NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Giảng viên: TS Nguyễn Lệ Nhung www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung TÀI LIỆU THAM KHẢO Vở ghi chép đầy đủ, xác Giáo trình “Nghiệp vụ Lưu trữ”- Trường CĐ VTLTTW I (2006) Các Tập giảng “Lưu trữ TL KHKT”; “Lưu trữ TLNN”; “Lưu trữ TL Đảng tổ chức trịxã hội”- Khoa Lưu trữ- Trường CĐ Nội vụ HN (2008) Pháp lệnh LTQG 2001 & NĐ 111/2004/CP Các văn Đảng Nhà nước ban hành công tác Lưu trữ www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung CHƯƠNG IV: THU THẬP, BỔ SUNG TL VÀO LƯU TRỮ I Khái niệm, mục đích, nội dung, nguyên tắc thu thập bổ sung TLLT II Các nội dung nghiệp vụ thu thập, bổ sung III Thu thập bổ sung tài liệu vào LTHH IV Thu thập, bổ sung tài liệu vào LTLS www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung I Khái niệm, mục đích, nội dung, nguyên tắc thu thập bổ sung TLLT Khái niệm Mục đích Nội dung cơng tác thu thập, bổ sung (TTBS)TLLT 4.Nguyên tắc TTBS TL vào LT www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung Khái niệm TTBS tài liệu trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc lưu trữ quan PLTQG để từ lựa chọn chuyển giao TL vào kho lưu trữ theo quy định Nhà nước www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung Mục đích TTBS TLLT + Để đưa vào kho TL có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản, nhằm thực tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt nhu cầu nghiên cứu, sử dụng độc giả + Việc TTBS TLLT vào kho tốt làm hoàn chỉnh phong phú thêm thành phần PLTCQ nói riêng PLTQG VN nói chung www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung Nội dung cơng tác TTBS TLLT • Xác định nguồn TTBS • Xác định thành phần TL thuộc diện nộp lưu để bổ sung vào lưu trữ • Phân chia nguồn TL vào mạng lưới KLT - KLT Đảng thu thập TL thuộc PLTĐCS - KLT Nhà nước thu thập TL thuộc PLTNN • Thực thủ tục giao nộp TL vào KLT www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung Nguyên tắc TTBS TLLT - Nguyên tắc TTBS tài liệu theo thời kỳ lịch sử - Nguyên tắc không phân tán phông - Nguyên tắc TTBS TL theo khối phông lưu trữ - Nguyên tắc TTBS TL theo khu vực thẩm quyền www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung II Nội dung nghiệp vụ TTBS Thu thập tài liệu vào lưu trữ theo quy định Nhà nước Sưu tầm, bổ sung TL thiếu để bổ sung cho PLT www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung Thu thập tài liệu vào lưu trữ (Mục 1- CII - PLLTQG năm 2001) Điều 12 quy định thẩm quyền thu thập TL thuộc PLTQG: - Cơ quan lưu trữ Đảng thu thập TL thuộc phông LTĐCSVN - Cơ quan lưu trữ Nhà nước thu thập TL thuộc phông LTNN Điều 13 quy định: Người đứng đầu quan, tổ chức định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp vào LTHH; lựa chọn tài liệu lưu trữ hành để giao nộp vào LTLS www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 10 2.Sưu tầm, bổ sung TL thiếu để bổ sung cho PLT • Hiện nay, PLTQG nói chung PLT CQ, TC, CN nói riêng, TLLT thường khơng đầy đủ nhiều nguyên nhân: thiên tai, địch họa, chiến tranh, ý thức người nên thất lạc, hư hỏng… => Sưu tầm, bổ sung TL cho PLT cần thiết, góp phần hồn chỉnh TL cho PLT đồng thời góp phần hồn thiện tốt ngun tắc quản lý tập trung, thống TLLT www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 12 III Thu thập bổ sung TL vào LTHH Khái niệm LTHH Nguồn TL cần thu thập vào LTHH Trách nhiệm LTHH công tác TTBS TL www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 13 Khái niệm LTHH (lưu trữ quan) • Lưu trữ hành phận lưu trữ cq, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản phục vụ sử dụng TLLT tiếp nhận từ đơn vị thuộc quan, tổ chức (K5- Đ2- PLLTQG 2001) www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 14 Nguồn TL cần thu thập vào LTHH • Những TL hình thành trình hoạt động đơn vị, tổ chức thuộc quan (tài liệu giải xong giai đoạn văn thư) => Những đơn vị tổ chức thực chức chủ yếu quan nguồn TL bổ sung vào LTCQ • Lưu ý: TL cũ để lại đơn vị cá nhân CQ thuộc nguồn nộp lưu vào LTHH CQ www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 15 Trách nhiệm LTHH công tác TTBS (Điều 5-Nghị định số 111/2004/NĐ-CP) • Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu • Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập • Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu • Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận TL • Tổ chức tiếp nhận TL lập biên giao nhận TL www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 16 Sơ đồ CCTC Trường CĐ Nội vụ HN BAN GIÁM HiỆU Các phòng Các khoa Các trung tâm Cơ sở đào tạo Đà Nẵng Đào tạo Văn thư Tin học Hành chính- tổ chức Lưu trữ Đào tạo Nghề Quản trị HCVP TTTV Qlý CT HS,SV Thư ký QTVP Kế hoạch- tài GD thường xuyên Qlý KH HTQT Giáo dục đại cương www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 17 IV Thu thập, bổ sung TL vào LTLS Khái niệm LTLS Nguồn TL cần thu thập vào LTLS Trách nhiệm LTLS công tác TTBS www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 18 Khái niệm lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định) • Lưu trữ lịch sử quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài phục vụ sử dụng TLLT tiếp nhận từ LTHH nguồn tài liệu khác (K6- Đ2 – PLLTQG 2001) • VD: TTLTQG I,II,III, IV, TTLT tỉnh… www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 19 Nguồn TL cần thu thập vào LTLS * Các TTLTQG có quyền thu thập TLLT quan tổ chức sau: - Các quan tổ chức chế độ PKVN; - Các quan, tổ chức TW Nhà nước: VNDCCH; CHMNVN; VNCH; CHXHCNVN; - Các doanh nghiệp Nhà nước thủ tướng CP, trưởng, thủ trưởng quan ngang bộ, thủ trưởng quan thuộc CP định thành lập tổ chức kinh tế khác theo quy định pháp luật; - Các quan tổ chức chế độ thực dân, đế quốc xâm lược lãnh thổ Việt Nam trước 30/4/1975; - Các cá nhân, gia đình, dịng họ tự nguyện cho, tặng, ký gửi bán TLLT www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 20 Nguồn TL cần thu thập vào LTLS * Các lưu trữ tỉnh, huyện có thẩm quyền thu thập TLLT hình thành trình hoạt động quan tổ chức sau: - Cơ quan tổ chức Nhà nước cấp ĐP; - Doanh nghiệp Nhà nước chủ tịch UBND tỉnh định thành lập tổ chức kinh tế khác; - Các cá nhân, gia đình, dịng họ tự nguyện tặng, cho, ký gửi bán TLLT www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 21 Nguồn TL cần thu thập vào LTLS * Trung tâm lưu trữ TL chun mơn: Thu thập tài liệu có giá trị lịch sử từ quan thuộc ngành www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 22 Trách nhiệm LTLS cơng tác TTBS • • • • • • (Được quy định K4 - Đ6 - NĐ 111) Lập kế hoạch thu thập tài liệu; Phối hợp với LTHH lựa chọn TL cần thu thập; Hướng dẫn LTHH chuẩn bị TL giao nộp; Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận TL; Tổ chức tiếp nhận TL lập biên giao nhận TL Lưu ý: Việc thu thập TL tiến hành sở hồ sơ ĐVBQ thống kê thành MLHS, TL nộp lưu www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 23 Bài tập: Trình bày cấu tổ chức quan anh (chị) công tác Lập bảng kê nguồn tài liệu thành phần tài liệu cần thu thập vào kho lưu trữ quan anh (chị) công tác www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 24 CÂU HỎI ƠN TẬP • Khái niệm, nội dung nguyên tắc TTBS TLLT? • Khái niệm, đặc điểm LTCQ (lưu trữ hành)? Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào LTCQ? • Khái niệm LTLS (lưu trữ quốc gia)? Các nguồn thu thập, bổ sung TL vào LTLS? • Các nguyên tắc thu thập, bổ sung TLLT vào LTLS? • Thẩm quyền trách nhiệm LTCQ LTQG công tác thu thập, bổ sung TL? www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 25 THỰC HÀNH • Xác định nguồn thành phần TL thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ CQ cụ thể • Xử lý tình việc sưu tầm TL quý từ nhân dân để bổ sung vào LTLS • Dự kiến tìm biện pháp xử lý tình khó khăn thường gặp thu thập TL phòng, ban, đơn vị trực thuộc vào LTCQ www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung 26 ... LƯU TRỮ I Khái niệm, mục đích, nội dung, nguyên tắc thu thập bổ sung TLLT II Các nội dung nghiệp vụ thu thập, bổ sung III Thu thập bổ sung tài liệu vào LTHH IV Thu thập, bổ sung tài liệu vào. .. Lưu trữ- Trường CĐ Nội vụ HN (2008) Pháp lệnh LTQG 2001 & NĐ 111/20 04/ CP Các văn Đảng Nhà nước ban hành công tác Lưu trữ www.vanthuluu TS Nguyễn Lệ Nhung CHƯƠNG IV: THU THẬP, BỔ SUNG TL VÀO LƯU... LTCQ (lưu trữ hành)? Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào LTCQ? • Khái niệm LTLS (lưu trữ quốc gia)? Các nguồn thu thập, bổ sung TL vào LTLS? • Các nguyên tắc thu thập, bổ sung TLLT vào LTLS?