HỆ THỐNG KIỂM SOÁT VIỆC SỬ DỤNG ĐIỆN TRONG CÔNG TY Quy trình kiểm soát Xác định mục tiêu kiểm soát Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát Xác định hệ thống kiểm soát Giám sát, đo lường việc thực hiện Đánh giá việc thực hiện Thực hiện phù hợp với tiêu chuẩn? Tiến hành điều chỉnh sai lệch Đưa ra sáng kiến đổi mới Không cần điều chỉnh 1. Mục tiêu và nội dung kiểm soát. - Mục tiêu của kiểm soát việc tiết kiệm trong công ty là phát hiện sửa chữa những việc, hành vi gây lãng phí điện và đề ra những giải pháp nhằm tiết kiệm điện cho công ty. Tiết kiệm điện không những mang lại lợi ích cho chính công ty ( giảm chi phí tiền điện, bảo vệ các thiết bị điện cho công ty, … ) mà còn giảm gánh nặng thiếu hụt năng lượng cho xã hội, giảm khí thải ra môi trường. Với mục tiêu giảm được 10-15% lượng điện sử dụng trong năm nay so với năm ngoái, để đạt được mục tiêu kiểm soát có hiệu quả nhất, công tác kiểm soát cần tập trung nỗ lực vào những khu vực hoạt động thiết yếu và những điểm kiểm soát thiết yếu , đó là văn phòng làm việc, hành lang, nơi giao dịch với khách hàng … - Nội dung kiểm soát: kiếm soát việc sử dụng các thiết bị điện của nhân viên có hợp lí hay không, việc tắt các thiết bị điện khi không sử dụng , khi hết giờ làm việc, kiểm soát sự thay đổi của mức năng lượng điện qua mỗi kì, … Từ việc nghiên cứu và theo dõi tình hình sử dụng năng lượng điện của công ty qua các tháng, thấy rằng lượng điện sử dụng trong các văn phòng chiếm 58% lượng điện sử dụng trong công ty, vì vậy kiểm soát việc tiết kiệm điện trong các văn phòng sẽ phản ánh tốt nhất các mục tiêu của kiểm soát, đo lường tốt nhất những sai lệch thiết yếu, … 2. Các tiêu chuẩn kiểm soát. - Thường xuyên kiểm tra việc tắt các thiết bị điện không cần thiết sau mỗi giờ làm việc. - Tận dụng tối đa ánh sáng và thông gió tự nhiên, tắt bớt đèn chiếu sáng khi số người làm việc trong phòng giảm, hạn chế số lượng đèn chiếu sáng chung ở hàng lang, khu vực sân, vườn, hàng rào. Thiết kế, lắp đặt hệ thống chiếu sáng hành lang, sân vườn, khu vực bảo vệ theo tiêu chuẩn,… - Chỉ sử dụng điều hòa nhiệt độ khi thật cần thiết và chỉ để chế độ làm mát từ 25 o C trở lên. Định kỳ tiến hành kiểm tra, bảo dưỡng đường thông gió và đường dẫn nhiệt để tránh tổn thất điện năng. Dùng quạt thay thế điều hòa nhiệt độ khi thời tiết không quá nóng. - Khi thay thế hoặc lắp đặt mới phải sử dụng thiết bị hiệu suất cao, thiết bị sử dụng điện có dán nhãn tiết kiệm năng lượng; Đối với các đèn treo trên trần, trên tường phải lắp máng, chao, chụp để tăng độ chiếu sáng. Bố trí các thiết bị đóng cắt phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế. - Thực hiện kiểm tra, đánh giá chế độ chiếu sáng công cộng theo các tiêu chuẩn chiếu sáng hiện hành, đảm bảo nguyên tắc chiếu sáng tiết kiệm hiệu quả theo tiêu chuẩn Việt Nam TCXDVN 259:2001. - giảm 50% công suất chiếu sáng quảng cáo trang trí ngoài trời vào cao điểm buổi tối của hệ thống điện; trường hợp có yêu cầu đặc biệt, từ sau 22 giờ tắt toàn bộ đèn chiếu sáng các pano quảng cáo tấm lớn; Tuân thủ nghiêm các quy định về chiếu sáng tiết kiệm và hiệu quả, sẵn sàng cắt, giảm nhu cầu sử dụng điện theo quy định, trong trường hợp xảy ra thiếu điện. - Thường xuyên kiểm tra , vệ sinh các thiết bị như quạt, máy tính, máy in , photocopy, … ít nhất 1 tháng 1 lần để đảm bảo các thiết bị này làm việc hiệu quả ko gây lãng phí điện. - Thường xuyên theo dõi mức độ sử dụng điện của công ty hàng thang để nắm được mức độ thay đổi của lượng điện sử dụng. - Có biện pháp xử lý các phòng không thực hiện chỉ tiêu tiết kiệm 10% sản lượng điện theo quy định hoặc cá nhân có hanh vi gây lãng phí điện nếu bị phát hiện. 3. Xác định hệ thống kiểm soát a) Chủ thể kiểm soát Chủ thể kiểm soát là người hoặc đơn vị đưa ra các tác động kiểm soát hoặc thực hiện chức năng kiểm soát. Chủ thể kiểm soát Chủ thể bên ngoài: Tập đoàn điện lực Việt Nam Chủ thể bên trong: - Các trưởng phòng ban có trách nhiệm quản lý chỉ tiêu điện năng tiêu thụ hàng tháng của phòng ban mình theo công tơ phụ điện treo ở phòng ban mình và phải chịu trách nhiệm về chi tiêu này. - - Phòng Hành chính quản trị có trách nhiệm thường xuyên hàng ngày kiểm tra theo dõi việc sử dụng các trang thiết bị theo các chế định thời gian quy định trong nội quy của công ty và thông báo trên bảng đen của công ty: - * Hàng tuần về vi phạm chế độ và thời gian sử dụng các trang thiết bị điện của các phòng ban. - * Hàng tháng về vi phạm chi tiêu định mức điện năng được giao của các phòng ban. - - Bất thường hoặc định kỳ (3 tháng hoặc 6 tháng) tổ chức kiểm tra tập thể (bao gồm phòng HLQT + Công đoàn + Đảng uỷ) toàn công ty để đánh giá, uốn nắn, phê bình và tổng kết cho việc thưởng phạt thi đua về tiết kiệm điện. Việc kiểm tra tập thể này phải lập thành văn bản, báo cáo lãnh đạo và thông báo cho toàn công ty biết. Vị trí, vai trò của chủ thể trong bộ máy quản lý: Chủ thể bên ngoài: Tập đoàn điện lực Việt Nam chịu trách nhiệm giám định, phân loại tính chất công việc cho công ty từ đó xếp công ty vào nhóm có thang giá điện phù hợp Chủ thể bên trong: Hội đồng quản trị và ban giám đốc : • quyết định phương hướng, mục tiêu tiết kiệm điện trong công ty, phê duyệt biện pháp cụ thể do phòng ban đề xuất • thường xuyên đốc thúc các phòng ban quản lí trực tiếp nhân viên • khen thưởng các nhân viên thực hiện tốt, có sáng kiến hay về tiết kiệm điện phê bình các nhân viên lãng phí điện b) Phương pháp và hình thức kiểm soát: • Thu thập thông tin về vấn đề tiết kiệm điện: chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về thực hành tiết kiệm, các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và môi trưởng, Tập đoàn Điện lực Việt Nam,… • Sau khi thu thập phải tiến hành nghiên cứu hồ sơ tài liệu và các giấy tờ đó • Nghiên cứu văn bản pháp luật liên quan : Luật Điện lực số: 28/2004/QH11, Luật điện lực sửa đổi số 24/2012/QH13 , Luật sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả số: 50/2010/QH12, … • Tham vấn ý kiến các nhà chuyên môn về năng lượng, khoa học công nghệ mới về năng lượng điện sạch, năng lượng tái tạo… • Thu thập các ý kiến từ công ty chuyên trách điện lực địa phương cư trú, các phòng ban và đặc biệt là các nhân viên,… • Tạo điều kiện, chỉ rõ những lợi ích của việc tiết kiệm điện, thường xuyên giáo dục tuyên truyền, khen thưởng nhân viên tiết kiệm, phê bình, xử lí trường hợp lãng phí điện… c) Xác định công cụ và kỹ thuật kiểm soát Công ty sử dụng các công cụ kiếm soát truyền thống: - Các dữ liệu thống kê: các hóa đơn điện hằng tháng, danh sách khen-phạt nhân viên liên quan đến vấn đề tiết kiệm điện ,… - Các bản báo cáo kế toán tài chính về chi phí điện và các chi phí liên quan phát sinh khác 4. Giám sát và đo lường việc thực hiện tiết kiệm điện trong công ty Cần đo lường ý thức tiết kiệm điện của mọi thành viên trong công ty. - Việc đo lường đánh giá việc tiết kiệm điện được tiến hành đối với mọi phòng, ban, mỗi cá nhân. Do hành vi tiết kiệm điện xuất phát từ ý thức con người nên các nhà quản lý của công ty luôn hành động noi gương cho các nhân viên. - Vấn đề tiết kiệm điện không phải là mục tiêu chính, quan trọng của công ty nên việc giám sát nhân viên tiết kiệm điện không quá khắt khe, đè nặng, việc giám sát đo lường diễn ra với tần số phù hợp, không gây sức ép cho nhân viên. - Các phòng ban đều được bố trí máy quay nên việc giám sát đo lường vừa dễ dàng hơn, vừa không gây tâm lý cho cả quản lý và nhân viên. - Công ty có các tiêu chuẩn định tính định lượng nhất định đo lường việc thực hiện tiết kiệm điện. Đánh giá kết quả hoạt động Tiến hành đánh giá định kì 3 tháng một lần để nắm được tình hình thực hiện việc tiết kiệm điện theo các tiêu chí: - Lượng điện năng được tiết kiệm so với trước đó, có đạt được chỉ tiêu đề ra về lượng điện sử dụng hay không. - Đánh giá ý thức tiết kiệm điện của nhân viên. Đây là yếu tố quan trọng, quyết định sự thành công của việc thực hiện. - Liệu đã thực hiện triệt để hay chưa. Trong quá trình thực hiện có làm nảy sinh vấn đề không lường trước hay không. Có còn cách thức thực hiện nào có thể bổ sung hay thay thế không. - Kiểm tra hiệu quả thực hiện. Năng suất lao động cần được bảo đảm duy trì. Kịp thời điều chỉnh khi phát hiện các phòng ban vì muốn đạt được mục tiêu đề ra mà hạn chế quá mức việc sử dụng thiết bị điện cần thiết cho công việc, khiến cho hiệu quả làm việc giảm sút. - Dựa vào các báo cáo để đưa ra kết luận có duy trì thực hiện được lâu dài hay không. Đưa ra các kế hoạch khác nhau phù hợp với các giai đoạn thực hiện khác nhau. Ví dụ: điện năng sử dụng trong mùa hè thường lớn hơn trong mùa đông, nên không thể áp dụng cùng một mục tiêu giống nhau. . phí điện và các chi phí liên quan phát sinh khác 4. Giám sát và đo lường việc thực hiện tiết kiệm điện trong công ty Cần đo lường ý thức tiết kiệm điện của mọi thành viên trong công ty. - Việc. kiệm trong công ty là phát hiện sửa chữa những việc, hành vi gây lãng phí điện và đề ra những giải pháp nhằm tiết kiệm điện cho công ty. Tiết kiệm điện không những mang lại lợi ích cho chính công. nhân viên. - Vấn đề tiết kiệm điện không phải là mục tiêu chính, quan trọng của công ty nên việc giám sát nhân viên tiết kiệm điện không quá khắt khe, đè nặng, việc giám sát đo lường diễn ra với