NHÂN SỰ DỰ ÁN ThS Nguyễn Khắc Quốc IT Department – Tra Vinh Univ ersity Nhân dự án Quản lý Nhân dự án trước hết tổ chức dự áncần biết xác làm việc gì, đâu, nào? 13.1 Tổ chức dự án Tổ dự án Đối với dự án quy mô vừa nhỏ, - GĐ Ban quản lý dự án lãnh đạo mặt quản lý, đảm bảo liên hệ dự án với bên ngoài, đồng thời chịu trách nhiệm kế hoạch kiểm soát - PGĐ kỹ thuật giám sát, đạo tất công việc thuộc kỹ thuật, giải vấn đề liên quan đến hệ thống, đồng thời chịu trách nhiệm chất lượng sản phẩm Tổ chức dự án vừa nhỏ - Công việc cán lập trình viết chương trình phần mềm 13.1 Tổ chức dự án (tt) - Người ta nhận thấy rằng, trưởng nhóm kỹ thuật thường theo dõi tốt cán lập trình - Vì vậy, dự án quy mơ lớn hơn, áp dụng cách tổ chức hình sau 13.1 Tổ chức dự án (tt) Hoặc 13.1 Tổ chức dự án (tt) Tổ chức theo chuyên môn - Phân chia thành phận, - Mỗi phận chịu trách nhiệm loại phần mềm định - Ưu điểm: + Các cán chuyên môn dễ hiểu hơn, người làm quản lý đồng thời trưởng phịng chun mơn nên dễ làm việc - Nhược điểm: + Trường hợp dự án cần đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau, phải mời chun gia ngồi 13.1 Tổ chức dự án (tt) Tổ chức dạng ma trận - Mỗi cán lập trình vừa trực thuộc phịng chun mơn, vừa trực thuộc dự án - GĐ dự án đàm phán với Trưởng phịng chun mơn để cán lập trình sang làm việc cho dự án, sau trở lại Phòng - Dự án chuyển trả Phòng khoản tiền tỷ lệ thuận với lợi nhuận dự án, sử dụng nhân lực Phòng - Như vậy, GĐ dự án lẫn Trưởng phòng chun mơn có liên quan đến thành bại dự án 13.1 Tổ chức dự án (tt) -Tổ chức theo ma trận hoạt động tốt GĐ dự án Trưởng phịng chun mơn có trách nhiệm quyền hạn Điều có nghĩa tiếng nói họ có trọng lượng việc định liên quan đến nhân viên tham gia dự án - Mặt khác dự án thường xuyên thay đổi, nhân viên bị điều động chỗ mai chỗ khác, dễ dẫn đến tâm lý bất ổn định ảnh hưởng trực tiếp đến cơng việc 13.2 Vai trị GĐ dự án - GĐ có trách nhiệm: + Báo cáo kế hoạch tiến độ dự án cho khách hàng, + Báo cáo cho cấp quản lý cao cho tất bên liên quan - Mọi thơng tin từ bên ngồi có ảnh hưởng đến dự án, kinh phí, lịch biểu, nhân sự, thay đổi tổ chức… qua GĐ dự án xem xét + Quản lý nhân dự án - GĐ dự án thủ trưởng, người động viên, khuyến khích người giải vấn đề người đặt dự án + Bảo dự án biết bảo vệ khỏi bị chi phối thủ tục liên quan, công việc vụ hàng ngày, tập trung thời gian nguồn lực vào thực mục tiêu dự án 13.2 Vai trò GĐ dự án (tt) Trách nhiệm GĐ giai đoạn Giai đoạn xác định - Tham gia định có theo đuổi dự án hay khơng, - Chủ trì trao đổi giúp người sử dụng thảo u cầu - Có cịn tác giả đề cương dự án + PGĐ kỹ thuật hỗ trợ kỹ thuật + Chuyên viên hỗ trợ phần rủi ro - Lập kế hoạch phân bổ mức tổng thể, giao phận phụ trách kỹ thuật phân chia cho ước lượng - Tính tốn tổng chi phí, vạch lịch thực liên hệ với bên cung cấp nguồn lực - Chủ trì tất họp với khách hàng, đàm phán văn dự án, thống với đội ngũ kỹ thuật viên tất thay đổi văn dự án, với khách hàng ký kết 10 13.4 Vấn đề kiêm nhiệm - Nên tách công việc quản lý khỏi công việc kỹ thuật - PGĐ làm việc nhiều với khách hàng, nên khó từ chối vấn đề nảy sinh  vấn đề tâm lý 22 13.5 Vai trị cán lập trình - Nhận thiết kế mức trung: + Tiến hành thiết kế chi tiết, + Lập kế hoạch thử nghiệm modun - Chịu trách nhiệm tài liệu cho người sử dụng huấn luyện, - Báo cáo tiến độ với PGĐ, - Có mặt thử nghiệm hệ thống phần liên quan đến chương trình thân viết 23 13.6 Vấn đề uỷ nhiệm - Uỷ nhiệm tức giao cho người khác phần việc mà thuộc trách nhiệm - Tuỳ theo quy mơ dự án khối lượng cơng việc GĐ PGĐ cần thiết phải uỷ thác số nhiệm vụ cho cán nhân viên quyền - Uỷ nhiệm tạo điều kiện cho lãnh đạo dự án sử dụng triệt để nguồn nhân lực - GĐ PGĐ giải phóng khỏi cơng việc uỷ thác để tập chung vào việc khác - Về mặt tâm lý, cấp tin tưởng uỷ nhiệm việc đó, cán cấp nhân viên thường cảm thấy vinh dự trách nhiệm - Trọng trách uỷ thác dịp để họ lớn lên, trưởng thành công việc 24 13.6 Vấn đề uỷ nhiệm (tt) Để uỷ nhiệm có hiệu quả: + Cần thiết thực thi + Có đồng ý người uỷ nhiệm + Nếu người uỷ nhiệm biên chế làm việc phận khác, cần phê duyệt đồng ý người phụ trách phận + Chính thức hố văn bản, thơng báo cho đối tượng liên quan, tạo điều kiện pháp lý cho người uỷ nhiệm thực thi nhiện vụ + Phải xác định rõ uỷ nhiệm uỷ nhiệm cho + Xác định rõ quyền hạn nghĩa vụ hai bên: bên uỷ nhiệm bên uỷ nhiệm + Đi đôi với nghĩa vụ quyền hạn 25 13.7 Vai trị Trưởng phịng chun mơn Trưởng phịng chun mơn (quản lý theo hàng ngang) + Cung cấp cán cho dự án, tiếp nhận cán lại Phịng sau dự án kết thúc + Tham dự số họp, + Theo dõi, giám sát cán 26 13.8 Vai trị phía khách hàng - Soạn tài liệu cung cấp liệu để thử nghiệm - Cử đại diện, chịu trách nhiệm liên hệ làm việc với dự án vấn đề quản lý - Cần có người đủ hiểu biết để trả lời câu hỏi tổ dự án - Đọc phê duyệt tài liệu phía dự án đưa sang 27 13.9 Tuyển chọn nhân dự án Chọn GĐ dự án - GĐ dự án cán cấp bổ nhiệm - Được bố trí sẵn từ dự án hình thành, - GĐ dự án cần đảm bảo tiêu chí: + Có nghệ thuật giao tiếp + Kỹ quản lý dự án, + Tài tổ chức, + Trình độ chun mơn + Có phẩm chất tốt nhà lãnh đạo,… 28 13.9 Tuyển chọn nhân dự án PGĐ kỹ thuật - Đây cương vị thứ hai dự án - Tốt để GĐ dự án chọn PGĐ - GĐ phải có PGĐ trước viết đề cương dự án, - Các tiêu chí: + Nên chọn số chuyên gia giỏi + Là người bao quát chi tiết toàn dự án, không bị xa đà vào việc vụn vặt + Có kỹ giao tiếp tốt + Biết cách tổ chức, + Biết phân công công việc, + Biết giữ tiến độ + Có đủ uy tín mặt chuyên môn 29 13.9 Tuyển chọn nhân dự án Cán lập trình + Theo lực lập trình họ + Kinh nghiệm lập trình lĩnh vực tương ứng, + Tránh để người làm làm lại việc, + Nếu ứng cử viên kinh nghiệm địi hỏi, kiến thức mà đào tạo hệ điều hành phần mềm ứng dụng liên quan tiêu chuẩn để xem xét 30 13.10 Tính cách người làm quản lý dự án - Tính cách người quản lý có tác động đến dự án - Một số nét tính cách cần thiết: + Biết giao tiếp + Sẵn sàng chia sẻ ý tưởng hiểu biết có giá trị + Người khơng biết trình bày tư tưởng, mà phải có tâm tranh đấu cho tư tưởng + Phải biết lắng nghe + Có đầu óc tổ chức + Khơng nên cầu tồn + Có khả phân tích, logic có kinh nghiệm tương ứng 31 13.11 Giao việc cho cá nhân - Động thúc đẩy mạnh người làm lập trình học - Cần giao cho lập trình viên cơng việc khó chút so với trước - Không nên để chuyên gia giỏi làm việc tầm thường - Những phần việc liên quan đến nên giao cho người, tối đa hai người, - Giao công việc găng công việc phức tạp cho người đáng tin cậy - Không nên để tình trạng tất phụ thuộc vào người, - Dùng phương pháp tổ chức theo chế độ “kèm cặp" hiệu 32 13.12 Động thúc đẩy Động thúc đẩy - Kết cho thấy trường hợp sau dẫn đến hiệu làm việc nhất: - Ngồi cịn quan hệ cấp / hay với đồng nghiệp, chế độ đãi ngộ xã hội bảo hiểm… 33 13.12 Động thúc đẩy Những trường hợp sau dẫn đến hiệu làm việc cao: + Thành quả: 50% + Tính chất cơng việc: Đối với người làm chun môn: 48% Đối với người làm không chuyên: 13% Được đồng nghiệp ủng hộ công nhận: 25% Thăng tiến: 23% + Trách nhiệm - Động thúc đẩy sinh từ nguồn cảm giác bên người khơng phải từ bên ngồi - Các nhà quản lý cấp khơng thể kiểm sốt yếu tố cản trở động thúc đẩy, lại kiểm soát yếu tố sinh động thúc đẩy - Các nhà quản lý dự án đề biện pháp cụ thể để tạo động thúc đẩy nhân viên 34 Nhận xét thay cho lời kết - Hãy ghi nhớ ba nguyên tắc ghi Quản lý phút K.H Blanchard S.Johnson (New-York: Morrow, 1982): + Nếu xứng đáng, khen thưởng (1 phút): cần, phê bình (1 phút): ln ln nói rõ (1 phút) chờ đợi người ta kết làm việc đánh - Hãy tạo điều kiện thuận lợi để thành viên tổ tham gia vào định quan trọng dự án, họ khơng phụ lịng tin 35 Câu hỏi thảo luận Hãy nêu chức mà cho quan trọng GĐ dự án? Theo GĐ dự án phần mềm đồng thời phụ trách ln nhóm lập trình có điểm lợi bất lợi? Những yếu tố động thúc đẩy mạnh cán lập trình Việt Nam? Những yếu tố khiến lập trình viên hào hứng làm việc? Liệt kê loại yếu tố mà cho quan trọng Liệt kê theo thứ tự quan trọng giảm dần tính cách người làm quản lý dự án 36 .. .Nhân dự án Quản lý Nhân dự án trước hết tổ chức dự áncần biết xác làm việc gì, đâu, nào? 13.1 Tổ chức dự án Tổ dự án Đối với dự án quy mô vừa nhỏ, - GĐ Ban quản lý dự án lãnh đạo mặt quản lý, ... việc với dự án vấn đề quản lý - Cần có người đủ hiểu biết để trả lời câu hỏi tổ dự án - Đọc phê duyệt tài liệu phía dự án đưa sang 27 13.9 Tuyển chọn nhân dự án Chọn GĐ dự án - GĐ dự án cán cấp... xem xét + Quản lý nhân dự án - GĐ dự án thủ trưởng, người động viên, khuyến khích người giải vấn đề người đặt dự án + Bảo dự án biết bảo vệ khỏi bị chi phối vơ vàn thủ tục liên quan, công việc