ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH 2 (Ngành Lưu Trữ – Quản Trị Văn Phòng Niên Khóa 2001 – 2006) Giáo viên hướng dẫn : Thầy ĐỖ VĂN HỌC Trình bày : VÕ THỊ HỒNG HẠNH Lớp : Lưu trữ K11 (hệ 4,5 năm) Đơn vị thực tập :Xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu 2004 LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư là một môn khoa học, là một tổ chức chặt chẽ. Từ năm 1960, Đảng và Nhà nươùc ta đã đưa một số cán bộ đi học bậc Đại học Nước ngoài về lưu văn thư. Từ năm 1973 Cục lưu trữ hồ Sơ Trung Ương đã mở trường văn thư lưu trữ có phân viện ở Miền Nam – TP. HCM. Công tác văn thư giấy tờ được xuất hiện từ chữ viết, cộng với yêu cầu xã hội ngày càng phát triển nhiều Quốc gia nhiều loại cơ quan, nhiều cấp bậc, nhiều loại văn bản, tức là các quan hệ giữ con người, giữa các quốc gia trở nên phong phú đa dạng. Công tác văn thư đã không ngừng được nâng cao thành một môn khoa học như bao môn khoa học khác. Công tác văn thư còn được gọi là công văn giấy tờ là công tác tổ chức việc ghi chép làm sổ sách, hình thành văn bản tiếp nhận và chuyển giao văn bản sắp xếp văn thư, nghiên cứu giải quyết văn bản trong cơ quan Nhà nước. Có các chế độ qui định riêng về công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật để mọi hoạt động cơ quan thông suốt, thống nhất từ trên xuống, từ dưới lên trên. Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng vì là nơi trung tâm của văn phòng của một cơ quan là mọi quan hệ của các cơ quan tiếp xúc, bàn bạc mật thiết khắn khít đồng thời qua văn thư các nguồn thông tin đưa đến mọi người mỗi đơn vị là đầu mối quan hệ. Do vậy, công tác văn thư phải có trình độ văn hóa, phải được đào tạo nghiệp vụ chuyên môn ở các trường. MỤC LỤC PHẦN I Kết quả khảo sát về tổ chức bộ máy của cơ quan và văn phòng cơ quan, xí nghiệp cơ khí khuôn mẫu, tình hình công tác, văn thư và công tác văn phòng của cơ quan xí nghiệp cơ khí khuôn mẫu. PHẦN II Nhận xét, đánh giá của học viên về thực trạng công tác văn thư và công tác văn phòng của cơ quan. PHẦN III Những nội dung thuộc nghiệp vụ văn thư và công tác văn phòng mà học viên đã trực tiếp làm. PHẦN IV PHỤ LỤC PHẦN I : KẾT QUẢ KHẢO SÁT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ VĂN PHÒNG XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ VĂN PHÒNG CỦA XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU. I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT : Xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu được thành lập theo quyết định số 86/QĐUB, ngày 18/10/1992 của Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố trực thuộc Ủy Ban Nhân Dân TP. HCM với chức năng nhiệm vụ là sản xuất kinh doanh. Ngành sản xuất : Sản xuất công nghiệp từ chất dẻo, chế tạo thiết bị Cơ Khí Khuôn Mẫu (Công nghiệp nặng). Sản phẩm chính : Sản xuất khuôn mẫu, sản phẩm nhựa các loại công nghiệp, gia dùng. Trụ sở được đặt tại : 37/10 Hương Lộ 14 Q. Tân Bình. Điện thoại : 9.612.507 Fax : 08.0.290300 Đơn vị đang tập trung chuẩn bị kiện toàn về mặt tổ chức để thực hiện tốt kế hoạch sản xuất được sự phân công của sở công nghiệp Thành Phố theo hướng chỉ đạo cải tiến biện pháp thiết thực để phát triển hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh của đơn vị. II. BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN : Để kiện toàn bộ máy quản lý cán bộ công nhân viên phải có năng lực, trình độ nghiệp vụ chuyên môn vững chắc, đảm nhiệm được những trọng trách cấp trên giao, trong các bộ môn nghiệp vụ có bộ phận hành chánh tổ chức điều hành nội bộ, văn thư lưu trữ, soạn thảo văn bản, quản lý tiếp nhận văn thư, công văn đến, công văn đi, để cải tiến công tác thực hiện tốt chức năng văn thư lưu trữ. 1. Công tác chung : Bộ phận hành chánh cùng các bộ môn nghiệp vụ có chức năng liên quan giúp đơn vị về công tác hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh trong các nhiệm vụ : Tổ chức hội nghị tổng kết, công tác hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh mỗi năm của đơn vị. Tổ chức các cuộc họp tiếp khách nước ngoài, khách hàng trong nước để giới thiệu các mặt hàng đơn vị để sản xuất và chế tạo khuôn mẫu mới. Tiếp nhận và hướng dẫn ký kết hợp đồng, xét duyệt các dự án hợp tác đầu tư, Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố và xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu đã tiếp nhận hồ sơ các loại : - Hồ sơ nộp chính thức xin hợp tác đầu tư. - Bản hướng dẫn lập hồ sơ xin chủ trương hợp tác đầu tư, gồm các đơn vị thuộc Thành Phố, Trung Ương, Quận trên địa bàn Thành Phố. - Hàng tuần có lịch xét duyệt các kế hoạch dự án đầu tư xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu. 2. Kết quả về công tác hợp tác đầu tư vào đơn vị : Chế tạo mẫu mã mới về Cơ Khí Khuôn Mẫu thuộc hàng công nghiệp nặng với tổng số vốn đầu tư gấp 3 lần so với vốn đã có. 3. Nhận xét : Đơn vị xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu thống nhất quan điểm và đề xuất thực hiện biện pháp cách làm, trách nhiệm từng chức năng, ban ngành để đẩy mạnh sản xuất với qui mô lớn trong ngành công nghiệp nặng, kế hoạch hợp tác đầu tư sản xuất chế tạo Cơ Khí Khuôn Mẫu hoàn thành tốt trong năm nay và dự bị cho các năm sau này. Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố và đơn vị có biện pháp chỉ đạo cụ thể phối hợp các ngành liên quan để kịp phục vụ cho tiến độ đầu tư hàng năm, tập trung công tác đào tạo cán bộ để nâng cao trình độ tiêu chuẩn có thể đáp ứng cho nhu cầu công tác chuyên môn và nguồn lao động dồi dào giàu năng lực có trình độ chuyên môn, trình độ kỹ thuật tay nghề cao, mới đáp ứng cho ngành công nghiệp nặng. 4. Kế hoạch công tác của đơn vị xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu : Cán bộ công nhân viên của đơn vị có chương trình biện pháp cụ thể thực hiện định hướng kế hoạch. Phối hợp các chức năng thực hiện quy hoạch xây dựng kế hoạch phát triển sản xuất theo đúng chiến lược phát triển ngành công nghiệp nặng. Rà soát các công trình đã thẩm định đầu tư theo hướng đơn giản hóa các thủ tục hành chánh nhưng chặc chẽ và đúng pháp luật. Quy định tổ chức thực hiện nề nếp, thông tin báo cáo, thiết lập các qui trình giải quyết, quản lý công văn giấy tờ, tài liệu lưu trữ hành chánh có chất lượng, có khoa học, nâng cao nghiệp vụ công tác. Phối hợp với các ngành bộ phận chức năng để kiểm tra định kỳ, tập trung các vấn đề thực hiện quy chế lao động, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Phối hợp các tổ chức chính quyền tiêu chuẩn hóa cán bộ được bố trí trong đơn vị, chương trình đào tạo, đánh giá cán bộ tham mưu cho ban lãnh đạo, củng cố tư tưởng, để thực hiện tốt nhiệm vụ. 5. Phương hướng cơng tác cụ thể của đơn vị như sau : Để thực hiện các nhiệm vụ trên đơn vị phải đảm nhiệm các cơng tác sau : - Cơng tác tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ hợp tác đầu tư. - Cơng tác lập danh mục các hợp tác góp vốn đầu tư. - Cơng tác quy hoạch kế hoạch đầu tư tiếp thị. - Cơng tác quản lý theo dõi hoạt động vốn đầu tư của nước ngồi và trong nước. - Cơng tác giải quyết khiếu tố trong lĩnh vực hợp tác đầu tư. - Cơng tác lưu trữ hồ sơ đầu tư. - Cơng tác nghiên cứu tổng hợp về luật, chính sách trong nước. - Cơng tác hợp đồng kinh tế. - Cơng tác tổng hợp báo cáo. - Cơng tác hành chánh tổ chức. Song song với việc đẩy mạnh đầu tư Cơ Khí Khn Mẫu phối hợp với các chức năng liên quan tích cực đề xuất biện pháp cải tiến phục vụ cho cơng tác sản xuất, chế tạo Cơ Khí Khn Mẫu đáp ứng cho thị trường cơng nghiệp hóa liên quan. Văn phòng xí nghiệp là một bộ phận tham mưu tổng hợp giúp việc cho Ban lãnh đạo – xí nghiệp Cơ Khí Khn Mẫu được tổ chức, sắp xếp như sau : Tổ trưởng nhựa sản xuất Tổ trưởng sản xuất xi mạ Tổ trưởng chế tạo Cơ Khí Khn Mẫu Phân xưởng sản xuất Khối văn phòng : Ban Giám Đốc Hành chánh – Tổ chức – Kế hoạch Nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật, Tài vụ, văn thư Kỹ thuật KCS Quản đốc sản xuất Cơ quan chủ quản sở công nghiệp Xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu Ban Giám Đốc P. Kế hoạch – Tiếp thò P. Kỹ thuật – Thiết kế P. Hành chánh – Tổ chức P. Nghiệp vụ - 01 cán bộ chuyên trách quy hoạch đầu tư – Kiêm trưởng phòng. - 01 cán bộ phụ trách công tác lập kế hoạch và lập doanh mục hợp tác vốn đầu tư. - 01 cán bộ chuyên quan hệ hợp tác đầu tư, giao dòch với các nhà đầu tư trong nước và ngoài nước. - 01 cán bộ chuyên trách kỹ thuật công nghiệp – Kiêm trưởng phòng. - 03 cán bộ chuyên thiết kế, vẽ bản vẽ khuôn mẫu. - 01 cán bộ phụ trách KCS. - 01 cán bộ tổ chức – hành chánh. - 01 cán bộ tổng hợp. - 01 cán bộ văn thư – lưu trữ. - 01 cán bộ chế độ chính sách lao động tiền lương. - 04 cán bộ quản lý nghiệp vụ chuyên môn (Kế toán tài vụ, kế toán tổng hợp, kế toán vật tư nhựa). - 01 cán bộ kế hoạch sản xuất và chuyên môn hợp đồng kinh tế với khách hàng. - 01 cán bộ pháp chế. III. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN: 1. Văn phòng hành chánh được tổ chức hoạt động trong quy mô vừa, khái quát như sau : • Phòng hành chánh : + 01 trưởng phòng hành chánh – tổ chức, có nhiệm vụ chỉ đạo chung các tổ chuyên môn chịu trách nhiệm trực tiếp Ban lãnh đạo. + 01 cán bộ văn thư – lưu trữ. + 01 cán bộ chế tạo chính sách lao động tiền lương. + 03 nhân viên tạp vụ, cấp dưỡng. + 02 nhân viên bảo vệ. + 01 nhân viên lái xe. • Chưùc năng, nhiệm vụ của phòng hành chánh – tổ chức : - Sắp xếp các hồ sơ và phục vụ việc tra tìm, tra cứu trong thời gian lưu văn thư. - Thu thập các hồ sơ tài liệu hiện hành để cho vào hồ sơ lưu trữ. - Giữ bí mật các công văn giấy tờ. - Đánh máy tất cả các loại văn bản của cơ quan gởi các đơn vị trong và ngoài nước. 2. Tổ chức lề lối làm việc công tác văn thư của cơ quan : Từ nội dung, yêu cầu và những công việc cụ thể của cơ quan, để đảm bảo công tác của cơ quan được thông suốt, chính xác, bí mật, xí nghiệp đã có bộ phận văn thư giúp lãnh đạo giải quyết công việc hàng ngày, quản lý công văn đi – công văn đến, lập hồ sơ quản lý giấy tờ trong xí nghiệp. Phân công trách nhiệm cho từng người cụ thể giải quyết công việc kịp thời và hợp tác giúp đỡ lẫn nhau. Đã định ra lịch làm việc hàng ngày để chủ động trong công việc của cơ quan. Sắp xếp nơi làm việc hợp lý : Bộ phận văn thư được bố trí làm việc ở một phòng riêng biệt và thuận tiện trong việc giao dịch, công tác, nhận công văn tài liệu và gần Đồng chí phụ trách văn phòng và bộ phận đánh máy. Trang bị một số phương tiện thuận lợi cho công tác văn thư : bàn làm việc rộng và có nhiều ngăn kéo, có tủ đựng hồ sơ, có giá để các con dấu, có cặp nhiều ngăn để phân chia các loại tài liệu. 3. Tổ chức giải quyết công văn đi, công văn đến : • Công văn đi : Công văn đi đã thảo xong thì xin ý kiến của lãnh đạo duyệt ngay. Xem xét kỹ càng thể thức công văn, tác giả, số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, nơi nhận trước khi trình ký văn thư đóng dấu, vào sổ cho số. Kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình ký. Vào sổ tất cả các công văn đi để quản lý số lượng ban hành văn bản trong mỗi năm. Gửi công văn đi bằng đường bưu điện và Fax. • Công văn đến : Nhận công văn đến trước tiên là vào sổ ký nhận. Công văn đến, xí nghiệp thường được nhận trực tiếp từ tay người giao của các cơ quan. Nhận công văn là kiểm tra tổng quát và vào sổ chi tiết ngay. Đóng dấu công văn đến. Theo dõi báo cáo thường xuyên việc giải quyết công văn đến. Hiện nay xí nghiệp sắp xếp lại và thực hiện tốt hơn các công tác văn thư, văn phòng và quản lý văn bản của cơ quan : Mọi công văn giấy tờ phải qua bộ phận văn thư để đăng ký cán bộ phụ trách văn phòng xem xét và trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết. Từ thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nhân viên khi nhận công văn phải ký vào sổ chuyển giao công văn của văn thư và có trách nhiệm xử lý ngay kịp thời, biết giữ gìn bí mật đối với công văn mật. Vào sổ công văn đến là khâu quan trọng nhằm giúp cơ quan nắm được mọi giấy tờ, thư từ nơi khác đến, giúp lãnh đạo nắm được công việc và đề ra những biện pháp kiểm tra theo dõi. Những công văn thực hiện lâu dài của cấp trên khi chuyển giao các phòng ban chuyên môn cơ quan chưa photo lại 1 bản để lưu. Các bản thảo công văn cũng chưa thực hiện theo đứng 4 bước vì không lưu lại 1 bản. • Lập danh mục hồ sơ : Công việc lập danh mục hồ sơ cơ quan tiến hành thực hiện trong năm. PHẦN II : NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CỦA HỌC VIÊN VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU. Việc lập hồ sơ thư của cơ quan trước kia chưa có khoa học, không theo mẫu tự nhất định, cán bộ văn thư chưa được học qua trường lớp đào tạo chuyên nghiệp nên có hạn chế về mặt nghiệp vụ. Hiện nay, nhìn chung công tác văn thư có bước chuyển biến khoa học hơn. Đã lập được danh mục hồ sơ, nhưng chưa có phòng riêng trang bị cho lưu trữ để nhận định tầm quan trọng và giúp thêm phần kiến thức nghiệp vụ. Hiện nay cơ quan có 01 cán bộ văn thư với trình độ trung cấp nghiệp vụ văn phoøng. Cơ quan có giao thêm 01 số nghiệp vụ cho cán bộ văn thư : - Giúp trưởng phòng thảo một số công văn giấy tờ giao dịch. - Chuẩn bị tài liệu, tập hợp tình hình số liệu cần thiết theo yêu cầu của lãnh đạo. - Thu thập tài liệu để lập hồ sơ những hội nghị chuyên đề, hội nghị tổng kết của cơ quan. PHẦN III : NHỮNG NỘI DUNG THUỘC NGHIỆP VỤ VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG MÀ HỌC VIÊN ĐÃ TRỰC TIẾP LÀM. Vì còn đang trong thời kỳ học hỏi và đi tìm hiểu thực tế để thực tập những gì đã được học, nên học viên có nhiều lúng túng. Với sự chỉ dẫn tận tình của cán bộ văn thư của xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu, học viên bước đầu đã được làm quen với thực tế của một số công việc. Những công việc học viên đã trực tiếp làm tại xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu trong thời gian thực tập. Theo dõi và vào sổ lương hàng ngày của công nhân. Lập hồ sơ hiện hành. Soạn thảo văn bản tập soạn thảo. Vào sổ công văn đi. Vào sổ công văn đến. Đóng dấu của cơ quan vào văn bản. PHẦN PHỤ LỤC 3 văn bản tập soạn thảo: SỞ CÔNG NGHIỆP XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU Số 15/CV - XNCKKM V/v thực hiện nề nếp làm việc tại cơ quan. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc TP. Hồ Chí Minh, ngày 1 tháng 10 năm 2004 Kính gởi : Trưởng các đơn vị thuộc xí nghiệp. Theo báo cáo của Phòng Tổ Chức - Hành chánh, hiện nay việc thực hiện nề nếp làm việc chưa được tốt, như : ra vào cơ quan không xuống xe, đi muộn về sớm. Để khắc phục tình hình trên, giám đốc xí nghiệp yêu cầu Trưởng các đơn vị đôn đốc, nhắc nhở cán bộ, công chức thuộc đơn vị mình thực hiện tốt nề nếp làm việc tại xí nghiệp. Trưởng phòng tăng cường kiểm tra, lập biên bản các trường hợp vi phạm các qui định về nề nếp làm việc và báo cáo giám đốc công ty xem xét xử lý. GIÁM ĐỐC LÊ KHẮC CHÍNH XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU Số 07QĐ/CT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc [...]... BÁ TÂM CỦA GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU V/v Nâng lương cho ông TRẦN BÁ TÂM - Căn cứ Nghị định số 25/CP ngày 23/5/1993 qui định tạm thời chế độ tiền lương mới cho công chức, viên chức Căn cứ thông tư số 45/TT – TCCP ngày 01/3/1996 của Ban Tổ Chức cán bộ chính phủ hướng dẫn việc nâng lương hàng năm của cơ quan đối với cán bộ, công chức, viên chức Xét đề nghị của Trưởng phòng. .. TRẦN BÁ TÂM Tổ trưởng tổ khuôn 2, bậc lương 5/7, hệ số 2,75 lên bậc 6/7, hệ số 2,93 ĐIỀU II: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 10 năm 2004 ĐIỀU III : Trưởng phòng Tổ Chức - Hành Chánh, Trưởng phòng tài chính và ông TRẦN BÁ TÂM chịu trách nhiệm thi hành văn bản này GIÁM ĐỐC Nơi ghi nhận : - Như điều 2 - NSNS - Lưu VT LÊ KHẮC CHÍNH SỞ CÔNG NGHIỆP XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU Số 15/CV - XNCKKM V/v... 2004 Kính gởi : Trưởng phòng vật tư thuộc xí nghiệp Theo báo cáo của Trưởng phòng Tài chính – Kế toán Hiện nay phòng vật tư còn nợ tiền tạm ứng, công việc đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục thanh toán Để thực hiện nghiêm túc chế độ và nguyên tắc kế toán của Nhà nước Giám đốc xí nghiệp yêu cầu Trưởng phòng vật tư kịp thời thanh toán tổng kết tiền tạm ứng Mọi thủ tục thanh toán đến phòng tài chính – kế... tài chính – kế toán để giải quyết Nếu quá ngày 30 tháng 11 năm 2004, Trưởng phòng vật tư không đến giải quyết, phòng Tài chính – Kế toán được phép giữ lại tiền lương, tiền thư ng và báo cáo Giám đốc xí nghiệp Giám đốc xí nghiệp yêu cầu Trưởng phòng vật tư nghiêm túc thực hiện công văn này GIÁM ĐỐC LÊ KHẮC CHÍNH NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP  . nghiệp cơ khí khuôn mẫu, tình hình công tác, văn thư và công tác văn phòng của cơ quan xí nghiệp cơ khí khuôn mẫu. PHẦN II Nhận xét, đánh giá của học viên về thực trạng công tác văn thư và công tác. CHỨC BỘ MÁY VÀ VĂN PHÒNG XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ VĂN PHÒNG CỦA XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU. I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT : Xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu được thành. XÉT, ĐÁNH GIÁ CỦA HỌC VIÊN VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU. Việc lập hồ sơ thư của cơ quan trước kia chưa có khoa học, không theo mẫu tự nhất