MỤC LỤC BÀI 1: MỞ ĐẦU 4 I. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ 4 i. Khái niệm 4 ii. Mở bảng tính đã có sẵn – thay đổi vài chỗ và ghi lưu. 5 iii. Mở vài bảng tính đồng thời 7 iv. Tạo bảng tính mới và ghi lưu. 7 v. Ghi lưu một bảng tính đang có lên đĩa cứng, đĩa mềm. 7 vi. Đóng ứng dụng bảng tính 7 vii. Dùng các chức năng trợ giúp 8 II. CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ SỞ 8 1. Thay đổi các chế độ hiển thị trang 8 2. Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ 8 3. Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ 8 III. CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU. 9 1. Ghi lưu một bảng tính đang có thành tệp dưới một khuôn dạng khác. Tệp thuần chữ (txt), tệp khuôn mẫu (Template), tệp của phần mềm khác, phiên bản khác v.v 9 ii. Ghi lưu tài liệu với khuôn dạng thích hợp để đưa lên Web Site 9 BÀI 2: CÁC THAO TÁC ĐƠN GIẢN 10 I. CHÈN THÊM DỮ LIỆU 10 1. Nhập số vào một ô 10 2. Nhập chữ vào một ô 10 3. Nhập các kí tự / kí hiệu đặc biệt vào một ô 10 4. Nhập công thức đơn giản vào một ô 11 5. Sử dụng lệnh Undo 11 II. CHỌN DỮ LIỆU 11 1. Đánh dấu chọn một vùng ô kề nhau, không kề nhau. 11 2. Đánh dấu chọn một dòng, một cột. Chọn một vùng dòng / cột kề nhau, không kề nhau. 11 III. SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XÓA. 12 1. Dùng công cụ sao chép và dán để tạo bản đúp nội dung của một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính. 12 ii. Dùng công cụ sao chép và dán để di chuyển nội dung một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính 12 iii. Sao chép nội dung vùng ô giữa các tờ bảng tính đang mở. 12 iv. Di chuyển nội dung vùng ô giữa các cửa sổ bảng tính đang mở. 12 v. Xoá nội dung ô trong một vùng đã chọn 12 IV. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ 13 1. Dùng công cụ tìm kiếm một nội dung ô cần tìm 13 2. Dùng công cụ thay thế một nội dung ô cần thay 14 V. CÁC DÒNG VÀ CÁC CỘT 14 1 1. Thêm dòng, thêm cột 14 2. Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng 15 ii. Xoá dòng, cột đã chọn 15 VI. SẮP XẾP DỮ LIỆU. 16 1. Sắp xếp dữ liệu kiểu số theo thứ tự tăng dần, giảm dần 16 ii. Sắp xếp dữ liệu kiểu kí tự theo thứ tự tăng dần, giảm dần 17 BÀI 3: CÔNG THỨC VÀ HÀM ĐƠN GIẢN 18 I. CÁC CÔNG THỨC SỐ HỌC VÀ LÔGIC 18 1. Dùng các công thức số học, lôgic cơ bản để cộng trừ nhân chia trong bảng tính. 18 ii. Dùng chức năng điền tự động một chuỗi dữ liệu tăng có quy luật. 18 iii. Hiểu và sử dụng được địa chỉ tương đối trong các công thức và hàm 19 iv. Hiểu và sử dụng được địa chỉ tuyệt đối trong các công thức và hàm 19 VII. LÀM VIỆC VỚI CÁC HÀM. 20 1. Dùng hàm tổng 20 ii. Dùng hàm trung bình 20 iii. Dùng hàm VLOOKUP, HLOOKUP 21 BÀI 4: ĐỊNH DẠNG 23 I. ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA SỐ 23 1. Định dạng ô để hiển thị các dữ liệu kiểu số khác nhau: 23 ii. Định dạng ô để hiển thị ngày tháng. 24 iii. Định dạng ô để hiển thị kí hiệu tiền tệ. 24 iv. Định dạng ô để hiển thị phần trăm 24 VIII. ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA VĂN BẢN 24 1. Thay đổi cỡ chữ, dạng chữ: in béo, in nghiêng, kiểu chữ 24 ii. Thay đổi màu chữ 25 iii. Chỉnh hướng viết chữ 25 IX. VÙNG CÁC Ô 26 1. Căn vị trí chữ trong ô của một vùng: giữa, trái, phải, sát trần, sát sàn 26 ii. Thêm các đường viền biên ô cho một vùng ô. 27 X. KIỂM TRA CHÍNH TẢ. 27 3. Dùng công cụ kiểm tra chính tả và sửa đổi khi cần 27 XI. BÀI TRÍ TÀI LIỆU 28 1. Sửa đổi các thiết lập khoảng cách lề của tài liệu. 28 2. Chỉnh sửa để bài trí vừa vào một trang 29 iii. Thêm Đầu trang và Chân trang 30 iv. Thay đổi hướng của trang - trang đứng, trang nằm, kích thước trang 31 BÀI 5: IN ẤN 32 I. IN MỘT BẢNG TÍNH ĐƠN GIẢN 32 1. Dùng các lựa chọn in cơ sở 32 ii. Xem tài liệu trước khi in 33 iii. In một số bảng tính, một tờ bảng tính. 33 2 iv. In một phần tờ bảng tính, một vùng ô định trước. 34 BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO 35 I. NHẬP MỘT ĐỐI TƯỢNG TỪ BÊN NGOÀI 35 1. Nhập đối tượng từ ngoài vào bảng tính: tệp hình ảnh, tệp đồ hoạ, tệp văn bản. 35 ii. Di chuyển và co giãn các đối tượng đã nhập trong một bảng tính. 35 XII. BIỂU ĐỒ VÀ ĐỒ THỊ. 35 1. Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau từ các số liệu trong bảng tính để phân tích dữ liệu, ví dụ biểu đồ quạt tròn, cột đứng, thanh ngang v.v 35 ii. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ hoạ: thêm tiêu đề hay nhãn, thay đổi thang chia. Sửa đổi màu sắc trong biểu đồ, đồ hoạ 39 iii. Thay đổi kiểu biểu đồ 42 iv. Di chuyển và xoá biểu đồ, đồ hoạ 43 3 BÀI 1: MỞ ĐẦU I. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ. i. Khái niệm Giới thiệu chương trình Microsoft Excel : - Microsoft Excel (Excel) là chương trình chuyên dùng tạo ra các biểu bảng thống kê (bảng tính), từ những bảng tính đó có thể tạo ra các bảng khác mang tính tổng hợp, phân tích có kèm theo đồ thị minh hoạ. • Excel chạy trong môi trường Windows do đó nó cần được cài đặt vào ổ đĩa cứng sau khi cài đặt Windows. Bạn đọc cần phải thành thạo các thao tác cơ bản trong Windows. Những ai đã thành thạo một trong các phần mềm bảng tính như Lotus hoặc Quattro, và Windows thì có thể tự đọc tài liệu này và thực hành trên máy để làm quen với Excel. Khởi động Excel từ Windows : Chọn 1 trong các cách sau : - Bấm nút ở phía trên phải màn hình nền (nếu có) - Bấm đúp biểu tượng trên màn hình nền (nếu có) - Bấm lần lượt Start\Programs\Microsoft Excel Cửa sổ chương trình Excel sẽ được mở ra sẵn sàng làm việc. Cửa sổ chương trình Excel 4 Ngoài các thành phần giống như một cửa sổ bất kỳ của Windows, thanh tiêu đề, các nút điều chỉnh kích thước, cửa sổ Excel còn có các thành phần sau: 1. Thanh tiêu đề (Title bar): Cho biết tên tệp đang mở 2. Thanh thực đơn (Menu bar): là nơi các bạn thực hiện các lệnh chính và cơ bản nhất của Excel. Thực đơn chính của Excel bao gồm: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, 3. Thanh công cụ (Toolbars): Mỗi một dụng cụ trên thanh là một biểu tượng tương ứng với một thao tác xử lý. Ví dụ như để mở một Workbook mới ta phải vào Menu File\New, nhưng nhờ thanh công cụ này ta có thể kích vào biểu tượng để mở một Workbook mới. 4. Thanh định dạng (Formatting): Cho biết các định dạng hiện thời của bảng tính, cùng một số chức năng định dạng khác. 5. Thanh công thức (Formula bar): Ô bên trái cho biết địa chỉ, ô bên phải cho biết tên hàm, từng đối số của hàm đó, kết quả hiện thời của hàm, của toàn bộ công thức. 6. Vùng làm việc (Workbook): Là nơi bạn nhập dữ liệu, công thức, hiển thị dữ liệu bạn nhập và hiển thị giá trị tính toán. 7. Thanh trạng thái (Status bar): Cho biết tính trạng của các phím khác nhau trên bàn phím. Một tính năng đặc biệt của thanh trạng thái Excel là hộp AutoCalculate, hiển thị kết quả của một chức năng được chọn (SUM theo mặc định) nhờ sử dụng những ô được hiện sáng trong bảng tính đang hoạt động. 8. Thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar): Mỗi lần bạn nhấn vào mũi tên cuốn ở rìa phải hoặc rìa trái thanh cuốn ngang, bảng tính sẽ cuốn qua một cột. 9. Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar): Di chuyển từ trang này sang trang khác. Hoặc khi bạn nhấn vào mũi tên cuốn ở đỉnh hoặc ở đáy thanh cuốn dọc, bảng tính sẽ cuốn lên hay xuống một hàng. ii. Mở bảng tính đã có sẵn – thay đổi vài chỗ và ghi lưu. a. Mở một Workbook có sẵn: Có 3 cách: 5 - Vào menu File chọn Open. - Bấm tổ hợp phím Ctrl+O - Kích vào biểu tượng Open trên thanh công cụ. Hộp thoại Open xuất hiện, chọn thư mục chứa file cần mở rồi nhấp chuột vào file Exel muốn mở. Khi đó ta có thể thực hiện chỉnh sửa, thay đổi vài chỗ trên file này. b. Lưu giữ một Workbook: - Ghi các thay đổi của Workbook hiện thời vào đĩa: sau khi sửa đổi một file Exel, muốn ghi lại sự thay đổi này ta làm như sau: • Vào menu File \Save hoặc • Kích vào biểu tượng Save trên thanh công cụ. - Ghi một Workbook hiện thời dưới một tên khác: Vào File\Save as, hộp thoại Save As xuất hiện • Trong mục Save as: Chọn đường dẫn cho tệp • Trong mục File name: Tên của tệp. • Trong mục Save as type: Kiểu của tệp. • Sau khi điền xong các trường, nhấp Save 6 iii. Mở vài bảng tính đồng thời. Tương tự như mở một tài liệu, Excel cho phép mở nhiều bảng tính, mỗi bảng tính trong một cửa sổ, dùng lệnh File\Open mở một bảng tính sẽ sinh ra một cửa sổ mới. Để đặt đồng thời nhiều tài liệu Excel lên màn hình, ta mở tất cả các tập tin muốn xem, chọn Window\ Arrange, xuất hiện hộp thoại Arrange Windows với các mục lựa chọn sự sắp xếp các tập tin muốn xem trên màn hình: Tiled, Cascade, Horizontal, Vertical. iv. Tạo bảng tính mới và ghi lưu. Tạo một Workbook mới: có 3 cách: - Vào Menu File chọn New. - Bấm tổ hợp phím Ctrl + N. - Kích vào biểu tượng New trên thanh công cụ. Sau đó ta lưu bản tính mới này như trong trường hợp trên. v. Ghi lưu một bảng tính đang có lên đĩa cứng, đĩa mềm. Ghi một Workbook hiện thời dưới một tên khác: Vào File\ Save as, hộp thoại xuất hiện Trong mục Save as: Chọn đường dẫn cho tệp, muốn ghi lên đĩa mềm thì chọn đường dẫn cho tệp ở ổ đĩa A, còn muốn ghi lên đĩa cứng thì chọn đường dẫn cho tệp trên ổ đĩa cứng.Sau khi chọn vị trí lưu tập tin, nhấp Save. vi. Đóng ứng dụng bảng tính. - Vào menu File chọn Close. • Bấm tổ hợp phím Alt + F4. 7 vii. Dùng các chức năng trợ giúp. - Vào Help\Contents and Index (Hoặc nhấn phím F1) II. CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ SỞ 1. Thay đổi các chế độ hiển thị trang. Có 2 kiểu xem tài liệu trên màn hình: - Kiểu Normal : xem bình thường. - Xem toàn màn hình (bỏ hết các thanh menu, thanh công cụ): dùng lệnh View\Full Screen, trở lại màn hình cũ bằng cách gõ Esc hay nháy chuột vào vào nút Close của hộp Full Screen. 2. Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ Khi muốn phóng to thu nhỏ một văn bản thì vào View trên thanh Toolbar rồi chọn Zoom hoặc dùng các phím tắt Alt+V\Z. Cuối cùng chọn các kích cỡ hiển thị trên hộp thoại Zoom sau đó ấn OK. 3. Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ Để có thể sử dụng các thanh công cụ một cách dễ dàng chúng ta nên hiển thị chúng bằng cách sau: Vào View\Toolbars rồi chọn các thanh công cụ cần thể hiện hoặc không muốn xuất hiện trên màn hình rồi nhấn Enter.(Hoặc kích chuột phải trên thanh Toolbars rồi lựa chọn các thanh công cụ) Dưới đây là một số thanh công cụ cơ bản: • Standart Toolbar: Thanh Standart Toolbar có dạng như sau: Thanh Standart Toolbar chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới dạng các biểu tượng (Icon). Các lệnh này có thể chọn trực tiếp bằng chuột. Chẳng hạn, muốn ghi văn bản lên đĩa, thay cho việc lựa chọn các mục chọn trên bảng chọn, bạn có thể nhấn chuột vào biểu tượng đĩa mềm . • Formatting Toolbar: Thanh Formatting Toolbar có dạng như sau: 8 Thanh Formatting Toolbar chứa các lệnh dưới dạng các biểu tượng để định dạng các biểu tượng để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu, loại phông, cỡ phông, căn lề, chọn các dấu ($),dấu phần trăm… Ngoài Standart Toolbar và Formatting Toolbar còn có các Toolbar khác có thể được hiện hay không được hiện trên màn hình do việc lựa chọn trong mục Toolbars trong bảng chọn View. • Formula Bar :(Thanh công thức) hiển thị tọa độ ô hiện hành, nút hủy bỏ (Cancel), nút hủy bỏ (Calcel), nút chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của sổ hiện thời. III. CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU. 1. Ghi lưu một bảng tính đang có thành tệp dưới một khuôn dạng khác. Tệp thuần chữ (txt), tệp khuôn mẫu (Template), tệp của phần mềm khác, phiên bản khác v.v. Vào File\Save As rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save as Type rồi nhấn Enter. ii. Ghi lưu tài liệu với khuôn dạng thích hợp để đưa lên Web Site. Vào File\Save As Web Page rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save as Type rồi nhấn Enter. Lệnh Save As Web Page trên menu File của Excel lưu bảng tính hoặc workbook hiện thời của Excel dưới dạng một trang Web và cho phép bạn thiết lập một số tùy chọn xuất bản hữu ích. Trước khi dùng lệnh này, bạn phải xác minh xem bảng tính của mình có chứa kiểu tài liệu và nội dung có các chỉ dẫn thao tác cần thiết hay không. 9 BÀI 2: CÁC THAO TÁC ĐƠN GIẢN I. CHÈN THÊM DỮ LIỆU 1. Nhập số vào một ô. - Chọn ô cần nhập dữ liệu - Nhập số tại vị trí cần nhập dữ liệu. - Ấn Enter 2. Nhập chữ vào một ô. - Chọn ô cần nhập dữ liệu - Nhập chữ tại vị trí cần nhập dữ liệu. - Ấn Enter 3. Nhập các kí tự / kí hiệu đặc biệt vào một ô. Dùng Symbol - Đưa con trỏ vào vị trí cần chèn - Vào Insert\Symbol.Xuất hiện hộp thoại Symbol - Trong mục Font nhấn chọn tên Font cần thiết có chứa các ký hiệu muốn chọn. - Nhấn trỏ chuột tại symbol muốn chèn sau đó nhấn vào nút Insert - Nhấn Close để kết thúc. 10 [...]... bảng tính theo tỷ lệ Fit to: Thu nhỏ bảng tính vừa một trang khi để Excel tự động Wide by: Phân trang bảng tính bị thừa một dòng hay một cột iii Thêm Đầu trang và Chân trang - Vào File\ Page Setup - Chọn tab Header\Footer - Kích chuột vào Custom Header hoặc Custom Footer để tạo tiêu đề đầu trang hoặc cuối trang Xuất hiện hộp thoại Header hoặc Footer: Left section, Center section, Right section: Vị trí... số:vào menu Format chọn Cells, chọn tab Number Trong khung Category: • General: Định dạng chung • Number: Định dạng các số thông thường • Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân • Use 1000 Separators (,): Dùng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn • Negative numbers: Chọn cách định dạng số âm • Sample: Hiện mẫu định dạng • Fraction: Định dạng số theo kiểu phân số • Scientific: Định dạng số theo kiểu... Vào giá trị cho ô đầu tiên cần điền • Vào Menu Edit\ Fill\Series Xuất hiện hộp thoại như hình sau : • Trong khung Series in: + Rows: Điền dữ liệu theo dòng + Columns: Điền dữ liệu theo cột + Step value: Giá trị bước nhảy + Stop Value: Giá trị cuối cùng của dãy • Trong khung Type: + Linear: Cộng theo bước nhảy + Growth: Nhân theo bước nhảy 18 + Date: Điền theo kiểu ngày tháng + Auto fill: Tự động điền... Xuất hiện hộp thoại Format Cells: Chọn Aligment Trong khung Horizontal: Căn chỉnh theo chiều ngang • General: Căn chỉnh theo định dạng thông thường • Left, Right, Center căn bên trái, bên phải, vào giữa của ô • Fill: Tự động điền đầy ô • Justify: Căn đều hai bên • Centrer across selection: Căn vào giữa vùng được lựa chọn Trong khung Vertical: Căn chỉnh theo chiều dọc • Top, Center, Bottom: Căn sát đỉnh,... repeat at top: Điạ chỉ khối dòng dùng làm tiêu đề các cột • Columns to repeat at left: Địa chỉ khối cột dùng làm tiêu đề các dòng − Print: Lựa chọn kiểu in • Row and Column Heading: In tiêu đề hàng, cột của bảng tính • Gridlines: In các đường lưới của bảng tính • Comment: In chú thích • Draft Quality: In nhanh (Bỏ qua Format) • Black and white: In đen trắng − Page order: Thứ tự in • Down, then over:... • Over, then down: In sang ngang trước, sau đó mới xuống dưới ii Xem tài liệu trước khi in - Chọn lệnh File\ Print Preview Hoặc bấm nút Print Preview Trong cửa sổ Print Preview được mở ra có hình ảnh thu nhỏ của trang tài liệu sẽ in - Muốn xem các trang khác, bấm các nút Next hoặc Previous - Muốn phóng to một phần của trang in để xem cho rõ, di chuyển con trỏ chuột (hình kính lúp) đến phần cần xem... Điều chỉnh vừa khít nội dung của hàng + Hide: Ẩn những hàng đã chọn + Unhide: Hiện lại những hàng đã ẩn ii Xoá dòng, cột đã chọn - Chọn hàng, cột, ô cần xoá - Vào Menu Edit\ Delete Hộp thoại xuất hiện: + Shift cells left: Xoá và đẩy ô bên phải sang trái + Shift cells up: Xoá và đẩy ô phía dưới lên 15 + Entire Row: Xoá hàng hiện thời chứa ô được chọn + Entire Column: Xoá cột hiện thời chứa ô được chọn... • Text: Định dạng số theo kiểu Text • Special: Định dạng theo mã vùng và số điện thoại • Custom: Định dạng theo khuôn dạng được gõ vào trong hộp Type ii Định dạng ô để hiển thị ngày tháng Date: Định dạng ngày theo mẫu được chọn trong hộp Type Time: Định dạng giờ theo mẫu được chọn trong hộp Type iii Định dạng ô để hiển thị kí hiệu tiền tệ • Currency: Dùng để định dạng cho các giá trị tiền tệ • Decimal... thấy nội dung ô cần tìm bằng lệnh Edit\Find như đã trình bày trên đây, nếu muốn thay thế từ đó bằng một từ khác, hãy chọn mục Replace Nếu muốn dùng kết hợp tìm và thay thế ta thực hiện lệnh Edit\Replace, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Replace: - Nhập nội dung cần tìm trong khung Find what - Nhập nội dung muốn thay thế trong khung Replace With - Nhấn nút Find Next, Excel sẽ tiến hành tìm, khi tìm thấy... tên File 7: Chèn tên bảng tính iv Thay đổi hướng của trang - trang đứng, trang nằm, kích thước trang - Vào File\ Page Setup - Chọn Page - Trong khung Orientation: • Portrait: Hướng bảng tính là đứng • Landscape: Hướng bảng tính là ngang 31 BÀI 5: IN ẤN I IN MỘT BẢNG TÍNH ĐƠN GIẢN 1 Dùng các lựa chọn in cơ sở - Vào File\ Page Setup - Chọn Sheet − Print area: Chọn vùng dữ liệu cần in − Print Titles: Tiêu . thích hợp để đưa lên Web Site. Vào FileSave As Web Page rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save as Type rồi nhấn Enter. Lệnh Save As Web Page trên menu File của Excel lưu bảng tính hoặc. cần điền. • Vào Menu Edit FillSeries. Xuất hiện hộp thoại như hình sau : • Trong khung Series in: + Rows: Điền dữ liệu theo dòng. + Columns: Điền dữ liệu theo cột + Step value: Giá trị bước. cột, ô cần xoá. - Vào Menu Edit Delete. Hộp thoại xuất hiện: + Shift cells left: Xoá và đẩy ô bên phải sang trái. + Shift cells up: Xoá và đẩy ô phía dưới lên. 15 + Entire Row: Xoá hàng hiện thời