BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ DIỄM THÚY HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: Kế toán Mã ngành: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2014 Cơng trình hồn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN Phản biện 1: PGS.TS HOÀNG TÙNG Phản biện 2: PGS.TS CHÚC ANH TÚ Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 26 tháng 03 năm 2014 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong mơi trường kinh doanh mang tính cạnh tranh ngày khốc liệt doanh nghiệp giá thành, thách thức chất lượng, hiệu việc cắt giảm chi phí sản xuất kinh doanh vấn đề khác liên quan đến đối tác, nhà cung cấp với người tiêu thụ đòi hỏi doanh nghiệp phải chấp nhận thay đổi phương pháp kinh doanh, tìm hiểu phương thức ứng dụng cơng nghệ thơng tin hiệu nhất, mở rộng hình thức thơng tin liên lạc để thơng tin nhanh chóng, kịp thời đầy đủ sản phẩm dịch vụ đến khách hàng Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống hóa vấn đề lý luận hệ thống thông tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Khảo sát đánh giá hoạt động chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết dịch vụ in Đà Nẵng Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty thông qua đề xuất hướng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền điều kiện tin học hóa giúp cơng ty hoạt động hiệu quả, cung cấp thông tin đầy đủ, xác nhanh chóng Đối tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu hệ thống thông tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết dịch vụ in Đà Nẵng Phạm vi nghiên cứu Hiện nay, Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết dịch vụ in Đà Nẵng hoạt động kinh doanh hai lĩnh vực: Kinh doanh xổ số kiến thiết dịch vụ in Trong đó, hoạt động kinh doanh xổ số kiến thiết phải hoàn toàn tuân theo quy định UBND Thành phố Đà Nẵng, hoạt động kinh doanh dịch vụ in cơng ty tự điều tiết cho phù hợp với nhu cầu thị trường phù hợp với lực sản xuất, kinh doanh Cơng ty Vì vậy, Đề tài xin giới hạn phạm vi nghiên cứu hoạt động kinh doanh dịch vụ in công ty Vì mảng dịch vụ liên quan đến đến nhiều phịng ban khác nhau, hoạt động chu trình bán hàng thu tiền dịch vụ in diễn phức tạp, mà việc sử dụng thông tin chưa hệ thống hóa để sử dụng tốt triệt để Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp quan sát để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hệ thống thực doanh nghiệp Áp dụng phương pháp phân tích hệ thống, thành phần hệ thống thơng tin kế tốn, xem xét mối quan hệ chu trình bán hàng thu tiền chu trình khác hệ thống thơng tin kế tốn Sử dụng sơ đồ dịng liệu, mơ hình liệu, lưu đồ mơ tả, quy trình luân chuyển chứng từ, ứng dụng phần mềm khác liên quan đến phần mềm kế toán sử dụng công ty Bố cục đề tài Luân văn chia thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền cơng ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết dịch vụ in Đà Nẵng Chương 3: Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết dịch vụ in Đà Nẵng Tổng quan tài liệu nghiên cứu Mỗi doanh nghiệp xem hệ thống bao gồm nhiều hệ thống (Cung ứng, sản xuất, marketing, nghiên cứu phát triển, tài chính, kế tốn…), có mục tiêu hoạt động riêng, có liệu đầu vào, hoạt động xử lý kết xuất đầu khác Để thực hoạt động quản lý, tác nghiệp phận chức tồn doanh nhiệp cần phải có hệ thống thu thập, xử lý cung cấp thông tin, gọi hệ thống thông tin doanh nghiệp, mà đóng vai trị quan trọng hệ thống thơng tin kế tốn, cầu nối hệ thống quản lý hệ thống tác nghiệp nhằm đạt mục tiêu hoạt động doanh nghiệp Tại Việt Nam, vấn đề hệ thống thông tin kế toán số tác giả nghiên cứu: Nguyễn Thế Hưng (2006), Giáo trình hệ thống thơng tin kế toán (lý thuyết, tập giải), Nhà xuất thống kê Hà Nội Dương Quang Thiện (2007) - Tập 2, Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất tổng hợp, Tp HCM, cho biết cách thức vận hành hệ thống thơng tin kế tốn, q trình kinh doanh doanh nghiệp mơ tả cách chi tiết để phân tích thiết kế hoạt động doanh nghiệp Trần Thị Song Minh (2010), Giáo trình kế tốn máy, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc Dân Hà Nội, khái quát hiệu quản lý doanh nghiệp phụ thuộc vào chất lượng hệ thống thơng tin dựa máy tính doanh nghiệp Đào Văn Thành (2006), Tổ chức mã hóa đối tượng tài khoản kế toán triển khai kế tốn máy, tạp chí Nghiên cứu tài Hà Nội, trình bày: Một việc quan trọng đơn vị triển khai áp dụng kế toán máy cần phải xác định hệ thống đối tượng; tài khoản kế toán–quyết định mức độ chi tiết chứng từ kế toán mức độ hạch toán chi tiết cơng tác kế tốn; tổ chức mã hóa đối tượng Dương Quang Thiện (2007)-Tập 3, Hoạch định nguồn lực xí nghiệp ERP (Enterprise Resouree Planning), Nhà xuất tổng hợp, Tp HCM, khái quát cách thức tạo liệu hợp cho doanh nghiệp, hoạt động toàn doanh nghiệp sử dụng sở liệu thống Vì vậy, liệu thơng tin qn, xác kịp thời Việc lập báo cáo kế toán, tài phân tích thực cách tức thời, không bị giới hạn thời gian định kỳ, địa lý hành phịng ban chi nhánh Trần Mậu Thơng (2010), Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn cơng ty cổ phần Lâm đặc sản xuất Quảng Nam, đại học Đà Nẵng, tác giả tiếp cận khía cạnh: nâng cao chất lượng thơng tin kế tốn, tích hợp hệ thống rời rạc trở nên thống mang lại hiệu tốt việc cắt giảm chi phí góp phần nâng cao lực cạnh tranh công ty cổ phần Lâm đặc sản xuất Quảng Nam Ngoài ra, tác giả cho rằng: Cần phải xây dựng thủ tục q trình hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn kiểm sốt xử lý liệu kiểm soát kết xuất Đề tài “Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu tình bán hàng thu tiền công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết dịch vụ in Đà Nẵng” đề tài nghiên cứu riêng tổ chức thông tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền mảng dịch vụ in theo đơn đặt hàng Đề tài kế thừa cơng trình nghiên cứu tác giả nói để vận dụng vào cơng ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết dịch vụ in Đà Nẵng nói riêng cơng ty ngành in nói chung Tạo điều kiện cho Cơng ty đơn vị ngành nâng cao lực cạnh tranh, cắt giảm chi phí, tạo hệ thống thơng tin kế tốn hồn chỉnh phục vụ hiệu cho nhà quản lý thấy rõ vai trò thực hệ thống thơng tin nói chung, hệ thống thơng tin kế tốn nói riêng cụ thể hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái quát chung: a Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn b Mục tiêu hệ thống thơng tin kế tốn c Vai trị hệ thống thơng tin kế tốn 1.1.2 Tổ chức thơng tin kế toán doanh nghiệp a Các yếu tố cấu thành b Nguyên tắc để tổ chức quy trình xử lý thơng tin kế tốn c Mối quan hệ hệ thống thơng tin kế tốn với hệ thống khác doanh nghiệp d Tổ chức thơng tin kế tốn theo chu trình 1.2 TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 1.2.1 Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền a Nội dung chu trình b Chức chu trình c Mục đích chu trình 1.2.2 Tổ chức xây dựng hệ thống chứng từ quy trình luân chuyển chứng từ a Tổ chức hệ thống Chứng từ Hệ thống chứng từ sử dụng chu trình bao gồm: Đơn đặt hàng, Lệnh bán hàng, Phiếu tập kết, Phiếu đóng gói, Phiếu xuất kho, Hợp đồng kinh tế, Giấy giao hàng, Giấy xác nhận thực dịch vụ b Quy trình luân chuyển chứng từ 1.2.3 Tổ chức liệu mã hóa đối tƣợng quản lý chu trình bán hàng-thu tiền a Tổ chức liệu Cơ sở liệu kế toán bao gồm tập hợp tập tin có quan hệ chặt chẽ với thiết kế để ghi nhận, lưu trữ xử lý toàn liệu thơng tin kế tốn Tồn liệu kế toán bao gồm liệu khởi tạo ban đầu tập tin danh mục liệu phát sinh trình hạch tốn cập nhập lưu trữ tập tin hệ thống sở liệu kế toán Mỗi tập tin gồm nhiều trường nhiều mẫu tin (bản ghi) Mỗi trường ứng với thuộc tính cần quản lý đối tượng hay nghiệp vụ kế tốn Mỗi mẫu tin mơ tả thuộc tính đối tượng hay nghiệp vụ xác định Theo tính chất liệu chứa tập tin, tập tin hệ thống sở liệu kế tốn phân thành tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, tập tin biến động, tập tin tồn tập tin báo cáo b Tổ chức mã hóa đối tượng quản lý chu trình bán hàng–thu tiền Xây dựng mã đối tượng kế toán phải đảm bảo yếu tố sau:  Có độ dài gọn đủ:  Dễ nhớ:  Dễ bổ sung:  Tính quán: 1.2.4 Tổ chức thơng tin kế tốn quy trình thuộc chu trình bán hàng – thu tiền a Tổ chức thơng tin quy trình xử lý đơn đặt hàng - Nhận đơn đặt hàng: - Kiểm tra tín dụng tồn kho b Tổ chức thơng tin quy trình giao hàng - Chuẩn bị hàng: - Xuất kho giao hàng: c Tổ chức thơng tin quy trình lập hóa đơn d Tổ chức thơng tin quy trình quản lý công nợ thu tiền - Quản lý công nợ khách hàng: - Nhận tiền toán: - Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán khoản nợ hạn: e Tổ chức hệ thống Báo cáo kế tốn chu trình bán hàng thu tiền 1.2.5 Tổ chức kiểm sốt tổ chức thơng tin chu trình bán hàng thu tiền a Mục tiêu kiểm soát: b Thủ tục kiểm soát: c Biện pháp kiểm soát: KẾT LUẬN CHƢƠNG CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG 2.2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CƠNG TÁC KẾ TỐN Công ty ứng dụng công nghệ thông tin với phần mềm Quản lý In phục vụ chủ yếu để quản lý sản xuất-kinh doanh, nhân sự, phần mềm phòng tin học Công ty tự xây dựng tương thích với đặc điểm hoạt động Cơng ty Phần mềm hạch toán nghiệp vụ kế toán Bravo để quản lý tài kế tốn Hạn chế việc chuyển giao thơng tin Cơng ty việc Công ty sử dụng phần mềm độc lập cho chu trình bán hàng thu tiền dịch vụ in phần mềm kế toán độc lập trụ sở với sở 2.3 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY XSKT&DVI ĐÀ NẴNG 2.3.1 Thực trạng tổ chức xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ a Trình t luân chuyển chứng từ b Trình t ghi sổ: c Các chứng từ Công ty sử dụng quy trình Bán hàng d Các chứng từ Cơng ty sử dụng quy trình Thu tiền 2.3.2 Thực trạng tổ chức liệu mã hóa đối tƣợng quản lý đƣợc sử dụng phần mềm tin học Công ty a Th c trạng tổ chức liệu Sơ đồ quản lý Mã cơng ty (Hình 2.2 luận văn) b Th c trạng mã hóa đối tượng quản lý sử dụng phần mềm tin học Hiện tại, Công ty sử dụng mã theo chuẩn GUID với kích cỡ mã lên đến 100 ký tự nên khó xảy trường hợp mã bị đầy công ty không sử dụng chế tạo mã tự động mà phải phận có liên quan đảm nhận để tiện cho việc theo dõi tạo tính thống lập sử dụng thơng tin tồn cơng ty 2.3.3 Thực trạng tổ chức thơng tin quy trình thuộc chu trình Bán hàng thu tiền: 10 Cuối kỳ, sản phẩm chưa giao kiểm kê, báo cáo tồn kho Các đơn đặt hàng ký kết nhân viên bán hàng cập nhập vào phần mềm Quản lý in để bắt đầu nghiệp vụ bán hàng mà khơng thao tác phần mềm kế tốn nên khơng thể truy xuất thơng tin tín dụng khách hàng để xử lý Đơn đặt hàng nhanh Các đơn hàng lưu trữ theo dõi độc lập phòng kế hoạch kinh doanh in với phần mềm Quản lý in lưu kèm hồ sơ nhằm phục vụ cho đơn hàng sau b Th c trạng tổ chức quy trình giao hàng Quy trình thực thủ cơng, sau theo dõi trình sản xuất từ khâu bán thành phẩm để kiểm tra chất lượng bán thành phẩm điều chỉnh Sau thông báo khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm yêu cầu tốn phịng kế tốn (hoặc báo cho kế tốn tiêu thụ nợ phải thu theo dõi cơng nợ đơn hàng mua chịu), nhân viên kho tiến hành vận chuyển kho Lý Thường Kiệt để giao hàng kho vận chuyển trực tiếp đến địa điểm giao hàng thỏa thuận Sản phẩm kho phận thủ kho (thuộc phòng kế hoạch–kinh doanh in) kiểm tra số lượng chất lượng khách hàng sau khách hàng tốn theo giá trị hợp đồng chuẩn bị giao hàng Hàng xuất bán đính kèm phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng (nếu toán đủ theo điều khoản toán hợp đồng in) biên lý hợp đồng Số lượng hàng, nơi nhận thực theo hợp đồng ký - Trường hợp khách hàng nhận hàng kho Công ty: - Trường hợp giao hàng theo địa giao hàng khách: Tóm lại, cơng ty sử dụng phiếu xuất kho làm cho hoạt động xuất kho, giao hàng, ghi thẻ kho Khi thủ kho xuất hàng phải theo phiếu xuất kho có chữ ký xác nhận phiếu xuất 11 kho, thủ kho cập nhập liệu phần mềm Quản lý In để quản lý, đồng thời nhân viên kinh doanh báo cho khách hàng biết hàng đường đến khách nhận hàng khoản thời gian Bộ phận kho đặt phòng kinh doanh sản xuất xong theo đơn đặt hàng tiến hành trình giao hàng cho khách nên việc quản lý thủ cơng khơng gặp nhiều khó khăn c Th c trạng tổ chức quy trình quản lý công nợ thu tiền + Quản lý công nợ khách hàng: Kế toán tiêu thụ nợ phải thu theo dõi theo đơn hàng phần mềm Bravo thơng báo khách hàng tốn nợ lần qua điện thoại, lần báo nợ Giấy đề nghị tốn, lần kế tốn cơng nợ gặp trực tiếp khách hàng để thu tiền hàng Kế toán tiêu thụ nợ phải thu kết xuất sổ chi tiết công nợ khách hàng để lưu thành sổ theo dõi, đối chiếu công nợ Đồng thời gởi Biên đối chiếu công nợ đến khách hàng để đối chiếu công nợ Kế toán tiêu thụ nợ phải thu theo dõi theo hạn mức tín dụng theo đơn đặt hàng cụ thể Công nợ đầu kỳ, cuối kỳ số phát sinh khách hàng thể đầy đủ Biên đối chiếu công nợ toàn khách hàng sổ tổng hợp phải thu khách hàng Ngồi ra, kế tốn tiêu thụ nợ phải thu theo dõi Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng sổ tổng hợp phải thu khách hàng + Thu tiền khách hàng: - Khi toán tiền mặt: - Khi toán chuyển khoản qua ngân hàng: + Xử lý hàng bán bị trả lại khoản nợ hạn: - Xử lý hàng bán bị trả lại: Công ty khắc phục trường hợp cách giao trách nhiệm cho phận KCS công đoạn phận KCS 12 thành phẩm kiểm tra ký xác nhận chất lượng trước chuyển giao sang công đoạn trước giao nhận nhập kho - Xử lý khoản nợ hạn: Kế toán tiêu thụ nợ phải thu vào báo cáo tổng hợp doanh thu (cập nhập hợp đồng phòng kinh doanh chuyển sang), bảng kê thu tiền khách hàng (theo giấy báo Có ngân hàng kế tốn toán tiền gởi ngân hàng phiếu thu kế toán tiền mặt cung cấp) để lập báo cáo tổng hợp chi tiết công nợ phải thu hàng tháng, tiến hành kiểm tra đối chiếu với quy định nợ q hạn cơng ty, điều khoản tốn nêu hợp đồng để lập báo cáo công nợ phải thu khó địi, chuyển phó phịng kế tốn, kế tốn trưởng để định thu hồi cơng nợ, đánh giá lại khách hàng xem xét bán hàng cho khách hàng nợ hạn d Th c trạng tổ chức quy trình lập Hóa đơn Sau Đơn đặt hàng giám đốc phê duyệt đồng ý bán, nhân viên kinh doanh tiến hành nhập liệu vào phần mềm Quản lý in để theo dõi, sau lập phiếu sản xuất giao mẫu in xuống phân xưởng để tiến hành sản xuất, kiểm tra bán thành phẩm, thành phẩm nhập kho, sau gởi thông báo đến khách hàng để tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩn trước giao hàng đồng thời yêu cầu khách hàng toán tiền hàng phận kế tốn, khâu hồn thành, phịng kinh doanh đề nghị kế tốn tiêu thụ nợ phải thu lập hóa đơn GTGT Trường hợp bán chịu số khách hàng thường xuyên Cơng ty hóa đơn GTGT kế tốn tiêu thụ nợ phải thu lập giao cho khách hàng trước khách hàng toán kế toán tiêu thụ nợ phải thu theo dõi thu hồi công nợ theo hợp đồng hai bên ký kết Hóa đơn lập sở thông tin từ hợp đồng khách hàng ghi rõ số lượng, đơn giá loại, thành tiền tổng giá trị toán, thuế GTGT có đầy đủ chữ ký người mua 13 hàng, người bán hàng Chương trình kế tốn Bravo truy xuất thông tin khách hàng từ liệu khách hàng, thông tin đơn đặt hàng (số lượng, đơn giá) Tiếp đến, nhập mã nghiệp vụ nhập xuất, chương trình tự động định khoản liên quan như: TK 1318, 33311, 51122, 51181, 51182, 632, 71182 lưu tất liệu vào tập tin có liên quan Khách hàng phải toán dứt điểm đơn hàng thời hạn khách hàng phải toán hạn kể từ ngày xuất Hóa đơn tài (khách hàng thường xuyên) theo hợp đồng phòng kinh doanh thơng báo với phận kế tốn lập Hóa đơn giao hàng biên lý hợp đồng Trong quy trình này, cơng ty lập hóa đơn sau hoàn tất việc kiểm tra chất lượng, số lượng giao nhận hàng với khách hàng Nhân viên kinh doanh xử lý đơn hàng, nhập kho giao hàng cho khách cịn việc lập hóa đơn thuộc nhiệm vụ nhân viên phịng kế tốn e Th c trạng báo cáo kế toán sử dụng chu trình Bán hàng thu tiền Hiện tại, báo cáo hàng tháng truy xuất từ phần mềm kế toán chuyển gởi lên kế toán tổng hợp thông qua ứng dụng trực tuyến Skype Công tác kế toán thực theo quyền hạn phân quyền cá nhân công ty Cứ tuần lần, kế toán viên lập báo cáo tình hình phần hành trình phó phịng kế toán xử lý Cuối tháng, kết sổ, nhân viên gởi liệu làm việc cho kế toán tổng hợp vào ngày 10 hàng tháng Đồng thời lưu chứng từ phòng để theo dõi, cuối kỳ kế toán năm tổng hợp chứng từ nộp Công ty 14 2.4 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY XSKT&DVI ĐÀ NẴNG Việc kiểm sốt tổ chức thơng tin chu trình bán hàng thu tiền cơng ty thực độc lập hai mảng kinh doanh xổ số dịch vụ in với hai phịng kế tốn chức (phịng kế tốn tài xổ số phịng kế tốn tài in) nhằm tránh tình trạng chồng chéo công việc Để quản lý tốt kinh doanh dịch vụ in từ khâu tư vấn, ký kết hợp đồng đến khâu sản xuất giao sản phẩm cho khách hàng phải theo dõi, thực giám sát chặt chẽ để tránh mắc lỗi gây thiệt hại uy tín tài lực cơng ty Vì cơng ty xây dựng hệ thống kiểm soát cụ thể từ khâu sản xuất sản phẩm in đến giải khiếu nại khách hàng dịch vụ, chất lượng giá hoạt động phòng ngừa, khắc phục để phục vụ tốt hơn, mang lại uy tín cao đối thủ cạnh tranh mắt khách hàng Việc kiểm sốt tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Công ty thực độc lập với hai phó phịng kế tốn Bộ phận kế tốn tài in thực chức độc lập mảng kinh doanh dịch vụ in kiểm soát chỗ 2.4.1 Thực trạng kiểm sốt tổ chức thơng tin kế tốn khâu bán hàng: 2.4.2 Thực trạng kiểm sốt tổ chức thơng tin kế toán khâu thu tiền: 2.5 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CÔNG TY XSKT & DVI DN 2.5.1 Ƣu điểm 2.5.2 Tồn tổ chức thơng tin kế tốn công ty 15 - Công ty chưa tận dụng website để thực đơn đặt hàng qua mạng nhằm đáp ứng nhu cầu nhóm khách hàng có nhu cầu xa mặt địa lý - Công ty sử dụng phần mềm quản lý khác với mã nhập liệu khác (VNI, Unicode), ngồi ra, Cơng ty cịn sử dụng độc lập phần mềm Bravo cho sở sản xuất; Phần mềm quản lý in cho sở in Hịa Cầm Vì vậy, việc sử dụng chung sở liệu thực mà phải nhập thủ công - Việc mã hóa thơng tin đối tượng quản lý phận kinh doanh kế toán hai phần mềm Quản lý in Bravo có khác nên việc sử dụng chung sở liệu khó thực - Tuy Cơng ty xây dựng tồn quy trình hoạt động kinh doanh đăng ký tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy trình nhận, xử lý đơn đặt hàng từ tiếp nhận, kiểm tra tín dụng tồn kho cịn thực thủ công Đơn đặt hàng cập nhập vào phần mềm Quản lý in nên không truy xuất thơng tin khách hàng để kiểm tra tín dụng tồn kho phần mềm kế toán mà phải nhập lại vào phần mềm kế toán để quản lý truy xuất thơng tin tín dụng tồn kho có thơng tin xác kịp thời để xử lý đơn hàng - Việc quản lý công nợ, thu chi tự động, ghi nhận doanh thu đồng thời cho khách hàng phòng kinh doanh chưa thực - Nhân viên tự chuyển chứng từ văn phịng Cơng ty để có đủ chữ ký cấp có liên quan Cơng ty chưa sử dụng chữ ký số hóa đấu thương mại điện tử - Việc xem xét hợp đồng nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng thực thủ công nên công việc thường khoảng tiếng đến nửa ngày làm việc, có đơn hàng hồn tồn thời gian lên đến ngày gây lãng phí thời gian chi phí 16 liệu chưa chia sẻ phận nên cần thông tin để định phải tập hợp thông tin từ nhiều nguồn - Kế toán tiêu thụ nợ phải thu theo dõi cơng nợ khách hàng hóa đơn phần mềm kế toán, tự đánh đấu thời hạn nợ lịch bàn thơng báo tốn cho khách hàng để thực chức quản lý công nợ Trong phần mềm kế tốn cơng ty chưa có chức nhắc nhở lịch trình thời hạn nợ khách hàng KẾT LUẬN CHƢƠNG CHƢƠNG HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG–THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG 3.2 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY 3.2.1 Định hƣớng lộ trình hồn thiện theo mơ hình ERP- Quản lý nguồn lực doanh nghiệp cho chu trình bán hàngthu tiền Cơng ty a Định hướng hồn thiện b Lộ trình hồn thiện Cơng ty cần có lộ trình gồm giai đoạn triển khai cụ thể, cần tập trung giải vấn đề sau: - Hồn thiện quy trình kinh doanh, chuẩn hóa liệu tồn cơng ty + Đánh giá thực trạng quản lý bán hàng Công ty nêu chương 2; Xác định mục tiêu hệ thống quản lý 17 + Sửa đổi, bổ sung quy trình, quy tắc, hướng dẫn nhằm hồn thiện quy trình, đặt biệt chu trình bán hàng thu tiền đăng ký ISO tồn cơng ty năm lần để chuẩn hóa quy trình thực cho phù hợp với quy mô hoạt động kinh doanh ngày lớn Công ty + Công ty cần bổ sung chữ ký số hóa dấu thương mại điện tử để tiện cho việc hợp pháp chứng từ hệ thống phần mềm trình luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng thu tiền công ty để giảm thiểu việc luân chuyển chứng từ tay gây lãnh phí thời gian tài lực công ty + Cần xây dựng phần mềm ERP khâu quản lý bán hàng với phần mềm kế tốn cơng ty việc thống thông tin quản lý doanh nghiệp - Hoàn thiện mã quản lý doanh nghiệp từ mã vật tư, mã thành phẩm,…đối với phần mềm sử dụng đến việc mã hóa file liệu nhận từ sở kinh doanh Thống mã phần mềm quản lý phần mềm kế toán việc sử dụng font chữ nhập liệu để tránh tình trạng truy xuất thơng tin để xem phải nhập lại tay vào phần mềm cần liệu Hoặc sử dụng chung nguồn liệu - Tạo phần mềm nhập liệu chứa thông tin liệu đầu vào có danh mục sử dụng chung cho tồn cơng ty ( tạm gọi phần mềm Dữ liệu chung): phần mềm chuyên cập nhập thông tin liên quan đến mã thơng tin chung cơng ty - Việc hồn thiện phải đảm bảo thích ứng với điều kiện thay đổi tương lai, tối ưu hóa nguồn lực Đầu tiên, hồn thiện phần mềm kế tốn từ thiếu sót mà phần mềm chưa đáp ứng cho công việc quản lý chu trình bán hàng thu tiền cơng ty; Việc ứng dụng mơ hình ERP cần đề cập thực tương lai gần để sử dụng lâu dài 18 - Cơ chế kiểm sốt giám sát hệ thống thơng tin công ty cần thiết kế phù hợp thực mơ hình quản lý nguồn lực doanh nghiệp lúc này, việc thực theo mơ hình ERP đơn giản quy trình kiểm sốt giám sát phải chặt chẽ đạt hiệu quả, tránh sai sót, đảm bảo hiệu lực với hệ thống kiểm sốt nội 3.2.2 Hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Để đáp ứng địi hỏi ngày cao công tác quản lý cung cấp thơng tin cách xác, kịp thời nhằm đưa chiến lược kinh doanh hợp lý kinh doanh dịch vụ in hướng tới việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tích hợp, chun sâu tổng thể hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty cần thực cải tiến, hồn thiện quy trình quản lý khắc phục điểm yếu nêu 3.2.3 Hồn thiện tổ chức liệu mã hóa đối tƣợng quản lý đƣợc sử dụng phần mềm tin học Công ty Công ty cần phải hoàn thiện tổ chức sở liệu sau: - Dữ liệu phải cập nhập lần phòng ban trực tiếp quản lý với mã nghiệp vụ xây dựng sẵn thống cho tồn cơng ty thơng qua phần mềm Dữ liệu chung mà Công ty xây dựng nêu mục b, 3.2.1, tr 81 - Các thông tin chung chọn lọc, chia sẻ phần mềm Dữ liệu chung cho phận nhằm tránh trùng lắp nhập liệu, chồng chéo thông tin, giảm khối lượng lưu trữ, giảm khối lượng công việc phận, cung cấp báo cáo quản trị có giá trị, kịp thời cho ban giám đốc phận liên quan - Khi nhận đơn đặt hàng khách hàng, liệu phải thực tự động hóa qua bước khác suốt q trình xử lý đơn đặt hàng kết thúc giao hàng Khi nhân viên bán hàng 19 cập nhập đơn đặt hàng vào phần mềm Quản lý in phần mềm truy xuất thông tin liên kết mặc định với phần mềm Dữ liệu chung sang phần mềm Dữ liệu chung Các phận truy xuất cập nhập tự động liên kết truyền liệu với thông tin cần thiết từ phần mềm Dữ liệu chung đến phần mềm Kế toán ngược lại để hoàn tất đơn hàng điều giúp cho nhân viên phòng ban khác xem thơng tin cập nhập đơn hàng Khi đơn hàng thực xong, thông tin tự động kết nối với hệ thống truyền dẫn đến phận hữu quan khác Khi muốn kiểm tra xem đơn hàng thực công đoạn nào, nhân viên cần vào phần mềm phần hành theo dõi đơn hàng Vì vậy, việc tổ chức liệu hồn chỉnh, q trình đơn hàng di chuyển xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh xảy sai sót 3.2.4 Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn quy trình thuộc chu trình Bán hàng –thu tiền cơng ty XSKT&DVI DN a Hồn thiện tổ chức quy trình xử lý đơn đặt hàng Từ thực trạng quy trình xử lý đơn đặt hàng Cơng ty cho thấy Cơng ty cần phải hồn thiện chức nhập đơn hàng vào phần mềm Quản lý in, truyền liệu vào phần mềm Dữ liệu chung truy xuất, cập nhập vào phần mềm kế toán để kiểm sốt hạn mức tín dụng tồn kho hàng hóa Khi tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng, nhân viên bán hàng tiến hành nhập thông tin đơn hàng vào phần mềm Quản lý in Phần mềm truy xuất thông tin khách hàng từ liệu khách hàng, thông tin số hợp đồng, thông tin hàng hóa truy xuất từ liệu chi tiết hợp đồng, liệu định mức vật tư, vật tư sản xuất (thông tin dùng để theo dõi đơn hàng), thông tin giá bán truy xuất từ liệu giá vật tư thỏa mãn điều kiện tổng chi phí sản xuất khơng lớn 60% giá trị đơn hàng 20 Phần mềm tự kiểm soát tính hợp lệ đơn đặt hàng Đầu tiên, chương trình kiểm tra số lượng vật tư tồn kho có đủ sản xuất đơn hàng hay khơng Kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng để xác định điều kiện mua chịu khách hàng Thông tin tình hình cơng nợ khách hàng truy xuất từ phần mềm kế toán cập nhập vào phần mềm Quản lý in để hoàn thiện liệu đơn hàng Khi nhập xong liệu đơn đặt hàng, thông tin đơn hàng lưu vào liệu đơn hàng Dữ liệu đặt hàng khách hàng liệt kê trạng thái chờ duyệt Trưởng phịng, phó phịng kinh doanh truy cập vào hệ thống, kiểm tra đơn hàng nhân viên bán hàng chuyển đến, đối chiếu với liệu đặt hàng, tiến hành phê duyệt đơn hàng Lúc này, đơn hàng phải trạng thái duyệt nhân viên bán hàng in thông báo nhận đơn đặt hàng phiếu giao việc cho phân xưởng sản xuất Sau hoàn thành sản xuất, thủ kho tiến hành nhập kho phần mềm Quản lý in, kích hoạt giao hàng để in phiếu giao hàng Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho với đầy đủ thông tin sản phẩm in làm 03 liên 01 liên gởi khách hàng thơng báo giao hàng tốn, 01 liên giao kho hàng làm thủ tục xuất kho, 01 liên giao nhận viên lập hóa đơn phịng kế tốn để lập hóa đơn có thơng báo b Hồn thiện tổ chức quy trình giao hàng Trên sở kế thừa thông tin từ lệnh bán hàng: tên sản phẩm, số lượng, thông tin khách hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện toán, thủ kho truy cập vào phần mêm Quản lý in để kiểm tra tính hợp lệ lô hàng, tiến hành chuẩn bị giao hàng, xuất kho theo đơn đặt hàng Tại thời điểm này, thủ tục xuất kho sản phẩm hoàn tất, phần mềm cập nhập liệu lên lệnh bán hàng kiêm phiếu xuất kho ghi vào liệu xuất kho sản phẩm liệu tồn kho sản phẩm (nếu đơn hàng sản xuất nhiều kỳ) 21 Trong trình thực hiện, có sai sót, thủ kho cần thơng báo với nhân viên bán hàng để điều chỉnh Sau đó, thủ kho in 03 phiếu giao hàng, 01 liên giao nhân viên vận chuyển để ký xác nhận với khách hàng sau chuyển phịng kinh doanh lưu, 01 liên lưu kho hàng, 01 liên giao cho khách hàng c Hồn thiện tổ chức quy trình lập hóa đơn Từ thực trạng quy trình lập hóa đơn cơng ty, cơng việc lập hóa đơn thực kế toán tiêu thụ nợ phải thu, thơng tin để lập hóa đơn truy xuất từ phần mềm Dữ liệu chung cập nhập vào phần mềm kế tốn thơng báo, kế toán tiêu thụ nợ phải thu tiến hành kiểm tra thơng tin với kế tốn tiền mặt kế tốn TGNH, đối chiếu lập hóa đơn Sau xử lý xong đơn đặt hàng phòng kinh doanh, liên lệnh bán hàng chuyển đến phòng kế tốn với giấy báo gởi hàng, thơng báo hàng gởi chuẩn bị lập hóa đơn Kế tốn viên chịu trách nhiệm lập hóa đơn truy cập vào chương trình đối chiếu khớp liệu hệ thống với số liệu phiếu giao hàng, hợp đồng, đơn đặt hàng liệu giá bán Nếu sai, chương trình cảnh báo khơng cho cập nhập số hóa đơn, ngày hóa đơn Kế tốn viên phải thông báo cho nhân viên bán hàng để kiểm tra, điều chỉnh cho liệu Nếu khớp nhập số hóa đơn, ngày hóa đơn, mã nghiệp vụ Sau chương trình tự động định khoản tài khoản có liên quan tiến hành in hóa đơn GTGT Hóa đơn in 03 liên: 01 liên nhân viên kinh doanh lưu hồ sơ hợp đồng, 01 liên giao khách hàng, 01 liên kế toán cơng nợ theo dõi cơng nợ khách hàng d Hồn thiện báo cáo kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Một số mẫu báo cáo bổ sung sau: Phòng kinh doanh: 22 - Báo cáo chi tiết tình hình thực kế hoạch hợp đồng - Báo cáo thực hợp đồng Phịng kế tốn: - Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ, đầu kỳ: - Bảng kê chứng từ theo vụ việc, khách hàng tài khoản đối ứng 3.2.5 Hoàn thiện kiểm sốt thơng tin chu trình bán hàng thu tiền Công ty cần phải xây dựng quy định cụ thể q trình hồn thiện kiểm sốt tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền để đảm bảo kiểm sốt q trình xử lý kết xuất liệu: - Kiểm soát liệu đầu vào: Cần phân quyền sử dụng hệ thống, người dùng truy cập đến hệ thống phần mềm, liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ giao - Kiểm sốt q trình lưu trữ liệu: Thực kiểm soát thiết bị lưu trữ, dán nhãn, đặt tên lưu trữ theo thời gian Kiểm tra, thay thiết bị lưu trữ định kỳ, hủy thiết bị lưu trữ khơng sử dụng - Kiểm sốt lưu dự phòng liệu: Ban giám đốc cần ban hành, thực sách thủ tục kiểm sốt việc lưu trữ liệu, mơ tả phương pháp, thời gian, quy trình lưu phục hồi liệu - Kiểm soát truyền tải liệu: Kiểm soát truyền tải liệu, kiểm tra đường truyền thiết lập phần mềm an ninh mạng - Kiểm soát liệu đầu ra: Tiến hành đối chiếu kết xuất liệu nhập thông qua sổ tổng kiểm soát 3.2.6 Điều kiện để thực giải pháp nhằm góp phần hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty XSKT&DVI DN KẾT LUẬN CHƢƠNG 23 KẾT LUẬN Sự phát triển theo cấp số nhân cơng nghệ thơng tin q trình tồn cầu hóa tạo mơi trường kinh doanh phức tạp, thay đổi liên tục với nhiều thách thức hội cho doanh nghiệp Xu sử dụng công nghệ thông tin quản lý ngày tăng, mang lại hiệu cao, tối ưu hóa với hỗ trợ đắc lực máy tính, giảm khối lượng công việc thời gian làm việc, chi phí q trình xử lý nhằm mang lại hiệu cao kinh doanh Thị trường kinh doanh dịch vụ in ấn đa dạng tiềm năng, vây, Cơng ty cần đầu tư cho cơng nghệ thơng tin quản lý doanh nghiệp nói chung quản lý chu trình bán hàng thu tiền nói riêng Hiện nay, có nhiều cơng ty kinh doanh dịch vụ in ấn tham gia vào thị trường cạnh tranh mạnh với công ty chất lượng, mẫu mã, giá …nên việc cắt giảm chi phí sản xuất– kinh doanh, vấn đề liên quan tới đối tác kinh doanh, mối tương quan nhà cung cấp với người tiêu thụ đòi hỏi công ty phải chấp nhận thay đổi chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, tìm hiểu phương thức ứng dụng công nghệ thông tin cho hiệu nhất, cung cấp báo cáo quản trị xác kịp thời Nghiên cứu đưa tìm hiểu chung tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp nói chung, quy trình liên quan làm sở để hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền, đưa tồn quy trình liên quan đến tổ chức thơng tin kế tốn, hạn chế sở liệu không đáp ứng nhu cầu phát triển hệ thống nói chung hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty nói riêng Trên sở lý luận thực trạng tổ chức thông tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty XSKT&DVI DN, nghiên cứu đưa giải pháp hồn thiện việc tổ chức thơng tin kế 24 tốn chu trình chu trình bán hàng thu tiền như: quy trình xử lý đơn đặt hàng, quy trình giao hàng, quy trình lập hóa đơn, quy trình quản lý cơng nợ thu tiền, việc chuẩn hóa sở liệu, để hoạt động bán hàng thu tiền công ty mang lại hiệu tốt Đồng thời, Công ty quản lý việc tính giá kể với khách hàng có đơn hàng mà chưa xây dựng định mức vật tư cho sản phẩm, quản lý hạn mức tín dụng khách hàng, tồn kho vật tư Lập báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ bán hàng đa chiều, theo chi tiết vùng, miền, địa lý Cung cấp thơng tin nhanh chóng cho hoạt động quản trị Sản phẩm ghi nhận xác, giao hàng hạn Doanh thu ghi nhận kịp thời, thủ tục hóa đơn xác… Xa hướng đến việc ứng dụng hiệu triệt để hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiêp–ERP tương lai để bắt kịp xu tối ưu hóa công nghệ thông tin doanh nghiệp ... bán hàng thu tiền công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết dịch vụ in Đà Nẵng Chương 3: Hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết dịch vụ in Đà Nẵng... chứa tập tin, tập tin hệ thống sở liệu kế tốn phân thành tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, tập tin biến động, tập tin tồn tập tin báo cáo b Tổ chức mã hóa đối tượng quản lý chu trình... TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG 2.2