TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐÀO THỊ BÍCH PHƢỢNG TÌM HIỂU CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH YÊN BÁI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Thƣ viện Thông tin HÀ NỘI, 2014 TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐÀO THỊ BÍCH PHƢỢNG TÌM HIỂU CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH YÊN BÁI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Thƣ viện Thông tin Ngƣời hƣớng dẫn khoa học THS. NGUYỄN THỊ HẠNH HÀ NỘI, 2014 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thạc sĩ Nguyễn Thị Hạnh trong suốt thời gian vừa qua đã nhiệt tình chỉ dạy, giúp đỡ để em có thể hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này. Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn bộ các thầy cô trong khoa CNTT của Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã dạy dỗ và giúp đỡ em trong suốt 4 năm học tập và nghiên cứu hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới đội ngũ ban lãnh đạo cùng các cán bộ thư viện công tác tại Thư viện tỉnh Yên Bái đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành bản khóa luận này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể bạn bè, người thân, gia đình những người đã luôn bên cạnh em, cổ vũ tinh thần lớn lao và đã ủng hộ em trong suốt thời gian qua. Do trình độ hạn chế nên trong quá trình làm khóa luận khó tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhậ n đượ c sự chỉ bảo thêm của thầy cô, để giúp em hoàn thành và đạt kết quả tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2014 Sinh viên Đào Thị Bích Phượng LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận này được hoàn thành bởi sự cố gắng và nỗ lực của bản thân cùng với sự hướng dẫn tận tình của Th.S Nguyễn Thị Hạnh cùng toàn thể bạn bè và các thầy cô trường Đại học Sư Phạm Hà Nội 2. Em xin cam đoan khóa luận này không trùng với bất cứ đề tài nào khác. Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2014 Sinh viên Đào Thị Bích Phượng BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT NGHĨA CỦA TỪ VIẾT TẮT CSDL Cơ sở dữ liệu DDC Dewey Decimal Classification NDT Người dùng tin LAN Local Area Network MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Tình hình nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 4 7. Cấu trúc của bài khóa luận 4 Chƣơng 1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH YÊN BÁI 5 1.1 Công tác phân loại tài liệu 5 1.1.1 Định nghĩa 5 1.1.2 Các giai đoạn của quy trình phân loại tài liệu 6 1.1.3. Các yêu cầu đặt ra trong công tác phân loại tài liệu 7 1.2. Khái quát về thư viện tỉnh Yên Bái 10 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển 10 1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ 12 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 13 1.2.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 15 1.2.5. Nguồn lực thông tin 16 1.2.6. Người dùng tin và nhu cầu tin 18 1.3 Vai trò của phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái 20 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH YÊN BÁI 22 2.1 Lựa chọn khung phân loại 22 2.2. Thực trạng công tác phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC ấn bản rút gọn 14 tại thư viện tỉnh Yên Bái. 24 2.2.1. Công tác chuẩn bị và kế hoạch triển khai 24 2.2.2 Tổ chức và phân công công việc. 26 2.2.3 Quá trình áp dụng 27 2.2.4 Chất lượng của công tác phân loại tài liệu. 37 2.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng phân loại tài liệu 39 2.3.1. Nhân lực 39 2.3.2. Tổ chức công việc 40 2.3.3. Các công cụ ngôn ngữ 40 2.3.4. Phương tiện kỹ thuật 41 Chƣơng 3. NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ 42 3.1 Nhận xét 42 3.1.1 Ưu điểm 42 3.1.2 Nhược điểm 43 3.1.3 Nguyên nhân 44 3.2 Khuyến nghị 46 3.2.1 Nâng cao năng lực của cán bộ phân loại 46 3.2.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên 48 3.2.3 Bố trí tổ chức công việc hợp lý hơn 49 3.2.4. Tăng nguồn kinh phí 50 3.2.5. Tăng cường trao đổi kinh nghiệm với các thư viện khác 51 KẾT LUẬN 52 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 PHỤ LỤC 1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Như chúng ta thấy phân loại tài liệu là một công việc quan trọng, là một khâu quan trọng trong xử lý tài liệu được áp dụng trong hầu hết các cơ quan thông tin thư viện, nó giúp cho việc quản trị các nguồn tin theo nội dung, nhằm mục đích kiểm soát thư mục, tổ chức mục lục phân loại trong bộ máy tra cứu thông tin, xây dựng các cơ sở dữ liệu và tổ chức kho mở, thông qua thao tác này thông tin được biến đổi về dạng thức dễ kiểm soát, giúp lưu trữ và tìm kiếm các nguồn tin với hiệu quả cao, đồng thời thông tin được biến đổi về dạng thức dễ sử dụng và gia tăng giá trị. Vì vậy việc xử lý nội dung tài liệu nói chung và việc phân loại tài liệu nói riêng là một yếu tố đóng vai trò quan trọng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của một cơ quan thông tin thư viện. Thư viện tỉnh Yên Bái là cơ quan hành chính sự nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du Lịch tỉnh Yên Bái, là thành viên của Liên hiệp thư viện các tỉnh miền núi phía Bắc và nằm trong hệ thống thư viện công cộng của cả nước, là một thư viện khoa học tổng hợp. Thư viện phục vụ đông đảo nhu cầu của bạn đọc, đủ mọi ngành nghề, lứa tuổi. Hoạt động với mục tiêu chính là đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của mọi bạn đọc vì thế có vai trò đặc biệt quan trọng trong sự phát triển xã hội. Để thực hiện mục tiêu đó thì công tác phân loại tài liệu đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho bạn đọc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Ngoài những yếu tố cơ bản để xây dựng và phát triển một thư viện không ngừng lớn mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng như nội dung kho tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các hoạt động xử lý nội dung tài liệu có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn. Nhận thức được vai trò, ý nghĩa to lớn của công tác phân loại tài liệu trong thư viện cùng với mong muốn đi sâu nghiên 2 cứu công tác phân loại tài liệu tại các thư viện công cộng, cụ thể là tại Thư viện tỉnh Yên Bái nên em đã chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái ” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Tình hình nghiên cứu Phân loại tài liệu là một khâu quan trọng trong công tác xử lý nội dung tài liệu, đòi hỏi người cán bộ thư viện phải nắm chắc kiến thức chuyên môn, sử dụng thành thạo khung phân loại và các công cụ hỗ trợ cho việc phân loại tài liệu. Trong những năm qua đã có nhiều công trình nghiên cứu tiêu biểu như: - Vũ Thị Lƣơng (2009), Tìm hiểu công tác phân loại tại một số trường đại học trên địa bàn Hà Nội. - Nguyễn Thị Lan Hƣơng, Nghiên cứu áp dụng khung phân loại DDC ấn bản rút gọn 14 tiếng việt tại thư viện quốc gia Việt Nam. - Nguyễn Thị Huyền (2013), Tìm hiểu việc ứng dụng khung phân loại DDC vào công tác phân loại tài liệu tại thư viện trường Đại Học Sư Phạm Hà Nội 2. - Nghiêm Thị Kim Lƣơng (2002), Tìm hiểu công tác phân loại và tổ chức hệ thống mục lục tại thư viện trường Đại Học Luật. - Nguyễn Thị Ngà (2004), Tìm hiểu công tác phân loại sách tại Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu trên mới chỉ phản ánh về công tác phân loại tài liệu tại các địa điểm cụ thể với những đặc điểm riêng biệt. Trên thực tế, tại Thư viện tỉnh Yên Bái, chưa có nhà nghiên cứu nào trực tiếp tìm hiểu về công tác phân loại tài liệu tại thư viện. Vì vậy, đề tài “Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tinh Yên Bái” là một đề tài hoàn toàn mới và có tính cấp thiết trong hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện tỉnh Yên Bái. 3 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái. 3.2 Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu trong phạm vi Thư viện tỉnh Yên Bái, trong giai đoạn từ năm 2008 đến nay. 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4.1 Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu kể từ khi thư viện áp dụng khung phân loại DDC ấn bản rút gọn 14 tại Thư viện tỉnh Yên Bái, nhằm tìm ra những ưu điểm và hạn chế trong quá trình phân loại tài liệu. Đưa ra các phương hướng, giải pháp khắc phục những hạn chế nhằm giúp thư viện phục vụ người dùng tin một cách tốt hơn. 4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu việc ứng dụng khung phân loại DDC ấn bản rút gọn 14 vào công tác phân loại tài liệu của Thư viện tỉnh Yên Bái từ năm 2008. - Phân tích ưu điểm và hạn chế khi sử dụng khung phân loại DDC. - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng của công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận Đề tài nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác- Lênin trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo về đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác phát triển các hoạt động của thư viện công cộng. [...]... công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái Chương 2: Thực trạng công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái Chương 3: Một số nhận xét, đánh giá và khuyến nghị về công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái 4 Chƣơng 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH YÊN BÁI 1.1 Công tác phân loại tài liệu 1.1.1 Định nghĩa Như chúng ta đã thấy thuật ngữ phân loại. .. cho công tác phân loại, áp dụng các phương pháp xử lý khoa học và tiên tiến nhất vào trong từng phương thức thực hiện, của công tác phân loại tài liệu 21 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH YÊN BÁI 2.1 Lựa chọn khung phân loại Khung phân loại 19 lớp được dùng cho công tác phân loại tài liệu của Thư viện tỉnh Yên Bái ngay từ khi mới thành lập Khung phân loại này được Thư viện. .. các tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình Nhận thấy vai trò quan trọng của công tác phân loại tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện, Thư viện tỉnh Yên Bái luôn chú trọng vào công tác phân loại tài liệu, đặc biệt có sự quan tâm sát sao của ban lãnh đạo, cùng toàn bộ đội ngũ cán bộ làm công tác phân loại tại thư viện Thư viện tỉnh Yên Bái luôn đẩy mạnh công tác phân loại, sử dụng khung phân loại. .. tin, tìm tin Khung phân loại DDC có tính ưu việt hơn khung phân loại 19, đáp ứng được nhu cầu cao hơn trong công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái, việc quyết định chuyển đổi sang dùng khung phân loại này có thể nói là một bước ngoặt quan trọng, đánh dấu sự phát triển trong công tác phân loại tài liệu của Thư viện tỉnh Yên Bái 2.2 Thực trạng công tác phân loại tài liệu theo khung phân loại. .. tài liệu được gọi là phân loại nhân tạo và việc phân chia tài liệu theo nội dung được gọi là phân loại tự nhiên Vậy phân loại tài liệu là gì? Phân loại tài liệu là phân loại xuất bản phẩm, sách báo và các dạng tài liệu khác, trên thực tế phân loại tài liệu là một quá trình phân tích xử lý nội dung tài liệu, dùng các kí hiệu phân loại để mô tả nội dung tài liệu với mục đích xếp giá và tổ chức mục lục phân. .. nguyên trong thư viện mình để ở bất kì đâu bạn đọc cũng có thể tiếp xúc được những nguồn tài liệu mới phong phú Như vậy trước khi tiến hành công tác phân loại tài liệu các cán bộ phân loại của Thư viện tỉnh Yên Bái thư ng tiến hành bước khảo sát sự tồn tại của biểu ghi tại các cơ sở dữ liệu của các thư viện lớn, nếu tìm được tài liệu tương ứng, thì kiểm tra chỉ số phân loại, nếu tìm được chỉ số phân loại. .. phân loại, cùng với số lượng vốn tài liệu tăng nhanh của Thư viện tỉnh Yên Bái đã cho ta thấy một cái nhìn tổng thể về chất lượng đáp ứng của bảng phân loại, trong công tác phân loại tại Thư viện tỉnh Yên Bái Vì hạn chế này mà Thư viện tỉnh Yên Bái đã có nhu cầu muốn chuyển đổi sang dùng bảng phân loại khác hiện đại hơn có thể đáp ứng được cao hơn về công tác xử lý tài liệu cũng như nhu cầu tra cứu tin... mình, công tác phân loại tài liệu còn là cơ sở cho các hoạt động khác như bổ sung, biên soạn thư mục, tổ chức kho, phục vụ bạn đọc tra cứu 1.1.2 Các giai đoạn của quy trình phân loại tài liệu Quy trình phân loại tài liệu gồm 3 giai đoạn sau: - Phân tích và xác định nội dung tài liệu - Xác định vị trí môn loại trong bảng phân loại - Định ký hiệu phân loại cho tài liệu, ghi ký hiệu phân loại vào tài liệu, ... tích thực tiễn công tác phân loại tài liệu, đánh giá tìm ra nguyên nhân của những yếu điểm trong công tác phân loại tài liệu và đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phân loại tài liệu tại thư viện tỉnh Yên Bái Là tài liệu tham khảo cho việc giảng dạy và học tập cho các trường cao đẳng và đại học 7 Cấu trúc của bài khóa luận Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu, tham khảo,... biệt, Thư viện tỉnh Yên Bái tổ chức biên soạn các thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề để giới thiệu tới bạn đọc các tài liệu mà họ cần Các sản phẩm đó được biên soạn trên cơ sở sử dụng các kết quả của quá trình phân loại tà liệu, và tóm tắt tài liệu, đây là một trong những vai trò quan trọng của công tác phân loại tài liệu đối với Thư viện tỉnh Yên Bái nói riêng và trong hoạt động thông tin thư . của phân loại tài liệu tại Thư viện tỉnh Yên Bái 20 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TỈNH YÊN BÁI 22 2.1 Lựa chọn khung phân loại 22 2.2. Thực trạng công tác phân. nghiên cứu nào trực tiếp tìm hiểu về công tác phân loại tài liệu tại thư viện. Vì vậy, đề tài Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu tại Thư viện tinh Yên Bái là một đề tài hoàn toàn mới và có. lớn của công tác phân loại tài liệu trong thư viện cùng với mong muốn đi sâu nghiên 2 cứu công tác phân loại tài liệu tại các thư viện công cộng, cụ thể là tại Thư viện tỉnh Yên Bái nên