TRƯỜNG TRUNG CẤP VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG KHĨA VĂN THƯ THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP NGÀNH VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI: UBND XÃ TÂN LÝ TÂY Học và tên học viên: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Khóa: 100 Ngành: Văn thư – Lưu trữ Giáo viên hướng dẫn: TS. Bùi Thị Bình Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 1 Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình LỜI NÓI ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, nền kinh tế nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải có sự quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước. Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính - văn thư giữ một chức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ. Hoạt động phòng hành chính - văn thư đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành bại của doanh nghiệp, tổ chức. Vì vậy, văn phòng hành chính - văn thư phải được tổ chức, quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Một văn phòng hành chính - văn thư khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc và ngược lại. Phòng hành chính - văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính và in ấn đánh máy vi tính… phòng hành chính - văn thư đã tạo cho việc soạn thảo các văn bản hành chính và một số công việc khác. Thấy được vai trò quan trọng đó của hành chính - văn thư là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi người. Là một học viên thực tập, sau hai năm được học tập trung tại trường Chính trị tỉnh Tiền Giang, tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình đào tạo trung cấp hành chính - văn thư. Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế. Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế tôi đã xác định mục đích trong đợt thực tập này là: - Vận dụng nhưng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể các quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ hành chính - văn thư trong tương lai. - Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở. Và sau hơn một tháng thực tập tại UBND xã Tân Lý Tây, tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các Cô chú, anh chị và sự cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành công việc thực tập của mình một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích. HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 1 Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 BAÙO CAÙO CHUNG 2 Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình Thực hiện Kế hoạch thực tập cuối khoá lớp Trung cấp Văn thư – Lưu trữ, tôi xin báo cáo quá trình thực tập như sau: I. Khảo sát về loại hình, cơ bản chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Tân Lý Tây II. Nghiên cứu khảo sát thực tế nghiệp vụ Văn thư tại UBND xã Tân Lý Tây III. Phần kết luận và đề nghị Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhân được sự góp ý của thầy, cô và các bạn để báo cáo của tôi được hoàn thành tốt hơn. I. KHẢO SÁT VỀ LOẠI HÌNH, CƠ BẢN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ TÂN LÝ TÂY 1. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND xã Tân Lý Tây 1.1 Vị trí địa lý Xã Tân Lý Tây nằm ở phía Đông Bắc của huyện Châu Thành; trung tâm của xã cách thành phố Mỹ Tho khoảng 12,7 km, cách thi trấn Tân Hiệp khoảng 1,3 km. Về ranh giới hành chính được xác định như sau: - Phía Bắc giáp xã Tân Hương. - Phía Đông giáp xã Hòa Tịnh - huyện Chợ Gạo. - Phía Tây giáp xã Tân Lý Đông. - Phía Nam giáp thị trấn Tân Hiệp. Là cửa ngõ phía Tây của 2 huyện Tân Phước và Chợ Gạo, do đó rất thuận lợi cho việc giao lưu phát triển kinh tế - xã hội theo hướng mở cửa với bên ngoài. Đặc biệt, là địa bàn giáp ranh với thị trấn Tân Hiệp, đồng thời có tuyến Quốc lộ 1A và tỉnh lộ 866 chạy qua xã với chiều dài khoảng 2 km. Tổng diện tích tự nhiên là: 509,46 ha. Địa bàn xã có 3 ấp, trong đó 3/3 ấp đa số làm nông nghiệp và tiểu thủ công nghiệp, số ít cập theo Quốc lộ 1A và tỉnh lộ 866 chủ yếu làm kinh doanh, buôn bán và các dịch vụ khác. 1.2. Điều kiện xã hội Với vị trí là một xã thuộc trung tâm các xã như: Tân Hương, Tân Lý Đông, Tân Hội Đông, Tân Hiệp, Thân Cửu Nghĩa và đặc biệt là cửa ngõ phía Tây của 2 huyện Tân Phước và Chợ Gạo nên tốc độ đô thị hoá phát triển nhanh ở tất cả các ấp. Theo định hướng của Tỉnh, Huyện dự kiến Tân Lý Tây thành xã văn hóa nông thôn mới, do vậy tương lai gần sẽ đón nhận một lượng dân cư không nhỏ từ các nơi khác đến sinh sống. Điều này tác động rất lớn đến sự hình thành và thúc đẩy các HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 3 Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình điểm, khu dân cư, các khu vực kinh tế, công nghiệp, dịch và các ngành nghề truyền thống… Dân số toàn xã có 13.057 nhân khẩu với 3.027 hộ gia đình. Xã có 02 dân tộc anh em, bao gồm: dân tộc Kinh có 3.000 nhân khẩu, chiếm 99,11 %, dân tộc Hoa có 27 nhân khẩu, chiếm 0,89 %. Trên địa bàn xã có 04 cơ sở thờ tự văn hóa (Trong đó: 03 chùa, 01 tịnh xá), 02 miểu, 01 đình thần Tân Lý Tây được tỉnh cộng nhận là di tích lịch sử cấp tỉnh. Mật độ dân số trung bình là 125 người/km2. 1.3. Hệ thống chính trị a) Hệ thống chính trị của xã gồm - 01 Đảng bộ cơ sở, có 11 chi bộ trực thuộc (03 chi bộ nông thôn, 04 chi bộ trường học và 04 chi bộ cơ quan) với 130 Đảng viên. - Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể hoạt động khá đồng đều, hàng năm đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. - Hội Cựu chiến binh có 03 chi hội trực thuộc với 113 hội viên. - Hội Liên hiệp phụ nữ xã có 03 chi hội với 976 hội viên. - Hội Nông dân có 03 chi hội với 1081 hội viên. - Đoàn Thanh niên xã có 03 chi đoàn với 169 đoàn viên. b) Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn cơ bản ổn định. Tuy nhiên, do quá trình đô thị hoá, dân nhập cư phát triển nhanh nên tiềm ẩn những tệ nạn và trật tự an toàn xã hội. Nhằm đảm bảo tình hình an ninh trật tự trên địa bàn được ổn định và phát triển kinh tế Đảng uỷ, chính quyền địa phương đã thường xuyên chỉ đạo các ngành, các chi bộ thôn thông qua các kỳ họp giao bàn hàng tuần, hàng tháng của xã. 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn hoạt động của UBND xã Tân Lý Tây 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn hoạt động của UBND xã Tân Lý Tây Uỷ ban nhân dân xã Tân Lý Tây là tổ chức sự nghiệp quản lý Nhà nước có chức năng quản lý Nhà nước do HĐND giao cho, vừa do UBND cấp trên giao và chịu sự lãnh đạo thống nhất của Chính phủ. Là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động thường xuyên của địa phương thuộc hệ thống hành chính thống nhất và thông suốt cả nước. Như thực hiện việc chỉ đạo, điều hành hằng ngày công việc hành chính Nhà nước ở địa phương là cơ quan của HĐND, UBND chịu trách nhiệm thi hành những Nghị quyết của HĐND và báo cáo công việc trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên. Là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương song UBND không chỉ chịu trách nhiệm chấp hành những Nghị quyết của HĐND mà còn cả những Nghị quyết của cơ quan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của Nhà nước. HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 4 Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình UBND xã Tân Lý Tây có trụ sở tại ấp Tân Phú, xã Tân Lý Tây - huyện Châu Thành - tỉnh Tiền Giang, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. * UBND xã Tân Lý Tây thực hiện quản lý Nhà nước tại địa phương trong các lĩnh vực sau: - Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thể dục thể thao, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, các chính sách dân tộc, tôn giáo, tín ngưỡng và thi hành pháp luật ở địa phương. - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp trong cơ quan Nhà nước như tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công đoàn ở địa phương. - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương và việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương. - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước và của công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác. - Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, bảo hiểm xã hội. - Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở địa phương. - Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phương (thuế) phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương. - UBND xã Tân Lý Tây còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành chính ở địa phương. * UBND chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên. 2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng a) Cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ phận Văn phòng của UBND xã Tân Lý Tây gồm có 03 người. Trong đó, 01 Chánh văn phòng phụ trách nội vụ, 01 thống kê phụ trách thi đua khen thưởng, 01 văn thư lưu trữ. b) Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn: Văn phòng có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo UBND xã Tân Lý Tây trong xây dưng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản lý của Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã. HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 5 Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình - Lập và tổ chức kế hoạch sáu tháng đầu năm… Định kỳ báo cáo công tác thực hiện kế hoạch theo quy định. - Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình theo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ những khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch. - Thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác. - Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên. - Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản ở bên ngoài cơ quan gửi đến. - Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của UBND để phục vụ cho việc tra tìm nhanh chóng và thuận tiện. - Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động của Uỷ ban. 3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Tân Lý Tây 3.1 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Tân Lý Tây do Hội đồng nhân dân cùng cấp gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các uỷ viên uỷ ban. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hội đồng nhân dân. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các uỷ viên Uỷ ban nhân dân xã do Chủ tịch UBND quy định; cơ cấu tổ chức của UBND xã hiện nay gồm: 01 Chủ tịch 01 Phó chủ tịch phụ trách kinh tế 01 Phó chủ tịch phụ trách văn hóa - xã hội 01 Tài chính kế toán 01 Địa chính – Nông nghiệp – Xây dựng – Môi trường (ĐC-NN-XD-MT) 01 Tư pháp hộ tịch 01 Văn phòng thống kê 01 BCH Quân sự 01 BCH Công an 01 VHXH phụ trách Lao động thương binh xã hội (LĐTB) 01 VHXH phụ trách Văn hóa thông tin – Thê dục thể thao (VHTT-TDTT) HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 6 Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình 3.2 Sơ đồ tổ chức Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên uỷ ban với UBND, các cán bộ này có chức năng tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở xã, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công. II. NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT THỰC TẾ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TÂN LÝ TÂY 1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản đó là một công việc thường làm ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Như chúng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo quy định chung cho nên công việc này đòi hỏi phải có độ chính xác cao thì văn bản đó mới có hiệu lực. hơn thế nữa văn bản là vật mang tin để ghi lại và truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý. Nó mang tính giao dịch cụ thể hoá các văn bản pháp quy và thực hiện những kế hoạch công tác theo chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban. HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 Chủ tịch UBND xã Phó chủ tịch UBND xã Khối kinh tế Phó chủ tịch UBND xã Khối văn hóa xã hội Tư pháp Hộ tịch Văn phòng Thống kê BCH Quân sự BCH Công an Lao đông TB VHTT TDTT ĐC NN XD MT Tài chính Kế toán 7 Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình 1.1 Các loại văn bản do UBND xã ban hành: a) Văn bản Quy phạm pháp luật: Theo luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004 thì UBND xã Tân Lý Tây được ban hành văn bản Quy phạm pháp luật đó là Quyết định, Chỉ thị được phep nhưng không ban hành. Theo khảo sát năm 2014 UBND xã Tân Lý Tây có ban hành văn bản Quy phạm pháp luật đó là Quyết định. Ví dụ: Quyết định số 01/QĐ-UBND ngày 26/11/2014 về ban hành quy chế làm việc của UBND xã Tân Lý Tây. b) Văn bản cá biệt: Theo luật ban hành văn bản cá biệt của HĐND và UBND xã trong năm có thẩm quyền ban hành văn bản cá biệt là: Nghị định, Nghị quyết, Qui chế. Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản. Ví dụ: Nghị quyết số 01/NQ-HNCBCC ngày 31/12/2014 về Hội nghị cán bộ công chức xã Tân Lý Tây Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhà chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ, chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (văn bản hành chính cá biệt). Ví dụ: Quyết định số 01/QĐ-UBND ngày 26/11/2014 về ban hành quy chế làm việc của UBND xã Tân Lý Tây. Quy chế: Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của một tổ chức. Ví dụ: Quy chế làm việc của UBND xã Tân Lý Tây c) Văn bản hành chính thông thường: UBND xã Tân Lý Tây có thẩm quyền ban hành các loại văn bản: Thông báo, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Công văn…các loại văn bản trên được ban hành làm phương tiện trao đổi và truyền đạt thông tin đến công việc không mang tính pháp lý mà mang chứng cứ pháp lý bao gồm: - Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức khác mà người có liên quan cần biết. HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 8 Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình Ví dụ: Thông báo số 842/TB-UBND ngày 23/12/2014 về việc Hội đồng nhân dân xã Tân Lý Tây khóa X tổ chức kỳ họp lần thứ 11 năm 2014. - Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra. Ví dụ: Báo cáo số 753/BC-UBND ngày 13/10/2014 về kết quả thực hiện công tác bình đẳng giới và hoạt động vì sự tiến bộ của phụ nữ năm 2014. - Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. Ví dụ: Kế hoạch số 72/KH-UBND ngày 9/11/2014 về tổ chức ngày pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2014. - Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản, để cấp trên xem xét, quyết định. Ví dụ: Tờ trình số 962/TT-UBND ngày 20/10/2014 về việc khen thưởng tập thể và cá nhân thực hiện tốt chuyên đề thi đua ”Phòng, chống dịch bệnh trên cây trồng và vật nuôi” năm 2014. - Công văn: Là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,… Ví dụ: Công văn số 452/TB-UBND ngày 19/08/2014 về đăng ký ngày tổ chức ngày Hội toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư năm 2014. - Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại. Ví dụ: Biên bản số 842/BB-UBND ngày 25/12/2014 về việc nhận xét và đánh giá công chức cấp xã năm 2014 2. Thể thức văn bản: Qua khảo sát thực tế tại UBND xã Tân Lý Tây thể thức văn bản được trình bày đúng qui định của nhà nước: gồm 9 thành phần - Quốc hiệu - Tên cơ quan - Số, ký hiệu văn bản - Địa danh, ngày, tháng, năm HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 9 [...]... lý văn bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi Trình tự quản lý văn bản đi của UBND xã Tân Lý Tây đã tuân thủ theo các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Văn. .. thực tập tại UBND xã Tân Lý Tây đã giúp tôi trưởng thành hơn, tự tin hơn trong công việc Đợt thực tập đã giúp tôi nắm được nhiều kiến thức thực tế về nên hành chính Nhà nước nói chung, những hoạt động thư ng nhật trong hoạt động của cơ quan cụt hể nói riêng Qua đó, tôi thấy mỗi học viên văn thư cần phải có một thái độ tiếp HVTT: Võ Thị Kim Tho 19 Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 Báo cáo thực tập nghề nghiệp. .. trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng ký một lần Hình thức chính để đăng ký công văn đến của cơ quan là dùng sổ Đăng ký công văn đến c Trình và chuyển giao văn bản đến HVTT: Võ Thị Kim Tho 15 Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS Bùi Thị Bình Sau khi đã vào sổ Công văn đến, phải sắp xếp theo từng loại để trình Chủ tịch UBND xem xét, công văn đến ngày nào, thì phân... chuyển giao theo nguyên tắc: văn thư đóng dấu sau khi đăng ký và làm thủ tục gửi đí Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được đánh máy đúng quy định, đúng thể thức và căn cứ pháp lý Văn bản đi được phát hành theo quy trình sau: HVTT: Võ Thị Kim Tho 13 Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 Báo cáo thực tập nghề nghiệp - Ghi số của văn bản GVHD: TS Bùi Thị Bình - Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo đúng ngày... lý khoa học gọn gàng thoáng mát, sắp xếp văn phòng sao cho việc trao đổi giữa các cán bộ với nhau thuận tiện Tóm lại, bản báo cáo này của tôi là cả quá trình đúc kết trong hơn một tháng thực tập vừa qua Đó là những điều tôi viết ra dựa trên lý thuyết học tập ở trường và công việc thực tập tại Uỷ ban Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích xây dựng báo cáo có nhiều thiếu sót, vậy mong được sự... hành, tiếp nhận văn bản, cách sắp xếp và các thủ tục giải quyết công văn giấy tờ - Thực hành cách thức vào sổ, lưu và chuyển giao công văn tại bộ phân văn thư - Quan sát, học hỏi thái độ, cử chỉ tiếp khách của các Cô chú, Anh chị trong văn phòng - Xem các loại văn bản đi và đến của cơ quan - Quan sát và tham gia vào việc của cán bộ Văn thư - Nắm bắt được cách thức trình bày của các loại văn bản trong... đăng ký vào số văn bản đến bằng số là dễ thực hiện - Nhược điểm: khi vào sổ văn bản đến là do nhiều công văn mà không phân tách ra từng phần nên khó tra tìm công văn 3 Quản lý con dấu 3.1 UBND xã Tân Lý Tây sử dụng các loại con dấu: Gồm: - Dấu cơ quan - Dấu đến - Dấu chức vụ - Dấu họ tên - Dấu họ tên người ký HVTT: Võ Thị Kim Tho 17 Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS... gửỉ - Đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì kèm theo phiếu gửỉ Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là hai bản Tất cả các văn bản đi đều được vào sổ công văn đi theo mẫu sổ quy định: - Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thư c: 210mm x 297mm - Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đi (loại thư ng) được trình... ký văn bản đến Hiện nay UBND xã Tân Lý Tây sử dụng 03 loại sổ: sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đến mật, sổ chuyển giao văn bản đến Tại UBND xã Tân Lý Tây sử dụng sổ đăng ký văn bản đến, cụ thể: * Nguyên tắc giải quyết: tất cả văn bản đến đều phải thông qua Văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ công văn đến Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng cơ quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn. .. văn bản 3.1 Giải quyết văn bản đi a) Số lượng văn bản đi 06 tháng cuối năm 2014 Tại UBND xã Tân Lý Tây sử dụng văn bản đi, mẫu sổ được trình bày đúng theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý văn bản: Tên loại Quyết định Kế hoạch Báo cáo Tờ trình Công văn Thông báo Tổng cộng: Số lượng 135 40 162 82 11 2 432 Ghi chú b) Phương tiện đăng ký văn bản đi Tất cả các văn . CẤP VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG KHĨA VĂN THƯ THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP NGÀNH VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI: UBND XÃ TÂN LÝ TÂY Học và tên học viên: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Khóa: 100 Ngành: . 100 Ngành: Văn thư – Lưu trữ Giáo viên hướng dẫn: TS. Bùi Thị Bình Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 1 Báo cáo thực tập nghề nghiệp. khóa 100 1 Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình HVTT: Võ Thị Kim Tho Lớp: Trung cấp VTLT khóa 100 BAÙO CAÙO CHUNG 2 Báo cáo thực tập nghề nghiệp GVHD: TS. Bùi Thị Bình Thực hiện