Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng Lê Thanh Hùng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Luận văn Thạc sĩ ngành: Lưu trữ học; Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn: PGS.TS. Đào Xuân Chúc Năm bảo vệ: 2014 Keywords. Lưu trữ học; Tài liệu lưu trữ; Lưu trữ lịch sử Content 1. Mục đích, lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng kho lưu trữ [4, 6] Tại khoản 3, điều 2, Luật số 01/2011/QH13 quy định:“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [20] Thực tiễn đã chứng minh rằng, tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn lực thông tin quan trọng đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển của các quốc gia trên thế giới. Chúng được sử dụng như một công cụ để xây dựng và củng cố chế độ chính trị; là nguồn lực quan trọng để phát triển kinh tế xã hội; góp phần giữ gìn và phát huy tinh hoa văn hóa của dân tộc; là “Nguyên liệu” không thể thiếu, trong việc đảm bảo chất lượng và độ tin cậy cho các luận cứ và kết luận của các công trình khoa học.Trong hoạt động hàng ngày, tài liệu lưu trữ ghi lại hầu hết các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân; cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin giúp cơ quan xây dựng chủ trương, chính sách, các biện pháp công tác, chương trình kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động; giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và các nhu cầu chính đáng khác của công dân. Cách đây 67 năm, ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh - Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ Cộng hoà đã ký Thông đạt số 1CP/VP gửi các ông Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện huỷ bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được huỷ những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép huỷ bỏ. Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị” [45]. Văn bản này không chỉ góp phần ngăn chặn tình trạng tuỳ tiện huỷ bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ mà còn nâng cao ý thức của cán bộ, công chức, viên chức đối với việc giữ gìn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, là một trong những văn bản đầu tiên, đặt nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam. Với ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ tổ quốc. Trải qua hơn sáu thập kỷ kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 đến nay, ngành Lưu trữ Việt Nam đã phát triển và có những đóng góp quan trọng trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Hệ thống tổ chức lưu trữ ngày càng được kiện toàn; đội ngũ cán bộ ngày càng đảm bảo về số lượng, chất lượng; hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn ngày càng được hoàn thiện; cơ sở vật chất, trang thiết bị được đầu tư xây dựng, mua sắm; hoạt động nghiên cứu khoa học được đẩy mạnh dưới nhiều hình thức và nhiều đối tượng tham gia, sản phẩm nghiên cứu khoa học phong phú, đa dạng; hoạt động hợp tác quốc tế được mở rộng; nhiều tài liệu có giá trị được sưu tầm, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng, mang lại những lợi ích nhất định trên các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, khoa học và các lĩnh vực khác. Để phát huy tiềm năng giá trị to lớn nêu trên, tài liệu lưu trữ phải được tổ chức khai thác và sử dụng một cách hợp lý. Muốn vậy, các kho lưu trữ cần có các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu, đảm bảo cho tài liệu trong kho được phân loại, xác định giá trị, xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu. Từ đó mới có thể tổ chức các hình thức khai thác sử dụng hợp lý, đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng rộng rãi của mọi tầng lớp trong xã hội. Tại kỳ họp thứ 10, ngày 06 tháng 11 năm 1996, Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua Nghị quyết về việc điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, trong đó có tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng. Từ ngày 01 tháng 01 năm 1997, Đà Nẵng chính thức trở thành thành phố trực thuộc Trung ương. Sau khi tách tỉnh, hệ thống các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng lần lượt được thành lập và đi vào hoạt động. Tài liệu do các cơ quan này sản sinh ra được lập thành các phông lưu trữ riêng. Tài liệu các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ năm 1996 trở về trước lập thành các phông lưu trữ riêng do các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng quản lý. Trước yêu cầu của tình hình mới, UBND lâm thời thành phố đã quyết định thành lập các cơ quan chuyên môn trực thuộc để quản lý nhà nước trên các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND. Đây cũng là cơ sở hình thành các phông lưu trữ của các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng. Sau 15 năm kể từ ngày trở thành thành phố trực thuộc Trung ương, cùng với sự phát triển của thành phố là sự gia tăng không ngừng của tài liệu lưu trữ, trong đó phải kể đến khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố. Đây là khối tài liệu có giá trị cao, phản ánh hầu hết các lĩnh vực hoạt động của địa phương. Tính đến thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2013, Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng (trong luận văn này, chúng tôi gọi là Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng) đang là đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng UBND thành phố. Do nhiều nguyên nhân khác nhau về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực…nên trong những năm qua thành phố Đà Nẵng chưa thành lập Chi cục Văn thư Lưu trữ theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 24/8/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư lưu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp. Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đang bảo quản một khối lượng tài liệu tương đối lớn, có giá trị về nhiều mặt, trong đó có khối tài liệu của các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ 1975 đến 1996 và tài liệu của các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng từ 1997 đến nay. Trong những năm qua, được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, công tác lưu trữ của thành phố đã có những bước tiến đáng kể, đáp ứng một phần nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ quá trình xây dựng và phát triển. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế như: Công tác phân loại chưa đảm bảo tính khoa học; việc phân phông lưu trữ còn tuỳ tiện dẫn đến tình trạng phân tán, lẫn lộn tài liệu giữa các phông; tài liệu sau khi phân loại không phản ánh trọn vẹn vần đề được đề cập. Công tác xác định giá trị chưa được quan tâm thoả đáng, khối tài liệu có giá trị thấp vẫn chiếm số lượng lớn trong kho mà chưa có hướng giải quyết, nhiều loại tài liệu chưa được quy định thời hạn bảo quản. Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu còn ít về số lượng và thể loại, thiếu tính thống nhất, chưa đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin trong tài liệu lưu trữ. Những hạn chế nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân cơ bản về công tác tổ chức – cán bộ, công tác chỉ đạo, quản lý, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính… Nếu không có biện pháp giải quyết những hạn chế nêu trên, thì vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng sẽ còn gặp nhiều khó khăn hơn nữa trong thời gian tới. Để khảo sát, đánh giá thực trạng, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp mang tính khả thi nhằm tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, chúng tôi chọn đề tài “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng” làm luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành “Lưu trữ học”. Qua đề tài này, chúng tôi mong góp một phần nhỏ vào công tác tổ chức khoa học tài liệu trên địa bàn thành phố Đà Nẵng nói riêng cũng như Lưu trữ lịch sử các tỉnh, thành phố nói chung, giúp các cơ quan quản lý chặt chẽ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đảm bảo nguồn lực thông tin phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế xã hội, xây dựng, bảo vệ đất nước. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài được thực hiện nhằm hướng tới các mục tiêu cơ bản sau đây: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về tổ chức khoa học tài liệu - Nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. - Đề xuất các giải pháp phù hợp với đặc điểm tình hình của địa phương nhằm tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau: - Giới thiệu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. - Khảo sát thành phần, nội dung, ý nghĩa, thống kê khối lượng tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; khái quát hệ thống cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của hoạt động tổ chức khoa học tài liệu. - Đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu và đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. 4. Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu trong phạm vi sau: - Nguồn, thành phần, nội dung, ý nghĩa của khối tài liệu hành chính đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, đề tài không đề cập đến các loại hình tài liệu khác. - Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và tình hình thực tế của hoạt động tổ chức khoa học tài liệu như phân loại, xác định giá trị và tổ chức hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ. - Các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu như: Giải pháp về tổ chức - cán bộ; về xây dựng ban hành văn bản; về cơ sở vật chất, tài chính; giải pháp thu thập bổ sung tài liệu và giải pháp nâng cao các hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu như phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng cong cụ tra cứu khoa học tài liệu. 5. Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu các đối tượng sau đây: - Các quy định của các cơ quan nhà nước Trung ương và địa phương về tổ chức khoa học tài liệu. - Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng - Các hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức khoa học tài liệu là một công việc hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ nói chung và các kho lưu trữ nói riêng, nên trong thời gian qua đã có nhiều công trình, đề tài nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, các khoá luận tốt nghiệp, các bài viết nghiên cứu, trao đổi về vấn đề này, trong đó phải kể đến các công trình sau: Thứ nhất, là các giáo trình, bài giảng như “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của tập thể tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, Thứ hai, là các luận văn thạc sĩ về tổ chức khoa học tài liệu, như “Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” của tác giả Đỗ Thị Huấn; “Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III – Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Minh Sơn;“Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban kiểm tra Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thị Út Trang; “Tổ chức khoa học tài liệu của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố” của tác giả Hồ Anh Tú; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy khối dân chính đảng cấp tỉnh Nam Định” của tác giả Nguyễn Thị Hải Linh; “Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh” của tác giả Trịnh Thị Năm; “Tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Đảng uỷ khối trực thuộc Trung ương tại kho lưu trữ Trung ương Đảng”; “Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ” của tác giả Bùi Thị Thu Hà; “Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Tổng Bí thư tại kho Lưu trữ Trung ương Đảng” của tác giả Vũ Thị Ngọc Thuý; “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng” của tác giả Nguyễn Mai Hương. Thứ ba, là các đề tài nghiên cứu khác có liên quan như: “Lý luận và thực tiễn về công tác tổ chức mạng lưới kho lưu trữ ở Việt Nam” của tác giả Vương Đình Quyền; “Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ DCND và XHCN để lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia” của tác giả Dương Văn Khảm; Ngoài các công trình nghiên cứu nêu trên, trong thời gian qua còn có khá nhiều bài viết đăng trên các tạp chí, kỷ yếu hội thảo, bàn hoặc nghiên cứu, trao đổi về nghiệp vụ liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ như phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. Nhìn chung, trong các công trình nghiên cứu nêu trên các tác giả đã tập trung nghiên cứu, phân tích, đánh giá tình hình và đề xuất các giải pháp, đáp ứng phần nào yêu cầu về cơ sở lý luận và thực tiễn công tác tổ chức khoa học tài liệu tại các kho lưu trữ. Tuy nhiên, hầu hết các công trình nghiên cứu này chỉ đề cập đến công tác tổ chức khoa học hoặc một nghiệp vụ cụ thể trong công tác tổ chức khoa học tài liệu tại một kho, một phông lưu trữ, một loại hình tài liệu cụ thể hoặc chỉ mới giải quyết vấn đề ở mức độ tìm hiểu trong một phạm vi nhỏ hẹp. Đối với lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, đặc biệt là tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình nào đi sâu nghiên cứu, đánh giá chính xác thực trạng công tác này. Trên cơ sở đó có những giải pháp hữu hiệu để khắc phục những hạn chế, yếu kém, góp phần làm tốt hơn nữa nhiệm vụ của công tác lưu trữ trong việc giữ gìn “Di sản của dân tộc”. Điểm khác biệt của đề tài này so với các công trình nghiên cứu trước đó là, nó đề cập đến công tác tổ chức khoa học tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, đây là nơi bảo quản nhiều phông lưu trữ được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau và nhiều loại hình tài liệu khác nhau. 7. Nguồn tài liệu tham khảo Để hoàn thành luận văn văn này, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau: Một là, các giáo trình, bài giảng, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; các tập bài giảng chuyên đề về công tác thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu; các tập bài giảng Lưu trữ tài liệu Khoa học công nghệ, Lưu trữ tài liệu Nghe – Nhìn của Khoa Lưu trữ học – trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội. Hai là, các tài liệu về tổ chức bộ máy nhà nước như Hiến pháp, Luật tổ chức HĐND, UBND; Lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam; văn bản quy định việc tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh. Ba là, các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ của các Bộ, ngành Trung ương nói chung; văn bản của UBND, các Sở, Ban ngành thuộc thành phố Đà Nẵng. Bốn là, các công trình nghiên cứu khoa học, các luận văn thạc sĩ, các bài viết, bài nghiên cứu có liên quan đăng trên các tạp chí, các kỷ yếu hội thảo khoa học cấp ngành. Năm là, mục lục hồ sơ các phông lưu trữ, Báo cáo tổng kết công tác Văn thư Lưu trữ của thành phố Đà Nẵng năm 2013. 8. Phương pháp nghiên cứu Khi nghiên cứu đề tài, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin về chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Phương pháp này được vận dụng trong suốt quá trình nghiên cứu để làm sáng tỏ bản chất và tìm ra mối liên hệ phổ biến của vấn đề được đề cập. - Phương pháp sử liệu học, được vận dụng để nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng cũng như nguồn gốc, xuất xứ của các loại tài liệu. - Phương pháp phân tích, được vận dụng để phân tích, đánh giá thực trạng của vấn đề, nguyên nhân của những tồn tại hạn chế, sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu. - Phương pháp tổng hợp được vận dụng để tổng hợp thông tin, tư liệu viết luận văn khoa học. - Phương pháp hệ thống, được vận dụng để nghiên cứu hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ; xây dựng bố cục của của luận văn 9. Đóng góp của luận văn Báo cáo nghiên cứu khoa học của đề tài là sản phẩm phản ánh hiện trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ phục vụ yêu cầu phát triển của khu vực nói riêng và của đất nước nói chung. Đề tài còn có thể được dùng làm tài liệu tham khảo, áp dụng để tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố khác. Ngoài ra còn có thể dùng làm tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo, nghiên cứu của giảng viên, sinh viên trong các trường đại học, cao đẳng, trung cấp có đào tạo ngành Văn thư Lưu trữ hoặc liên quan đến công tác Văn thư Lưu trữ hoặc làm tài liệu tham khảo cho cán bộ lưu trữ tại các cơ quan. 10. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn có 03 chương Chương 1. Sự hình thành các nguồn tài liệu, thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng Trong chương này, chúng tôi trình bày tổng quan về thành phố Đà Nẵng; giới thiệu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; sự hình thành các nguồn tài liệu, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Chương 2. Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng Trong chương này, chúng tôi trình bày sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Ngoài ra, còn tập trung hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và kết quả khảo sát thực tế công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng như phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu. Đồng thời nêu một số nhận xét, đánh giá, phân tích các nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế. Chương 3. Giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng Trong chương này, chúng tôi đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu tại tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Ngoài những nội dung chính nêu trên, trong luận văn, chúng tôi còn trình bày một số phụ lục gồm các văn bản quy định về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ các cơ quan quản lý lưu trữ thành phố; một số bảng biểu thống kê tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân lực và một số hình ảnh về công tác tổ chức tài liệu tại Trung tâm. Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện đề tài này, tác giả gặp một số khó khăn trong việc khảo sát, thu thập thông tin, tư liệu. Mặt khác do trình độ của bản thân còn nhiều hạn chế, nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được sự quan tâm giúp đỡ, góp ý của các thầy, cô, các nhà nghiên cứu và bạn bè đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn. Chúng tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của lãnh đạo trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội, lãnh đạo khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, tập thể lãnh đạo, viên chức Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, các bạn bè đồng nghiệp và đặc biệt xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ vô cùng quý báu của PGS, TS Đào Xuân Chúc, người đã tận tình hướng dẫn tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn khoa học này./ References [1] Biên bản kiểm kê tài liệu kho lưu trữ thành phố năm 2013 của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tập lưu văn bản đi của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2013. [2] Báo cáo Thống kê cơ sở công tác lưu trữ năm 2013 của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tập lưu văn bản đi của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2013. [3] Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, V/v Hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [4] Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: 1990, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội. [5] Đào Xuân Chúc: 2006, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, tập bài giảng Lưu trữ tài liệu nghe - nhìn [6] Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: 2004, Kỷ yếu hội thảo khoa học Thu thập tài liệu lưu trữ của các đơn vị sự nghiệp vào lưu trữ - Thực trạng và giải pháp, Hà Nội [7] Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: 2008, Kỷ yếu hội thảo khoa học Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, Hà Nội. [8] Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: 2011, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong các Trung tâm Lưu trữ quốc gia”, tư liệu Trung tâm NCKH, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. [9] Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: 2011, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Đào tạo cán bộ lưu trữ”, tư liệu Trung tâm NCKH, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. [10] Cục Lưu trữ Liên bang Nga – Viện nghiên cứu khoa học toàn Nga về văn kiện học và công tác lưu trữ, người dịch Nguyễn Thị Kim Bình, hiệu đính PGS Nguyễn Văn Hàm: 2003, Những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của lưu trữ cơ quan, Matxcơva. [11] Bùi Thị Thu Hà: 2008, Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ, tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. [12] Ngụy Thu Hiền: Xác định nguồn tài liệu là yêu cầu cơ bản của công tác bổ sung lưu trữ, LV978, tư liệu khoa Lưu trữ học, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. [13] Trần Quang Hồng: Bổ sung tài liệu vào các Lưu trữ lịch sử tỉnh – thực trạng và giải pháp, 5.10.02, V-L2/376, tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. [14] Nguyễn Liên Hương: Xác định giá trị tài liệu – Nhiệm vụ khó khăn nhất trong công tác lưu trữ hiện nay. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 10, 2011. [15] Hướng dẫn số 1913/HD-SNV ngày 29 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Về việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ và sắp xếp, vận chuyển tài liệu lưu trữ khi di chuyển trụ sở làm việc, tư liệu website: www.noivu.danang.gov.vn [16] Dương Văn Khảm: 2011, Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam. NXB Văn hoá Thông tin, Hà Nội. [17] Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. 2003, Quốc hội, tư liệu website: www.chinhphu.vn [18] Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. 2004, Quốc hội, tư liệu website: www.chinhphu.vn [19] Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. 2008, Quốc hội, tư liệu website: www.chinhphu.vn [20] Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13. 2011, Quốc hội, tư liệu website: www.chinhphu.vn [21] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng. 1997, tư liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng [22] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng.1998, tư liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng [23] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng. 1999, tư liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng [24] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ sở Công nghiệp thành phố Đà Nẵng.1997, tư liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng [25] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ sở Công nghiệp thành phố Đà Nẵng.1998, tư liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng [26] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ Ban Chỉ huy Lực lượng Thanh niên xung kích thành phố Đà Nẵng. 2001-2009, tư liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. [27] Trịnh Thị Năm, Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. [28] Nghị quyết của Quốc hội khoá IX, kỳ họp thứ 10, ngày 6 tháng 11 năm 1996 về việc chia và điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, tư liệu website: thuvienphapluat.vn [29] Nghị định số 102/2005/NĐ-CP, ngày 05 tháng 8 năm 2005 của Chính phủ thành lập quận Cẩm Lệ thuộc thành phố Đà Nẵng và huyện Hoà Vang, liệu website: thuvienphapluat.vn [30] Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tư liệu website: www.chinhphu.vn [31] Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, tư liệu website: www.chinhphu.vn [32] Quyết định số 579/QĐ-BNV, ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, tư liệu website: www.luutruvn.gov.vn [33] Quyết định số 3128/QĐ-UB ngày 6 tháng 6 năm 1998 của UBND thành phố Đà Nẵng Thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tư liệu tập lưu Quyết định của UBND thành phố Đà Nẵng năm 1998 [34] Quyết định số 9357/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2006 của UBND thành phố Đà Nẵng Về việc Thành lập lại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tư liệu tập lưu Quyết định của UBND thành phố Đà Nẵng năm 2006. [35] Quyết định số 1284/QĐ-UBND ngày 08 tháng 02 năm 2007 của UBND thành phố Đà Nẵng Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tư liệu tập lưu Quyết định của UBND thành phố Đà Nẵng năm 2007. [36] Quyết định số 8641/QĐ-UBND ngày 20 tháng 10 năm 2008 của UBND thành phố Đà Nẵng Về việc Ban hành Danh mục số 1 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tư liệu tập lưu Quyết định của UBND thành phố Đà Nẵng năm 2008 [37] Quyết định số 7521/QĐ-UBND ngày 02 tháng 10 năm 2009 của UBND thành phố Đà Nẵng Về việc ban hành Danh mục số 2 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tư liệu tập lưu Quyết định của UBND thành phố Đà Nẵng năm 2009 [38] Quyết định số 9377/QĐ-UBND ngày 31 tháng 10 năm 2011 của UBND thành phố Đà Nẵng Về việc Ban hành Danh mục thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc UBND thành phố quản lý, tư liệu tập lưu Quyết định của UBND thành phố Đà Nẵng năm 2011 [39] Quyết định số 8648/QĐ-UBND ngày 20 tháng 10 năm 2012 của UBND thành phố Đà Nẵng Về việc phê duyệt quy hoạch tổng mặt bằng chi tiết xây dựng TL 1:500 Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tư liệu tập lưu Quyết định của UBND thành phố Đà Nẵng năm 2012 [40] Vũ Thị Phụng: Thu thập tài liệu các đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ. 870, VL04, tư liệu Trung tâm Nghiên cứu khoa học, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước. [41] Nguyễn Minh Phương: Thu thập tài liệu của các đơn vị sự nghiệp y tế vào lưu trữ - thực trạng và giải pháp. 870, VL04, tư liệu Trung tâm Nghiên cứu khoa học, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước. [42] Nguyễn Minh Phương, Nguyễn Liên Hương, Nguyễn Cảnh Đương: (2005) tập bài giảng Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ. Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội [43] Vương Đình Quyền: Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam. Đề tài 84.98.178, Cục Lưu trữ nhà nước. [44] Nguyễn Văn Thâm: 2011, Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính, NXB Chính trị Hành chính [45] Thông đạt số 01/C, ngày 03 tháng năm 1946 của Chủ tịch Hồ Chí Minh, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [46] Thông tư số 46/2005/TT-BNV, ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [47] Thông tư số 04/2006/TT-BNV, ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [48] Thông tư số 09/2007/TT-BNV, ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [49] Thông tư số 02/2010/TT-BNV, ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [50] Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [51] Thông tư số 13/2011/TT-BNV, ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [52] Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [53] Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội: 2001, Kỷ yếu hội thảo khoa học Lưu trữ học và Quản trị văn phòng lần thứ hai (kỷ niệm 05 năm thành lập khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam), Hà Nội [54] Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội: 2009, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội. [55] Viện Nghiên cứu khoa học toàn Nga về Văn kiện học và lưu trữ học: 2002. Những nguyên tắc cơ bản của các viện lưu trữ nhà nước liên bang Nga”, Matxcơva. . ra các giải pháp mang tính khả thi nhằm tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, chúng tôi chọn đề tài Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ. Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng Lê Thanh Hùng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Luận văn Thạc sĩ ngành: Lưu trữ học; . liệu. - Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng - Các hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức khoa học tài liệu là một công