UBND HUYỆN LỘC NINH VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUI TRÌNH QUI TRÌNH LUÂN CHUYỂN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN http://vi-vn.facebook.com/hoc.huynhba 1. PHẠM VI ÁP DỤNG LIÊN QUAN: - Lãnh đạo UBND huyện - Văn phòng HĐND – UBND huyện - Các đơn vị trực thuộc - UBND 16 xã/thị trấn 2. TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Xem Bảng liệt kê văn bản pháp qui qui định liên quan - Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 3. ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT: - Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, tài liệu của cơ quan nhà nước, đơn thư của tổ chức, cá nhân gửi đến UBND huyện, các đơn vị trực thuộc huyện. - Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản, tài liệu do UBND huyện, các đơn vị trực thuộc phát hành. - Thông tin là những tin tức được chuyển bằng điện thoại, nhắn tin, Fax, Telex, e-mail, mạng máy tính, thư, công văn, tài liệu, được thể hiện dưới các dạng như sau: Loại văn bản pháp quy (theo dõi, phổ biến và thực hiện):  Các văn bản mang tính pháp quy của các cấp.  Các văn bản có tính chất chỉ đạo về chủ trương chế độ, chính sách, cơ chế của cấp trên  Văn bản chỉ đạo công tác chuyên môn. Loại văn bản chuyên môn (cần xử lý và trả lời):  Các công văn liên quan đến công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ giải quyết.  Công văn, phiếu chuyển của UBND tỉnh để tham mưu đề xuất, các văn bản tham vấn của các Sở ban ngành đoàn thể.  Kiến nghị, xin ý kiến, phúc đáp ý kiến của các doanh nghiệp, các nhà đầu tư, các tổ chức hành nghề,…  Thư mời họp.  Đơn thư, khiếu nại, tố cáo.  Lịch công tác của UBND tỉnh. Loại văn bản khác:  Báo chí, bưu phẩm gửi cho cơ quan, cá nhân.  Báo cáo định kỳ của các đơn vị trực thuộc.  Thông báo mang tính chất thông tin của các cơ quan đơn vị (dời trụ sở, giới thiệu chức danh, chữ ký, chiêu sinh của các đơn vị …). UBND HUYỆN LỘC NINH VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUI TRÌNH QUI TRÌNH LUÂN CHUYỂN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN http://vi-vn.facebook.com/hoc.huynhba 4. LƯU ĐỒ Trách nhiệm Văn thư Chánh văn phòng Lãnh đạo UBND huyện Văn phòng Đơn vị/Chuyên viên được phân công Lãnh đạo văn phòng Lãnh đạo UBND huyện Văn thư Lưu đồ Thời gian ½ ngày ½ ngày ½ ngày ½ ngày Theo chỉ đạo ½ ngày ½ ngày 5. DIỄN GIẢI NỘI DUNG QUI TRÌNH: STT Trách nhiệm thực hiện Nội dung công việc Thời gian Hồ sơ liên quan 1 Văn thư VP HĐND- UBND huyện - Tiếp nhận hồ sơ, văn bản, tài liệu, giấy tờ của các cơ quan, đơn vị và đơn thư của tổ chức, công dân gửi đến. - Xử lý văn bản luân chuyển: • Đóng dấu “Công văn đến” ghi số đến và ngày đến, nhập vào sổ hoặc chương trình quản lý văn bản. • Phân loại sơ bộ hồ sơ, văn bản, tài liệu đến vào các bìa đựng văn bản. - Trình Chánh văn phòng xem xét. ½ ngày Hồ sơ, văn bản đến Chương trình phần mềm quản lý công văn 2 Chánh Văn phòng - Xem, phân loại và đề xuất ý kiến xử lý văn bản: ½ ngày Văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến. Xử lý luân chuyển Phát hành văn bản đi Kiểm tra và trình ký Chưa đạt Ký duyệt văn bản Đạt Xem xét và đề xuất ý kiến xử lý Thực hiện nội dung chỉ đạo xử lý văn bản Xử lý luân chuyển văn bản Chỉ đạo xử lý văn bản Đạt UBND HUYỆN LỘC NINH VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUI TRÌNH QUI TRÌNH LUÂN CHUYỂN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN http://vi-vn.facebook.com/hoc.huynhba STT Trách nhiệm thực hiện Nội dung công việc Thời gian Hồ sơ liên quan • Đề xuất lưu theo khối • Đề xuất sao gởi văn bản • Đề xuất chỉ đạo các đơn vị liên quan để xử lý và báo cáo theo hình thức phiếu chuyển xử lý hoặc văn bản chỉ đạo. • Đề xuất tổ chức hội nghị, họp, hội thảo, … - Chuyển văn bản đến cho văn thư để trình Chủ tịch UBND huyện. Phiếu xử lý văn bản 3 Lãnh đạo UBND huyện - Xem xét văn bản và bút phê chỉ đạo hoặc ký phiếu xử lý. - Chuyển Chánh Văn phòng thực hiện ½ ngày Văn bản đến Phiếu xử lý văn bản 4 Văn phòng - Cập nhật nội dung chỉ đạo và xử lý luân chuyển văn bản: • Phân loại văn bản theo nội dung văn bản và chỉ đạo • Lập phiếu chuyển văn bản và sao gởi văn bản đến các đơn vị được phân công xử lý và chuyên viên VP.UBND huyện để theo dõi. • Lập Thư mời họp (nếu có) • Lưu văn bản ½ ngày Văn bản đến Phiếu xử lý văn bản 5 Các đơn vị trực thuộc Thủ trưởng đơn vị: tiếp nhận và triển khai giải quyết, thực hiện văn bản đến được phân công theo ý kiến chỉ đạo. Gởi báo cáo kết quả thực hiện đến văn phòng HĐND-UBND huyện. Thời gian thực hiện theo chỉ đạo Văn bản và các hồ sơ liên quan đến xử lý văn bản. 6 Chuyên viên văn phòng UBND huyện - Chuyên viên thực hiện nội dung chỉ đạo của Lãnh đạo UBND huyện (nếu được phân công xử lý văn bản). - Theo dõi và báo cáo việc thực hiện nội dung văn bản chỉ đạo, phiếu chuyển xử lý của các đơn vị liên quan đến lãnh đạo văn phòng phụ trách khối. Văn bản và các hồ sơ liên quan đến xử lý văn bản. UBND HUYỆN LỘC NINH VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUI TRÌNH QUI TRÌNH LUÂN CHUYỂN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN http://vi-vn.facebook.com/hoc.huynhba STT Trách nhiệm thực hiện Nội dung công việc Thời gian Hồ sơ liên quan - Đề xuất ra văn bản nhắc việc, hình thức xử lý theo qui định về việc thực hiện trễ hạn các nội dung chỉ đạo. 7 Lãnh đạo Văn phòng - Kiểm tra và trình Lãnh đạo UBND huyện ký duyệt. - Ký duyệt kết quả xử lý văn bản theo thẩm quyền. ½ ngày Bản thảo đã được duyệt 8 Lãnh đạo UBND huyện - Xem xét và ký duyệt văn bản đi - Chuyển văn thư UBND để phát hành ½ ngày Văn bản 9 Văn phòng - Nhận văn bản đã được Lãnh đạo UBND huyện; Lãnh đạo văn phòng ký hoặc Thủ trưởng các đơn vị ký thừa uỷ quyền. - Cho số – photo – đóng dấu hoặc chỉ đóng dấu đối với các văn bản thừa uỷ quyền. - Phát hành văn bản các nơi liên quan. Trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc hôm sau Công văn đi 6. QUI ĐỊNH LIÊN QUAN: Thời gian thực hiện việc xử lý văn bản tại đơn vị: - Trường hợp 1: Theo thời gian qui định tại các văn bản pháp luật, các qui trình, qui định liên quan đến văn bản cần xử lý. - Trường hợp 2: (nếu không có trường hợp 1) Theo thời gian chỉ đạo của Lãnh đạo trực tiếp trên các văn bản đến. - Trường hợp cần thêm thời gian để xử lý văn bản thì các đơn vị được phân công phải xin ý kiến của Lãnh đạo UBND huyện và thông báo lại thời gian gia hạn giải quyết cho văn thư văn phòng UBND huyện để cập nhật và theo dõi nội dung chỉ đạo. - Đối với các văn bản đến mà việc xử lý văn bản có liên quan đến ý kiến của các cơ quan ban ngành khác, UBND huyện phải lập văn bản đề xuất gởi UBND tỉnh hoặc văn bản hỏi ý kiến các sở ban ngành liên quan, đồng thời ra thông báo cho tổ chức/cá nhân gởi văn bản để biết. - Đối với các văn bản đến có yêu cầu về thời gian trả lời nhưng UBND huyện không thể đáp ứng được thì phải thông báo đến đơn vị ra văn bản về thời gian sẽ trả lời/cung cấp kết quả. Theo dõi và báo cáo kết quả giải quyết: UBND HUYỆN LỘC NINH VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUI TRÌNH QUI TRÌNH LUÂN CHUYỂN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN http://vi-vn.facebook.com/hoc.huynhba - Việc theo dõi thời gian xử lý văn bản của các đơn vị sẽ do chuyên viên phụ trách khối thực hiện và báo cáo cho lãnh đạo văn phòng. Trường hợp hết thời gian xử lý nhưng các đơn vị vẫn chưa có báo cáo hoặc đề xuất gia hạn thì chuyên viên đề xuất ra văn bản nhắc việc lần 01, sau 03 ngày theo thời gian chỉ đạo trên văn bản nhắc việc lần 01 vẫn chưa có báo cáo sẽ có văn bản nhắc việc lần 02. Trong trường hợp trễ hạn 03 lần, chuyên viên theo dõi đề xuất hình thức xử lý theo qui định. - Đối với các văn bản xử lý được phân công trong văn phòng UBND huyện thì việc theo dõi và kiểm soát thời gian được thể hiện thông qua Phiếu xử lý văn bản, các chức danh liên quan khi thực hiện tại công đoạn được phân công trong quá trình xử lý văn bản phải ghi nhận đầy đủ ngày tháng hoàn thành và ký xác nhận trên phiếu. 7. XỬ LÝ NHỮNG SỰ KHÔNG PHÙ HỢP PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH THỤ LÝ HỒ SƠ (theo yêu cầu của điều khoản 8.3) TRƯỜNG HỢP SỬA CHỮA NGAY (trong ngày): - Không đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản - Trích nguồn tham khảo sai - Sai thẩm quyền ký - Trường hợp sai dấu chấm, dấu phẩy, sai lỗi chính tả mà không làm sai lệch ý của câu văn thì được phép sửa chữa bằng tay. TRƯỜNG HỢP THỰC HIỆN LẠI THEO QUI TRÌNH: - Phân công không đúng chức năng - Văn bản đang xử lý có những thông báo thay đổi liên quan - Chỉ đạo trực tiếp của cấp lãnh đạo. Các trường hợp khác được thực hiện theo qui định liên quan. 8. HỒ SƠ LƯU TRỮ: STT Tên biểu mẫu/ hồ sơ Số bản lưu trữ Phân loại Nơi lưu hồ sơ Thời gian lưu trữ 1 Văn bản đến 01 Bản gốc Đơn vị được phân công giải quyết, thực hiện Lâu dài 01 Bản sao Văn phòng Lâu dài 2 Văn bản chỉ đạo 01 Bản gốc Văn phòng, các đơn vị liên quan. Lâu dài UBND HUYỆN LỘC NINH VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUI TRÌNH QUI TRÌNH LUÂN CHUYỂN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN http://vi-vn.facebook.com/hoc.huynhba STT Tên biểu mẫu/ hồ sơ Số bản lưu trữ Phân loại Nơi lưu hồ sơ Thời gian lưu trữ 3 Phiếu chuyển xử lý 01 Bản gốc Văn phòng, các đơn vị liên quan, chuyên viên văn phòng UBND huyện Lâu dài 4 Phiếu theo dõi xử lý văn bản. 01 Bản chính Chuyên viên văn phòng UBND huyện Lâu dài 5 Bảng theo dõi quá trình xử lý văn bản 01 Bản chính Chuyên viên văn phòng UBND huyện Lâu dài 6 Sổ giao nhận văn bản 01 Bản chính Văn phòng UBND huyện Lâu dài . gửi đến. - Xử lý văn bản luân chuyển: • Đóng dấu “Công văn đến” ghi số đến và ngày đến, nhập vào sổ hoặc chương trình quản lý văn bản. • Phân loại sơ bộ hồ sơ, văn bản, tài liệu đến vào các bìa. đơn vị liên quan để xử lý và báo cáo theo hình thức phiếu chuyển xử lý hoặc văn bản chỉ đạo. • Đề xuất tổ chức hội nghị, họp, hội thảo, … - Chuyển văn bản đến cho văn thư để trình Chủ tịch UBND. huyện. Phiếu xử lý văn bản 3 Lãnh đạo UBND huyện - Xem xét văn bản và bút phê chỉ đạo hoặc ký phiếu xử lý. - Chuyển Chánh Văn phòng thực hiện ½ ngày Văn bản đến Phiếu xử lý văn bản 4 Văn