TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHIẾU NẠI - TỐ CÁO Phân hệ Tiếp Công dân Hà Nội, 2009 Trang 1/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ MỤC LỤC 1 Giới thiệu chung 6 1.1 Đặc điểm hệ thống 6 1.2 Mục đích – ý nghĩa xây dựng hệ thống 6 1.3 Đối tượng người dùng 6 2 Cách đăng nhập chương trình 7 2.1 Đăng nhập/đăng xuất 7 2.2 Thay đổi mật khẩu 8 3 Cấu trúc chương trình 9 Phần II CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG 10 1 Quản lý Nghiệp vụ Tiếp dân 10 1.1 Hệ thống tiếp nhận và phân loại 10 1.2 Hệ thống xử lý và tiếp công dân 19 1.3 Quản lý Đơn không thuộc thẩm quyền 24 1.4 Đơn thuộc thẩm quyền 27 1.5 Quản lý Sổ kết quả 30 2 Quản lý Công tác Báo cáo 32 2.1 Báo cáo kết quả công tác tiếp dân 32 2.2 Báo cáo thống kê theo địa danh 33 2.3 Báo cáo thống kê tiếp dân theo phân loại (Pending) 35 2.4 Báo cáo thống kê đơn theo phân loại (Pending) 35 2.5 Báo cáo chi tiết sổ tiếp dân theo địa danh 35 2.6 Báo cáo chi tiết sổ nhận đơn theo địa danh 36 2.7 Báo cáo chi tiết sổ tiếp dân theo cơ quan đã giải quyết 37 2.8 Báo cáo chi tiết sổ tiếp dân theo phân loại 38 3 Quản lý Từ điển danh mục 39 3.1 Danh mục Đơn vị 39 3.1.1 Thêm mới danh mục Đơn vị 39 Trang 2/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ 3.1.2 Xóa Danh mục Đơn vị 41 3.1.3 Xem, sửa node Danh mục Đơn vị 42 3.2 Danh mục Địa danh 42 3.2.1 Thêm mới danh mục Địa danh 43 3.2.2 Xóa Danh mục Địa danh 44 3.2.3 Tìm kiếm Danh mục Địa Danh 44 3.3 Danh mục Quốc tịch 45 3.3.1 Thêm mới danh mục Quốc tịch 46 3.3.2 Xóa Danh mục Quốc tịch 47 3.3.3 Tìm kiếm Danh mục Quốc tịch 47 3.4 Danh mục Loại đơn 47 3.4.1 Thêm mới danh mục Loại đơn 48 3.4.2 Xóa Danh mục Loại đơn 49 3.4.3 Tìm kiếm Danh mục Loại đơn 49 3.5 Danh mục Phân loại đơn 50 3.5.1 Thêm mới danh mục Phân loại đơn 50 3.5.2 Xóa Danh mục Phân loại đơn 51 3.5.3 Tìm kiếm Danh mục Phân loại đơn 51 3.6 Danh mục Trạng thái đơn 52 3.6.1 Thêm mới danh mục Trạng thái đơn 53 3.6.2 Xóa Danh mục Trạng thái đơn 53 3.6.3 Tìm kiếm Danh mục Trạng thái đơn 54 3.7 Danh mục Thẩm quyền 54 3.7.1 Thêm mới danh mục Thẩm quyền 55 3.7.2 Xóa Danh mục Thẩm quyền 56 3.7.3 Xem, sửa node Danh mục Thẩm quyền 57 3.8 Danh mục Kết quả 58 3.8.1 Thêm mới danh mục Kết quả 59 3.8.2 Xóa Danh mục Kết quả 59 3.8.3 Tìm kiếm Danh mục Kết quả 59 3.9 Danh mục Chức vụ 60 Trang 3/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ 3.9.1 Thêm mới danh mục Chức vụ 61 3.9.2 Xóa Danh mục Chức vụ 61 3.9.3 Tìm kiếm Danh mục Chức vụ 61 3.10 Danh mục Loại văn bản 62 3.10.1 Thêm mới danh mục Loại văn bản 62 3.10.2 Xóa Danh mục Loại văn bản 63 3.10.3 Tìm kiếm Danh mục Loại văn bản 63 3.11 Danh mục Lĩnh vực 64 3.11.1 Thêm mới danh mục Lĩnh vực 64 3.11.2 Xóa Danh mục Lĩnh vực 65 3.11.3 Tìm kiếm Danh mục Lĩnh vực 65 3.12 Danh mục Cơ quan ban hành 66 3.12.1 Thêm mới danh mục Lĩnh vực 66 3.12.2 Xóa Danh mục Cơ quan ban hành 67 3.12.3 Tìm kiếm Danh mục Cơ quan ban hành 67 3.13 Danh mục Cơ quan đã giải quyết 68 3.13.1 Thêm mới danh mục Cơ quan đã giải quyết 68 3.13.2 Xóa Danh mục Cơ quan đã giải quyết 69 3.13.3 Tìm kiếm Danh mục Cơ quan đã giải quyết 69 4 Quản lý thông tin Hệ thống 70 4.1 Quản trị nhóm người dùng 70 4.1.1 Thêm mới nhóm người dùng 70 4.1.2 Sửa thông tin nhóm người dùng 72 4.1.3 Xoá nhóm người dùng 73 4.2 Quản trị người dùng 73 4.2.1 Thêm mới người dùng 73 4.2.2 Sửa thông tin người dùng 74 4.2.3 Xoá người dùng 74 4.3 Khai báo đơn vị sử dụng 74 4.4 Phân quyền theo chức năng 77 4.5 Quản lý thông tin nhân viên 80 Trang 4/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ 4.6 Sao lưu dữ liệu 83 Trang 5/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1 Giới thiệu chung 1.1 1.2 1.3 Đặc điểm hệ thống  Hệ thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo – Phân hệ tiếp dân được phát triển cho Trung tâm thông tin – Thanh tra chính phủ. Phần mềm sẽ được triển khai trong nội bộ Thanh tra chính phủ và triển khai ở cơ quan Thanh tra cấp tỉnh, Thanh tra cấp huyện, Thanh tra cấp huyện, Thanh tra bộ ngành, Thanh tra sở ngành.  Phần mềm được triển khai với hệ thống CSDL cài đặt duy nhất tại cấp Thanh tra chính phủ. Các cấp khác sẽ sử dụ ng chung CSDL với cấp Thanh tra chính phủ và trao đổi thông tin thông qua trao đổi tự động trên hệ thống mạng (Cpnet, WAN) Mục đích – ý nghĩa xây dựng hệ thống  Hệ thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo – Phân hệ tiếp dân được xây dựng nhằm rút ngắn thời gian giải quyết các công việc, giảm bớt các khâu trung gian trong quá trình tiếp dân  Giảm thiểu việc xử lý theo phương thức thủ công trên các loại giấy tờ, hồ sơ, thay thế bằng việc xử lý trên máy tính nhằm tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí cho nghiệp vụ tiếp nhận đơn thư, phân loại đơn, trả kết quả cho công dân  Hệ thống được xây dựng bám sát các quy trình nghiệp vụ, phục vụ tốt nhất công tác tiếp công dân Đối tượng người dùng  Quản trị hệ thống: quản trị toàn bộ hệ thống bao gồm các vài trò cụ thể sau: o Phân quyền người dùng trong từng chức năng, nghiệp vụ của hệ thống o Quản lý truy cập nội dung trong hệ thống o Sao lưu và phục hồi dữ liệu trong toàn hệ thống o Quản lý người dùng, nhóm người dùng, nhân viên Trang 6/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________  Cán bộ tiếp dân : bao gồm các vai trò sau : o Tiếp nhận đơn thư của công dân,nhập thông tin vào Sổ Tiếp dân o Tiếp nhận, phân loại đơn, chuyển cơ quan xử lý o Cập nhật kết quả xử lý đơn thư, trả kết quả xử lý đơn thư cho công dân o Lập báo cáo, thống kê theo một số tiêu chí để báo cáo với lãnh đạo 2 Cách đăng nhập chương trình 2.1 Đăng nhập/đăng xuất Để đăng nhập hệ thống, người dùng cần được cấp tài khoản đăng nhập với tên và mật khẩu truy cập. Khi đã được cấp quyền, người dùng có thể đăng nhập hệ thống theo các bước sau: 1. Truy nhập màn hình đăng nhập 2. Nhập tên đăng nhập và mật khẩu. (sau khi đăng nhập người dùng có thể thay đổi mật khẩu) 3. Nhấn Đồng ý Î Chương trình hiển thị màn hình làm việc tương ứng với vai trò của tài khoản đăng nhập. Để đăng xuất khỏi chương trình, người dùng làm các bước sau : 1. Vào menu Hệ thống, nhấn chọn Thoát Trang 7/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ 2. Hoặc người dùng ấn nút ở menu bar 2.2 Thay đổi mật khẩu Để đảm bảo tính bảo mật cũng như việc cập nhật thông tin, chương trình cho phép người dùng có thể thay đổi mật khẩu đăng nhập chương trình khi cần thiết. Sau khi đăng nhập hệ thống, người dùng có thể thay đổi mật khẩu bằng cách: 1. Kích chuột vào menu Hệ thống 2. Nhấn chọn Thay đổi mật khẩu truy cập Trang 8/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ 3. Hiển thị màn hình Thay đổi mật khẩu  Tên login: Tên của người dùng  Mật khẩu mới: Nhập mật khẩu mới  Lặp lại mật khẩu : Xác nhận lại mật khẩu mới 4. Nhấn OK để lưu thông tin 3 Cấu trúc chương trình Màn hình tổng quan chung của chương trình sau khi Đăng nhập vào hệ thống Trang 9/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ Phần II CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG 1 Quản lý Nghiệp vụ Tiếp dân 1.1 Hệ thống tiếp nhận và phân loại Mục đích :  Hỗ trợ Cán bộ tiếp dân thực hiện các thao tác nghiệp vụ quản lý sổ tiếp dân dễ dàng, thuận tiện  Chương trình cho phép thực hiện các thao tác sau trong Quản lý Sổ tiếp dân  Thêm mới  Xem/sửa  Xóa  Chuyển Trang 10/86 [...]... Nhập thông tin số CMND của người khiếu nại, tố cáo o Năm sinh : Nhập thông tin năm sinh của người khiếu nại, tố cáo o Giới tính : Tích chọn : Nam hoặc Nữ o Họ tên : Nhập họ tên người khiếu nại, tố cáo Trang 13/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân o KT Trùng : Bấm chọn nút KT Trùng để kiểm tra xem tên người khiếu nại, tố cáo đã tồn tại hay chưa o Danh sách kèm theo : Nhập thông. .. danh sách quốc tịch o Danh sách kèm theo : Nhập thông tin danh sách hồ sơ kèm theo o Đơn vị : Click chọn nút để chọn danh sách đơn vị o Nội dung đơn : Nhập thông tin nội dung o Ghi chú : Nhập thông tin ghi chú o Hướng xử lý : Nhập thông tin hướng xử lý o Loại đơn : Click chọn nút để chọn danh sách loại đơn Trang 21/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân o Mã phân loại : Người.. .Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân Tìm kiếm In sổ Báo cáo Kết xuất ra Excel Thao tác thực hiện Để thực hiện các thao tác nghiệp vụ ở menu Sổ tiếp dân, người dùng click chọn menu Nghiệp vụ, chọn Hệ thống tiếp nhận và phân loại Hệ thống hiển thị màn hình : 1 Thêm mới Sổ tiếp dân • Nhấn nút , chương trình hiển thị màn hình thêm mới Trang 11/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng. .. phức tạp • Ấn nút • Ấn nút sơ khác để lưu thông tin để xóa toàn bộ thông tin đã nhập, nhập thông tin hồ Trang 14/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân • Ấn nút để thoát khỏi màn hình Thêm mới 2 Xem/Sửa Sổ tiếp dân • Chọn sổ tiếp dân cần xem/sửa trên Danh sách sổ tiếp dân • Click đúp chuột vào sổ tiếp dân muốn xem • Cập nhật thông tin thay đổi Các thao tác thực hiện như... định tên Cán bộ đang sử dụng hệ thống o Chuyển đến : Click chọn nút đến để chọn danh sách nơi chuyển Trang 23/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân • Ấn nút để chuyển , hiển thị thông báo Chuyển có in kèm phiếu chuyển hoặc không • Ấn nút • Ấn nút 4 Tìm kiếm Sổ nhận đơn để thoát khỏi form Chuyển để sửa thông tin nơi Chuyển đến • Ấn nút • Nhập thông tin vào form , hiển thị... nghiệp vụ quản lý Đơn thuộc thẩm quyền dễ dàng, thuận tiện Thao tác thực hiện Để thực hiện các thao tác nghiệp vụ ở menu Đơn thuộc thẩm quyền , người dùng click chọn menu Nghiệp vụ, chọn Đơn thuộc thẩm quyền Hệ thống hiển thị màn hình : 1 Xử lý vụ việc • Ấn nút , hiển thị form Xử lý vụ việc Trang 27/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân • Nhập thông tin vào form : Thông tin. .. tin nguyên đơn, Thông tin bị đơn, Thông tin đơn đã được chuyển từ sổ Tiếp dân, Sổ nhận đơn sang o Quá Trình giải quyết : Tích chọn quá trình giải quyết : Chưa xử lý hoặc Đang xử lý hoặc Đã xử lý o STT : Hệ thống tự động cập nhật o Căn cứ : Nhập thông tin Căn cứ o Nội dung : Nhập thông tin Nội dung o Giải quyết : Nhập thông tin Giải quyết • Ấn nút • Ấn nút 2 Chuyển kết quả để lưu thông tin để thoát khỏi... chọn nút • Ấn nút • Ấn nút để chọn loại báo cáo để lọc báo cáo để ra khỏi màn hình Chú ý: Sau khi lọc báo cáo, người dùng có thể tiến hành in/gửi email/kết xuất ra excel 2.2 Báo cáo thống kê theo địa danh Để lọc một báo cáo, người dùng click chọn menu Báo cáo , chọn Báo cáo theo địa danh Hệ thống hiển thị màn hình : Trang 33/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân • Từ ngày,... danh: Hệ thống tự động fill ra đầy đủ địa chỉ người dùng đã chọn ở trên • Ấn nút • Ấn nút để lọc báo cáo để ra khỏi màn hình Trang 34/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân 2.3 Báo cáo thống kê tiếp dân theo phân loại (Pending) 2.4 Báo cáo thống kê đơn theo phân loại (Pending) 2.5 Báo cáo chi tiết sổ tiếp dân theo địa danh Để lọc một báo cáo, người dùng click chọn menu Báo cáo. .. form chuyển hồ sơ Trang 22/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân o Cán bộ chuyển : Mặc định tên Cán bộ đang sử dụng hệ thống o Chuyển đến : Click chọn nút đến để chọn danh sách nơi chuyển • để chuyển , hiển thị thông báo Chuyển có in kèm Ấn nút phiếu chuyển hoặc không • Ấn nút • Ấn nút 3 Chuyển xử lý để thoát khỏi form Chuyển để sửa thông tin nơi Chuyển đến • Chọn sổ nhận . TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHIẾU NẠI - TỐ CÁO Phân hệ Tiếp Công dân Hà Nội, 2009 Trang 1/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp. lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1 Giới thiệu chung 1.1 1.2 1.3 Đặc điểm hệ thống  Hệ thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo –. của hệ thống o Quản lý truy cập nội dung trong hệ thống o Sao lưu và phục hồi dữ liệu trong toàn hệ thống o Quản lý người dùng, nhóm người dùng, nhân viên Trang 6/86 Hướng dẫn quản lý