Đang tải... (xem toàn văn)
Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà tên giao dịch Quốc tế là: Song Da Construction Consunlting Company
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN LỜI NĨI ĐẦU Thực tập thực tế có vai trị quan trọng chương trình đào tạo Đại học chuyên ngành nhà trường nói chung, chuyên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phịng nói riêng Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn hàng năm khoa nhà trường tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập thực tế Qua đợt thực tập này, sinh viên rèn luyện thêm kỹ nghề nghiệp, củng cố kiến thức học đồng thời nâng cao lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm phong cách làm việc cán làm công tác văn thư, lưu trữ quản trị văn phòng Được đồng ý lãnh đạo Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà - Tổng Công ty Sông Đà, theo phân công khoa, tơi thực tập Phịng Tổ chức Hành cơng ty từ ngày 19/7/2007 Mặc dù nội dung thực tập phức tạp, thời gian thực tập có hạn với quan tâm tạo điều kiện đồng chí trưởng phịng, bảo hướng dẫn tận tình anh, chị cơng tác lâu năm phịng, giúp đỡ tận tình giáo viên hướng dẫn với nỗ lực thân tơi hồn thành tốt u cầu nội dung thực tập Thông qua nghiên cứu, khảo sát trực tiếp thực hành qua khâu nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ quản trị văn phịng Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà đã, hiểu lý thuyết thực hành tốt khâu nghiệp vụ Những thu hoạch thời gian thực tập trình bầy cụ thể báo cáo Mặc dù cố gắng thực tế công việc phức tạp, khả thể hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi mong tiếp thu ý kiến đóng góp, bảo thầy, giáo để báo cáo tơi hồn chỉnh Nhân xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán cơng nhân viên phịng Tổ chức Hành chính, Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà, Thầy giáo, THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Cơ giáo Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn tận tình giúp đỡ tơi hồn thành báo cáo THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYEÁN PHẦN THỨ NHẤT KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà tên giao dịch Quốc tế là: Song Da Construction Consunlting Company Có trụ sở đóng Km8 - Đường Nguyễn Trãi, Phường Thanh Xuân Nam - Thanh Xuân - Hà Nội Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà doanh nghiệp Nhà nước - đơn vị thành viên Tổng Công ty Sông Đà, tiền thân Trung tâm Thiết kế thành lập theo Quyết định số: 97/BXD-TCLĐ ngày 24/1/1986 Bộ trưởng Bộ Xây dựng Trụ sở đóng thị xã Hồ Bình, Tỉnh Hà Sơn Bình Nhiệm vụ Trung tâm Thiết kế phối hợp với chuyên gia Liên xô lập biện pháp thi công, thiết kế tổ chức thi công chi tiết, nghiên cứu bổ sung đề xuất biện pháp thi công hợp lý phù hợp với điều kiện, lực thi công thực tế cơng trường thuỷ điện Hồ bình đảm bảo chất lượng, đẩy nhanh tiến độ thi công, tiết kiệm ngun vật liệu, hạ giá thành cơng trình Tháng năm 1990 Trung tâm Thiết kế đổi tên thành Công ty Khảo sát Thiết kế xây dựng chuyên ngành trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà theo Quyết định số: 16/TCT-TCLĐ ngày 01 tháng năm 1990 Tổng Giám đốc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà với nhiệm vụ: Nhận thầu cơng trình từ khảo sát, thiết kế, thi cơng; thiết kế cải tạo, sửa chữa nâng cấp công trình; liên kết với đơn vị ngồi nước để thực dịch vụ xây dựng; cử chuyên gia tư vấn kỹ thuật xây dựng cho đơn vị ngồi nước THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Cơng ty đơn vị sản xuất kinh doanh hạch tốn độc lập, có tư cách pháp nhân có dấu riêng Đến thời điểm nhiệm vụ cơng ty Cơng trình Thuỷ điện Hồ Bình hồn thành, cơng ty rời trụ sở giao dịch nhà G9 - Phường Thanh Xuân Nam - Quận Thanh Xuân - Hà Nội đổi tên thành Công ty Khảo sát Thiết kế trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà theo Quyết định số: 139A/BXD-TCLĐ ngày 26 tháng năm 1993 Bộ trưởng Bộ Xây dựng việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước Đến tháng 06 năm 1995 Công ty Khảo sát Thiết kế lại đổi tên thành Công ty Tư vấn Khảo sát thiết kế theo Quyết định số 594/BXD-TCLĐ ngày 03/6/1995 Bộ trưởng Bộ Xây dựng Với định chức nhiệm vụ công ty mở rộng để phù hợp với chuyển đổi từ kinh tế bao cấp sang kinh tế thị trường nước giai đoạn Sau nhiều lần đổi tên cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ mới, tháng năm 2001 Công ty Tư vấn Khảo sát thiết kế đổi tên thành Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà trực thuộc Tổng Công ty Sông Đà theo Quyết định số: 1040/QĐ-BXD ngày 13 tháng năm 2001 Bộ trưởng Bộ Xây dựng Trên sở hợp đơn vị: Cơng ty Thiết kế tự động hố CODEMA, Trung tâm Thí nghiệm Miền Bắc, Trung tâm Thí nghiệm Miền Nam, Phòng Tư vấn Giám sát chất lượng xây dựng thiết bị, Phòng Dự án Tư vấn đấu thầu Công ty Tư vấn Khảo sát thiết kế Cùng với phát triển Tổng Công ty Sông Đà, trải qua gần 30 năm kể từ thành lập đến Công ty không ngừng củng cố phát triển đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Tổng Công ty mở rộng địa bàn hoạt động tăng sức cạnh tranh thị trường Từ cấu tổ chức có phịng nghiệp vụ đơn vị sản xuất (giai đoạn 1990) với nhiệm vụ Thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công hạng mục khu phụ trợ, hạng mục cơng trình chính, lập dự tốn thi cơng, dự tốn xây lắp cơng trình thuỷ điện Hồ Bình, Yaly, Sơng Hinh, Vĩnh Sơn cơng trình THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN thuỷ điện nhỏ khác Đến cấu tổ chức Công ty gồm có phịng chức đơn vị trực thuộc (Theo phụ lục 1), có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy sau: Chức Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà trực thuộc Tổng Công ty Sông Đà, doanh nghiệp hạch tốn độc lập, có dấu riêng, có tư cách pháp nhân Bễpây dựng cho phép mở rộng hoạt động tư vấn nước với ngành nghề kinh doanh Với chức cụ thể sau: - Lập dự án đầu tư xây dựng cơng trình dân dụng; kỹ thuật hạ tầng thị nhóm B, C; cơng trình giao thơng đường bộ; cơng trình sơng nhóm B, C; cơng trình thuỷ điện, thuỷ lợi đến cấp II - Khảo sát địa hình, địa chất cơng trình xây dựng - Thiết kế lập tổng dự tốn cơng trình dân dụng đến cấp II, cơng trình cơng nghiệp, cơng trình thuỷ lợi thuỷ điện nhóm B, C, nhóm A cơng trình giao thơng đường bộ, nhóm B, C cơng trình sơng - Thẩm định phần xây dựng thiết kế kỹ thuật cơng trình dân dụng, cơng nghiệp - Quản lý đầu tư xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp nhóm B, C - Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn đấu thầu hợp đồng kinh tế thiết kế, quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình dân dụng cơng nghiệp - Thiết kế trạm biến áp đường dây điện có cấp điện áp đến 110 kv Nhiệm vụ quyền hạn - Vốn tài sản, chịu trách nhiệm khoản nợ phạm vi số vốn công ty quản lý - Bảng cân đối kế toán, quĩ theo qui định Nhà nước hướng dẫn Tổng công ty - Điều lệ tổ chức hoạt đông, máy quản lý điều hành THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Cơng ty chịu quản lý Nhà nước, Bộ Xây dựng, quan bộ, Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, đồng thời chịu quản lý quan với tư cách quan thực quyền chủ sở hữu doanh nghiệp qui định khác pháp luật - Công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn tài sản đất đai, tài nguyên nguồn lực Tổng Công ty giao theo qui định điều lệ tổ chức, hoạt động Tổng Công ty quyền lực khác theo qui định pháp luật để thực mục tiêu, nhiệm vụ giao yêu cầu sản xuất kinh doanh Tổng Công ty Sông Đà - Cơng ty có quyền tự chủ kinh doanh tự chịu trách nhiệm tài theo qui định tài Tỏng cơng ty, chịu ràng buộc quyền lợi nghĩa vụ Tổng công ty theo qui định điều lệ tổ chức hoạt động củaTổng công ty - Tổ chức máy quản lý điều hành tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ Tổng công ty giao yêu cầu sản xuất kinh doanh Cơng ty - Cơng ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng cho thơi việc CBCNV đơn vị theo luật Lao động qui định khác pháp luật - Cơng ty có quyền xây dựng đề nghị Tổng công ty phê duyệt hình thức trả lương, biện pháp đảm bảo đời sống, điều kiện lao động cho CBCNV Cơng ty - Cơng ty có quyền kinh doanh ngành nghề phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ Tổng công ty giao - Công ty sử dụng vốn Tổng cong ty giao quĩ đơn vị, nguồn vốn vay Tổng công ty bảo lãnh, nguồn lao động khác theo pháp luật qui chế tài Tổng cơng ty, để phục vụ kịp thời nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nguyên tắc bảo toàn phát triển vốn - Cơng ty hình thành quỹ phát triển sản xuất, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi theo qui định Bộ tài qui chế tài Tổng cơng ty THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Cơng ty Tổng cơng ty uỷ quyền ký thực hợp đồng kinh tế với khách hàng nước Cơ cấu tổ chức Giám đốc công ty người đứng đầu máy giữ vai trò đạo chung theo chế độ luật định, đồng thời Giám đốc người chịu trách nhiệm kết hoạt động, sản xuất kinh doanh tồn cơng ty - Giúp việc cho Giám đốc Phó giám đốc phụ trách mặt Kinh tế, Kế hoạch Kỹ thuật Kế tốn trưởng tham mưu giúp Giám đốc tình hình tài tổ chức hạch tốn Cơng ty Các phòng ban chức gồm phòng Các trung tâm, chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc (9 đơn vị) II Thực trạng cơng tác quản trị hành văn phòng Khái quát Phòng Tổ chức Hành Theo định số:…………………………… Của Giám đốc cơng ty việc phê duyệt chức năng, nhiệm vụ phòng ban Cơng ty chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phịng Tổ chức hành qui định sau: Chức năng: - Phịng Tổ chức Hành có chức phục vụ đạo, điều hành lanh đạo Công ty cụ thể: - Tham mưu giúp Giám đốc công ty công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo, giải chế độ sách với người lao động, quản lý cơng tác hành quản trị, văn thư, lưu trữ, y tế bảo vệ - Giúp Giám đốc công ty lĩnh vực đối ngoại Nhiệm vụ: Để thực chức Phịng Tổ chức Hành có nhiện vụ sau: THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Nghiên cứu đề xuất tổ chức thực phương án xếp cải tiến tổ chức sản xuất quản lý - Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất, tổ chức thực qui hoạch cán bộ, đề bạt cán bộ, công tác tuyển dụng đào tạo, bổ xung cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất, quản lý - Tổ chức tiếp nhận, quản lý đội ngũ cán công nhân, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ nhân sự, giải đắn việc thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ chế độ theo Luật lao động, Nghị định, Pháp lệnh, sách khác người lao động - Thực chức nhận xét cán bộ, công tác nâng lương, nâng bậc giúp Giám đốc công ty giải đắn, hợp lý sách lao động tiền lương sách khác CBCNV - Thực rà sốt, trích nộp bảo hiểm xã hội định kỳ cho người lao động theo qui định Luật lao động - Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc, báo cáo việc thực văn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng - Quản lý toàn tài sản đất đai, nhà cửa, trang thiết bị dụng cụ văn phòng quan công ty - Tiếp nhận, quản lý công văn giấy tờ, tổ chức thực tốt công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu - Quản lý sử dụng dấu - Thực tốt công tác quản trị hành để đảm bảo cho máy quan Cơng ty hoạt động có hiệu cao - Tổ chức thực tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ quan - Quản lý điều hành tổ xe phục vụ đưa đón cán cơng tác đảm báo an tồn thời gian - Phục vụ nơi làm việc đồng chí lãnh đạo tiếp khách hội họp THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Mua sắm trang thiết bị văn phòng văn phòng phẩm - Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước quan - Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khoẻ vệ sinh phòng bệnh đặc biệt quan tâm đến đội ngũ cán công tác trường, mua bảo hiểm y tế, tổ chức khám sức khoẻ định kỳ hàng năm cho cán công nhân viên - Liên hệ với quyền địa phương nơi Cơng ty đóng trụ sở để giải vấn đề liên quan Quyền hạn: Để thực tốt chức nhiệm vụ mình, Phịng tổ chức hành phải quan hệ chặt chẽ với phòng ban Công ty, đợn vị trực thuộc Công ty để đạo, hướng dẫn, nhắc nhở công tác nghiệp vụ văn phòng lĩnh vực mà Lãnh đạo phân công Được uỷ quyền ký văn như: Báo cáo cơng tác văn phịng hàng tháng, q, năm; loại cơng văn đơn đốc nhắc nhở phịng ban, đơn vị trực thuộc thực ý kiến đạo lãnh đạo Công ty; ký thông báo, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đường Được chủ động bố trí, xếp nhân lực Phịng để phát huy tốt lực cán công nhân viên đạt hiệu cao công việc Cơng tác quản trị hành văn phịng 2.1 Cách bố trí nơi làm việc Phịng Tổ chức Hành công ty tách làm hai phận: Bộ phận tổ chức lao động phận hành Văn phịng phận hành nơi để xử lý công văn giấy tờ, đồng thời máy giúp việc cho lãnh đạo công ty Thông qua văn phịng chủ trương, sách, thị cấp đến phận, phòng ban đơn vị đồng thời thông tin từ cấp gửi lên để phản ánh tình hình, xin ý kiến đạo chuyển qua văn phòng để xử lý, phân loại, tổng hợp gửi lên cấp giúp cho Lãnh đạo nắm tình hình hoạt động, sản xuất THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN kinh doanh đơn vị trực thuộc, qua tìm biện pháp cần thiết để điều chỉnh, bổ sung kịp thời Phòng Tổ chức Hành bố trí nơi làm việc tầng nên thuận tiện cho việc giao nhận công văn, tài liệu đón tiếp khách đến liên hệ cơng tác (phụ lục 2) Hiện phòng làm việc tồn quan cơng ty bố trí theo kiểu văn phịng đóng, tách riêng phận tạo yên tĩnh tập trung cao độ làm việc, phát huy khả tư tính độc lập số phận nghiệp vụ trung tâm thiết kế, an tồn cho việc giữ gìn bí mật, thơng tin Bố trí văn phịng theo kiểu đòi hỏi ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm, kỷ luật lao động cao hiệu lao động lớn Tuy nhiên có hạn chế khó khăn việc quản lý lao động, xin ý kiến đạo Lãnh đạo phòng Lãnh đạo cơng ty; tốn nhiều diện tích; khơng thuận lợi cần phối hợp phòng ban, phận để giải cơng việc 2 Cách tổ chức lao động Phòng Tổ chức Hành gồm 18 người, có Trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc cơng ty tồn cơng tác phịng; phó phịng trực tiếp quản lý điều hành phận Tổ chức lao động; phó phịng trực tiếp điều hành phận Hành chính; phận phịng hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ phân công Hiện phận hành nằm Phịng Tổ chức Hành gồm 14 đồng chí: cán quản lý sử dụng dấu kiêm trực điện thoại, fax, phục vụ họp hành, hội nghị; cán phụ trách quản lý, tiếp nhận chuyển giao tài liệu, cơng văn đến, báo chí kiêm thủ kho; cán đảm nhiệm công tác lưu trữ, chuyển giao tài liệu thiết đơn vị thi công kiêm thêm việc quản lý hồ sơ cán bộ, sổ bảo hiểm CBCNV tồn Cơng ty; lái xe, nhân viên phục vụ, nhân viên phụ trách việc phơtơ in ấn tài liệu cho tồn Cơng ty Nhìn chung cách tổ chức lao động phòng chưa hợp lý nên hiệu chưa cao 2.3 Trang thiết bị văn phịng 10 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Cơng tác văn thư giải cơng văn đi, công văn đến tổ chức thực tương đối tốt, chu đáo theo quy trình, theo quy định Điều lệ công tác công văn giấy tờ, văn hướng dẫn Cục Lưu trữ Nhà nước Hạn chế: Bên cạnh ưu điểm việc làm công tác văn thư Cơng ty cịn số tồn tại: - Cơng tác văn thư chưa thực quan tâm trọng, cách xếp lao động Phòng Tổ chức hành chưa hợp lý hiệu chưa cao - Công tác kiểm tra, đôn đốc Phịng Tổ chức Hành chưa thường xun, kiên nên số vấn đề sai sót việc soạn thảo văn kéo dài nên ảnh hưởng lớn đến công tác lưu trữ - Công tác lập danh mục hồ sơ lưu trữ hành chưa triển khai tốt chưa có đạo cụ thể lãnh đạo công ty việc Do chưa có cán văn thư chuyên trách nên việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa thực - Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu hạn chế, chưa xây dựng hệ thống công cụ tra cứu để phục vụ tra tìm tài liệu - Cơng tác xác định giá trị tài liệu chưa thực - Việc ứng dụng công nghệ tin học công tác quản lý hành cơng tác cơng văn giấy tờ nên chưa đáp ứng so với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý Kiến nghị khắc phục: - Sắp xếp lao động hợp lý để phát huy khả cán Phịng (ví dụ: Cán văn thư phải đảm nhiệm: quản lý sử dụng dấu, tiếp nhận chuyển giao tài liệu công văn đi, đến, quản lý máy fax ; Cán hành phải đảm nhiệm: phục vụ họp, hội nghị, thủ kho ) - Để thực việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hành cần phải có đơn đốc, đạo trực tiếp Lãnh đạo Cơng ty, Phịng Tổ chức Hành 30 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Văn thư cần phải tham mưu cho Lãnh đạo việc lập danh mục hồ sơ hàng năm, hướng dẫn cho cán làm công tác chuyên môn làm công tác công văn giấy tờ lập hồ sơ công việc, thu nộp hồ sơ theo quy định - Cần tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư để nâng cao trình độ cho cán phòng ban để tránh soạn thảo văn sai thể thức - Đôn đốc thực tốt quy trình soạn thảo, trình duyệt ban hành văn đảm bảo thể thức, pháp luật; giảm đến mức tối đa văn không rõ trách nhiệm, không thẩm quyền, nội dung không rõ ràng Từng bước cải tiến áp dụng mơ hình tiên tiến, điển hình kinh nghiệm tốt cơng tác hành - Tiếp tục bổ sung, hồn thiện quy chế làm việc, quy chế quản lý công văn giấy tờ - Đề xuất với lãnh đạo công ty trọng đến việc đầu tư, nâng cấp hệ thống tin học ứng dụng công tác văn thư Công tác lưu trữ Ưu điểm: Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà doanh nghiệp chuyên tư vấn, thiết kế cơng trình thuỷ điện trọng điểm, chế thị trường cạnh tranh để tồn phát triển nhằm đưa Tổng Công ty Sông Đà thành tập đoàn kinh tế mạnh Được quan tâm Lãnh đạo công ty công tác lưu trữ, điều thể việc công ty ký ban hành áp dụng quy trình tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Quy trình phần thúc đẩy công tác lưu trữ Công ty vào quy củ, nề nếp Công ty thành lập phịng lưu trữ quan, có điều kiện tổ chức thu thập bảo quản tài liệu hồ sơ công trình Phịng Lưu trữ trang bị thiết bị cần thiết để bảo vệ an toàn tài liệu như: giá, tủ để tài liệu, loại cặp, bàn ghế, số sách ghi chép 31 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Phụ trách phận lưu trữ cán có kinh nghiệm, chu đáo, cẩn thận có tinh thần trách nhiệm cao phẩm chất nghề nghiệp Hạn chế: - Hệ thống văn hướng dẫn đạo cơng tác lưu trữ cịn chưa phát huy tác dụng - Chưa có cán chuyên trách, cịn kiêm nhiệm - Vì điều kiện tài cịn hạn hẹp, trình độ chun mơn cịn hạn chế nên chưa tổ chức chỉnh lý tài liệu nhiều tài liệu trùng thừa - Phương án phân loại tài liệu theo Cơ cấu tổ chức - Thời gian áp dụng cho khối tài liệu khoa học kỹ thuật làm tài liệu bị xé lẻ - Công tác xác định giá trị tài liệu chưa thực nên chưa có bảng kê thời hạn bảo quản loại tài liệu - Việc ứng dụng tin học hạn chế dừng lại việc lập mục lục hồ sơ Kiến nghị biện pháp khắc phục: - Tăng cường công tác tuyên truyền cho cán công nhân viên Công ty hiểu rõ tác dụng tầm quan trọng tài liệu lưu trữ - Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu - Kịp thời ban hành văn hướng dẫn, quy định thực cụ thể công tác công văn giấy tờ, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào kho lưu trữ quan - Đưa việc thực quy định công tác văn thư lưu trữ quan thành tiêu bắt buộc cán làm công tác liên quan đến công văn giấy tờ phải thực nghiêm túc công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ thực nhiệm vụ chun mơn - Tạo điều kiện cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ - Cần lập kế hoạch thu thập, chỉnh lý khoa học tài liệu - Trang bị đầy đủ phương tiện làm việc cần thiết cho cơng tác lưu trữ 32 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Trên số kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà, để đáp ứng yêu cầu ngày phát triển công ty xã hội 33 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN PHẦN THỨ III CÁC PHỤ LỤC I Lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử Phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà Lịch sử đơn vị hình thành phông Tổng Công ty Sông Đà mà tiền thân Công ty Xây dựng Thuỷ điện Thác Bà ((Tỉnh Yên bái) trực thuộc Bộ Xây dựng Do nhu cầu điện quốc gia địi hỏi ngày cao, Cơng ty Xây dựng Thuỷ điện Thác Bà chuyển Hoà Hình để xây dựng Nhà máy thuỷ điện Sơng Đà nên đổi tên thành Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sơng Đà Thuỷ điện Sơng Đà cơng trình kỷ xếp vào nhà máy thuỷ điện lớn giới nhà máy thuỷ điện lớn Đơng Nam Á Cũng tầm quan trọng cơng trình kỷ mà Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà đổi tên thành Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà với vạn cán công nhân viên Đại hội VI Đảng định đưa đất nước ta chuyển đổi từ kinh tế bao cấp sang kinh tế thị trường Để trì phát huy kinh nghiệm quí báu đội ngũ cán bộ, kỹ sư công nhân xây dựng thuỷ điện, để đảm bảo đời sống CBCNV, giải hậu Sông đà, từ Tổng công ty chuyên xây dựng thuỷ điện Tổng công xây dựng thuỷ điện Sông đà trở thành Tổng cơng ty đa dạng hố ngành nghề như: xây dựng thuỷ điện, thuỷ lợi, cơng trình dân dụng, cơng trình giao thơng Cũng mà Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà thành lập để thực nhiệm vụ tư vấn thiết kế phục vụ xây dựng công trình Tổng cơng ty làm chủ đầu tư Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà mà tiền thân Trung tâm Thiết kế kỹ thuật thi công dự toán kinh tế (được thành lập theo Quyết định số: 97/BXDTCLĐ ngày 24 tháng năm 1986) trực thuộc Tổng Cơng ty Xây dựng Thuỷ điện Sơng Đà, có trụ sở đặt khu vực thị xã Hồ Bình - Hà Sơn Bình Sau nhiều lần đổi tên cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ sở hợp đơn vị: Công ty Thiết kế tự động hố CODEMA, Trung tâm Thí nghiệm Miền bắc, 34 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Trung tâm Thí nghiệm Miền trung, Phịng Tư vấn giám sát chất lượng xây dựng, Phòng Dự án Tư vấn đấu thầu với Công ty Tư vấn Khảo sát thiết kế Để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ Tổng công ty giao, từ Trung tâm Thiết kế thường trực có 30 người, đến Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà có đội ngũ cán bộ, kỹ sư hùng hậu giàu kinh nghiệm với 668 cán cơng nhân viên (trong có 592 người tốt nghiệp đại học, 12 người có thạc sĩ), chia cho Phịng ban,Trung tâm, chi nhánh, xí nghiệp để trực tiếp tham gia thiết kế, giám sát cơng trình mà Tổng cơng ty Nhà nước giao Qua trình hoạt động phát triển nên khối tài liệu khoa học tương đối lớn quan tâm Lãnh đạo công ty qua việc xây dựng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng Quốc tế ISO 9001:2000 có biểu mẫu BM-TCHC-09, BM-TCHC-11, BM-TCHC-12 việc danh mục hồ sơ kỹ thuật đưa lưu, phiếu mượn theo dõi giao mượn hồ sơ Từ Phịng lưu trữ Công ty tư vấn xây dựng Sông đà bước vào nề nếp, quy củ theo tiêu chuẩn Nhà nước Lịch sử phông Qua lịch sử đơn vị hình thành phơng cho thấy Cơng ty tư vấn xây dựng Sông đà doanh nghiệp Nhà nước chuyên hoạt động lĩnh vực tư vấn, thiết kế cơng trình thuỷ điện, thuỷ lợi, cơng trình dân dụng q trình hoạt động mình, Cơng ty sản sinh khối lượng tài liệu đa dạng, phong phú có ý nghĩa kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật ý nghĩa khác bảo quản kho lưu trữ cơng ty Các loại tài liệu hình thành q trình hoạt động Cơng ty chia làm loại sau: - Tài liệu hành chính: Đây loại tài liệu hình thành trình hoạt động quản lý điều hành sản xuất kinh doanh Công ty Về tên loại tài liệu chủ yếu là: Quyết định, giấy giao nhiệm vụ SXKD, điều lệ, qui chế, qui định, 35 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN biên bản, kế hoạch, tờ trình, đề án, cơng văn hành Trong nhiều Quyết định, Giao nhiệm vụ, Cơng văn hành - Tài liệu khoa học kỹ thuật: Đây loại tài liệu chủ yếu chiếm khối lượng lớn kho lưu trữ Công ty Là loại tài liệu phản ánh hoạt động khoa học kỹ thuật, tiêu chuẩn định mức kinh tế kỹ thuật; vẽ thiết kế, thi công cơng trình; khái tốn, dự tốn cơng trình; tài liệu khảo sát địa chất cơng trình; báo cáo khoa học kỹ thuật - Tài liệu ảnh: ghi lại hoạt động trình khảo sát, thi cơng xây dựng cơng trình (loại tài liệu không nhiều) Phông lưu trữ Công ty Tư vấn xây dựng Sông đà phông mở Cơng ty hoạt động nên tài liệu bổ xung thêm hàng năm II Phương án phân loại phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà Trên sở kết khảo sát thực tế, xây dựng phương án phân loại cho phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà Do đặc thu tài liệu hình thành công ty, tài liệu gồm hai loại: Tài liệu hành tài liệu khoa học kỹ thuật Do đó, phương án phân loại tối ưu là: Cơ cấu tổ chức-Thời gian (áp dụng tài liệu hành chính) Phân theo cơng trình (đối với tài liệu khoa học kỹ thuật) Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ bảng kê dự kiến nhóm tài liệu phơng, phân loại xếp theo trật tự định dùng làm xếp tài liệu phơng đó, tiến hành bước gồm nhiều mức độ: Nhóm bản, nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ (đơn vị bảo quản) Các nhóm bao qt tồn tài liệu phông dựa đặc trưng chủ yếu về: Cơ cấu tổ chức, thời gian, mặt hoạt động Thứ tự xếp nhóm tài liệu phông tuân thủ theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ xuống dưới, từ quan trọng nhiều đến quan trọng ít, theo thời gian, theo mối liên hệ lịch sử hay logic tài 36 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN liệu Các đơn vị bảo quản phạm vi nhóm tài liệu xếp hợp lý theo tầm quan trọng nội dung tài liệu Theo phương án phân loại trên, khối tài liệu thuộc phông lưu trữ cơng ty chia thành nhóm sau: A Đối với tài liệu hành chính: Trước tiên tài liệu chia thành nhóm theo cấu tổ chứ, sau tài liệu đơn vị chia nhóm the năm Tiếp theo tuỳ thuộc vào tình hình thực tế tài liệu nhóm để phân thành đơn vị bảo quản Cụ thể gồm có nhóm sau: - Nhóm tài liệu vân đề chung + Báo cáo tổng kết tháng + Báo cáo tổng kết quý + Báo cáo tổng kết năm - Nhóm tài liệu Phịng Tổ chức Hành + Tài liệu tổ chức máy + Tài liệu cán + Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng cán + Tài liệu thi đua khen thưởng - Nhóm tài liệu Phịng Kinh tế Kế hoạch + Tài liệu hướng dẫn chung kế hoạch SXKD + Kế hoạch loại + Chỉ tiêu kế hoạch giao + Tài liệu giao tiêu kế hoạch cho đơn vị trực thuộc + Báo cáo thực - Nhóm tài liệu Phịng Tài Kế tốn + Tài liệu hướng dẫn đạo nghiệp vụ tài kế tốn + Tài liệu thu + Tài liẹu chi 37 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN + Báo cáo tốn - Nhóm tài liệu Phịng Dự án + Các loại dự án - Nhóm tài liệu Phịng Quản lý kỹ thuật B Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật Đây nhóm tài liệu có số lương tương đối nhiều phức tạp, nhiên theo phương án phân loại khối tài liệu chia thành nhóm sau: Nhóm tài liệu cơng trình nhóm A Nhóm tài liệu cơng trình nhóm B Nhóm tài liệu cơng trình nhóm C III Bảng kê tài liệu cần bảo quản lâu dài, vĩnh viễn Hộp số Hồ Từ ngày sơ số Số Thời đến ngày tờ Tiêu đề hồ sơ gian Bảo quản 1 Văn việc thành lập 10.1985 Công ty 34 12.2002 Vĩnh viễn Đăng ký ngành nghề kinh 15.2.1986 60 Vĩnh doanh viễn Tài liệu thành lập chi 20.2.1990 126 Vĩnh nhánh, xí nghiệp trực thuộc Kế hoạch, báo cáo kết 12.1986 SXKD 12.2002 314 Lâu dài 12.2002 Kế hoạch, báo cáo hoạt động 12.1986 cơng tác Cơng đồn viễn 12.2002 38 Lâu dài Ghi THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN IV Bảng kê tài liệu trùng, thừa, hết giá trị (Từ 2001 – 2003) Nội dung tài liệu Tác giả văn Ghi lượng TT Số Công văn giao dịch hành Cơng ty, quan khác 291bản Lịch làm việc Lãnh đạo TCT Văn phòng TCT 184bản Báo cáo tháng, quí đơn vị Các đơn vị trực thuộc 301bản Thông báo giới thiệu chức danh TCT, đơn vị TCT 132bản Thư, giấy mời họp, hội thảo Công ty, TCT, đơn 02 cặp vị TCT quan khác Kế hoạch công tác tuần Các phịng ban Cơng ty 01 cặp phịng ban Cơng ty Thơng báo khám sức khoẻ định Phịng Tổ chức hành 55bản kỳ cho CBCNV Thơng báo tiêu chuẩn bồi dưỡng Phòng Tổ chức hành 121bản nhân ngày lễ, tết Qui định giấc làm việc Văn phòng TCT 93bản V Một số mẫu bìa hồ sơ, mục lục văn bản, chứng từ kết thúc…vv… 39 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN CƠNG TY TƯ VÂN XÂY DỰNG SƠNG ĐÀ PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH * HỒ SƠ QUYẾT ĐỊNH TIẾP NHẬN VÀ THỬ VIỆC NĂM 2002 (Từ 01/01/2002 đến 31/12/2002) Hồ sơ gồm: 56 tờ Phông số: Mục lục số: Thời hạn bảo quản: Lâu dài Hồ sơ số: 12 40 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN MỤC LỤC VĂN BẢN TRONG HỒ SƠ Số Số ký hiệu Ngày Tác TT văn tháng văn giả Trích yếu nội dung văn Số Ghi tờ Tiếp nhận thử việc 02 Bản ông: Nguyễn văn A Tiếp nhận thử việc 02 Bản Bà: Trần thị B 01/SDCCC- 15/01/200 TCHC 02/SDCCC- 22/01/200 TCHC 48 40/SDCCC- Tiếp nhận thử việc 01 Bản TCHC ông: Lê Đức Hải TCHC TCHC CHỨNG TỪ KẾT THÚC Hồ sơ số: 12 (Mười hai) Gồm: 56 Tờ (Năm sáu) Mục lục văn có: 02 Tờ (Khơng hai) Tờ kết thúc: 01 Tờ (Không một) Hồ sơ hầu hết đánh máy vi tính giấy trắng Bãi Bằng, khổ A4, chính, nguyên vẹn Ngày tháng năm Người lập (Ký ghi rõ họ tên) 41 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN CƠNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SÔNG ĐÀ Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH -oOo - DANH MỤC HỒ SƠ Năm 2001- 2003 Số ký Tiêu đề hồ sơ Thời hạn Người lập hồ Ghi hiệu hồ sơ bảo quản 01TCHC Báo cáo công tác cán năm Tạm thời sơ Trần văn X 2001 02TCHC Báo cáo quy hoạch cán Lâu dài Trần văn X 2002 03TCHC Hồ sơ thành lập Chi Vĩnh viễn Lê thị H nhánh, Xí nghiệp 04TCHC Quyết định bổ nhiệm, miễn Lâu dài Lê thị H nhiệm 05TCHC Quy chế làm việc Công ty Vĩnh viễn Trần văn X đơn vị trực thuộc Danh mục có 12 hồ sơ, gồm: 04 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 07 hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài 01 hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời 42 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU PHẦN THỨ NHẤT KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chức Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức II Thực trạng công tác quản trị hành văn phịng Khái quát Phòng Tổ chức Hành Cơng tác quản trị hành văn phịng 2.1 Cách bố trí nơi làm việc 2 Cách tổ chức lao động 10 2.3 Trang thiết bị văn phòng 10 PHẦN THỨ HAI 12 CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 12 TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ 12 I Công tác văn thư 12 Tổ chức biên chế 12 Soạn thảo ban hành văn 13 Quản lý công văn - đến 15 3.1 Đối với công văn 15 Đối với công văn đến 16 43 THÖ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Quản lý sử dụng dấu 18 Lập hồ sơ lưu hồ sơ 19 II Công tác lưu trữ 20 Vài nét phông lưu trữ đạo Lãnh đạo cơng ty 20 Tình hình tổ chức khoa học bảo quản tài liệu lưu trữ 21 2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu 21 2.2 Công tác phân loại tài liệu 22 2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 23 2.4 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 24 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 25 Ứng dụng tin học công tác lưu trữ 26 III Kết thực tập thực tế 27 IV Nhận xét, kiến nghị biện pháp khắc phục 29 Công tác văn thư 29 Công tác lưu trữ 31 PHẦN THỨ III CÁC PHỤ LỤC 34 I Lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử Phơng lưu trữ Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà 34 Lịch sử đơn vị hình thành phơng 34 Lịch sử phông 35 II Phương án phân loại phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà 36 A Đối với tài liệu hành chính: 37 B Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật 38 III Bảng kê tài liệu cần bảo quản lâu dài, vĩnh viễn 38 IV Bảng kê tài liệu trùng, thừa, hết giá trị (Từ 2001 – 2003) 39 V Một số mẫu bìa hồ sơ, mục lục văn bản, chứng từ kết thúc…vv… 39 44 ... NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Tư vấn Xây dựng Sông. .. CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chức Nhiệm. .. việc thực Quản lý công văn - đến Công văn đi, công văn đến Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà tập trung đầu mối văn thư Phòng Tổ chức Hành 3.1 Đối với cơng văn Việc quản lý công văn văn thư quan thực