Đang tải... (xem toàn văn)
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
LỜI MỞ ĐẦU Mỗi chúng ta từ khi sinh ra, lớn lên, trưởng thành rồi mất đi là cả một quá trình dài gắn liền với biết bao nhiêu loại giấy tờ, văn bản khác nhau. Vậy những loại văn bản này được soạn thảo, quản lý và bảo quản như thế nào? Công tác văn thư lưu trữ sẽ giúp chúng ta giải đáp những thắc mắc trên. Trong thực tế văn thư lưu trữ không chỉ áp dụng riêng cho một cá nhân hay một tổ chức cụ thể nào mà nó được áp dụng rộng rãi cho mọi đối tượng: các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân .Mặc dù mỗi cơ quan, tổ chức nói trên có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là bất kỳ tổ chức, cơ quan nào cũng cần có những giấy tờ liên quan và những loại giấy tờ này đều được lưu trữ lại để làm tài liệu tra cứu khi cần thiết. Bởi đây là những văn bản gốc, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra cho nên giá trị pháp lý của nó rất cao. Việc soạn thảo văn bản đã quan trọng việc lưu giữ bảo quản nó còn quan trọng hơn. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn trên nhóm tiểu luận chúng tôi đã quyết định chọn đề tài: “Công tác văn thư lưu trữ ở Việt Nam hiện nay”. Tiểu luận của chúng tôi gồm 3 chương: Chương 1: Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ Chương 2: Thực trạng của công tác văn thư lưu trữ ở Việt Nam Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ Qua bài tiểu luận này chúng tôi hy vọng sẽ giúp cho các bạn hiểu thêm về tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. Tuy nhiên đây là lần đầu tiên nhóm chúng tôi tìm hiểu về đề tài này do đó không tránh khỏi những thiếu xót. Chúng tôi rất mong được thầy cô và các bạn góp ý để bài tiểu luận thêm hoàn chỉnh. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn! Tiểu luận: “Quản trị văn phòng” CHƯƠNG 1: VAI TRÒ VÀ Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội và phát triển nền kinh tế, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. 1.Vai trò của công tác văn thư lưu trữ 1.1.Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước được thể hiện trên những khía cạnh cụ thể sau: - Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản. Thứ hai, dựa trên những thông tin quá khứ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản ứng của họ khi nhận được văn bản. Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng của Nhà nước. GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB 2 Tiểu luận: “Quản trị văn phòng” Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới. Làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói chung. - Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính. Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau. - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà nước. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính. GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB 3 Tiểu luận: “Quản trị văn phòng” - Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công dân. Mục tiêu của công tác lưu trữ là phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thông tin quá khứ của toàn xã hội, tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chính đáng của mình. Ngày nay, đặc biệt trong nền kinh tế tri thức phát triển, con người càng nhận thức rõ hơn về giá trị của thông tin thì nhu cầu được tiếp cận và khai thác thông tin sẽ ngày một tăng lên. 1.2. Mặt khác công tác lưu trữ cũng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó cho biết tình hình sản xuất, tình hình tài chính giúp doanh nghiệp định hướng kế hoạch kinh doanh, sản xuất 1.3. Đồng thời tài liệu lưu trữ còn là nguồn sử liệu quan trọng, là thước đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia và tài liệu văn thư lưu trữ còn cung cấp nguồn thông tin quan trọng, cần thiết trong việc nghiên cứu khoa học từ đó ứng dụng vào thực tiễn để nâng cao chất lượng cuộc sống, phát triển kinh tế xã hội. 2. Ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt để nâng cao trình độ quản lý. Qua tài liệu lưu trữ, cũng giúp con người tìm ra những chân giá trị trong quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB 4 Tiểu luận: “Quản trị văn phòng” Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước./. Một câu hỏi đặt ra là thực trạng của công tác văn thư lưu trữ ở Việt Nam hiên nay ra sao? Chúng ta sẽ cùng đi tìm câu trả lời ở phần tiếp theo. GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB 5 Tiểu luận: “Quản trị văn phòng” CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM Có thể khẳng định rằng công tác văn thư rất quan trọng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc tiếp nhận công văn đến, và ban hành công văn đi cũng như lưu trữ tài liệu, hồ sơ là vấn đề cần thiết, bởi nó liên quan đến chất lượng quản lý của các tổ chức, cá nhân… Cùng với việc đẩy mạnh công cuộc đổi mới đất nước và cải cách các chính sách thì đến nay công tác văn thư tại các cơ quan đơn vị đã có những bước cải tiến tích cực, cơ sở vật chất được trang bị khá đầy đủ, đặc biệt là các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư như: máy vi tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại… Nhờ vậy mà chất lượng văn thư được nâng lên rõ rệt. Số lượng văn bản lưu hành không đúng thẩm quyền, sai thể thức, chậm tiến độ giảm đi đáng kể. Việc quản lý văn bản đến và đi, quản lý con dấu ở phần lớn các đơn vị trực thuộc đã đi vào nề nếp, do các đơn vị đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư. Trong những năm qua, công tác văn thư lưu trữ của nước ta đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, tăng cả về số lượng và chất lượng hồ sơ tài liệu, từng bước ứng dụng tin học hoá trong công tác văn thư lưu trữ. Văn bản đi, đến cơ quan đều được cập nhật, quản lý bằng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ tạo điều kiện cho việc xử lý, theo dõi, tra tìm văn bản theo đúng trình tự quy định. Văn bản trước khi ban hành được xét soát chặt chẽ, đảm bảo đúng pháp luật, thể thức và kỹ thuật trình bày. Công tác tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các Sở, Ban, Ngành, UBND các huyện, thành phố thực hiện chủ trương, chính sách của Nhà nước và chỉ đạo của địa phương về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trư được chú trọng và tiến hành thường xuyên. Nhận thấy được tầm quan trọng của công nghệ tin học thì công tác văn thư, lưu trữ đã ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, quản lý lưu trữ hồ sơ văn bản hiện hành…, quản lý khoa học, quản lý công tác hợp tác quốc tế, giải pháp thông tin điện tử, quản trị nội dung…v.v. Trong số đó phần mềm quản lý khai thác tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng nhất. Nó đã đáp GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB 6 Tiểu luận: “Quản trị văn phòng” ứng yêu cầu của tất cả mọi khâu: từ việc các cơ quan lưu trữ chuyển hồ sơ sang đến việc lật lại hố sơ cũ, chỉnh lý hồ sơ và cuối cùng là đưa vào kho bảo quản. Trong những năm qua nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác công văn giấy tờ, công tác văn thư – lưu trữ, từ đó công tácvăn thư – lưu trữ của nước ta dần đi vào nề nếp, đáp ứng được một phần yêu cầu nghiên cứu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ nhiệm vụ xây dựng phát triển kinh tế, văn hoá – xã hội và an ninh - quốc phòng. Tuy nhiên, nhiều nơi lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến công tác văn thư – lưu trữ, công tác lưu trữ chưa tổ chức quản lý thống nhất theo quy định chung của nhà nước, điều kiện cơ sở vật chất và kỹ thuật phục vụ cho công tác lưu trữ còn hạn chế, chưa xây dựng được phòng, kho lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu, việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng rãi. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ ở một số cơ quan ngành của tỉnh, ban ngành của huyện, thị xã chưa bố trí kho lưu trữ hiện hành, tài liệu của bộ phận nào thì bộ phận đó lưu giữ tại phòng làm việc, còn bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ, một số ngành còn để tài liệu tích đống, bó gói lẫn lộn khó bảo quản, gây thất lạc mất mát, côn trùng phá hoại, khi cần tra cứu khó đáp ứng được yêu cầu. Ngoài ra còn có một số tồn tại khác đó là trình độ của cán bộ công tác văn thư ở một số quận, huyện không đồng đều. Một số cán bộ không được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư mà được đào tạo chuyên ngành khác. Phần lớn cán bộ chưa được học qua kỹ năng giao tiếp, nên khi gặp áp lực công việc, một số người còn có thái độ phục vụ chưa phù hợp với khách hàng. Công tác quản lý công văn vẫn chưa theo một quy trình nhất định, mỗi nơi thực hiện một kiểu, có nơi ghi tay, có nơi nhập máy. Việc cập nhật công văn ở một số cơ quan đơn vị vẫn chưa thưòng xuyên, vẫn còn hiện tượng thất lạc trong quá trình chuyển giao, ký nhận. tình trạng theo dõi giải quyết công văn đến của một số cơ quan đơn vị vẫn còn chưa đầy đủ, vẫn xảy ra tình trạng ách tắc trong quá trình lưu chuyển công văn đến. Về thể thức văn bản đi ở một số cơ quan, đơn vị vẫn chưa tuân thủ theo đúng quy định, trong văn bản gửi cấp trên sử dụng một số từ không đúng với văn phong hành chính, sử dụng số công văn không GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB 7 Tiểu luận: “Quản trị văn phòng” theo thứ tự ngày, tháng, nhất là các văn bản xác minh hoá đơn, chứng từ thường là trùng hoặc không số… Việc sử dụng con dấu chưa đúng quy định dẫn đến hiện tượng “biến” văn bản không có giá trị thành văn bản có giá trị…Do vậy khi xử lý công văn đi phải sử dụng con dấu đúng quy định, tuyệt đối không được đóng dấu vào văn bản được ký bởi người không có thẩm quyền ký hoặc bản photo dấu đen. Công tác văn thư lưu trữ là một ngành hoạt động trong công tác quản lý của Nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình. Thêm vào đó nước ta đang trên đà phát triển với nền kinh tế thị trường thì hệ thống thông tin phát triển trên diện rộng, phong phú, đặc biệt cần nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Chính vì vậy, cần phải cải cách công tác văn thư, lưu trữ góp phần thúc đẩy quá trình hệ thống hoá quá trình quản lý đất nước. Điều này sẽ làm giảm đi sự chồng chéo, ách tắc trong quá trình luân chuyển công văn, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế hành chính nhà nước.Vì thế mọi công việc của các cơ quan thực hiện nhanh hay chậm, có hiệu quả hay không đều phụ thuộc vào công tác quản lý văn thư – lưu trữ có khoa học, hợp lý hay không. Vậy giải pháp nào để nâng cao hiêu quả công tác văn thư lưu trữ hiện nay? GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB 8 Tiểu luận: “Quản trị văn phòng” CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.Trước thực trạng trên, các cấp uỷ, cơ quan, cấp Đảng và các tổ chức chính trị xã hội từ TW đến địa phương và những cán bộ làm công tác văn phòng, công tác văn thư lưu trữ, cần tiếp tục nhận thức đúng đắn và sâu sắc về vai trò, vị trí quan trọng trong công tác văn phòng cấp uỷ nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng từ đó cần có sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo đúng mức, tạo điều kiện cho công tác văn phòng cấp uỷ, công tác văn thư lưu trữ ngày càng phát triển mạnh mẽ cả về số lượng và chất lượng, phục vụ có hiệu quả sự lãnh đạo, điều hành của các cấp uỷ, cơ quan tổ chức. 2.Về tăng cường, phát huy hiệu quả của tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính trị xã hội là kho tàng trí tuệ, là di sản văn hoá quý báu của dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự có giá trị khi nó được đem ra phục vụ các yêu cầu của đời sống xã hội. Các cơ quan quản lý lưu trữ từ TW đến địa phương cần chủ động tuyên truyền, quảng bá nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ, tổ chức công bố, xuất bản triển lãm tài liệu theo chuyên đề, làm cho tài liệu phục vụ cho đông đảo nhân dân. 3.Trong quá trình xử lý công văn đến phải thực hiện theo đúng quy trình: Bóc phong bì, phân loại, đóng dấu đến theo ngày tháng, kẹp phiếu trình công văn, trình lãnh đạo phòng, chi cục xử lý. Khi tiếp nhận công văn xử lý của lãnh đạo, chỉnh sửa, nhập vào máy, hoặc ghi sổ theo ý kiến xử lý của lãnh đạo và chuyển cho các bộ phận thực hiện phải ký nhận. Việc quản lý công văn đi phải tuân thủ thể thức văn bản theo đúng quy định tại thông tư 55/ BNV-VPCP ngày 07/04/2005. Lưu ý thể thức văn bản phải theo đúng nội dung biểu mẫu. Phải mở sổ sách theo dõi số lượng công văn gửi ra bên ngoài, đối với công văn chuyển nội bộ phải có ký xác nhận rõ ràng. Việc sao văn bản phải đảm bảo số lượng và quy định của cơ quan tổ chức. 4.Khi xử lý công văn đi phải sử dụng con dấu đúng quy định tuyệt đối không đánh dấu vào văn bản được ký bởi người không có thẩm quyền, hoặc bản photo dấu đen (trừ bản sao lục, sao y bản chính) lấy chữ ký lãnh đạo đóng dấu đỏ của đơn vị. Một vấn đề phức tạp nữa được coi là tiềm ẩn khó giải quyết lâu nay trong công tác GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB 9 Tiểu luận: “Quản trị văn phòng” văn thư lưu trữ là lưu trữ một lượng lớn các văn bản đến quá nhiều năm được đưa ra biện pháp khắc phục. Theo đó việc thu thập tài liệu, chỉnh lý lưu trữ và tiêu huỷ tài liệu hết hạn bảo quản sẽ được áp dụng phương pháp quản lý theo chứng chỉ ISO 2000. 5.Thủ trưởng các cấp, các ngành, các cơ quan, các doanh nghiệp cần quán triệt các văn bản chỉ đạo của nhà nước về văn thư lưu trữ nhất là pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ qua các năm, từ đó chỉ đạo củng cố công tác lưu trữ vào nề nếp để ngày càng phục vụ tốt hơn nhiệm vụ trước mắt cũng như lâu dài. 6.Về công tác cán bộ: Công tác văn thư lưu trữ là công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính chất nghiệp vụ kỹ thuật. Để làm tốt công tác này đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ hiểu sâu kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghịêp vụ, đồng thời phải là những người cẩn trọng, tin tưởng. Việc chăm lo xây dựng để có được đội ngũ cán bộ đủ năng lực đảm đương công việc là trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức. Đề nghị văn phòng TW phối hợp với ban tổ chức TW, các cơ quan hữu quan nghiên cứu bổ sung hay ban hành các văn bản chỉ đạo chấn chỉnh tổ chức, kiện toàn biên chế cán bộ văn thư, trừ các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị xã hội. Việc tuyển dụng cán bộ phải đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, tổ chức chính trị. Cần chú trọng công tác đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ cho cán bộ, chú ý đầu tư có chiều sâu để tạo nên đội ngũ chuyên gia giỏi về từng lĩnh vực chuyên môn. Văn thư lưu trữ là công tác thầm lặng và khá vất vả cần quan tâm thực hiện cho tốt chế độ chính sách đối với cán bộ văn thư, lưu trữ. 7.Về đổi mới phương thức quản lý tài liệu: Chúng ta đang sống trong một thời đại mà khoa học công nghệ đang đựơc đổi mới một cách cực kỳ nhanh chóng. Việc ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào mọi lĩnh vực đời sống xã hội sẽ góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho đất nước phát triển nhanh chóng và bền vững. Để thực hiện tốt vai trò lãnh đạo của Đảng đối với hệ thống toàn xã hội yêu cầu nắm bắt, xử lý nhanh, có hiệu quả về vấn đề bức bách. Xu hướng phát triển chung hiện nay là dịch chuyển từ văn phòng truyền thống với tài liệu bằng giấy là chủ yếu sang văn phòng tin học hoá với tài liệu điện tử là phổ biến đòi hỏi văn phòng cấp uỷ phảỉ đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào công GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB 10 [...]... triển của công nghệ mới những loai văn bản này được lưu trữ, bảo quản trong điều kiện tốt hơn Công tác văn thư lưu trữ ở Việt Nam mặc dù còn nhiều yếu kém, bất cập nhưng chúng ta cũng không thể phủ nhận sự phát triển của nó trong thời gian vừa qua Văn thư lưu trữ của chúng ta đã có những bước tiến vượt bậc nhờ việc áp dụng những công nghệ mới, hiện đại Chúng ta tin tưởng rằng ngành văn thư lưu trữ ở Việt. .. trách lưu trữ 10 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 và các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ ban hành đã tạo cơ sở pháp lý đưa hoạt động lưu trữ đi dần vào nền nếp Hệ thống tổ chức lưu trữ từng bước được thực hiện, tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản ngày một tốt hơn Tuy nhiên nhận thức chung của xã hội về vai trò của tư liệu lưu trữ, công tác lưu trữ chưa đúng mức giá trị của tài liệu lưu trữ. .. mặt tổ chức của bộ phận làm công tác lưu trữ theo đúng nội dung số 40/1998/TTTCCP Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ, chấn chỉnh công tác văn thư tại các ngành các cấp Từ nay các cơ quan điạ phương không được tuyển dụng bố trí cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ chưa qua đào tạo nghiệp vụ và bố trí sử dụng cán bộ văn thư theo đúng tiêu chuẩn ngạch công chức... hàng năm theo luật ngân sách, bảo đảm điều kiện thực hiện tốt các quy định về văn thư, lưu trữ Các cơ quan phải bố trí nâng cấp các kho lưu trữ theo hướng dẫn chuyên môn của cục lưu trữ nhà nước đảm bảo yêu cầu lưu trữ lâu dài và an toàn tài liệu lưu trữ Sở kế hoạch và đầu tư phối hợp với văn phòng UBND tỉnh nghiên cứu phương án xây dựng kho lưu trữ cố định của tỉnh 9.Ban tổ chức chính quyền tỉnh hướng... của mình Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ áp dụng vào công tác văn thư lưu trữ ngày càng được cải tiến, nâng cao Chúng ta bắt gặp những dạng dữ liệu, tài liệu được lưu trữ với số lượng rất lớn mà lại không tốn diện tích bởi lẽ chúng được nén trong những ổ cứng, những đĩa mềm Thư viện điện tử phát triển nhanh hơn bao giờ hết Các cán bộ văn thư cũng không phải vất vả với công tác. .. tin học vào văn thư lưu trữ còn rất hạn chế Vì vậy, văn phòng TW Đảng cần phối hợp bộ nội vụ và các cơ quan hữu quan của nhà nước sớm đề xuất tổng kết việc thực hiên pháp lệnh lưu trữ quốc gia, rút ra những mặt được, những khuyết điểm cần phải bổ sung, điều chỉnh GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB Tiểu luận: “Quản trị văn phòng” 13 KẾT LUẬN Trong thời đại ngày nay công tác văn thư lưu trữ ngày càng... việc xây dựng hệ thống kho chuyên dụng bảo quản tài liệu lưu trữ và lựa chọn trang thiết bị cho công tác văn thư lưu trữ theo hướng phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật bền, đẹp, tránh tình trạng vừa đầu tư xong đã lạc hậu Bên cạnh đó, cần tiêp tục đầu tư kinh phí thư ng xuyên cho các hoạt động nghiệp vụ văn thư lưu trữ văn phòng TW cần có hướng dẫn của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội... Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB Tiểu luận: “Quản trị văn phòng” 12 - Đối với văn phòng UBND các huyện, thành phố, thị xã nhất thiết phải bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách - Đối với cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh, các doanh nghiệp nhà nước, các xã, phường, thị trấn bố trí cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ Nhà nước, cơ quan có nhiều tài liệu quan trọng phải lưu trữ lâu dài và thư ng...Tiểu luận: “Quản trị văn phòng” 11 tác quản lý tài liệu ngay từ khâu văn thư, quá trình xử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn và bảo hiểm tài liệu lưu trữ Muốn vậy phải làm tốt ngay từ khâu văn thư, cần khẩn trương thực hiện việc quản lý, xử lý văn bản đi, đến đồng bộ trên mạng máy tính Trong công tác lưu trữ cần nhanh chóng hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu văn kiện Đảng, mục lục hồ sơ và các... đưa hệ thống cơ sở dữ liệu đã xây dựng vào khai thác, sử dụng trong mạng thông tin diện rộng của Đảng Cần nghiên cứu để trong những năm tới, từng bước thực hiện điện tử hoá các kho lưu trữ 8.Về vấn đề đầu tư cơ sở vật chất và kinh phí: Trong thời gian vừa qua một số cấp uỷ tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội đã quan tâm xây dựng, bổ sung cơ sở vật chất cho công tác văn thư lưu trữ Trong thời gian . thư lưu trữ Chương 2: Thực trạng của công tác văn thư lưu trữ ở Việt Nam Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ Qua bài tiểu luận. đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác công văn giấy tờ, công tác văn thư – lưu trữ, từ đó công tácvăn thư – lưu trữ của nước ta dần