biển được đổi tên thành Xưởng Z21 Xưởng đã cho ra đời những sản phẩm thuyền buồm lắp máy từ 10T đến 40T; sửa chữa các phương tiện cho ngành đường biển; đóng mới thành công Ponton nổi P9 40T, giúp cảng Hải Phòng tiếp nhận những lô hàng siêu trường, siêu trọng do Liên Xô viện trợ; tham gia chế tạo thiết bị phá thuỷ lôi đầu tiên của Việt Nam.

Năm 1972 luận chứng kinh tế kỹ thuật về việc xây dựng nhà máy tại xã Tam Hưng, huyện Thuỷ Nguyên đã được triển khai Trong những năm tháng khó khăn các phong trào thi đua lao động sản xuất luôn được khơi dậy rộng khắp Đồng thời đơn vị luôn hoàn thành kế hoạch Nhà nước giao.

Với những đóng góp vào công cuộc xây dựng miền Bắc và giải phóng miền Nam đơn vị đã được Chính phủ và Bộ GTVT trao tặng nhiều bằng khen.

Thời kỳ 2: 1976-1995

Tháng 06/1977 Xưởng Z21 được Bộ GTVT quyết định nâng cấp thành Nhà máy Lê Chân với nhiệm vụ sửa chữa các phương tiện thuỷ loại nhỏ tại mặt bằng nhà máy và sửa chữa ngoài luồng đối với những tàu có trọng tải lớn hơn Tháng 4/1983 Nhà máy tiếp nhận toàn bộ cơ sở sửa chữa tàu biển do Phần Lan viện trợ và Bộ GTVT quyết định thành lập Nhà máy sửa chữa tàu biển Phà Rừng tại thị trấn Minh Đức Lúc này hầu hết CBCNV đều tập trung cho Nhà máy sửa chữa tàu biển Phà Rừng Một bộ phận nhỏ còn lại quản lý cơ sở của Nhà máy Lê Chân và được đổi tên thành Xí nghiệp Lê Chân trực thuộc Nhà máy sửa chữa tàu biển Phà Rừng.

Hơn năm năm hoạt động theo mô hình xí nghiệp, tháng 11/1988 đơn vị được Bộ GTVT quyết định trả lại tên Nhà máy Sửa chữa tàu biển Lê Chân độc lập với Nhà máy Sửa chữa tàu biển Phà Rừng.

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P

22

Ngày 23/11/1989 nhà máy được đổi tên thành Nhà máy Sửa chữa tàu biển Nam Triệu, hạch toán độc lập.

Từ năm 1991 nhà máy đã từng bước nâng cao năng lực sản xuất và sức cạnh tranh trên thị trường sửa chữa tàu biển Cũng vào thời gian này nhà máy đã thành lập văn phòng đại diện tại nhà số 7B Hoàng Văn Thụ, Hải Phòng; sửa sang hệ thống giao thông trong mặt bằng nhà máy Đơn vị đã tiếp nhận thêm Xí nghiệp sửa chữa tàu biển trực thuộc Công ty Cung ứng và Dịch vụ hàng hải I - tiền thân của Công ty Sửa chữa tàu biển Nam Triệu.Và cũng từ đó nhà máy được bổ sung một số cán bộ chủ chốt có nhiều kinh nghiệm và năng lực điều hành.

Thời kỳ 3: từ 1996 đến nay

Ngày 01/10/1996 Công ty CNTT Nam Triệu chính thức trở thành thành viên của Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam

Công ty CNTT Nam Triệu đã đầu tư đúng hướng cho cơ sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc mới, đồng bộ để phục vụ tốt cho việc thi công đóng mới các tàu có trọng tải lớn Đội ngũ cán bộ kỹ thuật và công nhân công ty đã từng bước trưởng thành vượt bậc Vị thế và uy tín của Công ty ngày càng được khẳng định trên trường quốc tế Công ty tiếp tục ký thêm nhiều hợp đồng đóng tàu mới cho Cộng hoà liên bang Đức, Hà Lan… và thực hiện các dự án đóng tàu xuất khẩu.

Với hướng đi chiến lược bền vững từ đầu tư chiều sâu đổi mới thiết bị, công nghệ đến phát triển nguồn nhân lực, trình độ sản xuất của Công ty CNTT Nam Triệu đã thay đổi về chất, tạo ra nhiều dòng sản phẩm chất lượng cao Không chỉ dừng lại ở đó Công ty CNTT Nam Triệu đã không ngừng đi lên trong việc tìm kiếm bạn hàng, xứng đáng là một trong những con chim đầu đàn của Vinashin Đó là việc ký được hợp đồng đóng mới seri tàu 700 TEU cho Cộng hoà Liên bang Đức và seri tàu 56200 DWT cho Nhật.

Trong những năm gần đây, để phục vụ cho việc mở rộng và phát triển sản xuất Công ty đã tuyển dụng mới hàng nghìn công nhân vào làm việc Nguồn lực con người thường xuyên được bồi dưỡng và nâng cao đã giúp cho Công ty trong một thời gian ngắn thu hẹp khoảng cách tụt hậu và sẵn sàng cho những bước bứt phá mới trong hội nhập kinh tế khu vực và thế giới.

2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh

Tổng công ty có những chức năng chính sau:

 Đóng mới và sửa chữa phương tiện vận tải thuỷ có trọng tải đến 100.000 DWT.

 Sản xuất gia công các sản phẩm cơ khí công nghiệp

 Sản xuất que hàn, dây hàn chất lượng cao cho máy hàn tự động và bán tự động.

 Vận tải sông, vận tải biển trên các tuyến trong nước và quốc tế  Nạo vét luồng lạch sông biển và san lấp mặt bằng.

 Kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng phục vụ ngành CNTT và dân

Tổng công ty CNTT Nam Triệu hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con Tổng công ty trực tiếp điều hành, quản lý, giữ quyền chi phối các công ty con qua vốn, công nghệ, thương hiệu và thị trường (Theo Quyết định số 1062QĐ-CT ngày18 tháng 04 năm 2007 của Chủ tịch HĐQT Tập đoàn CNTT Việt Nam).

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P

24

2.1.5 Các sản phẩm chính

 Sản phẩm đóng mới

 Tàu hàng 53.000T, tàu hàng đến 4.000 DWT  Tàu chở sà lan Lash.

 Tàu chở container đến 3.000 TEU.

 Tàu chở ô tô có sức chứa đến 6.900 chiếc  Kho nổi chứa xuất dầu 150.000 tấn.

 Các loại vỏ tàu phi kim loại.

 Các sản phẩm cơ khí khác và vật liệu đóng tàu

Sản xuất que hàn, vật liệu hàn, thép tấm đóng tàu thông dụng, lắp ráp và sản xuất động cơ diesel, chế tạo thiết bị nâng, máy công cụ… phục vụ cho ngành công nghiệp tàu thuỷ.

 Đào tạo và xuất khẩu lao động

 Sản phẩm sửa chữa

Sửa chữa, hoán cải các loại tàu có trọng tải đến 150.000 tấn Các loại tàu hàng đến 5.000 DWT.

Các loại tàu kéo đẩy ven biển Tàu khách chạy sông, ven biển  Tư vấn các công trình xây dựng

 Ụ tàu, triền tàu và đà tàu đến 50.000 tấn  Cầu tàu, cảng sông và cảng biển.

 Nhà xưởng và các nhà máy đóng tàu và các ngành công nghiệp khác  Nhà cao tầng, khách sạn.

 Sản phẩm vận tải sông và biển

 Hàng rời, hàng bách hóa, container.

 Các dịch vụ vận tải đa phương thức, dịch vụ hàng hải, dịch vụ thuyền biển.

2.2 Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty CNTT Nam Triệu2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

* Ghi chú: Quan hệ chức năng: Quan hệ ngang: Quan hệ trực tuyến: Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Tổng Công ty CNTT Nam Triệu

(Nguồn: Hồ sơ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000)

2.2.2 Chức nămg, nhiệm vụ của các phòng ban2.2.2.1 Tổng giám đốc

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tập đoàn, các cơ quan chức năng và khách hàng về mọi mặt của Tổng công ty.

- Chỉ đạo, điều hành công tác sản xuất kinh doanh và đầu tư phát triển của Tổng công ty.

- Xây dựng chính sách chất lượng, chỉ định Đại diện lãnh đạo về chất lượng và thực hiện các công việc cần thiết để Hệ thống quản lý chất lượng được thi hành có hiệu lực tại Tổng công ty.

2.2.2.2 Các phó tổng giám đốc* Phó Tổng giám đốc sản xuất

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo điều hành công tác sản xuất, an toàn lao động, phòng chống bão lụt và cung ứng vật tư phục vụ sản xuất của Tổng công ty, đảm bảo thi công đúng tiến độ, chất lượng và đạt hiệu quả cao nhất.

- Kiểm soát hoạt động đánh giá nội bộ.

- Theo dõi việc thực hiện các hoạt động khắc phục phòng ngừa cải tiến cho Tổng công ty.

- Phê duyệt các biện pháp tổ chức thi công, biện pháp an toàn thuộc lĩnh vực được phân công.

* Phó Tổng giám đốc kinh doanh

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo, điều hành công tác kế hoạch và thị trường; chỉ đạo điều hành lĩnh vực xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất.

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc trong việc tìm đối tác liên doanh liên kết, theo dõi, chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của liên doanh, liên kết này.

* Phó Tổng giám đốc kỹ thuật

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo điều hành công tác quản lý kỹ thuật, quản lý chất lượng sản phẩm của công ty.

- Phê duyệt các quy trình thiết kế công nghệ, thiết kế hoàn công và các biện pháp tổ chức thi công thuộc lĩnh vực được phân công.

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về công tác quản lý và đầu tư mới trang thiết bị máy móc nội bộ, công tác nghiên cứu khoa học kỹ thuật, ứng dụng thiết bị, công nghệ hiện đại tiên tiến vào sản xuất.

- Chịu trách nhiệm về việc giám sát công tác xây dựng cơ bản, công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ công nhân kỹ thuật

* Phó Tổng giám đốc nội chính

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo, điều hành công tác văn phòng, bảo vệ quân sự, phòng chống cháy nổ.

- Chịu trách nhiệm về chỉ đạo công tác tuyển dụng cán bộ, công nhân cho Tổng công ty.

* Phó Tổng giám đốc tài chính

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo, điều hành công tác tài chính của Tổng công ty.

- Ký các phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ ngân hàng trên cơ sở kế hoạch thu chi được Tổng giám đốc phê duyệt.

- Thay mặt Tổng giám đốc giao dịch với các ngân hàng, tổ chức tài chính, tín dụng - Phụ trách công tác kiểm kê tài sản.

2.2.2.3 Các phòng ban

* Phòng Kế hoạch thị trường

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác thị trường, công tác đầu tư, xây dựng và thực hiện kế hoạch hàng năm, trung hạn và dài hạn

+ Tham mưu chiến lược huy động vốn, cơ cấu nguồn vốn, biện pháp phát huy hiệu quả vốn; quản lý tài sản của Tổng công ty.

+ Hạch toán giá thành, thu chi, báo cáo tài chính.

+ Quản lý chứng từ gốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thu hồi và chi trả công nợ theo đúng quy định.

* Phòng Tổ chức - Tiền lương

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty trong lĩnh vực: tổ chức, tiền lương, nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chính sách đối với CBCNV.

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

- Nhiệm vụ: Phòng Tổ chức - Tiền lương có các nhiệm vụ sau:  Về công tác tổ chức:

+ Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ làm việc của các đơn vị trong Tổng công ty và các đơn vị thành viên.

+ Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty tiến hành phân cấp, phân công quản lý tổ chức, lao động và đào tạo CBCNV.

+ Xây dựng điều lệ, quy chế tổ chức hoạt động của Tổng công ty  Về công tác tiền lương:

+ Xây dựng kế hoạch lao động tiền lương hàng năm trình Tổng giám đốc Công ty phê duyệt và tổ chức thực hiện.

+ Tổ chức xây dựng định mức lao động tổng hợp trình Tổng công ty duyệt và công bố định mức lao động chi tiết

+ Tham mưu về quy chế phân phối thu nhập, đảm bảo đúng chính sách tiền lương  Về công tác quản lý nhân sự và đào tạo:

+ Xây dựng, quy hoạch kế hoạch tiếp nhận, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân trong toàn Tổng công ty.

+ Quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng và cơ cấu đội ngũ cán bộ, công nhân trong toàn Tổng công ty Xây dựng quy trình bổ nhiệm, nâng bậc, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ cán bộ.

+ Thực hiện thu nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn; đề xuất giải quyết chế độ chính sách với CBCNV đủ tiêu chuẩn về hưu, chuyển công tác.

* Phòng Thiết kế công nghệ

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc về quản lý kỹ thuật các sản phẩm của Tổng công ty.

- Nhiệm vụ

+ Lập các quy trình công nghệ phục vụ cho quá trình thi công, thử các tính năng kỹ thuật và các quy trình công nghệ cho việc xử lý các lỗi sai kỹ thuật.

+ Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật.

+ Nghiên cứu, đề xuất và phổ biến tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ, công nghệ thi công tiên tiến, các sáng kiến cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm.

+ Nghiên cứu, đề xuất nội dung giáo trình đào tạo mới, đào tạo lại, bổ túc nâng cao trình độ tay nghề và thi nâng bậc cho công nhân.

* Phòng KCS (Kiểm tra chất lượng sản phẩm)

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty về công tác quản lý chất lượng sản phẩm

- Nhiệm vụ

+ Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty về chiến lược chất lượng sản phẩm, biện pháp chỉ đạo nâng cao chất lượng sản phẩm.

+ Kiểm tra, giám sát tất cả các khâu của quá trình sản xuất, thử nghiệm Nghiệm thu chất lượng sản phẩm và hoàn thành các hồ sơ kỹ thuật để bàn giao sản phẩm + Thực hiện việc kiểm tra quá trình hoạt động của sản phẩm trong thời gian

+ Lập kế hoạch, phương án thi công và tiến độ thi công cho từng sản phẩm trên cơ sở hợp đồng kinh tế, hạng mục ban đầu và các quy trình công nghệ do Phòng Thiết kế công nghệ lập.

+ Trực tiếp tổ chức, điều hành hoạt động của tất cả các bộ phận trong quá trình thi công Hướng dẫn và kiểm soát các quy trình kỹ thuật, quy trình công nghệ; đề xuất kịp thời các vướng mắc phát sinh để Tổng giám đốc giải quyết.

+ Trực tiếp điều động các phương tiện, máy móc, thiết bị phục vụ cho thi công sản phẩm.

* Phòng Vật tư

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty về công tác quản lý, mua và bán vật tư, thiết bị máy móc

- Nhiệm vụ

+ Xây dựng, trình Tổng giám đốc duyệt kế hoạch cung ứng vật tư, chủng loại vật tư, nguồn cung cấp và giá mua.

+ Tổ chức nhập kho, bảo quản và cấp phát cho các đơn vị sử dụng.

+ Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong công tác quản lý, sử dụng, bảo quản vật tư…, đảm bảo việc sử dụng vật tư đúng mục đích, đạt chất lượng và hiệu quả cao.

* Các Ban quản lý dự án

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc về kế hoạch đầu tư, xây dựng cơ bản nhằm nâng cao cơ sở hạ tầng hiện có của Tổng công ty.

- Nhiệm vụ

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

+ Thực hiện các công tác chuẩn bị đầu tư và trình duyệt các thủ tục theo quy định; ban hành các quy chế quản lý đầu tư xây dựng.

+ Triển khai giám sát kỹ thuật thi công các dự án đầu tư, các hạng mục sửa chữa, nâng cấp của Tổng công ty.

+ Quan hệ với các cơ quan chức năng Nhà nước, các đối tác và các cơ quan chức năng địa phương để giải quyết thủ tục hồ sơ cũng như các vấn đề vướng mắc trong quá trình đầu tư.

+ Nghiệm thu thanh quyết toán các công trình hoàn thành.

* Văn phòng Tổng công ty

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty trong công tác văn thư - lưu trữ, công tác hành chính quản trị, quản lý thiết bị văn phòng.

- Nhiệm vụ

+ Tổ chức quản lý, lưu trữ công văn, giấy tờ (công văn đến và đi) phục vụ cho công tác đối nội và đối ngoại.

+ Tổ chức thực hiện quản lý và sử dụng con dấu của Tổng công ty theo đúng quy định của Chính phủ và hướng dẫn của Bộ Công an.

+ Hướng dẫn các phòng ban về việc lập hồ sơ, thu nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ + Quản lý chặt chẽ hệ thống thông tin liên lạc và trang thiết bị văn phòng + Tổ chức và chuẩn bị cơ sở vật chất cho các cuộc họp, hội nghị của Tổng công ty; bố trí nơi ở và làm việc cho CBCNV và khách đến Tổng công ty giao dịch công tác; quản lý khu trụ sở làm việc của Tổng công ty.

+ Quản lý, trang bị, cấp phát các thiết bị, đồ dùng văn phòng cho các phòng ban, phân xưởng.

* Phòng Bảo vệ quân sự

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc trong lĩnh vực bảo vệ quân sự và phòng chống cháy nổ.

- Nhiệm vụ

+ Đảm bảo an ninh trật tự 24/24 h trên địa bàn Tổng công ty.

+ Đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ trên địa bàn Tổng công ty.

+ Tham gia huấn luyện quân dự bị địa phương và thực hiện sự điều động khi có yêu cầu của cơ quan quân sự Huyện.

* Phòng Thi đua - Văn thể

- Chức năng: là đơn vị chuyên môn thuộc Tổng công ty có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, phong

trào văn nghệ, thể dục thể thao trong toàn Tổng công ty, khai thác, duy trì, nâng cao đời sống văn hoá tinh thần cho CB-CNV.

- Nhiệm vụ:

+ Tham mưu giúp Tổng giám đốc cụ thể hoá các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước về công tác thi đua khen thưởng trong toàn Tổng

+ Là cơ quan đầu mối chỉ huy - quan hệ - trao đổi thông tin và báo cáo toàn bộ các công việc thi công sản phẩm.

+ Lập kế hoạch trình Tổng giám đốc các phương án, tiến độ thi công trên cơ sở các điều khoản của hợp đồng kinh tế.

+ Tham mưu cho Tổng giám đốc về quản lý kỹ thuật, chất lượng, vật tư và trang thiết bị trong quá trình thi công sản phẩm.

- Nhiệm vụ

Tổ chức triển khai thi công các sản phẩm được giao đảm bảo đúng thiết kế, chất lượng, tiến độ, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường.

* Ban dự án

- Chức năng

+ Là cơ quan đầu mối chịu trách nhiệm kiểm soát và đặt hàng cho phòng Xuất nhập khẩu, phòng Vật tư mua sắm vật tư thuộc dự án.

+ Là cơ quan đầu mối liên hệ với khách hàng và các đơn vị liên quan về các

+ Tiếp nhận bản vẽ, hồ sơ thiết kế và phối hợp với phòng thiết kế công nghệ cung cấp tài liệu cho bên thi công; lập danh mục và yêu cầu kỹ thuật vật tư, thiết bị để mua sắm khi được phê duyệt.

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

+ Trực tiếp thuê các nhà thầu phụ cho dự án được phân công theo dõi.

+ Quản lý các hồ sơ, tài liệu có liên quan, giữ bí mật về công nghệ sản xuất + Phân tích, xác định các chỉ tiêu cơ lý, thành phần hoá học nguyên vật liệu trong và ngoài Tổng công ty.

+ Nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật phục vụ cho công tác thí nghiệm.

* Phòng khám đa khoa

- Tiếp nhận các bệnh nhân là CBCNV thuộc Tổng công ty chuyển đến để cấp cứu, khám chữa bệnh nội, ngoại trú; phối hợp với các đơn vị khác trong Tổng công ty khi có yêu cầu trợ giúp về y tế và các công việc khác thuộc nhiệm vụ của mình.

- Tổ chức khám chữa bệnh theo thẻ y tế.

- Thực hiện công tác dân số, kế hoạch hoá gia đình, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh lao động trong Tổng công ty.

- Tổ chức khám sức khoẻ tuyển dụng, định kỳ và chứng nhận ốm đau theo quy định của Pháp luật.

- Phối hợp với tổ chức giám định y khoa xác định mức độ thương tật, suy giảm sức khoẻ của người lao động của Tổng công ty khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp

- Lập kế hoạch chỉ đạo y tế tuyến dưới thuộc các đơn vị thành viên của Tổng công ty; thực hiện công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu, các chương trình y tế

+ Tổ chức sản xuất trong phạm vi phân xưởng;

+ Bố trí lực lượng lao động và thiết bị hợp lý để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ sản xuất theo đúng yêu cầu về chất lượng và tiến độ.

+ Điều hành, kiểm tra, đôn đốc mọi hoạt động của phân xưởng.

+ Thực hiện đúng quy định về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ trong quá trình sản xuất.

2.3 Những thuận lợi và khó khăn của Tổng công ty CNTT Nam Triệu

Nền kinh tế thị trường với hai mặt đối lập đã tạo ra nhiều thuận lợi nhưng cũng gây ra không ít thách thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam trên con đường phát triển Mặt khác, xu thế hội nhập nền kinh tế toàn cầu trong những năm gần đây là một nhân tố tác động trực tiếp tới các doanh nghiệp nước ta mà Tổng công ty CNTT Nam Triệu là một trong những số đó.

2.3.1 Thuận lợi

- Tổng công ty CNTT Nam Triệu là một thành viên của Tổng công ty CNTT Việt Nam Trong quá trình hoạt động và phát triển Tổng công ty luôn nhận được sự quan tâm giúp đỡ, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo Tập đoàn Đây là điều kiện thuận lợi để Tổng công ty có những bước đi và định hướng đúng đắn trong quá trình xây dựng và phát triển.

- Thế kỷ 21 được xác định là thế kỷ của đại dương nền kinh tế biển nói chung và ngành Công nghiệp tàu thuỷ nói riêng được đánh giá là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước, do đó Chính phủ đã có những chính sách ưu tiên, khuyến khích, tạo điều kiện cho ngành Công nghiệp tàu thuỷ phát triển.

- Tổng công ty có vị trí địa lý thuận lợi cả về đường sắt, đường bộ và đường thuỷ Hải Phòng còn là trung tâm công nghiệp về đóng tàu, chế tạo máy, gia công cơ khí… của Quốc gia và đang trên đà phát triển mạnh mẽ Đây là môi trường thuận lợi cho Tổng công ty CNTT Nam Triệu sản xuất và phát triển theo đúng chức năng kinh doanh được Bộ quy định.

- Cùng với sự trưởng thành và lớn mạnh của ngành Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam, sản phẩm và uy tín của Tổng công ty CNTT Nam Triệu ngày càng được khẳng định trên trường quốc tế.

- Tổng công ty có lực lượng lao động trẻ, năng động, nhiệt huyết, luôn tin tưởng, ủng hộ chiến lược xây dựng và phát triển Tổng công ty trở thành một trong những đơn vị chủ lực của Tập đoàn CNTT Việt Nam.

- Kể từ khi được thành lập, Tổng công ty không ngừng cải tiến nâng cao năng lực sản xuất Mặt bằng nhà xưởng được xây dựng ngày càng khang trang, hệ thống thiết bị công nghệ được đầu tư mua sắm hiện đại, đội ngũ kỹ sư, công nhân liên tục được đào tạo trong và ngoài nước để tiếp thu khoa học công nghệ tiên tiến Đặc

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

biệt để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, từ năm 2003 Tổng công ty đã cho triển khai hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

2.3.2 Khó khăn

- Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thương mại thế giới WTO và là thành viên không thường trực của Hội đồng bảo an Liên hợp quốc Việc gia nhập các tổ chức, hội nhập vào nền kinh tế thế giới bên cạnh việc đem lại nhiều cơ hội mới thì điều đó cũng gây không ít khó khăn, thách thức cho Tổng công ty trong điều kiện kinh doanh hiện nay Bởi vì trước bối cảnh đó công ty phải đối mặt với vấn đề tổ chức và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh như thế nào cho phù hợp với xu hướng mới và thực sự đem lại hiệu quả.

- Đội ngũ công nhân kỹ thuật, thợ có tay nghề cao còn thiếu Đa số thợ tuyển vào mới ra trường do vậy kỹ năng nghề nghiệp chưa đáp ứng được yêu cầu sản xuất trong giai đoạn mới.

- Cuộc khúng hoảng kinh tế toàn cầu kéo theo hàng loạt những ảnh hưởng nghiêm trọng về mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội đặc biệt gây nên những khó khăn cho công tác đầu tư xây dựng, tái sản xuất, đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh.

2.4 Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trong những năm gần đây2.4.1 Công tác đầu tư xây dựng

Công tác đầu tư xây dựng là dự án có quy mô lớn thuộc nhóm A, mức đầu tư lên tới 2000 tỷ đồng Thực hiện chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và chủ trương của Tập đoàn CNTT Việt Nam, Tổng công ty CNTT Nam Triệu đã tiến hành rà soát các dự án đầu tư trên cơ sở tập trung ưu tiên cho các dự án đặc biệt quan trọng nhằm phục vụ đóng tàu xuất khẩu và phục vụ sản xuất kinh doanh trọng điểm trong nước Hiện nay Tổng công ty đang khẩn trương xây dựng đà tàu 70.000T số 2, khu vực sản xuất phục vụ cho việc thi công các sản phẩm trọng điểm Khu sản xuất phục vụ thi công tàu chở 6.900 ô tô, tàu hàng 56.200T.

Hoàn thành và đưa vào khai thác, sử dụng dự án xây dựng nhà ở cho CBCNV, khu chung cư 5 tầng, khu nhà tái định cư và trường Mầm non dân lập Nam Triệu 2 tầng với các trang thiết bị hiện đại.

Đưa vào khai thác 3 dự án khu du lịch đạt tiêu chuẩn quốc tế: Tam Đảo Resort, khách sạn San Hô đỏ ở bãi biển Xuân Thành - Hà Tĩnh, khách sạn ba sao ở Quảng Bình.

Bên cạnh đó công ty còn thực hiện các dự án thuộc chương trình khoa học công nghệ cấp nhà nước nhằm nâng cao tỷ lệ nội địa hoá của ngành, đồng thời giãn

tiến độ các dự án còn lại trên cơ sở đảm bảo việc đầu tư xây dựng hiệu quả và phù hợp với tình hình sản xuất chung của cả nước.

2.4.2 Chiến lược phát triển

Tổng công ty CNTT Nam Triệu sẽ hoàn thành đầu tư và đưa vào hoạt động tất cả các dự án trong giai đoạn trước; nghiên cứu khả năng đầu tư nâng cấp cho một số công ty có tiềm năng như: đóng mới, sửa chữa tàu biển tại Hải Phòng, Quảng Ninh, Nghi Sơn, Vận tải biển, Công nghiệp phụ trợ, Công nghiệp đúc, chế tạo thiết bị tàu thuỷ.

Tổng công ty CNTT Nam Triệu sẽ tiến hành nghiên cứu khả năng đầu tư, liên kết sang các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh dịch vụ khác: tài chính, Thương mại-Du lịch - Dịch vụ, giáo dục đào tạo, nuôi trồng và chế biến thực phẩm sạch….Thực hiện kế hoạch đầu tư phát triển, mở rộng quy mô, nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh.

Phấn đấu thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh do Tập đoàn giao đến 2010 và 2015 Thu nhập bình quân đạt từ 6-8 triệu đồng/ người/ tháng Giá trị tổng sản lượng thực hiện hàng năm đạt 9000 tỷ đồng Số lao động đạt 20.000 người.

2.4.3 Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế

Bảng 2.1: Các chỉ tiêu kinh tế cơ bản (Nguồn: Báo cáo thành tích năm 2008)

STTCác chỉ tiêuĐVTNăm 2006 Năm 2007 Năm 2008

Hiện nay, Tổng công ty CNTT Nam Triệu đang đóng mới các sản phẩm có trọng tải tới 150.000 tấn trong đó các sản phẩm trọng điểm là: tàu hàng 6.800T, tàu chở sà lan Lash trọng tải 10.900T, tàu dầu 13.500T, ụ nổi 8.000T, ụ nổi 14.000T, seri tàu hàng 53.000T cho Anh, tàu chở 6.900 ôtô cho Na Uy, tàu hàng 56.200 DWT cho Nhật, tàu chở container 700 TEU cho Đức, đặt biệt là kho nổi

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

chứa xuất dầu trọng tải 150.000T cho Tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam Tất cả đều được các tổ chức đăng kiểm uy tín trong nước và quốc tế chứng nhận: VR (Việt Nam), DNV (Na Uy), ABS (Mỹ), GL (Đức), NK (Nhật Bản)…Với chính sách chất lượng và giá cả cạnh tranh, uy tín của Tổng công ty đã chinh phục được nhiều khách hàng khó tính trên thị trường quốc tế.

Năm 2008 Tổng công ty CNTT Nam Triệu đã bàn giao thành công tàu Lash số 01 trọng tải 10.900T cho công ty TNHH MTV Vận tải Viễn Dương Nam Triệu; tàu 53.000T số 02 cho chủ tàu Graig - Vương quốc Anh; bàn giao tàu 53.000T số 03 vào cuối tháng 01/2009; bàn giao tàu 53.000T số 04 vào cuối tháng 03/2009; dự kiến hoàn thành đưa vào khai thác ụ 8.000T trong quý I/2009 và triển khai đóng ụ nổi 14.000T; hoàn thiện 2 tàu chở container 700TEU số 01, 02, hạn thuỷ thành công tàu 700TEU số 03; hạ thuỷ kho nổi chứa xuất dầu FSO5 cho Tập doàn Dầu khí quốc gia Việt Nam vào ngày 14/01/2009 và đặt ky tàu chở 6900 ô tô cho chủ tàu Na Uy.

Được sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, sự nỗ lực của tập thể lãnh đạo và người lao động, Tổng Công ty CNTT Nam Triệu đã vượt qua mọi khó khăn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao Tổng giá trị sản lượng năm 2008 của Tổng công ty là 3.888.890 triệu đồng, đạt 109,8% kế hoạch năm do Tập đoàn CNTT Việt Nam giao.

Trong hai tháng đầu năm 2009, Tổng công ty đạt 800 tỷ đồng giá trị sản lượng, hướng tới mục tiêu hoàn thành 5.600 tỷ đồng giá trị sản xuất trong năm 2009 Tổng công ty tập trung vào các sản phẩm trọng điểm như: kho chứa xuất dầu trên biển FSO5 trọng tải 150.000T, các tàu hàng 53.000T, tàu chở 6.900 ô tô, tàu chở container, tàu hàng 56.000T phục vụ nội địa và xuất khẩu.

Các đơn vị thuộc Tổng công ty hưởng ứng đợt phát động phong trào sản xuất, hoàn thiện và bàn giao kho nổi chứa xuất dầu trên biển cho chủ tàu vào tháng 5; bàn giao tàu chở dầu 13.500T, tàu container 700 TEU, tàu chở sà lan Lash vào quý 2, quý 3 năm nay Đồng thời hoàn thiện, đưa vào khai thác ụ nổi 8.000T, xuống nước tàu chở ô tô, tàu hàng 53.000T số 6, tàu chở container 700 TEU số 4 và tàu hàng 56.000T số 1; cắt tôn đóng mới tàu chở ô tô số 3, kho nổi FSO6, ụ nổi 14.000T, sửa chữa 100 tàu trong ụ và ngoài luồng.

2.5 Thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu2.5.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Phân công nhiệm vụ của từng vị trí văn phòng

* Chánh văn phòng

Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm: - Phụ trách chung công tác của văn phòng.

- Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Tổng công ty về các hoạt động của văn phòng - Kiểm soát việc sử dụng con dấu của Tổng công ty.

- Phụ trách khâu trang trí khánh tiết ngày lễ, hội nghị…

- Phụ trách một số phần việc của văn phòng: quản lý trật tự nội vụ văn phòng; công tác đón tiếp khách; công tác quản lý tài sản văn phòng; kiểm tra nhân viên thực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư - lưu trữ.

- Giải quyết các thủ tục về công tác hộ tịch hộ khẩu tập thể cho CBCNV - Ký duyệt cấp phát máy móc thiết bị, văn phòng phẩm cho các đơn vị, ký duyệt các chứng từ thanh toán và các phiếu nhập - xuất kho.

- Giải quyết nghỉ phép, nghỉ việc riêng và làm thêm giờ cho CBNV - Phụ trách công tác quản lý và điều động xe con.

- Giải quyết toàn bộ công việc được Tổng giám đốc uỷ quyền.

* Phó chánh 1: Phó chánh văn phòng 1chịu trách nhiệm quản lý:

- Hệ thống tin học bao gồm máy vi tính và các thiết bị liên quan - Hệ thống tổng đài nội bộ, đề xuất các biện pháp xử lý.

- Hệ thống máy chiếu tại các phòng họp - Hệ thống camera giám sát.

- Lập hồ sơ cho các thiết bị tin học viễn thông trong Tổng công ty.

- Kiểm tra, ký các biên bản nghiệm thu, ký nháy các chứng từ thanh quyết toán liên quan đến cung cấp, sửa chữa, lắp đặt hệ thống tin học và viễn thông.

- Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Tổng công ty và Chánh văn phòng về các công việc được phân công.

* Phó chánh 2: Phó chánh văn phòng 2 chịu trách nhiệm:

- Ký biểu báo cáo lao động hàng ngày.

- Phụ trách công tác trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị…

- Quản lý các phòng làm việc, phòng họp, hội trường do văn phòng quản lý (gồm cả tài sản).

- Phụ trách quản lý quán bar, căng tin.

- Ký nháy những chứng từ phục vụ cho phòng họp, hội trường, quán bar, căng tin - Giúp Chánh văn phòng quản lý tổ tạp vụ.

- Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Tổng công ty và Chánh văn phòng về các công việc được phân công.

* Phó chánh 3: Phó chánh văn phòng 3 chịu trách nhiệm:

- Lập sổ sách và theo dõi cấp phát tài sản văn phòng.

- Quản lý xe đạp, xe máy của Tổng công ty giao cho văn phòng sử dụng - Chịu trách nhiệm quản lý tài sản đã trang bị cho các đơn vị (trừ hệ thống công nghệ thông tin, viễn thông).

- Ký, sao y các tài liệu và hợp đồng.

- Quản lý tốt hệ thống cấp nước uống tinh khiết.

- Phụ trách công tác sửa chữa máy móc thiết bị nội bộ của văn phòng và của các đơn vị.

- Kiểm tra, ký các biên bản nghiệm thu, ký nháy các chứng từ thanh quyết toán liên quan đến sửa chữa, lắp đặt thiết bị văn phòng.

* Chuyên viên tin học

- Sửa chữa, lắp mới, khắc phục các sự cố mạng, máy tính.

- Lắp đặt các phần mềm phục vụ cho nhu cầu công việc theo yêu cầu của các phòng ban.

- Thường xuyên cập nhật những thành tựu mới nhất trong lĩnh vực công nghệ thông tin nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc.

- Đề xuất với Chánh văn phòng giải quyết các vấn đề có liên quan đến công việc được phân công.

* Nhân viên lái xe

- Trực tiếp quản lý và sử dụng xe được giao, hàng ngày phải vệ sinh sạch sẽ - Làm thêm một số việc của văn phòng khi cần.

* Nhân viên văn thư

- Đưa khách lên các phòng họp, đưa khách đi gặp lãnh đạo Tổng công ty - Phụ trách công tác văn thư - lưu trữ.

- Chế bản vi tính, phô tô và phát hành tài liệu.

* Chuyên viên văn phòng

- Phụ trách quản lý bến bãi gửi xe như: hợp đồng, thanh quyết toán, cấp phát tem xe…

- Làm thủ kho, chấm công cho CBNV.

- Quản lý và cấp phát trang thiết bị cho Tổ xe con.

- Làm thủ tục tạm ứng, thanh toán lương cho văn phòng.

- Soạn thảo hợp đồng kinh tế và một số văn bản được phân công.

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o