KHOA NGOẠI NGỮ BÁO CÁO THỰC TẬP Địa điểm: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Đầu Tư Thương Mại Xây Dựng Trường Trang TRC Địa chỉ:xuân thủy ,cầu giấy ,Hà Nội Thời gian từ: 21/03/2011 – 20/04/2011 Tên sinh viên : Đỗ Thị Hồng Ngày sinh : 16/04/1989 Lớp : K13NA2 Hà Nội ngày: 20/04/2011 LỜI NĨI ĐẦU Kính thưa: Ban chủ nhiệm khoa Ngoại Ngữ - Trường Đại học Dân lập Đông Đô Trước hết, cho phép em gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo nhà trường thầy cô giáo trường Đại học Dân lập đông đô cho em kiến thức để em vận dụng vào đợt thực tập Ngoài em xin cảm ơn nhà trrường tổ chức đợt thực tập cho sinh viên năm cuối tạo điều kiện giúp đỡ chúng em nhiều tập vừa qua Bên cạnh em xin gửi lời cảm ơn đến ban giám đốc nhân viên công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Thương mại Trường Trang tiếp nhận hướng dẫn cho em nhiều để em hồn thành tốt q trình thực tập suốt thời gian vừa qua Nội dung báo cáo gồm có phần chính: Phần I: Giới thiệu chung công ty Phần II: Nội dung công việc phân công Phần III: Lời kết Với nỗ lực thân giúp đỡ nhiệt tình thầy giáo nhân viên cơng ty Trường Trang giúp em có khoảng thời gian thực tập bổ ích Tuy nhiên, tập có hạn lần tiếp xúc tìm hiểu với công việc thực tế nên không tránh khỏi thiếu sót q trình tìm hiểu, trình bày đánh giá cơng ty Vì em mong đóng góp ý kiến thầy cô bạn! Em xin chân thành cảm ơn.! PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY Cùng với phát triển giới xu hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, đất nước ta đổi mớ bước vào thời kì cơng nghiệp hố- đại hoá, vừa xây dựng sở hạ tầng, vừa phát triển kinh tế đất nước Hiện ta xây dựng phát triển khu công nghiệp, khu thị, văn phịng, nhà Do đó, ngành xây dựng đóng vai trị quan trọng trình phát triển đất nước, Sự phát triển ngành xây dựng nước ta phát triển mạnh mẽ Việc đầu tư xây dựng cơng trình nhà ở, dự án sản xuất kinh doanh, khu cơng nghiệp, cơng trình kĩ thuật,ha tầng sở, cơng trình giao thơng thủy lợi…được thực khắp phạm vi nước, theo sách phát triển kinh tế xã hội nhà nước Xây dựng tạo nhiều công trình kiến trúc,trang bị sở hạ tầng vững chắc,nâng cao lực sản xuất cho kinh tế Dựa tảng đội ngũ kỹ sư, kiến trúc sư, hoạ sỹ trẻ động, giàu kinh nghiệm, trình độ chun mơn; đội ngũ cơng nhân có tinh thần trách nhiệm, tay nghề cao Một hệ thống máy móc đại Italy, Đài Loan Nhật Bản chế biến sắt thép vật dụng để phục vụ ngành xây dựng Công ty TNHH Đầu tư XD TM Trường Trang địa số …được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 2602001051 cấp ngày 31 tháng 01 năm 2005, thay đổi lần vào ngày 14 tháng 01 năm 2009 - Số vốn điều lệ: 2.300.000.000đ (Hai tỷ ba trăm triệu đồng) Công ty TNHH Đầu tư XD TM Trường Trang thành lập chủ yếu thực hiện, triển khai thi cơng, xây dựng cơng trình dân dụng, công nghiệp, dự án tư nhân nước ngồi Cơng ty TNHH Đầu tư XD TM Trường Trang tiền thân công ty tư vấn xây dựng, chủ yếu cơng trình xây dựng mục đích dân dụng, qua thời gian tham gia thực tư vấn xây dựng cơng trình.Cơng ty định phát triển mở rộng quy mô để có điều kiện tham gia nhận thi cơng nhiều cơng trình có quy mơ lớn Đặc biệt có nhiều dự án xây dựng cấp vốn đầu tư nước ngồi Cơng ty TNHH Đầu tư XD TM Trường Trang với mơ hình đầu tư kiện tồn, nâng cấp, sau thời gian hoạt động quy mô công ty mở rộng với số vốn tăng lên gần 10 tỷ đồng giúp cho cơng ty có tảng vững chắc, tạo nhiều hội để phát triển Cơng ty thi cơng nhiều cơng trình có giá trị mặt dân sinh, kinh tế, góp phần không nhỏ vào phát triển kinh tế xã hội nói chung, phát triển doanh nghiệp nói riêng Hàng năm Cơng ty đóng góp đầy đủ khoản thu nộp cho Ngân sách nhà nước góp phần vào phát triển kinh tế xã hội Thành công bước đầu giúp công ty tự tin đường phát triển, phục vụ khách hàng Với phương châm: “Tất sống tốt đẹp hơn” cơng ty mong muốn chia sẻ kinh nghiệm hợp tác với nhà đầu tư lớn với dự án qui mơ nhằm góp phần xây dựng đất nước ngày to đẹp giàu mạnh Sau số hình ảnh cơng ty nơi mà chúng em làm việc Đây nơi tiếp khách Một số cơng trình mà cơng ty tư vấn thiết kế xây dựng PHẦN II NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG Ơ CÔNG VIỆC Trong trình học tập trường Đại học Dân lập Đơng Đô, năm cuối, sinh viên học Tiếng Anh chuyên ngành Kinh tế thương mại Với vốn kiến thức học trường, em ban lãnh đạo Công ty TNHH Trường Trang phân cho làm phận lễ tân công ty Chức Lễ tân phận đón tiếp khách, phận tiếp nhận giải vấn đề chung cơng ty Là phận quản lí cơng tác hành chính- văn phịng, kiểm tra thư từ, cơng văn, dịch văn tiếng anh từ đối tác liên doanh, trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo công ty Ngồi cịn phận buộc phải nắm bắt kịp thời thông tin yêu cầu khách hàng, nhanh chóng phối hợp với phịng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ giao Nhiệm vụ Vì cơng ty thường xun có dự án xây dựng có vốn đầu tư với nước ngồi phải nhập số linh kiện phục vụ trình sản xuất xây dựng nên nhiệm vụ phận lễ tân check mail, lập ghi chép cẩn thận đơn hàng khách xác nhận lại với khách hàng ngày Có trách nhiệm tiếp nhận phản hồi tích cực tiêu cực khách hàng, đặc biệt nhà đầu tư nước để phối hợp với phịng ban khác kịp thời xử lý cơng việc Tiếp khách, hướng dẫn khách đến liên hệ với cơng ty Hỗ trợ phịng kinh doanh cơng việc marketing dự án với nhà đầu tư Trực, nghe, chuyển trả lời điện thoại đối tác Dịch văn yêu cầu khách hàng, hướng dẫn sử dụng linh kiện máy móc nhập từ nước Sắp xếp hẹn cho đối tác ban lãnh đạo công ty Bộ phận lễ tân ln phải có thái độ nhiệt tình, chủ động tiếp khách, thăm hỏi, tìm hiểu xem khách hàng có nhu cầu để nắm bắt tư vấn kịp thời HOẠT ĐỘNG Thời gian làm việc: Sáng: từ 8h – đến 11h30 Chiều : từ 13h30 – đến 17h Trong suốt trình thực tập công ty Trường Trang em trau dồi thêm học, kinh nghiệm thực tế quý báu Với kiến thức học với giúp đỡ tận tình anh chị cơng ty em hồn thành tốt q trình thực tập Trong thời gian vừa qua em làm việc môi trường chuyên nghiệp đồng thời tiếp xúc với người có kinh nghiệm đặc biệt vận dụng kiến thức mà học để đón tiếp liên hệ với đối tác nước ngồi cơng ty giúp em có kiến thức thực tế vơ bổ ích Tại em tạo điều kiện để có môi trường thực tập chuyên ngành tiếng anh cách hiệu Làm phận lễ tân em vận dụng nhiều vốn tiếng anh giao tiếp mà học phận có nhiệm vụ làm việc với khách hàng nước nhiều Từ check mail, confirm sản phẩm, trả lời điện thoại chăm sóc khách hàng tiềm Được làm việc với đối tác nước thân em rút kinh nghiệm cho riêng Sau số ghi điều em học hỏi việc sử dụng tiếng anh A Dùng mãu câu đơn giản Khách hàng đến liên hệ đầu tư nhà cung cấp sản phẩm mà công ty đặt hàng thường khách hàng từ nhiều quốc gia khác nên sử dụng thành thạo tiếng anh giao tiếp Do q trình giao tiếp nên dùng mẫu câu đơn giản mang tính lịch văn nói, tránh dùng tiếng lóng hay câu dài phức tạp Ngoài cần phát âm rõ ràng, rành mạch, khơng nói q nhanh để khách hàng hiểu B Chú ý phép lịch văn nói Trong văn nói dùng mẫu câu đơn giản để nhanh mà người nghe hiểu cần ý phép lịch khách hàng nhà đầu tư quan trọng nên giao tiếp phải cẩn thận khơng thường ngày nói chuyện xã giao với bạn bè Khi hỏi khách nên dùng dạng câu sau: • May I • Could you • Would you • Shall I C Tránh dùng tiếng lóng, tiếng bồi Tiếng lóng từ ngữ địa phương hay khu vực vùng miền Loại ngơn ngữ khơng phổ biến hiểu Hơn nữa, tiếng lóng lối nói khơng trang trọng, thiếu lịch giao tiếp nên tuyệt đối không dùng VD: ko nên nói YEAH,OK mà nên trả lời: Certainly, Yes, Of course D Chào hỏi giao tiếp Phải ln nhiệt tình chào hỏi khách để họ cảm thấy thoải mái thân thiện môi trường làm việc Nên nhớ tên người đại diện cho cơng ty đối tác tốt khách hàng thân thuộc với cơng ty Tuy nhiên gặp họ phải ý cách chào Khơng nên nói “ HELLO, HI” mà thay vào câu chào thân mật mà lịch Như là: Good morning, Mr…… Good afternoon, sir/madam May I help you? Good evening, sir/madam Welcome to Trên số câu chào hỏi giao tiếp cần ý làm phận lễ tân cơng ty – nơi em thực tập Ngồi em trau dồi vân dụng nhiều thuật ngữ tiếng anh chuyên ngành kinh tế thương mại Bao gồm cụm từ thuật ngữ chuyên ngành To make complete delivery : giao hàng xong Confession of judgment : chưa toán đủ Feedback: phản hồi Consignment: hàng kí gửi Delivery invoice: hóa đơn giao hàng Debit note: phiếu báo nợ Payment: toán Commodities : tên hàng In breach of agreement: vi phạm hợp đồng Ballpark figure: số tương đối Orders outstanding: đơn hàng tồn đọng To run out of funds: hết kinh phí Computer paper: giấy in Payment terms : điều khoản toán A closed shop agreement: thảo thuận nội Full payment: toán lần Freight prepaid : cước phí tốn Fall due: hạn chót To spell out: giải thích rõ ràng appraisal interview: vấn để đánh giá negligence: cẩu thả tentative offer: chào hàng lần đầu to hold good : có hiệu lực sole stockist: đại lý độc quyền preliminary: sơ minimize: giảm thiểu maximize: tăng tối đa to make a trial order: đặt thử obsolescent : lỗi thời 10 dossier : hồ sơ to take st down: ghi chép order in plenty of time : đặt trước to settlr invoice: toán háo đơn advice on : tư vấn to take on the job: đảm nhận công việc to submit a report: nộp báo cáo to pay an account: tốn nợ Ngồi việc giao tiếp với khách hàng tiếng anh em đọc, check mail reply lại cho khách hàng Em trau dồi kĩ đọc văn tiếng anh, nắm bắt ý cịn luyện cho kĩ viết thư trả lời khách hàng – nhân viên thư kí văn phịng Và nhờ học tiếng anh thư kí văn phịng trường với hướng dẫn nhiệt tình anh chị nhân viên nên em hồn thành cơng việc suôn sẻ Về phần việc em vận dụng nhiều kĩ môn English for Secretaries ( thư ký văn phịng) mà học trường Dear sir/ madam Thank you for I have to pleasure in v-ing We are sorry that… We apologize most sincerely for… We regret that… I’m afraid … 11 Would you please Would you mind We would be gratefull if you could Please let us know if you need any help… NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG Q TRÌNH THỰC TẬP a Khó khăn Với kiến thức học trường chúng e bắt đầu đến cơng ty thực tập , ngồi kiến thức chúng em chưa có chút chun mơn nghiệp vụ, kinh nghiệm gì, nên lúc đầu vơ bỡ ngỡ dẫn anh chị công ty chúng em làm quen đc với công việc môi trường học trường sách thực tế địi hỏi nhiều vấn đề ngày đến công ty chúng em biết quan sát ngày thứ bắt đầu thử cơng việc chúng em cịn phải tìm hiểu việc làm công ty, công ty làm gì, hoạt động lĩnh vực hoạt động làm sao? Rồi chúng em bắt đầu học hỏi ghi chép Khi trực điện thoại khách hàng hỏi câu mà chúng em chưa tìm hiểu nên ngập ngừng, sau mà chúng em chưa biết chúng em hỏi anh chị anh chị bảo trực điện thoại có nhiều người khách khác có khách nói tiếng anh cách khó nghe phát âm ko chuẩn em cố gắng làm quen Nhưng đơi cón sơ xuất Khi thực tập chúng em vào quy cũ bị dám sát anh chị công ty, nên chúng em cố gắng làm tốt công việc giao.đôi chúng em người đến công ty sớm nhất, chuẩn bị thứ bàn , giấy tờ ghế để tiếp khách 12 b Thuận lợi Tuy có nhiều khó khăn bỡ ngỡ trước mơi trường làm việc hồn tồn có nhiều căng thẳng chúng em học kinh nghiệm quý báu, chẩn bị cho vốn kiến thức nghiệp vụ trước trường trường chúng em học tiếng anh thư ký văn phòng tiếng anh thương mai, tiếng anh khách sạn du lịch Đây môn học bổ trợ cho chúng em nhiều, thuật ngữ cững cách chào hỏi, cách dùng từ ngữ lịch quy trình viết thư Tất kiến thức chúng em vận dụng cơng việc hồn thành tốt nhiệm vụ dậy anh chị công ty giúp chúng em làm quen với cơng việc đội ngũ nhân viên nhiệt tình , giúp đỡ chúng em Họ thân thiện có nhiều chuyên môn nghiệp vụ nên chúng em học hỏi họ nhiều 13 PHẦN III LỜI KẾT Thời gian thực tập tháng cho chúng em nhiều điều bổ ích Ngồi kiến thức học trường chúng em cịn có thêm chun mơn nghiệp vụ mà có làm chúng em đúc kết chúng em tiếp súc với nhiều người làm quen với môi trường làm việc môi trường làm việc không đơn trang sách mà chúng em mà q trình va trạm địi hỏi phải có kinh nghiệm vốn kiến thức học trường tảng cho chúng em áp dụng vào công việc qua trình thực tập chúng em rèn luyện cho khả giao tiếp, nhanh nhẹ động môi trường làm việc giúp cho chúng em trở thành người trưởng thành thật chúng em cảm thấy thích thú với cơng việc mà chúng em làm Càng làm chúng em tị mị muốn học hỏi nhiều công việc làm chúng em động trau dồi kiến thức chuyên môn Thời gian thực tập tháng cho chúng em vốn kinh nghiệm để chúng em tự tin trường làm việc thật tốt Một lần em xin chân thành cảm ơn nhà trường đại học dân lập đông đô Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Đầu Tư Thương Mại Xây Dựng Trường Trang TRC tạo điều kiện cho chúng em có thời gian để thực tập công ty Dù thời gian thực tập ngắn chỏ có thàng chúng em học hỏi nhiều kinh nghiệm công việc E xin chân thành cảm ơn 14 ... dự án tư nhân nước ngồi Cơng ty TNHH Đầu tư XD TM Trường Trang tiền thân công ty tư vấn xây dựng, chủ yếu công trình xây dựng mục đích dân dụng, qua thời gian tham gia thực tư vấn xây dựng cơng... thành cảm ơn nhà trường đại học dân lập đông đô Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Đầu Tư Thương Mại Xây Dựng Trường Trang TRC tạo điều kiện cho chúng em có thời gian để thực tập cơng ty Dù thời gian... lần vào ngày 14 tháng 01 năm 2009 - Số vốn điều lệ: 2.300.000.000đ (Hai tỷ ba trăm triệu đồng) Công ty TNHH Đầu tư XD TM Trường Trang thành lập chủ yếu thực hiện, triển khai thi công, xây dựng