Vận dụng quy trình lập kế hoạch để lập một bản kế hoạch cụ thể Mục lục I. Giới thiệu về doanh nghiệp và đặt vấn đề 1. Giới thiệu về doanh nghiệp a. Giới thiệu chung Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam. Tên giao dịch: Viet Nam Auditing and Evaluation Limited Company. Tên viết tắt: VAE. Trụ sở chính: Tầng 11 Tòa nhà Sông Đà số 165 Cầu Giấy - Hà Nội. Điện thoại: (84-4) 6 2670491/92/93 - Fax: (84-4) 6 2670494. Chi nhánh: Số 15/4, Nguyễn Huy Tưởng, P.6, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh. Ngoài ra công ty còn có văn phòng đại diện tại Đà Nẵng, Sơn La và Hưng Yên. Website: www.vae.com.vn Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam (VAE) được thành lập lần đầu là công ty cổ phần theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103000692 ngày 21/12/2001 của Sở Kế hoạch và Đầu tư - Thành phố Hà Nội. Năm 2006, VAE đã chuyển đổi sang hình thức công ty TNHH có hai thành viên trở lên theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102026184 ngày 15/09/2006 và các lần sửa đổi bổ sung tiếp theo của Sở Kế hoạch và Đầu tư - Thành phố Hà Nội. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số 0103000692 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành Phố Hà Nội. 1 Vận dụng quy trình lập kế hoạch để lập một bản kế hoạch cụ thể b. Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp Thế mạnh của VAE đã được khẳng định trong việc đa dạng hoá dịch vụ cung cấp, được khách hàng và các cơ quan chức năng đánh giá là một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực kiểm toán và định giá tại Việt Nam. • Dịch vụ kiểm toán, kế toán và thuế • Dịch vụ kiểm toán đầu tư và xây dựng cơ bản • Dịch vụ kiểm toán dự án • Dịch vụ định giá doanh nghiệp, tài sản • Dịch vụ tư vấn kinh doanh, đầu tư • Dịch vụ tư vấn quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình • Dịch vụ chuyển đổi Báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Quốc tế (IFRS) 2. Vấn đề đặt ra Trong những năm gần đây, do ảnh hưởng tiêu cực của suy thoái kinh tế, nhiều công ty phá sản, nên số lượng khách hàng của ngành kiểm toán nói chung cũng giảm đi đáng kể. Cụ thể, năm 2012 số lượng khách hàng của ngành kiểm toán độc lập chỉ tăng 4,9% so với 7,4% và 12,2% của năm 2011 và 2010. Công ty VAE cũng đang rơi vào tình trạng trên. Cụ thể năm 2009 VAE có 972 khách hàng, năm 2010 có 848 khách hàng, năm 2011 là 823 và năm 2012 giảm chỉ còn 734. Đây là kết quả của sự cạnh tranh gay gắt với rất nhiều công ty kiểm toán mới ra đời cũng như các công ty kiểm toán lớn hoặc của nước ngoài. Khách hàng của ngành kiểm toán có những đặc điểm riêng: dễ dàng chuyển đổi dịch vụ từ công ty kiểm toán này sang công ty kiểm toán khác, sử dụng dịch vụ kiểm toán rất ít (đối với dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính thì ước tính mỗi công ty kiểm toán chỉ cung cấp cho khách hàng 1 lần duy nhất trong năm), còn đối với dịch vụ tư vấn họ có thể tham khảo ở các trung tâm, viện nghiên cứu chuyên ngành kinh tế ở các trường đại học… Có thể thấy VAE đang ở trong tình huống khá khó khăn. Công ty cần phải đưa ra một chiến lược phát triển khả thi và hiệu quả nhất nhằm cải thiện được tình trạng suy giảm khách hàng mà công ty đang phải đối mặt, nhằm duy trì sự ổn định về hoạt động của công ty, tăng doanh thu, phát huy những năng lực cốt lõi tạo lợi thế cạnh tranh với các đối thủ khác… 2 Vận dụng quy trình lập kế hoạch để lập một bản kế hoạch cụ thể II. Lập kế hoạch chiến lược 1. Phân tích môi trường Thông qua việc phân tích môi trường ngoài cũng như môi trường trong của công ty VAE, ban giám đốc đã xác định được rõ ràng về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của công ty. Những đánh giá này sẽ là căn cứ quan trọng trong việc lập kế hoạch chiến lược. S • VAE sử dụng nguồn vốn chủ yếu là vốn chủ sở hữu  Chủ động hơn trong việc sử dụng nguồn tài chính, rủi ro thấp • Có lực lượng lao động trẻ, năng động, trình độ ngoại ngữ tốt, được đào tạo thực tế về chuyên môn nghiệp vụ • Có đội ngũ chuyên gia khá đông đảo • Cơ cấu tổ chức, hoạt động quản lý khá chặt chẽ W • Năng lực tài chính còn hạn chế • Tỷ lệ nhân viên có chứng chỉ kiểm toán viên còn chưa cao • Chưa có phòng Marketing  Hạn chế trong việc quảng bá • Phương pháp kiểm toán còn khá lạc hậu: đi sâu vào chi tiết từng đối tượng O • Việt Nam có chế độ chính trị ổn định  Điều kiện tốt cho các doanh nghiệp ổn định sản xuất, kinh doanh • Môi trường pháp lý khá đầy đủ  Tạo cơ sở cho hoạt động của các ngành kinh tế • Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản pháp luật, các chuẩn mực để làm cơ sở cho hoạt động Kiểm toán độc lập Việt Nam. • Công nghệ phát triển mạnh  Giúp cho hoạt động kiểm toán diễn T • Từ năm 2008 đến nay, nền kinh tế nước ta rơi vào khủng hoảng  Gây khó khăn cho hoạt động của công ty • Số lượng khách hàng từ năm 2009 liên tục giảm  Đe dọa đến doanh thu và sự phát triển lâu dài của công ty • Ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh  Đòi hỏi công ty phải tăng sức cạnh tranh về giá cả cũng như chất lượng dịch vụ 3 Vận dụng quy trình lập kế hoạch để lập một bản kế hoạch cụ thể ra nhanh chóng, thuận lợi, tránh được nhiều sai sót khi đối chiếu, so sánh sổ sách • Do áp lực của ngành nên nhiều kiểm toán viên bỏ nghề.  Hàng năm, công ty thường tốn nhiều chi phí tuyển nhân viên mới. Như vậy, qua phân tích SWOT, có thể nhận thấy rằng công ty VAE còn một số điểm yếu cũng như thách thức đe dọa đến lượng khách hàng của công ty. Vì vậy, VAE cần phát huy những điểm mạnh và tận dụng các cơ hội có được nhằm thu hút khách hàng, đưa số lượng khách hàng tăng trở lại. 2. Sứ mệnh, tầm nhìn a. Tầm nhìn Trong 3-4 năm tới, VAE sẽ trở thành một trong những công ty kiểm toán độc lập có uy tín nhất trên thị trường Việt Nam b. Sứ mệnh Giúp khách hàng và những người quan tâm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. VAE luôn hoạt động theo nguyên tắc độc lập, khách quan, chịu trách nhiệm vật chất và giữ bí mật khách hàng. VAE coi trọng chất lượng dịch vụ, hiệu quả tài chính và uy tín nghề nghiệp. 3. Mục tiêu Kế hoạch đặt ra là một chiến lược cấp chức năng, được xây dựng nhằm nuôi dưỡng và phát triển năng lực cốt lõi cho tổ chức, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức. Thu hút khách hàng Trong 3-4 năm tới, nằm trong top 10 các công ty kiểm toán có các chỉ số cao nhất Nâng cao sự hài lòng của khách hàng 4 Vận dụng quy trình lập kế hoạch để lập một bản kế hoạch cụ thể Thu hút sự chú ý của các khách hàng mới Giá phí hợp lý Nâng cao chất lượng dịch vụ Cắt giảm chi phí Chú trọng vào hoạt động Marketing Nâng cao trình độ các nhân viên 5 Vận dụng quy trình lập kế hoạch để lập một bản kế hoạch cụ thể 4. Xây dựng các lựa chọn chiến lược Sau khi xác định được các mục tiêu chiến lược, ban giám đốc của VAE xem xét để đưa ra hai phương án chiến lược khả thi nhất. • Phương án 1: Giảm giá thành dịch vụ nhằm nâng cao sức cạnh tranh, thu hút khách hàng Để đảm bảo lợi nhuận cho công ty, muốn giảm giá thành thì cần phải tìm cách cắt giảm chi phí. Đối với hoạt động kiểm toán, chi phí chủ yếu để tạo ra sản phẩm chính là tiền lương phải trả cho kiểm toán viên. Chính vì vậy, nếu thực hiện phương án này, ban giám đốc sẽ quyết định đầu tư vào việc đào tạo chuyên môn các nhân viên của mình, tạo cơ hội để họ có những điều kiện tốt nhất thi lấy chứng chỉ kiểm toán viên. Bên cạnh đó, VAE cũng đưa ra những ràng buộc nhất định cho những nhân viên đó: ký hợp đồng làm việc cho công ty trong một khoảng thời gian dài. Ngoài ra, mỗi tháng công ty sẽ giữ lại một phần lương, trả vào quyết toán 6 tháng để hạn chế việc nghỉ việc thường xuyên. Như vậy, VAE có thể giảm chi phí tuyển nhân viên hàng năm. Hơn nữa, để tuyển được những nhân viên giỏi vào làm việc cho mình, công ty thường phải trả những mức lương rất cao. Việc đào tạo các nhân viên đang làm việc cho công ty có thể tránh được chi phí cho việc phải trả những mức lương cao như vậy. • Phương án 2: Đẩy mạnh việc quảng bá hình ảnh cho công ty Nếu thực hiện phương án này, ban giám đốc của công ty sẽ quyết định thành lập một Phòng marketing nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng. Điều này sẽ giúp cho VAE tiếp cận được với rất nhiều khách hàng khác nhau thay vì việc chỉ thông qua những mối quan hệ, quen biết, giới thiệu như trước đây. 6 Vận dụng quy trình lập kế hoạch để lập một bản kế hoạch cụ thể Như chúng ta đều biết, giảm chi phí và đẩy mạnh quảng cáo là hai phương án khó có thể thực hiện đồng thời. Cả hai phương án này đều có thể thu hút khách hàng trên những phương diện khác nhau. Vì vạy, ban giám đốc VAE cần đánh giá và so sánh hai phương án này dựa trên một số tiêu chí cụ thể, hướng đến mục tiêu đã đề ra 5. Đánh giá và lựa chọn chiến lược tối ưu Phương án Tiêu chí Đào tạo đội ngũ nhân viên Thành lập phòng Marketing Tính tương thích - Khắc phục được một số điểm yếu cũng như thách thức về năng lực tài chính và vấn đề nhân viên bỏ nghề. Phương án này giúp giảm bớt gánh nặng về tài chính (giảm bớt chi phí tuyển dụng hàng năm và tránh việc phải trả mức lương quá cao cho những nhân viên giỏi mà công ty thuê từ thị trường bên ngoài) - Tận dụng được điểm mạnh của công ty: nhân viên trẻ, năng động, trình độ ngoại ngữ tốt  Thuận lợi cho công tác đào tạo VAE hiện chưa có phòng marketing ,khách hàng chủ yếu của VAE là khách hàng truyền thống,quan mối quan hệ,quen biết,giới thiệu.Việc mở phòng marketing là phù hợp với VAE trong hoàn cảnh hiện nay. 7 Vận dụng quy trình lập kế hoạch để lập một bản kế hoạch cụ thể Tính hiệu lực (Có đạt được mục tiêu không) - Hạn chế việc phải tuyển những nhân viên giỏi với mức lương cao  Tiết kiệm chi phí  Có thể giảm giá thành mà vẫn đảm bảo lợi nhuận - Quá trình nâng cao chất lượng chuyên môn cho kiểm toán viên sẽ nâng cao chất lượng dịch vụ cho công ty  tạo uy tín cho công ty  Phương án này giúp công ty đạt được mục tiêu trên phương diện “sự hài lòng của khách hàng”, tạo bước đi vững chắc cho VAE trên con đường tới top 10 công ty có lượng khách hàng lớn nhất - Tuy nhiên, phương án này chưa giải quyết được hạn chế của công ty trong vấn đề quảng bá hình ảnh của công ty với khách hàng - Tiếp cận với khách hàng trên phạm vi rộng và nhanh chóng  Phương án này giúp công ty có thể đạt được mục tiêu trên phương diện “tiếp cận với khách hàng” - Tuy nhiên, việc thành lập phòng Marketing chắc chắn sẽ làm tăng đáng kể chi phí của công ty  Khó có thể tăng sức cạnh tranh về giá cả Tính hiệu quả Muốn đạt được hiệu quả cao trong việc đào tạo, đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kĩ càng; lập kế hoạch chi tiết; xem xét thấu đáo các yếu tố của vấn đề như: lựa chọn đội ngũ giàu năng lực chuyên môn, năng lực quản lý và truyền đạt để thực hiện việc đào tạo, đầu tư ban đầu về tài chính, lựa chọn phương thức đào tạo vv Bên cạnh đó, cần phải thực hiện đi kèm với các chính sách đãi ngộ hợp lý cũng như tạo lập môi trường làm việc thân thiện để động viên nhân viên, khiến họ gắn bó lâu dài với công ty một cách tự nguyện  Thách thức lớn đối với công ty Marketing là một công việc ngày càng phổ biến đối với các doanh nghiệp. Các khách hàng ngày càng ít quan tâm đến việc marketing của các doanh nghiệp.  Muốn đạt được hiệu quả trong Marketing, đòi hỏi VAE phải có phương pháp sáng tạo, cũng như phải chấp nhận tăng chi phí 8 Vận dụng quy trình lập kế hoạch để lập một bản kế hoạch cụ thể Tính cạnh tranh Tăng tính cạnh tranh về giá thành và chất lượng cho dịch vụ của công ty Không thay đổi nhiều Tính linh hoạt - Các công ty kiểm toán có năng lực trong và ngoài nước có thể thu hút lao động bằng nhiều chính sách, đãi ngộ khác nhau và liên tục thay đổi. Đó cũng là một thách thức đối với VAE trong việc giữ nhân viên của mình. Chính vì vậy, đầu tư đào tạo kiểm toán viên nâng cao tay nghề cũng là một cách khiến cho kiểm toán viên gắn bó với công ty hơn trong nhiều tình huống khác nhau. - Hơn nữa, khi công ty VAE có lợi thế về giá cả và chất lượng dịch vụ thì chắc chắn sẽ thu hút được khách hàng lâu dài trong những điều kiện môi trường khác nhau. Phương pháp này không thể hiện rõ tính linh hoạt. Khi các đối thủ cạnh tranh vượt trội hơn ta về chất lượng cũng như giá cả dịch vụ thì Marketing không thể giúp công ty giữ và thu hút khách hàng lâu dài Tính bền vững Đào tạo nhân viên được xem như một sự đầu tư lâu dài của công ty, nâng cao lợi thế cạnh tranh cho công ty một cách bền vững Công tác Marketing thường đem lại hiệu quả trong thời gian đầu. Và hiệu quả ấy sẽ không bền vững nếu như không đổi mới phương pháp quảng bá thường xuyên 9 Vận dụng quy trình lập kế hoạch để lập một bản kế hoạch cụ thể Độ rủi ro Rủi ro rất dễ xảy ra nếu nhà quản lý không đủ năng lực điều hành và không có chiến lược tốt + Thực chất việc đào tạo nhân lực được xem như một sự đầu tư lâu dài. Tuy nhiên, các nhà quản lý lại thường xem nó như một khoản chi phí. Đó chính là do công tác đào tạo nhân lực ở Việt Nam thường không hiệu quả, hiệu suất làm việc không tăng, gây lãng phí. + Việc ràng buộc nhân viên bằng hợp đồng dài hạn có thể đem lại những phản ứng không mong muốn. Nhân viên có thể sẽ không nỗ lực trong công việc nếu như họ không muốn làm việc cho công ty nữa. Công tác Marketing ít gặp phải rủi ro. Ban giám đốc nhận thấy rằng muốn thu hút khách hàng một cách lâu dài thì không thể chỉ dựa vào hoạt động quảng bá, mà quan trọng là phải nâng cao sức cạnh tranh trong chất lượng dịch vụ và giá cả sản phẩm. Tất nhiên, qua đánh giá, ban giám đốc VAE cũng nhận thấy được việc thành lập phòng Marketing là cần thiết. Nhưng điều kiện tài chính của công ty không cho phép thực hiện đồng thời công việc đầu tư đào tạo đội ngũ nhân viên và công việc thành lập phòng Marketing. Xét thấy việc đầu tư đào tạo nhân viên đem lại nhiều lợi thế cạnh tranh cho công ty một cách bền vững và linh hoạt hơn, nên ban giám đốc đã quyết định thực hiện phương án này. Tuy nhiên, đây là một phương án phức tạp, đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kĩ càng và lập kế hoạch rõ ràng, chọn lựa phương pháp tối ưu, đồng thời phải có những chính sách nhằm thỏa mãn nhân viên. 6. Đề xuất và quyết định chiến lược 10 [...].. .Vận dụng quy trình lập kế hoạch để lập một bản kế hoạch cụ thể Sau khi bàn bạc xem xét, ban giám đốc đã đưa ra một số đề xuất để tổ chức thực hiện chiến lược về: • Lập kế hoạch đào tạo, chương trình đào tạo • Tổng hợp, lập danh sách nhân viên đi học • Cử nhân sự đào tạo • Tính toán chi phí và thành lập quỹ đào tạo • Trao đổi với nhân viên và nhân viên ký hợp đồng về cam kết làm việc lâu... thành dịch vụ, sức cạnh tranh có thể tăng lên đáng kể và thu hút được lượng lớn khách hàng, đưa VAE trở lại top 10 công ty kiểm toán có lượng khách hàng lớn nhất như những năm 2007, 2008 và tiến tới là một trong những công ty kiểm toán lớn và uy tín nhất thị trường kiểm toán độc lập Việt Nam./ 11 ... cần phải mô tả những nhiệm vụ và hành động cần thiết để thực hiện kế hoạch có hiệu quả, khi nào và ai là người chịu trách nhiệm Kế hoạch hành động nhằm tổ chức thực thi chiến lược cần có tính khả thi trong điểu kiện giới hạn về thời gian và nguồn lực Trong 3-4 năm tới, VAE sẽ dần dần cải thiện được chất lượng và giảm giá thành dịch vụ, sức cạnh tranh có thể tăng lên đáng kể và thu hút được lượng lớn khách . hàng và các cơ quan chức năng đánh giá là một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực kiểm toán và định giá tại Việt Nam. • Dịch vụ kiểm toán, kế toán và thuế • Dịch vụ kiểm toán đầu tư và. động của công ty, tăng doanh thu, phát huy những năng lực cốt lõi tạo lợi thế cạnh tranh với các đối thủ khác… 2 Vận dụng quy trình lập kế hoạch để lập một bản kế hoạch cụ thể II. Lập kế hoạch. nhận tăng chi phí 8 Vận dụng quy trình lập kế hoạch để lập một bản kế hoạch cụ thể Tính cạnh tranh Tăng tính cạnh tranh về giá thành và chất lượng cho dịch vụ của công ty Không thay đổi nhiều Tính