Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, khái niệm văn thư khơng cịn xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Chúng ta hiểu “Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý , điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân” Từ khái niệm thấy văn thư có mặt hầu hết quan, đơn vị Đây hoạt động thường xun, khơng thể thiếu đóng vai trị quan trọng việc định hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong cần quan tâm đến công tác quản lý văn giải chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao, quan, đoàn thể… phải xử lý vấn đề liên quan tới việc tổ chức công văn, giấy tờ mà quan gửi (văn đi) Giải tốt vấn đề góp phần vào việc nâng cao hiệu hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức; đồng thời góp phần rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học cán bộ, công chức thực công việc giao Qua thời gian thực tập UBND thành phố Hịa Bình, em có điều kiện thâm nhập thực tế cơng việc vê công tác văn thư Vận dụng kiến thức lý luận học Học viện, với quan tâm, giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình Văn phịng HĐND&UBND, em tìm hiểu kỹ nghiệp vụ văn thư, đồng thời học hỏi nhiều kinh nghiệm q trình giải cơng việc thực tế Với báo cáo mình, em xin trình bày cụ thể nội dung nghiệp vụ văn thư là: Công tác quản lý văn đi, văn văn quan soạn thảo, ban hành quản lý; việc thực tốt công tác giúp cho khâu nghiệp vụ khác văn thư hoạt động quản lý, điều hành quan có hiệu Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp NHẬT KÝ THỰC TẬP - Địa điểm thực tập: UBND thành phố Hịa Bình - Đơn vị trực tiếp thực tập: Văn phòng HĐND&UBND TP Hịa Bình THỜI GIAN Tuần NỘI DUNG CƠNG VIỆC CỤ THỂ - Học nội quy, quy chế quan - Vào sổ văn đến - Gửi văn đến quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc (qua bưu điện) - Đóng sổ lưu văn Tuần - Kiểm tra văn bản, tìm văn thiếu để lưu - Gửi văn tới 15 UBND xã, phường (qua bưu điện) - Nhận, bóc bì văn đến - Đóng dấu văn đến Tuần - Vào sổ văn đến - Vào sổ đăng lý văn - Đóng đấu quan vào văn - Sao gửi văn Tuần - Phân loại gửi công văn tới phịng ban - Đóng dấu văn Sao gửi - Trình văn đến tới Chánh Văn phịng Tuần - Vào sổ nơi tiếp nhận văn - Chuyển văn tới Thủ trưởng quan - Phân loại, bóc bì đóng dấu văn đến - Đóng dấu văn đến Tuần - Đóng dấu đăng ký văn - Sao gửi văn - Chuyển văn tới phòng ban PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỊA BÌNH Hồng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp Giới thiêu chung Thành phố Hịa Bình tỉnh lị tỉnh Hịa Bình, Chính phủ ban hành Nghị định 126/NĐ-CP công nhận thành phố trực thuộc tỉnh vào ngày 27 tháng 10 năm 2006 Trên đồ hành nay, sơng Đà chia thành phố thành phần: bên bờ phải bên bờ trái Thành phố Hịa Bình có 148,2 km diện tích tự nhiên dân số 93.409 người ( tháng năm 2009 ), mật độ dân số 608 người/km (lớn gấp 3,9 lần dân số tồn tỉnh), số dân đông dân tộc Kinh đến dân tộc Mường, Dao, Thái, Tày Thành phố Hòa Bình bao gồm 15 đơn vị hành gồm phường: Phương Lâm, Đồng Tiến, Chăm Mát, Tân Hòa, Tân Thịnh, Hữu Nghị, Thịnh Lang, Thái Bình xã: Dân Chủ, Sủ Ngịi, Thống Nhất, n Mơng, Hịa Bình, Thái Thịnh, Trung Minh Vị trí địa lý: Thành phố nằm tọa độ địa lý 20 o 30’-20o 50’ vĩ bắc 105o15’-105o25’ kinh đông, cách thủ đô Hà Nội 76km phía Tây Phía Đơng thành phố giáp huyện Kỳ Sơn huyện Kim Bơi; phía Tây giáp huyện Cao Phong Đà Bắc; phía Nam giáp huyện Cao Phong; phía Nam giáp huyện Thanh Sơn, tỉnh Phú Thọ Trụ sở UBND thành phố Hịa Bình đặt số 62, đường Cù Chính Lan, phường Phương Lâm,TP Hịa Bình, tỉnh Hịa Bình Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND thành phố Hịa Bình 2.1 Chức năng: Theo Điều 2, Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003, UBND Tp HĐND cấp bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương góp phần đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới sở 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: Theo Luật tổ chức HĐND UBND, UBND cấp huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau: 2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình UBND tỉnh phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình HĐND cấp định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp 2.2.2 Trong lĩnh vực đất đai: - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, phường 2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: - Tổ chức lập, trình duyệt hay xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn thành phố; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp 2.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn thành phố - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn 2.2.5 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thơng tin, thể dục thể thao: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển giáo dục, y tế… địa bàn tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, THCS, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non, thực chủ trương xã hội hóa giáo dục địa bàn; đạo việc xóa mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử - Quản lý cơng trình cơng cộng phân cấp, hướng dẫn phong trào văn hóa, hoạt động trung tâm văn hóa - thơng tin, thể dục thể thao, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử văn hóa danh lam thắng cảnh địa phương quản lý - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế, quản lý trung tâm y tế, trạm y tế, đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân, phòng chống dịch bệnh, bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật trẻ mồ côi không nơi nương tựa, bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực sách dân số kế hoạch hóa gia đình - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Tổ chức, đạo dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đaok 2.2.6 Trong lĩnh vực khoa hoc, công nghệ, tài nguyên môi trường: - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ đời sống sản xuất nhân dân - Tổ chức thực việc bảo vệ mơi trường, phịng chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa địa bàn Ngồi UBND cịn thực nhiệm vụ, quyền hạn khác lĩnh vực quốc phòng an ninh, thực sách dân tộc sách tơn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng quyền quản lý địa giới hành Cơ cấu tổ chức máy - Căn Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 - Căn Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng năm 2008 Chính phủ Quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh - Căn Quyết định số 582/QĐ-UBND ngày 17 tháng năm 2008 UBND tỉnh Hịa Bình việc xếp, tổ chức quan chuyên mơn thuộc UBND huyện, thành phố Hịa Bình Đài TTTH P Thống kê Hội Chữ thập đỏ P Giáo dục P LĐ TB &XH VP P HĐND& Tư UBND pháp BQL XDCB P TCKH P Dân tộc P TN MT P Nội vụ HĐ GP MB Thanh tra TP P Kinh tế Sơ đồ cấu tổ chức UBND thành phố Hịa Bình P Y tế P Văn hóa Phó Chủ tịch (phụ trách kinh tế) Phó Chủ tịch (phụ trách văn xã) CHỦ TỊCH TT KK PT KT Phó Chủ tịch P Quản lý thị Đội TT ĐT (phụ trách thị) Hồng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoạt động UBND thành phố Hòa Bình Cơ quan hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo đảm phát huy vai trò lãnh đạo tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy viên UBND thành phố; thực đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước 4.1 Xây dựng chương trình cơng tác UBND thành phố: Căn chương trình nhiệm vụ cơng tác quan cấp giao chức năng, nhiệm vụ UBND thành phố, thủ trưởng quan đạo việc lập chương trình hành động kế hoạch cơng tác quan Các quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND TP, UBND xã, phường gửi Văn phòng HĐND&UBND TP danh mục chương trình, đề án cần trình UBND TP, Chủ tịch UBND TP ban hành trình HĐND TP thơng qua Văn phịng có trách nhiệm tổng hợp, dự kiến chương trình cơng tác UBND TP, gửi lại quan liên quan tham gia ý kiến Các quan có trách nhiệm trả lời, gửi lại Văn phịng hồn chỉnh trình Chủ tịch UBND TP xem xét việc trình UBND TP vào phiên họp thường kỳ cuối năm (đối với chương trình cơng tác năm) trình Chủ tịch phê duyệt (đối với chương trình cơng tác q, tháng, tuần) Sau Văn phịng HĐND&UBND TP gửi quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND TP UBND phường, xã biết để thực 4.2 Ban hành kiểm tra việc thực văn bản: Tất hồ sơ, đề án văn quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND TP, UBND phường, xã chủ trì soạn thảo, trước trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND TP phải qua Văn phòng làm thủ tục vào sổ cơng văn đến Văn phịng thực việc thẩm tra thủ tục hành chính, nội dung, hình thức thể thức văn Sau Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND TP cho ý kiến giải ký ban hành, Văn phòng chịu trách nhiệm phát hành văn thời gian không 02 ngày, kể từ ngày văn ký, đảm bảo thủ tục, địa Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND TP có trách nhiệm tổ chức, đạo thường xuyên việc thi hành văn địa phương cần thiết, định xử lý báo cáo cho quan có thẩm quyền xử lý văn trái pháp luật Phịng Tư pháp có trách nhiệm giúp UBND TP thực nhiệm vụ quản lý Nhà nước công tác kiểm tra văn địa phương theo quy định Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 Chính phủ kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật 4.3 Chế độ hội hop, tiếp khách, công tác thông tin báo cáo: UBND TP họp tháng lần, thời gian triệu tập phiên họp Chủ tịch UBND TP định.Chủ tịch, Phó Chủ tịch tiến hành họp giao ban định kỳ vào thứ hàng tuần Văn phòng trình Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND TP thời gian nội dung tiếp khách theo đề nghị Thủ trưởng quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND TP khách; phối hợp với quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung tổ chức phục vụ tiếp, làm việc thủ trưởng UBND TP Đối với quan, đơn vị có khách nước ngồi phải phối hợp với Cơng an TP, quan liên quan để đảm bảo an ninh, an toàn cho khách quan theo quy định pháp luật Thủ trưởng quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND TP cơng tác ngồi phạm vi thành phố vắng mặt 03 ngày phải báo cáo đồng ý Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND TP phụ trách; đồng thời thời gian vắng phải ủy quyền cho cấp phó giải cơng việc thay Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy viên UBND TP, thủ trưởng quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND TP phải dành thời gian thích hợp để sở, tiếp xúc với nhân dân, kiểm tra, nắm bắt tình hình thực tế, kịp thời giúp sở giải khó khăn, vướng mắc phát sinh chấn chỉnh kịp thời sai phạm Thủ trưởng quan chuyên môn, quan thuộc UBND TP phải thực đầy đủ chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất UBND TP, quan chuyên Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp môn cấp tỉnh; đồng thời có trách nhiệm tổng hợp báo cáo ngành, lĩnh vực theo yêu cầu UBND TP, Thành ủy, HĐND TP 4.4 Tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo: UBND thực công tác tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật Chủ tịch UBND TP quy định lịch tiếp dân vào ngày 14 30 hàng tháng Quan hệ phối hợp công tác UBND thành phố UBND thành phố chịu đạo trực tiếp UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, có trách nhiệm chấp hành Nghị HĐND thành phố; đồng thời chịu giám sát HĐND thành phố thực Nghị thành ủy, đường lối, sách Đảng, pháp luật Nhà nước UBND TP phối hợp chặt chẽ với Thường trực HĐND thành phố việc chuẩn bị chương trình nội dung làm việc kỳ họp HĐND; báo cáo, đề án UBND TP trình HĐND TP giải vấn đề nảy sinh trình thực Nghị HĐND TP; giải theo thẩm quyền kiến nghị HĐND, Ban HĐND TP trả lời chất vấn đại biểu HĐND TP UBND TP phối hợp chặt chẽ với Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố Đoàn thể nhân dân thành phố chăm lo, bảo vệ lợi ích đáng nhân dân; tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia xây dựng, củng cố quyền vững mạnh, tự giác thực chủ trương, đường lối Đảng, sách pháp luật Nhà nước UBND TP có trách nhiệm xem xét, giải theo thẩm quyền kiến nghị UBMTTQVN Đoàn thể nhân dân UBND phối hợp với Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân thành phố việc đấu tranh phòng chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật, giữ vững kỷ cương, kỷ luật hành tổ chức việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật địa phương 10 Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Phịng ban chun mơn dự thảo văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Văn phòng kiểm tra thể thức Đóng dấu, làm thủ tục phát hành Trình ký văn Đơn vị chuyên môn nhân văn Ý kiến đạo lãnh đạo Văn thư đăng ký văn vào sổ Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn Quy trình quản lý văn UBND TP Hịa Bình bao gồm bước sau: 3.1 Kiểm tra lại thể thức văn Văn phịng ban chun mơn sau hồn thành, trước trình ký cán văn phòng kiêm nhiệm kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Sau trình ký xong chuyển sang cho cán văn thư để đóng dấu Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư tiến hành kiểm tra lại lần nữa, phát có sai sót phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải * Thực tế tồn tại: Một số văn phòng ban soạn thảo chưa với hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Ví dụ như: - Quốc hiệu: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc 19 Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cỡ chữ dòng 12 – 13 nhiều văn 14, dòng kẻ bên gạch ½ độ dài dịng chữ - Số, ký hiệu văn bản: Nếu số văn 10 phải thêm vào trước nhiều văn chưa làm quy định ( Số: 2/TB-UBND) Nếu cơng văn ký hiệu văn không cần ghi CV số văn mắc lỗi ( Số: 32/CV-UBND) - Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bô Nội vụ Hướng dẫn thể thức cách thức trình bày văn hành chính, địa danh ghi văn quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), nhiên số phòng ban quen với hình thức trước nên chưa kịp thay đổi (Hịa Bình, ngày 12 tháng năm 2011) - Đối với Quyết định UBND, sau dấu chấm phẩy (;) cuối dấu phẩy (,), có văn lại dùng dấu phẩy (,) cuối dấu hai chấm (:) - Các điều khoản in đậm sau điều khoản dấu chấm ( Điều 1.), nhiên có văn chưa thể thức ( Điều 1:) - Nơi nhận: Theo quy định, cơng văn hành chính, phía từ “Nơi nhận” “Như trên”, nhiều công văn đề “Như kính gửi”, “Như đề gửi” Ngồi cịn số cơng văn thiếu phần trích yếu Những văn chuyển cho cán văn thư kịp thời phát thông báo cho cán chun mơn làm lại văn để hồn thiện văn theo quy định Nhà nước 3.2 Trình văn Cơng tác trình ký UBND thành phố Hịa Bình thực theo quy trình: Văn thuộc lĩnh vực phòng ban phịng ban soạn thảo 20 Hồng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp phải kiểm định tính hợp pháp hợp lý văn Sau văn trình ký thơng qua Văn phịng xem xét trình lên lãnh đạo quan Trưởng phòng ban chủ động theo kế hoạch phận ý kiến đạo lãnh đạo để soạn thảo văn Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo phải tuân thủ tư tưởng đạo lãnh đạo thực nội dung văn theo quy định mà Nhà nước đề Khi có nhu cầu phối hợp phận để soạn thảo văn phận liên quan phải tạo điều kiện chịu trách nhiệm lĩnh vực chun mơn mà phụ trách Các cán chủ trì chủ động liên hệ với phòng ban liên quan để thống soạn thảo văn Sau cán chuyên môn thực việc soạn thảo kiểm tra lại văn trình lãnh đạo ký Văn lãnh đạo ký chuyển cho văn thư để lấy số văn 3.3 Ghi số ngày, tháng văn - Ghi số văn bản: Tất văn quan đánh số theo hệ thống số chung UBND văn thư thống quản lý Văn loại đánh số theo số tên loại văn Mỗi loại đánh số liên tục từ số 01 ngày 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm Việc đánh số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định điểm a khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Việc đánh số văn hành thực theo quy định điểm b khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 21 Hồng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp Văn mật đánh số đăng ký riêng - Ghi ngày, tháng văn bản: Việc ghi ngày, tháng văn thực theo quy định điểm b khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Ngày, tháng văn ngày văn ký thức, ngày văn có hiệu lực Văn ban hành ngày phải ghi ngày ấy, ngày 10, tháng phải thêm số trước Đây yếu tố quan trọng giúp quan quản lý tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn tiện lợi Văn UBND thành phố Hịa Bình nhìn chung thể thức, số ký hiệu đầy đủ Tuy nhiên có tình trạng trùng lặp số, bị cách số phòng ban lấy số cán văn thư chưa vào sổ nên đơi dẫn đến nhầm lẫn 3.4 Đóng dấu văn Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Dấu quan phép đóng vào văn có chữ ký hợp lệ, tuyệt đối khơng đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống) Dấu đóng ngắn, rõ ràng, quy định trùm lên 1/3 chữ ký bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức hay tên phụ lục 3.5 Đăng ký văn Văn UBND TP Hòa Bình đăng ký vào sổ đăng ký văn quan Sau hoàn thiện văn bản, cán văn thư tiến hành đăng ký văn Việc đăng ký văn thủ tục thiếu văn nhằm tạo thuận lợi cho việc tra cứu quản lý số lượng văn ban hành năm 22 Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sổ đăng ký văn hết năm bắt đầu sổ Sổ phải Chánh Văn phịng ký duyệt sử dụng đóng dấu quan trang đầu trước dùng Văn thư chịu trách nhiệm việc đăng ký, giữ gìn bảo quản sổ Sổ đăng ký văn phân làm sổ riêng theo tên loại văn bản: Sổ đăng ký văn Văn phòng, Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Thông báo, Quy phạm pháp luật, Giấy mời, Cấp giấy phép xây dựng, Sổ Sao gửi, Công văn thường… Trang cuối sổ dùng để ghi chứng từ kết thúc Trong ghi rõ đặc điểm sổ trình đăng ký, sử dụng bảo quản tình trạng nhảy số, trùng số, trang bị rách, hỏng… Chứng từ kết thúc Chánh Văn phịng ký xác nhận đóng dấu quan, văn thư ký ghi rõ họ tên Khi đăng ký văn cán văn thư dùng loại mực bền màu, chữ viết rõ ràng, sẽ, khoảng cách cơng văn dịng, khơng tẩy xóa, xé trang Sổ sử dụng bảo quản theo quy định, hết năm nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Văn ban hành ngày cán văn thư đăng ký vào sổ ngày Hiện UBND thành phố Hịa Bình thực đăng ký văn sổ dự kiến áp dụng việc đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn Các văn UBND thành phố Hịa Bình đăng ký vào sổ theo mẫu sau: 23 Hồng Thị Hương Giang – KH8E Bìa sổ Báo cáo thực tập tốt nghiệp ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỊA BÌNH SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI …………………(1) Năm: 20…(2) Từ ngày…… đến ngày (3)… Từ số………đến số……(4)…… Quyển số:…(5)… Ghi chú: (1): Tên loại văn (2): Năm mở sổ đăng ký văn (3): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ (4): Số thứ tự đăng ký văn cuối sổ (5): Số thứ tự sổ Phần đăng ký văn đi: Trình bày khổ giấy A3 (420 x 297mm), gồm cột mục theo mẫu sau: Ngày, Số, ký Tên loại tháng hiệu văn trích yếu nội văn (1) (2) dung (3) Người Nơi nhận Đơn vị, người Số lượng ký văn nhận lưu (4) (5) (6) (7) Ghi (8) Ghi chú: 24 Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cột 1: Ghi ngày, tháng văn bản; ngày 10 tháng 1,2 phải thêm số trước (ví dụ: ngày 03 tháng 01 năm 2011) Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 4:Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, đơn vị, tổ chức cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng phát hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Sổ đăng ký văn mật Mẫu sổ đăng ký văn mật giống sổ đăng ký văn (loại thường), phần dùng để đăng ký văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung văn bản” (cột 3) Việc đăng ký văn mật thực tương tự văn (loại thường) ; riêng cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn bản; văn độ “Tuyệt mật” ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền 3.6 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Tất văn quan làm gửi tới đối tượng có liên quan phải thực nguyên tắc chung là: xác, đối tượng kịp thời Nguyên tắc nhằm đảm bảo cho văn chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm chễ thời gian, gây ách tắc xử lý, giải công việc, làm giảm hiệu lực hiệu văn ban hành Văn quan chuyển cho nội quan quan, tổ chức, cá nhân có liên quan Nếu chuyển cho nội phịng ban quan 25 Hồng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư chuyển trực tiếp khơng cần bao bì, chuyển qua bưu điện chuyển trực tiếp đến quan, tổ chức, cá nhân khác có bao bì riêng Mẫu bì văn ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỊA BÌNH Địa chỉ: Số 62-P.Phương Lâm-TP.Hịa Bình-Tỉnh Hịa Bình Điện thoại: 0218 3.852.258 – Fax: Kính gửi: …………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… Tất văn chuyển phát qua đường bưu điện phải lập sổ chuyển giao Mẫu sổ sau: Bìa sổ: trình bày tương tự tờ bìa trang đầu Sổ đăng ký văn đi, khác tên gọi “Sổ gửi văn bưu điện” Phần đăng ký bên Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Số lượng bì Ký nhận dấu bưu điện Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) Ghi chú: Cột 1: Ghi ngày, tháng gửi văn bưu điện Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị nhận văn Cột 4: Ghi số lượng bì văn gửi 26 Hồng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp UBND thành phố Hịa Bình có mẫu sổ theo quy định Nhà nước đề Tuy nhiên nhận văn chuyển giao văn nội bộ, người nhận không ký nhận nên việc thống kê số lượng văn gửi cho phòng ban cịn gặp nhiều khó khăn Cán văn thư chịu trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, trường hợp phát văn bị thất lạc phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải 3.7 Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng văn lưu Mỗi văn quan làm để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý, sau phát hành phải giữ lại hai để lưu, lưu đơn vị cá nhân soạn thảo văn bản, lưu văn thư quan Bản lưu dùng để làm pháp lý phục vụ cho việc tra tìm cần thiết Các lưu văn xếp theo số ký hiệu Văn lưu UBND xếp cách gọn gàng khoa học, thuận lợi cho việc tra tìm văn Văn lưu xếp theo tên loại văn bản, tập văn tương ứng với tên loại cụ thể Tập lưu văn thường làm vào cuối năm Cán văn thư đưa văn lưu theo thứ tự đăng ký vào tập hồ sơ loại, viết mục lục, chứng từ kết thúc viết bìa tập lưu Tập lưu văn cán văn thư xếp theo trình tự định xếp lên tủ tài liệu Hiện nay, UBND chưa có phịng lưu trữ riêng Tủ hồ sơ, tài liệu đặt phịng văn thư, gây khó khăn cho việc bảo quản, cất giữ tài liệu 27 Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN III: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND TP HỊA BÌNH Cơng tác văn thư công việc thiếu hoạt động quan, tổ chức Nội dung công tác văn thư bao gồm nhiều công việc liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì việc thực tốt công tác quan trọng góp phần định tới hiệu hoạt động quản lý, điều hành quan Nhìn chung cơng tác văn thư UBND TP Hịa Bình thực tiến hành theo quy định Nhà nước, vào nề nếp có thành tích tốt Tuy nhiên cán văn thư phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên tồn hạn chế định Ưu điểm UBND TP Hòa Bình ln quan tâm trọng đầu tư trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phịng như: máy tính, máy fax, máy hủy văn bản, máy in… Đặc biệt quan tâm đến công tác nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cán văn thư Chính cơng tác văn thư ln thực cách nghiêm túc có hiệu quả, có sai sót q trình thực Cán văn thư đào tạo chuyên ngành, có kiến thức chuyên môn cao, động công việc Công tác quản lý, điều hành tiến hành cách nghiêm túc khoa học Việc xếp, bảo quản văn thực theo quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm văn Nhược điểm - Chưa có phịng lưu trữ văn riêng gây khó khăn việc lưu văn - Thiếu số trang bị như: máy photocopy,… - Chưa có chương trình phần mềm quản lý văn - Có văn chưa đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày; có tượng cho nhầm hay trùng số, ký hiệu 28 Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN IV: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND TP HỊA BÌNH Phương hướng Đứng trước u cầu nhiệm vụ tình hình thời gian tới, công tác văn thư UBND TP Hịa Bình cần tiếp tục phát huy kết đạt đồng thời nâng cao chất lượng hiệu cơng tác văn thư, đảm bảo có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu hiệu lực quản lý quan Một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND thành phố Hịa Bình - Ứng dụng chương trình phần mềm quản lý văn đi, phục vụ cho việc đăng ký văn máy tính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu văn - Thực tốt quy trình kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; quy trình soạn thảo văn đảm bảo quy định Nhà nước, phát huy tác dụng thiết thực văn - Lập phịng lưu trữ riêng đảm bảo cơng tác lưu trữ văn có hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm văn - Hoàn tất việc trang bị thiết bị cần thiết (như máy photo ) phòng văn thư tạo điều kiện để việc gửi văn tiến hành nhanh chóng, hiệu - Lập sổ chuyển giao văn nội riêng để tránh tình trạng không ký nhận văn gửi nhầm văn bản, văn thất lạc gây khó khăn việc tìm kiếm chịu trách nhiệm - Việc đăng ký văn cần trình bày sẽ, khơng có dấu hiệu tẩy xóa, viết tắt tự khơng thơng dụng gây khó khăn việc tra cứu văn KẾT LUẬN 29 Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp Qua thời gian thực tập Văn phịng HĐND&UBND thành phố Hịa Bình, sở tài liệu thực tế công việc phịng văn thư, em có điều kiện tiếp cận đưa vấn đề công tác quản lý văn quan Tuy cơng tác văn thư cịn hạn chế định mang lại hiệu tích cực, phát huy vai trị việc phục vụ công tác điều hành, quản lý quan; nâng cao hiệu việc thực chức năng, nhiệm vụ giao Sau bốn năm học tập nghiên cứu Học viện Hành chính, em trang bị kiến thức vô quý giá để áp dụng đợt thực tập này, tạo điều kiện cọ sát với thực tế quan sát công việc hàng ngày công chức Đây điều quan trọng em sau trường để tìm kiếm công việc phù hợp kiến thức khả thân Trong đợt thực tập gần hai tháng (từ ngày 28/2/2011 đến ngày 23/4/2011), với giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cán phịng văn thư, em thực tế tiếp xúc, học hỏi cách tiếp cận giải công việc cụ thể Văn phịng HĐND&UBND TP Hịa Bình Các cơ, Văn phịng giúp đỡ em hồn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp Qua báo cáo em xin chân thành cảm ơn đồng chí cán Văn phịng HĐND&UBND thành phố Hịa Bình thầy, cô giáo khoa Tổ chức nhân - Học viện Hành giúp đỡ em hồn thành chương trình thực tập 30 Hồng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp 31 Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp 32 ... Công tác quản lý văn UBND TP Hịa Bình Văn UBND TP Hịa Bình cán văn thư quản lý giải văn UBND lãnh đạo UBND ký, sau văn thư đóng dấu làm thủ tục ban hành văn Việc chuyển giao văn UBND TP Hịa Bình. .. thư, khâu nghiệp vụ chủ yếu là: - Công tác xây dựng ban hành văn - Công tác quản lý giải văn đến - Công tác quản lý văn - Công tác quản lý sử dụng dấu - Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu... ủy, HĐND&UBND tỉnh - Tổng hợp báo cáo tình hình thực nhiệm vụ cơng tác Văn phòng với HĐND&UBND TP - Thực nhiệm vụ khác HĐND&UBND TP giao II TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND TP Tổng