KIỂM SOÁT DỰ ÁN ThS Nguyễn Khắc Quốc IT Department – Tra Vinh Univ ersity Ba mảng công việc chính: + Giám sát tiến độ dự án so với kế hoạch đề ra; + Phát giải vấn đề nảy sinh; + Trường hợp vấn đề không giải được, điều chỉnh lại kế hoạch thông báo tất bên liên quan - Kiểm soát dự án tập trung xử lý khâu vướng mắc, không để ý đến khâu công việc trơi chảy - Chính coi dạng quản lý theo ngoại lệ 12.1 Giám sát dự án - Ở cấp quản lý, việc giám sát dự án đòi hỏi yêu cầu riêng tiến hành theo cách khác - Ta xét từ phía Ban đạo (Ban giám đốc) dự án từ phía khách hàng (người sử dụng)  Giám sát dự án từ phía Ban đạo dự án Ban đạo dự án: + 01 Trưởng ban phụ trách chung (Giám đốc) + 01 Phó ban phụ trách điều hành (P.Giám đốc ĐH) 12.1 Giám sát dự án (tt) PGĐ điều hành: + Theo dõi tiến độ + Trực tiếp giám sát cán chuyên môn - Đối với việc lập trình, có hai số “0 100” dùng để đo tiến độ thực Vì vậy: - Đi giám sát nhân viên phản ứng kịp thời tình dẫn đến chậm trễ 12.1 Giám sát dự án (tt) * PGĐ điều hành cần tiến hành giám sát đến mức nào? + Phụ thuộc vào trình độ lập trình viên + Tăng cường giám sát trao đổi chương trình + Lúc bắt đầu lúc đòi hỏi phải theo dõi nhiều * PGĐ điều hành làm để giám sát nhân viên mà không gây "nhiễu", không cản trở công việc họ? + Giám sát khơng thức như: ghé thăm, trị chuyện + Giám sát thức: qua họp hay hội ý thường kỳ hàng tuần 12.1 Giám sát dự án (tt) GĐ dự án: + Dự án phát triển chậm so với kế hoạch + Chi phí sử dụng vượt ngân sách + Vấn đề người Mặc dù mối tiếp xúc thường - Có vấn đề mà thành viên muốn gặp trực tiếp GĐ DA - GĐ DA cần giữ liên hệ với đội ngũ nhân viên người nhạy bén, trực cảm kịp thời phát vấn đề - Các vấn đề giao tiếp với lãnh đạo cấp với khách hàng - Cần đặc biệt ý với nói chuyện điện thoại công văn bắt đầu câu “tại tơi lại khơng hay biết về…" 12.1 Giám sát dự án (tt)  Giám sát dự án từ phía cấp quản lý cao + Các kết cuối dự án; + Dự án hồn thành thời hạn hay khơng? + Dự án đem lại lợi ích dự tính hay khơng? + Khách hàng hoàn toàn thoả mãn? - Các vấn đề người ê- kíp GĐ dự án - Các cấp lãnh đạo cần giúp đỡ vấn đề mà GĐ dự án tự giải - Và thân GĐ dự án có vấn đề… 12.1 Giám sát dự án (tt)  Giám sát dự án từ phía khách hàng Khách hàng giám sát dự án theo đường thức: + Yêu cầu cung cấp báo cáo định kỳ để nắm tiến độ dự án khuynh hướng dự báo, + Tham dự phiên họp ban đạo dự án dịp kết thúc giai đoạn lớn + Khách hàng thường xuyên gặp gỡ Ban đạo dự án để nắm tình hình 12.2 Phát giải vấn đề Các vấn đề thường hay gặp quản lý dự án: + Các vấn đề nhân 1-5% (nhưng ưu tiên cao nhất) + Các vấn đề kinh phí 10-20% + Các vấn đề lịch biểu 90-95% 12.2 Phát giải vấn đề (tt) Các vấn đề lịch biểu Vấn đề hay gặp đối kéo dài thời hạn Nguyên nhân: + Thứ tự ưu tiên thay đổi + Hàng đặt đưa đến không thời hạn + Ước lượng sai nhiều Cần xem: Những vấn đề có nằm đường găng không Phản ứng thường gặp trường hợp "Thôi được, (bằng cách đấy) đẩy nhanh công việc để bù lại" Nhưng phải hình thức lảng tránh vấn đề, thực tế kết thúc nhanh cơng việc sau để bù lại thường an ủi 10 12.2 Phát giải vấn đề (tt) Xử lý công việc kéo dài: - Nếu cơng việc thực dở, thử khắc phục cách tăng cường biện pháp quản lý - Nếu vấn đề thuộc kỹ thuật, huy động giúp đỡ chuyên gia - Nếu cá nhân lập trình viên kỹ thuật gây ra, tìm hiểu xem hồn cảnh, sống riêng tư người có gặp khó khăn khơng Hãy trị chuyện cởi mở, khuyến khích động viên, áp dụng biện pháp thưởng phạt cần thiết Người quản lý cần cố gắng giải vấn đề nhân cách gặp gỡ, nói chuyện trực tiếp với nhân viên, khơng thơng qua nhóm trưởng 11 12.2 Phát giải vấn đề (tt) Nếu nỗ lực quản lý không đem lại kết quả: + Xem xét phương án bổ sung nguồn lực, (Chú ý) + Phương tiện để thúc đẩy nhanh cơng việc + Có thể huy động làm thêm giờ, + Những cơng việc thực song song, + Hãy dùng biện pháp quản lý, nói khéo ngược lại, làm găng, chí đe doạ cần thiết - Nếu tất giải pháp khơng có hiệu quả, dũng cảm chấp nhận tuyên bố đẩy lùi thời hạn dự án - Đây cách phổ biến chừng mực tốt rủi ro 12 12.2 Phát giải vấn đề (tt) Phát giải vấn đề từ trước chúng xảy Một số dấu hiệu "báo động” dự án có vấn đề: + Làm việc khơng có kế hoạch + Các u cầu chức khơng rõ ràng hồn tồn khơng xác định + Ước lượng đại khái tuỳ tiện, bị áp đặt 13 12.2 Phát giải vấn đề (tt) Phát giải vấn đề triển khai Trong trình triển khai dự án thường gặp vấn đề sau đây: + Đề xuất đề nghị thay đổi đặc tả chức + Tài liệu chưa biên soạn xong + Và thử nghiệm thiết kế chưa kết thúc + Các báo cáo định kỳ.(báo cáo sau khơng có so với báo cáo trước, chắn dự án có vấn đề) + Các thay đổi lịch biểu báo cáo định kỳ + Người có trách nhiệm lâu khơng thấy xuất + Người sử dụng không thoả mãn 14 12.2 Phát giải vấn đề (tt) Phát giải vấn đề giai đoạn cuối Đặc biệt ý đến vấn đề sau đây: + Thiếu máy + Làm nhiều (Một tuần, không nên để nhân viên làm hai buổi) + Các cấp quản lý phía "quan tâm" Kết luận: - Người làm quản lý dự án cần giữ tay theo dõi mạch đập dự án, phản ứng kịp thời với vấn đề phát ra, tình phải bình tĩnh, vững vàng - Nếu khơng có vấn đề xảy vậy, người ta chẳng cần đến nhà quản lý dự án làm 15 12.3 Kiểm sốt thơng qua họp định kỳ, họp tổng quan kỹ thuật báo cáo - Tổ dự án cần phải giao tiếp với giới bên Các họp báo cáo nhằm mục đích -Các họp phân làm ba loại: + Các họp định kỳ để thảo luận tình hình triển khai dự án + Các họp nhằm xem xét tổng quan sản phẩm, phát chỉnh sửa vấn đề thuộc kỹ thuật + Các họp quản lý, báo cáo với cấp có liên quan tiến độ dự án 16 12.3 Kiểm sốt thơng qua họp định kỳ, họp tổng quan kỹ thuật báo cáo (tt) * Các họp định kỳ Mục đích thành phần + Các họp định kỳ hàng tuần với tham gia tất thành viên tổ dự án + Là dịp để phận báo cáo với Ban đạo tiến độ dự án vấn đề nảy sinh + Đối với dự án lớn, bao gồm nhiều đơn vị, nhiều nhóm làm việc, họp định kỳ nên chia thành hai hay ba phần (hai hay ba họp nhỏ) Nên bố trí họp định kỳ vào ngày tuần? + Nên bố trí họp định kỳ vào cuối tuần- tốt vào chiều thứ hay sáng thứ 17 12.3 Kiểm sốt thơng qua họp định kỳ, họp tổng quan kỹ thuật báo cáo (tt) Các báo cáo định kỳ Mục đích số trang + Hình thức giao tiếp chủ yếu dự án với bên báo cáo định kỳ, + Báo cáo phải ngắn gọn theo mẫu quy định sẵn, không hai ba trang giấy A4: (phần tường thuật tối đa 01 trang, tiếp đến 01 02 cần khơng q 30 phút chuẩn bị xong) Định kỳ báo cáo - Báo cáo hàng tuần, hai tuần hay hàng tháng tuỳ thuộc vào thời gian cần thiết để hoàn thành khối lượng cơng việc trung bình dự án 18 12.3 Kiểm sốt thơng qua họp định kỳ, họp tổng quan kỹ thuật báo cáo (tt) Nội dung báo cáo định kỳ Các hoạt động kết thu từ báo cáo trước Các vấn đề nảy sinh Các vấn đề giải Các vấn đề tồn Lịch biểu đối chiếu với kế hoạch Đối chiếu chi phí thực tế với dự tính ngân sách Kế hoạch tuần sau 19 12.3 Kiểm sốt thơng qua họp định kỳ, họp tổng quan kỹ thuật báo cáo (tt) Các họp tổng quan kỹ thuật - Các họp tổng quan tốn thời gian Vì vậy, cần biết tổ chức cho có hiệu + Lên lịch họp, phân chia rõ thời gian để thảo luận + Gửi sớm lịch họp tài liệu cần thiết + Bố trí địa điểm họp cho khơng bị quấy nhiễu +Có người điều khiển phiên họp theo chương trình + Dành đủ thời gian để bàn công việc ký kết; kiên yêu cầu giữ tiến độ 20 12.3 Kiểm sốt thơng qua họp định kỳ, họp tổng quan kỹ thuật báo cáo (tt) Họp xét duyệt kỹ thuật (Kế hoạch, Thiết kế, Mã hóa, Thử nghiệm, Tài liệu) + Xem xét chương trình, tài liệu, kế hoạch thử nghiệm… + Kiểm tra lại sản phẩm đó, tìm lỗi đề giải pháp cải tiến tốt Thành phần tham gia bao gồm tác giả sản phẩm đưa xét hai người nữa, Phó ban đạo phụ trách điều hành (Ngồi mời thêm ba bốn chuyên gia ngoài.) 21 12.3 Kiểm sốt thơng qua họp định kỳ, họp tổng quan kỹ thuật báo cáo (tt) Họp quản lý - Họp ban đạo + Họp thường kỳ vào thời gian định sẵn-trung bình từ đến tuần lần dự án từ đến 24 tháng + Mục đích họp để thu nhận thơng tin tình hình triển khai dự án xác định vấn đề - Họp kiện mốc Mỗi kết thúc cơng việc nên họp Các họp cần có hai phần: Các nhóm kỹ thuật trao đổi làm được, vấn đề nảy sinh giai đoạn vừa qua, lập kế hoạch làm việc cho giao đoạn tới Tất thành viên tham gia dự án bao gồm khách hàng cấp quản lý có liên quan 22 12.3 Kiểm sốt thơng qua họp định kỳ, họp tổng quan kỹ thuật báo cáo (tt) Các họp đặc biệt đặc biệt - Họp đánh giá rủi ro định thực dự án hay không - Khai trương dự án - Họp lập kế hoạch (ước lượng) dự án - Thảo luận chi tiết thiết kế mức cao - Thảo luận chi tiết thiết kế mức trung - Thông qua thiết kế hệ thống - Thảo luận chi tiết thiết kế modun, tài liệu kế hoạch thử nghiệm - Thảo luận mã tài liệu cho người dùng - Họp kết thúc chấp nhận thử nghiệm (sự kiện mốc) - Họp kết thúc giai đoạn vận hành (sự kiện mốc) - Họp rút kinh nghiệm sau dự án - Báo cáo sau dự án 23 12.3 Kiểm sốt thơng qua họp định kỳ, họp tổng quan kỹ thuật báo cáo (tt) Kết luận: - Các họp xem xét tổng quan kỹ thuật thiếu được, muốn dự án đạt kết tốt - Các họp chung khác nhằm đảm bảo liên hệ dự án với giới bên - Nhưng trường hợp phải họp - Chỉ tổ chức họp cần trao đổi trực diện bên - Ngồi sử dụng phương tiện khác thư, công văn, gọi điện, fax, Email 24 Câu hỏi thảo luận Kiếm sốt dự án bao gồm mảng cơng việc gì? Vì cấp quản lý cao cần phải giám sát dự án? Họ giám sát vấn đề giám sát nào? Những ngun nhân dẫn đến phải gia hạn dự án? liệt kê nguyên nhân mà hay gặp nhất? Hãy nêu trường hợp tổ chức họp dự án khơng có hiệu Một báo cáo định kỳ tiến độ thực dự án phải bao gồm nội dung hình thức phải nào? 25 ... hay biết về…" 12.1 Giám sát dự án (tt)  Giám sát dự án từ phía cấp quản lý cao + Các kết cuối dự án; + Dự án hoàn thành thời hạn hay khơng? + Dự án đem lại lợi ích dự tính hay khơng? + Khách... GĐ dự án - Các cấp lãnh đạo cần giúp đỡ vấn đề mà GĐ dự án khơng thể tự giải - Và thân GĐ dự án có vấn đề… 12.1 Giám sát dự án (tt)  Giám sát dự án từ phía khách hàng Khách hàng giám sát dự án. .. Chính coi dạng quản lý theo ngoại lệ 12.1 Giám sát dự án - Ở cấp quản lý, việc giám sát dự án đòi hỏi yêu cầu riêng tiến hành theo cách khác - Ta xét từ phía Ban đạo (Ban giám đốc) dự án từ phía