i TIN HỌC CĂN BẢN C¬ b¶n vÒ so¹n th¶o v¨n b¶n NHÀ XUẤT BẢN GIÁO DỤC Microsoft ® 381-2006/CXB/6-748/GD Mã số: PTK65B6 iii Mục lục Làm quen với Word 5 Khởi động Word 5 Cửa sổ Word 7 Nhập nội dung văn bản 10 Lưu văn bản 11 Đóng văn bản và thoát khỏi Word 13 Tổng kết bài học 14 Câu hỏi kiểm tra 14 Thực hành 15 Biên tập văn bản 16 Mở tập tin văn bản hiện có 16 Di chuyển trong văn bản 18 Hiển thị các phần văn bản 19 Chèn nội dung vào văn bản 20 Chọn văn bản 20 Xóa và khôi phục nội dung đã xóa 22 Tạo thư mục 24 Lưu văn bản với tên khác 25 Tổng kết bài học 25 Câu hỏi kiểm tra 26 Thực hành 26 Mẫu và sử dụng mẫu 28 Sử dụng mẫu trong Word 28 Tạo mẫu cho riêng bạn 31 Tạo mẫu từ một mẫu 34 Tổng kết bài học 35 Câu hỏi kiểm tra 35 Thực hành 35 Định dạng văn bản 36 Dùng thanh công cụ để định dạng văn bản 36 Áp dụng các định dạng ký tự khác 39 Căn thẳng hàng đoạn văn bản 40 Sao, cắt và dán văn bản 42 Dùng tính năng kéo và thả để di chuyển và sao 43 Sử dụng Office Clipboard 44 Áp dụng kiểu 47 Xem trước văn bản 50 In văn bản 51 Tổng kết bài học 52 Câu hỏi kiểm tra 52 Thực hành 53 Định dạng đoạn văn 54 Định dạng đoạn văn 54 Thiết đặt điểm dừng 59 Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu và số thứ tự 64 iv Cơ bản về soạn thảo văn bản Định dạng văn bản theo cột 67 Tổng kết bài học 75 Câu hỏi kiểm tra 76 Thực hành 76 Thiết kế trang 78 Đặt lề trang 79 Chèn số trang 81 Chèn đầu trang và chân trang 82 Thay đổi hướng của trang 84 Tổng kết bài học 85 Câu hỏi kiểm tra 85 Thực hành 86 Các công cụ hỗ trợ biên tập 87 Kiểm tra chính tả 87 Kiểm tra lỗi ngữ pháp 90 Tìm kiếm trong văn bản 92 Thay thế 94 Chèn ngày và giờ 96 Chèn ký tự đặc biệt 98 Thêm chú thích 99 Tổng kết bài học 102 Câu hỏi kiểm tra 102 Thực hành 102 Đồ họa trong văn bản 103 Chèn ảnh từ tập tin 103 Chèn ảnh từ Clip Gallery 105 Chỉnh sửa kích thước ảnh 106 Điều chỉnh vị trí ảnh 109 Tổng kết bài học 110 Câu hỏi kiểm tra 110 Thực hành 110 Tạo và làm việc với bảng 111 Tạo bảng 112 Di chuyển và chọn trong bảng 116 Gộp các ô trong bảng 118 Chèn và xóa các cột và hàng 121 Tổng kết bài học 123 Câu hỏi kiểm tra 124 Thực hành 124 Word và web 125 Gửi văn bản dưới dạng đính kèm thư điện tử 125 Xem văn bản trong chế độ Web Page Preview 128 Lưu văn bản Word dưới dạng trang web 129 Tổng kết bài học 131 Câu hỏi kiểm tra 131 Thực hành 131 5 Làm quen với Word Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:  Khởi động Word và quen thuộc với cửa sổ của Word.  Nhập nội dung văn bản.  Lưu tài liệu.  Đóng tài liệu và ra khỏi Word. Ngày nay hầu hết các thư từ giao dịch cá nhân và văn bản chuyên môn được tạo bằng máy tính với việc sử dụng chương trình xử lý văn bản. Chương trình xử lý văn bản giúp việc tạo ra tài liệu dễ dàng và chính xác hơn. Microsoft® Word là một chương trình xử lý văn bản như vậy. Với Microsoft Word, ngoài việc dễ dàng tạo ra mọi loại văn bản, bạn cũng có thể thêm đồ họa vào văn bản và dùng các chương trình Microsoft Office khác để đưa dữ liệu vào văn bản Word. Word không chỉ là công cụ thuận tiện giúp tiết kiệm thời gian, mà còn cho phép kiểm tra chính tả và xem văn bản trước khi in. Không còn phải gõ lại văn bản chỉ vì một hay hai lỗi. Word cho phép chỉnh sửa nhanh chóng văn bản và cho kết quả một cách chuyên nghiệp. Bài này sẽ giới thiệu cách khởi động và nhận diện các thành phần trong cửa sổ Word, như thanh bảng chọn và các thanh công cụ. Khởi động Word Cũng như với các chương trình khác, có nhiều cách bắt đầu Word. Một cách đơn giản là bạn bắt đầu bằng việc nháy nút Start bên trái thanh công việc. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn khởi động Word. 1. Nháy Start trên thanh công việc. Bảng chọn Start xuất hiện. 2. Trên bảng chọn Start, trỏ vào All Programs. Bảng chọn Programs xuất hiện, hiển thị tất cả các chương trình trên máy tính, kể cả Word. 6 Cơ bản về soạn thảo văn bản 3. Nháy Microsoft Word để bắt đầu Word. Sau khi Word được khởi động, chương trình xuất hiện trong cửa sổ riêng của nó với một văn bản mới, trống. Cửa sổ là một miền của màn hình được dùng để hiển thị chương trình hay văn bản. Mọi cửa sổ đều có các thành phần chung, bao gồm các thanh cuốn và thanh công cụ. Văn bản là một phần công việc độc lập được tạo ra bằng chương trình. Nói cách khác, cửa sổ Word và từng văn bản đều được hiển thị trong các cửa sổ tách biệt. Có thể dùng Word để mở nhiều tài liệu (do đó nhiều cửa sổ tài liệu) một lúc. Như với mọi chương trình chạy trên Microsoft Windows, bạn có thể điều chỉnh kích thước của cửa sổ Word và cửa sổ văn bản bằng các nút Minimize và Restore Down/Maximize và đóng cửa sổ Word hay cửa sổ văn bản bằng nút Close . Khi tối thiểu hóa cửa sổ tài liệu bằng nút Minimize , cửa sổ tài liệu thu lại thành một nút trên thanh công việc. Tài liệu này vẫn mở, bạn chỉ không thấy nó. Làm quen với Word 7 Cửa sổ Word chứa các thành phần đồ họa giúp cho việc sử dụng chương trình, kể cả bảng chọn, thanh công cụ và các nút lệnh. Làm quen với các thành phần trong cửa sổ Word sẽ tiết kiệm nhiều thời gian khi làm việc. Lưu ý Bạn cũng có thể bắt đầu Word bằng cách nháy đúp vào biểu tượng tắt Word trên màn hình. Để tạo biểu tượng tắt, nháy nút Start, trỏ vào All Programs, nháy chuột phải vào Microsoft Word, trỏ vào Send To và nháy Desktop. Biểu tượng tắt là một biểu tượng với mũi tên cong ở góc trái. Cửa sổ Word Nhiều thành phần trong cửa sổ Word giống như các thành phần trong cửa sổ của chương trình Windows khác. Hình sau đây minh họa các yếu tố trong cửa sổ Word. 8 Cơ bản về soạn thảo văn bản  Thanh tiêu đề: Dòng trên cùng của cửa sổ là thanh tiêu đề. Nó được đặt ở đỉnh của cửa sổ, hiển thị tên của ứng dụng và tên của tài liệu hiện thời. (Đối với hộp thoại là tên hộp thoại).  Thanh bảng chọn: Dòng liệt kê tên các bảng chọn sẵn có trong Word. Bảng chọn là danh sách các lệnh hay tùy chọn sẵn có. Thanh bảng chọn được đặt ngay dưới thanh tiêu đề.  Thanh công cụ chuẩn: Thanh công cụ cung cấp việc truy nhập nhanh chóng vào các chức năng soạn thảo thường dùng. Chẳng hạn, trên thanh công cụ chuẩn, nút cần nháy khi muốn lưu văn bản có biểu tượng đĩa mềm . Thanh công cụ chuẩn được đặt ngay dưới thanh bảng chọn.  Thanh công cụ định dạng: Đây là thanh công cụ cung cấp các nút lệnh để truy nhập nhanh chóng vào các chức năng định dạng thường dùng. Tên của các nút lệnh được hiển thị khi con trỏ chuột được đặt trên chúng.  Điểm chèn: Một vệt thẳng đứng nhấp nháy trong cửa sổ văn bản chỉ ra nơi ký tự tiếp theo sẽ xuất hiện khi được gõ từ bàn phím.  Miền chọn: Miền giữa cạnh bên trái của cửa sổ và cạnh bên trái của văn bản. Bạn đưa con trỏ chuột vào miền chọn và nháy chuột để chọn toàn bộ dòng văn bản. Con trỏ đổi thành mũi tên trỏ sang phải khi nó được đưa vào miền chọn.  Thước: Thước được hiển thị dưới thanh công cụ dùng để thay đổi mức thụt lề của các đoạn văn, đặt lại lề trang (vùng để trống giữa cạnh của giấy và văn bản) và điều chỉnh chiều rộng của cột. Thước được chia theo đơn vị thường là cm.  Thanh cuốn: Các thanh cuốn được dùng để hiển thị các vùng khác nhau của văn bản. Thanh cuốn đứng được đặt dọc theo cạnh bên phải của cửa sổ và thanh cuốn ngang được đặt dưới cửa sổ, ngay ở trên thanh trạng thái.  Nút di chuyển: Các nút , , , , trên thanh cuốn đứng được dùng để di chuyển các vùng văn bản theo những cách khác nhau.  Thanh trạng thái: Thanh trạng thái đáy cửa sổ hiển thị thông tin về văn bản hiện thời và trạng thái thực hiện lệnh của chương trình. Làm quen với Word 9  Nút cực tiểu hóa: Nút ở góc trên bên phải cửa sổ thu cửa sổ thành một nút trên thanh công việc Windows.  Nút Maximize/Restore Down: Nút ở góc trên bên phải cửa sổ chuyển đổi giữa việc hiển thị cửa sổ theo kích cỡ cực đại và phục hổi cửa sổ về kích thước trước đó.  Nút Close: Nút cũng ở góc trên bên phải cửa sổ và đóng cửa sổ hay ứng dụng hiện thời.  ScreenTip: Thông tin mục trợ giúp hiển thị tên nút lệnh khi để con trỏ chuột nằm trên nút lệnh hay đối tượng trên màn hình.  Ngăn công việc: Word tổ chức các lệnh có liên quan tới một công việc chung trong các ngăn công việc. Đó là cửa sổ nhỏ ngay bên phải vùng hiển thị văn bản. Chẳng hạn, khi bắt đầu Word, ngăn New Document, chứa các lệnh liên quan đến việc mở và tạo văn bản được hiển thị. Bạn có thể cho hiện hay ẩn bất kỳ ngăn công việc nào khi bạn muốn bằng cách mở bảng chọn View, nháy Task Pane và nháy lệnh hiển thị hay ẩn ngăn công việc. Lưu ý Ngăn công việc được mở mỗi lần bắt đầu Word và tự động đóng lại khi bạn mở văn bản. Nếu không muốn ngăn công việc xuất hiện mỗi lần bắt đầu Word, hãy xóa đánh dấu trong ô Show at Startup trong ngăn đó. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn hiển thị thông tin (ScreenTips) về vài nút lệnh và đối tượng màn hình để làm quen với Word. 1. Đặt con trỏ chuột lên trên nút New Blank Document trong vài giây, nhưng không nháy. Một ScreenTip màu vàng nhỏ xuất hiện, hiển thị các từ New Blank Document. 2. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Một ScreenTip màu vàng nhỏ xuất hiện, hiển thị từ Save. 10 Cơ bản về soạn thảo văn bản 3. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Previous Page trên thanh cuốn đứng. ScreenTip xuất hiện. 4. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Next Page . ScreenTip xuất hiện. 5. Trên thanh trạng thái, đặt con trỏ chuột lên trên nút Overtype . Một ScreenTip màu vàng nhỏ được hiện ra, hiển thị từ Overtype. Trong chế độ Overtype, các ký tự hiện có lần lượt bị xóa và thay bằng các ký tự gõ mới. Nhập nội dung văn bản Văn bản được tạo ra bằng việc gõ từ bàn phím. Khi gõ các ký tự vào văn bản, bạn không phải nhấn Enter ở cuối mỗi dòng. Word tự động xuống dòng sang dòng tiếp khi điểm chèn đạt tới lề phải. Bạn nhấn Enter chỉ khi bạn muốn bắt đầu một đoạn mới hay chèn thêm dòng trống. Ngầm định, Word dùng các lề trang trái và phải cỡ 1,25 inch, lề đỉnh và đáy cỡ 1 inch theo mặc định, tuy nhiên, các khoảng cách lề trang có thể đặt lại. Công nghệ thông tin và giao tiếp được coi là công cụ để giúp sự phát triển của con người [...]... n thay i Word cung c p nhi u cách ch n văn b n theo t , dòng, câu, o n, hay toàn b văn b khi ch n văn b n mong mu n, b n có th xóa ph n văn b n k t thúc so n th o văn b n, b n s lưu gi t p tin n nh n có th n Sau ó Khi Trong bài h c này, b n cũng s h c cách t o ra thư m c t p tin và cách lưu gi t p tin v i tên khác lưu gi M t p tin văn b n hi n có Sau khi lưu văn b n Word, ta có th m l i xem n i dung... Bài t p 4: M văn b n tr ng m i trong Word và th c hành cách s d ng dùng các tùy ch n khác nhau cá nhân hóa các b ng ch n theo các tính năng ang dùng óng văn b n mà không lưu b t kỳ thay i nào 16 Biên t p văn b n Sau khi hoàn thành bài h c này, b n có th : M t p tin Di chuy n trong văn b n, s văn b n d ng thanh cu n hi n th Lưu văn b n L a ch n văn b n và chèn n i dung vào văn b n Biên t p văn b n b ng... cách t o m t trang web 36 nh d ng văn b n Sau khi hoàn thành bài h c này, b n có th : Dùng thanh công c nh d ng nh d ng văn b n Áp d ng nh d ng ký t cho văn b n và căn hàng o n văn b n C t và dán văn b n Dùng tính năng kéo và th sao chép văn b n S d ng Office Clipboard Áp d ng ki u Xem trư c văn b n và in văn b n Trong bài này, b n s h c cách áp d ng nh d ng làm cho văn b n m, g ch dư i và nghiêng,... công c ICT truy n t i Văn b n này ư c hi n th trong c a s văn b n, i m chèn t ng chuy n sang dòng ti p khi t t i l ph i Gi nguyên t p tin này m cho bài h c ti p theo Lưu văn b n N i dung v a ư c ưa vào văn b n ư c c t gi t m th i trong b nh máy tính Mu n lưu gi văn b n này s d ng trong tương lai, c n ph i c t gi vào ĩa c ng dư i d ng t p tin T p tin là t p h p các d li u hay thông tin liên quan ư c gán... khi k t thúc Word, văn b n s b xóa Ta lưu gi văn b n b ng vi c nháy nút Save trên thanh công c chu n Khi lưu văn b n, c n t tên duy nh t cho t p tin có th truy xu t v sau Khi m t văn b n ư c lưu l n u, h p tho i Save As xu t hi n cho tên văn b n và ch n thư m c lưu Thư m c là m t “ngăn” ch a c t gi các t p tin (văn b n, chương trình, h a, …) N u th c hi n b t kỳ thay i nào i v i m t văn b n ã có tên... trư c c m t các ho t ng t i m chèn ó 2 Gõ văn b n c n chèn và nh n d u cách Văn b n ti p ư c thêm vào t i i m chèn, chuy n văn b n hi n có sang bên ph i Gi t p tin này m cho bài t p ti p Ch n văn b n th c hi n các thao tác v i ph n n i dung c a văn b n, trư c h t c n ph i ch n ph n văn b n ó M t cách ch n văn b n là nh n gi nút chu t và kéo th i m chèn qua ph n văn b n mu n ch n Khi ã ch n, n u mu n b... t p văn b n 21 ngoài vùng ch n trong c a s văn b n Văn b n ã ch n ư c hi n th dư i d ng ch tr ng trên n n en B t kỳ m i thay i u nh hư ng t i văn b n ư c ch n Nên dùng mi n ch n ch n các kh i văn b n nhanh chóng Mi n ch n là mi n l trái c a văn b n ưa con tr chu t lên mi n ch n, con tr chu t có d ng I i thành mũi tên tr sang ph i ch n các kh i văn b n không li n k trong văn b n, b n ch n kh i văn b... nh t c a văn b n, nhưng h p tho i Save As không xu t hi n 12 Cơ b n v so n th o văn b n Lưu ý Tên t p tin có th ch a t i 255 ký t Word dùng các t u tiên c a văn b n, cho t i d u ng t u tiên hay d u ng t dòng, làm tên t p tin khi b n lưu t p tin l n u tiên B n nên xóa tên t p tin ư c Word gán m c nh và t mình gán tên cho t p tin Vì có th s d ng t i 255 ký t t tên, nên c g ng làm cho tên t p tin di n... i Word sau khi t p tin ư c lưu trên ĩa c ng N u nh ng thay i trong văn b n còn chưa ư c lưu, Word s nh c lưu t p tin này trư c khi óng c a s Khi có m t văn b n m trong Word, có hai nút Close ư c hi n th góc trên bên ph i c a s Nút Close bên dư i ư c dùng óng c a s văn b n, còn nút Close trên ư c dùng óng văn b n, ng th i thoát kh i Word 14 Cơ b n v so n th o văn b n óng c a s văn b n, nháy Close... bi t thư m c ch a văn b n ó và sau ó m b n thân văn b n Ng m nh Word lưu tên c a b n văn b n ư c m g n ây nh t phía dư i b ng ch n File và ch c n nháy chu t m chúng Mu n m m t t p tin khác, c n s d ng h p tho i Open Word còn li t kê các t p tin nói trên u ngăn New Document khi l n u tiên m Word hay m m t văn b n Biên t p văn b n 17 Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n m m t t p tin ang có 1 N u . đặt trong tùy chọn AutoRecover. Để bật tùy chọn AutoRecover và đặt khoảng thời gian này, trên bảng chọn Tools, nháy Options. Trên trang Save đánh dấu ô Save AutoRecover info, đặt khoảng thời. đầu tiên hay dấu ngắt dòng, làm tên tập tin khi bạn lưu tập tin lần đầu tiên. Bạn nên xóa tên tập tin được Word gán mặc định và tự mình gán tên cho tập tin. Vì có thể sử dụng tới 255 ký tự để. thảo văn bản, bạn sẽ lưu giữ tập tin. Trong bài học này, bạn cũng sẽ học cách tạo ra thư mục để lưu giữ tập tin và cách lưu giữ tập tin với tên khác. Mở tập tin văn bản hiện có Sau khi lưu