B GIÁO D C VÀ ÀO T O I H C À N NG MAI HOÀNG NHƯ UYÊN HOÀN THI N KI M SỐT N I B CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N T I TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N THU C BƯU I N T NH BÌNH NH Chuyên ngành: K tốn Mã s : 60.34.30 TĨM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH N ng – Năm 2013 Cơng trình c hoàn thành t i I H C À N NG Ngư i hư ng d n khoa h c: GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH Ph n bi n 1: TS oàn Ng c Phi Anh Ph n bi n 2: TS Tr n Th C m Thanh Lu n văn ã c b o v trư c h i ng ch m Lu n văn t t nghi p Th c sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i i h c N ng vào ngày 19 tháng 01 năm 2013 Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin – H c li u , - Thư vi n trư ng i h c Kinh t , i h c N ng i h c N ng M Lí ch n U tài i v i m i Doanh nghi p ch c ki m tra, ki m sốt ln gi vai trị quan tr ng, h th ng ki m soát n i b công c ch y u th c hi n ch c ó m i quy trình qu n lý c a ơn v H th ng KSNB m t v ng m nh s góp ph n khơng nh cho thành cơng c a Doanh nghi p, ngày gi m thi u r i ro nâng cao hi u qu kinh t Chính v y m t h th ng Ki m soát n i b v ng m nh ang m t nhu c u b c thi t, m t công c t i ưu c a ngu n v n u tư, xác nh hi u qu xác nh s an toàn i u hành c a Ban i u hành doanh nghi p k p th i n m b t hi u qu ho t ng c a doanh nghi p Ngành Bưu Chính Vi t Nam qua năm chia tách gi a Vi n Thơng Bưu Chính ã t ng bư c kh ng nh s v ng vàng phát tri n Tuy nhiên, nh ng hành vi tiêu c c ngày xu t hi n nhi u t ch t ch H QT n Phó giám c c nhân viên giao d ch gây b c xúc cho t p th cán b công nhân viên, làm gi m sút lòng tin c a khách hàng n thương hi u lâu i c a ngành i u ch ng t h th ng KSNB ã khơng cịn h u hi u, c n c ánh giá hoàn thi n l i S n ph m c a ngành Bưu m t lo i hàng hóa c thù, hồn thi n s n ph m c n nh t hai ơn v c a ngành tham gia Tuy v y, s d ng d ch v khách hàng ph i tr ti n trư c cho m t s n ph m chưa c hồn thi n Chính l ó khâu bán hàng thu ti n m t trình quan tr ng, quy t nh cho s thành công hi u qu c a ơn v ; òi h i nhà qu n lý t p trung ph n l n ngu n l c cho q trình Hơn n a, hi n ngồi d ch v Bưu truy n th ng, t i i m giao d ch ph c v r t nhi u d ch v tích h p, mơi trư ng phát sinh nhi u sai sót gian l n Xu t phát t nh ng v n nêu trên, v i s hư ng d n t n tình c a th y giáo GS.TS Trương Bá Thanh, ch n tài: “Hồn thi n ki m sốt n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n t i Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn thu c Bưu i n t nh Bình nh” làm lu n văn t t nghi p cao h c chuyên ngành K toán M c tiêu nghiên c u Nghiên c u v h th ng KSNB phương th c xây d ng m t h th ng KSNB h u hi u ánh giá th c tr ng ho t ng c a KSNB chu trình cung c p d ch v thu ti n t i qu y giao d ch thu c Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn nh m tìm nh ng i m m nh y u c a h th ng hi n hành xu t nh ng gi i pháp nh m hồn thi n KSNB chu trình cung c p d ch v thu ti n h th ng ho t ng t t mang tính h u hi u i tư ng ph m vi nghiên c u i tư ng nghiên c u c a tài ki m soát n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n t i i m giao d ch bưu i n Ph m vi nghiên c u gi i h n cơng tác ki m sốt n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n d ch v c cung c p t i i m giao d ch bưu i n thu c Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn - Bưu i n t nh Bình nh Phương pháp nghiên c u Qua th c ti n công tác t i ơn v , b ng phương pháp quan sát, thu th p d li u; nghiên c u quy trình th l th t c; trao tham kh o ý ki n t b ph n k toán; t i ó t ng h p d li u có c s d ng phương pháp phân tích, ánh giá gi i quy t v n nghiên c u Ý nghĩa khoa h c c a tài H th ng hóa ki n th c v KSNB h th ng KSNB, KSNB chu trình bán hàng thu ti n Qua phân tích ánh giá, tài s nêu rõ nh ng t n t i c a h th ng KSNB hi n hành, nh m có nh ng gi i pháp hoàn thi n v i nh ng th t c ki m soát th t s hi u qu i c a ho t áp ng c s thay ng kinh doanh t i ơn v Hoàn thi n ki m sốt n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n ch m i óng góp m t ph n quan tr ng vi c nâng cao ch t lư ng d ch v , hi u qu ho t chuy n Quy Nhơn B i l , ng t i Trung tâm khai thác v n hoàn thành s n ph m c a ngành ph i qua nhi u khâu, nhi u ơn v v i m t không gian r ng mà b n thân m t Bưu i n t nh, thành khó có th ki m sốt c Vì v y, tài mong mu n s có nh ng nghiên c u ti p theo cho nh ng chu trình khác c a ho t ng s n xu t kinh doanh Bưu chính, hồn thi n h th ng KSNB chung cho toàn ngành nh m gi v ng phát tri n thương hi u Bưu Vi t Nam tương lai K t c u c a tài tài bao g m chương: - Chương 1: Cơ s lý lu n v ki m soát n i b chu trình bán hàng thu ti n - Chương 2: Th c tr ng ki m soát n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n t i Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn - Bưu i n Bình nh - Chương 3: Hồn thi n ki m sốt n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n t i Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn T ng quan v tài nghiên c u Nh ng năm g n ây có nhi u KSNB tài nghiên c u v KSNB i v i chu trình bán hàng thu ti n nh m giúp cho doanh nghi p hi u rõ v KSNB vi c áp d ng cho mang l i hi u qu t t nh t C th tài “Ki m soát n i b chu trình bán hàng thu ti n t i cơng ty c ph n sách thi t b trư ng h c N ng” c a tác gi Nguy n th soát n i b tin di i p (2010); tài“Tăng cư ng ki m i v i doanh thu thu ti n bán hàng t i công ty thông ng VMS” c a tác gi Vũ Ng c Nam (2007); tài “ Tăng cư ng ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n t i Vi n thông Qu ng Ngãi”, tác gi Nguy n Th Phương Th o (2010); Hoàn thi n h th ng ki m soát n i b tài “ i v i quy trình bán hàng ng Nai” lu n văn thu ti n t i T ng công ty công nghi p th c ph m cao h c năm 2011 c a tác gi Nguy n Minh Ti n CHƯƠNG CƠ S LÝ LU N V KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG V KI M SOÁT N I B 1.1.1 Khái ni m v ki m soát n i b Theo –m t y ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) y ban thu c H i ng qu c gia Hoa Kỳ v vi c ch ng gian l n v báo cáo tài thì: "KSNB m t trình b chi ph i b i ngư i qu n lý, h i ng qu n tr nhân viên c a ơn v , c thi t l p cung c p m t s b o m h p lý nh m t c m c tiêu sau ây: - S h u hi u hi u qu c a ho t ng - S tin c y c a báo cáo tài - S tuân th pháp lu t quy nh.” [2, tr2] nh nghĩa có b n khái ni m quan tr ng c n lưu ý ó q trình, ngư i, m b o h p lý m c tiêu * Ki m soát n i b m t q trình * Ki m sốt n i b c thi t k v n hành b i ngư i * Ki m soát n i b ch có th cung c p s b o nhà qu n lý vi c b o m t m h p lý cho t c m c tiêu c a t ch c ch không i * Các m c tiêu: M i ơn v thư ng có m c tiêu ki m sốt c n t c t ó xác nh chi n lư c c n th c hi n ó có th m c tiêu chung cho toàn ơn v hay m c tiêu c th cho t ng ho t ng, t ng b ph n ơn v 1.1.2 Ch c năng, nhi m v c a h th ng ki m soát n i b 1.1.3 M c tiêu t ng quát c a h th ng ki m soát n i b 1.1.4 Các y u t c u thành h th ng ki m sốt n i b a Mơi trư ng ki m soát b ánh giá r i ro c Th t c ki m soát d H th ng thơng tin k tốn e Giám sát 1.2 KI M SỐT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N 1.2.1 c i m c a chu trình Chu trình bán hàng thu ti n thư ng bao g m bư c sau: x lý ơn t hàng c a khách hàng, xét t bán ch u, giao hàng, l p hóa ơn, cu i theo dõi n ph i thu thu ti n 1.2.2 Các sai ph m có th x y chu trình bán hàng thu ti n 1.2.3 Các th t c ki m soát ch y u i v i chu trình bán hàng thu ti n a Ki m sốt q trình ti p nh n ơn hàng xét t bán ch u b Ki m sốt q trình giao hàng l p hóa ơn c Ki m sốt thu ti n n ph i thu khách hàng d L p d phịng xóa s n ph i thu khó ịi 1.3 C I M KI M SỐT N I B C P D CH V CHU TRÌNH CUNG VÀ THU TI N TRONG DOANH NGHI P KINH DOANH D CH V BƯU CHÍNH 1.3.1 Khái ni m v d ch v , d ch v bưu Lu t Bưu Chính s 49/2010/QH12 c Qu c h i khóa XII, kỳ h p th thơng qua vào ngày 17/06/2010 th c có hi u l c vào ngày 01/01/2011 ã qui nh rõ: “ D ch v bưu d ch v ch p nh n, v n chuy n phát bưu g i b ng phương th c t a i m c a ngư i g i n a i m c a ngư i nh n qua m ng bưu chính, tr phương th c i n t ” Bên c nh nh ng c tính c a d ch v như: Tính vơ hình; Tính khơng chia c t c; Tính khơng ng nh t; Tính khơng lưu tr c; Tính mau h ng, d ch v bưu cịn mang nh ng c i m riêng sau: Th nh t: S n ph m c a d ch v bưu không ph i v t ch t o m i, khơng ph i hàng hóa c th mà k t qu c a trình truy n ưa tin t c t ngư i g i n ngư i nh n Th hai: Quá trình cung c p d ch v mang tính dây chuy n có nhi u ơn v tham gia vào q trình s n xu t kinh doanh t o s n ph m Th ba: T i tr ng không ng u theo th i gian không gian Th tư: D ch v bưu ngày ch u s tác ng m nh m c a khoa h c, k thu t nhu c u c a ngư i tiêu dùng 1.3.2 Nh ng r i ro thư ng g p chu trình cung c p d ch v thu ti n t i doanh nghi p kinh doanh d ch v bưu 1.3.3 c i m ki m soát n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n doanh nghi p kinh doanh d ch v bưu a Th t c ki m sốt ti p nh n x lý yêu c u cung c p d ch v M i nhân viên giao d ch c n ph i tuân theo nh ng n i quy quy t c ng x ã c t b i doanh nghi p như: vi c tuân th gi gi c làm vi c; tuân th v trang ph c; tuân th v nguyên t c giao ti p ng x ; cu i ph i th c s hi u rõ v d ch v mà ơn v ang cung c p tư v n cho khách s d ng d ch v thích h p b Th t c ki m soát cung c p d ch v - Ki m sốt vi c ghi thơng tin c a khách hàng có y xác - Ki m sốt cách gói b c tính tr ng lư ng c a bưu g i - Ki m soát vi c tính cư c d ch v - Ki m soát phân hư ng chuy n cho bưu ph m - Ki m soát khâu phát bưu ph m n tay ngư i nh n c Th t c ki m soát thu ti n n p ti n Cu i ngày, t t c phi u g i c óng thành t p theo s th t b ng kê phân hư ng ã l p, t ng s phi u s ti n ph i kh p úng v i b ng kê, giao d ch viên ti n hành vào s theo dõi doanh thu phát sinh hàng ngày n p ti n v b ph n k toán S theo dõi doanh thu phát sinh c c ng lũy k cho n cu i tháng i chi u v i k toán vào cu i tháng T i b ph n k toán, nh n c gi y n p ti n t b ph n giao d ch ti n hành nh p vào chương trình k tốn theo mã thu cho t ng bưu c c t ng lo i d ch v sau ó in phi u thu chuy n sang cho b ph n th qu thu ti n Cu i tháng, nh n c báo cáo t ng h p t bưu c c g i lên k toán s ti n hành i chi u s ti n n p có kh p úng, n u có chênh l ch ph i yêu c u i u ch nh d Th m nh xóa s n ph i thu khó ịi CHƯƠNG TH C TR NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N T I TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N QUY NHƠN BƯU I N T NH BÌNH NH 2.1 T NG QUAN V TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N QUY NHƠN 2.1.1 c i m c a TTKTVC Quy Nhơn Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn m t ơn v tr c thu c Bưu i n t nh Bình nh s 468/ Q -TCL nh, c thành l p theo Quy t ngày 25 tháng 01 năm 2008 c a T ng cơng ty Bưu Vi t Nam Ti n thân trư c ây Bưu i n thành ph 10 2.2 TH C TR NG KI M SOÁT N I B CUNG C P D CH V CHU TRÌNH VÀ THU TI N T I TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N QUY NHƠN-BƯU BÌNH I N T NH NH 2.2.1 c i m d ch v cung c p t i ơn v a Các d ch v chuy n phát bưu - D ch v bưu ph m thư ng nư c qu c t - D ch v Bưu ph m ghi s (Registered letter) nư c - D ch v Bưu ki n nư c nư c - Bưu ph m chuy n phát nhanh EMS nư c - D ch v khai giá - D ch v phát hàng thu ti n COD - D ch v phát hành báo chí - D ch v c p i h chi u b Các d ch v tài bưu - D ch v chuy n ti n - D ch v b o hi m nhân th bưu - D ch v thu h - D ch v Ti t ki m bưu i n - D ch v b o hi m phi nhân th PTI c Các d ch v khác - D ch v -H p i n tho i, Fax công c ng ng l p t i n tho i c Gphone, internet - D ch v truy n hình An Viên - D ch v bán vé máy bay nh, i n tho i không dây 11 2.2.2 c i m t ch c m ng lư i kinh doanh M ng lư i kinh doanh c a Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn g m t giao d ch ph trách 17 bưu c c toàn thành ph Quy Nhơn hai huy n Vân Canh, Tuy Phư c 2.2.3 Quy trình cung c p d ch v thu ti n t i ơn v a i v i d ch v bưu chuy n phát D ch v bưu chuy n phát bao g m r t nhi u lo i s n ph m v i tính năng, i u ki n v v n chuy n giá cư c khác Vì v y, có khách hàng n giao d ch, tùy theo kích thư c, kh i lư ng c a bưu g i yêu c u v th i gian chuy n phát mà nhân viên giao d ch hư ng d n khách hàng s d ng lo i hình d ch v thích h p nh t; Cung c p phi u yêu c u khách hàng ghi rõ thơng tin, gói b c, cân tr ng lư ng tính cư c; thu ti n, giao biên nh n cho khách hàng C p nh t thông tin bưu g i vào h th ng qu n lý bưu ph m theo úng t ng lo i d ch v , in b ng kê chuy n bưu g i cho b ph n khai thác Cu i ngày, t p h p t t c phi u g i b ng kê óng hàng i, k toán vào s sách liên quan n p ti n v b ph n k toán Khi khách hàng yêu c u xác t mua báo chí, giao d ch viên c n nh rõ lo i báo, mã báo, s lư ng t mua, th i h n t mua tính ti n cho khách m t cách xác, thu ti n c p hóa ơn cho khách; nh p vào chương trình theo úng mã khách hàng, mã báo, s lư ng t mua, s hóa ơn c p cho khách hàng n p úng ti n v b ph n k toán k p th i b i v i d ch v tài bưu Khi khách hàng n yêu c u cung c p d ch v , GDV cung c p 12 cho khách phi u yêu c u khách hàng i n vào thơng tin c n thi t Sau ó thông tin c nh p li u vào chương trình; GDV in biên nh n thu ti n c a khách 2.2.4 Th t c ki m soát chu trình cung c p d ch v thu ti n t i ơn v a Ki m soát ti p nh n x lý yêu c u c a khách hàng - Niêm y t gi óng, m bưu c c t i t t c giao d ch bưu i n thu c TTKTVC, - Quy nh v ng ph c i v i giao d ch viên - Quy nh v thái - Quy nh v v sinh nơi làm vi c - Quy nh v vi c niêm y t gi i thi u d ch v cung c p ph c v c a giao d ch viên b ng giá cư c cho t ng lo i d ch v - Ch m i m thi ua theo B tiêu chu n ch t lư ng ph c v khách hàng T ng cơng ty Bưu Vi n Thông ban hành B ng t ch m i m s ánh giá xét ch t lư ng giao d ch viên c a tháng ó b Xét t bán ch u th c s c nh tranh v i doanh nghi p kinh doanh bưu a bàn, lãnh v i phương th c tr sau ph i ký k t h p o Trung tâm ã ng ý cung c p d ch v i v i ơn v có nhu c u Các ơn v ng cung c p d ch v v i Trung tâm H p ng ký k t ph i th hi n rõ tư cách pháp nhân c a ơn v : ph i có tên quan, doanh nghi p, a ch y c th ; hình th c tr ti n; th i h n tr ti n c ký, óng d u c a ngư i nghi p ó c Th t c ki m sốt cung c p d ch v ng u quan,doanh 13 - S d ng mã v ch bưu g i, v n chuy n, chuy n phát ph c v cho trình nh n nh v bưu g i toàn h th ng Mã v ch c dán phi u g i, bưu g i c quy dùng theo th t t bé nh ph i n l n, n u biên lai b m t hay b h y giao d ch viên ca ó ph i thuy t minh l p bư m thay th - Sau GDV ã nh n bưu ph m c vào phi u g i KSV ki m tra l i thông tin vi t phi u g i bưu ph m có trùng kh p, có y tính h p l c a a ch nh n, nh m h n ch r i ro khách hàng ghi không úng gi a phi u g i bưu g i, hay không th phát c a ch thi u n tay ngư i nh n - Ki m tra cách gói b c b o m bưu g i c an toàn trình v n chuy n khơng làm nh hư ng n bưu g i khác i chuy n thư - Cân l i tr ng lư ng, tính l i cư c xem GDV có tính , tính úng, n u thi u GDV ph i n p thêm cho úng, n u th a ph i m i ngư i g i n tr l i l y ch ký xác nh n ã nh n l i ti n th a phi u g i lưu; d ch v c ng thêm có c óng d u d ch v lên bưu ph m hay chưa tránh tình tr ng GDV có thu ti n d ch v c a khách không th hi n d ch v lên bưu g i sơ su t ho c c ý - Cu i l i bút tích ki m soát bưu ph m phi u g i b ng ch ký trư c giao bưu ph m sang b ph n khai thác chuy n i, xác nh bưu g i ã c ki m soát g i - Cu i ngày, t t c phi u g i c óng thành t p v i b ng kê chuy n i theo t ng d ch v riêng bi t c k toán vào s theo t ng s lư ng, s ti n KSV ph i c ng l i t t c phi u g i xem GDV có vào s th a hay thi u, n u úng vào s doanh thu hàng ngày c p nh t chương trình theo dõi doanh thu chi 14 phí n p ti n lên b ph n k toán i v i d ch v tài bưu chính, T ng cơng ty bưu Vi t Nam ban hành quy t ng d ch v nh, th l th t c cho ng th i d ch v c th c hi n chương trình k t n i v i máy ch c a T ng công ty nên thao tác c a GDV th c hi n d ch v c n chu n xác có s phê t c a KSV, sai sót x y ph i c l p s v chuy n i n máy ch , c s ch p thu n t T ng công ty giao d ch sai sót m i c i u ch nh s a ch a Cu i ngày, d a th ng kê c in t d ch v , KSV ti n hành ki m qu v i GDV n p ti n v b ph n k toán, ng th i c p nh p vào chương trình theo dõi ti n m t d ch v tài bưu T ng cơng ty cân i tình hình qu KSV c n ph i ki m tra vi c nh p d li u vào chương trình có úng y Riêng d ch v chuy n ti n, s ti n n p v b ph n k toán c n tách riêng ti n g i ti n cư c Ti n cư c ph i c c p nh t vào chương trình doanh thu chi phí n p v i doanh thu bưu chuy n phát Tuy nhiên, t i bưu c c thu c t giao d ch khu v c, d ch v ti t ki m bưu i n d ch v b o hi m nhân th bưu chưa c cung c p b ng hình th c online, v y s ti n phát sinh không c c p nh t vào h th ng Hơn n a, t i bưu c c ch có m t nhân viên ph trách t t c d ch v t n p ti n v k toán vào cu i ngày, nên r i ro v không n p ti n (ch m n p ti n) r t l n d Ki m soát ghi nh n doanh thu n p ti n i v i d ch v chuy n phát bưu chính, b ng kê óng chuy n thư i m t ch ng t ghi nh n doanh thu bưu chuy n phát phát sinh t i m i bưu c c h ng ngày 15 Cu i m i ngày, giao d ch viên t ng h p t t c cư c d ch v phát sinh ngày, vào gi y n p ti n) n p ti n v b ph n k toán Căn c vào gi y n p ti n t bưu c c g i v , k toán ti n hành nh p vào chương trình k tốn v i mã th ng kê riêng cho t ng bưu c c t ng lo i d ch v Sau ó in phi u thu chuy n cho th qu thu ti n, phi u thu c ánh s th t in thành ba liên, m t liên lưu k toán, m t liên lưu th qu m t liên giao cho bưu c c n p ti n Bưu c c có th n p ti n tr c ti p ho c g i v b ph n k toán b ng ng thư H ng ngày, doanh thu phát sinh t d ch v s cc p nh t vào s theo dõi doanh thu bưu vi n thơng STK), chương trình theo dõi doanh thu chi phí b i KSV sau ã i chi u úng kh p Cu i tháng, sau nh n c báo cáo tình hình doanh thu tháng t bưu c c g i v , k toán ti n hành k t xu t d li u c a t ng bưu c c i chi u vi c n p ti n c a t ng bưu c c có úng kh p, n u sai ph i yêu c u bưu c c i u ch nh n p úng s ti n i v i d ch v tài bưu chính, chương trình theo dõi ti n m t d ch v tài bưu c k t n i v i b ph n k toán nên k tốn có th xem c tình hình lưu qu t i bưu c c yêu c u bưu c c n p ti n v k toán úng quy nh Tuy nhiên, m t s d ch v t i bưu c c chưa c m online ti t ki m bưu i n, b o hi m nhân th bưu chính, ti n m t phát sinh k tốn ch theo dõi c giao d ch viên c p nh t vào chương trình n p ti n v b ph n k toán 2.3 ÁNH GIÁ TH C TR NG KI M SOÁT N I B TRÌNH CUNG C P D CH V CHU VÀ THU TI N T I TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N QUY NHƠN 16 2.3.1 Ưu i m Lãnh o Trung tâm ã ngày tr ng n vi c xây d ng v n hành KSNB b ng vi c ban hành quy ch , quy v kinh t tài chính, k thu t, lao rãi nh ng, ti n lương…và ph bi n r ng n tồn th cán b cơng nhân viên toàn Trung tâm V i truy n th ng lâu i c a ngành Bưu i n, toàn th cán b công nhân viên c a Trung tâm r t t n t y v i công vi c, m c dù ph i ti p c n v i nhi u lo i hình d ch v m i t t c giao d ch viên n l c tìm hi u h c h i n m b t th c hi n m t cách t t nh t ng d ng công ngh thông tin dây chuy n s n xu t r t c lãnh o Trung tâm tr ng T i i m giao d ch u c trang b máy vi tính, ng truy n chương trình ph n m m cho m i d ch v B máy k toán c a Trung tâm c t ch c tương ch nh v i i ngũ k tốn có trình i hồn nghi p v , c phân công phân nhi m rõ ràng M i nhân viên k tốn ph trách m t cơng vi c nh t nh T ch c cơng tác k tốn chu trình cung c p d ch v thu ti n c th c hi n nghiêm túc, tuân th pháp lu t, sách, ch nhà nư c, áp ng c nhu c u kinh doanh c a ơn v 2.3.2 Như c i m Bên c nh nh ng k t qu t c, KSNB chu trình cung c p d ch v thu ti n t i Trung tâm khai thác v n chuy n v n nh ng m t h n ch c n c nhìn nh n Tình tr ng thi u nhân l c, vi c gi i tán t ki m soát ã xâm ph m n nguyên t c b t kiêm nhiêm th t c ki m soát c a h th ng ki m soát n i b 17 Chương trình ph n m m khai thác d ch v chưa c s d ng h t tính Vi c song hành hình th c cung c p d ch v b ng th công chương trình ph n m m, ng th i cơng tác ki m tra ki m sốt chưa ch t ch nguyên nhân sai sót gian l n có th x y Vì có q nhi u d ch v cung c p, nên vi c ki m tra ki m soát ch th c hi n m t cách qua loa i khái, ch y u h u ki m H ng năm, t nghi p v c a Bưu i n t nh ch i ki m tra m t l n nên xác su t phát hi n sai sót r t th p Trung tâm ã xây d ng chương trình ph n m m qu n lí doanh thu chi phí, nh m qu n lý k p th i doanh thu chi phí phát sinh t i i m giao d ch Tuy nhiên, hi u qu mang l i t vi c khai thác chương trình r t th p b i l : Vi c c p nh t vào chương trình t i m giao d ch khơng có s ki m sốt nh t nh nên thư ng x y sai sót, c p nh t doanh thu không úng ngày, doanh thu c p nh t không úng v i giá tr thu c, vi c n p ti n v k toán thư ng không kh p v i s ti n c p nh t chương trình, ch n cu i tháng m i có th có xác Trình y i chi u vi c c p nh t vào chương trình c a h u h t giao d ch viên hi n ch nhân trung c p ngh m t khó khăn l n m c công i v i Trung tâm vi c nh n th c, t ch c khai thác ph n m m ti n ích tri n khai d ch v m i 18 CHƯƠNG HOÀN THI N KI M SỐT N I B CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N T I TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N QUY NHƠN 3.1 S B C N THI T PH I HOÀN THI N KI M SỐT N I CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N 3.2 HOÀN THI N MƠI TRƯ NG KI M SỐT 3.2.1 Xây d ng sách, quy th c giá tr o nh v tính trung c 3.2.2 Tăng cư ng công tác k ho ch 3.2.3 C i cách sách nhân s 3.2.4 Phân nh rõ quy n h n trách nhi m 3.2.5 Tăng cư ng ho t ng ki m soát giám sát c a Ban ki m sốt 3.3 HỒN THI N CÁC TH T C KSNB CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N 3.3.1 Hoàn thi n th t c ki m soát ti p nh n x lý yêu c u khách hàng Trung tâm c n làm l i h th ng b ng hi u gi i thi u d ch v cách xúc tích v y ang cung c p, m i d ch v c n c th hi n m t c i m, tính năng, i u ki n nh n g i th i gian tồn trình Các b ng hi u ph i c treo tư ng v i kho ng cách d nhìn phù h p v i m quan t i bưu c c Cư c d ch v c n c niêm y t t i bàn vi t thư c a bưu c c, tr c xoay m i ngư i có th tham kh o d dàng thay th cư c d ch v thay i nh kỳ, ban ki m soát ph i i ki m tra vi c niêm y t t i 19 bưu c c m t l n tháng m b o nhân viên t i bưu c c b o qu n t t b ng hi u c p nh t t t s thay i giá cư c d ch v Th c hi n vi c ch m i m chéo l n gi a giao d ch viên có s ki m soát c a giám sát viên H ng năm, ơn v c n t ch c l p t p hu n v k giao ti p, k bán hàng cho t t c giao d ch viên ng l c ph n v , t o u trau d i ki n th c, am hi u v d ch nh kỳ h ng quý ban ki m soát nên t ch c ki m tra v ki n th c d ch v k bán hàng, s cg i n h p thư ã c m cho t ng giao d ch viên yêu c u ph i th c hi n nghiêm túc; i m ki m tra s c thông báo r ng rãi qua m ng n i b ; nhân viên có i m ki m tra xu t s c nh t s dương i m ki m tra s c tích lũy làm s c bi u bình b u vào cu i năm 3.3.2 Hoàn thi n th t c ki m sốt chu trình cung c p d ch v a Hoàn thi n th t c ki m soát cung c p d ch v bưu chuy n phát gi m thi u nh ng sai sót x y quy trình nh n g i b ng th công, yêu c u t vi c nh n g i d ch v bưu chuy n phát ph i c th c hi n h th ng chương trình ph n m m, nh ng hành vi g ch xóa s a ch a biên lai, kê tay vào b ng kê g i ph i tri t nghiêm c m nh m ngăn ng a vi c gian l n ti n cư c c a khách hàng Khi óng chuy n thư i cho b ph n khai thác, T trư ng ph i nhân viên giao d ch ki m soát l i nh ng bưu g i c óng 20 chuy n thư: cân l i tr ng lư ng bưu g i, ki m tra l i hư ng chuy n có trùng kh p v i b ng kê, t ng s bưu g i th c t ph i úng v i t ng s bưu g i th hi n b ng kê Nh ng bưu ph m c g i b ng d ch v ghi s , c n ki m tra GDV ã dán úng cư c i v i d ch v phát hành báo chí, vào tháng cu i c a m t quý th i gian nh n t báo cho quý ti p theo, lư ng ti n m t thu vào nhi u n u không c ki m tra ki m sốt k p th i r i ro v chi m d ng ti n x y r t l n Khác v i d ch v bưu chuy n phát, ti p nh n nhu c u t báo, GDV ph i cung c p hóa ơn cho khách v i nhu c u báo chí sau ã c p nh t vào chương trình Cu i ngày t ng s ti n hóa ơn ph i kh p úng v i s qu chương trình c n p v k tốn Vì v y, ki m soát viên c n ph i ki m tra t ng hóa ơn có kh p úng v i s qu ti n m t vào cu i ngày ng th i, th ng kê khách hàng t n có úng v i danh sách khách hàng ã c kí k t v i trung tâm, n u có khách hàng khơng thu c khách hàng n mà l i có nhu c u nh n xu t hóa ơn t khơng c p nh t vào s qu ti n m t yêu c u giao d ch viên ph i xóa nhu c u nh n t kh i h th ng b Hoàn thi n th t c ki m soát cung c p d ch v tài bưu i v i chu trình cung c p d ch v tài bưu chính, Trung tâm c n ban hành nh ng th l nghiêm c m giao d ch viên th c hi n nghi p v b ng hình th c th cơng m i trư ng h p, khuy n cáo khách hàng ch ch p nh n biên nh n in t chương trình tồn h th ng i v i d ch v chuy n ti n, chương trình ph n m m v n cịn cho phép s a, xóa phi u chuy n ti n sau ã phát hành thu ti n c a khách Vì v y ch c s a, xóa c n c tháo g 21 kh i chương trình M i i u ch nh liên quan n phi u chuy n ti n ph i c l p s v , ph i có s phê t c a ki m soát viên ơn v nh n phi u chuy n ti n i u ch nh m i c th c hi n i v i d ch v ti t ki m c m t i bưu c c không online, hàng ngày ki m soát viên c n ki m i m l i s th tr ng c lưu t i bưu c c tránh trư ng h p giao d ch viên có phát hành s th ti t ki m không n p ti n v b ph n k tốn khơng c p nh t vào h th ng Ban ki m sốt có th ki m tra b t thư ng qu s th tr ng t i bưu c c thông nh kỳ ho c ngăn ch n r i ro t trư ng ng v i giao d ch viên bi n th s ti n ti t ki m ã phát hành i v i d ch v b o hi m nhân th bưu chính, phát hành h p ng b o hi m, ch t i bưu c c trung tâm m i có th in h p ng cho khách c p nh t vào h th ng Vì v y, h ng ngày giao d ch viên t i bưu c c trung tâm ph i có trách nhi m t ng h p chi ti t giao d ch phát sinh ngày c a t t c bưu c c fax v b ph n k tốn, k tốn có s theo dõi qu ti n m t c lưu t i bưu c c 3.3.3 Hoàn thi n th t c ki m soát thu n p ti n Trung tâm c n ban hành nh ng quy nh c th v vi c th c hi n nghi p v cung c p d ch v ph n m m c a T ng công ty ban hành i v i chu trình cung c p d ch v bưu chuy n phát, vào cu i ngày, giao d ch viên t ng h p phi u g i b ng kê óng chuy n thư i i chi u v i th ng kê bưu ph m phát hành ngày xem có kh p úng v s lư ng, s ti n In th ng kê, óng t p v i phi u g i b ng kê lưu Ki m soát viên ki m tra m t l n n a t p lưu hàng ngày n u có chênh l ch, ph i i u ch nh cho úng r i ti n hành ch t d li u D li u ã ch t s không c 22 s a ch a, n u ki m sốt viên khơng phát hi n sai sót mà sau b phát hi n ki m sốt viên ph i hồn tồn ch u trách nhi m S li u sau ch t d li u s c ki m soát viên (t trư ng) c p nh t vào chương trình qu n lý doanh thu chi phí h ng ngày Chương trình cho phép in phi u n p ti n, báo cáo t ng h p tình hình th c hi n doanh thu t ngày n ngày, báo cáo doanh thu t ng d ch v t ngày n ngày Do ó, KSV (T trư ng) không c n ph i vào s theo dõi doanh thu h ng ngày STK1 b ng th công, ch c n th c hi n vi c c p nh t th t xác k p th i vào chương trình qu n lí s gi m b t nh ng thao tác trùng l p, ng th i có th cung c p nh ng thơng tin c n thi t v tình hình th c hi n doanh thu t i bưu c c m t cách nhanh chóng, xác i v i d ch v tài bưu chính, m i chương trình khai thác d ch v h c c n nghiên c u u cho phép k t xu t d li u Vì v y b ph n tin d li u t ng h p cu i ngày c a d ch v tài bưu c t ti n m t t i bưu c c ng k t chuy n sang chương trình qu n lý tránh vi c nh p sai, nh p so v i s ti n thu c sai sót ho c gian l n 3.3.4 Tăng cư ng ki m soát sách tiêu th sách khuy n phát huy tác d ng c a vi c tăng trư ng doanh thu gi chân khách hàng c n tăng cư ng vi c ki m soát sách khuy n có th c s n tay ngư i s d ng d ch v - K toán viên t chi khuy n c n i chi u ch ký khách hàng b ng kê khuy n ph i trùng kh p v i ch ký phi u g i - Niêm y t chương trình khuy n t i qu y giao d ch 23 - B ph n tin h c c n ưa vào chương trình nh n g i m c khuy n hay chi t kh u, s ti n khuy n Chương trình s tr ln ti n khuy n t ng s ti n thu c a khách 3.4 CÁC KI N NGH TH C HI N GI I PHÁP 3.4.1 i v i quan qu n lý nhà nư c 3.4.2 i v i Bưu i n t nh Bình nh K T LU N có th t n t i phát tri n môi trư ng c nh tranh kh c li t hi n nay, òi h i doanh nghi p Vi t Nam ph i ngày nâng cao l c qu n lý doanh nghi p ki m soát t t ho t ng s n xu t c a ơn v , h n ch th p nh t nh ng r i ro x y gây t nh i n tài s n, danh ti ng, hình nh c a doanh nghi p t c i u này, doanh nghi p c n tăng cư ng n a cơng tác ki m tra, ki m sốt nh m m b o s xác c a thơng tin v doanh thu, chi phí…làm c ưa quy t nh kinh doanh h p lý Chính h th ng ki m soát n i b m t cơng c h u ích cơng tác qu n lý doanh nghi p n u c xây d ng v n hành m t cách b n Tuy nhiên, khái ni m v ki m sốt n i b v n cịn c hi u m t cách mơ h v n d ng vào th c t theo c m tính t i m t s doanh nghi p Vi t Nam nên hi u qu mang l i chưa cao Xu t phát t nh ng v n nêu trên, nh n th c c t m quan tr ng c a Ki m soát n i b công tác qu n lý doanh nghi p, lu n văn ã i sâu nghiên c u, k t h p gi a lý lu n th c ti n tìm gi i pháp nh m hồn thi n KSNB chu trình cung c p d ch v thu ti n t iTrung tâm khai thác v n chuy n Quy NhơnBưu i n t nh Bình v n ã nh Lu n văn b n ã gi i quy t c nh ng t sau: 24 Th nh t, lu n văn ã h th ng nh ng lý lu n b n v h th ng ki m soát n i b , v ki m soát n i b chu trình bán hàng thu ti n ng th i nêu lên c c i m khác bi t ho t ng s n xu t kinh doanh d ch v bưu nh hư ng n chu trình cung c p d ch v thu ti n Th hai, lu n văn ã i sâu nghiên c u, phân tích th c t cơng tác ki m sốt n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n t i Trung tâm khai thác Quy Nhơn- Bưu i n t nh Bình nh, t ó ánh giá nh ng c i m ki m sốt n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n t i ơn v c n c hoàn thi n Th ba, s nghiên c u nh ng lý lu n th c t cơng tác ki m sốt n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n t i Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn, lu n văn ã ưa nh ng gi i pháp hoàn thi n ki m sốt n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n t i ơn v phương di n hồn thi n mơi trư ng ki m sốt hồn thi n th t c ki m sốt chu trình cung c p d ch v thu ti n Nh ng gi i pháp hồn thi n ki m sốt n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n mà lu n văn ưa hồn tồn có th th c hi n c t i Trung tâm khai thác v n chuy n Nhơn, nh m gi m thi u nh ng r i ro v gian l n sai sót th i gian qua t i ơn v Bên c nh ó gi i pháp góp ph n làm cho h th ng ki m soát n i b t i Trung tâm ngày h u hi u tiêu ã t c a ơn v t c nh ng m c ... c p d ch v thu ti n t i Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn - Bưu i n Bình nh - Chương 3: Hồn thi n ki m sốt n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n t i Trung tâm khai thác v n chuy n Quy... i thu khó ịi CHƯƠNG TH C TR NG KI M SỐT N I B CHU TRÌNH CUNG C P D CH V VÀ THU TI N T I TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY N QUY NHƠN BƯU I N T NH BÌNH NH 2.1 T NG QUAN V TRUNG TÂM KHAI THÁC V N CHUY... ch bưu i n Ph m vi nghiên c u gi i h n công tác ki m sốt n i b chu trình cung c p d ch v thu ti n d ch v c cung c p t i i m giao d ch bưu i n thu c Trung tâm khai thác v n chuy n Quy Nhơn - Bưu